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Tools for Business Success

Audit-Checkliste und Protokoll DIN EN ISO 14001:2004

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Tools for Success

Audit-Checkliste und Protokoll DIN EN ISO

14001:2004

Auditzeitraum (vor Ort):

Auditierte Bereiche/ Namen der auditierten Personen: Abteilungen:

Leitender Auditor: Co-Auditoren:

Datum: Unterschrift Leitender Auditor:

T_AuditChecklistProtokollISO14001.doc - Rev. 1.0 Seite 2 von 32 05.05.2008

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14001:2004

Normkapitel: 1. Anwendungsbereich Grunddokumentation zum Standort Normforderung / Thema

UM-Doku- Ggf. vorzulegende AbwNotizen des Auditors B mentation Dokumente (Beispiele) Nr.

Die Grunddokumentation zur Standortbeschreibung sollte folgendes umfassen:

▼ Unterlagen über die räumlichen Ausmaße bzw. Begrenzungen des Standortes

▼ Angaben zur direkten Umgebung:

- Naturschutz (Fauna, Flora Habitat),

- Wasserschutz, - Landschaftsschutz, - offene Gewässer, - Erholungsgebiete, - Wohngebiete, etc. ▼ Flächenausweisung

anhand von Flächennutzungsplänen (Standortkarten, Luftbilder, topographische Karten)

▼ Liste der Tätigkeiten (Verfahren, Prozesse, etc.) am Standort

▼ Liste der am Standort verwendeten bzw. gelagerten Stoffe (Art und max. Menge der Rohstoffe, Nebenprodukte, Zwischenprodukte, Endprodukte und Abfälle, Einstufung hinsichtlich Umweltrelevanz)

▼ Liste über bewegliche und unbewegliche Güter auf dem Standort, wie z. B.

- Fuhrpark, - Maschinen, - Gebäude ▼ Bei Nutzungsänderung

Angaben zu früheren Nutzungen des Standorts (Altlasten bzw. Verdachtsflächen?)

- Flurpläne, Lagepläne, Baupläne

- Flächennutzungs- pläne, Raumordnungspläne

- Informationen zu Wasserschutz- gebieten, Trink- wassereinzugs- bereichen

- Lagerpläne - Gefahrstoffe - wassergf. Stoffe

- Pläne zu Sammelstellen für Abfälle, Reststoffe

- Pläne zur Energieversorgung

- Pläne zur Abwasser- entsorgung, wie - Kanalisationspläne - Vorfluter

- Lagerorganisations- pläne, Lagerbestandszahlen

- Anlagenkataster









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14001:2004

Normkapitel: 1. Anwendungsbereich Anforderungen im Falle eines Erstaudits Normforderung / Thema


Wurde bei der Einführung des UMS eine erste Umweltprüfung vorgenommen und umfasste diese:

▼ die Ermittlung von Umweltaspekten, einschließlich solcher, die mit

- normalen Betriebsbedingungen,

- abweichenden Bedingungen wie Anfahr- und Abschaltbedingungen sowie

- Notfallsituationen und Unfälle (ggf. die Auswertung früherer Notfallsituationen und Unfälle)

▼ die Ermittlung einschlägiger rechtlicher Verpflichtungen und anderer Anforderungen, zu denen sich die Organisation verpflichtet hat

▼ die Überprüfung bestehender Umweltmanagementpraktiken und -verfahren einschließlich solcher, die mit der Beschaffung und Auftragsvergabe verbunden sind

Funktioniert das UMS seit mindestens drei Monaten und ▼ wurde ein Audit

durchgeführt? ▼ sind die

Auditergebnisse dokumentiert und von der obersten Ebene bewertet?

▼ wurden Maßnahmen zur Korrektur bzw. Vorbeugung definiert?

- Notfallpläne im Falle - Brand - Umweltunfall - Arbeitsunfall

- Auffangbereiche für kontaminiertes Löschwasser, Abwasser (Kanalverschluß)









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14001:2004

Normkapitel: 4. Anforderungen an ein Umweltmanagementsystem 4.1 Allgemeine Anforderungen Normforderung / Thema


▼ Welcher Teil der Organisation soll zertifiziert werden? Ist das räumliche Anwendungsgebiet/ der Zertifizierungsrahmen definiert?

▼ Ist die Organisation eindeutig definiert?

- Gesellschaftsform, Körperschaft, Betrieb, Unternehmen, Behörde oder Institution oder Teil oder Kombination davon (eingetragen oder nicht, öffentlich oder privat, mit eigenen Funktionen und eigener Verwaltung)

- Umeltmanagement- Handbuch

- Inkraftsetzung/Ver- bindlichkeitserklärung

- Anwendungsbereich des UM_Systems

- UM-Verfahrens-/ Arbeitsanweisungen

- Gründungsurkunden - Handelsregisteraus-

zug









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14001:2004

Normkapitel: 4. Anforderungen an ein Umweltmanagementsystem 4.2 Umweltpolitik Normforderung / Thema


▼ Wurde eine Umweltpolitik auf höchster Managementebene schriftlich festgelegt?

▼ Beinhaltet die Umweltpolitik

- eine Verpflichtung zur ständigen Verbesserung?

- eine Verpflichtung zur Minimierung von Umweltbelastungen?

- eine Verpflichtung zur Einhaltung a) der relevanten

Umweltgesetze und -vorschriften sowie

b) anderer Forderungen, zu denen sich die Organisation verpflichtet?

▼ Welche Aufzeichnungen, weisen nach, dass

- die Umweltpolitik allen Mitarbeitern bekannt gemacht worden ist?

- die Umweltpolitik allen Personen mitgeteilt wurde, die für oder im Auftrag der Organisation arbeiten?

▼ Ist festgelegt, in welcher Form die Umweltpolitik für die Öffentlichkeit zugänglich ist?

▼ Ist die Umweltpolitik in Bezug auf Umweltaus-wirkungen der Tätigkeiten, Produkte und Dienstleistungen der Organisation angemessen?

▼ Ist die Umweltpolitik allen eigenen Mitarbeitern und ggf. (zumindest den am Standort eingesetzten) Mitarbeitern von Fremdfirmen gegenwärtig?

- Informationstafeln, Aushang der Umweltpolitik,

- Literatur oder Fachzeitschriften

- Schulungsnachweise zur Umweltpolitik

- Investitionspläne - Maßnahmenpläne - Geschäftspläne









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14001:2004 4.3 Planung Normforderung / Thema


4.3.1 Umweltaspekte

▼ Gibt es ein Verfahren, zur Prüfung, Beurteilung Überwachung und ggf. Einflussnahme der bedeutsamen Umweltaspekte (Tätigkeiten, Produkte und Dienstleistungen des Unternehmens)?

- Hinweis: Welche Kategorien von Tätigkeiten, Produkten und Dienstleistungen wurden gebildet?

▼ Wird dieses Verfahren regelmäßig wiederholt?

- Hinweis: Inwieweit umfasst die Beurteilung des UMS

- die Feststellung bedeutender Umweltaspekte

- gesetzliche und andere Umweltanforderungen

- eine Überprüfung aller bestehenden Umweltmanagement- praktiken und -verfahren

- eine Auswertung der Erfahrungen aus der Untersuchung früherer Notfallsituationen für den bestimmungs- gemäßen und nicht bestimmungsgemäßen Betrieb innerhalb der Organisation?

▼ Wie berücksichtigt dieses Verfahren geplante und neue Entwicklungen bzw. neue oder modifizierte Tätigkeiten, Produkte und Dienstleistungen?

▼ Welche Aufzeichnungen über Umweltauswirkungen der Tätigkeiten, Produkte und Dienstleistungen liegen vor?

- Bericht zur ersten Umweltprüfung

- Risikoanalyse - Schwachstellenanalyse - Liste mit

Verbesserungs- maßnahmen

- Ökobilanz (Input/Output) - Darstellung Stoff- und

Energiefluss - Produktlebenslauf

(total cycle life)









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14001:2004 Normforderung / Thema


- Hinweis: Berücksichtigt das Unternehmen bei der Bewertung der Umweltaspekte für laufende und relevante frühere Tätigkeiten, Produkte und Dienstleistungen, geplante oder neue Entwicklungen oder neue oder modifizierte Tätigkeiten, Produkte oder Dienstleistungen: - die normalen

Betriebsbedingungen, - die Bedingungen bei

besonderen Betriebsweisen wie An- und Abfahrbetrieb

- sowie möglichen Notfallsituationen?

▼ Werden folgende direkte Umweltaspekte beachtet, z.B.:

- Emissionen in die Luft; - Einleitungen in Gewässer; - Verunreinigung von

Böden; - Verbrauch von Rohstoffen

und natürlichen Ressourcen;

- Nutzung von Energie; - Freisetzung von Energie,

z.B. in Form von Wärme, Strahlung, Schwingungen;

- Abfall und Nebenprodukte;▼ Werden folgende

indirekte Umweltaspekte beachtet:

- Praktiken von Vertragspartnern und Zulieferern;

- Abfallmanagement in der Wertschöpfungskette;

- Gewinnung und Verteilung von Rohstoffen, natürlichen Ressourcen;

- Vertrieb, Nutzung und Behandlung ungenutzter Produkte;

- Einflüsse auf wild lebende Tiere und biologische Vielfalt;

- Beeinflussung des kulturellen Erbes?

▼ Sind diese Informationen aktuell?









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4.3.2 Gesetzliche und andere umweltbezogene Anforderungen ▼ Ist ein Verfahren zur

Ermittlung und Veröffentlichung aller Forderungen aus Rechtsvorschriften und sonstigen umweltrelevanten Forderungen eingerichtet, die das Unternehmen einhalten will?

- Hinweis: Gliedern sich diese rechtlichen Anforderungen in solche - auf internationaler und

nationaler Ebene - auf regionaler Ebene - auf lokaler Ebene?

- Umfassen die anderen

Anforderungen, z.B.: - Vorgaben durch

Behörden; - Vereinbarungen mit

Kunden; - Vereinbarungen mit

Nachbarn und anderen interessierten Kreisen;

- Leitlinien außerhalb des gesetzlich geregelten Bereiches;

- freiwillige Prinzipien, Verfahrensregelungen;

- freiwillige Umweltkennzeichnung oder Selbstverpflichtungen hinsichtlich der Produktverantwortung;

- Anforderungen von Wirtschaftsverbänden;

- öffentliche Verpflichtungen der Organisation oder ihrer Mutterorganisation;

- unternehmens-/firmenspezifische Anforderungen?

- Verzeichnis umweltrelevanter Gesetze/Vorschriften

- Liste der genehmigungs-bedürftigen Anlagen

- Genehmigungs- unterlagen - Bescheide - Nachträge - Auflagen - Abnahmen - ...

- Verfolgung des „Stand der Technik“

- Verfolgung der „besten verfügbaren Technik“









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▼ Wird die Ermittlung regelmäßig wiederholt?Gibt es eine Festlegung über die Anwendbarkeit der Anforderungen auf die Umweltaspekte der Organisation?

▼ Sind die Informationen aktuell?

▼ Werden umweltgesetzliche und umweltbezogene Anforderungen beim Entwickeln, Verwirklichen und Aufrechterhalten des UMS beachtet?

▼ Wie werden die Mitarbeiter über Sie betreffende Anforderungen informiert?









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4.3.3 Zielsetzungen, Einzelziele und Programm(e) ▼ Hat das Unternehmen

umweltbezogene Zielsetzungen und -vorgaben für entsprechende Funktionen und Ebenen dokumentiert?

▼ Sind die umweltbezogenen Zielvorgaben, wo erforderlich, quantitativ bestimmt und zeitlich festgelegt?

- Hinweis: Differenzieren diese Kurz- und Langzeitsach-verhalte?

▼ Hat das Unternehmen bei der Festsetzung und Bewertung der Umweltziele berücksichtigt: a) die gesetzlichen

und anderen umweltbezogenen Forderungen,

b) seine bedeutenden Umweltaspekte

c) seine technologischen Möglichkeiten

d) seine finanziellen, betrieblichen und geschäftlichen Anforderungen

e) die Standpunkte interessierter Kreise?

▼ Sind diese Ziele den betreffenden Mitarbeitern bekannt, und wie wirken diese daran mit?

- Hinweis: Ist die beste Technik vorgesehen, soweit dies wirtschaftlich durchführbar und kostensparend ist und als geeignet beurteilt wird?

- Umweltziele - Aktionspläne - Budgetpläne für

Umweltaktivitäten - Investitionspläne

umweltrelevanter Investitionen









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▼ Liegt ein schriftliches Umweltprogramm für den Standort vor?

▼ Ist jedes festgelegte Ziel durch Umweltprogramme erfasst?

▼ Inwieweit sind die Umweltprogramme den betreffenden Mitarbeitern bekannt und wirken diese daran mit?

▼ Geht folgendes aus dem Programm hervor: a) Verantwortlichkeit

für das Erreichen der Zielsetzungen in den relevanten Aufgabenbereichen und Ebenen

b) eingesetzte Mittel - Personal, Finanzen

c) Zeitrahmen für die Verwirklichung?

- Hinweis: Enthält das Programm – soweit zweckmäßig und sinnvoll:

- Betrachtungen hinsichtlich der Planungs-, Entwicklungs-, Produktions-, Marketing- und Entsorgungsstadien für bereits bestehende als auch für neue Tätigkeiten, Produkte oder Dienstleistungen;

- im Falle von Produkten Hinwiese auf Materialien, Produktionsverfahren, Verwendung und Entsorgung;

- bei Neuanlagen oder erheblichen Verfahrensänderungen Planung, Entwicklung, Konstruktion, Auftragserteilung und Betrieb sowie eine von der Organisation beschlossene Außerbetriebnahme?

- Dokumentiertes UM-Programm mit - Verantwortlichkeiten - Kosten - Zeit

- Protokolle von Meetings zu UM-Programmen

- Aktualisierungen der UM-Programme









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14001:2004 4.4 Verwirklichung und Betrieb Normforderung / Thema


4.4.1 Ressourcen, Aufgaben, Verantwortlichkeit und Befugnis

▼ Sind umweltrelevante Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Befugnisse festgelegt, dokumentiertund nachweislich alle Personen informiert, die für die Organisation oder in ihrem Auftrag arbeiten?

▼ Sind Mittel für die Implementierung und Überwachung des UMS (geeignetes Personal und spezielle Fähigkeiten, interne Infrastruktur, Technologien, Finanzmittel) bereitgestellt?

▼ Ist ein Beauftragter bzw. Vertreter des Managements von dem obersten Führungsgremium bestellt, dem die Befugnisse und die Verantwortung für die Anwendung und Aufrechterhaltung des gesamten UMS übertragen sind?

▼ Kann dieser die Implementierung und Aufrechterhaltung der Norm in der Organisation sicherstellen?

▼ Stehen ihm ausreichende Ressourcen zur Verfügung?

▼ Ist seine Funktion den Mitarbeitern bekannt?

▼ Umfassen die Aufgaben des Beauftragten bzw. Vertreters des Managements die Berichterstattung an das oberste Führungsgremium über die Leistung des UMS zur Bewertung, mit Empfehlungen zur Verbesserung?

- Beschreibung der UM-Organisation

- Organigramme - UM-Stellen-

beschreibungen - UM-Aufgabenmatrix - Bestellungsschreiben der

Beauftragten - Personalplanungen - Zugangsregelungen zu

UM-Bereichen (z.B. Gefahrstofflager)









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4.4.2 Fähigkeit, Schulung und Bewusstsein ▼ Wird der

Schulungsbedarf für die eigenen und fremden Mitarbeiter systematisch ermittelt?

- Hinweis: Wird der nötige Erfahrungsgrad, die Fähigkeit und Schulung berücksichtigt, um die Eignung des Personals besonders im Umweltmanagement sicherzustellen?

▼ In welchen Zeitabständen erfolgt dies?

▼ Haben alle eigenen und fremden Mitarbeiter, deren Tätigkeit umweltbezogen ist, entsprechende Unterweisungen/Schulungen erhalten?

▼ Werden Aufzeichnungen zur Kompetenz der Mitarbeiter und Schulungen geführt?

- Hinweis: Fordert die Organisation von für sie tätigen Auftragnehmern einen Nachweis über die erforderliche Fachkompetenz und/oder entsprechende Schulung deren Mitarbeiter?

▼ Werden folgende Punkte allen eigenen und fremden Mitarbeitern bewusst gemacht:

- Bedeutung der Konformität mit der Umweltpolitik, den Anforderungen des UMS

- tatsächliche und potenzielle Umweltaus- wirkungen ihrer Tätigkeiten

- umweltbezogene Vorteile durch verbesserte persönliche Leistung

- UM-Aufgaben und Verantwortlichkeiten (einschließlich Notfallvorsorge und -maßnahmen)

- möglichen Folgen eines Abweichens von den festgelegten Arbeitsabläufen?

- Personenbezogene Erfahrungsnachweise - Zeugnisse, - Zertifikate

- UM-Schulungs- bedarfsermittlung

- UM-Schulungs- programm

- UM-Schulungs- protokolle

- Schulungsnachweise der Beauftragten

- Einarbeitungsnachweise neuer Mitarbeiter

- UM-Verbesserungs- vorschläge

- Protokolle von Umweltzirkeln









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▼ Sind diese Aspekte eigenen und fremden Mitarbeitern bewusst?

▼ Sind die eigenen und fremden Mitarbeiter für Aufgaben mit bedeutsamen Umweltauswirkungen, ausreichend kompetent?

▼ Werden neue Mitarbeiter über die tatsächlichen und möglichen Umweltauswirkungen ihrer Tätigkeit unterwiesen?









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4.4.3 Kommunikation ▼ Gibt es für

Umweltaspekte und das UMS eine Verfahren für die Steuerung der internen Kommunikation?

- Hinweis: Werden Möglichkeiten, wie- regelmäßige

Arbeitsteamtreffen, - Rundschreiben, - Anschlagbretter - Intranet-Seiten genutzt?

▼ Wird dieses Verfahren in der Praxis umgesetzt?

▼ Gibt es ein Verfahren für die Entgegennahme, Dokumentation und Beantwortung relevanter Mitteilungen von externen interessierten Kreisen?

▼ Wird dieses Verfahren in der Praxis umgesetzt?

▼ Ist die Entscheidung über die externe Kommunikation bezüglich der bedeutsamen Umweltaspekte dokumentiert?

▼ Für den Fall externer Kommunikation: Ist hierfür eine Methode eingeführt? Hinweis: Beinhaltet sie auch die notwendige Kommunikation mit Behörden über Notfallplanung und andere wichtige Themen?

▼ Wird diese Methode in der Praxis angewandt?

- Umweltbericht - Umwelterklärung - Umweltpolitik - UM-Prospekte - UM-Veröffentlichungen - Werkszeitungen - Aushänge - Umweltanfragen - Umweltbeschwerden - Schriftwechsel mit

Behörden - Schriftwechsel mit

Anwohnern - Mitteilungen, Meldungen

an Behörden - Information der

Öffentlichkeit bei Betriebsstörungen









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4.4.4 Dokumentation ▼ Sind in der

Dokumentation alle erforderlichen Elemente zur Umsetzung und Aufrechterhaltung des UMS enthalten: a) Umweltpolitik, Ziele

und Zielvorgaben b) Beschreibung des

Geltungsbereichs des UMS

c) Beschreibung der Hauptelemente des UMS und ihrer Wechselwirkung sowie Hinweise auf zugehörige Elemente

d) Dokumente und Aufzeichnungen wie von der Norm gefordert

e) Als von der Organisation als notwendig angesehene Dokumente und Aufzeichnungen zur Sicherstellung effektiver Planung, Durchführung und Kontrolle von Prozessen, die sich auf ihre bedeutenden Umweltaspekte beziehen?

- Hinweis: Sind darin auch Hinweise über den Aufbewahrungs- ort ausführlicherer Informationen des UM-Systems enthalten?

- Sind folgende Kriterien in den dokumentierten Verfahren berücksichtigt: - die Folgen, falls nichts

geschieht - die Notwendigkeit, die

Erfüllung gesetzlicher und anderer Anforderungen nachzuweisen

- Notwendigkeit Tätigkeiten nachvoll- ziehen zu können?

▼ Wird die Dokumentation auf neuestem Stand gehalten?

- Umweltmanagement-Handbuch - in Papierform - in elektronischer Form

- Inkraftsetzung des UMH - Verbindlichkeitserklärung

des UMH - UM-Verfahrens-

anweisungen - UM-Arbeitsanweisungen - Liste externer

Dokumente - Liste mitgeltender

Unterlagen









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4.4.5 Lenkung der Dokumente ▼ Gibt es ein Verfahren,

nach dem alle für das UMS relevanten Dokumente: a) vor ihrer

Herausgabe hinsichtlich ihrer Angemessenheit genehmigt werden

b) bei Bedarf von befugtem Personal bewertet, wenn nötig überarbeitet und nach ihrer Angemessenheit bestätigt werden (Nützlichkeitsprüfung)

c) Änderungen und aktueller Status gekennzeichnet werden

d) in ihren gültigen Fassungen vor Ort vorliegen

e) Lesbarkeit und leichte Erkennbarkeit sichergestellt sind

f) bei externer Herkunft kenntlich gemacht sind und ihre Verteilung gelenkt wird

g) in ihren ungültigen Fassungen außer Gebrauch genommen oder gegen unbeabsichtigten Gebrauch gesichert werden

h) in ihrer ungültigen Fassung gekennzeichnet und aufbewahrt werden, wenn dies z.B. aus rechtlichen Gründen oder zur Erhaltung des Wissens erforderlich ist?

▼ Wird dieses Verfahren in der Praxis befolgt?

- Hinweis: Wird die Dokumentation des UMS datiert (ggf. mit Änderungsdatum), in ordentlicher Form geführt und für einen festgelegten Zeitraum aufbewahrt?

- UM-Dokumentenmatrix - UM-Verfahrens-

anweisungen - UM-Arbeitsanweisungen - Liste externer

Dokumente - EDV-gestützte UM-

Dokumente - Liste der

Änderungsstände von UM-VA/-AA etc.

- Verteilerliste der UM-VA/-AA etc.

- Änderungsmitteilungen zu UM-Gesetzen

- Abonnements für Änderungsdienste









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4.4.6 Ablauflenkung ▼ Sind Prozesse und

Tätigkeiten bezüglich der festgestellten bedeutenden Umweltaspekte ermittelt?

- Hinweis: Sind darin Wartungstätigkeiten enthalten?

▼ Existieren in ausreichendem Umfang Betriebs-/ Arbeitsanweisungen für Mitarbeiter und Unternehmensexterne, in denen die Durchführung von Tätigkeiten mit (potenziellen) Umweltauswirkungen festgelegt ist?

- Achtung: Führen fehlende Anweisungen zu Abweichungen gegenüber der Umweltpolitik und Umweltzielen?

▼ Existiert ein Verfahren zur Regelung von Situationen, in denen fehlende Verfahren zu Abweichungen von der Umweltpolitik, umweltbezogenen Zielsetzungen und Zielvorgaben führen könnten?

▼ Werden diese Anweisungen in der Praxis befolgt?

▼ Werden in diesen Anweisungen betriebliche Vorgaben festgelegt und werden diese Vorgaben in der Praxis eingehalten?

- Umweltprüfungsbericht - Bestandsaufnahme - Istanalysen - Ökobilanz

(Input/Output) - Planungs- und

Entwicklungsunterlagen - Ablaufbeschreibungen

wie VA, AA etc. - Festlegungen

betrieblicher Vorgaben - Risikoanalysen (FMEA)

und Gefahrenabschätzungen

- Vorgaben für Grenzwerte, Toleranzen

- Rahmen- und Einzelverträge mit Lieferanten









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▼ Werden Verfahren bezüglich der ermittelten, bedeutenden Umweltaspekten der vom Unternehmen beschafften Waren und Dienstleistungen aufrechterhalten, die sicherstellen, dass diese unter vorgegebenen Bedingungen angewendet werden?

▼ Gibt es Aufzeichnungen über die Bekanntgabe relevanter Verfahren und Forderungen an Zulieferer und Auftragnehmer?

▼ Wird dieses Verfahren von den Mitarbeitern in der Praxis angewandt?

▼ Werden die Forderungen des Unternehmens von den Vertragspartnern in der Praxis befolgt?









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4.4.7 Notfallvorsorge und Gefahrenabwehr ▼ Wie werden potenzielle

Unfälle und Notfallsituationen ermittelt?

- Hinweis: Sind dabei berücksichtigt: a) Gefahren vor Ort, wie

z. B. brennbare Flüssigkeiten, Lagertanks und komprimierte Gase, sowie Gefahren im Falle des Verschüttens/ Auslaufens oder bei unfallbedingter Freisetzen;

b) die wahrscheinlichste Art und das zu erwartende Ausmaß einer Notfallsituation oder eines Unfalls;

c) die geeignetste(n) Reaktion(en) auf einen Unfall oder eine Notfallsituation;

d) Pläne zur internen und externen Kommunikation im Notfall;

e) erforderliche Maßnahmen zur Minimierung von Umweltschäden;

f) Maßnahmen zur Minderung und Abwehr bei unterschiedlichen Arten von Unfällen und Notfallsituationen;

g) Bedarf für (ein) Verfahren für die Unfallauswertung, zur Einführung von Korrektur- und Vorbeugungsmaß- nahmen;

h) periodisches Prüfen von Reaktions- verfahren bei Notfällen;

i) Schulung des Notfall- personals;

- Notfallpläne - Alarmpläne - Gefahrenabwehrpläne - Informationspläne der

Öffentlichkeit - Flucht- und

Rettungswege und deren Kennzeichnung und Beschilderung

- Feuerwehrpläne - Informationen zu

Löschwasser- einrichtungen (Hydranten, Wasserbecken, Löschwasserrückhalte- becken)

- Begehungsberichte Berufsgenossenschaft, Versicherung, Feuerwehr, Gewerbeaufsicht)

- Berichte aus Arbeitsschutzsitzungen

- Übungs- und Simulationsberichte

- Auflistungen über Beinahe-Notfälle, Notfälle, Betriebsstörungen

- Maßnahmenkataloge aus Übungen, Simulationen

- Maßnahmenkataloge aus Notfällen, Störungen

- Sicherheitsdatenblätter - Unfallmerkblätter - Betriebsanweisungen - Unfallverhütungs-

vorschriften - Nachweise von

Sicherheitsbelehrungen(Teilnehmerlisten)









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j) eine Liste des zuständigen Personals und der Hilfsorganisationen, inklusive einer Auflistung detaillierter Informationen (z. B. Feuerwehr, Reinigungsdienste für verschüttete und ausgelaufene Flüssigkeiten);

k) Evakuierungswege und Sammelpunkte;

l) die Wahrscheinlichkeit einer Beeinflussung durch eine Notfall-/Unfallsituation in einer nahe gelegenen Einrichtung (z. B. Industriebetrieb, Straße, Bahnlinie);

m) mögliche gegenseitige Hilfeleistung durch benachbarte Organisationen?

▼ Wurden Möglichkeiten zu ihrer Verhütung und Begrenzung von umweltschädigenden Auswirkungen untersucht?

▼ Sind Meldewege und Befugnisse für Unfälle festgelegt?

▼ Wurden festgelegte Maßnahmen zur Notfallvorsorge und Gefahrenabwehr angewandt und haben sie sich als zweckmäßig erwiesen?

▼ Gibt es Vorgaben, nach denen soweit möglich Notfallvorsorge und Gefahrenabwehr in regelmäßigen Abständen trainiert werden und

- wurden die Ergebnisse dokumentiert?

- die Verfahren darauf hin auf deren Angemessenheit überprüft und bei Bedarf Optimiert?









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14001:2004 4.5 Überprüfung Normforderung / Thema


4.5.1 Überwachung und Messung

▼ Gemäß welcher Verfahren finden regelmäßige Überwachungen und Messungen von maßgeblichen umweltrelevanten Prozessen statt?

- Hinweis: Sind die Kontrollverfahren dokumentiert, zu Prüfort, Prüfzeitpunkt, Akzeptanzkriterien etc.?

▼ Werden diese Verfahren in der Praxis eingehalten?

▼ Sind Aufzeichnungen vorhanden mit Daten zur: a) erreichten

Umweltleistung, b) relevanten

Ablauflenkung und c) Konformität mit den

umweltbezogenen Zielen?

- Hinweis: Gibt es eine Übersicht welche Daten zu erhebenden und welche Aufzeichnungen zu erstellenden sind?

▼ Gibt es Verfahren zur regelmäßigen Wartung, Kalibrierung bzw. Verifizierung der Prüfmittel und entsprechende Aufzeichnungen?

▼ Ist die Aufbewahrung dieser Aufzeichnungen festgelegt?

▼ Werden diese Verfahren in der Praxis befolgt?

- Plan der wiederkehrenden Messungen

- Prüf-, Mess- oder Überwachungs- anweisungen

- Prüf-, Mess- oder Überwachungs- protokolle

- Messungen von gefahrstoff- konzentrationen

- Auflistung der Prüf-/ Messgeräte

- Kalibrierprotokolle - Wartungsprotokolle - Wartungsverträge - Externe Prüfberichte









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4.5.2 Bewertung der Einhaltung von Rechtsvorschriften und anderer Anforderungen ▼ Liegt ein Verfahren zur

regelmäßigen Bewertung der Einhaltung der einschlägigen umweltgesetzlichen Anforderungen und anderer Umweltanforderungen vor, zu denen sich das Unternehmen verpflichtet?

▼ Wird dieses Verfahren in der Praxis realisiert und werden Aufzeichnungen über die Bewertungsergebnisse aufbewahrt?

- Behördliche Auflagen - Genehmigungs-

bescheide - Messprotokolle - Mitteilungen an

Behörden - Bewertungsprotokolle

der Erfüllung gesetzlicher Vorschriften









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4.5.3 Nichtkonformität, Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen ▼ Gibt es Verfahren zur:

a) Feststellung von Nichtkonformitäten, Korrekturen und Milderung ihrer Umweltaus-wirkungen

b) Ermittlung und Beseitigung der Ursachen einer akuten Nichtkonformität

c) Bewertung der Notwendigkeit von Korrektur- und Vorsorgemaß- nahmen zur Beseitigung und Vorbeugung von potenziellen Nichtkonformitäten

d) Aufzeichnung der Ergebnisse ergriffener Korrektur- und Vorbeugungs- maßnahmen

e) Ermittlung der Wirksamkeit der ergriffenen Maßnahmen?

▼ Werden diese Verfahren in der Praxis eingehalten?

▼ Ist die Bewertung tatsächlicher oder potenzieller Nichtkonformitäten festgelegt, um auf die Schwere der Probleme zu reagieren und angemessene Korrektur- und Vorsorgemaßnahmen sicherzustellen?

▼ Liegen Aufzeichnungen über die Änderungen der dokumentierten Verfahren vor, die sich aus den Korrektur- und Vorsorgemaßnahmen ergeben?

- Meldeformulare für Umweltabweichungen

- Abweichungsberichte interner Audits

- Maßnahmenkataloge von Korrektur- oder Vorbeugungsmaß- nahmen

- Aktionspläne und Erledigungsvermerke

- Besprechungsberichte - Änderungen an der UM-

Dokumentation auf Grund von Korrekturmaßnahmen









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4.5.4 Lenkung von Aufzeichnungen ▼ Gibt es ein Verfahren

zur Kennzeichnung, Speicherung, Sicherung, Wiederauffindung und ggf. Zurückziehung und Beseitigung von umweltbezogenen Aufzeichnungen?

- Hinweis: Enthalten diese ggf.: - Aufzeichnungen über

Beanstandungen; - Aufzeichnungen im

Zusammenhang mit der Prozessüberwachung;

- sachbezogene Aufzeichnungen über Auftragnehmer und Lieferanten;

- Berichte über Zwischenfälle;

- Aufzeichnungen über Übungen zur Notfallvorsorge;

- Aufzeichnungen über Tagungen/Veranstaltungen im Umweltschutz;

- Informationen über die Umweltleistung;

- Kommunikation mit interessierten Kreisen?

▼ Wird dieses Verfahren in der Praxis tatsächlich angewendet?

▼ Ist festgelegt: a) wo sich diese

Aufzeichnungen befinden

b) wie die umweltbezogenen Aufzeichnungen lesbar und identifizierbar sind?

▼ Wird dieses Verfahren in der Praxis angewendet?

▼ Weisen die Aufzeichnungen die Konformität mit den Anforderungen an das UMS nach und dokumentieren diese die Verwirklichung von Verfahren und die erzielten Ergebnisse?

- UM-Aufzeichnungsmatrix- Abfallwirtschaftskonzept - Abfallwirtschaftsbilanz - Abfallkataster - Entsorgungsnachweise - Bestellungsschreiben der

Beauftragten - Jahresberichte der

Beauftragten - Rechnungen und

Verbrauchsnachweise für- Energie, - Wasser, - Entsorgung, - ...

- Berechnungen für umweltrelevante Daten

- Nachweise der Umweltqualifikation der - Lieferanten, - Auftragnehmer

- Kataster für Gefahrstoffe- Emissionskataster - EDV-Daten









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4.5.5 Internes Audit ▼ Existieren Programme

und Verfahren zur Auditierung des UMS in festen Abständen, die sicherstellen, dass a) das UMS die

vorgesehenen Regelungen (Norm/Gesetz/ unternehmens- eigene) einhält

b) das UMS ordnungsgemäß implementiert und aufrechterhalten wird

c) die Leitung Informationen über die Ergebnisse der Audits erhält?

▼ Werden die Auditprogramme wie geplant durchgeführt?

▼ Ist das Auditprogramm angemessen für a) die Bedeutung der

betreffenden Tätigkeiten für die Umwelt und

b) für die Ergebnisse von vorange- gangenen Audits

▼ Regelt das Auditverfahren: a) die Verantwortlich-

keiten für und Anforderungen an Planung und Durchführung von Audits

b) die Häufigkeit und Anwendungsberei- che von Audits

c) die Auditkriterien und Vorgehens- weisen

d) die Forderungen an die Auswahl der Auditoren (Kompetenz und Sicherstellung ihrer Objektivität und Unparteilichkeit)

e) die Aufzeichnung von Auditergeb- nissen und deren Aufbewahrung?

- Verfahrensbeschreibung für interne Audits

- UM-Auditprogramm - UM-Auditpläne - UM-Auditberichte - UM-Audit-

Abweichungsberichte - Berichte über UM-Audit-

Korrekturmaßnahmen - UM-Audit-Checklisten - UM-Auditprotokolle - Schulungs- und

Qualifikationsnachweise der UM-Auditoren

- Organigramme oder Stellenbeschreibungen der UM-Auditoren









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- Hinweis: Ist sichergestellt, dass keine Verantwortung für die zu auditierende Tätigkeit tragen? Sind die Auditoren kompetent und in der Lage, das Audit unparteiisch und objektiv durchzuführen?

- Wird der Leitfaden für die Auditierung, die DIN EN ISO 19.011:2002, beachtet?









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14001:2004 4.6 Managementbewertung Normforderung / Thema


▼ Gibt es ein Bewertungsverfahren durch das oberste Führungsgremium zur Sicherstellung der ortdauernden Eignung, Angemessenheit und Wirksamkeit des UMS?

▼ Wird das UMS vom obersten Führungsgremium in festgelegten Abständen bewertet?

▼ Berücksichtigt die Bewertung: a) Ergebnisse von

internen Audits und der Beurteilung von rechtlichen Verpflichtungen und anderen Anforderungen

b) Mitteilungen und Beschwerden von externen interessierten Kreisen

c) die Umweltleistung der Organisation

d) den Erfüllungsgrad, mit dem Ziele realisiert wurden

e) den Status von Korrektur- und Vorbeugungs- maßnahmen

f) Folgemaßnahmen von früheren Bewertungen des obersten Führungsremiums

g) sich verändernde Rahmen- bedingungen (z.B. Entwicklungen bei den rechtlichen Verpflichtungen und anderen umweltbezogenen Anforderungen)

h) Empfehlungen für Verbesserungen?

- Umweltbericht - Auditberichte - Umweltbetriebs-

prüfungsbericht - Jahresberichte der

beauftragten - Erfüllungsstand Umwelt-

politik, Umweltziele - Anliegen interessierter

Kreise - Bewertungsberichte incl.

Maßnahmenberichte - Umweltpolitik - Änderungen der

Umweltpolitik oder Umweltziele









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▼ Werden in der Bewertung abgeschätzt:

- Möglichkeiten für Verbesserungen

- der Bedarf an Änderungen des UMS?

▼ Beinhaltet die Bewertung durch das oberste Führungsgremium Entscheidungen und Maßnahmen bezüglich möglicher Änderungen der Umweltpolitik, der Zielsetzungen und anderer Elemente des UMS in Übereinstimmung mit der Verpflichtung zur ständigen Verbesserung?

▼ Wird die Bewertung durch das oberste Führungsgremium dokumentiert, werden die Ergebnisse aufbewahrt?









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14001:2004 Hinweise zur Anwendung des Auditprotokolls: Das Auditprotokoll ist ein Leitfaden, anhand dessen alle relevanten Normforderungen auf deren Umsetzung überprüft werden können. Der Leitfaden dient zur Vorbereitung eines Audits und zur Dokumentation der Auditergebnisse, ist also eine Grundlage des späteren Auditberichtes.

Das Auditprotokoll kann handschriftlich ausgefüllt werden.

Die Bereiche sollten entsprechend der Darstellung des Zusammenwirkens der Prozesse auditiert werden und im Deckblatt mit „Auditierte Bereiche/Abteilungen“ und „auditierte Personen“ dokumentiert werden.

- Die Spalte „Normforderung/Thema" enthält die entsprechenden Forderungen der Norm mit einigen Erläuterungen für den Auditor.

- In die Spalte „Dokumentation" kann im Rahmen der Auditvorbereitung die relevante UM-Dokumentation (Kapitel-Nummer des UMH, VA-Nr., etc. ) eingetragen werden (als Vorort-Hilfe und Hinweis für den Auditor).

- Die Spalte „Ggf. vorzulegende Dokumente" enthält beispielhafte Unterlagen, die als Vorgabe- / Nachweisdokument in den Bereichen vorliegen könnten/sollten.

- Die Spalte „Notizen des Auditors" soll das eingesehene Dokument und eine stichwortartige Beschreibung der betrieblichen Vorgehensweise enthalten.

- Die Spalte zur Bewertung ist aufgeteilt in „B“ zur Eintragung der Bewertung und „Abw“ zur Durchnummerierung eventueller Abweichungen.

Bewertungsschema:

„1“ = Forderung ist erfüllt „2“ = Schwachstelle vorhanden, aber noch akzeptabel „3“ = Forderung ist nicht erfüllt, d.h. es wurde eine Abweichung festgestellt (Für diesen Fall muss in der Spalte „Abw“ die Nrummer des zugehörigen Abweichungsberichtes notiert werden). „NZ“ = Diese Forderung trifft für den auditierten Bereich nicht zu









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14001:2004 Hinweise zur Anpassung des Dokumentes an die Organisation: Um das Tool an Ihre Dokumentenstruktur anzupassen, gehen Sie (hier am Beispiel der Version MS Office 2003 dargestellt) bitte folgendermaßen vor: 1. Setzen Sie das Häkchen unter „Extras“ - „Optionen...“ - „Ansicht“ -

„Formatierungszeichen im Feld „Alle“, indem Sie dieses anklicken. 2. Löschen Sie das Titelblatt, indem Sie dieses außerhalb der Textfelder markieren

und die Entfernen-Taste (Entf) betätigen. 3. Löschen Sie den verbliebenen Abschnittswechsel, indem Sie diesen markieren und

ebenfalls die Entfernen-Taste (Entf) betätigen. 4. Mittels „Doppelklick“ auf die Kopf- oder Fußzeile können Sie diese nun öffnen und

die Texte und deren Formatierungen entsprechend Ihren Wünschen gestalten. 5. Die Kopfzeilen-Grafik können Sie wie vorher löschen, indem Sie diese markieren

und die Entfernen-Taste (Entf) betätigen. 6. Eine neue Grafik fügen Sie über die Menüpunkte „Einfügen“ - „ Grafik“ - „Aus Datei“

ein. 7. Diese Hinweisseite(n) entfernen Sie, indem Sie die (ab dem letzten Seitenumbruch)

alles markieren und die Entfernen-Taste (Entf) betätigen. Nutzungsbedingungen von Fachinformationen: (1) Für vorsätzliche oder grob fahrlässige Pflichtverletzungen haftet der Lizenzgeber.

Dies gilt auch für Erfüllungsgehilfen. (2) Für Garantien haftet der Lizenzgeber unbeschränkt. (3) Für leichte Fahrlässigkeit haftet der Lizenzgeber begrenzt auf den

vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden. (4) Der Lizenzgeber haftet nicht für Schäden, mit deren Entstehen im Rahmen des

Lizenzvertrags nicht gerechnet werden musste. (5) Für Datenverlust haftet der Lizenzgeber nur, soweit dieser auch bei der

Sorgfaltspflicht entsprechender Datensicherung entstanden wäre. (6) Eine Haftung für entgangenen Gewinn, für Schäden aus Ansprüchen Dritter gegen

den Lizenznehmer sowie für sonstige Folgeschäden ist ausgeschlossen. (7) Der Lizenzgeber haftet nicht für den wirtschaftlichen Erfolg des Einsatzes der Tools

oder Trainings. (8) Die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz bleibt unberührt.


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