ANYI NAVIA POLO

TRANFERENCIAS DOCUMENTALES

Remisión de

documentos entre las

diferentes etapas del

Archivo, del archivo

central al archivo de

gestión y de gestión al

histórico.

PERMITE:

Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información.

Evitar la producción y acumulación irracional de documentos.

Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación

Solucionar, a nivel físico y funcional, el problema de la acumulación de documentos en las dependencias e instituciones productoras.

Concentrar la información útil, ya sea para la toma de decisiones administrativas o para el conocimiento del desarrollo histórico institucional.

ARCHIVO DE GESTIÓN

Contienen los documentos que se generan en el proceso de gestión Administrativa, y que están en constante consulta.

Se debe transferir las

series y subseries que

hayan cumplido con el

tiempo estipulado en las

TRD correspondiente.

Todas la transferencias

deben ir acompañadas

de un inventario en el

que se relacionan las

series documentales.

ARCHIVO CENTRAL

Al recibirse los

documentos en el

archivo central se

debe constatar que

las series y subseries

documentales

transferidas

concuerden con el

inventario.

Los documentos transferidos al archivo

central son los que se entran en su estado

semiactivos, ósea que su consulta no es tan frecuente.

ARCHIVO HISTÓRICO

La documentación transferida al

archivo histórico es la que pose un

valor investigativo, cultural o para la

ciencia.

REQUISITOS PARA EFECTUAR LAS TRANSFERENCIAS

Existencia del Comité de Archivo en la entidad.

Tablas de Retención Documental debidamente avaladas por el Comité de Archivo entidad y aprobadas por el Consejo Directivo del AGN.

PREPARACION FISICA DE LA

DOCUMENTACION

Limpieza de la documentación: los

elementos de trabajo apropiados

para la limpieza son : overol, gorra,

mascarilla y guantes.

ELIMINACIÓN DE MATERIAL METÁLICO

Eliminar el material metálico: clips,

ganchos de cosedora, legajadores,

etc. procurando no ocasionar

deterioros de tipo físico a la

documentación.

Identificación del materialafectado por biodeterioro.

Revisión y Foliación: Utilizar unlápiz de mina negra y blandapara numerar desde uno (1) enadelante.

Unidades de conservación yde almacenamiento.

Amarre: se realiza mediante el empleo de una cinta de faya o hiladillo de 2,5 cm. de ancho que abrace la unidad en sentido vertical y horizontal, a modo de paquete, anudado hacia la parte superior.

Embalaje: Utilizar cajas que cumplan las especificaciones mínimas sugeridas por el Archivo General de la Nación.

GRACIAS