structural business reporting in a statistical context how we yet may achieve that business start...
TRANSCRIPT
Structural business reporting in a statistical context
How we yet may achieve that business start digital filing book keeping based financial data
Presentation for the workshop on efficient ways of statistical data collection for business
March 22nd- 23rd 2012Marko Roos
Digital data reporting
Getting business data from companies:
• Paper form
• Online form
• Excel-sheet
• …
• Data always provided by respondent
• No system to system implementation
Digital data reporting: business data Businesses keep transaction data in administrations:
• Wages, • general ledger, • stock, • creditors,…
Administration kept for internal and external reporting
Data in digital administrative systems:• Predictable structure (accounts, amounts,
double bookkeeping)• Unpredictable content (no standardized chart of
accounts)
Open standard, XML based, widely adopted – www.xbrl.org
Interfaces between reports and administration
Taxonomy• Defines reports (internal and external)
Instance• Data containing report
XBRL: map once, use often
XBRL-enabled systems allows mapping of report content to XBRL format
XBRL reports ideally automatically generated Content of reports re-usable for other users
of data
Combining taxonomies
Modular approach: taxonomies as building blocks
Enabling re-use of concepts, relations, datatypes
Structural Business Reporting
XBRL as standard language to define which administrative data is of interest for external reports
Dutch Taxonomy Project participants:• Tax-office, Statistics Netherlands, Chamber of
Commerce, commercial banks • Together define data-need in XBRL taxonomy• Also: harmonization of data-definition
Provides leverage and open standard for companies to map once, use often
Aim: administrative burden reduction
Harmonisation and normalisation process
Normalisation:• Content matter experts decide which
concepts share definition, move to generic taxonomy
Harmonisation:• Legislation is adapted to enable cross domain
reporting (fiscal and commercial)
Dutch taxonomy is not a standardized chart of accounts
Structural Business Reporting in a statistical context
• Sample based
• Embedded in mixed mode
• Small companies only
• Statistical business entity
• Taxonomy contains less variables compared to e-form
• Not all variables in business records
xbrl
Adoption of SBR
Adoption by business (accountants, fiscal specialists, software vendors, regular business) unsubstantial
• Possible reasons: – complicated infrastructure (certificates,
trusted third parties, webservices) – ambitious taxonomy architecture– No drill down from taxonomy to chart of
accounts possible – no direct mapping– Negative business case for key players
Adoption of SBR
Adoption by business (accountants, fiscal specialists, software vendors, regular business) unsubstantial
• Possible reasons: – complicated infrastructure (certificates,
trusted third parties, webservices)– ambitious taxonomy architecture– No drill down from taxonomy to chart of
accounts possible – no direct mapping to book keeping
– Negative business case for key players
• No standard chart of accounts in the Netherlands
• No standard definitions based on chart of accounts in taxonomy
• Normalisation not directed at generic small building blocks
Introducing a generic chart of accounts
Relates basic building blocks needed for goverment reporting to generic chart of accounts Generic chart of accounts between reports and book keeping.
Huisvestingskosten
Huur
4100 Huur huisvesting
4101 Huur kantoor
4102 Huur gebouw
4103 Huur gebouwen groepsmaatschappijen
4104 Overige huurkosten
Onderhoud
4110 Servicekosten
4111 Reparatie en onderhoud
4112 Dotatie voorziening groot onderhoud
4113 Overige onderhoudskosten
Verzekering
4120 Verzekering ontroerend goed
Overige huisvestingskosten
4130 Gas, water en elektra
4131 Gas/elektra
4132 Elektra
4133 Gas
4134 Water
4135 Doorbelaste energiekosten
4136 Privé gebruik energiekosten
4137 Waterschapslasten
4138 Bewakingskosten
4139 Schoonmaakkosten
4140 Onroerend zaakbelasting
4141 Diverse gemeentelijke heffingen
4142 Overige huisvestingskosten
4143 Correctie Huisvestingskosten
Overige kosten
Overige verzekeringen
Overige overige kosten
Company specific chart of accounts
Generic chart of accountsExternal reporting
Basic assumptions
Generic chart of accounts would not replace reports
Chart of accounts would define , non- normative, but compliant definitions of financial facts (also for tax and annual accounting!)
Hierarchical definitions of items in generic chart of accounts
Huisvestingskosten
Huur
4100 Huur huisvesting
4101 Huur kantoor
4102 Huur gebouw
4103 Huur gebouwen groepsmaatschappijen
4104 Overige huurkosten
Onderhoud
4110 Servicekosten
4111 Reparatie en onderhoud4112 Dotatie voorziening groot onderhoud
4113 Overige onderhoudskostenVerzekering
4120 Verzekering ontroerend goedOverige huisvestingskosten -
4130 Gas, water en elektra
4131 Gas/elektra
4132 Elektra
4133 Gas
4134 Water
4135 Doorbelaste energiekosten
4136 Privé gebruik energiekosten
4142 Overige huisvestingskosten
4143 Correctie Huisvestingskosten
Overige kosten
Overige verzekeringen
Overige overige kosten
Grootboek extensie
Bedrijf U
Huisvestingskosten
Huur
Huur kantorenHuur kantoor A: €1.500
Huur kantoor B €2.400
Onderhoud
Servicekosten kantoor A €600
Servicekosten kantoor B €300
Reparatiekosten kantoor A €1.800
Reparatiekosten kantoor B €300
Overige ohkosten A €200
Overige ohkosten B €300
Dotatievoorziening
Dotatiekosten kantoor A €4.000
Dotatiekosten kantoor B €2.000
Verzekeringen
Verzekering Onr. goed A €800
Verzekering Onr. Goed B €600
Overige huisvestingskosten
Overige hvkosten A €300
Overige hvkosten B €400
Correctie hvkosten A €1.000
Correctie hvkosten B €800
Overige kosten €.6000
-
Huisvestingskosten €13.700
Huur €3.900
4100 Huur huisvesting €3900
4101 Huur kantoor €3.900
4102 Huur gebouw
4103 Huur gebouwen groepsmaatschappijen
4104 Overige huurkosten
Onderhoud €9.500
4110 Servicekosten €900
4111 Reparatie en onderhoud €2.100
4112 Dotatie voorziening groot onderhoud €6.000
4113 Overige onderhoudskosten €500
Verzekering €1.400
4120 Verzekering ontroerend goed €1.400
Overige huisvestingskosten - €1.100
4130 Gas, water en elektra
4131 Gas/elektra
4132 Elektra
4133 Gas
4134 Water
4135 Doorbelaste energiekosten
4136 Privé gebruik energiekosten
4137 Waterschapslasten
4138 Bewakingskosten
4139 Schoonmaakkosten
4140 Onroerend zaakbelasting
4141 Diverse gemeentelijke heffingen
4142 Overige huisvestingskosten €700
4143 Correctie Huisvestingskosten €1.800
Overige kosten €6.000
Overige verzekeringen
Overige overige kosten
Grootboekextensie Grootboekrekening bedrijf
Overheidsinstantie A
Huisvestingskosten €13.700
Huur €3.900
Ov. Hvestkosten €9.800
Overige kosten €6.000
Bedrijf U
Huisvestingskosten
Huur
Huur kantorenHuur kantoor A: €1.500
Huur kantoor B €2.400
Onderhoud
Servicekosten kantoor A €600
Servicekosten kantoor B €300
Reparatiekosten kantoor A €1.800
Reparatiekosten kantoor B €300
Overige ohkosten A €200
Overige ohkosten B €300
Dotatievoorziening
Dotatiekosten kantoor A €4.000
Dotatiekosten kantoor B €2.000
Verzekeringen
Verzekering Onr. goed A €800
Verzekering Onr. Goed B €600
Overige huisvestingskosten
Overige hvkosten A €300
Overige hvkosten B €400
Correctie hvkosten A €1.000
Correctie hvkosten B €800
Overige kosten €.6000
Extra comptabel:
-
Extra comptabel:
-
Extra comptabel:
-
Huisvestingskosten €13.700
Huur €3.900
4100 Huur huisvesting €3900
4101 Huur kantoor €3.900
4102 Huur gebouw
4103 Huur gebouwen groepsmaatschappijen
4104 Overige huurkosten
Onderhoud €9.500
4110 Servicekosten €900
4111 Reparatie en onderhoud €2.100
4112 Dotatie voorziening groot onderhoud €6.000
4113 Overige onderhoudskosten €500
Verzekering €1.400
4120 Verzekering ontroerend goed €1.400
Overige huisvestingskosten - €1.100
4130 Gas, water en elektra
4131 Gas/elektra
4132 Elektra
4133 Gas
4134 Water
4135 Doorbelaste energiekosten
4136 Privé gebruik energiekosten
4137 Waterschapslasten
4138 Bewakingskosten
4139 Schoonmaakkosten
4140 Onroerend zaakbelasting
4141 Diverse gemeentelijke heffingen
4142 Overige huisvestingskosten €700
4143 Correctie Huisvestingskosten €1.800
Overige kosten €6.000
Overige verzekeringen
Overige overige kosten
Koppelschema Grootboekrekening bedrijfUitvraag
Overheidsinstantie B
Huisvestingskosten €5.800
Huur €3.900
Onderhoud €3.000
Servickosten €900
Reparatie & onderhoud €2.100
Overige hvkosten -€1.100
Voorzieningen tot €6.000
Vz overige €6.000
Huisvestingskosten €13.700
Huur €3.900
4100 Huur huisvesting €3900
4101 Huur kantoor €3.900
4102 Huur gebouw
4103 Huur gebouwen groepsmaatschappijen
4104 Overige huurkosten
Onderhoud €9.500
4110 Servicekosten €900
4111 Reparatie en onderhoud €2.100
4112 Dotatie voorziening groot onderhoud €6.000
4113 Overige onderhoudskosten €500
Verzekering €1.400
4120 Verzekering ontroerend goed €1.400
Overige huisvestingskosten - €1.100
4130 Gas, water en elektra
4131 Gas/elektra
4132 Elektra
4133 Gas
4134 Water
4135 Doorbelaste energiekosten
4136 Privé gebruik energiekosten
4137 Waterschapslasten
4138 Bewakingskosten
4139 Schoonmaakkosten
4140 Onroerend zaakbelasting
4141 Diverse gemeentelijke heffingen
4142 Overige huisvestingskosten €700
4143 Correctie Huisvestingskosten €1.800
Overige kosten €6.000
Overige verzekeringen
Overige overige kosten
Bedrijf U
Huisvestingskosten
Huur
Huur kantorenHuur kantoor A: €1.500
Huur kantoor B €2.400
Onderhoud
Servicekosten kantoor A €600
Servicekosten kantoor B €300
Reparatiekosten kantoor A €1.800
Reparatiekosten kantoor B €300
Overige ohkosten A €200
Overige ohkosten B €300
Dotatievoorziening
Dotatiekosten kantoor A €4.000
Dotatiekosten kantoor B €2.000
Verzekeringen
Verzekering Onr. goed A €800
Verzekering Onr. Goed B €600
Overige huisvestingskosten
Overige hvkosten A €300
Overige hvkosten B €400
Correctie hvkosten A €1.000
Correctie hvkosten B €800
Overige kosten €.6000
Extra comptabel:
-
Extra comptabel:
-
Extra comptabel:
-
Grootboek extensie Grootboekrekening bedrijfUitvraag
Status
Tax- and annual accounting authorities highly interested
For tax control: standardization makes processes more efficient
Software vendors and accountants also interested
Fiscal service offices reluctant (is this where our administrative burden is converted in real money?)
Cooperation with private sector is key