tabla(s) retencion documental · 72 215 actas x 0 x 72 215 01 actas de asamblea 72 215 02 actas de...

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DISPOSICION INICIAL

CODIGO

DEPENDENCIA:31 TIPO SOPORTE SIMBOLOS

SERIES: MAYUSCULA FIJA NEGRILLA TIPO DOCUMENTAL: Mayuscula Inicial

DEPENDENCIA: COORDINACION DE PSICOLOGIA Y BIENESTAR ESTUDIANTILDISPOSICION FINAL

SUBSERIE: MAYUSCULA FIJA UNIDAD DOCUMENTAL: ## Mayuscula primera letra

E: Eliminacion

ID SERIE ID SUBSERIE TIPO DOCUMENTAL SERIES, SUBSERIES TIPOS Y SUBTIPOS DOCUMENTALESCODIGO

DOCUMENTO CONTROLADO

F EARCHIVO DE

GESTION ARCHIVO CENTRAL

D C I E S PROCEDIMIENTO Y/O OBSERVACIONES

112 ATENCION PSICOLOGICA A ESTUDIANTES

112 371 Atención y Seguimiento de Casos X 75 X X

112 562 Remisión de Casos X 75 X X

112 563 Formato de Programación y Control de Citas X 75 X X

112 564 Registro de Casos Recepcionados X 75 X X

113 PROGRAMAS DE DESARROLLO HUMANO

113 565 Proyecto de Desarrollo Humano X 4 X X

113 566 Cronograma de Actividades X 2 X X

113 567 Control de Asistencia X 2 X X

113 568 Evaluación para Estudiantes, Docentes y Padres de Familia X 2 X X

113 569 Informe de Resultados X 2 X X

113 570 Planes de Proyectos X 75 X X

113 571 Evidencias de Proyectos X 2 X X

114 VALORACIONES MEDICAS A ESTUDIANTES

114 572 Formatos de Registro de Atención Área Enfermería X 3 X X

114 573 Formato de Registro de Accidentes Escolares X 3 X X

114 574 Formato de Informe de Antecedentes Personales X 2 X X

115 REGISTROS DE ESTUDIANTES NO ADMITIDOS

115 575 Prueba o Evaluación de Admisión X 2 X X

115 576 Formularios de Inscripción de Aspirantes no Admitidos X 2 X X

CODIGOTIPO

SOPORTETIEMPO CONSERVACION

(AÑOS)

DISPOSICION INICIAL

DISPOSICION FINAL

S: Selección I: Conservacion Total

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

D: Digitalizacion C: Custodia

F: Documento en Papel Original o Copia

E: Documentos Electronicos

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DISPOSICION INICIAL

CODIGO



DEPENDENCIA: TRANSPORTE Y MENSAJERIADISPOSICION FINAL


E: Eliminacion



F EARCHIVO DE



3 PLANILLAS SUBSIDIOS

3 10 Planillas de Entrega de Tarjeta Integral X 5 X X

3 91 Planillas de Cheques X 5 X X

3 92 Planillas de Ajustes X 5 X X

3 196 Planillas de Tarjeta Plata Olímpica X 1 X X

3 372 Planillas de Devolución de TIPS X 5 X X

20 CORRESPONDENCIA

20 16 Correspondencia Enviada X 2 X X

20 17 Correspondencia Recibida X 2 X X

20 18 Correspondencia Interna X 2 X X

CODIGOTIPO


(AÑOS)

DISPOSICION INICIAL

DISPOSICION FINAL






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DISPOSICION INICIAL

CODIGO



DEPENDENCIA: SUBDIRECCION DE SERVICIOS SOCIALESDISPOSICION FINAL


E: Eliminacion



F EARCHIVO DE



72 LOS CORALES

72 214 Manual de Procesos X 0 X

72 215 Actas X 0 X

72 215 01 Actas de asamblea

72 215 02 Actas de junta directiva

72 215 03 Actas de comité de seguimiento

72 215 04 Actas de grupo de trabajo

72 216 Documentos Varios X 0 X

72 217 Acuerdos X 0 X

72 218 Estatutos Sociales X 0 X

72 219 Contratos de Mutuo X 0 X

72 220 Contratistas X 0 X

72 222 Resoluciones X 0 X

CODIGOTIPO


(AÑOS)

DISPOSICION INICIAL

DISPOSICION FINAL






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DISPOSICION INICIAL

CODIGO



DEPENDENCIA: OFICINA DE GESTION DOCUMENTALDISPOSICION FINAL


E: Eliminacion



F EARCHIVO DE



71 DOCUMENTOS DE ENTREGA

71 260 Relaciones o Remisiones de Entrega X 2 X X

71 296 Formato de Préstamo y Consulta de Documentos X 0 X X

71 305 Controles de Entrega de Paquetes X 0 X X

71 312 Controles de Devolución de Paquetes X 0 X X

110 HISTORIAS CLINICAS IPS

110 540 Historias Clinicas IPS Comfenalco X 50 X X

110 540 01 Historias clinicas medicas

110 540 02 Historias clinicas odontologicas

CODIGOTIPO


(AÑOS)

DISPOSICION INICIAL

DISPOSICION FINAL






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DISPOSICION INICIAL

CODIGO



DEPENDENCIA: DIRECCION GENERALDISPOSICION FINAL


E: Eliminacion



F EARCHIVO DE



67 ACTAS DE DIRECCION

67 210 Actas de Asamblea General de Afiliados X 75 X X

67 210 01 Acta

67 210 02 Acta de aprobación

67 210 03 Anexos

67 211 Actas de Consejo Directivo X 75 X X

68 SSF

68 298 Circulares X 5 X X

68 299 Resoluciones X 5 X X

69 CORRESPONDENCIA DIRECCIÓN



69 302 Memorandos de Dirección X 5 X X

70 MEMORIAS CORPORATIVAS

70 350 Memorias Institucionales X 75 X X

CODIGOTIPO


(AÑOS)

DISPOSICION INICIAL

DISPOSICION FINAL






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DISPOSICION INICIAL

CODIGO



DEPENDENCIA: TECNOLOGIADISPOSICION FINAL


E: Eliminacion



F EARCHIVO DE



64 HARDWARE

64 197 Envíos MTI X 75 X X

64 198 Listas de Verificación de Realización de Back-up X 75 X X

64 199 Documentación de Redes X 75 X X

64 200 Actas de Entregas de Equipos X 75 X X

64 201 Licencias X 75 X X

64 270 Optimización Base de datos X 75 X X

65 SOFTWARE

65 203 Soportes Técnico X 75 X X

65 204 Proyectos de Software X 75 X X

65 205 Actas de Servicios de Proveedores X 75 X X

66 SISTEMAS GENERAL



CODIGOTIPO


(AÑOS)

DISPOSICION INICIAL

DISPOSICION FINAL






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DISPOSICION INICIAL

CODIGO



DEPENDENCIA: SEGURIDAD FISICADISPOSICION FINAL


E: Eliminacion



F EARCHIVO DE



45 VEHICULOS

45 121 Documentos de Vehículos de la Empresa X 10 X X

48 SEGURIDAD Y VIGILANCIA

48 516 Libros de Minutas de Vigilancia X 5 X X

48 530 Control de Entrada y/o Salida de Elementos X 1 X X

48 531 Control de Entrada y/o Salida de Personal X 1 X X

48 532 Control de Vehiculos X 1 X X

48 533 Reseña de Personal Contratado X 5 X X

48 534 Solicitud de Permiso Vehicular X 1 X X

48 535 Permiso de Trabajo en Altura X 1 X X

48 536 Novedades de Seguridad X 1 X X

48 542 Control de Vigilantes X 1 X X

48 543 Control de Horas Extras o Tiempo Suplementarios X 1 X X

CODIGOTIPO


(AÑOS)

DISPOSICION INICIAL

DISPOSICION FINAL






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DISPOSICION INICIAL

CODIGO



DEPENDENCIA: EDUCACION PARA EL TRABAJO Y DESARROLLO HUMANODISPOSICION FINAL


E: Eliminacion



F EARCHIVO DE



96 PROGRAMAS TÉCNICOS LABORALES

96 109 Histórico Técnico Laboral X 1 X X

96 109 01 Inspecciones locativas

96 109 02 Inpecciones uso de elementos de proteccion

96 109 03 Inpecciones de campo

96 110 Matriculas Académicas X 1 X X

96 134 Productos No Conforme X 1 X X

96 135 Requisición de Personal Docente X 1 X X

96 136 Encuestas Estudiantes X 1 X X

96 137 Encuestas Docente X 1 X X

96 138 Listado Entrega Carnet Estudiantil X 1 X X

96 383 Bitácora Proyectos de Aula X 1 X X

96 385 Bitácora Proyectos de Emprendimiento X 1 X X

96 388 Horarios X 1 X X

97 COMUNICACIONES CEDESARROLLO

97 111 Comunicaciones Externas X 1 X X

97 111 01 Comunicaciones billa - Surtigas

97 111 02 Comunicados secretaria de educación

97 111 03 Comunicaciones asamblea de egresados

97 111 04 Documento periodo de protección

97 111 05 Comunicaciones egresados

97 111 06 Comunicaciones externas general

97 131 Comunicaciones Internas X 1 X X

97 131 01 Gestión devolución matriculas a contabilidad

97 131 02 Recepción pedidos de almacén

97 131 03 Comunicaciones internas generales

98 DOCUMENTOS CONTABLES CEDESARROLLO

98 380 Facturas X 10 X X

98 381 Listados de Consignaciones X 10 X X

98 398 Pedidos X 10 X X

98 444 Copia de Requisiciones X 10 X X

99 ACTAS CEDESARROLLO

99 382 Actas CEDESARROLLO X 1 X X

99 382 01 Consejo directivo

99 382 02 Acta de reunión

99 382 03 Acta comité curricular

99 382 04 Acta inducción docentes

99 382 05 Acta inducción estudiantes

99 382 06 Acta reunión estudiantes

99 382 07 Acta reunión representante de grupo

99 382 08 Acta asamblea de egresados

99 382 09 Acta de memorando

100 PQRS CEDESARROLLO

100 395 Solicitudes y Respuestas X 1 X X

100 395 01 Solicitud reingreso estudiantes

CODIGOTIPO


(AÑOS)

DISPOSICION INICIAL

DISPOSICION FINAL






100 395 02 Solicitud aplazamiento

100 395 03 Solicitud cambio de jornada

100 395 04 Solicitud cambio de programa

100 395 05 Solicitud doble certificación

100 395 06 Solicitud de homologaciones

100 395 07 Solicitud devoluciones matriculas estudiantes

100 395 08 Respuestas solicitud reingreso estudiantes

100 395 09 Repuestas solicitud aplazamiento

100 395 10 Respuestas solicitud cambio de jornada

100 395 11 Respuestas solicitud cambio de programa

100 395 12 Respuestas solicitud doble certificación

100 395 13 Respuestas quejas

100 395 14 Respuestas excusas inasistencia estudiantes

100 395 15 Respuestas reclamaciones

100 395 16 Solicitudes curso de recuperación

100 395 17 Solicitud inconsistencias en la publicación de notas

100 395 18 Solicitud atención académico

100 395 19 Solicitud atención directivos o docentes

100 395 20 Solicitud atención vicerrector académico

100 395 21 Solicitud de saldo a favor

101 CONVENIOS CEDESARROLLO

101 133 Convenios Interinstitucionales X 1 X X

101 448 Convenios Empresariales X 1 X X

102 ADMINISIONES Y REGISTRO

102 397 Certificados de Estudios X 75 X X

102 400 Certificados de Notas X 75 X X

102 474 Lista de Chequeo Graduandos X 75 X X

102 475 Formularios de Inscripción Diplomados X 75 X X

102 476 Formularios de Inscripción Programas Técnico Laborales X 75 X X

102 477 Formularios de Inscripción Escuela de Idiomas X 75 X X

102 478 Formato de Entrevista Perfil de Ingreso Estudiantes X 75 X X

102 479 Formato de Ingreso FONEDE X 75 X X

102 480 Formato de Ingreso Cursos Académicos X 75 X X

102 481 Arte Divulgación del Servicio X 75 X X

102 482 Reporte de Notas X 75 X X

102 483 Listado de Admitidos X 75 X X

102 508 Formatos de Paz y Salvo X 75 X X

103 ESCUELA DE IDIOMAS

103 470 Formato Unico de Solicitudes Escuela de Idiomas X 1 X X

103 519 Formulario Inscripcion Escuela de Idiomas X 1 X X

103 520 Actas Escuela de Idiomas X 1 X X

103 520 01 Acta de descargos

103 520 02 Acta de entrega de circulares a padres de familia

103 520 03 Acta de entrega de libros

103 520 04 Acta de entrega de reporte de progreso academico

103 520 05 Acta de entrega de feddbacks

103 521 Control de Salida de Recursos Educativos X 1 X X

103 522 Formato de Solicitud de Examenes X 1 X X

103 523 Formato Estudiantes No Registrados en AMSYS X 1 X X

103 524 Control de Asistencias a Eventos X 1 X X

103 525 Formato de Calificaciones y Asistencias a Clases X 1 X X

104 PRÁCTICAS

104 384 Radicados Solicitud de Practicantes X 1 X X

104 386 Hoja de Vida Estudiantes en Practicante X 1 X X

104 387 Contrato de Aprendizaje X 1 X X

104 435 Carta Certificados de Practicas de la Empresa X 1 X X

104 436 Carta de Finalización Prácticas Empresariales X 1 X X

105 DOCUMENTOS CALIDAD CEDESARROLLO

105 484 Seguimientos a Indicadores X 1 X X

105 485 Certificado de Calidad de Programas Técnicos X 1 X X

105 486 Diseño de Programas Técnicos Laborales X 1 X X

105 487 Revisión de Programas Técnicos Laborales X 1 X X

105 488 Verificación de Programas Técnicos Laborales X 1 X X

105 489 Interventoría de Contratos X 1 X X

105 490 Análisis de Causas X 1 X X

105 491 Planes de Acción de Mejoramiento X 1 X X

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DISPOSICION INICIAL

CODIGO



DEPENDENCIA: AGENCIA DE EMPLEODISPOSICION FINAL


E: Eliminacion



F EARCHIVO DE



93 SERVICIOS DE EMPLEO

93 1 GESTION DE VACANTES

93 1 394 Vacantes Criticas X 5 X X

93 1 454 Hoja de Vida Aspirante a Vacante X 5 X X

93 1 473 Pruebas Psicotecnicas y Habeas Data Aspirantes a Vacantes X 5 X X

93 1 496 Notificacion de Preseleccionados a Empresas X 5 X X

93 1 496 01 Correo notificación empresa

93 1 496 02 Listado de preseleccionados

93 1 498 Informe de seguimiento de Vacantes X 5 X X

93 1 502 Solicitud de Vacantes de Empleos X 5 X X

93 1 502 01 Formato de solicitud de vacante

93 1 502 02 Informe de seguimiento

93 1 558 Formato de Entrevista Gestion de Vacantes X 5 X X

93 2 ORIENTACION VOCACIONAL

93 2 503 Solicitud de Postulacion a Ruta de Orientacion Vocacional X 5 X X

93 2 504 Formato de Valoracion X 5 X X

93 2 505 Listado de Asistencia a Capacitaciones X 5 X X

93 2 506 Perfil Ocupacional X 5 X X

93 2 515 Rutas de Capacitaciones X 5 X X

93 2 515 01 Ruta de capacitación sugerida

93 2 515 02 Ruta de capacitación aprobada

93 2 557 Entrevista de Orientacion Ocupacional X 5 X X

93 2 640 Reactivacion al Beneficio del Subsidio al Desempleo X 5 X X

93 3 40 MIL PRIMEROS EMPLEOS

93 3 513 Carta de Compromiso 40 Mil Primeros Empleo y Anexos X 5 X X

93 3 513 01 Carta de compromiso

93 3 513 02 Fotocopia documento de identificacion

93 3 513 03 Evidencia de estudios finalizados

93 3 513 04 Pruebas psicotecnicas 40 mil primeros empleos

106 REGISTROS DE EMPLEADORES Y CAPACITACIONES

106 393 Solicitudes de Servicios X 5 X X

106 453 Facturación de Capacitaciones a Buscadores de Empleos X 10 X X

CODIGOTIPO


(AÑOS)

DISPOSICION INICIAL

DISPOSICION FINAL






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DISPOSICION INICIAL

CODIGO



DEPENDENCIA: AUDITORIA INTERNADISPOSICION FINAL


E: Eliminacion



F EARCHIVO DE



73 AUDITORIA INTERNA

73 112 Informes de Auditoria Interna X 10 X X

73 246 Inventarios X 10 X X

73 247 Empresas en Liquidación X 10 X X

73 248 Memorandos Consecutivos Internos X 10 X X

73 273 Actas de Baja de Activos X 3 X X

CODIGOTIPO


(AÑOS)

DISPOSICION INICIAL

DISPOSICION FINAL






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DISPOSICION INICIAL

CODIGO



DEPENDENCIA: DESARROLLO Y RELACIONES EMPRESARIALESDISPOSICION FINAL


E: Eliminacion



F EARCHIVO DE



94 CAPACITACIONES

94 132 Cotización de Capacitación X 1 X X

94 354 Registro de Asistencia Capacitaciones X 1 X X

94 355 Evaluaciones Capacitación X 1 X X

94 355 01 Evaluación de capacitación

94 355 02 Evaluación docente capacitaciones

94 356 Retroalimentación a Empresa X 1 X X

94 357 Tabulación de Encuestas X 1 X X

94 358 Lista de Chequeo Capacitaciones X 1 X X

95 DIPLOMADOS

95 359 Cronograma de Diseño X 1 X X

95 360 Estructura del Diplomado X 1 X X

95 361 Lista de Chequeo Diplomados X 1 X X

95 362 Registro de Asistencia Diplomados X 1 X X

95 363 Planeador Diplomados X 1 X X

95 364 Evaluación Diplomados X 1 X X

95 364 01 Evaluación docente diplomados

95 364 02 Evaluación de diplomado

95 365 Informes y/o Encuestas X 1 X X

95 365 01 Informe cierre diplomados

95 365 02 Tabulación de encuestas

95 366 Diseño del Diplomado X 1 X X

95 366 01 Revisión, y verificación de diplomados

95 366 02 Validación del diseño del diplomado

95 512 Formularios de Inscripción X 1 X X

95 628 Acta de Compromiso de Asistencias y Cumplimiento de Capacitaciones X 5 X X

95 629 Listado de Entrega de Certificados y Constancias de Asistencias X 5 X X

95 631 Confirmacion de Servicios X 5 X X

95 632 Certificaciones X 5 X X

CODIGOTIPO


(AÑOS)

DISPOSICION INICIAL

DISPOSICION FINAL






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DISPOSICION INICIAL

CODIGO



DEPENDENCIA: CULTURADISPOSICION FINAL


E: Eliminacion



F EARCHIVO DE



92 ESCUELA DE MÚSICA

92 495 Inscripciones Escuela de Música X 2 X X

CODIGOTIPO


(AÑOS)

DISPOSICION INICIAL

DISPOSICION FINAL






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DISPOSICION INICIAL

CODIGO



DEPENDENCIA: ATENCIÓN AL CLIENTEDISPOSICION FINAL


E: Eliminacion



F EARCHIVO DE



91 ATENCIÓN AL CLIENTE

91 379 Buzones de Sugerencias X 1 X X

91 500 Formatos de Actualizaciones o Recopilación de Datos X 1 X X

91 539 Relaciones de Envios de Documentos X 2 X X

91 541 Constancia de Tarjeta en Poder y Uso del Afiliado X 5 X X

91 627 Actas de Arqueo de Tarjetas X 2 X X

CODIGOTIPO


(AÑOS)

DISPOSICION INICIAL

DISPOSICION FINAL






F-SEC-09-V1

DISPOSICION INICIAL

CODIGO



DEPENDENCIA: MERCADEO Y VENTASDISPOSICION FINAL


E: Eliminacion



F EARCHIVO DE



90 MERCADEO

90 434 Estudios de Mercadeo X 1 X X

90 446 Fotos X 75 X X

90 447 Recortes de Prensa X 75 X X

CODIGOTIPO


(AÑOS)

DISPOSICION INICIAL

DISPOSICION FINAL






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DISPOSICION INICIAL

CODIGO



DEPENDENCIA: PROTECCION SOCIALDISPOSICION FINAL


E: Eliminacion



F EARCHIVO DE



89 DOCUMENTACIÓN PROYECTOS PROTECCION SOCIAL

89 331 Comunicaciones X 5 X X

89 332 Soportes Contables X 5 X X

89 333 Planificacion de Actividades X 5 X X

89 334 Fichas de Visitas y/o Registro X 5 X X

89 335 Fichas de Programas o Proyectos X 5 X X

89 335 01 Comunicaciones

89 335 02 Actas de análisis de oportunidad y ficha del proyecto

89 335 03 Acta aprobación comité de contratación y/o consejo directivo

89 335 04 Carta de aceptación de documentos requeridos para contratación

89 335 05 Propuesta o proyecto formulado

89 335 06 Presupuesto

89 335 07 Requerimiento de contratos

89 335 08 Contratos, alianzas, otros si, convenios, y/o anexos contractuales

89 335 09 Póliza

89 335 10 Actas de inicio del proyecto y/o declaración del alcance

89 335 11 Informe final

89 335 12 Acta de cierre, finalización o liquidación de contratos

89 336 Registros de Actividades X 5 X X

89 336 01 Registros de asistencias

89 336 02 Constancias de entrega

89 336 03 Registros de control y seguimiento

89 336 04 Registro de concertaciones

89 337 Autorizacion Salidas Pedagogicas X 5 X X

89 338 Formatos de Ingreso Intervenciones Formativas X 5 X X

89 339 Informes X 5 X X

89 339 01 Informes de valoración inicial

89 339 02 Informes de valoración final

89 339 03 Informe intervención educativa

89 339 04 Informes de actividades de promoción y prevención en salud y nutrición

89 339 05 Informe de actividades desarrolladas para promoción de la lúdica, recreación y la lectura

89 339 06 Informes técnicos o financieros

89 339 07 Informes de línea base

89 339 08 Informes de caracterización

89 339 09 Informe de evaluación diagnostica

89 339 10 Informe final clausura JEC

89 339 11 Informes indicadores

89 339 12 Informes de gestión

89 340 Actas X 5 X X

89 341 Plan Anual X 5 X X

89 342 Encuestas, Estadisticas, Evaluaciones X 5 X X

89 342 01 Encuestas de satisfacción

89 342 02 Evaluación de nivel de satisfacción

89 342 03 Evaluación diagnostica e informe

89 343 Informacion de Beneficarios X 5 X X

CODIGOTIPO


(AÑOS)

DISPOSICION INICIAL

DISPOSICION FINAL






89 343 01 Inscripciones

89 343 02 Caracterizaciones

89 343 03 Valoraciones

89 343 04 Historia nutricional

89 344 Esquemas de Actividades X 5 X X

89 559 Documentacion Personal Contratado Externamente X 5 X X

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DISPOSICION INICIAL

CODIGO



DEPENDENCIA: DEPORTESDISPOSICION FINAL


E: Eliminacion



F EARCHIVO DE



82 PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y EVENTOS DEPORTIVOS

82 303 Lista de Chequeo de Eventos Deportivos X 1 X X

82 304 Formato de Entrega de Implementos Deportivos X 1 X X

82 306 Comanda X 1 X X

82 307 Planilla de juego X 1 X X

82 425 Fotocopias de Cédula Participantes Torneos X 1 X X

82 426 Comprobantes Contables X 1 X X

83 EVALAUCION DE LOS SERVICIOS Y EVENTOS DEPORTIVOS

83 308 Encuestas de servicio X 1 X X

83 309 Informe de Análisis de Servicio X 1 X X

84 INSCRIPCIÓN A LAS ESCUELAS DEPORTIVAS

84 310 Formulario de inscripción X 10 X X

84 311 Contrato X 10 X X

85 PRESTACIÓN DE SERVICIO DE ESCUELAS DEPORTIVAS

85 313 Plan General de Escuelas Deportivas X 1 X X

85 314 Control de Entrega de Carnet y Uniformes X 1 X X

85 315 Listado de Control de Asistencia X 1 X X

85 316 Control de Clases Programadas X 1 X X

85 317 Acta de Reunión ESDECO X 1 X X

85 318 Evaluación de Desempeño Deportivo X 1 X X

86 DEPORTE COMPETITIVO

86 319 Control de Asistencia X 1 X X

86 320 Evaluaciones de Selección X 1 X X

86 321 Listado de Seleccionados X 1 X X

86 322 Formulario de Inscripción Club X 1 X X

86 323 Contratos de Prestación de Servicio Deportivo X 8 X X

87 INFORMES DEPORTIVOS

87 324 Plan Metodológico X 1 X X

87 325 Evaluación del Desempeño deportivo X 1 X X

87 326 Informe Deportivo X 1 X X



88 HISTÓRICO DEPORTES

88 327 Histórico del Servicio X 75 X X

CODIGOTIPO


(AÑOS)

DISPOSICION INICIAL

DISPOSICION FINAL






F-SEC-09-V1

DISPOSICION INICIAL

CODIGO



DEPENDENCIA: RECREACION Y TURISMODISPOSICION FINAL


E: Eliminacion



F EARCHIVO DE



81 RECREACIÓN

81 256 Cotizaciones para Clientes X 5 X X

81 257 Cartas de Confirmación - Orden de Servicio X 5 X X

81 258 Encuestas de Satisfacción X 5 X X

81 259 Consignaciones de Clientes/ Soportes de Pago X 5 X X

81 284 Pedidos Recreación y Turismo X 5 X X

CODIGOTIPO


(AÑOS)

DISPOSICION INICIAL

DISPOSICION FINAL






F-SEC-09-V1

DISPOSICION INICIAL

CODIGO



DEPENDENCIA: OFICINA JURIDICADISPOSICION FINAL


E: Eliminacion



F EARCHIVO DE



74 EXPEDIENTES

74 231 Contestaciones X 75 X X

74 232 Excepciones X 75 X X

74 233 Etapa probatoria X 75 X X

74 234 Alegatos de Conclusión X 75 X X

74 235 Otros X 75 X X

74 236 Sentencias X 75 X X

74 271 Demandas X 75 X X

74 450 Proceso Jurídico X 75 X X

74 451 Empresas en Liquidación X 75 X X

75 INMUEBLES

75 237 Escrituras X 75 X X

75 238 Certificados de Tradición X 75 X X

75 239 Gravámenes X 75 X X

75 240 Impuestos X 75 X X

76 ACTAS JURIDICA

76 241 Actas de Comité de Dirección X 3 X X

77 PLANES DE MEJORAMIENTO

77 242 Superintendencia de Subsidio Familiar X 4 X X

77 242 01 Recomendaciones

77 242 02 Cuadro de acciones

77 242 03 Anexos

77 242 04 Avances

77 243 Contraloría General de la Nación X 4 X X

77 243 01 Resolución de metodología

77 243 02 Informe final

77 243 03 Cuadro de acción

77 243 04 Anexos

77 243 05 Avances

77 243 06 Oficios

77 243 07 Respuestas de oficios

78 FINAMERICA

78 253 Documentos Legales X 75 X X

78 253 01 Certificado de existencia y representación legal

78 253 02 Estatutos

78 253 03 Reformas estatutarias

78 253 04 Actas

78 254 Capitalizaciones X 75 X X

78 254 01 Proyecto

78 254 02 Autorización

78 254 03 Pago

78 254 04 Título


78 255 01 Microcréditos

78 255 02 Empleos generados

CODIGOTIPO


(AÑOS)

DISPOSICION INICIAL

DISPOSICION FINAL






78 255 03 Otros

79 ASOSIACIÓN EGRESADOS CEDESARROLLO

79 261 Documentos Legales X 75 X X

79 272 Actas X 75 X X

80 DOCUMENTOS JURÍDICOS

80 263 Conciliaciones laborales X 75 X X

80 264 Comunicaciones Externas X 75 X X

80 264 01 Enviadas

80 264 02 Recibidas

80 265 Comunicaciones Internas X 75 X X

80 265 01 Enviadas

80 265 02 Recibidas

80 266 Derechos de Petición X 75 X X

80 266 01 Solicitud

80 266 02 Respuesta

80 267 Requerimientos Juzgado X 75 X X

80 267 01 Requerimiento

80 267 02 Respuesta

80 268 Acciones de Tutela X 75 X X

80 268 01 Tutela

80 268 02 Respuesta

80 268 03 Fallo

F-SEC-09-V1

DISPOSICION INICIAL

CODIGO



DEPENDENCIA: UNIDAD DE ESTRATEGIA CORPORATIVADISPOSICION FINAL


E: Eliminacion



F EARCHIVO DE



57 AUDITORIA DE CALIDAD

57 187 Programa de Auditoria X 5 X X

57 188 Planes de Auditoria X 5 X X

57 189 Lista de Verificación Diligenciadas X 5 X X

57 190 Acta y presentación Reunión de apertura X 5 X X

57 191 Acta y Presentación Reunión de cierre X 5 X X

57 192 Informes de Auditoria X 5 X X

57 193 Lista de Verificación Sin Diligenciar X 5 X X

57 194 Guía del cargo auditor de calidad X 5 X X

57 195 Perfil de Competencias y Planes de Formación X 5 X X

57 295 Listas de verificación para Auditores Internos X 5 X X

58 INFORMES SUPER

58 115 Estadísticas de Cobertura de Servicios Sociales X 3 X X

58 116 Presupuesto Operativo e Inversiones X 3 X X

58 224 Ejecución FONEDE y FONIÑEZ X 3 X X

58 225 Estudio de Costos y Tarifas de los Servicios Sociales X 3 X X

58 278 Informes Enviados por las Áreas de la Empresa X 3 X X

58 455 Informes Empresas Morosas X 3 X X

58 528 Informes SIREVAC X 3 X X

59 INVERSIONES

59 226 Ejecución de las Inversiones X 5 X X

60 PRESUPUESTO

60 227 Ejecución Presupuestal X 5 X X

60 228 Informes de Cumplimiento de Gestión X 5 X X

60 229 Modificación Presupuestal X 5 X X

61 NORMATIVIDAD

61 274 Oficios Superintendencia X 5 X X

61 275 Circulares Superintendencia X 5 X X

61 276 Decretos X 5 X X


62 PROYECTOS

62 280 Seminarios X 5 X X

62 281 Estudios X 5 X X

62 282 Proyectos X 5 X X

62 283 Propuestas X 5 X X

63 PROYECTOS DE PLANEACIÓN

63 412 Carta de Presentación del Proyecto X 75 X X

63 413 Acta del Consejo Directivo X 75 X X

63 414 Certificado de Revisoria Fiscal X 75 X X

63 415 Correspondencia General del Proyecto X 75 X X

63 416 Contenido del Proyecto X 75 X X

63 417 Formato de Verificación para Presentacion de Proyectos X 75 X X

63 418 Documentos Anexos al Proyecto X 75 X X

CODIGOTIPO


(AÑOS)

DISPOSICION INICIAL

DISPOSICION FINAL






F-SEC-09-V1

DISPOSICION INICIAL

CODIGO



DEPENDENCIA: COMPRASDISPOSICION FINAL


E: Eliminacion



F EARCHIVO DE



55 COMPRAS

55 176 Orden de Compra y Soporte X 10 X X

55 177 Cotización X 10 X X

55 178 Requisición de Compras X 10 X X

56 PROVEEDORES

56 179 Registro de Proveedor y Anexos X 10 X X

56 180 Evaluación de Proveedores X 10 X X

56 181 Reevaluación de Proveedores X 10 X X

56 182 Causaciones e IMR X 10 X X



56 580 Actualizacion de Proveedores X 10 X X

56 581 Evaluacion de Desempeño X 10 X X

CODIGOTIPO


(AÑOS)

DISPOSICION INICIAL

DISPOSICION FINAL






F-SEC-09-V1

DISPOSICION INICIAL

CODIGO



DEPENDENCIA: EDUCACION FORMALDISPOSICION FINAL


E: Eliminacion



F EARCHIVO DE



50 ESTUDIANTES COLEGIO

50 125 Sabana de Bachilleres X 75 X X

50 139 PEI X 75 X X

50 140 Manual de Convivencia X 75 X X

50 141 Actas de Grado X 75 X X

50 142 Calificaciones X 75 X X

50 143 Registro de Diplomas X 75 X X

50 144 Listado Maestro X 75 X X

50 145 Hoja de vida Estudiante Graduando X 75 X X

50 145 01 Formato de actualización de datos

50 145 02 Formulario de inscripción

50 146 Contrato Estudiante X 75 X X

50 452 Listado General de Matriculados X 75 X X

50 494 Registro de Seguimiento de Estudiantes X 5 X X

50 546 Bitacora de Servicio Social Estudiantil X 75 X X

50 547 Evaluacion de Servicio Social Estudiantil X 75 X X

50 634 Paz y Salvo para Estudiantes X 5 X X

50 639 Formato de Novedades de Trasnsporte Escolar X 75 X X

51 DOCENTES COLEGIO

51 107 Libros de Protocolización X 75 X X

51 148 Estadísticas X 75 X X

52 DOCUMENTOS LEGALES COLEGIO


52 150 Actos Administrativos X 75 X X

52 151 Paz y Salvos Estadísticos X 75 X X

52 152 Escrituras Públicas Colegio X 75 X X

52 153 Resoluciones de Costos Educativos X 75 X X

52 154 Actas de Concejo Directivo X 75 X X

52 155 Actas de Concejo Académico X 75 X X

53 INSTITUCIONAL

53 156 Actas de Comité Curricular X 75 X X

53 157 Resoluciones Rectorales X 75 X X

53 158 Actas de Comisión de Evaluación y Promoción X 75 X X

53 159 Actas de Reuniones Padres de Familia X 75 X X

53 160 Criterios de Evaluación y Promoción X 75 X X

53 161 Plan de Mejoramiento X 75 X X

53 162 Plan de Desarrollo X 75 X X

53 163 Autoevaluación Institucional X 75 X X

53 164 Documentos Casos Especiales Estudiante X 75 X X



54 CARTERA COLEGIO

54 167 Saldos de Cartera Semanal X 75 X X

54 168 Listado de Devoluciones X 75 X X

CODIGOTIPO


(AÑOS)

DISPOSICION INICIAL

DISPOSICION FINAL






F-SEC-09-V1

DISPOSICION INICIAL

CODIGO



DEPENDENCIA: CENTRO DE EDUCACION LABORALDISPOSICION FINAL


E: Eliminacion



F EARCHIVO DE



49 CEL

49 127 Lista de Asistencia X 75 X X

49 128 Documentos del Estudiante X 75 X X

49 129 Otros X 75 X X

CODIGOTIPO


(AÑOS)

DISPOSICION INICIAL

DISPOSICION FINAL






F-SEC-09-V1

DISPOSICION INICIAL

CODIGO



DEPENDENCIA: SERVICIOS GENERALESDISPOSICION FINAL


E: Eliminacion



F EARCHIVO DE



46 SERVICIOS GENERALES

46 169 Ordenes de Compra/Servicios y Anexos X 10 X X

46 170 Factura Proveedores de Servicio X 10 X X

46 171 Factura de Servicios Público X 10 X X

46 172 Garantías X 10 X X

46 173 Resolución y Permisos X 10 X X

46 249 Reembolsos de Caja Menor X 10 X X

47 CORRESPONDENCIA SERVICIOS GENERALES



CODIGOTIPO


(AÑOS)

DISPOSICION INICIAL

DISPOSICION FINAL






F-SEC-09-V1

DISPOSICION INICIAL

CODIGO



DEPENDENCIA: DIVISION ADMINISTRATIVADISPOSICION FINAL


E: Eliminacion



F EARCHIVO DE



36 CONTRATOS

36 102 Contratos X 10 X X

36 345 Anexos de Contratos X 10 X X

36 346 Seguimientos de Contratos X 10 X X

37 GARANTÍAS/POLIZAS

37 285 Póliza de Daños X 5 X X

37 286 Póliza de Infidelidad y Riesgos Financieros X 5 X X

37 287 Póliza de Vehículos X 5 X X

37 402 Póliza Responsabilidad Directores y Administradores X 5 X X

37 403 Póliza de Accidentes Estudiantiles X 5 X X

37 404 Póliza de Salud X 5 X X

37 405 Póliza Concesión Jardín Social X 5 X X

37 406 Póliza Todo Riesgo en Construcción X 5 X X

37 407 Póliza Deudores Crédito Social X 5 X X

37 408 Póliza de Accidentes Recreación X 5 X X

38 CORRESPONDENCIA CONTRATACION

38 288 Correspondencia Enviada y Recibida X 5 X X

39 SINIESTROS

39 289 Siniestros X 10 X X

40 INFORMES CONTRATACION

40 290 Informes de Superintendencia X 3 X X

40 409 Informes Contraloría X 3 X X

41 CONCEPTOS JURIDICOS CONTRATACION

41 291 Conceptos Jurídicos X 10 X X

42 ACTAS CONTRATACION

42 292 Actas de Comité de Contrato X 10 X X

42 293 Actas de Comité de Obra e Infraestructura X 10 X X

43 CONTRATISTAS

43 294 Pólizas de Clínicas y Hospitales X 5 X X

44 DOCUMENTOS CALIDAD CONTRATACION

44 410 Actas de Planeación y Seguimiento de Indicadores X 3 X X

44 411 Análisis de Causa X 3 X X

111 PROPUESTAS

111 347 Propuestas de Contratos X 10 X X

CODIGOTIPO


(AÑOS)

DISPOSICION INICIAL

DISPOSICION FINAL






F-SEC-09-V1

DISPOSICION INICIAL

CODIGO



DEPENDENCIA: FOSFECDISPOSICION FINAL


E: Eliminacion



F EARCHIVO DE



32 SUBSIDIOS DE DESEMPLEO

32 77 Formularios Únicos de Postulación X 5 X X

32 77 01 FONEDE

32 77 02 FOSFEC

32 84 Relación de Entrega de Bonos Big Pass X 5 X X

32 85 Relación de Entrega Tarjetas Olímpica X 5 X X

32 86 Constancia de Entrega de Cheques de Educación X 5 X X

32 87 Constancia de Pago Planilla Única X 5 X X

32 213 Censo FONEDE X 5 X X

32 297 Cruces de FONEDE X 5 X X

32 328 Capacitación FONEDE X 5 X X

32 329 Jornada de Créditos X 5 X X

32 445 Microcrédito FONEDE X 5 X X

32 456 Novedades FONEDE X 5 X X

32 518 Acta de Compromiso de Asistencias y Cumplimiento de Capacitaciones X 5 X X

33 CAPACITACIÓN EMPRESARIAL FONEDE

33 79 Listado de Asistencia y Actas de Compromiso X 5 X X

33 88 Ordenes de Pedido X 5 X X

34 SERVICIO EMPRESARIAL FONEDE

34 122 Listado Capacitaciónes Empresariales X 5 X X

34 123 Planeacion y Diseño de Servicios Empresariales X 5 X X

34 124 Evaluación de Eventos de Consultoría X 5 X X

35 DOCUMENTOS CALIDAD FONEDE


35 390 Actas de Reunión de Seguimiento X 3 X X

35 391 Informes Estadísticos Superintendencia X 3 X X

35 392 Informes Contables X 3 X X

CODIGOTIPO


(AÑOS)

DISPOSICION INICIAL

DISPOSICION FINAL






F-SEC-09-V1

DISPOSICION INICIAL

CODIGO



DEPENDENCIA: CARTERA CORPORATIVADISPOSICION FINAL


E: Eliminacion



F EARCHIVO DE



31 CARTERA

31 130 Cartas de cobro jurídico X 75 X X

31 221 Pagarés Convenio Pago Aportes X 75 X X

31 471 Cartas DataCrédito X 75 X X

31 472 Cartas de Cobro PreJurídico X 75 X X

31 529 Pedidos de Ventas y Anexos X 75 X

31 556 Recaudos pago Colegio X 75 X X

31 560 Cartas de Notificacion de Mora X 75 X X

31 561 Cartas de Notificacion Relacion de Pagos Emprezas X 75 X X

31 630 Acuerdo de Pago X 75 X X

117 GESTION DE CARTERA

117 620 Notificacion de Avisos de Incumplimiento X 75 X X

117 621 Resoluciones de Cobro X 75 X X

117 622 Notificacion de Cobro Persuasivo X 75 X X

117 623 Notificacion de Cobro Prejuridico X 75 X X

117 624 Notificacion de Cobro Juridico X 75 X X

117 625 Notificacion de Cobro Administrativo (Mora 30,60,90) X 75 X X

117 626 Solicitud de Documentación para Actualización de la Información X 75 X X

117 633 Actas de Liquidacion de Aportes X 75 X X

CODIGOTIPO


(AÑOS)

DISPOSICION INICIAL

DISPOSICION FINAL






F-SEC-09-V1

DISPOSICION INICIAL

CODIGO



DEPENDENCIA: DIVISION FINANCIERADISPOSICION FINAL


E: Eliminacion



F EARCHIVO DE



26 CONTABILIDAD

26 48 Pago Proveedores X 10 X X

26 48 69 Pago proveedores cheques

26 48 71 Pago proveedores medio electrónico

26 49 Consignaciones X 10 X X

26 49 11 Consignaciones directas

26 49 12 Consignaciones cuentas por cobrar

26 49 13 Consignaciones

26 49 124 Consignación en línea

26 49 188 Recaudos cartera crédito social

26 50 Cotizaciones X 10 X X

26 50 61 Cotización consumo

26 50 175 Cotizaciones de activos fijos

26 50 199 Cotizaciones ordenes de servicio

26 51 Factura Cliente X 10 X X

26 51 14 Facturación otras cuentas por cobrar

26 51 15 Facturación salud interface

26 51 16 Facturación centro recreacional

26 51 17 Facturación CEL

26 51 18 Facturación deportes

26 51 19 Facturación concesiones y arriendo

26 51 126 Créditos empleados salud

26 51 127 Créditos empleados recreación

26 51 128 Créditos empleados mercadeo

26 51 130 Facturación convenios

26 51 133 Facturación de contado kiosco

26 51 152 Anticipos clientes salud

26 51 153 Anticipo cliente CRC

26 51 154 Anticipo cliente CEL

26 51 159 Facturación consumo interno salud

26 51 161 Facturación consumo interno kiosco

26 51 182 Créditos empleados CEL

26 51 208 Facturación CEC

26 51 215 Facturación otras cuentas x cobrar 1380

26 51 225 Notas debito facturación salud

26 51 247 Facturación de arriendos y concesiones

26 51 250 Notas debito facturación CRC

26 51 269 Facturación convenios especiales

26 52 Causaciones y Anticipos Proveedor X 10 X X

26 52 23 Anticipo a contratistas

26 52 29 Causación entradas de almacén

26 52 30 Causación proveedores CRC

26 52 31 Causación proveedores salud

26 52 32 Causaciones varias

26 52 114 Causación proveedores kiosco

CODIGOTIPO


(AÑOS)

DISPOSICION INICIAL

DISPOSICION FINAL






26 52 119 Causación de activos fijos

26 52 185 Causaciones distribución de gastos

26 52 234 Causaciones facturas con órdenes de servicios

26 52 251 Causación crédito social

26 53 Notas Cliente X 10 X X

26 53 88 Notas crédito facturación CRC

26 53 89 Notas créditos facturación CEL

26 53 106 Notas créditos facturación mercadeo

26 53 107 Notas crédito facturación concesionario

26 53 108 Notas crédito facturación deportes

26 53 160 Notas crédito consumo interno CEL

26 53 187 Notas crédito empleados

26 53 257 Notas crédito programas sociales

26 54 Notas de Activos X 10 X X

26 54 63 Ingreso de seriales

26 54 65 Baja de activo

26 54 67 Adiciones o mejoras

26 54 129 Entrada por traslado de activos

26 54 132 Salida por traslado activos

26 55 Notas de Contabilidad X 10 X X

26 55 117 Notas de contabilidad

26 55 155 Notas de contabilidad salud

26 55 156 Notas de contabilidad CRC

26 55 157 Notas de contabilidad CEL

26 55 158 Notas de contabilidad mercadeo

26 55 301 Notas contables de colegio

26 55 306 Notas contables de tesorería

26 56 Notas de Inventario X 10 X X

26 56 36 Salida de almacén

26 56 68 Pedidos de almacén

26 56 122 Entrada de inventario

26 56 204 Faltante de inventario

26 56 205 Sobrante de inventario

26 56 206 Bajas de inventario activos

26 56 207 Bajas de inventario

26 56 219 Devolución de pedidos a almacén

26 56 240 Entrada por ajuste a existencias traslado

26 57 Nota Proveedores X 10 X X

26 57 109 Notas debito causaciones varias

26 57 110 Notas debito causaciones proveedores

26 57 111 Notas debito causaciones salud

26 57 112 Notas debito entradas almacén

26 57 163 Cruce documentos proveedores

26 57 216 Nota debito causaciones servicios y otro

26 58 Nota Tesorería X 10 X X

26 58 72 Traslados bancarios

26 59 Notas a Caja X 10 X X

26 59 180 Notas a caja

26 60 Notas Bancarias X 10 X X

26 60 115 Notas debito banco

26 60 116 Notas crédito banco

26 61 Notas Créditos X 10 X X

26 61 83 Notas créditos facturación salud

26 62 Notas Débitos X 10 X X

26 62 123 Notas debito proveedores CRC

26 63 Órdenes de Compra X 10 X X

26 63 62 Orden de compra consumo

26 63 131 Orden de compra devolutivos

26 63 75 Ordenes de servicios generales

26 64 Ordenes de Servicio X 10 X X

26 64 229 Orden de servicios centro recreacional

26 64 230 Orden de servicio salud

26 64 231 Orden de servicios CEL

26 64 232 Orden de servicio deportes

26 64 233 Orden de servicios educativa

26 64 236 Ordenes de servicio administración

26 64 238 Pago automático de proveedores

26 64 249 Ordenes de servicio jardín y telecentro

26 65 Recaudos X 10 X X

26 65 1 Recaudos aportes

26 65 2 Recaudo CEC

26 65 3 Recaudos CEL

26 65 4 Recaudos cartera CEL

26 65 5 Recaudos directos salud interface

26 65 6 Recaudos cartera salud

26 65 7 Recaudos directos CRC

26 65 8 recaudos cartera CRC

26 65 9 Recaudo kioscos

26 65 10 Recaudo cartera corporativa

26 65 120 Recaudos directos deportes

26 65 121 Recaudo cartera deportes

26 66 Reembolso Caja Menor X 10 X X

26 66 149 Reembolso caja menor

26 67 Requisiciones X 10 X X

26 67 60 Requisición consumo

26 67 140 Requisición de servicios

26 67 174 Requisición de activos fijos

26 68 Relación de Pagos X 10 X X

26 69 Autorizaciones para Giros X 10 X X

26 70 Acta de Aprobación Crédito X 10 X X

26 78 Devolución de Cheques X 10 X X

26 81 Informe de Mercancías y/o Servicios Recibidos X 10 X X

26 114 Facturas Proveedor X 10 X X

26 269 Relación de Saldos a Favor Crédito Social X 10 X X

26 348 Contratos Colombia Humanitaria X 10 X X

26 349 Pagos de Colombia Humanitaria Arrendador X 10 X X

26 351 Pagos de Colombia Humanitaria Arrendatario X 10 X X

26 352 Anexos Contrato Colombia Humanitaria X 10 X X

26 439 Pagos Colombia Humanitaria EFECTY X 10 X X

26 440 Relación de Pagos por Bancos X 10 X X

26 441 Relación Causaciones de Facturas X 10 X X

26 442 Cartas de Proveedores Cuentas Bancarias X 10 X X

26 497 Factura Bancos X 10 X X

27 CONCILIACIONES

27 103 Conciliaciones Bancaria X 10 X X

27 548 Conciliaciones de Abonos y Retiros X 10 X X

27 548 01 Abonos de cuota monetaria vs abono REDEBAN

27 548 02 Retiros servibanca vs autorizaciones REDEBAN

27 548 03 Rechazos cuota monetaria vs subsidios devueltos en SAP

27 548 04 Abono cuota monetaria vs abono ahorro a la mano

27 548 05 Cupos aprobados

27 548 06 Transacciones reportadas por REDEBAN vs interfazado en Seven

27 549 Conciliaciones de Ajustes X 10 X X

27 549 01 Ajustes cuota monetaria vs radicados DECO

27 549 02 Devoluciones de aportes vs radicados DECO

27 549 03 Modificaciones contratos libranzas vs radicado DECO

27 549 04 Conciliación solicitud ampliación cupo para la tarjeta Cupocrédito vs radicado DECO

27 549 05 Ajustes monetarios y no monetarios

27 550 Conciliaciones de Estados de Tarjeta X 10 X X

27 550 01 Cambio estado tarjetas o activacion tarjetas

27 550 02 Tarjetas en custodia crediweb vs movimientos tarjetas custodia SAP

27 550 03 Tarjetas destruidas crediweb vs movimientos tarjetas

27 551 Conciliaciones de Pignoraciones X 10 X X

27 551 01 Pignoracion de subsidios colegio

27 551 02 Pignoracion de subsidios cupocuota

27 551 03 Pignoracion de subsidios mercaexpress

27 551 04 Pignoracion de subsidios ajustes en contra

27 552 Conciliaciones de Saldos X 10 X X

27 552 01 Saldos tarjetas en SAP vs saldos reportados por REDEBAN

27 552 02 Conciliaciones saldos de cuentas de cartera FICA vs saldos contables FI

27 552 03 Conciliación causación de los créditos enviados a giro por parte de crédito social

27 552 04 Conciliación consumos RBM vs SAP

27 552 05 Establecimientos crediweb

27 552 06 Cuenta recaudo cupocredito establecimientos en convenio (138095100)

27 553 Conciliaciones Validaciones de Pagos X 10 X X

27 553 01 Validación pago cuota monetaria FOSFEC

27 553 02 Validacion archivo de pago ( subsidio de vivienda)

27 554 Conciliaciones de Recaudo X 10 X X

27 554 01 Recaudo de aportes

27 554 02 Consignaciones vs recaudos realizados por Olimpica

27 554 03 Pagos enviados por tesoreria vs aplicaciones SAP

27 554 04 Conciliación recaudo por libranza vs aplicaciones en SAP por tercero

28 DOCUMENTOS SOPORTE FINANCIERA

28 31 Rut Personas Naturales y Jurídicas X 1 X X

28 33 Registros de Proveedores X 1 X X

28 34 Relación Cheques en custodia X 1 X X

28 35 Resultados de Indicadores X 1 X X

28 36 Inventarios X 1 X X

28 37 Consorcio Fidufosyga X 1 X X

28 38 Cartera por Área de Negocio X 1 X X

28 39 Medios Magnéticos X 1 X X

28 40 Consignaciones ICBF-OIM X 1 X X

28 41 Certificados de Retención X 1 X X

28 42 Registros de Clientes X 1 X X

28 244 Finamerica X 1 X X

28 245 Certificados Solicitados X 1 X X

28 457 Pago Impuesto Predial X 1 X X

28 458 Análisis Flujo de Caja X 1 X X

28 459 Reporte Flujo Efectivo X 1 X X


28 492 Carpetas Varias Financiera X 1 X X

29 OPERACIONES FINANCIERA

29 427 Conciliaciones Establecimientos Cupocrédito X 1 X X

29 428 Registro y Control de Operaciones Financieras X 1 X X

29 429 Control de Envío de TIPS X 1 X X

29 430 Cartas de Empresas X 1 X X

29 443 Desembolsos al Tercer Bolsillo X 1 X X

30 DOCUMENTOS CALIDAD FINANCIERA

30 461 Actas de Reunión Gestión Financiera X 2 X X

30 462 Actas de Reunión Calidad X 2 X X


30 464 Cumplimiento Cronogramas Contables X 2 X X

30 465 Matriz Indicadores de Calidad X 2 X X

30 466 Cronogramas Contables X 2 X X

30 467 Comunicaciones Recibidas X 2 X X

30 468 Seguimiento Actividades Prioritarias X 2 X X

116 REQUERIMIENTOS DE ENTES DE CONTROL

116 27 Actas X 10 X X

116 595 Archivos de Respuesta X 10 X X

116 596 Base de Datos X 10 X X

116 597 Cartas X 10 X X

116 598 Certificados X 10 X X

116 599 Comprobantes de Egreso X 10 X X

116 600 Conciliaciones X 10 X X

116 601 Consultas X 10 X X

116 602 Correos Electrónicos X 10 X X

116 603 Estados Financieros X 10 X X

116 604 Extractos X 10 X X

116 605 Facturas X 10 X X

116 606 Formatos X 10 X X


116 608 Instructivos X 10 X X

116 609 Notas bancarias X 10 X X

116 610 Notas contables X 10 X X

116 611 Oficios X 10 X X

116 612 Presentacion Powerpoint X 10 X X

116 613 Procedimientos X 10 X X

116 614 Radicados X 10 X X

116 615 Relaciones X 10 X X

116 616 Reportes Sap ( Auxiliares, Balances, PYG ECT) X 10 X X

116 617 Requerimientos X 10 X X


116 619 Soportes de Pago X 10 X X

F-SEC-09-V1

DISPOSICION INICIAL

CODIGO



DEPENDENCIA: CREDITO SOCIALDISPOSICION FINAL


E: Eliminacion



F EARCHIVO DE



9 LÍNEAS DE CRÉDITOS

9 11 Solicitudes de Crédito Aprobados X 75 X X

9 12 Pagares MercaExpress X 75 X X

9 25 Solicitudes de Crédito Negados X 75 X X

9 29 Documentos de Obligaciones Cobro Jurídico Crédito X 75 X X

9 30 Cartas de Envío Libranzas a las Empresas X 1 X X

9 82 Carta de Compromiso X 75 X X

9 353 Cartas de Giros X 1 X X

9 368 Cartas de Notificación Mora Devueltas X 75 X X

9 370 Cartas de Notificación Mora X 75 X X

9 437 Constancias de Correspondencia Enviada Crédito X 75 X X

9 517 Cartas de Programacion de Nomina X 1 X X

10 CONVENIOS

10 13 Registro del Cliente o Convenios X 75 X X

10 28 Autorizaciones de Pignoración del Subsidio X 75 X X

11 CUPOCREDITO

11 26 Cartas de Cobro X 75 X X

11 208 Formularios de Solicitudes Cupocreditos Aprobado X 75 X X

11 212 Formularios de Solicitudes Cupocreditos No Aprobado X 75 X X

11 330 Convenios de Refinanciación Cupocrédito X 75 X X

11 369 Actualización de Datos Cupocrédito X 75 X X

11 401 Solicitud Aumento de Cupocrédito X 75 X X

11 438 Constancias de Correspondencia Enviada Cupocrédito X 75 X X

12 ORDENES DE SERVICIOS

12 223 Ordenes de Servicio de Credito Social X 75 X X

13 WORKFLOW CREDITO SOCIAL

13 252 Solicitudes de crédito y documentación Adicional Solicitada por Crédito X 75 X X

13 279 Garantías X 75 X X

13 514 Documentación Adicional Generada por Crédito X 75 X X

13 555 Instrucciones de Desembolsos X 75 X X

14 PQRS CREDITO SOCIAL

14 431 Requerimientos/Solicitudes X 1 X X

14 432 Reclamos X 1 X X

14 433 Quejas X 1 X X

CODIGOTIPO


(AÑOS)

DISPOSICION INICIAL

DISPOSICION FINAL






F-SEC-09-V1

DISPOSICION INICIAL

CODIGO



DEPENDENCIA: REGISTRO APORTES Y SUBSIDIOSDISPOSICION FINAL


E: Eliminacion



F EARCHIVO DE



1 AFILIACION A EMPLEADORES

1 1 Formulario de Afiliación X 5 X X

1 2 Certificado de Cámara y Comercio X 5 X X

1 89 Novedades X 5 X X

1 89 01 Resoluciones

1 89 02 Gestión de cartera

1 89 03 Cartas Superintendencia del Subsidio Familiar

1 89 04 Acreedores varios

1 89 05 Generales

1 90 Autorizaciones para Reclamo Cuota Monetaria X 5 X X

1 185 Nómina de Empresas en Convenio X 5 X X

1 186 Actas de Visitas a Empresas X 5 X X

1 186 01 Visitas presenciales

1 186 02 Visitas telefónicas

1 202 Pago de Aportes X 5 X X

1 469 Gestión de Aportes X 5 X X

1 493 Formato de Autorización de Usuarios Afiliate Comfenalco X 5 X X

1 507 Requerimientos por Microanálisis X 5 X X

2 AFILIACION A TRABAJADORES Y PROBATORIOS

2 3 Recibo de Radicado X 5 X X

2 4 Documento de Identidad X 5 X X

2 4 01 Cédula

2 4 02 Tarjeta de identidad

2 4 03 Cédula de extranjería

2 4 04 Registro civil

2 4 05 Pasaporte

2 5 Documento de la Custodia Legal X 5 X X

2 6 Certificados X 5 X X

2 6 01 certificado de supervivencia

2 6 02 Certificados de escolaridad

2 6 03 Certificado de discapacidad del beneficiario

2 6 04 Certificado de personas a cargo en la EPS

2 6 05 Certificado del FOSYGA

2 7 Declaración Extra Juicio / Formato Declaración de Convivencia y Dependencia Económica X 5 X X

2 8 Documento Administradora de Subsidio y Comisaría X 5 X X

2 9 Otros X 5 X X

2 19 Certificado de No Pensión X 5 X X

2 20 Certificado Laboral X 5 X X

2 21 Registro Civil de Matrimonio / Partida de Matrimonio X 5 X X

2 22 Certificado de Defunción X 5 X X

2 23 Acta de Visita X 5 X X

2 72 Novedades X 5 X X

2 73 Certificado de Afiliación X 5 X X

2 101 Ajustes en Contra X 5 X X

2 250 Denuncias por Reexpedición de Tarjetas X 5 X X

CODIGOTIPO


(AÑOS)

DISPOSICION INICIAL

DISPOSICION FINAL






2 251 Ajustes de Subsidio X 5 X X

2 577 Convenios de Pago de Trabajadores X 5 X X

4 CONSTANCIAS ACTIVACION TI

4 80 Planillas de Ajustes X 1 X X

4 499 Constancia de Entrega Tarjeta Amparada X 1 X X

5 REGISTRO DE OLVIDO DE PIN

5 209 Formato Diligenciado de Olvido de PIN X 1 X X

6 LISTADOS DE CONTROL

6 71 Relación de pagos a Administradoras X 5 X X

6 74 Poder a Terceros para Retiro de Cheques X 5 X X

6 75 Listado Control Pago Cuota Monetaria X 5 X X

6 76 Listado de Tarjetas administradoras X 5 X X

6 83 Relación de Pagos del Subsidio a Fallecidos X 5 X X

6 583 Historial de Recaudos X 40 X X

6 584 Discriminacion de Recaudos X 40 X X

6 585 Listado para Control de Pagos X 40 X X

6 586 Directorio de Empreasa en Orden Alfabetico X 40 X X

6 587 Listado de Cheques Girados X 40 X X

6 588 Reemplazo de Cheques del Subsidio Familiar Anulados X 40 X X

6 589 Liquidaciones por Giros de Cheques - Especiales X 40 X X

6 590 Aportes Pagados por Empresa X 40 X X

6 591 Listado de Afiliados Clasificados por Cedula X 40 X X

6 592 Listado Alfabetico de Trabajadores por Empresa X 40 X X

6 593 Listado General del Maestro - Aplicación de Subsidio X 40 X X

6 594 Giro del Subsidio Familiar Periodos Anteriores X 40 X X

7 ACTAS DE BAJA CHEQUES SUBSIDIOS

7 108 Actas de Baja Cheques de Subsidios X 5 X X

8 CONTROL CORRESPONDENCIA APORTES

8 511 Relaciones de Entregas a Aportes X 1 X X

F-SEC-09-V1

DISPOSICION INICIAL

CODIGO



DEPENDENCIA: VIVIENDADISPOSICION FINAL


E: Eliminacion



F EARCHIVO DE



15 AFILIADOS/FOVIS

15 14 Asignaciones FOVIS X 5 X X

15 14 01 Actas de adjudicación con listados

15 14 02 Cartas de asignación

15 14 03 Cartas de negación

15 14 04 Cruces base de datos ministerio de vivienda

15 14 05 Cruce base de datos SAYS

15 14 06 Acta de entrega cartas de asignación con listado de asistencia y encuesta de satisfacción

15 14 07 Cartas de calificados

15 14 08 Cartas enviadas a talento humano



15 44 01 Recepcion consignacion visita ingenieros

15 44 02 Recepcion cuenta de cobro ingenieros-afiliados

15 44 03 Recepcion de volantes de consignación

15 44 04 Recepción Documentos Afiliado (Actas de habitabilidad, escrituras, certificado de tradicion, certificado de cesantias, certificado laboral, otros)

15 44 05 Recepción de documentos escritura 1a vez - afiliado- desastre natural

15 97 Prorrogas Afiliados X 5 X X

15 98 Certificaciones FOVIS X 5 X X

15 98 01 Certificado de NO Adjudicacion de Vivienda

15 98 02 Renuncia a la postulación al subsidio de vivienda como afiliado

15 98 03 Renuncia al Subsidio de vivienda adjudicado como Afiliado

15 98 04 Certificado de subsidios pagado-Fovis

15 230 Informe Superintendencia de Subsidios X 5 X X

15 230 01 Plan anual

15 230 02 Informe mensual

15 373 Memopago Subsidio FOVIS / Memorandos de Pago X 5 X X

15 449 Postulaciones Subsidios FOVIS X 5 X X

15 449 01 Recepción de Formulario Postulacion Subsidio de Vivienda

15 449 02 Actualización de Documentos para Postulación a Subsidio

15 582 Formato de Visita Domiciliaria Subsidio Asignado X 5 X X

16 INDEPENDIENTES Y GOBIERNO NACIONAL

16 15 Promesas de Compraventa X 5 X X


16 45 01 Recepcion consignacion visita ingenieros

16 45 02 Recepcion de volantes de consignación

16 45 03 Recepción Documentos Gobierno


16 46 01 cartas de asignación vencida

16 95 Cartas de Asignación de Bolsa X 5 X X

16 96 Solicitud de Pago X 5 X X

16 374 Prorrogas Subsidio Gobierno Independientes X 5 X X

16 377 Documentos Escritura primera vez Vivienda Usada X 5 X X

16 378 Postulaciones X 5 X X

16 378 01 Postulaciones

DISPOSICION FINAL






CODIGOTIPO


(AÑOS)

DISPOSICION INICIAL

16 378 02 Reportes postulaciones

16 421 Envíos X 5 X X

16 421 01 Recursos de Reposicion a Gobierno

16 510 Desprendible Cuentas CAP X 5 X X

16 544 Renuncias a la Postulacion X 5 X X

17 NORMATIVIDAD VIVIENDA

17 47 Decretos, Resoluciones y Leyes X 1 X X

17 422 Circulares y Oficios X 1 X X

17 423 Autos X 1 X X

19 DOCUMENTOS DE CALIDAD VIVIENDA

19 100 Listados de Asistencia Actividades y Capacitaciones General Afiliados/Gobierno X 5 X X

19 126 Evaluación del Servicio X 5 X X

19 375 Actas de Reunión de Seguimiento X 5 X X

19 376 Producto No Conforme X 5 X X

107 VIVIENDA DE INTERÉS PRIORITARIO PARA AHORRADORES VIPA

107 396 Formularios de Postulacion X 5 X X

107 399 Cierres Financieros VIPA X 5 X X

107 424 Devoluciones y/o Requerimientos al Oferente X 5 X X

107 545 Reportes de Postulaciones X 5 X X

tabla(s) retencion documental · 72 215 actas x 0 x 72 215 01 actas de asamblea 72 215 02 actas de...

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