sosialisasi implementasi spmi prodi vokasi , s1 dan profesi di ugm

Quality Assurance Office

SOSIALISASI

IMPLEMENTASI SPMI PRODI VOKASI, S1 DAN PROFESI DI UGM

Kantor Jaminan Mutu UGM18 Mei 2011


SATU SIKLUS SPMI-PTSATU SIKLUS SPMI-PT PRODI PRODI UGM UGM

STANDARSTANDAR

AUDIT INTERNAL

RUMUSANKOREKSI

PENINGKATANPENINGKATANMUTUMUTU

Standar Baru

PELAKSANAANPELAKSANAAN MONITORINGMONITORING

EVALUASI DIRI

BenchmarkingBenchmarking


Quality first Quality first

Stakeholder - inStakeholder - in

The next process is our The next process is our stakeholderstakeholder

Speak with data Speak with data

Upstream managementUpstream management

MANAJEMEN PENINGKATANMANAJEMEN PENINGKATAN MUTU MUTU

SDCASDCA

SDCASDCA

SDCASDCA

SDCASDCA

PD

CA

PD

CA

PD

CA

PD

CA

PD

CA

PD

CA

PD

CA

PD

CA

SDCASDCA

S : StandardS : Standard

Kaizen /

contin

uous im

prove

men

Kaizen /

contin

uous im

prove

mentt

GINöNG PRATID

INO

SDCA: Standard, Do, Check and ActionPDCA: Plan, Do, Check, and Action


Siklus AMI Program Studi

• Vokasi : Siklus II

• S1 : Siklus VIII

• S2 : Siklus III

• S3 : Siklus II

• Profesi : Siklus II

• Fakultas : Siklus III (2010)


Permasalahan SPMI 2010• Pelaksanaan pengisian EDPS tidak sesuai

rencana ( - Oktober dari Jadwal Juni)• Pelaksanaan Audit tidak sesuai jadwal (-

Januari 2011 dari jadwal september 2010) • Validitas data dan kelengkapan isian• Pelaporan yang tidak tuntas/selesai

terutama dalam pengisian PTK (Audit tanpa tindak lanjut)

• Tidak semua fakultas melaksanakan RTM


Tahapan Pelaksanaan SPM-PT UGM

• Sosialisasi SPM-PT • Program tenaga bantuan teknis untuk Prodi• Sosialisasi AMI dan Instrumen Evaluasi Diri Program Studi

(EDPS) kepada Prodi dan auditor• Pengisian EDPS oleh ketua prodi dibantu tim bantek .• Pelaksanaan AMI : satu prodi diaudit oleh 3 auditor .• Tindakan koreksi/tindakan perbaikan untuk peningkatan mutu

prodi .• Rapat tinjauan manajemen (fakultas/SPS/SV) membicarakan

tentang peningkatan mutu program studi .• Rapat tinjauan manajemen tingkat universitas.


Evaluasi Diri Program Studi UGM

upaya sistematik untuk menghimpun dan mengolah data (fakta dan informasi) sehingga dapat disimpulkan kenyataan yang dapat digunakan sebagai landasan untuk peningkatan mutu progam studi

Standar : BAN-PT tahun 2009

Quality Assurance Office8

TUJUAN EDPS

• Mengetahui efektivitas kegiatan akademik

• Mengetahui ketersediaan dokumen • Perlunya penyediaan informasi tentang

layanan akademik• Mempermudah kemungkinan perubahan

program untuk peningkatan mutu serta efisiensi

• Mengetahui kelebihan, kelemahan, peluang dan ancaman


MANFAAT EDPS• Pengembangan Prodi dan fakultas/SV/SPS• Dasar penyusunan borang

akreditasi/sertifikasi (BAN-PT, AUN, ISO)• Dasar pemeriksaan IRJEN KEMENDIKNAS• Data acuan pengembangan oleh Dir. AA,

Dir. RENBANG, Dir. SDM, Dir. PPA, Dir. Keuangan, Dir. Mawa


Acuan penyusunan EDPS• Disesuaikan dengan rencana

pengembangan Prodi UGM• Contoh: Prodi diarahkan memperoleh

Akreditasi BAN-PT dengan skor A maka acuannya adalah Evaluasi Diri Program Studi BAN-PT tahun 2009 (matriks penilaian instrumen akreditasi )


Contoh pengembangan Prodi ke arah akreditasi internasional

• Prodi diarahkan untuk memperoleh akreditasi internasional maka acuan utamanya tetap Evaluasi Diri Program Studi BAN-PT ditambah acuan internasional yang lain ( ISO 9001:2008, AUN)


ACUAN EDPS SPMI Tahun 2011

S1 :• Evaluasi Diri Program Studi BAN-PT tahun 2009

(matriks penilaian instrumen akreditasi )• ISO 9001:2008 untuk layanan akademik • AUN-QA (Asean University Network- Quality

Assurance) Guidelines and Manual .

Vokasi dan Profesi:

Evaluasi Diri Program Studi BAN-PT tahun 2009 (matriks penilaian instrumen akreditasi )


Rincian Standar EDPSNo Standar S1 Vok

dan PP

1 Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran Program Studi 5 4

2 Tata pamong, kepemimpinan, sistem pengelolaan dan penjaminan mutu

14 11

3 Mahasiswa dan lulusan 25 20

4 Sumber daya manusia 27 25

5 Kurikulum, pembelajaran, dan suasana akademik 37 43

6 Pembiayaan, sarana dan prasarana, serta sistem informasi

29 28

7 Penelitian, pengabdian kepada masyarakat, dan kerjasama

12 14

Jumlah 149 145


Struktur EDPS S1

• Standar (7)

• Substandar (149) dicantumkan sumber acuannya (BAN-PT, ISO9001-2008 atau AUN-QA

• Leveling (1-4)

• Dokumen pendukung (ada contohnya)


Struktur EDPS Vokasi dan Profesi

• Standar (7)

• Substandar (145)

• Leveling (1-4)

• Dokumen pendukung


Dokumen PendukungPada borang telah diberikan contoh dokumen

•Dokumen Akademik (Spesifikasi Prodi, kompetensi lulusan, kurikulum, dll)

•Dokumen Mutu (Panduan Mutu, Manual Prosedur, Instruksi Kerja, Borang)

•Rekaman Mutu (dokumen bukti pelaksanaan kegiatan)


Revisi EDPS 2010 – EDPS 2011 • Substansi tidak berubah• Redaksi diubah sesuai masukan pelaksanaan

SPMI 2010• Prodi wajib mengisi Spesifikasi prodi sebelum

mengisi EDPS• Prodi bisa mengisi EDPS dan Spesifikasi Prodi

secara off-line• Kriteria yang bersifat kuantitatif prodi mengisi data

primer, leveling dilakukan secara otomatis• Kolom penilaian auditor dihilangkan


Contoh Leveling Ketersediaan dokumen mutu

S1:4. Ada, terdokumentasi,

dilaksanakan, dievaluasi, dan ditindaklanjuti

3. Ada, terdokumentasi, dilaksanakan, dievaluasi

2. Ada, terdokumentasi, dilaksanakan

1. Ada dan terdokumentasi

Vokasi dan Profesi4. Ada, terdokumentasi,

dilaksanakan, dievaluasi

3. Ada, terdokumentasi, dilaksanakan

2. Ada dan terdokumentasi

1. Belum ada


Beberapa hal yang perlu diperhatikan:

• Dokumen pendukung wajib diisi (diperlukan untuk persiapan menuju PDPT)

• Data primer wajib diisi yang merupakan data yang tepat hasil perhitungan (bukan merupakan data kisaran)


Peran dan Tanggungjawab Peran dan Tanggungjawab

KaprodiKaprodi• Memberikan informasi kepada pejabat yang

relevan (Kalab, Administrasi Prodi, Ketua TKS) tentang tujuan dan lingkup audit.

• Mendampingi tim audit.• Menyediakan sumber informasi yang

diperlukan oleh tim audit.• Memberikan akses fasilitas dan bahan yang

diminta oleh tim audit.• Menentukan langkah tindakan koreksi

berdasarkan hasil audit.


Tanggal KJM Fakultas Prodi-> Mei Penetapan standar – Implementasi - Monitoring29 April Persiapan Instrumen

EDPS13 Mei Finalisasi SIPMI 5-18 Mei -Menunjuk MP-AMI

-Koordinasi Pengisian EDPS

13 Mei Koordinasi MP-AMI 118 Mei Sosialisasi AMI ke Prodi19 Mei – 30 Juni

Mengisi EDPS

19 – 30 Mei Pembentukan tim Auditor

7-9 Juni 2011 Sosialisasi AMI ke auditor (refreshing auditor)

15- 24 Juni Koordinasi pelaksanaan AMI Prodi

4 – 29 Juli Pelaksanaan AMI

JADWAL SPMI-PT UGM


JADWAL SPMI-PT DI UGM

Tanggal KJM Fakultas Prodi

11 Juli – 5 Agustus

-RTM Jurusan-Draft Laporan

AMI

5 - 18 Agustus

-RTM Fakultas-Pelaporan AMI

19 Agustus -Koordinasi MPAMI 3 : monitoring RTM & laporan AMI

Oktober -Rekapitulasi dan Analisis Hasil AMI

November 2011

Workshop/Evaluasi SPM-PT/AMI

Desember 2011

RTM Uiversitas


Tahapan Tindakan koreksi AMI

Temuan

Audit

PTKFakultas

RTM Fakultas

Manajemen Jurusan

-KTS-OB

Manajemen Fakultas

Fo

rum

Re

kam

an

-Tindakan koreksi

Pemantau an

-Close-Open

-RTM lanjut-Audit berikut

PTKJurusan

RTM Jurusan

PTKUniversitas

RTM Universitas

Manajemen Universitas


AMI & Peningkatan Mutu

AMI

Tanpa tindak lanjut/Peningkatan Mutu

Tanpa tindak lanjut/Peningkatan Mutu

RTMTindak lanjut dan Peningkatan Mutu

Tindak lanjut dan Peningkatan Mutu

Tidak bermanfaat

Tidak bermanfaat

Peningkatan Mutu

sosialisasi implementasi spmi prodi vokasi , s1 dan profesi di ugm

Documents

ketua prodi dibantu

qa asean university

peningkatan mutu program