universitas indonesia internal control pada …lib.ui.ac.id/file?file=digital/20351809-ta-sri...

UNIVERSITAS INDONESIA

INTERNAL CONTROL PADA PROSES AUTHORIZATION FOR EXPENDITURE (AFE) DI KSO PERTAMINA EP-PT X GROUP

LAPORAN MAGANG

SRI LESTARI NINDYA NOVIANTI 1006815013

FAKULTAS EKONOMI PROGRAM STUDI EKSTENSI AKUNTANSI

DEPOK JANUARI 2013

Internal control ..., Sri Lestari Nindya Novianti, FE UI, 2013

ii

UNIVERSITAS INDONESIA

INTERNAL CONTROL PADA PROSES AUTHORIZATION FOR EXPENDITURE (AFE) DI KSO PERTAMINA EP-PT X GROUP

LAPORAN MAGANG

Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi

SRI LESTARI NINDYA NOVIANTI 1006815013

FAKULTAS EKONOMI PROGRAM STUDI EKSTENSI AKUNTANSI

DEPOK JANUARI 2013


iii


iv


v

KATA PENGANTAR Assalamualaikum Wr. Wb. Puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT, karena atas nikmat, kasih sayang, dan rahmatNya, penulis dapat menyelesaikan laporan magang ini. Judul laporan magang yang penulis ambil adalah Analisa internal control dalam poses Authorization Financial Expenditure (AFE) pada KSO PEP-PT X Group. Penyusunan laporan magang ini dilakukan dalam rangka memenuhi salah satu syarat untuk mencapai gelar Sarjan Ekonomi pada Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia.

Penulis menyadari bahwa tanpa bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak, baik dari masa perkuliahan sampai pada penyusunan laporan magang ini sangatlah sulit bagi penulis untuk menyelesaikan laporan magang ini.

Oleh karena itu pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada :

1. Allah SWT yang memberikan semua nikmat yang tidak bisa penulis hitung satu persatu.

2. Bp. Heru Sudarisman, selaku dosen pembimbing yang telah menyediakan waktu, tenaga dan pikiran didalam mengarahkan penulis dalam penyusunan laporan magang ini hingga menjadi pembimbing penulis selama sidang.

3. Dosen dan staf pengajar yang telah memperluas pengetahuan penulis dalam menempuh studi.

4. Mama, Papa, Bude Didik, Pakde Didik, yang telah memberikan kasih sayang, dukungan finansial, fasilitas, bimbingan dan semangat kepada penulis selama kuliah, pelaksanaan magang, penulisan laporan magang, hingga persiapan sidang. Bersyukur kepada Allah SWT mendapat orang tua seperti kalian.

5. Kakak, Abang & Mbak Desy yang telah membantu penulis selama kuliah, membantu dan berperan sebagai partner tukar pikiran dalam pengerjaan tugas kuliah maupun laporan magang, memberikan penghiburan, canda tawa, keceriaan. Big hug & kisses guys.

6. Keluarga besar KSO PEP-PT X Group, Pak Suryaman yang menjabat sebagai General Manager, Pak Tono selaku HR & GA Head, Pak Tavip sebagai Finance & Admin Manager yang telah memberikan kesempatan bagi penulis untuk dapat melaksanakan magang. Terimakashi banyak untuk Pak Eko Susetyo selaku Budget & Reporting Head yang bersedia menyediakan waktu dan pikiran untuk menjadi pembimbing penulis selama magang.

7. Terimakasih banyak untuk pihak-pihak yang selalu menyediakan waktu bagi penulis dalam proses pembuatan laporan magang ini : Mbak Ayas yang makin keren wish u all the best, Bang Jhon (*mudah-mudahan segera dimantapkan hatinya utk menikah*peace), Mbak Lita, dan Mbak Fifi,.

8. Terimakasih juga penulis ucapkan untuk temen-teman di KSO PEP-PT X Group Om Bensus yang makin kece hehe, Mbak Eva yang tambah cantiik, Bang Ricco mudah-mudahan sembuh galaunya & nemu soulmatenya ;p, Mas Yufi hope u can find the part of you, Mas Ramlih semoga kembali ke jalan


vi

yang lurus amiin =’), Mas Akbar & Kak Didi di tunggu undangannya ^0^)/, Mbak Sulis & Mbak Hesti sehat terus + sukses bisnisnya, Devi sukes kuliahnya yaa & langgeng sama Adit :’), Adek Oni cepet lulus & lancar sidangnya, Mas Irwan, Mas Yanto, Mas Iwan, Mas Sigit, Mas Ade, Oci yang telah mewarnai hari-hari penulis selama magang #eaaa.

9. Dwi Ayunda, Adistiayu, Mbak Ghandes (my unofficially murobi+BFF), Lia, Rahmi, Ratih, Rizta, PM girls (Genis, Adistayu, Irna, Insa, Ipit, Leli, Ipeh, Yuni) yang senantiasa memberikan motivasi, masukan, dan menjadi partner bertukar pikiran bagi penulis selama kuliah maupun dalam pelaksanaan dan penulisan laporan magang ini. Untuk semua support, ilmu baru, canda tawa, advice, my cheerleader, and my police if I go to wrong way. Aku sayang kalian karena Allah SWT.

10. Keluarga besar Uswatun Hasanah (Mbak Ghandes, Mbak Sari, Mbak Trisna, Mbak Silvi, Endah, Sherly, Ulik, Adistayu, Anin, Sara, Tia, Danti, Mia, Feni, Inka, Sofi, Nufa, Hana), yang telah menjadi keluarga besar penulis selama kuliah. Terima kasih untuk kehadiran kalian, untuk setiap menit persahabatan, untuk sekedar ngobrol, bercanda, dan curhat sangatlah berharga.

11. Teman-teman Ekstensi terutama angkatan 2010 yang setia menemani hari-hari penulis selama kuliah.

12. Ibu Selvy Monalisa dan Ibu Nurul Husnah selaku dosen penguji untuk masukan-masukannya dalam penyempurnaan laporan magang ini.

Dengan penuh kesadaran bahwa yang penulis sajikan masih banyak kekurangan karena keterbatasan kemampuan dalam pemahaman ilmu yang diterapkan. Oleh karena itu penulis mengharapkan saran dan kritik yang membangun demi kesempurnaan di masa yang akan datang.

Akhir kata penulis berharap Allah SWT berkenan membalas segala kebaikan saudara-saudara semua. Dan semoga laporan magang ini membawa manfaat bagi para pembaca dan untuk kepentingan pengembangan ilmu.

Jakarta, Januari 2013 Penulis


vii


viii Universitas Indonesia

ABSTRAK Nama : Sri Lestari Nindya Novianti Program Studi : S1 Ekstensi - Akuntansi Judul : Internal Control Pada Proses Authorization of Expenditure (AFE) di KSO Pertamina EP-PT X Group

Laporan ini dibuat untuk menganalisa internal control pada proses Authorization for Expenditure (AFE) yang dilaksanakan oleh KSO-Pertamina EP. Tahap-tahap persiapan dan pelaksanaan proses AFE adalah Pengajuan Rencana Kerja & Anggaran ke PT. Pertamina EP, Pengajuan & Pembahasan Work Program & Budget (WP & B), Pengajuan Authorization for Expenditure (AFE) ke PT. Pertamina EP, Open Tender dan Pengadaan oleh Suppllier, Place Into Service (PIS), Pembahasan & Persetujuan Close Out Authorization for Expediture (AFE), Close Out Recovery & Non Recovery.Pembahasan akan mengungkapkan gambaran proses AFE, komponen pengendalian internal, kendala yang timbul dalam setiap tahapan proses AFE, risiko yang dihadapi perusahaan, dan pengendalian untuk mencegah atau meminimalisir risiko pada proses AFE. Selama proses perencanaan pengeluaran, pengajuan anggaran, pelaksanaan proyek, hingga pengajuan cost recovery selalu melalui diskusi dan persetujuan dengan Pertamina EP dengan terlebih dahulu melalui proses otorisasi dengan pihak yang berwenang di internal KSO PEP-PT X Group. Kata kunci : Authorization for Expenditure (AFE), pengendalian internal, kendala, risiko.


ix Universitas Indonesia

ABSTRACT Name : Sri Lestari Nindya Novianti Study Program : S1 Extension - Accounting Title : Internal control on the Authorization of Expenditure (AFE)

Process at KSO-Pertamina EP-PT X Group

This report describes about analyze the internal control process Authorization for Expenditure (AFE) conducted by KSO-Pertamina EP. Stages of preparation and implementation of the AFE is a Work Plan & Budget Submission to the PT. Pertamina EP, Filing & Discussion Work Program and Budget (WP & B), Filing Authorization for Expenditure (AFE) to PT. Pertamina EP, Open Tender and Procurement by suppllier, Place Into Service (PIS), Discussion and Approval Close Out Authorization for Expediture (AFE), Close Out Recovery & Non Recovery.Pembahasan will reveal a picture of the AFE, the components of internal control, constraints arising AFE in every stage of the process, the risks facing the company, and controls to prevent or minimize the risk to the AFE. During the process of planning expenditures, budget submission, project implementation, until the filing cost recovery is always through discussion and agreement with Pertamina EP with the first authorities in the internal KSO PEP-PT X Group. Key words: Authorization for Expenditure (AFE), internal control, constraints, risks.


xi Universitas Indonesia

DAFTAR ISI

HALAMAN SAMPUL HALAMAN JUDUL HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS ii LEMBAR PERSETUJUAN iii LEMBAR PENGESAHAN iv KATA PENGANTAR v LEMBAR PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH vii ABSTRAK viii DAFTAR ISI x DAFTAR TABEL xii DAFTAR GAMBAR xiii DAFTAR LAMPIRAN xiv BAB 1 PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang 1 1.2 Tujuan Penulisan 3 1.3 Ruang Lingkup Penulisan 3 1.4 Tempat dan Waktu Pelaksanaan Magang 3 1.5 Sumber Data 4 1.6 Sistematia Penulisan 4

BAB 2 GAMBARAN UMUM TEMPAT MAGANG

2.1 Sejarah Singkat Perusahaan ......................................................... 6 2.2 Penyertaan Pertamina EP dalam KSO ......................................... 7 2.3 Pembagian Hasil Produksi ........................................................... 8 2.4 Pengertian Cost Recovery bagi Perusahaan Perminyakan.............9 2.5 Program Kerja PT X Group ...........................................................10 2.6 Struktur Organisasi Perusahaan ....................................................12 2.7 Deskripsi Pekerjaan Divisi Keuangan dan Administrasi ............. 13 2.8 Deskripsi Pekerjaan Kepala anggaran dan Pelaporan 14 2.9 Kerjasama dalam Industri Perminyakan Indonesia 14

2.8.1 Kerjasama Konsesi .............................................................. 15 2.8.2 Kontrak Karya ..................................................................... 15 2.8.3 Kontrak Bagi Hasil (Production Sharing Contract) ......... 15 2.8.4 Kontrak Unitisasi ................................................................ 16 2.8.5 Kontrak Bantuan Teknis (Technical Assitance Contract ……………………………….16 2.8.6 Kontrak Pengurasan Tahap Kedua (Secondary Recovery)……………………………………….…16 2.8.7 Perjanjian Operasi Bersama (Joint Operation Agreement) ……………………………………...16 2.8.8 Joint Operation Body .......................................................... 17


ix Universitas Indonesia

2.8.9 Kerjasama Bidang Minyak dan Gas Bumi Hilir ..............17

BAB 3 LANDASAN TEORI 3.1 Pengertian Internal Control 18 3.2 Menjembatani Perbedaan antara Management Control

dengan Internal Control 19 3.3 Hubungan antara Internal Control dan Management Control…...20 3.4 Perbedaan Levers of Control dengan Internal Control 21 3.5 Siklus Pengeluaran 22

3.5.1. Memperbaiki Efisiensi dan Efektifitas Siklus Pengeluaran 24

3.6. Penerimaan dan Penyimpanan Barang 24 3.6.1. Memperbaiki Efisiensi dan Efektivitas

Penerimaan dan Penyimpanan Barang 25 3.7 Pembayaran barang dan Jasa 26

3.7.1. Memperbaiki Efisiensi dan Efektivitas Penerimaan dan Penyimpanan Barang 26

3.8 Pengendalian, Tujuan, Kendala, dan Prosedur Siklus Pengeluaran 27

BAB 4 PEMBAHASAN

4.1. Definisi Authorization of Expenditure (AFE) 30 4.2. Persiapan dan Pelaksanaan Proyek Melalui AFE 31

4.2.1. Pengajuan Rencana Kerja & Anggaran ke PT. Pertamina EP 32

4.2.2. Pengajuan & Pembahasan WP & B 33 4.2.3. Pengajuan & Pembahasan AFE ke PT. Pertamina EP 35 4.2.4. Open Tender dan Pengadaan oleh Suppllier 39 4.2.5. Place Into Services (PIS) 45 4.2.6. Pembahasan & Persetujuan Close Out (AFE) 46 4.2.7. Proses setelah pengajuan Close Out (AFE) 50

BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN 5.1. Kesimpulan 54 5.2. Saran 56 DAFTAR REFERENSI 57


xii Universitas Indonesia

DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 Program Kerja PT X Group tahun 2007-2010 10 Tabel 4.1 Analisis Kendala, Risiko dan Pengendalian dalam Proses

Rencana Kerja Anggaran beriringan dengan Pengajuan & Pembahasan WP&B 35

Tabel 4.2 Analisa Kendala, Risiko, dan Pengendalian pada Proses Pengajuan, Pembahasan & Persetujuan AFE 38

Tabel 4.3 Analisa Kendala, Risiko, dan Pengendalian pada Proses Open Tender Pengadaan Barang & jasa 45

Tabel 4.4 Analisa Kendala, Risiko, dan Pengendalian pada Proses Place Into Services (PIS) 46

Tabel 4.5 Analisa Kendala, Risiko, dan Pengendalian pada proses Pembahasan & Persetujuan Close Out AFE 50

Tabel 4.6 Analisa Kendala, risiko dan pengendalian pada proses Cost Recovery & Non Recovery 53


xiii Universitas Indonesia

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1. Peta Lokasi Lapangan Bangkudulis 8 Gambar 2.2. Bagan Struktur Dewan Direksi PT SAG 12 Gambar 4.1 Alur Proses Authorization For Expenditure 31 Gambar 4.2 Proses RKA (Rencana Kerja Anggaran) 32 Gambar 4.3 Proses WP&B 34 Gambar 4.4 Proses Authorization For Expenditure (AFE) 37 Gambar 4.5 Proses Open Tender dan Pengadaan oleh Supplier 40 Gambar 4.6 Proses Administrasi Kontrak atau Pengadaan Umum 43 Gambar 4.7 Proses Close Out AFE 49


xiv Universitas Indonesia

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Persetujuan Original AFE 59 Lampiran 2 Persetujuan Revisi AFE 61 Lampiran 3 Laporan Close Out AFE 63 Lampiran 4 Laporan Analisis AFE 64 Lampiran 5 Ringkasan Over atau Under Budget 65 Lampiran 6 Entitlement Caculation System (ECS) 67


1

BAB 1 PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Seiring perekonomian di Indonesia yang semakin dinamis, tingkat kebutuhan

tenaga kerja siap pakai yang memiliki kompetensi dan tangguh semakin

besar.Namun, ketersediaan tenaga kerja siap pakai dengan kompetensi yang baik dan

tangguh sangat sedikit. Menjawab tantangan tersebut, Universitas Indonesia sebagai

salah satu perguruan tinggi negeri yang berkualitas dituntut untuk menghasilkan

lulusan yang mampu bersaing secara global, yaitu lulusan berkarakter unggul dan

terbukti menjadi agent of change di berbagai sektor pekerjaan yang digelutinya.

Program magang adalah salah satu alternatif tugas akhir kelulusan bagi

mahasiswa tingkat akhir Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia yang lebih

menyukai kegiatan praktik dibandingkan dengan penelitian studi empiris maupun

studi kasus. Melalui program magang ini mahasiswa dapat menggunakan teori dan

pengetahuan yang didapat untuk diaplikasikan di tempat kerja. Manfaat yang

dirasakan mahasiswa dari program magang ini adalah mengembangkan kemampuan

analitikal dan soft skill dengan bagaimana berkerja dalam tim serta memperbaiki

kemampuan berkomunikasi.

Salah satu sektor industri unggulan bagi penggerak perekonomian negara adalah

sektor pertambangan minyak dan gas (migas). Industri migas adalah industri yang

berisiko tinggi, membutuhkan investasi besar, jangka waktu antara pengeluaran biaya

dengan perolehan manfaat yang panjang, serta sifat migas yang sekali pakai tidak bisa

diregenerasi dan tidak terbarukan (unrenewable goods).Konsumsi minyak bumi

dalam negeri (BBM) telah melebihi kapasitas produksi. Dalam beberapa tahun

belakangan ini penyediaan BBM didalam negeri tidak dapat seluruhnya dipenuhi oleh

kilang minyak domestik, hampir 20%-30% kebutuhan minyak bumi dalam negeri

sudah harus diimpor dari luar negeri. Kebutuhan impor minyak bumi ini diperkirakan

akan terus meningkat seiring dengan pertumbuhan jumlah penduduk yang terus


2

meningkat dan pertumbuhan ekonomi dalam negeri yang diharapkan semakin

membaik ditahun-tahun mendatang (Biro Riset LM FEUI, n.d.).

Oleh karena itu, penulis tertarik untuk mengetahui lebih dalam mengenai industri

migas. Sehingga Penulis mengikuti program magang di PT X Group. PT X Group

merupakan salah satu KSO Pertamina EP yang mengelola Lapangan B di Kalimantan

Timur seluas 18,66Km2. Selanjutnya disebut KSO PEP-PT X Group. Sesuai

denganPernyataan Standar Akuntansi Keuangan (PSAK) 39 Kerja sama Operasi

(KSO) adalah perjanjian antara dua pihak atau lebih dimana masing-masing sepakat

untuk melakukan suatu usaha bersama dengan menggunakan aset dan atau hak usaha

yang dimiliki dan secara bersama menanggung risiko tersebut. PSAK 39 tidak dapat

digunakan kembali sejak tanggal 1 Januari 2012.

Salah satu yang selalu menjadi perbincangan hangat dalam industri migas adalah

cost recovery. Sistem cost recovery dilakukan dengan cara bagi hasil antara pihak

pertama (pemerintah) dengan pihak kedua (kontraktor). Pembiayaan operasi lapangan

yang terkait dengan produksi minyak atau gas sementara ditalangi oleh pihak

kontraktor.Ketika para kontraktor mendapatkan minyak atau gas dari hasil

pengeboran, hasil penjualan minyak atau gas tersebut dibagi antara pemerintah dan

kontraktor, sebagai ganti dari biaya talangan yang sudah dikeluarkan. Setiap biaya

yang dikeluarkan oleh kontraktor proyek yang berhubungan dengan eksplorasi dan

pengembangan diwajibkan membuat dokumen persetujuan yang bernama

Authorization for Expenditure (AFE). AFE adalah dokumen yang memaparkan biaya

yang diusulkan untuk proyek tertentu dan kewenangan suatu pihak untuk

menggunakan uang untuk proyek tersebut. AFE menjadi pedoman perusahaan dalam

mengalokasikan uang untuk proyek tertentu. AFE membutuhkan persetujuan dari

Pertamina EP selaku pemberi kerja apabila nominal AFEnya lebih dari US$

500.000.Namun dalam prakteknya biaya aktual pelaksanaan proyek bisa lebih besar

atau lebih kecil dari biaya yang ada didalam AFE. Oleh karena itu dibutuhkan

penyusunan dokumen AFE close out report yang berisi perbandingan antara biaya

aktual dengan biaya didalam AFE.


3

1.2 Tujuan Penulisan

• Penulisan ini bertujuan untuk memahami bentuk kerjasama antara KSO PT X

yang bergerak di bidang minyak gasdengan Pertamina EP.

• Memahami pihak dan dokumen yang digunakan dalam proses pengadaan

barang atau jasa KSO PEP-PT X Group diawali sejak timbulnya permintaan

pengadaan barang dan jasa olehuser hingga proses pelaksanaan dan datangnya

barang atau jasa tersebut.

• Mendeskripsikan proses AFE close out report.

• Memahami pihak dan dokumen yang digunakan dalam proses AFE close out

report setelah proses pelaksanaan dan datangnya barang atau jasa hingga

pengajuannya ke Pertamina EP.

1.3 Ruang Lingkup Penulisan

Selama pelaksanaan magang penulis bertugas menyiapkan dokumen-dokumen

yang diperlukan sebagai persyaratan pengajuan AFE Close Out Report kepada

Pertamina EP selain itu Penulis juga bertugas melakukan perhitungan antara biaya

pengadaan barang atau djasa yang ditagihkan oleh supplier berdasarkan invoice

dengan biaya pengadaan barang atau jasa yang terdapat dalam Service Order (SO)

atau Purchase Order (PO) atau kontrak. Perhitungan ini terjadi setelah pelaksanaan

pekerjaan atau datangnya barang. Dengan keterbatasan tersebut Penulis hanya akan

menggambarkan secara garis besar proses dimulainya pengadaan barang atau jasa

hingga pelaksanaan atau datangnya barang atau jasa.

1.4 Tempat dan Waktu Pelakasanaan Magang

Penulis melaksanakan magang di PT XGroup yang merupakan salah satu KSO

Pertamina EP yang bergerak dalam industri minyak dan gas. KSO PEP-PT XGroup

adalah salah satu anak perusahaan dari Bentuk Usaha Tetap (BUT) PT X. Penulis

melaksanakan magang selama 4 bulan sejak tanggal 8 Agustus 2012 sampai 30

November 2012. Penulis ditempatkan di bagian Budget & Reporting di bawah divisi


4

Finance & Administration. Penulis ditugaskan menyiapkan Close Out Report untuk

Fasilitas Produksi khususnya separator (alat untuk memisahkan minyak, air, dan gas).

1.5 Sumber Data

Penulisan ini berasal dari tanya-jawab dengan beberapa pegawai Divisi

Keuangan dan Administrasi di KSO PEP-PT X Group, sementara dari segi teori

Penulis mengandalkan text book dan SOP perusahaan.Tanya-jawab penulis lakukan

kepada pihak-pihak yang terkait dengan proses penyusunan close out report

barangataujasa, yaitu Budgeting andReporting Head dan akuntan Treasury. Buku-

buku yang penulis gunakan sebagai landasan teori adalah Accounting Information

SystemkaranganMarshall B. Romney tahun 2012 edisi ke 12; buletin

BPMIGAS.DanAccounting Information Systems and Internal Controlkarangan

EddyVaassen edisi ke-2.

1.6 Sistematika Penulisan

Bab 1 Pendahuluan

Bab ini berisilatar belakang pelaksanaan dan tujuan program magang, tempat dan

waktu magang, ruang lingkup penulisan, dan sistematika penulisan.

Bab 2 Profil Perusahaan

Bab ini memberi gambaran perusahaan secara umum dan informasi dasar yang

berhubungan dengan perusahaan tempat penulis magang, industri bisnis

perusahaan, aktivitas operasional perusahaan, dan struktur organisasi perusahaan.

Bab 3 Landasan Teori

Di bagian ini berisi teori yang menjadi landsan/dasar/acuan dari masalah yang

akan dibahas dalam laporan ini. Teori yang termasuk adalah konsep dari

anggaran, akuntansi perminyakan di Indonesia, cost recovery, dan implementasi

penyesuaian antara budget dan actual bagi perusahaan minyak dan gas.


5

Bab 4 Pembahasan

Penulis memaparkan proses Rencana Kerja Anggaran (RKA), Pengajuan dan

Pembahasan Work Program & Budget (WP&B), Proses pengajuan, pembahasan,

serta pelaksanaan Authorization of Expenditure (AFE), proses open tender dan

pegadaan barang dan jasa, pelaksanaan kontrak, Place Into Service (PIS),

pembahasan dan persetujuan close out AFE hingga proses pengajuan cost

recovery ke Pertamina EP.

Bab 5 Kesimpulan

Bab ini berisi kesimpulan dari seluruh isi laporan magang, serta saran yang

ditujukan kepada perusahaan tempat penulis melaksanakan magang.


6

Universitas Indonesia

BAB 2 PROFIL PERUSAHAAN

2.1 Sejarah singkat Perusahaan

PT Pertamina EP adalah suatu perseroan terbatas yang didirikan berdasarkan

Akta Notaris Marianne Vicenta Hamdani SH., No.4 tanggal 13 September 2005,

dengan Pengesahan Menteri Kehakiman dan HAM No. C-26007 HT. 01.01.tanggal

20 September 2005.PT. Pertamina EP merupakan perusahaan yang bergerak dibidang

minyak dan gas (migas).

Sebagai anak perusahaan PT Pertamina (PERSERO) yang bergerak di sektor

hulu, PT. Pertamina EP menyadari peran penting yang dijalani serta tantangan besar

yang dihadapinya.Tantangan utama bagi perusahaan adalah keberlanjutan perusahaan

itu sendiri. Pada sektor hulu migas, tantangan itu terletak pada keberhasilan

perusahaan menemukan cadangan minyak dan gas bumi. Penemuan cadangan baru

menjadi suatu hal yang penting karena perusahaan harus dapat mengimbangi porsi

minyak dan gas bumi yang diproduksikan dalam fase eksploitasi dan dijual untuk

memasok kebutuhan energi Indonesia.Selain itu, keberlanjutan perusahaan juga

sangat tergantung kepada faktor sosial dan lingkungan hidup.Perusahaan menyadari

bahwa kegiatan operasi hulu migas yang dikelolanya sarat dengan risiko yang sangat

tinggi.Oleh karena itu, perhatian kepada aspek lingkungan merupakan hal yang

mutlak dan menjadi bagian yang tidak terpisahkan dalam tanggung jawab perusahaan

terhadap lingkungan internal dan eksternal.

Sejak tanggal 17 September 2005, PT. Pertamina EP telah menandatangani

Kontrak Kerja Sama (KKS) dengan BPMIGAS (sebagai wakil pemerintah) untuk

mendapatkan hak pengelolaan Wilayah Kerja Pertambangan (WKP) minyak & gas

seluas ± 138.611 km2 dengan pola kerjasama bagi hasil dengan pemerintah. Dalam

mengelola wilayah kerjanya, Perusahaan membagi operasionalnya menjadi

pengoperasian sendiri (own operation) dan melalui kerja sama kemitraan. Dalam

mengelola dan mengoperasikan wilayah kerjanya, Pertamina EP mengelompokan

area eksplorasi dan area produksi menjadi 3 kawasan yakni Region Sumatera, Region


7


Jawa, dan Region Kawasan Timur Indonesia. Hingga tahun 2011, pembagian aset

area produksi terdiri dari 11 area operasi sendiri, 7 unit bisnis EP (UBEP), 3 Proyek

pengembangan migas, dan 45 area kontrak kerjasama kemitraan terdiri dari 28

kontrak Technical Assistant Contract (TAC), 17 kontrak KSO. Kontrak TAC dan

kontrak KSO memiliki kedudukan yan sama. Perbedaan terletak pada kontrak TAC

dibuat ketika PERTAMINA belum dipecah menjadi Pertamina EP, sedangkan KSO

adalah kontrak yang dibuat ketika pemberlakuan Undang-Undang (UU) Migas No.22

Tahun 2001 yang didalam Pasal 60 (a) berisi : dalam jangka waktu paling lambat dua

tahun, PERTAMINA dialihkan bentuknya menjadi Perusahaan Perseroan (Persero)

dengan Peraturan Pemerintah (PP) 31/2003 yang menyatakan tentang Pengalihan

bentuk PERTAMINA menjadi Perusahaan Perseroan.

PT X Group merupakan salah satu dari ke 17 KSO yang dimiliki oleh Pertamina

EP.KSO PEP-PT X Group yang memiliki kantor pusat Jl. Mega Kuningan Jakarta

dan memiliki kantor perwakilan di Jl. Sulawesi Tarakan Kalimantan Timur.KSO

PEP-PT X Group adalah suatu perusahaan yang berbentuk Badan Usaha Tetap yang

didirikan berdasarkan Undang-Undang British Virgin Island, tanggal 26 Januari

2007.

2.2 Penyertaan Pertamina EP dalam KSO.

Perjanjian KSO antara PT. Pertamina EP dengan PT X Group selanjutnya disebut

KSO Pertamina EP-PT X Group, ditandatangani tangal 25 April 2007 yang akan

berlangsung selama 15 tahun kedepan. Mengelola Lapangan B yang terletak di Pulau

Mangkudulis, Tana Tidung, Kalimantan Timur seluas 18,66 Km2.Dalam Perjanjian

KSO ini, Pertamina EP bermaksud untuk mengaktifkan kembali dan mengoptimalkan

produksi. Oleh karena itu KSO PEP-PT X Group bermaksud untuk membantu

Pertamina EP dalam meningkatkan dan mempercepat produksi sumber daya minyak

dan gas bumi di Lapangan B. Dalam persyaratan KSO,PT X Group harus memiliki

kemampuan keuangan, kecakapan teknis, dan keahlian profesional yang diperlukan

untuk melaksanakan operasi.


Pertamina EP menyediakan lahan yang biasa disebut

Pertambangan) termasuk semua peralatan,

pengalihan dan KSO PEP

X Group seperti yang ada pada G

Gambar

Sumber : Forum HUMAS Area Sumbagut

2.3 Pembagian Hasil Produksi

Pada prinsipnya dalam p

seluruh minyak mentah yang diproduksikan dari

mentahyang di produksi di

memperoleh keuntungan dengan perhitungan sebagai berikut:

1. Minyak

Setelah minyak inc

pada area operasi dengan produksi d

minyak sebagai berikut :


menyediakan lahan yang biasa disebut WKP (Wilayah Kerja

termasuk semua peralatan, fasilitas, material yang telah ada pada saat

KSO PEP-PT X tidak berpartisipasi sebagai interest holder.

erti yang ada pada Gambar 2.1. dibawah ini.

Gambar 2.1 Peta Lokasi Lapangan B

Sumber : Forum HUMAS Area Sumbagut PT. Pertamina EP

Pembagian Hasil Produksi

Pada prinsipnya dalam perjanjian KSO, Pertamina EP berhak untuk menjual

entah yang diproduksikan dari Lapangan B.Atas penjualan minyak

mentahyang di produksi di Lapangan B tersebut, KSO PEP-PT X

keuntungan dengan perhitungan sebagai berikut:

incremental (selisih antara minyak mentah yang diproduksikan

pada area operasi dengan produksi dasar) dikurangicost recovery, pembagian hasil

minyak sebagai berikut :

KSO PEP – PT X GROUP

8


(Wilayah Kerja

telah ada pada saat

interest holder.WKP PT

berhak untuk menjual

Atas penjualan minyak

PT X Groupakan

g diproduksikan

pembagian hasil


9


-Pemerintah : 32,7731%

-Pertamina EP : 67,2269%

TOTAL : 100,0000%

PT X Group akan memperoleh 26,7875% termasuk bagian Pertamina EP sebesar

67,2269%.

-Pertamina EP : 40,4412%

-PT X Group : 26,7857%

TOTAL : 67,2269%

Atas Equity Oil, KSO PEP-PT X diwajibkan menyediakan minyak untuk

memenuhi kebutuhan minyak dalam negeri yaitu Domestic Market Obligation

(DMO). Atas penyerahan DMO tersebut PT.Pertamina EP akan membayar DMO

Free kepada PT X Group.

2. Gas

Setelah gas lifting dikurangicost recovery, pembagian hasil gas sebagai berikut:

- Pemerintah : 32,7731%

- Pertamina EP : 67,2269%

TOTAL : 100,0000%

PT X Group akan memperoleh 53,5714% termasuk didalam bagian Pertamina EP

sebesar 67,2269%.

- Pertamina EP : 13,6555%

- PT X Group : 53,5714%

TOTAL : 67,2269%

2.4 Pengertian Cost Recovery bagi perusahaan perminyakan

Cost recovery (Dito Ganinduto, 2006) merupakan pengembalian biaya (operating

cost) yang telah dikeluarkan investor, yang diambil dari hasil penjualan migas,

sehingga pemerintah tidak harus membayar pengembalian biaya kepada investor


10


secara tunai. Jika total hasil penjualan migas tidak mencukupi untuk menutup

pengembalian biaya yang telah dikeluarkan oleh investor, selisihnya merupakan

resiko kerugian yang harus ditanggung oleh investor.

2.5 Program Kerja PT X Group

Program Kerja yang akan diselesaikan oleh KSO PEP-PT X Group dalam

pelaksanaan operasi dan pengembangan lebih lanjut bila ada, menurut ketentuan

dalam perjanjian sepanjang 3 (tiga) tahun pertama tahun perjanjian sejak tanggal

efektif dan dalam pelaksanaan operasi dan program kerja dan anggaran yang

diperkirakan pada masing-masing tahun perjanjian adalah sebagai berikut:

Tabel 2.1 Program Kerja PT X Group tahun 2007-2010

AREA: LAPANGAN B

Agreement Year

DESKRIPSI (DESCRIPTION) TEKNIK (TECHNICAL) TOTAL INVESTMENT

Satuan (Unit) Jumlah

(Amount) Satuan (Unit)

Jumlah (Amount)

First

Program Month 5 US$ 100,000

a. G&G Study

b. 2D Seismic Acquisition & Processing

Km --- US$ ---

c. 3D Seismic Acquisition & Processing

Km2 --- US$ ---

d. Drilling Weel Exploration Well --- US$ ---

Total the First Agreement Year Firm

US$ 100,000

Second

a. G&G Study Month --- US$ ---


Km --- US$ ---


Km2 18 US$ 1,000,000

d. Drilling Weel Exploration Well --- US$ ---

Total the Second Agreement Year Firm

US$ 1,000,000

Third

a. G&G Study Month 4 US$ 250,000


Km --- US$ ---


Km2 --- US$ ---


11


Tabel 2.1 Program Kerja PT X Group tahun 2007-2010 (lanjutan)

Sumber : Kontrak antara KSO PEP-PT X Group dengan Pertamina EP

AREA: LAPANGAN B

Agreement Year

DESKRIPSI (DESCRIPTION) TEKNIK (TECHNICAL) TOTAL INVESTMENT

Satuan (Unit) Jumlah

(Amount) Satuan (Unit)

Jumlah (Amount)

Third d. Drilling Weel Exploration Well 2 US$ 5,000,000

Total the Third Agreement Year Firm

US$ 5,250,000

Total the First 3 (three) Agreement Years Firm Commitmment

US$ 6,350,000


12


Gambar 2.2Struktur Organisasi PT X Group

Sumber: Rencana Penggunaan Tenaga Kerja (RPTK) KSO Pertamina EP-PT X Group


13


2.6 Deskripsi Pekerjaan Kepala Divisi Keuangan & Administrasi di KSO PEP-

PT X Group

Selama empat bulan magang penulis ditempatkan di Divisi Keuangan dan

Administrasi di bawah bimbingan Budget and Report Head. Berikut ini adalah

penjelasan mengenai deskripsi pekerjaan Kepala Divisi Keuangan & Administrasi di

KSO-PEP PT X Group.

Divisi Keuangan dan Administrasi membawahi empat subdivisi yaitu Supply

Chain Mangement, Legal & Relation, Human Resources& General Administration,

dan Budgeting & Reporting. Kepala Divisi Keuangan dan Administrasi memiliki

tanggungjawab sebagai berikut :

• Merencanakan dan mengarahkan perencanaan tenaga kerja, perekrutan tenaga

kerja, pembelajaran dan peningkatan kualitas tenaga kerja, hubungan industrial

dan layanan human resources. Menjamin bahwa seluruh kegiatan dalam human

resources sesuai dengan ketentuan yang ada.

• Membuat aturan pekerja, kebijakan, prosedur dan pedoman sumber daya manusia

yang sesuai dengan ketentuan. Memastikan bahwa pengaturan sumber daya

sesuai dengan SOP perusahaan dan dijalankan dengan konsisten. Menjaga

hubungan baik dengan pekerja dengan harmonis dalam suasana kerja yang

produktif.

• Merencanakan dan mengarahkan layanan kepada perusahaan yang berkaitan

dengan kebutuhan umum dan mengadakan serta meneliti syarat-syarat dalam

dokumen hukum perusahaan.

• Mengarahkan dan menjalankan aktifitas pengadaan barang dan jasa.

• Mengarahkan dan mengelola aktifitas keuangan dan kegiatan akutansi sesuai

dengan ketentuan serta efisien. Memberikan saran dan petunjuk kepada

manajemen dan pekerja yang memiliki tanggungjawab untuk mengoptimalkan

cost recovery.


14


• Melakukan koordinasi dan membina hubungan dengan instansi pemerintah

maupun kontraktor dengan menjamin hubungan kerja yang baik untuk

mendukung operasi perusahaan.

2.7 Deskripsi PekerjaanKepala Anggaran & Pelaporandi KSO PEP-PT X

Group

Kepala Anggaran & Pelaporan (Head Budgeting & Reporting) memiliki

tanggungjawab sebagai berikut:

• Mengawasi dan menjamin kualitas pelaporan atas anggaran sesuai dengan aturan

yang berlaku.

• Membuat, memeriksa, dan memelihara sistem anggaran dan pelaporan untuk

pemerintah, Pertamina EP dan pemegang saham.

• Mengkoordinasikan dan memantau biaya dan keuntungan atas seluruh aktifitas

perusahaan.

• Memeriksa dan menganalisa anggaran dangan perkiraan dengan biaya aktual

untuk mendapatkan “arah” untuk pengelolaan pengendalian.

• Mengadministrasikan dan menyimpan dokumen yang berkaitan dengan anggaran

dan pelaporanya dengan baik dan terkelola.

2.8 Kerjasama dalam Industri Perminyakan Indonesia

Dalam menjalankan kegiatan pengelolaan minyak dan gas bumi di Indonesia, PT.

Pertamina EP tidak dapat melakukannya sendiri karena ada faktor keterbatasan dalam

hal sumber daya mengingat industri ini sangat rentan terhadap resiko kegagalan.

Untuk itulah, Haryono (2003) Akuntansi Perminyakan, Penerbit Jakarta dalam skripsi

Jessica (2011).Mengungkapkan bentuk-bentuk kerjasama dengan perusahaan asing

dijalin dalam rangka pengelolaan minyak dan gas bumi Indonesia, yaitu:


15


2.8.1. Kerjasama Konsesi

Kerjasama konsesi adalah suatu penyerahan daerah tertentu oleh pemerintah Republik

Indonesia kepada perusahaan asing, dimana seluruh minyak dan gas bumi serta panas

bumi yang dihasilkan dari wilayah ini akan menjadi milik perusahaan asing tersebut.

Kewajiban dari perusahaan asing hanyalah membayar sejumlah royalty yang

nominalmya telah ditentukan dalam perjanjian dengan pemerintah RI.

Jika ditelusuri lebih lanjut, maka bentuk kerjasama ini bertentangan dengan pasal 33

ayat (3) Undang-Undang Dasar 1945 yang menyatakan bahwa bumi dan air dan

kekayaan alam yang terkandung didalamnya dikuasai oleh Negara. Penyerahan

wilayah beserta hasil bumi kepada perusahaan asing menandakan Indonesia

menyerahkan kedaulatan atas wilayah kepada perusahaan asing.Maka dari itu, di

tahun 1960, dengan diterbitkannya UU No.4/1960 mengenai pertambangan

(khususnya minyak dan gas bumi) ini tidak dikenal lagi di Indonesia.

2.8.2. Kontrak Karya

Dalam kerjasama jenis ini, pemegang kekuasaan pertambangan adalah perusahaan

Negara (Pertamina) sedangkan perusahaan asing hanya bertindak sebagai

kontraktor.Namun demikian, perusahaan Negara belum diberikan wewenang

manajemen untuk mengarahkan dan menentukan kegiatan kontraktor.Kontrak

karya ini mulai diberlakukan sejak tahun 1960 hingga tahun 1963.Selanjutnya,

bentuk kerjasama ini berubah menjadi Kontrak Bagi Hasil.

2.8.3. Kontrak Bagi Hasil (Production Sharing Contract)

Bentuk kerjasama ini mulai dikenal sejak disahkannya UU No.8/1971 dan

merupakan pengembangan dari Kontrak Karya.Dalam penyelenggaraan kontrak

ini, wewenang berada ditangan pemerintah Republik Indonesia (yang diwakili oleh

BP MIGAS). Peran kontraktor minyak asing hanyalah sebatas penyandang dana

dan melaksanakan kegiatan operasi perminyakan.


16


2.8.4. Kontrak Unitisasi

Kontrak ini adalah kerjasama antara dua atau lebih perusahaan minyak dan

gas bumi yang ditujukan untuk mengusahakan dan mengembangkan kawasan

mereka yang secara geologis berdekatan. Dalam perjanjian ini kedua (atau lebih)

pihak menyepakati biaya yang harus ditanggung serta jumlah hasil produksi yang

akan menjadi bagian masing-masing pihak.

2.8.5. Kontrak Bantuan Teknis (Technical Assitance Contract)

Perjanjian ini dijalin antara PERTAMINA dengan kontraktor dengan tujuan

untuk merehabilitasi sumur tua milik PERTAMINA yang produksinya sudah

mulai menurun.Kontraktor bertanggungjawab dalam menanggung semua biaya

yang terjadi. Apabila produksi sumur tua meningkat dengan adanya rehabilitasi

ini disbanding jumlah produksi sbelumnya, maka kelebihan produksi tersebut akan

dibagi dua antara PERTAMINA dengan pihak kontraktor.

2.8.6. Kontrak Pengurasan Tahap Kedua (Secondary Recovery)

Kontrak jenis ini dilakukan dengan melaksanakan pengurasan tahap kedua

yang dilakukan untuk mengangkat minyak dan gas bumi dari formasinya dengan

menginduksikan tenaga dorongan ke formasi tersebut sehingga minyak dan gas

bumi akan terangkat ke permukaan. Induksi tenaga dorongan ini dapat dilakukan

dengan menyuntikan asam uric dan lain-lain.

2.8.7. Perjanjian Operasi Bersama (Joint Operation Agreement)

Perjanjian ini dibuat oleh dua atau lebih perusahaan minyak untuk

mnegeksplorasi, mengembangkan, dan mengusahakan produksi minyak dan gas

bumi dalam wilayah pertambangan minyak dan gas bumi.Perjanjian ini meliputi

biaya yang harus ditanggung dan bagian produksi yang dapat dimiliki oleh

masing-masing pihak.


17


2.8.8. Joint Operation Body

Merupakan kerjasama antara PERTAMINA (sekarang dialihkan ke

BPMIGAS) dengan kontraktor pada daerah tertentu yang telah beroperasi.

BPMIGAS bertindak sebagai operator dan kontraktor bertindak sebagai non

operator.

2.8.9. Kerjasama Bidang Minyak dan Gas Bumi Hilir

Kerjasama bidang hilir meliputi kegiatan pemurnian dan pengolahan minyak

dan gas bumi.Adapun ketetutan lebih lanjut dan terperinci mengenai kerjasama

bidang hilir ini diatur dalam UU No.22/2001 mengenai minyak dan gas bumi.


18


BAB 3 LANDASAN TEORI

3.1 Pengertian Internal Control

Pengendalian internal menurut Arens (2009)terdiri atas kebijakan dan prosedur

yang dirancang untuk memberikan manajemen kepastian yang layak bahwa

perusahaan telah mencapai tujuan dan sasarannya. Pengendalian internal memiliki

tiga tujuan umum dalam merancang sistem pengendalian yang efektif :

� Keandalan pelaporan keuangan

Manajemen memiliki tanggungjawab hukum maupun profesional untuk

memastikan bahwa informasi telah disajikan secara wajar sesuai dengan

persyaratan pelaporan seperti prinsip-prinsip akuntansi yang diterima umum.

� Efisiensi dan efektivitas operasi

Pengendalian internal yang baik adalah dengan memperoleh informasi

keuangan dan nonkeuangan yang akurat tentang operasi perusahaan untuk

keperluan pengambilan keputusan.

� Ketataan pada hukum dan peraturan

Semua perusahaan publik diwajibkan untuk mengeluarkan laporan tentang

keefektifan pelaksanaan pengendalian internal atas pelaporan keuangan.

Penilaian manajemen mengenai pengendalian internal atas pelaporan keuangan

terdiri dari dua kompeten utama.Pertama, manajemen harus mengevaluasi rancangan

pengendalian internal atas laporan keuangan.Sehingga manajemen dapat menentukan

apakah pengendalian internal telah dirancang dan digunakan untuk mencegah atau

mendeteksi salah saji yang material dalam laporan keuangan.Kedua, manajemen

harus menguji efektivitas pelaksanan pengendalian tersebut.

Pengendalian internal(internal control) didefinisikan sebagai suatu proses, yang

dipengaruhi oleh sumber daya manusia dan sistem teknologi informasi, yang

dirancang untuk membantu organisasi mencapai suatu tujuan atau objektif tertentu.

Pengendalian internal merupakan suatu cara untuk mengarahkan, mengawasi, dan


19


mengukur sumber daya suatu perusahaan. Pengendallian internal berperan penting

untuk mencegah dan mendeteksi penggelapan (fraud) dan melindungi sumber daya

perusahaan baik yang berwujud (tangible asset) maupun yang tidak berwujud

(intangible asset).

Adanya sistem akuntansi yang memadai, dapat membantu akuntan internal untuk

menyediakan informasi keuangan bagi setiap tingkatan manajemen, para pemilik atau

pemegang saham, kreditur dan para pemakai laporan keuangan (stakeholder)lain

yang dijadikan dasar pengambilan keputusan ekonomi. Sistem tersebut dapat

digunakan oleh manajemen untuk merencanakan dan mengendalikan operasi

perusahaan. Lebih rinci lagi, kebijakan dan prosedur yang digunakan secara langsung

dimaksudkan untuk mencapai sasaran dan menjamin atau menyediakan laporan

keuangan yang tepat serta menjamin ditaatinya atau dipatuhinya hukum dan

peraturan, hal ini disebut pengendalian internal, atau dengan kata lain bahwa

pengendalian internal terdiri atas kebijakan dan prosedur yang digunakan dalam

operasi perusahaan untuk menyediakan informasi keuangan yang handal serta

menjamin dipatuhinya hukum dan peraturan yang berlaku.

3.2 Menjembatani Perbedaan Antara Internal Control dan Management Control

Menurut Vassen (2009) teori pengendalian manajemen (management control)

dan pengendalian internal(internal control) telah berkembang satusama lain. Namun

beberapa tahun terakhir telah timbul konflik antara para ahli pengendalian

manajemen dengan para ahli pengendalian internal. Manajemen menginginkan untuk

mengoptimalkan kinerja perusahaan dengan mengembangkan produk barang atau

jasa yang sesuai dengan keinginan pasar. Sedangkan para ahli pengendalian internal

ingin membuat catatan untuk seluruh transaksi yang melibatkan perusahaan.

Oleh sebab itu penting diperlukannya penelitian lebih lanjut untuk menghasilkan

titik temu dari kedua konsep dan bagaimana cara pemecahannya. Anthony yang

dikenal sebagai bapak dari management control mengembangkan kerangka

pengendalian manajemen yang terdiri dari tiga pilar yaitu: Perencanaan Strategis

(strategic planning), pengendalian manajemen (management control), dan


20


pengendalian operasional (operational control). Strategic planning adalah proses

menentukan tujuan perusahaan,perubahan tujuan, sumberdaya yang digunakan untuk

mencapai tujuan-tujuan dan pada kebijakan mengatur akusisi, penggunaan dan

disposisi sumberdaya. Dalam kerangka ini, pengendalian manajemen menjembatani

kesenjangan antara perencanaan strategis dan pengendalian tugas (task control).

Dengan menerapkan pengendalian manajemen, manajer memastikan bahwa

sumber daya diperoleh dan digunakan secara efektif dan efisien dalam pencapaian

tujuan perusahaan. Pengendalian manajemen, fokus pada mempengaruhi perilaku

karyawaan di perusahaan. Untuk mempengaruhi perilaku karyawan, manajer dapat

memilih jenis-jenis pengendalian manajemen.

3.3 Hubungan antara Management Control dan Internal Control

Menurut Vaassen (2009) terdapat perbedaan yang signifikan antara pengendalian

manajemen (management control) dan pengendalian internal(internal

control).Namun perbedaan diantara keduanya telah berubah seiring berkembangnya

kedua disiplin ilmu tersebut. Pengendalian internal memiliki sejarah panjang di

beberapa negara benua Eropa. Namun sulit untuk menyangkal bahwa pengendalian

internal dan pengendalian manajemen harus ada ketika perusahaan pertama didirikan.

Secara singkat perbedaan antara pengendalian manajemen (management

control) dan pengendalian internal (internal control) adalah sebagai berikut.

• Management control didorong oleh strategi, sedangkan internal control

didorong oleh transaksi.

• Management control fokus pada mempengaruhi pengambilan keputusan,

sedangkam internal conrol fokus pada mendukung/menunjang proses

pengambilan keputusan.

• Management control memiliki orientasi perilaku yang dominan sedangkan

internal control memiliki orientasi yang lebih mekanistik.

Internal control telah berkembang dari kebutuhan untuk mengatur hingga

transaksi dalam dan antar perusahaan. Oleh karena itu pemicu dari internal control

adalah transaksi. Perbedaan pertama adalah pengendalian manajemen dimulai dari


21


lapisan atas dalam kerangka pengendalian dan berlanjut dari atas kebawah (top-

dwon)terhadap implementasi strategi. Sebaliknya, pengendalian internal dimulai dari

lapian bawah dalam kerangka pengendalian dan bersinggungan dengan pengendalian

manajemen.

Perbedaan kedua antara pengendalian manajemen dengan pengendalian internal

adalah bahwa pengendalian manajemen mencoba untuk mempengaruhi karyawan

perusahaan dalam pengambilan keputusan, sedangkan pengendalian internal

mendukung perusahaan dalam pengambilan keputusan dengan membantu untuk

memberikan informasi yang dapat dipercaya.

Perbedaan ketiga adalah pengendalian manajemen berusaha untuk mewujudkan

tujuan-tujuannya dengan cara tindakan perilaku, sedangkan pengendalian internal

melakukan hal ini dengan cara tindakan mekanistisk, termasuk prosedur, checks and

balances, dan pemisahan tugas ,dengan mengabaikan faktor sumber daya manusia.

3.4 Perbedaan Levers of Control dengan Internal Control

Menurut Eddi Vassen (2009), seorang Profesor bisnis dari Harvard, Robert

Simon berpendapat terdapat empat levers of control untuk menjembatani kreativitas

dengan pengendalian, yaitu :

• Belief System dengan menyampaikan nilai-nilai perusahaan kepada karyawan

agar mendorong karyawan untuk memahami dan mematuhi sistem yang

perusahaan inginkan.

• Boundary System membantu karyawan bertindak secara etis dengan menetapkan

batasan yang tidak boleh dilanggar oleh karyawan, karyawan didorong untuk

berpikir dan bertindak kreatif untuk memecahkan masalah, dan memenuhi

kebutuhan pelanggan selama karyawan beroperasi dalam batas-batas tertentu,

misalnya telah memenuhi standar minimum kinerja, menghindari kegitan yang

diluar batas, dan menghindari kegiatan yang dapat merusak reputasi perusahaan.

• Diagnotic Control System digunakan untuk memastikan keefektifan dan efisiensi

dari pencapaian tujuan perusahaan. Mengukur perkembangan perusahaan dengan

membandingkan kinerja aktual dengan kinerja yang direncanakan.


22


• Interactive Control System membantu manajer top-levelsfokus pada masalah-

masalah yang dialami oleh bawahan dan terlibat dalam pembuatan keputusan.

3.5 Siklus Pengeluaran

Siklus Pengeluaran menurut Romney(2012) adalah suatu proses susunan

aktivitas bisnis yang berulang yang berhubungan dengan proses operasional

informasi yang terkait dengan pembelian dan pembayaran barang dan jasa. Tujuan

utama dari siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan total biaya akuisisi dan

penyimpanan persediaan dan berbagai jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan.Siklus

pengeluaran aktivitas bisnis menurut Romney (2012) :

1. Pemesanan barang (Ordering Goods)

Aktivitas bisnis didalam siklus pengeluaran yang pertama kali dilakukan adalah

pemesanan barang. Keputusan penting yang dibutuhkan dalam pengambilan

keputusan yakni mengidentifikasi apa, kapan, dan seberapa banyak barang yang

dibutuhkan untuk dibeli. Terdapat tiga alternatif metode pengendalian persediaan

yaitu :

a. Pendekatan economic order quantity (EOQ) yang berdasarkan perhitungan

ukuran pemesanan optimal untuk meminimalisir jumlah pemesanan,

penyimpanan, dan biaya stockout. Biaya pemesanan meliputi seluruh biaya

beban yang terkait dengan proses transaksi pembelian. Biaya penyimpanan

merupakan biaya yang dikeluarkan selama barang berada diperusahaan. Biaya

stockouts adalah biaya yang dihasilkan dari inventory shortages, seperti lost sales

atau biaya yang dikeluarkan akibat penundaan produksi. Reoder point adalah

penentuan waktu yang spesifik untuk mengetahui kapan pemesanan barang.

Biasanya perusahaan menetapkan reoder point berdasarkan waktu pengiriman

dan tingkat kebutuhan safety stock untuk mengantisipasi fluktuasi permintaan.

b. Material Requirements Planning (MRP), pendekatan ini digunakan untuk

mengurangi tingkat pemesanan (required) persediaan dengan memperbaiki

(improving) akurasi teknik permamalan untuk jadwal pembelian barang atau jasa


23


yang lebih baik untuk satisfy kebutuhan produksi. Sistem MRP mengurangi

ketidakpastian mengenai barang mentah yang dibutuhkan dan mengurangi biaya

penyimpanan persediaan perusahaan.

c. Sistem persediaan Just-in-time (JIT) yang merupakan pendekatan alternatif untuk

memanage persediaan. Sistem JIT berusaha untuk meminimalisasi, jika tidak

secara keseluruhan menghilangkan, penyimpanan barang dengan hanya membeli

dan produksi barang dalam merespon kebutuhan actual dari pada peramalan.

2. Permintaan Pembelian (Purchase Requests)

Permintaan untuk membeli barang atau pengadaan dipicu karena fungsi

pengendalian atau dengan employees noticing a shortage of materials.Sistem

pengendaliantingkat lanjut digunakan pada perusahaan manufaktur besar yang secara

otomatis menghasilkan purchase requestketika jumlah barang ditangan berada

dibawah reoder point.Sedangkan pada perusahaankecil, karyawan menggunakan

barang akan mengirimkan request order ketika persediaan turun dan permintaan akan

dicatat. Purchase Requisition adalah dokumen, atau form elektronik, yang

mengidentifikasi requisitioner, dengan rincian lokasi pengiriman dan tanggal yang

dibutuhkan, jumlah barang, deskripsi barang, kuantitas, harga dari tiap barang yang

diminta.

3. Menghasilkan Purchase Orders

Dalam perusahaan manufaktur fungsi produksi terkait erat dengan siklus

produksi. Sehingga kepala divisi Pembelian akan melapor secara langsung kepada

Kepala Produksi. Dan hal yang penting bagi keputusan produksi adalah aktivitas

pembelian dalam pemilihan supplier untuk persediaan. Beberapa hal yang harus

diperhatikan dalam pembuatan keputusan adalah :

• Harga

• Kualitas barang

• Ketergantungan dalam pengiriman


24


Apabila seorangsuppliersudah pernah dipilih untuk pembelian barang atau jasa,

identitas supplier harusnya menjadi bagian darimaster record untuk mencegah

pengulangan proses pemilihan supplier untuk pemesanan berikutnya. Blanket

purchase order adalah sebuah komitmenuntuk membeli barang yang spesifik pada

harga tertentu dari pihak ketiga untuk periode waktu tetentu, biasanya selama satu

tahun.

3.5.1 Memperbaiki Efisiensi dan Efektifitas Siklus Pengeluaran

� Cost driver utama pada fungsi pembelian adalah jumlah dari proses purchase

order. Dengan menemukan cara mengurangi jumlah proses pemesanan dan untuk

mempersingkatlangkah-langkah yang dapat menghematsecara signifikan.

Penggunaan EDI adalah salah satu cara untuk memperbaiki proses pembelian.

EDI mengurangi biaya-biaya melalui pengurangan administrasi pekerjaan yang

terkait dengan pencetakan dokumen dan pengiriman dokumen.

� Ketersediaan pengelolaanpersediaan vendor merupakan cara lain untuk

mengurangi biaya pembelian dan biaya persediaan. Ketersediaan sumber daya

ekonomi berguna untuk pengendalian persediaan dan pembelian.

� Salah satu carauntuk mengurangi biaya terkait pembelian adalah dengan

melaksanakan pre-award audit. Internal auditor memastikan proses pemesanan

dari pelanggan dengan jumlah yang besar.Pre-award audit biasanya digunakan

untuk pembelian dalam jumlah besar dengan penawaran formal olehsuppliers.

Internal auditor mengunjungi setiap supplier yang potensial yang membuat final

cut dalam proses kontrak untuk memverifikasi keakuratan penawaran.

3.6 Penerimaan dan Penyimpanan Barang

Aktivitas bisnis yang penting kedua didalam siklus pengeluaran adalah

penerimaan dan penyimpanan barang yang diminta. Departemen Penerimaan adalah

bertanggungjawab untuk menerima pengiriman dari supplier. Biasanya

melaporkannya kepada manager pergudangan, yang kemudian manajer pergudangan

akan melapor kepada kepala pergudangan. Departemen Penerimaan memiliki dua


25


tanggungjawab yakni memutuskan apakah untuk menerima pengiriman dan

memverifikasi kuantitas dan kualitas dari barang yang dikirim.Keputusan pertama

dibuat berdasarkan informasi yang tersedia dari fungsi pembelian. Keberadaan

purchase order yang valid mengindikasikan bahwa pengiriman seharusnya diterima.

Keputusan ini penting karena penerimaan barang tanpa pemesanan atau tidak dipesan

akan membuang waktu dan membutuhkan biaya penyimpanan hingga barang tersebut

dikembalikan.

Memverifikasi kuantitas dari pengiriman barang penting untuk mnejamin bahwa

perusahaan hanya membayar untuk usablegoodsyang benar-benar diterima dan

memeperbaharui catatan persediaan.Bukti penerimaan adalah dokumen penerimaan

subsistem dalam Siklus Pengeluaran.Dokumen tersebut menjelaskan tiap-tiap

pengiriman, termasuk data penerimaan, pengiriman, supplier, dan jumlah purchase

order, jumlah barang, deskripsi, pihak yang menerima dan menginspeksi barang.

Ketika barang diterima, petugas penerimaan membandingkan nomor purchase order

dengan slip packing dari supplier dengan file purchase oder untuk memverifikasi

barang yang dipesan. Petugas penerimaan menghitung jumlah barang yang dikirim,

apabila ada barang yang rusak maka menyiapkan debit memo untuk mengembalikan

barang atau dengan mengurangi harga. Debit memo mencatat penyesuaian yang

diminta.

3.6.1 Memperbaiki Efisiensi dan Efektivitas Penerimaan dan Penyimpanan

Barang

Perhitungan dan pencatatan pengiriman persediaan adalah labor-intensive task.

� Penggunaan Bar-coding yang memungkinkan pegawai penerimaan untuk dapat

memindai jumlah, deskripsi, dan kualitas seluruh barang yang diterima, dengan

demikian virtually eliminating data entry errors.

� Radio frequency identification (RFID) dapat mensederhanakan proses

penerimaan. Tag RFID yang melekat pada masing-masing barang atau jasa dapat

mempersingkat proses penerimaan.


26


� EDI dan sattelitte technology tersedia cara lain untuk memperbaiki efisiensi dari

persediaan yang masuk (inbound logistics).

3.7 Pembayaran Barang dan Jasa

� Persetujuan Invoice untuk Pembayaran.

Tujuan Account Payable adalah mengotorisasi pembayaran hanya untuk barang

dan jasa yang dipesan dan yang benar-benar diterima oleh karena itu dibutuhkan

informasi dari bagian pembelian dan bagian penerimaan.Purchese Order yang valid

mengindikasikan bahwa barang atau jasayang terdaftar di Invoice Vendor benar-

benar dipesan. Memverifikasi Dokumen Penerimaan bahwa barang yang benar-benar

diterima. Terdapat dua cara untuk memproses vendor invoices :

- Non voucher system tiap invoice yang telah di approve di post untuk catatan

individu supplier dalam file account payable dan kemudian disimpan di invoice

file ketika cek ditulis untuk membayar invoice, invoice di dihapus dari sistem

voucher, sebuah dokumen yang disebut dishbursement voucher disiapkan.

- Disbursement vouchermengidentifikasi supplier, daftar outstanding invoices,

danjumlah bersih yang harus di bebankan ke akun tersebut.

� Pembayaran Invoice yang telah disetujui

Aktifitas terakhir dalam Siklus Pengeluaran adalah pembayaran invoice yang

telah disteujui oleh kasir. Dokumen yang dibutuhkan adalah vendor invoice ,

purchase order, dan dokumen penerimaan, dan voucher package.

3.7.1 Memperbaiki Efisiensi dan Efektifitas Pembayaran Barang dan Jasa

Proses efisiensi dapat diperbaiki dengan mengharuskan vendor untuk

mengirimkan invoice secara elektronik, dengan EDI, dan memiliki sistem yang secara

otomatis dapat mencocokan faktur dengan purchase order dan dokumen penerimaan

barang atau jasa yang tepat.Dengan kartu pengadaan, karyawan bagian pengadaan

barang atau jasa hanya dapat melakukan pemesanan pembelian barang atau jasa yang

dibutuhkan kepada vendor yang telah terdaftar sebelumnya.Kartu pengadaan dapat

meningkatkan keefektifan proseshutang usaha dengan mengurangi jumlah invoice


27


yang harusnya di proses.Kartu Pengadaan dapat memperbaiki efisiensi proses cash

disbursementkarena perusahaan hanya membutuhkan sekali pembayaran kepada

penerbit kartu.

3.8 Pengendalian Tujuan, Kendala, dan Prosedur Siklus Pengeluaran

Fungsi lain yang dirancang untuk memberikan pengendalian yang memadai :

1. Seluruh transaksi diotorisasi.

2. Semua transaksi yang dicatat adalah benar(actually occurred).

3. Semua transaksiyang valid dicatat.

4. Semua transaksi dicatat secara akurat.

5. Aset (uang kas, persediaan, dan data) dilindungi dari pencurian atau hilang.

6. Aktivitas bisnis dilaksanakan dengan efektif dan efisien.Tabel 3.1

memperlihatkan cara-cara meminimalkan risiko ancaman-ancaman yang ada

pada siklus pengeluaran.

Tabel 3.1.Ancaman dan Pengendalian Internal Siklus Pengeluaran

Proses/Aktivitas Kendala Prosedur Pengendalian yang Digunakan

Penawaran barang atau jasa

1. Mencegah stockout dan/atau kelebihan persediaan

Sistem pengendalian persediaan, pencatatan perpetual persediaan, penggunaan teknologi bar-code dan RFID, perhitungan persediaan secara berkala.

2. Pemesanan barang atau jasa yang tidak perlu

Pencatatan perpetual persediaan secara akurat, adanya persetujuan dari purchase requisitions.

3. Pembeliaan barang atau jasa ketika terjadi peningkatan harga

Daftar harga, meminta penawaran pembelian kompetitif, persetujuan purchase order, pengendalian anggaran.


28


Tabel 3.1. Ancaman dan Pengendalian Internal Siklus Pengeluaran (sambungan)


4. Pembelian barang atau jasa dengan kualitas yang rendah

Penggunaan vendor yang telah disetujui, persetujuan purchase order, pengawasan kinerja vendor, pengendalian anggaran.

5. Pembelian barang atau jasa dari vendor yang tidak sah

persrtujuanpurchase order, membatasi akses ke file utama vendor, pembatasan penggunaan kartu pengadaan.

6. Pembayaran kembali Adanya kebijakan penerimaan hadiah dari vendor, pelatihan, rotasi pekerjaan, enforced vacations untuk agen pembelian,

Penerimaan dan penyimpanan barang atau jasa

7. Penerimaan barang atau jasa yang tidak dipesan

8. Eror dalam perhitungan penerimaan barang

9. Pencurian persediaan

Dibutuhkan karyawan yang memverifikasi keberadaanpurchase order yang sah. Penggunaan bar-code dan RFID, mendokumentasikan kinerja karyawan, memberikan insentif untuk penjumlahan yang akurat.

Persetujuan dan pembayaran barang dan jasa

10. Kegagalan untuk mengetahui eror

11. Pembayaran barang yang tidak diterima

12. Kegagalan mendapatkan diskon pembelian

Pemeriksaan ganda untuk keakuratan invoice, pelatihan staf account payable Hanya membayar invoice yang didukung oleh dokumen asli penerimaan


29


Tabel 3.1. Ancaman dan Pengendalian Internal Siklus Pengeluaran (sambungan)


13. Pembayaran invoice yang sama yang kedua kali

14. Eror pada pencatatan dan pembukuan dalam akun hutang usaha

15. Penggelapan kas ataupun cek

Pendokumentasian yang tepat, anggaran cash flow Hanya membayar invoice yang didukung oleh dokumen asli penerimaan, memantau akses kedalam dokumen utama vendor Rekonsiliasi akun hutang usaha secara berkala dengan General Ledger Membatasi akses kepada cek kosong, penandatangan cek, pemisahan tugas staff account payable dan kasir, rekonsiliasi akun bank oleh staff yang independen dari proses pembayaran, melindungi cek, secara teratur memeriksa transaksi dalam sistem

Masalah umum pengendalian

16. Kehilangan, perubahan, atau pengungkapan data yang tidak ditorisasi

17. Memiliki kinerja yang buruk

Memberi nama pada file, memiliki backup data dan pemulihan apabila terdapat kesalahan, pengendalian transmisi data, encryption,pemisahan tugas yang diperllukan. Meninjau secara berkala kinerja dari pembukuan

Sumber : Romney (2012)


30


BAB 4 PEMBAHASAN

Dalam bab ini akan dibahas mengenai internal control pada proses Authorization

Financial Expenditure (AFE) pada KSO PEP-PT X Group. Sebagai pembuka dalam

bab ini akan terlebih dahulu digambarkan mengenai KSO PEP-PT X Group dengan

mekanisme persiapan AFE, pelaksanaan AFE, hingga penyelesaian AFE. Oleh karena

KSO PEP-PT X Group merupakan kontraktor dari PT. Pertamina EP sehingga

seluruh pengeluaran yang berkaitan dengan proyek akan dicatat dalam bentuk AFE.

Dalam bagian selanjutnya akan dibahas mengenai internal control dalam proses AFE

di KSO PEP-PT X Group.

4.1 Definisi Authorization Financial Expenditure (AFE)

Seperti yang telah disinggung sebelumnya, segala pengeluaran yang dikeluarkan

oleh KSO PEP-PT X EP sehubungan dengan perannya sebagai kontraktor PT.

Pertamina EP, akan digantikan oleh pemerintah melalui cost recovery. Namun,

pengeluaran ini tidak sertamerta dilakukan tanpa evaluasi dan otorisasi yang dapat

dipertanggungjawabkan. Agar dapat diakui dan direalisasikan, maka seluruh

pengeluaran yang berkaitan dengan proyek harus dimasukan didalamAuthorization

Financial Expenditure (AFE)yang merupakan alat kontrol mulai dari persiapan

proyek, pemantauan, pelaksanaan operasional, serta penelitian pasca operasi. AFE

diajukan oleh KSO PEP-PT X Group untuk dilakukan pembahasan dan persetujuan

kepada PT. Pertamina EP.Didalam AFE berisi kumpulan pengeluaran-pengeluaran

yang berhubungan dengan suatu proyek beserta informai lengkap mengenai rincian

biaya proyek, tata waktu penyelesaian proyek, dan target yang diharapkan dari

proyek.

KSO PEP-PT X Group memiliki kontrak yang biasa disebut komitmen pasti

untukmelaksankan Drilling, Seismik/Survey, Study, Fasilitas, Well Conection,

Artificial Lift & Chemical, dan Certain Other Projectbergantung pada komitmen

antara PT X dengan Pertamina EP. Pada saat pertama kali didirikan menjadi KSO


31


pada bulan Mei 2007, KSO PEP-PT XGroup berkomitmen untuk melakukan 3D

Seismik dan melaksanakan sumur drilling.Sistem lelangnya adalah open tender.

Drilling menggunakan kontrakIPM (Integrated Project Management) yaitu sewa satu

paket.

4.2 Persiapan dan Pelaksanaan Proyek Melalui AFE

Semua proyek utama didalam proses minyak dan gas diwajibkan menggunakkan

AFE dengan proses seperti gambar berikut :

Gambar 4.1 Alur Proses Authorization For Expenditure

Sumber : Hasil wawancara dengan Budgeting & Report Head dan diolah oleh penulis

Planning Operasi

Rencana Kerja

Anggaran (RKA)

Pengajuan dan

Pembahasan WP & B

Pengajuan,

Pembahasan dan

Persetujuan AFE dari

PT X kepada PT.

Pertamina EP

Pembahasan dan

Persetujuan Close Out

AFE

Place Into Service

(PIS)

Pelaksanaan Kontrak

dengan Supplier

Open Tender

Pengadaan barang

dan jasa

Cost Recoverydan

Non Recovery


32


4.3 Tahap ke-1 Pengajuan Rencana Kerja dan Anggaran ke PT. Pertamina EP

Perusahaan membuat Rencana Kerja yang oleh diajukan ke PT. Pertamina EP

untuk mendapatkan persetujuan antara lain pemboran sumur yang dilakukan,

pembangunan fasilitas produksi dan proyek utama lainnya. Setelah Rencana Kerja

disetujui maka KSO PEP-PT X mengajukan Work Program & Budgeting (WP&B)

untuk pembuatan keseluruhan anggaran.

Usulan ini adalah perencanaan yang terkait dengan pengeboran,workover,

workservices untuk periode tertentu, berisi antara lain lapisan yang akan dibor,

referensi sumur sekitarnya dan target produksi yang diharapkan. Rincian jenis-jenis

kegiatan dan waktu yang akan dilaksanakan, disusun oleh Manajer Operasi KSO

PEP-PT X Group. Usulan ini akan diajukan kepada Pertamina EP untuk selanjutnya

dibahas oleh KSO PEP-PT X Group dengan Pertamina EP. Untuk memudahkan

pemahaman, berikut ini terdapat Flowchart 4.1 yang menggambarkan alur proses

pengajuan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA).


33


Sumber : Hasil wawancara dengan Budgeting & Report Head (2012) diolah kembali oleh penulis

4.4 Tahap ke-2 Pengajuan & Pembahasan Work Program & Budget (WP & B)

WP&B merupakan rencana kerja yang berisi antara lain jumlah sumur pemboran

& kerja ulang (workover), kegiatan lainnya yang terkait dengan upaya peningkatan

produksi, sasaran produksi yang diharapkan, jumlah rencana produksi minyak & gas

dan perkiraan biaya proyek yang diperlukan untuk periode satu tahun anggaran.

WP&B ini selanjutnya akan diajukan kepada PT. Pertamina EP guna dilakukan

pembahasan untuk mendapat persetujuan.

KSO PEP-PT X Groupmengadakan WP&B yang tercakup di dalamnya adalah:

• Biaya Operasi Produksi :

- Program pemboran dan biayanya.

- Program workoverdan biayanya.

- Fasilitas produksi

• Biaya General dan Administrasi

Penyerahan anggaran ini harus disertai dengan otorisasi dari General

Manager, Manajer Operasi Deprtemen SCM, dan Kepala Anggaran & Pelaporan

(Budget & Reporting Head). Proses ini merupakan tanggungjawab dari Manajer

Operasi Departemen SCM karena mengetahui lebih rinci mengenai estimasi

pengeluaran proyek di lapangan. Setelah otorisasi dari Departemen SCM selesai

maka WP&B reportakan dilanjutkan dievaluasi oleh Kepala Anggaran & Pelaporan.

Untuk memastikan biaya yang tercantum dalam WP&B report telah sesuai dengan

yang dianggarakan. Apabila hasil evaluasi terdapat biaya mendesak yang tidak

direncanakan dan dianggarkan, maka harus ada persetujuan dari PT. Pertamina EP

secara lisan melalui telepon namun persetujuan secara tertulis tetap diproses.

Dibawah ini terdapat flowchart 4.2 untuk memperjelas proses WP&B yang terjadi di

KSO PEP-PT X Group dan tabel 4.1 yang berisi analisis kendala, risiko, dan

pengendalian dalam proses Rencana Kerja Anggaran (RKA) beriringan dengan

pengajuan dan pembahasan WP&B.


34


Sumber : Hasil wawancara dengan Budgeting & Report Head(2012) diolah kembali oleh penulis


35


Tabel 4.1 Analisis Kendala, Risiko dan Pengendalian dalam Proses Rencana Kerja Anggaran beriringan dengan Pengajuan & Pembahasan WP&B

Jenis Proses Kendala Risiko Pengendalian

Rencana Kerja Anggaran beriringan dengan Pengajuan & Pembahasan WP&B

1.Pembuatan proposal pengadaan untuk PT. Pertamina EP, menunggu persetujuan.

2. Penyesuaian harga oleh vendor

3. RKA diminta di bulan April untuk tahun berikutnya, sedangkan data-data pencapaian produksi yang akan digunakan belum bisa dipastikan sampai akhir tahun bisa berubah sehingga mengakibatkan target sasaran produksi meleset dari anggaran

4. Kendala lainadalah sulitnya dalam mencari referensi harga.

1. Sasaran produksi bisa tidak tercapai

1. Melakuakan pengawasan produksi secara seksama sehingga realisasi produksi tidak terlalu jauh berbeda dengan sasaran.


4.5 Tahap ke-3 Pengajuan dan Pelaksanaan Authorization for Expenditure

(AFE) ke PT. Pertamina EP

Berikut ini dijelaskan pengajuan AFE dan pelaksanaan AFE adapun alur yang

dijalanakan oleh KSO PEP-PT X EP adalah sebagai berikut :

4.5.1 Persiapan Pengajuan AFE

- Masing-masing fungsi-fungsi yang ada didalam KSO PEP-PT X Group

membuat rencana kerja untuk periode satu tahun anggaran tertentu.


36


- Dari usulan rencana kerja tersebut dikoordinasikan untuk menjadi suatu

rencana kerja KSO PEP-PT X Group.

- Semua rencana kerja yang bersifat proyek dan non proyek dengan nilai diatas

USD $ 1.000.000 maka dibuat AFEnya.

- AFE tersebut diajukan kepada PT. Pertamina EP untuk dilakukan pembahasan

guna mendapatkan persetujuan.

4.5.2 Pelaksanaan AFE

- Pada tahap ini, Manajer Operasi harus terlebih dahulu memastikan bahwa

biaya yang memerlukan persetujuan dari PT. Pertamina EP telah disetujui dan

datanya benar. Rencana kerja dalam AFE dilaksanakan maka akan dilakukan

pemantauan dan pengendalian biaya agar tidak melampaui nilai AFE yang

telah disetujui. Apabila dalam pelaksanaanya diperkiraan nilai AFE akan

melampaui AFE yang telah disetujui oleh PT. Pertamina EP (diatas 10%)

maka KSO PEP-PT X Group akan melapor kepadaPT. Pertamina EP untuk

melakukan revisi anggaran yang ada.

- Apabila poyek yang terdapat didalam AFE telah selesai dilaksanakan maka

dalam jangka waktu 3 bulan KSO PEP-PT X Group harus mengajukkan

usulan close out kepada PT. Pertamina EP untuk dilakukan pembahasan guna

mendapat persetujuan.

- Close Out AFE berisi antara lain laporan lengkap proyek yang telah,

dilaksanakan, perbandingan antara target dengan realisasi hasil pelaksanaan

RKA, perbandingan biaya dengan realisasi, dan data-data pendukung yang

lengkap.

4.5.3 Pembahasan dan Persetujuan AFE antara Pertamina EP dengan KSO

PEP-PT X Group

a. KSO PEP-PT X Group mempresentasikan rencana kerja yang akan

dilaksanakan pada satu tahun anggaran tertentu lengkap dengan data

pendukungnya (misalnya proyek pemboran, data pendukung yang diperlukan


37


antara lain data-data usulan bawah tanah (Geologi & Geofisik (G&G),

reverensi sumur sekitar, target produksi yang diharapkan, keekonomian sumur

dan lain-lain).

b. Data-data tersebut di evaluasi oleh Pertamina EP apakah sudah sesuai dengan

data pendukung yang diajukan.

c. Tim Pertamina EP dapat mengurangi, menambah atau menolak usulan apabila

justifikasi yang diajukan oleh KSO PEP-PT X Group tidak bisa diterima.

Flowchart 4.3 yang menggambarkan proses pengajuan dan pembahasan

Authorization for Expenditure (AFE) yang terjadi di KSO PEP-PT X Group serta

Tabel 4.2 analisa kendala, risiko, dan pengendalian pada proses pengajuan,

pembahasan dan persetujuan AFE.



38


Tabel 4.2 Analisis Kendala, Risiko, dan Pengendalian pada Proses Pengajuan, Pembahasan dan Persetujuan AFE

Jenis Proses Kendala Risiko Pengendalian Pengajuan, Pembahasan & Persetujuan AFE

Keterlambatan penyusunan AFE 1. Masalah Internal

Perusahaan, Penyusunan perencanaan AFE tidak tepat waktu:

� Karena sulit atau lamanya mencari data harga pembanding dari vendor

� Karena kesibukan staff, sehingga mundurnya jadwal pembahasan AFE

� Setelah dilakukan pembahasan terdapat “line” yang harus direvisi sehingga memerlukan tambahan waktu utuk revisi

2. Masalah dari Eksternal Perusahaan � Menunggu

undangan pembahasan dari PT. Pertamina EP

1. Jika pengajuan AFE terlambat maka rencana kerja akan tertunda sehingga produksi tidak tercapai.

1. Perencanaan dibuat tepat waktu.

2. Perencanaan harus memiliki data-data pembanding yang lengkap.

3. Pengajuan penandatanganan dari internal KSO PEP-PT X Group tepat waktu.

4. KSO PEP-PT X Group memonitor pengajuan AFE, kapan waktunya AFE akan dibahas dan pembahasan AFE dilakukan dimana.



39


4.6 Tahap ke-4 Open Tender dan Pengadaan oleh Suppllier

Prosedur ini menggambarkan proses pendafataran vendoruntuk

menyediakan barang dan jasa bagi KSO PEP-PT X Group. Departmen SCM

mengumumkan kepada vendor periode registrasi kemudian vendor menyiapkan

seluruh dokumen-dokumen yang dibutuhkan untuk registrasi, yang kemudian

dokumen-dokumen registrasi diserahkan kepada Departemen SCM.

Membagikan form registrasi kepada vendor yang telah mengajukkan

penawaran. vendor akan melengkapiform registrasi dan kemudian akan

mensubmit company profile dan dokumen-dokumen pendukung. Departemen

SCM akan menerima, meriview (meninjau ulang), dan melakukan verifikasi

form registrasi vendor yang telah diisi lengkap, company profile dan dokumen

pelengkap lainnya. Departemen SCM akan mengeavalasi dan menentukkan

apakah diperlukan proses pra-kualifikasi. Proses pra-kualifilasi dilakukan untuk

vendor yang baru pertama kali akan bekerjasama dengan KSO PEP-PT X

Group. Jika membutuhkan tahap pra-kualifikasi maka proses pra-kualifikasi

dilakukan. Namun jikavendor sudah menjadi rekanan KSO PEP-PT X Group

maka proses pra-kualifikasi tidak diperlukan. Sehingga dapat langsung

dilanjutkan ke tahap terakhir penentuan pemenang open tender yang biasa

disebut award approved. Departemen SCM akan mengirimkan Surat

Keterangan Terdaftar (SKT) sebagai rekanan dan nomor vendoryang akan

diterima oleh supplieryang terpilih. Jika tidak membutuhkan award approved

maka departemen SCM akanmemberitahukanvendor yang tidak masuk

kualifikasi. Di bawah ini terdapat flowchart 4.4 yang menggambarkan proses

open tender.


40


Flowchart 4.5 Proses Open Tender dan Pengadaan oleh Supplier

Sumber : PTK BP MIGAS No.007-REVISI-II/PTK/I/2011diolah kembali oleh penulis

Untuk memperjelas proses pengadaan barang atau jasa berikut ini dijelaskan proses

administrasi umum pengadaan barang dan jasa yang dilakukan di KSO PEP-PT X

Group.

a. Proses Administrasi Umum Pengadaan

Proses administrasi umum pengadaandilaksanakan berdasarkan PTK BP

MIGAS No.007-REVISI-II/PTK/I/2011, penulis melaksanakan magang sebelum

adanya keputusan MK No.36/PUU-X/2012 yang membubarkan BP MIGAS.

Proses administrasi umum pengadaanini bertujuan membantu semua yang terkait

dalam proses pengadaan hingga proses ini selesai.Memastikan bahwa semua

proses pengadaan dilakukan dengan prosedur yang tepat. Proses dan prosedur ini

diterapkan ke semua proses pengadaan barang dan jasa di KSO PEP-PT X Group.

SUPPLIER/CONTRACTOR SCM Department

2. Prepare all required documentfor registration

1. Announce Vendor/Supplier Registration Period

4. Received Requests3. Apply for supplier registration

5. Distribute Vendor/Supplier Registration

6. Complete Vendor/Supplier Registration Form

7. Submit complete vendor registration form,

Submit supplier company profile & supporting document

10. Conduct Pre-qualification

8. Review Complete Vendor Registration Form, Company Profile

& other supporting document

9. Is pre-qualification

needed?

YES

11. Is award

approved?

13. Notify unqualifiedsupplier

NO

NO

12. Send SKT(Surat Keterangan

Terdaftar

14. Receive SKT andSupplier Number

15. Receive notification

:

YES

SCM Department

2. Prepare all required documentfor registration

1. Announce Vendor/Supplier Registration Period

4. Received Requests3. Apply for supplier registration

5. Distribute Vendor/Supplier Registration

6. Complete Vendor/Supplier Registration Form

7. Submit complete vendor registration form,

Submit supplier company profile & supporting document

10. Conduct Pre-qualification

8. Review Complete Vendor Registration Form, Company Profile

& other supporting document

9. Is pre-qualification

needed?

YES

11. Is award

approved?

13. Notify unqualifiedsupplier

NO

NO

12. Send SKT(Surat Keterangan

Terdaftar)

14. Receive SKT andSupplier Number

15. Receive notification

YES


41


Proses ini dimulai ketika timbul kebutuhan olehuser. User bertanggungjawab

untuk membuat permintaan dengan deskripsi yang lengkap, spesifikasi, tanggal

permintaan, perkiraan harga dan alokasi biaya serta menyiapkan dan mensubmit

Requisition For Material(RFM) atauRequisition For Services (RFS) ke

Departemen SCM (Supply Chain Mangement). Departemen SCM melakukan

verifikasi kelengkapan RFM/RFS dan meminta persetujuan kepada manajer yang

memiliki otorisasi terhadap userserta GM (General Manager). Langkah

selanjutnya adalah Departemen SCM meminta persetujuan kepada Departemen

Keuangan (Finance) terkait anggaran untuk pengeluaran tersebut. Apabila

disetujui oleh Departemen Keuangan maka selanjutnya Departemen SCM akan

melakukan koordinasi dengan user agar pengadaan barang sesuai dengan scope of

work yang dibutuhkan. Selanjutnya Departemen SCM akan membuat dokumen

penawaran yang akan di verifikasi oleh user dan Departemen Legal. User

memastikan apakah kualifikasi yang tercantum dalam dokumen penawarantelah

sesuai dengan yang dibutuhkan. Sedangkan Departemen Legal memastikan

apakah dokumen penawarantelah mencantumkan penagihan, tanggal pengiriman

barang atau jasa, tenggang waktu pembayaran sesuai dengan kebutuhan. Tahap

selanjutnya Departemen SCM akan memilih ketentuan otorisasi pengadaan

berdasarkan nominal pengadaanmetode dan tata cara pelaksanaan pengadaan

barang atau jasa terdapat tiga (3) skema, yaitu :

• Penunjukkan Langsung (Direct Appointment)

Pelaksanaan pengadaan barang atau jasa Rp.50.000.000 atau US$ 5.000

sampai dengan Rp.200.000.000 atau US$ 20.000.

• Pemilihan Langsung (Direct Selection)

Pelaksanaan pengadaan barang atau jasa tanpa melalui pelelangan dan

dilakukan dengan mengundang minimal 3 (tiga) penyedia barang atau

jasa.Pemilihan langsung dapat dilakukan dengan syarat :

- Pengadaan dengan nominal diatas Rp.200.000.000 atau US$

20.000 sampai dengan Rp.500.000.000, dengan syarat :

� Proses lanjutan dari lelang ulang yang gagal.


42


� Pemasangan listrik, telpon, gas, dan saluran air minum.

• Pelelangan Umum (Open Tender)

Pengadaan barang dan jasa yang dilakukan secara terbuka untuk umum.

Syarat pelelangan untuk umum.

- Nominal lebih dari Rp.200.000.000 US$ 20.000 sampai dengan

Rp.1milyar atau US$ 100.000 pengumuman dilakukan melalui

papan pengumuman resmi perusahaan.

- Nominal lebih dari Rp.1milyar atau US$ 100.000 pengumuman

dilakukan melalui media cetak dalam negeri.

Setelah penetuan metode pelaksanaan pengadaan, Departemen SCM bersama

dengan Panitia Pengadaan (Procurement Committee)melaksanakan open tender,

untuk proyek pengadaan diatas US$ 2.000.000 membutuhkan persetujuan hingga

BP MIGAS. Setelah pengumuman tender dilakukan, vendor yang tertarik akan

melakukan registrasi dengan melampirkan dokumen yang dibutuhkan (company

profile, akta perusahaan, pengalaamn kerja, faktur pajak, dan laporan audit).

Setelah waktu pendaftaran berakhir, Panitia Pengadaan akan mengirimkan

dokumen penawaran kepada vendor yang lolos proses verifikasi dokumen

registrasi. Vendor akan mengembalikan dokumen penawaran kepada Panitia

Lelang beserta penawaran harga dan kualifikasi barang atau jasa yang dimiliki

oleh vendor. Panitia Lelang mengirimkan dokumen penawaran kepada user, agar

user dapat memastikan bahwa penawaran yang diajukan oleh vendor telah sesuai

dengan kebutuhan.

Jika penawaran telah sesuai, maka panitia lelang akan merekomendasikan

pemenang lelang dengan mempertimbangkan pemilihan vendor yang memenuhi

syarat, serta pertimbangan harga yang paling murah. Rekomendasi pemenang

lelang harus dengan persetujuan GM (General Manager). Setelah GM (General

Manager) menyetujui, Panitia Pengadaan akan mengumumkan pemenang lelang.

Setalh pemenang lelang diumumkan, tahap berikutnya adalah Departemen SCM

akan membuat PO (Purchase Order) atau SO (Service Order). Jika SO atau PO

sudah pernah dibuat sebelumnya dengan vendor pemenang lelang maka proses


43


dapat dilanjutkan dengan evaluasi SO atau PO oleh user. Namun jika ini

merupakan kontrak baru maka akan akan dibuat kontrak yang baru. Apabila SO

atau PO telah disetujui oleh user maka Departemen SCM akan mengirimkan SO

atau PO kepada vendor. SO atau PO harus ditandatangani oleh kedua belah pihak

diatas materai Rp.6.000 ditandatangani oleh GM KSO PEP-PT X Group dan

vendor. Kemudian Departemen SCM akan menerbitkan SPMP (Surat Perintah

Melaksanakan Pekerjaan) yang akan dikirimkan kepada vendor. Tahap selajutnya

adalah pelaksanaan kerja oleh vendor dengan pengawasan oleh user.

Di bawah ini terdapat gambaran proses administrasi kontrak atau pengadaan

barang dan jasa di flowchart 4.5 dan 4.6 serta tabel 4.3 yang menjelaskan analisa

kendala, risiko, dan pengendalian pada proses ke-4 open tender untuk pengadaan

barang dan jasa yang terjadi di KSO PEP-PT X Group.

Flowchart 4.6. Proses Administrasi Kontrak atau Pengadaan Barang dan Jasa

Sumber : PTK BP MIGAS No.007-REVISI-II/PTK/I/2011diolah kembali oleh penulis

3

No

1111

Negotiation

TeamUSER,

Operating Unit

LEGAL

Operating Unit

SCM Procurement

Department Committee*

Authorized

OfficialSUPPLIER**

1

12. Prepare and

conduct negotiation,

if required

•*Bid Committee/Internal

•**

1. Identify needs

2. Prepare, Submit

Requisition (RFM/RFS)

via AO (2a) for

appropriate distribution

to the addressee

2

3. Verify, analyze

RFM/RFS

4. Approve, otherwise

return 4

STEPS

5. Consolidate needs,

when it is possible 5

3

6. Review Market, define

inclusion in bid package,

send to User and Legal

at OU for review

6

7. Determine

procurement method7

Yes

No

8. Decide to tender

and obtain BPMIGAS

approval if required 8

9. Announce Tender,

Register & qualify

Suppliers, Recommend

bidders, obtain

bidder list approval

9

10. Invite Bidders,

RFQ, conduct bid

process

10

11. Conduct

Bid Evaluation 1111

12

Follows tender

process

and Submit Bid

Proposal

Response

announcement

and register

2a

6b6a

Apr, 2011

USER

LEGAL

SCM

Department Committee*

Authorized

OfficialSUPPLIER**

1

12. Prepare and

conduct negotiation,

if required

•*Bid Committee/Internal

•**

1. Identify needs

2. Prepare, Submit

Requisition (RFM/RFS)

via

appropriate distribution

to the addressee

2

3. Verify, analyze

RFM/RFS

4. Approve, otherwise

return 4


44


Flowchart 4.6 ProsesAdministrasi Kontrak atau Pengadaan Umum(lanjutan)

Sumber : PTK BP MIGAS No.007-REVISI-II/PTK/I/2011 diolah kembali oleh penulis

USER,

Operating Unit

LEGAL

Operating Unit SCM

Department Proc

Committee Negotiation

Team Authorized Official SUPPLIER**

20

23. Receive, monitor,and accept promises

•*Procurement Committee/Internal Team •** Supplier/Contractors •*** If everything is okay,

otherwise return to step 11 upon

Procurement Committee guides

13. Recommend winner

14. Review and approve Winner; obtain Approval (14a),if required

15. Send regret letter, wait for5 working days for Complaint; resolve complaint if any; Announce Winner,

16. Is PO/SO or Contract terms new?

STEPS

17. If yes, request legal

to draft contract

18. Prepare PO/SO/Contract

13***

18.a. Authorize PO/SO/Contract, obtain approval from authorizedsignatories for PO/SO

19 19. Send PO/SO/Contract to Supplier

20. (Supplier) receive PO/SO/Contract, for Contractsign and return Contract

21. Obtain approvals from authorized Signatories for CONTRACT

22. Send Contract to Supplier; 22a. (supplier) Deliver promises

23b. (for SO/

Contract)

14

15

16

17

18

Yes

No

17. Prepare

contract

18a 18a

15 (fail Bidders receive notice before the winner)

21

22a

24. Document PO/SO/Contract close out data 24 END

14a

22

23a.

(for PO)

Apr, 2011

15( Winner receive notice after clearance of

complaints, if any)

USER,

Operating Unit

LEGAL

Operating Unit SCM

Department

Committee Negotiation

Team Authorized Official SUPPLIER**

20

23. Receive, monitor,and accept promises

•

•** Supplier/Contractors

•*** If everything is okay,

otherwise return to step 11 upon

13. Recommend winner

14. Review and approve Winner; obtain PEPApproval (14a),if required 15. Send regret letter, wait for5 working days for Complaint; resolve complaint if any; Announce Winner,

16. Is PO/SO or Contract terms new?

STEPS

17. If yes, request legal

to draft contract

18. Prepare PO/SO/Contract

13***

18.a. Authorize PO/SO/Contract, obtain approval from authorizedsignatories for PO/SO

1919. Send PO/SO/Contract to Supplier

20. (Supplier) receive PO/ sign and return Contract

21. Obtain approvals from authorized

22. Send Contract to Supplier; 22a. (supplier) Deliver promises

23b. (for SO/

Contract)

14

15

16

17

18

Yes

No

17. Prepare

contract

18a 18a

15 (fail Bidders receive notice before the winner)

21

22a

24. Document PO/SO/Contract close out data 24 END

14a

22

23a.

(for PO)

15( Winner receive notice after clearance of

complaints, if any)


45


Tabel 4.3Analisis Kendala, Risiko, dan Pengendalian pada Proses ke-4 Open Tender Pengadaan Barang dan jasa

Jenis Proses Kendala Risiko Pengendalian Open Tender Pengadaan Barang & jasa

Ketika perusahaan mengumumkan lelang, kadangakala respon dari calon peserta lelang lama, sehingga sampai tanggal yang ditentukan untuk mulai lelang jumlah peserta lelang tidak memenuhi forum, maka lelang harus diulang. Jika sampai 3 kali jumlah calon peserta lelang tidak memenuhi forum maka dilaksanakan pemilihan langsung, namun apabila hanya satu vendor yang hadir maka dilakukan penunjukan langsung, namun hal ini sebisa mungkin dihindari karena apabila vendor hanya satu dikhawartirkan vendor dapat menetapkan tingkat harga secara sepihak karena tidak ada harga pembanding.

1.Proses lelang akan tertunda dilakukan tender ulang

2.Waktu

lelang tertunda

3.Pelaksanaan

proyek tertunda

1. Persiapan waktu yang cukup untuk melaksanakan tender di rencanakan

Sumber : Hasil wawancara dengan Budgeting & Report Head diolah kembali oleh penulis

4.7 Tahap ke-5 Place Into Service (PIS)

Place IntoService (PIS) adalah saat dimana suatu harta benda berwujud (kapital) telah

digunakan sesuai dengan peruntukannya dalam kegiatan operasi dan telah memenuhi

syarat-syarat yang ditetapkan oleh Pertamina EP. Pelaksanaan PIS baru akan

dilaksanakan tahun depan. Sehingga belum ada flowchart yang dapat

menggambarkan proses pelaksanaan PIS. Dibawah ini terdapat tabel 4.4 analisa

kendala, risiko, dan pengendalian pada proses Place Into Services (PIS).


46


Tabel 4.4 Analisis Kendala, Risiko, dan Pengendalian pada Proses Place Into Services (PIS)

Jenis Proses Kendala Risiko Pengendalian Place Into Services (PIS)

1. Waktu pengiriman mundur dari jadwal semestinya.

1. Tertundanya close out AFE

2. Cost Recovery perusahaan terganggu

PIS baru akan dilaksanakan tahun 2013. Sehingga belum dapat diidentifikasi pengendaliaannya.


4.8 Tahap ke-6 Pembahasan dan Persetujuan Close OutAuthorization for

Expediture (AFE)

Tujuan dari proyek close out AFE adalah untuk memberikan detail

pertanggungjawaban secara resmi kepada PT. Pertamina EP. Close out report AFE

harus dibuat pada akhir proyek pengadaan barang atau jasa setelah semua tujuan,

sasaran, dan pengiriman telah terpenuhi. Close out report sangat penting bagi

kelengkapan dokumentasi dari sebuah proyek serta untuk mencegah proyek keluar

dari lingkup awalnya dan anggaranya, sebagaimana didefinisikan dalam rencana

proyek awal.Dokumentasi proyek yang lengkap dan laporan evaluasi atas

pelaksanaan harus dipenuhi.

Close out reportAFE akan ditandatangani oleh PT. Pertamina EP sebagai

persetujuan penyelesaian proyek dengan melengkapi dan melaksanakan seluruh

catatan proyek akhir. Terdapat enam jenis Close Out Reportyaitu :

a. Proyek Pemboran atau workover

Pemboran minyak (drilling) fancyhandwork (2011) adalah suatu proses

eksploitasi minyak dari dalam lapisan bumi untuk diproduksikan menujustasiun

pengumpul.Dalam hal pengeboran minyak terdapat dua aspek yang harus

diperhatikan,yaitu tujuan dari drilling untuk membuat suatu fasilitas agar minyak

dalam lapisan bumi dapat diproduksikan menuju permukaan dengan membuat

suatu sumur pemboran dimana sumur pemboran tersebut mengeluarkan formasi

batuan atau memuat jalur transportasi menuju ke batuan reservoir berada.


47


Selanjutnya untuk membuang fragmen batuan (rock fragment, cutting) yang

dihasilkan ketika operasi drilling dilakukan, dalam hal ini lumpur bor.

b. Seismik atau Survey

Eksplorasi seismik adalah istilah yang dipakai di dalam bidang geofisika

untuk menerangkan aktivitas pencarian sumber daya alam dan mineral yang ada

di bawah permukaan bumi dengan bantuan gelombang seismik.Hasil rekaman

yang diperoleh dari survei ini disebut dengan penampang seismik.Eksplorasi

seismik atau eksplorasi dengan menggunakan metode seismik banyak dipakai

oleh perusahaan-perusahaan minyak untuk melakukan pemetaan struktur di

bawah permukaan bumi untuk bisa melihat kemungkinan adanya jebakan-

jebakan minyak berdasarkan interpretasi dari penampang seismiknya.Setelah

data seismik diolah, dianalisa dan ditafsirkan secara geofisika dan geologi, maka

data dapat digunakan untuk menentukkan lokasi prospek adanya minyak dan gas,

estimasi besarnya prospek minyak atau gas, lokasi titik pemboran.

c. Study

Proses pengolahan data mentah yang dilakukan oleh tenaga ahli dari

beberapa disiplin ilmu yang berasal dari Universitas atau lembaga (contoh : UI,

ITB, Lemigas dan lain-lain) untuk menganalisa cadangan minyak/gas di suatu

blok. Dari hasil study ini dapat digunakan untuk menentukkan antara lain titik

pemboran yang akan dilakukan, perkiraan cadangan minyak dan gas dll. Study

tetap dilakukan setelah proses pemboran untuk mengevaluasi dan menentukan

titik pengeboran berikutnya.

d. Fasilitas

Selama proses pemboran minyak atau gas, diperlukan fasilitas penunjang

antara lain pemasangan pipa air (untuk kebutuhan kelangsungan proses

pemboran). Fasilitas yang digunakan untuk membangun peralatan, bangunan,

pipa, dansebagainya yang digunakan untuk mendukung proses pengeboran

minyak atau gas.


48


d. Well Conection, Artificial Lift & Chemical

Well conection untuk mengetahui jenis lapisan tanah tempat sumber minyak

dan gas berada. Artificial Lift adalah sumur buatan yang digunakan untuk

mengalirkan minyak dari bawah ke atas.Chemical adalah bahan-bahan kimia

yang digunakan untuk memisahkan emulsi minyak dengan air.

e. Certain Other Project

Proyek-proyek lain yang digunakan untuk mendukung usaha-usaha pencarian

minyak atau gas. Proyek-proyek ini yang dimaksud adalah proyek selain drilling

dan work over namun terkait langsung dengan proses produksi. Misalnya

pembuatan stasiun pengumpul minyak.

Dibawah ini terdapat flowchart 4.6 yang menggambarkan proses penyusunan

laporan close out AFE dan tabel 4.5 yang berisi analisa kendala, risiko, dan

pengendalian pada proses pembahasan dan persetujuan Close Out AFE.


49


Sumber : Hasil wawancara dengan Budgeting & Report Head(2012)diolah kembali oleh penulis


50


Tabel 4.5 Analisis Kendala, Risiko, dan Pengendalian pada proses Pembahasan dan Persetujuan Close Out AFE

Jenis Proses Kendala Risiko Pengendalian Pembahasan dan Persetujuan Close Out AFE

1. Data pendukung baik data teknis (G&G, spek barang & jasa) maupun data keuangan yang tidak lengkap

2. Barang sudah tiba namun belum dipakai, delivery time mundur dari jadwal semestinya

1. Pemberi kerja dalam hal ini Pertamina EP menilai ketidaklengkapan informasi, data untuk setiap items realisasi.

2. Pertamina EP menolak usulan reimburse.

1. Melengkapi data pendukung yang dibutuhkan

Sumber : Hasil wawancara dengan Budgeting & Report Head (2012) diolah kembali oleh penulis

4.9 Tahap ke-7 Proses Setelah Pengajuan Close Out AFE dan Non Recovery

Pengajuan Close Out AFE ke PT. Pertamina EP terdapat dua

kemungkinan jawaban yakni untuk jumlah nominal pengadaan barang atau

jasa yang disetujui maka akan masuk menjadi recoverable cost sedangkan

untuk nominal pengeluaran pengadaan barang dan jasa yang tidak disetujui

oleh Pertamina EP akan menjadi tanggungan PT X (non-recoverable cost).

Biaya-biaya yang termasuk adalah akan menjadi cost recovery diantaranya

adalah :

a. Biaya Operasi adalah biaya-biaya administrasi dan beban produksi

b. Biaya Proyek yang terdiri dari beban sewa untuk main project seperti biaya

sewa Fasilitas


51


Cost Recovery ditagihkan melalui ECS (Entitlement Calculation Statement).

Perhitungan Cost Recovery :

a. Maximum 80% dari Gross Revenue = Lifting x ICP (Indonesian Crude Oil

Price).

b. Sharing Oil 26,7857%, Gas 35%

Contoh Perhitungan ECS :

Lifting = 1.000 bbls

ICP x USD 100

GrossRevenue = USD 100.000

Cost Recovery = USD 80.000 (80%* x USD 100.000)

ETS (Equity to be Split) USD 20.000

• Pertamina EP Equity Share : 73,2143%

• Kontraktor/PT X : 26,7857%

PT X share 26,785% x 20.000 : 5.357,14

Tax (40.5%* x 5.357,14) : 2.169,64

3.187,5

*berdasarkan kontrak yang dibuat antara PT X Group dengan PT.Pertamina EP

Close out report yang telah di serahkan ke PT. Pertamina EP akan dibahas

dalam rapat pembahasan close out antara PT. Pertamina EP dengan KSO. Dari hasil

pembahasan tersebut didapatkan nominal close out report yang disetujui oleh

Pertamina EP dan dituangkan dalam Minutes of Meeting (MoM) yang disetujui oleh

kedua belah pihak. PT X akan melakukan revisi close out report sesuai dengan MoM


52


close out dan menyerahkan ulang seluruh dokumen close out report dalam bentuk

hard copy dan soft copy untuk kemudian mendapat surat persetujuan close out report

dari Pertamina EP. Untuk biaya-biaya yang tidak dapat dimasukkan kedalam biaya

proyek AFE sesuai dengan kasus masing-masing (misal: back charge ke vendor,

alokasi ke cost center lain-lain, atau tidak cost recovery).

Berikut ini adalah dokumen-dokumen yang dibutuhkan dalam proses penyusunan

laporan close out AFE :

• Persetujuan proyek (AFE original & revisi)

• Latar belakang proyek

• Laporan hasil pekerjaan (Summary project completion) dan berita acara.

• Laporan penyelesaian proyek penjelasan setiap line item yang terkait dengan

biaya over atau under 10%.

Tahapan yang dilakukan :

� meminta invoice (term of payment yang terdiri dari deskripsi barang,

kuantitas, harga per unit, beserta perhitungan total jumlahnya, periode

invoice)

� payable accrued (nama vendor, jumlah hutang, nomor invoice, tanggal

invoice, nomer voucher, tanggal pembayaran, tax rate, deskripsi barang)

� kwitansi (jumlah uanguntuk pembayaran).

� Justifikasi over atau under anggaran dari departemen terkait.

� Faktur pajak

� Purchase atauService Order (nama supplier nomor service order (SO)

atau purchase order (PO), dan tanggal penerbitan)

� Berita acara penyerahan pekerjaan bulanan (tanggal SO, deskripsi

pekerjaan, nama dan jabatan perwakilan kedua belah pihak antara KSO

PEP-PT X Group dengan vendor)

� Service Order (nama, alamat vendor, dan tanggal penerbitan)

� Lain-lain:


53


• Korespondensi, surat menyurat, Minutes of Meeting (MoM),

perubahan program, dan lain-lain

• Rincian transaksi pembukuan proyek AFE (detail ledger ataucost

center dan breakdown worksheet per line item AFE)

• Atas pembebanan proyek lebih besar dari persetujuan proyek

disertakan dokumen pendukung.

• Photo separator

Dengan bertambah kompleksnya tugas-tugas manajemen, maka dikhawatirkan

manajemen tidak mampu melakukan pengawasan dan koordinasi yang efektif untuk

seluruh fungsi yang ada didalam perusahaan.Oleh karena itu, manajemen perlu

dibantu oleh suatu unit yg khusus menangani dan menelaah prosedur-prosedur dan

operasi perusahaan.Karena itulah sangat dibutuhkan satuan kerja unit pengendalian

internal (Internal Control).Close out report merupakan pertanggungjawaban

perusahaan terhadap biaya-biaya yang akan di recovered oleh Pertamina EP (selaku

wakil pemerintah). Berikut ini adalah analisis kendala, risiko dan pengendalian pada

proses cost recovery dan non recovery.

Tabel 4.6 Analisis Kendala, risiko dan pengendalian pada proses Cost Recovery dan Non Recovery

Jenis Proses Kendala Risiko Pengendalian

Cost Recovery

dan Non

Recovery

1. Hasil produksi

belum memenuhi

COCP

(commencement of

commercial

period)

1. KSO mengeluarkan uang untuk pembiyaan poduksi, tertundanya penghasilan (reimburse) dari Pertamina EP, sehingga dapat mengakibatkan kekurangan dana

1. Produksi harus

ditingkatkan untuk

memenuhi COCP


54


BAB 5

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Pada pembahasan sebelumnya, telah dibahas bahwa dalam menjalankan kegiatan

operasionalnya yang meliputi kegiatan eksploitasidan eksplorasi sumber minyak dan

gas bumi di Lapangan B, KSO PEP-PT X Group menjalin kerjasama dengan PT.

Pertamina EP melalui Kontrak Kerjasama Operasi (KSO).

Dalam melakukan kerjasama melalui Kerjasama Operasi perusahan bertindak

sebagai kontraktor, yakni perusahaan yang ditunjuk oleh PT.Pertamina EP untuk

mengoptimalkan produksi minyak dan gas yang terdapat di Lapangan B Kalimantan

Timur, salah satu lokasi sumber minyak dan gas yang dimiliki oleh PT. Pertamina

EP. Segala biaya dan resiko akan ditanggung KSO terlebih dahulu dan akan

mendapat penggantian dari pemerintah melalui metode cost recovery. Untuk

memperoleh penggantian atas biaya-biaya ini, perusahaan KSO harus mencatat

seluruh pengeluaran yang berhubungan dengan proyek dalam satu catatan

pengeluaran khusus yang disebut Authorization for Expenditure (AFE).

Selama masih berhubungan dengan biaya proyek eksplorasi dan eksploitasi,

seluruh biaya pengeluaran akan masuk didalam AFE. Biaya-biaya ini akan ditagihkan

ke Negara (PT.Pertamina EP). Dari penjabaran yang yang telah dilakukan, penulis

menyimpulkan bahwa pertanggungjawaban biaya proyek yang diajukan dalam AFE

oleh KSO PEP-PT X Group sudah cukup efektif dilaksanakan.Selama proses

perencanaan pengeluaran, pengajuan anggaran, pelaksanaan proyek, hingga proses

pengajuan cost recovery selalu melalui diskusi dan persetujuan dengan Pertamina EP.

Apabila dalam pembahasan Pertamina EP keberataan dengan biaya proyek maka PT

X Group akan melakukan revisi menyesuaikan dengan hasil rapat. Sehingga biaya

yang dikeluarkan oleh perusahaan dapat dipertanggungjawaban kepada Negara.

Komunikasi internal perusahaan berjalan dengan baik. Setiap pagi selalu

diselenggarakan rapat antara departemen yang terkait dengan produksi membahas


55


mengenai perkembangan produksi minyak dan gas perhari serta melakukan

pembahasan upaya-upaya perbaikan apabila proses produksi tidak mencapai target.

Dengan pengendalian internal yang telah diterapkan sudah mengambarkan komitmen

perusahaan dalam mencegah kecurangan-kecurangan yang dapat menyebabkan

perusahaan kehilangan aset, peningkatan efektivitas dan efisien perusahaan.

Industri migas memiliki risiko kecelakan kerja yang tinggi. Menyadari hal ini PT

X Group menerapkan Health, Safety, and Environtment di kantor pusat maupun di

lapangan. Membuat prosedur-prosedur yang terkait keselamatan dalam bekerja,

melakukan sosialisasi terhadap prosedur tersebut kepada semua pekerja untuk

memastikan semua pekerjaan dilakukan dengan benar dan aman, melakukan

penilaian risiko (risk assessment) terhadap semua lokasi kerja dan alat kerja yang

digunakan untuk meminimalisasi dan menghilangkan potensi bahaya yang ada terkait

potensi bahaya dan keselamatan kerja.

PT X Group dalam menjalankan proyek menemui kendala yang diluar dari

perencanaan yang telah dibuat.Hal ini mengakibatkan mundurnya pelaksanaan

proyek. Pelaksanaan proyek yang mundur menyebabkan bertambahnya biaya

operasional dan tertundanya pengajuan cost recovery. Apabila cost recovery tertunda

maka pendanaan perusahaan menjadi terganggu. Berikut ini beberapa kelemahan

yang dapat mengganggu pelaksanaan proyek:

• Mundurnya jadwal pembahasan proyek dengan Pertamina EP. PT XGroup

merupakan salah satu KSO Pertamina EP dari total tujuh belas KSO yang

Pertamina EP miliki, sehingga jadwal pembahasan membutuhkan waktu yang

cukup lama karena menunggu giliran.

• Ketidaklengkapan persyaratan yang harus dipenuhi oleh vendor akan

menghambat waktu tender maupun pelaksanaan proyek.

• Revisi pengajuan biaya proyek dapat dilakukan selama beberapa kali,

membutuhkan waktu yang tidak sebentar.

• Tingkat produksi minyak dan gas yang tidak memenuhi target ketentuan

kontrak.


56


5.2 Saran

Penulis memberikan rekomendasi terkait dengan penerapan KSO PertaminaEP-

PT X Group antara lain adalah :

1. Melakukan follow up dengan Pertamina EP agar jadwal pembahasan tidak

mengalami penundaan. Memonitor waktu dan tempat pembahasan kepada

Pertamina EP agar dapat melakukan persiapan yang maksimal.

2. Melakukan koordinasi pengadaan dengan vendor

3. Persiapan waktu yang cukup untuk melaksanakan tender di rencanakan

4. Melakukan pengawasan produksi secara seksama agar realisasi produksi tidak

terlalu jauh dari sasaran, berupaya meningkatkan produksi untuk memenuhi

COCP (commencement of commercial period).


57


DAFTAR REFERENSI

Arens et al. (2009). Auditing and Assurance Services: An Integrated Approach an

Indonesian Adaption. Singapore: Prentice Hall.

Badan Pelaksana Kegiatan Usaha Hulu Minyak Dan Gas Bumi (BPMIGAS), (2004)

Pedoman Tata Kerja Pengelolaan Rantai Suplai Kontraktor Kontrak Kerja

Sama Nomor : 007/PTK/VI/2004.

Biro Riset LM FEUI. (n.d.).Analisis Industri Minyak dan Gas di Indonesia: Masukan Bagi Pengelola BUMN. 20 Oktober 2012. www.lmfeui.com/data/Analisis Industri Minyak.pdf.

BPMIGAS. Oktober 2006. Buletin Badan Pelaksana Kegiatan Usaha Hulu Minyak

dan Gas Bumi. Buletin Online, Nomor 12.

Fancyhandwork. 6 Febuary 2011. Petrofisika 2 Drilling.15 Oktober 2012.

http://fancywitholdies.wordpress.com/2011/02/06/petrofisika-2-drilling.

Jessica. (2011). Prosedur Pengelolaan Authorization For Expenditure dan Aset Tetap

Pada X Corporation Menurut Production Sharing Contract. Laporan Magang.

Depok: Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia

Pertamina EP. (n.d.). Wilayah Kerja. Situs resmi Pertamina EP. 20 Desember 2012.

http://pertamina-ep.

Romney, Marshall B. (2012). Accounting Information System, 12thedition. Pearson.

Vaassen, Eddy; Meuwissen, Roger; dan Schelleman, Caren, (2009). Accounting

Information Systems and Internal Control, 2th edition. United Kingdom: Wiley.

Viani, Lita. (2011). Analisa Siklus Pengeluaran Dan Pengendalian Internal Terkait

Biaya Operasional Proyek PT. SS.Laporan Magang. Depok: Fakultas Ekonomi

Universitas Indonesia.


58

Wikipedia. (n.d.). Eksplorasi Seismik. 15 Oktober 2012.

http://id.wikipedia.org/wiki/Eksplorasi_seismik


59


Lampiran 1 Persetujuan Original AFE


60


Lampiran 1 Persetujuan Original AFE (lanjutan)


61


Lampiran 2 Persetujuan Revisi AFE


62


Lampiran 2 Persetujuan Revisi AFE (lanjutan)


63


Lampiran 3 Laporan Close Out AFE


64


Lampiran 4 Laporan Analisis AFE


65


Lampiran 5 Ringkasan Over atau Under Budget


66


Lampiran 6 Entitlement Calculation Statement (ECS)


universitas indonesia internal control pada …lib.ui.ac.id/file?file=digital/20351809-ta-sri...

Documents