suivi evaluation participatif

Suivi-Evaluation Participatif

INTRODUCTION AU SUIVI-EVALUATION PARTICIPATIFUN GUIDE SIMPLIFIE DU

FORMATEUR SUIVI EVALUATION PARTICIPATIF (SEP) 2012 3

Publié par la Fondation Rurale de l’Afrique de l’Ouest (FRAO) N° 10075, Sacré-

Cœur III - VDN - C.P. 13 DAKAR-Fann (SENEGAL) Tél. : (221) 33 865 00 60 – Fax :

(221) 33 860 66 89 E-mail : [email protected] - Site web : www.frao.info

Remerciements à : tous les projets de l’Afrique de l’Ouest et du Centre financés par

le FIDA, toute l’équipe de la FRAO et les consultants. © FRAO/WARF - Dakar,

Septembre 2012 Maquette : [email protected] Cette publication a été faite grâce au

Programme d’Appui aux Systèmes de Suivi-Evaluation financé par le FIDA. Son

contenu appartient à ses auteurs et ne reflètent pas nécessairement l’opinion du

FIDA.4 SUIVI EVALUATION PARTICIPATIF (SEP) 2012

TABLE DES MATIERESSIGLES ET ABREVIATIONS 06AVANT-PROPOS

07SESSION 1 : INTRODUCTION A LʼATELIER : PRINCIPES ET PROTOCOLE

08SESSION 2 : BREF APERCU SUR LʼAPPROCHE PARTICIPATIVE 12SESSION 3

: INTRODUCTION AU SUIVI-EVALUATION PARTICIPATIF (SEP) 15SESSION 4 :

IMPORTANCE DU SEP POUR LES PROJETS FIDA 18SESSION 5 : LES ETAPES

DU PROCESSUS SEP 22SESSION 6 : MISE EN PLACE DʼUN SYSTEME DE SEP

24SESSION 7 : IDENTIFICATION DES ACTEURS ET ANALYSE DE LEURS

BESOINS 26SESSION 8 : DEFINITION DES OBJECTIFS DU SEP 29SESSION 9 :

CHOIX DES INDICATEURS DE SEP 31SESSION 10 : CHOIX DES METHODES DE

COLLECTE DʼINFORMATION 35SESSION 11 : COLLECTE ET ANALYSE DES

INFORMATIONS 37SESSION 12 : MISE EN ŒUVRE DES CHANGEMENTS

45SESSION 13 : GESTION ET CONSOLIDATION DU SYSTEME SEP 47SESSION

14 : SUIVI ET EVALUATION DE LA MISE EN ŒUVRE DU SEP 49 SUIVI

EVALUATION PARTICIPATIF (SEP) 2012 5

SIGLES ET ABREVIATIONSFEC Fiche d’Evaluation par la CommunautéFIDA Fonds

International de Développement AgricoleFRAO Fondation Rurale de l’Afrique de

l’OuestIED Afrique Innovation, Environnement et Développement en AfriqueIMF

Institution de Micro-FinanceINDH Initiative Nationale de Développement HumainIOV

Indicateur Objectivement VérifiableMARP Méthode Active de Recherche et de

Planification ParticipativeMPER Micro et Petites Entreprises RuralesOP Organisation

de ProducteursPIS Prestataires en Information et SensibilisationPROMER Projet de

promotion des Micro-Entreprises RuralesSEP Suivi-Evaluation ParticipatifSEPO

Succès, Echecs, Potentialités, ObstaclesSSE Système de Suivi-EvaluationSYGRI

Système de Gestion des Résultats et de l’ImpactUGP Unité de Gestion du

ProjetMPER Micro et Petites Entreprises RuralesSAFIR Service d’Appui à la Finance

Rurale6 SUIVI EVALUATION PARTICIPATIF (SEP) 2012

AVANT PROPOSC e guide simplifié est destiné aux facilitateurs ayant suivi la

formation de formateurs tenue à Toubab Dialao, Sénégal en Avril 2008. Ces

formateurs seront appelés ensuite à former certains responsables de Suivi-

Evaluation des projets FIDA dans le Suivi-Evaluation Participatif (SEP).Ces

compétences devraient ensuite permettre à ces derniers d’appuyer les bénéficiaires

de leursinterventions à mettre en place un système de Suivi-Evaluation participatif. Il

en résulte ainsi que cesont les communautés à la base qui constituent les

bénéficiaires ultimes de ce processus derenforcement de capacité. C’est la raison

pour laquelle, le contenu de ce guide a été simplifié ; l’accentétant essentiellement

mis sur les aspects qui présentent un intérêt pratique pour la mise en place

dusystème SEP au niveau local. Bien évidemment les facilitateurs sont fortement

encouragés à l’enrichiren puisant dans leurs propres expériences ou à travers la

recherche documentaire.Par ailleurs, la conception du contenu de la formation et du

guide s’appuie sur deux postulats de base.Le premier est que les formateurs

sélectionnés disposent d’une bonne maîtrise des outils de rechercheparticipative

(MARP, Diagnostic Participatif) pour pouvoir adapter et/ou enrichir les outils

proposés. Ledeuxième postulat est que les formateurs ont une certaine expérience

dans l’animation pédagogique.Le document permet aux formateurs d’avoir des

éléments de base pour préparer le personnel desprojets concernés à accompagner

les communautés dans la mise en place d’un système SEP.Le document est

organisé de manière à donner des orientations (pédagogiques) sur la conduite

dessessions de formation et de contenu sur le processus de mise en oeuvre du

système SEP. Ainsi chaquesession est structurée autour de deux fiches.La première

fiche (appelée, par convention, fiche pédagogique) propose une démarche

pédagogiquepour l’animation de la session. Pour bien appliquer ces indications

pédagogiques il faut s’assurer quetoute la logistique nécessaire (y compris la

disponibilité des salles pour les travaux de groupe) est réunie.Les propositions

pédagogiques sont indicatives. Les facilitateurs peuvent les modifier pour les

adapterau contexte de chaque session. Ils peuvent également les remplacer par

d’autres techniques jugéesplus opportunes. Chaque session porte un numéro.La

deuxième fiche (appelée fiche de contenu) propose un résumé de contenu auquel

peut se référer lefacilitateur pour apporter des compléments d’information. Bien

évidemment, ces fiches n’ont pas laprétention d’être exhaustives. Il est donc

fortement recommandé aux facilitateurs de les enrichir à partirde leur propre

recherche et de la documentation complémentaire qui serait en leur possession.

SUIVI EVALUATION PARTICIPATIF (SEP) 2012 7

SESSION 1 INTRODUCTION A L’ATELIER FICHE PEDAGOGIQUE 1 PRINCIPES

ET PROTOCOLE PEDAGOGIQUE1. Objectifs de la session • Informer les

participants du contexte de l’atelier • Décliner l’identité des participants • Déterminer

les objectifs de l’atelier • Définir les principes de gestion de l’atelier • Définir les règles

de travail (contrat de groupe)2. Technique proposée : Interaction, brainstorming3.

Matériel et équipement nécessaires :Papier padex, tableau padex, marqueurs de

différentes couleurs, scotch mural, fiches cartonnées dedifférentes couleurs4. Durée

totale de la session : 60 mn5. Progression pédagogiqueIntroduction : présenter le

thème de la session et donner une durée indicative de chaque étapeou séquence •

Avant l’arrivée et l’installation des participants, le facilitateur doit vérifier l’état de

préparation de la salle, le dispositif pédagogique d’animation et les équipements

installés la veille. • La salle doit être disposée en U ou en quinconce selon l’espace

disponible. • Les tables doivent être mobiles pour l’organisation de travaux de

groupes. • L’ordre des interventions est précisé avant l’ouverture. Expression des

attentes : • Donner trois fiches cartonnées à chaque participant pour qu’il exprime ses

attentes vis-à-vis de l’atelier (ex : acquis à consolider, contraintes/difficultés à lever,

besoins à combler. • Puis, les fiches sont ramassées, analysées et classées par

catégorie. • Ces attentes sont analysées au regard des objectifs prédéfinis par les

organisateurs. • L’agenda de l’atelier est soumis aux participants, discuté et adopté. •

Le projet de contrat de groupe est présenté aux participants, amendé et validé (Fiche

de contenu 1a)6. Apport d’information par le facilitateurLe facilitateur présente

l’approche de l’apprentissage basé sur l’expérience qui va guider la

démarchepédagogique d’animation (Fiche de contenu 1b). La synthèse de la session

est faite8 SUIVI EVALUATION PARTICIPATIF (SEP) 2012

SESSION 1 INTRODUCTION A L’ATELIER FICHE DE CONTENU 1A1. Contrat de

groupe • Eteindre ou mettre les portables sous mode vibreur • Répondre aux appels

téléphoniques à l’extérieur de la salle • Solliciter la parole avant d’intervenir •

S’écouter mutuellement • Eviter de répéter ce que les autres ont dit • Rester concis

pour une gestion efficace du temps • Limiter les mouvements de sortie et d’entrée2.

Principe de l’atelier • Apprentissage basé sur l’expérience • Laisser s’exprimer

l’expertise des participants • Diversifier les interventions • Progresser ensemble dans

un cadre consensuel3. Organisation des séances de discussion • Echanges et

discussions sur des points saillants • Diversifier les techniques pédagogiques •

Production d’idées ou formation d’expériences à mettre sur fiche cartonnée • Plénière

pour présentation des résultats et analyse collective • Désignation d’un rapporteur par

jour4. Gestion des travaux de groupe • Réflexion individuelle basée sur l’expérience

vécue • Mise en commun • Mettre les idées retenues sur fiche cartonnée • Une idée

par fiche • Ecrire gros de préférence, en caractère d’imprimerie SUIVI EVALUATION

PARTICIPATIF (SEP) 2012 9

SESSION 1 INTRODUCTION A L’ATELIER FICHE DE CONTENU 1BEtape 1 :

Partage de l’expérience du participant ( ou d’une expérience similaire)Le facilitateur

peut utiliser différents outils ou techniques comme les études de cas, la simulation ou

lesjeux de rôles, les travaux de groupes, la projection d’un documentaire

pédagogique, le brainstormingdurant lequel les participants parlent de leurs

expériences, etc. Il faut toutefois souligner que quelquesoit la technique qui sera

utilisée par le facilitateur une préparation préalable est indispensable.Celle-ci peut

prendre beaucoup de temps. Par exemple si le facilitateur veut utiliser des études de

cas,il doit collecter les informations et les organiser bien avant la formation. Il peut

utiliser des études decas déjà préparés mais il doit lui-même bien les étudier pour

être en mesure de répondre aux questionsque les participants lui poseraient

éventuellement. S’il veut introduire un exercice de jeux de rôles, ildoit préparer à

l’avance son scénario avec une bonne définition des différents rôles, la définition

desprofils adaptés pour jouer les différents rôles, etc.Etape 2 : Réflexion,

conceptualisationAprès la présentation de l’expérience, le facilitateur amène les

participants à partager leurs réflexionssur cette expérience. Pour bien organiser les

discussions, le facilitateur prépare au préalable un certainnombre de questions clés ?

Par exemple : quelles sont les principales observations ? Comment lesexpliquent-

ils ? quelles sont les leçons ? etc. Toutes les idées sont notées au fur et à mesure sur

untableau ou dans des fiches à coller sur un panneau préalablement préparé.Etape 3

: Conclusions, généralisationC’est durant cette troisième étape que le facilitateur

établit le lien entre les analyses faites par lesparticipants et les concepts ou la théorie

qu’il veut introduire. Il profitera de ce moment pour introduiretoute autre idée ou

concept qui n’ont pas été évoqués par les participants. On se rendra compte

quel’essentiel des concepts que le facilitateur veut introduire dans cette session

auront été mentionnés parles participants. Cette étape constitue donc une occasion

pour le facilitateur pour montrer auxparticipants qu’ils ont déjà un vécu et une

expérience par rapport à ces concepts ; le rôle du facilitateurayant surtout été de les

appuyer afin qu’ils extériorisent ce savoir. En somme les aider à découvrir lesavoir

qui est caché en chacun d’entre eux. Cette approche a un autre avantage car elle

permet demettre en confiance le participant, car peu de place est donnée aux

exposés théoriques.10 SUIVI EVALUATION PARTICIPATIF (SEP) 2012

SESSION 1 INTRODUCTION A L’ATELIER FICHE DE CONTENU 1CApplicationLa

dernière étape est celle de l’application pratique de ces nouveaux concepts.

Généralement cetteapplication se fait après la formation lorsque le participant

retournera dans son environnement de travail.On voit donc toute l’importance de

l’évaluation de l’application de la formation. Cette évaluation estgénéralement

effectuée par la structure d’appartenance de la personne formée. Mais l’introduction

d’uneétape d’application pratique dans la formation permet aux participants de tester

certains conceptsintroduits. Expérience Application Réflexion Conclusion Générale


BREF APERCU SUR L’APPROCHE SESSION 2 PARTICIPATIVE FICHE

PEDAGOGIQUE 21. Objectifs de la session • S’assurer que tous les participants ont

une connaissance de base des principes, techniques, outils et conditions d’une

approche participative • Donner éventuellement des informations complémentaires

aux participants2. Technique proposée : • Projection de film sur les méthodes

participatives • Brainstorming ou autre technique3. Matériel et équipement : Matériel

de projection audio-visuelle, tableau et papier padex4. Durée de la session : 60

minutes5. Progression pédagogiqueIntroduction : Présenter le thème de la session et

donner une durée indicative de chaque étapeou séquence • Pour les participants •

Après la discussion sur la participation, faire remplir la grille sur l’effectivité de la

participation (fiche de contenu 2A) pour échanger • Avant la projection du film, le

facilitateur informe les participants qu’ils doivent prendre note sur les différentes

parties (les principes, les outils, les recommandations, etc.) • Projeter la première

partie du film sur les principes de la communication et l’introduction à la MARP •

Après la projection, ouvrir une discussion en plénière pour demander aux participants

de partager les points essentiels qu’ils ont retenus. Il faudra procéder par thème

abordé pour faciliter les discussions et l’organisation de l’information • Demander à

un des participants de noter sur le tableau padex les idées au fur et à mesure qu’elles

sont données • Lorsque la discussion portera sur les outils, demander aux

participants s’ils ont tous une bonne connaissance de ces outils et/ou s’ils en

connaissent d’autres (à noter sur le tableau) • A la fin de la discussion, le facilitateur

pourra indiquer des sources de documentation pour es participants qui ont besoin

d’un complément de formation. Pour cela, il serait utile, qu’il prépare avant l’atelier,

une petite documentation à distribuer. • Après la discussion sur la participation, faire

remplir la grille sur l’effectivité de la participation (fiche de contenu 2A) pour

échanger.6. Apport d’information par le facilitateurSi le facilitateur ne dispose pas de

film, il peut utiliser une autre technique pédagogique. Par exemple,il peut organiser

une session de brainstorming autour des questions clés suivantes : - Qu’est ce que la

participation ? - Quels sont ses principes fondamentaux ? - Quelles conditions sont

absolument nécessaires pour sa mise en oeuvre ?. - Quels sont les outils participatifs

que vous connaissez ? - Quelles sont les contraintes et difficultés liées à la mise en

oeuvre de la participation ? Nota : Cette session n’est pas destinée à faire une

formation détaillée sur la recherche participative ; la maîtrise des principes,

techniques et des outils de l’approche participative faisant normalement partie des

critères de sélection des formateurs. La session a donc pour but le rappel de ces

principes, techniques et outils.12 SUIVI EVALUATION PARTICIPATIF (SEP) 2012

BREF APERCU SUR L’APPROCHE SESSION 2 PARTICIPATIVE FICHE DE

CONTENU 2A SUR LA PARTICIPATIONQu’est ce que la participation ?La

participation renvoie à un processus actif dans lequel l’initiative est prise ou «co-

prise» par lapopulation, guidée par sa propre pensée et en utilisant des moyens et

processus sur lesquels elle n’aaucun contrôle effectif (Guèye,1999).Par conséquent

participer signifie prendre une part active et décisive dans les décisions concernant

cequi doit être fait, comment il est fait, le partage des bénéfices, le suivi et

l’évaluation.Sur l’effectivité de la participation dans les projets de

développementDifférents projets appliquent différemment les principes de la

participation. Certains associent fortementles populations au moment de

l’identification des problèmes et de la planification des actions, maisretournent

rapidement dans leurs anciennes pratiques au moment de la mise en

oeuvre.D’autres projets définissent leurs priorités et choisissent les actions sans la

participation des populationset essaient de se « rattraper » en donnant quelques

responsabilités aux bénéficiaires.D’autres encore se limitent à l’implication des

populations dans la phase de suivi et l’évaluation.Bien évidemment aucune de ces

trois situations n’est à encourager car la participation des bénéficiairesdoit être

continue à toutes les étapes du cycle de vie d’un programme.Question : Comment

appréciez-vous l’effectivité de la participation dans votre projet ? Facteurs internes au

Contraintes et limites projet favorisant la internes au projet et Faible Moyenne Elevée

participation des limitant la participation populations des populations Planification

Mise en oeuvre Suivi-évaluation SUIVI EVALUATION PARTICIPATIF (SEP) 2012 13

BREF APERCU SUR L’APPROCHE SESSION 2 PARTICIPATIVE FICHE DE

CONTENU 2BConditions de la participationPour qu’il y ait participation effective, les

trois conditions suivantes doivent être simultanément remplies: 1. Tous les groupes

en particulier ceux dits vulnérables doivent être présents 2. Cette participation ne doit

pas se limiter à une présence physique au moment où les décisions sont prises ; elle

doit plutôt se traduire par une influence effective sur les décisions et sur le contrôle

de leur mise en oeuvre 3. Elle ne doit pas se limiter à une étape donnée du cycle du

projet mais doit être effective à toutes les étapes.Quelques principes à respecter ? •

L’adoption d’une approche interdisciplinaire pour une meilleure prise en compte de la

diversité des situations et des perspectives dans l’analyse des situations locales.

Mais l’interdisciplinarité suppose l’intégration dans l’équipe de personnes ressources

issues de la communauté. • La valorisation du savoir et des capacités locales dans

l’analyse des problèmes et le choix des solutions. La mise en place du SEP offre une

bonne opportunité de mise en application de ce principe car les bénéficiaires

deviennent les principaux acteurs du système tandis que l’animateur joue plutôt le

rôle de facilitateur. • L’adoption d’une démarche itérative, ce qui permet de mieux

articuler la réflexion et l’action et d’appliquer immédiatement sur le terrain les idées

générées par la réflexion collective et la recherche action. • L’adoption par les agents

des projets d’attitudes et de comportements qui reconnaissent la position centrale

des populations dans le processus d’analyse, de planification, de mise en oeuvre et

suivi et évaluation, et être disposés à entrer dans une relation de partenariat et

d’apprentissage mutuel avec les populations. • L’accent à mettre sur les outils de

visualisation qui facilitent la communication et la participation de tout le monde y

compris ceux qui ne peuvent pas lire et écrire.14 SUIVI EVALUATION

PARTICIPATIF (SEP) 2012

INTRODUCTION AU SESSION 3 SUIVI-EVALUATION PARTICIPATIF FICHE

PEDAGOGIQUE 31. Objectifs de la session • Définir les notions de suivi, évaluation

et suivi-évaluation participatif • Identifier les principales caractéristiques du suivi-

évaluation participatif • Analyser les différences entre le SEP et le suivi-évaluation

conventionnel2. Technique proposée : Travaux de groupes3. Matériel et équipement

nécessaires : papier Kraft, marqueurs en nombre suffisant,fiches de différentes

couleurs4. Durée de la session : 70 minutes5. Progression

pédagogiqueIntroduction :Présenter le thème de la session et donner une durée

indicative de chaque étape ou séquence • Constituer des groupes de 5 à 7

personnes • Donner à chaque groupe 5 fiches de même couleur • Poser la question

focale suivante : «Quelles sont les principales caractéristiques du suivi- évaluation

participatif ?» • Donner 10 minutes aux groupes pour identifier les principales

caractéristiques du suivi et de l’évaluation participatifs • Préparer un espace (papier

kraft collé sur le mur, tableaux, etc.). • Demander aux rapporteurs des différents

groupes de présenter les résultats de leur réflexion • Procéder au classement des

fiches en regroupant celles se rapportant à la même idée pour avoir des nuages

d’idées forces (demander à un participant de faire ce classement) • Tirer une

synthèse sur les principales caractéristiques du suivi et évaluation participatifs •

Amener les participants à identifier les similitudes et les différences dans les

définitions et à proposer une définition de synthèse (5 minutes). • La définition

retenue est transcrite sur papier padex et affichée dans la salle6. Apport

d’informations complémentaires du facilitateurLe facilitateur peut, au besoin, apporter

un complément d’information, mais si les définitions proposéesprennent en compte

l’essentiel des éléments contenus dans la Fiche de contenu N° 3, il est

recommandéqu’il mette l’accent sur la qualité des définitions proposées SUIVI


INTRODUCTION AU SESSION 3 SUIVI-EVALUATION PARTICIPATIF FICHE DE

CONTENU 3A INTRODUCTION AU SEP : DEFINITION DE CONCEPTSIntroduction

au SEP : Définition de conceptsLes Concepts de base (quelques définitions tirées de

la formation)Le Suivi : • Examen exhaustif et régulier de ressources, réalisations et

résultats de l’intervention. Démarche consistant à s’assurer que les activités

planifiées ont été réalisées, • Processus systématique et continu de collecte

d’informations sur un programme ou une activité pour observer les changements

intervenus et proposer des mesures pour guider les décisions à prendreL’Evaluation :

• Jugement ponctuel sur les processus de programme, • Appréciation du niveau

d’atteinte des résultats en fin de projet, • Jugement sur la valeur d’une intervention

par référence à des critères et normes, • Réflexion autour de l’adéquation entre

actions menées et objectifs de départ • Action de porter un jugement tel que le degré

d’atteinte des objectifs (efficacité) d’un programme ou d’une activité, la comparaison

entre les résultats et les coûts (efficience), ou les changements durables produits

(impact). L’objectif de départ peut être formatif pour aider le programme à améliorer

ses performances. Par contre d’autres évaluations peuvent conduire à prendre des

décisions plus radicales : continuer ou arrêter (évaluation sommative)Le suivi-

évaluation Participatif • Processus continu et régulier qui implique activement les

parties prenantes dans toutes les étapes de collecte, d’analyse et d’utilisation de

l’information sur une intervention en vue d’en apprécier les processus et les résultats

et de formuler des recommandations (renseigner sur la prise des décisions). • C’est

un processus d’accompagnement de l’exécution d’un projet/programme de

développement par les communautés de base et les parties prenantes qui renforce

l’appropriation, la responsabilité mutuelle, la transparence et la connaissance des

interrelations entre les résultats, les facteurs de mise en oeuvre et l’environnement.

Différences entre suivi-évaluation conventionnel et SEP SUIVI-EVALUATION SUIVI-

EVALUATION CONVENTIONNEL (SEC) PARTICIPATIF (SEP) Généralement les

projets Les bénéficiaires avec les agents des projets Qui conçoit le système ? ou

programmes ou du programme et les autres acteurs Indicateurs souvent choisis Plus

souvent des critères que des Quand sélectionner les indicateurs ? audépart du projet

et indicateurs et qui sont revus au restent généralement fixes fur et à mesure

Généralement les agents Les populations participent Qui analyse l’information ? du

projet activement à l’analyse Quels types d’informations ? Essentiellement

quantitatives Rôle central de l’analyse qualitative Prise en compte des différentes La

diversité des points de vue est Faible, uniformisation perspectives mise en exergue

Faible, indicateurs et outils Degré de flexibilité Processus itératif de collecte

standardisés Source : Guèye, B16 SUIVI EVALUATION PARTICIPATIF (SEP) 2012

INTRODUCTION AU SESSION 3 SUIVI-EVALUATION PARTICIPATIF FICHE DE

CONTENU 3B INTRODUCTION AU SEP : DEFINITION DE CONCEPTSImportance

du SEP • Le SEP contribue à l’amélioration de la transparence dans la gestion des

programmes appuyés grâce au contrôle direct et continu effectué par les

bénéficiaires sur les décisions prises concernant l’allocation des ressources et la

définition des priorités. • Parallèlement, il contribue à créer le réflexe de rendre

compte et le sentiment de responsabilité envers les bénéficiaires • Il renforce la

pertinence des programmes et la performance des actions initiées grâce à une plus

forte participation des populations dans la définition des priorités et dans le suivi de

leur mise en oeuvre. • Il renforce, chez les bénéficiaires le sentiment d’appropriation

des actions initiées ; ce qui peut stimuler leur plus grande participation. • Grâce à

l’amélioration de la transparence dans les décisions, la confiance entre bénéficiaires

et agents chargés de mettre en oeuvre les programmes est renforcée • Il renforce les

capacités de négociation, de planification et d’organisation des populations.La mise

en oeuvre effective du SEP permet d’améliorer considérablement la performance

desprogrammes et la création d’impacts plus durables. SUIVI EVALUATION


IMPORTANCE DU SEP POUR SESSION 4 LES PROJETS FIDA FICHE

PEDAGOGIQUE 41. Objectifs de la sessionMontrer l’importance du Suivi-Evaluation

Participatif pour les projets FIDA2. Technique proposée : travaux de groupes,

plénières3. Matériel et équipement nécessaires :papier et tableau padex, scotch,

marqueurs, vidéo-projecteur, ordinateurs portables, salle bienéclairée, salles de

travaux de groupes4. Durée de la session : 90 mn5. Progression

pédagogiqueIntroduction : Présenter le thème de la session et donner une durée

indicative de chaque étapeou séquence • Le facilitateur introduit les travaux de

groupes : • Diviser les participants en 2 groupes ; • Présenter la question focale ci-

dessous à laquelle les participants doivent apporter une réponse: «Quelles

améliorations l’adoption du SEP pourrait-elle apporter au système de suivi-évaluation

actuelle ment mis en oeuvre par les projets FIDA»? • Accorder 40 min aux groupes •

Demander aux différents groupes de présenter les résultats de leurs réflexions ; •

Ouvrir les discussions en demandant aux intervenants de mettre l’accent sur les

contributions qui peuvent enrichir les propositions des groupes6. Apport d’information

par le facilitateurLe facilitateur tire les principales leçons en s’inspirant de la Fiche de

contenu N° 4.18 SUIVI EVALUATION PARTICIPATIF (SEP) 2012

IMPORTANCE DU SEP POUR SESSION 4 LES PROJETS FIDA FICHE DE

CONTENU 41. ObjectifsLe SEP contribue à satisfaire les besoins relatifs aux

fonctions essentielles dans la vie d’un projet : • une bonne planification des activités, •

un suivi des résultats et, • une mesure de l’impact du projet.Ces trois fonctions

structurent l’architecture du système : • La planification • Le suivi des résultats • La

mesure de l’impactLa mise en oeuvre de ces fonctions facilite la supervision,

l’évaluation à mi-parcours et l’évaluation finaledu projet.2. Cas pratiques du

PROMERPourquoi donc un Système de Suivi Evaluation Participatif (SEP) ?L’objectif

de l’approche participative dans un système de suivi-évaluation est de garantir : •

L’appropriation des résultats par l’ensemble des acteurs du projet, et particulièrement

les bénéficiaires directs pour donner plus d’effets et d’impacts • Impliquer ces acteurs

(les MPER, prestataires de services non financiers d’appui, les partenaires

privilégiés) autant que les autres acteurs dans la collecte et l’analyse des résultats. •

Faciliter l’interaction, le développement de la synergie et de la cohérence dans la

mise en oeuvre des activités de l’ensemble du programme du FIDA. Elle tiendra donc

compte des niveaux acteurs, projets et programme FIDA au Sénégal. • Prendre en

compte la spécificité des résultats et de leurs indicateurs pour les différentes

catégories d’acteurs • Permettre aux bénéficiaires directs de générer et de participer

à la collecte des données et informations sur l’avancement du projet et la réalisation

des résultats.La mise en oeuvre de l’approche participative dans le système de suivi-

évaluationAu regard du besoin de collecte des données relatives aux indicateurs, les

acteurs du système peuventêtre classés en deux grands groupes ci-après : • les

analphabètes (la majorité des responsables de MER, les porteurs d’initiatives

individuelles); • les alphabétisés (les autres acteurs)Le système de collecte doit donc

être adapté à la situation spécifique des acteurs, voire différencié entenant compte de

la cible analphabète, notamment au niveau des MPER, sans altérer la qualité

desdonnées.Il est donc important que des supports de collecte des données

appropriées soient mis à la dispositiondes bénéficiaires analphabètes pour leur

permettre de suivre et d’évaluer leurs activités et résultats.Ce système, quelle que

soit sa simplicité, est à soutenir par un processus de renforcement de capacitésdans

la collecte et l’analyse des résultats. Ce processus de renforcement de capacités

sera continu etitératif afin de mieux s’adapter au système de suivi évaluation. SUIVI



CONTENU 4Les principaux acteurs du SSE aux échelles Antenne et Locale.A

l’échelle antenneDeux acteurs du SSE sont présents à cette échelle : les

organisations professionnelles et les chambresconsulaires.L’antenne représente

l’UGP et, à ce titre, constitue un niveau de pilotage opérationnel du projet.Pour ce

faire, elle est fortement impliquée dans la conception et la mise en oeuvre du SSE à

travers : • la validation des supports et méthodes du SSE ; • la collecte, la

consolidation des données du SSE ; • l’exploitation des produits du SSE pour le

pilotage (Tableaux de bord) ; • la transmission des données au niveau de l’UGP ; •

l’appui aux acteurs du SSE à l’échelle de l’antenne.Ce sont les mêmes activités qui

seront exécutées par le SAFIR pour ce qui concerne la composante B.Les OP et

Chambres consulairesLes organisations professionnelles (OP) et les chambres

consulaires dont les MPER sont membres,fourniront les données sur les appuis reçus

et fournis aux MPER dans le cadre du projet.A l’échelle localeA cette échelle, deux

acteurs principaux sont présents, les prestataires d’appui et les MPER qui sontles

principales cibles du projetLes prestataires d’appuiDeux catégories de prestataires

sont présentes dans le projet : les prestataires en information etsensibilisation (PIS),

les prestataires de services non financiers, généralistes ou spécialisés.Ces

prestataires de services aux MPER sont impliqués dans la collecte, l’analyse et

l’exploitation desdonnées relatives aux services qu’ils fournissent aux MPER ; ces

données sont ensuite transmises viales antennes au responsable suivi-évaluation de

l’UGP.Les MPER (micro, et petites entreprises), AGR et PIE en milieu rural,Ces

MPER expriment leurs besoins en appui qu’elles reçoivent des différents prestataires

d’appui etdes IMF ; elles fournissent les données relatives à ces appuis par le biais

de ces différents prestataires.A ce niveau, la nature des bénéficiaires (entreprise)

rend fondamentaux la collecte, le traitement etl’exploitation des données aux fins

d’une meilleure gestion afin de maximiser les bénéfices.Le cadre logiqueLe cadre

logique constitue la principale source pour les indicateurs du système de suivi-

évaluation. Ilaide à définir plus clairement les objectifs du projet, et à déterminer les

liens de causalité escomptés -la « logique du programme » - entre les divers

éléments de la chaîne des évènements devant conduireà l’obtention des résultats :

Apports des ressources, modalités de mise en oeuvre, produits, résultats etimpact.20

SUIVI EVALUATION PARTICIPATIF (SEP) 2012


CONTENU 4Dans ce cadre logique, les indicateurs objectivement vérifiables sont les

principaux outils de suivi duprogrès réalisés dans le sens de l’accomplissement des

objectifs. La hiérarchie des indicateurs suitcelle des objectifs : quelques indicateurs

permettent de mesurer les résultats atteints par le projet et leseffets prévus, pendant

que d’autres indicateurs s’intéressent à la mesure des objectifs spécifiques.Les

mécanismes de suivi précisent les sources de données et les systèmes de

publication qui serontutilisés pour vérifier l’état de chaque indicateur. Ils doivent

montrer ce qui est accompli en termesd’intrants, de résultats, des objectifs

spécifiques et de l’objectif global. Les mécanismes de suivi et lesystème d’information

doivent fournir la preuve que les objectifs ont été atteints.Le cadre directeur pour un

système de gestion des résultats et de l’impact (SYGRI) fait obligation auxsystèmes

de suivi-évaluation des projets financés par le FIDA de renseigner un certain

nombred’indicateurs clefs ; ceux-ci ne sont cependant pas exclusifs, une gamme plus

large d’indicateurs (IOVdu cadre logique) continue d’être renseignée par les SSE,

gamme dans laquelle, les indicateurs derésultats de premier, second niveau et

d’impact du SYGRI prennent une place importante.Le rapport d’identification

présente le cadre logique avec les indicateurs par niveau d’objectifs (Objectifgénéral,

objectifs spécifiques) mais également les indicateurs de résultat par composante.


SESSION 5 LES ETAPES DU PROCESSUS SEP FICHE PEDAGOGIQUE 51.

Objectifs de la sessionIdentifier les principales étapes à suivre pour mettre en place

un système de SEP axé sur les résultats.2. Technique proposée : travaux de

groupes, jeux de rôles, plénière3. Matériel et équipement nécessaires: Papier et

tableau padex, scotch, markers, video-projecteur,ordinateurs portables, salle bien

éclairée, salles de travaux de groupes4. Durée de la session : 90min5. Progression

pédagogique Introduction Présenter le thème de la session et donner une durée

indicative de chaque étape ou séquence • Diviser les participants en groupes de 5 à

6 personnes, tout en veillant à faire tourner la composition des groupes de sorte à

éviter d’avoir tout le temps les mêmes personnes dans les mêmes groupes • Donner

à chaque groupe un jeu de 10 fiches • Expliquer aux groupes qu’ils auront à identifier

les principales étapes qui, selon eux, doivent être suivies pour mettre en place un

système de suivi-évaluation participatif. Ils disposent d’un maximum de 10 fiches. Le

nombre d’étapes ne doit pas dépasser 10 mais peut être inférieur à 10. • Ils disposent

de 15 minutes pour discuter et identifier les principales étapes du SEP • Préparer un

espace (papier kraft collé sur le mur, tableaux ZOPP, etc.). • Au terme du temps

imparti, demander aux rapporteurs des différents groupes de présenter les fiches sur

les étapes du SEP • Choisir un participant volontaire pour procéder au classement

des fiches en regroupant celles se rapportant à la même étape pour avoir des nuages

d’idées forces • Ouvrir une discussion pour permettre aux participants de tirer une

synthèse sur les principales étapes • Les principales étapes sont transcrites sur un

papier Padex6. Apport d’information par le facilitateurA ce stade, le facilitateur peut

au besoin apporter un complément d’information. Sur la base de la Fichede contenu

N° 5, il doit voir s’il y a des étapes clés manquantes. Le cas échéant, il peut encore

susciterune réflexion par les participants pour les amener à identifier l’étape ou les

étapes manquantes.22 SUIVI EVALUATION PARTICIPATIF (SEP) 2012

SESSION 5 LES ETAPES DU PROCESSUS SEP FICHE DE CONTENU 5 LES

ETAPES DU PROCESSUS SEP 1 Décider de mettre en place le système 2 Mettre

en œuvre les 7 Identifier actions de changement les acteurs GESTION ET

CONSOLIDATION Définir les Attentes et objectifs 3 DU SYSTÈME SEP Collecter et

6 analyser les données Identifier les Critères et indicateurs 4 5 Choisir les méthodes

et outils de collecte des informations Bara Guèye : Introduction au suivi-évaluation

participatif SUIVI EVALUATION PARTICIPATIF (SEP) 2012 23

MISE EN PLACE D’UN SESSION 6 SYSTEME DE SEP FICHE PEDAGOGIQUE 61.

Objectifs de la session • Donner aux participants des informations, suggestions

relatives à la mise en place d’un SEP • Partager des outils d’analyse dans le

processus de mise en place d’un système de suivi évaluation • Donner

éventuellement des orientations méthodologiques complémentaires aux

participants2. Technique proposée : brainstorming3. Matériel et équipement

nécessaires : fiches, papier et tableaux padex, markers, scotch,4. Durée de la

session : 60 mn5. Progression pédagogiqueIntroduction : Présenter le thème de la

session et donner une durée indicative de chaque étapeou séquence • Organiser un

brainstorming à partir des questions focales suivantes : Dans le contexte spécifique

de votre projet ou organisation, quels sont les raisons ou facteurs qui ont motivé la

décision de mettre en place un système SEP ? Quelles sont les contraintes et

opportunités à la mise en place du SEP dans vos projets • Les réponses sont notées

sur fiches cartonnées puis organisées et discutées • Puis, le facilitateur présente la

fiche de contenu N° 7 • Il demande aux représentants des différents projets

participant à l’atelier de remplir la fiche aide- mémoire 7 (si un projet est représenté

par plusieurs personnes, elles constituent un groupe). • A la fin de cet exercice, les

groupes présentent leurs résultats. • Ces résultats sont discutés6. Apport

d’information par le facilitateurA la fin des discussions, le facilitateur invite les

participants à faire des suggestions et à tirer desconclusions en se référant à la Fiche

de contenu N° 6.24 SUIVI EVALUATION PARTICIPATIF (SEP) 2012

MISE EN PLACE D’UN SESSION 6 SYSTEME DE SEP FICHE DE CONTINU 6

Etape 1 : DECIDER DE METTRE EN PLACE LE SYSTEME DE SUIVI FICHE

D’ANALYSE DES CONDITIONS DU SEP DANS LES PROJETS FIDAQuelles

conditions/préalables Facteurs Facteurs En fonction de lainstitutionnelles nécessaires

pour la mise favorables défavorables réponse, quellesen oeuvre réussie du SEP ?

mesures faut-il prendre ?Le SEP est perçu comme un besoinorganisationnel par le

projetAu sein du projet FIDA concerné, il existe unsystème décentralisé de décisions

quipermettra une prise en compte des résultatsissus de l’application du SEP par

lescommunautésTous les membres du projet ont uneperception claire des

changements d’attitudesqu’implique le SEP et sont prêts à ceschangementsLa

participation est perçue comme unprocessus démocratique et non extractifUne bonne

identification des groupes qui ontle plus besoin du système a été faiteIl existe un

contexte institutionnel qui facilite laparticipation communautaireIl existe de bons

facilitateurs au sein du projet,qui peuvent accompagner les communautésExistence

dans la communauté de personnes(animateurs, facilitateurs communautaires)

quipourront à terme assurer l’animation duprocessus SUIVI EVALUATION


IDENTIFICATION DES ACTEURS SESSION 7 ET ANALYSE DE LEURS BESOINS

FICHE PEDAGOGIQUE 71. Objectifs de la session • Doter les participants des outils

et des aptitudes nécessaires pour l’identification des acteurs2. Technique proposée :

jeu de rôles, brainstorming, exposé, travaux de groupe,3. Matériel et équipement

nécessaires : papier Kraft, markers en nombre suffisant, fiches dedifférentes

couleurs4. Durée de la session : 90mn5. Progression pédagogiqueIntroduction :

Présenter le thème de la session et donner une durée indicative de chaque étapeou

séquence • Diviser les participants en groupes de 5 à 6 personnes, tout en veillant à

faire tourner la composition des groupes de sorte à éviter d’avoir tout le temps les

mêmes personnes dans les mêmes groupes • Donner à chaque groupe un jeu de 10

fiches • Choisir 2 à 3 projets FIDA dont les représentants à la formation joueront le

rôle de personnes ressources. Il est recommandé de choisir (si possible) des projets

intervenant dans des secteurs différents ou ayant des composantes différentes. •

Répartir équitablement le reste du groupe entre les projets choisis (travaux de

groupe) • L’exercice consiste à identifier les acteurs clés qui affectent ou sont affectés

par le projet : La question focale « quels sont les différents acteurs qui sont affectés

par le projet ou qui ont une influence directe ou indirecte sur son fonctionnement ? »

(brainstorming) • Donner 10 minutes pour établir la liste des acteurs • A ce stade, le

facilitateur introduit la grille d’analyse des acteurs (voir Fiche de contenu N°7) • Après

la présentation de l’outil, il est demandé aux groupes de poursuivre l’exercice en

remplissant la grille sur la base de la liste des acteurs identifiés. Durée : 20 minutes •

Au terme du temps imparti, demander à chaque rapporteur de groupe de présenter

les résultats de son groupe • Ouvrir une discussion sur les différentes présentations.

Durée : les 50 mn restantes. • Le facilitateur donne des recommandations conseils

sur comment utiliser et valoriser la grille dans le cadre de leur travail6. Apport

d’information par le facilitateur :En se basant sur la fiche de contenu N° 7, le

facilitateur précise qu’il existe d’autres outils d’analysedes acteurs. Il peut ainsi

demander aux participants de proposer éventuellement des outils. Ces

dernierspeuvent être listés sur un papier padex. Le facilitateur peut demander à ceux

qui font des propositionsde préparer des fiches synthétiques de présentation de la

démarche d’application de ces outils.Ces fiches pourront être améliorées ou non et

distribuées aux participantsLe facilitateur peut aussi présenter la grille intérêt-pouvoir

en précisant qu’elle est complémentaire dela grille d’analyse des acteurs présentée.

En général, la grille intérêt-pouvoir est appliquée en premierpour classer les acteurs

en fonction de leur intérêt et pouvoir. La grille d’analyse des acteurs pourraensuite

être appliquée pour mieux comprendre la nature de ces intérêts et pouvoirs.26 SUIVI

EVALUATION PARTICIPATIF (SEP) 2012


FICHE DE CONTENU 7 Etape 2 : IDENTIFICATION ET ANALYSE DES

ACTEURSQui sont les acteurs ?Les acteurs sont ceux qui affectent ou sont affectés

par le projet ou le programme sur lequel porte lesuivi-évaluation

participatif.L’identification et l’analyse des acteurs sont une étape importante dans la

mise en place du systèmeSEP.Le SEP est mis en place pour répondre aux

préoccupations de ces acteurs, en particulier ceux qui sontdirectement affectés par

l’intervention du projet ou programme (bénéficiaires directs et indirects,).Certains

acteurs sont plus visibles du fait des positions et rôles qu’ils occupent dans la

communauté oudans le projet. Mais, il existe également des acteurs moins visibles,

appartenant généralement auxgroupes dits vulnérables et qui sont les plus affectés

par les activités mises en oeuvre. Ces groupes,qui constituent les bénéficiaires

primaires du projet, doivent jouer un rôle central dans la conception etla gestion du

système de SEP.Il est donc important d’avoir une approche et des outils appropriés

pour les identifier et analyser leursintérêts et les attentes qu’ils nourrissent par

rapport au projet, le type d’influence qu’ils peuvent exercersur les activités du projet,

et les modalités à mettre en place.Comment conduire l’analyse des acteurs ?

Plusieurs outils existent à cet effet. Parmi ceux-ci, on peut mentionner : • La grille

Intérêt pouvoirElle permet de faire une cartographie simple des acteurs en prenant en

compte l’intérêt que chacund’eux peut avoir pour le système SEP à mettre en place,

ainsi que les influences (positives ou négatives)qu’il peut exercer sur le système.

Pour l’appliquer, il s’agit dans un premier temps d’identifier tous lesacteurs du projet

et de procéder, dans un deuxième temps, à une typologie en plaçant chaque

acteurdans une des 4 cases de la grille, correspondant à son intérêt et l’importance

de son influence. Bienévidemment, il faudra, au fur et à mesure, donner les raisons

qui justifient un tel classement. A la fin duclassement, il s’agira de réfléchir sur les

actions à mener à l’endroit de chacune des 4 catégoriesd’acteurs identifiés pour la

réussite du système de SEP à mettre en place. • La grille d’analyse des acteursElle

permet d’identifier les différents acteurs, leur intérêt pour le système, l’influence qu’ils

peuvent avoirsur le système, et les actions à prendre pour améliorer leur

participation. Comme on le voit, cette grillepermet de produire les mêmes types

d’informations que ceux générés par la grille intérêt-pouvoir, laseule différenceétant

que la première permet une classification des acteurs.Les deux grilles se complètent

également dans la mesure où la grille d’analyse des acteurs peut êtreutilisée comme

support pour organiser l’information générée par la réflexion qui

accompagnel’élaboration de la grille intérêt-pouvoir. Mais, pour des besoins de

simplicité, on peut également selimiter à l’une des grilles. Car il ne faut pas perdre de

vue le fait que ce processus est avant tout destinéaux populations locales et qu’il

faut, par conséquent, éviter d’utiliser une batterie d’outils qui rendent leprocessus

plus complexe. SUIVI EVALUATION PARTICIPATIF (SEP) 2012 27


FICHE DE CONTENU 7 GRILLE INTERET-POUVOIR ÉLEVÉ Des acteurs

importants!! Les maintenir informés du Tout faire pour maintenir ce déroulement du

programme groupe dans le processus POUVOIR Personnes ou groupes vivant dans

la communauté mais pas Généralement les bénéficiaires clés. directement touchés

par le Renforcer leur niveau programme. S’ils sont des d’information et de formation.

bénéficiaires potentiels, il faut, si Besoin de capacité de possible, les associer à

certaines négociation. actions pour les préparer Faible INTERET Faible ÉLEVÉ Grille

d’analyse des acteurs Quelles influences Quelles influences Comment Quel est

l’intérêt positives ce négatives ce renforcer Acteurs du SEP pour ce groupe groupe

peut-il la participation groupe d’acteur ? peut-il avoir sur le avoir sur le de ce groupe

système SEP ? système SEP ? d’acteurs28 SUIVI EVALUATION PARTICIPATIF

(SEP) 2012

SESSION 8 DEFINITION DES OBJECTIFS DU SEP FICHE PEDAGOGIQUE 81.

Objectifs de la sessionAméliorer la connaissance du SEP des participants pour qu’ils

soient mieux aptes à aider les populationsà identifier les objectifs du SEP2.

Technique proposée : Etude de cas, jeux de rôles3. Matériel et équipement

nécessaires : papier Kraft, marqueurs en nombre suffisant, fiches dedifférentes

couleurs4. Durée de la session : 90 mn5. Progression pédagogiqueIntroduction :

Présenter le thème de la session et donner une durée indicative de chaque étapeou

séquence • Choisir 2 projets FIDA dont les représentants à la formation vont simuler

le rôle des bénéficiaires directs. Il est recommandé de choisir (si possible) des projets

intervenant dans des secteurs différents ou ayant des composantes différentes. •

Former autant de groupes que de projets choisis si le nombre de participant le

permet. • Expliquer que l’exercice consiste à se mettre à la place des bénéficiaires

pour identifier les objectifs de suivi évaluation dans le projet choisi. Les autres

membres du groupe doivent veiller à une formulation claire de l’objectif. Poser la

question focale suivante « Que cherche-on à savoir ou suivre à travers notre système

de suivi-évaluation participatif ? » • Demander à chaque groupe de formuler deux (2)

objectifs au maximum • Donner à chaque groupe un papier padex pour inscrire les

objectifs • Au terme du temps imparti, demander à chaque rapporteur de groupe de

présenter les objectifs retenus pour le projet FIDA qu’il représente • Ouvrir une

discussion sur les différentes présentations. Questions focales pour orienter les

discussions : - Est-ce que les objectifs sont bien formulés ? - S’agit-il effectivement

d’objectifs de SEP ? - Si non, quelles autres reformulations proposer ?6. Apport

d’information par le facilitateur : En s’inspirant de la Fiche de contenu N° 8 le

facilitateurapporte toute information complémentaire nécessaire sur la formulation

des objectifs. SUIVI EVALUATION PARTICIPATIF (SEP) 2012 29

SESSION 8 DEFINITION DES OBJECTIFS DU SEP FICHE DE CONTENU 8 Etape

3 : DEFINITION DES OBJECTIFS DU SYSTEME SEP A METTRE EN PLACEDéfinir

l’objectif de suivi.Pour simplifier, l’objectif du SEP précise ce que les principaux

bénéficiaires veulent suivre et évaluer.Qui définit les objectifs de SEP ?Dans le cadre

du SEP, les objectifs sont ceux des principaux bénéficiaires. Le rôle du projet est

d’aiderces derniers à identifier les objectifs qu’ils veulent assigner à leur système

SEP. Le facilitateur doits’appuyer sur l’analyse des acteurs précédemment menée

pour identifier l’ensemble des personnes ougroupes qui doivent participer à

l’identification des objectifs. Quelques règles • Puisqu’il s’agit d’un système SEP

destiné principalement aux communautés, il faut éviter d’être dogmatique dans la

manière dont les objectifs sont formulés. • Il s’agit plutôt d’amener les populations à

présenter clairement leur idée (objectif), peu importe la formule qu’elles utilisent. Par

exemple, les populations peuvent formuler leurs objectifs de SEP ainsi: - nous

voulons savoir si les femmes participent effectivement aux réunions de notre

groupement; - nous voulons voir si les décisions prises concernant la gestion des

ressources financières allouées au projet sont transparentes, - nous voulons voir si la

qualité des services fournis par le projet répond effectivement à nos attentes. • Veiller

à ce que les populations ne choisissent pas beaucoup d’objectifs de SEP. Plus il y a

d’objectifs, plus il y’aura d’indicateurs à suivre. Cela rend le système plus complexe et

plus difficile à gérer. • Quand on démarre le SEP pour la première fois, il faut se

contenter d’un ou de deux objectifs simples; et au fur et à mesure que les populations

maîtrisent le système, de nouveaux objectifs peuvent être ajoutés. • Par exemple,

étant donné la situation actuelle du projet est-ce le suivi de la qualité de service qui

est le plus important? Ou alors le SEP de la participation des différents acteurs? Ou

encore le SEP de l’atteinte des objectifs du projet?30 SUIVI EVALUATION


SESSION 9 CHOIX DES INDICATEURS DE SEP FICHE PEDAGOGIQUE 91.

Objectifs de la session • Permettre aux participants de comprendre ce qu’est un

indicateur de suivi-évaluation • Définir les principales caractéristiques de l’indicateur •

Décrire le processus de définition participative des indicateurs avec les groupes

cibles2. Technique proposée : Brainstorming, Travaux de groupes3. Matériel et

équipement nécessaires : Padex, papier Padex, marqueurs, fiches, vidéo

projecteur,ordinateur4. Durée totale de la session : 90 minutes5. Progression


indicative de chaque étapeou séquence • Demander aux participants de se mettre en

paire. • Donner 3 fiches à chaque groupe et leur demander de mettre sur chaque

fiche un mot clé que décrit l’indicateur. • En plénière demander à chaque groupe de

désigner un rapporteur pour présenter leurs résultats. • Les fiches sont affichées au

fur et à mesure sur un panneau ou sur une large feuille de papier Kraft. • Le

facilitateur demande à un participant de regrouper les fiches en grappes homogènes ;

chaque grappe correspondra à un mot clé ou une idée force. • La liste des mots clés

est transcrite sur un papier padex. • En se basant sur la Fiche de contenu N° 9, le

facilitateur complète au besoin les résultats produits.Après cela le facilitateur

demande de reconstituer les groupes de travail autour des objectifs SEP définisdans

la session précédente (session 8). • Demander aux groupes de définir des indicateurs

en relation avec les objectifs définis 9. Demander aux groupes de présenter leurs

résultats. • Demander aux participants de discuter les résultats : question pour guider

la discussion : les indicateurs sont-ils clairement définis ? • Noter les différents

commentaires sur papier. • Ensuite demander en plénière : quelles sont les

caractéristiques communes aux différents critères définis? • Les réponses sont

notées sur papier padex.6. Apport d’information par le facilitateurLe facilitateur tire

une conclusion sur les principales caractéristiques de l’indicateur SUIVI


SESSION 9 CHOIX DES INDICATEURS DU SEP FICHE DE CONTENU 9 Etape 4 :

CHOIX DES INDICATEURS DE SUIVIQu’est ce qu’un indicateur ? • Un révélateur, •

Un marqueur, • Une unité de mesure, • Un descripteur, • Un simplificateur d’une

réalité plus complexeA quoi sert-il ?A mesurer les progrès réalisés au cours d’un

intervalle de temps donné par rapport à un objectif de suivipréalablement défini. Etant

donné que chaque indicateur ne renseigne que sur une partie de l’objectifà suivre, il

faudra naturellement plusieurs indicateurs pour chaque objectif. Par exemple, si on

veut voirsi les membres d’un groupement participent régulièrement aux réunions, il

faudra identifier différentsindicateurs.Quels sont les types d’indicateurs Les

indicateurs de ressources : concernent le budget alloué à chaque niveau de

l’intervention, les ressources humaines mobilisées, etc. La mesure de ces indicateurs

nous renseigne sur l’efficience de l’intervention du projet. Exemple : • Subventions •

Budget annuel • emprunts • Main d’œuvre • Dépenses d’intrants • Etc. Les indicateurs

d’activités : pour réaliser les objectifs du projet, un certain nombre d’activités sont

mises en oeuvre. Le système de suivi peut s’intéresser au degré de réalisation de

ces activités : • Réunions • Formations • Visites • Etc. Les indicateurs de processus :

ils portent sur le processus de prise de décisions et permettent de mesurer par

exemple l’inclusion et/ou la participation des acteurs, la régularité de la tenue des

réunions, la régularité des comptes rendus, etc. • Existence de règles pour rendre

compte • Degré de participation des femmes dans les décisions • Fréquence des

réunions de compte rendu • Etc. Les indicateurs de produits : en général, lorsqu’on

mène une activité, celle-ci génère un produit tangible ou non tangible. Par exemple, à

l’issue d’une formation, on peut mesurer le nombre de personnes formées (produit).

Le produit est le résultat immédiat et tangible de la combinaison d’une ressource

(dépense) et d’une activité (formation) : produit : nombre de personnes formées •

Personnes formées • Nombre de manuels produits • Nombre de crédits accordés •

Etc.32 SUIVI EVALUATION PARTICIPATIF (SEP) 2012


CHOIX DES INDICATEURS DE SUIVI • Les indicateurs de résultat renvoient plutôt

au comportement. Par exemple quelques mois après la formation on pourra mesurer

combien de participants ont mis en application ce qu’ils ont appris. Ou si un projet

distribue un équipement (produit) on peut mesurer combien de bénéficiaires utilisent

cet équipement.Des indicateurs de résultats mesurent également la réduction du

temps de travail des femmesconsécutive à l’introduction d’une nouvelle activité ou

d’un équipement. • Nombre de personnes qui ont appliqué la formation reçue •

Utilisation du crédit obtenu • Nombre de personnes qui utilisent les manuels • Etc. •

Les indicateurs d’impact mesurent les conséquences à long terme d’une intervention,

au-delà des effets immédiats. Toutefois, il est très difficile de mesurer un impact et

d’en affecter la cause à un projet donné.En effet, les impacts sont généralement le

produit de plusieurs interventions non liées dans l’espace etdans le temps. C’est la

raison pour laquelle, dans le SEP, l’accent est surtout sur les autres niveaux, eten

particulier sur les effets.Quelques principes • Éviter d’être dogmatique: on peut

s’appuyer également sur les critères. • Différents groupes peuvent avoir différents

critères ou indicateurs de suivi. • Le processus étant itératif, le nombre et le type

d’indicateurs peuvent être réajustés au fur et à mesure. • Au départ, choisir un

nombre limité d’indicateurs pertinents pour favoriser l’apprentissage • C’est important

d’avoir un certain équilibre entre les différents niveaux de critères/ indicateurs

(associer les critères liés aux activités et d’autres liés au processus). EXEMPLE Nous

voulons savoir si les • Nombre de réunions tenues femmes participent • Nombre de

personnes qui participent effectivement aux réunions de • Nombre de femmes notre

groupement • Nombre de décisions prises • Types de services offerts • Nombre total

de personnes bénéficiaires • Nombre de femmes bénéficiaires Nous voulons voir si la

qualité • Nombre de quartiers ou village des services fournis par le • Nombre de

bénéficiaires femmes par quartier/village projet répond effectivement à nos attentes •

Nbre de personnes qui déclarent être satisfaites • Nombre de personnes qui

déclarent être non satisfaites • Etc. SUIVI EVALUATION PARTICIPATIF (SEP) 2012

33


CHOIX DES INDICATEURS DE SUIVIQuelles caractéristiques ces différents

indicateurs partagent-ils ?Ils sont : Simples : chaque indicateur renvoie à une seule

chose et ne prête pas à ambiguïté Mesurables : ces indicateurs sont formulés de

sorte à les rendre mesurables : ainsi d’une session de suivi-évaluation participative à

un autre, on peut mesurer les changements opérés Atteignables/accessibles : Les

populations peuvent accéder aux informations nécessaires pour mesurer les

changements Renvoient effectivement à l’objectif (pertinent) : l’indicateur doit

mesurer ce qu’il est supposé mesurer et non une autre réalité Temporellement

mesurable : lorsqu’on définit une périodicité de suivi, on doit s’assurer qu’elle permet

de constater les évolutions attendues dans la mesure des indicateurs.Une remarque :

la notion de mesure ne renvoie pas nécessairement à des nombres et des

quantités.On peut également mesurer des indicateurs moins tangibles comme la

perception en utilisant des outilsde mesure adaptés. Attention : Faire la différence

entre le critère et l’indicateurLe critère renvoie à des valeurs générales acceptées par

la communauté et servant de repère aujugement : ex, participation des femmes à la

prise de décision, accès des pauvres aux services. Le plussouvent, dans les

exercices de SEP, les populations mentionnent d’abord les critères. Le facilitateurdoit

pouvoir, à partir de questions d’approfondissement les amener à identifier des

indicateurs. Parexemple si le groupe dit qu’il veut évaluer la participation des

femmes, le facilitateur peut leur demanderquels sont les éléments de mesure qu’il va

utiliser pour cela (nombre de femmes qui participent auxréunions, nombre de femmes

dans le bureau, nombre de participations aux réunions, etc.) et quirenvoient aux

indicateurs Quelques étapes pour la définition participative des indicateurs : • Réunir

tous les groupes dont la participation au suivi est nécessaire • Identifier ce que

signifie pour chaque groupe, une réussite de l’initiative, ce qui aboutit à des critères •

A partir des critères construire des indicateurs soit en plénière, soit en petits groupes

• Définir les unités d’analyse et la procédure d’échantillonnage • Les indicateurs sont

susceptibles de changer en fonction de l’évolution du projet, du contexte, des

partenaires34 SUIVI EVALUATION PARTICIPATIF (SEP) 2012

CHOIX DES METHODESSESSION 10 DE COLLECTE D’INFORMATION FICHE

PEDAGOGIQUE 101. Objectifs de la sessionFamiliariser les participants avec les

outils et techniques participatifs de collecte de données de SEPaxé sur les résultats2.

Technique proposée : brainstorming, travaux de groupe, exposé, étude de cas3.

Matériel et équipement nécessaires : papier Kraft, papier padex, marqueurs en

nombre suffisant,fiches de différentes couleurs4. Durée : 65 mn5. Progression


indicative de chaque étapeou séquence • Brainstorming sur les outils d’analyse de

données en suivi évaluation participatif au niveau des projets (15mn) « Quels sont les

outils d’analyse de données que vous utilisez au niveau des projets? ». • La liste des

outils est complétée si nécessaire par le formateur/facilitateur (5 mn). • Les

participants sont divisés en petits groupes de 3 à 4 personnes et le facilitateur affecte

à chaque groupe 1 ou 2 outils connus des participants. • Les outils recensés sont

analysés du point de vue de leurs conditions d’utilisation (conditions favorables,

limites) 30mn. • Les groupes présentent les résultats de leur réflexion (15 mn).6.

Apport d’information par le facilitateur • Insister sur le fait que dans un processus

participatif, la collecte et l’analyse des données se font simultanément. • En se basant

sur la fiche de contenu n° 10 le facilitateur apporte les compléments d’informations

nécessaires.Avant de clôturer cette séance, et si disponible, il annonce la

présentation de la vidéo sur l’applicationde la Fiche d’Evaluation par la Communauté

comme exemple d’outil SEP très adapté pour le suivi desindicateurs qualitatifs. SUIVI


CHOIX DES METHODES SESSION 10 DE COLLECTE D’INFORMATION FICHE DE

CONTENU 10 ETAPE 5 : CHOIX DES METHODES ET OUTILS DE COLLECTE

DES INFORMATIONSIl existe plusieurs outils participatifs qui peuvent être utilisés

dans le cadre du SEP. Toutefois le choixd’un outil spécifique dépend du système mis

en place. En effet l’échelle d’application du SEP, les typesd’acteurs impliqués, les

objectifs visés de même que les indicateurs de SEP influencent le choix desoutils.

Mais quels que soient les types d’outils choisis, on doit tenir compte d’un principe

important àsavoir l’exigence de simplicité du SEP. Dans cette perspective, quelques

règles sont à respecter : • le choix des outils doit être fait en étroite collaboration avec

les acteurs locaux chargés de gérer le système à mettre en place ; • autant que

possible, limiter le nombre d’outils. Plus ils sont nombreux, plus complexe sera le

système SEP ; • pour faciliter la participation de tout le monde, et rendre l’outil SEP

plus convivial, il faut, autant que possible, favoriser la visualisation. Ce serait une

erreur de croire que le recours à la visualisation est uniquement fait pour faciliter

l’accès à l’information pour les personnes analphabètes. La visualisation est

aujourd’hui devenue une dimension clé de la communication moderne, et elle est de

plus en plus privilégiée pour faciliter l’apprentissage; • pour la visualisation, le choix

des illustrations doit être fait par/avec les acteurs eux-mêmes (éviter que ce soit le

consultant qui décide des formes d’illustrations) ; • nécessité de traduire les concepts

clés en langues locales.Outil proposé : la Fiche d’Evaluation par la Communauté

(FEC). Avantages de la FEC • C’est un outil qui permet de prendre en compte de

façon intégrée les différentes étapes du SEP • Son application repose sur la

participation de tous les groupes • Son application fournit un feedback instantané aux

responsables du projet FIDA sur les perceptions des bénéficiaires sur la qualité des

services ainsi que sur les mesures à prendre • Les actions à mettre en oeuvre sont le

produit d’une réflexion collective prenant en compte l’avis de tous les acteurs • Elle

est simple et accessible à tout le monde car elle s’appuie sur la visualisation • Les

informations sont générées à travers des focus groups, ce qui facilite la participation

de groupes qui ont des difficultés à s’exprimer dans les discussions de groupes

mixtes Source : Guèye, B (INDh, 2008) La Fiche de contenu N° 11 décrit le

processus d’application de la FEC36 SUIVI EVALUATION PARTICIPATIF (SEP)

2012

COLLECTE ET ANALYSE SESSION 11 DES INFORMATIONS FICHE

PEDAGOGIQUE 111 .Objectifs de la sessionDoter les participants des aptitudes

nécessaires à la collecte des données2. Technique proposée : Projection de vidéo,

travaux de groupes3. Matériel et équipement nécessaires : vidéo sur l’application de

la fiche d’évaluation par lacommunauté, papier Kraft, marqueurs en nombre suffisant,

fiches de différentes couleurs4. Durée de la session : 90 minutes5. Progression


indicative de chaque étapeou séquence • Introduire le contexte d’application de la

vidéo. • Avant de démarrer la projection, demander aux participants, de bien noter les

différentes étapes de l’application de la FEC (Fiche d’Evaluation par la

Communauté). • Après la présentation, ouvrir une session de discussion pour une

récapitulation des principales étapes. • Ensuite le facilitateur propose aux participants

d’appliquer la FEC dans l’évaluation de l’application de l’approche participative au

sein des projets FIDA. • Pour cela, il est proposé de diviser les participants en 2

groupes représentant les agents de terrain des projets FIDA (groupe d’acteurs 1) et

les populations bénéficiaires des projets FIDA (groupe d’acteurs 2) Choisir un projet

FIDA. • Les deux groupes se réunissent dans un premier temps pour identifier les

indicateurs qui leur permettront d’apprécier l’effectivité et la qualité de l’application de

l’approche participative par les projets FIDA. • Limiter le nombre de critères à 5 au

maximum (il s’agit d’un exercice pédagogique). • Suivre les étapes décrites dans la

fiche pour la suite de l’exercice. • Après la présentation des résultats les observations

méthodologiques sont notées (difficultés, questions, etc.).6. Apport d’information du

facilitateur • En se basant sur la Fiche de contenu N° 11, le facilitateur essaie

d’apporter des réponses aux questions posées. Il apporte également toutes autres

informations nécessaires sur l’application de la fiche, • Il doit toutefois préciser que la

FEC a été privilégiée dans le cadre de cette formation, mais il existe d’autres outils. Il

présente ainsi les exemples d’outils de suivi qui figurent dans la fiche de contenu 11.

Il peut également demander aux participants de partager d’autres outils qu’ils

connaissent ou appliquent. Le facilitateur les liste sur un papier padex SUIVI


COLLECTE ET ANALYSE SESSION 11 DES INFORMATIONS FICHE DE

CONTENU 11 A ETAPE 6 : COLLECTE ET ANALYSE DES INFORMATIONS

Collecte des informations Présentation du processus d’application de la fiche

d’évaluation par la communauté (FEC)Processus d’application de la FEC • Séance

de prise de contact, de connaissance mutuelle, de présentation des objectifs de la

visite et du déroulement de la session. Dans la séance de présentation, insister sur

l’importance de l’engagement des acteurs locaux comme approche émergente pour

renforcer les performances des programmes publics mais surtout sur le fait qu’il est

important pour les acteurs locaux de se doter de capacités nécessaires pour pouvoir

assurer le suivi et l’évaluation. Un tel mécanisme doit être positivement perçu car, la

perception des bénéficiaires des services fournis par le programme permet à ses

responsables et représentants à la base de disposer des signaux leur permettant

d’améliorer chaque jour la qualité et la performance de leurs services. • Identifier les

principaux groupes d’acteurs clés. Ces groupes sont ceux qui bénéficient des actions

du programme, ceux chargés de fournir ces services, ou encore ceux chargés de

contrôler l’exécution, etc. En réalité cette identification a été déjà faite (voir session

8); • Focus groups : division des membres de l’équipe en sous-groupes homogènes

dont le nombre est égal à celui des groupes d’acteurs. Le critère de composition de

ces focus groups peut varier d’un système de SEP à un autre ; il peut s’agir de critère

lié au genre, à la résidence, aux types de services reçus, etc. • Veiller à une bonne

répartition des aptitudes, profils et sexes. Un facilitateur sera affecté à chaque groupe

pour aider ce dernier à conduire l’évaluation des indicateurs qui seront identifiés. Il

est important de s’organiser pour une gestion optimale du temps (modération,

rapportage en particulier). • Organiser une session de brainstorming regroupant tous

les groupes d’acteurs pour discuter et choisir les indicateurs de suivi-évaluation les

plus pertinents. Veiller à ne pas avoir un trop grand nombre d’indicateurs. Dans

certains cas, le choix des indicateurs est fait séparément par chaque groupe

d’acteurs. Mais l’avantage d’avoir les mêmes critères réside dans le fait que cela

facilite les comparaisons, les évaluations conduites par les différents portant sur les

mêmes aspects ; • Avant le démarrage de l’étape suivante, et dans le cas où le

processus est appliqué pour la première fois, le facilitateur aide le groupe à concevoir

le support de suivi-évaluation. Celui-ci est constitué d’une grille adaptée pour les

indicateurs de type qualitatif. La grille permet de mesurer des niveaux de satisfaction

par rapport à des services reçus/rendus, la participation des acteurs, la transparence

dans la gestion, etc. Ci-dessous, un modèle de fiche d’évaluation.38 SUIVI


COLLECTE ET ANALYSESESSION 11 DES INFORMATIONS FICHE DE

CONTENU 11 B Village ou Zone de Projet : Nature de la composante suivie : Groupe

d’acteur : Commentaires : noterIndicateur les raisons qui justifient les scores affectés

1. Pas 2. peu 3.moyenne - 4.satisfait 5. très satisfait satisfait satisfait ment satisfait

Oooooooo Ooooooo Oooooooooooo Ooooooooooo OoooooooooooIndicateur (16%)

(14%) (24%) (22%) (24%)IndicateurIndicateurIndicateurIndicateurEtc.• Sur la base

des indicateurs choisis, les différents groupes travaillent séparément pour

fairel’évaluation en utilisant la fiche d’évaluation. Au niveau de chaque groupe, bien

expliquer leprincipe de l’exercice et les résultats attendus : - transcription de la grille

d’évaluation sur papier padex ; - explication du principe de remplissage de la grille,

en particulier, le fait que le vote est individuel (chaque participant devra donner une

note pour chaque critère). Il est même préférable que chaque participant enregistre

son vote directement dans la grille ; - quel que soit le score affecté, les raisons qui

expliquent un tel choix doivent être bien argumentées et notées au fur et à mesure

dans la colonne «commentaires» par le facilitateur ; - lorsque tous les scores

individuels auront été reportés aux critères correspondants, il faudra transformer ces

scores en pourcentage. Les observations les plus importantes sont enregistrées dans

la case correspondante (commentaire).• A la fin du recueil des scores pour

l’ensemble des critères d’évaluation, ouvrir une discussionpour recueillir toutes

observations supplémentaires sur le résultat final de l’exercice.• Interface entre

acteurs. Cette étape est importante. Elle consiste à réunir les différents

groupesd’acteurs pour comparer les analyses respectives. L’exercice ne consiste pas

à trouver unconsensus mais à comprendre les facteurs qui expliquent les différences

de perception. Il peutêtre articulé autour de questions clés telles que : quelles sont

les différences/les similitudesconstatées dans les perceptions et les analyses par les

différents groupes ? Comment le groupeélargi interprète-t-il ces différences et/ou

similitudes ? Quelles sont les causes de ces différences?Quels sont les changements

à introduire? Toutes ces informations devront être soigneusementnotées sur papier

padex. Le facilitateur devra ensuite aider le groupe à organiser ces informationsen

axes ou thèmes clés.• Négociation : Sur la base des résultats issus de la session

d’interface, les acteurs identifient lesdifférentes actions à mettre en oeuvre pour

améliorer la situation. SUIVI EVALUATION PARTICIPATIF (SEP) 2012 39


CONTENU 11 CPasser de l’évaluation au suiviPour simplifier, on peut dire que le

suivi est une succession régulière de sessions d’évaluation portantsur les mêmes

objectifs et indicateurs. Donc dans le processus de suivi, il s’agit de répéter à

intervallesréguliers les sessions pour mesurer les différents indicateurs identifiés.

Après chaque session, il s’agitd’enregistrer les résultats dans le tableau de suivi (voir

modèle ci-dessous). Toutefois, après avoireffectué le report des résultats dans le

tableau de suivi, le facilitateur doit amener le groupe à comparerces résultats avec

ceux obtenus au cours de la session de suivi précédente. La grille d’analyse

deschangements intervenus entre deux sessions peut être utilisée pour collecter les

différentes informationsissues de cette analyse.Suivi-évaluation des indicateurs

quantitatifsIl existe une gamme variée d’outils simples qui peuvent être utilisés dans

le suivi des indicateursquantitatifs. Mais étant donné la situation spécifique de chaque

système de suivi-évaluation participatif,c’est la créativité et l’innovation des acteurs

locaux qui sont sollicitées pour développer des outilsadaptés. Cela présente

également l’avantage de faciliter l’appropriation des outils par les populations.C’est

pourquoi, il est toujours fortement recommandé aux facilitateurs travaillant avec les

communautés,après l’identification des indicateurs d’inviter les acteurs du système à

un exercice de création d’outilssimples pour mesurer ces indicateurs en tenant

compte de certains principes évoqués précédemmentà savoir la simplicité et le

recours à la visualisation pour représenter les indicateurs et les quantités.Ainsi le

facilitateur doit éviter dès le départ de proposer ses propres outils. Il doit d’abord

amener lespopulations à explorer leur propre potentiel de créativité avant de leur

présenter le ou les outils dont ildispose. En effet, il pourrait se passer d’une telle

présentation si les populations mettent au point unoutil simple et efficace pour

mesurer les indicateurs choisis.40 SUIVI EVALUATION PARTICIPATIF (SEP) 2012

COLLECTE ET ANALYSESESSION 11 DES INFORMATIONS FICHE DE

CONTENU 11 D Une sélection de quelques exemples d’outils SEP Exemple 1 : Fiche

de suivi développée par PROMER SénégalType de bénéficiaire Période Période

Période MER porteur d’initiativeNombre d’emplois créés Nombre d’apprentis

Formations reçues Composante B Nombre de prêts reçus Montant des prêts Montant

remboursé Composante C SUIVI EVALUATION PARTICIPATIF (SEP) 2012 41


CONTENU 11 E Exemple 2 : Fiche de suivi de l’utilisation de la main-d’œuvre

Programme CES 2, Burkina Faso. Cet outil peut être adapté pour servir de support

de suivi-évaluation. Pour cela, à la place d’intervalles journaliers, on peut avoir des

intervalles plus en conformité avec les indicateurs choisis (suivi mensuel, trimestriel,

etc.). Activité agricole Charge de Charge de Charge de Dépense en Jours de la

Durée du Charge de espèces pour semaine travail travail travail travail travail travail

homme femme enfant externe rémunéré Jour 1 1 symbole Jour 1 1 symbole Jour 1 1

symbole Jour 1 1 symbole Jour 1 1 symbole Jour 1 1 symbole Jour 1 1 symbole

LEGENDE Jours de Demi journée Jour de la Monnaie X semaine W travail plein de

travail localeSource : Hien, Fidèle et Ouédraogo, Ali42 SUIVI EVALUATION



CONTENU 11 FExemple 3 : La roue de l’évaluation appliquée à l’évaluation de la

gouvernance locale à Fissel (Sénégal).L’application de cet outil à intervalle régulier

pourra permettre au Conseil Rural et aux autres participantsde voir comment évolue

l’appréciation des citoyens suite aux actions prises après chaque session deSEP. Cet

outil peut être appliqué dans le cadre de n’importe quel projet FIDA pour suivre et

évaluerd’autres indicateurs qualitatifs. DOXINU CONSEY RIIRAL 10 10 10 Limu jëf yi

Caytub alal ji Japandik tënku 10 kaayi dogal yi 10 Jaapandik jumtu kaayi tétëlin

Jaapandik tasu Xeeti kom-kom yi kaayi xabaar yi10 10 Dayoob jumtukaay yi Bookiinu

ndaw 10 ci dogal yi Limu way Limu ndaje yi japalé yi Téewayu 10 ndaw yi ci 10 ndaje

yi Limu dogal yi 10 10 10Source : Guèye, B (2005) SUIVI EVALUATION



CONTENU 11 G MODELE DE TABLEAU DE SUIVI Session de suivi du : Session de

suivi du………. Session de suivi du………. Pas Peu Moyen - satisfait Très Pas Peu

Moyen satis- - Très Pas Peu Moyen - satis- Très Critère satisfait satis- nement satis-

satis- satis- nement fait satisfait satis- satis- nement fait satisfait satisfait fait fait fait

satisfait fait fait satisfait fait 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 XX X XX XXx Xxx Xxx XXx

XXx Xx XX XX XX xxx xxx xxx Indicateur XX X 0% 15% 15% X X 30% 30% 30% 10%

35% 20% 15% Indicateur Indicateur Indicateur Indicateur GRILLE D’ANALYSE DES

CHANGEMENTS INTERVENUS ENTRE DEUX SESSIONS DE SUIVI Indicateurs

Comparativement à la ses- Eléments d’explica- Eléments d’explica- Quelles actions ?

sion de suivi précédente, tion de l’évolution tion de l’évolution l’évaluation de

l’indicateur positive dans l’éva- négative dans à-t-elle révélé (1) une luation du critère

l’évaluation du évolution positive, (2) une critère évolution négative ou (3) une

absence de changement? Indicateurs Indicateurs Indicateurs Indicateurs

Indicateurs44 SUIVI EVALUATION PARTICIPATIF (SEP) 2012

MISE EN OEUVRE SESSION 12 DES CHANGEMENTS FICHE PEDAGOGIQUE

121. Objectifs • Informer sur le processus de mise en place des changements •

Echanger avec les participants sur les outils et techniques d’introduction des

changements2. Technique proposée : Travaux de groupe, jeux de rôles3. Matériel et

équipement nécessaires : Padex, papier padex, scotch mural, marqueurs,4. Durée de

la session : 30mn5. Progression pédagogiqueIntroduction : Présenter le thème de la

session et donner une durée indicative de chaque étapeou séquence • Garder les

mêmes groupes que ceux de la session précédente • leur demander de poursuivre

l’exercice en identifiant et en planifiant, sur la base des résultats de l’évaluation, les

actions à mettre en oeuvre pour renforcer le degré de prise en compte de l’approche

participative au sein du projet FIDA • Présenter l’outil (tableau de planification ci-

dessous) qui sera utilisé pour organiser l’information: Quoi ? Par Qui ? Comment ?

Quand ? Qui paye? • Chaque groupe trace son tableau, le traite et le met sur papier

padex • Les résultats des travaux sont présentés et discutés en plénière • Le

facilitateur apporte au besoin d’autres clarifications ou précisions nécessaires

(adopter une appellation)6 Apport d’informations du facilitateur :Le facilitateur

s’inspire du contenu de la Fiche de contenu N° 12 pour conclure la session SUIVI


MISE EN OEUVRE SESSION 12 DES CHANGEMENTS FICHE DE CONTENU

12MISE EN OEUVRE DES CHANGEMENTSPasser en revue les différentes actions

proposées dans les fiches dans l’étape précédente surl’évaluation des indicateurs. Le

facilitateur doit toutefois veiller à ce que les actions retenues répondentà un certain

nombre de critères : • elles doivent être réalistes et réalisables dans des limites de

temps raisonnables • les capacités et les moyens nécessaires pour les réaliser

doivent être disponibles • il existe un engagement ferme des acteurs à les réaliser. Le

tableau suivant pourra être utilisé pour planifier la mise en oeuvre des actions Par

Qui ? Comment ? Quand ? Combien et qui Quoi ? paye?46 SUIVI EVALUATION


GESTION ET CONSOLIDATION SESSION 13 DU SYSTEME SEP FICHE

PEDAGOGIQUE 131. Objectifs de la session • Identifier les éléments clés de la

gestion du système SEP axé sur les résultats • Déterminer les mesures et actions à

prendre pour la pérennisation du système2. Démarche pédagogique : Travaux de

groupes, brainstorming3. Durée : 60 minutes4. Matériel et équipement nécessaires :

papier Kraft, marqueurs en nombre suffisant, fiches dedifférentes couleurs.5.

Progression pédagogique • Demander aux participants de se répartir en groupes de 6

à 8 personnes. • Expliquer le but de l’exercice : Il consiste à identifier les éléments

clés à prendre en compte dans la gestion d’un système SEP. • Donner 5 fiches bristol

à chaque groupe et leur demander de consigner les résultats en met tant sur chaque

carte une seule idée. • Au terme du temps alloué, demander aux rapporteurs des

groupes de restituer à tour de rôle les résultats de leurs travaux. • Les cartes sont

collées au fur et à mesure sur un tableau ou une surface appropriée préalablement

préparée. • Demander à un participant volontaire d’organiser les différentes fiches en

mettant ensemble celles qui renvoient à la même idée. • Au terme de ce travail, écrire

sur une feuille padex, les éléments clés de la gestion du système SEP tels qu’ils

ressortent des travaux de groupes6. Apport d’information par le facilitateurSur la base

de la Fiche de contenu N° 13, le facilitateur apporte tout autre complément

d’information etles clarifications nécessaires SUIVI EVALUATION PARTICIPATIF

(SEP) 2012 47

GESTION ET CONSOLIDATION SESSION 13 DU SYSTEME SEP FICHE DE

CONTENU 13La gestion d’un système SEP consiste à1. Mobiliser les acteurs •

Informer les populations sur les différentes activités liées au système SEP • Les

sensibiliser sur l’importance du système et sur la nécessité de leur participation •

Organiser des sessions de restitution des résultats des sessions de suivi et collecter

leur feedback • Veiller à ce que tous les groupes, en particulier les groupes

vulnérables participent régulièrement2. Faciliter les sessions de SEP (Animation,

Appropriation et Durabilité du système) • Planifier et organiser les différentes

sessions de SEP • Préparer les supports pédagogiques • Organiser les différents

focus groups • Animer les sessions de suivi et évaluation • Organiser l’information

issue des sessions de suivi • Préparer les rapports • Diffuser les informations auprès

des différents acteurs3. Gérer les ressources (supports et autres ressources) • Gérer

le support de SEP. Il est suggéré de reproduire la grille de SEP sur un support solide

et amovible (tableau en bois par exemple) et le disposer dans un lieu accessible

(siège du comité de suivi) pour permettre à tout le monde d’être tenu régulièrement

informé. • Gérer tous les rapports et documents produits dans le cadre du système4.

Suivre la mise en oeuvre des recommandations issues des sessions de SEP • Etre

en contact avec le projet et autres acteurs pour veiller à la mise en oeuvre des

recommandations issues des sessions de SEP • Evaluer la mise en oeuvre du

système SEP lui-même. Pour mener à bien ces différents rôles, il est nécessaire de

mettre en place un dispositif organisationnel simple, souple mais efficace.

Généralement un organe de gestion ou de coordination du système de SEP est mis

en place à cet effet. Peu importe l’appellation (comité de suivi, comité de coordination

du système SEP, etc.), l’essentiel est que la mise en place de cet organe réponde à

un certain nombre de critères : • Il doit être représentatif des groupes d’acteurs clés

concernés par le programme sur lequel porte le SEP. • Il doit avoir une taille

raisonnable (entre 5 et 8 personnes) pour éviter les problèmes de lourdeur. • Le profil

de ses membres doit être en conformité avec les rôles mentionnés plus haut qui lui

sont assignés. Il s’agit donc d’avoir des personnes avec des profils

complémentaires : certains membres ont des aptitudes pour la mobilisation et/ou

l’animation, d’autres sont plus doués pour la gestion et l’organisation logistique,

d’autres encore se sentent plus à l’aise dans le suivi des activités, etc. • Même si des

représentants du projet peuvent figurer dans l’organe chargé de coordonner le

processus, il est important de garder à l’esprit qu’il s’agit avant tout d’un système

SEP.Ce sont les principaux bénéficiaires qui doivent être au centre du dispositif et

doivent prendre en chargeles différentes fonctions de mobilisation, d’animation, de

facilitation.Bien évidemment au début du processus, le staff du projet peut jouer un

rôle relativement plus importantmais celui-ci doit progressivement se réduire au fur et

à mesure que les bénéficiaires acquièrent lesaptitudes nécessaire.48 SUIVI


SUIVI ET EVALUATION DE LA SESSION 14 MISE EN ŒUVRE DU SEP FICHE

PEDAGOGIQUE 141. Objectifs de la sessionDéfinir une démarche simple pour suivre

et évaluer la mise en œuvre du système SEP2. Technique proposée : travail

individuel mais si le groupe est large (plus de 15 personnes, on peutmettre les

participants 2 à 2 ou 3 à 3.3. Matériel et équipement nécessaires : papier Kraft,

marqueurs en nombre suffisant, fiches dedifférentes couleurs4. Durée : 45 minutes5.

Progression pédagogique • Remettre 3 fiches à chaque participant. • Demander aux

participants de proposer chacun 3 indicateurs de suivi du système SEP à partir de la

question focale suivante : quels sont les indicateurs qui peuvent nous renseigner sur

le fonctionnement et la qualité de notre système SEP ? • Donner 5 minutes pour

remplir les fiches. La règle est connue: une carte, un critère ou indicateur. • Lorsque

tous les participants auront fini de remplir leurs fiches, demander à un volontaire de

les récupérer et de les afficher (en vrac) sur le tableau ou sur l’espace prévu à cet

effet • Demander ensuite à la personne volontaire de regrouper les différentes cartes

en fonction des idées forces. • Transcrire ces idées sur une feuille Padex.6. Apport

d’information par le facilitateurEn se basant sur la Fiche de contenu N° 14, le

facilitateur peut penser à d’autres critères. Il peut lesproposer en soulignant que les

critères définis par les principaux acteurs eux-mêmes sont plusimportants. Pour

mémoire, le facilitateur doit être préparé à orienter et alimenter éventuellement

ladiscussion sur les indicateurs de succès ou d’échec du SEP.La fiche d’évaluation

par la communauté peut également être utilisée dans le cadre de l’évaluation dela

mise en œuvre du SEP axé sur les résultats. SUIVI EVALUATION PARTICIPATIF

(SEP) 2012 49

SUIVI ET EVALUATION DE LA SESSION 14 MISE EN ŒUVRE DU SEP FICHE DE

CONTENU 14 SUIVI-EVALUATION DU SYSTEME SEPLa mise en place du système

SEP doit lui-même faire l’objet d’un suivi continu et régulier. Ceci estd’autant plus

important qu’il s’agit d’un processus d’apprentissage portant sur un outil nouveau

pour laplupart des acteurs.Des difficultés méthodologiques et institutionnelles

apparaîtront au début et accompagneront le système.Il faut donc mettre en place un

mécanisme de suivi pour pouvoir corriger ces difficultés au fur et àmesure. Le Suivi-

Evaluation du système pourra porter sur plusieurs aspects parmi lesquels :La

gouvernance du système SEP: • Quels sont les acteurs qui participent ? • Quel est le

degré de leur participation ? • Comment sont prises les décisions ? • Les sessions se

tiennent-elles régulièrement ? • L’information générée est-elle partagée entre le projet

et les autres acteurs ?Maîtrise Technique du Système • Tous les groupes de

bénéficiaires ont-ils une bonne compréhension du système ? • Quelles appréciations

sur la qualité de la facilitation des sessions ? • Les informations générées au cours

des sessions sont-elles correctement recueillies ? • Existe-t-il un support de suivi

accessible pour tout le monde ?Effets du système • Les recommandations issues des

différentes sessions sont-elles mises en œuvre ? • Le projet appuie-t-il correctement

la prise en charge de ces recommandations ? • Le système a-t-il amélioré la

participation des populations (les groupes vulnérables en particulier)? • Le rôle des

populations dans le suivi des activités s’est-il effectivement renforcé ?Quelques

indicateurs quantitatifs • Nombre de sessions SEP organisées • Actions de

changements initiées • Fréquence des sessions • Nombre de participants par session

(par sexe, village ou quartier, etc.) • Durée des sessions de suivi • Montants/coûts

des sessions de SEP • Montants/coûts des actions de changements initiés •

Etc.OutilsLa Fiche d’évaluation par la Communauté peut être également utilisée pour

l’évaluation des indicateursrelatifs à certaines des questions (d’évaluation) soulevées.

Mais on peut également combiner la ficheavec d’autres outils comme la grille

d’analyse SEPO (Succès, échecs, potentialités, obstacles) ou lamatrice de critères

qui peuvent être utilisées sous forme de focus group pour voir les différences

deperspectives entre les différents acteurs (y compris le staff du projet). Mais encore

une fois, il appartientau facilitateur d’aider les bénéficiaires à créer ou à trouver les

outils d’évaluation les plus adaptés.50 SUIVI EVALUATION PARTICIPATIF (SEP)

2012

SUIVI ET EVALUATION DE LA SESSION 14 MISE EN ŒUVRE DU SEP FICHE DE

CONTENU 14 SEPO DU SEP (exemple appliqué à l’approche) SUCCES ECHECS-

Bati à partir dindicateurs locaux ; - Prend beaucoup de temps à mettre en place ;-

encourage la participation ; - rapports de pouvoirs souvent défavorables- focalisé sur

les besoins des bénéficiaires ; aux groupes faibles ;- ceux qui génèrent linformation

en sont les - mise à léchelle difficile ; utilisateurs. - subjectivisme? - Souvent perçu

comme un simple exercice. POTENTIALITES OBSTACLES- Option plus marquée

vers la participation et le - Rigidité bureaucratique pour une application contrôle

citoyen ; à grande échelle ;- développement des approches. - résistances diverses ; -

cycle court de planification trop court. SUIVI EVALUATION PARTICIPATIF (SEP)

2012 51

suivi evaluation participatif

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