tarea investigativa sistema de gestion documental
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ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
SISTEMA DE GESTION DOCUMENTALSISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
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ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
TRABAJO DE INVESTIGACIÓN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
BEATRIZ MARTÍNEZ GÓMEZDocente:
LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDIOCIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICAGRUPO 4
Septiembre de 2013
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ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
INTRODUCCIÓN
Las organizaciones se ven enfrentadas al desafío de mantener organizada su documentación, de tal manera que pueda ser fácilmente almacenada y recuperada en el menor tiempo posible, además de permitir su distribución e intercambio. Para hacer frente a ese desafío nacen los Sistemas de Gestión Documental, cuyo objetivo es garantizar el acceso y la disponibilidad de la información, entre muchos otros beneficios para la organización. Para implantar un Sistema de Gestión documental o Sistema Gestor de Archivos se deben tener en cuenta varios aspectos que van más allá del recurso humano, puesto que se debe elegir entre el cúmulo de ofertas, el software y hardware que cubrirán los requerimientos funcionales, técnicos y de integración de la entidad.
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OBJETIVOS
Saber del programa de Gestión Documental que Comfenalco institucionalizo para la empresa.
Dar a conocer la importancia de implementar un sistema de gestión que ayude a mejorar y desarrollar una serie de actividades, procesos y procedimientos encaminados a un mejor servicio.
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ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
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ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR COMFENALCO TOLIMA
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COMFENALCO TOLIMAPROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
La Caja institucionalizó el PGD Programa de Gestión Documental, mediante acto administrativo (Acta de creación oficina administración de documentos) el 01 de octubre de 1998; Inicialmente dentro de la estructura orgánica, fue ubicada en la línea jerárquica de la División Financiera y el Departamento de Servicios Generales.A partir del año 2006, fue trasladada a depender de la Secretaría General de la Caja hasta la fecha.
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ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
Oficina Coordinación de documentos.
Oficina radicación de correspondencia recibida externa.
Oficina radicación de correspondencia despachada externa.
Archivo Central.
Archivo histórico.
Las áreas que componen la oficina de administración de documentos:
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ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
ARCHIVO BODEGA EXITO
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ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
ARCHIVO BODEGA EXITO
COMPRAS
REVISORIA FISCAL
ADMON DOCUMENTOS
DPTO RECREACION
DPTO CAPACITACION
DPTO TESORERIA
DIVISION VIVIENDA
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ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
ARCHIVO BODEGA EXITO
DIVISIÓN FINANCIERA DEPARTAMENTO SUBSIDIO
Y APORTES
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ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
ARCHIVO BODEGA EXITO
GESTIÓN HUMANA
AUDITORIA INTERNA
ARS
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ARCHIVO BODEGA EXITO
PROGRAMAS ESPECIALES DIVISIÓN VIVIENDA
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ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
ARCHIVO BODEGA EXITO
PROGRAMAS ESPECIALES
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
CRÉDITOS
GESTIÓN HUMANA
DESARROLLO ESTRATEGICO
DIVISIÓN JURÍDICA
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ARCHIVO BODEGA EXITO
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
DIVISIÓN JURÍDICA
CRÉDITOS
GESTIÓN HUMANA
DESARROLLO ESTRATEGICO
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ARCHIVO BODEGA EXITO
DIVISIÓN VIVIENDA
PLANOTECA
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ARCHIVO BODEGA EXITO
VISIÓN GENERAL
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ARCHIVO BODEGA EXITO
CONTABILIDAD
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ARCHIVO BODEGA EXITO
ESPACIOS DISPONIBLES PARA
TRANSFERENCIA
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ARCHIVO BODEGA EXITO
CONTABILIDAD
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ARCHIVO BODEGA EXITO
EPS - S
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ARCHIVO BODEGA EXITO
CEVCONTABILIDAD
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ARCHIVO BODEGA EXITO
CEVCONTABILIDAD
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ARCHIVO BODEGA EXITO
DOCUMENTOS VARIOS
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ARCHIVO BODEGA EXITO
CEVCONTABILIDAD
ESPACIOS DISPONIBLES PARA
TRANSFERENCIA
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EPS - S
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VISIÓN GENERAL
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CONCLUCION
La importancia de implementar un sistema de gestión documental en Comfenalco Tolima, radica en que sirve de plataforma para desarrollar al interior de la caja de compensación, una serie de actividades, procesos y procedimientos encaminados a lograr que las características del servicio cumplan los requerimientos del cliente.La calidad es un proceso interactivo de los procedimientos de cada área e implican a todos los directivos y trabajadores que compone Comfenalco Tolima.
Por otro lado fue como entonces Comfenalco institucionalizo el PGD como sistema importante, Para que la empresa crezca en cuanto a la planificación, manejo y organización de la documentación que se produce y recibe en la empresa. Este programa fue implementado en Comfenalco, contribuyendo eficazmente en el control y la administración de documentos que recibe y emite la empresa, esto ha sido posible con la ayuda y colaboración de los directivos y los empleados de la empresa quienes han contribuido directamente en la eficiente y efectiva implementación de este programa (PGD)