VALor en GAlicia: Análisis y Gestión del Valor Índice Presentación………………………………………………………………………………............................................……............... 1

1. Introducción...................................…………………………………………...........................................… ….……............. 3

2. Beneficios de la aplicación en empresas............................….…………….……………………………………………............. 5

3. Planificación y Recursos …………………………………………………….................................................................…....... 8

4. Metodología de AV………………………………………….........................................................................… ….….......…..10

5. Caso Práctico….…………….………….…………………….........................................................................……................36

6. Glosario …………………………………………………........................................................................................…….......45

7. Lista de Chequeo ………………………………………….............................................................................………….......48

8. Información de interés...................................…………………………………………...............................…………....…....57

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El Instituto Tecnológico de Galicia, fundación privada sin ánimo de lucro, declarada de interés gallego por la Xunta de Galicia, tiene como objeto fundacional contribuir eficazmente a la innovación, el progreso tecnológico y la competitividad de las pequeñas y medianas empresas de Galicia a través de todas sus manifestaciones y actividades. En el marco del Plan de Consolidación y Competitividad de la Pyme 2000-2006 (Plan Pyme), promovido por la D.G. de la Pyme del Ministerio de Industria, Turismo y Comercio y gestionado en Galicia por el Instituto Gallego de Promoción Económica IGAPE, el Instituto Tecnológico de Galicia desarrolló el proyecto VALGA VALor en GAlicia, orientado a promover la Innovación en las pymes de la Comunidad Autónoma de Galicia mediante la integración de metodologías avanzadas de gestión:

La Metodología de Análisis y Gestión del Valor

La Metodología Seis Sigma de mejora de procesos El proyecto pretendía el incremento de la competitividad de las pymes participantes mediante:

• El fomento de la innovación y la creatividad • La mejora de productos, procesos y servicios

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• La eliminación del despilfarro y la reducción de costes • El fomento del trabajo en equipo y la mejora de la comunicación interdepartamental • La optimización de los procesos de gestión • El incremento de la satisfacción del cliente

Se llevaron a cabo acciones de integración de la Metodología de Análisis y Gestión del Valor en 10 pequeñas y medianas empresas de diferentes sectores de actividad de la Comunidad Autónoma de Galicia. En este marco, y como uno de los productos resultantes del proyecto, sale a la luz el presente Manual de Mejores Prácticas basado en el aprendizaje y la experiencia obtenida tras la aplicación de la Metodología de Análisis y Gestión del Valor en las pymes participantes, con el objetivo de potenciar su efecto multiplicador y con la vocación de máxima utilidad para personas y empresas que busquen la mejora continua de la gestión mediante la integración de metodologías avanzadas de gestión, el fomento del trabajo participativo y el aprovechamiento de las capacidades y conocimientos de los trabajadores.

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1. Introducción La Gestión del Valor es un estilo de gestión especialmente orientado a motivar a las personas, a desarrollar habilidades y a promover sinergias e innovación, con el propósito de maximizar los resultados globales de una organización. Actuando sobre cada producto, proceso y/o servicio de una empresa, podemos mejorar sus resultados globales e incrementar la competitividad de la misma. Para ello se utiliza la Metodología de Análisis del Valor (AV) como herramienta de mejora concreta y base para aplicar la Gestión del Valor a toda la organización. Aplicar la metodología del Análisis del Valor en una organización consiste en implantar un concepto de gestión que va más allá de la resolución diaria de problemas. Maximizar la relación existente entre la satisfacción de las necesidades de los clientes internos y/o externos, y el coste en el que la empresa incurre para satisfacer dichas necesidades, constituye el objetivo fundamental de este modelo de gestión, aplicable a cualquier tipo de entidad, independientemente de su actividad y tamaño. Una empresa puede ser competitiva siguiendo dos estrategias fundamentalmente: siendo líderes en diferenciación, ofreciendo un producto, proceso o servicio mejor que el de la competencia al mismo precio; o bien siendo líderes en costes, ofreciendo el mismo producto a menor precio en el mercado. En este sentido el valor es una medida de la competitividad, ya que relaciona la diferenciación (prestaciones) con el coste.

El valor mide la competitividad de las empresas

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El Análisis de Valor es una metodología creativa que fomenta la Innovación y se basa en un concepto de diseño funcional. Su objetivo es mejorar el valor de un producto, proceso y/o servicio, entendiendo como valor el cociente entre la contribución de las prestaciones o funciones del producto para satisfacer las necesidades de los clientes y el coste en el que se incurre para el cumplimento de dichas funciones.

En este sentido la metodología de AV considera el producto como un conjunto de funciones que, en definitiva, son la acción o efecto esperado por el usuario de dicho producto.

Aplicar el modelo de gestión del valor en una organización consiste en maximizar la relación existente entre la satisfacción de las necesidades de los clientes y el coste que ello supone.

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2. Beneficios de la Aplicación en empresas Las primeras aplicaciones de la metodología de Análisis del Valor se llevaron a cabo en grandes empresas que perseguían, sobre todo, una reducción de costes en los procesos de fabricación y/o gestión. Estas empresas suelen estar dotadas de una estructura organizativa sólida, compuesta por departamentos en los que trabajan varias personas y acostumbradas a trabajar en equipo. Cada vez son más las pymes quienes optan por la aplicación de esta herramienta como medio para la mejora continua e innovación, persiguiendo objetivos de reducción de costes o mejora de la calidad del producto, proceso y/ servicio analizado. Los principales beneficios de la aplicación de la metodología de Análisis del Valor en las empresas son los siguientes:

Mejora de productos, procesos o servicios: - Mejora de la calidad - Reducción de costes

Fomento de la Innovación y la creatividad Incremento de la competitividad Optimización de los procesos de gestión Fomento del trabajo en equipo y mejora de la comunicación interdepartamental Sistematización y Optimización de los procesos de diseño

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Por otra parte, a continuación se recogen los aspectos positivos, así como las principales dificultades que presenta la aplicación de la metodología de AV:

ASPECTOS POSITIVOS DIFICULTADESMetodología aplicable a cualquier organización, independientemente del sector de actividad y tamaño

Metodología aplicable a cualquier Objeto AV. Se puede aplicar para la mejora del valor de cualquier proceso, producto y/o servicio.

Implicación de la dirección y motivación del personal. Implicación del equipo directivo y transmisión y motivación a todo el personal.

Equipo de trabajo multidisciplinar. Promueve la comunicación entre personas de distintos departamentos.

Promueve el efecto sinergia y la creatividad. La

Disponibilidad del equipo de trabajo. No siempre es posible que asistan a las reuniones todos los miembros del equipo de trabajo puesto que en las pymes suelen estar centralizadas en pocas personas las labores de dirección.

Recopilación de la información relativa a costes. La empresa encuentra gran dificultad para recopilar información de costes, sobre todo en pymes que no suelen disponer de un sistema de contabilidad analítica.

Metodología conceptual. La metodología AV es una herramienta con una gran base conceptual (valor, necesidad, función) que el equipo de trabajo debe conocer

La Gestión del Valor establece las bases para una moderna y eficaz gestión empresarial: adaptación continua, trabajo en grupo, creatividad e innovación

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metodología AV se basa en el potencial creativo de las personas para obtener resultados espectaculares.

Obtención de resultados a corto plazo. Ya que de la aplicación de la metodología AV se obtienen actuaciones concretas a llevar a cabo.

previo a la aplicación. Se subsana con sesiones formativas.

De todo lo expuesto podemos concluir que:

La Gestión del Valor es un concepto de gestión que involucra a las personas, las motiva y fomenta el desarrollo de habilidades, promoviendo la sinergia y la innovación dentro de la organización.

La Gestión del Valor persigue maximizar la relación existente entre la satisfacción de las necesidades de los clientes internos y/o externos, y el coste en el que la empresa incurre para satisfacer dichas necesidades.

La metodología del Análisis del Valor es una metodología creativa que se basa en un concepto de diseño funcional cuyo objetivo es incrementar el valor de un producto, proceso y/o servicio.

El trabajo en equipo es fundamental para llevar a cabo un proyecto de Análisis del Valor, debiendo ser multidisciplinar y formado por mandos intermedios o directivos dentro de la organización.

Las herramientas utilizadas en el desarrollo de la metodología AV juegan un importante papel, no pudiendo llevarse a cabo sin conocer el uso adecuado de las mismas.

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3. Planificación y Recursos Como en cualquier actuación de mejora que se pretenda implantar en una empresa, es imprescindible contar con el apoyo de la dirección, que debe estar convencida de las ventajas de la aplicación de la metodología y así debe transmitirlo al resto de las personas, proporcionando los medios adecuados para su puesta en marcha. Para el desarrollo de las distintas fases de la metodología AV, expuestas anteriormente, se establece una sistemática de reuniones del equipo de trabajo en las que se toman decisiones por consenso. Normalmente son entre 7 y 10 reuniones dependiendo del alcance. En líneas generales se suelen convocar cada 2 semanas y con una duración aproximada de 2 ,5 horas. Por tanto son necesarios entre 3 y 5 meses para llevar a cabo un proyecto de AV. Para que las reuniones sean eficaces es necesario planificar con antelación los objetivos que se persiguen en cada una de ellas, para ello el coordinador enviará una convocatoria con antelación a todos los miembros del equipo de trabajo. Se debe garantizar la asistencia a las reuniones de todos los integrantes del equipo. Por otra parte, es conveniente plasmar en un acta todos los aspectos tratados y acuerdos alcanzados en las mismas. Como infraestructura necesaria se establece como mínimo el disponer de una sala de reuniones y un papelógrafo o pizarra.

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Para aplicar la metodología del Análisis de Valor es necesario formar un equipo de trabajo con las siguientes características:

Compuesto por entre 4 y 8 personas, mandos intermedios, creativos y con experiencia.

Multidisciplinar, formado por personas de distintos departamentos que estén de alguna forma involucrados en el Objeto AV seleccionado.

Formados previamente en la metodología de Análisis de Valor y conocedores del Objeto AV seleccionado.

Una de las personas del equipo de trabajo actuará como coordinador/moderador, cuyas funciones principales son:

Formar al resto de miembros del equipo de trabajo en la metodología del Análisis del Valor.

Coordinar las reuniones de trabajo, asegurando que las sesiones se llevan a cabo siguiendo la metodología AV.

Ser impulsor y motivador de los participantes.

Actuar como promotor del proceso de análisis.

Ser canal de información y comunicación entre el equipo y el resto de la empresa.

Dotar de la infraestructura necesaria para llevar a cabo las reuniones.

Convocar las reuniones con antelación y redactar un acta con los acuerdos alcanzados en cada una de las mismas, haciéndola llegar al resto de miembros del equipo de trabajo.

La figura del coordinador/moderador debe ser una persona perteneciente a la empresa o externa a ella,

conocedor de la metodología AV y con experiencia previa en la implantación.

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4. Metodología AV

Son tres los pilares básicos que constituyen la metodología del Análisis de Valor:

El concepto de valor que relaciona la satisfacción de las necesidades de los clientes mediante el cumplimiento de las funciones del producto, proceso y/o servicio con el coste en que se incurre para satisfacer dichas necesidades.

La metodología de trabajo que establece una sistemática perfectamente estructurada y que consta de seis fases. Unas primeras fases de definición y recogida de información, para realizar posteriormente el análisis, la fase de innovación y creatividad, la evaluación de las alternativas resultantes y la implantación de las mismas.

Como soporte de ambos pilares se encuentra la dinámica de trabajo en grupo.

No tiene sentido aplicar la metodología de Análisis de Valor de forma individual, haciéndose imprescindible la constitución de un equipo de trabajo multidisciplinar dentro de la organización, con la figura de un coordinador experto en la metodología. De esta forma se logra integrar distintos puntos de vista favoreciendo el efecto sinergia entre los miembros del grupo.

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Los objetivos de cada una de las fases de la metodología del Análisis de Valor son los siguientes:

FASES OBJETIVOS 1. Preparación / Orientación

- Definir el proyecto (Objeto de AV), su alcance y duración - Expresar los objetivos del proyecto, cuantificarlos y definir restricciones - Seleccionar el Equipo de Trabajo y responsable (coordinador) - Planificar el proyecto (nº de reuniones, duración, frecuencia)

2. Información

- Recopilar toda la información externa/interna relativa al Objeto de AV - Identificar y cuantificar las necesidades de los clientes del Objeto de AV

3. Análisis Funcional y de Costes

- Llevar a cabo el Análisis Funcional del Objeto de AV - Determinar la contribución de las funciones a la satisfacción de las necesidades de los clientes - Analizar los Costes de las funciones del Objeto AV - Calcular los índices de valor de las funciones - Determinar los equilibrios deseados

4. Innovación y Creatividad - Generar ideas para incrementar el valor y agruparlas en alternativas

5. Evaluación de alternativas - Examinar y evaluar las alternativas según el conjunto de criterios de decisión elegidos - Comparar bajo los mismos criterios las alternativas con la situación actual - Desarrollar las propuestas con carácter global (estudios, prototipos, pruebas, etc.) - Examinar la posibilidad de combinar diversos aspectos de las alternativas - Elegir la alternativa que va a ser desarrollada

6. Implantación y Seguimiento - Planificar la implantación de la alternativa propuesta fijando responsables y plazos

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La metodología de Análisis de Valor se aplica llevando a cabo seis fases de trabajo siguiendo una sistemática perfectamente estructurada. FASE I: PREPARACIÓN Y ORIENTACIÓN Tiene por objetivo la definición y puesta en marcha del proyecto, la planificación del mismo y la constitución del equipo de trabajo. Las actividades a desarrollar en esta fase son las siguientes: 1. Selección del Objeto AV y su alcance: Constituye la actividad inicial de cualquier proyecto de Análisis de Valor y tiene como objetivo fundamental definir el objeto del proyecto de AV, que podrá ser el diseño o la mejora de un producto, proceso y/o servicio (Objeto AV). Es también imprescindible acotar el proyecto, definiendo el alcance del mismo. Dado que el fin de la metodología AV es mejorar el Valor del Objeto AV, el enunciado del proyecto será: “Mejora del valor de …” o “Aplicación del Análisis del Valor a … “. Como criterios para la selección del Objeto AV se pueden considerar los siguientes:

Importancia económica o estratégica Facilidad para introducir cambios Disponibilidad de datos, facilidad para su recopilación Interés en su resolución compartido por varias áreas de la empresa, clientes o proveedores Ausencia de restricciones importantes

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2. Definición de Objetivos y Restricciones: Es importante que la empresa defina los objetivos que se plantea con la realización del proyecto (cuantificándolos en la medida de lo posible) y las restricciones si las hubiera. Como objetivos se pueden plantear la reducción de costes o el rediseño y ampliación de prestaciones, entre otros. 3. Selección del equipo de trabajo: Tal y como se ha comentado, la constitución de un equipo de trabajo es fundamental para llevar a cabo el Proyecto de AV. Será el responsable de la implantación de la metodología de AV y estará constituido por entre 4 y 8 personas, actuando una de ellas como coordinador. Este equipo de trabajo deberá estar compuesto por personas que pertenezcan a distintos departamentos dentro de la organización (multidisciplinar), de forma que en los miembros del equipo estén representadas todas las áreas o aspectos que confluyen en el Objeto AV seleccionado. 4. Planificación: La Planificación de la implantación de la metodología AV en la empresa debe contemplar los plazos para su desarrollo y la asignación de responsabilidades. Tras cada reunión se establecerá una planificación de tareas a realizar antes de la próxima reunión, fijando personas, responsables y fechas.

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FASE II: INFORMACIÓN Tiene por objetivo la definición de la información a recopilar y la identificación y ponderación de las necesidades de los clientes del Objeto AV definido en la fase anterior. 1. Identificación de la información a recopilar: El equipo de trabajo define la información interna y/o externa de la que es necesario disponer durante el transcurso del proyecto: Información técnica y económica acerca del producto: listado de componentes y costes, planos y datos técnicos,

procesos de fabricación, materiales y proveedores entre otros. Del mercado y la competencia: producto de la competencia, posición del producto respecto a la competencia, mercado

objetivo, necesidades de los clientes, exigencias en materia de calidad y medioambiente. Tecnología, Licencias y Patentes. Leyes, Normativas y exigencias de los clientes. Restricciones presupuestarias, de diseño, de fabricación o de cualquier otra índole.

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2. Planificación de la recogida de información: Independientemente de los datos que son necesarios recopilar relativos al Objeto AV, es imprescindible realizar una correcta planificación de su recogida. Durante el desarrollo del proyecto, el equipo de trabajo definirá los responsables y plazos para la recopilación de toda la información definida anteriormente, y cualquier otra que se considere de interés y surja en las diferentes reuniones de trabajo. 3. Determinación de los clientes y fuentes de información: El equipo de trabajo debe definir los clientes del Objeto AV seleccionado, ya sean internos o externos, debiendo asignar la importancia relativa que atribuye a cada uno de ellos, ya sea por nivel de facturación, importancia estratégica, o cualquier otro criterio que la dirección de la empresa considere oportuno. Una vez se han determinado los clientes, el equipo de trabajo debe definir qué Fuentes de Información (FI) se van a considerar para obtener información fiable acerca de las necesidades de los clientes, pudiendo ser fuentes internas, como el propio equipo de trabajo u otro personal de la empresa, o externas, como puede ser una muestra representativa de los clientes considerados o un sondeo de mercado. Las Fuentes de Información deben ser accesibles y fiables. Tras identificar las fuentes de información más fiables, es necesario determinar qué medios de recogida de información se van a utilizar, siendo habitual en este punto las entrevistas, encuestas o estudios previos realizados al respecto.

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Posteriormente es necesario determinar que importancia tiene cada una de las fuentes de información consideradas, es decir, cómo de fiable es cada una de ellas para captar las necesidades de los clientes, así como para valorar la importancia que los clientes atribuyen a cada una de las necesidades. Para ello se utiliza una herramienta propia de la metodología AV, la Matriz Clientes-Fuentes de Información que, partiendo de la importancia relativa de los clientes, determina la importancia relativa de cada una de las fuentes de información.

F. I. Fl1 Fl2 Fl3 …. …. …. FIj % Imp. Clientes

Clientes

C1 (2)

(3)

(1)

C2

Ci

Importancia F.I. (Σ3) % Imp. F.I. 100 %

(1) Importancia de los Clientes (2) Fiabilidad de cada Fuente de Información para conocer las necesidades de cada Cliente (3) Resultado de (1) x (2)

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4. Identificación y ponderación de las necesidades de los clientes: De las fuentes de información, y a través de los medios de recogida definidos, se determinan las necesidades que los clientes tienen respecto al Objeto AV seleccionado, así como la importancia relativa que atribuyen a cada una de las necesidades según las distintas FI consideradas. Utilizando la Matriz Fuentes de Información - Necesidades, se obtiene la importancia relativa que los clientes atribuyen a cada necesidad partiendo de la importancia relativa de cada FI considerada, que a su vez ha partido de la importancia de los clientes dada por la empresa.

Necesidades N1 N2 N3 …. …. …. Nk % Imp. F.I.

F. I.

Fl1 (2)

(3)

(1)

Fl2 FIj

Imp. Necesidades Σ(3) % Imp. Necesidades 100 %

(1) Importancia o fiabilidad de las Fuentes de Información (2) Importancia que cada Fuente de Información asigna a cada Necesidad (en %) (3) Resultado de (1) x (2)

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FASE III: ANÁLISIS FUNCIONAL Y DE COSTES Tiene por objetivo realizar el Análisis Funcional y de Costes del Objeto AV. Ésta es una de las fases más complejas y determinantes de la metodología y se basa en una premisa fundamental: “ es necesario pensar en funciones” y no en el producto, proceso y/o servicio que constituye nuestro Objeto AV. Las necesidades son requerimientos de los clientes o usuarios y las funciones son características del producto que contribuyen a satisfacer dichas necesidades. 1. Identificación y ponderación de las funciones del Objeto AV: Para llevar a cabo el Análisis Funcional, se consideran las funciones relativas al usuario que describen lo que el Objeto AV hace o tiene que hacer para satisfacer las necesidades de los clientes durante su ciclo de vida. Aunque pensar en funciones no es fácil, se recomienda hacerse unas preguntas tales como, ¿qué hace? y ¿para que sirve el objeto AV?, y no ¿cómo lo hace?.

Es necesario pensar en funciones, ¿qué hace? y ¿para que sirve el Objeto AV?,

y NO pensar en ¿cómo lo hace?

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Expresión de las Funciones: deben expresarse cuidadosamente, evitando que la definición sugiera posibles soluciones. Las funciones se describen normalmente con un VERBO (en infinitivo) + COMPLEMENTO, por ejemplo, PROPORCIONAR LUZ (en el caso de una lámpara) o PROVOCAR COMBUSTIÓN (en el caso de un encendedor).

Clasificación de Funciones: existen distintas formas de clasificar las funciones atendiendo a diversos criterios, siendo

importante desde el punto de vista de la metodología AV diferenciar las funciones relativas al usuario (FRU), definidas como la acción esperada de un producto, o realizada por él, para satisfacer una parte de las necesidades de un usuario; y las funciones relativas al producto (FRP), que representan las acciones o interacciones de los elementos del producto con el fin de asegurar las funciones relativas al usuario. Por ejemplo, para un automóvil, la función tener frenos ABS sería una función relativa la producto, que aporta una solución previamente establecida con objeto de satisfacer la necesidad de seguridad por parte del usuario. Las funciones relativas al usuario son las únicas que se analizan en esta fase de la metodología AV. Las FRP se determinan en la fase de innovación. Por otra parte, las FRU se clasifican en funciones de uso y de estima, según el concepto de necesidad al que hagan referencia:

Funciones de uso Funciones de Estima

La seguridad La ergonomía La duración El mantenimiento La disponibilidad La comodidad

La imagen de marca La moda El confort La estética La originalidad La elegancia

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Identificación de Funciones: el equipo de trabajo, a partir del conocimiento de las necesidades de los clientes, procede a identificar las funciones del Objeto AV. Para ello se pueden utilizar diversas técnicas de forma progresiva:

1. Investigación intuitiva: La experiencia demuestra que la investigación intuitiva, llevada a cabo por un grupo de trabajo experto y sobre la base de las necesidades explícitas de los clientes, permite identificar casi la mitad de las funciones. 2. Análisis de secuencias: Este análisis de origen norteamericano se denomina método SAFE (Sequential Análisis of Functional Elements) y consiste en el estudio de las secuencias de utilización de un producto y en la identificación de las funciones que se atribuyen a cada una de ellas. 3. Análisis de Movimientos y Esfuerzos: El análisis de las secuencias de utilización de un producto nos lleva a una prolongación lógica que es un análisis de los movimientos e interrelación usuario-producto. 4. Análisis del entorno: Este enfoque del problema completa a los precedentes al descubrir funciones relacionadas con el entorno del producto en sus condiciones de utilización. 5. Análisis de un producto tipo: Cuando se trata de un nuevo producto, se considera que el producto tipo pertenece a la misma familia que el sometido a estudio. En el caso del análisis realizado a un producto existente, con objeto de mejorarlo o reducir sus costes de producción, el producto tipo es entonces el mismo producto que se quiere examinar.

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6. Análisis de la legislación y normativa: Se trata de recoger las normas vigentes que tengan una relación directa con el producto, así como los requisitos específicos del sector al que se dirigen o de algún cliente concreto. Aunque en estos casos, estos requisitos pueden considerarse como restricciones del proyecto en vez de funciones.

Caracterización de Funciones: una vez identificadas las funciones de forma cualitativa, es necesario cuantificar los

resultados esperados de cada una de ellas. Para ello se caracterizan mediante:

Criterio de evaluación: definido como normas, parámetros, atributos o características, y su correspondiente medida.

Nivel objetivo: qué nivel de criterio de evaluación se desea alcanzar. Tolerancia: flexibilidad, que permita modificar el nivel deseado en unos límites aceptados por los clientes.

Por ejemplo, para la función resistir bajas temperaturas en el caso de una mezcla de anticongelante, se establece un criterio de temperatura en ºC, con un nivel objetivo de -20ºC y una tolerancia de +-2ºC.

El Objeto AV se descompone en funciones que debe cumplir para satisfacer las necesidades de los clientes

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Ponderación de Funciones: una vez identificadas todas las funciones del Objeto AV, el equipo de trabajo procede a determinar la contribución de las mismas para la satisfacción de las necesidades de los clientes. Para ello se utiliza la Matriz Necesidades-Funciones que, partiendo de la importancia relativa de las necesidades, determina la importancia relativa de cada una de las funciones para satisfacer dichas necesidades.

Funciones

F1 F2 F3 …. …. …. Fm % Importancia Necesidades Necesidad

N1 (2)

(3)

(1)

N2 Nk

Imp. Funciones (VTF) Σ(3)

% Importancia Funciones (VTRF)

100 %

(1) Importancia o fiabilidad de las Necesidades (2) Grado en que cada Función satisface cada Necesidad (0-5) (3) Resultado de (1) x (2)

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2. Análisis de costes y cálculo de los índices de valor:

Una vez calculada la importancia o contribución de cada una de las funciones para satisfacer las necesidades de los clientes, se procede a realizar un análisis de costes de las mismas. Si el Objeto AV es un proceso o servicio, se procede a realizar un análisis de costes y a calcular los índices de valor de las funciones. Es decir, se calculan los costes que supone para la empresa la realización de cada una de las funciones consideradas y se calculan los índices de valor de cada una de las funciones, comparando la contribución de las funciones a la satisfacción de las necesidades con el coste de obtenerlas (tiempo o gasto), aplicando la siguiente relación matemática: Si el Objeto AV es un producto, se procede a identificar los componentes del mismo para facilitar el análisis de costes, calculando posteriormente los índices de valor de los componentes. Dada la dificultad que entraña conocer los costes de las funciones en este caso, se plantea la necesidad de determinar la contribución de los componentes del producto al cumplimiento de las funciones con objeto de satisfacer las necesidades de los clientes.

ÍNDICE DE VALOR funcional =% Importancia Funcional / % Importancia en costes

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Para ello se utiliza la Matriz Funciones-Componentes que, partiendo de la importancia relativa de las funciones, determina la importancia relativa de cada uno de los componentes para el cumplimiento de las funciones con objeto de satisfacer las necesidades de los clientes.

Componentes C1 C2 C3 …. …. …. Cn

% Importancia Funciones Funciones

F1 (2)

(3)

(1)

F2 Fm

Importancia Componentes (VTC)

Σ(3)

% Importancia Componentes (VTRC)

100 %

(1) Importancia de las Funciones (2) Grado en que cada Componente contribuye al cumplimiento de la Función (0-5) (3) Resultado de (1) x (2)

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Posteriormente se calculan los índices de valor comparando la contribución de los componentes para el cumplimiento de las funciones con el coste de cada uno de ellos, aplicando la siguiente relación matemática:

3. Interpretación de los índices de valor: Una vez se han calculado los índices de valor de las funciones o componentes, según sea el caso, se procede a analizar los resultados obtenidos, pudiéndose presentar tres casos: Índice de Valor > 1, la contribución de la función o componente a la satisfacción de las necesidades de los clientes es

superior al porcentaje de coste en el que se incurre para dar esa función. Índice de Valor = 1, la contribución de la función o componente a la satisfacción de las necesidades de los clientes es

similar al porcentaje de coste en el que se incurre para dar esa función. Índice de Valor < 1, la contribución de la función o componente a la satisfacción de las necesidades de los clientes es

inferior al porcentaje de coste en el que se incurre para dar esa función.

ÍNDICE DE VALOR componente =% Importancia Funcional del Componente / % Importancia en costes

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Teniendo en cuenta que los índices de valor resultan de la división o cociente de datos porcentuales, el valor óptimo de los mismos es próximo a la unidad, ya que en este caso se equilibra la contribución de la función o componente a la satisfacción de las necesidades de los clientes con el coste en el que se incurre para dar esa función. En base a los objetivos iniciales del proyecto y a la interpretación de los índices de valor obtenidos, se selecciona el criterio de partida para proceder a la fase de generación de ideas, en líneas generales:

Si el objetivo principal del proyecto es reducir costes, centraremos el estudio en aquellas funciones o componentes que presentan mayor desequilibrio, y de éstas en aquellas que representan mayor porcentaje de coste (IV<<1).

Si el objetivo principal del proyecto es mejorar las prestaciones del Objeto AV, centraremos el estudio en aquellas

funciones o componentes que presentan mayor desequilibrio, y de éstas en aquellas que representan mayor importancia funcional (IV>>1), aunque nunca debe desdeñarse una eventual mejora del coste.

Los índices de valor son la expresión numérica que mide la contribución de las funciones para satisfacer las necesidades de los clientes frente al coste en el que la empresa incurre para dar esas funciones para satisfacer las necesidades de los clientes frente al coste en el que la empresa incurre para dar esas funciones.

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Dado que un Objeto AV se compone de distintas funciones o componentes, con este análisis se consigue concentrar esfuerzos de mejora en aquellos que presentan mayor desequilibrio. Si el proyecto inicial se basa en el diseño o rediseño de un nuevo producto, proceso y/o servicio, lo que se denomina ingeniería del valor, una vez que se ha calculado la importancia de las funciones para satisfacer las necesidades de los clientes, deberemos ajustar los costes de cada una de ellas porcentualmente al valor obtenido de la importancia de cada función, con objeto de lograr que el índice de valor se aproxime a la unidad.

Debemos lograr que los índices de valor se aproximen a la unidad, ya que se pretende conseguir el equilibrio entre la satisfacción de las necesidades y el coste en que se incurre para satisfacerlas.

El coste objetivo de las funciones, en el diseño o rediseño de un Objeto AV, es aquel que debemos asignar a cada función con objeto de aproximar los índices de valor a la unidad.

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FASE IV: INNOVACIÓN Y CREATIVIDAD Tiene por objetivo buscar ideas y soluciones alternativas con la finalidad de mejorar el valor del Objeto AV en estudio. 1. Generación de ideas:

Una vez se han establecido los criterios para generar nuevas ideas en base a los índices de valor obtenidos, se procede a aplicar técnicas de creatividad grupal con objeto de generar ideas dirigidas a resolver el problema planteado. El concepto de creatividad se basa en las siguientes premisas:

Todos somos creativos en mayor o menor medida. Nuestro potencial creativo no es aprovechado y existen métodos para estimularlo. La realidad es modificable y ofrece multitud de oportunidades para ello.

Es útil en estos casos aplicar la técnica del brainstorming, aunque existen numerosas técnicas de creatividad de muy diverso uso (sinéctica, trituración, análisis morfológico y seis sombreros para pensar, entre otras).

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En esta fase de la metodología, es importante que el equipo de trabajo no descarte ninguna posible solución y que, mediante las técnicas adecuadas, aproveche el efecto de sinergia que se genera al trabajar en equipo. La experiencia demuestra que incluso aquellos equipos que no han tenido experiencia previa en técnicas de creatividad grupal, son capaces de generar un gran número de ideas para mejorar el Objeto AV en estudio. 2. Agrupación de ideas en alternativas: En general, el gran número de ideas generadas hace necesario realizar un análisis que permita identificar y eliminar aquellas que resulten inviables o que no puedan llevarse a cabo por las restricciones del proyecto. El resto de ideas se agrupan en distintas alternativas de actuación.

Aplicando técnicas de creatividad grupal, el equipo de trabajo es capaz de generar multitud de ideas para mejorar el Valor del Objeto AV en estudio.

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BRAINSTORMING Se trata de un método de aplicación universal para generar muchas ideas conducentes a resolver un problema utilizando el poder sinérgico del grupo. El método consiste en la práctica de una técnica de reunión mediante la cual, un grupo de personas intenta hallar una solución a un problema específico recogiendo todas las ideas aportadas espontáneamente por sus miembros. Una reunión cualquiera no es una sesión de “brainstorming” a no ser que existan una serie de reglas específicas que requieren la separación de las fases de generación de ideas y de las fases de evaluación de las mismas. Estas fases son las siguientes: 1. Recordar a todos los participantes las reglas que hay que respetar:

- Avisar con antelación a la reunión el tema a tratar, con objeto de que los participantes puedan traer sus primeras ideas incluso por escrito.

- Todas las ideas son buenas, incluso las más extrañas. - Producir el máximo de ideas. - Utilizar las ideas de los demás para generar nuevas ideas. - No se admite crítica alguna o comentario inhibidor. Cualesquiera que sea la forma que tomen, en la etapa de creación. - Cuantas más ideas se generen más buenas aparecerán. - Tratar de relajarse y dejar que las ideas acudan por sí mismas.

2. Explicar y escribir el problema a resolver. 3. Realizar una sesión de precalentamiento como introducción a la generación de ideas propiamente dicha. 4. Etapa de creación de ideas. 5. Fase de Análisis, crítica y evaluación.

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FASE V: EVALUACIÓN Tiene por objetivo evaluar las diferentes alternativas. Junto con la alternativa actual, en base a un conjunto de criterios de decisión elegidos por el equipo de trabajo, para determinar el valor total de cada una de ellas y decidir cuál se llevará a cabo finalmente. 1. Selección de criterios de evaluación: Una vez se han obtenido distintas alternativas posibles, el equipo de trabajo procede a seleccionar los criterios de evaluación respecto a los cuales se comparan dichas alternativas. Teniendo en cuenta que se pretende mejorar el valor del Objeto AV y que este concepto relaciona la satisfacción de necesidades con el coste, los criterios de evaluación se agrupan habitualmente en funcionales (¿qué grado de cumplimiento funcional representa cada alternativa?) y económicos, tales como inversión a realizar, reducción de costes, etc. 2. Análisis multicriterio: Las distintas alternativas obtenidas, junto con la alternativa actual, se evalúan según cada criterio seleccionado, teniendo en cuenta la importancia relativa de cada uno de ellos. Para ello se utilizan las siguientes matrices:

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Matriz de Evaluación Funcional (MEF): Permite evaluar el grado recumplimiento funcional de cada alternativa a partir del cumplimiento de cada una de las funciones y teniendo en cuenta la importancia relativa de cada una de ellas. Matriz de Evaluación Económica (MEE): permite evaluar el grado de cumplimiento económico de cada alternativa a partir del cumplimiento de cada uno de los criterios económicos y teniendo en cuenta la importancia relativa de cada uno de ellos. Una vez se han evaluado las alternativas en b ase a criterios funcionales y económicos independientemente, se realiza el análisis multicriterio, que consiste en asignar un peso a cada grupo de criterios (funcionales y económicos) con objeto de realizar la Matriz de Evaluación Final en la que se consideran los resultados de ambos de forma conjunta.

Evaluación Funcional A 1 A 2 A i % Imp. Criterio Func. Criterio Funcional 1

(2) (1) (3)

Criterio Funcional 2

Criterio Funcional j

Valor Alternativa (4)

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Evaluación Económica A 1 A 2 A i % Imp. Criterio Econ. Criterio Económico 1

(2) (1) (3)

Criterio Económico 2

Criterio Económico j

Valor Alternativa (4)

(1) Importancia relativa de cada Criterio Económico/Funcional considerado para la valoración (2) Grado de cumplimiento Económico/Funcional de cada alternativa (3) Resultado de (1) x (2) (4) Resultado de suma (3) por columnas

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Evaluación Multicriterio A 1 A 2 A i % Imp. Criterios Criterios Funcionales (2) (1)

(4) Criterios Económicos (3)

(4) Valor Alternativa (5) (1) Importancia relativa de cada tipo de Criterio considerando para la valoración (2) Valor de la alternativa según criterios funcionales (valores de la Evaluación Funcional) (3) Valor de la alternativa según criterios económicos (valores de la Evaluación Económica) (4) Resultado de (1) x (2) – criterios funcionales ó (1) x (3) –criterios económicos (5) Resultado de suma (4) por columnas

3. Presentación de propuestas: Una vez evaluadas las distintas alternativas en base a los criterios establecidos, el equipo de trabajo las prioriza según los resultados obtenidos. El equipo de trabajo expondrá a la dirección los resultados del proyecto, quien decidirá finalmente la alternativa a llevar a cabo.

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FASE VI: IMPLANTACIÓN Y SEGUIMIENTO Tiene por objetivo decidir la alternativa que la empresa llevará a cabo para mejorar el valor del Objeto AV y planificar la puesta en marcha, estableciendo actuaciones, plazos y responsables par llevarlas a cabo. 1. Selección de la alternativa a llevar a cabo: Una vez evaluadas las distintas alternativas en base a los criterios establecidos se selecciona la alternativa de mayor valor que va a ser desarrollada. En esta fase del proyecto se puede plantear la necesidad de desarrollar prototipos o pruebas antes de seleccionar la alternativa más adecuada. 2. Planificación de la implantación: Finalmente, una vez se ha decidido la alternativa a llevar a cabo, se realiza una planificación de actividades fijando responsables y plazos, así como un plan de control de las mismas con objeto de realizar un seguimiento y verificar la eficacia de los resultados obtenidos en la implantación.

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5. Caso Práctico En este caso práctico se exponen los resultados obtenidos de la aplicación de la metodología AV en un proceso de una empresa Industrias y Talleres Franco, S.L. (INTAF) con más de 40 empleados perteneciente al sector de calderería y mecanizado. En el proyecto que duró cuatro meses, participaron, junto a un experto en la metodología AV, cuatro personas de la empresa pertenecientes a los departamentos técnico, calidad y medioambiente, producción y financiero. Fase I: Preparación y Orientación Durante esta fase, se estableció el objeto del proyecto, su alcance y se concretaron los objetivos del mismo. De igual forma se constituyó el equipo de trabajo que iba a participar de forma activa en el desarrollo del proyecto. Objeto de AV: “Mejora del proceso de fabricación del bastidor usado para soportar un generador eólico de 750 Kw.” Alcance: el proyecto abarcó desde la llegada de los componentes utilizados hasta que el producto está listo para su expedición Es importante señalar que este producto se fabrica de acuerdo a las especificaciones que proporciona el cliente, aunque esto no quiere decir que no admitan modificaciones siempre y cuando se justifique que suponen una mejora.

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Los objetivos planteados en el proyecto fueron los siguientes:

Reducción de costes del proceso de fabricación del bastidor. Incrementar la capacidad de producción del bastidor. Mejora de la calidad del bastidor.

Fase II: Información Durante esta fase se recopiló toda la información referente al objeto AV:

Información técnica relativa al producto Información relativa al proceso de fabricación Listado de los distintos componentes y piezas que componen el producto Relación de costes de los componentes, piezas y del propio proceso productivo Información comercial referente al producto

Los clientes considerados para el objeto AV son los propios trabajadores implicados en proceso de producción del bastidor. El cliente del proceso de producción del bastidor es la propia empresa, pero se puede afirmar que en cada fase los clientes del objeto del proyecto de Análisis del Valor son cada uno de los operarios que trabajan en ella, por tanto, cada centro de trabajo es cliente del centro de trabajo anterior.

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El equipo de trabajo con la colaboración del personal de la empresa identificó las necesidades de los clientes:

N1: Condiciones adecuadas de trabajo del operario (comodidad y seguridad) N2: Cumplimiento de especificaciones del producto en cada fase N3: Piezas adaptadas en cada fase N4: Mantenimiento adecuado de los equipos de trabajo N5: Disponibilidad de las piezas en el lugar y momento adecuado

Las fuentes de información consideradas para detectar y ponderar las necesidades de los clientes fueron: Fuente de Información 1 (F1): cada uno de los centros de trabajo. A través de la Matriz de Ordenación Alternativa M.O.A. y la Matriz de Comparaciones Apareadas M.C.A. se ponderó la importancia relativa de cada una de las necesidades de los clientes en opinión de la Fuente de Información Consultada (el equipo de trabajo y el personal de los centros de trabajo), que se muestra en la siguiente tabla por orden de importancia:

N2 Cumplimiento de especificaciones del producto en cada fase 37.90 % N5 Disponibilidad de las piezas en el lugar y momento adecuado 24.10 % N3 Piezas adaptadas en cada fase 24.10 % N1 Condiciones adecuadas de trabajo del operario (comodidad y seguridad) 10.30 % N4 Mantenimiento adecuado de los equipos de trabajo 3.40 %

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Fase III: Análisis Funcional y de Costes En esta fase se llevó a cabo el Análisis Funcional del Objeto AV, el equipo de trabajo identificó todas las funciones respondiendo a la pregunta ¿para qué sirve?, ¿qué hace? la línea de producción objeto de estudio para satisfacer las necesidades de los clientes:

F1:

Repasar

F2: Trasladar materiales F3: Posicionar materiales F4: Mecanizar (barrenar) F5: Armar F6: Soldar (precalentar + soldar + arquear) F7: Ensayar (ensayos no destructivos) F8: Trazar F9: Inspeccionar (control dimensional y visual) F10: Realizar mantenimiento preventivo de los equipos de trabajo F11: Conformar (predeformaciones para garantizar las medidas tras la soldadura) F12: Oxicorte manual (preparación de bordes y ventanas) F13: Tratar térmicamente F14: Galvanizar F15: Cargar en el camión

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A través de la Matriz Necesidades-Funciones, el equipo de trabajo determinó la importancia relativa de cada una de las funciones para satisfacer las necesidades de los clientes, cuyo resultado se muestra en la siguiente tabla:

Funciones % Imp. F1 Repasar 10.80 F2 Trasladar materiales 4.90 F3 Posicionar materiales 4.40 F4 Mecanizar (barrenar) 10.40 F5 Armar 10.90 F6 Soldar (precalentar + soldar + arquear) 12.20 F7 Ensayar (ensayos no destructivos) 2.80 F8 Trazar 3.60 F9 Inspeccionar (control dimensional y visual) 1.10 F10 Realizar mantenimiento preventivo de los equipos de trabajo 4.10 F11 Conformar (predeformaciones para garantizar las medidas tras la soldadura) 9.30 F12 Oxicorte manual (preparación de bordes y ventanas) 10.40 F13 Tratar térmicamente 7.20 F14 Galvanizar 4.90 F15 Cargar en el camión 2.90

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Posteriormente teniendo en cuenta el porcentaje de coste de cada una de las funciones, se determinaron los índices de valor de cada una de ellas aplicando la siguiente relación: ÍNDICE DE VALOR =% Importancia Funcional / % Importancia en costes.

Funciones Índices de Valor F1 Repasar 1.90 F2 Trasladar materiales 4.50 F3 Posicionar materiales 4.00 F4 Mecanizar (barrenar) 5.50 F5 Armar 0.60F6 Soldar (precalentar + soldar + arquear) 0.30 F7 Ensayar (ensayos no destructivos) 1.60 F8 Trazar 11.90 F9 Inspeccionar (control dimensional y visual) 0.70 F10 Realizar mantenimiento preventivo de los equipos de trabajo 4.10F11 Conformar (predeformaciones para garantizar las medidas tras la soldadura) 18.60 F12 Oxicorte manual (preparación de bordes y ventanas) 7.00 F13 Tratar térmicamente 0.50 F14 Galvanizar 0.40 F15 Cargar en el camión 4.10

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Teniendo en cuenta los objetivos iniciales del proyecto, se procedió a interpretar los índices de valor de las funciones obtenidas. Las funciones F5, F6, F9, F13 y F14 reflejan un iv < 1, y porcentajes de coste relativamente altos en la mayoría de ellos frente al resto de funciones. Se hace conveniente un examen de estas funciones con el objetivo de reducir costes. Las funciones F8, F11 y F12 reflejan un iv >> 1, significativo bajo porcentaje de coste en relación con la importancia funcional. Se hace conveniente un examen de estas funciones con el objetivo de optimizarlas para la mejor satisfacción de las necesidades de los clientes. Fase IV: Innovación y Creatividad Una vez establecidos los criterios para generar nuevas ideas en base a los índices de valor obtenidos, mediante el uso de técnicas básicas de generación de ideas, como el brainstorming, se generaron ideas dirigidas a mejorar las prestaciones de la línea de producción actual manteniendo o reduciendo costes. El equipo de trabajo generó más de 40 ideas que fueron agrupadas por afinidad hasta un total de 25 ideas resultantes.

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Fase V: Evaluación Tras haber detectado varias propuestas de mejora y después de que el equipo de trabajo haya estimado los costes que supondría la puesta en marcha de las mismas, se procede a evaluar cada una de ellas comparándolas con la situación actual. Fase VI: Implantación y Seguimiento Finalmente el equipo de trabajo realizó una planificación de las diversas actuaciones a llevar a cabo dentro de las propuestas seleccionadas, fijando responsables y plazos para su ejecución. Se establecieron 12 actuaciones de mejora a corto plazo, 8 actuaciones de mejora a medio plazo y 3 actuaciones de mejora a largo plazo. Llegados a este punto, se estableció asimismo un seguimiento de las actuaciones con objeto de detectar posibles desviaciones y actuar en consecuencia definiendo las acciones correctoras más convenientes.

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Beneficios obtenidos por la empresa En definitiva, con la realización de este proyecto la empresa obtuvo los siguientes beneficios:

Conocimiento en detalle y de forma ponderada de las necesidades de los clientes (centros de trabajo) en relación al proceso productivo objeto de estudio.

Implantación de mejoras del proceso productivo orientadas al incremento de la productividad, mejora de la calidad y reducción de costes.

Fomento de la innovación y la creatividad dentro de la empresa. Motivación del personal de las distintas áreas de la organización.

De esta forma, con la aplicación de la Metodología AV en INTAF, se consiguió obtener grandes beneficios de diversa índole que redundaron en una mejora de la competitividad de la empresa.

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6. Glosario Gestión del Valor (GV): Estilo de gestión especialmente orientado a motivar a las personas, a desarrollar habilidades y a promover sinergias e innovación, con el propósito de maximizar los resultados globales de una organización. Aplicada a nivel corporativo, la Gestión del Valor depende de una cultura organizacional basada en el valor teniendo en cuenta éste, tanto para las partes interesadas como para los consumidores. A nivel operativo (actividades orientadas al proyecto), implica además el uso de métodos y herramientas apropiados. Valor: relación entre la contribución de las funciones a la satisfacción de las necesidades y el coste de dichas funciones. Análisis del Valor (AV): Método Organizado y creativo que utiliza un proceso de diseño funcional y económico cuyo objetivo es incrementar el valor de un Objeto AV. Ingeniería del Valor (IV): aplicación del Análisis del Valor a un nuevo producto en proceso de desarrollo. Necesidad: Lo que es indispensable para, o deseado por el usuario. Usuario: Cualquier persona u organización para la que se diseña el producto, y que explota al menos una de sus funciones en cualquier momento de su ciclo de vida.

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Producto: Resultado de actividades o de procesos. Objeto de AV: producto potencial o existente, proceso de gestión o servicio prestado al cual se le aplica análisis de Valor. Proyecto de AV: Aplicación del Análisis de Valor a un Objeto de AV. Equipo de AV: Grupo multidisciplinar de personas, seleccionadas por su competencia, experiencia y/o responsabilidad en varios aspectos del objeto de AV, que desarrollan el proyecto de AV. Coordinador de un proyecto de AV: Persona que tiene los conocimientos, la experiencia y la personalidad necesarias para organizar, animar, coordinar un equipo de AV, y que ha sido designada para ello. Funcion (es): Acción y efecto de un producto o de uno de sus elementos. Análisis Funcional (AF): Proceso que describe en su totalidad las funciones y sus interrelaciones, y que sistemáticamente las caracteriza, las clasifica y las pondera. Función relativa al usuario: Acción esperada de un producto o realizada por él, para satisfacer una parte de las necesidades de un usuario definido.

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Función relativa al producto: Acciones o interacciones de los elementos del producto con el fin de asegurar las funciones relativas al usuario. Coste de función: Conjunto de gastos previstos o realizados para incorporar una función a un objeto de AV. Función Innecesaria: Función que no contribuye a satisfacer la necesidad del usuario y, por tanto, no contribuye positivamente al valor del producto. Función indeseada: Aquella función que tiene efectos desfavorables para el usuario. Tiene una contribución negativa al valor del producto. Criterio de Evaluación: Característica utilizada para evaluar la prestación esperada o realizada por un Objeto de AV.

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7. Lista de Chequeo

FASE DE PREPARACIÓN / ORIENTACIÓN CONCIENCIACIÓN:

¿Está la dirección de la empresa directamente implicada en el proyecto? ¿Es consciente de los recursos y tiempo de personal necesarios para llevar a cabo la aplicación de la metodología de

AV? ¿Está realmente convencida de la utilidad de la aplicación de la metodología? ¿Está el equipo de trabajo dispuesto a participar en todas las reuniones y seguir la metodología de trabajo tal y como

indique el coordinador? SELECCIÓN DEL OBJETO DE AV:

¿El objeto de AV seleccionado es un producto, proceso o servicio de la empresa? ¿Está claramente especificado y descrito? ¿Se ha concretado el alcance del mismo? ¿Se ha involucrado la dirección en la elección del objeto de AV? ¿Se ha seleccionado el objeto de AV conforme a la estrategia definida por la empresa?

DETERMINACIÓN DE LOS OBJETIVOS:

¿Se han especificado claramente los objetivos de la aplicación?

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¿Se han cuantificado? ¿Son objetivos alcanzables y realistas? ¿Se han seleccionado los objetivos conforme a la estrategia definida por la empresa?

SELECCIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO:

¿Es un equipo multidisciplinar? ¿Está compuesto por más de 4 personas (incluido el coordinador)? ¿Se ha elegido un coordinador? ¿Está compuesto por personal experto en diferentes áreas de la empresa que influyan en el análisis del objeto de AV

seleccionado? ¿Es posible que exista una atmósfera de confianza y libertad entre los integrantes del equipo de trabajo? ¿Los componentes del equipo de trabajo han recibido un curso de formación en Análisis del Valor?

PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO / RECURSOS:

¿Se ha determinado la duración del proyecto de AV? ¿Se ha determinado el número previsto de reuniones? ¿Se ha determinado la duración estimada de cada una de las reuniones? ¿Se ha determinado la frecuencia con que se llevarán a cabo las reuniones? ¿Se ha establecido con anterioridad la agenda prevista de cada reunión? ¿Se han determinado los recursos materiales necesarios para llevar a cabo el proyecto? ¿Dispone la empresa de dichos recursos?

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FASE DE INFORMACIÓN RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN:

¿Se ha determinado la información relativa al objeto de AV a recopilar por el equipo de trabajo? ¿Es dicha información relevante y de utilidad para la aplicación considerando los objetivos inicialmente planteados? ¿Se ha recopilado información técnica referente al objeto de AV? ¿Se ha recopilado información sobre costes del objeto de AV? ¿Se ha recopilado información relativa a leyes o normativas que afecten al objeto de AV? ¿Se ha recopilado información relativa a la competencia? ¿Se ha recopilado toda la información especificada al comienzo de la fase?

IDENTIFICACIÓN DE LOS CLIENTES:

¿Se han identificado los clientes (tanto internos como externos) del objeto de AV? ¿Se ha determinado la importancia relativa de cada uno de los clientes identificados?

DETERMINACIÓN DE LAS FUENTES DE INFORMACIÓN Y SU IMPORTANCIA:

¿Se han identificado las fuentes de información? ¿Proporcionan dichas fuentes información fiable acerca del objeto de AV seleccionado? ¿Se ha determinado la importancia relativa de cada una de las fuentes de información consideradas?

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IDENTIFICACIÓN DE LAS NECESIDADES Y SU IMPORTANCIA: ¿Se han identificado las necesidades actuales de los clientes? ¿Se han considerado las necesidades de todos los clientes identificados? ¿Se ha calculado la importancia relativa de cada una de las necesidades?

FASE DE ANÁLISIS FUNCIONAL Y DE COSTES DETERMINACIÓN DE LAS FUNCIONES Y SU IMPORTANCIA:

¿Se han identificado todas las funciones relativas al usuario del objeto de AV? ¿Se han expresado las funciones como un VERBO+COMPLEMENTO? ¿Ninguna función revela aspectos técnicos para llevarla a cabo? ¿Contribuyen todas ellas a satisfacer una o más de las necesidades identificadas anteriormente? ¿Se han identificado todas las funciones actuales y aquellas que no se llevan a cabo actualmente pero son necesarias

para satisfacer alguna de las necesidades de los clientes? ¿Se han identificado cuáles son las funciones deseables e indeseables? ¿El cumplimiento de las funciones identificadas contempla la utilización del objeto de AV en todo el alcance definido

anteriormente? ¿Se han caracterizado las funciones? ¿Se ha determinado la importancia relativa de cada una de las funciones para satisfacer las necesidades de los clientes?

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DETERMINACIÓN DEL COSTE DE LAS FUNCIONES: SI EL OBJETO DE AV ES UN PROCESO O SERVICIO:

¿Se han especificado todos los costes directos actuales del objeto de AV (mano de obra, energía, materiales, etc…)? ¿Se han calculado los costes directos en los que se incurre para el cumplimiento de cada una de las funciones

identificadas? ¿Se ha determinado el porcentaje de costes de cada una de las funciones?

SI EL OBJETO DE AV ES UN PRODUCTO: ¿Se han identificado todos los componentes del producto? ¿Se ha determinado la importancia relativa de cada uno de los componentes del producto para el cumplimiento de las

funciones? ¿Se han especificado los costes actuales de los componentes? ¿Se ha determinado el porcentaje de costes de cada uno de los componentes?

DETERMINACIÓN DE LOS INDICES DE VALOR:

¿Comprende el equipo de trabajo el concepto de valor? ¿Se ha calculado los índices de valor de cada una de las funciones (o componentes) a través de la siguiente fórmula?,:

ÍNDICE DE VALOR función = % IMPORTANCIA función / % COSTES función

¿Las funciones no llevadas a cabo actualmente tienen coste cero? ¿Se han interpretado los índices de valor y se han trasladado a la situación actual de las funciones?

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¿Se ha dibujado la gráfica de los índices de valor para tener una vista gráfica de los valores obtenidos (mayor, igual o menor que 1)?

¿Se han identificado las principales funciones (o componentes) susceptibles de ser mejoradas/os teniendo en cuanta los índices de valor junto con los objetivos iniciales del proyecto?

FASE DE INNOVACION Y CREATIVIDAD GENERACIÓN DE NUEVAS IDEAS:

¿Se ha utilizado alguna herramienta de creatividad? ¿Ha participado todo el equipo de trabajo en la generación de ideas? ¿Se ha centrado la generación de ideas en las funciones y aspectos susceptibles de ser mejoradas (identificadas en la

fase anterior)? ¿Se han tenido en cuenta todas las ideas generadas? ¿Se ha confeccionado una lista con todas las ideas generadas?

TRATAMIENTO DE LAS IDEAS GENERADAS Y AGRUPACIÓN EN ALTERNATIVAS:

¿Se han agrupado las ideas generadas por afinidad? ¿Se han rechazado las ideas inviables? ¿Se han identificado las ideas independientes (compatibles o incompatibles)? Una vez realizado esto, ¿se han determinado las diferentes alternativas agrupando ideas individuales?

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¿Contribuyen estas alternativas a la mejora de al menos una de las funciones identificadas? ¿Se han considerado la viabilidad técnica y económica de las alternativas obtenidas? ¿Se han rechazado las ideas no viables? ¿Se han especificado claramente las alternativas obtenidas?

FASE DE EVALUACIÓN DE ALTERNATIVAS CRITERIOS DE EVALUACIÓN:

¿Se han determinado los criterios de evaluación tanto técnicos como económicos? ¿Se ha determinado la importancia relativa de cada uno de los criterios considerados teniendo en cuenta los objetivos

del proyecto así como la estrategia de la empresa? ¿Se ha involucrado la dirección en la determinación de la importancia relativa de cada uno de los criterios de

evaluación? ¿Los criterios seleccionados permiten la comparación entre las diferentes alternativas y el cumplimiento actual de las

funciones? ¿Se han identificado los diferentes niveles de satisfacción de cada uno de los criterios considerados (niveles

cuantificados)? ¿Se ha utilizado una “tabla de conversión de logros” para asignar “puntos de satisfacción de los diferentes niveles de

criterios para evaluar las diferentes alternativas? ¿Se ha utilizado la misma escala de puntuación para todos los criterios considerados?

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EVALUACIÓN DE LAS DIFERENTES ALTERNATIVAS: ¿Se han estudiado minuciosamente la viabilidad técnica y económica de las alternativas que han sido finalmente

seleccionadas? ¿Se han rechazado las alternativas no viables independientemente del tipo de no viabilidad? ¿Se ha determinado cómo contribuyen todas las alternativas a la satisfacción de todos los criterios (puntos de

satisfacción)? ¿Se ha calculado el valor de cada una de las alternativas teniendo en cuenta la importancia relativa de cada criterio? ¿Se ha identificado la alternativa de mayor valor?

FASE DE IMPLANTACIÓN Y SEGUIMIENTO CONCIENCIACIÓN:

¿La dirección de la empresa está realmente convencida de la implantación de la mejor alternativa? ¿Se ha implicado la dirección y los responsables de las áreas implicadas desde el comienzo de la implantación de la

alternativa? ¿Dicho personal tiene la formación adecuada para llevar a cabo dicha implantación?

PLANIFICACIÓN:

¿Se han planificado todas las actividades a llevar a cabo para implantar la solución propuesta? ¿Se han especificado los recursos técnicos y humanos necesarios para llevar a cabo la implantación?

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¿La dirección de la empresa ha puesto a disposición del proyecto los recursos necesarios? ¿Se ha definido una persona responsable para cada una de las fases? ¿Se han especificado y cuantificado los resultados a obtener de la implantación de cada una de las fases?

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8. Información de Interés "Manual de Gestión del Valor, Programa Empresarial para la mejora del Valor” Autores: Higinio Gómez Mirón y Miguel A. Luque Olmedo. IAT - 1998 "Innovación en las pymes. Cuatro modelos, cuatro soluciones" Autores: Luisa Arana Rueda, Carmen Baena Sánchez, Gonzalo Entrambasaguas Garrido, Lourdes Gutiérrez del Pozo, Rosario Martín Ramos. IAT -2005 “Manual INNOVALOR para la aplicación de la Metodología de Análisis y Gestión del Valor” Autores: IAT-2004 con la colaboración de Avalor, ITCL e ITG “Manual TURINNOVA para la aplicación de la Metodología de AV en el sector Turismo” IAT-2005 con la colaboración de FUEIB “Guía EVA: Análisis del Valor y Medio Ambiente” Autores: IAT-2002 “Análisis del Valor” Autores: Lawrence D. Miles y Martínez Franco “El Análisis del Valor: una herramienta para la Competitividad” Autores: Tea Cegos, S.A.

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España Centro para la Gestión del Valor (CGV): http://www.innovalor.org/pagina/default.htm Instituto Andaluz de Tecnología (IAT): http://www.iat.es Instituto Tecnológico de Galicia (ITG): http://www.itg.es Asociación de Análisis de Valor y Mejora Continua de Aragón (AVALOR): http://www.avalor.net Asociación Catalana de Análisis de Valor (ACAV): http://www.acav-analisivalor.com Asociación Española de Normalización y Certificación (AENOR): http://www.aenor.es Francia Association Française pour l'Analyse de la Valeur (AFAV): http://www.afav.asso.fr Inglaterra The Institute of Value Management (IVM): http://www.ivm.org.uk USA Internacional Value Society (SAVE): http://www.value-eng.org Lawrence D.Miles Value Foundation: http://www.valuefoundation.org Australia Institute of Value Management: http://www.value-management.com.au Canadá Canadian Society of Value Análisis: http://www.scav-csva.org Japón Society of Japanese Value Engineering: http://www.sjve.org/hp/english/menu.html The Hong Kong Institute of Value Management: http://www.hkivm.com.hk/

Título: VALor en GAlicia. Manual de Innovación para pymes. Metodología de Análisis y Gestión del Valor EDITA: Fundación Instituto Tecnológico de Galicia PO.CO.MA.CO. Sector I Portal 5 15190 A Coruña www.itg.es Depósito Legal: Esta publicación se ha editado en el marco del proyecto VALGA VALor en GAlicia del Instituto Tecnológico de Galicia desarrollado al amparo del Plan de Consolidación y Competitividad de la Pyme 2000-2006 (Plan Pyme), promovido por la D.G. de la Pyme del Ministerio de Industria, Turismo y Comercio y gestionado en Galicia por el Instituto Gallego de Promoción Económica IGAPE.