BASE DE DATOS ACCESS 2010

ANDRES FELIPE GOMEZ LAMPREAWILLIAM FERNANDO RONDON MUÑOZ

905

COLEGIO NACIONAL NICOLAS ESGUERRADEPARTAMENTO INTEGRADOTECNOLOGIA E INFORMATICA

BOGOTA2015

BASES DE DATOS ACCESS 2010

ANDRES FELIPE GOMEZ LAMPREAWILLIAM FERNANDO RONDON MUÑOZ

905

Trabajo presentado como requisito por el tercer periodo académico 2015

JOHN ALEXANDER CARABALLO ACOSTAMsc. Tic aplicamos a la educación

COLEGIO NACIONAL NICOLAS ESGUERRADEPARTAMENTO INTEGRADOTECNOLOGIA E INFORMATICA

BOGOTA2015

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Nota de aceptación

Presidente del Jurado

Jurado

Jurado

Bogotá 22/07/2015 - 23/08/2015

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DEDICAMOS ESTE TRABAJO A QUIENES ME AYUDARON Y COLABORARON

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AGRADECIMIENTOS

El presente trabajo fue realizado con la supervisión académica del profesor John Alexander Caraballo acosta, a quien expresamos nuestra más profunda gratitud por brindarnos la oportunidad de trabajar su supervisión en nuestro trabajo.Gracias a su apoyo, sugerencias, y dedicación se hizo posible la pronta terminación de nuestro trabajo. Sin duda alguna, además de ser nuestro director de trabajo es un ser humano maravilloso quien merece nuestro respeto, cariño y sinceridad en todo momento.Agradecemos a dios y a nuestros padres por darnos la oportunidad de cursar un bachillerato en tan prestigiado colegio. Por la confianza que depositaron en nosotros y por su cariño incondicional.

Nuestro más sincero agradecimiento a todos los profesores del colegio por haber contribuido de una u otra manera en nuestra formación académica.

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CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN.............................................................................................10

2. OBJETIVOS.......................................................................................................12

2.1 OBJETIVO GENERAL 12

2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 12

3 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA................................................................13

3.1 DEFINICIÓN DEL PROBLEMA 13

3.2 JUSTIFICACIÓN 13

4. MARCO TEÓRICO............................................................................................15

4.1. BASE DE DATOS. 15

4.1.1 Tablas de datos.....................................................................................15

4.1.1.1 Diseño de tablas...............................................................................15

4.1.2 Bases de datos relacionales:..............................................................17

4.1.2.1 Tipos de relaciones:..........................................................................18

4.1.3.1. Crear una consulta en Access.........................................................214.1.4. Los formularios en Access 2010:.......................................................224.1.4.1. Crear formularios en Access:..........................................................224.1.5. Los informes:.......................................................................................244.1.5.1. Crear informes en Access 2010.......................................................24

5. CRONOGRAMA 25

CONCLUSIONES..................................................................................................26

BIBLIOGRAFÍA 27

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LISTA DE ILUSTRACIONES

Ilustración 1. Tabla cliente......................................................................................15Ilustración 2. Propiedades de los campos de la tabla clientes...............................16Ilustración 3. Tabla empleados..............................................................................16Ilustración 4. Propiedades de los campos de la tabla empleados..........................16Ilustración 5. Tabla productos................................................................................16Ilustración 6. Propiedades de los campos de la tabla productos............................17Ilustración 7. Tabla factura.....................................................................................17Ilustración 8. Propiedades de los campos de la tabla factura................................17Ilustración 9. relaciones establecidas en la base de datos....................................19Ilustración 10. Consulta a la tabla de clientes........................................................20Ilustración 11. Diseño de la consulta cruzada........................................................21Ilustración 12. Formulario de empleados...............................................................22Ilustración 13. Formulario de clientes.....................................................................22Ilustración 14. Informe realizado con la consulta cruzada......................................23

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GLOSARIO

CAMPO: Aquel campo que posee un dato único para una repetición de entidad. Puede servir para la búsqueda de una entidad en específico.

FILA: Una fila es el orden de cuadrantes en sentido horizontal y las columnas en vertical.

REGISTRO: Documento donde se relacionan ciertos acontecimientos o cosas; especialmente aquellos que deben constar permanentemente de forma oficial.

RELACIONES: Una relación es una característica especial de Access que hace que podamos trabajar con varias tablas relacionadas a través de un campo en común.

FORMULARIOS: una base de datos relaciona permite la utilización simultanea de datos procedentes de más de una tabla. Al hacer uso de las relaciones se evita la duplicidad de datos, ahorrando memoria y espacio en el disco, aumentado la velocidad de ejecución y facilitando al usuario el trabajo con tablas. INFORME: una base de datos relaciona permite la utilización simultánea de datos procedentes de más de una tabla. Al hacer uso de las relaciones se evita la duplicidad de datos, ahorrando memoria y espacio en el disco, aumentado la velocidad de ejecución y facilitando al usuario el trabajo con tablas.

REGISTRO: En informática, o concretamente en el contexto de una base de datos relacionales, un registro también llamado fila o tulpa representa un objeto único de datos implícitamente estructurados en una tabla. En términos simples, una tabla de una base de datos puede imaginarse formada de filas y columnas o campos. Cada fila de una tabla representa un conjunto de datos relacionados, y todas las filas de la misma tabla tienen la misma estructura CONSULTAS: En bases de datos, una consulta es el método para acceder a los datos en las bases de datos. Con las consultas se puede modificar, borrar, mostrar y agregar datos en una base de datos. Para esto se utiliza un lenguaje de consultas.

RESUMEN

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El presente trabajo tuvo como finalidad la elaboración y aprendizaje de una base de datos.Se le llama base de datos a los bancos de información que contienen datos relativos a diversas temáticas y categorizados de distinta manera, pero que comparten entre sí algún tipo de vínculo o relación que busca ordenarlos y clasificarlos en conjunto.

Una base de datos o banco de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En este sentido; una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta. Actualmente, y debido al desarrollo tecnológico de campos como la informática y la electrónica, la mayoría de las bases de datos están en formato digital, siendo este un componente electrónico, y por ende se ha desarrollado y se ofrece un amplio rango de soluciones al problema del almacenamiento de datos.

INTRODUCCIÓN

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Una base de datos es un “almacén” que nos permite guardar grandes cantidades de información de forma organizada para que luego podamos encontrar y utilizar fácilmente

Las bases de datos son utilizadas en infinidad de circunstancias: En los hospitales para catalogar medicamentos, y a los pacientes. En la administración para catalogar los diferentes temas a tratar. En el gobierno para catalogar los temas y obligaciones a resolver. En la escuela para matricular a los alumnos En el comercio para controlar la información.

Es muy utilizada por los administradores, quienes entre sus funciones tienen la de ordenar y catalogar al personal, las mercancías, los gastos, los ingresos, etc.

Tipos:

1. Las bases de datos jerárquicasEn una base de datos jerárquica se organizan los datos utilizando estructuras arborescentes (en árbol).

2. Las bases de datos en redTambién en desuso, en una base de datos en red se utiliza la estructura de grafo/red

3. Las bases de datos relacionalesEsta es la estructura que se ha impuesto para aplicaciones de gestión, consiste en organizar los datos en forma de tablas

4. Las bases de datos orientadas a objetosEs un modelo más reciente, trata de almacenar en la base de datos los objetos completos (estado y comportamiento).

5. Las bases de datos multidimensionalesEn una base de datos multidimensional los datos se almacenan en tablas de múltiples dimensiones en vez de tablas bidimensionales como las del modelo relacional. Se utilizan para grandes volúmenes de información.

2. OBJETIVOS

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2.1 OBJETIVO GENERAL

Crear bases de datos para una empresa didáctica en Access usando las propiedades de campo, formularios y relaciones

2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Crear una empresa didáctica y demostrar se desarrolló económico

Obtener información sobre las bases de datos que genera Access

Diseñar bases y formularios para la base de datos de la empresa didáctica

Realizar informes que respondan con las necesidades de la empresa didáctica

3 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

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3.1 DEFINICIÓN DEL PROBLEMA

WSH CAR está presentando un problema con la organización de sus empleados, facturas, inventario y ganancias o pedidas parciales sean mensuales o anuales, también tiene un problema de no poder organizar bien la información de los clientes dado que es mucha y no se ha encontrado la manera eficiente de organizar dicha información lo que causa problemas a la hora de hacer entregas o pagos a los distribuidores o empleados.

3.2 JUSTIFICACIÓN

Una posible puede ser elaborar una base de datos en donde se puedan organizar toda la información que sea necesaria para la empresa y así no tener inconvenientes de pagos a los diferentes empleados, socios y distribuidores. Así como evitar el retraso de entregas a los clientes o evitar la falta de productos al no poder tener un buen inventario y poder tener claros los precios de los diferentes productos y así solucionar todos estos problemas.

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4. MARCO TEÓRICO

4.1. BASE DE DATOS.

Una base de datos es un conjunto de datos que están organizados para un uso

determinado y el conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos es

lo que se denomina Sistema Gestor de Bases de Datos.

Las bases de datos de Access 2010 tienen la extensión .ACCDB, son bases de

datos relacionales, los datos se organizan en Tablas.

4.1.1 Tablas de datos. Una tabla de datos es un objeto que se define y

utiliza para almacenar los datos. Una tabla contiene información sobre un tema o

asunto particular. Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes

datos como el código del cliente, nombre del cliente, dirección,... al conjunto de

campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila, así todos

los campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente forman

otro registro,...

4.1.1.1 Diseño de tablas. Para nuestra base de datos se diseñaron las

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Ilustración 1 tabla de clientesIlustración 2 tabla de empleados

4.1.2 Bases de datos relacionales: Una base de datos relacional permite la

utilización simultánea de datos procedentes de más de una tabla .

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Ilustración 4 tabla de servicio

Ilustración 3 tabla de servicios

Ilustración 5 tabla de servicios

Al hacer uso de las relaciones, se evita la duplicidad de datos, ahorrando

memoria y espacio en el disco, aumentando la velocidad de ejecución y facilitando

al usuario/a el trabajo con tablas.

Para conseguir una correcta base de datos relacional es imprescindible realizar un

estudio previo del diseño de la base de datos.

Para poder relacionar tablas entre sí se deberá especificar un campo en común

que contenga el mismo valor en las dos tablas y dicho campo será clave principal

en una de ellas.

Las tablas se relacionan de dos a dos, donde una de ellas será la tabla principal

(de la que parte relación) y la otra será la tabla secundaria (destino de la relación).

4.1.2.1 Tipos de relaciones: Se pueden distinguir tres tipos de relaciones:

Relación Uno a Uno: Cuando un registro de una tabla sólo puede estar

relacionado con un único registro de la otra tabla y viceversa.

Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones y

otra con una lista de Alcaldes, una población sólo puede tener un alcalde, y un

alcalde lo será únicamente de una población.

Relación Uno a Varios: Cuando un registro de una tabla (tabla secundaria) sólo

puede estar relacionado con un único registro de la otra tabla (tabla principal) y un

registro de la otra tabla (tabla principal) puede tener más de un registro

relacionado en la primera tabla (tabla secundaria).

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Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones y

otra con los habitantes, una población puede tener más de un habitante, pero un

habitante pertenecerá (estará empadronado) en una única población.

Relación Varios a Varios: Cuando un registro de una tabla puede estar

relacionado con más de un registro de la otra tabla y viceversa.

Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de clientes y otra con los

artículos que se venden en la empresa, un cliente podrá realizar un pedido con

varios artículos, y un artículo podrá ser vendido a más de un cliente.

Las relaciones varios a varios se suelen representar definiendo una tabla

intermedia entre las dos tablas. Siguiendo el ejemplo anterior sería definir una

tabla líneas de pedido relacionado con clientes y con artículos.

RELACIONES:

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4.1.3. Consultas en ACCES.Las consultas son una forma de buscar y recopilar información de una o más

tablas para conseguir información detallada de una base de datos. Al crear una

consulta en ACCES 2010, se definen condiciones específicas de búsqueda para

encontrar, exactamente, la información deseada.

4.1.3.1 Tipos de Consulta

Consulta de Comandos Consulta de Eliminación Consulta de Actualización Consulta de Alineación Consulta de Parámetros

4.1.3.2 Como se realizan las consultas

Una consulta en Access no es más que una pregunta que podemos

hacer a la base de datos sobre la información que contiene. Para crear una consulta en Access podemos utilizar el Asistente para consultas el

cual nos guiará paso a paso por todo el proceso.

Consulta a la tabla de clientes

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Diseño de la consulta cruzada

6.2 CRONOGRAMA

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