teoria de sistemas sdsd

FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES Y ADMINISTRATIVAS

TEORÍA DE

SISTEMAS

LIC. PILAR REY SANCHEZ MARTINEZ

HUANCAYO - PERÚ

Tabla de convenciones

UNIVERSIDAD PERUANA LOS ANDES

Educación a Distancia. Huancayo.

Impresión Digital SOLUCIONES GRAFICAS SAC Jr. Puno 564 - Hyo. Telf. 214433

ORÍGENES

INDICE

UNIDAD TEMATICA 1

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El Enfoque de Sistema

Teoría General de Sistemas.

Introducción a los Conceptos básicos de la TGS

Enfoque Reduccionista

Objetivo de la Teoría General de Sistemas

Aspectos para el estudio de la TGS

Postulados de la TGS

Sinergia y Recursividad.

Sinergia

Recursividad

Holistica.

UNIDAD TEMATICA 2

CLASES DE SISTEMA.

Clasificación de los Sistemas.

Propiedades de SistemaAbiertos.

Subsistema de una Organización

Elementos de un Sistema

Complejidad.

Aporte Semántico

Tipos de Sistemas

Parametros de los Sistemas

UNIDAD TEMATICA 3

EL SISTEMA ABIERTO

La Organización como Sistema Abierto

Modelos de Organizaciones.

Caso de SistemaAbierto.

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UNIDAD TEMATICA 4

PRINCIPIO DE ORGANICIDAD.

El mundo en Equilibrio.

Evolución en Equilibrio.

Organicidad.

Homeostasis.

Entropía

Neguentropia

Objetivos organizacionesl

UNIDAD TEMATICA 5

SISTEMA DE CONTROL.

Concepto.

Factores de Control.

Importancia de Control.

Tipos de Control.

Los Sistemas de Control de Gestión para las org.

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La Teoría de la Organización y la Práctica Administrativa han

experimentado cambios sustanciales en años recientes esta

información proporcionada por las ciencias de la administración y la

conducta ha enriquecido a la teoría tradicional. Estos esfuerzos de

investigación y de conceptualización a veces han llevado a

descubrimiento diferentes, sin embargo, surgió un enfoque que puede

servir como base para lograrla la convergencia, el enfoque de sistema,

que facilite la unificación de muchos campos del conocimiento. Dicho

enfoque de referencia puede ser la integración de la Teoría

Organizacional Moderna.

El primer expositor de la Teoría General de Sistema fue Ludwing Van

Bertalanffy en el intento de lograr una metodología integradora para el

tratamiento de problema científico.

La meta de la Teoría General de los Sistemas no es buscar analogías

entre las ciencias, sino tratar de evitar la superficialidad científica que ha

estancado a la ciencia. Para ello emplea como instrumento, un modelo

utilizable y transferido entre varios científicos, toda vez que dicha

extrapolación sea posible e integrable a las respectivas disciplinas.

La Teoría General de los Sistemas se basa en dos pilares básicos:

apoyos semánticos y aportes metodológicos.

Excelencia Académica

ORIGENES

Teoría de Sistemas

Fue biólogo Bertanlnffy (1976), no satisfecho con los esquemas reduccionistas de

apreciar la realidad en diversos campos del conocimiento, y muy concretamente en el

suyo, empezó a cuestionar las conclusiones simplistas del tipo causa efecto en los

problemas de biología. No contento con una visión reduccionista, lanzo el principio “ El

todo es más que la suma algebraica de las partes”, iniciando así, formalmente, un modo

muy distinto de apreciar la realidad. Este modo es sistémico en vez de sistemático

(Checkland 1972); una manera de apreciar la realidad según la cual esta es de una

complejidad extrema y hay necesidad de entenderla para poder apreciar y actuar

adecuadamente. Esto se logra viendo a la realidad con un criterio holista (del griego holos,

que significa “entero”). Es decir; habiendo el observante (v. gr., el analista de sistemas)

elegido una porción de la realidad de lo que se trata es de que el sistema bajo estudio en el

que se va a ejercer una acción sistémica, sea definido.

Una vez definido “el sistema”, se deberán observar las partes que lo conforman y las

interacciones que se generan entre las partes y que hacen que dicho sistema ante las

condiciones del entorno tenga un comportamiento determinado.

Los trabajos de Bertalanffy estuvieron sustentados en sus hallazgos en biología,

enfatizando su creencia en la unidad de la ciencia para lo cual debería existir una teoría

general de sistemas. El concepto de sistema abierto resulta fundamental en la

argumentación de Bertalanffy, pues a través de el es posible entender la posibilidad de

intercambio de materia, información o energía entre lo que se denomina “sistema” y el

“entorno”.

Esto lleva al surgimiento de lo que se conoce como el pensamiento de sistemas.

El Pensamiento de Sistemas

El pensamiento de sistemas es el “estudio de las relaciones entre las partes de un

integrado (abstracto o concreto) y de su comportamiento como un todo respecto a su

entorno”.

Esta definición llevo a Bertalanffy a precisar un conjunto de conceptos que se menciona

a continuación:

a. El concepto de sistema abierto, que rebate el de sistema cerrado, en el cual no

existía ninguna interconexión con el entorno.

b. El concepto de equifinalidad, el mismo que permite explicar como bajo diversas

condiciones iniciales es posible llegar al mismo estado final.

c. El concepto de neguentropia, propuesto como contrapartida al de la entropía. Los

sistemas cerrados de acuerdo con la segunda ley de termodinámica, llevan al

Universidad Peruana Los Andes

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Teoría de Sistemas


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desorden y al caos. El grado de desorden es mesurable a través de la entropía. La

única manera de vencer la entropía emergente en un sistema cerrado es mediante el

concepto de sistema abierto, permite el ingreso de entropía negativa para

establecer un equilibrio en la estructura del sistema.

A partir del trabajo de Bertalanffy y sus seguidores cuestionaban era la inadecuación de

las ciencias clásicas para explicar los fenómenos biológicos, psicológicos y sociales,

surgiendo teorías interdisciplinarias que iban mas allá de las ciencias clásicas. La idea

central era la posibilidad de que las diversas disciplinas comportan conocimientos entre

sí, en la búsqueda de una sola ciencia expresada a través de la teoría general de sistemas

(TGS).

EL ENFOQUE DE SISTEMAS

El enfoque de sistemas se originó fundamentalmente en dos campos. En el de las

comunicaciones donde surgieron. Los primeros Ingenieros de Sistemas cuya función

principal consistía en aplicar los avances científicos y tecnológicos al diseño de nuevos

sistemas de comunicación. En el campo militar durante la segunda guerra mundial y en

particular durante la Batalla de la Gran Bretaña surgió la necesidad de optimizar el empleo

de equipo militar, radar, escuadrillas de aviones. etc.

El enfoque de sistemas, surge con preponderancia después de la segunda guerra

mundial, cuando el extraordinario aumento de la complejidad el equipo de defensa

culminaron en una nueva perspectiva de la administración y del diseño de ingeniería.

La metodología desarrollada para la solución de estos problemas se ha ido

incorporando nuevos desarrollos científicos para resolver los complejos problemas

relacionados en el diseño y empleo de sistemas de proyectiles dirigidos en la época de la

postguerra.

Entre los acontecimientos que han tenido mayor impacto en el desarrollo de sistemas

debe destacarse al descubrimiento de la programación lineal en 1947 y la introducción, de

la computadora digital. Ambos han sido instrumentos en el avance del enfoque de

sistemas al permitir el estudio cuantitativo de sistemas caracterizado por un gran número

de variables.


Excelencia Académica Teoría de Sistemas

El enfoque sistémico caracteriza al desenvolvimiento de ideas de sistemas en

sistemas prácticos y se debe considerar como la acción de investigación para

concretar el uso de conceptos de sistemas en la conclusión de problemas. La

ingeniería de Sistemas, como precepto de idea de transformación, sinónimo de

cambio y superación de aspectos tangibles de la realidad - considera como un

componente fundamental al enfoque de sistemas.

Indicadores de Logro

Al finalizar el presente fascículo, el estudiante:

Identifica los lineamientos básicos en relación el Enfoque de los Sistemas.

Diferencia los aspectos comprendidos dentro de los Enfoques de los Sistemas.

Analiza las clasificaciones básicas de los sistemas generales.

Interpreta las bases epistemológicas de la Teoría General de Sistemas

El Enfoque de sistema conceptualización

Gerez y Grijalva:

El enfoque de sistemas es una técnica nueva que combina en forma efectiva la

aplicación de conocimientos de otras disciplinas a la solución de problemas que

envuelven relaciones complejas entre diversos componentes

Un aspecto importante del enfoque de sistemas a su aplicación al desarrollo y empleo

de nuevas tecnologías tan pronto como consideración técnica y económica lo permitan. El

enfoque de sistemas difiere del diseño convencional en la mayor generalidad de su

metodología.

Thome y `Willard:

Los autores describen el enfoque de sistemas en los términos siguientes:

El enfoque de sistemas es una forma ordenada de evaluar una necesidad humana de

índole compleja y consiste en observar la situación desde todos los ángulos

(perspectivas). El enfoque de sistemas de dirigirse de la TGS se basa en los conceptos:

emergencia, jerarquía, comunicación y control y para su aplicación (enfoque) es

necesario preguntarse: ¿Cuántos elementos distinguidos hay en el problema aparente?

¿Qué relación causa efecto existe entre ellos? ¿Qué funciones son precisos a cumplir en

cada caso? ¿Qué intercambios se requerirán entre los recursos una vez que se definan?.


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Teoría de Sistemas

John P.. Van Gigch:


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El enfoque de sistemas puede llamarse correctamente teoría general de sistema

aplicada (TGS aplicada). El enfoque de sistemas puede describirse como: una

metodología de diseño, un marco de trabajo conceptual común, una nueva clase de

método científico, un teoría de organizaciones, dirección por sistemas, un método

relacionado a la Ingeniería de Sistemas, Investigación de Operaciones, Eficiencia de

Costos, etc., Teoría General de SistemasAplicada.

Rosnay:

Enumera de manera siguiente los `diez mandamientos" del enfoque sistémico:

1.- Conservar la variedad.

2.- No abrir bucles de regulación.

3.- Buscar los puntos de amplificación.

4.- Restablecer los equilibrios, por la descentralización

5.- Diferenciar para integrar mejor.

6.- Preferir los objetivos da la programación minuciosa.

8.- Saber utilizar la energía de mando.

9.- Respetar los tiempos de respuesta

TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS APLICADOS

Al enfoque de sistemas puede llamársele correctamente teoría general de sistemas

aplicada (TGS aplicada). Por tanto, es importante proporcionar al lector una comprensión

básica del surgimiento de la ciencia de los sistemas generales.

Describiremos en primer lugar los muchos aspectos del enfoque de sistemas y cómo

se relacionan con la teoría general de sistemas (TGS). Esta última proporciona los

fundamentos teóricos al primero, que trata con las aplicaciones.

Delinearemos las principales propiedades de los sistemas y de los dominios de

sistemas. Además, se hace una comparación entre los supuestos adyacentes a los

enfoques analítico - mecánico y a los de la teoría general de sistemas. Esta comparación

demuestra la incapacidad de los enfoques analítico - mecánicos para tratar el dominio de

los campos biológico, conductual social y similares. La TGS ha surgido para corregir estos

defectos y proporcionar el marco de trabajo conceptuar y científico para esos campos. Los

puntos de vista principales de la teoría general de sistemas se tratará mas adelante.



LOS DIFERENTES ASPECTOS

El enfoque de sistemas puede describir como:

1. Una metodología de diseño.

2. Un marco de trabajo con concepto común.

3. Una nueva clase de método científico.

4. Una teoría de organizaciones.

5. Dirección por sistemas.

Teoría de Sistemas

6. Un método relacionado a la ingeniería de sistemas, investigación de operaciones,

eficiencia, costos, etc.

7. Teoría General de Sistemas aplicada.

1. El Enfoque de Sistemas:

Una metodología de diseño.

Los administradores, oficiales públicos, estadistas y hombres y mujeres que poseen un

puesto de responsabilidad en los negocios, industria, educación y gobierno, encuentran

cada vez más difícil decidir sobre los cursos de acción para que sus problemas alcancen

una feliz solución, dichas personas se ven atormentadas por bandos que los urgen para

que observen todos los aspectos del problema y al mismo tiempo incorporen sus

opiniones en el diseño final del sistema en cuestión. No importa cuán pequeño sea el

impacto que una decisión tiene en uno o varios sistemas, en donde por sistema

entendemos no sólo la organización de un departamento, sino también la función y todos

los individuos y componentes de éste. Existen sistemas dentro de los sistemas. Un

sistema de potencial humano pertenece a un sistema de trabajo, el cual a su vez puede

incorporarse a un sistema operativo, etc. Debido a que un movimiento en uno de los

sistemas puede afectar y hacer que éste mismo se perciba en los demás, los autores de

decisiones deben considerar el impacto de sus acciones con premeditación.

El enfoque de sistemas es una metodología que auxiliará a los autores de decisiones a

considerar todas las ramificaciones de sus decisiones una vez diseñadas. El término

diseño se usa deliberadamente, los .sistemas deben planearse, no debe permitirse que

solo sucedan.


13

Teoría de Sistemas

Un Marco de Trabajo Conceptual Común”.


Los sistemas se han originado en campos divergentes, aunque tienen varias

características en común:

Propiedades y Estructuras.

Uno de los objetivos del enfoque de sistemas, y de la teoría general de sistemas de

la cual se deriva, es buscar similitudes y propiedades, así como fenómenos comunes

en sistemas de diferentes disciplinas, al hacerlo así, se busca "aumentar el nivel de

generalidad de las leyes” que se aplican a campos estrechos de experimentación. las

generalizaciones

(Isomorfismos, es la jerga de la teoría general de sistemas), la clase que se piensan

allá de simples analogías. El enfoque de sistemas busca generalizaciones que se

refieran a la forma en que están organizados por sistemas, a los medios por los

cuales los sistemas reciben almacenan, procesan y recuperan información, y a

la forma en que funcionan; es decir, la forma en que se comportan, responden y se

adaptan ante diferentes entradas del medio. El nivel de la generalidad se puede dar

mediante el uso de la notación y terminología comun, como el pensamiento

sistemático se aplica a campos aparentemente no relacionados. Como un ejemplo, las

matemáticas han servido para llenar el vacío entre las ciencias. La abstracción de su

lenguaje simbólico se presta asimismo para su aplicación general.

Emery lamenta cualquier esfuerzo prematuro para lograr un "marco de trabajo

conceptual común", a fin de permitir que prevalezca la mayor diversidad de

pensamiento durante los años de formación de una nueva disciplina. Ackoff, por el

contrario trata de proporcionar “un sistema de conceptos de sistemas”.

No creemos que la variedad y la diversidad se verán bloqueadas, aun si se hacen

intentos para dar alguna integración a lo que conocemos a la fecha.

Métodos de Solución y Modelos.

EL nivel de generalidad también puede tener lugar en aquellas áreas donde los

mismos modelos describen lo que superficialmente parece ser un fenómeno sin

relación. Como un ejemplo, el concepto de las cadenas de Markov, una herramienta

estadística que expresa las probabilidades de un proceso secuencial puede utilizarse

para describir entre otras cosas: a) Las diferentes etapas de reparación y

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desintegración de máquinas sujetas a mantenimiento; b) los diferentes delitos

que cometen quienes transgreden la ley cuando están sujetos a reincidir, y c) el

cambio de marca de las amas de casa cuando hacen sus compras en el

supermercado.



“Se dice que los métodos generales, al contrario de los específicos, tienen poca

fuerza", punto que se estudiará. El enfoque de sistemas busca encontrar la relación de

métodos de solución, a fin de extender su dominio de aplicación y facilitar la

comprensión de nuevos fenómenos. Siempre que sea posible, debemos combatir la

especialización y compartimentalización. Quisiéramos extender y generalizar el

conocimiento que ya poseemos a disciplinas y problemas adicionales.

Dilemas y Paradojas

Como los demás enfoques científicos, el enfoque de sistemas no trata problemas

metodológicos -dificultades- que no puede resolver a su propia satisfacción. Tan

pronto como se adopta el enfoque de sistemas, aparecen los siguientes problemas de

dualismo o dualidad.

Simplicidad contra Complejidad

No podemos hacer frente a problemas complejos, de aquí que intentemos aportar

versiones más simples. Al modificar nuestras soluciones, éstas pierden realismo. Por

tanto, estamos divorciados entre la incapacidad de resolver problemas complejos y la

falta de aplicaciones de soluciones de modelos simples.

Optimización y sub optimización

Solamente podemos optimizar sistemas cerrados, como lo son los modelos en los

cuales se conocen todos los supuestos y condiciones imitantes. Las situaciones de la

vida real son sistemas abiertos, porciones que pueden, a lo mejor, estar parcialmente

optimizadas. Además, optimizar los subsistemas no garantiza que el sistema total

óptimo se logre, en tanto que la optimización del sistema total (si se llega a lograr) no

garantiza que puedan optimizarse al mismo tiempo los sub sistemas.

Idealismo contra Realismo

Nunca podemos alcanzar lo óptimo, la solución claramente ideal va a tener lugar la

implantación,, debemos aceptar versiones más realistas de lo óptimo.

Incrementalismo contra Innovación

Suponiendo que somos incapaces de partir drásticamente de patrones de solución

establecidos, buscamos soluciones cercanas a las actualmente aceptadas

(incrementalismo) y creemos mejorar los sistemas eficientes mediante el análisis de la

operación de los subsistemas existentes mediante el análisis de la operación de los

subsistemas componentes (mejoramiento de sistemas) Estos enfoques nunca tienen


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Teoría de Sistemas


éxito en la solución total de los problemas, lo cual requiere la adopción de nuevos

diseños a nivel del sistema total

Política y Ciencia, intervención y neutralidad.

Debemos decidir si las ciencias deben permanecer libres de valores, en teoría y sin

compromisos, o si la ciencia debe orientarse a un objetivo, buscar incluir en los

resultados e interesarse en la ética de las consecuencias que impone en los

receptores.

Acuerdo y consenso.

La planeación requiere que todos los participantes contribuyan a las soluciones de

los sistemas y su implantación. Para obtener tales resultados se necesita un consenso

que es difícil de lograr cuando se premia la individualidad de independencia.

Todos estos dilemas se presentan súbitamente tan pronto como buscamos aplicar

el enfoque de sistemas a nuestros problemas. Dilemas que son comunes a todos los

problemas y soluciones de sistemas. Por tanto consideramos que, a menos que se

resuelvan, realmente no estamos adoptando una solución de sistema total. Al final de

este resumen será claro que muchos d estos temas quedaran sin resolver.

La dualidad no es un estado de cosas peculiar a las ciencias sociales. En las

ciencias físicas, a fin de explicar todos los fenómenos, admitimos una teoría

electromagnética a la vez que una teoría cuántica de luz. En la mecánica aceptamos

ciertas relaciones entre fuerza, masa y aceleración a velocidades más lentas que la

velocidad de la luz, pero relacionamos la masa con la energía a la velocidad de la luz.

Ambas teorías son lógicas. Por un lado, existen razones para creer que el dualismo es

un estado de cosas peculiar a las ciencias sociales y que el mundo fluctúa entre los

extremos de un espectro, como el hombre entre lo bueno y lo malo. Por otro lado, la

dualidad sólo puede ser una transición hacia un estado único que vendrá cuando

comprendamos mejor el mundo. Al final, debe prevalecer una solución de sistema

única.

Una Nueva Clase de Método Científico:

“ l

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A lo largo de este resumen, será cada vez más evidente que os métodos del paradigma ciencia, por los cuales las ciencias físicas han logrado un gran progreso,

no son aplicables en el otro lado del tablero", a todos los sistemas de la ciencias de

la vida, ciencias conductuales y ciencias sociales. El mundo está hecho de entidades físicas y sistemas vivientes. Hay un conocimiento creciente de que, en tanto esas dos clases de sistemas comparten muchas propiedades, sus atributos respectivos son tan diferentes que aplicar los mismos métodos a ambos, conduce a grandes conceptos falsos y errores. El método científico que nos ha sido de gran utilidad para enviar el mundo físico debe complementarse con nuevos métodos que pueden explicar el fenómeno de los sistemas vivos.



El enfoque de sistemas y la teoría general de sistemas de la cual se deriva, están

animando el desarrollo de una nueva clase de método científico abarcando en el

paradigma de sistemas, que puede enfrentarse con procesos como la vida, muerte,

nacimiento, evolución, adaptación, aprendizaje, motivación e interacción. El enfoque

de sistemas busca abarcar este nuevo método de pensamiento que es aplicado a los

dominios de lo biológico y conductual. Además, requerirá un pensamiento racional

nuevo que será complemento del paradigma del método científico tradicional, pero

que agregará nuevos enfoques, a la medición, explicación., validación y

experimentación, y también incluirá nuevas formar de enfrentarse con las llamadas

variables flexibles, como son los valores, juicios, creencias y sentimientos.

Una teoría de organización:

El enfoque de sistemas tiene que ver, en gran parte, con las organizaciones de

diseño - sistemas elaborados por el hombre y orientados a objetivos que han servido a

la humanidad. El enfoque de sistemas otorga una nueva forma de pensamiento a las

organizaciones que complementan las escuelas previas de la teoría de la

organización. Este busca unir el punto de vista conductual con el estrictamente

mecánico y considerarla organización como un todo integrado, cuyo objetivo sea

lograr la eficacia total del sistema, además de armonizar los objetivos en conflicto de

sus componentes. Esta integración demanda nuevas formas de organización. Forma,

como las que se refieren a los conceptos de proyecto de administración, y programa de

presupuesto con estructuras horizontales súper impuestas sobre las tradicionales

líneas de autoridad verticales. 'Una teoría de sistemas organizacional que considera

la organización como un sistema cuya operación se explicará en términos de

conceptos sistémicos”, como la cibernética, ondas abiertas y cerradas,

autorregulación, equilibrio, desarrollo y estabilidad, reproducción y declinación.

Siempre que sea relevante, el enfoque de sistemas incluye alguno de estos conceptos

en su repertorio. Este complementa otros enfoques sobre la organización y la teoría

sobre la administración.

Dirección por Sistemas.

Las grandes organizaciones, como por ejemplo, las corporaciones multinacionales, la

militar, y la denominación de agencias privadas y estatales, enfrentan problemas

cuyas ramificaciones e implicaciones requieren que éstos sean tratados en una forma

integral, a fin de competir con sus complejidades e interdependencias. Tales

organizaciones deben tener la habilidad de "planear, organizar y administrar la

tecnología eficazmente". Deben aplicar el enfoque de sistemas y el paradigma de

sistemas a la solución de sus problemas, un enfoque que requiere que las funciones de

sistemas descritas en este libro, se apliquen a la dirección de los problemas complejos

de la organización. Al tratar cada situación, ésta debe considerarse en el contexto y

marco de trabajo de la organización tomada como un "sistema" un todo complejo en el

cual el director buscará la eficacia total de la organización (diseño de sistemas), y no


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Teoría de Sistemas


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una óptica local con limitadas consecuencias (mejoramiento de sistemas). La filosofía

del todo y perspectiva pueden, por tanto, aplicarse a las funciones de los directores de

promover y desarrollar un enfoque integrativo de las decisiones asignadas, requeridas

en. El medio altamente tecnológico de la gran empresa. Por tanto, el enfoque y

dirección de sistemas puede verse como la misma forma de pensamiento, con una

metodología común fundamentada en los mismos principios integrativos y

sistemáticos.

Métodos Relacionados:

Creemos que existe una distinción entre lo que algunos llaman análisis de

sistemas y lo que aquí llamamos enfoque de sistemas. Muchos tratados de análisis de

sistemas se han dedicado al estudio de problemas relacionados a los sistemas de

información administrativa, sistemas de procesamiento de datos, sistemas de

decisión, sistemas de negocios y similares.

El enfoque de sistemas, como se le conciben en este texto, es bastante general y

no se interesa en un tipo particular de sistemas. Algunas presentaciones del análisis de

sistemas solo enfatizan el aspecto metodológico de este campo. Nuestro tratado

sobre el enfoque de sistemas intenta estudiar las herramientas del oficio, así como el

fundamento conceptual y filosófico de la teoría. La metodología de Checkland, llamada

análisis aplicado de sistemas, es más parecida a nuestra teoría general de sistemas

aplicada que lo pudiera parecer que implica su nombre.

La ingeniera de sistemas y la eficiencia de costos también son nombres

relacionados al enfoque de sistemas. Todos ellos se derivan de una fuente común, y la

literatura de estos campos esta íntimamente relacionada con el de análisis de

sistemas. No se debe pasar por alto los lazos que unen el enfoque de sistemas con la

investigación de operaciones y con la ciencia de la administración. Muchos artículos

de esos campos puede considerarse del dominio de la teoría general de sistemas.

Estas tres jóvenes disciplinas aun se encuentran en estado de flujo. Mantienen interés

común y poseen raíces comunes. Es concebible que algún día una nueva disciplina

que lleve uno de los nombres arriba citados, o algunos nuevo, abarcara a las demás

hasta este momento, la teoría general de sistemas ha proporcionado el ímpetu hacia

esa dirección.

Teoría General de Sistemas

El enfoque de sistemas abarca los principios de la teoría general de sistemas. La

TGS es una nueva disciplina que se inicio en 1954. Esta intenta alcanzar el estatus de

una ciencia general a la par de las matemáticas y la filosofía. La teoría general de

sistemas proporciona la capacidad de investigación al enfoque de sistemas. Esta

investiga los conceptos, métodos y conocimientos pertenecientes a los campos y

pensamiento de sistemas. En este contexto; los términos “enfoque de sistemas” y

conocimiento pertenecientes a los campos y pensamiento de sistemas. En este

contexto, los términos “enfoque de sistemas” y “teoría general de sistemas aplicada”

se usan como sinónimos.



Actividad

2.- Explique Ud. el fenómeno Simplicidad y Complejidad.

Teoría de Sistemas

3.- Diga Ud. ¿En qué consiste una Teoría de Organización? Previa investigación

referente al tema.


19

Teoría de Sistemas


20

INTRODUCCIÓN A LOS CONCEPTOS BÁSICOS DE LA TEORÍA

GENERAL DE SISTEMAS

En un sentido amplio, la Teoría General de Sistemas (TGS) se presenta como una

forma sistemática y científica de aproximación y representación de la realidad y, al mismo

tiempo, como una orientación hacia una práctica estimulante para formas de trabajo

transdisciplinarias.

En tanto en el paradigma científico, la TGS se caracteriza por su perspectiva holística e

integradora, en donde lo importante son las relaciones y los conjuntos que a partir de ellas

emergen. En tanto en la práctica, la TGS ofrece un ambiente adecuado para la

interrelación y comunicación fecunda entre especialistas y especialidades.

Bajo las consideraciones anteriores, la TGS es un ejemplo de perspectiva científica

(Arnold & Rodríguez, 1990). En sus distinciones conceptuales no hay explicaciones o

relaciones con contenidos preestablecidos, pero sí con arreglo a ellas podemos dirigir

nuestra observación, haciéndola operar en contextos reconocibles.

Los objetivos originales de la Teoría General de Sistemas son los siguientes:

a. Impulsar el desarrollo de una terminología general que permita describir las

características, funciones y comportamientos sistémicos.

b. Desarrollar un conjunto de leyes aplicables a todos estos comportamientos y, por

último,

c. Promover una formalización (matemática) de estas leyes.

La primera formulación en tal sentido es atribuible al biólogo Ludwig Van Bertalanffy

(1901-1972), quien acuñó la denominación "Teoría General de Sistemas". Para él, la TGS

debería constituirse en un mecanismo de integración entre las ciencias naturales y

sociales y ser al mismo tiempo un instrumento básico para la formación y preparación de

científicos.

Sobre estas bases se constituyó en 1954 la Society for General Systems Research,

cuyos objetivos fueron los siguientes:

a. Investigar el isomorfismo de conceptos, leyes y modelos en varios campos y facilitar

las transferencias entre aquellos.

b. Promoción y desarrollo de modelos teóricos en campos que carecen de ellos.

c. Reducir la duplicación de los esfuerzos teóricos

d. Promover la unidad de la ciencia a través de principios conceptuales y metodológicos

unificadores.



Definiciones Nominales para Sistemas Generales

Teoría de Sistemas

Siempre que se habla de sistemas se tiene en vista una totalidad cuyas propiedades no

son atribuibles a la simple adición de las propiedades de sus partes o componentes.

En las definiciones más corrientes se identifican los sistemas como conjuntos de

elementos que guardan estrechas relaciones entre sí, que mantienen al sistema directo o

indirectamente unido de modo más o menos estable y cuyo comportamiento global

persigue, normalmente, algún tipo de objetivo (teleología). Esas definiciones que nos

concentran fuertemente en procesos sistémicos internos deben, necesariamente, ser

complementadas con una concepción de sistemas abiertos, en donde queda establecida

como condición para la continuidad sistémica el establecimiento de un flujo de relaciones

con el ambiente.


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Teoría de Sistemas


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A partir de ambas consideraciones la TGS puede ser desagregada, dando lugar a dos

grandes grupos de estrategias para la investigación en sistemas generales:

a. Las perspectivas de sistemas en donde las distinciones conceptuales se

concentran en una relación entre el todo (sistema) y sus partes (elementos).

b. Las perspectivas de sistemas en donde las distinciones conceptuales se

concentran en los procesos de frontera (sistema/ambiente).

Clasificaciones Básicas de Sistemas Generales

Es conveniente advertir que no obstante su papel renovador para la ciencia clásica, la

TGS no se despega -en lo fundamental- del modo cartesiano (separación sujeto/objeto).

Así forman parte de sus problemas tanto la definición del status de realidad de sus

objetos, como el desarrollo de un instrumental analítico adecuado para el tratamiento

lineal de los comportamientos sistémicos (esquema de causalidad). Bajo ese marco de

referencia los sistemas pueden clasificarse de las siguientes maneras:

a. Según su identidad los sistemas pueden ser agrupados en reales, ideales y

modelos. Mientras los primeros presumen una existencia independiente del

observador (quien los puede descubrir), los segundos son construcciones

simbólicas, como el caso de la lógica y las matemáticas, mientras que el tercer tipo

corresponde a abstracciones de la realidad, en donde se combina lo conceptual

con las características de los objetos.

b. Con relación a su origen los sistemas pueden ser naturales o artificiales, distinción

que apunta a destacar la dependencia o no en su estructuración por parte de otros

sistemas.

c. Con relación al ambiente o grado de aislamiento los sistemas pueden ser cerrados

o abiertos, según el tipo de intercambio que establecen con sus ambientes. Como

se sabe, en este punto se han producido importantes innovaciones en la TGS

obse vación de segundo ordenr ), tales como las nociones que se refieren a

( procesos que aluden a estructuras disipativas, auto referencialidad, auto-

observación, auto-descripción, auto-organización, reflexión y autopoiesis

(Arnold,M. & D.Rodríguez. 1991).

Bases Epistemológicas de la Teoría General de Sistemas

Según Bertalanffy (1976) se puede hablar de una filosofía de sistemas, ya que toda

teoría científica de gran alcance tiene aspectos metafísicos. El autor señala que "teoría"

no debe entenderse en su sentido restringido, esto es, matemático, sino que la palabra

teoría está más cercana, en su definición, a la idea de paradigma de Kuhn. El distingue en

la filosofía de sistemas una ontología de sistemas, una epistemología de sistemas y una

filosofía de valores de sistemas.



La ontología se aboca a la definición de un sistema y al entendimiento de cómo están

plasmados los sistemas en los distintos niveles del mundo de la observación, es decir, la

ontología se preocupa de problemas tales como el distinguir un sistema real de un sistema

conceptual. Los sistemas reales son, por ejemplo, galaxias, perros, células y átomos. Los

sistemas conceptuales son la lógica, la matemática, la música y, en general, toda

construcción simbólica. Bertalanffy entiende la ciencia como un subsistema del sistema

conceptual, definiéndola como un sistema abstraído, es decir, un sistema conceptual

correspondiente a la realidad. El señala que la distinción entre sistema real y conceptual

está sujeta a debate, por lo que no debe considerarse en forma rígida.

La epistemología de sistemas se refiere a la distancia de la TGS con respecto al

positivismo o empirismo lógico. Bertalanffy, refiriéndose a si mismo, dice: "En filosofía, la

formación del autor siguió la tradición del neopositivismo del grupo de Moritz Schlick,

posteriormente llamado Círculo de Viena. Pero, como tenía que ser, su interés en el

misticismo alemán, el relativismo histórico de Spangler y la historia del arte, aunado a

otras actitudes no ortodoxas, le impidió llegar a ser un buen positivista. Eran más fuertes

sus lazos con el grupo berlinés de la Sociedad de Filosofía Empírica en los años

veintitantos; allí descollaban el filósofo-físico Hans Reichenbach, el psicólogo A. Herzberg

y el ingeniero Parseval (inventor del dirigible)". Bertalanffy señala que la epistemología del

positivismo lógico es fisicalista y atomista. Fisicalista en el sentido que considera el

lenguaje de la ciencia de la física como el único lenguaje de la ciencia y, por lo tanto, la

física como el único modelo de ciencia. Atomista en el sentido que busca fundamentos

últimos sobre los cuales asentar el conocimiento, que tendrían el carácter de indubitable.

Por otro lado, la TGS no comparte la causalidad lineal o unidireccional, la tesis que la

percepción es una reflexión de cosas reales o el conocimiento una aproximación a la

verdad o la realidad. Bertalanffy señala "La realidad” es una interacción entre conocedor y

lo conocido, dependiente de múltiples factores de naturaleza biológica, psicológica,

cultural, lingüística, etc. La propia física nos enseña que no hay entidades últimas tales

como corpúsculos u ondas, que existan independientemente del observador. Esto

conduce a una filosofía “perspectivista” para la cual la física, sin dejar de reconocerle

logros en su campo y en otros, no representa el monopolio del conocimiento. Frente al

reduccionismo y las teorías que declaran que la realidad no es nada sino (un montón de

partículas físicas, genes, reflejos, pulsiones o lo que sea), vemos la ciencia como una de

las “perspectivas” que el hombre, con su dotación y servidumbre biológica, cultural y

lingüística, ha creado para vérselas con el universo al cual está “arrojado” o más bien, al

que está adaptado merced a la evolución y la historia".


23

Teoría de Sistemas

Características de la Teoría General de Sistemas


24

Según Schoderbek y otros (1993) las características que los teóricos han atribuido a la

teoría general de los sistemas, son las siguientes:

1. Interrelación e interdependencia de objetos, atributos, acontecimientos y

otros aspectos similares. Toda teoría de los sistemas debe tener en cuenta los

elementos del sistema, la interrelación existente entre los mismos y la

interdependencia de los componentes del sistema. Los elementos no relacionados

e independientes no pueden constituir nunca un sistema.

2. Totalidad. El enfoque de los sistemas no es un enfoque analítico, en el cual el todo

se descompone en sus partes constituyentes para luego estudiar en forma aislada

cada uno de los elementos descompuestos: se trata más bien de un tipo gestático

de enfoque, que trata de encarar el todo con todas sus partes interrelacionadas e

interdependientes en interacción.

3. Búsqueda de objetivos. Todos los sistemas incluyen componentes que

interactúan, y la interacción hace que se alcance alguna meta, un estado final o una

posición de equilibrio.

4. Insumos y productos. Todos los sistemas dependen de algunos insumos para

generar las actividades que finalmente originaran el logro de una meta. Todos los

sistemas originan algunos productos que otros sistemas necesitan.

5. Transformación. Todos los sistemas son transformadores de entradas en salidas.

Entre las entradas se pueden incluir informaciones, actividades, una fuente de

energía, conferencias, lecturas, materias primas, etc. Lo que recibe el sistema es

modificado por éste de tal modo que la forma de la salida difiere de la forma de

entrada.

6. Entropía. La entropía está relacionada con la tendencia natural de los objetos a

caer en un estado de desorden. Todos los sistemas no vivos tienden hacia el

desorden; si los deja aislados, perderán con el tiempo todo movimiento y

degenerarán, convirtiéndose en una masa inerte.

7. Regulación. Si los sistemas son conjuntos de componentes interrelacionados e

interdependientes en interacción, los componentes interactuantes deben ser

regulados (manejados) de alguna manera para que los objetivos (las metas) del

sistema finalmente se realicen.

8. Jerarquía. Generalmente todos los sistemas son complejos, integrados por

subsistemas más pequeños. El término "jerarquía" implica la introducción de

sistemas en otros sistemas.

9. Diferenciación. En los sistemas complejos las unidades especializadas

desempeñan funciones especializadas. Esta diferenciación de las funciones por

componentes es una característica de todos los sistemas y permite al sistema focal

adaptarse a su ambiente.



1. Equifinalidad. Esta característica de los sistemas abiertos afirma que los

resultados finales se pueden lograr con diferentes condiciones iniciales y de

maneras diferentes. Contrasta con la relación de causa y efecto del sistema

cerrado, que indica que sólo existe un camino óptimo para lograr un objetivo dado.

Para las organizaciones complejas implica la existencia de una diversidad de

entradas que se pueden utilizar y la posibilidad de transformar las mismas de

diversas maneras.

EL ENFOQUE REDUCCIONISTA:

Gran parte del progreso que se ha obtenido en cada uno de los campos de las ciencias se

debe a el enfoque reduccionista, el cual estudia un fenómeno complicado a través del

análisis de sus partes o elementos. Los fenómenos no solo son estudiados por el enfoque

reduccionista, existen fenómenos que solo son explicados teniendo en cuenta todo lo que

le comprende.

Si los sistemas se van haciendo más complicados, la explicación de los fenómenos que

presentan los comportamientos de esos sistemas toman en cuenta su medio y su

totalidad.

El enfoque reduccionista tiende a la subdivisión cada vez mayor del todo, y al estudio de

esas subdivisiones mientras que el enfoque de sistemas trata de unir las partes para

alcanzar la totalidad lógica o una independencia relativa con respecto al grupo que

pertenece.

Actividad

1.- Explique las características de la Teoría General de Sistemas en relación a

Totalidad, Diferenciación y Búsqueda de Objetivos.

2.- Teniendo como referencia el Sistema Social nuestro, realice el análisis

correspondiente al Enfoque Reduccionista.

3.- Explique el fenómeno de

financiera.


Regulación, teniendo como referencia una entidad

25

Teoría de Sistemas

ÓBJETIVOS DE LA TEORIA GENERAL DE SISTEMAS


26

Los objetivos de la Teoría General de Sistemas pueden fijarse a diferentes grados de

ambición y de confianza cuando esta a un nivel de ambición bajo pero con alto grado de

confianza, su misión es descubrir las similitudes en las construcciones teóricas de todas

las disciplinas.

Multiplicación de oídos generalizados y el desarrollo de un marco de referencia de

teoría general que permita que un especialista pueda alcanzar a captar y comprender la

comunicación relevante de otro especialista.

BOULDING dice: El conocimiento es una función del organismo humano y de las

organizaciones sociales. El conocimiento oculto no es conocimiento. El conocimiento

crece a través de la recepción de información, es decir, de la obtención de mensajes

capaces de reorganizar el conocimiento del receptor.

"La especialización ha superado el intercambio de la comunicación entre los discípulos

y se hace cada vez más difícil, y la República del aprendizaje se esta desintegrando en

subcultura aisladas con sólo algunas líneas de comunicación entre ellas - una situación

que amenaza una guerra civil. "

Mientras más se divide la ciencia en subgrupos y menor sea la comunicación entre las

disciplinas, mayor es la probabilidad de que el crecimiento total del conocimiento sea

reducido por la perdida de Comunicación relevante.

ASPECTOS PARA EL ESTUDIO DE LA TEORIA GENERAL DE SISTEMAS

Existen dos enfoques para el desarrollo de la Teoría General de Sistemas que son

sugeridos por ella misma.

El primer enfoque observar al universo empírico y escoger ciertos fenómenos

generales que se encuentran en las diferentes disciplinas y tratar de construir un modelo

teórico que sea relevante.

Los fenómenos de importancia universal para todas las disciplinas son:

- La interacción de un individuo de algún tipo con su medio.

- El crecimiento.

- La teoría de la información y de la comunicación.

El segundo enfoque es ordenar los campos empíricos en una jerarquía de acuerdo con

la complejidad de la organización de sus individuos básicos o unidades de conducta y

tratar de desarrollar un nivel de abstracción apropiado a cada uno de ellos.

Tendencias que Buscan la Aplicación Practica de la Teoría General de Sistemas:

Muchas de las ciencias o nuevos desarrollos buscan la aplicación practica de la Teoría

General des Sistemas para la construcción de disciplinas. Entre ellas se encuentran:



a. La Cibernética: Esta nueva ciencia se basa en la retroalimentación, explica los

mecanismos de comunicación y control en las máquinas o seres vivos que ayudan a

comprender los comportamientos generados por estos sistemas que se caracterizan

por sus propósitos, motivados por la búsqueda de algún objetivo, con capacidades de

autoorganización y de auto-control.

b. La Teoría de los Juegos: Esta teoría se basa en analizar mediante las matemáticas

la competencia que se produce entre dos o más sistemas racionales, que buscan

maximizar sus ganancias y minimizar sus perdidas. A través de esta técnica se puede

estudiar el comportamiento de partes en conflicto, sean ellas individuos, oligopolios o

naciones.

c. La Teoría de la Decisión: En este campo se siguen dos líneas diferentes de análisis.

Una es la Teoría de la Decisión misma, que busca analizar, la selección racional de

alternativas dentro de las organizaciones o sistemas sociales. La otra línea de

análisis, es el estudio de la "conducta" que sigue el sistema social, en su totalidad y en

cada una de sus partes, al afrontar el proceso de decisiones.

d. La Topología o Matemática Relacional: Es una de las nuevas ramas de las

matemáticas que ha demostrado más poder y ha producido fuertes repercusiones en

la mayoría de las antiguas ramas de esta ciencia y ha tenido también efecto

importante en las otras ciencias, incluso en las ciencias sociales.

e. La Ingeniería de Sistemas: Se refiere a la planeación, diseño, evaluación y

construcción científica de sistemas hombre-máquina. El interés teórico de este

campo se encuentra en el hecho de que aquellas entidades cuyos componentes son

diferentes se les pueda aplicar el análisis de sistemas.

f. La Investigación de Operaciones: Es el control científico de los complejos

problemas que surgen de la dirección y la administración de los grandes sistemas

compuestos por los hombres, máquinas, materiales y dinero en la industria, el

comercio, el gobierno y la defensa. Su enfoque es desarrollar un modelo con el cual

predecir y comparar los resultados de las diferentes decisiones, estrategias o

controles alternativos, para ayudar a la administración a determinar su política y sus

acciones de una manera científica.

Actividad

1.- La Teoría de Juegos y la Investigación de Operaciones, explique como es su aplicación

en relación a la Teoría General de Sistemas haciendo uso de sus expresiones, previa

investigación.

2.- La Teoría de la Información y de la Comunicación como fenómenos de importancia,

expliquelo.


27

Teoría de Sistemas

Observación


28

Para comprender mejor el fenómeno de la Teoría General de Sistemas, es necesario

tratar los postulados para dar un enfoque racional y para ello es imperativo saber, conocer

cuáles son los postulados que inciden en una mejor comprensión del fenómeno de la

Teoría General de Sistemas.

POSTULADOS DE LA TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS

PRIMER POSTULADO:

EXISTE UNA LÓGICA DE LOS SISTEMAS

La Teoría de Sistemas se funda en una idea de una LÓGICA DE LOS SISTEMAS

APLICABLE ATODO CONJUNTO ORGANIZADO. Esta lógica, muy somera por cierto, se

puede dar idea de ella de una forma más o menos deductiva, por intermedio de un

conjunto de definiciones y proposiciones.

DEFINICIÓN 1a:

"Un sistema es un conjunto de partes interdependientes relacionadas en función de un fin"

DEFINICIÓN 2a.:

"Se llama estructura al conjunto de relaciones no fortuitas que ligan las partes entre

ellas y el todo”

PROPOSICIÓN 1a.:

Toda parte de un sistema posee propiedades internas o de la naturaleza de la parte, y

externas en función del lugar que ocupa la parte en el seno del sistema.

Cada parte, componente, elemento o subsistema tendrá propiedades internas así

como el sistema circulatorio consta de corazón, arterias y venas con características

dentro del cuerpo humano, el sistema de frenos de un vehículo tiene propiedades

internas, y en conjunto contribuyen al desempeño del sistema vehículo.

En un equipo de fútbol los integrantes de la delantera tendrán sus características, buen

dribling, estatura adecuada para el juego aéreo, capacidad para patear con las dos

piernas, etc., que dan características al sub-sistema de ataque del club de fútbol.



PROPOSICIÓN 2a. :

Teoría de Sistemas

Siempre que la estructura interna de la parte sea más compleja que la estructura

externa del sistema, las propiedades de las partes están más condicionadas por su

naturaleza que por la configuración del sistema, y viceversa.

En el caso de los equipos de fútbol de gran vocación ofensiva, es ésta característica del

subsistema de ataque (delantera) la que prevalece sobre el sistema equipo. El equipo

Holandés de los años setenta propuso el llamado "Fútbol Total", en el cual no había

posiciones fijas en el campo, y todos los jugadores atacaban o defendían, según las

circunstancias del juego. Evidentemente, la complejidad del todo (el equipo), puesto que

era una estructura de juego planificada y organizada, condicionaba las propiedades de las

partes (jugadores).

PROPOSICIÓN 3a.:

Cuando la complejidad, número y diversidad de relaciones internas de un sistema

aumenta, las propiedades que lo caracterizan dependen cada vez más de su estructura y

cada vez menos de sus partes.

Traigamos a la mente un juego de tenis individual, una persona contra otra, cada

"equipo" consta de una persona y su raqueta, una estructura simple. Agreguemos ahora

otra persona al equipo, tendremos la posibilidad de jugar un partido de dobles, en el cual

cambian algunas reglas para que participen dos personas. Aquel individuo de gran saque

no podrá hacer valer su habilidad todo el tiempo, puesto que deberá ceder el turno

alternadamente a su compañero, que quizás sea un saque mediocre, pero un gran

defensor. Hemos complicado la estructura del equipo, y el comportamiento de éste como

sistema comienza a depender mucho más de la interacción entre los componentes.

En sistemas constituidos por equipos de bowling (3 integrantes, en ternas), ciclismo (4,

a veces), baloncesto (5), volibol (6), béisbol (9), softbol (9, 10, 11) o fútbol (11), el

comportamiento, y las propiedades del sistema dependerán, cada vez más, de las

relaciones internas y cada vez menos de sus partes.

El mejor jugador de fútbol del mundo no podría ganar sólo frente a un equipo de once.

SEGUNDO POSTULADO:

EXISTEN SISTEMAS HOMOMÓRFICOS.

DEFINICIÓN 1a.:

Dos sistemas que tengan una parte de su estructura idéntica son homomórficos.

Consideremos un ventilador y un helicóptero. Ambos tienen una hélice, la cual tiene un

eje, y este eje lleva la fuerza de giro, proveniente de algo que produce el movimiento

(motor). El motor convierte energía en movimiento.

Desde el punto de vista de aplicación, el ventilador sirve para combatir el calor y el

helicóptero es un medio de transporte, sin embargo, una parte de su estructura es

idéntica.


29

Teoría de Sistemas

DEFINICIÓN 2a.:

Dos sistemas que tengan la misma estructura son isomorfos.


30

Tengamos dos automóviles, uno LADA modelo 1994 y FIAT 125 modelo 1974. Ambos

con motor de 4 cilindros, cuatro ruedas, frenos, caja de velocidades, diferencial, etc. Son

distintos, de marcas distintas, pero de estructura semejante. Ambos poseen subsistema

de frenos, ambos, motor de 4 cilindros, caja de cambios de 4 velocidades y retroceso,

subsistema de dirección. Considerando a este nivel la estructura, estos sistemas son

isomorfos.

¿Cómo consideraría Ud. el caso de un avión y una avioneta? ¿Son isomorfos?

DEFINICIÓN 3a.:

Cuando un sistema es homomórfico de un sistema más complejo, constituye un

modelo de éste.

PROPOSICIÓN 1a.:

Si dos sistemas tienen estructuras semejantes (homomórficos), las propiedades

externas de sus partes, o elementos, serán comparables.

PROPOSICIÓN 2a.:

Estás propiedades serán tanto más comparables cuanto más débil sea la estructura

interna de las partes. Es decir, se pueden construir sistemas artificiales o modelos de

manipulación cómoda, destinados al estudio de sistemas reales.

PROPOSICIÓN 3a.:

Si la estructura interna de los elementos no juega un papel demasiado grande, las

observaciones efectuadas sobre sistemas complejos, pertenecientes a un campo

determinado permiten prever el comportamiento de un sistema isomorfo, perteneciente a

un campo totalmente diferente.

Resulta interesante buscar sistemas naturales de gran complejidad, isomorfos con el

sistema real en estudio, más que fabricar modelos costosos.

El aeromodelismo es el deporte en el cual se hacen volar pequeñas réplicas de

aviones. Exteriormente son modelos a escala, su sistema de sustentación es similar, sin

embargo, los motores son distintos, el modelo no tiene los mecanismos de comunicación

ni el radar del original, ni los sistemas de generación de electricidad, ni los sistemas de

seguridad para tripulantes y pasajeros, ni los sistemas de señalización obligatorios en

aviones normales. En consecuencia, es un modelo del otro. Pudiera ser aún más simple,

si tuviésemos el modelo hecho en yeso, a escala natural, para probarlo en un túnel de

viento, sólo verificaríamos su resistencia al viento.

Hoy día, es posible realizar modelos de sistemas físicos reales: rueda de automóvil,

resortes, mecanismos de amortiguación, dentro de computadores y "ver" su

funcionamiento, por ejemplo en AutoCAD.



TERCER POSTULADO:

Teoría de Sistemas

SI LOS SISTEMAS PERTENECIENTES A DIVERSOS CAMPOS DEL SABER TIENEN

LA MISMA ESTRUCTURA, DEBE SER POSIBLE EXPRESAR ESTA ESTRUCTURA EN

UN LENGUAJE UNIVERSAL COMÚN, SUSCEPTIBLE DE SER TRADUCIDO EN UNA

TECNOLOGÍA PARTICULAR.

Supongamos una tubería por la cual circula agua, podemos medir la cantidad de agua

que pasa por un punto de la tubería, en un segundo. Consideremos ahora, un conductor

eléctrico energizado alimentando un artefacto, podemos medir la cantidad de corriente

eléctrica que fluye a través de un punto, en un segundo. En este caso, estamos frente a

dos sistemas de áreas distintas, sin embargo, su estructura (Un medio: cable o tubo. Un

fluido: agua o electricidad. Una dimensión: Litros por segundo o Amperios por segundo)

puede ser expresada entonces en un lenguaje común, según el cual la cantidad de fluido

va a estar en función de la fuerza aplicada (voltaje o presión) y de la resistencia (diámetro

del cable o del tubo, entre otras cosas).

SINERGÍA Y RECURSIVIDAD

SINERGÍA: la sinergia existe cuando la suma de las partes es diferente del todo, luego

todo objeto que cumpla con dicha característica posee sinergia.

¿Cuándo se posee la sinergia?

El filósofo Fuller señala que un objeto posee sinergia cuando el examen de una o

alguna de sus partes (incluso cada una de sus partes) en forma aislada, no puede explicar

o predecir la conducta del todo.

Ejemplo: si tenemos una figura que describe lo siguiente: en el caso A se puede notar

una cesta con naranjas, y en el caso B cierta cantidad de naranjas dispuestas de tal modo

que forman una cruz.

Ahora si se le pide a una persona que describa tanto el caso A, como el B, ésta puede

hacerlo en forma similar para ambos casos, sin embargo, no debe ser así, ya que a

diferencia del caso A, el caso B posee características más relevantes , ya que las

naranjas poseen una organización y una configuración que implica ubicación y

relación entre las partes, lo que indica que en este caso no se da que el todo sea igual a la

suma de sus partes.

Existen objetos que poseen como característica la existencia de sinergia y otros no. En

general a las totalidades no provistas de sinergia se le denominan: conglomerados.

La diferencia entre un conglomerado y un sistema radica en la existencia o no de

relaciones o interacciones entre las partes.

Se puede concluir que el conglomerado no existe en la realidad, es sólo una

construcción teórica. Sin embargo su concepto para ciertos efectos es una herramienta


31

Teoría de Sistemas


32

de análisis importante. Luego para fines de investigación el conglomerado es un conjunto

de objetos, de los cuales se abstraen ciertas características, es decir que se eliminan

aquellos factores ajenos al estudio y luego se observa el comportamiento de las variables

que interesan.

Objeto: es algo que ocupa un lugar en el espacio, definición un poco restringida si se tiene

en cuenta que cuando se habla de espacio se piensa en un mundo tridimensional, y si se

recuerda que los pensamientos aunque son intangibles, no ocupan un lugar en el espacio

y sin embargo existen, luego si al espacio tridimensional se le agrega la cuarta dimensión,

el tiempo, se llega a una idea de objetos que abarca tanto lo tangible como lo intangible,

(un objeto es todo aquello que ocupa un lugar en el espacio y/o en el tiempo).

La sinergia como herramienta de análisis se hace más poderosa si se descubre que el

objeto de estudio posee, como una de sus características, la sinergia. De inmediato el

sistema reduccionista (explica un fenómeno complicado a través del análisis de sus

partes o elementos) queda eliminado como método para explicar ese objeto.

Es necesario comprender que, cuando la situación en estudio posee sinergia, o es un

objeto sinérgico, el análisis, o los mecanismos aplicados sobre ella para que desarrolle

una cierta conducta esperada, debe tomar en cuenta la interacción de las partes

componentes y los efectos parciales que ocurren en cada una de ellas.

Los objetos presentan una característica de sinergia cuando la suma de sus partes es

menos o diferente del todo, o bien cuando el examen de alguna de ellas no explica la

conducta del todo, luego para analizar y estudiar todas sus partes y, si se logran

establecer las relaciones existentes entre ellas, se puede predecir la conducta de este

objeto cuando se le aplica una fuerza particular que no será normalmente, la resultante

suma de efectos de cada una de sus partes.

Gran parte de los estudios sobre conducta de grandes poblaciones se realizan a través

de una técnica estadística llamada "muestreo", que consiste básicamente en extraer

representativos de éstas, analizarlos y luego extrapolar las conclusiones a toda la

población.

Si se dice que la suma de las partes no es igual al todo y se le aplica la técnica del

muestreo z no se está pensando en que analizando algunas partes se puede comprender

al todo? De hecho la técnica estadística del muestreo ya ha dado resultados excelentes

porque cuando se utiliza ésta técnica se supone (implícita o explícitamente) que los

elementos componentes de la población o el conjunto bajo estudio son independientes

entre sí.

Actividad

1.- Teniendo como referencia los tres postulados, con sus respectivas proposiciones y

definiciones, explíquelo cada uno de ellos, haciendo uso de casos prácticos.

2.- Haciendo uso de tu expresión individual, explique el fenómeno de sinergia.



RECURSIVIDAD:

Teoría de Sistemas

Podemos entender por recursividad el hecho de que un objeto

sinergético (un sistema), esté compuesto de partes con características tales que son a su

vez objetos sinergéticos (sistemas).

Qué es Recursividad :

Teniendo un conjunto de seis naranjas, para cada una de ellas era una totalidad en

particular.

Esto no significa que todos los elementos o partes de una totalidad sea una totalidad a

su vez.

Así pues, aquí no existe la característica de recursividad en el sentido de que cada una

de las partes del todo posee, a su vez, las características principales del todo

Ejemplo:

Si tenemos un conjunto de elementos tales como una célula, un hombre, un grupo

humano y una empresa; notamos, después de un análisis, que:

El hombre es un conjunto de células.

El grupo humano es un conjunto de hombres.

Luego podemos establecer una relación de recursividad célula - hombre - grupo.

Aun más, el hombre no es una suma de células ni el grupo es una suma de hombre; por

lo tanto tenemos aquí elementos recursivos y sinergéticos (contrario al caso de las

naranjas).

Recursividad se aplica a sistemas dentro de sistemas mayores.

La reducción (o ampliación) no consiste el sumar partes aisladas, sino, en integrar

elementos que en si son una totalidad dentro de una totalidad mayor.

Recursividad existe entonces, entre objetos aparentemente independientes, pero la

recursividad no se refiere a forma o, para expresarlo gráficamente, a innumerables

círculos concéntricos que parten de un mismo punto.

No, la recursividad se presenta en torno a ciertas características particulares de

diferentes elementos o totalidades de diferentes grados de complejidad.


33

Teoría de Sistemas

Actividad


34

1.- Teniendo como referencia una organización pública, explique el fenómeno de

recursividad.



SINERGIA.

Teoría de Sistemas

Muchos de nosotros hemos padecido de alguna manera la sinergia cuando en una

fiesta combinamos diferentes bebidas alcohólicas, con los consecuentes resultados de

estas mezclas.

Sinergias se refiere a la acción de una o más substancias que tienen efectos diferentes

cuando se juntan, a los que pueden tener individualmente. Esto también se aplica al

comportamiento humano y en especial a los grupos: para contradecir o reafirmar aquello

de que "dos cabezas piensan más que una", y nos enseña a tener cuidado con las

"combinaciones" de personas, (a veces conviene y otras no) a menos que se logre formar

un grupo armónico en el que puedan conjugarse fácilmente las inteligencias y las

personalidades. Dicho de otra manera, en estos casos, el todo no es la suma de sus

partes (2+2=5),

HOLÍSTICA

Las empresas son las principales maquinarias que mueven la competitividad mundial,

pero es su gente y los empresarios quienes ponen en marcha esas máquinas, integrando

todos los elementos competitivos en un todo coherente y exitoso, para ello se requiere de

la llamada visión holistica.

El concepto holistico, se basa en la postura filosófica que afirma que todos los

fenómenos deben ser estudiados y comprendidos en orden a su unidad orgánica y no solo

según sus partes.

En este sentido una empresa con una estrategia global debe ser capaz de conseguir

ese panorama del mercado mundial. Obtener una visión integral de lo que hay antes,

durante y después de su producto (o servicio).

Antes de su producto: materiales e insumos y proveedores (río ó aguas arriba).

Durante: la esencia del proceso productivo y su administración. Y después de lo que

fabrica como son: canales de distribución, servicio posventa (río ó aguas abajo). Tanto de

sus productos terminados como de los productos intermedios. Al grado que pueda

comprender además de los efectos locales, sus implicaciones internacionales.

Ante la disyuntiva de explotar lo que más tengo, aumentar lo que menos tengo, o

adquirir lo que no tengo; en la nueva visión de negocios hay que sacarle jugo a la mayor

ventaja competitiva disponible.


35

Teoría de Sistemas


Gatear en el negocio: apoyarse en cuatro puntos ó más, distribuyendo las cargas y

costos en proporciones iguales nos lleva lejos; pero concentrarse en el punto más

fuerte, para después posicionarse en otro, es caminar para después correr. Al respecto,

trabajar el binomio especialización y localización resulta un buen consejo. Al igual que

aprender a graduar la función y presencia de la empresa en el mercado nacional.

No basta con identificar su nicho de mercado local, debe identificarse el nicho global,

lo bastante rápido antes de que lo cubran otras empresas, así como reconocer los

mercados emergentes - aquellos mercados con rápido crecimiento efectivo de la

demanda. Los segmentos importantes del mundo son aquellos que permiten ganar

ventajas competitivas particulares, que pueden ser aplicadas más adelante en otros

mercados y en su mercado interno, entendido éste corno el mercado propio, su

mercado sin fronteras.

36

1.

2.

3.

Van Bertalanffy, Ludwing “Teoria General de Sistema “México,. Edit. Fondo de

Cultura Económica. Edición 2002

Repoport, A, “Los Usos de Isomorfismo Matemático. Madrid. Edit Alianza

Universitaria.

Arnold, Marcelo y Osorio Francisco. “Teoria de Sistemas” Chile: Edic. Universidad

de Chile 2001



Las empresas dependiendo de sus posibilidades económicas optan por socios locales

(cooperación por convenio) o alianzas basadas en la cooperación entre empresas

independientes entorno a programas comunes, o bien realizan inversiones directas en los

países o regiones objetivo. Tanto las redes como las alianzas sirven como herramientas

de defensa o de ataque.

Al respecto, la cooperación es una posición que hay que asumir con cautela, ya que

muchas veces el socio puede transformarse en competidor, no así tratándose de la

construcción de redes, cuya fortaleza estriba en la integridad; puesto que al menor intento

de mentar, en pequeñas unidades de producción o nuevos negocios, éstas reducen o

carecen de valor agregado e incrementan sus costos de operación, perdiéndose sus

efectos competitivos.

Como puede apreciarse en la competencia mundial, la- conjunción de buenas

sinergias con visiones holísticas son determinantes de éxito, es por ello que:

Sinergia le dijo a Holística: `'Si no formas parte de la solución, entonces formas parte

del problema y viceversa”

Resumen

El enfoque de Sistemas caracteriza al desenvolvimiento de las ideas de sistemas

en sistemas prácticos que pueden describirse como: una metodología de diseño, un

marco de trabajo conceptual común, una teoría de la organización, dirección por

sistemas, investigaciones de operaciones, etc.

Asimismo comprender que uno de los objetivos de sistemas se deriva en buscar

similitudes y propiedades, así como fenómenos comunes en sistemas de diferentes

disciplinas y como también en comprender el sustento de las bases epistemológicas

de la Teoría General de Sistemas y sus implicancias en las organizaciones como una

realidad inherente a una complejidad.


37

Teoría de Sistemas

Nexo


38

El siguiente fascículo nos centraremos en como si los niños si entienden de sistemas, sus

características, clases, clasificación, propiedades de los sistemas , complejidad de los

sistemas.

Autoevaluación formativa

1. Establezca la diferencia entre Idealismo y Realismo.

2. En qué consiste los Sistemas Homomórficos ..

.3 Haciendo uso de un caso práctico, explique el fenómeno sinérgico.

4. Haciendo uso de su punto de vista que comprende por holistica.

5. Dándole la interpretación sistémica, conceptuelo el Método Científico.

6. Ud, como lo define la Teoría General de Sistemas.

7. Según Ud. y haciendo uso de su criterio establezca la diferencia entre sistemas

reales y conceptuales.



CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS

Sistema es un todo organizado y complejo; un conjunto o combinación de cosas o partes

que forman un todo o unitario. Es un conjunto de objetos unidos por alguna forma de

interacción o interdependencia. Los limites o fronteras entre el sistema y su ambiente dan

cierta arbitrariedad.

Según Bertalanffy, sistema es un conjunto de unidades recíprocamente relacionadas. De

ahí se deducen dos conceptos: propósito (u objetivo) y globalismo (o totalidad)

Propósito u objetivo; todo sistema tiene uno o algunos propósitos. Los elementos (u

objetos) como las relaciones, definen una distribución que trata siempre de alcanzar su

objetivo.

Globalismo o totalidad: un cambio es una de las unidades del sistema, con probalidad

producirá cambios en la sombra. El efecto total se presenta como un ajuste a todo el

sistema.

Kenneth Boulding Hace una clasificación útil de los sistemas desde el punto de vista de

la Teoría General de los Sistemas, que establecen los siguientes niveles jerárquicos:

Sistemas físicos o mecánicos: Proporcionan las bases para el conocimiento en las

ciencias físicas cono son la física y la astronomía.

1.- Nivel de la Estructura estática

Ejm: átomos, moléculas ordinarias, cristales.

Teoría y modelos: fórmulas estructurales de la química.

2.- Nivel Relojería o sistema dinámico simple.

Ejm: Relojes, máquinas ordinarias, sistemas solares.

Teoría y modelos: Física ordinaria, mecánica newtoniana, etc.

Considera movimientos necesarios y predeterminados, llamado reloj de trabajo.

3.- Nivel sistema cibernético o mecanismo de control o termostato: El sistema es

autorregulable para mantener su equilibrio.

Ejm: termostato, servomecanismos, y mecanismo homeostático en los organismos.

Sistemas biológicos: que tienen interés para los biólogos, botánicos y zoólogos

4.- Sistemas abiertos o autoestructurado o nivel célula: Aquí a la vida se diferencia de la

inanimación. Ejm: células y organismos en general.

5.- Nivel genético-social u organismos inferiores, está caracterizado por las plantas y

domina el mundo empírico de los botánicos.


39

Teoría de Sistemas


6.- Nivel del Sistema animal, se caracteriza por su creciente movilidad, comportamiento

teleológico y su autoconciencia.

Ejm: el tráfico de información (evolución de receptores, sistemas nerviosos)

aprendizaje, comienzos de consciencia.

Sistemas humanos y sociales: son los que se refieren a las ciencias sociales, así como

las artes, humanidades y la religión.

7.- Nivel Humano, que es el del ser individual, considerado como un sistema con

conciencia y habilidad para utilizar el lenguaje y los símbolos.

Ejm; simbolismo, pasado y porvenir, yo y el mundo, conciencia de si, comunicación por

lenguaje.

Teoría : teoría del simbolismo.

8.- Sistema social o sistema sociocultural o sistemas de las organizaciones

humanas, constituye el siguiente nivel y considera el contenido y significado de

mensajes, la naturaleza y dimensiones del sistema de valores, la trascripción de

imágenes en registros históricos, sutiles simbolizaciones artísticas, música, poesía y la

compleja gama de emociones humanas.

9.- Los sistemas trascendentes son los últimos y absolutos, los ineludibles y

40

desconocidos, los cuales también presentan estructuras sistemática e interrelaciones.

Bertalanfly Diferenció entre sistemas cerrados y abiertos. Así los primeros niveles de

Boulding son cerrados, en tanto que los sistemas biológicos y sociales no son cerrados

sino se encuentran en interacción con su medio ambiente. La teoría tradicional supone

que la organización es un sistema cerrado, mientras que el enfoque moderno la considera

un sistema abierto en interacción con su ambiente. Mientras que el desarrollo de teoría

general de los sistemas ha permitido vislumbrar un panorama conceptual total para

manejar todos estos tipos de fenómenos - físicos, biológicos y sociales han existido

muchos nexos adicionales con el desarrollo intelectual, que han contribuido al desarrollo

del enfoque sistémico.

Los sociólogos, sicólogos, antropólogos y politicólogos han ido descubriendo y usando

el modelo de sistemas. Al hacerlo han hallado indicios de una estimulante "unidad" de la

ciencia, debido a que los modelos de sistemas que han utilizado los biólogos y los físicos

son muy semejantes. Por tanto algunos teóricos han dicho que los modelos de sistemas

son de aplicación universal tanto para la física y los eventos sociales, como para las

interrelaciones humanas en unidades pequeñas o grandes.



Observación

Teoría de Sistemas

Las características de un sistema debe poseer un propósito u objetivo, como estos se

relacionan , definen el camino para lograr siempre su objetivo, asimismo preocuparse por

el cambio que debe sujetarse el Sistema.

Actividad

1.- Empleando el uso de tus propias palabras, explique las características de los

sistemas.

2.- Explique la diferencia entre sistemas biológicos y los sistemas humanos y sociales.

3.- Explique los niveles de los sistemas físicos o mecánicos.


41

Teoría de Sistemas

CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS

Los sistemas pueden ser


42

Sistema Abierto: Relación permanente con su medio ambiente. Intercambia energía,

rnateria, información. Interacción constante entre el sistema y el medio ambiente.

Sistema Cerrado: Hay muy poco intercambio de energía, de materia, de información, etc,

con el medio ambiente. Utiliza su reserva de energía potencial interna.

Si no ocurre importación o exportación en ninguna de sus formas, como información,

calor, materia, física, etc. y por consiguiente sus componentes no se modifican. Ejemplo:

una reacción química que tenga lugar en un recipiente sellado y aislado.

Los sistemas vivos son SISTEMAS ABIERTOS pues intercambian con su entorno

energía e información. Ejemplos de éstos serían: una célula, una planta, un insecto, el

hombre, un grupo social. La familia, por tanto, la consideraremos un Sistema Abierto.

Los sistemas abiertos tienden hacia una evolución constante y un orden estructural, en

contraposición a los cerrados en los que se dan una tendencia a la indiferenciación de sus

elementos y al desorden, hasta alcanzar una distribución uniforme de la energía.

PROPIEDADES DE LOS SISTEMAS ABIERTOS.

a) Totalidad.

La T.G.S. establece que un sistema es una totalidad y que sus objetos (o

componentes) y sus atributos (o propiedades) sólo pueden comprenderse como

funciones del sistema total. Un sistema no es una colección aleatoria de

componentes, sino una organización interdependiente en la que la conducta y

expresión de cada uno influye y es influida por todos los otros.

El concepto de totalidad implica la no aditividad, en otras palabras: " EL "TODO"

CONSTITUYE MAS QUE LA SIMPLE SUMA DE SUS PARTES"

El interés de la T.G.S. reside en los procesos transaccionales que ocurren entre los

componentes de un sistema y entre sus propiedades. Dicho de otro modo, es

imposible comprender un sistema mediante el solo estudio de sus partes

componentes y su sumando" la impresión que uno recibe de éstas. El carácter del

sistema trasciende la suma de sus componentes y sus atributos, y pertenece a un

nivel de abstracción más alto. No sería posible entender demasiado el ajedrez, por

ejemplo, simplemente mirando las piezas; es necesario examinar el juego como

totalidad y prestar atención

al modo en que el movimiento de una pieza afecta la posición y el significado de cada

una de las piezas del tablero.

Aplicada a la situación de la terapia familiar, la cualidad de totalidad describe no sólo

al sistema familiar, sino a la nueva totalidad formada por el grupo familiar + el

terapeuta familiar, que constituye el "sistema terapéutico".



b). Objetivos

Teoría de Sistemas

Los sistemas orgánicos y sociales siempre están orientados hacia un objetivo. La T.

G.S. reconoce la tendencia de un sistema a luchar por mantenerse vivo, aún cuando

se haya desarrollado disfuncionalmente, antes de desintegrarse y dejar de existir

como sistema.

Todos los que trabajan con familias reconocen esta tendencia a mantener

desesperadamente el "status quo" de la estructura familiar, por más dañina que pueda

parecer para algunos miembros de la familia.

Como las familias son sistemas sociales, están por naturaleza orientados y dirigidos

hacia un objetivo. Cuando el terapeuta trata a un sistema familiar, lo hace para

ayudarlo a redirigirse hacia la realización de su única meta.

La naturaleza intencionada y dinámica de los sistemas permite comprender mejor la

naturaleza del término "transacción", usado a menudo en la terapia familiar, enfocada

desde el punto de vista de los sistemas, en lugar del término más general "interacción".

La 'transacción" se ocupa de los procesos de interrelaciones en un contexto histórico y

de relación; describe esta propiedad de relación en un sentido histórico siempre en

marcha (objetivo), que caracteriza a los procesos comunicativos (de los miembros de

un sistema.

c) Equifinalidad

En un sistema, los “resultados" (en el sentido de alteración del estado al cabo de un

período de tiempo) no están determinados tanto por las condiciones iniciales como por

la naturaleza del proceso a los parámetros del sistema.

La conducta final de los sistemas abiertos está basada en su independencia con

respecto a las condiciones iniciales. Este principio de equifinalidad significa que

idénticos resultados pueden tener orígenes distintos, porque lo decisivo es la

naturaleza de la organización. Así mismo, diferentes resultados pueden ser

producidos por las mismas "causas".

Par tanto, cuando observarnos un sistema no se puede hacer necesariamente una

inferencia con respecto a su estado pasado o futuro a partir de su estado actual,

porque las mismas condiciones iniciales no producen los mismos efectos.

Por ejemplo, si tenemos:

Sistema A: 7 x 2 + 0 = 24

Sistema B: 4 x 5 + 6 = 24

Aquí observamos que el sistema "A" y el sistema "B" tienen inicios diferentes (7) y (4), y

que, cada uno, tiene elementos diferentes al otro. Sin embargo, el resultado final es el

mismo (24).


43

Teoría de Sistemas

Veamos, ahora, otro ejemplo.

Sistema X: 7 x 1 + 5 = 12

Sistema Y: 7 + 1 x 5 = 40 ,


44

Aquí observamos que el sistema "X" y el sistema "Y" tienen igual origen y, además,

están compuestos por iguales elementos y en el mismo orden. Sin embargo, el

resultado final es diferente: (12) y (40).

¿De qué depende el resultado en cada uno de los casos anteriores? No depende ni del

origen ni de los componentes del sistema (números) sino de lo que "hacemos con los

números"; es decir, de las operaciones o reglas (sumar o multiplicar).

Pues bien, este ejemplo nos sirve como analogía para entender el concepto de

equifinalidad. El funcionamiento de una familia como un todo, no depende tanto de

saber qué ocurrió tiempo atrás, ni de la personalidad individual de los miembros de la

familia, sino de las reglas internas del sistema familiar, en el momento en que lo

estamos observando.

d) Protección y crecimiento.

En los sistemas existirían dos fuerzas que partirían de la aplicación de las ideas de

Cannon:

a) La fuerza homeostática, que haría que el sistema continuase como estaba

anteriormente.

b) La fuerza morfogenética, contraria a la anterior, que sería la causante de los

cambios del sistema.

Estas dos fuerzas permitirían que el sistema se mantuviese estable y se adaptase a

situaciones nuevas gracias a los mecanismos de feed-back.

e) Equipotencialidad

Este principio lleva implícita la idea que pueden obtenerse distintos estados partiendo

de una misma situación inicial. Esto implica la imposibilidad de hacer predicciones

deterministas en el desarrollo de las familias, porque un mismo inicio podrá llevar a

fines distintos. El pasado no sirve y el futuro es impredecible. En las familias ocurriría lo

mismo que en el tejido cerebral "se permitiría" a las partes restantes asumir funciones

de las partes extinguidas". Tras el fallecimiento del padre, el hijo mayor adoptaría las

funciones parentales.

SUBSISTEMA

Se entiende por subsistemas a conjuntos de elementos y relaciones que respondes a

estructuras y funciones especializadas dentro de un sistema mayor. En términos,

generales, los subsistemas tienen las mismas propiedades que los sistemas (sinergia) y

su delimitación es relativa a la posición del observador de sistemas y al modelo que tenga

de éstos. Desde este ángulo se puede hablar de subsistemas, sistemas o supersistemas,

en tanto éstos posean las características sistémicas (sinergia)



SUBSISTEMAS DE UNA ORGANIZACIÓN

Los subsistemas de una organización son:

Teoría de Sistemas

Subsistema técnico: Incluye el conocimiento requerido para desempeñar las tareas, y

que afectan la estructura de la organización, así como el subsistema psico-social.

Subsisttema psico-social compuesto de individuos y grupos en interacción.

Comprende comportamiento y motivación individuales, relacionales de “status” y “roles”,

dinámica de grupos de influencia entre otros.

Subsistema estructural: comprende la forma en que las tareas se dividen

(diferenciación) y se coordinan (integración).

Subsistema administrativo: Cubre toda la organización y la relación con el medio

establecido metas, formulando planes determinados y procesos de control, es decir en el

proceso de dirigir las tareas u organizar a continuación se dará tres de ello.

Subsistema administrativo I:

Subsistema de Planeación.

Subsistema de Organización

Subsistema de Dirección.

Subsistema de Control

Subsistema administrativo II

Subsistema Estratégico.

Subsistema Coordinativo (táctico)

Subsistema operativo.

Subsistema administrativo III

Subsistema que involucra a toda la compañía, todas sus divisiones y localización.

Subsistema que involucra una división de la firma

Actividad

1.- Enumere 3 sistemas abiertos (organizaciones) y explique cada uno de ellos en

relación a sus componentes como sistemas, y luego las propiedades que posee.n.


45

Teoría de Sistemas

ELEMENTOS DE UN SISTEMA


46

Una definición básica de sistema es la siguiente: Grupo de elementos

interdependientes o que interactúan regularmente formando un todo, a continuación

se enumeran diversos ejemplos.

Un sistema gravitacional, un sistema termodinámico, un sistema de ríos, un sistema

telefónico, un sistema de autopistas, el sistema newtoniano de la mecánica, el sistema

de mecanografía al tacto, un sistema taxonómico, el sistema decimal, etcétera.

James Grier Miller en su libro Living System destaca 19 subsistemas críticos de

todos los sistemas vivientes, haciendo una analogía con los mismos se pueden

categorizar de la manera siguiente:

El reproductor, que es capaz de dar origen a otros sistemas similares aquel en el cual

se encuentra. En una organización de negocios, pudiera ser una división de

planeación de instalaciones que hace nuevas plantas y construye oficinas regionales

nuevas.

La frontera, que mantiene unidos a los componentes que conforman el sistema, los

protege de tensiones ambientales y excluye o permite la entrada de diversos tipos de

materia-energía e información. En una organización de negocios, esto pudiera

constituir la planta misma y los guardias u otro personal de seguridad que evitan el

ingreso de intrusos indeseables.

El inyector, que transporta la materia-energía a través de la frontera del sistema

desde el medio ambiente. En una organización de negocios, este pudiera ser el

departamento de compras o recepción, que introduce la materia prima, los materiales

de oficina, etc.

El distribuidor, que trae material desde el exterior del sistema y lo reparte desde sus

subsistemas a cada componente. En una organización de negocios, pudiera estar

conformado por las líneas telefónicas, correo electrónico, mensajeros, bandas, etc.

El convertidor, que cambia ciertos materiales que ingresan al sistema a formas más

útiles para los procesos especiales de dicho sistema particular.

El productor, que forma asociaciones estables durables por períodos significativos

con la materia-energía que ingresa al sistema o que egresa de su convertidor. Estos

materiales sintetizados pueden servir para crecimiento o reparación de daños o

reposición de componentes del sistema.

El subsistema de almacenamiento de materia-energía, que retiene en el sistema,

durante diferentes períodos, depósitos de diversos tipos de materia-energía.

El expulsor, que transmite materia-energía hacia el exterior del sistema en forma de

desechos o de productos.



El motor, que mueve el sistema o a sus partes en relación con todo o parte del medio

ambiente, o bien que mueve a los componentes del ambiente.

El soporte, que mantiene las relaciones espaciales apropiadas entre los componentes

del sistema, de manera que pueden interactuar sin ser un lastre o estorbo entre ellos.

El transductor de entrada, que traen señales portadoras de información al sistema,

transformándolas en otras formas de materia-energía adecuadas para su transmisión al

interior.

El transductor interno, que recibe de otros subsistemas o componentes del sistema

señales que portan información acerca de alteraciones significativas en dichos

subsistemas o componentes, transformándolos en otras formas de materia-energía

transmisibles en su interior.

El canal y la red, que están compuestos por una sola ruta en el espacio físico, o bien por

múltiples rutas interconectadas, mediante las cuales las señales portadoras de

información se transmiten a todas partes del sistema.

El decodificador, que altera las claves de información que le es introducida por medio del

transductor de entrada o del transductor interno, para dejar una clave privada que pueda

ser utilizada internamente por el sistema.

El asociados, que lleva a cabo la primera etapa del proceso de aprendizaje, formando

asociaciones duraderas entre elementos de información dentro del sistema.

La memoria, que lleva a cabo la segunda etapa del aprendizaje, almacenando diversos

tipos de información en el sistema durante diferentes períodos.

El que decide, que recibe información de los demás subsistemas y les transmite

información que sirve para controlar al sistema completo.

El codificador, que altera la clave de información que se le introduce desde otros

subsistemas procesadores de información, convirtiéndola, de una clave privada utilizada

internamente por el sistema, en una clave pública que pueden ser interpretada por otros

sistemas en su medio ambiente.

El transductor de salida, que emite señales portadoras de información desde el sistema,

transformando los marcadores dentro del sistema en otras formas de materia-energía que

pueden ser transmitidas por medio de canales en el medio ambiente del sistema.

Observación

Es necesario comprender que los elementos de un sistemas se expresan en forma

explícita e implícita , que su actuar es una constante , por lo tanto la consideración de

éstos, hará que su presencia cumpla con su cometido.


47

Teoría de Sistemas

COMPLEJIDAD


48

“Complejidad" es un término utilizado, hoy quizá excesivamente, a veces para justificar

con el recurso a los „”fallos humanos" eventuales negligencias en la reparación y

ejecución de tareas. Se le suele asociar al concepto de „”problema". Se ve entonces un

problema como complejo cuando parece que podemos elegir entre varias soluciones y

que uno tendría que compararlas para elegir la más apropiada. El rasgo que parece

destacar en tales situaciones, y lo que nos lleva a decir que un tema, una decisión, una

tarea son „”complejos" es el percibir en tales casos muchos elementos interrelacionados y

el que en esas interdependencias se manifiestan aspectos no esperados, que rompen las

rutinas y expectativas ordinarias.

Compleja, ciertamente, no es una situación en que puede afirmarse que su estado

depende sólo de dos o tres variables. En ese caso es relativamente sencillo plantear un

cálculo con base en algún algoritmo que nos lleva automática y necesariamente a la

solución. Tampoco debería designarse como compleja una situación en que intervienen

innumerables factores, pero donde es asumible que existe una cierta uniformidad que

permite aplicar el cálculo estadístico. Pero sí solemos designar como compleja la

situación en que intervienen numerosas y cambiantes variables de muy distinto género:

el grado de heterogeneidad y la variabilidad de esos factores se considera ahí

determinante del nivel de complejidad.

En el campo de las organizaciones, en las empresas, en las Administraciones Públicas,

en los centros de trabajo (producción, logística, financiación etc.), la complejidad se

manifiesta en la multiplicidad de productos o servicios a gestionar, en las largas cadenas

de creación de valor. Y, sobre todo, se habla ahí de complejidad cuando los nudos de

dirección superior de estos sistemas se enfrentan con tareas de organización y

coordinación, planificación y control o revisión que superan todas sus capacidades de

supervisión y control -un fenómeno habitual tras fusiones decididas por aparentes

razones de „”sinergia" entre empresas con líneas de creación de valor muy distintas.

También es la „”complejidad" de los problemas la disculpa que se escucha muchas

veces en el campo de las acciones estatales a través de los distintos organismos de su

“Administración". En el caso de la planificación estatal, esto es, en programas, en

políticas públicas, en proyectos etc., la „complejidad" suele verse como la característica

decisiva de los problemas a resolver o dificultades a superar. Estos ejemplos muestran

que la forma usual de plantear el tema de la „complejidad" la define ante todo en relación a

la idea de „problema" para el que es preciso encontrar soluciones. La imagen sería la de

una madeja de hilos desordenados en que resulta difícil deshacer los nudos de la trama y

llegar, por ejemplo, a ordenarlos por colores y enrollarlos en carretes. Así sería posible un

„sencillo" manejo. Por tanto “complejidad" se contrapone a ”sencillez" a ”simplicidad".

En el ámbito de la comunicación política, como notó bien Kenneth Burke al estudiar la

retórica de „Mi Lucha" (la obra clave de Hitler en su conquista del poder), el punto básico

de ese estilo de retórica política consiste precisamente en “simplificar".



Dados los efectos de tales comunicaciones sobre las decisiones, y sobre las acciones

consecuentes, es claro que en este caso el verdadero problema consiste en la “negación

de la complejidad" y la vía de solución no puede ser otra que “recuperar la complejidad";

esto es, la solución al problema no sería ya reducir, sino incrementar la percepción de la

complejidad.

Este ejemplo del campo de la política visualiza bien una situación que se presenta en la

vida de las organizaciones. También en la dirección de sistemas como empresas o

unidades de la Administración, puede darse la tentación de la „”simplificación". Dadas las

implicaciones entre estrategias de poder y retórica de la simplificación es lógico que

muchos presidentes de consejos de administración o muchos responsables políticos o de

la Administración caigan en esa tentación. Al menos a corto plazo estas estrategias de

negación de la complejidad de lo real pueden tener éxito.


49

Teoría de Sistemas

Observación


50

Se debe de tener presente que todo sistema u organización, en lo que se refiere a su

diseño se tiene que hacer más dinámica, evitando el cuello de botella cuya presencia

hace que la organización no cumpla con su cometido.



APORTES SEMANTICOS

Teoría de Sistemas

Las sucesivas especializaciones de las ciencias obligan a la creación de nuevas

palabras, estas se acumulan durante sucesivas especializaciones, llegando a formar casi

un verdadero lenguaje que sólo es manejado por los especialistas.

De esta forma surgen problemas al tratarse de proyectos interdisciplinarios, ya que los

participantes del proyecto son especialistas de diferentes ramas de la ciencia y cada uno

de ellos maneja una semántica diferente a los demás.

La Teoría de los Sistemas, para solucionar estos inconvenientes, pretende introducir

una semántica científica de utilización universal.

Es un conjunto organizado de cosas o partes interactuantes e interdependientes, que

se relacionan formando un todo unitario y complejo.

Cabe aclarar que las cosas o partes que componen al sistema, no se refieren al campo

físico (objetos), sino más bien al funcional. De este modo las cosas o partes pasan a ser

funciones básicas realizadas por el sistema. Podemos enumerarlas en: entradas,

procesos y salidas.

Entradas:

Las entradas son los ingresos del sistema que pueden ser recursos materiales,

recursos humanos o información.

Las entradas constituyen la fuerza de arranque que suministra al sistema sus

necesidades operativas.

Las entradas pueden ser:

En serie: es el resultado o la salida de un sistema anterior con el cual el sistema en

estudio está relacionado en forma directa.

Aleatoria: es decir, al azar, donde el termino "azar" se utiliza en el sentido estadístico.

Las entradas aleatorias representan entradas potenciales para un sistema.

Retroacción: es la reintroducción de una parte de las salidas del sistema en sí

mismo.

Clasificación extraída de apunte de cátedra.

Proceso:

El proceso es lo que transforma una entrada en salida, como tal puede ser una

máquina, un individuo, una computadora, un producto químico, una tarea realizada por un

miembro de la organización, etc.

En la transformación de entradas en salidas debemos saber siempre como se efectúa

esa transformación. Con frecuencia el procesador puede ser diseñado por el

administrador. En tal caso, este proceso se denomina "caja blanca". No obstante, en la


51

Teoría de Sistemas


52

mayor parte de las situaciones no se conoce en sus detalles el proceso mediante el cual

las entradas se transforman en salidas, porque esta transformación es demasiado

compleja. Diferentes combinaciones de entradas o su combinación en diferentes órdenes

de secuencia pueden originar diferentes situaciones de salida. En tal caso la función de

proceso se denomina una "caja negra".

Caja Negra:

La caja negra se utiliza para representar a los sistemas cuando no sabemos que

elementos o cosas componen al sistema o proceso, pero sabemos que a determinadas

entradas corresponden determinadas salidas y con ello poder inducir, presumiendo que a

determinados estímulos, las variables, funcionaran en cierto sentido.

Salidas:

Las salidas de los sistemas son los resultados que se obtienen de procesar las

entradas. Al igual que las entradas estas pueden adoptar la forma de productos, servicios

e información. Las mismas son el resultado del funcionamiento del sistema o,

alternativamente, el propósito para el cual existe el sistema.

Las salidas de un sistema se convierten en entrada de otro, que la procesará para

convertirla en otra salida, repitiéndose este ciclo indefinidamente.

Relaciones:

Las relaciones son los enlaces que vinculan entre sí a los objetos o subsistemas que

componen a un sistema complejo.

Podemos clasificarlas en :

Simbióticas: es aquella en que los sistemas conectados no pueden seguir

funcionando solos. A su vez puede subdividirse en unipolar o parasitaria, que es

cuando un sistema (parásito) no puede vivir sin el otro sistema (planta); y bipolar o

mutual, que es cuando ambos sistemas dependen entre si.

Sinérgica: es una relación que no es necesaria para el funcionamiento pero que

resulta útil, ya que su desempeño mejora sustancialmente al desempeño del

sistema. Sinergia significa "acción combinada". Sin embargo, para la teoría de los

sistemas el término significa algo más que el esfuerzo cooperativo. En las

relaciones sinérgicas la acción cooperativa de subsistemas semi-independientes,

tomados en forma conjunta, origina un producto total mayor que la suma de sus

productos tomados de una manera independiente.

Superflua: Son las que repiten otras relaciones. La razón de las relaciones

superfluas es la confiabilidad. Las relaciones superfluas aumentan la probabilidad

de que un sistema funcione todo el tiempo y no una parte del mismo. Estas

relaciones tienen un problema que es su costo, que se suma al costo del sistema



Atributos:

Teoría de Sistemas

Los atributos de los sistemas, definen al sistema tal como lo conocemos u observamos.

Los atributos pueden ser definidores o concomitantes: los atributos definidores son

aquellos sin los cuales una entidad no sería designada o definida tal como se lo hace; los

atributos concomitantes en cambio son aquellos que cuya presencia o ausencia no

establece ninguna diferencia con respecto al uso del término que describe la unidad.

Contexto:

Un sistema siempre estará relacionado con el contexto que lo rodea, o sea, el conjunto

de objetos exteriores al sistema, pero que influyen decididamente a éste, y a su vez el

sistema influye, aunque en una menor proporción, influye sobre el contexto; se trata de

una relación mutua de contexto-sistema.

Tanto en la Teoría de los Sistemas como en el método científico, existe un concepto que

es común a ambos: el foco de atención, el elemento que se aísla para estudiar.

El contexto a analizar depende fundamentalmente del foco de atención que se fije. Ese

foco de atención, en términos de sistemas, se llama límite de interés.

Para determinar este límite se considerarían dos etapas por separado:

a) La determinación del contexto de interés.

b) La determinación del alcance del límite de interés entre el contexto y el sistema.

a) Se suele representar como un círculo que encierra al sistema, y que deja afuera

del límite de interés a la parte del contexto que no interesa al analista.

d) En lo que hace a las relaciones entre el contexto y los sistemas y viceversa. Es

posible que sólo interesen algunas de estas relaciones, con lo que habrá un límite

de interés relacional.

Determinar el límite de interés es fundamental para marcar el foco de análisis, puesto

que sólo será considerado lo que quede dentro de ese límite.

Entre el sistema y el contexto, determinado con un límite de interés, existen infinitas

relaciones. Generalmente no se toman todas, sino aquellas que interesan al análisis, o

aquellas que probabalísticamente presentan las mejores características de predicción

científica.

Rango:

En el universo existen distintas estructuras de sistemas y es factible ejercitar en ellas un

proceso de definición de rango relativo. Esto produciría una jerarquización de las distintas

estructuras en función de su grado de complejidad.

Cada rango o jerarquía marca con claridad una dimensión que actúa como un indicador

claro de las diferencias que existen entre los subsistemas respectivos.


53

Teoría de Sistemas


54

Esta concepción denota que un sistema de nivel 1 es diferente de otro de nivel 8 y que,

en consecuencia, no pueden aplicarse los mismos modelos, ni métodos análogos a

riesgo de cometer evidentes falacias metodológicas y científicas.

Para aplicar el concepto de rango, el foco de atención debe utilizarse en forma

alternativa: se considera el contexto y a su nivel de rango o se considera al sistema y su

nivel de rango.

Refiriéndonos a los rangos hay que establecer los distintos subsistemas. Cada sistema

puede ser fraccionado en partes sobre la base de un elemento común o en función de un

método lógico de detección.

El concepto de rango indica la jerarquía de los respectivos subsistemas entre sí y su

nivel de relación con el sistema mayor.

Subsistemas:

En la misma definición de sistema, se hace referencia a los subsistemas que lo

componen, cuando se indica que el mismo esta formado por partes o cosas que forman el

todo.

Estos conjuntos o partes pueden ser a su vez sistemas (en este caso serían

subsistemas del sistema de definición), ya que conforman un todo en sí mismos y estos

serían de un rango inferior al del sistema que componen.

Estos subsistemas forman o componen un sistema de un rango mayor, el cual para los

primeros se denomina macrosistema.

Variables:

Cada sistema y subsistema contiene un proceso interno que se desarrolla sobre la

base de la acción, interacción y reacción de distintos elementos que deben

necesariamente conocerse.

Dado que dicho proceso es dinámico, suele denominarse como variable, a cada

elemento que compone o existe dentro de los sistemas y subsistemas.

Pero no todo es tan fácil como parece a simple vista ya que no todas las variables tienen

el mismo comportamiento sino que, por lo contrario, según el proceso y las características

del mismo, asumen comportamientos diferentes dentro del mismo proceso de acuerdo al

momento y las circunstancias que las rodean.

Parámetro:

Uno de los comportamientos que puede tener una variable es el de parámetro, que es

cuando una variable no tiene cambios ante alguna circunstancia específica, no quiere

decir que la variable es estática ni mucho menos, ya que sólo permanece inactiva o

estática frente a una situación determinada.



Operadores:

Teoría de Sistemas

Otro comportamiento es el de operador, que son las variables que activan a las demás y

logran influir decisivamente en el proceso para que este se ponga en marcha. Se puede

decir que estas variables actúan como líderes de las restantes y por consiguiente son

privilegiadas respecto a las demás variables. Cabe aquí una aclaración: las restantes

variables no solamente son influidas por los operadores, sino que también son

influenciadas por el resto de las variables y estas tienen también influencia sobre los

operadores.

Retroalimentación:

La retroalimentación se produce cuando las salidas del sistema o la influencia de las

salidas de los sistemas en el contexto, vuelven a ingresar al sistema como recursos o

información.

La retroalimentación permite el control de un sistema y que el mismo tome medidas de

corrección en base a la información retroalimentada.

Feed-forward o alimentación delantera:

Es una forma de control de los sistemas, donde dicho control se realiza a la entrada del

sistema, de tal manera que el mismo no tenga entradas corruptas o malas, de esta forma

al no haber entradas malas en el sistema, las fallas no serán consecuencia de las

entradas sino de los proceso mismos que componen al sistema.

Homeostasis y Entropía:

La homeostasis es la propiedad de un sistema que define su nivel de respuesta y de

adaptación al contexto.

Es el nivel de adaptación permanente del sistema o su tendencia a la supervivencia

dinámica. Los sistemas altamente homeostáticos sufren transformaciones estructurales

en igual medida que el contexto sufre transformaciones, ambos actúan como

condicionantes del nivel de evolución.

La entropía de un sistema es el desgaste que el sistema presenta por el transcurso del

tiempo o por el funcionamiento del mismo. Los sistemas altamente entrópicos tienden a

desaparecer por el desgaste generado por su proceso sistémico. Los mismos deben tener

rigurosos sistemas de control y mecanismos de revisión, reelaboración y cambio

permanente, para evitar su desaparición a través del tiempo.

En un sistema cerrado la entropía siempre debe ser positiva. Sin embargo en los

sistemas abiertos biológicos o sociales, la entropía puede ser reducida o mejor aun

transformarse en entropía negativa, es decir, un proceso de organización más completa y

de capacidad para transformar los recursos. Esto es posible porque en los sistemas

abiertos los recursos utilizados para reducir el proceso de entropía se toman del medio

externo. Asimismo, los sistemas vivientes se mantienen en un estado estable y pueden


55

Teoría de Sistemas


56

evitar el incremento de la entropía y aun desarrollarse hacia estados de orden y de

organización creciente.

Permeabilidad:

La permeabilidad de un sistema mide la interacción que este recibe del medio, se dice

que a mayor o menor permeabilidad del sistema el mismo será más o menos abierto.

Los sistemas que tienen mucha relación con el medio en el cuál se desarrollan son

sistemas altamente permeables, estos y los de permeabilidad media son los llamados

sistemas abiertos.

Por el contrario los sistemas de permeabilidad casi nula se denominan sistemas

cerrados.

Integración e Independencia:

Se denomina sistema integrado a aquel en el cual su nivel de coherencia interna hace

que un cambio producido en cualquiera de sus subsistemas produzca cambios en los

demás subsistemas y hasta en el sistema mismo.

Un sistema es independiente cuando un cambio que se produce en él, no afecta a otros

sistemas.

Centralización y Descentralización:

Un sistema se dice centralizado cuando tiene un núcleo que comanda a todos los

demás, y estos dependen para su activación del primero, ya que por sí solos no son

capaces de generar ningún proceso.

Por el contrario los sistemas descentralizados son aquellos donde el núcleo de

comando y decisión está formado por varios subsistemas. En dicho caso el sistema no es

tan dependiente, sino que puede llegar a contar con subsistemas que actúan de reserva y

que sólo se ponen en funcionamiento cuando falla el sistema que debería actuar en dicho

caso.

Los sistemas centralizados se controlan más fácilmente que los descentralizados, son

más sumisos, requieren menos recursos, pero son más lentos en su adaptación al

contexto. Por el contrario los sistemas descentralizados tienen una mayor velocidad de

respuesta al medio ambiente pero requieren mayor cantidad de recursos y métodos de

coordinación y de control más elaborados y complejos.

Adaptabilidad:

Es la propiedad que tiene un sistema de aprender y modificar un proceso, un estado o

una característica de acuerdo a las modificaciones que sufre el contexto. Esto se logra a

través de un mecanismo de adaptación que permita responder a los cambios internos y

externos a través del tiempo.



Para que un sistema pueda ser adaptable debe tener un fluido intercambio con el medio

en el que se desarrolla.

Mantenibilidad:

Es la propiedad que tiene un sistema de mantenerse constantemente en

funcionamiento. Para ello utiliza un mecanismo de mantenimiento que asegure que los

distintos subsistemas están balanceados y que el sistema total se mantiene en equilibrio

con su medio.

Estabilidad:

Un sistema se dice estable cuando puede mantenerse en equilibrio a través del flujo

continuo de materiales, energía e información.

La estabilidad de los sistemas ocurre mientras los mismos pueden mantener su

funcionamiento y trabajen de manera efectiva (mantenibilidad).

Armonía:

Es la propiedad de los sistemas que mide el nivel de compatibilidad con su medio o

contexto.

Un sistema altamente armónico es aquel que sufre modificaciones en su estructura,

proceso o características en la medida que el medio se lo exige y es estático cuando el

medio también lo es.

Optimización y Sub-Optimización:

Optimización modificar el sistema para lograr el alcance de los objetivos.

Suboptimización en cambio es el proceso inverso, se presenta cuando un sistema no

alcanza sus objetivos por las restricciones del medio o porque el sistema tiene varios

objetivos y los mismos son excluyentes, en dicho caso se deben restringir los alcances de

los objetivos o eliminar los de menor importancia si estos son excluyentes con otros más

importantes.

Exito:

El éxito de los sistemas es la medida en que los mismos alcanzan sus objetivos.

La falta de éxito exige una revisión del sistema ya que no cumple con los objetivos

propuestos para el mismo, de modo que se modifique dicho sistema de forma tal que el

mismo pueda alcanzar los objetivos determinados.


57

Teoría de Sistemas

Actividad


58

1.- Explique mediante sus propias palabras el fenómeno de Homeostasis y Entropía

(referencia una organización pública o privada)

2.- Teniendo como referencia un sistema telefónico, explique los elementos que lo

conforman.

3.- Haciendo uso de la presencia de una organización pública, explique el fenómeno

de Complejidad.

4- Explique la diferencia entre Centralización y Descentralización.



Tipos de sistemas

En cuanto a su constitución, puede ser físico o abstracto

Teoría de Sistemas

?

?

Sistemas físicos o concretos; compuestos por equipos, maquinarias, objetos y

cosas reales. El hardware

Sistema abstractos_: compuestos por conceptos, planes, hipótesis e ideas

muchas veces solo existen en el pensamiento de las personal. Es el software

En cuanto a su naturaleza, pueden ser cerrados o abiertos:

Sistemas cerrados: no presentan intercambio con el medio ambiente que los rodea, son

herméticos a cualquier influencia ambiental. No reciben ningún recurso externo y nada

producen que sea enviado hacia fuera. En rigor, no existen sistemas cerrados. Se da el

nombre de sistema cerrado a aquellos sistemas cuyo comportamiento, es determinístico y

programado y que opera con muy pequeño intercambio de energía y materia con el

ambiente. Se aplica el término a los sistemas completamente estructurados, donde los

elementos y relaciones se combinan de una manera peculiar y rígida produciendo una

salida invariable, como las máquinas

Sistemas abiertos: presentan intercambio con el ambiente, a través de entradas y

salidas. Intercambian energía y materia con el ambiente. Son adaptativos para sobrevivir.

Su estructura es óptima cuando el conjunto de elementos del sistema se organiza,

aproximándose a una operación adaptativa. La adaptabilidad es un continuo proceso de

aprendizaje y de autoorganización.

Los sistemas abiertos no pueden vivir aislados. Los sistemas cerrados, cumplen con el

segundo principio de la termodinámica que dice que "una cierta cantidad llamada

entropía, tiende a aumentar al máximo".

Existe una tendencia general de los eventos en la naturaleza física en dirección a un

estado de máximo desorden. Los sistemas abiertos evitan el aumento de la entropía y

pueden desarrollarse en dirección a un estado de creciente orden y organización

(entropía negativa). Los sistemas abiertos restauran su propia energía y reparan pérdidas

en su propia organización. El concepto de sistema abierto se puede aplicar a diversos

niveles de enfoque: al nivel del individuo, del grupo, de La organización y de la sociedad.

Actividad

1.- Establezca Ud. la diferencia entre sistema abierto y sistema cerrado, y explíquelos

con ejemplos.


59

Teoría de Sistemas

PARÁMETROS DE LOS SISTEMAS


60

El sistema se caracteriza por ciertos parámetros. Parámetros son constantes

arbitrarias que caracterizan, por sus propiedades, el valor y la descripción dimensional de

un sistema específico o de un componente del sistema.

Los parámetros de los sistemas son:

Entrada o insumo o impulso (input): es la fuerza de arranque del sistema, que

provee el material o la energía para la operación del sistema.

Salida o producto resultado (output): es la finalidad para la cual se reunieron

elementos y relaciones del sistema. Los resultados de un proceso son las salidas, las

cuales deben ser coherentes con el objetivo del sistema. Los resultados de los sistemas

son finales, mientras que los resultados de los subsistemas con intermedios.

Procesamiento o procesador o transformador (throughput): es el fenómeno que

produce cambios, es el mecanismo de conversión de las entradas en salidas o resultados.

Generalmente es representado como la caja negra, en la que entra los insumos y salen

cosas diferentes, que son los productos.

Retroacción o retroalimentación o retro información (feedback): es la función de

retorno del sistema que tiende a comparar la salida con un criterio preestablecido,

manteniéndola controlada dentro de aquel estándar o criterio.

Ambiente: es el medio que envuelve externamente el sistema. Está en constante

interacción con el sistema, ya que éste recibe entradas, las procesa y efectúa salidas. La

supervivencia de un sistema depende de su capacidad de adaptarse, cambiar y

responder a las exigencias y demandas del ambiente externo. Aunque el ambiente puede

ser un recurso para el sistema, también puede ser una amenaza.



Resumen

Teoría de Sistemas

La interpretación esencial acerca del significado de un Sistema, hace que las

organizaciones se vuelvan más dinámicas, para que éstas cumplan con sus objetivos y

propósitos, producto de la participación de los elementos y las relaciones que responden

a las estructuras y funciones.

Asimismo que el fenómeno complejidad debe servir como un basamento para dar un

esclarecimiento acerca de lo erróneo que se tiene acerca de lo conceptual y que

lógicamente debe distinguirse entre “complejidad” y “complicación”. La complejidad

depende primariamente del número de objetos y de las relaciones entre ellos. La

complicación crece con la no-homogeneidad de los componentes del conjunto

considerado. Por eso pueden darse sistemas de elevada complejidad y pequeña

complicación. Pero en general, a gran complicación responde elevada complejidad

Bibliografía recomendada

1. Van Bertalanffy, Ludwing “Teoría General de Sistema “Mexico” edit. fondo de cultura

económica. Edición 1994

2. Aracil, J. “Introducción a la Dinámica de Sistema. Madrid Editorial Alianza. 1978.

3. Marín, Edgar “Introducción al Pensamiento Complejo “Barcelona España Edith

Gedisa. 1994.


1.

2.

3.

¿ En qué consiste el fenómeno de equifinalidad y equipotencialidad?

¿ Explique el sistema psico-social , teniendo como referencia una organización

pública?

¿ En qué consiste los parámetros de un sistema? Explíquelo mediante un caso

práctico.


61


EL SISTEMA ABIERTO

Teoría de Sistemas

El sistema abierto como organismo, es influenciado por el medio ambiente e influye

sobre él, alcanzando un equilibrio dinámico en ese sentido.

La categoría más importante de los sistemas abiertos son los sistemas vivos. existen

diferencias entre los sistemas abiertos (como los sistemas biológicos y sociales, a saber,

células, plantas, el hombre, la organización, la sociedad) y sistemas cerrados (como los

sistemas físicos, las máquinas, el reloj, el termóstato):

El sistema abierto interactúa constantemente con el ambiente en forma dual, o sea, lo

influencia y es influenciado. El sistema cerrado no interactúa.

El sistema abierto puede crecer, cambiar, adaptarse al ambiente y hasta reproducirse

bajo ciertas condiciones ambientes. El sistema cerrado no.

Es propio del sistema abierto competir con otros sistemas, no así el sistema cerrado.

Al igual que los organismos vivos, las empresas tienen seis funciones primarias,

estrechamente relacionadas entre sí:

Ingestión:

las empresas hacen o compras. materiales para ser procesados.

Adquieren dinero, máquinas y personas del ambiente para asistir otras funciones, tal

como los organismos vivos ingieren alimentos, agua y aire . para suplir sus

necesidades.

Procesamiento: los anímales ingieren y procesan alimentos para ser transformados

en energía y en células orgánicas. En la empresa, la producción es equivalente a este

ciclo. Se procesan materiales y se desecha lo que no sirve, habiendo una relación

entre las entradas y salidas.

Reacción al ambiente: el animal reacciona a su entorno, adaptándose para

sobrevivir, debe huir o si no atacar. La empresa reacciona también, cambiando sus

materiales, consumidores, empleados y recursos financieros. Se puede alterar el

producto, el proceso o la estructura.


63

Teoría de Sistemas


64

Provisión de las partes: partes de un organismo vivo pueden ser suplidas con

materiales, como la sangre abastece al cuerpo. Los participantes de la empresa

pueden ser reemplazados, no son de sus funciones sino también por datos de

compras, producción, ventas, contabilidad y se les recompensa bajo la forma de

salarios y beneficios. El dinero es muchas veces considerado la sangre de la empresa.

Regeneración de partes: las partes de un organismo pierden eficiencia se enferman

o mueren y deben ser regeneradas o relocalizadas para sobrevivir en el conjunto.

Miembros de una empresa, se jubilan, se enferman, se desligan o mueren. Las

máquinas se vuelven obsoletas. Tanto hombres como máquinas deben ser

mantenidos o relocalizados, de ahí la función, de personal y de mantenimiento.

Organización: de las funciones, se requiere un sistema de comunicación para el

control y toma de decisiones. En el caso de los animales que exigen cuidados en la

adaptación. En la empresa, se necesita un sistema nervioso central, donde las

funciones de producción, compras, comercialización., recompensas y deben ser

coordinadas. En un ambiente de constante cambio, la previsión, el planeamiento, la

investigación y el desarrollo son aspectos necesarios para que la admisión pueda

hacer ajustes.

El sistema abierto es un conjunto de partes en interacción constituyendo un todo

sinérgico, orientado hacia determinados propósitos y en permanente relación de

interdependencia con el ambiente externo.



LA ORGANIZACIÓN COMO UN SISTEMA ABIERTO

Herbert Spencer afirmaba a principios del siglo XX:

Teoría de Sistemas

"Un organismo social se asemeja a un organismo individual en los siguientes rasgos

esenciales:

En el crecimiento.

En el hecho de volverse más complejo a medida que crece.

En el hecho de que haciéndose más complejo, sus partes exigen una creciente

interdependencia.

Porque su vida tiene inmensa extensión comparada con la vida de sus unidades

componentes.

Porque en ambos casos existe creciente integración acompañada por creciente

heterogeneidad".

Según la teoría estructuralista, Taylor, Fayol y VVeber usaron el modelo racional,

enfocando las organizaciones como un sistema cerrado. Los sistemas son cerrados

cuando están aislados de variables externas y cuando son determinísticos en lugar de

probabilísticas. Un sistema determinístico es aquel en que un cambio específico, en

una de sus variables producirá un resultado particular con certeza. Así, el sistema

requiere que todas sus variables sean conocidas y controlables o previsibles. Según

Ellas la eficiencia organizacional siempre prevalecerá si las variables

organizacionales son controladas dentro de ciertos límites conocidos.

Características de las organizaciones como sistemas abiertos

Las organizaciones poseen todas las características de los sistemas abiertos. Algunas

características básicas de las organizaciones son:

1. Comportamiento probabilística y no-determinístico de las organizaciones:

La organización es afectada por el ambiente y dicho ambiente es potencialmente

sin fronteras e incluye variables desconocidas e incontroladas. Las consecuencias

de los sistemas sociales son probabilísticas y no determinísticas. El

comportamiento humano nunca es totalmente previsible, ya que las personas son

complejas, respondiendo a diferentes variables. Por esto, la administración no

puede esperar que consumidores, proveedores, agencias reguladoras y otros,

tengan un comportamiento previsible.


65

Teoría de Sistemas


66

2. Las organizaciones como partes de una sociedad mayor y constituida de partes

menores: las organizaciones son vistas como sistemas dentro de sistemas. Dichos

sistemas son complejos de elementos colocados en interacción, produciendo un todo

que no puede ser comprendido tomando las partes independientemente. Talcott

Parsons indicó sobre la visión global, la integración, destacando que desde el punto

de vista de organización, esta era un parte de un sistema mayor, tomando como punto

de partida el tratamiento de la organización como un sistema social, siguiente el

siguiente enfoque:

La organización se debe enfocar como un sistema que se caracteriza por todas las

propiedades esenciales a cualquier sistema social.

La organización debe ser abordada como un sistema funcionalmente diferenciado

de un sistema social mayor.

La organización debe ser analizada como un tipo especial de sistema social,

organizada en torno de la primacía de interés por la consecución de determinado

tipo de meta sistemática.

Las características de la organización deben ser definidas por la especie de

situación en que necesita operar, consistente en la relación entre ella y los otros

subsistemas, componentes del sistema mayor del cual parte. Tal como si fuera un

sociedad.

4.- Interdependencia de las partes: un cambio en una de las partes del sistema, afectará

a las demás. Las interacciones internas y externas del sistema reflejan diferentes

escalones de control y de autonomía.

5.- Homeostasis o estado firme: la organización puede alcanzar el estado firme, solo

cuando se presenta dos requisitos, la unidireccionalidad y el progreso. La

unidireccionalidad significa que a pesar de que hayan cambios en la empresa, los

mismos resultados o condiciones establecidos son alcanzados. El progreso referido al

fin deseado, es un grado de progreso que está dentro de los límites definidos como

tolerables. El progreso puede ser mejorado cuando se alcanza la condición propuesta

con menor esfuerzo, mayor precisión para un esfuerzo relativamente menor y bajo

condiciones de gran variabilidad. La unidireccionalidad y el progreso solo pueden ser

alcanzados con liderazgo. y compromiso.

6.- Fronteras o límites: es la línea que demarca lo que está dentro y fuera del sistema.

Podría no ser física. Una frontera consiste en una línea cerrada alrededor de variables

seleccionadas entre aquellas que tengan mayor intercambio (de energía, información.



La Organización como Sistema

Teoría de Sistemas

Una organización es un sistema socio-técnico incluido en otro más amplio que es la

sociedad con la que interactúa influyéndose mutuamente.

También puede ser definida como un sistema social, integrado por individuos y grupos de

trabajo que responden a una determinada estructura y dentro de un contexto al que

controla parcialmente, desarrollan actividades aplicando recursos en pos de ciertos

valores comunes.

Subsistemas que forman la Empresa:

a) Subsistema psicosocial: está compuesto por individuos y grupos en interacción.

Dicho subsistema está formado por la conducta individual y la motivación, las

relaciones del status y del papel, dinámica de grupos y los sistemas de

influencia.

b) Subsistema técnico: se refiere a los conocimientos necesarios para el desarrollo de

tareas, incluyendo las técnicas usadas para la transformación de insumos en

productos.

c) Subsistema administrativo: relaciona a la organización con su medio y establece

los objetivos, desarrolla planes de integración, estrategia y operación, mediante el

diseño de la estructura y el establecimiento de los procesos de control.

El modelo de organización bajo enfoque cibernético

El propósito de la cibernética es desarrollar un lenguaje y técnicas que nos permitan

atacar los problemas de control y comunicación en general.

Lo que estabiliza y coordina el funcionamiento de los sistemas complejos como los

seres vivos o las sociedades y les permite hacer frente a las variaciones del ambiente y

presentar un comportamiento más o menos complejo es el control, que le permite al

sistema seleccionar los ingresos (inputs) para obtener ciertos egresos (outputs)

predefinidos. La regulación esta constituida por la cibernética es una disciplina

íntimamente vinculada con la teoría general de sistemas, al grado en que muchos la

consideran inseparable de esta, y se ocupa del estudio de: el mando, el control, las

regulaciones y el gobierno de los sistemas mecanismos que permiten al sistema

mantener su equilibrio dinámico y alcanzar o mantener un estado.

Para entender la estructura y la función de un sistema no debemos manejarlo por

separado, siempre tendremos que ver a la Teoría General de Sistemas y a la

Cibernética como una sola disciplina de estudio.

Dentro del campo de la cibernética se incluyen las grandes máquinas calculadoras y

toda clase de mecanismos o procesos de autocontrol semejantes y las máquinas que


67

Teoría de Sistemas


68

imitan la vida. Las perspectivas abiertas por la cibernética y la síntesis realizada en la

comparación de algunos resultados por la biología y la electrónica, han dado vida a una

nueva disciplina, la biónica. La biónica es la ciencia que estudia los: principios de la

organización de los seres vivos para su aplicación a las necesidades técnicas. Una

realización especialmente interesante de la biónica es la construcción de modelos de

materia viva, particularmente de las moléculas proteicas y de los ácidos nucleicos.

Conocer bien al hombre es facilitar la elección de las armas necesarias para combatir

sus enfermedades. Por tanto, es natural ver una parte de las investigaciones orientarse

hacia un mejor conocimiento de los procesos fisiológicos. Ayudándose de la química y de

la física es como han podido realizarse grandes progresos.

Si quiere proseguir un mejor camino, debe abrirse más al campo de la mecánica y más

aun al campo de la electrónica. En este aspecto se abre a la Cibernética.

La Robótica es la técnica que aplica la informática al diseño y empleo de aparatos que,

en substitución de personas, realizan operaciones o trabajos, por lo general en

instalaciones industriales. Se emplea en tareas peligrosas o para tareas que requieren

una manipulación rápida y exacta.

Actividad

1.- Ud. establezca la diferencia entre un sub-sistema técnico y psico-social.



MODELOS DE ORGANIZACIONES

Teoría de Sistemas

Schein propone una relación de aspectos que una teoría de sistemas debería

considerar en la definición de organización:

La organización debe ser considerada como un sistema abierto. La organización debe

ser concebida como un sistema con objetivos o múltiples.

La organización debe ser visualizada como constituida de muchos subsistemas que

están en interacción dinámica unos con otros.

Al ser los subsistemas mutuamente dependientes, un cambio en uno de ellos, afectará

a los demás.

La organización existe en un ambiente dinámico que comprende otros sistemas.

Los múltiples eslabones entre la organización y su medio ambiente hacen difícil definir

las fronteras de cualquier organización.

1. Modelo de Katz y Kahn

Desarrollaron un modelo de organización más amplio y complejo a través de la

aplicación de la TS y la teoría de las organizaciones. Según su modelo, la

organización presenta las siguientes características:

2. La organización como un sistema abierto

Para Katz y Kahn, la organización como sistema abierto presenta las siguientes

características:

a Importación (entrada): la organización recibe insumos del ambiente y necesita

provisiones energéticas de otras instituciones, personas o del medio. Ninguna

estructura social es autosuficiente.

b Transformación (procesamiento): los sistemas abiertos transforman la energía

disponible. La organización procesa y transforma insumos en productos

acabados, mano de obra, servicios-, etc.

c.- Exportación (salidas): los sistemas abiertos exportan ciertos productos hacia el

medio ambiente.

d.- Los sistemas como ciclos que se repiten: el funcionamiento de cualquier

sistema consiste en ciclos repetitivos de importancia-transformación-exportación.

La Importación y exportación son transacciones que envuelven al sistema en

ciertos sectores de su ambiente inmediato, la transformación o procesamiento es

un proceso contenido dentro del propio sistema.


69

Teoría de Sistemas


70

e.- Entropía negativa: los sistemas abiertos necesitan moverse para detener el

proceso entrópico y reabastecerse de energía manteniendo indefinidamente su

estructura organizacional. A dicho proceso se le llama entropía negativa o

negentropía.

f. Información como insumo, retroalimentación negativa y proceso de

codificación: los sistemas vivos reciben como insumos, materiales conteniendo

energía que se transforman por el trabajo hecho. También reciben información,

proporcionando señales sobre el ambiente. La entrada de información más simple

es la retroalimentación negativa (negative feedback), que permite al sistema

corregir sus desvíos de la línea correcta. Las partes del sistema envían

información de cómo operan a un mecanismo central y mantiene así la dirección

correcta. Si dicha retroalimentación negativa es interrumpida, el estado firme del

sistema desaparece. El proceso de codificación permite al sistema reaccionar

selectivamente respecto a las señales de información para las cuales esté

programado. Es un sistema de selección de entradas a través del cual, los

materiales son rechazados o aceptados e introducidos a su estructura.

g Estado firme y homeostasis dinámica: los sistemas abiertos se caracterizan por

un estado firme, ya que existe un influjo continuo de energía del exterior y una

exportación continúa de los productos del sistema. La tendencia más simple del

estado firme es la Homeostasis, pero su principio básico es la preservación del

carácter del sistema, o sea, un equilibrio casi-estacionario. Los sistemas

reaccionan al cambio o lo anticipan por intermedio del crecimiento que asimila las

nuevas entradas de energía en la naturaleza de su estructura. La homeostasis es

un mecanismo regulador.

h.- Diferenciación: la organización, como todo sistema abierto, tiende a la

diferenciación, o sea, a la multiplicación y elaboración de funciones, lo que le trae

también multiplicación de papeles y diferenciación interna.

i. Equifinalidad: los sistemas abiertos se caracterizan por el principio de

equifinalídad, o sea, un sistema puede alcanzar, por una variedad de caminos, el

mismo estado final, partiendo de diferentes condiciones iniciales.

j Límites o fronteras: como sistema abierto, la organización presenta límites o

fronteras, esto es, barreras entre el ambiente y el sistema. Definen el campo de

acción del sistema, así como su grado de apertura.



3. LAS ORGANIZACIONES COMO CLASE DE SISTEMAS SOCIALES

Las organizaciones son una clase de sistemas sociales, los cuales a su vez son

sistemas abiertos. Las organizaciones comparten con todos los sistemas abiertos

propiedades como la entropía negativa, retroinformación, homeostasis, diferenciación

y equifinalidad. Los sistemas abiertos tienden a la elaboración y a la diferenciación,

debido a su propia dinámica.

Los sistemas sociales, consisten en actividades estandarizadas de una cantidad de

individuos. Ellas son repetitivas, relativamente duraderas y ligadas en espacio y

tiempo. La estabilidad o recurrencia de actividades existe en relación con la entrada de

energía en el sistema, en relación con la transformación de energías dentro del

sistema y en relación con el producto resultante o salida de energía. Mantener dícha

actividad, requiere renovación constante de energía. Es lo conocido como

negentropía.

Actividad

.

1.- Haciendo uso de tus propias palabras, explique el fenómeno de Entropía Negativa.


71

Teoría de Sistemas

4. CARACTERÍSTICAS DE PRIMER ORDEN


72

Para Katz y Kahn, las características de las organizaciones como sistemas sociales

son las siguientes:

a.- Los sistemas sociales, al contrario de las demás estructuras básicas, no tienen

limitación de amplitud. Las organizaciones sociales están vinculadas a un mundo

de seres humanos, recursos materiales, fábricas y otros artefactos, aunque estos

no estén interactuando. El sistema social, es independiente de cualquier parte física

determinada, pudiendo aligerarla o sustituirla. El sistema social es la estructuración

de eventos o acontecimientos y no la estructuración de partes físicas.

b.- Los sistemas sociales necesitan entradas de producción y de mantenimiento. Las

entradas de mantenimiento son las importaciones de energía que sustentan al

sistema; las entradas de producción son las importaciones de energía, procesadas

para proporcionar un resultado productivo.

c.- Los sistemas sociales tienen su naturaleza planeada, esto es, son sistemas

esencialmente inventados, creados por el hombre e imperfectos.

d.-Los sistemas sociales presentan mayor variabilidad que los sistemas biológicos.

Los sistemas sociales necesitan fuerzas de control para reducir la variabilidad e

inestabilidad de las acciones humanas.

e.- Las funciones, normas y valores como los principales componentes del sistema

social: las funciones describen formas específicas de comportamiento asociado a

determinadas tareas. Las funciones se desarrollan a partir de los requisitos de la

tarea. Las normas son expectativas con carácter de exigencia, que alcanzan a

todos los que les concierne el desempeño de una función, en un sistema o

subsistema. Los valores son las justificaciones y aspiraciones ideológicas más

generalizadas.

f.- Las organizaciones sociales constituyen un sistema formalizado de funciones.

g.- El concepto de inclusión parcial: la organización usa sólo los conocimientos y

habilidades de las personas que le son importantes.

h.- La organización en relación con su medio ambiente: el funcionamiento organizativo

debe ser estudiado en relación con las transacciones continuas con el medio

ambiente que lo envuelve.

5. CULTURA Y CLIMA ORGANIZACIONAL

Toda organización crea su propia cultura o clima, con sus propios tabúes, costumbres

y usos. El clima o cultura del sistema refleja tanto las normas y valores del sistema

formal como su reinterpretación en el sistema informal, así como las disputas internas y

externas de los tipos de personas que la organización atrae, de sus procesos de



trabajo y distribución física, de las modalidades de comunicación y del ejercicio de la

autoridad dentro del sistema. Dichos sentimientos y creencias colectivos, se

transmiten a los nuevos miembros del grupo

La cultura es el conjunto de entendimientos importantes que los miembros de una

comunidad tienen en común. La cultura organizacional es un sistema de valores y

creencias compartidos; la gente, la estructura organizacional, los procesos de toma de

decisiones y los sistemas de control interactúan para producir normas de

comportamiento. Una fuerte cultura puede contribuir substancialmente al éxito a largo

plazo de las organizaciones al guiar el comportamiento y dar significado a las actividades.

Las culturas fuertes atraen, recompensan y mantienen el apego de la gente que

desempeña roles esenciales y cumple con metas relevantes. Una de las

responsabilidades más importantes de la administración es dar forma a los valores y

normas culturales.

La cultura puede ser un bien o una obligación. Puede ser una ventaja debido a que las

creencias compartidas facilitan y ahorran las comunicaciones, y facilitan la toma de

decisiones. Los valores compartidos facilitan también la motivación, la cooperación y el

compromiso. Esto conduce a la eficiencia de la organización. Sin embargo, una cultura

fuerte que no es apropiada para un medio organizacional y una estrategia básica puede

ser ineficiente. Es importante tener congruencia entre la cultura, la estrategia y el estilo

administrativo. La cultura y la personalidad afectan el estilo y la filosofía administrativa.

La filosofía administrativa de una persona es un sistema de valores, creencias y

actitudes que guían su comportamiento. El estilo se refiere a la forma en que se hace algo;

es una manera de pensar y actuar. El estilo administrativo es una manera particular n que

un administrador se comporta, con las limitaciones que le impone la cultura

organizacional y guiado por su filosofía personal. Las creencias básicas sobre la gente

afectan nuestro enfoque para diseñar las organizaciones y administrarlas. Las

suposiciones sobre la gente tienden a convertirse en profecías que se cumplen. Las

organizaciones que son administradas en forma positiva tienden a ser más satisfactorias

para los participantes y también pueden ser más efectivas y eficientes. La tendencia

actual es el alejamiento de las organizaciones estables-mecanicistas para dar lugar a las

organizaciones flexibles.

Cultura Organizacional

La cultura a través del tiempo ha sido una mezcla de rasgos y distintivos espirituales y

afectivos, que caracterizan a una sociedad o grupo social en un período determinado.

Engloba además modos de vida, ceremonias, arte, invenciones, tecnología, sistemas de

valores, derechos fundamentales del ser humano, tradiciones y creencias.


73

Teoría de Sistemas


74

Este concepto se refirió por mucho tiempo a una actividad producto de la interacción de

la sociedad, pero a partir de los años ochenta, Tom Peters y Robert Waterman consultores

de Mc Kinsey, adaptaron este concepto antropológico y psicosocial a las organizaciones

Definición del término.

Granell (1997) define el término como "... aquello que comparten todos o casi todos los

integrantes de un grupo social..." esa interacción compleja de los grupos sociales de una

empresa está determinado por los "... valores, creencia, actitudes y conductas." (p.2).

Chiavenato (1989) presenta la cultura organizacional como "...un modo de vida, un

sistema de creencias y valores, una forma aceptada de interacción y relaciones típicas de

determinada organización."(p. 464)

García y Dolan (1997) definen la cultura como "... la forma característica de pensar y

hacer las cosas... en una empresa... por analogía es equivalente al concepto de

personalidad a escala individual..." (p.33).

De la comparación y análisis de las definiciones presentadas por los diversos autores,

se infiere que todos conciben a la cultura como todo aquello que identifica a una

organización y la diferencia de otra haciendo que sus miembros se sientan parte de ella ya

que profesan los mismos valores, creencias, reglas, procedimientos, normas, lenguaje,

ritual y ceremonias.

La cultura organizacional es el conjunto de valores, creencias, entendimientos

importantes, que los integrantes de una organización tienen en común. La cultura ofrece

formas definidas de pensamiento, sentimiento y reacción que guían la toma de decisiones

y otras actividades de los participantes en la organización.

Las organizaciones de éxito al parecer tienen fuertes culturas que atraen, retienen y

recompensan a la gente por desempeñar roles y cumplir metas. Unos de los roles más

importantes de la alta dirección es dar forma a la cultura que, con personalidad, tendrá un

efecto importante en la filosofía y el estilo administrativo. La filosofía de una persona

ofrece lineamientos para la conducta. El estilo se refiere a la forma en que se hace algo. El

estilo administrativo es la manera distinta en la que se comporta un administrador.

Definición de Cultura Organizacional

Las definiciones de Cultura Organizacional comparten conceptos comunes. Subrayan

la importancia de los valores y creencias compartidos y su efecto sobre el

comportamiento.

La cultura es el pegamento social o normativo que mantiene unida a una organización.

Expresa los valores o ideales sociales y creencias que los miembros de la organización

llegan a compartir, manifestados en elementos simbólicos, como mitos, rituales, historias,

leyendas y un lenguaje especializado.



La cultura organizacional incluye lineamientos perdurables que dan forma al

Comportamiento. Cumple con varias funciones importantes al:

Transmitir un sentimiento de identidad a los miembros de la organización

Facilitar el compromiso con algo mayor que el yo mismo

Reforzar la estabilidad del sistema social

Ofrecer premisas reconocidas y aceptadas para la toma de decisiones

Esta definición sugiere que la cultura cumple funciones importantes en la organización.

Los artefactos culturales, incluyendo el diseño y el estilo de administración, transmiten

valores y filosofías, socializando a los miembros, motivan al personal y facilitan la

cohesión del grupo y el compromiso con metas relevantes.

Otra perspectiva destaca cómo la cultura afecta al comportamiento. “La cultura

organizacional es un sistema de valores compartidos (lo que es importante) y creencias

(como funcionan las cosas) que interactúan con la gente, las estructuras de organización

y los sistemas de control de una compañía para producir normas de comportamiento

(como se hacen las cosas aquí) ".

Las definiciones sugieren lo que todos sabemos por nuestras experiencias personales;

las organizaciones tienen culturas diferentes - objetivos y valores, estilos de

administración y normas - para realizar sus actividades. Una Cultura Organizacional de

Éxito

Los siguientes ocho puntos se consideran como claves para el desarrollo de una

Cultura organizacional:

Una orientación hacia la acción, a fin de que se cumpla. Aun cuando las Compañías

podrían ser analíticas en su enfoque ante la toma de decisiones, No están paralizadas

por este hecho (como muchas otras parecen estarlo)

Orientación al cliente , donde todos los recursos y el personal de la Compañía dirigen

sus actividades cotidianas a la satisfacción de las Necesidades del cliente.

Autonomía y decisión , a fin de fomentar el surgimiento de líderes e Innovadores para

la organización.

Productividad a través de la gente , lo que considera a la gente como el Activo más

importante de la empresa, y consideran como inversión el dinero Destinado hacia

ellos, como fuente fundamental de mejoramiento.

Compromiso con los valores, desde los niveles superiores de la compañía. La Alta

dirección se mantiene en estrecho contacto, visitando y dialogando con "el frente de

batalla"

Cercanía al negocio , conocimiento del negocio, sus fortalezas y Debilidades, sus

amenazas y oportunidades.

Organización simple con solo el personal necesario , donde cada quien sabe La parte

de valor que agrega a los productos y servicios, y participa en su Administración.

Rigidez y flexibilidad , aceptación de ambos de acuerdo a la dinámica del Cambio y

sus circunstancias.


75

Teoría de Sistemas

Creación y sostenimiento de la cultura organizacional


76

Cada uno de los mecanismos que a continuación se enumeran, son comúnmente

Utilizados por destacados fundadores y líderes para crear o mantener la cultura

organizacional en una empresa:

Declaraciones formales de la filosofía organizacional, organigramas, credos, misión,

materiales usados en el reclutamiento y la selección, y socialización.

Diseño de espacios físicos, fachadas, instalaciones, edificios.

Manejo deliberado de papeles, capacitación y asesoría por parte de los líderes.

Sistema explícito de premios y reconocimiento, criterios de promoción.

Historias leyendas, mitos y anécdotas sobre las personas y acontecimientos más

importantes.

Aquello a lo cual los líderes prestan atención, lo que miden y controlan.

Reacciones del líder ante incidentes y crisis muy importantes de la organización

(épocas en que la supervivencia de la empresa está en peligro, las normas son poco

claras o se ponen en tela de juicio, ocurren episodios de insubordinación, sobrevienen

hechos sin sentido o amenazadores, etc.)

Cómo está diseñada y estructurada la organización. El diseño del trabajo, los niveles

jerárquicos, el grado de descentralización, los criterios funcionales o de otro tipo para la

diferenciación y los mecanismos con que se logra la integración transmiten mensajes

implícitos sobre lo que los líderes suponen y aprecian.

Los Sistemas y procedimientos organizacionales. (Los tipos de información, control y

los sistemas de apoyo a las decisiones en términos de categorías de información, ciclos

de tiempo, la persona a quien se destina la información, el momento y la manera de

efectuar la evaluación del desempeño y otros procesos valorativos transmiten mensajes

implícitos de lo que los líderes suponen y aprecian.) Criterios aplicados en el

reclutamiento, selección, promoción, nivelación, jubilación y "excomunión" del personal.

(Los criterios implícitos y, posiblemente inconscientes que los líderes usan para

determinar quién "encaja" y quién "no encaja" en los papeles de los miembros y en los

puestos claves de la organización.)

Clima organizacional

Cuando una persona asiste a un trabajo, lleva consigo diariamente una serie de ideas

preconcebidas sobre sí mismo, quién es, qué se merece, y qué es capaz de realizar, hacia

dónde debe marchar la empresa, etc. A modo de entender más la diferencia que existe

entre los términos cultura y clima, se presentan una serie de definiciones que permitirán

visualizar con claridad las implicaciones de estos términos en las organizaciones.

76 Universidad Peruana Los Andes


Según Hall (1996) el clima organizacional se define como un conjunto de propiedades

del ambiente laboral, percibidas directamente o indirectamente por los empleados que se

supone son una fuerza que influye en la conducta del empleado.

Brow y Moberg (1990) manifiestan que el clima se refiere a una serie de características

del medio ambiente interno organizacional tal y como o perciben los miembros de esta.

El Clima no se ve ni se toca, pero tiene una existencia real que afecta todo lo que

sucede dentro de la organización y a su vez el clima se ve afectado por casi todo lo que

sucede dentro de esta. Una organización tiende a atraer y conservar a las personas que

se adaptan a su clima, de modo que sus patrones se perpetúen.

Un Clima Organizacional estable, es una inversión a largo plazo. Los directivos de las

organizaciones deben percatarse de que el medio forma parte del activo de la empresa y

como tal deben valorarlo y prestarle la debida atención. Una organización con una

disciplina demasiado rígida, con demasiadas presiones al personal, sólo obtendrá logros

a corto plazo.

Estos preconceptos reaccionan frente a diversos factores relacionados con el trabajo

cotidiano: el estilo de liderazgo del jefe, la relación con el resto del personal, la

rigidez/flexibilidad, las opiniones de otros, su grupo de trabajo. Las coincidencias o

discrepancias que tenga la realidad diaria con respecto a las ideas preconcebidas o

adquiridas por las personas durante el tiempo trabajado, van a conformar el clima

organizacional.

AUTOESTIMA

EMPRESA

Actividad

VALORES

ACTITUDES

COMPORTAMIENTO

CLIENTE

1.- Haciendo uso de tus propias expresiones, explique el concepto de Cultura

Organizacional y Clima Organizacional.


77

Teoría de Sistemas

6. CONCEPTO DE EFICACIA ORGANIZACIONAL


78

La eficiencia se refiere a cuanto de entrada de una organización surge como producto

y cuanto es absorbido por el sistema. La eficiencia se relaciona con la necesidad de

supervivencia de la organización. La eficacia organizacional se relaciona con la

extensión en que todas las formas de rendimiento para la organización se hacen

máximas. La eficiencia busca incrementos a través de soluciones técnicas y

económicas, mientras que la eficacia busca la maximización del rendimiento para la

organización, por medíos técnicos y económicos (eficiencia) y por medios políticos (no

económicos)

7. ORGANIZACIÓN COMO UN SISTEMA DE PAPELES

Papel es el conjunto de actividades requeridas a un individuo que ocupa una

determinada posición en una organización. La organización se constituye por papeles

o conjunto de actividades esperadas de los individuos y por conjuntos de papeles o de

grupos que se superponen. La organización es una estructura de papeles.

8. MODELO SOCIOTÉCNICO DE TAVISTOCK

Fue propuesto por sociólogos y sicólogos del Instituto de Relaciones Humanas de

Tavistock, con base en investigación realizadas en minas de carbón inglesas y

empresas textiles hindúes. Concibe la organización como un sistema sociotécnico

estructurado sobre dos subsistemas:

El subsistema técnico: conlleva la tecnología, el territorio y el tiempo. Es el responsable

de la eficiencia potencial de la organización.

El subsistema social: comprende los individuos, las relaciones sociales y las

exigencias de la organización tanto formal como informal. Transforma la eficiencia

potencial en eficiencia real.

Estos dos subsistemas presentan una intima interrelación, son interdependentes y se

influyen mutuamente. El enfoque sociotécnico concibe a la organización como una

combinación de tecnología y a la vez un subsistema social. El modelo de sistema abierto

propuesto por el enfoque sociotécnico, importa cosas del medio ambiente, las cuales en

base a ciertos procesos de conversión, convierte en productos, servicios, etc., para

exportar. La tarea primaria de la organización es algo que le permita sobrevivir dentro de

ese proceso de:



Importación: adquisición de materias primas.

Teoría de Sistemas

Conversión: transformación de las importaciones en exportaciones.

Exportación: colocación de los resultados de la importación y de la conversión.

1. LA EMPRESA ABIERTA

1.1. LA EMPRESA COMO SISTEMA SOCIOTECNICO

1.1.1. LA EMPRESA COMO SISTEMA SOCIOTECNICO

APARATO PRODUCTIVO DE LA SOCIEDAD = MACROSISTEMA

Empresa 2

Relaciones entre

empresas

Empresa 3

Entorno = ambiente

EMPRESA 1 = SISTEMA

Producir bienes y/o servicios

Empresa 4

Crear Riqueza

Empresa etc.

La empresa cuenta con los siguientes factores para desarrollar sus procesos:

Las personas : Equipo de trabajo

Los bienes de capital : Recursos financieros e infraestructura productiva

Los recursos físicos y técnicos : tecnología, energía y materiales.


79

Teoría de Sistemas

EMPRESA = SISTEMA ABIERTO

PERSONAS


BIENES DE CAPITAL

SUBSISTEMAS

RECURSOS FÍSICOS

Y TÉCNICOS

80

AMBIENTE = ENTORNO

Para la integración de éstos recursos, la empresa crea áreas y canales de

comunicación :

Area de Producción : Planta de fabricación

Area Comercial : Redes de distribución

Area de Administración y Gestión : Organos de planificación y control

Area de Gestión Humana : Satisfacción del recurso humano

Area de Innovación y Desarrollo : Proyecciones

Area de Gestión Financiera y Materiales : Proveer recursos de

capital y materias primas,



EMPRESA RELACIONES ENTRE SUBSISTEMAS Y CANALES DE COMUNICACIÓN

(DINAMICA E INTERDEPENDENCIA, RETROALIMENTACION)

Las personas

Relación entre subsistemas

Bienes de

Capital

Producción Comercial

Políticas

Administración

Financiera

Gestión Humana

Innovación y desarrollo

Relaciones canales

de comunicación

Efectividad y eficiencia

Recursos físicos y técnicos

(tecnología)

1.1.2. Teoría General de Sistemas

Sistema es aplicable a un grupo de fenómenos y estructuras del

mundo físico, biológico y social.

Esta teoría es la base para el entendimiento de todos los campos de

especialización y suministra un enfoque amplio de todos los tipos de

sistemas (dinámicos e interdependientes) y permite la distinción y

claridad entre los sistemas abiertos que están en interacción con su

ambiente y cerrados que no tienen relación con su ambiente.


81

Teoría de Sistemas

1.1.3. Enfoque de sistemas y la teoría organizacional


La teoría Organizacional tradicional utiliza el enfoque que se basa en

creer que la empresa es un sistema cerrado bien estructurado ; en tanto

que la Teoría Moderna se orienta hacia el enfoque de que es un sistema

abierto lo cual es más acertado.

1.1.4. La empresa como sistema abierto

El enfoque abierto reconoce los sistemas sociales en relación

dinámica con su medio ambiente y se retroalimentan transformando

dichas entradas en productos. Lo cual se aplica exactamente al

concepto y las funciones de las empresas como órganos productivos de

la sociedad ; puesto que dichas interrelaciones hace que la empresa

tenga cambios en sus componentes, estructuras, procesos y demás

partes internas para estar a la par con los continuos cambios sociales

buscando su continuidad en el desarrollo productivo de la Sociedad.

Para que esté en un punto de equilibrio debe satisfacer las

necesidades del mercado, adquiriendo los recursos, insumos y demás

para mantener su ciclo : Producción - Comercialización y Posventa.

EMPRESA COMO SISTEMA ABIERTO Y SU FLUJO

Actividad

INSUMOS

PRODUCCION

SISTEMAS TRANSFORMACION

COMERCIALIZACION

PRODUCTOS

POSVENTA

82

1.- Explique Ud. la producción, comercialización y pos-venta , establezca

ejemplos en relación a producción, comercialización y pos-venta.



1.1.5. Propiedades de los Sistemas Organizacionales

No son sistemas naturales como los mecánicos o biológicos son

ARTIFICIALES, puesto que el sólo hecho de que sean creadas por los

hombres no significa que tengan un ciclo de vida (nacimiento -

madurez y muerte) como los biológicos.

Estos sistemas son creados con fines específicos y objetivos

diversos y sus vínculos no son necesariamente psicológicos y

socioeconómicos, puesto que los sistemas sociales se basan en

actitudes, percepciones, creencias, motivaciones, hábitos,

expectativas y necesidades de los seres humanos.

Para diferenciar e interpretar un sistema abierto y uno cerrado se

deben tener en cuenta los límites, puesto que los de un sistema

cerrado son límites rígidos e impenetrables ; en tanto que los del

sistema abierto son límites permeables y moldeables.

Límites son demarcaciones de las actividades y funciones de la

organización. El trazo de éstos son un asunto de conveniencia y

estrategia, que nos sirve para establecer la misión del negocio o visión

del ente y se debe integrar estos dos conceptos.

SISTEMA CERRADO

LIMITES EXTERNOS

RIGIDOS

LIMITES

INTERNOS

IMPENETRABLE

MOLDEABLE


SISTEMA ABIERTO

PERMEABLES

83

Teoría de Sistemas

JERARQUIA DE LOS SISTEMAS


84

Hace referencia al ordenamiento de los sistemas menores, es decir la

creación y distribución de la organización en áreas de trabajo específicas ; la

cual va más allá de la autoridad, no es una jerarquización burocrática ; es la

coordinación de procesos y actividades.

Entropía Negativa : Es la inclinación al desorden, es mayor en los sistemas

cerrados, en tanto que en los sistemas abiertos se puede llevar a cero, dado que

este tipo de organizaciones está en capacidad de incorporar continuamente

material, energía e información de una u otra forma.

Estado Estable : En sistemas abiertos es un funcionamiento efectivo y eficaz

en todo y en cada una de las partes que lo conforman.

Retroalimentación : Sostener el equilibrio dinámico con ayuda externa y del

mismo ambiente, ya sea por medio de impulsos de información, lo cual parte

desde el control, planeación y organización, puesto que toma las experiencias

anteriores para evitar dichos sucesos en el presente y proyectar el futuro.

Existen dos Mecanismos de : Adaptación y Mantenimiento.

MANTENER EL EQUILIBRIO: Es el balanceo de los subsistemas y las fuerzas

de mantenimiento para conservar y prevenir el sistema contra cambios bruscos

que puedan afectar el sistema total. Es conocer y afectar sus debilidades y

buscar los medios para superarlas o corregirlas.

MECANISMO DE ADAPTACION: Es el equilibrio dinámico dentro del entorno,

aceptar el YO (ENTE) en el medio externo.

Crecimiento a través de la elaboración interna : Los sistemas abiertos se

enfocan hacia la organización y eficiencia empresarial, en un sistema reducido

o limitado pero que marche en forma eficaz y eficiente, acorde con los modelos

sociales existentes.

La integración o la unión de dos o más organizaciones ¨Fusión¨ es

indispensable con el fin de explorar nuevas y más áreas de mercado, es

entonces cuando se hace necesaria la creación de organizaciones pequeñas,

compactas, creativas y comprometidas con el cambio constante del mundo ;

son entes con un mínimo requerido de áreas de trabajo competitivas y

eficientes.

1.2. LA EMPRESA COMO SISTEMA SOCIOTECNICO

1.2.1. Enfoque de sistema integral

Una de las bases más interesantes de éste estudio es verificar el

continuo desarrollo de la empresa, considerando la organización como

un sistema abierto sociotécnico compuesto por subsistemas , desde éste



objetivo la organización no es simplemente un sistema técnico o social ya

que el éxito que se tenga depende en gran medida de la situación y de la

capacidad para poder actuar en concordancia.

La situación comprende la naturaleza de la tarea, el impacto de la

organización, sus políticas, cultura y ambiente. Una estructura de

integración de las actividades humanas alrededor de distintas

tecnologías.

Sin embargo, el sistema social determina la efectividad y eficiencia de

la utilización de la tecnología al servicio del hombre dentro de la

participación efectiva dentro del sistema.

Un punto básico en la organización es que como subsistema de la

sociedad debe cumplir ciertos objetivos, que son determinados por el

sistema general, como la función para la sociedad cumpliendo los

requerimientos de la misma para desear tener éxito.

Así mismo, las empresas tienen un sistema filosófico que se refiere al

pensamiento, valores, concepciones y propósitos de la organización para

satisfacer las necesidades del sistema, estableciendo la estructura

dentro de la cual el equipo pueda desarrollarse bien. Para asegurar que

así sea, necesita crear espíritu de equipo y mantener alta moral de grupo

para el logro de resultados. Además un sistema cultural que no depende

de unos pocos con poder de determinar las políticas sino que está

compuesto por todos los individuos y grupos que la integran.

Dicho subsistema es formado por la conducta individual para

responder a las expectativas y los objetivos de la organización. Es

importante la motivación y el desempeño de los grupos y los esquemas de

influencia. Allí se dan los perfiles de individuos que se acoplan a las

empresas y a los cargos.

Entre los subsistemas está el estructural, el cual se refiere a la manera

en que están divididas y coordinadas las tareas en la organización,

facilitando las bases para la formalización de relaciones entre los

subsistemas técnicos y psicológicos.

El subsistema que asegura la dirección y coordinación es el Gerencial,

el cual involucra los procesos que relacionan a la organización con su

entorno ; se establecen los objetivos y se asegura el cumplimiento de

ellos mediante el establecimiento de control y planeación dentro de la

misma empresa.

Un aspecto de vital importancia de la presente concepción es el de

interdependencia entre los subsistemas. Ninguno de ellos puede ser

entendido y analizado de forma aislada y un cambio en alguno de los

subsistemas o en su interacción afecta a los demás (acción - reacción).

Cada subsistema condiciona los demás y a su vez es condicionado por

éstos.


85

Teoría de Sistemas


En general se observa cómo la organización encuentra el equilibrio

86

entre sus subsistemas internos dentro de la concepción filosófica del

hombre y del trabajo. Este concepto de equilibrio es vital para comprender

la dinámica de las organizaciones como sistemas sociotécnicos. Dentro

del equilibrio dinámico externo es fundamental que las organizaciones de

carácter abierto interactúen con su medio ambiente y tiendan a lograr una

relación apropiada con él, para asegurar su supervivencia.

las organizaciones son sistemas abiertos que requiere de un manejo

cuidadoso para satisfacer y balancear las necesidades internas y

externas, y para adaptarse a las circunstancias ambientales. La Gerencia

debe preocuparse, especialmente por lograr coordinación e integración

entre las áreas de la compañía y poder ejecutar las diferentes tareas para

propiciar un mejor ambiente de trabajo e integración social y así cumplir

tanto con su objetivo individual como social dentro del proceso productivo

de la sociedad.

1.3. EMPRESAABIERTA

La política económica de América Latina y del Perú ha transformado su

esquema proteccionista y de sustitución de importaciones por el Modelo de

Apertura del Banco Mundial.

El gobierno ha transformado su papel permitiendo mejorar el bienestar del

consumidor, dando acceso libre a variados y mejores productos con precios

menores.

Tal como van las cosas, el mundo tiende a constituirse en una inmensa

zona franca, altamente promovida por la velocidad de las comunicaciones y de

la tecnología. La competitividad se convierte en la palabra de moda y cobran

especial relevancia los programas de reingeniería, calidad total y cero

defectos.

Todo lo anterior, implica que las empresas se están desarrollando en un

mundo cada vez más exigente y para poder evolucionar y mantenerse necesita

adaptarse a políticas internas, para transmitir sus planes como resultado de

dichos cambios ; puesto que el medio les impone a éstos sistemas abiertos su

flexibilidad a las fluctuaciones del mercado pero teniendo en cuenta la

competitividad en un mundo de globalización económica.



1.3.1. La empresa abierta como modelo

Teoría de Sistemas

Este concepto implanta un modelo donde se maneje a la vez la

participación, planeación y el control de sus miembros como componente

de un gran sistema económico, puesto que es la unidad de la economía

mundial.

Se requiere que la empresa se anticipe a los hechos tanto internos

como externos que puedan afectarla o por lo menos ir a la par con dichas

fluctuaciones; por tal motivo debe haber un compromiso por parte de los

empleados de constante flexibilidad al cambio, procurando que se

adapten con el mejor beneficio para el ente logrando crear una

participación activa en el desarrollo económico de la empresa.

1.3.2. Control

La compañía desarrolla sus productos por medio de la interacción de

los subsistemas. Podemos mencionar el siguiente ejemplo : El

departamento de compras asegura la disponibilidad de materias primas

al Departamento de Producción, éste los fabrica y asegura los productos

al Departamento de Ventas para así poder prestar un servicio eficiente al

cliente.

Para que el anterior proceso, se lleve a cabo de una manera eficiente y

eficaz se requiere de una coordinación entre los diferentes

departamentos que componen el ente, con el objetivo básico de prevenir,

informar o corregir los posibles conflictos o hechos que afecten la

estabilidad del sistema.

1.3.3. Planeación

La concepción de empresa abierta supone la necesidad de un canal de

percepción continua del entorno que le permita asegurar que seguirá

cumpliendo con los requerimientos y necesidades de la sociedad.

El objetivo de la empresa como sistema es desarrollar su objeto social

en forma eficiente y eficaz y esto se logra dándole al cliente lo que el

requiere y un poco más. Procurando que el servicio y/o producto que

ofrece sea de excelente calidad.

1.4. EL MODELO DE LA ESTRUCTURAADMINISTRATIVA

Para que una empresa abierta avance en su desarrollo se requiere de una

estructura que tenga unas características tales como ser : Clara, flexible y

dinámica y a su vez establecer políticas que den sentido a las aplicaciones para

que el sistema se desarrolle y se conserve en vez de degradarse.


87

Teoría de Sistemas


88

La estructura debe ser analizada en forma integral teniendo en cuenta la

competitividad de la compañía y que sirva de soporte para la eficiencia y

eficacia futura.

1.4.1. Políticas generales

Dentro de las políticas generales tenemos : La planeación, el control,

el mejoramiento continuo, la innovación y la rentabilidad.

La planeación dentro de sus muchos objetivos busca involucrar los

esfuerzos individuales con sentido participativo , la parte humana de

autocontrol y autorealización pero pensando más en los requerimientos

del cliente y su compromiso con las políticas de la empresa.

El objetivo de los controles es detectar, prevenir y corregir para evitar

que se degrade la planeación y llevar a al empresa a ser ineficiente. Con

los controles se busca que los mecanismos sean retroalimentados y

corregir los comportamientos de autoregulación.

El mejoramiento continuo se logra a través de los estímulos y el uso de

la capacidad de los individuos y de los equipos de trabajo, lo anterior

conlleva al mejoramiento de la eficiencia y a lograr una mayor

productividad.

La innovación se refiere a las nuevas concepciones, nuevas

necesidades, nuevos productos dentro de una sociedad cambiante ; por

lo tanto la empresa debe mantener un mercado dinámico. Dentro de la

innovación debe estar la investigación y el desarrollo que están

íntimamente unidos a la necesidad y capacidad que tiene la empresa de

crear y crecer.

La generación de ganancias no es lo primordial para el sistema dado

que antes debe asegurarse la supervivencia de la compañía es un

mercado competitivo.

Las ganancias pueden ser : monetarias, mejoramiento del desarrollo

de sus empleados, conocimiento tecnológico, solidez en el mercado

(posicionamiento), participaciones en el sector productivo (accionista de

otras entidades).



ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA EMPRESARIAL

PLANEACION CONTROL

EMPRESA

MEJORAMIENTO

CONTINUO


RENTABILIDAD

INNOVACION

1. Chavenato, Idalberto, Introducción a la Teoría General de la Administración Edith.

Mc. Grau Hill 1992 Edición Tercera.

2. Stoner, James; Gilberto Jr. Daniel Administración Edit. Prentice Hirll. 1998 Edición

Sexta.




1. Establezca la diferencia entre una Teoría Organizacional Tradicional y una Teoría

Organizacional Moderna.

2. ¿Por qué se dice que un Organismo Social se asemeja a un Organismo Individual?

3. Establezca la diferencia entre eficiencia y eficacia organizacional.

4. ¿Qué entiende por Mejoramiento Continuo?


89


EL PRINCIPIO DE ORGANICIDAD

Teoría de Sistemas

EL MUNDO EN EQUILIBRIO

El mundo puede ser representado como un sistema o como una colección de muchos

sistemas que de una forma u otra actúan y se interrelacionan unos con otros dentro de una

realidad dinámica.

Un ejemplo: las acciones que toma el gobierno de un país repercuten, directa o

indirectamente en la conducta de otros países y regiones que en principios parecerían

totalmente aislados, como en el caso donde las políticas económicas de algún país

europeo y seguidos por otro, terminan con la devaluación del signo monetario de un país

ubicado en otro continente.

A pesar de toda esa enorme dinámica de fuerza, de acciones y reacciones entre los

diferentes sistemas no existe un caos sino un cierto equilibrio.

El fenómeno de la acción equilibrada se presenta en dos conceptos diferentes:

A- La explicación newtoniana.

Isaac Newton definió varias leyes sobre los movimientos o mecánicas.

La primera ley señala que cada objeto o cuerpo persiste en un estado de descanso o

inmóvil.

Se dice que la tierra esta compuesta por millones de subsistemas y que en ningún

momento parece estar en estado de quietud.

Esto se debe prácticamente a la tercera ley de Newton donde a cada acción le sigue

una reacción igual.

Equilibrio estático: es cuando un sistema permanece sin cambios a través del tiempo,

indicando que el promedio de las condiciones internas no cambia

B- Teoría general de sistemas.

Lazslo plantea una definición de sinergia desde el punto de vista de variabilidad del

sistema total en relación a la variabilidad de sus partes, mediante la siguiente ley:

Vt < Va+Vb+......+Vn


91

Teoría de Sistemas

EVOLUCION EN EQUILIBRIO


92

Cuando un sistema esta en un estado permanente de equilibrio estadístico no es inerte.

En el corto plazo, las acciones y reacciones que se suceden dentro del sistema no

parecen reflejadas en el carácter general del sistema: pero son fuerzas latentes que tratan

de llevarlo a un cambio, aunque este sea imperceptible.

ORGANICIDAD

Principio de la Organicidad: Cuando un sistema tiende a destruirse, este es el principio

de la entropía siempre creciente, puede pasar al caos o a una evolución que tiende a

aumentar el grado de organización que posee el sistema.

Según KENNETH BOULDING:

En la imagen de la historia del universo, parece estar operando dos fuerzas o

tendencias opuestas. Por una parte tenemos la tendencia representada por la 2° ley de

la termodinámica. Por la otra, observamos claramente a través de los registros de la

historia, una tendencia diferente. Esta es la tendencia al surgimiento de la organización”.

Según WOLFANG WIESE:

“Plantea que junto a las conocidas leyes de la energía debería existir una tercera ley “La

ley de la organización”. Señala que la organización de un sistema es un principio que se

puede referir a fuerza o materia “pero que, por sí, es una magnitud independiente, ni

energía ni sustancia, sino algo tercero expresado por la medida y el modo de orden.”

HOMEOSTASIS

Es un mecanismo que poseen los sistemas abiertos para llegar a mantener el

equilibrio, una estabilidad. En un sistema filosófico cuando dada una perturbación

moderada que tiende a desplazar al sistema de sus valores normales, sus partes

reaccionan e interactúan de tal modo que el efecto negativo de la perturbación disminuye.

Los mecanismos homeostáticos sugieren la existencia en el organismo filosófico de

una organización que no se encuentra regulada por la voluntad (en el caso del hombre)

sino que es independiente de ella. Forma parte del sistema autonómico.

HOMEOSTATO

El Homeóstato es una máquina sujeta a la definición de ese sistema. Su

comportamiento tiende primero a ajustarse a la situación externa. Se enfrenta con lo que

hasta el momento es un problema no especificado y luego lo resuelve mediante la

búsqueda de su estabilidad.

En este sentido esa máquina creada por el hombre parece ir en búsqueda de una meta,

aunque detrás de ello aparentemente no exista racionalidad alguna. Así la máquina se

autoorganiza.

La idea del “homeóstato” para Ashby no era otra cosa que tratar de demostrar el

comportamiento de un sistema ultra estable en la búsqueda de su equilibrio.



ENTROPIA COMO ELEMENTO DESORGANIZADOR

Teoría de Sistemas

Entropia es una tendencia que tienen todos los sistemas a alcanzar su estado más

probable.

Este estado más probable es el caos, la desorganización, la eliminación de las

diferencias que lo hacen identificable.

NEGUENTROPIA COMO ELEMENTO ORGANIZADOR

La neguentropia es una energía necesaria que requiere el principio de la organicidad

para desarrollarse.

Todos los sistemas abiertos interactúan en su medio. Importan energía, transforman

esa energía en un bien o en un servicio y luego lo exportan al medio.

La entropía tiende a desordenar el sistema, sin embargo, el sistema a través de la

neguentropia puede combatir y superar esa tendencia.

Un sistema social que desee sobrevivir debe crear dos tipos de energía a través de sus

mecanismos de importación del medio:

La energía necesaria para el proceso de transformación o conversión.

La energía necesaria para mantener y mejorar su organización interna y sus

relaciones con el medio dentro del cual se conduce.

Objetivos Organizacionales

CONCEPTO

Toda organización pretende alcanzar objetivos. Un objetivo organizacional es una

situación deseada que la empresa intenta lograr, es una imagen que la organización

pretende para el futuro. Al alcanzar el objetivo, la imagen deja de ser ideal y se convierte

en real y actual, por lo tanto, el objetivo deja de ser deseado y se busca otro para ser

alcanzado.

A continuación mencionaremos algunas definiciones de la palabra objetivos.

1.- La palabra objetivo proviene de ob-jactum, que significa “a donde se dirigen nuestras

acciones.”

2.- Los objetivos son enunciados escritos sobre resultados a ser alcanzados en un

periodo determinado.

3.- Los objetivos son los fines hacia los cuales está encaminada la actividad de una

empresa, los puntos finales de la planeación, y aun cuando no pueden aceptarse tal

cual son, el establecerlos requiere de una considerable planeación.

4.- Un objetivo se concibe algunas veces como el punto final de un programa


93

Teoría de Sistemas


94

administrativo, bien sea que se establezca en términos generales o específicos.

5.- Los objetivos tienen jerarquías, y también forman una red de resultados y eventos

deseados. Una compañía u otra empresa es un sistema. Si las metas no están

interconectadas y se sustentan mutuamente, la gente seguirá caminos que pueden

parecer buenos para su propia función pero que pueden ser dañinos para la

compañía como un todo.

6.- Estos objetivos deben ser racionalmente alcanzables y deben estar en función de la

estrategia que se elija.

7.- Los objetivos son una obligación que se impone una empresa por que es necesaria,

esencial para su existencia.

FUNCIONES DE LOS OBJETIVOS ORGANIZACIONALES

a.- Presentación de una situación futura: se establecen objetivos que sirven como

una guía para la etapa de ejecución de las acciones.

b.- Fuente de legitimidad: los objetivos justifica las actividades de una empresa.

c.- Sirven como estándares: sirven para evaluar las acciones y la eficacia de la

organización.

d.- Unidad de medida: para verificar la eficiencia y comparar la productividad de la

organización.

La estructura de los objetivos establece la base de relación entre la organización y su

Medio ambiente. Es preferible establecer varios objetivos para satisfacer la totalidad de

necesidades de la empresa.

Los objetivos no son estáticos, pues están n continua evolución, modificando la

relación de la empresa con su medio ambiente. Por ello, es necesario revisar

continuamente la estructura de los objetivos frente a las alteraciones del medio ambiente

y de la organización.

CARACTERÍSTICAS DE LOS OBJETIVOS

Los objetivos deben servir a la empresa; por lo tanto deben reunir ciertas

características que reflejan su utilidad.

Los objetivos incluyen fechas especificas del objetivo o su terminación implícita en el

año fiscal; resultados financieros proyectados (pero lo están limitados a ello);

presentan objetivos hacia los cuales disparará la empresa o institución conforme

progrese el plan; logrando llevar a cabo su misión y cumplir con los compromisos de la

empresas.



Los objetivos deben reunir alguna de estas características:

Teoría de Sistemas

a.- Claridad: un objetivo debe estar claramente definido, de tal forma que no

revista ninguna duda en aquellos que son responsables de participaren su

logro.

b.- Flexibilidad: los objetivos deben ser lo suficientemente flexibles para ser

modificados cuando las circunstancias lo requieran. Dicho de otro modo,

deben ser flexibles par aprovechar las condiciones del entorno.

c.- Medible o mesurable: los objetivos deben ser medibles en un horizonte de

tiempo para poder determinar con precisión y objetividad su cumplimiento.

d.- Realista: los objetivos deben ser factibles de lograrse.

e.- Coherente: un objetivo debe definirse teniendo en cuenta que éste debe

servir a la empresa. Los objetivos por áreas funcionales deben ser

coherentes entre sí, es decir no deben contradecirse.

f.- Motivador: los objetivos deben definirse de tal forma que se constituyan en

elemento motivador, en un reto para las personas responsables de su

cumplimiento.

Deben ser deseables y confiables por los miembros de la organización.

Deben elaborarse con la participación del personal de la empresa (administración

por objetivos).

ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS

Implica seguir una metodología lógica que contemple algunos aspectos importantes

para que los objetivos reúnan algunas de las características señaladas.

Para establecer objetivos tenemos que tener en cuenta:

Escala de prioridades para definir objetivos: es necesario establecer escalas de

prioridad para ubicar a los objetivos en un orden de cumplimientote acuerdo a su

importancia o urgencia.

Identificación de estándares: es necesario establecer estándares de medida que

permitan definir en forma detallada lo que el objetivo desea lograr, en qué tiempo y si es

posible, a que costo. Los estándares constituirán medidas de control para determinar si

los objetivos se han cumplido o vienen cumpliéndose, y si es necesario modificarlos o no.

TIPOS DE OBJETIVOS

De acuerdo con la naturaleza de la organización podemos identificar objetivos con o sin

ánimo de lucro.

Según el alcance en el tiempo podemos definir los objetivos en generales o largo plazo,

el táctico o mediano plazo, y el operacional o corto plazo


95

Teoría de Sistemas


96

Largo Plazo: están basados en las especificaciones de los objetivos, son notablemente

más especulativos para los años distantes que para el futuro inmediato. Los objetivos de

largo plazo son llamados también los objetivos estratégicos en una empresa. Estos

objetivos se hacen en un periodo de 5 años y mínimo tres años. Los objetivos estratégicos

sirven para definir el futuro del negocio.

Sobre los objetivos generales de una empresa:

Consolidación del patrimonio.

Mejoramiento de la tecnología de punta.

Crecimiento sostenido.

Reducción de la cartera en mora.

Integración con los socios y la sociedad

Capacitación y mejoramiento del personal

Claridad en los conceptos de cuales son las áreas que componen la

empresa.

Una solución integral que habrá así el camino hacia la excelencia.

La fácil accesibilidad en la compra del producto para la ampliación de

Mediano plazo: son los objetivos tácticos de la empresa y se basan en función al objetivo

general de la organización. También son llamados los objetivos tácticos ya que son los

objetivos formales de la empresa y se fijan por áreas para ayudar a ésta a lograr su

propósito.

Corto plazo: son los objetivos que se van a realizar en menos un periodo menor a un año,

también son llamados los objetivos individuales o los objetivos operacionales de la

empresa ya que son los objetivos que cada empleado quisiera alcanzar con su actividad

dentro de la empresa. Así, para que los objetivos a corto plazo puedan contribuir al logro

de los objetivos a plazos intermedios y largo, es necesario establecer un plan para cumplir

con cada objetivo y para combinarlos dentro de un plan maestro que deberá ser revisado

en términos de lógica, consistencia y practicabilidad.

IMPORTANCIA DE LOS OBJETIVOS ORGANIZACIONALES

Los objetivos organizacionales dan a los gerentes y a los demás miembros de la

organización importantes parámetros para la acción en áreas como:

1.- Guía para la toma de decisiones: una parte importante en la responsabilidad de

los gerentes es tomar decisiones que influyen en la operación diaria y en la

existencia de la organización y del personal de la misma. Una vez que los gerentes

formulan los objetivos organizacionales, saben en qué dirección deben apuntar. Su

responsabilidad se convierte, pues, en tomar las decisiones que lleven a la

empresa hacia el logro de sus objetivos.



2.- Guía para la eficiencia de la organización: dado que la ineficiencia se convierte en

un costoso desperdicio del esfuerzo humano y de los recursos, los gerentes luchan por

aumentar la eficiencia de la organización cuando sea posible. La eficiencia se define

en términos de la calidad total del esfuerzo humano y de recursos que una empresa

invierte para alcanzar sus objetivos. Por lo tanto, antes de que pueda mejorar la

eficiencia de una empresa, los gerentes deben lograr una clara comprensión de los

objetivos organizacionales. Sólo entonces los gerentes podrán utilizar los recursos

limitados a su disposición tan eficientemente como les es posible.

3.- Guía para la coherencia de una organización: el personal de una organización

necesita una orientación relacionada con su trabajo. Si los objetivos de la empresa se

usan como actividad productiva, la toma de decisiones de calidad y la planeación

efectiva.

4.- Guía para la evaluación de desempeño: el desempeño de todo el personal de una

empresa debe ser evaluado par medir la productividad individual y determinar lo que

se puede hacer para aumentar. Los objetivos organizacionales son los parámetros o

criterios que deben utilizar como base de estas evaluaciones. Los individuos que

aportan más al cumplimiento de los objetivos organizacionales deben ser

considerados como los miembros más productivos de ella. Las recomendaciones

específicas para aumentar la productividad deben incluir sugerencias sobre lo que los

individuos pueden hacer para contribuir a que la empresa se dirija hacia el alcance de

sus objetivos.

ÁREAS PARA LOS OBJETIVOS ORGANIZACIONALES

Peter F. Drucker, uno de los escritores sobre administración más influyentes de esta

época, afirma que los gerentes deben luchar por desarrollar y alcanzar una gama de

objetivos en todas las áreas en donde la actividad es crítica para la operación y el éxito del

sistema administrativo. A continuación se presentaran las 8 áreas clave identificadas por

Drucker para formular los objetivos de un sistema administrativo:

a.- Posición en el mercado: la gerencia debe fijar objetivos indicando donde quisiera

estar en relación con sus competidores.

b.- Innovación: la gerencia debe fijar objetivos esbozando su compromiso con el

desarrollo de nuevos métodos de operación.

c.- Productividad: la gerencia debe fijar objetivos esbozando los niveles de

producción que deben alcanzarse.

d.- Recursos físicos y financieros: la gerencia debe fijar objetivos para el uso, la

adquisición y el mantenimiento del capital y de los recursos monetarios.

e.- Ganancias: la gerencia debe fijar objetivos que especifiquen la ganancia que la

empresa quisiera generar.


97

Teoría de Sistemas


f.- Desempeño global y desarrollo: la gerencia debe fijar objetivos para especificar

las tasas y los niveles de productividad y de crecimiento global.

g.- Responsabilidad pública: la gerencia debe fijar objetivos para indicar las

responsabilidades de la empresa con sus clientes y con la sociedad, y la medida en

la cual la empresa intenta comprometerse con esas responsabilidades.

ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS ORGANIZACIONALES

A los gerentes de hoy se les pide comúnmente fijar objetivos para sí mismos, para sus

departamentos y para sus empleados. Los 3 pasos principales que un gerente debe

seguir para desarrollar una serie de objetivos de la organización se presentan a

continuación:

1.- Determinar la existencia de cualquier tendencia del entorno que pueda

significativamente influir en la operación de la organización.

2.- Realizar una serie de objetivos para la empresa como un todo.

3.- Realizar una jerarquía de objetivos de la organización.

Estos 3 pasos están interrelacionados y por lo general requieren información de

diferentes personas, de diferentes niveles y de diferentes secciones operativas de la

empresa.

PARÁMETROS PARA ESTABLECER OBJETIVOS CUALITATIVOS

a) La declaración de objetivos de calidad, como todos los bienes desarrollados para los

humanos, varía drásticamente. Aquí hay unos parámetros generales que los gerentes

pueden utilizar para aumentar la calidad de sus objetivos.

b) Permita que los responsables de alcanzar los objetivos tengan voz en fijarlos.

c) Especifique los objetivos lo mejor posible.

d) Relacione los objetivos a acciones específicas cuando quiera que fuere necesario.

e) Señale los resultados esperados.

f) Fije metas suficientemente altas para que los empleados tengan que luchar por

cumplirlas, pero no tan altas que los empleado se den por vencidos.

g) Especifique cuándo se espera que se alcancen los objetivos.

h) Fije objetivos sólo en relación con otros objetivos de la organización.

98

i) Escriba los objetivos clara y simplemente.



PARÁMETROS PARA ESTABLECER OBJETIVOS OPERACIONALES

Los objetivos deben ser hechos en términos operacionales. Es decir, si una

organización tiene objetivos operacionales, los gerentes deben ser capaces de decir si

estos objetivos están siendo alcanzados al comparar los resultados con los objetivos

elaborado

Sistemas de información en el ámbito organizacional

Toda organización requiere para su funcionamiento ciertas condiciones básicas que

permitan facilidad para la realización de las tareas de una forma más efectiva y eficientes.

En las organizaciones se produce gran cantidad de información, que cualquier gerente

que no cuente con sistemas bien diseñados de información, seria muy difícil tomar las

decisiones más adecuadas y oportunas para resolver los problemas que se le puedan

presentar.

Los sistemas de información constituyen una herramienta de suma importancia para

realizar las funciones de cualquier organización por muy pequeña que esta sea, ya que

este permite recopilar, clasificar, procesar interpretar y resumir cantidades de datos que

permitirán la toma eficiente de decisiones.

Es por ello que a lo largo del presente trabajo se podrá determinar no solamente la

importancia que los sistemas de información representan para las organizaciones, sino

las condiciones y características que debe tener un sistema de información para que

contribuya a resolver los que puedan presentarse en un momento determinado.

Información y Sistema de Información

Un sistema de información, es todo proceso por medio del cual se recopilan, clasifican,

procesan, interpretan y se resumen cantidades de datos, a fin de sacar conclusiones con

el deliberado propósito de orientar la toma de decisiones.

La información puede ser definida como transmisión de conocimientos entre

individuos; como transmisión de mensajes a través de diferentes estadios o elementos

sociales; como comunicación de noticias, conocimientos, hechos y eventos; como datos

que son transcritos a una máquina y como el conocimiento que es obtenido a través de un

proceso de investigación.

La información dentro del ámbito organizacional y dentro del proceso de toma de

decisiones en organizaciones implica el flujo de materia y energía que tiene la capacidad

de llevar patrones de señales (Farace, Monge y Russell, 1977), desde el exterior hacia la

organización, dentro de la organización y de esta hacia fuera, que alcanza a uno o más

individuos, quienes pueden descifrar dichos patrones de señales y hacer interpretaciones

precisas de los mismos.

En el contexto organizacional, es necesario reconocer que las personas con diferentes

experiencias, educación y pertenencia social percibirán los patrones de señales diferente.

Es por ello que resulta fundamental alinear a todos los miembros de una organización en


99

Teoría de Sistemas


100

la interpretación de los patrones de señales que comúnmente circulan en la organización

y en la predicción de nuevos patrones que pueden entrar en la organización, para inducir a

los miembros en su reconocimiento y uso.

De acuerdo a lo señalado anteriormente se hace evidente que al diseñar un sistema de

información, éste debe adaptarse a las características particulares de la organización

para la cual se está diseñando, las diferentes estructuras de la organización, el estilo de

liderazgo, las consideraciones tecnológicas, la cultura de la organización y las

interacciones humanas son factores que se interrelacionan en el sistema de la

organización y tienen implicaciones en el análisis y el diseño de los sistemas de

información.

La información puede llegar a ser el elemento decisivo, que en un momento dado,

determine el éxito o el fracaso de un negocio, con el fin de lograr la máxima utilidad de la

información ésta debe administrarse de manera correcta, como ocurriría con cualquier

otro recurso de la empresa.

En las organizaciones la información puede ser caracterizada de varias formas:

absoluta o distributiva (Brillouin, 1962 en Farace, Morge y Russell, 1977); directa o

relevada; y necesaria, suficiente, redundante, de control (Flamet, 1977 en Farace, Morge

y Russell 1977) entre otras.

La información es algo que procesamos, usamos y sin la cual no podemos operar

adecuadamente en nuestros contextos, en ocasiones se habla de sobrecarga

informativa, para referirnos a situaciones en las cuales la cantidad de información es tan

grande que no es manejable, en otros casos se habla de poca carga informativa, o de falta

de información, para referirse a situaciones donde la cantidad de información es tan baja

que no se puede realizar la tarea requerida.

La sobrecarga de información o la baja carga de información han dado vida a sistemas

de procesamientos de información que usan hardware y software que la codifican,

clasifican y almacenan, para que los usuarios potenciales la accedan fácilmente y sin

esfuerzo; sistemas que se encargan de localizar la información que necesitan las

organizaciones para sus actividades estratégicas y operativas o para realizar proyectos

especiales en un momento determinado.

Las disponibilidad actual de las computadoras ha generado todo un incremento y una

diversificación de la información, a través del computador se puede generar mayor

cantidad de información que aquella que podría almacenarse de forma manual, ya que

ésta puede llegar a multiplicarse a velocidades impresionantes.

Los sistemas de información se desarrollan con diferentes propósitos, los cuales

dependen de las necesidades de cada organización. Los sistemas de procesamiento de

datos (procesan grandes volúmenes de información de las funciones administrativas de

rutina), los sistemas de información para la administración (proporcionan informes

periódicos para la planeación, el control y la toma de decisiones), y los sistemas de apoyo

para la toma de decisiones (ayuda a quien toma las decisiones cuando le proporciona la

información que necesita), son diferentes tipos de sistemas de información

computarizados que se analizan y diseñan mediante la aplicación de los conceptos y las

técnicas del diseño y del análisis de sistemas.



Existen unos pasos que se deben aplicar para el análisis y diseño de los sistemas de

información, se denomina ciclo de desarrollo de los sistemas, y se desarrolla en siete

etapas las cuales son: identificación de problemas, oportunidades y objetivos;

determinación de los requerimientos de información, análisis de las necesidades del

sistema, diseño del sistema recomendado, desarrollo del software, prueba y

mantenimiento del sistema, implantación y evaluación del sistema.

Identificación de problemas, oportunidades y objetivos.

Esta fase es crucial para el éxito del resto del proyecto, requiere que se observe de

forma objetiva lo que ocurre en una organización, luego en conjunto con otros miembros

de la organización hacer notar los problemas.

Las oportunidades son aquellas situaciones que se considera que pueden mejorarse,

perfeccionarse mediante el uso de los sistemas de información.

La identificación de objetivos también es un componente importante de la primera fase,

en esta etapa se deberá descubrir lo que la organización intenta realizar, luego determinar

si el uso de los sistemas de información apoyaría a la organización para alcanzar sus

metas.

Determinación de los requerimientos de información.

Esto se hace a partir de los usuarios particularmente involucrados, para determinar los

requerimientos de información dentro de una organización pueden utilizarse diversos

instrumentos, los cuales incluyen: muestreo, el estudio de los datos y formas usadas par

la organización, la entrevista, los cuestionarios; la observación de la conducta de quien

tomo la decisiones, así como de su ambiente..

En esta etapa se hace todo lo posible por identificar qué información requiere el usuario

para desempeñar sus tareas.

Análisis de las necesidades del sistema.

Durante esta etapa se analizan las necesidades propias del sistema, para ello existen

herramientas y técnicas diseñadas para tal fin, estas incluyen entre otras el uso de los

diagramas de flujo de datos que cuentan con una técnica estructurada para representar

en forma gráfica la entrada de datos a la organización, los procesos y la salida de

información.

Durante esta etapa, también se analizan las decisiones estructuradas por realizar, que

son decisiones donde las condiciones, condiciones alternativas, acciones y reglas de

acción podrán determinarse.

A estas alturas del ciclo de desarrollo del sistema, se prepara una propuesta del

análisis, que resume todo lo que se ha encontrado, se presenta un análisis costo/beneficio

de las alternativas y se plantean las recomendaciones de lo que deberá realizarse .

Diseño del sistema recomendado.

En esta etapa se usa la información recolectada con anterioridad y se elabora el diseño

lógico de sistemas de información, se diseña también procedimiento precisos de captura


101

Teoría de Sistemas


102

de datos, con la finalidad de que los datos que se introducen en el sistema de información,

sean los correctos.

Una parte del diseño lógico del sistema de información es el diseño de la interfaz con el

usuario. La interfaz conecta al usuario con el sistema, y evidentemente, es de suma

importancia.

Esta etapa también incluye el diseño de los archivos o la base de datos que almacenará

aquellos datos requeridos por quien toma las decisiones en la organización. Una base de

datos bien organizada es fundamental para cualquier sistema de información.

Desarrollo y documentación del software.

Dentro de las técnicas estructuradas para el diseño y documentación del software se

tienen: el método HIPO, los diagramas de flujo, los diagramas Nassi.Schneiderman, los

diagramas Warnier-Orr y el pseudocódigo es aquí donde se transmite al programador los

requerimientos de programación.

Pruebas y mantenimiento del sistema.

Todo sistema de información debe probarse antes de ser utilizado, ya que el costo es

menor si se detectan los problemas antes de que entre en funcionamiento. En un

principio, se hace una serie de pruebas, con datos tipo, para identificar las posibles fallas

del sistema, más adelante, se utilizarán los datos del sistema real.

Implantación y evaluación del sistema.

Esta es la última etapa del desarrollo del sistema, esto incluye el adiestramiento que el

usuario requerirá.

Aunque la evaluación del sistema se plantea como parte integrante de la última etapa

del ciclo de desarrollo de los sistemas; realmente la evaluación toma parte de cada una de

las etapas.

Uno de los criterios fundamentales que debe satisfacerse, es que el futuro usuario

utilice el sistema desarrollado.

Pare que se puedan analizar y diseñar sistemas adecuados de información se necesita

entender la organización para la cual se va a diseñar, pues la forma que tomen los

sistemas dependerá, en gran medida de la influencia de tres de sus principios

organizacionales, estos son: niveles de administración, el diseño de las organizaciones y

un grupo de factores influyentes.

Los ambientes y contextos actuales requieren de complejas interpretaciones de las

informaciones generadas desde diversos puntos, especialmente desde los sistemas de

computación. Esta variedad de información es necesaria para explicar, descifrar y

predecir la falta de certeza y la poca predictibilidad de eventos futuros. No obstante, la

información generada desde diversos puntos no tiene valor si no cuenta con el soporte y la

capacidad de un individuo claramente insertado en la organización en la cual se

desenvuelve.



El conocimiento dentro de la organización es la información procesada que sirve para

tomar decisiones organizacionales efectivas. De tal manera que la adquisición de

información debe estar al servicio de las necesidades de conocimiento (Nasseri, 1998). El

conocimiento organizacional, incluye las habilidades, educación, experiencia, valores,

destrezas sociales que hacen más efectiva la organización.

La organización con su visión y misión, objetivos y características, estructura y

contextos, y personas y grupo le da forma a la información y la transforma en

conocimiento. En este sentido el conocimiento es la información que los usuarios de la

organización usan en un contexto determinado con el propósito de mover a la

organización en la dirección deseada.

El conocimiento y la información dentro del contexto de Gerencia del Conocimiento

están íntimamente relacionados, no obstante, son diferentes. La información considera

que el elemento fundamental es el sistema tecnológico que guía su uso dentro de la

organización, considerando a los individuos como procesadores pasivos que

implementan las mejores estrategias derivadas de la base de datos y experiencias

almacenadas en las mismas.

El conocimiento, en contraste, considera que el ser humano es el elemento clave al

estar constantemente imbuido en el proceso activo de evaluar la información derivada y

obtenida de los sistemas de información (Malhotra, 1998).

La Gerencia del Conocimiento tiene que ver de acuerdo a Fernández (1998) con la

determinación de lo que la organización sabe, como aplica lo que sabe para ser más

eficiente, y cuan rápido puede aprehender cosas nuevas que le permitan permanecer

competitiva en contextos cambiantes. Una simplificación de esta definición incluiría

dentro de la gerencia del Conocimiento los procesos, técnicas y estrategias para hacer

uso adecuado del conocimiento con el fin de desarrollar la misión, y los objetivos

organizacionales.

La toma de decisiones efectiva está íntimamente relacionada con el conocimiento que

se tenga de la situación o problema sobre el cual se va a decidir. Una decisión es una

alternativa que puede resolver un problema, es un curso de acción factible que puede

cerrar una discrepancia entre lo que es y lo que debe ser.

En este sentido la decisión adecuada es aquella que reduce al mínimo la brecha entre

las percepciones de los individuos involucrados en la situación. Vista de esta manera la

información y el conocimiento son fundamentales para la toma de decisiones y de allí la

importancia de que el diseño del sistema de información se adapte a las características

propias de cada organización.


103

Teoría de Sistemas

Actividad


1.- Explique la diferencia entre Entropía y Neguentropía y de un ejemplo.

2.- Establezca la diferencia entre objetivos de corto, mediano y largo plazo.

3.- Haciendo uso de sus expresiones propias establezca la diferencia en las áreas de

innovación y productividad.

4.- Diga Ud. cuales son los pasos para establecer los objetivos organizacionales como

sistemas.

5.- Haciendo uso de sus propias palabras explique la importancia que posee el Sistema

de Información en las organizaciones.

Resumen

El Principio de Organicidad tiene como soporte el enfoque acerca de lo que es el Mundo

del Equilibrio que tiene como función elemental la interrelación entre un sistema y otro por

su peculiaridad y que éstos se circunscriben dentro de una realidad dinámica, bajo esta

premisa se entiende que dentro de un sistema donde se dan acciones y reacciones entre

los sistemas se manifiesta la no existencia de un caos sino un cierto equilibrio.

Asimismo se comprende que cuando un sistema tiende a destruirse, se visualiza la

presencia de la entropía en forma creciente, que va permitir pasar de un escenario a otro.

Esto nos hace comprender que la entropía es una tendencia hacia el caos , la

desorganización y la eliminación de las diferencias que lo hacen identificables, y como

correctivo se hace necesaria la presencia de una energía que requiera para su desarrollo.

1. Gomez Pallete F, “Estrategias Empresariales ante el Caos” Editorial Real Madrid.

1993.




1.- ¿Cuál es la diferencia entre “El mundo en equilibrio y evolución en equilibrio”.

2.- Mediante un ejemplo explique como actúa la homeostasis en las organizaciones.

3.- ¿Por qué se dice que los Objetivos son una guía para la Toma de Decisiones?

4.- ¿Qué función primordial cumple la neguentropía en la organización.

104



Control Concepto:

SISTEMA DE CONTROL

Teoría de Sistemas

Proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a las actividades planificadas.

Permite mantener a la organización o sistema en buen camino.

La palabra control ha sido utilizada con varios y diferentes sentidos

Control como función coercitiva y restrictiva, para inhibir o impedir conductas indeseables,

como llegar con atraso al trabajo o a clases, hacer escándalos, etcétera.

Control como verificación de alguna cosa, para apreciar si está correcto, como verificar

pruebas o notas.

Control como comparación con algún estándar de referencia como pensar una mercadería

en otra balanza, comparar notas de alumnos etcétera.

Control como función administrativa, esto es, como la cuarta etapa del proceso

administrativo.

Constituye la cuarta y ultima etapa del proceso administrativo. Este tiende a asegurar que

las cosas se hagan de acuerdo con las expectativas o conforme fue planeado, organizado y

dirigido, señalando las fallas y errores con el fin de repararlos y evitar que se repitan.

Establecimiento de Estándares: Un estándar puede ser definido como una unidad de

medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúa el control.

Los estándares son criterios establecidos contra los cuales pueden medirse los

resultados, representan la expresión de las metas de planeación de la empresa o

departamento en términos tales que el logro real de los deberes asignados puedan medirse

contra ellos.

Los estándares pueden ser físicos y representar cantidades de productos, unidades de

servicio, horas-hombre, velocidad, volumen de rechazo, etc., o pueden estipularse en

términos monetarios como costos, ingresos o inversiones; u otros términos de medición.

Medición de resultados: Si el control se fija adecuadamente y si existen medios disponibles

para determinar exactamente que están haciendo los subordinados, la comparación del

desempeño real con lo esperado es fácil. Pero hay actividades en las que es difícil establecer

estándares de control por lo que se dificulta la medición. Corrección:

Si como resultado de la medición se detectan desviaciones, corregir inmediatamente esas

desviaciones y establecer nuevos planes y procedimientos para que no se vuelvan a

presentar.

Retroalimentación: Una vez corregidas las desviaciones, reprogramar el proceso de

control con la información obtenida causante del desvío.


105

Teoría de Sistemas

2. Factores Del Control


Existen cuatro factores que deben ser considerados al aplicar el proceso de control:

Cantidad ,Tiempo, Costo y Calidad.

Los tres primeros son de carácter cuantitativo y el último es eminentemente cualitativo.

El factor cantidad se aplica a actividades en la que el volumen es importante.

A través del factor tiempo se controlan las fechas programadas.

El costo es utilizado como un indicador de la eficiencia administrativa, ya que por medio de él

se determinan las erogaciones de ciertas actividades.

La calidad se refiere a las especificaciones que debe reunir un cierto producto o ciertas

funciones de la empresa

Controles utilizados con más frecuencia en los Factores del Control

Cantidad

Presupuestos

Estimaciones

Productos terminados

Unidades vendidas

Unidades rechazadas

Inventarios de

personal

Medición del trabajo

Pronósticos

Control de

inventarios

Tiempo

Estudios de tiempos

Fechas límite

Programas

Tiempo - máquina

Medición del

trabajo

Procedimientos

Estándares

Costo

Presupuestos

Costo por metro cuadrado

Costos

estándar

Pronósticos

Contabilidad

Productividad

Rendimiento

s/inversión

Calidad

Evaluación de la actuación

Pruebas psicológicas

Inspecciones visuales

Coeficientes

Rendimiento del personal

Informes

Procedimientos

Estándares

Calificación de méritos

106



Actividad

Teoría de Sistemas

1.- Explique por qué los términos de Cantidad, Tiempo, Costo y Calidad deben de ser

considerados en el proceso de control.

2.- Explique que es el sistema de control en una organización pública.

Importancia del Control:

Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los

planes exitosamente.

Se aplica a todo: a las cosas, a las personas y a los actos.

Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones para que

no vuelvan a presentarse en el futuro.

Localiza los sectores responsables de la administración, desde el momento en que se

establecen medidas correctivas.

Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo

como fundamento al reiniciarse el proceso de la planeación.

Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.

Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y

consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.

Actividad

1.- Explicar porque el proceso de Control es necesario en las organizaciones.

2.- Cual es la importancia de control en una Organización Pública.


107

Teoría de Sistemas

Tipos De Controles


108

Control preliminar. Este control tiene lugar antes de principiar operaciones e incluye la

creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las

actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad. La consistencia en el uso de las

políticas y procedimientos es promovida por los esfuerzos del control. Control

concurrente. Este control tiene lugar durante la fase de la acción de ejecutar los planes e

incluye la dirección, vigilancia y sincronización de las actividades, según ocurran.

Control de retroalimentación. Este tipo de control se enfoca sobre el uso de la

información de los resultados anteriores, para corregir posibles desviaciones futuras del

estándar aceptable.

Áreas Del Control. El control, actúa en todas las áreas y en todos los niveles de una

empresa. Prácticamente todas las actividades de una empresa están bajo alguna forma

de control o monitoreo.

Preferentemente debe abarcar las funciones básicas y áreas clave de resultados

como: Control de producción. La función del control en esta área busca el incremento de la

eficiencia, la reducción de costos, y la uniformidad y mejora de la calidad del producto,

aplicando técnicas como estudios de tiempos y movimientos, inspecciones,

programación lineal, análisis estadísticos y gráficas. Control de calidad. Se refiere a la

vigilancia que debe hacerse para comprobar una calidad específica tanto en materias

primas como en los productos terminados; establece límites aceptables de variación en

cuanto al color, acabado, composición, volumen, dimensión, resistencia, etc. Control de

inventarios. Se encarga de regular en forma óptima las existencias en los almacenes tanto

de refacciones como de herramientas, materias primas, productos en proceso y

terminados; protegiendo a la empresa de costos innecesarios por acumulamiento o falta

de existencias en el almacén.

Control de compras. Esta función verifica el cumplimiento de actividades como: a)

Selección adecuada de los proveedores, b) Evaluación de la cantidad y calidad

especificadas por el departamento solicitante, c) Control de los pedidos desde el

momento de su requisición hasta la llegada del material, d) Determinación del punto de

pedido y reordena, e) Comprobación de precios. Control de mercadotecnia. Se efectúa

mediante el estudio de informes y estadísticas donde se analiza si las metas de mercadeo

se han cumplido o no; comprende áreas tales como ventas, desarrollo de productos,

distribución, publicidad y promoción.

Control de ventas. Los pronósticos y presupuestos de ventas son esenciales para el

establecimiento de este control. La función de este sistema sirve para medir la actuación

de la fuerza de ventas en relación con las ventas pronosticadas y adoptar las medidas

correctivas adecuadas.

Control de finanzas. Proporciona información acerca de la situación financiera de la

empresa y del rendimiento en términos monetarios de los recursos, departamentos y

actividades que la integran.



Control de recursos humanos. Su función es la evaluación de la efectividad en la

implantación y ejecución de todos y cada uno de los programas de personal y del

cumplimiento de los objetivos de este departamento, aplicando la evaluación al

reclutamiento y selección, capacitación y desarrollo, motivación, sueldos y salarios,

seguridad e higiene y prestaciones.

3. Técnicas de Control

Técnica: Conjunto de procedimientos propios de un arte, ciencia u oficio. Habilidad con

que se utilizan esos procedimientos. Método habilidad, táctica

Tomando en cuenta la definición de la palabra técnica, se puede definir a las técnicas

del control como todos los procedimientos o métodos usados un una organización para

controlar o supervisar un proceso automatizado o actividad humana.

Existen diferentes técnicas de planeación-control que usa un ejecutivo. Por ejemplo,

las normas administrativas que son un tipo de planeación importante, también se usa para

propósitos de control. En forma similar los presupuestos son planes, y su uso,

adecuadamente llamado formulación de presupuestos, es esencialmente una función de

control, así como los estudios de evaluación de personal están realizados de acuerdo con

el proceso de control. A continuación se muestra algunas técnicas de control mas

comúnmente usadas:

Presupuesto:

Un mecanismo ampliamente usado para el control administrativo es el presupuesto.

Por tanto se ha supuesto, a veces, que la presupuestación es el mecanismo para llevar a

cabo el control. La presupuestación es la formulación de planes para un determinado

periodo futuro en términos numéricos. Como tales los presupuestos son estados de

resultados anticipados, en términos financieros como en los de ingreso y capital- o en

aspectos no financieros como en el caso de horas de mano de obra directa, materiales,

volumen físico de ventas o unidades de producción -. Se dice que los presupuestos es la

monetización de los planes.

Los presupuestos obligan a la planeación y permiten que la autoridad sea delegada sin

perdida de control. Es decir, la reducción de los planes a números definitivos obliga a usar

una clase de método que permite al administrador ver claramente qué capital será

necesario, para quién, dónde y qué costo, ingreso o unidades de insumo o producto físico

incluirán sus planes. Una vez hallado esto, puede delegar más libremente la autoridad

para efectuar el plan dentro de los límites dl presupuesto.

4. Balance General Comparativo

Son especialmente útiles en el control del funcionamiento general de la empresa. En el

puede observarse los cambios que se efectúan y analizarse los desarrollos generales. Un

resumen de las partidas del balance general que abarquen un período relativamente

largo, muestra importantes tendencias y permite que el gerente obtenga una apreciación


109

Teoría de Sistemas


110

amplia de la actuación general y de lo que pudiera ameritar algunas modificaciones.

Estado de Ganancias y Pérdidas: Muestran en forma breve el monto del ingreso, las

deducciones y el ingreso neto. Estados de ganancias y pérdidas comparativos permite al

gerente localizar dificultades y ponerles remedio.

Se pueden crear Estados de Ganancias y Pérdidas tentativos, utilizándolos como

metas hacia las cuales tender. La actuación se mide con referencia a esas metas, que

equivalen a normas para fines de control.

Este tipo de instrumento se aplica más comúnmente a una empresa completa o, en el

caso de una corporación, a sus subsidiarias. Cualquiera sea la unidad el gerente, deberá

tener suficiente autoridad para manejarlo, porque de otra manera, este no revelará

íntegramente las actividades sobre las cuales pueda él ejercer control, y por lo tanto no

será un buen medio de control.

Auditoria Financiera: La auditoria financiera es la inspección periódica de los registros

contables, para verificar que estos hayan sido adecuadamente preparados y estén

correctos, además ayuda al control general de la empresa. Se realiza para hacer

comprobaciones de la exactitud de los registros, y al mismo tiempo revisa y evalúa los

proyectos, actividades y procedimientos de la empresa. Permite hacer comparaciones

entre lo que se esperaba lograr (estándar) y lo que en realidad está logrando. Pone en

evidencia cualquier desviación y se ofrecen sugerencias de acciones correctivas.

Este tipo de auditoria de registros contables y reportes de la misma área, debe ser

realizado por una firma externa de contadores públicos.

Saber que los registros son precisos, ciertos y de acuerdo con las prácticas contables

aprobadas forma una base confiable para los propósitos de un buen control general.

Auditoria Administrativa:

Es la confrontación periódica de la planeación, organización, ejecución y control

administrativo de una compañía. Revisa el pasado, presente y futuro de empresa.

Además, chequea las diferentes áreas de la compañía con el fin de verificar si están

logrando el máximo resultado de sus esfuerzos.

Solo se puede realizar una auditoria administrativa a una organización que tenga

suficientemente tiempo funcionando. Esto ayuda a establecer un patrón de su

comportamiento.

Los beneficios de este tipo de auditoria son: a) Revisión de las nuevas políticas y

prácticas, tanto respecto a su conveniencia como a su cumplimiento, b) Identificación de

áreas débiles dentro de la organización, que requieren mayor apoyo, c) Mejor

comunicación, esto permite informar a los empleados del estado de la compañía, d) Mide

el grado de efectividad de los controles administrativos actuales, e) La auditoria

administrativa se ocupa del punto de vista general, no evalúa el funcionamiento personal.



Los resultados de la auditoria administrativa son reflejados en un reporte de auditoria

que esta escrito desde un punto de vista y con un estilo que presente resultados y

recomendaciones objetivas, haciéndolos tan impersonales como sea posible. El trabajo

del auditor es practicar la auditoría; la implantación de sus recomendaciones es potestad

del gerente que tenga la autoridad suficiente sobre el área o la actividad de que se trate.

En otras palabras, si un funcionario puede hacer el cambio deseado, un reporte de

auditoria debe ir dirigido a el.

La auditoria en sí certifica: a)Lo que la organización ha hecho por sí misma y lo que ha

hecho para sus clientes o receptores de los productos o servicios que proporciona, para

esto debe evaluar ciertos factores tales como: atributos de estabilidad financiera,

eficiencia de la producción, efectividad en las ventas, desarrollo del personal, aumento de

utilidades, relaciones públicas y responsabilidad cívica, etc.

Reportes Informes:

Son todos aquellos que facilitan el proceso de control, ejemplo reportes de producción,

informes de embarque, reportes financieros etc. El estudio de los datos que ellos arrojan y

su comparación con otros reportes similares, ayudan al gerente a la toma de decisiones y

a un mayor conocimiento del estado de la empresa.

5. Análisis Estadístico

Es muy importante para un buen control los análisis estadísticos de los innumerables

aspectos de la operación de un negocio o empresa, así como la presentación clara de

estos, ya sean históricos o de pronóstico.

La mayor parte de los administradores comprenden mejor los datos estadísticos

cuando se le presenta en forma gráfica, allí se representan mejor tendencias y relaciones.

Los datos deben ser presentados en forma tal que puedan realizarse comparaciones con

ciertos estándares. Ejemplo: ¿Qué significa un aumento del 3 al 10%, o una reducción en

las ventas o los costos?, ¿Qué era lo que se esperaba? ¿Cuál era el estándar? ¿Qué tan

seria es la desviación? ¿Quién es el responsable?.

Puesto que ningún administrador puede hacer nada con respecto al pasado, es

esencial que los reportes estadísticos muestren tendencias para que las personas que los

observan puedan extrapolar y estimar el rumbo, o tendencia. Esto significa que la mayor

parte de los datos, cuando se presentan en gráficas, deben estar disponibles en

promedios de tiempos para eliminar las variaciones debidas a períodos contables,

factores estacionales, ajustes contables y otras variaciones asociados con tiempos

determinados.

Gráfica De Punto De Equilibrio:

La gráfica de punto de equilibrio es un interesante método de control, ella ilustra la

relación entre las ventas y los gastos de manera que indica qué volumen de ingresos

cubre en forma exacta los gastos. Un volumen inferior de las ventas con respecto al punto

de equilibrio ocasionarían perdidas y uno superior trae mayor utilidad. El punto de

equilibrio también puede venir expresado en unidades de artículos vendidos, porcentaje

usado de la planta o en términos similares.


111

Teoría de Sistemas


112

Con frecuencia se confunde el análisis de punto de equilibrio con presupuesto variable.

Aunque ambas herramientas utilizan en gran medida la misma clase de datos básicos de

entrada, el presupuesto variable tiene como propósito el control de los costos, en tanto

que la gráfica de punto de equilibrio pretende pronosticar las utilidades, lo cual significa

que debe incluir datos de ingresos. Además, dado que se les utiliza para el control

presupuestal, el presupuesto variable puede reflejar unidades de organización, en tanto

que la gráfica se utiliza por lo general para conocer la redituabilidad de determinado curso

de acción, comparado con otras alternativas.

Este análisis es especialmente útil en la planeación y el control debido a que hace

hincapié en el impacto de los costos fijos sobre las utilidades de ventas o costos

adicionales

La Gráfica de Gantt:

Aunque el concepto es simple, esta gráfica, que muestra las relaciones de tiempo entre

los eventos de un programa de producción, se ha considerado como la innovación

revolucionaria de la administración. Lo que Gantt identificó fue que las metas totales del

programa deben considerarse como una serie de planes derivados (eventos)

interrelacionados, que las personas pueden comprender y seguir. Los progresos más

importantes de este tipo de control reflejan este principio simple y también principios

básicos de control como la elección de elementos estratégicos o críticos de un plan para

verificarlos en forma cuidadosa.

Pert (Técnica De Revisión Y Evaluación De Programas):

La técnica del PERT se utiliza en forma amplia en muchas operaciones y en particular

en proyectos de construcción. Esta técnica capacita a los administradores para saber que

tendrán problemas en áreas como costos o entregas a tiempo, a menos que tomen una

acción ahora mismo.

El Pert obliga a los administradores a planear debido a que es imposible hacer un

análisis del tiempo y eventos sin planeación y sin observar como encajan entre sí los

elementos. Además, impone la planeación en toda línea de autoridad, debido a que cada

administrador subordinado debe planear el evento del que es responsable.

Concentra la atención en elementos críticos que pueden requerir corrección y hace

posible una clase de control con alimentación hacia delante, una demora afectaría a los

eventos subsecuentes y posiblemente a todo el proyecto, a menos que el administrador

pueda de alguna manera recuperar el tiempo reduciendo el de alguna otra actividad en el

futuro.

El sistema de red con sus subsistemas hace posible dirigir reportes y presiones para

emprender acciones al lugar apropiado y al nivel adecuado de organización, en el

momento oportuno.

PERT no es una panacea. No lleva a cabo la planeación, aunque la impone. No hace

que el control sea automático, aunque establece un medio ambiente en el que es posible

apreciar y utilizar principios sólidos de control.



LOS SISTEMAS DE CONTROL DE GESTION PARA LAS ORGANIZACIONES.

1.- Desarrollo

Los sistemas de control para la gestión estratégica de las organizaciones.

Todo sistema de dirección, por muy distintas que sean sus características o función

social, está compuesto por un conjunto de funciones complejas en su conformación y

funcionamiento. Para Newman (1968, p. 21.): "La dirección ha sido definida como la guía,

conducción y control de los esfuerzos de un grupo de individuos hacia un objetivo común."

El trabajo de cualquier directivo puede ser dividido en las siguientes funciones:

Planificar: determinar qué se va a hacer. Decisiones que incluyen el esclarecimiento de

objetivos, establecimiento de políticas, fijación de programas y campañas, determinación

de métodos y procedimientos específicos y fijación de previsiones día a día.

Organizar: agrupar las actividades necesarias para desarrollar los planes en unidades

directivas y definir las relaciones entre los ejecutivos y los empleados en tales unidades

operativas.

Coordinar los recursos: obtener, para su empleo en la organización, el personal

ejecutivo, el capital, el crédito y los demás elementos necesarios para realizar los

programas.

Dirigir: emitir instrucciones. Incluye el punto vital de asignar los programas a los

responsables de llevarlos a cabo y también las relaciones diarias entre el superior y sus

subordinados.

Controlar: vigilar si los resultados prácticos se conforman lo más exactamente posible a

los programas. Implica estándares, conocer la motivación del personal a alcanzar estos

estándares, comparar los resultados actuales con los estándares y poner en práctica la

acción correctiva cuando la realidad se desvía de la previsión. (Newman, 1968).

Siempre que se está en presencia de un proceso de dirección, estas funciones deben

estar implícitas, aunque la subdivisión que se presenta tenga un carácter puramente

analítico y metodológico, ya que todos se producen de forma simultánea en un período de

tiempo dado, y sin atenerse a este orden predeterminado en el cual se presenta. En la

actualidad, esta subdivisión la conforman solamente la planificación, la organización, la

dirección y el control, pues se considera que en cualquiera de las restantes, la

coordinación es parte de ellas.

Lo que si resulta indiscutible, es que cada una de estas funciones juega un papel

determinado dentro del proceso de dirección, complementándose mutuamente y

formando un sistema de relaciones de dirección. A pesar del papel de cada una, muchos

autores se plantean la importancia relativa que tiene la planificación por sobre las demás.


113

Teoría de Sistemas


114

2.- Los Sistemas de Control de Gestión, Su estructura y funcionamiento.

Desde la comunidad primitiva, el hombre se ha planteado la necesidad de regular sus

acciones y recursos en función de su supervivencia como individuo o grupo social

organizado. En cualquier caso, existió en primer momento, un instinto de conservación y

con el posterior desarrollo bio-psico-social, una conciencia de organización que les

permitió administrar sus recursos. Surgió así un proceso de regulación y definición de

actividades que garantizaba:

Orientarse hacia una idea o necesidad determinada, guiados generalmente por un líder.

Contar con alimentos, herramientas, tierra y hasta lugares para la pesca en determinado

período del año.

Conocer exactamente, quién o quiénes eran responsables de una u otra labor.

Detectar alguna falta y las posibles causas.

Actuar ante una situación que atentara en contra de lo que se encontraba previsto.

Este proceso que inicialmente era una actividad intuitiva, fue perfeccionándose

gradualmente y con el tiempo evolucionó a modelos que reforzarían su carácter racional y

por lo tanto han ido profundizando y refinando sus mecanismos de funcionamiento y

formas de ejecución, hasta convertirse en sistemas que, adaptados a características

concretas y particulares, han pasado a formar parte elemental y punto de atención de

cualquier organización.

Con el desarrollo de la sociedad y de los sistemas de producción influenciados por el

desarrollo científico técnico y las revoluciones industriales, la forma de enfrentar

situaciones objetivas ha exigido una mayor profundidad de análisis y conceptos para

asumir funciones o desempeñar papeles determinados y mantener al menos un nivel de

competencia que permita sobrevivir. Derivados de este proceso surgen ideas y términos

como la gestión y todo lo que ella representa.

La gestión está caracterizada por una visión más amplia de las posibilidades reales de

una organización para resolver determinada situación o arribar a un fin determinado.

Puede asumirse, como la "disposición y organización de los recursos de un individuo o

grupo para obtener los resultados esperados". Pudiera generalizarse como una forma de

alinear los esfuerzos y recursos para alcanzar un fin determinado.

Los sistemas de gestión han tenido que irse modificando para dar respuesta a la

extraordinaria complejidad de los sistemas organizativos que se han ido adoptando, así

como a la forma en que el comportamiento del entorno ha ido modificando la manera en

que incide sobre las organizaciones.

Para lograr definir, por tanto, lo que se ha dado en llamar "Control de Gestión", sería

imprescindible la fusión de lo antes expuesto con todo un grupo de consideraciones y

análisis correspondientes sobre el control.

En todo este desarrollo, el control ha ido reforzando una serie de etapas que lo

caracterizan como un proceso en el cual las organizaciones deben definir la información y

hacerla fluir e interpretarla acorde con sus necesidades para tomar decisiones.



El proceso de control clásico consta de una serie de elementos que son:

"Establecimiento de los criterios de medición, tanto de la actuación real como de lo

deseado. Esto pasa por la fijación de cuáles son los objetivos y cuantificarlos; por

determinar las áreas críticas de la actividad de la organización relacionadas con las

acciones necesarias para la consecución de los objetivos y por el establecimiento de

criterios cuantitativos de evaluación de las acciones en tales áreas y sus repercusiones en

los objetivos marcados

Fijación de los procedimientos de comparación de los resultados alcanzados con

respecto a los deseados.

Análisis de las causas de las desviaciones y posterior propuesta de acciones

correctoras."

La principal limitante de este enfoque sobre el control radica en que las acciones

correctivas se tomarán una vez ocurrida la desviación (a posteriori), por el hecho de no

encontrarse previamente informados y preparados para evitar la posible desviación.

Además presenta otras limitantes que lo hace poco efectivo ante las necesidades

concretas de la organización, que requieren un análisis más detallado, en cuanto a su

relación con el entorno, características de la organización, carácter sistémico y valoración

de aspectos cualitativos los cuales se denominarán en lo adelante factores no formales

del control.

Uno de los aspectos más importantes que ha de caracterizar al control como proceso,

lo constituye el hecho de que el mismo se diseñe con un enfoque sistémico, por lo que

resulta de gran importancia esclarecer los conceptos a él asociados.

Es preciso comenzar entonces por el concepto de Sistema, visto esto como un

conjunto de elementos interrelacionadas entre si, en función de un fin, que forman un todo

único y que posee características nuevas que no están presentes en cada uno de los

elementos que lo forman.

Cada elemento que conforma un sistema tiene una función específica bien definida y la

obligación de cumplirla y contribuir de forma sinérgica al correcto funcionamiento y, en

definitiva, alcanzar el objetivo determinado. En una organización, solamente esto le

permitirá sobrevivir.

Puede hablarse, entonces, de un Sistema de Control, como un conjunto de acciones,

funciones, medios y responsables que garanticen, mediante su interacción, conocer la

situación de un aspecto o función de la organización en un momento determinado y tomar

decisiones para reaccionar ante ella

Los sistemas de control (Menguzzato y Renau. 1986, p. 245.) deben cumplir con una serie

de requisitos para su funcionamiento eficiente:

Ser entendibles.

Seguir la forma de organización.

Rápidos.

Flexibles.

Económicos


115

Teoría de Sistemas


116

Cada parte de este sistema debe estar claramente definida e integrada a una

estructura que le permita fluir y obtener de cada una la información necesaria para el

posterior análisis con vistas a influir en el comportamiento de la organización. Habría que

agregar a la definición brindada dos factores importantes.

El proceso de control debe contar con una definición clara de cada centro de

información. (Centro de responsabilidad)√.

Debe tener bien definido qué información es la necesaria y cómo se recogerá,

procesará y llevará a la dirección para la toma de decisiones.

El sistema de control debe estar soportado sobre la base de las necesidades o metas

que se trace la organización. Estas metas pueden ser asumidas como los objetivos que se

ha propuesto alcanzar la organización y que determinan en definitiva su razón de ser.

El hecho de que el sistema de control se defina y oriente por los objetivos estratégicos

de una organización, le otorga un carácter eminentemente estratégico, pues estará

diseñado para pulsar el comportamiento de las distintas partes del sistema en función del

cumplimiento de esos objetivos y a la vez aportará información para la toma de decisiones

estratégicas.

Cada objetivo debe estar debidamente conformado y ajustado a las características del

entorno y a las necesidades objetivas y subjetivas de la organización. El seguimiento de la

evolución del entorno permite reaccionar, y reajustar si es necesario, la forma en que se

lograrán esas metas planteadas e incluso replantearlas parcial o totalmente. Para lograrlo

es necesario que el Sistema de Control funcione de tal forma que permita obtener la

información necesaria y en el momento preciso. Debe permitir conocer qué está

sucediendo alrededor y tomando como base las vías escogidas para llegar al futuro

(Estrategias), conocer la reacción a esos cambios externos. Muchas veces, los cambios

externos exigen cambios internos y se hace imprescindible conocer cómo y cuándo

cambiar.

"El futuro no se puede prever en los términos en los que hasta ahora lo hemos

entendido, sino que es necesario inventárselo. Nunca saldremos de lo que somos,

personal y organizacionalmente, si no visionamos, al menos como imagen, lo que

deseamos ser y trabajamos y luchamos por ello." De allí la importancia fundamental de la

planificación y la efectiva determinación de objetivos estratégicos.

Un sistema de control con un enfoque estratégico, debe ser capaz de medir el grado de

cumplimiento de esos objetivos. Se hace necesario, entonces, identificar un grupo de

indicadores, cuantitativos y cualitativos que expresen el nivel y la calidad del cumplimiento

de cada objetivo.

A continuación se presentan algunos de los aportes que se han realizado a los sistemas

de control en el mundo organizacional.

Según Gerry Johnson y Kevan Acholes (1997, p. 264.): "…a menudo los directivos

tienen una visión muy limitada de en qué consiste el control directivo de un contexto

estratégico."



Ambos consideran los sistemas de control en dos grandes categorías:

Sistemas de información y medición

Sistemas financieros, indicadores, etc.

Sistemas

Otros autores establecen momentos por los cuales debe atravesar cualquier sistema

de control.

Para Harold Koontz y Heinz Weihroh (1994, p. 128.) todo sistema de control debe

atravesar por éstas tres etapas:

Establecimiento de estándares y puntos críticos

Medición del desempeño.

Corrección de las desviaciones.

Este fundamento es muy parecido en general al concepto clásico de control. Ambos

conceptos defienden y fundamentan lo siguiente:

El establecimiento de estándares y puntos críticos, permite a la dirección orientarse

directamente sobre indicadores que le informen sobre la situación (a priori o a posteriori)

de la organización. Los planes facilitan la comparación con lo que se ha logrado, pero

atentan en contra de la innovación.

En este punto se incluye la determinación de los objetivos que se traza la organización

para su superación pero la poca flexibilidad en el mayor de los casos solo les permite

sobrevivir.

En cada microentorno u organización, existe una serie de aspectos que son

especialmente importantes y de los cuales depende, en última instancia, su posición

competitiva. Esta valoración, permite tener una idea de qué y cuáles son los puntos

críticos de la organización. Algunos autores definen estos aspectos cómo variables clave,

mediante las cuales se debe expresar el funcionamiento interno y la proyección de la

organización. (Véase Indicadores y centros de responsabilidad.)

En base a estos indicadores, se puede medir de forma cuantitativa el comportamiento

de los componentes de la organización, lo que se define cómo medición y evaluación del

desempeño.

Se considera que la evaluación del desempeño debe hacerse con un enfoque

multidimensional, y medirse a través de criterios como estabilidad, eficiencia, eficacia y

mejora del valor, para los cuales, si se toman como referencia estándares normados o

planificados, expresarán el nivel de Efectividad y si se toma como punto de partida la

competencia, entonces expresarán el nivel de Competitividad de la organización. No

basta con determinar los criterios para hacer una correcta evaluación del desempeño,


117

Teoría de Sistemas


118

también se requiere de una interacción armónica entre objetivos, estrategias,

indicadores. Esto permite hacer análisis cualitativos y hacerlo en función de los objetivos

globales y en los procesos locales para hacer posible el análisis de las causas raíces del

nivel de desempeño alcanzado por la organización en general.

Después de efectuada la comparación entre los indicadores y el real, se analizan las

causas de las desviaciones y se toman medidas para corregir el comportamiento, lo que

en organizaciones flexibles y que abiertas al cambio, podría implicar incluso reorientar el

rumbo de la gestión.

Para Menguzzato y Renau (et. al., 1984, p. 245.), existe un grupo de variables que

recogen toda la información necesaria para fijar el valor esperado y compararlo con la

salida del sistema.

Variables esenciales: de gran importancia en el funcionamiento del sistema y están

ligadas (o representan incluso) a los objetivos del sistema.

Variables de acción: pueden ser manipuladas por otro sistema o por un operador y tienen

como misión regular el funcionamiento del sistema.

Todas estas ideas se cristalizan en sistemas de control diseñados en dependencia de

la cultura organizacional o de las características del entorno, objeto social o simplemente

sus necesidades.

3.-El Control de Gestión.

Las condiciones en que se compite en la actualidad por acceder a los recursos

necesarios, por reducir gastos y costos, por aumentar la calidad de los productos y

servicios, y el colosal desarrollo de las comunicaciones y el transporte, han modificado la

forma de actuar e interactuar de las organizaciones. Los procesos de dirección han

evolucionado, de igual forma, a un sistema superior.

Estos y otros factores hacen del concepto clásico de control, solo un elemento de

consulta. El Control de Gestión actual es una muestra de ello.

Al principio (1978), se consideraba el Control de gestión, como una serie de técnicas

tales como el control interno, el control de costos, auditorias internas y externas, análisis

de ratios y puntos de equilibrio, pero el control presupuestario constituía y aún para

algunos constituye el elemento fundamental de la gestión.

La ambigüedad de este concepto se debe a que ha sido sometido a muchas

modificaciones propias de su evolución, con el objetivo de aportarle elementos que lo

aparten "de su aspecto esencialmente contable y a corto plazo.”

Anthony R. (1987, p. 168.) lo considera, acertadamente, "como un proceso mediante el

cual los directivos aseguran la obtención de recursos y su utilización eficaz y eficiente en

el cumplimiento de los objetivos de la organización."

Véase que en estos casos, la Contabilidad de Gestión no es más que otro mecanismo

de control disponible.



El sistema de control de gestión esta destinado a ayudar a los distintos niveles de

decisión a coordinar las acciones, a fin de alcanzar los objetivos de mantenimiento,

desempeño y evolución, fijados a distintos plazos, especificando que si los datos

contables siguen siendo importantes, está lejos de tener el carácter casi exclusivo que se

le concede en muchos sistemas de control de gestión.

Para Joan Ma. Amat (1992, p. 35.), el Control de Gestión es: "... el conjunto de

mecanismos que puede utilizar la dirección que permiten aumentar la probabilidad de que

el comportamiento de las personas que forman parte de la Organización sea coherente

con los objetivos de ésta."

Este concepto propone una nueva dimensión del control de gestión, pues no solo se

centran en el carácter contable y a corto plazo de éste, sino que reconocen la existencia

de otros factores e indicadores no financieros que influyen en el proceso de creación de

valor, ya sea en productos o servicios, y se enfocan sobre la base de la existencia de

objetivos propuestos a alcanzar.

Se le incorpora un balance periódico de las Debilidades y Fortalezas, un análisis

comparativo e interorganizaciones, el uso del Cuadro de Mando como mecanismo de

control y flujo de información.

Otra filosofía de perfeccionamiento del sistema de gestión está destinada a poner de

manifiesto las interrelaciones entre los procesos humanos y el sistema de control,

utilizando para ello, factores no formales del control, los cuales han cobrado gran

importancia en los últimos años.

No obstante este desarrollo, aún pueden identificarse un conjunto de limitaciones del

Control de Gestión entre las que se pueden mencionar:

Acerca de lo que debería ser el contenido de un sistema de control de gestión.

La complejidad de la organización y de su entorno no se ve reflejada en la complejidad

del sistema del control de gestión.

El control no establece una relación entre la evaluación de planes y presupuesto y a la

evaluación de las estrategias que pueden volverse obsoletas ya que, dada la turbulencia

del entorno, el marco de referencia en el cual se inscriben los planes y presupuestos no es

inalterable.

No tiene en cuenta tanto la dimensión estratégica como la financiera. El equilibrio

financiero no siempre garantiza competitividad, lo que significa que es necesario:

Tener en cuenta que un control volcado hacia los resultados a corto plazo puede

comprometer la competitividad a largo plazo.

Que es importante tener un doble presupuesto (uno estratégico y uno operativo).

Que el enfoque debe ser anticipador, por lo turbulento que es el entorno.

Es así como los diseños más recientes de los procesos y sistemas de Control de

Gestión están caracterizados por cinco aspectos, que retoman de los procesos de control

precedentes por ser derivado de ellos.


119

Teoría de Sistemas


120

El proceso de control de gestión, por tanto, partiendo de la definición clásica del control,

retomando criterios de otros autores y ajustado a las necesidades actuales de gestión de

información y añadiendo elementos no formales de control pudiera plantearse en cinco

puntos:

Conjunto de indicadores de control que permitan orientar y evaluar posteriormente el

aporte de cada departamento a las variables claves de la organización.

Modelo predictivo que permita estimar (a priori) el resultado de la actividad que se espera

que realice cada responsable y/o unidad.

Objetivos ligados a indicadores y a la estrategia de la organización.

Información sobre el comportamiento y resultado de la actuación de los diferentes

departamentos.

Evaluación del comportamiento y del resultado de cada persona y/o departamento que

permita la toma de decisiones correctivas.

Para Amat (1992, p. 35.), "en función de la combinación de mecanismos que utilice una

organización para adaptarse al entorno y facilitar el control interno, se pueden considerar

cuatro tipos de sistemas de control: Familiar (o de Clan), Burocrático (o de formalización

del comportamiento), por Resultados (o de mercado) y Ad-hoc (o de Network)." Muchos

autores acostumbran a asociar el control por resultados con el control de gestión. El hecho

de que, por sus características, muchas organizaciones no utilicen este sistema sino otro,

no implica que no realicen control de gestión.

La preferencia por un sistema u otro estará influenciada por la dimensión de la

organización, el grado de centralización de las decisiones, la posibilidad de formalizar la

actividad, las características personales y culturales de la organización y el

comportamiento y las características del entorno.

Cuanto mayor es la centralización se reduce la necesidad de utilizar mecanismos

formalizados de control para facilitar el proceso de decisión. A media que la organización

sea mayor será necesario especificar los procedimientos para proceder a la delegación

de las tareas a los niveles inferiores.

A medida que disminuya la centralización, más necesario será tener un sistema de

control formalizado. Por otra parte, a medida que la interdependencia entre unidades

organizativas es más elevada, ya sea mediante mecanismos formales o informales, la

importancia y necesidad de un sistema formalizado, y en particular, de una Contabilidad

de gestión como sistema de control se reduce. El proceso de control para la gestión está

basado, por tanto, en mecanismos de control relacionados tanto con aspectos

cuantificables, derivados de un presupuesto o de un plan, basados en objetivos

planteados y en sistemas de controles específicos como control interno, de calidad, etc.;

como con aspectos ligados al comportamiento individual e interpersonal. Estos

mecanismos son diferenciados y tratados como mecanismos formales (planificación

estratégica, estructura organizativa, contabilidad de gestión) y mecanismos no formales

de control (mecanismos psicosociales que promueven el auto control y los culturales que

promueven la identificación).



4.- La estrategia y la estructura de la organización como puntos de partida del

funcionamiento de los sistemas de control estratégico para la gestión.

Para adecuar su funcionamiento interno a las exigencias del entorno, las

organizaciones definen su política organizacional de la manera más conveniente, para

aprovechar las oportunidades que les brinda el entorno y de acuerdo con sus capacidades

y recursos, mantener su competitividad (estrategia empresarial) para lo cual se

estructuran y coordinan sus elementos de una determinada forma (estructura

organizativa).

Luis Gaj (1993, p. 18.) ofrece una apreciación desde el punto de vista de varios

estudiosos de renombre sobre el tema de la estrategia.

Henry Mintzberg define la estrategia como: "una forma de pensar en el futuro, integrada

al proceso decisorio; un proceso formalizado y articulador de los resultados, una forma de

programación."

A ello, Snynder y Gluck, añaden que la tarea estratégica es principalmente de

planeación como forma de ver el todo antes de ver sus partes.

Igor Ansoff, por su parte, explica la estrategia en: dónde, cuándo, cómo y con quién

hará la empresa su negocio.

La estrategia se aplica igualmente a grandes o pequeñas organizaciones, aquellas con

fines lucrativos o que tengan un carácter estatal y presupuestado.

Otra concepción sitúa a la estrategia como un instrumento de dirección de

organizaciones, no necesariamente un plan, sino más bien un comportamiento maduro

para mantener la organización en equilibrio con su entorno, conociendo y utilizando los

recursos disponibles.

Todas estas formas de ver la estrategia son aquí separadas con el propósito de facilitar

la comprensión de aspectos relevantes, sin embargo, se pueden mezclar proporcionando

lo que pudiera llamarse una postura consciente de adecuación situacional a los cambios

del entorno, teniendo un aspecto común que es la futuridad de las decisiones corrientes,

aunque no es sinónimo de éxito, lo que significa que requiere de ingredientes adicionales

que la conviertan en un instrumento para evitar el fracaso provocado por la obsolescencia

tecnológica o de conocimiento e inadecuación ambiental.

Como es de suponer existe una estrecha relación entre estrategia y estructura, la cual

se produce por una interdependencia, ya que si para poner en práctica una estrategia con

éxito se supone que la estructura deberá adaptarse a ella, entonces toda estructura

existente influirá, en gran medida, en la estrategia que se diseñará; o sea, la estrategia es

un producto influenciado por la estructura preexistente que genera a su vez una nueva

estructura.


121

Teoría de Sistemas


122

Por todo lo anterior, el diseño de un sistema de control para la gestión de una

organización ha de ser coherente con la estrategia y la estructura de ésta, como aspectos

formales así como con los aspectos no formales que forman parte del proceso de gestión.

Esto podrá garantizar con una mayor probabilidad, que el funcionamiento y los resultados

que se obtienen de las decisiones adoptadas, estén relacionados y sean consistentes con

los objetivos de la organización. De allí que los sistemas de control de gestión que se

diseñen, deben estar ligados a la formulación de la estrategia de la organización, al diseño

de su estructura y a los aspectos no formales vinculados a los estilos y métodos de

dirección que posibiliten adecuados procesos de toma de decisiones y a la identidad que

se logre en la organización, asimilando instrumentos y mecanismos que le permitan

salvar las limitaciones que como sistema de control no le permite cumplir su función con

eficiencia y eficacia.

Producto de que un sistema de control eficaz debe diseñarse en función de la

estrategia y la estructura, la formulación de objetivos organizacionales ligada a la

estrategia es el punto de partida del proceso de control.

El tipo de estrategia (liderazgo, costos, etc.) y de estructura (centralizada o

descentralizada, funcional, etc.) que tiene una organización condicionan las

características de un sistema de control.

La adaptación de sistemas contables a las necesidades de información estratégica

puede facilitar la toma de decisiones al permitir cuantificar y seleccionar las diferentes

variantes estratégicas.

El sistema de control debe diseñarse sobre la base del tipo de estrategia al que se

orienta la organización.

Por otra parte, la planificación financiera debe estar integrada con la estrategia a largo

plazo, por lo que los presupuestos anuales serán un reflejo de ella y permitirán orientar

tanto la actuación de los centros de responsabilidad como la evaluación del desempeño

de los diferentes responsables.

5.- Vínculos del sistema de control con la estructura organizativa.

La definición y claridad de la estructura organizativa es básica para poder diseñar el

sistema de control. En particular, el grado de formalización y de centralización así como el

tipo de estructura organizativa condicionan las características del sistema de control.

En primer lugar, a medida que la incertidumbre y la complejidad de la actividad

aumentan, mayor dificultad existe en la formalización mediante procedimientos. Así, se

necesitará mayor o menor supervisión directa, las actividades serán rutinarias o no, los

sistemas de gestión serán poco o muy formalizados, se valorará en mayor o menor

medida la información contable y su papel en el proceso de control, etc.

En segundo lugar, cuando mayor sea la descentralización, más costoso y difícil será

ejercer el control y más necesario será tener un sistema de control formalizado, adecuado

además para poder controlar las variables concretas en las que puede incidir la gestión

descentralizada en los responsables.



En tercer lugar, el tipo de estructura organizativa influirá igualmente en el sistema de

control según la organización adopte una estructura funcional, divisional o matricial.

Por último, será muy importante definir claramente el poder de decisión que se

transfiere a cada responsable en cada centro y además que el sistema de control esté

integrado con la estructura organizativa de forma que los indicadores se definan en

función de ella y los presupuestos y la evaluación del desempeño de cada centro se

realicen en función de sus responsabilidades.

Indicadores y Centros de Responsabilidad.

La formulación de la estrategia y del diseño de la estructura permite determinar

objetivos específicos para cada uno de los diferentes centros de responsabilidad.

La descentralización supone dividir la organización en diferentes unidades

organizativas y otorgar una mayor responsabilidad a las personas encargadas de

gestionar en cada unidad. Esto permite que la dirección pueda delegar las operaciones del

día a día y concentrarse en tareas de carácter más estratégico.

Desde la perspectiva del control de cada organización es necesario identificar las

características de cada centro de responsabilidad (personas, funciones, jerarquía,

responsabilidades, grado de descentralización de las decisiones, relación con otras

unidades, mecanismos de coordinación) para realizar su control pues éste debe

realizarse en función de su grado de responsabilidad en las variables de decisión que

afectan el resultado y que por tanto están bajo su influencia.

Los centros de responsabilidad desde la perspectiva del control:

Facilitan la comunicación y negociación de objetivos.

Clarifican las responsabilidades de cada centro en el proceso de decisión.

Estimulan la motivación y la iniciativa.

Facilitan la evaluación de la actuación de cada responsable y de la identificación de

problemas.

Al ser determinados y coordinados los centros de responsabilidad, se pueden

establecer indicadores que permitan:

Establecer los objetivos iniciales de las diferentes unidades.

Medir, y evaluar a posteriori, el comportamiento y el grado de cumplimiento de las

actividades y responsabilidades de cada centro.

Diseñar el sistema de información que facilite la toma de decisiones y el control.

Facilitar la definición de los objetivos al concentrarse en ésta los indicadores.


123

Teoría de Sistemas

Medir la contribución de cada centro al resultado.

Evaluar la actuación de cada responsable.


Esto se realiza a través de la identificación de las variables claves de cada centro y de la

organización en su conjunto.

Como se planteó anteriormente las variables clave son aspectos de decisiva importancia

en el funcionamiento interno y externo de cualquier organización. Apuntan a parámetros

determinados, los cuales son concebidos a través o en función de ellas y garantizan, en su

correcta consecución, mantener en equilibrio el funcionamiento interno y externo de la

organización por lo que en ellas debe centrarse el proceso de control. Así, por ejemplo, la

competencia no es una variable clave, pero si lo son el precio de venta, el servicio o la calidad

con que se ofrezcan los productos.

"Se entiende por variable clave, aquellas áreas o actividades que de realizarse bien

garantizan el éxito de una unidad y por tanto la consecución de sus objetivos."

La capacidad de seleccionar estos puntos críticos de control es una de las habilidades de

la administración, puesto que de ello depende el control adecuado. En relación con esto, los

directores tienen que hacerse preguntas como estas: ¿Qué reflejará mejor las metas de mi

departamento? ¿Qué me mostrará mejor cuando no se cumplen estas metas? ¿Qué medirá

mejor las desviaciones críticas? ¿Qué me dirá quién es el responsable de cualquier fracaso?

¿Qué estándares costarán menos? ¿Para qué estándares se dispone, económicamente, de

información?

La definición de las variables claves facilita el diseño del sistema de indicadores de control

y su medición.

Es muy importante el que estos indicadores sean financieros (ventas, margen beneficio,

endeudamiento, tesorería) y no financieros (cuota de mercado, fidelidad de los clientes,

iniciativa, creatividad, imagen externa de la organización, etc.) para que puedan representar

al máximo las características y particularidades del proceso.

El seguimiento de los indicadores se suele realizar a través de una herramienta conocida

como Cuadro de Mando. (Véase Los Cuadros de Mando.)

6.- Los sistemas de control para una gestión estratégica, eficiente y eficaz.

De todo lo planteado hasta aquí se infiere que los sistemas de control para garantizar una

gestión verdaderamente eficiente y eficaz deben contar con un grupo de características que

lo despeguen de su carácter netamente contable y operativo.

Ma. Isabel González (1999, p. 29.), define eficiencia como una "…simple relación, entre

las entradas y salidas de un sistema"; magnitudes como la productividad son representativas

desde este punto de vista. Otros autores asocian la eficiencia el hecho de alcanzar sus

objetivos optimizando la utilización de sus entradas. Este punto de vista obliga al anterior a

considerar que la salida se ajusta a lo programado y por tanto la organización es al mismo

tiempo eficaz.

124



Menguzzato y Renau (1986, p. 35) asocian la eficiencia a la relación entre recursos

asignados y resultados obtenidos, y la eficacia a la relación resultados obtenidos y

resultados desados.

Si se ajustan estas observaciones al sistema, hay que centrarse en el modo de lograr

eficiencia y eficacia, no en la gestión sino en el proceso propio de control de esa gestión.

Precisamente, en los aspectos propuestos para superar las limitaciones del control de

gestión, estará la vía para alcanzar ciertos niveles de efectividad en el proceso al contar

con un carácter sistémico, un enfoque estratégico, y no sólo alcanzar los aspectos

formales sino que se le ofrece un peso significativo a los aspectos no formales del control.

Es por ello que el sistema debe plantear la utilización de los diferentes aspectos que

completan un sistema de control para que pueda medir verdaderamente la eficiencia y la

eficacia de la gestión.

Los aspectos propuestos para otorgarle al sistema medios de medición eficientes y

eficaces de la gestión estarán vinculados con los aspectos no formales del control y los

cuadros de mando, asumiendo, como es evidente, la previa existencia de los aspectos

formales del control.

Partiendo de la base de objetivos efectivos, predefinidos para un período determinado

y que contemplen un verdadero reto para la organización, y los caminos propuestos para

llegar a ese futuro planteado, el sistema de control debe tener su base en una estructura

definida para:

Agrupar bajo un criterio de similitud en sus funciones a departamentos que participen

directamente en la actividad fundamental.

Agrupar o diferenciar otros departamentos que sirven de apoyo directo a la actividad

fundamental.

Departamentos o centros de responsabilidad que participen directamente en otras

actividades que estén contempladas en los objetivos globales. Estos centros pueden

formar parte o no de los de la actividad fundamental.

Estos elementos garantizarán un nivel de descentralización que, como se ha descrito,

necesitará un control más formalizado, pero este proceso dependerá en gran medida, del

grado de formalización que permita la actividad fundamental.

7.- Aspectos no formales del control.

Al definir objetivos individuales, fase posterior jerárquicamente a la definición de los

objetivos globales de la organización, el proceso estará enfocándose hacia el control de la

actividad individual de cada departamento y cómo está influyendo en los objetivos

globales de la organización. Esto le da al departamento la libertad de programarse su

propio sistema de control, adaptado, por supuesto, al sistema central. Es necesario

recordar que por sus características, son utilizados aquí los términos área, centro y

departamento indistintamente.


125

Teoría de Sistemas


126

El análisis anterior demuestra la importancia de la cultura organizativa y la integración y

motivación del personal como factores no formales del control, para la eficacia en el

proceso. Tanto los sistemas de dirección y de control como el comportamiento individual y

organizativo son, en gran parte, una expresión de la cultura organizativa y son el resultado

de la interacción dentro de la organización de diferentes personas y grupos que presentan

diferentes creencias, valores y expectativas.

Otro aspecto vinculado con el comportamiento humano está relacionado con los

incentivos que han de estar asociados a un buen o mal resultado. Un sistema de control

financiero puede promover un comportamiento contrario al deseado si no está adaptado a

las personas que forman parte de la organización y sus necesidades.

El comportamiento individual estará relacionado con las características de su diseño

(tipos de indicadores de control que se utilizan, tipos de incentivos con los que se premia o

sanciona el resultado, características del sistema de información), la forma en que se

implanta (consideración de las expectativas personales en el nuevo diseño, compromiso

de dirección en el nuevo sistema, actuación de los responsables de la implantación ante

las personas afectadas) o el estilo con el que se utiliza el sistema (flexibilidad para realizar

la planificación o la evaluación, rigidez para ceñir el comportamiento individual al sistema,

presión para el cumplimiento, participación en el proceso de planificación y evaluación,

estímulos a la autonomía). En la figura se muestra la relación y el lugar que tiene cada uno

de estos factores no formales en el proceso de gestión.

Una vez establecidos los puntos de atención del control, variables clave, puntos

críticos, indicadores globales y particulares, es necesario, para poder medir de forma

eficiente el funcionamiento del sistema de control, el uso de una herramienta que sea

capaz de recoger toda la información disponible, jerarquizarla, certificarla y ofrecerla a la

dirección para la toma de decisiones.

En la actualidad, existen varias herramientas que, en dependencia de las

características de la actividad, de la estructura organizativa y de los medios con que

cuenta la organización pueden ser preferidos en mayor o menor medida.

El método OVAR, por ejemplo, desarrollado en Francia en la década del 80, permite

actuar sobre los sistemas de información de gestión de los resultados de una

organización. Permite focalizar los aspectos esenciales sobre los que hay que actuar.

Este método se concentra básicamente en actividades productivas que generen

utilidades como resultado de su actividad y para la cual se destina su gestión, pero su

aplicación puede extenderse a otros sectores de la vida económica.

Una herramienta que está siendo muy defendida y difundida en el mundo de los

controles para la gestión son los Cuadros de Mando.



8.- Los Cuadros de Mando.

Teoría de Sistemas

El Cuadro de Mando o Balanced Scorecard o Tablero de Comando es un método de

obtención y clasificación de información que generan los sistemas control de gestión. Se

desarrolla desde la base hasta los niveles más altos de dirección. Todos los

departamentos tributan el comportamiento de sus indicadores en tableros de mando

particulares, estos recorren y se adaptan a la necesidad de información de los distintos

niveles superiores hasta llegar a un punto (persona) encargado de clasificar toda la

información en dependencia de las necesidades de información de la alta dirección para

la toma de decisiones. Todo el proceso se desarrolla mediante sistemas automatizados

que permiten a la información recorrer todos los puntos donde se necesite utilizarla o

enriquecerla.

El propósito será centrarse en una jerarquía organizacional muy concreta. Dicha

jerarquía, será la base de lo que se analizará como Pirámide de Cuadro de Mando. Esta

pirámide, estará compuesta por un Cuadro de Mando para el nivel de responsabilidad

superior, otros inmediatamente inferiores que se encuentran estrechamente vinculados a

éste y, en los niveles de responsabilidad de menor incidencia.

La Dirección General o el Consejo de Administración junto con las Direcciones

Funcionales, como niveles más importantes de la estructura jerárquica, tendrán un papel

mucho más relevante con respecto a la función de Planificación. Por otra parte, en lo

relativo a la función de Control, la llevará a cabo fundamentalmente desde una

perspectiva estratégica.

Las etapas de Ejecución y Control, pero ya en este caso con un ámbito temporal no

superior al año, serán desempeñadas por los niveles medios e inferiores de la pirámide.

En este caso, Direcciones y Subdirecciones Funcionales.

Algunas de las ventajas que ofrece esta herramienta son:

Facilitar el proceso de toma de decisiones.

Instrumento de acción a corto y largo plazo, de implantación rápida.

Incluye tanto variables cuantitativas, monetarias y no monetarias, como cualitativas.

Conjuga las orientaciones operativas y estratégicas.

Proporciona información normalizada y sistematizada, en tiempo oportuno y con la

periodicidad adecuada

Dos de las principales dificultades de este método radican en que:

Se necesita cierta preparación en los encargados de la entrada y procesamiento de la

información.

Es imprescindible la existencia de sistema de red automatizada local o de Internet,

para el tránsito de la información por los distintos niveles de decisión.


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Teoría de Sistemas


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Estas limitantes, una vez resueltas, garantizan que la información llegue a la dirección

en el momento de ocurrir y actuar de forma inmediata ante una desviación determinada.

Este mecanismo de información (a corto plazo) permite además obtener información

del entorno y adaptar el funcionamiento de la organización a los cambios ocurridos.

El Cuadro de Mando a largo plazo (estratégico), está orientado en gran medida hacia

los niveles directivos de mayor responsabilidad, marcado por la estrategia llevada a cabo

en la organización y sobre todo inmerso en la gestión global desarrollada por el centro.

Generalmente, el Cuadro de Mando estratégico, permite acompañar la puesta en

práctica de las diversas estrategias de la organización, siguiendo su impacto sobre los

resultados globales.

Hay que destacar tres características fundamentales de los Cuadros de Mando de

gestión:

La naturaleza de las informaciones recogidas en él.

La rapidez de ascenso de la información entre los distintos niveles de responsabilidad.

La selección de los indicadores necesarios para la toma de decisiones, sobre todo en

el menor número posible.

Lo más importante es establecer un sistema de señales en forma de Cuadro de Mando

que indique la variación de las magnitudes verdaderamente importantes que se busca

vigilar, detectar las deficiencias de gestión que se están llevando a cabo, o de forma

positiva, aquellos aspectos que se están gestionando bien y que hay que reforzar. Es una

herramienta de ayuda a la gestión. En sí mismo no es un objetivo, sino un elemento que ha

de estar orientado hacia la acción.

El Cuadro de Mando tiende especialmente hacia cinco ideas básicas:

El apoyo constante en el proceso de toma de decisiones.

Claridad y eficiencia en su concepción y utilización.

Posibilidad de adaptación sucesiva al entorno.

Máxima viabilidad posible a la hora de tener en cuenta las variables de carácter

cualitativo y sobre todo.

Ser un elemento de estímulo constante a todos los niveles.

Así la Organización se ve obligada a adaptarse a las diversas situaciones que se le

presentan, y es por lo que debe ir adaptando las herramientas con las que puede contar en

Contabilidad de Gestión, o por el contrario, proveerse de nuevas que se ajusten lo mejor

posible a las necesidades y prioridades de cada momento.



Un aspecto, que por ser mencionado de último no deja de tener importancia, o más

bien, es el corazón de los Cuadros de Mando, es el Controller o el Contralor de gestión.

El Controller es una "persona", que por sus características debe ser (después de la

dirección) quién mejor conozca e interprete los valores y elementos de la organización. Su

función es la de seleccionar y jerarquizar la información que recibirá la dirección para la

toma de decisiones de gestión.

El Controller tendrá acceso a toda la información del sistema a través del Cuadro de

mando y la procesará para emitir a la dirección la necesaria y suficiente para brindar un

diagnóstico adecuado y completo de la situación de la organización en un momento dado.

Debe ser además, la persona que mejor conozca la fuente de obtención de cada elemento

de la información.

Todos estos mecanismos garantizan que el sistema de control esté a la altura de poder,

con su ejecución, detectar y actuar en consecuencia y con elementos suficientes de

conocimiento del entorno, aspectos técnicos del proceso, comportamiento de otros

indicadores y departamentos, etc. ante cualquier desviación producida.

9.- Fases del Control de Gestión.

Resulta importante, para poder realizar un diagnóstico de la situación del Sistema de

Control de Gestión de una organización, destacar un grupo de aspectos que definen el

nivel o grado de complejidad y conformación de los sistemas de control de gestión

atendiendo a un grupo de características:

Calidad y confiabilidad en la contabilidad, cultura organizativa.

Complejidad de la actividad, posibilidad de formalización del proceso, características

del entorno, tipo de estructura.

Especialización de la actividad y de los centros de responsabilidad, un mayor peso en

factores de carácter estratégico como planes, presupuestos, proyectos, etc.

Según Jordan (1997), "el Control de Gestión pasa por distintas fases en su aplicación,

en dependencia de las características de cada organización y los objetivos propuestos

por éstas."

Fase 0: Situación inicial.

Contabilidad General, producida anualmente con orientación fiscal. Retrasos de seis

meses desde el cierre del ejercicio. Documentos de gestión puntuales. No existe la

contabilidad de gestión.


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Teoría de Sistemas

Pedidos clientes.

Cifras de ventas.

Tesorería a corto plazo.

Sistemas de evaluación estáticos e informales de los resultados.

Fase 1: Acciones simultaneadas.

Se mejora en algo lo existente. Contabilidad operativa.


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Creación de un cuadro de mando mínimo basado en indicadores financieros y de la

organización (periodicidad: un mes).

Puesta en marcha de una Contabilidad más orientada a la gestión. Obtención mensual

de resultados (semestral, trimestral y por último mensual).

Ésta puesta en marcha supone la de una organización administrativa de cierto nivel.


Creación y puesta en marcha de una Contabilidad Analítica, lo que supone la

identificación y formalización de Centros de Responsabilidad a la vez que la

consideración de los Factores Críticos del Éxito del negocio.

Enriquecimiento del Cuadro de Mando:

Se dispone de datos contables de mayor calidad.

Resultados analíticos.

Indicadores NO financieros de los Centros de Responsabilidad.

Paso del seguimiento estático al dinámico.

Fase 3: Puesta en marcha de previsiones a corto plazo.

Presupuestos anuales por meses.

Estados Financieros anuales previsionales.

Integración en el Cuadro de Mandos de los presupuestos y análisis de desviaciones.

Utilización del Cuadro de Mando como detector de desviaciones.

Sistema de presupuestos más desagregados.




Teoría de Sistemas

Elaboración de un plan estratégico "deslizante", esencialmente financiero, por centros

de responsabilidad.

Integración del presupuesto a un año en el plan estratégico, como primer año del plan.

Asociación del corto y mediano plazo en un horizonte más amplio.

Fase 5: Extensión del proceso presupuestario a dos o tres años.

El plan operativo se alarga: menos de tres años y mayor de uno. Existen planes de

acción con su traducción a términos financieros.

Fase 6: Concordancia en el tiempo de los elementos siguientes:

Plan estratégico mayor de 5 años.

Plan operativo mayor de 1 año y menor de 3.

Presupuesto: 1 año.

Seguimiento de resultados presupuestario como proceso de aprendizaje. Integración

del seguimiento de resultados al proceso provisional. Cierta flexibilidad en las fechas de

elaboración de planes.

Fase 7: Integración formal.

Integración formal de los resultados presentes en la definición de los planes de acción a

mediano y largo plazo (desaparición eventual de la noción de presupuesto anual).

Consolidación de los Centros de Responsabilidad tanto en el aspecto de resultados

(contables o no) como en el de previsiones a corto plazo.

Fase 8: Delegación de responsabilidades de gestión.

Utilización de un sistema de seguimiento provisional integrado bajo el aspecto de

delegación de responsabilidades de gestión. Cambio de orientación en los criterios de

resultados.

Es necesario destacar que no todas las organizaciones deben estar en la fase más

alta e incluso no tienen necesidad de encontrarse en las de mayor nivel. Todo depende

de las características de la organización en específico.

Una organización con determinado grado de centralización, de producción única, y

estable en cuanto a su cuota de mercado, de pequeño tamaño y con criterios de


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Teoría de Sistemas


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supervivencia, no tendrá las mismas necesidades de control que una muy

descentralizada, de mediano o gran tamaño, con una amplia variedad en su producción y

muchos competidores, gran diversidad en su estructura, un entorno turbulento, y con

criterios de maximizar beneficios.

Esta clasificación posee una notable importancia metodológica, ya que permite

organizar el trabajo analítico a la hora de diagnosticar cual es la situación actual de los

sistema s de control de gestión en las organizaciones y establecer cuales serán las

principales acciones que de forma inmediata podrán poner a las organizaciones en

posibilidades de avanzar a estadios superiores en la ejecución de la función de control con

mayores niveles de eficiencia y eficacia.


1. Chiavenato, Idalberto, Introducción a la Teoría General de Administración Editl, Mc

Gran Hill1 1992. Edición Tercera.

2. Stoner, James, Gilbert. Jr. Daniel. Administration. Edith Prentice Hill 1993 Edición

Sexta.


1. Explique los pasos de un Sistema de Control que debe poseer una organización.

2. Explica mediante un gráfico el sistema de control.

3. ¿Cuáles son las fases de Control de Gestión?

4. ¿Qué entiendes por conjunto de indicadores?

5. ¿Cuál es la diferencia entre Auditoria Administrativa y Auditoria Financiera?


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