tm trademarks of the toronto organizing committee for the 2015 pan american and parapan american...
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TM Trademarks of the Toronto Organizing Committee for the 2015 Pan American and Parapan American Games.
Taller sobre la solicitud de propuesta (RFP)de los Juegos Panamericanos y Parapanamericanos TORONTO
2015
Presentado por Comité Organizador de los Juegos Panamericanos y Parapanamericanos Toronto
2015 (TO2015) CIBCMinisterio de Desarrollo Económico, Comercio y Empleo / Ministerio de
Investigación e Innovación
2Orden del día
Bienvenida• Descripción general de los Juegos Panamericanos y
Parapanamericanos TORONTO 2015• Oportunidades de negocio• Redacción de respuestas de las solicitudes de propuestas• Oportunidades de asociación y creación de redes de
contacto de las solicitudes de propuestas• Discusión grupal• Comentarios de cierre
Descripción general de los Juegos Panamericanos y Parapanamericanos TORONTO 2015
Sección 1
4Un evento de clase mundial
• El tercer evento polideportivo internacional más grande después de los Juegos Olímpicos de verano y los Juegos Asiáticos
• El evento polideportivos más grande que haya organizado Canadá
• Juegos Panamericanos: del 10 al 26
de julio• Juegos Parapanamericanos: del 7 al
15 de agosto
5En cifras
• 41 países y territorios panamericanos
• Más de 450 miembros en el Comité Organizador
• 10.000 atletas, entrenadores y funcionarios
• Más de 40 sedes• 51 deportes • Hasta 20.000 voluntarios• Presupuesto de $1400 millones
del Comité Organizador de TO2015
6Legado de los Juegos
Económico• Trabajos, turismo y negocios
Infraestructura• Deporte y remodelación
Social• Voluntarios• Accesibilidad• Diversidad
7
• Infrastructure Ontario• Municipios• TO2015
$700 millones
de capital
• TO2015$700
millones operativos
Oportunidades de contratación pública = + de $300 millones
35 % Gobierno de
Canadá
Desglose presupuestario del Comité Organizador de TO2015
Inversiones: $1400 millones
35 % Provincia de
Ontario
10 % Ingresos de los Juegos
20 % Gobierno municipal
8Sector público más amplio
TO2015 corresponde al sector público más amplio de Ontario con vigencia en el 2012
• Cumple las directrices de contratación pública de Ontario
• Procesos enfocados en:– Imparcialidad y transparencia– Optimizar la rentabilidad
Nuestros criterios de compra incluyen lo siguiente:
• Costo total de propiedad• Disponibilidad de bienes y
servicios• Calidad• Solución innovadora• Capacidades y experiencia• Diversidad• Solidez financiera de la empresa
Oportunidades económicas
Sección 2
10Umbrales del proceso de contratación pública
Umbral de gastos Proceso de contratación pública Identificación del proveedor
Hasta $10.000 • Obtención de cotizaciones • Base de datos del proveedor*
de $10.000 a $100.000 • Invitación a la competencia• Mín. 3 proveedores
• Base de datos del proveedor• Listado de proveedores MERX• Investigación de mercado• Publicación en la página web de
TO2015
mayor a $100.000 • Competencia abierta• Publicación en MERX
• MERX• Publicación en la página web de TO2015
* Las empresas se registraron en la página web de TO2015
¡Participen!
Página web de TO2015 toronto2015.org
• Listado actual de ofertas de MERX• Registre su empresa• Oportunidades de patrocinio• Oportunidades de voluntariado
Página web de MERX www.merx.com
11
12Plazo de contratación pública - Compras principales
Servicio de alimentos para la Villa(Hostelería)
Muebles de la Villa(Camas/cajoneras/productos textiles)
MAE(Muebles/accesorios/equipamiento)
Flota de autobuses
Marzo de 2014
Limpieza(Villa)
Febrero de 2014 Abril de 2014
Energía temporal
Tiendas
Remolques y almacenamiento
Cocina de la Villa
13Plazo de contratación pública - Compras principales
Cercas
Baños portátiles
Mayo de 2014 Verano de 2014Junio de 2014
Andamios/sillas temporales
Reprografía
Diciembre de 2014
Pantallas de video/marcadores
Equipamiento deportivo
Imagen de marca de los Juegos – Señalización, gráficos, carteles, etc.
Mástiles de bandera
Equipo y servicios médicos(IRM/rayos X/fisioterapia)
14Estrategia de contratación pública
• Aprovisionamiento de contratación: local (GGH), provincial, nacional, internacional
• Diversidad de proveedores: pequeñas y medianas empresas 51 % propiedad y control por parte de los grupos siguientes :– Pueblos aborígenes– Mujeres– Minorías visibles– Personas con discapacidades– Comunidad GLBT
• Asociaciones: alentar las asociaciones entre pequeñas empresas diversas y grandes empresas (beneficios de legado)
Otros internacional
esPaíses
panamericanos
Canadá
Ontario
Toronto y GGH
15Diversidad de proveedores y gastos geográficos de TO2015Al 31 de enero de 2014
Proveedores diversos contratados
181 22 % de proveedores
Total de gastos diversos $5 millones15 % de todos los gastos en proveedores
Clasificación diversa N.º de proveedores
Gasto
Propiedad de mujeres 104 $4,4 millones
Empresas de minorías visibles 59 $0,56 millones
Empresas de aborígenes 11 $0,08 millones
Empresas de personas con discapacidades
5 $0,01 millones
Empresas de GLBT 2 <$0,01 millones
Región Gasto % del gasto total
GGH $23,8 millones 70 %
Ontario $0,6 millones 2 %
Canadá $9 millones 26 %
ODEPA/internacionales $0,7 2 %
Redacción de respuestas de las solicitudes de propuestas
Sección 3
17Comprensión de los elementos
RFI • Solicitud de información
RFP – Q• Solicitud de precalificación
RFQ• Solicitud de cotización
RFP• Solicitud de propuesta
18Elaboración de su respuesta
• Lea y clarifique• Analice los detalles requeridos• Comprenda los requisitos obligatorios• Intención de ofertar, plazos y fechas• Tiempo para responder• La diferencia que marca
19Ejemplo de pregunta de RFP
• Describa brevemente los conjuntos de calificaciones/destrezas, áreas de conocimientos especializados, nivel de conocimientos especializados, y autoridad para resolver los desafíos de personal, equipamiento y servicio.
20Ejemplo de respuesta de RFP
Cómo no responder:• Consulte la respuesta de la pregunta n.º 8 que brinda un resumen
detallado.
21Ejemplo de respuesta de RFP
Cómo no responder:• Permanecerá intacto el equipo de gestión de cuentas existente que
se dedica actualmente al apoyo de su organización.
22Ejemplo de respuesta de RFP
• Nos concentramos especialmente en la excelencia del servicio al cliente. Todos los miembros del equipo constituirán recursos dedicados con el entrenamiento cruzado correspondiente de respaldo para cubrir las enfermedades y los días feriados. A continuación se presentan las personas clave que forman nuestra estructura de gestión de cuentas.
• Director de cuenta: rinde cuentas directamente al Presidente y es responsable de la gobernanza general de proyectos, estableciendo informes del contrato de nivel de servicio (Service Level Agreement, SLA), realizando recomendaciones de mejora del proceso y dirigiendo las sesiones informativas de proyectos. El Director de cuenta es el punto de escalamiento primario para los miembros del equipo interno y el cliente. Las principales áreas de experiencia incluyen:
• Gerente de cuenta: rinde cuentas al Vicepresidente de operaciones y es responsable de la gestión diaria de la cuenta una vez que se completa la implementación del proyecto. El gerente de cuenta es responsable de analizar y distribuir el informe de SLA, realizando reuniones regulares de análisis de clientes y recomendaciones para mejorar el proceso. Toda consulta del cliente que el Gerente de cuenta no pueda responder se asigna al miembro del equipo de servicio al cliente correspondiente para brindar la respuesta.
• Proceso de escalamiento y resolución de quejas: el punto de escalamiento primario es el Director de proyectos durante el ciclo de un proyecto y el Director de cuenta o el Gerente de cuenta en cualquier momento. Estas personas tienen la autoridad plena para resolver todos los asuntos que incluyen los desafíos del personal, el equipamiento y el servicio.
Asociación para las respuestas de RFP
Sección 4
24Asociación con las oportunidades comerciales de TO2015
¿Por qué asociarse con otros?• La oportunidad supera su capacidad• La suma de sus capacidades individuales crea un
valor más sólido para el cliente• Presencia geográfica: la huella de los Juegos
Panamericanos y Parapanamericanos TORONTO 2015 es amplia
• Los socios traen el componente de diversidad que le pueda faltar
• Los socios brindan una experiencia de sostenibilidad ambiental
Nota: Responder a las oportunidades comerciales de TO2015 en calidad de socios y la estructura de la asociación es decisión exclusiva de las empresas participantes.
25Modelos de asociación
Principal - secundaria (nivel 1 / nivel 2)
• La compañía más grande desempeña una función principal mientras que la compañía más pequeña ocupa una función de nicho.
• Ejemplo 1: – El proveedor de hostelería de la Villa de los Atletas
Panamericanos/Parapanamericanos CIBC (nivel 1) requiere una empresa de hostelería (nivel 2) para proveer la cocina caribeña durante 10 días.
• Ejemplo 2: – El principal proveedor de autobuses de TO2015 (nivel 1)
requiere la subcontratación de autobuses y conductores regionales (nivel 2) para las sedes del Área del Gran Toronto (GTA) (Minden, Oro-Medonte).
26Modelos de asociación
Entre pares• Las empresas del mismo tamaño
se asocian para responder a una RFP de TO2015. Cada empresa satisface una parte determinada de los requerimientos; una dirige el contrato o ambas forman una empresa conjunta.
• Ejemplo 1: – La Compañía A y la Compañía B forman un
equipo para responder a una RFP sobre la transmisión de TO2015. La Compañía A brinda servicios de transmisión anfitriona (producción de video) mientras que la Compañía B brinda la transmisión nacional (transmisión por televisión). La Compañía A representa la parte más grande del contrato y por lo tanto decide ser el líder del contrato.
• Ejemplo 2: – Una florería se asocia con una empresa de
regalos para proporcionar los ramos de flores para las ceremonias de entrega de medallas de TORONTO 2015. Forman una empresa conjunta (asociación) para este contrato.
27Asociaciones de proveedores
Desarrollo de su propuesta de asociación• Todas las RFP de TO2015 incluirán los requisitos de diversidad.• Cree una oportunidad para que el proponente líder no diverso cumpla sus
requisitos de diversidad mediante una asociación o subcontratación. • Cree una situación de “ganar-ganar”. • Asegúrese de que exista valor y una necesidad en su propuesta (es decir,
investigue sobre TO2015).– El presupuesto si se ha publicado en línea.– Libro de candidatura de TORONTO 2015 (página web).– Juegos de verano similares.
• Proponga la solución que está dispuesto a realizar
(experiencia demostrada).
28Asociaciones de proveedores
¿Con quién puede asociarse?• Empresas extranjeras que requieran el conocimiento, la mano de obra
o la experiencia local• Empresas nacionales que busquen la diversidad de la cadena de suministro,
el conocimiento o la experiencia local
¿Dónde puede encontrar su socio comercial?• Investigación de mercado. • Su organización comercial (Consejo de Comercio, Cámara de Comercio,
Organización de Diversidad).• Su institución financiera.• MERX – lista de empresas que buscan una
oportunidad en TO2015
29Asociaciones de proveedores
Captura de pantalla de la lista de proveedores de MERX para una RFP particular
30Asociaciones de proveedores
¿Qué formas pueden tomar las asociaciones?• Formal (legal)
– Asociaciones de empresas conjuntas• Informal
– Acuerdos por carta, memorándum de entendimiento• Apretón de manos y/o acuerdo verbal
– Ofertas conjuntas en una RFP en la que una toma la delantera.– Subcontratación, una parte de la cadena de suministro.
31Asociaciones de proveedores
Identificar las categorías de gastos que encajan con un modelo de asociación
32Asociaciones de proveedores
Ejercicio grupal para la creación de redes de contacto N.º 1• Forme equipos de 6.• Seleccione una oportunidad comercial en TO2015 de la lista
proporcionada.• Explique la oportunidad para una propuesta de asociación, lo que
incluye:– ¿Qué funciones desempeñarán todos los socios?– ¿Qué valor le brinda esto al comprador (TO2015)?
• Cinco minutos para finalizar el ejercicio; 30 segundos para presentarlo a la sala.
¡Gracias!