tips & tricks nr. 98 ungdomsuddannelsesdatabasen su til...

© Copyright 2017 DXC Technology. All rights reserved.

LUDUS Helpdesk

T +45 3614 7070

[email protected]

CSC Scandihealth A/S

- en del af DXC Technology

P.O. Pedersens Vej 2

8200 Aarhus N

T +45 3614 4000

www.dxc.technology

www.dxc.technology/ludus

CVR 25 46 93 64

Tips & Tricks nr. 98

Ungdomsuddannelsesdatabasen

SU til fem ungdomsuddannelser

Version 2

December 2017

Ungdomsuddannelsesdatabasen SU til fem ungdomsuddannelser

Side 2 af 15

Indholdsfortegnelse

1. Generelt om UUDB - Ungdomsuddannelsesdatabasen ......................................................... 3

2. Kørslerne .................................................................................................................................... 5

3. Menupunktet SU ........................................................................................................................ 6 3.1 UUDB-indberetningshistorik ................................................................................................... 6 3.2 Indberetningshistorik for den enkelte kursist .......................................................................... 6

4. Andre indberetninger .............................................................................................................. 13 4.1 Kursister med fremtidige kursistuddannelser ....................................................................... 13 4.2 Kursist udmeldes før kursistuddannelsen starter ................................................................. 13 4.3 HF-e og stx-e ....................................................................................................................... 13 4.4 Slettes en kursistuddannelse ............................................................................................... 13 4.5 Rettelser på kursistuddannelser tilbage i tid ......................................................................... 13 4.6 Markeringen er fortsættelse af fuldtidsudd. (UUDB) ............................................................ 13

5. Fuldtidskursist skifter skole ................................................................................................... 14

6. Fuldtidskursist udmeldt fra skolen og genoptages på et senere tidspunkt ....................... 15


Side 3 af 15

1. Generelt om UUDB - Ungdomsuddannelsesdatabasen

Som en del af SU reformen (juni 2013) indføres der fra den 01-01-2015 nye regler for kursister, der går på ungdomsuddannelser. En af reglerne er, at en kursist som udgangspunkt fremover højst må få SU til fem påbegyndte ungdomsuddannelser (læs mere om reglerne på SU net).

For at kunne håndtere denne regel, har ministeriet i tilknytning til US2000 oprettet UUDB – Ungdomsud-dannelsesdatabasen. Det er et myndighedskrav, at skolerne kan indberette til UUDB via de studieadmi-nistrative systemer.

Oplysninger om ungdomsuddannelserne (STX, HHX, HTX, HF, STK, hf-e og stx-e) sendes fra LUDUS Web til UUDB ved hjælp af to kørsler:

• Indsend UUDB-indberetning til US2000 med historiske data (1/7-2010 - 30/11-2014) Denne kørsel skal afvikles én gang i perioden 18/11-2014 til 30/11-2014.

• Indsend daglig UUDB-indberetning til US2000 (fra 1/12-2014) Denne kørsel skal afvikles dagligt fra og med den 1/12-2014.

Kørslen Indsend UUDB-indberetning til US2000 med historiske data (1/7-2010 - 30/11-2014) skal afvik-

les én gang som den første af de to for at indberette påbegyndte ungdomsuddannelser fra 1. juli 2010, samt tilhørende ophør til 30. november 2014.

Den anden kørsel Indsend daglig UUDB-indberetning til US2000 (fra 1/12-2014) benyttes herefter til lø-bende indberetning. Kørslen til løbende indberetning kan ikke afvikles, før den historiske kørsel er afvik-let.

Indberetningen til UUDB sker på baggrund at kursistuddannelsen i LUDUS (Kursist>>Uddannelse…).

Der indberettes en startdato, så snart uddannelsen er oprettet i LUDUS, og en slutdato, når kursistud-dannelsens slutdato er passeret. Hvis kursisten udmeldes, sendes udmeldelsesdatoen minus 1 som slutdato, når udmeldelsesdatoen er passeret.

På den enkelte kursistuddannelse i LUDUS kan der sættes to markeringer, der benyttes ved indberet-ning til UUDB:

• Udmeldt, ikke påbegyndt (UUDB) – denne markering skal sættes på alle relevante gymnasiale kursistuddannelser i LUDUS, hvis kursisten er tilmeldt undervisning, men ikke møder op på skolen.

• Er fortsættelse af fuldtidsudd. (UUDB) – denne markering er kun relevant for fuldtidsuddannel-

ser. Den sættes, hvis en kursist overflyttes fra en skole til en anden og der er tale om en fort-

sættelse af tidligere uddannelse. Se reglerne for denne markering på SU net.

For hf-e og stx-e indsendes også dato for udstedelse af eksamensbevis.

De to omtalte markeringer på Kursist uddannelsen i LUDUS.

Kursist-vinduet>>Uddannelse…:


Side 4 af 15

<


Side 5 af 15

2. Kørslerne

Kørslerne findes under menupunktet Kørsler

De to kørsler skal afvikle efter de regler, der er beskrevet på side 3.

Når kørslerne er afviklet, sendes der besked til de brugere, der er angivet ved opsætning af kørslen. Ef-ter at den daglige kørsel er afviklet, sendes der besked til de valgte brugere, hvis der er indberettet data til UUDB.

Disse to kørsler indberetter gennem den samme snitflade, som bruges når der indberettes til US2000.


Side 6 af 15

3. Menupunktet SU

Det er under dette menupunkt historikken for kørslerne vises.

3.1 UUDB-indberetningshistorik

Den samlede indberetningshistorik kan ses under faneblad UUDB-indberetningshistorik.

Der kan kun vises 500 indberetninger pr. visning, derfor kan det være nødvendigt at indskrænke visnin-gen via de forskellige filtre. Herunder kan det være nødvendigt at vælge et interval af kursister, som vist ovenfor fra kursist nummer 0 til kursistnummer 5000.

Læs mere i hjælpen om de enkelte kolonner.

3.2 Indberetningshistorik for den enkelte kursist

Indberetningshistorikken for den enkelte kursist kan ses på fanebladet UUDB.

Læs mere i hjælpen om de enkelte kolonner.


Side 7 af 15

Eksempler på historiske indberetninger

Det er kørslen Indsend UUDB-indberetning til US2000 med historiske data (1/7-2010 - 30/11-2014), der indberetter de historiske data.

Nedenfor gennemgås en række eksempler på indberetninger.

Eksempel 1

Denne kursists UUDB indberetningshistorik ser således ud i LUDUS Web.

Bemærkninger:

Kursisten var i gang med en uddannelse den 01-07-2010, derfor indberettes:

• Indskrivning, oprettelse 01-08-2009, som er startdatoen på kursistuddannelsen.

• Ophør, afsluttet 30-06-2012, som indsendes efter de samme regler som afslut på SU-indberetninger, dvs. når kursistuddannelsen slutter 31-07-2012 indberettes 30-06-2012, hvor kursisten normalt stopper på skolen.

Eksempel 2


Side 8 af 15


Bemærkninger:

Kursisten er startet på uddannelsen efter 01-07-2010, derfor indberettes:


• Ophør, afsluttet 30-06-2013, som indsendes efter de samme regler som afslut på SU-

indberetninger. Når kursistuddannelsen slutter 31-07-2013 indberettes 30-06-2013, hvor kursi-

sten normalt stopper på skolen.


Side 9 af 15

Eksempel 3

Kursisten er udmeldt den 15-11-2010.


Bemærkninger:

Kursisten er startet på uddannelsen efter 01-07-2010 og er derfor indberettet:


• Ophør, afbrudt 14-11-2010, som indsendes efter de samme regler som afbrud på SU-

indberetninger. Udmeldes en kursist den 15-11-2010 er kursisen ikke aktiv i LUDUS på denne

dato, derfor sendes slutdato 14-11-2010.


Side 10 af 15

Eksempel 4

Kursisten er aktiv på skolen.


Bemærkninger:

Kursisten er startet på uddannelse efter 01-07-2010 og er derfor indberettet:


• Der er ingen indberetning af ophør. Den daglige kørsel Indsend daglig UUDB-indberetning til

US2000 (fra 1/12-2014) vil den 30-06-2017 indberette et ophør, afslut med slutdato 30-06-

2017, på tilsvarende måde som i eksempel 2.


Side 11 af 15

Eksempel 5

Kursisten er aktiv på skolen og er indmeldt og udmeldt over flere gange.

Bemærkninger: Kursisten er startet på første uddannelse efter 01-07-2010 og er derfor indberettet:

• Indskrivning, oprettelse 01-01-2010, som er startdatoen på første kursistuddannelse.

• Der er ingen indberetning af ophør på sidste uddannelse, da slutdatoen på uddannelsen

ikke er passeret.

• Der er et ophør, afbrud (øverste linje), da kursisten er udmeldt fra HF2 15-04-2012.


Side 12 af 15

Eksempel 6

Eksempel på en hf-e kursist med flere overlappende kursistuddannelser:

Her indberettes der én startdato 15-08-2012 og én slutdato, når den passeres.

At der kun indberettes en periode, skyldes at alle indberetninger til UUDB relateres til det juridiske insti-tutionsnummer.

Afdeling 1

Afdeling 3

Afdeling 2

15-08-2012

01-12-2014


Side 13 af 15

4. Andre indberetninger

4.1 Kursister med fremtidige kursistuddannelser

Når en kursistuddannelse er oprettet på en kursist, indberettes der en startdato ved næste afvikling af kørslen Indsend daglig UUDB-indberetning til US2000 (fra 1/12-2014)

4.2 Kursist udmeldes før kursistuddannelsen starter

Udmeldes kursisten før kursistuddannelsen starter (udmeldelsesdato på kursistuddannelsen er før kur-sistuddannelsens startdato), sendes der et slet af indskrivningen.

4.3 HF-e og stx-e

Når der er udstedt et fuldt hf-e- eller stx-e-eksamensbevis, indsendes datoen for denne udstedelse.

4.4 Slettes en kursistuddannelse

Indsendes der et slet af indskrivning og evt. ophør.

4.5 Rettelser på kursistuddannelser tilbage i tid

Rettes der på kursistuddannelser tilbage i tid, indsendes der rettelser til disse. Dette sker ved, at der sendes et slet de gamle oplysninger og derefter opret til de nye oplysninger.

4.6 Markeringen er fortsættelse af fuldtidsudd. (UUDB)

Ændres denne markering (i LUDUS) efter at der er indsendt en indskrivning, indberettes ændringerne.


Side 14 af 15

5. Fuldtidskursist skifter skole

Når en fuldtidskursist (STX, HHX, HTX, HF, STK) skifter skole, skal den modtagendes skole tage stilling til, om der er tale om en fortsættelse af uddannelsen eller ej. Se SU net for disse regler.

Hvis der er en fortsættelse af uddannelsen, skal der i LUDUS på kursistuddannelsen sættes mærke ved Er fortsættelse af fuldtidsudd. (UUDB) (se side 4).

Kursistuddannelsen skal som udgangspunkt oprettes med en Startdato der afspejler kursistens start på skolen.

Se evt. også Tips og tricks: 123 SU for fuldtidskursister – der skifter skole.


Side 15 af 15

6. Fuldtidskursist udmeldt fra skolen og genoptages på et se-nere tidspunkt

Som udgangspunkt skal der oprettes en ny kursistuddannelse, der afspejler kursistens nye startdato. Der skal tages behørigt hensyn til aktivitetsberegning.

Som ovenfor skal der tages stilling til, om det er en fortsættelse af uddannelse eller ej.

tips & tricks nr. 98 ungdomsuddannelsesdatabasen su til...

Documents