speakup - notificação de privacidade e proteção de dados e · práticas de coletae retenção...

SpeakUp - Notificação de

Privacidade e Proteção de

Dados e

Versão 1.2, portuquês, 31 de outubro de 2017

SpeakUp - Notificação de Privacidade e Proteção de Dados e


Copyright © Capgemini 2017. All Rights Reserved 1

Índice

1. Generalidades ................................................................................................................. 2

2. Uso da linha de apoio SpeakUp ......................................................................................... 3

3. Quais dados pessoais e informações são recolhidos e processados? ....................................... 3

4. Como serão processados os dados e informações pessoais após seu relatório e quem poderá

acessar os dados e informações pessoais? ................................................................................ 4

5. Direitos refentes ao teor dos Relatório e informações dos Relatores ....................................... 5

6. Regulamentos Especiais de País ........................................................................................ 5

Bélgica .................................................................................................................................................................... 6

República Checa ................................................................................................................................................... 6

Dinamarca .............................................................................................................................................................. 6

Finlândia ................................................................................................................................................................. 7

França ..................................................................................................................................................................... 7

Hungria ................................................................................................................................................................... 7

Itália ........................................................................................................................................................................ 7

Luxemburgo........................................................................................................................................................... 7

Marrocos ................................................................................................................................................................. 7

Países Baixos ......................................................................................................................................................... 8

Portugal .................................................................................................................................................................. 8

Romênia ................................................................................................................................................................. 8

Rússia ..................................................................................................................................................................... 9

República Eslovaca ............................................................................................................................................... 9

Espanha .................................................................................................................................................................. 9

Suécia ..................................................................................................................................................................... 9




Os regulamentos de privacidade de dados de alguns países exigem que uma pessoa que relate uma situação (“relatório”) contendo dados pessoais deve ser notificada de certas

práticas de coletae retenção de dados em relação à informação enviada por essa pessoa, além de aceitar os termos e condições de utilização da linha de apoio SpeakUp.

Em face disso, pedimos que você forneça o seu consentimento para o processamento de seus dados pessoais, conforme descrito no presente texto. Se você não autorizar o

processamento de seus dados pessoais conforme descrito aqui, não poderemos aceitar receber qualquer informação ou relatório por meio deste sistema. Nesse caso, pode usar

um dos outros canais de comunicação internos para reportar a suspeita de má conduta, tal como reportar ao seu gerente ou a um representante dos departamentos de Recursos

Humanos (“RH”), de Ética e Conformidade (“E&C”), ou Jurídico.

1. Generalidades

A linha de apoio SpeakUp é um sistema voluntário e confidencial baseado na internet e

telefone operado pela Convercent, um prestador de serviços independente, e fornecido pela Capgemini aos funcionários de suas afiliadas, fornecedores, clientes e parceiros de negócios

A finalidade da linha de apoio SpeakUp consiste em permitir que pessoas e/ou funcionários,

fornecedores, clientes e parceiros de negócios (“Relator”) peçam conselhos e orientações ou reportem preocupações sobre práticas contábeis, de auditoria, corruptas, de concorrência desleal, em não conformidade com as leis sobre a proteção de dados e a

privacidade, violações graves dos direitos humanos e das liberdades fundamentais, da saúde e segurança, e do meio ambiente, e qualquer outra má conduta em desacordo com

nossos 7 Valores ou com nosso Código de Ética Empresarial e que possa afetar significativamente os interesses vitais da Capgemini e de suas afiliadas.

Em determinados países, a linha de apoio SpeakUp é utilizada para reportar suspeitas de violações de um conjunto mais limitado de assuntos. Para saber o âmbito exato de

assuntos que podem ser reportados no seu país, pedimos que consulte a seção 6 do presente texto. Se sua preocupação diz respeito a uma questão que, sob as leis locais, não podem ser aceitas pela Capgemini por meio da linha de apoio SpeakUp, você precisará

entrar em contato com seu gerente ou um representante dos departamentos de RH, E&C ou Jurídico para reportar o problema.

A linha de apoio SpeakUp e a base de dados protegida na qual são armazenados as informações que você vier a reportar são operados pela Convercent. Todos os dados são

processados em um servidor separado e seguro localizado na Irlanda.

É possível contatar a Capgemini com todas as questões relacionadas com este texto e/ou a linha de apoio SpeakUp por meio de [email protected].

mailto:[email protected]




2. Uso da linha de apoio SpeakUp

O uso da linha de apoio SpeakUp é inteiramente voluntário. Lembramos que o caminho mais utilizado para reportar uma eventual violação é diretamente ao seu gerente ou a um

representante dos departamentos de RH, E&C ou Jurídico. Também poderá haver recursos adicionais disponíveis em determinados países, tais como representantes de pessoal,

procedimentos de reclamação ou linhas de apoio específicas. Se você sentir que não pode seguir o caminho mais utilizado para reportar uma eventual

violação, deve usar a linha de apoio SpeakUp para reportar sua preocupação.

Esteja ciente de que as informações que você fornecer sobre si mesmo, seus colegas ou

qualquer aspecto das operações da empresa podem resultar em decisões que afetam outros. Assim sendo, pedimos que forneça apenas informações que, no melhor de seu conhecimento, no momento em que as informações são fornecidas, estão corretas e são

fatuais.

Você não será sujeito a qualquer ação disciplinar ou adversa pela Capgemini por qualquer

reporte de uma suspeita de violação legal ou de conformidade que seja feita de “boa-fé”, mesmo que depois seja verificado que era incorreta. Agir de “boa-fé” significa atuar com uma crença e intenção sinceras. Contudo, esteja ciente de que não será tolerado o

fornecimento consciente de informações falsas ou enganosas.

As informações que você enviar serão tratadas confidencialmente, exceto em casos onde isso não seja possível devido a requisitos legais ou para a condução de uma investigação adequada, casos em que as informações serão tratadas com sensibilidade.

Quando for permitido por lei, você poderá permanecer anônimo. No entanto, encorajamos

que você se identifique para permitir que eventuais perguntas que possamos vir a ter venham a ser respondidas.

3. Quais dados pessoais e informações são recolhidos e processados?

A linha de apoio SpeakUp captura os seguintes dados e informações pessoais que podem

ser compartilhados: (i) seu nome, seus dados de contato e se é funcionário na Capgemini; (ii) o nome e outros dados pessoais das pessoas que você identificar em seu relatório, caso

você forneça essas informações (por exemplo, descrição das funções e dados de contato); e (iii) uma descrição da má conduta alegada, bem como uma descrição das circunstâncias do incidente.




4. Como serão processados os dados e informações pessoais após

seu relatório e quem poderá acessar os dados e informações pessoais?

Os dados e informações pessoais que você fornecer serão armazenados em uma base de

dados protegida, que está localizada em servidores hospedados e operados pela Convercent na Irlanda. A Convercent celebrou compromisso contratual com a Capgemini para proteger as informações que você fornecer em conformidade com a legislação

aplicável. A Convercent está empenhada em manter rigorosas práticas de privacidade e segurança, incluindo aquelas relacionadas à notificação, escolha, transferência, segurança,

integridade de dados, acesso e execução..

Para efeitos de processamento e investigação de seu relatório e sujeito às disposições da legislação local, os dados e informações pessoais que você fornecer podem ser acessados,

processados e utilizados pelo pessoal relevante da Capgemini, incluindo Ética, Recursos Humanos, Finanças, Auditoria Interna, Jurídico, Gestão, consultores externos (por

exemplo, consultores jurídicos) e, em circunstâncias limitadas, por pessoal técnico da Convercent. Essas pessoas podem estar localizados na União Européia (EU) ou em outro lugar. Em caso de transferências de dados pessoais para fora da UE, todas as empresas da

Capgemini celebraram Acordos de Transferência de Dados Intraempresas modelado segundo as Regras Corporativas Vinculativas da Capgemini; a Convercent celebrou um

Acordo de Transferência de Dados com base no Modelo de Cláusulas Contratuais da UE e também é certificada e adere aos Princípios de Proteção de Privacidade para a transferência de dados pessoais, especificamente para os EUA (consulte a Política de Privacidade da

Convercent para informações adicionais).

Os dados e informações pessoais que você fornecer também podem ser divulgados à polícia e/ou outras autoridades policiais ou reguladoras.

Os dados pessoais que você fornecer serão mantidos enquanto seja necessário para processar seu relatório, ou, se aplicável, durante o tempo necessário para iniciar as

sanções ou se os dados tiverem que ser mantidos por razões legais. Caso contrário, os dados pessoais serão apagados no prazo de dois meses após o encerramento do relatório

ou imediatamente no caso em que o relatório saia fora do âmbito da linha de apoio da SpeakUp.

https://www.convercent.com/policies/privacy-policy

https://www.convercent.com/policies/privacy-policy




5. Direitos refentes ao teor dos Relatório e informações dos

Relatores

A Capgemini avisará prontamente qualquer pessoa que seja objeto de um relatório feito para a linha de apoio da SpeakUp quanto ao seu status/condição, exceto quando o aviso necessite ser adiado para ser garantida a preservação de informações relevantes.

A pessoa mencionada no relatório tem o direito de acessar as informações do relatório (com exceção dos dados que permitam identificar o Relator) e pedir a correção de seus

dados pessoais que possam estar imcorretos ou incompletos, em conformidade com a legislação aplicável. A pessoa será informada que há um relatório e sobre como exercer esses direitos através de um aviso.

Da mesma forma, os Relatores também têm o direito de acessar às informações sobre si e

a solicitar correções em conformidade com a lei aplicável. Para exercer estes direitos, entre em contato com [email protected].

6. Regulamentos Especiais de País

Não existem restrições específicas para os seguintes países (relativo a 2 de abril de 2017): Argentina, Austrália, Áustria, Brasil, Canadá, China, Colômbia, Alemanha, Guatemala, Hong-Kong, Índia, Irlanda, Japão, Malásia, México, Nova Zelândia, Noruega, Filipinas,

Polônia, Arábia Saudita, Cingapura, Suíça, Taiwan, Emirados Árabes Unidos, Reino Unido, Estados Unidos, Vietnã.

Em grande parte da União Europeia e áreas circundantes, as situações só podem ser reportadas através de relatórios quando relacionadas com tópicos limitados, habitualmente

de contabilidade, auditoria, suborno, direito da concorrência, discriminação e assédio e questões relacionadas ao meio ambiente, saúde, higiene e segurança. Além disso, alguns

países limitam os relatórios de maneira que apenas os funcionários em funções chave ou de administração possam ser objeto de um relatório.

Quaisquer questões ou preocupações relacionadas com tópicos não permitidos por lei a

serem relatadas por meio da linha de apoio SpeakUp devem ser comunicadas diretamente ao seu gerente ou a um representante dos departamentos de RH, Ética ou Jurídico

conforme apropriado para o assunto da eventual violação.

Em alguns países, os relatórios anônimos não podem ser autorizados nos termos da lei, exceto em circunstâncias extremamente restritivas.

mailto:[email protected]




Bélgica

- A linha de apoio SpeakUp só pode ser utilizada por funcionários da Capgemini para relatar assuntos internos relacionados com suborno, finanças, contabilidade e

auditoria. - Quaisquer questões ou preocupações relacionadas com outros assuntos que

poderiam afetar a Capgemini devem ser diretamente reportadas ao seu gerente ou a

um representante dos departamentos de RH, Ética ou Jurídico. - Os relatórios anônimos não são permitidos nos termos da lei, salvo sob

circunstâncias extremamente restritivas.

República Checa

Os relatórios só podem ser efetuados quando relacionados com

- eventuais irregularidades em • Concorrência desleal;

• Suborno ou Corrupção dentro do negócio da Capgemini; • Conflitos de interesses; • Informação Privilegiada;

• Cometer uma infração penal; - casos graves de

• assuntos de Contabilidade, Auditoria ou Bancários; ou • Interesses Vitais da Empresa a serem afetados;

- no caso de uma ameaça grave à saúde ou segurança de qualquer membro da

equipe; ou - Assédio ou discriminação.

A linha Speak-Up não é destinada a queixas, sejam questões gerais sobre a situação de emprego de pessoal de qualquer membro da equipe ou sobre assuntos privados de outros

membros da equipe.

Dinamarca

- As situações só podem ser relatadas quando relacionadas com má conduta ou

infrações graves, ou seja, infrações que impliquem a má conduta grave ou suspeita de má conduta grave que possa afetar os interesses vitais da empresa ou impactos

significativos para a saúde ou vida de uma pessoa, tais como, por exemplo, crime econômico (incluindo suborno, fraude, falsificação e infrações similares) bem como irregularidades nas áreas de contabilidade e auditoria, controles internos ou

relatórios financeiros, anti-concorrência e informação privilegiada mas também em casos de poluição ambiental, graves violações das regras de segurança no trabalho e

infrações graves contra um funcionário, como por exemplo violência ou delitos sexuais.

- Quaisquer questões ou preocupações relacionadas com outros assuntos que

poderiam afetar a Capgemini, consideradas menos graves, como os casos de assédio moral, dificuldades de colegiado, incompetência, ausência e violação das políticas de

fumo e álcool e regras no local de trabalho sobre o uso de e-mails/internet, etc. devem ser reportadas diretamente com seu gerente ou a um representante dos departamentos de RH, Ética ou Jurídico.




Finlândia

- As situações só podem ser relatadas quando referentes a delitos ou má conduta relacionadas com contabilidade, controles internos de contabilidade ou auditoria,

crime bancário e financeiro ou suborno. - Quaisquer questões ou preocupações relacionadas com outros assuntos que

poderiam afetar a Capgemini devem ser diretamente relatadas ao seu gerente ou a

um representante dos departamentos de RH, Ética ou Jurídico.

França

- As preocupações podem ser relatadas relacionadas a:

o Crime ou delito; o Violação séria e de manifesto de qualquer compromisso internacional

ratificado ou aprovado pela França; o Violação séria e de manifesto de um ato unilateral de uma organização

internacional com base em um compromisso internacional regularmente ratificado;

o Violação grave e sw manifesto de lei ou regulamento, ou

o ameaças graves ou danos ao interesse geral. Nesse caso, o relatório deve ter conhecimento pessoal da ameaça ou do dano ao interesse geral.

- Além disso, preocupações podem ser relatadas relacionadas a uma conduta ou uma situação que viole as disposições do Código de Ética Empresarial relativos ao suborno e venda de influências.

- As preocupações não podem ser relacionadas a informações confidenciais de segurança nacional, segredo médico ou privilégio legal para advogados.

Hungria

Quaisquer questões só podem ser relatadas diretamente ao seu gerente ou aos RH de Capgemini Hungary Ltd.

Itália

As questões relatadas podem referir-se a violações do Código de Ética Empresarial da Companhia e / ou do modelo organizacional e de gestão de acordo com o Decreto

Legislativo 231/01.

Luxemburgo

Os relatos anônimos não são permitidos nos termos da lei.

Marrocos

- As situações só podem ser relatadas quando referentes ao direito da concorrência,

conflito de interesses, informação privilegiada, roubo, fraude, apropriação indevida




de ativos, irregularidades em questões de contabilidade, auditoria ou bancárias, relato financeiro indevido, suborno, assédio sexual e discriminação.

- Quaisquer questões ou preocupações relacionadas com outros assuntos que poderiam afetar a Capgemini devem ser diretamente relatadas ao seu gerente ou a

um representante dos departamentos de RH, Ética ou Jurídico.

Países Baixos

- Os relatos têm que estar relacionados com a violação de leis, perigo para a saúde

pública, a segurança das pessoas ou o ambiente ou uma ameaça ao desempenho adequado da organização como resultado de atos inadequados ou omissões.

- As situações só podem ser reportadas quando referentes a abusos dentro da organização onde está a trabalhar ou com a qual está em contato durante o decurso de seu trabalho.

- Os relatos anônimos só são permitidos em casos excecionais.

Portugal

- As situações só podem ser relatadas quando referentes a assuntos relacionados com

suborno, finanças, contabilidade e auditoria. - Quaisquer questões ou preocupações relacionadas com outros assuntos que

poderiam afetar a Capgemini devem ser diretamente relatadas a seu gerente ou a um representante dos departamentos de RH, Ética ou Jurídico.

- Os relatos anônimos não são permitidos nos termos da lei; no entanto, suas

informações pessoais serão tratadas confidencialmente. - Além disso, apenas os funcionários em funções chave ou da administração podem

ser alvo de um relatório.

Romênia


- eventuais irregularidades em • Concorrência desleal; • Suborno ou Corrupção dentro do negócio da Capgemini;

• Conflitos de interesses; • Informação Privilegiada;

• Cometer uma infração penal; - casos graves de

• assuntos de Contabilidade, Auditoria ou Bancários; ou

• Interesses Vitais da Empresa a serem afetados; - no caso de uma ameaça grave à saúde ou segurança de qualquer membro da

equipe; ou - Assédio ou discriminação.

A linha Speak-Up não é destinada a queixas, sejam questões gerais sobre a situação de emprego de pessoal de qualquer membro da equipe ou sobre assuntos privados de outros

membros da equipe.




Rússia

- Como parte de um relatório, não é permitido divulgar o nome das pessoas que são cidadãos da Federação Russa. Isso também inclui referências indiretas a pessoas

com nacionalidade russa sem usar explicitamente o nome (por exemplo; “... o gerente de topo do nosso departamento de XYZ...”)

República Eslovaca


- eventuais irregularidades em • Concorrência desleal;

• Suborno ou Corrupção dentro do negócio da Capgemini; • Conflitos de interesses;

• Informação Privilegiada; • Cometer uma infração penal;

- casos graves de • assuntos de Contabilidade, Auditoria ou Bancários; ou • Interesses Vitais da Empresa a serem afetados;

- no caso de uma ameaça grave à saúde ou segurança de qualquer membro da equipe; ou

- Assédio ou discriminação.

A linha Speak-Up não é destinada a queixas, sejam questões gerais sobre a situação de

emprego de pessoal de qualquer membro da equipe ou sobre assuntos privados de outros membros da equipe.

Espanha

- As situações só podem ser relatadas quando referentes à violação substancial das leis ou violações graves do Código de Ética Empresarial e políticas da Capgemini, por

exemplo, questões de suborno, finanças, contabilidade e auditoria. - Quaisquer questões ou preocupações relacionadas com outros assuntos que

poderiam afetar a Capgemini devem ser diretamente relatadas a seu gerente ou a

um representante dos departamentos de RH, Ética ou Jurídico. - Os relatos anônimos não são permitidos nos termos da lei; no entanto, suas

informações pessoais serão tratadas confidencialmente.

Suécia

- As situações só podem ser relatadas quando referentes a irregularidades graves

relacionadas com questões financeiras, contábeis, controles contábeis internos, auditoria, suborno e crime bancário e financeiro, bem como outras má condutas/infrações graves que afetam os interesses vitais da empresa ou ameaças à

saúde ou vida de uma pessoa.




- Quaisquer questões ou preocupações relacionadas com outros assuntos que poderiam afetar a Capgemini devem ser diretamente relatadas a seu gerente ou a

um representante dos departamentos de RH, Ética ou Jurídico. - Além disso, apenas os funcionários em funções chave, funções de administração ou

de liderança podem ser reportados.

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