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Summary of Changes

Permanent Note: On May 1, 2006, the Interim Internal Purchasing Guidelines were replaced by the Postal Service’s Supplying Principles and Practices (SPs and Ps).

Effective September 1, 2013, the following parts and sections of the SPs and Ps have been revised or deleted:

Process Step 2: Evaluate Sources

2-18 Select Contract Type

2-18.7, Time-and-Materials Contracts has been revised to define material and material handling costs and to state that profit or fees will not be paid on the cost of material or material handling.

7 General Practices

7-7 Laws

7-7.1, Federal Laws Applicable to the Postal Service has been updated to reflect citations to the laws mandated in 39 CFR either as enacted or since amended.

Clauses and Provisions

Clause 2-38: Payment (Time-and-Materials and Labor-Hour Contracts) (September 2013) has been revised to emphasize that (1) allowable costs of direct materials will be determined by the contracting officer in accordance with 2-34, Conduct Price/Cost Analysis, in effect on the date of contract; (2) reasonable and allocable material handling costs may be included in the charge for materials to the extent clearly excluded from the hourly rate; (3) profit or fees will not be paid on the cost of materials or materials handling; and (4) profit or fees will not be paid on the cost of subcontracts.

September 1, 2013 i

Supplying Principles and Practices

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ii SPs and Ps

Contents

Introduction to the Postal Service Supplying Principles and Practices . . . . 1

United States Postal Service Supplying Principles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3General Overview of United States Postal Service Supplying Principles . . . . . . . . . . . . . . . 3

Background . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Purpose of Principles. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Responsible Parties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

Change Management. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

Postal Service Supplying Principles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

Authority and Responsibility . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

Best Value . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

Ethics and Social Responsibility . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

Business Ethics. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

Conflicts of Interest. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Financial Conflicts of Interest, Impartiality in Performing Official Duties, and Misuse of Position . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Organizational Conflicts of Interest. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Post-Employment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Environmental Responsibility . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

People and Culture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

Professionalism. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

Empowerment and Risk-taking . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

Performance Based Culture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

Planning and Strategies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Best Practices. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Strategic Planning. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Market Research. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Forecasting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

Leveraging Spend. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

Demand Management and Product Standardization . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

Statutory and Regulatory Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

Supplier Relations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

Supplier Base . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

Teaming and Communications. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

Technology . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

September 1, 2013 iii


1 USPS Supplying Practices Process Step 1: Identify Needs . . . . . . . . . . . . . . 131-1 Define and Understand Client Needs, Goals, and Strategies. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

1-1.1 Client Focusing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

1-1.2 Quadrant Approach . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

1-1.2.1 Quadrant I: Noncore/Customized Purchases. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

1-1.2.2 Quadrant II: Core/Customized Purchases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

1-1.2.3 Quadrant III: Noncore/Standard Purchases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

1-1.2.4 Quadrant IV: Core/Standard Purchases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

1-2 Form Purchase/SCM Team . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

1-2.1 Assigning Roles and Responsibilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

1-2.2 Team Charters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

1-2.3 Project Kickoff Meetings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

1-2.4 Members and Types of Purchase/SCM Teams. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

1-3 Identify Key Stakeholders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

1-3.1 Prioritize and Understand Stakeholders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

1-4 Prepare Preliminary Business Justification for the Need . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

1-4.1 Strategic Fit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

1-4.2 Achievability . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

1-4.3 Affordability . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

1-4.4 Business Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

1-4.5 Commercial Availability . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

1-4.6 Other Topics Considered. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

1-5 Assess Resources. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

1-5.1 Resources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20


1-6 Involve Suppliers Early . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

1-6.1 Recommended Procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

1-6.2 Communication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

1-6.3 Postal Service Benefits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

1-6.4 Supplier Benefits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

1-7 Develop Preliminary TCO Estimates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

1-7.1 Design Cost Model(s). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

1-7.2 Calculate the Preliminary TCO. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25


1-8 Identify Cost Reduction Levers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

1-8.1 Determine Possible Levers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

1-8.2 Develop Preliminary TCO. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

1-8.3 Example of Relevant Cost Component Areas Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27


1-8.4.1 Quadrant I: Custom/Noncore Purchase . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

1-8.4.2 Quadrant II: Custom/Core Purchase . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

1-8.4.3 Quadrant III: Standard/Noncore Purchase . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

1-8.4.4 Quadrant IV: Standard/Core Purchase. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

iv SPs and Ps

Contents


1-9 Develop Demand Management Strategy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

1-9.1 Independent and Dependent Demand. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

1-9.2 Internal and External Factors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

1-9.3 Usage and Product Trends . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

1-9.4 Inventory Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

1-9.5 Forecasting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

1-10 Conduct Market Research and Benchmarking Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

1-10.1 Market Research . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

1-10.2 Benchmarking Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

1-10.2.1 Step 1: Planning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

1-10.2.2 Step 2: Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

1-10.2.3 Step 3: Action . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

1-10.2.4 Step 4: Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

1-10.3 Benchmarking Benefits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

1-11 Define Requirements. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

1-11.1 Methodologies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

1-11.2 Determine Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

1-11.3 Requirement Specifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

1-12 Analyze State of Technology . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

1-12.1 Analysis of Technology . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

1-12.2 Leverage Existing Assets/Capabilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

1-12.3 Buy or Purchase a Commercial Solution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

1-12.4 Make or Build a Custom Solution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

1-12.5 Make vs. Buy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

1-13 Revisit/Update Resource Assessment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

1-13.1 Resource Planning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

1-13.2 Funding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39


1-14 Develop, Issue, and Analyze Responses from RFI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

1-14.1 Develop RFI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

1-14.2 Issue RFI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

1-14.3 Analyze Responses to RFI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

1-14.4 Other Issues . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41


1-14.6 Clauses and Provisions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

1-15 Manage Risks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

1-15.1 Risk Management Process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

1-15.2 Benefits of Risk Taking . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43

1-15.3 Risk Identification. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43

1-15.4 Risk Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

1-15.5 Risk Response Planning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45

1-15.6 Liquidated Damages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45

September 1, 2013 v


1-15.7 Risk Tracking and Control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

1-15.8 Risk Reaction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

1-16 Conduct Make vs. Buy Decision Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

1-16.1 Strategic Considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

1-16.2 Operating Considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48

1-16.3 Cost Considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48

1-16.4 Justify Postal Service Investment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49






1-17 Analyze Unsolicited Proposals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50

1-17.1 Receipt of Unsolicited Proposals. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51

1-17.2 The Unsolicited Proposal Program Process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51

1-17.3 Initial Consideration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52

1-17.4 Discussion and Evaluation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52

1-17.5 Acceptance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52

1-17.6 Denial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52

1-18 Develop Logistics Support Strategy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53

1-18.1 Operating Concept . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53

1-18.2 Product Description . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54

1-18.3 Development and Deployment Schedules. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54

1-18.4 Maintenance Concepts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54

1-18.5 Current and Projected Demand Patterns. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55

1-18.6 Supply Concepts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55

1-18.7 Provisioning Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56

1-18.8 Consumables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56

1-18.9 Test Equipment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56

1-18.10 Quality . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56

1-18.11 Distribution Plan. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56

1-18.12 Customer Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57

1-18.13 Process Improvement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58

1-18.14 Data Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58

1-18.15 Investment Recovery . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58

1-18.16 Risk Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58


1-19 Update Business Justification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59

1-19.1 Strategic Fit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59

1-19.2 Achievability . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

1-19.3 Affordability . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

1-19.4 Business Option Appraisal. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

1-19.5 Commercial Availability . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61


vi SPs and Ps

Contents

2 USPS Supplying Practices Process Step 2: Evaluate Sources . . . . . . . . . . . 632-1 Develop Purchase Plan. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63

2-1.1 General. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63

2-1.2 Preliminary Purchase Method Recommendation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63

2-1.3 Components of a Purchase Plan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64

2-1.3.1 Competitive Purchases. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64

2-1.3.2 Noncompetitive Purchases. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

2-1.4 Purchase Plan Review and Approval . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65


2-2 Start Request for Proposal Development . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66

2-2.1 Requests for Proposals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67

2-2.2 Statement of Objectives . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67

2-2.3 Statement of Work . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67

2-2.4 Performance Work Statement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68

2-2.5 Specifications. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68

2-2.6 Product Descriptions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68


2-3 Update/Refine Total Cost of Ownership Analysis. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

2-3.1 TCO Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

2-3.2 TCO Estimate. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

2-3.3 TCO Formula . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70


2-4 Formulate Project Budget and Request Funding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

2-4.1 Budget . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

2-4.2 Request Funding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

2-4.3 Supply Chain Management Impact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72


2-5 Perform Value Chain Mapping and Analysis. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74

2-5.1 Importance of Value Chain Mapping and Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75

2-5.2 Constructing a Value Chain Map . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75

2-5.3 Activity Based Costing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76

2-5.4 Key Performance Indicators . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77

2-6 Involve Suppliers in Planning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77

2-6.1 Identification of the Right Suppliers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78

2-6.2 Communication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78

2-6.3 Well-Documented and Understood Guidelines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78

2-6.4 Purchase/SCM Team Project-Level Expertise. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79


2-7 Conduct Should-Cost Analysis. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80

2-7.1 When to Conduct . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80

2-7.2 Sources for Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80

2-7.3 Possible Results. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81

2-7.4 Components of a Should-Cost Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82

September 1, 2013 vii



2-8 Conduct Spend Analysis. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82

2-8.1 Spend Analysis Process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83

2-8.2 Define and Extract Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83

2-8.3 Review Item Purchase History . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84

2-8.4 Validation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84

2-8.5 Refine and Classify . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

2-8.6 Analyze Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

2-8.7 Identify Opportunities. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86


2-9 Perform Switching-Cost Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86

2-9.1 General. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86

2-9.2 Types of Switching Costs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87

2-10 Determine Extent of Competition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87

2-10.1 Market Surveillance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88

2-10.2 Competitive Purchases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88

2-10.3 Noncompetitive Purchases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88

2-10.3.1 General . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88

2-10.3.2 Business Scenarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88

2-10.3.3 Noncompetitive Purchase Request . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89

2-10.3.4 Competition Advocate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89

2-10.3.5 Contracting Officer Evaluation and Recommendation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90

2-10.3.6 Collaboration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90

2-10.3.7 Purchase Method Approval Authorities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90

2-10.3.8 Publicizing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91

2-10.3.9 Documentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91


2-11 Develop Life-Cycle Support Plan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91

2-11.1 Component Categories and Supporting Elements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92

2-11.2 Life Cycle Management Team . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92

2-11.3 Life-Cycle Phases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92

2-11.4 Concept Development Phase . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93

2-11.5 Planning and Specification Phase . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93

2-11.6 Purchase Phase . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94

2-11.7 Production and Deployment Phase . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94

2-11.8 Operations (Use) and Support Phase . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94

2-11.9 Relocation and Disposal Phase . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95

2-11.9.1 Relocation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95

2-11.9.2 Disposal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95



viii SPs and Ps

Contents

2-12 Develop Preliminary Investment Recovery Plan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96

2-12.1 Identify Surplus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97

2-12.2 Supplier Responsibilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97

2-12.3 Make Preliminary Decision. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97

2-12.4 Recycle (Scrap) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98

2-12.5 Reallocate (Relocate and Redeploy) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98

2-12.6 Resell . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98

2-12.7 Remarket (Resell to the Supplier) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99

2-12.8 Return . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99

2-12.9 Remanufacture. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99

2-12.10 Remove . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99








2-13 Purchase From Mandatory Sources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101

2-13.1 Javits-Wagner-O’Day Act (41 U.S.C. 8501–8506) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101

2-13.2 Randolph-Sheppard Act (20 U.S.C. 107 et seq.). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102

2-13.3 Defense Energy Support Center . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102


2-14 Clarify Data Rights and Intellectual Property Issues. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102

2-14.1 The Postal Service’s Motivation on Data Rights and Intellectual Property . . . . . . . . . 102

2-14.2 Defining Data Rights and Intellectual Property . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103

2-14.3 Technical Data Rights . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104

2-14.4 Computer Software Rights . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104

2-14.5 Special Works . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104

2-14.6 Existing Works . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105

2-14.7 Patent Rights . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105

2-14.8 Indemnity . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105

2-14.9 Limited and Restricted Rights . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106

2-14.10 Royalties and License Fees . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106

2-14.11 Repair Parts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107

2-14.12 Professional Services. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107

2-14.13 Purchase/SCM Team. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107


2-15 Consider Auctions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109

2-15.1 Forward Auction. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109

2-15.2 Reverse Auctions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109

2-15.3 Postal Service Benefits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109

2-15.4 State of the Marketplace . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110

September 1, 2013 ix


2-15.5 Number of Qualified Suppliers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110

2-15.6 Commodity Product. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110

2-15.7 Buyer’s Importance to Potential Suppliers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111

2-15.8 Excess Capacity in Industry. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111

2-15.9 Price . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111

2-15.10 Flexibility . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111

2-15.11 Award. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111

2-15.12 Supplier Perspective . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111

2-15.13 Auction Services and Technology . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112

2-15.14 Key Considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113







2-16 Consider Performance-Based Contracting Arrangements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115

2-16.1 Appropriate Circumstances for Use of Performance-Based Contracts . . . . . . . . . . . 115

2-16.2 Different Types of Performance-Based Contracts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116

2-16.3 Key Elements of Performance-Based Contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116

2-16.4 Indicators and Performance Measures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116

2-16.5 Incentives . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117

2-16.6 Quality Assurance Plan and Examination . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117

2-16.7 Considerations for Using a Performance-Based Contract . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117







2-17 Determine Need for Progress or Advance Payment. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119

2-17.1 Advance Payments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119

2-17.2 Progress Payments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119



2-18 Select Contract Type . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120

2-18.1 Contract Selection Factors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120

2-18.2 Contract Types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120

2-18.3 Firm Fixed Price Contract . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121

2-18.4 Fixed-Price Incentive Contract . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121

2-18.5 Fixed-Price Contract with Economic Price Adjustment. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122

2-18.6 Cost-Reimbursement Contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123

2-18.6.1 Cost Plus Incentive Fee Contract . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123

x SPs and Ps

Contents

2-18.6.2 Cost Plus fixed-fee Contract . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124

2-18.6.3 Cost Plus Award Fee Contract . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124

2-18.6.4 Provision . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125

2-18.6.5 Clauses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125

2-18.7 Time-and-Materials Contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125

2-18.7.1 General . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125

2-18.7.2 Material and Material Handling Costs in T&M Contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126

2-18.8 Indefinite-Delivery Contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126

2-18.9 Performance-Based Contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128

2-18.10 Letter Contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128

2-18.11 Ordering Agreements. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129

2-18.11.1 General . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129

2-18.11.2 Limitations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130

2-18.11.3 Content of the Agreement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130

2-18.11.4 Ordering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130

2-18.11.5 Pricing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131

2-18.11.6 Basic Pricing Agreements (BPAs). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131

2-18.11.6.1 General . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131

2-18.11.6.2 Use. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131

2-18.11.6.3 Sources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131

2-18.11.6.4 Restrictions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131

2-18.11.6.5 Ordering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132



2-19 Consider Use of Renewals and Options. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133

2-19.1 Renewals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134

2-19.2 Options. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134

2-19.3 Consideration of Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134

2-19.4 Options in Solicitation-Related and Contractual Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135



2-20 Develop and Finalize Sourcing Strategy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137

2-20.1 Sourcing Strategy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137

2-20.1.1 General . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137

2-20.1.2 Sourcing Types. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137

2-20.2 Use of Multiple Suppliers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137

2-20.3 Use of Single Suppliers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137


2-20.5 Other Considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138

2-21 Define Supplier Diversity Objectives. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138

2-21.1 Definitions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138

2-21.2 Supplier Diversity Objectives . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139

2-21.3 Supporting Supplier Diversity . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140

September 1, 2013 xi


2-21.4 Management Involvement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140

2-21.5 Communication/Outreach . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141

2-21.6 Sourcing Considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141

2-21.7 Subcontracting. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142

2-21.8 Training and Development . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142

2-21.9 Tracking Progress . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142

2-21.10 Performance Indicators . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142

2-21.11 Recognition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143



2-22 Prequalify Suppliers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144

2-22.1 Evaluation Factors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144

2-22.2 Preliminary Prequalification Survey . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144

2-22.3 Selecting Suppliers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145

2-22.4 Notification. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145

2-22.5 Reassessment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145

2-23 Define Contract Management Metrics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145

2-23.1 Measurable Performance Elements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146

2-23.2 Aspects of Performance Metrics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146

2-23.3 Risk Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147

2-23.4 Sources for Metrics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147

2-23.5 Metrics Design . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147

2-23.6 Defining the Baseline . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148


2-24 Review and Finalize Request for Proposals (RFP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148

2-24.1 General. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148

2-24.2 Types of Proposals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149

2-24.3 Presolicitation Workshops . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150

2-24.4 Verify Available Resources. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150

2-24.5 Draft RFPs Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150

2-24.6 Contract Types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150



2-25 Form Proposal Evaluation Team. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151

2-25.1 Identification of Proposal Evaluation Team Members . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151

2-25.2 Identifying and Selecting Members . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152

2-25.3 Identifying and Selecting Functions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153


2-26 Develop Proposal Evaluation Strategy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153

2-26.1 Best Value . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154

2-26.2 Proposal Evaluation Strategy and Factors. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154

2-26.3 Cost/Price Factors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154

2-26.3.1 Relationship of Cost or Price Factors to Other Evaluation Factors . . . . . . . . . . . 154

xii SPs and Ps

Contents

2-26.4 Past Performance and Supplier Capability . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154

2-26.4.1 Past Performance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154

2-26.4.2 Supplier Capability . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155

2-26.4.2.1 General . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155

2-26.4.2.2 Technical Capabilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156

2-26.4.2.3 Financial Capabilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156

2-26.4.2.4 Other Business Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156

2-26.5 Site Visits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156

2-26.6 Preaward Survey . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157

2-26.7 Subcontractors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157

2-26.8 Other Evaluation Factors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158

2-26.8.1 General . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158

2-26.8.2 Use . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158

2-26.8.3 Scoring Systems. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158







2-27 Issue RFPs and Publicize Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160

2-27.1 Publicizing Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160

2-27.2 Availability of the RFPs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160

2-27.3 Government Point of Entry. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161

2-27.4 Other Media . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161

2-27.5 Presolicitation Notices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162

2-27.6 Preproposal Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162


2-28 Conduct Reverse Auctions Where Appropriate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162

2-28.1 Plan and Define Auction Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163

2-28.2 Determine Software Platform/Service Provider . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163

2-28.3 Communication and Training. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164

2-28.4 Conduct Auction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164

2-28.5 Award. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165


2-29 Issue Amendments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165

2-29.1 Amendment Content . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166

2-29.2 Failure to Acknowledge Amendments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166


2-30 Receive and Record Proposals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166

2-30.1 Modification and Withdrawal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167

2-30.2 Late Proposals and Modifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167


September 1, 2013 xiii


2-31 Implement Proposal Evaluation Strategy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167

2-31.1 Proposal Evaluation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167

2-31.2 Individual Evaluation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167

2-31.3 Comparative Evaluation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168

2-31.4 Disclosure and Use of Information. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168

2-31.4.1 Policy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168

2-31.4.2 After Receipt of Proposals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169



2-32 Assess Technology Implications. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170

2-32.1 Personnel Checking the Technology Implications. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170

2-32.2 Knowledge of the Postal Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170

2-32.3 Feasibility of the Supplier Solution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170

2-32.4 Effect of the Solution on the Postal Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171

2-32.5 Viability of the Solution and Emerging Technology . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172


2-33 Perform Risk Analysis on Supplier Proposals. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172

2-33.1 Risk Analysis Objective . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173

2-33.2 Proposal Risks Identification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173

2-33.3 Proposal Risk Assessment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173

2-33.4 Risk Analysis Output . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174


2-34 Conduct Price/Cost Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175

2-34.1 Comparison of Competitive Offers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175

2-34.2 Comparison with Regulated, Catalog, or Market Prices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176

2-34.3 Comparison with Historical Prices. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177

2-34.4 Pricing Noncompetitive Offers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177

2-34.5 Use of Independent Cost Estimates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177

2-34.6 Cost Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178

2-34.7 Allowable Costs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179

2-34.8 Reasonableness. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179

2-34.9 Allocable to the Contract . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179

2-34.10 Unallowable Costs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180

2-34.11 Cost Realism . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183

2-34.12 Allowances and Charges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183

2-34.13 Cost or Pricing Data. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183



2-35 (Reserved) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185

2-36 Evaluate Foreign and Domestic Proposals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185

2-36.1 Domestic End Products . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185

2-36.2 End Products from Designated WTO GPA and FTA Countries . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186

2-36.3 Designated WTO GPA and FTA Countries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186

xiv SPs and Ps

Contents

2-36.4 WTO GPA and FTA Eligibility Thresholds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187

2-36.5 Lease, Rental, and Lease-Purchase Contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187

2-36.6 WTO GPA and FTA Service Exceptions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188

2-36.7 Construction Materials. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189

2-36.8 Limitations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189

2-36.9 Non-Available Products . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190



2-37 Hold Discussions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193

2-37.1 Discussions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193

2-37.2 Process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194

2-37.3 Potential Points of Conflict . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194


2-38 Negotiate with Suppliers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194

2-38.1 Negotiation Considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195

2-38.2 Prepare for Negotiations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196

2-38.3 Best Alternative to a Negotiated Agreement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196

2-38.4 Conducting Negotiations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196

2-38.5 Documenting Results. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197







2-39 Subcontracting with SMWOBs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198

2-39.1 Subcontracting Plans. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198

2-39.2 Suppliers Use of Subcontractors. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199



2-40 Produce Contract Award Recommendation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199

2-40.1 Contract Awards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199

2-40.2 Best Value Determination and Award Recommendation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200

2-40.2.1 Competitive. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200

2-40.2.2 Noncompetitive. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200

2-40.3 Contract File. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200

2-40.3.1 Contract Files for Competitive Contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201

2-40.3.2 Contract Files for Noncompetitive Contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201

2-40.4 Required Preaward Activities. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202


2-41 Obtain Selected Reviews and Approvals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202

2-41.1 General. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202

2-41.2 Reviews and Approvals of Contractual Actions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203

September 1, 2013 xv


2-41.2.1 Purchase Plans . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203

2-41.2.2 Reviews and Approvals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203

2-41.2.3 Review and Approval Process for Competitive Actions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204

2-41.2.4 Review and Approval Process for Noncompetitive Actions . . . . . . . . . . . . . . . . . 204

2-41.3 Terminations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205

2-41.4 Actions Exceeding a Contracting Officer’s Delegated Authority . . . . . . . . . . . . . . . . . 205

2-41.5 Reporting and Certifying Contractual Actions Valued at $25 Million or More . . . . . . . 205

2-41.6 Consultation with Assigned Counsel and the General Counsel/Law Department . . . 206

2-41.6.1 General . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206

2-41.6.2 Final Decisions on Contract Claims . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206


2-42 Postal Accountability and Enhancement Act Related Reports and Certifications . . . . . . . . 207

2-42.1 Reports on Contractual Actions Valued at $25 Million or More. . . . . . . . . . . . . . . . . . 207

2-42.2 Quarterly Certifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 208

2-43 Simplified Purchasing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209

2-43.1 General. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209

2-43.2 Purpose . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209

2-43.3 Use. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209


2-43.5 Soliciting Proposals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210

2-43.5.1 General . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210

2-43.5.2 Solicitation Requirements. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210

2-43.5.3 Relative Importance of the Evaluation Factors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210

2-43.5.4 Oral Solicitations. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211

2-43.5.5 Written Solicitations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211

2-43.6 Evaluation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211

2-43.7 Discussions and Negotiations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212

2-43.8 Contract Award . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212

2-43.9 Notification to Unsuccessful Offerors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212

2-43.10 Contract Files for Simplified Purchases. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212


3 USPS Supplying Practices Process Step 3: Select Suppliers . . . . . . . . . . . . 2153-1 Award Contract and Notify Suppliers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215

3-1.1 Award and Notification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215


3-2 Announce Award. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 216

3-2.1 Advance Announcement of Contract Award to Corporate Communications . . . . . . . 216

3-2.2 Publicizing Contract Awards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 216



3-3 Provide Feedback . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 217

3-3.1 Suppliers’ Perspective . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 218

xvi SPs and Ps

Contents

3-3.2 Medium and Documentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 218

3-3.3 Participants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 218


3-4 Conduct Postaward Orientation Where Applicable . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219

3-4.1 Selecting Contracts for Postaward Orientation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219

3-4.2 Postaward Orientation Arrangements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219

3-4.3 Postaward Orientation Procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 220

3-4.4 Postaward Orientation Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 220


3-5 Appoint Contracting Officers Representatives . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221

3-5.1 Appointing a COR . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221

3-5.2 Evaluate Background and Training . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221

3-5.3 Formally Designate COR . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222


3-6 Define and Initiate Contract Management Activities. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222

3-6.1 Contract Maintenance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223

3-6.2 Change Control Procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223

3-6.3 Charges and Cost Monitoring . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223

3-6.4 Management Reporting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224

3-6.5 Asset Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224

3-6.6 Continuous Improvement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224

3-6.7 Allocate Resources for Contract Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225

3-6.8 Plan for Contract Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225

3-6.9 Current Contract . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226

3-6.10 Cost and Price Control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226

3-6.11 Resource Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226

3-6.12 CORs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227

3-6.13 Investment Recovery Plan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227


3-7 Finalize Investment Recovery Plan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227

3-7.1 Removal of Surplus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228

3-7.2 Final Removal Decision . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228

3-7.2.1 Recycle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229

3-7.2.2 Reallocate (Relocate and Redeploy). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229

3-7.2.3 Resell . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229

3-7.2.4 Remarket (Resell to Supplier) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229

3-7.2.5 Return . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 230

3-7.2.6 Remanufacture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 230

3-7.2.7 Remove. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 230

3-7.2.8 Donate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 230


September 1, 2013 xvii


4 USPS Supplying Practices Process Step 4: Deliver and Receive Requirements. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231

4-1 Ordering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231

4-1.1 Ordering and Requisitioning Channels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231

4-1.2 Federal Standard Requisitioning and Issue Procedure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232

4-1.3 Contract Vehicles for Ordering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232

4-1.4 Orders Against Indefinite-Delivery Contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232

4-1.4.1 General . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232

4-1.4.2 Single Indefinite-Delivery Contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232

4-1.4.3 Multiple Indefinite-Delivery Contracts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232

4-1.5 Orders against Ordering Agreements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233

4-1.5.1 General . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233

4-1.5.2 Competition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233

4-1.6 Ordering Agreements and Task Orders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233

4-1.7 Fixed-Price Task Orders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233

4-1.8 Performance-Based SOW . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234

4-1.9 Order Content . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234

4-1.10 Order Pricing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234

4-1.11 Order Issuance. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234



4-2 Shipping . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235

4-2.1 Mailable Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236

4-2.2 Postal Freight . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236

4-2.3 Transportation Management Service Provider Freight . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236

4-2.4 Supplier-Owned Transportation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237

4-2.5 Free-On-Board Destination . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237

4-2.6 Shipping Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238

4-2.7 Shipping Requests. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238

4-2.8 Demurrage, Detention, and Storage . . . .