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Consulting | Solutions | Products | Training
Strategisches Ressourcenmanagement – diese
Schritte führen Sie zum Erfolg
TPG Webinar-Serie 2016 zum „PPM Paradise“ – Thema 6.0
Mit Johann Strasser
Consulting | Solutions | Products | Training
Agenda
Kurze Firmenvorstellung
Überblick Strategisches Ressourcenmanagement
Definition und Nutzen
Prozess
Projekte
Ressourcen
Optimierung
Schritte zur Einführung
Ihre Fragen
Consulting | Solutions | Products | Training
TPG The Project Group
Unser Fokus ist Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement auf
Basis von Microsoft SharePoint und PPM sowie die Integration mit ERP
Systemen wie SAP und Microsoft Dynamics
PPM Methodik und
Prozesse
Microsoft PPM und
SharePoint
PPM Integration
BERATUNG PRODUKTELÖSUNGEN TRAINING
PPM Einführung und
Erweiterung
PPM Integration
PPM Support
AddIns und Apps für
Microsoft PPM und
SharePoint
PPM Integration
Offene und
kundenspezifische
Seminare
Coaching
Deutschland – Österreich – Schweiz – Spanien – UK – USA – AfrikaPPM Partner in 10 Ländern
Consulting | Solutions | Products | Training
Einige TPG Kunden verschiedener Branchen
Öffentlicher Sektor
Automotive
Konsumartikel
Anlagen-/Apparatebau
Energie-/Grundstoffe
IT/Telekommunikation
Aerospace/Verteidigung
Finanzdienstleistung
Dienstleistungen
Life ScienceAnlagen-/Apparatebau Automotive Life Science Finanzdienstleistung
Konsumartikel Öffentlicher Sektor Dienstleistungen Aerospace/Verteidigung
IT/Telekommunikation
Energie/Grundstoffe
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Projektliste
PPM Paradise
Pipeline RessourcenStatus Portfolio KostenRisiko Strategie
Projekt A Das ist der Kurzkommentar zu
Projekt B Das ist eine anderer Kommentar zu
Projekt C
Das ist der Kurzkommentar zu
Projekt D Das ist eine anderer Kommentar zu
Projekt E Das ist der Kurzkommentar zu
Projekt F Das ist der Kurzkommentar zu d
Projekt G Das ist eine anderer Kommentar zu
Projekt H Das ist der Kurzkommentar zu
ProjektePROJEKT A
Vorgang 1
MST 1
Vorgang 2
MST 2
Vorgang 3
Vorgang 4
MST 3
Vorgang 5
Kommentar
TeamsControlling
Budget 10000 10000 10000 10000
Work
Internal
4000 4000 4000 4000
Work
External
3000 3000 3000 3000
Others
External
3000 3000 3000 3000
Ressourcenpool
Firma
Abteilung A
Team A.1
Team A.2
Abteilung B
Team B.1
Team B.2
Team B.3
Abteilung C
Team C.1
Team C.2
Abteilung D
Team 4.1
Abteilung E
Team 5.1
Team 5.2
Abteilung F
Team 6.1
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Definition
Strategisches Ressourcenmanagement = Kapazitätsplanung
Vorausschauendes Bereitstellen von Mitarbeitern mit den notwendigen Skills
Gewährleisten, dass strategisch relevante Projekte zum richtigen Zeitpunkt
mit geeigneten Mitarbeitern umgesetzt werden können
Consulting | Solutions | Products | Training
Strategisches und taktisches Ressourcenmanagement
Team/Skill A
Team/Skill B
Laufende
Projekte
Neue Projekte
Vorgänge
Strategische
Planung
Taktische
Planung
Team B JAN FEB MAR APR MAI
Schuster 80 160 160 200 160
Schreiner 80 80 80 200 160
Burger 80 120 80 160 160
Team A JAN FEB MAR APR MAI
Müller 160 160 160 200 100
Meier 160 180 200 200 160
Berger 160 160 180 160 50
Consulting | Solutions | Products | Training
Nutzen von Strategischem Ressourcenmanagement
Sie stellen sicher, die meisten Ressourcen für die wichtigsten Projekten zu
reservieren, anstatt unwichtige Projekte zu versorgen
Durch eine vollständige Übersicht aller Ressourcen und deren Aufgaben aus
Projekten und Linie sind Sie immer über die Gesamtauslastung informiert
Sie wissen, was an neuen Projekten zusätzlich gestartet und auch geleistet
werden kann
Sie erkennen Ressourcenengpässe rechtzeitig und können darauf
entsprechend Ihrer Unternehmensstrategie reagieren
Viele Ressourcenkonflikte müssen nicht gelöst werden, weil sie erst gar
nicht entstehen
…
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Risiken ohne strategisches Ressourcenmanagement
Projekte werden wegen unzureichender Ressourcenausstattung nicht
pünktlich abgeschlossen
Projektkosten steigen, weil zu wenig geeignete Ressourcen im Einsatz sind
Geschäftschancen können nicht genutzt werden, weil die nötigen Skills nicht
rechtzeitig beschafft wurden
Deutlich erhöhte Koordinationsaufwände zur Lösung von
Ressourcenkonflikten
Unzufriedene Kunden
…
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Projektlebenszyklus
Projekt anlegen
PM
OP
roje
ktle
ite
rT
ea
mle
ite
r
Priorisieren &
auswählen
PPM-Meeting
Grobplanung Detailplanung Anforderung
Fähigkeiten
Planung
Restaufwand
Statusbericht
(Abschlussbericht)
Zusicherung
Personen
Bereitstellung
Kapazitäten
Initiierung Durchführung
Project A
Project B
Project C
Project A 1
Project B 2
Project C 3
Mita
rbe
ite
r Erhebung Ist-Daten
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Taktvolle Koordination der Rollen
Q1 Q2
Geschäftsleitung Strategiemeeting(Quartalsweise)
PMO Portfoliomeeting(Monatlich)
TeamleiterRessourcen-
abstimmung(2-Wöchentlich)
Projektleiter Statusmeeting(Wöchentlich)
Mitarbeiter Ist-Erfassung (Wöchentlich)
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Häufigkeit der Kapazitätsplanung
Eigenentwicklung 1- 4 x / Jahr (?)
Setzen von Prioritäten und Start von Projekten selbstbestimmt
Auftragsprojekte monatlich (?)
Zusagen zu Angeboten und Start von Projekten fremdbestimmt
Großprojekte nach Bedarf (?)
Keine Regelmäßigkeit, große Zeitabstände zwischen den Projekten
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Das PMO als Taktgeber und Vermittler
Controlling
Geschäftsleitung
Teamleiter
Projektleiter
PMO
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Umfrage
Ist ein Prozess zur vorausschauenden
Ressourcenabstimmung etabliert ?
Ja, alles gut
Jein, nicht zufriedenstellend
Nein, hätten wir gerne
Nein, brauchen wir nicht
Weiß ich nicht
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Aggregation von Vorgängen auf Projekte
Team/Skill A
Team/Skill B
Laufende
Projekte
Neue
Projekte
Vorgänge
Strategische
Planung
Taktische
Planung
Team B JAN FEB MAR APR MAI
Schuster 80 160 160 200 160
Schreiner 80 80 80 200 160
Burger 80 120 80 160 160
Team A JAN FEB MAR APR MAI
Müller 160 160 160 200 100
Meier 160 180 200 200 160
Berger 160 160 180 160 50
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Projektdaten
Vollständige Liste laufender und neuer Projekte
Aktualisierte Planung des Restaufwands laufender Projekte
Grobplanung der neuen Projekte
Prioritäten für laufende und neue Projekte
Abhängigkeiten der Projekte
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Projekte priorisieren
Persönliche Auswahl der Projekte durch Entscheider
Direkte Angabe der Priorität / Wichtigkeit / Dringlichkeit / Strategiebeitrag pro
Projekt und Sortierung
Bestimmung und Reihung von strategischen Treibern und Ermittlung des
strategischen Beitrags durch gewichtete Zuordnung der Projekte
…
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Die meisten Ressourcen an die wichtigsten Projekte
Wichtigkeit
Aufwand
Treiber A
Treiber B
Treiber C
Prio
ritä
t
Projekt 1
Projekt 2
Projekt 3
Projekt 4
Projekt 5
Projekt 6
Tre
ibe
r A
Tre
ibe
r B
Tre
ibe
r C
3 1
2 3
3 2
1 2 1
1 2
1 2
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Abhängigkeiten
Terminliche Abhängigkeiten
Erst Projekt A, dann Projekt B
Inhaltliche Abhängigkeit von anderen Projekten
Projekt B und Projekt C haben Projekt A als Voraussetzung
Inklusion von zusammenhängenden Projekten
Projekt A , Projekt B und Projekt C können nur gemeinsam umgesetzt werden
Exklusion von Alternativen des selben Vorhabens
Entweder Projekt X oder Projekt Y
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Umfrage
Gibt es eine vollständige, aktuelle und
priorisiert Projektliste samt Abhängigkeiten ?
Ja, alles gut
Jein, nicht zufriedenstellend
Nein, hätten wir gerne
Nein, brauchen wir nicht
Weiß ich nicht
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Aggregation von Personen auf Teams / Skills
Verfügbarkeit
Verfügbarkeit
Team/Skill A
Team/Skill B
Laufende
Projekte
Neue
Projekte
Vorgänge
Strategische
Planung
Taktische
Planung
Team B JAN FEB MAR APR MAI
Schuster 80 160 160 200 160
Schreiner 80 80 80 200 160
Burger 80 120 80 160 160
Team A JAN FEB MAR APR MAI
Müller 160 160 160 200 100
Meier 160 180 200 200 160
Berger 160 160 180 160 50
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Ressourcendaten
Pflege eines vollständigen Ressourcenpools
Bildung von Teams / Skills
Zuordnung der Ressourcen zu Teams / Skills
Planung von Grundlasten / Linientätigkeiten
Ermittlung der tatsächlichen Verfügbarkeit für Projekte
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Kapazität & Projektverfügbarkeit
Grundlast und Projekte gegen Kapazität
Nur Projekte gegen tatsächliche Projektverfügbarkeit
Abwesenheiten
Individuelle Linientätigkeiten
RessourcenKapazität
ProjektVerfügbarkeit
Projekt A
Projekt C
Allgemeine Linientätigkeiten
Projekt B
Grundlasten
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Umfrage
Sind die zur Verfügung stehenden
Kapazitäten und Skills bekannt ?
Ja, alles gut
Jein, nicht zufriedenstellend
Nein, hätten wir gerne
Nein, brauchen wir nicht
Weiss ich nicht
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Einlastung neuer Projekte nach Ressourcenverfügbarkeit
Wenn in ein volles System was rein soll, muss auch was raus
Consulting | Solutions | Products | Training
Einlastung neuer Projekte nach Ressourcenverfügbarkeit
Aggregieren der Projekte und Ressourcen in einer geeigneten Ansicht
Bestätigung von Projekten mit hohen Prioritäten
Unwichtige Projekte deaktivieren
Verschiebung der Projekte mit niedrigeren Prioritäten
Füllen von Lücken mit passenden Projekten
Rechtzeitige Beschaffung fehlender Ressourcen
Umplanung von Projekten / Phasen
Abspaltung von Vorprojekten zur Klärung von Machbarkeiten
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LAUFENDE PROJEKTE
Projekt A
Projekt B
Projekte und Ressourcen aggregieren
TPG PortfolioPlanner
Team / Skill B
NEUE PROJEKTE
Projekt C
Projekt D
Team / Skill A
Mehrfaches
Ressourcen-
Histogramm
Unterscheidung
laufender und
neuer Projekte
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LAUFENDE PROJEKTE
Projekt A
Projekt B
Unwichtige Projekte deaktivieren
TPG PortfolioPlanner
Team / Skill B
NEUE PROJEKTE
Projekt C
Projekt D
Team / Skill A
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LAUFENDE PROJEKTE
Projekt A
Projekt B
Projekte verschieben
TPG PortfolioPlanner
Team / Skill B
NEUE PROJEKTE
Projekt C
Projekt D
Team / Skill A
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Kapazitäten anpassen
LAUFENDE PROJEKTE
Projekt A
Projekt B
TPG PortfolioPlanner
Team / Skill B
NEUE PROJEKTE
Projekt C
Projekt D
Team / Skill A
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Umfrage
Ist ein Werkzeug im Einsatz, mit dem Projekte entsprechend der
verfügbaren Kapazitäten optimal geplant werden können ?
Ja, alles gut
Jein, nicht zufriedenstellend
Nein, hätten wir gerne
Nein, brauchen wir nicht
Weiß ich nicht
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Probleme
Projektliste nicht aktuell
Projektliste nicht priorisiert
Ressourcenpool unvollständig und nicht richtig strukturiert
Planung der Ressourcenanforderungen unvollständig und ungenau
Grundlasten nicht geplant, unpassend pauschaliert
Prozess nicht etabliert, hoher Aufwand für Vorbereitung der Meetings
Willkürliche Entscheidungen gegen transparente Datenlage
Keine Information über Entscheidungen an die Betroffenen
Unübersichtliche Tools
…
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Vorschlag
Einsetzen eines PMOs mit entsprechenden Kompetenzen
Identifikation der betroffenen Rollen und deren beteiligter Vertreter
Werbung für den Nutzen bei allen Beteiligten
Festlegung der Taktung in Abhängigkeit der Möglichkeiten und Notwendigkeiten
Festlegung der Vorbereitung und des Ablaufs der Planungsmeetings
Identifikation der Skills / Teams für die Kapazitätsplanung
Definition der Mindestanforderungen der Projektplanung mit den Skills / Teams
Bereitstellung der tatsächlichen Verfügbarkeiten der Skills / Teams
Definition der Regeln für die Priorisierung von Projekten
Definition der Regeln für die Vergabe von Ressourcen / Bestätigung der Projekte
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Hinweis
Besser vollständig und grob planen,
als unvollständig und zu detailliert
Die größten Fehler entstehen, wenn nicht
alle Projekte und Ressourcen geplant werden
Besser mit geringer Funktionalität starten und zulegen,
als mit maximaler Funktionalität gleich zu Beginn scheitern