1

22

LA IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS EN LOS PROCESOS DE AUDITORIA Y CONTROL:

LA DOCUMENTACIÓN COMO MEDIO Y NO COMO FIN

PONENCIA

César Ortega Zurita2014

coz2014

33

1 CONTEXTO2 EL SUBSISTEMA3 CONCEPTUALIZACION4 MODELO DE GESTION5 ACOMPAÑAMIENTO6 EVALUACION7 CORRECTIVOS8 PROPUESTA9 CUANTIFICACION10 MENSAJE

SUMARIO

44

1 CONTEXTO

SUMARIO

55

SISTEMA METROPOLITANO DE GESTION DOCUMENTAL Y ARCHIVOS SMGDA

• Gestión eficiente de los recursos materiales y humanos en los procesos archivísticos.

• Control de la organización documental.

• Implantación de un Sistema Institucional de Archivos que soporte la verificación del cumplimiento de la normativa general de la Institución en el ámbito archivístico.

OBJETIVOS

66

SISTEMA METROPOLITANO DE GESTION DOCUMENTAL Y ARCHIVOS SMGDA

77

2 EL SUBSISTEMA

SUMARIO

88

• Se desarrolla control sobre productos y/o servicios

• El control puede ser con relación al cumplimiento de la normativa especifica pertinente

• El control puede ser respecto del cumplimiento de las especificaciones técnicas pertinentes

• CUALQUIER SISTEMA, así sea malo, ES MEJOR QUE NINGUNO.

• El control de calidad es un sistema bastante completo de control

SUPUESTOS

CUMPLIMIENTO

99

CONTROL DE CALIDAD• Un sistema de calidad es un método

planificado y sistemático de medios y acciones, encaminados a asegurar suficiente confianza en que los productos o servicios, se ajusten a las especificaciones.

• En general, el sistema de calidad está condicionado por: – Organización con la que cuenta. – Tipo y naturaleza de productos y/o

servicios. – Recursos y Medios materiales y

humanos. – Exigencias de mercado y/o clientes.

Modelo de un sistema de gestión de calidad basado en los procesos. Figura tomada de la norma ISO 9000:2000

SUPUESTOS

1010

CONTROL DE CALIDAD

1111

SUBSISTEMA DE SEGUIMIENTO, MONITOREO Y EVALUACION

1212

3 CONCEPTUALIZACION

SUMARIO

1313

• TODO ESTA REGULADO• SOLO HAY QUE CUMPLIR

CON LA NORMA• EL CONTEXTO NO EXISTE• EL AUDITOR ES ENEMIGO• EL AUDITADO ES INEPTO• SE EVALUA SOBRE LO

EJECUTADO

• COMO AUDITAR ES OBJETIVO NO SE PUEDE PREVENIR

• EL INCUMPLIMIENTO ES SIGNO DE CORRUPCION

• SI NO HA CUMPLIDO ES PORQUE HAY ALGO OCULTO

CREENCIAS

1414

QUE ES?

• Mejora continua de procesos

• Mejora continua de servicios

• Se cumple o no con las políticas y/o requisitos establecidos

• Constatar beneficio al satisfacer necesidades

• Herramienta gerencial para la toma de decisiones

• Herramienta para elaboración de TDR´s contractuales

• Gestión del conocimiento

EL CONTROL

1515

• Aporta una visión integral e instrumental a la gestión de la información.

• Proporciona las claves para entender qué información es vital para una organización y por qué,

• La evalúa, la mide y determinala información crítica.

• Establece los contenidos queaportan valor a la institución y aquellos específicos para colectivosde usuarios y/o clientes, sobre la base de un análisis organizativo

AUDITORIA DOCUMENTAL

1616

• Ayudará a identificar posibles ineficiencias, y anticipar soluciones relacionadas con políticas, funciones, métodos, procesos y tareas de áreas diversas de la institución.

• En definitiva, evaluar de forma regulada para mejorar cada vez más la calidad de los procedimientos en general y especialmente los procedimientos documentales

AUDITORIA DOCUMENTAL

1717

4 MODELO DE GESTION

SUMARIO

1818

Contribuir con el mejoramiento de la función archivística de la ciudad y del país

Posicionar a la auditoría documental como una herramienta gerencial para la eficaz y eficiente organización de la documentación de la administración pública o privada.

NUESTRO PROPOSITO

1919

• HOJA DE RUTA• CRONOGRAMA• FUNCIONES• DESIGNACIONES• CHECK LIST

PARAMETROS DE CONTROL

• DEFINICION DE VARIABLES DE CALIFICACION

• ALCANCE• ROLES• RESPONSABILIDADES

2020

MODELO

2121

5 ACOMPAÑAMIENTO

SUMARIO

2222

A Planificación, la FORMULACION documental de los procedimientos, la programación de mediciones y ensayos a partir de los planos y normas de ensayo, la elección del personal auditor, periodicidad (mensual, anual,...). En ocasiones es conveniente asignar una única persona para planificar y dirigir la realización de todas las auditorías, es decir, nombrar un líder que reúna características idóneas en cuanto a formación y carácter, para la realización de esta tarea.

PROCEDIMIENTO

2323

B Realización de auditorías según procedimiento y plan definidos. • Es conveniente que el personal que va a ser auditado conozca con antelación tal

hecho, posiblemente, al recibir los responsables esta comunicación, tratarán de inculcar en sus subordinados la necesidad de que todo esté "en perfecto estado" se motiven y apoyen.

• Desde el punto de vista práctico, la realización de auditorías debe ser sistemática, • Los documentos que recojan los resultados de las

auditorías, es decir, respuestas, comprobaciones,

resultados de medidas y ensayos, etc.,

han de estar consensuados entre auditor y auditado,

de tal forma que recojan la conformidad de ambos,

evitándose discusiones inútiles. • Se trata de auditar la efectividad del sistema, tanto

a través del propio sistema y su grado de cumplimiento.

PROCEDIMIENTO

2424

C Verificación documental y registral • Preparar un informe de trabajo en el que

se recojan todas las transacciones sobre la trazabilidad del expediente,

• Comprobará si ha sido registrado y seguido el trámite correspondiente.

• Analizará los criterios seguidos para su contabilización, análisis técnico y las respectivas autorizaciones que requiera el proceso.

PROCEDIMIENTO

2525

CALCULO PORCENTUAL DE AVANCE COACTIVAS SM ADM GRAL

PROY MEDIDOETAPA ITEM %

A PROPUESTA 10 8,5 2 2,8

1 A1 Socialización de lineamientos políticos y técnicos para la organización de los archivos y la gestión documental 1 0,6 0 0,8

2 A2 Diagnóstico situacional (personal de archivo, fondos documentales, equipamiento, mobiliario) 1 0,5 1 1

3 A3 Presentación de informe de situación 2 2

4 A4

Desarrollo de propuesta de organización y modernización de la Unidad de Gestión Documental y Archivo (Recurso Humano, organización y administración, procesos documentales, infraestructura, equipamiento, servicios). Establecer acciones emergentes de mediano y largo plazo

2 2 1 1

5 A5Diseño de la propuesta de mejoramiento de Infraestructura y espacio físico para las instalaciones de la Unidad de Gestión Documental y Archivo.

1 1

6 A6 Adecuación de espacios físicos con equipamiento técnico y tecnológico y mobiliario en base a la propuesta establecida 2 1,9

7 A7Desarrollo de perfiles profesionales y cuadro de requerimiento del personal que debería integrarse la equipo de trabajo de la UGDA de la dependencia. 1 0,5

B CONTRATACION 5 5 0 08 Asignación de recursos humanos en caso de ser necesario 3 3

9Capacitación del personal técnico para instruir en manejo integral de documentos y archivos, según la normativa técnica establecida para el efecto.

2 2

C INVENTARIOS 20 11 0 010 Elaboración de plan operativo anual y presupuestario del

Archivo . 5 0

11 Identificación de series y procesos documentales con cada una de las unidades técnicas de la dependencia 5 3

12 Identificación de áreas de gestión documental y archivo del sistema interno y designación de responsables 5 5

13Instalación del GESTOR DOCUMENTAL (Sistema de trámites) e implementación para todo el personal que gestiona trámites en la dependencia

5 3

D NORMATIVA 20 0 0 0

14Establecimiento de un manual de procedimiento de gestión documental que guie el uso del sistema de trámites y el proceso de archivo. (Manuel, instructivos, formatos)

10

15Implantación de la normativa establecida (Analisis documental, identificación, descripción, inventario, valoración, transferencia, almacenamiento y habilitación, servicios)

10

E OPERACIÓN 20 0 0 0

16Inventario y transferencia documental desde las oficinas o archivos de Gestión a la Unidad de gestión Documental y Archivo Central de la dependencia

10

17Ordenamiento de los documentos de la UGDA según criterio definido por la Dirección Metropolitana de Gestión Documental y Archivos

5

18 Inventario y transferencia documental desde la UGDA de la dependencia al Archivo Intermedio del MDMQ 5

F SISTEMA 10 0 0 019 Implantación progresiva del sistema automatizado de

archivo 1

20 Limpieza y fumigación del fondo documental 1

21Plan de mejoramiento de servicios de documentación, información, diseminación selectiva de la información y aseguramiento (atención presencial y virtual)

2

22 Plan de comunicación y difusión cultural (Publicaciones -Guía de servicios del Archivo) 2

23 Procesamiento sistematico de series según jerarquización 2

24 Reportes referativos 2 G INFORME 15 0 0 0

25 Documento de visionamiento 426 Semanal de avance 327 Mensual de avance 428 Informe de Proyecto 4

total 100 24,5 2 2,8

.

2626

6 EVALUACION

SUMARIO

2727

• Si existe como tal en la dependencia hacia el publico. • En caso de no existir, se evaluarán las necesidades

informativas de la institución y la relación de los miembros de ésta con la información (dificultades, prácticas habituales, nivel de formalización de las mismas…).

• Análisis de los recursos informativos disponibles y su uso dentro de la institución.

• Análisis del ciclo informativo y su relación con la cultura de la institución.

• Estudio y mapeado de los flujos de trabajo.• Estudios de usuarios.• Encuestas de satisfacción.

EVALUACIÓN DEL SERVICIO DE INFORMACIÓN

2828

Evaluación de los resultados de la auditoría.

Los cuadros de puntuación sirve, aunque solo sea comparativamente, para medir la evolución, tanto de la implementación y aplicación del sistema, como de la calidad del producto.

Lo que se pretende es la obtención de una valoración totalmente objetiva por lo que el sistema de valoración ha de ser consensuado, y además, experimentado durante cierto tiempo, para poder fijar las señales de alerta, índices de ponderación, etc.

PROCEDIMIENTO

2929

Consiste en la comprobación de que los documentos recogidos en el Manual de Calidad y Manual de Procedimientos Documentales están debidamente cumplidos y archivados por las personas o estamentos responsables.

La constancia documental es necesaria para la comprobación de la bondad del sistema.

En la mayoría de las ocasiones, el sistema falla porque los documentos que figuran como soporte del mismo no están bien diseñados, son engorrosos, o difícilmente comprensibles para quien los tiene que cumplimentar o la información que pretenden recoger es escasa o superflua.

La codificación y estandarización de los defectos o errores a través de un número y la indicación, sobre un croquis, de la ubicación del defecto.

Con estas simples observaciones se descubrió al cabo de pocos días, menos de 15 días, que el 80 % de los defectos correspondían a la falta de cuidado en la manipulación.

AUDITORÍA DEL SISTEMA DOCUMENTAL

3030

7 CORRECTIVOS

SUMARIO

3131

• Redacción de informe y propuesta de medidas correctivas, con expresión del grado de gravedad y urgencia.

• Una vez valorada la auditoría y antes de la redacción del informe final y propuesta de las medidas correctivas, es conveniente la reunión con el director o responsable máximo afectado por la auditoría para que sea el primer informado y pueda incluso colaborar en la propuesta de medidas correctivas así como en la decisión sobre la urgencia de las mismas, que lo asuma como algo propio, entre otras cosas porque a veces, podrá ejercer más presión sobre la Gerencia que el propio auditado, sobretodo si alguna de las medidas propuestas corresponden o requieren inversiones.

EL INFORME

3232

BENEFICIOS

Las más importantes son:

Gestión más racional de recursos, con el consiguiente ahorro de costos.Identificación de amenazas, con la consiguiente facilidad para la reducción de riesgos.Aumento de la capacidad de respuesta por parte de la institución (la información pertinente llega a quien lo requiera).Manejo, control y uso más adecuado de la información en procesos clave del negocio.Conocimiento real de costos y efectividad de uso de la información.A largo plazo, mejora la gestión global de la institución, fortaleciendo su cultura interna de trabajo e incluso su imagen de marca (una institución que apuesta por la calidad a escala global es más atractiva y robusta en el mercado).

3333

IMPACTO

http://extrayendotransparencia.grupofaro.org/beneficios-transparenci/ 20140420

3434

MODELO

3535

8 PROPUESTA

SUMARIO

3636

MODELO

3737

• COMITÉ EVALUADOR• PLAN DE EVALUACION• PLAN DE ACCIONES CORRECTIVAS

PROPUESTAS DE SOLUCION

3838

.

COMITÉ EVALUADOR

3939

• CONTINUO• SISTEMATICO• PONDERABLE• EJECUTABLE• REALISTA• OBJETIVO

PLAN DE EVALUACION

4040

9 CUANTIFICACION

SUMARIO

4141

4242

PARAMETROS

VARIABLEPARAMETRO Vs C E =E/C =*100 =1- OBSERVACIONES

VALOR ESTANDARIZAD

O

VALOR DE CUMPLIMIENTO

VALOR DE ERRORES

COEFICIENTE DE ERROR

INDICE DE ACIERTO

GRADO DE EXITO

FORMULACION

• = 1- • = 1- (E/C * 100)

CUANTIFICACION

• COEFICIENTE DE ERROR O INCUMPLIMIENTO

=E/C =E/C• INDICE DE ACIERTO O CUMPLIMIENTO

=*100• GRADO DE EXITO

=1-

4343

VARIABLEVs C E =E/C =1- =100* OBSERVACIONES

PARAMETRO

VALOR

ESTANDARIZADO

VALOR DE CUMPLIMIENT

O

VALOR DE INCUMPLIMIE

NTO

COEFICIENTE DE ERROR O

INCUMPLIMIENTO

COEFICIENTE DE ACIERTO GRADO DE ÉXITO

1 REGISTRO DE INVENTARIO 100/d 80 5 0,0625 0,9375 93,75 2 FOLIADO 1500/d 800 1 0,00125 0,99875 99,88 3 ELABORACION DE OFICIOS 15min 20 5 0,25 0,75 75,00 4 MANUAL DE PROCESOS 100 20 0 0 1 100,00

5DOCUMENTO DE VISIONAMIENTO Y ALCANCE

1 1 1 1 0 0,00

6DOCUMENTO DE VISIONAMIENTO Y ALCANCE digitado

100 3 0,03 0,97 97,00 hojas con errores

7DOCUMENTO DE VISIONAMIENTO Y ALCANCE estructura legal

30 5 0,166666667 0,83333333 83,33 articulos con errores

8 PAGINA WEB actualizacion 8 30 10 0,333333333 0,66666667 66,67 articulos actualizados

9 V SEMINARIO INTERNACIONAL certificados 400 350 50 0,142857143 0,85714286 85,71 cumplen con el 80% de

asistencia

10 CATALO DE TRAMITES validados por dependencia 12 12 1 0 0,00

11 #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0!

12 #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0!

13 #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0!

14 #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0!

15 #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0!

16 #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0!

17 #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0!

18 #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0!

19 #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0!

EJERCICIOS

4444

10 MENSAJE

SUMARIO

4545

"Hay cinco cosas en la vida que no se puede recuperar: 1.Una piedra ... después de que se lanza… 2.Una palabra ... después de que se dice… 3.Una ocasión ... después de que se ha perdido… 4.El tiempo ... después de que se ha ido... 5.Una persona ... después de su muerte…”

•La vida es corta... Ama de verdad… •Ríe incontrolablemente.. y nunca lamentes nada de lo que te hizo sonreír, •Disfruta de la vida..!!!!

MENSAJE

4646

GRACIAS por su atención!!!

cortega_c@yahoo.es0997 412 752

Quito - Ecuador

4747

4848

4949

• Laura Novelle Auditoría documental en la empresa: apuesta ganadora JUL 2013

• Auditorías de Calidad en http://www.mgar.net/soc/isoaud.htm 20140401 10h30

• Control de Calidad http://www.monografias.com/trabajos52/control-calidad/control-calidad.shtml#ixzz2yxwkvUzF

BIBLIOGRAFIA

5050

Título diapositivaEJERCICIOS

5151

• Auditoría del sistema documental:Esta auditoría consiste en la comprobación de que los documentos recogidos en el Manual de Calidad, están debidamente cumplimentados y archivados por las personas o estamentos responsables. La constancia documental es necesaria para la comprobación de la bondad del sistema. En la mayoría de las ocasiones, el sistema de calidad falla porque los documentos que figuran como soporte del mismo no están bien diseñados, son engorrosos, o difícilmente comprensibles para quien los tiene que cumplimentar o la información que pretenden recoger es escasa o superflua. Mi experiencia personal me ha demostrado que si pretendemos implantar un sistema de calidad es bueno tomar como base del mismo, los documentos que existan con algunas ligeras modificaciones puesto que es más fácil asumir por parte de quien tiene que utilizarlo, una modificación dentro de un impreso existente, que un nuevo impreso totalmente desconocido. Auditando la cadena de montaje de una empresa observé que los defectos que se detectaban se describían literalmente, y cada inspector utilizaba una descripción distinta para el mismo defecto : "desconchado", "saltada pintura", "rozado", etc., por lo que propuse la codificación de los defectos a través de un número y la indicación, sobre un croquis, de la ubicación del defecto. Con estas simples modificaciones se descubrió al cabo de menos de 15 días que el 80 % de los defectos correspondían a la falta de cuidado en la manipulación de la carcasa antes de iniciar su montaje, cuando se depositaba sobre el camino de rodillos.

• Un buen auditor debe reconocer no solo la falta de algún documento con información necesaria, sino también detectar en los existentes los defectos que pueden restarle utilidad. Esta auditoría, una vez implementado el sistema de calidad, se realizará periódicamente de forma rutinaria, debiéndose comprobar lo siguiente:

• Todos los documentos están debidamente archivados en el lugar que les corresponde.

• Todos los documentos archivados están debidamente cumplimentados y firmados por los responsables que en cada caso correspondan.

• La valoración puede hacerse por puntos de demérito. Cada estamento dispondrá de tantos puntos como documentos tenga que archivar más las cumplimentaciones que en los mismos tenga que realizar. A este total se le restarán tantos puntos como documentos tenga sin archivar, indebidamente archivados, o no cumplimentados adecuadamente. La valoración alcanzada, así como la fijación de los mínimos objetivos a conseguir, será responsabilidad de la Gerencia quien además comunicará a cada estamento la puntuación alcanzada en cada auditoría.