Big  Apple  Tutor  Guide:    

1.0 Introduction  2.0 Web  Browser  Setup  3.0 Logging  on  for  the  First  Time  4.0 Changing  Passwords  5.0 Updating  Attributes  6.0 Viewing  Students’  Information  7.0 Entering  Appointments  8.0 Printing  Directions  &  Maps  9.0 Creating  Session  Reports  10.0 Changing  or  Cancelling  Appointments  11.0 Questions      

 

1.0  Introduction    

The  Big  Apple  system  is  a  tool  that  allows  you  to  submit  your  session  reports  into  Tutor  Doctor  for  your  completed  tutoring  hours.    Each  time  you  complete  a  tutoring  session  with  your  assigned  student(s),  you  can  enter  the  information  into  the  Big  Apple.  The  Big  Apple  can  also  help  you  manage  the  various  appointments  that  you  have  with  your  students.  You  will  have  the  ability  to  log  into  the  Big  Apple  and  enter  your  weekly  appointments  with  each  student  assigned  to  you.  It  also  lets  us  see  any  available  time  blocks  in  your  schedule  where  we  can  potentially  offer  you  other  students  to  tutor.      

 

2.0  Web  Browser  Setup    

You  must  use  Mozilla  Firefox  to  operate  the  website.    Be  sure  you  download  this  free  application  and  use  Firefox  as  your  browser  when  using  the  Big  Apple  -­‐  www.mozilla.com/firefox/      **This  program  is  designed  to  work  effectively  on  Firefox  only.  

 

3.0  Logging  on  for  the  First  Time    

Go  to:  https://bigapple.tutordoctor.com  Username:     Provided  to  you  by  the  Franchisee  Owner  Password:     Provided  to  you  by  the  Franchisee  Owner  

 

4.0  Changing  of  Passwords    The  first  time  you  log  on,  please  change  your  password.  

1. On  the  left  hand  side,  select  “My  Profile”  2. In  the  “Personal”  Tab,  go  to  the  bottom  of    the  page  and  select  “Edit  My  Profile”  3. Scroll  down  the  page  and  input  a  new  password  for  yourself.  4. Select  the  “Save”  option.  

 

     

 

5.0  Updating  Attributes    

1. Log  onto  Big  Apple  2. On  the  left  of  the  screen  there  is  a  purple  section  with  tabs,    

a. Click  on  “Administration”  b. Click  on  “My  Profile”    

3. On  the  top  of  your  profile  you  will  see  seven  options  a. Click  on  “Attributes”  

 “Attributes”  is  where  you  can  update  all  your  personal  information  that  is  pertinent  to  tutoring  with  Tutor  Doctor.  

 4. Attribute  Type  /  Sub  Type  Selection  

On  the  left  side  here  you  have  the  ability  to  select  what  subjects  you  would  like  to  apply  to  the  Tutors  Profile  a. Select  the  folder  you  would  like  to  view    b. Select  the  attribute  type  c. After  selecting  the  attribute  type  the  right  hand  side  (Attribute  Selection)  will  change  

accordingly  

     

 

5. Attribute  Selection  On  the  Right  side  here  you  have  the  ability  to  select  grade  levels  or  Time  ranges  that  will  correspond  to  the  Attribute  type  you  selected.  Here  you  will  have  the  ability  to  select  multiple  attributes.  

 

   

a. You  can  select  the  Checkbox  “  ”  at  the  top  left  hand  corner  to  select  all  attributes  on  the  listing  

b. You  can  select  the  individual  Check  Boxes  “ ”  to  only  apply  the  attributes  you  want  to  apply.  c. You  can  select  the  Name  of  the  attribute;  hold  the  “Shift”  button  then  select  the  Second  

attribute  and  this  will  apply  all  the  items  in-­‐between.    

     

 

6. Viewing  a  full  listing  of  attributes  applied  to  a  Profile  When  viewing  your  Attributes  tab  in  your  Profile,  you  can  scroll  down  to  the  bottom  of  the  page  and  expand  the  “Selected  Attributes”.  a. Selecting  the  “ ”  option.  

 

   

b.  -­‐  This  option  will  allow  you  to  make  comments  /  notes  on  the  attribute  you  have  selected.  c.  -­‐  This  option  will  allow  you  to  remove  the  attribute  from  your  selection.  

 

       

 

6.0  Viewing  Student  Information      

1. On  the  left  of  the  screen  there  is  a  purple  section  with  tabs,    a. Click  on  “Administration”  b. Click  on  “My  Profile”    

2. On  the  top  of  your  profile  you  will  see  seven  options  a. Click  on  “Students”.    This  will  show  you  an  overview  of  your  student.  

 

   

3. To  view  more  detailed  information  on  any  of  your  students:  a. Click  on  the  “Student  Action  Icon”  on  the  right  hand  side  of  your  screen.  

 

   

4. After  selecting  the  student’s  action  icon,  you  will  be  taken  to  a  page  where  you  are  able  to  view:  a. How  many  hours  this  family  has  available.  b. The  parent’s  contact  information.  c. The  student’s  Information.  d. What  attributes  are  applied  to  your  student(s).  

   

 

7.0 Entering Appointments  When  you  are  matched  with  a  student,  we  recommend  you  enter  your  appointments  into  your  Big  Apple  

account  in  advance.  This  shows  us  the  times  that  you  are  already  booked  with  students  and  also  lets  us  know  when  you  are  meeting  with  each  specific  student.  

 1. To  enter  your  tutoring  appointments,  complete  the  following:    

a. On  the  left  hand  side,  on  the  purple  section,  select  “Appointments”    

   

b. A  calendar  will  pop  up.    Select  “Add  Appointment”.      A  separate  window  will  open.    It  is  important  to  fill  in  the  following  information:    

   

i. Student  1. Type  in  the  students  first  name  into  the  text  box  2. Select  the  student    from  the  drop  down  list  

a. If  the  student’s  name  doesn’t  appear,  please  contact  your  Tutor  Doctor  office  to  “Attach”  the  student  to  you  in  the  Big  Apple.  

b. If  your  student  is  an  adult,  you  may  see  their  name  appear  twice,  once  with  an  address  (representing  the  Account  Owner),  once  without  the  address  (representing  the  student).    

c. Please  select  the  student  name  that  appears  without  the  address.    If  you  choose  the  wrong  one,  an  error  message  will  appear.    Simply  go  back  and  select  the  right  name  (with  no  address)  from  the  drop  down  list.  

   

 

ii. Date  Range  Control:  1. Input  the  correct  “Date”  you  will  be  going  to  your  session  

A)  Select  on  the  calendar  Icon  

B) Select  on  the  Date  you  wish  to  indicate  as  your  starting  point

 

 

C)  If  you  need  to  adjust  the  months  you  could  toggle  left  or  right  using  the  above  arrow  buttons  

 D)  After  switching  the  month  you  can  select  on  the  date  you  want  to  indicate  as  the  starting  point  

iii. Duration:  Input  the  length  of  your  scheduled  session  You  can  do  one  of  two  methods  to  modify  this  field:  

    1)  Select  on  the  “ ”  next  to  start  time  and  Manually  Select  what  your  start  time  is  going  to  be:    

             

2)  Manually  Type  into  the  field  what  your  start  time  is  going  to  be:    

A)  Type  into  the  desginated  field  B)  Select  the  time  from  the  Dropdown  menu  

 

   

iv. Notes:  Input  the  Subject  you  are  tutoring.  c. When  the  appointment  is  fully  completed,  select  “Save”.    

 

8.0 Printing Maps & Directions  

1. You  may  print  maps  and  directions  to  your  assigned  student’s  houses  anytime  you  wish.  2. Select  the  Appointments  tab  on  the  left  side  then  select  the  day  you  have  scheduled  your  Tutoring  

Sessions  3. Once  you  are  on  the  day  you  wish,  select  “Print  Today’s  Jobs”.        

   

a. You  will  then  see  the  following  screen:  

 b. Select  “Print”    

4. You  will  then  be  taken  to  a  screen  where  you  are  able  to  toggle  between  a  “Text  Only”  Road  map  view  and  a  “Maps”  Overview  of  how  to  get  to  the  students  house.    

   

 

9.0 Creating Session Reports  1. After  each  tutoring  appointment  with  your  student  is  complete,  it  is  important  to  create  a  Session  

Report.    It  is  important  that  all  the  information  you  enter  into  the  Session  Report  is  accurate,  including  the  date,  time,  and  length  of  your  session.    

2. For  a  family  with  multiple  children  who  are  being  tutored,  ensure  that  you  enter  a  Session  Report  for  each  child.    Please  do  not  enter  one  Session  Report  for  a  large  time  block  of  time  when  you  tutored  several  children  back  to  back.    Each  child  needs  their  own  Session  Report  to  be  submitted  each  time  you  tutor  them.  

 3. The  session  reports  are  reconciled  by  using  the  Family  Report  as  a  reference.  After  the  session  report  is  

reconciled  then  the  Franchisee  owner  would  either  accept  or  reject  the  session  report.  The  Family  Report  must  also  be  submitted  to  your  Franchisee  Owner.  

 4. A  copy  of  this  Session  Report  may  be  forwarded  to  the  student  or  student’s  parents/guardians  as  a  

permanent  record  of  your  tutoring  session  with  them.    

5. Session  Reports  must  be  submitted  within  24  hours  of  each  tutoring  session  for  each  student.    In  order  to  submit  a  Session  Report:  1. On  the  left  hand  side  of  the  Big  Apple  screen,  select  the  “Sessions”  Tab.  2. The  bar  will  open  to  reveal  “List”.    Select  “List”.  This  will  reveal  all  the  appointments  that  you  have  set  

up  from  the  “Appointments”  Tab.    

   

3. Click  on  “Pending  Sessions”  and  then  go  to  the  Right  and  select  “Create  Session  Report”.    

       

 

   

4. Under  “Session>  Tutorial  Overview>  Summary”,  input  your  comments  on  the  session  you  had  with  your  student.    Enter  what  you  covered  together  and  enter  any  great  accomplishments  that  happened  or  any  concerns  you  have.  Once  completed,  select  the  “Add”  option  on  the  right  hand  side.  

 

 

5. Under  “Tutorial  Overview”,  you  can  change  the  second  drop  down  to  “Other  Information”  and  this  report  is  good  opportunity  for  you  to  note  if  a  student  is  making  progress  or  struggling  in  a  certain  area,  teaching  strategies  you  used,  creative  approaches,  any  assessments  conducted  &  results  etc.  There  is  scroll-­‐down  menu  in  the  Comments  Section  of  the  session  reports  that  you  may  find  helpful  to  use  that  prompt  you  to  detail  information  about  other  issues  that  have  occurred  during  the  Tutoring  Session.      

   

6. Select  “Save  Session  Report”.    This  will  allow  you  to  save  your  entry  and  come  back  at  a  later  time  to  change  or  edit  your  comments.  

7. When  you  are  ready  to  submit  your  Session  Report,  please  select  the  “Submit  Session  Report”.    Once  you  submit  the  session  report,  you  will  no  longer  be  able  to  edit  the  content.    

*********IMPORTANT*********    Once  you  hit  “Submit  Session  Report”,  Tutor  Doctor  is  notified  that  you  have  submitted  a  Session  Report.    It  tells  us  the  time  that  you  met  with  the  student  and  what  you  covered  together.    Anything  you  put  in  the  session  report  could  be  sent  to  the  family.  Be  sure  that  your  time  is  accurate  and  your  report  is  professional.  

   

 

10.0  Changing  or  Cancelling  Appointments    

1. Changing  Dates  or  Times  of  Tutoring  Session:      a. Select  the  “Date”  on  your  calendar  that  your  tutoring  session  is  scheduled  for.    

 

   

b. Find  your  “Appointment”  for  that  student  on  the  calendar.  c. Double  Click  on  the  “Appointment”.    Change  the  date  to  your  revised  tutoring  time.  

 2. Cancelling  a  Session:  If  a  family  cancels  a  session  that  is  not  being  rescheduled,  

a. Select  the  date  on  your  calendar  that  your  tutoring  session  is  scheduled  for.      b. Find  your  Appointment  for  that  student. c. Click  on  the  “Cancel  Session”  Icon.  

 

       

d. Click  on  “Confirm”  to  cancel  the  appointment    

   

3. Adding  an  extra  tutoring  session:  a. Simply  follow  step  7.0,  “Entering  Appointments”  

 11.0  Questions    

Please  contact  your  Tutor  Doctor  Franchisee  Owner  for  any  questions.