todo sobre gestion documentalprogramadegestindocumentalagn-140806203007-phpapp02 (1)

8/19/2019 TODO SOBRE GESTION DOCUMENTALprogramadegestindocumentalagn-140806203007-Phpapp02 (1)

1/71

1/69

LA IMPORTANCIA DE

LOS ARCHIVOS


2/71

2/69

PRINCIPIOS RECTORES

FINES DEL ESTADO

FINES DEL ARCHIVO

GARANTIZAR A LACOMUNIDAD

PRINCIPIOSDEBERESDERECHOS

PARTICIPÁCIÓNCONTROL


3/71

3/69

TOMA DEDECISIONES

FUENTESDE LA

HISTORIA

PATRIMONIOCULTURAL

IDENTIDADNACIONAL

LALA ADMINISTRACIÓN Y LA CULTURAY LA CULTURA

EL ARCHIVO ES IMPORTANTE PARA:


4/71

4/69

Interés General

Dere!" a la #n$"r%a#&n

Interés 'art#(lar

C"ns(ltaRe'r")(#&n "'#as

ACCESO A LOS DOCUMENTOS DE

ARCHIVOS PÚBLICOS

Dere!" )e'et##&n

Excepto:•C.N.•Restricciones Legales

•Conseraci!n: "resta#o $e in%or#aci!n en otros soportes


5/71

5/69

LA NORMATIVIDAD Y

LA GESTIÓN

DOCUMENTAL EN LOSARCHIVOS


6/71

6/69

Gestión documental

C"n*(nt" )e at#+#)a)es a)%#n#strat#+as ,tén#as ten)#entes a la 'lan#$#a#&n-

%ane*" , "r.an#/a#&n )e la )"(%enta#&n'r")(#)a , re#0#)a '"r las ent#)a)es-)es)e s( "r#.en !asta s( )est#n" $#nal- "nel "0*et" )e $a#l#tar s( (t#l#/a#&n ,"nser+a#&n. 1Art2 3 Le, 456 )e 78889


7/717/69

La .est#&n )"(%ental se re"n"e- "%"(na at#+#)a) #ntr:nsea%ente l#.a)a a l"s

ar!#+"s , s( )esarr"ll" es 'aralel" a la0;s


8/718/69

El Programa de Gestión Documental -

PGD, como proceso archivísticosistemático

De0e estr(t(rarse a 'art#r )e la

n"r%at#+#)a) ar!#+:st#a +#.ente2C"nte%'la s#t(a#"nes ten)#entes ala s#%'l#$#a#&n )e tr=%#tes ,ra#"nal#/a#&n )e re(rs"s.


9/719/69

EL COM!" DE #$C%&O

E


10/7110/69

COMPO'E'!E( DE )' PGD

C"ns#)era#"nes 0=s#as )e t#'"

a)%#n#strat#+"- e"n&%#" ,ar!#+:st#"2As'et"s )e 'lanea#&n

rela#"na)"s "n la nees#)a) )e (n)#a.n&st#" , l"s re


11/7111/69


La a)"'#&n e #%'le%enta#&n )e las

ta0las )e reten#&n )"(%ental2La $"r%a#&n )e ar!#+"s se.;n el#l" +#tal )e l"s )"(%ent"s1Ar!#+"s )e Gest#&n- Central eH#st&r#"9


12/7112/69


I)ent#$#a#&n )e l"s 'r"es"s )e (n

'r".ra%a )e .est#&n )"(%ental ,s(s "rres'"n)#entes $l(*"s )e#n$"r%a#&n

La #%'le%enta#&n , se.(#%#ent"2


13/7113/69

Le, 63 )e >5>3

Le, 47? )e >555

C&)#." Penal

C&)#." )e Pr"e)#%#ent" Penal

C&)#." )e C"%er#"

P$OCE(O DE P$OD)CC*' DE

DOC)ME'!O(


14/7114/69

Deret" 7@65 )e >553

Deret" >46 )e >556

Deret" 7>48 )e >554

A(er)" AGN 8@8 )e 788>2

C#r(lar Interna AGN N"2>3 )e >555-


DOC)ME'!O(


15/7115/69

NTC >@?3

NTC 7773>5@

NTC 7@?@

NTC 3353

NTC 663@


DOC)ME'!O(


16/7116/69

7. CONSERVACIÓN

PROCESOS

DE UN

PGD

2. RECEPCIÓN

3. DISTRIBUCIÓN

4. TRÁMITE 6.CONSULTA

8. DISPOSICIÓN FINAL

5. ORGANIZACIÓN

1. PRODUCCIÓN


17/7117/69


DOC)ME'!O(

Genera#&n )e )"(%ent"s

)e las #nst#t(#"nes en(%'l#%#ent" )e s(s$(n#"nes2


18/7118/69


19/7119/69

P$OCE(O DE P$OD)CC*' DEDOC)ME'!O(

"R&CEDIMIENT&S ACTI'IDADES

(. Creaci!n )$ise*o $e$oc+#entos

Me)#"s , tén#as )e'r")(#&n , %ét")"s )e#%'res#&n Deter%#na#&n , sele#&n )es"'"rtes )"(%entales Deter%#na#&n )e)#%ens#"nes- al#)a) , t#'"s )es"'"rtes- .ra%a*e- t#ntas2


20/71

20/69


"R&CEDIMIENT& ACTI'IDADES

(. Creaci!n )$ise*o $e$oc+#entos

Instr(#"nes 'ara el

)#l#.en#a%#ent" )e $"r%(lar#"sDeter%#na#&n )e (s" , $#nal#)a))e l"s )"(%ent"sD#'l"%=t#a#%a.en "r'"rat#+a-

arater:st#as #nternas ,eternas- t#'" )e letra- $#r%asa(t"r#/a)asA)e(a)" (s" )e la re'r".ra$:a


21/71

21/69



,.Nor#ali-aci!n$e la pro$+cci!n$oc+#ental

I)ent#$#a#&n )e )e'en)en#as

'r")(t"rasDe$#n##&n )e t#'"l".:as

)"(%entales- $"r%at"s ,$"r%(lar#"s se.;n TRD

Deter%#na#&n )e $"r%at"s're#%'res"s , 'lant#llas're)eter%#na)as


22/71

22/69



,. Nor#ali-aci!n$e la pro$+cci!n$oc+#ental

D#retr#es rela#"na)as "n el

n;%er" )e "'#asC"ntr"l )e la 'r")(#&n )e

n(e+"s )"(%ent"sDeter%#na#&n )e la 'er#")##)a)

)e la 'r")(#&n )"(%ental


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23/69

C"nst#t(#&n P"l:t#a

Deret" 7>48 )e >554

A(er)" AGN 8@8 )e 788>2

P$OCE(O DE $ECEPC*' DE

DOC)ME'!O(


24/71

24/69

P$OCE(O DE $ECEPC*' DE

DOC)ME'!O(Con+nto $e operaciones $e eri%icaci!n )control /+e +na instit+ci!n $e0e reali-ar

para la a$#isi!n $e los $oc+#entos /+eson re#iti$os por +na persona nat+ral o

+r1$ica.


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25/69

Ra)#a#&n

Pr"e)#%#ent" '"r el (al- se as#.na (nn;%er" "nse(t#+"- a las"%(n#a#"nes re#0#)as " 'r")(#)as-

)e*an)" "nstan#a )e la $e!a , !"ra )ere#0" " )e en+:"

P$OCE(O DE $ECEPC*' DEDOC)ME'!O(


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26/69

Re.#str":

Pr"e)#%#ent" '"r el (al- las ent#)a)es#n.resan en s(s s#ste%as )at"s "%"Re%#tente " )est#natar#"- N"%0re " &)#."

)e la )e'en)en#a "%'etente- N"%0re )el$(n#"nar#" res'"nsa0le )el tr=%#te-ane"s , t#e%'" )e res'(esta



27/71

27/69

De$#n##&n )e %e)#"s )e ree'#&nRe#0" )e )"(%ent"s "$##alesVer#$#a#&n , "n$r"nta#&n )e

$"l#"s- "'#as- ane"s- $#r%asC"nstan#a )e re#0"As#.na#&n )e )at"s 1A(er)"

AGN 8@8788> Art2 79As#.na#&n "nse(t#+" )e en+#"s

(. Registro $e$oc+#entos

ACTI'IDADES"R&CEDIMIENT&



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28/69


,. Ra$icaci!n$e $oc+#entos

As#.na#&n )e "nse(t#+"- $e!a

, !"raI%'res#&n )e r&t(l" )e ra)#a#&nRela#&n entre l"s )"(%ent"s

re#0#)"s , en+#a)"s

Re.#str" #%'res" )e 'lan#llas )era)#a#&n , "ntr"lEla0"ra#&n )e esta):st#as



29/71

29/69

Deret" 7>48 )e >554

A(er)" 8@8 )e 788>

P$OCE(O DE D(!$+)C*' DEDOC)ME'!O(


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30/69


Actii$a$es ten$ientes a garanti-ar /+elos $oc+#entos lleg+en a s+ $estinatario.


31/71

31/69


>2D#str#0(#&n )e)"(%ent"sre#0#)"s

I)ent#$#a#&n )e )e'en)en#as ,)eter%#na#&n )e "%'eten#aEnr(ta%#ent" )e )"(%ent"s a

)e'en)en#a "%'etente

Re.#str" )e "ntr"l )e entre.a )e)"(%ent"s re#0#)"s

P$OCE(O DE D(!$+)C*' DE

DOC)ME'!O(


32/71

32/69


72 D#str#0(#&n )e)"(%ent"s#ntern"s

I)ent#$#a#&n )e )e'en)en#asEnr(ta%#ent" )e )"(%ent"s a

)e'en)en#a "%'etenteRe.#str" )e "ntr"l )e entre.a )e

)"(%ent"s #ntern"s



33/71

33/69


32 D#str#0(#&n )e)"(%ent"sen+#a)"s

De$#n##&n )e %e)#"s )e)#str#0(#&n 'ers"nal- $a- "rre"tra)##"nal- "rre" eletr&n#"-a'arta)" aére"- tr=%#te en l:nea-'=.#na e0- "tr"s

C"ntr"l , $#r%a )e .(:as , 'lan#llas)e entre.aOr.an#/a#&n %ensa*er:a eterna

P$OCE(O DE D(!$+)C*' DE

DOC)ME'!O(


34/71

34/69

C"nst#t(#&n P"l:t#a2

Le, 4 )e >57 Deret" 8> )e >56 Deret" 7>48 )e >5542

A(er)" AGN 8@8 )e 788>2

P$OCE(O DE !$M!E DEDOC)ME'!O(


35/71

35/69


C+rso $el $oc+#ento $es$e s+pro$+cci!n o recepci!n 2asta el

c+#pli#iento $e s+ %+nci!na$#inistratia


36/71

36/69

Resp+esta a +na solicit+$ ore/+eri#iento



37/71

37/69


>2Ree'#&n )es"l##t() " tr=%#te

72 Res'(esta

3C"n$r"nta#&n ,)#l#.en#a%#ent" )e 'lan#lla)e "ntr"l , r(ta )el tr=%#te

3Deter%#na#&n )e"%'eten#a

3Pre'ara#&n , 'r",e#&n)e res'(esta

P$OCE(O DE !$M!E DE

DOC)ME'!O(


38/71

38/69

Le, 6 )e >5>32 Le, 8 )e >5532 C&)#." )e C"%er#"2 Deret" >37 )e >5542 Deret" 746 )e 78882 Deret" 6>76 )e 78862

P$OCE(O DE O$G#'#C*' DEDOC)ME'!O(


39/71

39/69

A(er)" AGN 88? )e >5562

A(er)" AGN 85 )e >5542

A(er)" AGN >7 )e >5542

A(er)" AGN >@ )e 78872

A(er)" AGN 83? )e 78872



40/71

40/69

A(er)" AGN 835 )e 78872

A(er)" AGN 86> )e 78872 A(er)" AGN 867 )e 78872

A(er)" AGN 8>4 )e 78832

A(er)" AGN 87 )e 78862



41/71

41/69

C#r(lar AGN 8? )e 78872

C#r(lar AGN 8> )e 78832 C#r(lar AGNDAFP N"2 886 )e 78832

C#r(lar AGN 8>7 AGNDAFP )e 78862 C#r(lar AGN 8> )e 78862



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42/69

Res"l(#&n M#nSal() >554 )e >5552

Res"l(#&n AGN 8> )e 788>2

Res"l(#&n AGN >3 )e 78862

NTC 6854

NTC 4875



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43/69


220.13 ACTAS ../0120/2 #ctasComit3 DirectivoC"n*(nt" )e a#"nes

"r#enta)as a la

las#$#a#&n- "r)ena#&n, )esr#'#&n )e l"s)"(%ent"s


44/71

44/69


>2Clas#$#a#&n)"(%ental 3I)ent#$#a#&n )e (n#)a)esa)%#n#strat#+as $(n#"nales3A'l#a#&n )e la ta0la )ereten#&n ," +al"ra#&n )e la)e'en)en#a

3C"n$"r%a#&n )e ser#es ,s(0ser#es )"(%entales

P$OCE(O DE O$G#'#C*' DE

DOC)ME'!O(


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45/69


72 Or)ena#&n)"(%ental

3C"n$"r%a#&n , a'ert(ra )ee'e)#entes

3Deter%#na#&n )e l"ss#ste%as )e "r)ena#&n

3Or.an#/a#&n )e ser#es

)"(%entales3F"l#a#&n

P$OCE(O DE O$G#'#C*' DE

DOC)ME'!O(


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46/69

PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES

Trans$eren#as)"(%entales

Or.an#/a#&n , entre.a )etrans$eren#as )"(%entales, a'l#a#&n )e la )#s'"s##&n$#nal )e las TRD ," TVD



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47/69


32 Desr#'#&n)"(%ental 3An=l#s#s )e #n$"r%a#&n ,etra#&n )e "nten#)"s3D#se" )e #nstr(%ent"s )ere('era#&n "%" G(:as-In+entar#"s- Cat=l"."s e

n)#es



48/71

48/69


Le, 6 )e >5>32

Le, 4? )e >542

Deret" 8> )e >562

Deret" 7>7@ )e >5572

A(er)" AGN 6? )e 7888

A(er)" AGN 4@ )e 7888

P$OCE(O DE CO'()L!# DEDOC)ME'!O(


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49/69

P$OCE(O DE CO'()L!# DEDOC)ME'!O(

Aes" a (n )"(%ent" " .r('" )e )"(%ent"s"n el $#n )e "n"er la #n$"r%a#&n


50/71

50/69

PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES

>2 F"r%(la#&n )e la"ns(lta

3Deter%#na#&n )e la nees#)a) ,'re#s#&n )e la "ns(lta3Deter%#na#&n )e "%'eten#a )e la

"ns(lta3C"n)##"nes )e aes"3D#s'"n#0#l#)a) )e #n$"r%a#&n entér%#n"s )e restr##"nes '"r reser+a "'"r "nser+a#&n3Re.la%ent" )e "ns(lta

P$OCE(O DE CO'()L!# DE DOC)ME'!O(


51/71

51/69

PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES

72 Estrate.#a )e0;s


52/71

52/69


32 Res'(esta a

"ns(lta

In$raestr(t(ra )e ser+##"s )e

ar!#+"3S#ste%as )e re.#str" , "ntr"l )e'résta%"3Us" )e test#."s , $"r%at"s 'ara el

"ntr"l )e )e+"l(#&n3I%'lanta#&n )e %e)#"s %an(ales "a(t"%=t#"s 'ara l"al#/a#&n )e#n$"r%a#&n

P$OCE(O DE CO'()L!# DE DOC)ME'!O(


53/71

53/69


C&)#." Pr"e)#%#ent" C#+#l2 Le, 6? )e >5782

Le, >6 )e >53@2 Le, 35 )e >5>2

P$OCE(O DE CO'(E$C*' DEDOC)ME'!O(


54/71

54/69

Le, @3 )e >5@2

Le, 8 )e >5532 Le, 35? )e >55?2

C&)#." )e C"%er#"2



55/71

55/69

Deret" 7@78 )e >5532

Deret" 7>48 )e >5542 A(er)" AGN 88? )e >556

A(er)" AGN >> )e >55@2

A(er)" AGN 86? )e 78882



56/71

56/69

A(er)" AGN 86 )e 78882

A(er)" AGN 865 )e 78882 A(er)" AGN 848 )e 78882

A(er)" AGN 84@ )e 78882 A(er)" 83? )e 78872



57/71

57/69

Con+nto $e #e$i$as preentias o correctias4a$opta$as para garanti-ar la integri$a$ %1sica )

%+ncional $e los $oc+#entos $e arc2io4 sinalterar s+ conteni$o



58/71

58/69

PROCEDIMIENTOS

ACTIVIDADES

S#ste%a

Inte.ra)")eC"nser+a#&n

Sens#0#l#/a#&n , t"%a )e "n#en#a

Re'r")(#&n- )('l#a#&n , %#.ra#&n)e #n$"r%a#&nIns'e#&n , %anten#%#ent" )e#nstala#"nes

C"ntr"l )e "n)##"nes a%0#entalesL#%'#e/a



59/71

59/69

PROCEDIMIENTOS

ACTIVIDADES

S#ste%aInte.ra)"

)eC"nser+a#&n

C"ntr"l )e 'la.asAl%aena%#ent"- real%aena%#ent" ,

e%'astePr#%er"s a(#l#"s , re'ara#"nes%en"resPre+en#&n )e )esastres

Planes )e "nt#n.en#a 1"'#as )ese.(r#)a)- 'r"te#&n en #nen)#"s-r"0"s- #n(n)a#"nes- at=str"$esnat(rales- atenta)"s- .(erras9



60/71

60/69

C"nst#t(#&n P"l:t#a )e >55>

Le, >@3 )e >5452

Le, 35 )e >5>2

Le, 8 )e >5532

Deret" 7@65 )e >5532

P$OCE(O DE D(PO(C*' 4'#LDE DOC)ME'!O(


61/71

61/69

Deret" 747? )e >5482

Deret" 3346 )e >5462 Deret" 5@8 )e >5?82

Deret" 7@78 )e >5532 Deret" 55 )e >55?2



62/71

62/69

Deret" >>64 )e 78862

A(er)" AGN 88? )e >5562 A(er)" AGN 8 )e >5542

C#r(lar AGN 83 )e 788>2 C#r(lar AGN 8> )e 78862



63/71

63/69

NTC 3?732

NTC 6882 NTC 4>?62

NTC 4732



64/71

64/69

ELIMINACIÓN DEDOCUMENTOS

De#s#&n res(ltante )e la +al"ra#&n en (al


65/71

65/69


La

"nser+a#&nt"tal

Ree'#&n )e trans$eren#as

se(n)ar#asOr.an#/a#&n )e )"(%ent"s 'ara)#s'"nerl"s al ser+##" )e l"s(s(ar#"s

C"nser+a#&n , 'reser+a#&n )el"s )"(%ent"s

P$OCE(O DE D(PO(C*' 4'#L DEDOC)ME'!O(


66/71

66/69

PROCEDIMIENTOS

ACTIVIDADES

El#%#na#&n)e)"(%ent"s

A'l#a#&n )e l" est#'(la)" en laTRD " TVDVal"ra#&n a+ala)a '"r el C"%#té )eAr!#+"2Le+anta%#ent" )e ata ,)eter%#na#&n )e 'r"e)#%#ent"2



67/71

67/69

PROCEDIMIENTOS

ACTIVIDADES

Sele#&n

)"(%ental

A'l#a#&n )e %ét")" ele.#)"

Ele#&n )e )"(%ent"s 'ara"nser+a#&n t"tal ," re'r")(#&n en"tr" %e)#"



68/71

68/69

"R&CEDIMIENT& ACTI'IDADESMicro%il#aci!n

Digitali-aci!n

Deter#inar #eto$olog1a ) plan $e tra0ao

5ines en la +tili-aci!n $e la t6cnicaControl $e cali$a$ $+rante to$o el proceso 3Deter#inar la #eto$olog1a ) plan $etra0ao

De%inir cali$a$4 seg7n la %ase $el ciclo italen la c+al se re/+iereControl $e cali$a$ $+rante to$o el proceso


Ó


69/71

69/69

LOS PROGRAMAS DE GESTIÓN DE

DOCUMENTOS Y EL USO DE NUEVAS

TECNOLOGÍAS


70/71

70/69

[email protected]

v.co


71/71

[email protected]

Teléfono: (1)3373111Fax: (1)3372019

Cra. !" #91$.$. 37%%%

&ogot' .C. Colo*+ia
http://www.archivogeneral.gov.co/mailto:[email protected]:[email protected]://www.archivogeneral.gov.co/

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