step by step of prepared standard operational procedures

8/17/2019 Step by step of prepared standard operational procedures

1/25

Standard Operating Procedure (SOP)

Mohamad Rojana Hamdan, ST., MM.

Berpengalaman Sebagai Konultan SOP di!

") #KPP

$) Ranti Molem %amil&

') PT Permodalan Sia

) biMB* + *-O) etc.

PT Solui Bina -tama

/l. Pahla0an Komarudin 1o 2'/aarta Timur

3$"+435254 (O66ice)

3$"+435254 (%a7)

3$"+4''"23"3 8 34944""9'44: (Mobile)


2/25

APA ITU STANDARDOPERATING PROCEDURE

(SOP)?Secara -mum!

Standard Operating Procedures (SOP)

adalah suatu paket proses kerja dengan

langkah-langkah yang di-standar-kan dan

harus diikuti agar tujuan perusahaan/

organisasi dapat tercapai.


3/25

Tanpa SOP

Arah tidak jelasTanpa SOP

Terlalu banyak arah

Dengan SOP ada kejelasan Arah

dan Tujuan

• Mengapa penting menyusun SOP?

Direksi Direksi Direksi

karyawan

karyawan

karyawan


4/25

• % Ground crew

trained

• % Ground crew

stockholders

Objecti;e Meaurement

• Market alue

• Seat !e"enue

•Plane #ease$ost

• && On 'ie

&rri"al !ating

• $ustoer

!anking (Market

Sur"ey)

• On Ground 'ie

•On-'ieeparture

Strategic Theme!

Operating 66icienc&nitiati;e

• $ycle tie

optii*ationprogra

• SOP

• SOP

• Ground crew

training

• +uality

anageent

• $ustoer

loyalty

progra

Target

• ,% $&G!

• % $&G!

•% $&G!

• 01

• 01

• , Minutes

•2%

• yr. 1 3%

yr. , 2%

yr. 1%

Pro4ita5ility%inancial

#earning

More

$ustoers

Ground $rew &lignent

#owestPrices

ewer Planes


5/25

Cara Menentukan SOP yangPenting dan Perlu Dibuat

PENTINGNA STANDARD


6/25

PENTINGNA STANDARDOPERATING PROCEDURE

(SOP)• Se5agai upaya ewujudkan proses

pelaksanaan kegiatan dala organisasi agar

e4ekti47 e4isien dan ekonois.• Penyelenggaraan proses kerja dapat

5erjalan dengan pasti7 5er5agai 5entuk

penyipangan dapat dihindari7 atau jika

terjadi penyipangan aka dapat ditelusuri

dan diteukan penye5a5nya.


7/25

M*1%**T SOP

Man4aat Standard Operating Procedures dala lingkup

penyelenggaraan kegiatan antara lain8• Sebagai tandariai cara yang dilakukan pegawai dala

enyelesaikan pekerjaan yang enjadi tugasnya.

• Mengurangi tingat ealahan dan elalaian yang

ungkin dilakukan oleh seorang pegawai dala

elaksanakan tugas.

• Meningatan e6iieni dan e6eti;ita pelaanaan

tuga dan tanggungja0ab indi"idual pegawai dan

organisasi secara keseluruhan.

• Membantu pega0ai menjadi lebih mandiri dan tida

tergantung pada inter;eni manajemen7 sehlngga akan

engurangl keterli5atan pipinan dala pelaksanaan

proses sehari-hari.


8/25

M*1%**T SOP

• Meningatan auntabilita pelaanaan tuga.

• Menciptaan uuran tandar inerja yang akane5erikan pegawai cara konkrit untuk eper5aiki

kinerja serta e5antu enge"aluasi usaha yang telah

dilakukan.

•Mematian pelaanaan tuga dapat 5erlangsung dala5er5agai situasi.

• Menjamin oniteni pela&anan kepada user7 5aik dari

sisi utu7 waktu dan prosedur.

•

Memberian in6ormai mengenai uali6iai ompeteni yang harus dikuasai oleh pegawai dala elaksanakan

tugasnya.

• Memberian in6ormai bagi upa&a peningatan

ompeteni pegawai.


9/25

M*1%**T SOP

• Memberian in6ormai mengenai beban tuga yang

dipikul oleh seorang pegawai dala elaksanakantugasnya.

• Sebagai intrumen &ang dapat melindungi pega0ai dari

emunginan tuntutan huum karena tuduhan elakukan

penyipangan.• Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas.

• Membantu peneluuran terhadap ealahan+ealahan

proedural dala e5erikan pelayanan.

•

Membantu memberian in6ormai yang diperlukan dalapenyusunan standar pelayanan7 sehingga sekaligus dapat

e5erikan in4orasi 5agi kinerja pelayanan.


10/25

R-*1= #1=K-P SOP

SOP elingkupi seluruh proses

penyelenggaraan kegiatan 5aik teknis aupun

adinistrati4 di lingkungan Perusahaan/

Organisasi7 terasuk pe5erian pelayanan 5aikpelayanan 6nternal aupun eksternal yang

dilaksanakan oleh unit-unit kerja yang ada di

dalanya.


11/25

Teni Men&uun SOP


12/25

Menetuan %ormat

Bentu %ormat &ang dipilih bia dengan!1. Mendisain sesuai ke5utuhan

. Mengadopsi dari pihak luar

Kelengapan >oumen SOP -mumn&a!

,. 9alaan :udul ($o"er)

;.


13/25

Pengumpulan n6ormai

Teni pengumpul in6ormai!

")Teni braintorming

'eknik 5rainstoring7 5iasanya dilakukan pada

kondisi diana ti tidak eiliki cukup in4orasi

yang diperlukan dala penge5angan SOP.


14/25

Pengumpulan n6ormai

$) Teni 6ocu group dicuion'eknik 4ocus group discussion dilakukan jika ti

telah eiliki in4orasi prosedur-prosedur yang

akan distandarkan tetapi ingin le5ih

endalainya dari orang-orang yang dianggapenguasai secara teknis.


15/25

Pengumpulan n6ormai

') Teni 0a0ancara'eknik wawancara dilakukan jika ti ingin

endapatkan in4orasi secara endala dari

seorang key in4orant7 yaitu orang yang

enguasai secara teknis 5erkaitan denganprosedur-prosedur yang akan distandarkan.


16/25

Pengumpulan n6ormai

) Teni ur;e& 'ekinik sur"ey dilakukan jika ti ingin

eperoleh in4orasi dari sejulah 5esar orang

yang terkait dengan prosedur .


17/25

Pengumpulan n6ormai

9) Teni benchmar'eknik 5enchark dilakukan jika ti eandang 5ahwa

terdapat 5anyak unit sejenis yang sudah eiliki SOP

dapat dijadikan contoh untuk penge5angan SOP.


18/25

Pengumpulan n6ormai

2) Telaahan doumen'elaah dokuen dilakukan untuk eperoleh in4orasi

sekunder dari dokuen-dokuen peerintah 5erkaitan

dengan peraturan perundangan-undangan yang terkait

dengan prosedur yang akan distandarkan.


19/25

Tahapan Prate Men&uun SOP


20/25

". Menghimpun n6ormai dan

Men&uun -raian Proedur

$atatan8

1.


21/25

$. Menentuan Simbol %lo0chart

SOPMenentuan jeni

ati;ita dari tiap proe

&ang dituli (proe,

deciion, doumen, dll)

SOP dia0ali ?tart8 mulai@ dandiahiri ?end8eleai@ dengan

imbol &ang ama, integrator8

apul

Rangaian untu

proe &ang

diertai doumen

Rangaian imbol

untu deciion

&ang diertai

doumen


22/25

'. Simbol %lo0chart Terangai

#engapKolom ati;ita teriiemua

%lo0chart pelaana

terangai lengap

Kolom mutu

bau terii

lengap


23/25

. Melengapi Kepala SOPSebutan daar huum penting

ut egiatan SOP &g dimaud

Sebutan uali6iai &ang

dibutuhan tiap pelaana

untu mampu melauan

ati;itan&a (umumn&a KP)

Sebutan perlengapan

utama &ang dibutuhan

pelaana dalam

menjalanan ati;itaSOP ini

Sebutan peringatan8 ani &ang

aan dienaan jia tida

mengiuti SOP


24/25

9. Melengapi Kepala SOPSebutan media &ang

digunaan untumelauan pencatatan

atau pendataan.Sebutan SOP+SOP lain &ang

memilii eteraitan dengan SOP

ini


25/25

!adi Menyu"un SOP Muda#

$an???/ia Maih Membingungan Silahan

Menghubungi Kami....

Mohamad Rojana Hamdan, ST., MM.

PT Solui Bina -tama

:l.

step by step of prepared standard operational procedures

Documents