user manual cooperation review request (crr)

User Manual

Cooperation Review Request (CRR)

Last Update 18-Oct-2021

People

Innovation

Excellence

Daftar Isi

User Menu ..................................................................................................... 1

a. Registration ................................................................................................................ 1

b. Forgot Password.......................................................................................................... 4

c. Login ........................................................................................................................... 6

i. Login Internal User ..................................................................................................... 6

ii. Login External User ..................................................................................................... 6

d. Change Password ........................................................................................................ 6

e. Master Request ........................................................................................................... 7

i. Membuat Permintaan Baru ........................................................................................ 7

ii. Mengirim ke Approver .............................................................................................. 11

iii. Unggah/Unduh Dokumen ......................................................................................... 12

iv. Monitor Permintaan / Workflow .............................................................................. 14

v. Mengubah Informasi Setelah Permintaan Terkirim ................................................. 15

vi. Proses Co-Approval ................................................................................................... 17

vii. Membatalkan Permintaan ........................................................................................ 19

viii. Unggah Dokumen Final ............................................................................................. 19

f. Chatbox .................................................................................................................... 20

g. Review Report ........................................................................................................... 21

h. Status Tracking Report............................................................................................... 22

1

User Menu

a. Registration Registrasi diperlukan untuk User External (diluar domainBINUS). Proses registrasi

membutuhkan verifikasi email kemudian approval dari Admin. Untuk melakukan

registrasi, pada halaman login aplikasi CRR, klik pada link register.

Gambar 1. Halaman Login

Kemudian isi field yang ada pada form Registrasi:

Gambar 2. Halaman Form Registrasi

Field Mandatory Deskripsi

Nama Yes Nama Pengguna

Email Yes Email Pengguna

2

Occupation / Job Title Yes Job Title

Division / Business Unit Yes Divisi / Business Unit

Department Yes Department

Finance and Accounting Department Yes F&A Binus

Leader 1 – Leader Name Yes Nama Leader 1

Leader 1 – Leader Email Yes Email Leader 1

Leader 2 – Leader Name No Nama Leader 2

Leader 2 – Leader Email No Email Leader 2

BU Leader – Name Yes Nama BU Leader

BU Leader – Email Yes Email BU Leader

Tabel 1. Form Registrasi

Setelah melengkapi Form Registrasi, klik pada tombol Register. Sistem akan

mengirim email untuk proses verifikasi registrasi.

Gambar 3. Email Verifikasi Registrasi

3

Registrant klik link pada email untuk melakukan proses verifikasi registrasi. Setelah

itu registrant akan mendapatkan informasi terkait proses registrasinya.

Gambar 4. Email Verifikasi Berhasil

Setelah itu registrant dapat menunggu proses registrasinya apakah disetujui atau

dibatalkan. Apabila disetujui, registrant akan mendapat informasi terkait username

dan passwordnya.

4

Gambar 5. Email Registrasi Disetujui

b. Forgot Password Forgot Password adalah menu untuk User External, dimana User External dapat

meminta password baru apabila lupa password yang dipergunakan. Untuk

melakukan proses Lupa Password, pada halaman login aplikasi CRR, klik Forgot

Password.

5

Gambar 6. Halaman Login

Kemudian isi field yang ada pada form Forgot Password:

Gambar 7. Halaman Form Forgot Password


Email Yes Email Pengguna

Tabel 2. Form Forgot Password

Selanjutnya, user akan menerima email terkait informasi login yang baru

6

Gambar 8. Email Informasi Login Baru

c. Login

i. Login Internal User

Internal User atau User dengan domain BINUS, dapat langsung login

menggunakan email dan password BINUS masing-masing. Silakan buka

aplikasi CRR dan akan tampil halaman login sebagai berikut.

Secara umum, User yang belum pernah login akan dilakukan Registrasi

Otomatis menjadi Requestor dengan Access Requestor juga, namun selain

itu terdapat beberapa pengecualian.

Department Validasi

- Otomatis terdaftar sebagai End

User dan Group User No Group

Tabel 3. Validasi Login Internal User

ii. Login External User

External User atau User yang perlu melakukan registrasi, dapat login apabila

sudah mendapat email login dari aplikasi CRR.

d. Change Password Change Password atau Ganti Password adalah fitur yang hanya tersedia untuk User

External. Dimana User dapat melakukan penggantian password setelah masuk ke

dalam aplikasi CRR.

Dapat klik pada icon user kemudian klik pada tombol Change Password

Gambar 9. Halaman Form Change Password

7

e. Master Request Master Request adalah Menu utama pada aplikasi CRR untuk membuat permintaan

review perjanjian. Pada halaman depan, user dapat memantau request yang dibuat

sendiri beserta statusnya. Untuk membuat permintaan baru, dapat klik pada Add

New Request. Untuk melihat detail permintaan dapat klik Edit pada masing-masing

request yang ingin dilihat. Untuk melakukan hapus permintaan hanya dapat

dilakukan pada permintaan yang masih dalam status Draft.

Gambar 10. Halaman Utama Master Request

i. Membuat Permintaan Baru

Untuk membuat permintaan baru dapat klik pada tombol Add New

Request, kemudian dapat melengkapi form yang tersedia.

8

Gambar 11. Halaman Form Add New Request

9


Document Number No Otomatis generate oleh system

dengan format

“(Tahun)/(Bulan)/(Increment)”

Request Yes Pilih Salah Satu

Request Type Yes Pilih Salah Satu, Apabila

memilih selain “New” maka

perlu menuliskan Reference

Number

Reference Number Yes* Perlu diisi Ketika Request Type

bukan “New”

Cooperation Title Yes Judul Permintaan

Request Date No Otomatis generate by system

Ketika Permintaan terkirim ke

Reviewer

Finance Division Review No Otomatis generate by system

dari Cooperation Category

yang dipilih

Counterpart Location Yes Lokasi

Currency Yes Pilih Salah Satu

Project Value Yes Nilai Project

Description No Deskripsi Permintaan

Cooperation Category Yes Pilih Salah Satu, akan

mempengaruhi field Finance

Division Review bernilai Yes

atau No

Sub Category Yes Pilih Salah Satu, akan

mempengaruhi field

Cooperation Type

Cooperation Type Yes Pilih Salah Satu

Period Yes Tanggal Mulai dan Selesai

Permintaan

Purpose Yes Tujuan pada Permintaan,

minimal. 100 (seratus) karakter

Rights Yes Hak-Hak pada Permintaan,


10

Obligation Yes Kewajiban pada Permintaan,


Requestor – Name No Otomatis generate by system

Requestor – Email No Otomatis generate by system

Requestor – Phone Number Yes No Telepon Pembuat

Permintaan

Requestor – Occupation / Job Title No* Otomatis generate by system,

apabila User External dapat

mengubah field ini

Requestor – Department No* Otomatis generate by system,

apabila User External dapat

mengubah field ini

Requestor – Finance and Accounting

Department

Yes Pilih F&A yang sesuai dengan

Struktur Organisasi Pembuat

Permintaan

Requestor – Level 1 Leader Name No Otomatis generate by system

Requestor – Level 1 Leader Email No Otomatis generate by system

Requestor – Level 2 Leader Name No Otomatis generate by system

Requestor – Level 2 Leader Email No Otomatis generate by system

Requestor – BU Leader Email No Otomatis generate by system

Requestor – BU Leader Name No Otomatis generate by system

Requestor – Other Leader Email No Silakan diisi apabila dibutuhkan

atasan lain untuk mendapatkan

informasi terkait permintaan

dan juga approval jika

dibutuhkan

Internal – Institution Yes Institusi – Pihak Internal

Internal – Name Yes Nama – Pihak Internal

Internal – Occupation / Job Title Yes Occupation / Job Title – Pihak

Internal

Internal – Address Yes Alamat – Pihak Internal

Internal – Phone Number Yes No. Telepon – Pihak Internal

Internal – Email Yes Email – Pihak Internal

11

External – Institution Yes Institusi – Pihak External

External – Name Yes Nama – Pihak External

External – Occupation / Job Title Yes Occupation / Job Title – Pihak

External

External – Address Yes Alamat – Pihak External

External – Phone Number No No. Telepon – Pihak External

External – Email No Email – Pihak External

Attachment No Dokumen yang diperlukan

untuk Permintaan. Akan

otomatis masuk pada kategori

“Document by Requestor”

Tabel 4. Form Request

ii. Mengirim ke Approver

Mengirim ke Approver / Reviewer dapat dilakukan ketika membuat

Permintaan baru dengan klik tombol Send To Approver atau permintaan

yang statusnya Draft dengan klik tombol Send To Approver juga.

Permintaan yang dikirim ke Reviewer akan melihat konfigurasi pada

Cooperation Category yang dipilih, apakah ke F&A Department, langsung ke

Business Review Department atau langsung ke Corporate Legal. Selanjutnya

pada Reviewer dan atasan akan mendapatkan email notifikasi dari system.

12

Gambar 12. Email Informasi Permintaan Terkirim ke Reviewer

iii. Unggah/Unduh Dokumen

Unggah atau Unduh Dokumen dapat dilihat pada Permintaan masing-

masing. Klik Edit dari menu Master Request kemudian klik tombol

Document.

13

Gambar 13. Halaman Edit pada Master Request

Gambar 14. Halaman Document pada Master Request

Unduh dokumen dengan klik pada dokumen yang diinginkan. Untuk unggah,

klik pada tombol Upload File

14

Gambar 15. Halaman Document pada Master Request

Silakan pilih group dokumen yang dibutuhkan. Kemudian klik Submit

iv. Monitor Permintaan / Workflow

Monitor Permintaan dapat dilakukan pada aplikasi CRR yaitu menu Master

Request. Klik Edit dari menu Master Request kemudian klik tombol

Workflow.

Gambar 16. Halaman Workflow pada Master Request

Dari Menu ini dapat dilakukan tracking terhadap perubahan yang terjadi

pada Permintaan yang dipilih. Dari tiap aktifitas Workflow, Pembuat

Permintaan juga akan mendapatkan email notifikasi terkait update dari

Permintaannya.

15

v. Mengubah Informasi Setelah Permintaan Terkirim

Secara umum, Permintaan yang telah terkirim sudah tidak dapat diubah

kembali. Pembuat Permintaan dapat melakukan komunikasi pada Chatbox

agar Permintaannya dapat diubah kembali.

Setelah Reviewer membuka Permintaan, barulah Pembuat Permintaan

dapat melakukan perubahan.

16

Gambar 17. Halaman Permintaan yang Dapat Diubah

17

Permintaan yang dapat diubah dapat diubah fieldnya kemudian dapat

dikirim ulang ke Reviewer dengan klik Send to Approver dan proses akan

berlanjut kembali.

Field yang dilakukan perubahan akan tercatat, Pembuat Permintaan atau

Reviewer dapat melakukan tracking pada Workflow.

Gambar 18. Halaman Revision Log pada Master Request

vi. Proses Co-Approval

Proses Co-Approval adalah Proses Review Permintaan yang melibatkan BU

Leader dan Other Leader untuk melakukan Approval juga. Proses ini

diinisiasi dari Reviewer kemudian dilakukan oleh Pembuat Permintaan.

Gambar 19. Halaman Permintaan yang membutuhkan Co-Approval

Pembuat Permintaan dapat klik pada tombol Co-Approval untuk membuka

form Co-Approval.

18

Gambar 20. Halaman Form Co-Approval


Co-Approval Email Yes Email yang akan menjadi Co-

Approval. Default akan ambil

dari BU Leader Email dan

Other Leader Email

Additional Messages Yes Pesan tambahan yang akan

dicatat sebagai catatan pada

email approval BU Leader

Tabel 5. Form Co-Approval

Gambar 21. Email Approval Request dari BU Leader

19

Setelah para BU Leader dan Other Leader melakukan approval, informasi

approval dapat dilihat pada halaman Master Request.

Gambar 22. Halaman Permintaan yang membutuhkan Co-Approval

Untuk informasi yang lebih detail, dapat dilihat pada Workflow

vii. Membatalkan Permintaan

Pembatalan Permintaan atau Withdraw dapat dilakukan kapanpun oleh

Requestor. Pada detail Permintaan dapat scroll ke halaman paling bawah

kemudian klik tombol Withdrawn

viii. Unggah Dokumen Final

Dokumen Final adalah Dokumen yang diupload pada kategori “Document

Realisasi & Surat Kuasa / Surat Pernyataan Penggunaan Master”. Setelah

Dokumen diupload, maka status Permintaan akan menjadi Completed.

Untuk dapat memilih kategori ini, Draft harus terlebih dahulu diupload dan

approved oleh Corporate Legal.

Proses Unggah Dokumen Final sama seperti unggah dokumen biasa hanya

saja akan muncul opsi baru.

20

Gambar 23. Pilihan Unggah Dokumen Final


File Group Yes Pilihan kategori untuk upload

dokumen. Harap pilih opsi

“Dokumen Realisasi & Surat

Kuasa / Surat Pernyataan

Penggunaan Master”

SK Number Yes Nomor SK

SK Date Yes Tanggal SK

Cooporation Signing Date Yes Tanggal Tanda Tangan

Attachment Yes Dokumen yang akan Diunggah

Tabel 6. Form Co-Approval

f. Chatbox Chatbox adalah menu untuk dapat melakukan percakapan dalam aplikasi CRR antar

Pembuat Permintaan dan Reviewers.

21

Gambar 24. Halaman Chatbox

Chatbox adalah menu untuk dapat melakukan percakapan dalam aplikasi CRR antar

Pembuat Permintaan dan Reviewers.

Pada tampilan sebelah kiri, adalah list dari request yang tersedia. Untuk request yang

membutuhkan feedback diberi tanda berwarna kuning dan terletak pada urutan

paling atas.

Pada tampilan sebelah kanan, terdapat detail percakapan. Postingan hanya dapat

dibuat Reviewer, Pembuat Permintaan hanya dapat menjawab / reply dari postingan

yang dibuat.

Chatbox menerapkan system Session, sehingga percakapan yang dilakukan tidak

realtime dapat dibalas melainkan harus End Session untuk menyelesaikan session

antara Pembuat Permintaan dan Reviewer.

g. Review Report Review Report adalah Report yang dapat digunakan oleh Requestor, Leader 1,

Leader 2, BU Leader atau juga Reviewer.

Report ini dapat digunakan sebagai monitor status terakhir dari Permintaan yang

diajukan.

22

Gambar 25. Halaman Review Report

h. Status Tracking Report Status Tracking Report adalah Report yang dapat digunakan oleh Requestor, Leader

1, Leader 2, BU Leader atau juga Reviewer.

Report ini dapat digunakan sebagai informasi Workflow dari tiap Pengajuan yang

dilakukan.

23

Gambar 26. Halaman Status Tracking Report

user manual cooperation review request (crr)

Documents