User Manual User and System Administration

Software admin , modules usage and parameter configuration for startup the system.

OpenERP

7.0

Release 1.2

N.SIRIWATT - TUK INFO SYSTEM

OpenERP 7.0

1

Quick Manual

OpenERP 7.0

Release 1.2

By N.Siriwatt(TUKIS)

12-Feb-2014

2

สารบญ

การดแลระบบ ....................................................................................................................................................................................................................................3

ขอมลพนฐาน ......................................................................................................................................................................................................................................4

1. การกาหนด Fiscal Years และ Periods ...............................................................................................................................................................................4

2. การกาหนด Chart of Account ............................................................................................................................................................................................4

3. การกาหนด Warehouses ....................................................................................................................................................................................................5

4. การกาหนด Locations ........................................................................................................................................................................................................5

5. การกาหนด Master Products & Raw Materials ...................................................................................................................................................................5

6. การกาหนด Manufacturing lead time และ Purchase lead time .......................................................................................................................................8

7. การกาหนด Workcenter .....................................................................................................................................................................................................9

8. การกาหนด Routing ............................................................................................................................................................................................................9

9. การสราง BOM ...................................................................................................................................................................................................................10

ระบบขาย ..........................................................................................................................................................................................................................................10

1. การสรางรายชอลกคา .....................................................................................................................................................................................................10

2. การเปดใบสงขาย .............................................................................................................................................................................................................12

ระบบซอ ............................................................................................................................................................................................................................................13

1. การสรางรายชอผขาย .....................................................................................................................................................................................................13

2. การเปดใบสงซอ ...............................................................................................................................................................................................................14

ระบบคลง ..........................................................................................................................................................................................................................................15

1. การรบสนคา/วตถดบ ......................................................................................................................................................................................................15

2. การเบกสนคา/วตถดบ ....................................................................................................................................................................................................17

3. การรบสนคาสาเรจรป .....................................................................................................................................................................................................19

ระบบวางแผน ...................................................................................................................................................................................................................................20

1. การเปด MO .......................................................................................................................................................................................................................20

2. การคานวณ MRP ..............................................................................................................................................................................................................21

3. การควบคมการเบกจาย ..................................................................................................................................................................................................22

4. การสงมอบสนคาสาเรจ ..................................................................................................................................................................................................25

3

การดแลระบบ 1. การเขาโปรแกรม OpenERP

1.1 เปดโปรแกรม Google Chrome 1.2 พมพ http://ip server or domain:8069 ลงในชอง Address 1.3 เลอก Database 1.4 เขาโปรแกรมดตามขนตอนในคมอ

2. การปดเครองแมขาย 2.1 ปอน User และ Password ของ Ubuntu Server 2.2 พมพ sudo shutdown –h 0 และกด enter 2.3 รอจนโปรแกรมปดแลวจงปดเครองคอม.

3. การสารองขอมลประจาวน 3.1 Logout 3.2 คลก Manage Database 3.3 คลก Backup 3.4 เลอก Database ทตองการสารอง 3.5 ปอน Master Password: admin 3.6 คลกปม Backup และรอจนโปรแกรมสารองขอมลเสรจควรทาทกวนกอนเลกงาน 3.7 Copy file backup ทไดไปเกบไวในทปลอดภย และควรนากลบมา Restore ตรวจสอบความสมบรณเปนระยะๆ

4

ขอมลพนฐาน 1. การกาหนด Fiscal Years และ Periods

(1) คลกเมน Accounts (2) คลก Periods (3) คลก Create หรอ คลกทรายการเพอ Edit

(4) คลกเดอนทตองการเปดหรอปด

(5) คลกเครองหมายถกท Opening/Closing Period (6) คลก Save

2. การกาหนด Chart of Account (1) คลกเมน Account -> Account (2) คลก Create ปอนขอมล และ Save

(3)

(4)

(5) (6)

(2)

5

3. การกาหนด Warehouses (1) คลกเมน Warehouse -> Warehouse (2) คลก Create ปอนขอมล และ Save

4. การกาหนด Locations (1) คลกเมน Warehouse -> Locations (2) คลก Create ปอนขอมล และ Save

5. การกาหนด Master Products & Raw Materials (1) คลกเมน Warehouse->Product

(2) คลก Create (3) ปอนชอ และเลอก Category คลก Can be Sold/Can be Purchased

(2)

(2)

6

(4) เลอก Stockable Product ในชอง Product Type (5) เลอก หนวยนบในชอง Unit of Measure (6) ปอนรหสสนคาในชอง Internal Reference

Tips: Category ควรเลอกใหถกตองตามหมวดเนองจากมการผกรหสบญชไวหากไมเลอกหรอเลอกผดอาจทาใหบนทกรายการตางๆไมได

Can be Sold ใชสาหรบสนคาเพอการขาย รายการจะไปปรากฏทหนาจอ Sales Orders Can be Purchase ใชสาหรบสนคาเพอการซอ รายการจะไปปรากฏทหนาจอ Purchase Orders

(7) คลก Procurements (8) เลอก Make to Stock ในชอง Procurement Method (9) เลอก Manufacture ในชอง Supply Method (10) เลอก FIFO price ในชอง Costing Method (11) ปอนราคาตนทนมาตรฐานในชอง Cost Price (12) ปอนระยะเวลาในการผลตเปนจานวนวนในชอง Manufacturing Lead Time (13) เลอกหนวยจดซอในชอง Purchase Unit of Measure

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

(9)

(10)

(11)

(12)

(13)

(14)

7

(14) เพมรายชอผขายโดยการคลก Add an item (15) เลอก Supplier ในชอง Supplier (16) ปอนชอสนคาตามท Supplier เรยกในชอง Supplier Product Name/Code (17) ปอนระยะเวลาในการสงซอในชอง Delivery Lead Time (18) คลก Save & Close

(19) คลก Inventory (20) คลกเครองหมายถกในชอง Auto Picking ออก

(15)

(16)

(17)

(18)

(19)

(20)

8

(21) คลก Sales (22) ปอนจานวนวนในการสงมอบนบตงแตวนรบ Order ในชอง Customer Lead Time (23) เลอกหนวยนบขายในชอง Unit of Sale

(24) คลก Accounting (25) เลอก Real Time (automated) ในชอง Inventory Valuation

6. การกาหนด Manufacturing lead time และ Purchase lead time

(21)

(22)

(23)

(24)

(25)

9

7. การกาหนด Workcenter (1) คลกเมน Manufacturing (2) คลกเมน Work Centers (3) คลก Create (4) ปอนชอเครองจกรในชอง Name และรหสในชอง Code (5) คลก Save

8. การกาหนด Routing (1) คลกเมน Manufacturing (2) คลกเมน Routing (3) ปอนชอสายการผลตในชอง Name (4) ปอนรหสในชอง Code (5) เลอก Production ในชอง Production Location **สาคญมากตองเลอกเพอใหระบบทางานตามวธทกาหนด**

(6) คลก Add an item และปอนชอขนตอนการผลตในชอง Name (7) ปอน Sequence และเลอก Work Center

(4)(5)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

10

9. การสราง BOM (1) คลกเมน Manufacturing (2) คลกเมน Bill of Materials

(3) คลกปม Create (4) เลอกรายการสนคาทตองการสราง BOM (5) ปอนราคาทนในชอง standard Price (6) เลอกสายการผลตในชอง Routing (7) คลก Add an item (8) เลอกรายการวตถดบ (9) ปอนจานวนใชวตถดบตอการผลตสนคานนๆ(สามารถ Add an item ไดหลายรายการจนกวาจะครบตามสตรและให

เพม Item for close อก 1 รายการเพอใชสาหรบการเบกครงท 2) (10) คลกปม save

ระบบขาย 1. การสรางรายชอลกคา

(1) คลกเมน Sales (2) คลกเมน Customer

(3)

(4)

(6)

(8)

11

(3) คลกปม Create

(4) ปอนชอในชอง Name (5) คลกเครองหมายถกในชอง Is a Company (6) ปอนทอยในชอง Address, Phone, Mobile และอนๆ (7) คลก Contacts (8) คลกปม Create และปอนขอมลทอยผตดตอ

(9) คลก Sales & Purchases (10) คลกเครองหมายถกในชอง Customer

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

(9)

(10)

12

2. การเปดใบสงขาย (1) คลกเมน Sales -> Sales Orders (2) คลกปม Create

(3) เลอกชอลกคา และปอนรายการสนคาโดยการคลก Add an item

(4) เลอกรายการสนคาในชอง Product (5) ปอนจานวนในชอง Quantity (6) ปอนราคาในชอง Unit Price

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(8)

13

(7) ใหแผนกการตลาดปอนวนทตองการลงในชอง Request Date เมอคลก Save ระบบจะคานวณวนสงมอบ(Commitment Date)ใหตาม Leadtime ทตงไว และใหแผนกวางแผนปอนวนทจะผลตเสรจลงในชอง Plan Finished Date

(8) และใหแผนกตลาดนาวนท Commitment Date ไปปอนวนทลงในชอง Date เพอปรบให Commitment Date ตรงตามแผนกวางแผน

(9) คลกปม Save (10) คลกปม Confirm เมอคลก Confirm ระบบจะใสวนท Effective Date มาใหโดยนาคามาจากวนท Order

***หลงจาก Confirm ระบบจะสราง DO ไปรออยท warehouse->Delivery Order

ระบบซอ 1. การสรางรายชอผขาย

(1) คลกเมน Purchase (2) คลกเมน Supplier (3) คลกปม Create

(7)

(10)

(7)

14

(4) ปอนชอในชอง Name (5) คลกเครองหมายถกในชอง Is a Company (6) ปอนทอยในชอง Address, Phone, Mobile และอนๆ (7) คลก Contacts (8) คลกปม Create และปอนขอมลทอยผตดตอ

(9) คลก Sales & Purchases (10) คลกเครองหมายถกในชอง Supplier

2. การเปดใบสงซอ (1) คลกเมน Purchase -> Purchase Orders (2) คลกปม Create

(3) คลกเลอก Supplier (4) ปอนวนทใบสงซอ (5) คลก Add an item (6) เลอกรายการวตถดบทตองการซอ (7) ปอนวนทตองการใหสงของ (8) ปอนจานวน (9) ปอนราคาซอ (10) คลกปม Save (11) และหากตองการยนยนใหคลกปม Confirm

(10)

(2)

15

***เมอทาการ Confirm ระบบจะทาการสรางใบรบไปรอไวท Warehouse->Incoming***

ระบบคลง 1. การรบสนคา/วตถดบ

(1) คลกเมน Warehouse -> Incoming Shipment (2) คลกทรายการทตองการรบ

(3) ปอนเลขทใบกากบภาษในชอง Tax Invoice

(3) (4)

(5)

(10)

(11)

(2)

16

(4) คลกไอคอน Lot (สเหลยมสขาวในชอง Serial Number)

(5) จะไดหนาจอ Split in Serial Numbers ดงรป แตหากเปนการสรางใบรบเองตอง Save ใบรบนนๆกอนแลวกลบมาคลกไอคอน Lot จงจะได Split in Serial Numbers

(6) คลก Add an item (7) ปอนเลข Lot และจานวนใหจานวนรวมกนทงหมดเทากบจานวน Quantity (8) คลกปม Split (9) คลกปม Receive

(9)

(4)

(6)

17

(10) ปอนจานวนทรบตามจรง อาจนอยกวาหรอมากกวาจานวนใน PO (11) คลกปม Receive หากจานวนรบนอยกวาโปรแกรมจาสราง Back Order คางรบขนอก 1 ใบรบโดยจะมจานวน

เทากบจานวนทยงไมรบไมครบ

2. การเบกสนคา/วตถดบ (1) คลกเมน Warehouse -> Delivery Orders (2) คลกรายการทตองการเบก

(3) คลกไอคอน Lot

(4) คลกถกทชอง Existing Serial Number เพอในโปรแกรมเรยกใช Lot ทเคยรบไว (5) คลก Add an item เลอก Lot ทตองการ และปอนจานวนโดยจานวนรวมตองเทากบ Quantity

(2)

(10)

(11)

(3)

18

(6) คลกปม Split (7) หากมรายการของเสยทตองการเบกใหคลกไอคอน จะปรากฏหนาจอใหปอนจานวนของเสย และใหเลอก

Location = Vir/Scrapped ถาเสยจากผลต หรอเลอก Vir/Scrapped WH ถาเปนของเสยทคลง

(8) คลกปม Deliver

(9) ปอนจานวนทตองการเบก (10) คลกปม Deliver หากจานวนเบกนอยกวาโปรแกรมจาสราง Back Order คางเบกขนอก 1 ใบเบกโดยจะม

จานวนเทากบจานวนทยงไมเบกไมครบ

(8)

(4)

(5)

(6)

(7)

19

3. การรบสนคาสาเรจรป (1) คลก Manufacturing (2) คลก Manufacturing Orders ทตองการรบสาเรจรป

*** หาก Manufacturing Order ทไมไดอยในสถานะ Ready to Produce แสดงวายงไมไดทาการเบกวตถดบตามใบเบก ปมดานบนจะแสดง Check Avialibity และ Froce Revervation จะไมสามารถ Produce ได *** (3) คลก Produce

(4) คลกเลอก Consume & Produce และปอนจานวนทผลตได แตหากจานวนนอยกวาระบบจายงไมปด MO น

และยงเปดให Consume & Produce อกจนกวาจะครบตามจานวนสงผลต

(10)

(9)

(3)

20

(5) คลกปม Confirm ระบบจะทาการรบเขาสนคาสาเรจรปไปยง Location ทกาหนด (6) หากตองการใส Lot ของสนคาทผลตไดใหกลบไปท MO และคลก Tab Finished Products (7) คลก Add an item ปอนเลขท Lot ผลต ปอนจานวนใหครบตามจานวนทผลตได และคลก Split

ระบบวางแผน 1. การเปด MO

โดยปกตเมอทาการ Run Schedule แลวระบบจะชวยสราง MO ทตองผลตใหโดยอตโนมต แตหากตองการสรางเองใหทาดงน

(1) คลก Manufacturing (2) คลก Manufacturing Orders (3) คลก Create (4) เลอกสนคาทตองการผลต (5) ปอนจานวนทตองการผลต (6) คลก Scheduled Products (7) คลก Compute Products และตรวจสอบความถกตองรายการตามสตรการผลต (8) คลก Save เพอจดเกบขอมล (9) และเมอยนยน(หลงยนยนจะไมสามารถลบหรอแกไขได) การผลตให คลก Confirm Production ระบบ

จะสรางใบเบกวตถดบสงไปให Store

(1)

(2) (3)

(4)

(5)

21

2. การคานวณ MRP คลกเลอกเมน Warehouse (1) คลก Run Schedulers (2) คลกปม Run Schedulers และรอจนโปรแกรมคานวณเสรจ

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

(9)

22

(3) คลก Procurement Exceptions เพอดรายการทไมสามารถคานวณ MRP ไดซงตองนาไปแกไขดวยดวยตนเอง

3. การควบคมการเบกจาย หลงจากเปด MO และ Confirm แลวจะได MO ทมสถานะเปน Awaiting Raw Materials ใหทาการเบกจายวตถดบจากแผนก Store นาเขาไปผลต ควบคมการจายวตถดบโดย (1) คลกเปด MO ทตองการเบกจาย และคลกลกศรสเขยวเพอจายวตถดบเขา MO

และหากมการเสยหายของวตถดบซงตองเบกเพมเตมใหทาการ Scrap (2) คลก Extra Information (3) คลกเลขทใบเบก(Picking List) (4) คลกลกศรเขยวเหลองในรายการทตองการ Scrap (5) ปอนจานวนท Scrap

1

2

3

(1)

(2)

(3)

23

(6) คลกปม OK

และหากตองการเพมจานวนเบกหรอรายการอนใหคลก Edit (1) คลกปม Edit (2) คลก Add an Item เลอกรายการทตองการเบก ปอนจานวน (3) คลก Save

(4)

1

(5)

(6)

24

และเมอ Product to Consume หมดระบบจะแจงสถานะวาพรอมผลตเสรจ และแจงไปยง Store วาสามารถเบกจายไดสมบรณให Store ทาการตรวจสอบและ Deliver

2

3

2

25

4. การสงมอบสนคาสาเรจ เมอเสรจสนการผลตและตองการสงมอบสนคาเขา Store (1) คลก Finished Products (2) คลกปม Serial Number

(3) ปอน Serial Number (4) คลกปม Validate

(5) คลกปม Produce (6) เลอก Consume & Produce (7) ปอนจานวนทสงมอบ (8) คลกปม Confirm

ระบบจะทาการโอนยายสนคาทผลตเสรจเขา Store ตามจานวนทระบ

1

2

3

4

6

7

8