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Manual TMS Expense – Adelantamiento y Rendición de Cuentas
Tipo de Documento: Manual Departamento de
Entrenamiento e Implementación
TMS Expense – Guía del Solicitante
Manual TMS Expense – Adelantamiento y Rendición de Cuentas
Tipo de Documento: Manual Departamento de
Entrenamiento e Implementación
Sumario
1. Introducción ........................................................................................................... 3
2. Cómo solicitar un anticipo ..................................................................................... 3
3. Cómo efectuar una rendición de cuentas ............................................................. 8
4. Cómo solicitar un gasto junto a un viaje ............................................................ 12
Manual TMS Expense – Adelantamiento y Rendición de Cuentas
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1. Introducción Al solicitar un viaje en el sistema TMS, es posible solicitar al sector financiero un anticipo para ser utilizado en gastos durante el período, tales como refrigerios, taxis, etc. En el regreso del
viaje, el solicitante deberá rendir cuentas informando cuánto fue utilizado de manera que el sistema informe si hay valor para reembolso o devolución a la empresa. Vale mencionar aún que el TMS Expense permite también la solicitud de un anticipo o
reembolso que no esté vinculado a ningún viaje. Sigue esta guía detallada sobre cómo proceder para efectuar solicitudes de este tipo y hacer la rendición de cuentas.
2. Cómo solicitar un anticipo
En el ejemplo a continuación se efectuará una solicitud de anticipo aislada, es decir, que no esté relacionada con ningún tipo de viaje. Haga clic en el ícono del Expense Management en el menú suspendido y haga clic en la opción
“Anticipo”:
La primera pantalla será una ventana emergente para relleno de los ítems obligatorios:
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Rellene las informaciones del Anticipo y haga clic en “Incluir”. Las informaciones pasarán al lado derecho de la pantalla. Si hay otras solicitudes de Anticipo, es posible añadirlas y, al finalizar, haga clic en “Enviar para Autorización”:
Después de realizada la aprobación, el responsable del sector financiero recibirá una
notificación de que deberá efectuar el pago. Enseguida él actualizará la información en el sistema a través del menú “Lanzar Pago”:
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Al regresar del viaje, el viajero deberá acceder a la solicitud para hacer la Rendición de Cuentas del Anticipo enviando sus respectivos gastos:
Las informaciones deberán ser rellenadas del lado izquierdo de la pantalla, y a medida que el
viajero hace clic en el botón “Incluir”, estas pasarán al lado derecho. Si el viajero no consigue alterar cantidades y valores, significa que estas restricciones fueron registradas por el
Administrador. Al concluir el proceso, el viajero deberá “Enviar para Autorización”:
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La aprobación pasará al status de “Aguardando Verificación” o “Aguardando Autorización” y el aprobador tendrá acceso a “Reprobar” o “Aprobar” los gastos:
Observación: Si el aprobador reprueba cualquiera de los gastos e inserta el motivo en el campo “Justificación”, toda la solicitud será reprobada y volverá al status “Aguardando Lista”, para que
las respectivas contabilizaciones reprobadas sean corregidas o excluidas.
Al hacer clic en el botón “Crear PDF”, es posible visualizar un resumen de la solicitud e imprimirlo, si necesario:
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Después de Averiguada y/o Aprobada la solicitud, esta pasará al status “Aguardando Pago”:
Nuevamente el responsable del financiero rellenará las informaciones. Observe que esta pantalla también propicia la impresión del archivo:
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El gasto pasará al estatus “Concluida” y no aparecerá más en la pantalla de solicitudes
pendientes:
3. Cómo efectuar una rendición de cuentas La rendición de cuentas aislada sirve para hacer contabilizaciones que no estén vinculadas a
una OS efectuada anteriormente. Haga clic en el ícono del Expense Management en el menú suspendido y haga clic en la opción
“Rendición de Cuentas”:
El sistema abrirá una pantalla con la lista de solicitudes en el status “Aguardando Lista”. En esta pantalla es posible acceder directo a la solicitud para rendir cuentas a través del ícono verde. Si la rendición no está relacionada con una OS anterior, hacer clic en “Nueva Rendición”:
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Al hacer clic en “Nueva Rendición” el sistema abrirá una ventana emergente. Rellene todos los datos de la solicitud y haga clic en “Continuar”:
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Incluya los datos de la rendición. Las informaciones que podrán ser alteradas dependerán de la
política registrada. Al finalizar, haga clic en “Incluir”:
Es posible incluir otros gastos, si necesario. Al finalizar, haga clic en “Enviar para Autorización”. Si hay Estructura de Aprobación para verificación, esta solicitud pasará por las dos
aprobaciones. Aunque el usuario sea “Máster Reembolso”, la solicitud pasará por aprobación por verificación, si procede.
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Después de la acción de los aprobadores de costo y verificación, la solicitud pasará al status
“Aguardando Pago”:
Después que responsable del financiero rellena las informaciones de pago, deberá hacer clic en “Confirmar” y el gasto pasará al status de “Concluida”:
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4. Cómo solicitar un gasto junto a un viaje Haga clic en el ícono “Pedido” en el menú suspendido, rellene los ítems obligatorios y haga clic en “Solicitar Viaje”:
Después de incluir las informaciones del viaje, haga clic en la opción “Anticipo”, al lado derecho de la pantalla:
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Seleccione las opciones del Anticipo sin olvidar de hacer clic en la señal de “+” para agregar la
información en el pedido y enseguida haga un clic en “Enviar”:
Nuevamente las informaciones de cantidades y valores podrán ser alteradas según las políticas registradas por el Administrador.
La solicitud pasará por el Flujo de aprobación del viaje, es decir, quien apruebe el viaje también aprobará el “Anticipo”:
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Después de “Emitida” la solicitud por la agencia, pasará a seguir el Flujo del gasto. Al regresar
del viaje, el solicitante deberá efectuar la contabilización:
Al hacer la contabilización del gasto, el viajero puede informar si el valor está “Comprobado”
y/o es “Reembolsable” conforme las opciones: - Comprobado: Significa que el solicitante tiene la factura o cualquier otro comprobante del
gasto - Reembolsable: Debe siempre ser marcado para que el sistema entienda que el valor en
cuestión fue usado con gasto corporativo y debe generar reembolso o devolución. Además de eso, la línea descripción muestra la política del gasto registrada por el
administrador.
La visibilidad de las columnas que aparecen a la derecha es personalizable según se muestra a continuación. El sistema salvará la configuración de forma independiente para cada usuario y las columnas se mostrarán en los próximos accesos de la misma manera:
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Vale mencionar aún que si la moneda solicitada es diferente de la usada, el viajero deberá rellenar la información del cambio.
Si el cliente ha utilizado muchos cambios diferentes, el sistema permite aún calcular el cambio medio:
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El valor gasto en dólares fue insertado en el campo “Cantidad” y el valor en reales fue insertado en el campo “Valor”. El sistema informa entonces que la media del valor del cambio fue de 2,17:
Tras concluidas las contabilizaciones, la solicitud seguirá el Flujo hasta que el gasto esté “Concluida”: