succesverhalen dpro

1 - 04/26/23

Dienst Projectwerking en Organisatieontwikkeling

Succesverhalen DPRO

2 - 04/26/23

Er wél zijnEr wél zijn is een veranderingstraject dat via een aanwezigheidsbeleid het ziekteverzuim wil verminderen.

2Dienst Projectwerking en Organisatieontwikkeling - Succesverhalen

Meerwaarde voor de provincie: een hoger aanwezigheidspercentage dan het voorgaande jaar

Rol DPRO: Sin Anthoni co-projectleider, samen met Mieke Robijns (Dienst Preventie & Bescherming)

Jef Mertens, departementshoofd DRST: “Dit project maakt ziekteverzuim bespreekbaar tussen medewerker en leidinggevende.”

3 - 04/26/23

Veranderingsbeheer project nieuw provinciehuis• De bouw van een nieuw provinciehuis zet onze organisatie op zijn

kop: twee maal verhuizen, papierarm werken, waaierwerken, meer digitaal

• DPRO leidde de deelprojectleiders op in veranderbeheer• Een uitgewerkte communicatie en veranderstrategie is het gevolg• PaSdagen, met info over het project en mogelijkheid tot vraagstelling• Klankbordgroep

Marie-Claire Govaerts: “Deze klankbordgroep zet mij aan om mee te werken aan andere organisatiebrede projecten.”

• Opbouw waaierwerken i.s.m. de pilootdiensten (‘co-creatie’)


4 - 04/26/23

Papier in Beweging


• De afvoer per container van onnodig papier kan niet volgen!

• Het archief trekt heel wat nieuwe klanten en dossiers aan

• De bureaus hebben een veel rustigere uitstralingKritieke Succesfactoren •Samenwerking•Een goede ondersteuning

Een organisatie waar papier in het DNA zit, verhuizen naar een papierarme locatie? Onmogelijk!

Opruimdagen: het archief, DPRO en de facilitaire dienst ondersteunen diensten bij het verwijderen van zoveel mogelijk papier.

5 - 04/26/23

Strategisch Plan Hooibeekhoeve• De Hooibeekhoeve (GBP) koopt een naburige hoeve en bijhorende gronden aan.

Maar wat doen we juist ermee?• Strategisch plan: een stap terug doen en nadenken over de fundamentele ambitie van

de Hooibeekhoeve, én de nieuwe hoeve een zinvolle invulling geven


Rol van DPRO• Workshop missie & visiebepaling• Voorbereiden werkgroep met partners uit het

werkveld• Opstellen strategisch plan voor de verschillende

onderdelen van de werking (iteratief)• Kwaliteits- en voortgangsbewaking

Kritieke Succesfactoren •Intensieve samenwerking•Overzicht behouden•Voldoende “intern” maar toch ook “extern”

Ilse Van den Broeck, directeur: “De goede ondersteuning van DPRO heeft dit resultaat mogelijk gemaakt. Externe bureaus vragen hier veel geld voor”

Resultaat•Goedkeuring strategisch plan & investeringen deputatie 14 juni 2012•DPRO vermeld in presentatie aan deputatie

Sept 2011 – Maart 2012

6 - 04/26/23

Brainstormdag PIH• Het Provinciaal Instituut voor Hygiëne wil

nieuwe ideeën genereren voor toekomstige projecten en activiteiten

• Er word gekozen voor een brede aanpak met betrokkenheid van verschillende niveaus van leidinggevenden/ verantwoordelijken

Rol van DPRO•Uitwerken methodiek workshop•Begeleiden van de dag zelf•Verwerking, verslag en aanzet volgende stappen

Kritieke Succesfactoren •Kruisbestuiving collega’s DPRO•Regelmatig terugkoppelen klant•Voldoende “intern” maar toch ook “extern”

Resultaat•Lange lijst van ideeën voor projecten of acties•Hoge tevredenheid directeur PIH

Mei 2012

7 - 04/26/23

World Café Mano Mundo• De provincie organiseert elk jaar het Mano Mundo festival in recreatiedomein De Schorre.• Door het jarenlange succes werd de organisatie zo groot dat er nood was aan een vernieuwde

visie op de samenwerking binnen de organisatiestructuur.• DPRO organiseerde een World Café waarin de belangrijkste belanghebbenden met mekaar in

debat gingen over de toekomst van het festival.

Rol van DPRO• Organisatie en begeleiding van het

World Café• Evaluatie van de nieuwe

organisatiestructuur na 1 jaar

Kritieke Succesfactoren •Verantwoordelijkheid opnemen voor de manier van samenwerken•Verwachtingen en bezorgdheden bespreekbaar maken

Jef Mertens, departementshoofd recreatie, sport en toerisme: “…”

Resultaat•Een nieuwe organisatiestructuur met aan het hoofd een festivalmanager•Een nieuwe missie, met meer focus op de mondiale boodschap•Financiële zekerheid voor de volgende editie

8 - 04/26/23

Strategisch plan Dienst Landbouw- en plattelandsbeleid (DLP)

• De Dienst Landbouw- en Plattelandsbeleid (DLP) is een klein team dat het provinciaal landbouw- en plattelandsbeleid uitvoert.

• Strategisch plan: binnen de organisatiebrede missie-visie oefening wil DLP een meer gefocuste strategie, waarbij de richting voor alle medewerkers duidelijk is.

Rol van DPRO• Workshop strategische doelen• Begeleiding verdere uitwerking teamorganisatie:

• Rollen & verantwoordelijkheden• Overlegstructuren

Kritieke Succesfactoren •Betrokkenheid van heel het team•Beginnen bij algemene doelstellingen en daarop verder bouwen (top-down)•Afstemming met globale strategie

Mechtilde Hennebrecht, diensthoofd: “Goed dat er zo’n dienstverlening bestaat, waar je als dienst terecht kan”

Resultaat•Strategische doelstellingen•Taakafbakening & teamorganisatie

Mei-oktober 2012

9 - 04/26/23

Organisatieverbetering PGRA• De Provinciale Groendomeinen regio Antwerpen (PGRA) wil de organisatie van de centrale

administratie en de domeinwachters beter afstemmen op de noden van de werking.• Organisatieverbetering: de werking van het centraal administratief team. De werking van de

domeinwachters, inclusief nieuwe uurroosters. De samenwerking domeinwachters – educatoren.

9

Rol van DPRO• Fase 1:

• Gesprekken met alle betrokken medewerkers• Analyse en voorstel verbeteracties

• Fase 2:• Uitwerken nieuwe uurrooster• Voorbereiding goedkeuring vakbond en deputatie

• Algemeen: opvolging verbeteracties en klankbord directeur

Kritieke Succesfactoren •Samenwerking HRAM•Steeds aandacht voor de belangen van de klant•Voldoende tijd voor verandering•Opvolging van “buiten” PGRA

Peter Verdyck, directeur: “goed dat er iemand ‘achter mijn veren’ zat”

Resultaat•Implementatie van de verbetervoorstellen over een periode van 2 jaar•Goedkeuring nieuw werkritme domeinwachters en invoering 1 april 2013•“Spin-off”-acties: veranderingen bij andere onderdelen van PGRA, bij PGRK

Feb 2011 – April 2013

10 - 04/26/23

Kritieke Succesfactoren •Vragen duidelijk, helder en scherp krijgen, na overleg met alle deelnemers•De methodiek van de 6 denkhoeden werkt voor deze opdracht

IVA provinciaal onderwijs: impact onderwijshervorming

Rol van DPRO• Scherp stellen van de vraagstelling• Verkenningsronde met alle deelnemers • Begeleiden van een denksessie met het

topmanagement van het IVA

Het onderwijslandschap is volop in beweging. Het provinciaal onderwijs, een kleine maar belangrijke speler in de onderwijswereld, moet zich positioneren

Hoe gaan we om met de brede eerste graad? Wat voor type scholen willen we in de bovenbouw: domeinschool of campusschool? Hoe organiseren we onze scholengroep tegen 2017?

Resultaat•Eerste consensusvoorstel van antwoord op de drie gestelde vragen •Aandachtspunten in het verder verloop van het proces

Gilbert Verhestraeten, hoofd IVA POA “DPRO leidde de discussie, zodat ik kon deelnemen aan het debat. Wij onderwijsmensen discussiëren graag en hebben als specialisten elk een eigen mening. Toch zijn we verder geraakt met de antwoorden dan ik had verwacht.”

Sept 2013 – okt 2013

11 - 04/26/23

Kritieke Succesfactoren •De deelnemers laten focussen op de thema’s die zij zelf het belangrijkst vinden•Via dialoog dieper ingaan op een beleidsthema en zo tot kwaliteitsvolle beleidsvoorstellen komen

Begeleiding workshop raadscommissie economie

Rol van DPRO• Begeleiding van een workshop tijdens de raadscommissie economie

Gedeputeerde Ludwig Caluwé wil een beleidsbrief economie opstellen Hij wil, naast andere belanghebbenden, ook de leden van de raadscommissie economie,

landbouw, innovatie en internationale samenwerking hierbij betrekken Tijdens de workshop beantwoordden de commissieleden de centrale vraag:

Wat is de rol van de provincie in zes economische speerpuntsectoren?

Resultaat•Concrete beleidsvoorstellen van provincieraadsleden over zes economische speerpuntsectoren

Maarten Puls, departementshoofd Welzijn, Economie en Plattelandsbeleid “DPRO reageerde snel op mijn vraag om een workshop in de raadscommissie te begeleiden. Je kan DPRO dus ook vragen voor een kortlopende en concrete opdracht.”

Januari 2014 – februari 2014

12 - 04/26/23

Kritieke Succesfactoren •Focus op goede rolverdeling: ondersteunen van het lopende proces binnen DWG •Draagvlakcreatie door de mensen zelf aan het werk te zetten in werkgroepen

Dienst welzijn en gezondheid: organogram

Dienst Welzijn en gezondheid (DWG) is een beleidsdienst binnen het departement Welzijn, Economie en Plattelandsbeleid, waar ongeveer 50 mensen werken.

DWG heeft een nieuw leidinggevend duo (Leen en Ilse). Zij willen een participatief project opzetten met de gehele dienst om tot een gedragen organogram te komen

Resultaat•Voorstel van aangepast organogram •4 werkgroepen, aan de slag met deelthema’s•Twee groepsmomenten, waarop intensief werd gewerkt aan verbeterpunten binnen de dienst.

Leen Dries, diensthoofd dienst Welzijn en Gezondheid “Ik ben tevreden met het resultaat van het traject dat we hebben afgelegd. De fundamenten zijn gelegd, maar de eigenlijke implementatie van onze nieuwe structuur en cultuur en het werkelijk op een andere manier gaan (samen)werken moet nog beginnen.

Mei 2013 – december 2013

Rol van DPRO• Samen met een externe partij (Paul Wouters) het traject opzetten, begeleiden en aan de gang

houden• faciliteren van de procesbegeleiding en organisatie van de groepsmomenten (zowel met de hele

groep als in de kleine werkgroepen)

13 - 04/26/23

Inspiratieweekend VVP: gebiedsgericht werken

Kritieke Succesfactoren •Focus op goede rolverdeling: sprekers op inhoud, dpro op methodiek •Goede voorbereiding: niet denken dat het wel vanzelf zal lopen, maar als je voorbereidt loop het vanzelf

Het college van provinciegriffiers wil aanknopen met een traditie van inspiratiedagen en weekends rond een specifiek thema

Gebiedsgericht beleid en gebiedsgericht werken is een decretale taak, maar wordt in elke provincie net even anders gedaan

Resultaat•Vlot verlopen weekend in domein Puyenbroeck in Wachtebeke •4 sprekers met een boeiende verhaal, aangevuld met discussie •Inzicht in eigen werking en werking van andere provincies •Gedeelde conclusies over hoe gebiedsgericht werken binnen de eigen provincie uit te bouwen

Kristien Lefeber, provincie Limburg, deelnemerDank je wel voor dit inspirerend en goed georganiseerd weekend. Nu is het aan ons om hiervan werk te maken.

Rol van DPRO• Focus krijgen op het doel van het weekend• Inhoudelijke en deels ook praktische voorbereiding van het inspiratieweekend • Procesmatige begeleiding tijdens het weekend

14-16 maart 2014

14 - 04/26/23

Departement ICT: Sindalaforum

Kritieke Succesfactoren •Een blik van buitenaf helpt bij het verbeteren van de werking•Een analyse via interviews was zinvoller dan een schriftelijke enquête

Het Departement ICT wil een het overleg met de gebruikers van Sindala beter structureren De werking van het bestaande Sindalaforum dient daarvoor te worden aangepast

Resultaat•Een nieuwe rol en nieuwe verantwoordelijkheden voor het Sindalaforum en zijn deelnemers•Toegenomen tevredenheid over de werking van het Sindalaforum en de dienstverlening van DICT•Meer betrokkenheid van gebruikers en inzicht in de complexiteit van het pakket•Netwerking tussen collega’s die met gelijkaardige zaken bezig zijn

Stef Cool, lid SindalaforumDIt is een voorbeeld van hoe we via overleg tussen professionals samen vooruit gaan. DPRO leidt niet, maar begeleidt.

Rol van DPRO• Verwachtingen van de klanten in kaart brengen• Voorstel doen over rollen en verantwoordelijkheden van en binnen het Sindalaforum• Begeleiding opstart Sindalaforum• Evaluatie na één jaar werking

Februari 2013 – maart 2014

15 - 04/26/23

DIN administratieOpzet •De administratieve poten van de drie teams van de dienst dienen beter samen te werken•Een intervisie tussen de medewerkers om methodieken uit te wisselen

Kritieke Succesfactoren •Verder gaan dan de initiële vraag•Voldoende tijd in doorvragen, herformuleren en systeemanalyse steken

Resultaat•Een versterkte samenwerking tussen de leidinggevenden, waardoor een belangrijk obstakel voor samenwerking tussen medewerkers werd weggenomen •Bespreekbaar maken van de mogelijkheden tot samenwerking •Uitwerken van mogelijkheden voor het inhoudelijk traject van samenwerking tussen de medewerkers

Geert Debel, directeur dienst infrastructuur (DIN) DPRO heeft mijzelf en de leidinggevenden van DIN een confronterende leerervaring gegeven, door door te vragen en via schijnbaar eenvoudige dingen door te zoeken naar wat de vraag achter de vraag was.

Rol van DPRO• Verkenning van het project • Begeleiding intervisie werd vervangen door begeleiding gesprekken met leidinggevenden • Voorbereiden inhoudelijk traject met medewerkers

februari 2014 – juni 2014

succesverhalen dpro

Documents