The Ultimate Guide to Organizing Your Business

 17hats  Authors: Genevieve Steinbarth & Mackenzie Meany 07/21/2016 

    

 

Business Essentials There are almost 28 million small businesses in the U.S. and over 22 million are self­employed. (3) That’s a ton of entrepreneurs! And with new business comes new challenges. From finding new clients, to maintaining admin tasks like paperwork, and pricing services, this guide is here to help give you resources to run your business as efficiently as possible. Time is money so why 

waste it on products and services that won’t meet your needs? Here you’ll find a list of resources and how­to guides to keep you track. We’re all about saving you time, helping you 

make money, and grow your business­ the right way.    

❏ New Client Forms ❏ Contracts ❏ Financial Organizing  ❏ Pricing page  ❏ Dedicated email address ❏ Questionnaire/Survey ❏ Workflow or Process (getting new clients from start to finish) ★ Additional Resources at the end 

      

 Already have some of these in place? Great! You’re a step ahead of the game. If not, 

we can help you get there faster.  

  

 

New Client Forms Getting bombarded with new business is what every entrepreneur dreams of. But what happens when you can’t keep track of them all? Enter, new client forms. Stop wasting time hunting through chains of emails to get vital info – keep the details in one place.   This little baby can be installed on your Facebook Page or website in a matter of minutes, so as soon as an inquiry comes in their info saves in one central place. Customize the fields of your form to your liking in order to get the necessary info you need. Lead capture forms also affords you the advantage of responding to a client quickly, especially when using a platform that sends you SMS/ message alerts.   

Did you know? “You’re 9x more likely to land a client if you respond in the first 5 minutes?” (4) 

  Lead capture forms make that possible. 

  

 

     * Install Lead Capture forms to get back to clients quickly. 

 

Contracts  Try to suppress that audible groan­unfortunately, contracts are a necessary evil for your business. Without one, you leave yourself vulnerable to unpaid invoices, cranky clients, or even a lawsuit­yikes! Invest the time to seek out reliable legal counsel who can make sure every inch of your business is covered.   To get you started in the right direction, here are things you should probably include:  

● Additional fees (shipping, handling) ● Areas of service (ie. Continental U.S.) ● Cancellation policy ● Confidentiality  ● Payment terms  

 Now you have the meat of your contract together, how can you simplify the process for your clients? Sure you scan, fax (if you can find a fax machine), hope the fax goes through, and waste your precious time. Maybe you should just try snail mail and see how fast you get paid.  

OR  You can upload it into an automated system. By using a digital contract, you can include things like an e­signature and countersignature, which have been proven to decrease turnaround time on projects. In addition think about the cost savings,time savings, mobility, and added security that e­signatures can bring to the table.   You and your client can sign in a matter of seconds. No hassle, no mess, no fees, no worries.   

  *Digital contracts let you reduce turnaround time on client signatures. 

 

Financial Organizing  Seems self explanatory but it is extremely easy to get behind on financial chaos once your business takes off. If you start organized with categorizing expenses, linking transactions to your financial institutions, have a means of sorting through receivables you’ll be much more efficient and financially secure in the long run. Chances are you are not one that is thrilled to keep up with your receipts, multiple bank accounts, personal expenses, and business expenses. Nonetheless, keeping it all in one place in an organized fashion. What if come tax season your accountant is not scolding you or forcing you to find lost receipts?   

“Sole proprietors have a bit of a tougher road when it comes to taxes.” (2) 

 There are simple solutions that can help you to organize both business and personal expenses in an easy­to­use system. Categorizing transactions as they come in, and even linking them to invoices, can be a huge time saver in the long run and give you the visibility into where each dollar is being allocated.   

● Aged Receivables  ● Categorize recurring transactions so that they can auto­populate a transaction  ● Run profit loss reports monthly to see if your revenue is on track ● Sales Tax  ● Upcoming Receivables  

 

                           * Find an online banking system that is easy to use and gives you the vital info like sales reports.   

 

Questionnaire/Survey  A questionnaire/survey are great ways to gather basic information about your potential clients in advance. These little tools can be a lifesaver in pre­qualifying leads. You can qualify a lead before even picking up the phone! Your questionnaire can include things such as date/time/budget. If all of these things do not align with your schedule and business model, chances are that client is not a right fit for you. Weeding out candidates that are not necessarily for your business is ideal for saving time and wasted energy.   This little automated step takes away the tedious steps of back and forth email, phone calls, texts, and meetings. Why waste the client’s time and yours if you already know they are not a viable candidate for your business?   

“Research is creating new knowledge.”­ Neil Armstrong  Setting up a questionnaire/survey can get you straightforward answers and to the point responses. Giving various options can help gather preliminary data that is important to you.    

 *Questionnaires help you pre­qualify leads so you don’t waste time on a client who is not a good fit.  

  

  

 

Workflow/Process If you’re like most people and have a million tasks ahead of your day, you likely need to think about your process and a way to organize it all. “To­do­lists” are likely an archaic yet essential part of running your business. Maybe you check tasks off when they are complete, maliciously strike a red pen through the daunting scribbles, or simply write your thoughts on a post­it.  While this process may never fully go away, there is a faster way to actually get those tasks done.   

“Fall in love with the process, and the results will come.” (1)  Think of automation and process like a to­do list. Go ahead, write it out. Now, think about what tasks you do over and over. Perhaps send the same generic “thank you for your inquiry” email or an invoice reminder. Perhaps you send the same contract every time. Those are things that you should be automating.  

● Questionnaires ● Generic Emails  ● Inquiry Forms ● Invoices/Contracts/Quotes ● Proposals  

Sure you cannot automate an in­person meeting or a luncheon, but you can automate most of the administrative work so that you can get more free time to do what you love. Put a pause on your workflow, go have that luncheon, and have your system set to automatically send a thank you email an hour after your client meeting. You won’t have to remember and the client will think that you are so efficient!  

 * Automate your to­do list to save time on administrative tasks. 

 

Pricing Model  

You started a business because you’re passionate about it. Now, how do you ensure that passion turns a profit? Pricing models are important because they set a standard for how you interact with your clients. Making your fees clear upfront will prevent the dreaded ‘haggle’ or ‘friend discount’ later on. Here are there a few things to consider:  

● Upfront costs: rent, shipping, packaging, credit card fees, utilities, software, or systems you are using etc. Ballpark how much you’ll be spending each month so you can figure out what your profit return needs to be. 

 ● Consider how much customers are willing to pay. Do they see value in what you are 

offering? What is lifecycle of your product? What types of sales peaks and valleys are you anticipating? 

 ● Competition Analysis: What are your competitors charging? What need does your 

business fill? If you’re charging more, what are you doing to make yourself stand out? (Higher quality product, exceptional customer service, free shipping etc.) 

 

It’s important to remember that you created this business because you know you have something to offer, so don’t sell yourself short! Pricing is a reflection of your business­worth.  “We all have a tendency to undervalue our talents not just because of a lack of confidence, but also out of a fear of somehow offending potential 

clients.” (5) 

A good rule of thumb when creating a pricing structure is this :   Labor + Overhead + Profit / Hours  = Minimum Rate  Labor = The cost of your time and expertise  Overhead = Expenses (equipment, office rental, staffing, etc)  Profit  = 5% – 10% is common, but varies based on industry   Hours = How much do you want to work? 2000 hours/year = fifty 40 hour work weeks   

  

 

Payment Processing  Once you’ve selected a pricing model that makes sense for your business, you’ll need to outline your offerings to your clients. Again, this is a way to set standards for your business and outline the services you are willing to supply and avoid sticker shock upfront. By clearly displaying things like set­up fees, you can build rapport and trust with your transparency. (No one likes to be blindsided by extra charges.)  Not to mention, your clients will be glad that they can budget accordingly.   Next step, picking a payment processor. There are so many to choose from how do you decide?   Some of the more popular processors include: Paypal, Stripe, and Square.  But you should also consider whether or not you want to use ACH (electronic checking). They take a flat fee from each invoice rather than a percentage of your profits.  Again, automating your payments and setting up invoice reminders is a great way to ensure you’re getting those dolla dolla bills in a timely manner.    

 *Standard pricing pages help present clear expectations to clients. 

  

 

 

Dedicated Email/Calendar Life gets hectic, so embrace compartmentalization! It might be tempting to link your business email and calendar with your personal ones but they can cause a lot of unnecessary clutter. Or you could mistakenly send a personal email to one of your clients­oh no!   Syncing your email and calendar to one location keeps your personal, work, and life events separate so you can get a clear snapshot of what’s coming ahead in your agenda. Even color­coding can be a helpful way to quickly identify your priorities for the week.    

 * Dedicated business calendars and color­coding let you clearly see your priorities for the week. 

  While this by no means a comprehensive list, we hope this guide has helped you get a jump start on what you’ll need to make your business a smashing success!  For more resources on how to automate and organize your business, check out www.17hats.com, the all­in­one business management platform for ridiculously easy business management. If you want to take it one step further and remove the backend out of running your business all together, look at Ally! Your all in one business management team https://www.17hats.com/ally.html 

Works Cited 

 

1. Heitkoetter, Markus. "Fall in Love with the Process, and the Results Will Come!" Fall in 

Love with the Process, and the Results Will Come! Rockwell Trading, n.d. Web. 25 July 

2016. 

2. Kipnis, Jill. "The Three Essential Questions Every New Entrepreneur Needs to Answer – 

17hats Blog | Business Advice for Freelancers and Solo Entrepreneurs." 17hats Blog 

Business Advice for Freelancers and Solo Entrepreneurs. 17hats, 5 Apr. 2016. Web. 25 

July 2016. 

3. Nazar, Jason. "16 Surprising Statistics about Small Businesses." Forbes. Forbes 

Magazine, 9 Sept. 2013. Web. 26 July 2016. 

4. "107 Mind­Blowing Sales Statistics That Will Help You Sell Smarter." 107 

Mind­Blowing Sales Statistics That Will Help You Sell Smarter. SlideShare, 14 Sept. 

2015. Web. 25 July 2016. 

5. Wood, Adam. "How to Price Your New Business for Success." Https://blog.17hats.com. 

17hats, 8 Apr. 2016. Web. 25 July 2016. 

  

Resources  Financial/Legal 

● Nolo Legal Encyclopedia: http://www.nolo.com/legal­encyclopedia/sole­proprietorship­basics­29694.html ● The Law Tog, Law Photography: www.thelawtog.com  ● Sign Easy:https://blog.getsigneasy.com/features/what­benefits­can­esignatures­bring­to­your­business/ 

 Payments 

● Entrepreneur Magazine: https://www.entrepreneur.com/article/241196  

Pricing  ● Business Victoria: http://www.business.vic.gov.au/money­profit­and­accounting/pricing/pricing­strategies