user manual kanmis-1

8/19/2019 User Manual KANMIS-1

1/52

i

Automasi Proses Akreditasi KAN

AWP2-2-09

Panduan Penggunaan (User Manual)

JAKARTA

2014


2/52

U s e r M a n u a l | A u t o m a s i P r o

s e s A k r e d i t a s i K A N A W P - 2 - 2 - 0

9 – | K o m i t e A k r e d i t a s i N a s i o n

a l | 2 0 1 4 |

ii

DAFTAR ISI

Halaman

DAFTAR ISI ................................................................................................. ii

BAB I Registration System Module .............................................................. 1

1.1. Registrasi Online .......................................................................................... 1

1.2. Konfirmasi Pembayaran ............................................................................... 2

1.3. Approval User .............................................................................................. 4

1.4. Create User LPK........................................................................................... 4

1.5. Melengkapi Data Permohonan ...................................................................... 5

1.5.1 Ruang Lingkup ......................................................................... 6

1.5.2 Upload Dokumen Pendukung .................................................... 6

1.5.3 Penandatangan Laporan Hasil Uji/Kalibrasi ................................ 7

1.5.4 Informasi Lainnya .................................................................... 8

1.5.5 Submit Permohonan ................................................................. 9

1.6. Audit Kelayakan Permohonan ....................................................................... 9

1.7. Perbaikan Dokumen .................................................................................... 12

BAB II Accreditation Assignment ................................................................. 1

2.1 Membentuk Tim Asesmen ............................................................................ 1

2.2

Menyetujui Tim Asesmen ............................................................................. 2

2.3 Meminta Persetujuan LPK............................................................................. 3

2.4

Perubahan Tim Asesmen .............................................................................. 4

2.5 Persetujuan Kontrak .................................................................................... 5

BAB III Adequacy Audit Module .................................................................. 1

3.1 Audit Kecukupan .......................................................................................... 1

3.2 Perbaikan Dokumen Kecukupan ................................................................... 2

BAB IV Accreditation Asssessment Management ......................................... 1

4.1 Asesmen Lapangan ...................................................................................... 1

4.2

Tindakan Perbaikan ..................................................................................... 2

4.3

Verifikasi Tindakan Perbaikan ....................................................................... 3

BAB V Accreditation Decision Making .......................................................... 1

5.1 Laporan Asesmen ........................................................................................ 1

5.2 Resume Hasil Asesmen ................................................................................ 2

5.3 Pertimbangan Teknis ................................................................................... 2

5.4 Laporan Rekomendasi .................................................................................. 4

5.5 Penetapan Akreditasi ................................................................................... 4

5.6 Pencantuman Direktori KAN ......................................................................... 5

BAB VI Configuration Management ............................................................. 1

6.1 User Management........................................................................................ 1


3/52




a l | 2 0 1 4 |

iii

6.2 Master Data ................................................................................................. 2

6.2.1

Negara .................................................................................... 2

6.2.2 Provinsi.................................................................................... 3

6.2.3

Kabupaten ............................................................................... 3

6.2.4 Skema Akreditasi ..................................................................... 3

6.2.5 Dokumen Persyaratan .............................................................. 4

6.2.6 Ruang Lingkup Skema .............................................................. 5

6.2.7 Jadwal Akreditasi ..................................................................... 6

6.2.8

Direktorat ................................................................................ 6

6.2.9

Bidang ..................................................................................... 7

6.2.10 Jenis Pelatihan ......................................................................... 8

BAB VII Assessor Resource System ............................................................. 1

7.1 Registrasi Asesor ........................................................................................ 1

7.2 Registrasi Panitia Teknis............................................................................... 1

7.3 Registrasi KAN Council ................................................................................. 3

7.4 Penilaian Asesor .......................................................................................... 5


4/52




a l | 2 0 1 4 |

BAB IRegistration System Module


5/52




a l | 2 0 1 4 |

1

BAB I

Registration System Module

Modul sistem registrasi merupakan modul yang digunakan untuk mengelola semua

tahapan-tahapan yang digunakan untuk proses registrasi. Modul ini dillakukan oleh LPK dan

pihak KAN. Adapun tahapan yang terlibat dalam modul registrasi meliputi registrasi online,

konfirmasi pembayaran, approval user, create user LPK, melengkapi data permohonan, audit

kelayakan dan perbaikan dokumen.

1.1. Registrasi Online

Registrasi Online merupakan fungsi yang digunakan oleh LPK untuk mendaftarkan

akreditasi. Adapun langkah-langkahnya seperti berikut :

1. Buka menu registrasi online pada menu pendaftaran.

2.

Kemudian sistem akan menampilkan form registrasi seperti berikut :

3. Masukkan data LPK dan organisasi.


6/52




a l | 2 0 1 4 |

2

4. Untuk memasukkan data organisasi LPK maka lakukan checklist pada field

organisasi .

5. Jika data telah selesai melakukan pendaftaran, kemudian tekan tombol

untuk melakukan proses penyimpanan data.

6. Data berhasil tersimpan jika sistem menampilkan link donwload invoice

pembayaran, nomor pembayaran dan nomor registrasi. Nomor pembayaran yang

muncul akan digunakan untuk konfirmasi pembayaran.

7. Selain itu sistem juga akan mengirimkan informasi pembayaran melalui email LPK

yang didaftarkan melalui form registrasi sebelumnya.

1.2. Konfirmasi Pembayaran

Konfirmasi pembayaran merupakan fungsi yang digunakan oleh LPK untuk memasukkan

data konfirmasi dan bukti pembayaran akreditasi. Untuk menggunakan fungsi ini LPK dapat

mengikuti langkah-langkah seperti berikut :

1. Buka menu konfirmasi pembayaran yang berada di menu pendaftaran seperti

berikut :


7/52




a l | 2 0 1 4 |

3

2.

Masukkan nomor pembayaran yang diperoleh saat melakukan registrasi (formulir

pembayaran atau email LPK) pada field berikut :

3. Kemudian tekan tombol untuk melakukan pengecekkan

nomor pembayaran yang dimasukkan.

4. Jika nomor pembayaran benar, maka data LPK akan muncul seperti berikut.

5.

Masukkan data tanggal pembayaran, konfirmasi pembayaran dan bukti pembayaran

yang berupa file jpg/png/gif.

6. Kemudian tekan tombol untuk melakukan submit data konfirmasi

pembayaran.


8/52




a l | 2 0 1 4 |

4

1.3. Approval User

Approval user digunakan untuk mengaktifasi user LPK yang telah melakukan pembayaran

dan konfirmasi pembayaran. Untuk melakukan approval user dilakukan oleh operator.

Adapun langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :

1. Login ke halaman admin

2.

Pilih menu Manajemen Data Approve Registrasi LPK

3. Pilih data LPK yang akan di-approve dengan menekan tombol

4. Kemudian sistem akan menampilkan form approval seperti berikut :

5. Jika data LPK disetujui, maka tekan tombol , namun jika ditolak maka

tekan tombol dan data LPK akan dihapus dari database.

6. Tombol digunakan untuk melihat file bukti konfirmasi pembayaran yang

berupa gambar dalam format .jpg/png/gif.

1.4. Create User LPK

Create user LPK merupakan fitur yang digunakan untuk membuat username dan passworduser LPK. Untuk membuat user LPK, memiliki syarat yaitu telah melakukan registrasi online,


9/52




a l | 2 0 1 4 |

5

konfirmasi dan telah di-approve datanya oleh operator. Fungsi ini hanya bisa dilakukan oleh

user KAN yang memiliki role sebagai operator. Adapun langkah-langkahnya adalah seperti

berikut :

1. Login ke halaman admin

2. Pilih menu Manajemen Data Approve Registrasi LPK

3. Pilih data LPK yang akan dibuatkan user dengan menekan tombol

4.

Jika data LPK telah di-approve maka sistem akan menampilkan form seperti berikut :

5. Masukkan username dan password. Data password dapat diperoleh dari hasil

generate by system atau di-entry manual.

6.

Jika telah selesai, maka tekan tombol untuk menyimpan data user LPK dan

mengirimkan email appoval user ke LPK.

1.5. Melengkapi Data Permohonan

Tahap melangkapi data permohonan dapat dilakukan oleh LPK jika sudah memiliki user atau

akun di aplikasi KANMIS. Tahapan ini meliputi tahap melengkapi ruang lingkup, dokumen

pendukung, penandatangan sertifikat dan informasi lainnya. Adapun caranya adalah sebagai

berikut :

1. LPK terlebih dahulu melakukan proses login LPK dengan memasukkan username

dan password yang telah dibuat sebelumnya.

2. Jika sudah masuk ke akun LPK, maka pilih menu Data Permohonan


10/52




a l | 2 0 1 4 |

6

1.5.1 Ruang Lingkup

Untuk memasukan data ruang lingkup akreditasi dapat dilakukan dengan langkah-langkah

seperti berikut :

1. Pilih menu Data Permohonan Ruang Lingkup dan sistem akan menampilkan form

ruang lingkup sesuai dengan skema akreditasi yang dipilih oleh LPK. Berikut adalah

contoh form ruang lingkup untuk skema Lembaga Sertifikasi Produk.

2. Masukkan data ruang lingkup sesuai dengan yang akan diajukan akreditasinya.

3. Jika sudah selesai, tekan tombol untuk menyimpan data ruang lingkup dan

jika berhasil penyimpanan maka data akan muncul pada daftar ruang lingkup.

1.5.2

Upload Dokumen Pendukung

Untuk mengupload dokumen pendukung dapat dilakukan dengan langkah-langkah seperti

berikut :

1. Pilih menu Data Permohonan Upload Dokumen Pendukung dan sistem akan

menampilkan form upload dokumen pendukung sesuai dengan skema akreditasi

yang dipilih oleh LPK. Berikut adalah contoh form upload dokumen pendukung untuk

skema Lembaga Sertifikasi Produk.


11/52




a l | 2 0 1 4 |

7

2. Jika membutuhkan template dokumen pendukung, maka pilih tombol

3. Tekan tombol untuk mengupload dokumen pendukung. Format

dokumen yang diperbolehkan adalah bertipe pdf/xls/xlsx/doc/docx.

4. Tekan tombol untuk menyimpan dokumen yang diupload.

5. Jika file berhasil di-upload maka akan muncul tampilan seperti berikut :

1.5.3 Penandatangan Laporan Hasil Uji/Kalibrasi

Untuk memasukkan data penandatangan laporan hasil uji/kalibrasi dapat dilakukan denganlangkah-langkah seperti berikut :

1. Pilih menu Data Permohonan Penandatangan Laporan Hasil Uji/Kalibrasi dan

sistem akan menampilkan form seperti berikut :


12/52




a l | 2 0 1 4 |

8

2.

Masukkan data calon penandatangan pada form yang telah disediakan.

3. Tekan tombol untuk menyimpan data yang dimasukkan.

4. Jika berhasil, maka data akan muncul di list daftra calon penanda tangan.

1.5.4 Informasi Lainnya

Untuk memasukkan data informasi lainnya dapat dilakukan dengan langkah-langkah seperti

berikut :

1. Pilih menu Data Permohonan Informasi Lainnya dan sistem akan menampilkan

form seperti berikut :

2. Masukkan data informasi lainnya pada form yang telah disediakan. Jika sudah

selesai, tekan tombol untuk proses penyimpanan.


13/52




a l | 2 0 1 4 |

9

1.5.5 Submit Permohonan

Submit permohonan digunakan untuk melakukan submit data permohonan LPK agar data

dapat diproses oleh pihak KAN. Adapun langkah-langkahnya adalah seperti berikut :

1. Pilih menu Data Permohonan Submit Permohonan

2. Pastikan semua data permohonan telah diisi oleh LPK.

3. Klik tombol untuk melakukan submit permohonan.

1.6.

Audit Kelayakan Permohonan

Proses Audit Kelayakan Permohononan merupakan tahapan yang dilakukan oleh pihak KAN

untuk melakukan audit terhadap data permohonan akreditasi yang diajukan oleh LPK. Audit

kelayakan pertama kali dilakukan oleh manager masing-masing bidang yang dituju untuk

proses akreditasi. Adapun untuk melakukan proses audit kelayakan melalui aplikasi KANMIS

dapat dilakukan dengan cara berikut :

1. Login ke halaman admin melalui menu login.


14/52




a l | 2 0 1 4 |

10

2. Role pengguna yang berhak mengakses data audit untuk pertama kali adalah role

manager. Kemudian klik tombol

3. Kemudian akan muncul halaman dashbord

4. Buka menu Akreditasi Audit Kelayakan

5. Pada halaman audit kelayakan, terdapat dua tab yaitu Daftar Audit Kelayakan

dan Monitoring Audit Kelayakan. Tab Daftar Audit Kelayakan digunakan untuk

melihat daftar data yang belum selesai diaudit oleh user tersebut. Sedangkan tabmonitoring digunakan untuk memonitoring status data audit yang sedang dan telah

selesai diproses.

6. Pilih tombol untuk melihat daftar dokumen permohonan akreditasi pada tab

Daftar Audit Kelayakan.

7. Setelah itu akan muncul halaman untuk melakukan proses audit kelayakan seperti

berikut :


15/52




a l | 2 0 1 4 |

11

Tombol penugasan digunakan untuk memberi tugas kepada pihak lain untuk

melakukan proses audit kelayakan. Data yang diberikan kepada pihak lain akan

muncul di halaman akun tujuan di menu audit kelayakan.

Untuk audit dokumen, dapat dilakukan dengan memilih tab “File Upload” kemudian

ubah status dokumen sesuai dengan hasil audit dengan menekan tombol

8. Jika data kelengkapan sudah memenuhi maka pilih “memenuhi” dan klik tombol

dan data akan muncul di tahapan selanjutnya yaitu Membentuk Tim

Asesmen di akun manager bidang tersebut.

Untuk proses delegasi/

penugasan ke pihak lain

Untuk audit

kelengkapan calon LPK


16/52




a l | 2 0 1 4 |

12

1.7. Perbaikan Dokumen

Perbaikan dokumen merupakan proses upload ulang dokumen permohonan akreditasi yang

belum disetujui oleh LPK. Adapun caranya adalah sebagai berikut :

1. Login sebagai LPK

2. Buka menu Kelengkapan Data Perbaikan Dokumen

3. Dokumen yang perlu dilakukan proses upload ulang adalah dokumen yang memiliki

status “Upload Ulang”

4. Klik tombol kemudian pilih lagi dokumen perbaikan dari komputer anda.

5.

Kemudian pilih tombol jika hanya akan menyimpan revisi dokumen

permohonan atau pilih tombol jika data akan disimpan sekaligus dikirim ke

KAN.

6. Data perbaikan dokumen dapat dilakukan revisi pada menu Audit Kelayakan tab

verifikasi perbaikan.


17/52




a l | 2 0 1 4 |

BAB II Accreditation Assignment


18/52




a l | 2 0 1 4 |

1

BAB II

Accreditation Assignment

2.1 Membentuk Tim Asesmen

Tahap selanjutnya setelah audit kelayakan adalah membentuk tim asesmen. Tahap

pembentukan tim asesmen pertama kali dapat diakses oleh manager bidang akreditasi yang

bersangkutan. Adapun langkah-langkahnya seperti berikut :

1. Buka menu Akreditasi Membentuk Tim Asesmen

2. Klik tombol pada data akreditasi yang akan dibentuk tim asesmennya. Kemudian

akan muncul tampilan seperti berikut :

3. Masukkan tanggal rencana asesmen, kemudian klik tombol

4. Pilih tombol untuk memasukkan data Asesor. Kemudian pilih nama asesor yang

akan dimasukkan ke tim asesmen.


19/52




a l | 2 0 1 4 |

2

5. Jika sudah ada dipilih asesornya asesmen, kemudian masukkan identitas asesor

apakah ssebagai PIC atau tidak.

6. Klik tombol untuk menyimpan data asesor yang terlibat tim asesmen.

7.

Pilih tombol digunakan untuk mendelegasikan tugas ke Asisten

manager atau staf. Sedangkan tombol digunakan untuk mengajukan tim

dan tanggal rencanan asesmen ke direktur.

2.2 Menyetujui Tim Asesmen

Tahap Menyetujui Tim Asesmen merupakan tahapan yang dilakukan oleh Direktur untuk

melakukan persetujuan atas tim dan tanggal rencana asesmen yang diajukan oleh manager

bidang.

1. Buka menu Akreditasi Menyetujui Tim Asesmen

2.

Klik tombol untuk melakukan proses persetujuan dan akan muncul tampilan seperti

berikut :


20/52




a l | 2 0 1 4 |

3

3. Jika direktur menyetujui maka memilih tombol , jika tidak maka dipilih

tombol dan data akan dikembalikan lagi ke manager yang melakukan

pengajuan.

2.3 Meminta Persetujuan LPK

Tahap meminta persetujuan LPK merupakan tahap setelah tim asesmen disetujui oleh

direktur. Adapun langkah-langkahnya adalah seperti berikut :

1. Login sebagai LPK

2.

Buka menu Kelengkapan Dokumen Persetujuan Tim Asesmen. Kemudian akan

muncul tampilan seperti berikut :


21/52




a l | 2 0 1 4 |

4

3. Jika setuju maka pilih tombol dan data akan terkirim ke KAN

4. Namun jika tidak setuju maka akan muncul tampilan seperti berikut. LPK wajib

memasukkan alasan ketidaksetujuan. Jika sudah maka klik tombol untukmengirimkan data ke KAN.

5. Data tim asesmen yang tidak disetujui oleh LPK akan dikembalikan lagi ke akun

manager bidang pada menu Membentuk Tim Asesmen tab Persetujuan Ditolak.

2.4 Perubahan Tim Asesmen

Perubahan tim asesmen merupakan menu yang dapat digunakan untuk mengubah tim

asesmen yang telah disetujui oleh pihak LPK. Menu ini dapat diakses oleh manager masing-

masing bidang. Adapun langkah-langkahnya adalah seperti berikut :

1. Login sebagai manager bidang

2. Pilih menu Akreditasi Perubahan Tim Asesmen

3. Kemudian masukkan kembali data tim asesmen yang baru seperti saat

pembentukkan tim asesmen.


22/52




a l | 2 0 1 4 |

5

2.5 Persetujuan Kontrak

Tahap persetujuan kontrak dapat dilakukan dengan cara seperti berikut :

1.

Login sebagai LPK

2. Buka menu Kelengkapan Data Persetujuan Kontrak kemudian akan muncul

tampilan seperti berikut :

3. Pilih lalu klik


23/52




a l | 2 0 1 4 |

BAB III Adequacy Audit Module


24/52




a l | 2 0 1 4 |

1

BAB III

Adequacy Audit Module

3.1 Audit Kecukupan

Tahap Audit Kecukupan merupakan tahapan yang dilakukan setelah terjadi persetujuan

kontrak antara LPK dan pihak KAN. Aktor yang berhak melakukan hal ini ada asesor yang

bertindak sebagai PIC. Adapun langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :

1. Login ke halamana admin melalui menu login

2. Pilih menu Akreditasi Audit Kecukupan

3.

Klik tombol pada kegiatan akreditasi yang akan diproses. Kemudian akan muncultampilan seperti berikut :

4. Jika hasil audit memenuhi, maka data akan masuk ke tahap selanjutnya yaitu

Asesmen Lapangan.

5. Namun jika hasil audit tidak memenuhi maka data akan dikembalikan ke LPK yang

bersangkutan untuk diperbaiki.

Upload dokumen audit kecukupan

dan laporan kecukupan

Hasil Audit


25/52




a l | 2 0 1 4 |

2

3.2 Perbaikan Dokumen Kecukupan

Tahap perbaikan dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :

1.

Login sebagai LPK

2. Pilih menu Kelengkapan Dokumen Perbaikan Dokumen Kecukupan

3. Upload kembali dokumen yang perlu diperbaiki dengan mengklik tombol

kemudian memilih dokumen baru dengan melakukan upload ulang .

4. Klik tombol untuk melakukan penyimpanan tanpa mengirimkan data ke

KAN (drafting )

5. Klik tombol untuk menyimpan sekaligus mengirimkan data ke KAN dan data

akan muncul pada menu Audit Kecukupan.


26/52




a l | 2 0 1 4 |

BAB IV Acreditation Assessment Management


27/52




a l | 2 0 1 4 |

1

BAB IV

Accreditation Asssessment Management

4.1

Asesmen Lapangan

1. Login sebagai asesor yang terlibat di dalam tim asesmen.

2. Buka menu Akreditasi Asesmen Lapangan

3. Klik pada data LPK yang akan ditulis hasil asesmen lapangannya dan akan muncul


4. Masukkan data ketidaksesuaian hasil asesmen pada field berikut.

5. Kemudian klik tombol untuk proses penyimpanan data ketidaksesuain

untuk masing-masing poin dan tombol untuk menambah baris


28/52




a l | 2 0 1 4 |

2

6. Lalu masukkan data laporan temuan ketidaksesuaian pada form berikut dan klik

untuk mengirimkan data ketidaksesuaian ke LPK yang bersangkutan.

4.2

Tindakan PerbaikanUntuk melakukan tindakan perbaikan, dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :

1.

Login sebagai LPK yang berkaitan

2. Pilih menu Kelengkapan Data Rencana Perbaikan Tindakan

3. Masukkan data tindakan perbaikan dan bukti tindakan perbaikan pada field yang

telah ditentukan. Untuk mengupload data file LKS dapat dilakukan dengan mengeklik

tombol dan kemudian upload dokumen.

Jika data LKS stelah tersimpan akan muncul tampilan seperti berikut :


29/52




a l | 2 0 1 4 |

3

4. Untuk menyimpan data tindakan perbaikan, maka klik tombol sedangkan

apabila akan mengirim data tindakan perbaikan klik tombol

5. Data perbaikan yang dikirimkan oleh LPK akan muncul di menu verifikasi tindakan

perbaikan.

4.3 Verifikasi Tindakan Perbaikan

Verifikasi tindakan perbaikan dilakukan oleh Asesor PIC untuk melihat data tindakan

perbaikan yang telah dikirim oleh LPK yang bersangkutan. Adapun langkah-langkahnya

adalah sebagai berikut :

1. Login sebagai Asesor

2. Pilih menu Akreditasi Verifikasi Tindakan Perbaikan

3. Lakukan koreksi pada data perbaikan yang dikirim oleh LPK.

4. Kemudian jika hasil koreksi telah selesai maka masukkan data verifikasi pada form

laporan temuan ketidaksesuain. Jika status verifikasi sudah Memenuhi semua,

maka data akan masuk ke tahapan selanjutnya yaitu Laporan Hasil Asesmen. Namun


30/52




a l | 2 0 1 4 |

4

jika masih ada data yang Belum Memenuhi maka data dikembalikan ke LPK untuk

diperbaiki lagi.


31/52




a l | 2 0 1 4 |

BAB V Acreditation Decision Making


32/52




a l | 2 0 1 4 |

BAB V

Accreditation Decision Making

5.1 Laporan Asesmen

Laporan Hasil Asesmen merupakan menu yang dapat diakses oleh Asesor PIC untuk

memasukkan laporan hasil asesmen lapangan. Adapun cara-caranya adalah sebagai berikut:

1.

Buka menu Akreditasi Laporan Hasil Asesmen

2. Pilih data akreditasi yang akan dibuat laporan hasil asesmen dengan meng-klik

tombol

3.

Masukkan data laporan hasil asesmen pada form yang telah ditentukan. Untukmencetak laporan hasil asesmen dapat dilakukan dengan klik tombol

4. Jika sudah selesai, maka klik tombol untuk proses penyimpanan dan masuk

ke tahapan selanjutnya yaitu Resume Hasil Asesmen dan Pertimbangan Teknis.


33/52




a l | 2 0 1 4 |

5.2 Resume Hasil Asesmen

Resume Laporan Asesmen merupakan menu yang dapat diakses oleh Direktur. Adapun

langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :

1. Login sebagai Direktur

2. Buka menu akreditasi Resume Hasil Asesmen

3. Pilih data akreditasi yang akan dibuat laporan hasil asesmen dengan meng-klik

tombol

4. Masukkan data resume pada form berikut. Kemudian klik untuk menyimpan data

resume.

5.3 Pertimbangan Teknis

Pertimbangan Teknis merupakan menu yang dapat diakses oleh Panitia Teknis. Menu

pertimangan teknis digunakan untuk memasukan hasil pertimbangan teknis dan data rapat

panitia teknis dalam rangka memberikan pertimbangan teknis. Adapun langkah-langkahnya


1. Login sebagai Panitia Teknis

2. Buka menu akreditasi Pertimbangan Teknis

3. Pilih data akreditasi yang akan diberikan pertimbangan teknis dengan meng-klik

tombol


34/52




a l | 2 0 1 4 |

4. Masukkan data pertimbangan teknis dan data rapat panitia teknis.

5. Klik tombol untuk menyimpan data pertimbangan teknis.

6.

Untuk mencetak hasil pertimbangan teknis, pilih tab Sudah Dilakukan

Pertimbangan Teknis kemudian klik icon pada data akreditasi yang akan

dicetak hasil pertimbangan teknisnya.


35/52




a l | 2 0 1 4 |

5.4 Laporan Rekomendasi

Laporan Rekomendasi merupakan menu yang dapat diakses oleh sekretariat jenderal.

Adapun langkah-langkahnya adalah seperti berikut :

1. Login sebagai Sekretarian Jenderal

2.

Buka menu Akreditasi Laporan Rekomendasi

3.

Pilih data akreditasi yang akan diberikan rekomendasi dengan klik icon

4. Kemudian masukkan data rekomendasi pada field yang telah ditentukan

5. Tekan tombol untuk proses penyimpanan dan masuk ke tahapan

selanjutnya.

5.5 Penetapan Akreditasi

Penetapan Akreditasi merupakan menu yang dapat diakses oleh KAN Council. Adapun

langkah-langkahnya adalah seperti berikut :

1. Login sebagai KAN Council

2.

Buka Menu Akreditasi Penetapan Akreditasi

3. Pilih tombol aksi pada data akreditasi yang akan diberikan ketetapan akreditasi

4.

Masukkan data ketetapan akreditasi.


36/52




a l | 2 0 1 4 |

5. Pilih ruang lingkup yang disetujui oleh KAN Council dengan menekan tombol

. Kemudian pilih ruang lingkup yang disetujui dengan melakukan

checklist.

6.

Kemudian klik tombol

5.6

Pencantuman Direktori KAN

Pencantuman direktori KAN merupakan menu yang dapat diakses oleh staf. Adapun

langkah-langkahnya adalah seperti berikut :

1. Login sebagai staf

2. Buka menu Akreditasi Pencatuman Direktori KAN

3.

Pilih tombol aksi pada data akrediyasi yang akan dicantumkan hasil akreditasinya.

4. Masukkan data pada form pencatuman direktori KAN kemudian klik tombol

penyimpanan.


37/52




a l | 2 0 1 4 |

5. Untuk mencetak sertifikat akreditasi, maka pilih tab Sudah Terdaftar dan klik tombol

cetak sertifikat.


38/52




a l | 2 0 1 4 |

BAB VIConfiguration Management


39/52




a l | 2 0 1 4 |

1

BAB VI

Configuration Management

6.1

User Management

User management merupakan fitur yang digunakan untuk mengelola data pengguna yang

terlibat dalam proses akreditasi. Fitur ini hanya dapat diakses oleh administrator. Adapun

langkah-langkahnya seperti berikut :

1. Login melalui halaman login

2. Buka menu Manajemen Data Data Personil

3. Klik tombol untuk menambah data personil kemudian akan muncul


4. Masukkan data profile user, data pendidikan, pengalaman kerja, pengalaman

standarisasi dan pelatihan kemudian klik tombol untuk proses penyimpanan

masing-masing data.

5.

Jika akan membuatkan username dan password user internal yang telah didaftarkan,

maka pilih menu Manajemen Data Manajemen Pengguna

6.

Kemudian klik tombol dan akan muncul tampilan seperti berikut :


40/52




a l | 2 0 1 4 |

2

7. Pilih data internal yang akan dibuatkan user dengan menekan

8. Masukkan data-data user sesuai dengan field yang telah disediakan.

9.

Kemudian klik tombol untuk proses penyimpanan data user

6.2 Master Data

Menu master data merupakan menu yang hanya dapat diakses oleh administrator.

6.2.1

Negara

Master data negara digunakan untuk mengelola data negara. Adapun langkah-langkahnya


1. Buka Menu Master Data Negara

2. Kemudian klik tombol untuk menambahkan data.

3. Masukkan data negara yang akan ditambahkan. Lalu klik tombol

4. Gunakan tombol pada kolom aksi untuk mengelola data negara.


41/52




a l | 2 0 1 4 |

3

6.2.2 Provinsi

Master data provinsi digunakan untuk mengelola data provinsi. Adapun langkah-langkahnya


1. Buka Menu Master Data Provinsi


3.

Masukkan data provinsi yang akan ditambahkan. Lalu klik tombol

4. Gunakan tombol pada kolom aksi untuk mengelola data provinsi.

6.2.3 Kabupaten

Master data negara digunakan untuk mengelola data kabupaten. Adapun langkah-

langkahnya adalah sebagai berikut :

1.

Buka Menu Master Data Kabupaten


3. Masukkan data kabupaten yang akan ditambahkan. Lalu klik tombol

4. Gunakan tombol pada kolom aksi untuk mengelola data Kabupaten.

6.2.4 Skema Akreditasi

Master data skema akreditasi merupakan menu yang digunakan untuk mengatur data

skema yang meliputi identitas skema, level skema, skema bidang dan lain-lain. Adapun

langkah-langkahnya sebagai berikut :


42/52




a l | 2 0 1 4 |

4

1. Buka menu Master Data Skema Akreditasi

2.

Klik tombol untuk menambahkan data skema yang baru.

3. Masukkan data skema akreditasi pada field yang telah ditentukan. Kemudian klik

tombol untuk proses penyimpanan

4.

Gunakan tombol pada kolom aksi untuk mengubah data skema akreditasi.

6.2.5 Dokumen Persyaratan

Master Data Dokumen Persyaratan untuk menambahkan template dokumen persyaratan

untuk masing-masing skema akreditasi. Adapun langkah-langkahnya adalah seperti berikut :

1. Buka menu Akreditasi Dokumen Persyaratan

2. Pilih tombol aksi pada skema akreditasi yang akan ditambahkan dokumen

persyaratan.

3. Masukkan jenis dokumen dan filenya pada form yang telah disediakan. Kemudian klik

tombol untuk proses penyimpanan.


43/52




a l | 2 0 1 4 |

5

4. Jika berhasil maka data dokumen persyaratan akan muncul pada list dokumen

persyaratan untuk akreditasi tersebut.

6.2.6 Ruang Lingkup Skema

Master Data Ruang Lingkup Skema merupakan menu yang digunakan untuk mengelola

ruang lingkup untuk setiap skema akreditasi. Adapun langkah-langkahnya adalah sepertiberikut :

1. Buka menu Akreditasi Ruang Lingkup Skema

2. Klik tombol aksi pada skema akreditasi yang akan ditambahkan ruang lingkupnya.

3. Masukkan data ruang lingkup level 1


44/52




a l | 2 0 1 4 |

6

4. Jika ada level 2 dan seterusnya, maka klik lalu masukkan data ruang lingkup

untuk level 2 dan seterusnya.

6.2.7 Jadwal Akreditasi

Master Data Jadwal Akreditasi merupakan menu yang digunakan untuk mengelola jadwal

setiap proses yang diperlukan untuk akreditasi.

1. Buka menu Master Data Jadwal Akreditasi

2. Klik tombol aksi pada proses yang akan dikelola datanya.

3.

Masukkan data jadwal akreditasi dan klik tombol untuk proses penyimpanan.

6.2.8 Direktorat

Master Data Direktorat merupakan menu yang digunakan untuk mengelola data direktorat

yang ada di KAN. Adapun langkah-langkahnya adalah seperti berikut :

1. Buka menu Master Data Direktorat

2. Klik tombol untuk menambahkan data direktorat

3.

Masukkan data direktorat pada field yang disediakan


45/52




a l | 2 0 1 4 |

7

4. Klik tombol untuk proses penyimpanan

5. Gunakan tombol aksi untuk mengubah data yang telah tersimpan di database.

6.2.9 Bidang

Master Data Bidang merupakan menu yang digunakan untuk mengelola data bidang

akreditasi yang ada di KAN.

1.

Buka menu Master Data Bidang

2.

Klik tombol untuk menambahkan data bidang

3. Masukkan data master bidang pada form berikut, kemudian klik tombol

untuk menyimpan data bidang

4. Kemudian tambahkan data asisten manager pada bidang tersebut dengan

memasukkan datanya pada form berikut dan klik tombol penyimpanannya.


46/52




a l | 2 0 1 4 |

8

6.2.10 Jenis Pelatihan

Master data jenis pelatihan merupakan menu yang digunakan untuk mengelola data

pelatihan untuk setiap masing-masing skema akreditasi.

1.

Buka menu Master Data Jenis Pelatihan

2. Klik tombol aksi pada skema akreditasi yang akan ditambahkan jenis pelatihannya.

3. Kemudian masukkan data jenis pelatihan dan klik tombol penyimpanannya.


47/52




a l | 2 0 1 4 |

BAB VII Assessor Resource System


48/52




a l | 2 0 1 4 |

BAB VII

Assessor Resource System

7.1 Registrasi Asesor

Registrasi asesor digunakan untuk menambahkan dan mengelola data asesor akreditasi.

Data asesor yang akan ditambahkan harus terlebih dahulu didaftarkan di menu Data

Personil dan memiliki role sebagai asesor.

1. Buka menu Manajemen Data Registrasi Asesor

2. Klik tombol untuk menambahkan data asesor

3.

Pilih nama personil yang akan dijadikan asesor, kemudian masukkan juga data

skema akreditasi asesor yang bersangkutan.

4. Jika sudah, klik tombol untuk proses penyimpanan.

5. Gunakan tombol aksi untuk mengubah data asesor yang telah tersimpan.

7.2 Registrasi Panitia Teknis

Registrasi panitia teknis digunakan untuk menambahkan dan mengelola data panitia teknis

akreditasi yang meliputi nama panitia teknis, personil dan skema akreditasinya. Data

personil panitia teknis yang akan ditambahkan harus terlebih dahulu didaftarkan di menu

Data Personil dan memiliki role sebagai panitia teknis.

1. Buka menu Manajemen Data Registrasi Panitia Teknis

2.

Klik tombol untuk menambahkan nama kelompok panitia teknis.


49/52




a l | 2 0 1 4 |

3. Masukkan nama panitia teknis dan status aktivasinya pada field yang telah

disediakan. Kemudian pilih tombol penyimpanan.

4. Selanjutnya masukkan nama personil yang terlibat dengan memilih tombol

pada kolom anggota.

5. Pilih nama user yang akan terlibat dalam panitia teknis dengan klik icon .

Kemudian masukkan data yang lainnnya seperti tanggal mulai dan selesainya serta

status aktifnya.

6. Klik tombol untuk menyimpan data personil yang terlibat di panitia teknis

7. Untuk menambahkan skema akreditasi, maka klik icon pada kolom skema.

8. Checklist data skema akreditasi yang ditangani oleh panitia teknis tersebut.

Kemudian klik tombol penyimpanan.


50/52




a l | 2 0 1 4 |

7.3 Registrasi KAN Council

Registrasi KAN Council digunakan untuk menambahkan dan mengelola data KAN Council

akreditasi yang meliputi nama KAN Council, personil dan skema akreditasinya. Data personil

KAN Council yang akan ditambahkan harus terlebih dahulu didaftarkan di menu Data

Personil dan memiliki role sebagai panitia teknis.

1. Buka menu Manajemen Data Registrasi KAN Council

2. Klik tombol untuk menambahkan nama kelompok KAN Council.

3. Masukkan nama KAN Council dan status aktivasinya pada field yang telah disediakan.

Kemudian pilih tombol penyimpanan.

4. Selanjutnya masukkan nama personil yang terlibat dengan memilih tombol

pada kolom anggota.


51/52




a l | 2 0 1 4 |

5. Pilih nama user yang akan terlibat dalam KAN Council dengan klik icon .

Kemudian masukkan data yang lainnnya seperti tanggal mulai dan selesainya serta

status aktifnya.

6. Klik tombol untuk menyimpan data personil yang terlibat di KAN Council

7. Untuk menambahkan skema akreditasi, maka klik icon pada kolom skema.

8. Checklist data skema akreditasi yang ditangani oleh KAN Council tersebut. Kemudian

klik tombol penyimpanan.


52/52

M a n u a l | A u t o m a s i P r o



a l | 2 0 1 4 |

7.4 Penilaian Asesor

Penilaian Asesor merupakan menu yang digunakan untuk memberikan penilaian kepada

asesor akreditasi. Menu ini dapat diakses oleh supervisor (manager), Kepala Asesor dan LPK

yang bersangkutan. Namun tampilan untuk masing-masing role berbeda-beda.

a. Role Manager dan Kepala Asesor

Adapun caranya adalah seperti berikut :

1. Buka menu Akreditasi Penilaian Asesor

2. Klik tombol untuk menambahkan data asesor yang akan diberikan

penilaian.

3. Pilih nama asesor dengan klik icon

4. Masukkan data penilaian kemudian klik tombol penyimpanan.

b. Role LPK

Adapun caranya adalah seperti berikut :

1. Login sebagai LPK yang bersangkutan

2.

Pilih menu Kelengkapan Data Penilaian Asesor

3. Kemudian pilih tombol aksi pada data asesor yang akan diberikan penilaian.

4. Masukkan data penilaian, kemudian klik tombol penyimpanan.

user manual kanmis-1

Documents