utt sim chapter 11 case 4 ririn a
TRANSCRIPT
Mata Kuliah : Sistem Informasi Manajemen
Dosen : Dr. Ir.Arif Imam Suroso, M.Sc (CS)
TUGAS INDIVIDU
UJIAN TENGAH TRIWULAN
CHAPER 11 CASE 4
BLUE CROSS AND BLUE SHIELD, AND OTHERS: UNDERSTANDING THE
SCIENCE BEHIND CHANGE
Disusun Oleh:
RIRIN PRILIA
P056111361.47
MAGISTER MANAJEMEN DAN BISNIS
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
2012
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI ............................................................................................................ i
DAFTAR GAMBAR .............................................................................................. ii
DAFTAR TABEL ................................................................................................... ii
BAB I PENDAHULUAN .................................................................................... 1
1.1 Latar Belakang .................................................................................... 1
1.2 Tujuan Penulisan ................................................................................. 2
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ............................................................................ 3
2.1 Peranan Teknologi Informasi dalam Bisnis ........................................ 3
2.2 Pengembangan Teknologi Informasi dalam Bisnis ............................ 5
2.3 Implementasi Sistem Bisnis ................................................................ 8
2.4 Manajemen Perubahan ........................................................................ 9
BAB III PEMBAHASAN ..................................................................................... 12
3.1 Studi Kasus ....................................................................................... 12
3.2 Real World Activity ........................................................................... 17
BAB III PENUTUP .............................................................................................. 21
4.1 Kesimpulan ....................................................................................... 21
4.2 Saran ................................................................................................. 21
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 22
DAFTAR GAMBAR
Nomor Halaman
1. Siklus Pengembangan Sistem Informasi ................................................ 5
2. Gambaran Umum Proses Implementasi ................................................. 8
3. Hambatan terhadap Sistem Manajemen Perubahan ............................... 10
4. Logo PT Garuda Indonesia (Persero), Tbk ............................................ 17
5. Logo PT SMART ................................................................................... 19
DAFTAR LAMPIRAN
Nomor Halaman
1. Manfaat berwujud sistem informasi dan contohnya .............................. 28
2. Manfaat tidak berwujud sistem informasi dan contohnya ..................... 29
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dunia teknologi informasi merupakan dunia yang sangat dinamis, perubahan
demi perubahan dalam teknologi informasi selalu terjadi, tidak hanya dalam hitungan
tahun tetapi bahkan dalam hitungan bulan atau minggu. Perkembangan teknologi
informasi yang sedemikian cepatnya telah membawa dunia memasuki suatu era yang
lebih cepat dari yang pernah dibayangkan sebelumnya.
Sejalan dengan perubahan yang terjadi pada perkembangan teknologi
informasi, dunia bisnis pun dituntut untuk selaras dengan perubahan teknologi
informasi tersebut. Tidak perlu diragukan lagi bahwa penerapan teknologi informasi
dalam dunia bisnis juga merupakan hal penting yang dapat menunjang perkembangan
dan kemajuan usaha. Perusahaan yang tidak menerapkan teknologi informasi, bisa
dipastikan akan tertinggal jauh dari perusahaan lain. Saat ini, arus informasi sudah
memegang peranan penting dibandingkan arus barang. Sehebat dan sebesar apapun
seorang pebisnis memonopoli arus barang, hal itu tidak akan banyak berarti jika
perusahaan tersebut tidak memiliki sistem informasi yang akurat, terkini, mudah
diakses, dan terkendali dalam menguasai distribusinya.
Perkembangan teknologi inilah yang mendorong terjadinya perubahan dalam
suatu organisasi. Perubahan dalam penggunaan sebuah aplikasi akan mendorong pada
perubahan lainnya, seperti perubahan system operating procedure (SOP), kualitas dan
kuantitas tenaga kerja, kecepatan dan keakuratan data, data input yang dibutuhkan,
jenis output yang dihasilkan, dan lain-lain. Namun demikian, tidak semua orang dapat
menerima setiap perubahan organisasi dengan sangat mudah. Seperti yang terjadi
pada Blue Cross dan Blue Shield dari Kansas City yang merupakan perusahaan yang
bergerak dibidang asuransi. Kevin Sparks, Wakil presiden dan CIO (Chief
Information Officer) Blue Cross dan Blue Shield, mengalami kesulitan untuk
mendapatkan pegawai yang dapat menerima perubahan yang terjadi pada perusahaan
tersebut. Dalam hal ini, Kevin Spark berencana melakukan perubahan dengan
menerapkan software monitoring otomatis dengan kontrol yang terpusat. Dengan
menerapkan aplikasi ini diharapkan perusahaan dapat menangani masalah dengan
lebih akurat dan lebih efisien. Namun kenyataannya, Kevin Sparks mengalami
kesulitan dalam meyakinkan para pegawainya untuk dapat menerima perubahan
dikarenakan adanya resistensi dari para pegawainya. Untuk menangani hal tersebut,
akhirnya Kevin Spark mencari solusi dengan cara melakukan kerja sama dengan
pihak luar (outsourcing) untuk melakukan perubahan yang mendasar terhadap
aplikasi bisnis perusahan dan pengembangannya serta untuk memberikan pelatihan
kepada para pegawai agar dapat menggunakan aplikasi tersebut agar dapat digunakan
dengan baik.
Ilmu pengetahuan tentunya memegang peranan penting agar proses perubahan
yang terjadi dalam suatu organisasi dapat berjalan secara sempurna dan sesuai dengan
rencana. Dengan adanya ilmu pengetahuan diharapkan semua perubahan yang terjadi
dapat disikapi dengan tepat, baik dari sisi aplikasi apa yang digunakan, persiapan
sumber daya manusia yang berkualitas, perencanan biaya, perencanaan proses
konversi dari aplikasi yang lama ke aplikasi yang baru, dan juga umpan balik atas
penerapan perubahan tersebut. Pengetahuan telah menjadi sesuatu yang sangat
menentukan, oleh karena itu pemanfaatannya perlu dikelola dengan baik dalam
rangka peningkatan kinerja perusahaan. Hal ini dilakukan sebagai salah satu upaya
yang strategis dalam menghadapi persaingan yang semakin ketat.
1.2 Tujuan Penulisan
Tujuan penulisan makalah ini adalah:
1. Untuk mengetahui langkah-langkah yang diambil para CIO dalam melaksanakan
perubahan aplikasi e-business/teknologi informasi
2. Untuk mengetahui cara-cara yang dilakukan oleh para CIO dalam menghadapi
akibat dari perubahan manajemen, terutama yang disebabkan oleh adanya
resistensi para pegawai
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Peranan Teknologi Informasi dalam Bisnis
Saat ini penerapan teknologi informasi diperlukan dalam dunia bisnis sebagai
alat bantu dalam upaya memenangkan persaingan. Pembangunan Teknologi
Informasi Perusahaan dilakukan secara bertahap sebelum sebuah sistem secara
menyeluruh selesai dibangun, hal tersebut disesuaikan dengan kekuatan sumber daya
yang dimiliki. Dalam penerapannya rencana strategis, teknologi Informasi senantiasa
diselaraskan dengan Rencana Perusahaan, agar setiap penerapan Teknologi Informasi
dapat memberikan nilai bagi Perusahaan. Penerapan dari teknologi Informasi dalam
dunia bisnis antara lain meliputi sektor perbankan, asuransi, pendidikan, dan
kesehatan.
Penerapan teknologi Informasi juga banyak digunakan para usahawan.
Kebutuhan efisiensi waktu dan biaya menyebabkan setiap pelaku usaha merasa perlu
menerapkan teknologi informasi dalam lingkungan kerja. Penerapan teknologi
Informasi menyebabkan perubahan pada kebiasaan kerja, misalnya pada penerapan
Enterprice Resource Planning (ERP). ERP merupakan suatu paket piranti lunak
(software) yang dapat memenuhi kebutuhan suatu perusahaan dalam
mengintegrasikan keseluruhan aktivitasnya, sehingga bisnis dapat berjalan dengan
tingkat pelayanan pelanggan dan produktifitas yang tinggi, biaya dan inventory yang
lebih rendah serta menyediakan dasar dalam pelaksanaan e-commerce yang efektif.
Manfaat penggunaan teknologi informasi di perusahaan antara lain:
1. Proses yang sebelumnya manual menjadi otomatis, dan hal ini mengurangi biaya
untuk tenaga kerjanya, biaya untuk kertas, alat tulis, dll.
2. Waktu mengerjakan yang lebih cepat dengan adanya teknologi informasi karena
pengunaan teknologi informasi akan memperpendek rantai birokrasi, yang
tadinya selesai dalam 1 minggu dengan teknologi informasi hanya butuh waktu 1
hari.
3. Pengambilan keputusan yang lebih cepat, karena dengan teknologi informasi
informasi yang dibutuhkan dapat diperoleh dengan cepat. Hal ini tentu saja akan
menjadikan perusahaan lebih kompetitif, sebab pengambilan keutusan yang
lambat akan membuat perusahaan kehilangan right implementation timing.
4. Penghematan biaya promosi dan pemasaran. Teknologi informasi
memungkinkan perusahaan untuk promosi lewat website dengan biaya sangat
murah. Konsumen juga dapat melihat profil perusahaan serta informasi-informasi
umum dari perusahaan dimana pun dan kapan pun.
5. Sistem informasi terintegrasi disemua lini perusahaan, sehingga terjadi
peningkatan kinerja. Pihak manajemen dengan cepat dapat mengetahui kondisi
perusahaannya tanpa harus berkunjung ke kantor cabang yang jauh dan memakan
biaya transportasi.
Secara umum, sistem informasi mempunyai beberapa peranan dalam
perusahaan, diantaranya sebagai berikut:
1. Minimize risk
Setiap bisnis memiliki risiko, terutama berkaitan dengan faktor-faktor keuangan.
Pada umumnya risiko berasal dari ketidakpastian dalam berbagai hal dan aspek-
aspek eksternal lain yang berada diluar kontrol perusahaan. Saat ini berbagai jenis
aplikasi telah tersedia untuk mengurangi risiko-risiko yang kerap dihadapi oleh
bisnis seperti forecasting, financial advisory, planning expert dan lain-lain.
Kehadiran teknologi informasi selain harus mampu membantu perusahaan
mengurangi risiko bisnis yang ada, perlu pula menjadi sarana untuk membantu
manajemen dalam mengelola risiko yang dihadapi.
2. Reduce costs
Peranan teknologi informasi sebagai katalisator dalam berbagai usaha
pengurangan biaya-biaya operasional perusahaan pada akhirnya akan berpengaruh
terhadap profitabilitas perusahaan. Sehubungan dengan hal tersebut biasanya ada
empat cara yang ditawarkan teknologi informasi untuk mengurangi biaya-biaya
kegiatan operasional yaitu eleminasi proses, simplifikasi proses, integrasi proses,
dan otomatisasi proses.
3. Add Value
Peranan selanjutnya dari teknologi informasi adalah untuk menciptakan value
bagi pelanggan perusahaan. Tujuan akhir dari penciptaan value tidak sekedar
untuk memuaskan pelanggan, tetapi lebih jauh lagi untuk menciptakan loyalitas
sehingga pelanggan tersebut bersedia selalu menjadi konsumennya untuk jangka
panjang.
4. Create new realities
Perkembangan teknologi informasi terakhir yang ditandai dengan pesatnya
teknologi internet telah mampu menciptakan suatu arena bersaing baru bagi
perusahaan, yaitu di dunia maya. Berbagai konsep e-business seperti e-
commerce, e-procurement, e-customer, e-loyalty, dan lain sebagainya, pada
dasarnya merupakan cara pandang baru dalam menanggapi mekanisme bisnis di
era globalisasi informasi.
Dengan semakin berkembangnya peranan teknologi informasi dalam dunia
bisnis, maka menuntut manajemen untuk menghasilkan sistem informasi yang layak
dan mendukung kegiatan bisnis. Untuk itu, dituntut sebuah perubahan dalam bidang
manajemen sistem informasi/teknologi informasi. Tahapan dalam pengembangan
teknologi informasi pun perlu diperhatikan agar tujuan perusahaan dapat tercapai.
Adanya perubahan penerapan teknologi informasi itu pun tak pelak dari timbulnya
masalah, diantaranya masalah biaya, masalah resistensi pemakai akhir, dan lain-lain.
2.2 Pengembangan Teknologi Informasi dalam Bisnis
E-business merupakan penggunaan internet dan jaringan serta teknologi
informasi lainnya untuk mendukung e-commerce, komunikasi, dan kerja sama
perusahaan, dan berbagai proses yang dijalankan melalui web, baik dalam jaringan
perusahaan maupun dalam para pelanggan dan mitra bisnisnya.
Saat ini, banyak perusahaan yang menggunakan e-business untuk
mengembangkan sistem lintas fungsi perusahaan terintegrasi, yang melintasi berbagai
batas fungsi tradisional bisnis agar dapat merekayasa ulang dan meningkatkan proses
bisnis yang penting disemua lintas fungsi perusahaan. Perusahaan-perusahaan
tersebut melihat sistem perusahaan lintas fungsi sebagai cara strategis uuntuk
menggunakan teknologi informasi dan meningkatkan efisisensi serta efektivitas
proses bisnis, dan mengembangkan hubungan strategis dengan para pelanggan,
pemasok, dan mitra bisnis.
Banyak perusahaan yang telah berpindah dari sistem warisan berbasis
mainframe ke aplikasi klien/server lintas fungsi. Hal ini biasanya melibatkan
pemasangan software enterprise resources planning (ERP), manajemen rantai
pasokan, atau manajemen hubungan pelanggan dari SAP, PeopleSoft, Oracle, dan
perusahaan lainnya. Sebagai ganti untuk berfokus pada kebutuhan pemrosesan
informsi dari berbagai fungsi bisnis, software perusahaan semacam ini berfokus
untuk mendukung berbagai kelompok proses bisnis terintegrasi yang terlibat dalam
opersional bisnis.
Pengembangan aplikasi (application development) merupakan pendekatan
sistem yang digunakan untuk meneyelesaikan masalah yang diterapkan untuk
pengembangan sistem informasi (information system development) terhadap masalah
bisnis yang dapat memenuhi kebutuhan bisnis perusahaan, karyawan, pihak-pihak
lain yang berkepentingan terhadap perusahaan (stakeholder).
Penggunaan pendekatan sistem untuk mengembangkan solusi sistem
informasi dapat dipandang sebagai sebuah proses multi langkah yang disebut siklus
pengembangan sistem informasi (information system development cycle). Hal-hal
yang terjadi pada setiap langkah dari proses ini, mencakup (1) investigasi, (2)
analisis, (3) desain, (4) implementasi, dan (5) pemeliharaan.
Gambar 1. Siklus Pengembangan Sistem Informasi
Manfaat dari sistem informasi yang baru meliputi manfaat berwujud dan manfaat
tidak berwujud.
Tabel 1. Manfaat Berwujud Sistem Informasi dan Contohnya
Manfaat Berwujud Contoh
• Peningkatan penjualan dan lama
• Pengurangan biaya pemrosesan
informasi
• Pengurangan biaya operasional
• Pengurangan investasi yang
dibutuhkan
• Peningkatan efisiensi operasional
• Pengembangan produk berbasis
TI
• Penghapusan dokumen yang tidak
perlu
• Pengurangan biaya penyimpanam
persediaan
• Pengurangan investasi yang
dibutuhkan untuk pesediaan
• lebih sedikit barang yang cacat,
terbuang, dan waku menganggur
Pahami Masalah Data
atau Peluang Bisnis
Kembangkan Solusi
Sistem Informasi
Implementasikan Solusi
Sistem Informasi
Tabel 2. Manfaat Tidak Berwujud Sistem Informasi dan Contohnya
Manfaat Tidak Berwujud Contoh
Perbaikan ketersediaan informasi
Perbaikan kemampuan analisis
Perbaikan layanan pelanggan
Perbaikan moral karyawan
Perbaikan pengambilan keputusan
manajemen
Perbaikan posisi kompetitif
Perbaikan citra bisnis
Informasi lebih akurat dan tepat
waktu
Data lebih lengkap
Tanggapan layanan yang lebih
tepat waktu
Penghapusan tugas kerja yang
merepotkan
Analisis keputusan dan informasi
yang lebih baik
2.3 Implementasi Sistem Bisnis
Secanggih apapun sistem baru yang telah dirancang, tentunya akan percuma
jika hanya berupa it strategis yang amat handal tanpa adanya implementasi. Sistem
informasi yang telah dirancang tersebut harus diimplementasikan sebagai sebuah
sistem kerja dan dipelihara agar dapat berjalan dengan baik. Implementasi dapat
menjadi sebuah proses yang sulit dan memerlukan banyak waktu. Namun demikian,
proses implemetasi merupakan salah satu proses vital dalam memastikan kesuksesan
sebuah sistem yang baru dikembangkan.
Gambar 2. Gambaran Umum Proses Implementasi
2.4 Manajemen Perubahan
Implementsi strategi bisnis/teknologi informasi yang baru memerlukan suatu
pengelolaan tersendiri atas pengaruh perubahan tersebut pada organisasi yang
mencakup, proses bisnis, struktur organisasi, peran manejerial, penugasan kerja
karyawan, dn hubungan dianatara pemilik kepentingan yang muncul dari penyebaran
sistem informasi bisnis yang baru. Apapun perubahan dalam sebuah organisasi yang
dilakukan oleh manjemen pasti ada resistensi dari orang-orang yang mengalaminya,
misalnya perubahan atas implementasi teknologi baru dapat membuat para karyawan
ketakutan dan resisten terhadap perubahan tersebut.
Terdapat bermacam-macam alasan yang mendasari seseorang menjadi resisten
terhadap adanya perubahan, diantaranya yaitu kebiasaan, rasa aman, faktor ekonomi,
ketidakpastian, dan persepsi. Kebiasaan dilakukan karena merasa nyaman dan
menyenangkan, jika perubahan berpengaruh besar terhadap pola kehidupan, maka
akan muncul mekanisme diri berupa penolakan. Jika kondisi saat ini memberi rasa
aman (nyaman) dan kita membutuhkan rasa aman yang relatif tinggi, maka potensi
menolak perubahan pun besar. Perubahan memberikan ketidakpastian dan ketakutan
akan sesuatu yang tidak diketahui karena sebagian besar perubahan tidak mudah
diprediksi hasilnya. Kondisi sekarang sudah pasti, sedangkan kondisi nanti setelah
perubahan belum pasti. Maka orang akan cenderung memilih kondisi sekarang dan
menolak perubahan.
Salah satu cara untuk menyelesaikan masalah resistensi pemakai akhir (end
user resistence) terhadap implementasi teknologi informasi yang baru adalah
pendidikan dan pelatihan yang memadai. Bahkan, yang lebih penting lagi adalah
keterlibatan pemakai akhir (end user involvement) dalam perubahan organisasi, dan
dalam pengembngan sistem informasi yang baru. Organisasi memiliki berbagai
strategi untuk membantu mengelola perubahan bisnis, dan satu persyaratan dasarnya
adalah keterlibatan dan komitmen manajemen puncak dan semua pihak yang
berkepentingan dengan perusahaan yang dipengaruhi oleh aplikasi bisnis yang baru.
Partisipasi pemakai akhir secara langsung dalam perencanaan bisnis dan
proyek pengembangan aplikasi sebelum sistem yang baru diimplementasikan
memiliki peran penting dalam mengurangi potensi resistensi pemakai akhir. Oleh
karena itu, pemakai akhir biasanya adalah anggota tim pengembangan sistem atau
melakukan pekerjaan pengembangan bagian mereka sendiri. Keterlibatan tersebut
akan membuat para pemakai akhir merasa memiliki sistem tersebut dan merasa
bahwa desainnya memenuhi kebutuhan mereka. Sistem yang cenderung membuat
pemakai akhir merasa frustasi dan tidak nyaman tidak dapat menjadi sistem yang
efektif, meskipun secara teknis sistem tersebut sangat elegan dan efisien dalam
memproses data.
Gambar 3. Hambatan Terhadap Sistem Manajemen Perubahan
Orang merupakan fokus utama dari manajemen perubahan (change
management) organisasi. Hal ini mencakup aktifitas sperti pengembangan cara yang
inovatif untuk mengukur, memotivasi, dan memberi penghargaan atas kinerja yang
telah dilakukan. Manajemen perubahan juga melibatkan analisis dan definisi semua
perubahan yang dihadapi oleh organisasi, dan pengembangan program untuk
mengurangi risiko dan biaya, serta memaksimalkan manfaat perubahan. Misalnya,
implementasi aplikasi bisnis baru seperti manajemen hubungan pelanggan (CRM)
dapat melibatkan pengembangan rencana aksi perubahan (change action plan),
penugasan manajer tertentu sebagai sponsor perubahan (change sponsor),
pengembangan tim perubahan (change teams) karyawan, dan mendorong komunikasi
terbuka, dan tangapan mengenai perubahan organisasi. Beberapa teknik utama yang
direkomendasikan oleh para ahli perubahan adalah sebagai berikut:
a. libatkan orang sebanyak mungkin dalam perencanaan bisnis/teknologi informasi
dan pengembangan aplikasi
b. Buat perubahan konstan menjadi bagian yang diharapkan dari budaya
c. Beritahukan ke setiap orang sebanyak mungkin mengenai segala sesuatu sesering
mungkin, sebaiknya secara pribadi
d. Berikan insentif keuangan dan pengakuan
e. Bekerjalah dalam budaya perusahaan, bukan disekitarnya
BAB III PEMBAHASAN
3.1 Studi Kasus
1. Meskipun proposal perubahan yang sangat rinci dapat mencegah orang-orang
untuk membuat koneksi sendiri, seperti yang dibahas dalam kasus ini, tetap ada
kemungkinan pemimpin mempertimbangkan proposal tersebut untuk tidak
diselesaikan. Bagaimana Anda menyeimbangkan kedua perhatian tersebut?
Petunjuk apa yang akan anda digunakan untuk memastikan bahwa orang-orang
tidak akan menyimpang terlalu jauh dari arah yang telah ditetapkan?
Jawaban:
Saat ini, tidak diragukan lagi bahwa teknologi informasi merupakan hal
yang sangat penting untuk menunjang perkembangan sebuah perusahaan.
Penerapan teknologi informasi sangat diperlukan sebagai alat bantu dalam upaya
memenangkan persaingan dan agar tetap bertahan ditengah persaingan yang
semakin ketat. Oleh karena itu, perubahan demi perubahan dalam organisasi pun
tak elak lagi dapat dihindarkan. Dalam penerapannya, perubahan penggunaan
teknologi informasi yang lebih baik dilakukan dengan melakukan rencana
strategis teknologi informasi. Rencana strategis ini senantiasa diselaraskan dengan
rencana perusahaan, sehingga penerapan teknologi informasi ini dalam
memberikan nilai bagi perusahaan. Rencana strategis juga mempertimbangkan
visi dan misi sebuah perusahaan. Dalam kasus Blue Cross dan Blue Shield, para
staff di perusahaan tersebut cenderung menolak dalam penggunaan aplikasi baru,
mereka pun tidak menghadiri setiap rapat penting dalam rangka pembahasan
rencana perubahan strategis untuk penggunaan aplikasi yang baru pada
perusahaan.
Penyusunan proposal yang sangat rinci dapat mencegah orang-orang
untuk membuat koneksi sendiri. Akan tetepi, karena banyaknya penolakan yang
dilakukan oleh sebagian besar staff perusahaaan tersebut, akhirnya pimpinan
mempertimbangkan agar proposal tersebut tidak diselesaikan. Namun demikian,
sebelum terjadinya kegagalan perusahaan untuk kalah bersaing dengan
perusahaan lain, perusahaan tersebut mensiasati rencana perubahan strategis
tersebut dengan melibatkan pihak luar (konsultan) untuk diajak berdiskusi tentang
program infrastruktur teknologi informasi (ITIL/Information technology
infrastructure library).
Petunjuk yang akan digunakan untuk memastikan bahwa orang-orang
tidak akan menyimpang terlalu jauh dari arah yang telah ditetapkan adalah dengan
melakukan kerja sama dengan pihak ketiga (konsultan) melalui kegiatan
outsoursing. Keterlibatan pihak ketiga ini dilakukan baik dalam rangka
pengadaan aplikasi sistem perusahaan dengan berbagai pengamana penggunaan
maupun terhadap pelatihan para staff. Dengan cara ini diharapkan seluruh staff
asuransi dapat melaksanakan dan dapat pula berperan aktif terhadap berbagai
kegiatan yang dilaksanakan oleh pihak outsoursing terutama dalam pelatihan,
sehingga pada waktunya seluruh staff dapat mengimplementasikan seluruh
perubahan strategis tersebut demi kemajuan perusahaan.
2. Kevin Sparks dari Blue Cross dan Blue Shield dari kota Kansas mengalami
kesulitan untuk meyakinkan orang-orangnya akan kebutuhan perubahan. Apa
yang akan Anda sarankan untuk dia lakukan sebelum Anda membaca kasus ini?
Bagaimana pula halnya setelah membaca kasus itu? Apakah rekomendasi Anda
memberikan hasil yang berbeda/berubah?
Jawaban:
Kevin Sparks dari Blue Cross dan Blue Shield dari kota Kansas
mengalami kesulitan untuk meyakinkan para staffnya akan kebutuhan perubahan
dengan penerapan software monitoring otomatis dengan kontrol yang terpusat dan
serangkaian proses standar dalam menanggapi masalah. Dengan penerapan
software ini diharapkan dapat lebih efisien dalam menanggapi masalah dan dapat
mendukung pusat data untuk keperluan di masa yang akan datang.
Hal-hal yang saya sarankan bagi Kevin Spark dalam mengalami kesulitan
tersebut sebelum saya membaca kasus ini adalah :
a. Perencanaan perubahan strategis/perubahan yang terencana. Dalam
perencanaan perubahan ini, perusahaaan tidak hanya paham akan proses
yang mendukung perubahan, namun juga paham atas tahapan-tahapan
yang harus dilalui menuju perubahan yang diinginkan tersebut. Dengan
perencanaan ini diharapkan semua orang yang ada dalam organisasi
tersbut tidak akan lagi memiliki sifat resisten terhadap perubahan tersebut
b. Melibatkan orang sebanyak mungkin dalam perencanaan perubahan
strategis tersebut
c. Menginformasikan dan mensosialisasikan rencana perubahan strategis
perusahaan kepada seluruh staff yang ada di perusahaan
d. Memilih metode konversi dari sistem lama ke sistem baru (konversi
paralel, konversi berthap, konversi percontohan, atau konversi langsung)
e. Memberikan pelatihan atas aplikasi baru yang digunakan kepada seluruh
pegawai. Selain itu, juga perlu dilakukan trainer for trainee dari masing-
masing bagian/divisi, sehingga orang yang dipilih tersebut dapat
memberikan continuous learning bagi pegawai lainnya yang belum mahir
dalam menggunakan aplikasi yang baru.
f. Mengevaluasi atas penerapan aplikasi yang baru
Dengan melalukan hal-hal tersebut diatas, diharapkan dapat membantu
Kevin Spark dalam menghadapi resistensi pegawainya yang tidak mau menerima
perubahan.
Hal-hal yang saya sarankan bagi Kevin Spark dalam mengalami kesulitan
tersebut setelah saya membaca kasus ini pada dasarnya sama seperti ketika saya
belum membaca kasus ini, keenam cara diatas harus tetap dilakukan dengan
sebaik-baiknya untuk mengurangi resistensi orang-orang yang tidak
menginginkan adanya perubahan. Namun demikian, terdapat cara-cara tambahan
yang juga dapat dilakukan oleh Kevin Sparks, antara lain:
a. Tidak melakukan PHK (Pemutusan Hubungan Kerja) bagi pegawainya,
walaupun pegawainya masih resisten terhadap perubahan yang dilakukan
oleh Kevin Sparks
b. Menanjutkan cara Kevin Spark menangani perubahan dengan pendekatan
the carrot and stick. Pendekatan ini dilakukan dengan memberikan bonus
dan promosi bagi pegawainya yang bersedia untuk menghadapi
perubahan dan memberikan hukuman kepada pegawainya yang tidak mau
berubah.
c. Memahami bahwa setiap orang memiliki tujuan dan cita-cita yang
berbeda. Tidak semua orang termotivasi oleh ambisi, namun ada juga
orang yang termotivasi oleh banyaknya aplikasi yang bisa dia kerjakan,
dan motivasi-motivasi lainnya.
d. Menambah jam kerja bagi pegawai yang ingin lebih banyak belajar dalam
penerapan aplikasi tersebut. Perusahaan seharusnya menyediakan pelatih
yang dapat menjawab atas ketidaktauan pegawai tersebut.
Pada dasarnya rekomendasi/saran yang saja ajukan kepada Kevin Sparks
sebelum dan sesudah saya membaca kasus ini hampir sama, namun setelah saya
membaca kasus ini dengan lebih seksama, tentunya itu memberikan saya
gambaran yang lebih menyeluruh atas kasus yang terjadi, sehingga saya
memberikan saran-saran tambahan.
3. Perubahan organisasi melampaui promosi dan ancaman PHK. Cara apa selain
yang dibahas dalam kasus ini akan Anda gunakan untuk menarik orang untuk
menyetujui perubahan yang diusulkan? Sediakan beberapa saran dan
membenarkan rasional mereka.
Jawaban:
Implementasi teknologi informasi yang baru memerlukan suatu
pengelolaan tersendiri atas pengaruh perubahan tersebut pada organisasi yang
mencakup proses bisnis, struktur organisasi, peran manejerial, penugasan kerja
karyawan, dan hubungan diantara pemilik kepentingan yang muncul dari
penyebran sistem informasi bisnis yang baru tersebut. Orang merupakan salah
satu fokus utama dari manajemen perubahan tersebut. Keterlibatan orang (end
user involvement) dalam perubahan organisasi atau pengembangan aplikasi juga
merupakan hal yang penting yang dapat mengurangi potensi resistensi orang-
orang yang tidak mengigingkan perubahan. Oleh karena itu, sebaiknya pemakai
akhir (end user involvement) dijadikan sebagai anggota tim pengembangan sistem
atau melakukan pekerjaan pengembangan untuk bagian mereka sendiri.
Keterlibatan tersebut akan membuat para pemakai akhir merasa memiliki sistem
tersebut dan merasa bahwa desain itu memenuhi kebutuhan mereka.
Perubahan organisasi yang dilakukan oleh sebuah perusahaan merupakan
cara bagi perusahaan agar berhasil mencapai tujuannya. Keberhasilan ini pun tak
lepas dari kualitas sumber daya manusia yang terlibat didalamnya. Banyak
perusahaan yang merekrut, melatih, dan melatih kembali personel TI yang
berkualifikasi sebagai salah satu cara mereka untuk mencapai keberhasilan
perusahaan. Setiap pegawai harus secara terus-menerus dilatih untuk dapat
mengejar perkembangan teknologi dengan cepat. Kinerja pegawai juga harus
secara terus-menerus dievaluasi dan dihargai dengan kenaikan gaji atau promosi.
Tingkat gaji dan upah harus ditetapkan dengan sebaik-baiknya, jalur karier harus
didesain agar setiap orang dapat bergerak ke level yang tinggimelalui promosi dan
transfer keahlian. Selain itu, perusahaan juga perlu melakukan perencanaan desain
program sumber daya manusia, dimana perusahaan melakukan perekrutan
karyawan berdasarkan kompetensi yang dibutuhkan dalam dunia kerja yang
dinamis. Kerja sama yang terbangun antara sesama pegawai, antara atasan dan
bawahan pun harus senantiasa dibangun untuk mempermudah kelancaran
komunikasi dan mempererat hubungan sesamanya. Hal ini bisa dilakukan dengan
cara melakukan acara-acara yang sifatnya non formal, seperti family gathering,
employee gathering, jalan santai, hut perusahaan, dan lain-lain.
Cara-cara lain yang disarankan oleh para ahli dalam melakukan perubahan
organisasi anatar lain:
a. libatkan orang sebanyak mungkin dalam perencanaan bisnis/teknologi
informasi dan pengembangan aplikasi
b. Buat perubahan konstan menjadi bagian yang diharapkan dari budaya
c. Beritahukan ke setiap orang sebanyak mungkin mengenai segala
sesuatu sesering mungkin, sebaiknya secara pribadi
d. Berikan insentif keuangan dan pengakuan
e. Bekerjalah dalam budaya perusahaan, bukan disekitarnya
3.2 Real World Activity
1. Lakukan pencarian dengan menggunakan internet untuk mencari contoh
perusahaan yang sukses dan yang gagal dalam mengimplementasikan teknologi
informasi. Apa peran keterlibatan karyawan dan perlawanan dari masing-masing
contoh tersebut? Strategi apa yang digunakan perusahaan untuk mengelola
proses perubahan, dan berapa banyak kesuksesan yang mereka miliki dalam
melakukannya.
Jawaban:
Contoh perusahaan yang pernah sukses dan juga pernah gagal dalam
mengimplementasikan teknologi informasi adalah PT Garuda Indonesia
(Persero), Tbk. PT Garuda Indonesia (Persero), Tbk sukses menerapkan sistem
informasi online ticketing dan juga gagal dalam menerapkan sistem kendali
operasi terpadu (Integrated Operasional Control System/IOCS).
Gambar 4. Logo PT Garuda Indonesia (Persero), Tbk
PT Garuda Indonesia (Persero), Tbk adalah perusahaan yang bergerak
dibidang transportasi udara komersial untuk penumpang yang menangani rute
penerbangan nasional dan internasional. PT Garuda Indonesia (Persero), Tbk
menerbangkan armadanya ke 31 tujuan domestik dan 19 tujuan internasional,
memiliki 49 branch office dengan total sekitar 5500 karyawan. PT Garuda
Indonesia (Persero), Tbk memiliki 3 SBU (citilink, kargo, GSM) dan 4 anak
perusahaan (aerowisata, asyst, GMF, abacus) yang saling berkoordinasi untuk
menigkatkan performansi perusahaan. PT Garuda Indonesia (Persero), Tbk juga
merupakan flag-carrier dari negara Indonesia.
Dengan sistem informasi online ticketing ini, konsumen dengan mudah
dapat memesan tiket melalui fasilitas internet, dan komunikasi internal dalam
perusahaan terjadi melalui fasilitas intranet dan ekstranet. Proses pemesanan tiket
dimulai dengan input data dari pengguna sistem, dalam hal ini konsumen. Data
ini masuk ke dalam program pemesanan tiket yang telah didesain khusus oleh PT
Garuda Indonesia (Persero), Tbk melalui Internet Booking Payment (IBP) dan
Air Reservation Garuda Airlines (ARGA)). Hasil akhir dari IBP dan AGRA
adalah selembar tiket pesawat, melalui booking code yang siap dipakai terbang
menuju tujuan. Dalam melakukan konversi perubahan aplikasi dengan online
ticketing ini, PT Garuda Indonesia (Persero), Tbk serta merta melibatkan
karyawannya dalam perencanaan strategi perubahan. Namun karena banyaknya
kantor cabang yang dimiliki oleh PT Garuda Indonesia (Persero), Tbk sebelum
penggunaan aplikasi ini, PT Garuda Indonesia (Persero), Tbk melakukan
program pelatihan agar tujuan perusahaan dalam perubahan ini dapat tercapai.
Kesuksesan penggunaan aplikasi ini tentunya telah membawa PT Garuda
Indonesia (Persero), Tbk menjadi perusahaan penerbangan terbesar di Indonesia
dengan capaian laba sebesar Rp1 triliun pada tahun 2009.
Sistem kendali operasi terpadu (Integrated Operasional Control
System/IOCS) merupakan sistem informasi yang gagal diterapkan oleh PT
Garuda Indonesia (Persero), Tbk. Sistem ini merupakan gabungan sistem yang
memantau pergerakan pesawat, penjadwalan awak kabin, dan manajemen
penumpang dengan investasi sebesar US$ 1.5 juta. Salah satu kondisi yang
terjadi pada saat kegagalan sistem informasi tersebut adalah jadwal kru pesawat
yang kacau, jadwal pilot yang bertabrakan, sampai-sampai ada pilot yang sedang
sakit mendapat jadwal menerbangkan pesawat. Salah satu spekulasi kegagalan
yang diprediksi adalah karena terjadi ketidak sinkronan data dalam migrasi dari
sistem lama ke sistem baru, sehingga mengakibatkan jadwal awak kabin menjadi
kacau. Selain itu juga dikarenakan operator hanya memasukkan data terbaru itu
ke sistem baru. Padahal, seharusnya data krusial itu dimasukkan ke dalam sistem
lama maupun ke IOCS. Kegagalan PT Garuda Indonesia (Persero), Tbk dalam
aplikasi sistem IOCS ini terletak pada kesalahan dari SDM yang menggunakan
aplikasi tersebut karena kurangnya pelatihan dan karena kegagalan dalam sistem
konversi data. Kegagalan yang dialami ini menimbulkan kerugian bagi PT
Garuda Indonesia (Persero), Tbk yang telah mengeluarkan uang 220 juta rupiah
untuk kompensasi kepada penumpang, nama baik Garuda tercoreng akibat
peristiwa ini, bertambahnya budget iklan permohonan maaf di media-media
nasional, dan lain-lain
2. Diskusikan bagaimana perubahan manajemen strategi dan taktik yang akan Anda
gunakan untuk memastikan transisi yang mulus, baik di perusahaan yang Anda
kenal atau yang Anda ketahui dari penelitian sebelumnya. Bagaimana Anda
mencapai keseimbangan yang baik antara konsekuensi positif dan negatif serta
keterlibatan dalam proses?
Jawaban:
Contoh perusahaan yang sukses dalam melakukan manajemen perubahan
dibidang implementasi teknologi informasi adalah PT Sinar Mas Argo Resources
and Technology, Tbk (PT SMART). PT SMART telah menerapkan Enterprise
Resources Planning (ERP) dengan menggunakan aplikasi SAP. Kemudahan
penggunaan dari SAP merupakan kelebihan dari SAP sehingga digemari oleh
banyak perusahaan. Kemudahan tersebut mencakup mulai dari pengelolaan order
dari pemasok, sampai proses transportasi produk ke konsumen.
Gambar 5. Logo PT SMART
PT Sinar Mas Agro Resources and Technology, Tbk (PT SMART)
merupakan salah satu perusahaan publik produk konsumen berbasis kelapa sawit
yang terintegrasi dan terbesar di Indonesia. Aktivitas utama PT SMART dimulai
dari penanaman dan pemanenan pohon sawit, pengolahan tandan buah segar
(TBS) menjadi minyak kelapa sawit (CPO) dan inti sawit (PK), serta pemrosesan
CPO menjadi produk industri dan konsumen seperti minyak goreng, margarin dan
shortening.
PT SMART merupakan salah satu anak perusahaan dari brand “Sinar
Mas”. Dalam melakukan setiap perubahan organisasi, PT SMART juga tidak
terlepas dari pengaruh anak perusahaan lain yang berada dalam brand “Sinar
Mas”. Perencanaan yang matang atas strategi perubahan merupakan hal utama
yang dijalankan oleh PT SMART. Tidak lupa pula PT SMART melibatkan
perwakilan setiap divisi dalam perencanaan strategi perubahan tersebut. Hal ini
dilakukan karena hal-hal yang lebih detail atas apa yang terjadi dan apa yang
dibutuhkan oleh setiap divisi, tentu adalah orang yang memang terlibat
didalamnya. Kemudahan yang diberikan oleh aplikasi SAP menjadikan cara
kombinasi perubahan yang sangat baik yang dilakukan oleh PT SMART. PT
SMART melakukan konversi aplikasi penggunaan SAP dengan menggunakan
metode konversi bertahap. Konversi bertahap ini baru selesaikan diterapkan pada
setiap divisi yang direncanakan oleh PT SMART pada tahun 1998.
Keberhasilan PT SMART hingga saat ini tentunya tidak terlepas dari
peranan penggunaan teknologi informasi. Tentunya terdapat banyak konsekuensi
atas penerapan teknologi informasi ini, baik konsekuensi positif maupun
konsekuensi negatif. Konsekuensi positif mengantarkan PT SMART hingga
menjadi perusahaan terbesar di Indonesia yang berbasis kelapa sawit, dengan nilai
penjualan sebesar Rp 20,3 triliun dan laba bersih sebesar Rp 1,3 triliun pada tahun
2010. Konsekuensi negatif dihadapi oleh PT SMART pada masa awal pembelian
aplikasi SAP yang tidak dapat dikatakan murah. Investasi yang besar telah
dikeluarkan oleh PT SMART untuk mencapai tujuan perusahaan. Namun, segala
konsekuensi yang dipilih oleh PT SMART kini telah membuahkan hasil.
BAB IV PENUTUP
4.1 Kesimpulan
1. Langkah-langkah yang dilakukan dalam siklus pengembangan sistem informasi
(information system development cycle) mencakup: 1) investigasi, 2) analisis, 3)
desain, 4) implementasi, dan 5) pemeliharaan.
2. Setiap perubahan dalam sebuah organisasi yang dilakukan oleh manjemen pasti
akan menimbulkan resistensi dari orang-orang yang mengalaminya. Oleh karena
itu, diperlukan suatu ilmu yang dapat mengatasi hal tersebut secara tepat,
misalnya dengan keterlibatan pemakai akhir (end user involvement) dalam
perubahan organisasi tersebut.
3. Apabila resistensi pegawai masih dirasakan dapat muncul, ada baiknya
perusahaan menggunakan pihak ketiga (outsourcing) untuk melakukan perubahan
yang mendasar terhadap aplikasi bisnis perusahan dan pengembangannya serta
untuk memberikan pelatihan kepada para pegawai agar dapat menggunakan
aplikasi tersebut agar dapat digunakan dengan baik.
4.2 Saran
1. Melibatkan sebanyak mungkin orang dalam melakukan perencanaan
bisnis/perencanaan teknologi informasi serta dalam pengembangan aplikasi.
2. Memilih metode konversi penerapan teknologi informasi/aplikasi e-business yang
tidak secara langsung. Metode konversi lain yang dapat dipilih antara lain metode
bertahap, metode percontohan, atau metode paralel. Hal ini dilakukan untuk
mengurangi retensi para pegawai karena shock atas adanya penerapan teknologi
informasi yang baru.
3. Menjalankan prinsip continuous learning agar seluruh pegawai selalu merasakan
kedinamisan dalam sebuah organisasi.
DAFTAR PUSTAKA
Anonim. 2008. Teori Manajemen Perubahan.
http://www.scribd/doc/57064675/MAKALAH-MANAJEMEN-
PERUBAHAN. [5 Maret 2012]
Anonim. 2009. Manajemen Perubahan Organisasi.
http://herwanparwiyanto.staff.uns.ac.id. [14 Maret 2012]
Anonim. 2009. Peranan TI Dalam Organisasi Perusahaan.
http://jane.blog.uns.ac.id/2009/11/17/peranan-it-dalam-organisasi-perusahaan.
[25 Februari 2012]
PT SMART. 2011. Annual Report PT SMART Tahun 2010. Jakarta.
http://www.smart-tbk.com
PT Garuda Indonesia (Persero), Tbk. 2011. Annual Report PT PT Garuda Indonesia
(Persero), Tbk tahun 2010. Jakarta. http://garuda-indonesia.com
O’Brien, J. A. 2005. Introduction to Information Systems. McGraw-Hill. Boston