veneto escape: il referto in un clic!
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Promosso da Arsenàl.IT, Veneto ESCAPE è il progetto che dal 2009 al 2012 ha permesso la dematerializzazione del processo documentale in tutte e 23 le aziende sociosanitarie e ospedaliere del Veneto. Si tratta di una iniziativa di riuso che ha garantito ai quasi 5 milioni di cittadini veneti di avere a disposizione il referto online, sempre e ovunque. E' stato presentato nelle Poster Session di FORUM PA 2013.TRANSCRIPT
Veneto ESCAPE: il referto in un clic!
30/05/2013
POSTER SESSION @ FORUM PA 2013POSTER SESSION @ FORUM PA 2013
Arsenàl.IT , Centro Veneto Ricerca e Innovazione per la Sanità Digitale
#poster #forumpa2013
30/05/2013
2Vantaggi e risparmi: l’esperienza dei referti on line della Regione del Veneto
Vantaggi e risparmi: l’esperienza dei referti online della Regione
del Veneto
Ing. Federica Sandri, Arsenàl.IT
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La soluzione Veneto-ESCAPEIl processo di workflow
ConservazioneConservazione
CertificazioneCertificazione
Produzione del referto digitaleProduzione del referto digitale
ArchiviazioneArchiviazione
Distribuzione e IndicizzazioneDistribuzione e Indicizzazione
Cittadini
MMG-PLS
Sportelli territoriali
Cittadini
MMG-PLS
Sportelli territoriali
+ =
LOINC CDA2
XDS - XCA
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Veneto ESCAPE: il primo mattone verso l’innovazione
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No
Sì, ma solo alcune tipologie di documento clinico
Sì, a tutto
La diffusione del servizio di scarico online
N= 906
N= 1579
Fonte: eHealth Benchmarking III, Final Report; Deloitte & Ipsos Belgium, Aprile 2011
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Servizio attivato/ in sperimentazione a livello regionale/provinciale
Servizio non ancora attivato
Lavori in corso o servizio parzialmente attivato
Fonte: Osservatorio Arsenàl.IT 2013
La diffusione del servizio di scarico online in Italia
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Europa – Italia – Veneto a confrontoDiffusione del servizio di scarico online nelle strutture pubbliche
Fonte: Europe Press, European Commision 2011, Osservatorio Arsenàl.IT 2013
10 Fonte “Osservatorio ESCAPE 2009”, Arsenàl.IT
attivo
incompleto/da riprogettare
non ancora attivato
2009: situazione di partenza del servizio in Veneto
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attivo
incompleto/da riprogettare
non ancora attivato
Fonte Cruscotto di monitoraggio, 2013 - Veneto ESCAPE, Arsenàl.IT
2012: stato del servizio al termine del progetto in Veneto
Aree Montane/Pedemontane
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Aree Metropolitane
Aree Rurali
Aree del Delta del Po
56% scarico online medio
75% scarico online medio
62 % scarico online medio
46 % scarico online medio
Fonte: Osservatorio Arsenàl.IT 2013
Distribuzione geografica dell’utilizzo del servizio in Veneto
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I punti di forza del progetto
Anagrafe unica assistiti Regione del Veneto
Utilizzo certificati di firma e autenticazione agli operatori sanitari
Firma digitale 100% Laboratori Analisi, in diffusione in Radiologia, Anatomia patologica, Pronto Soccorso, etc..
Architettura di archiviazione e pubblicazione dei documenti clinici (aziendale e sovraziendale):
Ad utilizzo interno visualizzazione da reparto, inserimento dei dati in cartella clinica di ricoveroAd utilizzo esterno utilizzo di portali web aziendali per lo scarico online da parte del paziente, invio dei referti a MMG e PLS, collegamento con farmacie, comuni, sportelli distrettuali
Conservazione sostitutiva per garantire piena validità legale dei documenti digitali
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Nello scenario della dematerializzazione sono stati valutati tutti gli elementi di progetto, in particolare:
Strutturazione del referto
Firma digitale
Archiviazione dei referti
Distribuzione interna
Distribuzione esterna
Conservazione legale
STATO DI STATO DI DIGITALIZZAZIONE DIGITALIZZAZIONE
DELLE AZIENDE DELLE AZIENDE SANITARIESANITARIE
I servizi di Veneto ESCAPE
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Nell’ambito dei referti di laboratorio strutturati, sono state introdotte le codifiche standard per un set rilevante di prestazioni. Per i risultati di laboratorio:
Logical Observation Identifiers Names and Codes è una codifica universale che offre un set standard di nomi e codici per identificare risultati clinici, soprattutto di laboratorio ma non solo.
La strutturazione del referto: utilizzo della Codifica
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AS1
AS2
AS1
AS2
AS1
Referto NON strutturato e NON codificato
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CDA2 + LOINC
AS1
AS2
AS1
AS2
AS1
Referto strutturato e codificato
Codici di Tariffario Regionale
Descrizione
90.04.5 ALANINA AMINOTRANSFERASI (ALT) (GPT) [S/U]90.09.2 ASPARTATO AMINOTRANSFERASI (AST) (GOT) 90.10.4 BILIRUBINA TOTALE 90.10.5 BILIRUBINA TOTALE E FRAZIONATA90.14.3 COLESTEROLO TOTALE 90.16.3 CREATININA [S/U/dU/La] 90.27.1 GLUCOSIO [S/P/U/dU/La] 90.28.1 Hb - EMOGLOBINA GLICATA90.37.4 POTASSIO [S/U/dU/(Sg)Er] 90.40.4 SODIO [S/U/dU/(Sg)Er]90.43.2 TRIGLICERIDI 90.44.1 UREA [S/P/U/dU]
90.44.3 URINE ESAME CHIMICO FISICO E MICROSCOPICO
90.62.2 EMOCROMO: Hb, GR, GB, HCT, PLT, IND. DE 90.75.4 TEMPO DI PROTROMBINA (PT) 90.82.3 TROPONINA I
Indicatori (5 ottobre 2012)
Numero di Aziende Sanitarie che hanno concluso l'attività relativa ai 16 codici di tariffario 20
Numero transcodifiche LOINC effettuate 2035
Numero nuovi codici LOINC richiesti 14
Stato di avanzamento delle transcodifiche in riferimento ai 16 codici di tariffario (%)
91%
333 codici LOINC
2035 codici interni di erogata
La strutturazione del referto: risultatiGruppo di esami più utilizzato e indicatori principali
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La metodologia, in particolare la collaborazione, ha permesso ilcompletamento del lavoro
Il LOINC copre un grande numero dei risultati che i laboratori veneti producono
L’attività ha dato l’occasione per aggiornare il proprio database
Sono emerse alcune criticità:
difficoltà nel passare alle unità di misura internazionali
corrispondenza LOINC: codici interni è n:m
differenze nella gestione delle singole voci del tariffario regionale tra un laboratorio e un altro
La strutturazione del referto: considerazioni
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Il servizio di firma digitale si è diffuso capillarmente in tutte le aziende a partire dai primi mesi dell’anno di esercizio
Ottima diffusione del servizio
Comprende la documentazione clinica interna ed esterna (referti di chimica clinica e microbiologia, radiologia, anatomia patologica e dei centri trasfusionali)
La firma digitale
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Infrastruttura diffusa
Tutte le Aziende Sanitarie hanno adeguato la propria infrastruttura sulla base delle linee guida standard di progetto (Struttura Repository)
L’archiviazione dei referti
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Distribuzione interna
Nella totalità dei documenti prodotti in regime interno, il 96% è stato consultato almeno una volta tramite vieweraziendale, cartella elettronica di reparto o altre soluzioni (integrazione con Order Entry,…)
Comprende i referti di chimica clinica e microbiologia, radiologia, anatomia patologica e dei centri trasfusionali
La distribuzione interna
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Analisi della sua diffusione nell’ambito regionale dal 2009 ad oggi
Primo elemento oggettivo rilevante:
EVOLUZIONE NELLEVOLUZIONE NELL’’UTILIZZO DEL UTILIZZO DEL SERVIZIO DI SCARICO online DEI SERVIZIO DI SCARICO online DEI REFERTI DA PARTE DEL CITTADINOREFERTI DA PARTE DEL CITTADINO
La distribuzione esterna
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Lo scarico online
Nel contesto dei referti di chimica clinica e microbiologia (specialità obiettivo del progetto) il 60% dei referti è stato scaricato online dal cittadino
La distribuzione esterna
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I canali di distribuzione
Il portale web dell’Azienda Sanitaria risulta essere il canale maggiormente utilizzato per lo scarico online dei referti
Le farmacie rappresentano il secondo canale: la loro distribuzione sul territorio e l’aumento dei servizi erogati al loro interno avvicineràsempre più cittadini allo scarico online
La distribuzione esterna
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Diffusione del servizio
Nel contesto dei referti di chimica clinica e microbiologia (specialità obiettivo del progetto) il 60% dei referti èsottoposto a conservazione legale
Alcune aziende entreranno pienamente a regime con il servizio entro marzo 2013
La conservazione legale
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Grazie alle rilevazioni del cruscotto è stata possibile l’analisi dei dati relativi all’impiego del servizio di scarico online dei referti, per ogni Azienda Sanitaria e a livello regionale
Al termine dell’anno di esercizio si evince che il panorama veneto dello scarico online presenta i seguenti tre andamenti:
Trend alto (>50%)
Trend medio (20-50%)
Trend basso (<20%)
L’utilizzo del servizio di scarico online
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Prospetto Valutazione della distribuzione percentuale dei trend individuati nelle Aziende Sanitarie venete
Sono state considerate le Aziende Sanitarie con il servizio attivo da almeno sei mesi dalla rilevazione
L’utilizzo del servizio di scarico online
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Motivazioni principali
Problematiche tecniche
Organizzative
Comunicazione e promozione del servizio
Il trend basso
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autenticazione/registrazione
flusso cassa e complicanze nel controllo delle esenzioni
difficoltà di utilizzo del servizio
lentezza del servizio
mancata comunicazione automatica dei disservizi
problematiche nella verifica del consenso (sia allo sportello che online)
Le problematiche tecniche del servizio di scarico online
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assenza di casse adiacenti al punto prelievi/accettazione
assenza della possibilità di effettuare il pagamento online
consegna delle credenziali su fogli separati
richiesta del consenso ad ogni evento
Le problematiche tecniche del servizio di scarico online
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Consegna delle credenziali
Le credenziali di accesso al referto online possono essere consegnate tramite:
modulo cartaceo separato
unico foglio del promemoria (preferibile)
Le indicazioni comunicate alle aziende prevedono la stampa delle credenziali sullo stesso foglio, utilizzato come promemoria
Le problematiche tecniche del servizio di scarico online
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Gestione del consenso
Secondo le specifiche di progetto, il consenso per attivare il servizio di scarico online dei referti è attivabile una tantum, ma non tutte le aziende hanno applicato questa indicazione
Le aziende con un trend alto rilevano il consenso una tantum
Le problematiche tecniche del servizio di scarico online
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Gestione dei flussi principali
È stata condotta un’indagine per censire i modelli adottati nelle Aziende Sanitarie relativamente al flusso accettazione/pagamento/ritiro e sono stati individuati tre modelli principali
Le problematiche organizzative nel servizio di scarico online
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Gestione dei flussi principali
Il pagamento avviene sempre dopo il prelievo/consegna del campione e contestualmente al ritiro del referto: in questo caso lo scarico online èsottoutilizzato
Le problematiche organizzative nel servizio di scarico online
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Gestione dei flussi principali
Il pagamento della prestazione (quota base) avviene prima del prelievo/consegna del campione
Le problematiche organizzative nel servizio di scarico online
Modello Modello ottimaleottimale
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ULSS media
AO media
% prestazioni aggiuntiveper non esenti (CC, Micro)
2,75% 27,5%
N° di referti 8.384 136.364FTE/anno per la consegna 0,3 4,5Valore € 8.943 € 145.455
*FTE: Full Time Equivalent
Prestazioni aggiuntive: considerazioni sul flusso in caso di assenza del pagamento online
quantificare il costo umano per la consegna dei referti ove sono presenti prestazioni aggiuntive
Le problematiche organizzative nel servizio di scarico online
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Gestione dei flussi principali
Pagamento delle prestazioni confrontato con il trend di scarico online
Le aziende con un trend alto effettuano il pagamento prima del prelievo
Problematiche organizzative nel servizio di scarico online
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Aumento concreto nell’utilizzo del servizio
A partire dal primo bimestre, l’Azienda ULSS 20 ha progressivamente migliorato le % di scarico online, seguendo le indicazioni di progetto
Casi di successo: incremento nello scarico online
*Dati aggiornati marzo 2013
Le azioni intraprese:Revisione del workflow organizzativo (raccolta del consenso verbale, introduzione casse automatiche,…)
Formazione e sensibilizzazione degli operatori di sportello (corsi)
Potenziamento della campagna di comunicazione (monitor pubblicitari in sala d’attesa, ristampa periodica brochure,…)
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assenza di condivisione della strategia di comunicazione con la direzione aziendale
mancata o parziale attivazione della campagna di comunicazione
bassa distribuzione di materiale divulgativo (brochure, cartellonistica, etc.)
mancata o scarsa promozione del servizio da parte degli operatori
Le problematiche di comunicazione del servizio
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• 13 Brochure e locandine personalizzate per azienda
• 9 Conferenze stampa e 16comunicati
• 295 Articoli pubblicati
• 45 Partecipazioni congressuali
• 5 Canali social e 422 amici in Facebook
La campagna di comunicazione regionale “Meno file, più files!”
• 2 Pubblicazioni di progetto
• 2 Premi nazionali
• 1 Video istituzionale
• 80 Videotag e quasi 20.000visualizzazioni
• 1 Campagna sugli autobus
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Metodo
Analisi HTA
Approccio BPR – visual modeling (UML)
Prospettiva: Azienda Sanitaria
Scopo: quantificazione impatto economico-organizzativo nell’Azienda Sanitaria veneta media
NB: i risultati illustrati, in termini di risparmi, non sono comparabili con gli studi precedenti perché, mentre lo studio Bocconi ha valutato una soluzione allo stadio pre-market con i relativi maggiori costi di sviluppo e di diffusione, l’analisi effettuata nel caso di Veneto ESCAPE come oggetto soluzioni già presenti sul mercato quindi valuta la reale fase di market validation.
L’analisi organizzativa
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Analisi dei workflow di gestione dei documenti di:
Laboratorio
Radiologia
Anatomia Patologica
Centro Trasfusionale
L’analisi organizzativa
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L’analisi organizzativa
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Raccolta dati su variazione impiego risorse
Personale Q.tà risparmiata (FTE)Anatomia PatologicaAmministrativo 1,2Medico 0,1CUPOperatore di sportello 14,4LaboratorioAmministrativo 10,1Medico di Laboratorio 1,7Pronto SoccorsoInfermiere 0,5Medico di PS 0,3RadiologiaAmministrativo 3,2Medico radiologo 1,3RepartoAmministrativo 0,0Medico 0,3Infermiere 0,0
33,1
Ipotesi di scarico del 100% dei referti per esterni
L’analisi organizzativa
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Raccolta dati su variazione impiego risorse
Strumenti tecnologiciTipo Q.tà risparmiata (unità)
Laboratorio Stampanti 1,0Centro Trasfusionale Stampanti 1,0Anatomia Patologica Stampanti 2,3Reparto Stampanti 2,3
6,7Spazi
Tipo Risparmio medioLaboratorio Armadi 2,0Radiologia Armadi 3,0Anatomia Patologica Archivio 9,0Reparto Archivio 12,0CUP Scrivania 1,5
27,5
L’analisi organizzativa
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Beneficio per le aziende
Beneficio per i cittadini
Beneficio ambientale
L’analisi economica
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L’analisi economica
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L’analisi economica
Beneficio a livello regionale€ 56.390.006 in 3 anni
Equivalente a€ 1,08 a referto*
Costo attività di consegna referti esterni (CUP)€ 460.000 **
Costo gestione subottimale del consenso€ 169.531 ***
* N° di referti firmati annualmente in Regione Veneto: 17.419.622
** 3 minuti * N° referti esterni azienda media; 14,4 FTE * € 32.000*** 0,5 minuti * (N° ref est consegnati al CUP – N° utenti che hanno
scaricato almeno 1 volta il referto)
L’analisi economica
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Beneficio per i cittadini: €119.359.176
Risparmio a referto (stime valutate sulla base dell’analisi condotta da CeRGAS)
€12 trasporto e costo opportunità
N° referti per esterni/anno in Veneto
9.946.598(fonte: Cruscotto Veneto ESCAPE, dato 2011)
L’analisi economica
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Beneficio ambientale
TOTALE (referti, Verbali PS, LDO)Fogli di carta 42.964.959 Alberi 5.156 Toner 3.906
Fonti:N° di alberi per produrre 1 tonnellata di carta (AlbRecycled Papers-TheEssentialGuide. By
Claudia G. Thompson. Cambridge, MA: The MIT Press. 1992)Grammi di CO2 emessi da un’autoveicolo per km percorso: 160 (European Commission
Climate Action, http://ec.europa.eu/clima/policies/transport/vehicles/cars_en.htm)
Referti esterniCO2 (tonnellate) 11.470 PM10 (kg) 2.168
CO2 equivalente a:emissione di gas serra prodotti da 2249 auto in un anno
emissione di anidride carbonica generata al consumo energetico di 993 case per un anno
quantità di carbonio assorbito annualmente da 9,9 km2 di foresta di conifere
L’analisi economica
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Operatori
Cittadini
Indagine qualitativa
Focus GroupInterviste in profondità
Osservazione sul campo (Punti prelievo e CUP)
Somministrazione questionari de visuonline
Interviste
L’analisi sociale
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Fiducia complessiva negli sviluppi del processo
Per lo più “tecnica”, ma non supportata da una condivisione dei contenuti e degli obiettivi
Da un sistema consolidato ad un’innovazione tecnologica e strutturale
L’analisi sociale: la prospettiva degli operatori
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46-65 anni (36%) autonomi (86%)confidenza nulla con tecnologia(43%)
sì (76%)
non possiede computer (13%) non è pratico (11%) preferisce avere un confronto diretto con gli
operatori (23%) altro (33%) come per esempio il dover
tornare per pagare il ticket o per ritirare esami di radiologia
Interviste* Interviste* (Casse, CUP,(Casse, CUP,……) )
*Per le aziende con la campagna di comunicazione attivata
L’analisi sociale: la prospettiva dei cittadini non utenti
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46-65 anni (28%) scaricano autonomamente per sé (60%)scaricano con supporto di altri (40%)
molto soddisfatti (54%)molto facile da utilizzare (63%)
prenotazione visite (75%)consultazione dei precedenti o del proprio
storico clinico (49%)
Questionario Questionario onlineonline
L’analisi sociale: la prospettiva dei cittadini utenti
61
Lato operatori:comunicare capillarmente e in modo chiaro obiettivi della digitalizzazioneimplementare formazione e supporto agli operatori (non solo
relativamente ad aspetti tecnici, ma anche ai contenuti)scoraggiare mantenimento del “cartaceo”dotare i reparti di sistemi quanto più possibile integrabili tra loro
Lato cittadini:potenziare l'attività di comunicazione (tramite maggior visibilità al
materiale informativo a disposizione)esplicitare i vantaggi del serviziomaggiore promozione del servizio per informare il cittadino dell’esistenza
del servizio
Azioni di incentivo all’utilizzo del servizio
L’analisi sociale
REgioNs of Europe WorkINg toGether for HEALTH
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• Anagrafe unica assistiti Regione del Veneto;
• Utilizzo certificati di firma e autenticazione agli operatori sanitari;
• Firma digitale 100% Laboratori Analisi, in diffusione in Radiologia, Anatomia patologica, Pronto Soccorso, etc..;
• Architettura di archiviazione e pubblicazione dei documenti clinici (aziendale e sovraziendale):
• Ad utilizzo interno visualizzazione da reparto, inserimento dei dati in cartella clinica di ricovero;
• Ad utilizzo esterno utilizzo di portali web aziendali per lo scarico online da parte del paziente, invio dei referti a MMG e PLS, collegamento con farmacie, comuni, sportelli distrettuali;
• Conservazione sostitutiva per garantire piena validità legale dei documenti digitali;
FSEr: le funzionalità preliminari già realizzate
Data
64Titolo Slide
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