1

System Component

• The word component may refer to – Physical parts (engines, wings of aircraft, wheels of car) – Managerial steps (planning, organizing, directing and controlling) – Or a Subsystem in a multilevel structure. 

• The components may be simple or complex, basic or advanced. 

They may be a single computer with  keyboard, memory, and printer or

a series of intelligent terminals linked to a mainframe.

• In either case, each component is part of the total system and has to do its share of work for the system to achieve the intended goal. 

• This orientation requires an orderly grouping of the components for the design of a successful system.

There is no universally accepted definition of a system • It is an entity which consists of interdependent parts so that 

system theory is concerned with the attributes and relationships of these interacting parts. (INTRODUCTION TO INFORMATION TECHNOLOGY CA B6 PBP)

System (part 1 )System (part 1 )

INFORMATION TECHNOLOGY CA B6 PBP)• A definition which applies to business systems is a collection 

of men, machines and methods organized to accomplish a set of specific functions. (Davis, systems Analysis and Design). (INTRODUCTION TO INFORMATION TECHNOLOGY CA B6 PBP)

• Any group of components (functions, people, activities, events, and so on) that interface with and complement one another to achieve one or more predefined goals. (Computers Larry Long Nancy Long)

System (part 2 )

• A system is a set of interrelated elements that collectively work together to achieve some common purpose or goal. (New Horizon in Information Technology 3rd Edition Jamshed A Khattak)

• The term system is derived form the Greek word systemsThe term system is derived form the Greek word systems, which means an organized relationship among functioning units or components exists because it is designed to achieve one or more objectives. (SYSTEM ANALYSIS AND DESIGN 2ND EDITION ELIAS M AWAD GAL GOTIA)

• A regular or orderly arrangement of components or parts in a connected and interrelated series or whole; a series or group of components necessary to some operation. (SYSTEM ANALYSIS AND DESIGN 2ND EDITION ELIAS M AWAD GAL GOTIA)

• There are more than hundred definitions of the word system, but most seem to have a common thread that suggests that 

SystemSystem

a system is 

• an orderly grouping of  interdependent components 

• linked together according to a plan 

• to achieve a specific objective.

The study of systems concepts, then, has three basic implications:

A system must be designed to • Achieve a predetermined objective.• Interrelationships and interdependence must exist among 

the components.p• The objectives of the organization as a whole have higher 

priority than the objectives of its subsystems.For example, computerizing personnel applications must 

conform to the organization’s policy on privacy, confidentiality, and security, as well as making selected data (e.g.; payroll) available to the accounting division on request. (SYSTEM ANALYSIS AND DESIGN 2ND EDITION ELIAS M AWAD  GAL GOTIA)

2

Characteristic Characteristic of a system of a system

Organization

• Organization implies structure and order. • It is the arrangement of components that helps to achieve 

objectives.In the design of a business system, for example, the hierarchical relationships starting with the president on top and leadingrelationships starting with the president on top and leading downward to the blue‐collar workers represent the organization structure. (SYSTEM ANALYSIS AND DESIGN 2ND EDITION ELIAS M AWAD GAL GOTIA)

• Organization means structure and order. • It is the arrangement of components that help to achieve 

objectives. For example, a computer system is designed around an input device, a central processing unit, an output device, and one or more storage units. When linked together they work as a whole system for producing information. (New Horizon in Information Technology 3rd Edition Jamshed A Khattak)

Interaction

• Interaction refers to the manner in which each component functions with other components of the system. In an organizationfor example, purchasing must interact with production advertising with sales, and payroll with personnel. (SYSTEM ANALYSIS AND DESIGN 2ND EDITION ELIAS M AWAD GAL GOTIA)

• Interaction refers to the manner in which each component functions with other component of the system (physical sharing). In a computer system, for example, the central processing unit must interact with the input device to solve a problem. In turn, the main memory holds the program and data that the arithmetic unit uses for computation. The interrelationship between these components enables the computer to perform smooth functions. (New Horizon in Information Technology 3rd Edition Jamshed A Khattak)

Interdependence

• Interdependence means that parts of the organization or computer system depend on one another. 

• They are coordinated and linked together according to a planplan.

• One subsystem depends on the input of another subsystem for proper functioning; 

• that is, the output of one subsystem is the required input for another subsystem. 

• This interdependence is crucial in system work. (SYSTEM ANALYSIS AND DESIGN 2ND EDITION ELIAS M AWAD GAL GOTIA)

Integration (greater impact)

• Integration refers to the holism (philosophy of whole) of systems. 

• Synthesis (mixture) follows analysis to achieve the central objective of the organization. 

• Integration is concerned with – how a system is tied together.– It is more than sharing a physical part or location. – It means that parts of the system work together within the 

system even though each part performs a unique function.– Successful integration will typically produce a synergistic 

(combine function/effort) effect and greater total impact than if each component works separately. (SYSTEM ANALYSIS AND DESIGN 2ND EDITION ELIAS M AWAD GAL GOTIA)

Central objective

• Objective may be real or stated. Although a stated objective may be the real objective.

• It is not uncommon for an organization to state one objective and operates to achieve anotherobjective and operates to achieve another. 

• The important point is that users must know the central objective of a computer application early in the analysis for a successful design and conversion. (SYSTEM ANALYSIS AND DESIGN 2ND EDITION ELIAS M AWAD GAL GOTIA)

3

Terms Definitions

Subsystem System is composed of subsystems. Organizations consist of departments and sections and these parts interact and are interdependent. Simply a subsystem is a system within a system

Modular system

In modular system break the overall job down into separate pieces, or module in turn are broken into smaller pieces which can also be further subdivided. A complete information system can thus be considered to be a collection of modules.

Super system When a system is a part of larger system the larger system is the super system

S S l i th id “th h l i t i th f it t ”Synergy (Synchronize)

Synergy explains the idea “the whole is greater is the sum of its parts” interaction between parts produces a greater total impact than would the individual parts acting in an isolated fashion.

Coupling This relationship between modules/subsystems is called coupling. This relationship should be as weak as possible. Modules should be as independent as possible so that any change in one module has limited effect on any other module.

Cohesion Each module/subsystem carries out a single problem related function. A module has maximum cohesion when it has single defined function. A module should have minimum coupling and maximum cohesion.

Diagram from (New Horizon in Information Technology 3rd Edition Jamshed A Khattak)

ELEMENTS OF A SYSTEM

ELEMENTS OF A SYSTEM

• In most cases, systems analysis operates in a dynamic environment where change is a way of life. The environment may be a business firm, a business application, or a computer system. To reconstruct a system, th f ll i k l t t b id dthe following key elements must be considered:

1 outputs and inputs.2. Processor3. Control4. Feedback5. Environment6. Boundaries and interface.

Outputs and inputs• A major objective of a system is to produce an output that has value to 

its user.• Whatever the nature of the output (goods, services, or information), it 

must be in line with the expectations of the intended user.• Inputs are the elements (material, human resources, information) that 

enter the system for processing. • Output is the outcome of processing. 

A t f d i t t d t t• A system feeds on input to produce output. • In much the same way that a business brings in human, financial, and 

material resources to produce goods and services. • It is important to point out here that determining the output is a first 

step in specifying the nature, amount, and regularity of the input needed to operate a system. For example, in systems analysis, the first concern is to determine the user’s requirements of a proposed computer system—that is , specification of the output that the computer is expected to provide for meeting user requirements, input and processing design follow. (SYSTEM ANALYSIS AND DESIGN 2ND EDITION ELIAS M AWAD GAL GOTIA)

Outputs and inputs

• Inputs provide the system with what it needs to be able to operate. • Input may vary from matter, energy or humans to information. Matter 

might include, in a manufacturing operation, while human input might consist of typing an instruction booklet or staring up a piece of machinery. I t b t t f th t• Inputs may be outputs from other systems.(INTRODUCTION TO INFORMATION TECHNOLOGY CA B6 PBP)

• Outputs are the results of the operation of a process. • They could be said to represent the purpose for which the system exists.• Many outputs are used as input to another system or alternatively may 

be discarded as waste ( an input to the ecological system). Thirdly, output may be used as input to the system which has produced it, for example, in certain circumstances, defective products. (INTRODUCTION TO INFORMATION TECHNOLOGY CA B6 PBP)

Processor  (s)/Process:

• The processor is the element of a system that involves the actual transformation of input into output. 

• It is the operational component of a system. • Processors may modify the input totally or partially depending on the 

specifications of the output.• This means that as the output specifications change, so does the 

processing, in some cases, input is also modified to enable the processor to handle the transformation. (SYSTEM ANALYSIS AND DESIGN 2ND EDITION ELIAS M AWAD GAL GOTIA)

• A process transforms an input into an output. • Processes may involve tasks performed by humans, plant, computers, 

chemicals and a wide range of other actions. • Processes may consist of assembly, for example where electronic 

consumer goods are being manufactured, or disassembly, for example, where oil is refined. There is no clear relationship between the number of inputs to a process and the number of outputs. (INTRODUCTION TO INFORMATION TECHNOLOGY CA B6 PBP)

4

Control

• The control element guides the system. • It is the decision‐making subsystem that controls the pattern of activities 

governing input, processing, and output.• In an organizational context, management as a decision‐making body 

controls the inflow, handling, and outflow or activities that affect the lf f th b iwelfare of the business.

• In a computer system, the operating system and accompanying software influence the behavior of the system. 

• Output specifications determine what and how much input is needed to keep the system in balance.

• In systems analysis, knowing the attitudes of the individual who controls the area for which a computer is being considered can make a difference between the success and failure of the installation. Management support is required for securing control and supporting the objective of the proposed change. (SYSTEM ANALYSIS AND DESIGN 2ND EDITION ELIAS M AWAD  GAL GOTIA)

Control delay

• Delay in receiving the feedback information, or in acting on it, will cause the required adjustment to occur later than it should.

Feedback

• Control in a dynamic system is achieved by feedback.• Feedback measures output against a standard in some form of 

cybernetic procedure that includes communication and control. • Output information is fed back to the input and/or to management 

(controller) for deliberation. After the output is compared against performance standards changes can result in the input or processingperformance standards, changes can result in the input or processing and, consequently, the output.

• In systems analysis, feedback is important in different ways. During analysis, the user may be told that the problems in a given application verify his/her initial concerns and justify the need for change. Another form of feedback comes after the system is implemented. The user informs the analyst about the performance of the new installation. This feedback often results in enhancements to meet the user’s requirements. (SYSTEM ANALYSIS AND DESIGN 2ND EDITION ELIAS M AWAD GAL GOTIA)

Feedback

• Higher level feedback, or double loop feedback is control information transmitted to a higher level in the system. In a business system, higher level feedback  is reported to a more senior level of management.

• Single loop feedback is connected with ‘task control’, higher level feedback is concerned with ‘multiple (overall) task control’.(Introduction to Information Technology CA B6 PBP)

• Feed forward• Control based on comparing original targets or actual results 

with a current forecast of future results is sometimes referred to as feed forward control. ( Introduction to Information Technology CA B6 PBP)

Negative feedback is information which indicates that the system is Negative feedback is information which indicates that the system is deviating from its planned or prescribed course, and that some redeviating from its planned or prescribed course, and that some re--adjustment is necessary to bring it back on to course. adjustment is necessary to bring it back on to course. Negative Negative feedback attempts to change the direction of the actual feedback attempts to change the direction of the actual movement of the system to bring it back into line with the movement of the system to bring it back into line with the plan Actual courseplan Actual course

Negative FeedbackNegative Feedback

Actual course

Negative feedback attempts tochange the direction of theactual movement of the systemto bring it back into line withthe plan.

Actual courseActual courseActual courseActual courseActual courseActual courseActual courseActual course

plan. Actual courseplan. Actual course(( Introduction to Information Technology CA BIntroduction to Information Technology CA B6 6 PBP)PBP)Negative feedback shows that the system is deviating from the Negative feedback shows that the system is deviating from the intended path and that some change is therefore required to correct intended path and that some change is therefore required to correct this situation. The control action to be taken generally reverses the this situation. The control action to be taken generally reverses the trend. trend. (New Horizon in Information Technology (New Horizon in Information Technology 33rd Edition Jamshed rd Edition Jamshed A Khattak)A Khattak)

Positive feedback

• Positive feedback results in control action which causes actual results to maintain (or increase) their path of deviation from planned results. ( Introduction to Information Technology CA B6 PBP)

• Very generally this result in successively greater deviationsVery generally, this result in successively greater deviations from the results actually sought. In fact, positive feedback results in some control activity which causes performance or output to continue deviating (or even increases the deviation) from what is required to happen. Positive feedback is necessary for organizational growth. (New Horizon in Information Technology 3rd Edition Jamshed A Khattak)

5

Open loop systems

• In these systems control is carried out by monitoring output and by receiving environmental input. Some control is therefore exercised from outside the system, by intervention administered externally. (New Horizon in Information Technology 3rd Edition Jamshed A Khattak)

Input Process Output

Control Feedback

EnvironmentalFactors

Environment

Open Loop Systems

System

Closed loop systems.

• In these systems output is fed back to input and there is not input from the environment. The output thus initiates the control activity to alter the system’s input or its activities. (New Horizon in Information Technology 3rd Edition Jamshed A Khattak)

Input Process Output

Control Feedback

Internal Factors

Close Loop Systems

System

Environment

• The environment is the “super system” within which an organization operates. 

• It is the source of external elements that impinge (collision) on the system. 

• In fact, it often determines how a system must function. TheIn fact, it often determines how a system must function. The organization’s environment, consisting of vendors, competitors, and others may provide constraints and, consequently, influence the actual performance of the business. (SYSTEM ANALYSIS AND DESIGN 2ND EDITION ELIAS M AWAD GAL GOTIA)

• Anything which is external to a system belongs to the environment and not to the system itself. 

• The environment exerts a considerable influence on the behavior of a system; at the same time the system can do little to control the behavior of the environment. (INTRODUCTION TO INFORMATION TECHNOLOGY CA B6 PBP)

Boundaries and interface

• A system should be defined by its boundaries—the limits that identify its components, processes, and interrelationships when it interfaces with another system. 

• For example, a teller system in a commercial bank is restricted to the deposits, withdrawals, and related activities of customers checking and savings accounts. It may exclude mortgage foreclosures, trust activities and the like.

• Each system has boundaries that determine its sphere of influence and control, y palthough in an integrated banking‐wide computer system design, a customer who has a montage and a checking account with the same bank may write a check through the “teller system” to pay the premium that is later processed by the “mortgage loan system.” Recently, system design has been successful in allowing the automatic transfer of funds from a bank account to pay bills and other obligations to creditors, regardless of distance or location. This means that in systems analysis, knowledge of the boundaries of a given system is crucial in determining the nature of its interface with other systems for successful design. (SYSTEM ANALYSIS AND DESIGN 2ND EDITION ELIAS M AWAD GAL GOTIA)

•

Boundaries and interface• Every system or sub‐system has a boundary, which defines what it is.• The boundary will be expresses in terms of areas, or constraints that 

separate it from its environment. • For example, a cost accounting department’s boundary can be expressed 

in terms of who works in it and what work it does. This boundary will separate it from other departments, such as the financial accounts department. System boundaries may be natural or artificially created an p y y yorganization’s departmental structures are artificially created).(INTRODUCTION TO INFORMATION TECHNOLOGY CA B6 PBP) Types of System

6

Physical or abstract systems:

• Physical systems are tangible entities that may be static or dynamic in operation . 

• for example, the physical parts of the computer center are the offices, desks, and chairs that facilitate operation of the compute. They can be seen and counted; they are static.I t t d t i d i t D t• In contrast, a programmed computer is a dynamic system. Data, programs, output, and applications change as the user’s demands or the priority of the information requested changes.

• Abstract systems are conceptual or non physical entities. They may be as straightforward as formulas of relationships among sets of variables or models—the abstract conceptualization of physical situations. 

• A model is a representation of a real or a planned system. The use of models makes it easier for the analyst to visualize relationships in the system under study.

• The objective is to point out the significant elements and the key interrelationship of a complex system. (SYSTEM ANALYSIS AND DESIGN 2ND EDITION ELIAS M AWAD  GAL GOTIA)

Open systems:

• Another classification of systems is based on their degree of independence.• An open system has many interfaces with its environment. It permits interaction 

across its boundary;• it receives inputs from and delivers outputs to the outside.• An information system falls into this category, since it must adapt to the 

changing demands of the userchanging demands of the user.• An open system is a system connected to and interacting with its environment. • It takes in influence (or energy) from its environment and also influences this environment 

by its behavior (it exports energy). • An open system is a stable system which is nevertheless continually changing or evolving.• All social systems, including business organizations are open systems. (INTRODUCTION TO 

INFORMATION TECHNOLOGY CA B6 PBP)

• open system are connected to, and interact with, the outside world and are distinguished in that they have inputs and outputs, thereby exchanging information, energy or material with the environment. All organization systems are open systems.

closed system• This system is independent of its environment. • The system is neither influenced by, not influences, its environment. • It does not take in from, or give to it. • It does not exchange information, energy or material. • In reality there are very few examples of a closed system. In the business 

world closed systems do not exist. • Being a Muslim almighty Allah could be one example of closed system. (New 

Horizon in Information Technology 3rd Edition Jamshed A Khattak)gy )• A closed system is a system which is isolated from its environment and 

independent of it, so that no environmental influences affect the behavior, nor does the system exert any influence on its environment. 

• Some scientific systems might be described as closed systems. • All social systems have some interaction with their environment, and so 

cannot be closed systems. (INTRODUCTION TO INFORMATION TECHNOLOGY CA B6 PBP)

• A closed system is isolated from environmental influences. • In reality, a completely closed system is rare, • in systems analysis, organizations, applications, and computers are invariably 

open, dynamic systems influenced by their environment. (SYSTEM ANALYSIS AND DESIGN 2ND EDITION ELIAS M AWAD GAL GOTIA)

Semi‐closed systems:

• Semi‐closed systems relates to its environment in a prescribed, controlled and in well‐defined way.y

• A thermostat, circulatory system or heating system would be good examples of semi‐closed system. (New Horizon in Information Technology 3rd Edition Jamshed A Khattak)

Types of open system

D di h i d h hDepending on the system input and the output, the open systems can be further categorized as follows: 

Deterministic systems

• Deterministic system (also called mechanistic systems) are those where and results (outputs) can be predicted with certainty, provided that they are operating correctly and are under control. A system may be classified as deterministic if it is possible to predetermine the stages or states through which it will pass (New Horizon in Information Technology 3rd di i h d h k)Edition Jamshed A Khattak)

7

Probabilistic systems:

• Probabilistic systems (also called stochastic systems) are those whose state can be predicted only within certain limits, even when they are under control. Business and economic systems are usually in this category, because they are subjected to so many varying internal and external forces. (New Horizon in Information Technology 3rd Edition Jamshed A Khattak)

Cybernetic Systems

• They learn from their mistakes or experience so that they do not always react in the same way to a particular input. 

• A trade union may be viewed as a cybernetic system. If it has been involved in an unsuccessful strike. (New Horizon in Information Technology 3rd Edition Jamshed A Khattak)

Homeostatic systems or dynamic equilibrium

• A homeostatic system is one with controls which allow it to revert back to its original state when affected by external events. (New Horizon in Information Technology 3rd(New Horizon in Information Technology 3rd Edition Jamshed A Khattak)

Man made information system.

• Ideally, information reduces uncertainly about a state or event.• For example, information that the wind is calm reduces the uncertainty 

that the boat trip will be pleasant. • An information system is the basis for interaction between the user and 

the analyst.• It provides instructions, commands, and feedback. • It determines the nature of the relationships among decision makers. • In fact, it may be viewed as a decision center for personnel at all levels.• From this basis, an information system may be defined as a set of 

devices, procedures, and operating systems designed around user based criteria to produce information and communicate it to the user for planning, control and performance; in systems analysis, it is important to keep in mind that considering an alternative system means improving one or more of these criteria. (SYSTEM ANALYSIS AND DESIGN 2ND EDITION ELIAS M AWAD GAL GOTIA)