The Personnel Commissionand

The Merit Systemat

Santa Monica College

Office Address

2714 Pico Blvd.

Santa Monica, CA

90405

Mailing Address

1900 Pico Blvd.

Santa Monica, CA

90405

Phone: (310) 434­4410

24­Hour Job Line: (310) 434­4321

Fax: (310) 434­3612

TDD: (310) 434­4212

Website: www.smc.edu/jobs

The Merit System

Very simply, a merit system is a method of personnel management designed to

promote the efficiency and economy of the workforce and the good of the

public by providing for the selection and retention of employees, in­service

promotional opportunities, and other related matters, on the basis of merit and

fitness.

Who Started it?

The merit (civil service) system is not new. Early in the 1800s,

“spoils” patronage was well establish as amethod of filling government

jobs. It took the tragedy of the shooting of President Garfield by a

disgruntled office­seeker in 1881 to focus enough attention on the

practice to spark legislative reform. Two years later, Congress passed

the Civil Service Act of 1883 (The Pendleton Act) which set up the first

civil service system for federal employees to guard against patronage

appointments.

In the following years, state and local civil service systems flourished,

but it was not until 1936 that the first merit system law for school

districts was established. California became the leader in the national

movement toward merit systems in school systems when, as a result

of a disgracefulpatronage system in one of our larger school districts,

more than 700 employees were fired on the day after an election to

make room for political “spoilsmen”.

Who uses it?

There are more than 100 merit system school and college districts in

California which employ almost 60 percent of the total classified (non­

certificated) school employees in the state. A merit system may be

voted into a district by local Board of Trustees action, by a majority

vote of the district’s classified employees, or by majority vote of the

voting electors of the school or college district. The merit system was

first adopted by Santa Monica College as part of the Santa Monica City

Schools by the Board of Education on May 9, 1938.

Who administers it?

The PERSONNEL COMMISSION is the mainstay of the merit system.

It is an independent body composed of five persons appointed for

three year staggered terms. Commissioners are lay persons who must

be known adherents of the merit principle. The Personnel Commission

is responsible for maintaining a merit systemfor classified employees

of the school system and for fostering the advancement of a

career service for such employees.

To execute these responsibilities, the State Education Code provides

that the Personnel Commission shall classify positions, recommend

salaries, hear appeals of disciplinary and dismissal matters, and

protests involving examinations, selection or appointment procedures,

and prescribe rules related to a variety of personnel practices.

Authority for Personnel Commission functions is provided by Sections

88060 through 88139 of the State Education Code.

Who needs it?

There are more than 100 merit system school and college districts in

California which employ almost 60 percent of the total classified (non­

certificated) school employees in the state. A merit system may be

voted into a district by local Board of Trustees action, by a majority

vote of the district’s classified employees, or by majority vote of the

voting electors of the school or college district. The merit system was

first adopted by Santa Monica College as part of the Santa Monica City

Schools by the Board of Education on May 9, 1938.

The Personnel Commission has

regular and special meetings.

Normally the Commission meets

on the third Wednesday of each

month, usually in the Board Room

on the college campus.

Commission meetings normally

start at 12:00p.m. Public notice

agendas are published and

distributed at least 72 hours in

advance of each meeting.

Agendas and Minutes are

available on our website:

http://www.smc.edu/pcagenda

Meetings

Material addressed to or intended

for the Commission should be

directed to the Secretary to the

Commission in time for the

scheduled meetings, indicating

desired distribution and whether

the matter is intended for formal

consideration or general

information. Sensitive personnel

issues may be discussed in

closed session in accordance with

the Brown Act. Informal

communications may be conveyed

by the Secretary, who is the

Personnel Director.

communications

In order to accomplish the day­to­

day objectives and operations of

the Commission it employs a

permanent staff consisting of

technical, secretarial and

clerical support personnel, and

such other staff members as may

be needed to accomplish the

mandated and delegated mission.

staff

Merit Principles

Hiring and promoting

employees on the basis of

ability, with open

competition in initial

appointment.

Providing fair

compensation on the

basis of like pay for like

work.

Retaining employees on

the basis of performance,

correcting inadequate

performances, and separating

those whose

inadequate performance

cannot be corrected.

Training employees as

needed for high­quality

performance.

Protecting employees

against political coercion

and prohibiting use of

official position

to affect an election or

nomination for office.

Assuring fair

treatment of applicants

and employees in all aspects of

personnel administration without

regard to race, color, religion, sex,

national origin, age,

disability, sexual orientation, or

marital status, and with proper

regard for their privacy and

constitutional

rights as citizens.

California School PersonnelCommissioners Association

...is a statewide organization composed of Personnel Commissions of school districts and county offices of

education which have adopted the merit system provided for in the Education Code, State of California.

Through Publications, conferences, workshops and other services, the organization stimulates 

professional growth by helping its members keep up with the rapidly changing public

personnel profession. Active members are Personnel Commissioners and Directors in merit system school

districts. The purpose of CSPCS, as set down by the founders in 1971, is:

“To promote and advance public education on a noncommercial, nonsectarian, and nonpartisan basis,

through programs or research, investigation and communication designed to stimulate and improve public

school personnel management to the benefit of the public, the districts and their classified employees.”

The Santa Monica Community College District Personnel Commission is an active member of the CSPCA.