1

Project Management Resume #1

Project Essentials

2014

Dosen : Bapak. Yoppy Mirza Maulana, S.Kom. Anggota Kelompok :

1. Abdul Rrab 09410100185 2. M. Haris Ginanjar 10410100086 3. Kentdra Handyono 10410100092 4. Sapta Indra Permana 10410100096 5. Muhammad Nurhari 10410100123

2

Daftar Isi Project Essentials ........................................................................................................................................... 3

1.1. Project ............................................................................................................................................... 3

1.2. Operation .......................................................................................................................................... 4

1.3. Why projects are started and why they end. ..................................................................................... 5

1.4. Deliverables ....................................................................................................................................... 7

1.5. Ruang Lingkup (Scope) ....................................................................................................................... 7

1.6. Life Cycles .......................................................................................................................................... 8

1.7. Subproject, Programs, and Portofolios ............................................................................................ 10

1.8. Stakeholder ..................................................................................................................................... 10

1.9. Project Roles .................................................................................................................................... 11

CHAPTER SUMMARY .................................................................................................................................. 14

3

Project Essentials

PMBOK (Project Management Body Of Knowledge) adalah sebuah pendekatan praktis yang dimaksudkan sebagai panduan (guideline) yang pada akhirnya menjelma menjadi standar pengelolaan project. Terminologi dan panduan yang ada pada PMBOK dibuat generik, dalam arti tidak hanya untuk industri tertentu saja, tetapi dapat diterapkan secara praktis pada semua tipe industri.. PMBOK ini dibuat oleh PMI (Project Management Institute). Pedoman PMBOK membagi proyek menjadi 42 proses yang dikelompokkan ke dalam 5 kelompok proses dan 9 area pengetahuan. 1.1. Project Project adalah suatu kegiatan yang dilakukan pada saat tertentu untuk mendapatkan khususnya tujuan organisasi dengan batasan waktu dan biaya. Dapat juga dikatakan sebagai rangkaian usaha dalam jangka waktu tertentu yang bertujuan untuk

4

menghasilkan sebuah produk atau jasa/pelayanan unik tertentu, dilaksanakan oleh manusia dengan memanfaatkan berbagai sumber daya, melalui rangkaian proses perencanaan, eksekusi, dan kontrol. Karakteristik dari proyek adalah : Mempunyai titik awal dan akhir. Menghasilkan produk yang unik, layanan, atau hasil bagi perusahaan. Hal ini dilakukan oleh satu atau sejumlah orang. M Memiliki kendala pada waktu, uang, atau sumber daya lainnya. Hal ini semakin direncanakan, dikendalikan, dan dieksekusi.

1.2. Operation Operasi adalah upaya yang terus menerus organisasi harus berusaha untuk mempertahankan bisnis intinya. Operasi bisnis biasanya direncanakan, dikendalikan, dan beberapa hasil produk yang unik, pelayanan dan hasil.Tapi operasi bisnis bukanlah sebuah proyek. Terdapat beberapa ciri perbedaan antara kegiatan proyek dengan kegiatan operasi, yaitu : Kegiatan Proyek Bercorak dinamis, non rutin Siklus proyek relative pendek Intensitas kegiatan di dalam periode siklus proyek berubah-ubah (naik turun) Kegiatan harus diselesaikan berdasarkan anggaran dan jadwal yang ditentukan Terdiri dari bermacam-macam kegiatan yang memerlukan disiplin ilmu Keperluan sumber daya berubah, baik macam maupun volumenya Kegiatan Operasional

Berulang-ulang dan rutin Berlangsung dalam jangka panjang Intensitas kegiatan relatif sama

5

Batasan anggaran dan jadwal tidak seperti proyek Macam kegiatan tidak banyak Macam dan volume keperluan sumber data relatif kontan

1.3. Why projects are started and why they end. Projek adalah metode metode yang ada di dalam suatu strategi perusahaan yang harus diimplementasikan atau segala hal yang harus dipenuhi dalam melakukan strategi perusahaan. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat suatu projek, antara lain : Market demand Suatu peluang atau kebutuhan yang diinginkan pasar akan suatu produk barang atau jasa. Strategy or business need Untuk mempertahakan operasional perusahaan atau bahkan mengembangkan perusahaan dalam bersaing dengan perusahaan lain, maka diperlukan langkah- langkah perubahan dan perkembangan metode yang dilakukan perusahaan dalam operasional perusahaan, atau bahkan menciptakan metode atau cara baru. Customer request Perusahaan memenuhi produk atau jasa yang diinginkan pelanggannya. Technological advance or obsolescence Teknologi sangat membantu perusahaan untuk bisa keluar dari cara-cara lama yang sudah tidak layak atau using bahakan ketinggalan jaman dalam menangani proses bisnis perusahaaan. Legal requirement Aturan, kebijakan dan peraturan pemerintah ataupun standart Internasional juga harus diperhatikan perusahaan dalam melaksanakan proses bisnisnya. Sehingga tidak akan menimbulkan masalah kemudian harinya. Ecological impact Projek yang dilakukan perusahaan harus bisa mengurangi bahkan tidak menciptakan pengaruh atau impact yang buruk bagi masyarakat.

6

Ada beberapa hal yang menyebabkan projek itu ditutup. Hal tersebut sebagai berikut : Tujuan dari pembuatan projek terwujud dan bisa dideliverable kesemua anggota perusahaan. Tujuan dari projek tidak bisa dicapai. Sehingga harus dihentikan. Adanya beberapa factor yang menyebabkan projek tidak dapat diteruskan, seperti faktor ekonomi, geografi, politik dan faktor teknis lain. Adanya penutupan projek yang terlalu cepat ini bisa menimbulkan banyak dampak bagi perusahaan bahkan kerugian perusahaan seperti pembengkakan biaya dan waktu, hilangnya kepercayaan dan bantuan stakeholder, serta tidak terpuasnya. Keinginan konsumen atau pelanggan yang otomatis menghilangkan kepercayaan pelanggan terhadap perusahaan. Proyek biasanya mulai melalui satu atau lebih hal berikut : Permintaan pasar Sebuah kesempatan atau kebutuhan ada di dalam pasar untuk produk atau jasa. Strategi atau keperluan bisnis Dalam rangka untuk memastikan operasi dan kesehatan kompetitif organisasi, sebuah pengembangan perlu dilakukan pada proses bisnis organisasi atau proses baru yang perlu dibangun. Permintaan Pelanggan Sebuah organisasi melakukan suatu pendekatan untuk melakukan pekerjaan- untuk-menyewa. Kemajuan Teknologi atau Kekunoan Kemajuan dalam industri, perdagangan, ilmu pengetahuan, atau teknologi menyediakan kesempatan tambahan yang sebelumnya tidak layak, atau hasil muka dalam keusangan suatu produk organisasi, layanan, atau proses bisnis. Persyaratan Hukum Sebuah hukum, peraturan, atau standar industri harus dipenuhi.

Misalnya, konsekuensi hukum dari HIPAA dan Sarbanes Oxley memacu banyak proyek di Amerika Serikat.

7

Dampak Ekologi Sebuah proyek dilakukan untuk mengurangi dampak negatif organisasi terhadap lingkungan 1.4. Deliverables Hal yang terpenting dan utama dari suatu projek adalah hasil akhir yang dihasilkan dari projek itu sendiri. Dan hasil akhir dari projek adalah tujuan yang dinginkan oleh perusahaan dalam projek itu terpenuhi. Indikator dari dari terpenuhinya tujuan projek adalah projek berjalan dengan baik, hal yang direncanakan dan dijanjikan terpenuhi serta tepat waktu dan tepat budget. Sehingga jika membicarakan deliverables maka bukan hanya masalah produk akhir, servis, atau hasil, melainkan semua keinginan dan kebutuhan yang telah direncanakan di dalam suatu projek itu terpenuhi dan tercapai sesuai dengan tujuannya. 1.5. Ruang Lingkup (Scope) Salah satu yang sangat penting dan memiliki banyak aspek sulit dari manajemen proyek, adalah mendenifisikan ruang lingkup (scope) suatu proyek. Scope itu sendiri diartikan sebagai semua pekerjaan yang dikembangkan dalam menghasilkan produk dari proyek dan proses yang digunakan untuk menbentuk kedemuanya (Schwalbe, 2006). Ada lima proses utama yang dikembangkan dalam project scope manajement yaitu 1. Scope Planning Scope Planning menjelaskan bagaimana suatu scope didefinisikan, diuji, dan diawasi serta bagaimana Work Breakdown Structure (WBS) akan dibuat. Scope Planning merupakan langkah awal dari scope manajement plan. 2. Scope Definition Scope Definition merupakan proses menentukan lebih lanjut pekerjaan yang dibutuhkan untuk proyek. Scope definition yang bagus sangat penting untuk kesuksesan proyek karena sangat membantu meningkatkan akurasi dari waktu, biaya, dan sumber yang digunakan.

8

3. Create WBS Proses selanjutnya dalam project management adalah membuat suatu work breakdown structure (WBS). WBS adalah pengelompokan pekerjaan sulit dalam suatu proyek yang menentukan total scope dari proyek. Karena banyak proyek melibatkan banyak orang dan banyak perbedaan, ini sangat penting untuk menyusun dan memutuskan pekerjaan kedalam bagian logika dan didasari pada bagaimana pekerjaan akan dapat ditingkatkan. 4. Scope Vertifications Scope Veritification melibatkan persetujuan formal dari project scope yang diselesaikan oleh stakeholders. Persetujaun ini sering dicapai dengan melakukan penyelidikan pada pelanggaran. 5. Scope Control Tujuan dari scope control adalah mempengaruhi faktor yang menyebabkan perubahan scope, menyakinkan perubahan yang diproses berdasarkan pada prosedur yang dikembangkan sebagai bagian dari mengintegrasikan perubahan control, dan mengatur perubahan ketika perubahan ini terjadi. 1.6. Life Cycles Dalam mengerjakan sebuah proyek, dibutuhkan sebuah perencanaan yang matang. Hal ini diperlukan untuk memastikan bahwa tujuan akhir proyek dapat tercapai sesuai dengan waktu, scope dan dana yang telah ditetapkan di awal kegiatan proyek. Untuk itu, manajer proyek harus dapat memastikan bahwa seluruh sumber daya yang dialokasikan dalam proyek digunakan dengan cara yang paling efisien. Ini berarti bahwa perencanaan proyek harus dilakukan secara professional yang didasarkan pada siklus hidup proyek. Lalu apa yang dimaksud dengan siklus hidup proyek itu? Secara umum, siklus hidup proyek merupakan suatu metode yang digunakan untuk menggambarkan bagaimana sebuah proyek direncanakan,dikontrol, dan diawasi sejak proyek disepakati untuk dikerjakan hingga tujuan akhir proyek tercapai. Terdapat empat tahap kegiatan utama yang dilakukan dalam siklus hidup proyek yaitu : 1. Tahap Inisiasi Tahap inisiasi proyek merupakan tahap awal kegiatan proyek sejak sebuah proyek disepakati untuk dikerjakan. Pada tahap ini, permasalahan yang ingin diselesaikan akan

9

diidentifiasi. Beberapa pilihan solusi untuk menyelesaikan permasalahan juga didefinisikan. Sebuah studi kelayakan dapat dilakukan untuk memilih sebuah solusi yang memiliki kemungkinan terbesar untuk direkomendasikan sebagai solusi terbaik dalam menyelesaikan permasalahan. Ketika sebuah solusi telah ditetapkan, maka seorang manajer proyek akan ditunjuk sehingga tim proyek dapat dibentuk. 2. Tahap Perencanaan Ketika ruang lingkup proyek telah ditetapkan dan tim proyek terbentuk, maka aktivitas proyek mulai memasuki tahap perencanaan. Pada tahap ini, dokumen perencanaan akan disusun secara terperinci sebagai panduan bagi tim proyek selama kegiatan proyek berlangsung. Adapun aktivitas yang akan dilakukan pada tahap ini adalah membuat dokumentasi project plan, resource plan, financial plan, risk plan, acceptance plan, communication plan, procurement plan, contract supplier dan perform phare review. 3. Tahap Eksekusi (Pelaksanaan proyek) Dengan definisi proyek yang jelas dan terperinci, maka aktivitas proyek siap untuk memasuki tahap eksekusi atau pelaksanaan proyek. Pada tahap ini, deliverables atau tujuan proyek secara fisik akan dibangun. Seluruh aktivitas yang terdapat dalam dokumentasi project plan akan dieksekusi. Sementara kegiatan pengembangan berlangsung, beberapa proses manajemen perlu dilakukan guna memantau dan mengontrol penyelesaian deliverables sebagai hasil akhir proyek. 4. Tahap Penutupan Tahap ini merupakan akhir dari aktivitas proyek. Pada tahap ini, hasil akhir proyek (deliverables project) beserta dokumentasinya diserahkan kepada pelanggan, kontak dengan supplier diakhiri, tim proyek dibubarkan dan memberikan laporan kepada semua stakeholder yang menyatakan bahwa kegiatan proyek telah selesai dilaksanakan. Langkah akhir yang perlu dilakukan pada tahap ini yaitu melakukan post implementation review untuk mengetahui tingkat keberhasilan proyek dan mencatat setiap pelajaran yang diperoleh selama kegiatan proyek berlangsung sebagai pelajaran

10

Sedangkan menurut Project Management Body Of Knowledge (PMBOK), PLC terdiri dari: 1. Concept : Marketing input, Feasibility Studies, Survey of competition 2. Definition : Specify objectives, Establish target, QA Procedure, Setup control system 3. Design : Archtiectural engineering, Design review, Assesment report, Revise cost and performance target 4. Development : First units, Begin Sales campaign, Quality control procedures 5. Application : Install & Field Test, begin destaffing, advertising begin, debug and redesign 6. Post Completion : Final destafing, final lesson-learned review, close out

1.7. Subproject, Programs, and Portofolios

Subproyek berguna ketika Proyek terlalu besar, melibatkan banyak komponen kiriman, atau memiliki unsur outsourcing. Sebuah subproyek dapat dianggap sebagai "proyek mini-" dalam proyek yang lebih besar. Dengan mengelola secara terpisah tetapi masih menghubungkan ke proyek yang lebih besar, perencanaan, pemantauan, dan pengendalian yang lebih mudah. Program adalah koleksi individu proyek yang mendukung tujuan utama. Proyek-proyek masih dikelola secara individual, tetapi manajer proyek akan bekerja dengan seorang manajer program yang mengawasi pengumpulan proyek. Portofolio adalah kumpulan proyek yang tujuan tidak berhubungan dengan satu sama lain. Mereka biasanya dikategorikan dalam beberapa metode untuk manajemen keseluruhan dan prioritas, misalnya dengan departemen atau bisnis unit.

1.8. Stakeholder Stakeholder di sub-kategorikan menjadi kelompok-kelompok lain, seperti:

11

Key Stakeholder : Mereka yang memiliki signifikan pengambilan keputusan keterlibatan dalam proyek atau dengan kegiatan berlangsung. Pelanggan adalah stakeholder kunci. Stakeholder primer : Mereka yang terkena dampak langsung oleh tujuan proyek atau melalui satu atau lebih dari kiriman tersebut. Secondary Stakeholder : Mereka yang hanya secara tidak langsung dipengaruhi oleh tujuan proyek atau melalui satu atau lebih dari kiriman tersebut. Alasan untuk melibatkan para pemangku kepentingan dalam proses proyek adalah: Sasaran mereka, tujuan, dan kebutuhan harus didengar. Hal ini memastikan bahwa fungsi kunci, deliverables, dan harapan yang termasuk dalam proyek. Kegagalan untuk melakukan hal ini dapat mengakibatkan ruang lingkup sebagai kebutuhan atau persyaratan pada nantinya di dalam proyek. Manajer proyek perlu menentukan apa pemesanan dapat disuarakan. Pendapat mereka dapat memberikan peluang untuk pendekatan alternatif. Jika tidak diberi kesempatan untuk menyuarakan pendapat mereka, para pemangku kepentingan oposisi mungkin kemudian meningkatkan hambatan politik yang dapat menyebabkan proyek kehilangan dukungan Ketika diberi kesempatan untuk berpartisipasi, stakeholder lebih cenderung merasa bahwa mereka memiliki hak milik di tujuan proyek dan yang membantu disetujuinya proyek tersebut. Para pemangku kepentingan ini dapat mengetahui faktor risiko yang seharusnya belum ditemukan sampai nanti. Keterlibatan awal memungkinkan proyek manajer untuk menentukan harapan mereka tentang komunikasi proyek. Beberapa pemangku kepentingan dapat memilih untuk menerima dan rincian update sementara yang lain mungkin hanya ingin rincian sekilas.

1.9. Project Roles Tim Proyek adalah kelompok yang bertanggung jawab atas perencanaan dan pelaksanaan proyek. Ini terdiri dari Manajer Proyek dan sejumlah variabel anggota Tim

12

Proyek, yang didatangkan untuk memberikan tugas-tugas mereka sesuai dengan jadwal proyek. Project Manager adalah orang yang bertanggung jawab untuk memastikan bahwa Tim Proyek melengkapi proyek. Manajer Proyek mengembangkan Rencana Proyek dengan tim dan mengelola kinerja tim tugas proyek. Hal ini juga merupakan tanggung jawab Manajer Proyek untuk mengamankan penerimaan dan persetujuan kiriman dari Sponsor Proyek dan Pemangku Kepentingan. Manajer Proyek bertanggung jawab untuk komunikasi, termasuk pelaporan status, manajemen risiko, eskalasi masalah yang tidak dapat diselesaikan dalam tim, dan, secara umum, memastikan proyek ini disampaikan dalam anggaran, jadwal, dan dalam ruang lingkup. Anggota Tim Proyek yang bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas dan menghasilkan kiriman yang dituangkan dalam Rencana Proyek dan disutradarai oleh Project Manager, di tingkat apa pun usaha atau partisipasi telah ditetapkan untuk mereka. Pada proyek yang lebih besar, anggota Tim Proyek beberapa mungkin berfungsi sebagai Memimpin Tim, memberikan kepemimpinan tugas dan teknis, dan kadang- kadang mempertahankan sebagian dari rencana proyek. Mitra bisnis, penjual, vendor : Ini adalah orang-orang atau organisasi eksternal untuk perusahaan atau organisasi yang melakukan pemasok khusus keahlian atau komponen kiriman untuk proyek. Pelanggan / klien : Ini adalah entitas yang akan menjadi konsumen dari produk proyek, layanan, atau hasil. Ini bisa menjadi sebuah perusahaan, kelompok, departemen, atau individu. Hal ini kadang-kadang juga disebut klien, konsumen, atau pengguna di beberapa industri. Manajer fungsional : manajer fungsional adalah kepala unit organisasi atau bisnis dan biasanya mengontrol sumber daya manusia.

13

Operasional Manajer : Unit Bisnis atau manajer departemen mengawasi area bisnis yang spesifik. Wilayah operasional adalah stakeholder dan anggota tim proyek untuk proyek- proyek yang berdampak kiriman proses bisnis atau akan digunakan oleh unit operasional. Performing organization : Ini adalah entitas yang melakukan pekerjaan proyek dan mengelola proyek. Dalam kondisi kontrak atau outsourcing, mereka mungkin tidak pelanggan organisasi. Portfolio Manager : Banyak organisasi yang memiliki unit usaha, komite, atau papan yang melayani panel pemilihan proyek dan mungkin memerlukan ulasan proyek formal di berbagai pemeriksaan dalam proyek. Program Manager : Jika proyek ini memberikan hanya komponen dari inisiatif perusahaan yang lebih besar yang digolongkan sebagai program maka ada kemungkinan akan menjadi orang yang dibebankan dengan pengelolaan program keseluruhan proyek. Manajer proyek akan bekerja di bawah arahan keseluruhan manajer program. Proyek inisiator : Inisiator proyek adalah entitas yang awalnya mengusulkan proyek tersebut. Dari perspektif PMBOK, inisiator adalah seseorang di luar tim proyek karena pada saat proyek dimulai, itu belum secara resmi proyek. Kantor Manajemen Proyek (PMO) : Ini adalah organisasi unit dalam beberapa perusahaan yang menyediakan pengawasan terkoordinasi, khusus, dan terfokus proyek, portofolio, dan program. PMOS menyediakan perencanaan terkoordinasi dan prioritas proyek. PMOS juga memberikan pelatihan manajemen proyek, pengembangan metodologi, template, dan bimbingan kepada manajer proyek. Tim manajemen proyek : Orang-orang di tim proyek (bersama dengan manajer proyek) yang paling aktif terlibat dalam pengelolaan proyek. Tim manajemen proyek dapat mencakup koordinator proyek, pemimpin proyek, kontraktor pelaksana, pengembang memimpin, dan sebagainya.

14

Sponsor proyek / juara : Sponsor adalah anggota manajemen senior yang mendukung proyek dalam organisasi melakukan dan memastikan pendanaan yang cukup dan sumber daya yang tersedia. Sponsor biasanya memimpin proyek sementara itu diinisiasi tetapi belum disahkan secara resmi. Pada eksekutif tingkat organisasi, sponsor mungkin perlu bernegosiasi untuk proyek prioritas, membantu dalam lingkup klarifikasi, dan berpartisipasi dalam strategi bagi para pemangku kepentingan negatif. Tim proyek : Kelompok orang yang melaksanakan pekerjaan proyek. Kelompok ini kadang- kadang disebut sebagai staf proyek. Manajer Proyek : Seseorang yang memastikan bahwa proyek tersebut direncanakan, dilaksanakan, dan dikelola dengan baik. Dia akhirnya bertanggung jawab untuk memastikan proyek ini berhasil dan untuk menyeimbangkan bersaing tuntutan kualitas, waktu, biaya, dan ruang lingkup. Manajemen senior : Dalam konteks manajemen proyek, ini adalah manajemen organisasi yang memiliki pengambilan keputusan tanggung jawab yang lebih tinggi daripada manajer proyek. Ini bisa menjadi manajer fungsional, eksekutif, pejabat, dan direktur.

CHAPTER SUMMARY Proyek direncanakan, dikendalikan, dan dilakukan melalui elaborasi progresif, yang berarti bahwa proyek tersebut dikembangkan dalam langkah-langkah dan disempurnakan secara bertahap. Proyek memiliki keterbatasan sumber daya, dan menyeimbangkan kendala tersebut adalah Manajemen proyek. Proyek dimulai sebagai hasil dari permintaan pasar, kebutuhan organisasi, permintaan pelanggan, kemajuan teknologi, atau hukum persyaratan, dan proyek berakhir ketika tujuan proyek telah dipenuhi, idealnya tepat waktu dan sesuai anggaran. Proyek dapat dihentikan ketika kebutuhan proyek tidak lagi ada atau jelas bahwa tujuan tidak dapat dipenuhi.

15

Siklus hidup proyek terdiri dari fase, yang menghubungkan awal proyek sampai akhir proyek. Tahapan meliputi kegiatan yang diperlukan untuk menghasilkan deliverables, dan akhir fase selalu menghasilkan beberapa jenis penyampaian dan verifikasi formal atau informal yang deliverable. Siklus hidup proyek juga memberikan kita beberapa petunjuk tentang apa yang secara umum dapat diharapkan : Sebuah proyek yang kemungkinan besar gagal di awal nya siklus hidup karena risiko dan ketidakpastian yang tertinggi di fase awal. Biaya dan staf tingkat yang terendah di awal proyek, puncak sementara proyek ini berlangsung, dan kemudian drop off sebagai proyek hampir selesai. Pengaruh Stakeholder tertinggi di awal siklus hidup proyek. Tapi pengaruh ini berkurang sepanjang proyek berjalan terutama karena biaya perubahanmenggabungkan umumnya meningkat sebagai proyek bergerak melalui siklus hidup