http://www.digital-finance-controlling.de

Matthias Kläsener, CEOCP Corporate Planning AG

Simone Doerfner, Chief Marketing & Communications OfficerCP Corporate Planning AG

Vorwort

Wo steht Ihr digitales Office of Finance & Controlling?

Ob Robotic Process Automation (RPA), Data Warehouse oder In-Memory-Technologie – kein CFO muss diese Technologien im De-tail verstehen. Doch auf ihren Einsatz zu verzichten, ist auch kei-ne Option. Ohne professionelle Controlling-Lösungen lassen sich Echtzeit-Zugriffe auf Unterneh-mensdaten, validierbare Werte in Plänen und Analysen oder intuitiv verständliche Berichte nicht um-setzen.

Mehr noch: Im Controlling will man Werttreiber beobachten, Kenn-zahlen für die Unternehmenssteu-erung nutzen und schnell auf Ver-änderungen des Marktumfeldes reagieren. Voraussetzung dafür ist eine Lösung, die betriebswirt-schaftliche Berechnungen auto-matisiert, Abläufe in Planung und Berichtswesen organisiert und be-liebig große Datenmengen perfor-mant verarbeitet.

Seit über 30 Jahren unterstützt Corporate Planning Software Unternehmen jeder Branche da-bei, aus dem Bereich Finanzen und Controlling heraus unterneh-mensweite Standards zu setzen.

Die Lösungen für operative Pla-nung, integrierte Finanz- und Er-folgsplanung sowie Konsolidie-rung laufen auf einer integrierten Plattform. Über 100 Schnittstellen zu anderen Systemen erlauben es Ihnen, jederzeit alle relevanten Daten für die Unternehmenssteu-erung einzubeziehen. Dabei ist jede Information nur einmal vor-handen („Single Point of Truth“) und kann von jedem Sachbezug auf ihren Ursprung zurückverfolgt und abgerufen werden. Diese einheitliche Datenbasis sorgt für Transparenz und ermöglicht Re-porting, automatisierte Planungs-ansätze für das Forecasting und aussagekräftige Ad-hoc-Analysen.

Gemeinsam mit unserem langjäh-rigen Partner BARC möchten wir Ihnen in den folgenden Fachbei-trägen und Praxis-Berichten Anre-gungen für die Entwicklung Ihres digitalen Offices of Finance & Con-trolling liefern. Mit unserer tech-nologischen und fachlichen Exper-tise begleiten wir Sie beim Aufbau der Strukturen und Lösungen, die Ihnen jederzeit aussagekräftige Einblicke und steuerungsrelevan-te Ausblicke auf Ihr Unternehmen bieten.

3BARC Guide Digital Finance & Controlling

Die Digitalisierung in Controlling und

Finanzabteilung ...........................................................4

Wie Sie Prozesse durch Input Management

automatisieren ............................................................7

Künstliche Intelligenz und Machine Learning im

Controlling ...................................................................12

Prozessorientiertes ECM für die Finanzabteilung ...14

Robotic Process Automation sinnvoll einsetzen .....18

Effizientes Datenmanagement im Controlling und der

Finanzabteilung ...........................................................22

Firmenprofil: Corporate Planning .............................25

Case Study: Julius Meinl: Planung, Reporting und

Analyse für komplexe Konzernstrukturen ...............26

Inhaltsverzeichnis

BARC Guide Digital Finance & Controlling4

Herausforderungen, Technologien und Maßnahmen

Effizienz steigern, Kosten senken und Kundenzufriedenheit erhö-hen. Dies verspricht die digitale Transformation Unternehmen, die in volatilen Märkten unter enor-men Wettbewerbsdruck stehen. Die Kunst besteht darin, die Wirt-schaftlichkeit zu steigern und gleichzeitig die Qualität von Pro-dukten und Leistungen zu ver-bessern.

Eine wichtige Rolle für die durch-gängige Digitalisierung von Ge-schäftsprozessen spielt dabei der Finanz- und Controlling-Bereich von Unternehmen. Als Business Partner und wichtigster Informa-tionslieferant des Managements nimmt dieser Bereich eine be-deutsame Position ein.

Herausforderungen der Digi-talisierung im Finanzbereich bieten auch Chancen!

Der Erfolg einer digitalen Finanz-abteilung hängt maßgeblich von der Effizienz der Finanzprozes-se und der Qualität der zugrun-deliegenden Daten ab. Um dies

sicherzustellen, bedarf es Maß-nahmen wie die Verbesserung der Informationsqualität, die Optimierung und Automatisie-rung von geeigneten Tätigkeiten und die Modernisierung der In-frastruktur sowie die Auswahl geeigneter Werkzeuge und Tech-nologien. Nicht selten fühlen sich Unternehmen mit dieser Aufgabe überfordert und stoßen bei der Umsetzung auf zahlreiche Her-ausforderungen:

• Schritthalten mit der Volatilität und Schnelllebigkeit des Ge-schäftes

• Umsetzung regulatorischer Änderungen und steigender Compliance-Anforderungen

• fehlendes Know-how für die Auswahl und den Einsatz digi-taler Technologien

• mangelnde Datenqualität, verteilte Datensilos und hetero-gene Systemlandschaften

• Beherrschung verschiedenarti-ger und steigender Datenmen-gen (Big Data)

Wir, das Business Application Re-search Center, sind die Techno-logie- und Lösungs-Experten für Digital Finance und Controlling.

Der Digital Finance und Control-ling Guide, den Sie gerade in Ihren Händen halten, unterstützt Sie wegweisend bei Technologie- und Lösungs-Entscheidungen.

Einsatzbereiche neuer Techno-logien: Software für Entschei-dungen und bessere Abläufe

Moderne Systeme haben längst sämtliche Tätigkeitsbereiche der Finanzorganisation in Unterneh-men durchdrungen. Einen Über-blick der Softwarelösungen für die Digitalisierung des Finanzbereichs bietet Ihnen unsere Digital Finance Solution Map. Die Möglichkeiten reichen von der Prozessautomati-sierung bis hin zur umfassenden Unterstützung von Datenana-lysen und der Datennutzung durch digitale Plattformen. Mit-arbeiter werden bei operativen Aufgaben unterstützt und die In-formationsbasis für strategische Entscheidungen gestärkt.

In historisch gewachsenen Sys-temlandschaften steht vor allem auch die Integration unterschied-licher Systeme bzw. verschiede-ner Aufgaben in einem System im Brennpunkt. Finanz- und Control-ling-Bereiche müssen deshalb im Rahmen der Modernisierung und Digitalisierung mehrere Einsatz-bereiche neuer Technologien betrachten:

• Integrierte Planungs- und Ana-lyse-Werkzeuge sowie Financial Performance Management (FPM) Software zur Unter-stützung von Berichtswesen,

Expertenbeitrag – Autoren: Dr. Martin Böhn, Julia Förth

Die Digitalisierung in Controlling und Finanzabteilung

BARC Guide Digital Finance & Controlling4

5BARC Guide Digital Finance & Controlling

„Der Einsatz professioneller Softwarelösungen

ist ein entscheidender Faktor für den nachhalti-

gen Erfolg von Digitalisierungsmaßnahmen.“

Planung und Konsolidierung

• Datenmanagementsoftware zur Verbesserung und Kontrolle der Datenqualität und des Daten-zugangs

• Enterprise Content Manage-ment (ECM) Software zur Er-fassung, Verwaltung, Ablage, Archivierung und Bereitstellung von Informationen und Doku-menten

• Business Process Management Software zur Planung, Modellie-rung und Automatisierung von Geschäftsprozessen

• Robotic Process Automation (RPA) zur Effizienzsteigerung einfacher, bisher manueller Tätigkeiten

• Fortgeschrittene Analyse/Data Science zur Optimierung von Prozessen, Produkten und Dienstleistungen

Der Einsatz professioneller Softwarelösungen ist ein ent-scheidender Faktor für den nachhaltigen Erfolg von Digita-lisierungsmaßnahmen.

Gezielte Analysen, gezielte Planung – Die Entwicklung des Unternehmens steuernModerne, gezielte Entscheidungs-unterstützung baut auf daten-basierte und vorrausschauende Informationsversorgung. Die Pla-nung ist dabei ein wichtiges Ele-ment der Unternehmenssteue-rung, um das operative Geschäft an den strategischen Unterneh-menszielen auszurichten.Erfolgreiche Planungsprozesse erfordern jedoch umfassende

Analyse- und Business-Intelligen-ce-Funktionalität, idealerweise in- tegriert in einer Plattform. Hilfe-stellung bei der Abbildung und Digitalisierung der finanzorien-tierten Managementprozesse bieten FPM-Werkzeuge. Sie unter-stützen neben klassischen BI-Auf-gaben wie (Finanz-)Berichtswesen und Analyse vor allem die (integ-rierte) Finanzplanung und Kon-solidierung als Kerndisziplinen.

Gute Datenqualität und gezieltes Datenmanagement als ErfolgsfaktorenEin weiteres Problem von Unter-nehmen liegt häufig in den Daten. Vor allem Finanzbereiche, die mehr und mehr zum zentralen Informationslieferanten der Orga-nisation werden, stehen wachsen-den Datenmengen gegenüber.

Durch die zunehmende Vernet-zung von IT-Systemen und die he-terogenen Strukturen von Daten internen und externen Ursprungs erlangen Themen wie Datenqua-lität und Datenmanagement eine immer höhere Bedeutung. Nicht nur der richtige Ort für die Speicherung der Daten, auch das passende Konzept und Maßnah-men zur Qualitätssicherung spie-len eine wichtige Rolle.

Dokumente gezielt nutzen durch ECM, Inputmanagement und WorkflowsUm die Aufgaben effizient bewäl-tigen zu können, müssen auch Dokumente und Prozesse einbe-

zogen werden. Systeme für ECM bieten Funktionen zum Erfassen, Verwalten und insbesondere Nutzen von Informationen, z. B. in Form von Lieferanten- oder Projektakten. Input-Management-Systeme automatisieren die Er-fassung und Verarbeitung ein-gehender Dokumente, bspw. in Form der Rechnungseingangs-bearbeitung. Durch Prozessma-nagement- und Workflow-Syste-me können Abläufe strukturiert, besser dokumentiert und teil-weise automatisiert werden.

Finanz- und Controlling-Bereiche profitieren damit sowohl für die eigene operative Arbeit als auch beim Austausch mit anderen Un-ternehmensbereichen oder Part-nern. Informationen sind schnell verfügbar und standardisierbare Aufgaben können automatisch durchgeführt werden.

Prozesse gezielt unterstützen und absichern durch die richti-ge SoftwareAuch im Bereich operativer Fi-nanzaufgaben beobachten wir einen Wandel der Softwareunter-stützung. Aufgrund der Vielzahl der Aufgaben, vieler gesetzlicher und vertraglicher Verpflichtungen und enormer Datenmengen müs-sen Mitarbeiter besser unterstützt werden.

Gerade standardisierte Arbeits-abläufe mit weniger Auswahl-/Entscheidungsmöglichkeiten kön-nen oft zumindest teilweise auto-

5BARC Guide Digital Finance & Controlling

BARC Guide Digital Finance & Controlling6

Expertenbeitrag

matisiert werden. In komplex- eren Fällen kann Software dadurch unterstützen, dass die entschei-dungsrelevanten Informatio-nen schnell und bedarfsgerecht bereitgestellt werden.

Damit werden verschiedene Ziele verfolgt:

• ein schnellerer und flexiblerer Zugriff auf Daten und Doku-mente

• die Beschleunigung und Ab-sicherung der Abläufe

• eine bessere Dokumentation (Erfüllung der Nachweispflich-ten)

• und die Entlastung der Mit-arbeiter von Routineaufgaben

Experten für Finanzen und Cont-rolling sind schwer zu finden. Sie sollten sich auf Tätigkeiten kon-zentrieren können, in denen ihr Expertenwissen gefragt ist.

Schnelle Automatisierung ein-facher Tätigkeiten durch RPAOft sind es die vergleichsweise einfachen manuellen Tätigkeiten, die besonders aufwändig sind, bspw. die Kontenabstimmung, die Datenübernahme oder der Ab-gleich von Transaktionen.

Hier setzt Robotic Process Auto-mation (RPA) an. RPA-Software dient der Automatisierung regel-basierter Tätigkeiten, die durch Softwareroboter übernommen

werden. Die Technologie zeichnet sich insbesondere dadurch aus, dass die Daten direkt über die Be-nutzerschnittstelle übernommen werden können.

Durch die schnellere Einsatzbe-reitschaft der Systeme hat es RPA auf die Agenda vieler großer Un-ternehmen mit Digitalisierungsin-itiativen geschafft. Doch auch der Einsatz von RPA-Systemen sollte wohl überlegt und klar strukturiert werden. Nur so können Unterneh-men mit komplexen Strukturen von Skaleneffekten profitieren.

Künstliche Intelligenz einbin-den – neue Zusammenhänge erkennen und nutzenWo Digitalisierung diskutiert wird, ist meist auch das Thema Künstli-che Intelligenz im Gespräch. Doch worin liegt nun der Mehrwert für den Finanz- und Controlling-Be-reich? Was sind die konkreten An-wendungsfälle hinter den Techno-logien und Marketingversprechen der Anbieter?

Tatsächlich können fortgeschritte-ne Analysen und Data Science zum Beispiel in Planung und Forecas-ting maßgebliche Erfolge erzielen. Tiefere Einblicke in Daten und mo-derne Analysemöglichkeiten stel-len verlässlichere Prognosen als Basis für die Unternehmenspla-nung bereit. Auch die Anwendung dieses Wissens wird unterstützt, indem bedarfsgerecht Informa-tionen bereitgestellt, Entschei-dungen unterstützt und Prozes-se gesteuert werden.

Die Implementierung und der er-folgreiche Einsatz solcher Maß-nahmen erfordern aber nicht nur Know-how und passende Techno-

logie. Ebenso wichtig ist die Be-reitschaft der Mitarbeiter und Entscheider, den Systemen zu vertrauen und die teilweise nicht nachvollziehbaren Resultate an-zunehmen. Unternehmen stehen also nicht nur an der Schwelle zu architektonischer und technologi-scher Modernisierung und Erwei-terung, auch ein kultureller Wan-del steht bevor.

Handeln Sie – wir begleiten Sie auf dem Weg

Viele Organisationen stehen gera-de erst am Anfang. Nur wer heute bereits die Weichen stellt, hat eine Chance, sein Unternehmen für die digitale Zukunft richtig auszurich-ten.

Die Finanz- und Controlling-Or-ganisationen haben dabei eine entscheidende Rolle inne. Als zen-trale Schnittstelle versorgen sie sämtliche Geschäftsbereiche mit wichtigen Informationen, um mit datengetriebenen Entscheidun-gen den Geschäftserfolg zu ver-bessern.

Die klare Message lautet: Starten sie jetzt! Holen Sie sich Unterstüt-zung bei der Technologie- und Lö-sungsauswahl: Mit diesem Guide erhalten Sie Best Practices, Case Studies, Expertenberichte und ei-nen Überblick über die Software-anbieter am Markt.

7BARC Guide Digital Finance & Controlling

Eingehende Post und Rechnungen bei Unternehmen haben oftmals direkten Bezug zu den Geschäfts-prozessen. Gerade die Finanzab-teilung muss auf alle wichtigen Inhalte Zugriff haben: Daten und Dokumente.

Es ist wichtig, die Inhalte zeitnah zu klassifizieren und den entspre-chenden Prozessen zuzuordnen. Ansonsten droht die Prozessbe-arbeitung, an der meist mehrere Abteilungen beteiligt sind, zu stag-nieren. Dies kann – abhängig vom jeweiligen Prozess – Kosten und unzufriedene Geschäftspartner zur Folge haben.

Die erforderlichen Arbeitsschrit-te im Posteingang sind gerade in größeren Unternehmen häufig zeitintensiv und aufwändig. Viele Aufgaben werden hier manuell durch Mitarbeiter übernommen. Die Komplexität wird durch die steigende Zahl von Eingangska-nälen für Korrespondenz (bspw. Papier, E-Mail) weiter erhöht.

Im Sinne der Digitalen Transfor-mation helfen Lösungen für Input Management, die Herausforde-rungen rund um die Verarbeitung der Dokumente zu bewältigen. Die verschiedenen Formate und Quellen werden zusammenge-führt und mit den strukturierten Informationen der Fachsysteme (bspw. ERP) verbunden.

In diesem Zusammenhang wer-den Werkzeuge für die Erfassung, Klassifikation, Transformation und Bearbeitung von Informa-

tionen angeboten. Für klassische Szenarien wie die Rechnungsein-gangsbearbeitung gibt es vor-gefertigte Lösungspakete. Diese ermöglichen einen zügigen Pro-jekteinstieg und bieten erprobte Best Practices.

Herausforderungen der klassi-schen Post- und Rechnungsein-gangsbearbeitung

Der Prozess der manuellen Post-eingangsbearbeitung ist in vielen Unternehmen sehr aufwändig. Ist die Post direkt an einen Emp-fänger im Unternehmen gerich-tet, lässt sie sich einfach zuord-nen und zustellen. Dagegen muss Post, die nur an das Unternehmen adressiert ist, zunächst inhaltlich analysiert werden.

Abhängig vom Thema (bspw. Be-schwerde, Bestellung, Rechnung) werden dann die für die Bearbei-tung zuständigen Personen identifiziert. Für diese Aufgabe benötigen die Mitarbeiter in der Poststelle fundierte Kenntnisse über die Organisation, Prozesse und Zuständigkeiten. Des Wei-

teren müssen sie über alle Ände-rungen zeitnah informiert werden.Durch Prozessfehler kann es meh-rere Tage dauern, bis die Post den korrekten Mitarbeitern zugestellt wird. Zudem ist es bei der manu-ellen Umsetzung schwierig, den Überblick über die komplette Ein-gangspost zu behalten. Zu die-sem Zweck führen die Mitarbeiter häufig manuell gepflegte Listen, die viel Aufwand in der Pflege er-zeugen.

Bei der manuellen Rechnungs-eingangsbearbeitung werden die kompletten Rechnungsprüfpro-zesse in der Finanzabteilung auf Basis des Papierdokuments durchgeführt. Unterstützung kommt dabei durch andere be-teiligte Abteilungen. Oft werden digitale Inhalte (bspw. E-Mail-An-hänge) hierfür ausgedruckt. Das Papier muss dann den verschie-denen Prüfern der jeweiligen Be-reiche sequentiell per Hauspost zugestellt werden.

Die für die Prüfung notwendigen Informationen (z. B. korrespon-dierende Bestelldaten) müssen

Expertenbeitrag – Autoren: Dr. Martin Böhn, Sabine Kraus, Michael Schiklang

Wie Sie Prozesse durch Input Management automatisieren

Erfassungsstation

Zuordnung zu Geschäftsvorfällen bzw. Sachbearbei-ternErkennungs-/

Klassifikations-Software

AuftragAnfrage

Mahnung

Ablage des Image

Archivierung oder Vernichtung

des Originals

Datenabgleich mit Referenzdaten

z. B. Organisations-datenbank ERP-System

evtl. Nachbesserung (digitale Bildver-besserung, z. B.

Kontrastwerte, bei Bedarf neuer Scanvorgang)

Abbildung 1: Elektronische Posteingangsbearbeitung und Zuordnung zu den Abteilungen

BARC Guide Digital Finance & Controlling8

Expertenbeitrag

von den jeweiligen Mitarbeitern selbst recherchiert werden. Die Rechnungsinformationen sowie die Prozessergebnisse werden händisch in die ERP- bzw. Zahlsys-teme übertragen. Gerade Fälle mit negativen Prüfergebnissen ha-ben aufwändige Abstimmungs-prozesse in und zwischen den Bereichen zur Folge. Durch den permanenten Medienbruch zwi-schen Papier und EDV-Systemen ist eine transparente Prozess-überwachung schwer möglich. Die manuellen Bearbeitungsschritte sind meist zeitintensiv und auf-wendig. Aufgrund langer Prozess-laufzeiten können bspw. verein-barte Skonti oftmals nicht mehr wahrgenommen werden, da hier-für geltende Fristen überschritten werden.

Die Lösung: Automatisierung und direkter Informationszu-griff durch Input Management

Spezialsysteme für das Input Management helfen bei der effizienten Umsetzung der (teil-)automatisierten Post- und Rechnungseingangsbearbeitung. Durch die Zusammenführung der Inhalte stehen die erforderlichen Informationen direkt bei der Be-arbeitung zur Verfügung. Work-flows unterstützen die Mitarbeiter zusätzlich. Dies erhöht die Effi-zienz, führt zu Kostenvorteilen und steigert die Nachweisbar-keit.Im Rahmen der Posteingangsbe-arbeitung werden die eingehen-den Papierschriftstücke zu Pro-zessbeginn sofort digitalisiert. Mithilfe einer Zeichenerkennungs-technologie werden sie dann in eine interpretierbare Form (Volltext) umgewandelt. Ist auf

dem Schriftstück ein direkter Empfänger vermerkt, kann dieser relativ einfach vom System identi-fiziert werden. Ebenso können die Lösungen digitale Dokumente, wie z. B. E-Mail-Anhänge analysieren und so Themen und Empfänger zuordnen.

Allgemein an das Unternehmen adressierte Post wird inhaltlich analysiert und vordefinierten Klassen (bspw. Lieferschein, Rech-nung) zugeordnet. Zudem lassen sich Informationen, die zur wei-teren Bearbeitung notwendig sind (z. B. Name des Geschäftspart-ners, Kundennummer) auslesen.Im System ist ein Regelwerk zur Zuordnung von Informationen an den zuständigen Empfänger(kreis) der jeweiligen Geschäftsvorfälle hinterlegt. So könnte eine Regel besagen, dass alle eingehenden Lieferscheine an die Logistik ge-leitet werden, die Finanzabteilung aber direkten Zugriff darauf er-hält. Auftragsbestätigungen oder Lieferantennachweise können an den Einkauf geleitet werden. Die Zustellung der digitalen Doku-mente, gegebenenfalls mit An-hang, erfolgt dann komplett elektronisch per Workflow.

Bei der Rechnungseingangsbear-beitung werden die eingehenden Papierrechnungen sowie deren Anhänge gescannt oder digita-le Rechnungen bspw. aus einem speziellen E-Mail-Postfach über-nommen.

Mittels Zeichenerkennungssoft-ware werden prozessrelevante Daten (z. B. Rechnungsnummer, Betrag) automatisch vom System identifiziert und extrahiert. Anschließend prüft das System

automatisch die formal gelten-den Regeln (z. B. § 14 UstG) und inhaltliche Schlüssigkeit wie z. B. die rechnerische Richtigkeit.Die prozessrelevanten Daten wer-den im nächsten Prozessschritt mit korrespondierenden Infor-mationen aus führenden Sys-temen (z. B. Stamm- und Trans-aktionsdaten aus ERP-Systemen) verglichen und angereichert.

Sind Prüfungen und Freigaben notwendig, erstellt die Lösung automatisch entsprechende Auf-gaben. Die verantwortlichen Mitarbeiter erhalten diese dann automatisch per Workflow. Da-bei bietet der Workflow die zur Bearbeitung notwendigen Werk-zeuge und Informationen an und steuert den Prozessverlauf. So wird sichergestellt, dass die Mit-arbeiter die Aufgaben schnell und aufwandsarm bewältigen und abschließen können. Nach der Prozessbearbeitung werden alle Daten an das führende ERP- bzw. Zahlungssystem übertragen.

Positiv geprüfte Rechnungen wer-den in der Finanzabteilung ver-bucht und für die Zahlung freige-geben. Im Falle von abgelehnten Rechnungen kann die Lösung automatisch ein Schreiben an den Lieferanten erzeugen und elek-tronisch versenden. Dieses refe-renziert auf die Rechnung und be-gründet die Ablehnung.

Multi-Channel-Unterstützung

Input Management ist nicht auf die Erfassung von Papier be-schränkt. Es können unterschied-liche Formate und Eingangskanäle verarbeitet werden. So werden elektronische Dokumenten-

9BARC Guide Digital Finance & Controlling

formate wie PDF, TIFF und JPEG unterstützt. Auch elektronische Datensatzformate wie XML und das Dokumentenformat von SAP IDoc können verarbeitet werden. Der Import der Inhalte kann über dedizierte Schnittstellen, Er-fassungsroutinen, E-Mail-Funk-tionen, Shared Folder oder mobile Geräte erfolgen.

Wie umfassend die Erkennungs-routinen zum Einsatz kommen, ist vom Dokumentenformat abhän-gig. Werden die Informationen bereits strukturiert mitgeliefert, bspw. als XML-Datenstruktur ein-gebettet in das Dokument, kön-nen sie übernommen werden. Ansonsten greifen wieder die Klassifikations- und Erken-nungsmechanismen, um die relevanten Inhalte zu identi-fizieren und zu übernehmen.Unabhängig vom Format erfolgt die weitere Bearbeitung entspre-

chend der Prüf- und Freigabere-geln. Die Mitarbeiter erhalten alle für sie relevanten Informationen, egal über welchen Kanal diese gesendet wurden. Nur die vorge-lagerten technischen Schritte (z. B. Scannen, Texterkennung und Extraktion) können sich abhängig von den Formaten unterscheiden.

Wie das Input-Management bei Big-Data-Projekten unterstüt-zen kann

Lösungen für das Input Manage-ment können auch im Rahmen von Big-Data-Projekten unterstüt-zen. Unstrukturierte Daten wer-den so mit strukturierten Daten zusammengeführt. Die Input-Management-Lösungen können bspw. Dokumente aus operativen Prozessen analysieren und die Kerninformationen extrahieren.Ein beispielhafter Anwendungsfall ist die Verbindung von Reklama-

tionen und Kundenstammda-ten. Die Dokumente werden klas-sifiziert und die Daten so bspw. dem Kunden, dem Problem und dem Produkt zugeordnet. Zudem können die Werkzeuge abseits des Tagesgeschäfts gezielt einge-setzt werden, um bestehende un-strukturierte Altinformationen zu analysieren.

Gerade in größeren Unterneh-men ist häufig viel Wissen in den großen Dokumentenbeständen enthalten. Dieses kann in seiner unstrukturierten Form aber nicht, oder nur mit großem Aufwand, ausgewertet, angereichert und weiterverwendet werden.

Werkzeuge und Komponenten von Lösungen für das Input Management

Lösungen für Input Management bieten verschiedene Komponen-

Komponente Beschreibung

Scan-Software Scan-Software dient der Digitalisierung von Papierdokumenten. Die Ergebnisse werden als digitale Bildinformationen aufbereitet.

Importroutinen für elekt-ronische Informationen

Der Import elektronischer Dokumente und Daten erfolgt über spezielle Schnittstellen. Abhängig von der Art der Routine wird die Übermittlung an das Quellsystem bestätigt.

OCR-Technologie OCR-Werkzeuge (Optical Character Recognition) wandeln Bildinformationen in maschinell bearbeitbare Zeichen um. Diese sind wiederum Grundlage für automatische Prüf- und Analyseprozesse.

Klassifikationswerkzeuge Klassifikationsfunktionen kategorisieren Dokumente aufgrund ihres Inhalts und weisen diese den entsprechenden Dokumenten-klassen zu.

Extraktionswerkzeuge Extraktionswerkzeuge lesen auf Basis von vordefinierten Regelsätzen Daten aus Dokumenten aus und legen diese in strukturierter Form ab.

NachbearbeitungsclientsKonnte das System Dokumente nicht klassifizieren oder die gesuchten Daten nicht extrahieren, werden die elektronischen Abbil-der an einen Nachbearbeitungsplatz weitergeleitet. Die zuständigen Mitarbeiter können dann manuell die Dokumente zuordnen oder die Daten übernehmen.

Matching-WerkzeugeZum Vergleich von extrahierten Inhalten und Daten ausführenden Systemen werden Matching-Werkzeuge eingesetzt. So kann bspw. geprüft werden, ob extrahierte Lieferantendaten mit den bereits vorhandenen Stammdaten übereinstimmen. Über diese Schnittstellen können auch Daten ergänzt werden, bspw. Lieferantenstammdaten zu einer ausgelesenen Umsatzsteuer-ID.

Schnittstellen zuFolgesystemen

Die Informationen und Ergebnisse der Prozessbearbeitung werden an Folgesysteme übergeben und von diesen weiterverarbeitet bzw. aufbewahrt.

Workflow-MonitorÜber den Monitor können alle Prozesse und weitere Zusatzinformationen aufgelistet werden. Mittels Recherche- und Filter-funktionen ist auch eine Suche möglich. Es können bspw. nur Prozesse angezeigt werden, die die vorgegebene Bearbeitungsfrist überschritten haben.

WorkflowWorkflow-Komponenten sind für die elektronische Prozessbearbeitung und -steuerung zuständig. Auf Basis der Workflow-Modelle können die Lösungen Aufgaben komplett automatisch ausführen oder den Menschen involvieren. Dieser bekommt vom System alle Informationen und Funktionen angeboten, die zur Bearbeitung seiner Aufgabe notwendig sind.

Reporting Vergangenheitsbezogene Auswertungen lassen sich mit Hilfe von Reporting-Komponenten erstellen. So können diese Tools z. B. die durchschnittliche Prozesslaufzeit in einer definierten Zeitperiode ermitteln.

Tabelle: Komponenten von Input-Management-Systemen

BARC Guide Digital Finance & Controlling10

Expertenbeitrag

ten an, die unterschiedliche Funk-tionen im Rahmen des Gesamt-prozesses zur Verfügung stellen.

Der Weg zum richtigen Input Management System

Für viele standardisierte Sze-narien gibt es vorgefertigte Lö-sungspakete, die einen einfachen Einstieg ermöglichen. Nach der Erhebung einer grundsätzlichen Input-Management-Strategie als Teil der Gesamtstrategie sollten die Initiativen strukturiert umge-setzt werden.

Grundsätzlich ist es wichtig, dass Unternehmen die Auswahl geeig-neter Werkzeuge als ein struktu-riertes Projekt durchführen. Zu-erst muss klar definiert werden, welche übergeordneten Ziele mit der Einführung der Software verfolgt werden und welche Sze-narien (z. B. Posteingangsbearbei-tung, Rechnungseingangsbearbei-tung) im Fokus stehen. Dies sollte idealerweise zur Unternehmens-strategie passen.

Darauf basierend müssen die An-forderungen an die Software erhoben werden. Hierbei sollten alle in diesem Kontext relevanten technischen und funktionalen Aspekte berücksichtigt werden. Zusätzlich müssen die Kriterien für eine erfolgreiche Unterstüt-zung durch den Anbieter einbezo-gen werden.

Eine reine Auflistung der techni-schen und funktionalen Eigen-schaften ist jedoch nicht zielfüh-rend. Auch die Prozesse müssen betrachtet werden. Die Arbeits-abläufe bieten den Kontext: Wann werden welche Informationen

und Werkzeuge benötigt? So kann das Potenzial der Input-Manage-ment-Systeme umfassend reali-siert werden. Die gesammelten Anforderungen werden dann zur Auswahl der benötigten Werkzeu-ge genutzt. Hierbei sollten bereits im Unternehmen vorhandene Lösungen berücksichtigt wer-den. So kann im Regelfall ein be-reits eingeführtes Archivsystem zur Ablage von Dokumenten ge-nutzt werden, die im Rahmen des Input Managements verarbeitet werden. Doppelanschaffungen werden so vermieden.

Im Zuge der Evaluation werden die Systeme identifiziert, die die Anforderungen am besten erfül-len und über ein angemessenes Preis-Leistungs-Verhältnis ver-fügen. Im Rahmen der Einführung ist es wichtig, die implementierte Lösung einer ausführlichen Test-phase zu unterziehen. Die zukünf-tigen Nutzer müssen entspre-chend geschult werden. Dieses Change-Management umfasst sowohl die Werkzeuge als auch die neuen Arbeitsweisen und Pro-zesse. Nur so wird sichergestellt, dass zum Go-Live eine voll funkti-

onsfähige Lösung existiert, die die Anwender richtig nutzen.

Potenziale des Input Manage-ments

Der Einsatz einer Input-Manage-ment-Lösung ist mit verschiede-nen Vorteilen verbunden. Sie hilft Anwendern auf Ihrem Weg der Umsetzung der digitalen Transfor-mation und bei der Bewältigung vieler Herausforderungen.

Kosten-, Zeit- und Qualitätsvor-teileNeben direkten Kostenvorteilen (Vermeidung Kopien, Vermeidung Mahngebühren etc.) bietet die digitale Verarbeitung insbeson-dere Zeit- und Qualitätsvorteile. Die Prozesse werden transpa-renter und damit besser steuer-bar. Sachbearbeiter können bei Entscheidungen schneller auf die richtigen Informationen zugrei-fen. Zudem können Teilschritte automatisiert werden. Ein Bei-spiel ist die Dunkelverbuchung von Rechnungen ohne Abwei-chungen zu den Bestelldaten und mit Vermerkung des Warenein-gangs.

Qualitätsaspekte

• Automatische Prüfungen• Hohe Prozesstransparenz• Geringere Fehlerquote

Nachweisbarkeit

• Erfassung der Belege• Protokollierung der Bearbeitung

Partner-management

• Bessere Reaktion auf Partneranfragen• Besser Auskunftsfähigkeit

Zeitvorteile

• Teilautomation von Schritten• Wegfall der Transportzeiten durch Digitalisierung

Input Management

(Direkte) Kostenvorteile

Vermeidung Kopien und Lagerung von Papier,Sparen: Skonto, Mahnungen

Sicherheit

• Rechtemanagement• Zugriffssteuerung• Einfachere Sicherung

Abbildung 2: Potenziale des Input Managements

11BARC Guide Digital Finance & Controlling

Erfüllung von Nachweis- pflichtenDarüber hinaus bieten die Syste-me eine einfachere Erfüllung von Nachweispflichten. Sowohl die ein-gegangenen Dokumente selbst, als auch die Bearbeitungswege können – unter Beachtung von Berechtigungen und Datenschutz – nachvollzogen werden.Darüber hinaus nimmt durch die frühe Digitalisierung und Ablage in entsprechenden revisionssiche-ren Archiven die Sicherheit zu. Papiere können bspw. nicht mehr verloren oder durch Wasserschä-den zerstört werden.

Kunden- und Partner- managementPositive qualitative Effekte haben die Systeme für das Kunden- und Partnermanagement, da nun Nachfragen schneller beant-wortet werden können. Der Zu-griff auf die Dokumente und die Sicht auf den aktuellen Bearbei-tungsstand ist schnell möglich. Dies führt dazu, dass zeitrauben-de Aufgaben wie das Suchen oder Kopieren von Schriftstücken ent-fallen. So werden die Effizienz und Mitarbeiterzufriedenheit erhöht.

Der richtige Zeitpunkt ist jetzt

Die Vorteile liegen auf der Hand und die Lösungen sind verfügbar. Um die Potenziale aber wirklich umsetzen zu können, müssen die Projekte angegangen werden. Kla-re Ziele, definierte Anforderungen und ein strukturiertes Projekt er-möglichen gute Entscheidungen.

Zudem muss der Wille zur Verän-derung gegeben sein – man muss die Werkzeuge entsprechend nut-zen! Auch hier gilt: Es gibt nichts Gutes, außer man tut es. Die Zeit der Fachmitarbeiter der Finanz-abteilung ist viel zu wertvoll, um Rechnungen und Auftragsbestäti-gungen zu jagen. Starten Sie jetzt mit Input Management!

BARC Guide Digital Finance & Controlling12

Expertenbeitrag – Autor: Alexander Rode

Künstliche Intelligenz und Machine Learning im Controlling

Als Controller hört man häufig, dass das Controlling in Zeiten von Data Science, Machine und Deep Learning zunehmend obsolet werden wird. Lassen Sie sich von solchen reißerischen Behauptun-gen nicht verunsichern. Verfallen Sie nicht in Abwehrhaltung, wenn Sie mit dem Thema Data Science konfrontiert werden. Keiner will Ihren Job wegrationalisieren und Ihre Expertise ist mehr gefragt denn je!Das heißt aber nicht, dass Sie sich entspannt zurücklehnen und den Dingen freien Lauf lassen können. Die erfolgreichsten Unternehmen der Welt verdanken ihre promi-nente Stellung der Tatsache, dass sie elementare gesellschaftli-che und technologische Verän-derungen frühzeitig antizipiert und adaptiert haben. Ihrer Kon-kurrenz waren sie damit einen wichtigen Schritt voraus.

Von einem Controller wird er-wartet, dass er genau solche Wei-chenstellungen zum Wohle des Unternehmens anstößt und ihre Durchsetzung forciert. Den Data

Science Hype auszusitzen und im großen Bogen zu umschiffen ist keine Option. Denn eins ist sicher: Der Einzug von Algorithmen in die Unternehmensprozesse ist unaufhaltbar. Das Optimie-rungspotenzial ist einfach zu groß, um es nicht zu nutzen. Wer den Anschluss verliert, hat früher oder später das Nachsehen.

Fortschritte aktiv mitgestalten

Daher ist es besser, den Fort-schritt aktiv mitzugestalten, statt ihn zu fürchten oder ihm gar im Weg zu stehen. Machen Sie den ersten Schritt in diese Richtung, indem Sie sich ein realistisches Bild über den Beruf eines Data Scientist machen.

Das gelingt meist besser, wenn man sich mit den grundlegenden Fragestellungen und Werkzeu-gen dieser Berufsgruppe aus-einandersetzt und sich nicht dem medialen „Buzzword-Bingo“ rund um das Thema aussetzt. Letzte-res mag aufregend sein, hat aber meist nur wenig mit dem Arbeits-

alltag eines Data Scientist zu tun.

Wissen aufbauen – Nutzen einschätzen

Frischen Sie Ihr statistisches Grundlagenwissen aus Schul- und Universitätszeiten auf! Hierfür können Sie auf verschiedene Mög-lichkeiten zurückgreifen:

Print- und Onlinemedien zum Aufbau von GrundkenntnissenEs gibt zahlreiche Print- und On-linemedien, die die Basics durch-aus unterhaltsam vermitteln und weitgehend auf mathematischen Fachjargon und komplizierte For-meln verzichten. Machen Sie sich mit der Funktionsweise grundle-gender statistischer Verfahren vertraut. So können Sie mitreden, wenn es um Korrelationen, Re-gressionen, Klassifikationen und Clusterverfahren geht. Haben Sie ein Grundverständnis aufge-baut, verstehen Sie schon bald die Grundprinzipien von Machine Learning, neuronalen Netzwer-ken und Künstlicher Intelligenz (KI). Sie werden merken, dass es

BARC Guide Digital Finance & Controlling12

13BARC Guide Digital Finance & Controlling

„Sobald Sie das Potential von Data Science

erkannt haben, können Sie Innovationen

aktiv mitgestalten!“

sich hierbei um kein Hexenwerk oder schiere Zauberei handelt.Online-Kurse für tiefere Einbli-cke in die PraxisUm tiefer in die Praxis einzutau-chen, hält das Internet eine Viel-zahl kostenloser oder preisgüns-tiger Online-Kurse bereit. Diese bieten einen leichten Einstieg für das Coden mit Python, R und für weitere Data Science-Anwendun-gen. Sie müssen keine komplette Umschulung zum Data Scientist durchlaufen. Ein grobes Verständ-nis für das Instrumentarium und die Möglichkeiten reicht bereits aus. So bauen Sie Berührungs-ängste ab und können den Mehr-wehrt von Data Science besser einschätzen.

Förderung durch den ArbeitgeberEinen solchen Wissensaufbau neben beruflichen und privaten Verpflichtung zu bewältigen stellt zweifellos eine Herausforderung dar. Hier muss der Arbeitgeber für die Notwendigkeit von Fortbil-dungsmaßnahmen sensibilisiert werden. Fordern Sie Ihre Förde-rung aktiv ein. Warten sie nicht, bis Sie die Thematik überrumpelt und Sie es plötzlich mit Data Scientists als Arbeitskollegen zu tun bekom-men.

Ist dies bereits der Fall, dann be-gegnen Sie ihnen nicht mit Arg-wohn, sondern mit Interesse. Sie können viel voneinander lernen und profitieren. Bietet Ihr Arbeit-geber von sich aus Fortbildungs-

angebote an, sollten Sie diese nutzen. So geraten Sie bei neuen Entwicklungen im Unternehmen nicht aufs Abstellgleis.

Wie KI und Machine Learning im Controlling eingesetzt werden können

Sobald Sie das Potential von Data Science erkannt haben, können Sie Innovationen aktiv mitge-stalten und als Dreh- und Angel-punkt für neue Projekte fungie-ren. Machine Learning und Deep Learning im Controlling erleich-tern den Arbeitsalltag und ent-lasten von lästigen repetitiven Aufgaben.

Zeitraubende Tätigkeiten, die fes-ten Abläufen und Regeln folgen und eine hohe Aufmerksamkeit abverlangen, können oftmals re-lativ leicht automatisiert werden. Machine Learning und KI haben sich in der Finanzabteilung und dem Rechnungswesen sowie bei der Erstellung von Reports und Dashboards schon vielfach be-währt.

Dabei müssen Sie als Controller keinen Bedeutungsverlust Ihres Arbeitsplatzes befürchten. Als Ex-perte besitzen Sie ein exklusives Verständnis für die den Zahlen zugrundeliegenden Geschäfts-prozesse. In Kombination mit Ih-rem erworbenen Grundverständ-nis für Data Science machen Sie sich unentbehrlich für Ihr Unter-nehmen. Nur Sie können Lösun-

gen liefern, wo Algorithmen versagen.

In der Zwischenzeit können Sie sich auf Ihre Kernaufgabe als Con-troller konzentrieren und wich-tige Impulse für die Planung und Steuerung der Unternehmenspro-zesse liefern. So verorten Sie den Part der Kontrolle wieder stärker im Controlling.

Algorithmen sind Menschen zwar bei der systematischen Verarbei-tung von großen Datenmengen überlegen, sie können jedoch nur auf Grundlage fester Regeln und eindeutiger Datenlage sinnvolle Ergebnisse produzieren. Sie sind gut darin, Muster von Zusammen-hängen zu erkennen und daraus Regeln abzuleiten, versagen je-doch bei unvorhergesehenen Er-eignissen, die keiner Struktur fol-gen.

Die richtige Einordnung solcher Ereignisse und die entsprechen-de Reaktion kann bisher nur von tatsächlicher Intelligenz be-wältigt werden. Hier kommen Sie als „human in the loop“ ins Spiel. Nur Sie haben ein Gespür dafür, wenn Algorithmen falsch liegen. Mit Ihrem Wissen über die Gren-zen der Technologie bewahren Sie Ihr Unternehmen vor folgen-schweren Entscheidungen, die als Konsequenz blinden Vertrauens gegenüber Algorithmen getroffen werden. Auch hier ist Kontrolle durch fähige Controller gefragt.

13BARC Guide Digital Finance & Controlling

BARC Guide Digital Finance & Controlling14

Expertenbeitrag – Autoren: Dr. Martin Böhn, Sabine Kraus

Prozessorientiertes ECM für die Finanzabteilung

Es könnte so einfach sein, wenn da nicht die Dokumente wären: Wo ist? Wer hat gerade? Wie ist der Bearbeitungsstand? Hatten wir nicht auch noch…? Diese und ähnliche Fragen kosten zu viel Zeit und Mitarbeitermotivation. Insbe-sondere wenn Sachverhalte abtei-lungsübergreifend geklärt werden müssen und die Finanzabteilung oft wichtigen Informationen hin-terherlaufen muss.

Hier setzt das Enterprise Con-tent Management (ECM) an. ECM dient der strukturierten Ver-waltung von Dokumenten und unterstützt deren Nutzung durch die direkte Bereitstellung und Verknüpfung mit Geschäfts-prozessen. Ähnlich wie Enterpri-se-Resource-Planning- (ERP-) oder Planungssysteme gibt die Soft-ware die richtige Struktur und die Werkzeuge, um Anwender be-darfsgerecht zu unterstützen. Das führt zu schnelleren und besse-ren Ergebnissen – und entlastet die Mitarbeiter.

Einfach besser arbeiten – Warum ECM im Finanzbereich immer wichtiger wird

Der Wandel in den Arbeitsweisen und der Nutzung von Software zeigt sich in einer gestiegenen Anspruchshaltung der Nutzer. Schnell, überall, sicher und in bedarfsgerechter Form sollen Informationen und Dokumente bereitgestellt, bearbeitet und wei-tergeleitet werden können. Diese Einstellung vertreten Mitarbeiter

der Finanzabteilung gleicherma-ßen wie jeder andere Bereich, der an Prozessen mit Informations-bezug beteiligt ist. Um diesen An-forderungen gerecht zu werden, sind verschiedene Aspekte zu be-achten.

Kerngedanke des ECM war seit jeher, Informationen verschiede-ner Quellen und unterschiedlicher Formate zu verbinden. Über Me-tadaten sollten Inhalte verknüpft und bedarfsgerecht dargestellt werden (bspw. als Lieferantenak-ten, Kundenakten, Vertragsanla-gen).

Im Zuge der Digitalisierung wächst das zu berücksichtigende Infor-mationsvolumen stetig weiter. Immer mehr Quellen, Daten und Dokumente müssen in die-sem Kontext beachtet werden. Um diese Flut an Informationen verarbeiten zu können, werden immer häufiger Module zur au-tomatischen Klassifikation und Verschlagwortung eingesetzt. Wesentliche Werkzeuge sind Text-analyse, Datenschnittstellen zum Import von Informationen aus Quellsystemen sowie intelligente Verschlagwortungsroutinen.

In diesem Zusammenhang kommt auch der Datenaufbereitung und -bereinigung hohe Bedeutung zu. Informationen müssen verlässlich und im richtigen Kontext einge-ordnet werden. Abhängig von der Aufgabe und dem Informations-bedürfnis des Anwenders sollen die Bereitstellung und Nutzung

von Informationen gesteuert wer-den. Weder sollen wesentliche Inhalte fehlen, noch soll der Mit-arbeiter durch eine Fülle an Such-treffern überfordert werden.

Gerade im Finanzbereich ist eine Verknüpfung der Dokumente mit den Daten und Prozessen aus den Fachsystemen erfor-derlich. Stamm- und Bewegungs-daten aus ERP-Systemen liefern wichtigen Kontext, zudem sind hier auch häufig verschiedene Fachprozesse abgebildet.

Es zeigt sich aber regelmäßig, dass für bestimmte Aufgabenstellun-gen ergänzende Werkzeuge erfor-derlich sind, die auf diesen Infor-mationen aufsetzen. So können ECM-Systeme bspw. Lieferan-tenakten zur Verwaltung von Verträgen oder Korrespondenz bereitstellen. Auch für bereichs-übergreifende Prozesse wie die Rechnungseingangsbearbeitung werden oft ECM-Systeme einge-setzt. Grund dafür ist, dass nicht alle Beteiligten aus den Fachbe-reichen (bspw. Freigeber) über die erforderlichen ERP-Lizenzen und/oder das Wissen zur Bedienung verfügen.

Strategie & Struktur - Voraus-setzungen für gutes ECMDie bedarfsgerechte Unterstüt-zung der Dokumentennutzung und Prozessbearbeitung erfordert entsprechende technische und or-ganisatorische Maßnahmen. Gro-ße Ablagen als reine Datengräber werden abgelöst durch inhaltlich

BARC Guide Digital Finance & Controlling14

15BARC Guide Digital Finance & Controlling

„ECM verknüpft Dokumente und

Prozesse und hilft so bei der gezielten

Nutzung der Informationen“

strukturierte Informationsspei-cher. Die entsprechenden Meta-datenmodelle müssen definiert, implementiert und mit Datenmo-dellen bestehender Fachsysteme gekoppelt werden. Dazu zählen beispielsweise das ERP-System der Finanzabteilung oder das CRM-System von Marketing/Ver-trieb. Nur so lässt sich eine sinn-volle, zielgerichtete und system-übergreifende Nutzung von Daten und Dokumenten realisieren. Aus diesem Grund sind Master Data Management und Datenhoheit auch wesentliche Themen in ECM-Projekten.

Gleichzeitig steigt die Verantwor-tung für die Erfassung und Pflege von Daten. Grund dafür ist, dass ECM nur dann funktioniert, wenn die Informationen früh, korrekt und entsprechend der definierten Zielstruktur erfasst werden. Um eine regelbasierte Unterstützung der Mitarbeiter zu ermöglichen, müssen die Anwendungsfälle und Aufgabenstellungen ent-

sprechend spezifiziert werden. Damit sind verschiedene Fragen zu lösen: Was? Woher? Wofür (Be-arbeitungskontext)? Der Entwurf dieser logischen Modelle der Ab-lage, Verteilung und Nutzung ist mitunter relativ aufwändig. Er bringt aber auch hohen Nutzen im Projekt.

Wie Prozesse zur bedarfsge-rechten Unterstützung durch ECM beitragenAuch die Art des Umgangs mit In-formationen ändern sich. Die in der Theorie oft gezogenen Gren-zen zwischen starren Workflows und flexibler Projektarbeit werden aufgeweicht:

• Die Teams nutzen Automatis-men (z. B. Informationsabon-nements zur automatischen Benachrichtigung bei neu einge-henden oder veränderten Do-kumenten), um die Mitarbeiter zu entlasten, die Bearbeitung abzusichern und Fehlerquoten zu reduzieren

Für kreative und offene Aufga-ben werden Ad-hoc-Workflows und Collaboration-Funktionen genutzt

• Mit dem Schlagwort Vorgangs- oder Case-Management positionieren viele Anbieter die bedarfsgerechte Kombination aus Informationen, Aufgaben und Kommunikationsmöglich-keiten.

Kunden können in diesem Kontext von vordefinierten Best Prac-tices profitieren und so schnell in die Projekte einsteigen. Durch Trends wie Social Media und Net-working ändert sich die Erzeugung und Bewertung von Inhalten. In-formationen müssen schnell er-stellt, verteilt, verlinkt und mit entsprechenden Tags (oder einer anderen Form von Metadaten) eingeordnet werden können. Die-ses Wissen ist anschließend mit bereits vorhandenen Inhalten zu verknüpfen. Gleichzeitig müssen Lösungen für ein immer stärker verteiltes Arbeiten gefunden werden. Viele Teams setzen sich nicht nur aus den Mitarbeitern eines Unternehmens zusammen. Häufig werden Partner, sonstige Experten, Behörden und die Kun-den selbst in Prozesse eingebun-den.

Diese Form der Collaboration setzt leistungsfähige Plattformen voraus, die die Dokumente und Aufgaben sicher bereitstellen können. Im Finanzbereich können dies bspw. Lieferanten, Behörden oder Mitarbeiter von rechtlich

15BARC Guide Digital Finance & Controlling

ECM-Spezialist

Informationsspeicher und Fachverfahren

Strategien und Vorgaben

Mitarbeiter und FachwissenAufgaben und Prozesse

Abbildung 1: Ganzheitlicher Ansatz des ECM

BARC Guide Digital Finance & Controlling16

Expertenbeitrag

selbständigen Tochterunterneh-men sein. Gleichzeitig müssen Zu-gang und Bedienung möglichst einfach sein, insbesondere auch für sporadische ECM-Anwender. Es muss organisatorisch geklärt werden, welche Inhalte für wel-chen Personenkreis unter wel-chen Bedingungen bereitgestellt werden dürfen.

Viele Anwender im Finanzbereich nutzen die Integration von ECM-Systemen in ERP-Anwendungen. Dadurch können sie von konkre-ten Sachverhalten direkt in die entsprechende Akte abspringen. So können die entsprechenden In-halte, aber auch die zusätzlichen Funktionen eines ECM-Systems, bedarfsgerecht bereitgestellt wer-den.

In der Gesamtarchitektur des Unternehmens muss das ECM-System eine Informationsdreh-scheibe bilden können. Daten und Dokumente aus unterschiedlichen Anwendungen müssen erfasst, klassifiziert und bereitgestellt wer-

den können. Daher werden die Schnittstellen kontinuierlich ausgebaut. Neben der Kopplung im Backend werden auch Fron-tend-Mechanismen genutzt. So werden beispielsweise Schlüssel-werte aus den Masken beliebiger Drittsysteme abgegriffen und die entsprechende digitale Akte an-gezeigt. Noch komplexer wird das Zusammenspiel der Systeme, wenn auch Workflows verbunden werden sollen. Die Datenhoheit muss zu jedem Zeitpunkt orga-nisatorisch geklärt und entspre-chend technisch abgebildet sein.

ECM-Systeme zur Wissenssiche-rung und Erfüllung gesetzlicher Anforderungen der Finanzab-teilungDas Wissen eines Unternehmens ist ein wesentlicher Produktions-faktor und – richtig eingesetzt – ein Wettbewerbsvorteil. Oft sind die zum Aufbau dieses Wissens erforderlichen Inhalte aber stark verteilt und die Ablagen nicht einheitlich strukturiert. Zu viel dieses Wissens liegt in den Köp-

fen der Mitarbeiter. Dies steigert deren Arbeitsbelastung, da sie es als Experten immer wieder ver-teilen und kommunizieren müs-sen. Gleichzeitig ist die Einhaltung von Nachweispflichten eine we-sentliche Anforderung. Durch die steigende Zahl an Quellen und Dokumenten sowie immer neue Regularien steigt die Komplexität des Themas. Ohne Systemunter-stützung kann eine Erfüllung nur mit sehr hohem Aufwand oder oft gar nicht gesichert werden.

ECM-Systeme unterstützen die Erfassung, Nutzung und Ver-waltung von Inhalten umfassend. Die Informationen und ihr Weg durch das Unternehmen werden – unter Berücksichtigung des Da-tenschutzes – transparent nach-vollziehbar. So können gesetzli-che Anforderungen einfacher und besser erfüllt werden, genau wie vertragliche Vereinbarungen mit Partnern. Gleichzeitig wird vor-handenes Wissen besser erfasst, nutzbar gemacht und abgesichert. Kosten für unnötige Datenbe-stände (Kopien, veraltete Versi-onen etc.) sinken, der Zugriff auf relevante Inhalte wird beschleu-nigt. Dadurch werden Prozesse verbessert.

ECM zur Unterstützung und Entlastung der MitarbeiterIm Kampf um kompetente, leis-tungsfähige Mitarbeiter haben die Unternehmen erkannt, dass ein entsprechendes Arbeitsumfeld bereitgestellt werden muss. Der Anwender wird nicht allein durch kostenfreie Getränke, Obstkörbe oder ein unternehmenseigenes Fitness-Studio motiviert werden können. Er muss in erster Linie die ihm gestellten Aufgaben effektiv

Zugriff auf die Wissensbasis

Recherche Ablagestrukturen(Akten) Analysen

Datenübertragung zur

Indexierung und Validierung

Dokumentenoutput

erfasste Dokumente

Geschäftsprozessmanagement

Prozessanstoß Prozesssteuerung Erzeugung Prozessoutput Vorgangsbearbeitung Prozessüberwachung

StammdatenTransaktionsdaten

ERP

MetadatenDokumente

ECM

Abbildung 2: Verbindung ERP und ECM: Wie Informationen miteinander gekoppelt werden

17BARC Guide Digital Finance & Controlling

erledigen können. In den vergan-genen Jahren haben wir immer wieder Projekte begleitet, die dazu dienten, den Mitarbeitern die er-forderlichen Informationen und Funktionen bereitzustellen. ECM ist dann erfolgreich, wenn es für den jeweiligen Mitarbeiter einen klaren Mehrwert liefert. Die Ge-staltung der Oberflächen muss entsprechend seiner Anforde-rungen sein. Typische Anforde-rungen in aktuellen Projekten sind hier (nutzergruppenspezi-fische) Akten- und Vorgangssich-ten, Schlagwortsuche – ähnlich bspw. der Google-Suche über alle Inhalte – sowie die Einbindungen in Mailclients und andere bereits genutzte Anwendungen.

Vorteile durch ECM-Systeme: Prozesse und Wissen verbindenBei der Aufgabenbearbeitung muss der Anwender von Rou-tineaufgaben entlastet werden und sich auf seine eigentlichen Aufgabenfelder konzentrieren können. Die vorhandenen Infor-mationen und Systemfunktionen werden dabei in unterschiedlicher Form genutzt. Als Steuerungs-wissen dienen Regeln, welche die automatische Abarbeitung von Teilschritten erlauben und so Zeit und Kosten sparen. Auf Basis der Datenklassifikation kann Unter-stützungswissen in der System-maske bereitgestellt werden. Das System sammelt dann die für eine Entscheidung erforderlichen Inhalte. So kann der Anwender schneller und umfassender infor-miert handeln. Durch Kontrollwis-sen kann das System Verstöße gegen Vollständigkeit (fehlende Werte oder Schritte), Korrektheit (widersprüchliche Werte) oder Plausibilität (ungewöhnliche

Wertekonstellationen) erkennen und den Anwender darauf hinwei-sen.

Die Nutzung dieses Wissens kann regelgesteuert automatisiert wer-den. Das System unterstützt den Anwender damit proaktiv in der Aufgabenbearbeitung. Dies kann auch den Einstieg in die Prozesse umfassen, indem das System im Rahmen der Problemidentifikati-on den Handlungsbedarf erkennt, die Aufgabenstellung eingrenzt und die passende Prozessbearbei-tung auslöst.

Häufiger Anwendungsfall ist die Überwachung von verschiede-nen Eingangskanälen, um direkt Prozesse auszulösen, wenn neue Inhalte eingehen (bspw. Überwa-chung von Lieferantenverträgen, Reaktionszeiten bei Anfragen oder der Abgleich von Plan-Zahlen im Vergleich zu Ist-Zahlen – sofern diese nicht im ERP-System abgebil-det sind). Die Prozessprotokollie-rung erlaubt die Nachweisbarkeit einzelner Prozessinstanzen eben-so wie die übergreifende Analyse der Abläufe und Wissensnutzung. So können beispielsweise Engpäs-se oder weiterer Unterstützungs-bedarf aufgedeckt werden. Damit wird eine kontinuierliche Pro-zessverbesserung unterstützt.

Wie ECM-Systeme auch in Zukunft unterstützen könnenECM verbindet Informationen, Abläufe, Systeme und Mitarbei-ter der Finanzabteilung und des gesamten Unternehmens. Die Systeme bieten die technischen Möglichkeiten und Funktionen für die Realisierung. Für eine er-folgreiche Umsetzung muss aber auch der organisatorische Rah-

men geschaffen werden. Aktuel-le Trends zum anderen Umgang mit Informationen und zur immer breiteren Nutzung von Inhalten verstärken den Bedarf an ECM-Lösungen. Der Bruch zwischen der digitalen Arbeit im ERP-System und dem Papierordner im Schrank muss beseitigt werden. Es muss möglich sein, schnell, flexibel und direkt mit allen Informationen zu arbeiten: Daten, Dokumente und Prozesse.

Anwender in der Finanzabteilung und anderen Bereichen müssen sich daher auf eine andere Art des Arbeitens einlassen. Das pa-pierlose / papierarme Büro muss als klarer Vorteil erkannt und ent-sprechend umgesetzt werden. Aufgabe des Managements ist es, eine klare Vision zu entwickeln und die Rahmenbedingungen für ihre Umsetzung zu schaffen. Die Vorteile für den Einzelnen sowie für die gesamte Organisation soll-ten dabei sehr schnell klar wer-den. Eine Alternative gibt es nicht, da die Komplexität und die An-sprüche immer weiter steigen und mit „klassischen Lösungen“ der Dokumentenverwaltung nicht mehr abzudecken sind (bspw. Ver-waltung von Dokumenten mit Hil-fe eines Fileservers).

ECM ist eine Chance auf einen bes-seren Umgang mit Informationen. Gleichzeitig eröffnet es die Mög-lichkeit, abteilungsübergreifend, schneller, einfacher und besser zu arbeiten. Überlegen auch Sie wie Ihre Finanzabteilung bzw. Ihr gesamtes Unternehmen von ECM profitieren kann.

BARC Guide Digital Finance & Controlling18

Expertenbeitrag – Autorin: Julia Förth

Robotic Process Automation sinnvoll einsetzen

In vielen Unternehmen führt die starke Auslastung der Mitarbeiter mit vergleichsweise einfachen, ma-nuellen und sich wiederholenden Tätigkeiten zu Kapazitätsengpässen. Aufwandstreiber wie z. B. die Kon-tenabstimmung, Datenübernahmen oder der Abgleich von Transaktionen halten Mitarbeiter mit Expertenwis-sen davon ab, sich auf geschäftsre-levante Fragestellungen zu fokus-sieren. Robotic Process Automation (RPA) kann an dieser Stelle unter-stützen und Mitarbeiter von wenig wertschöpfenden aber notwendigen Tätigkeiten entlasten.

RPA-Software stellt Software-roboter bereit, um geeignete (Teil-)Prozesse zu automatisie-ren

Im Bereich der Prozessunterstüt-zung und Prozessautomatisierung gibt es unterschiedliche System-gattungen. RPA-Software verfolgt den Ansatz der robotergestützten Automatisierung von einfachen regelbasierten Tätigkeiten. Die Technologie kommt im Vergleich zu Werkzeugen anderer Gattun-gen ohne explizite Schnittstelle zu Drittsystemen aus, da die Soft-wareroboter über die Benutzer-schnittstelle mit den beteiligten Systemen kommunizieren.

Damit die Bots wissen was zu tun ist, muss der Prozess in struktu-rierter Form beschrieben werden. Diese Ablaufsequenzen werden über die integrierten Modellie-rungsumgebungen oder soge-nannte Recorder erstellt.

Recorder protokollieren die Ar-beitsabläufe aus Mausbewegun-gen sowie Tastenschlägen und generieren parallel zur manuellen Durchführung einen ausführba-ren Code, der im Anschluss in der Modellierungsumgebung editiert werden kann. Die Systeme arbei-ten grundsätzlich unabhängig von der Oberfläche – allerdings werden für verschiedene Oberflä-chentechnologien (z. B. Web, Desk-top, Citrix) häufig unterschiedliche Roboterarten eingesetzt.

Immer häufiger stellen RPA-Her-steller über eigene Marktplätze vorkonfigurierte Ablaufsequen-zen für bestimmte standardisier-te Aufgaben bereit. Anwender haben darüber auch zunehmend Zugriff auf AI-gestützte Roboter. Diese können dort, wo starr konfi-gurierte Roboter an ihre Grenzen stoßen – beispielsweise bei der Erkennung und Verarbeitung un-strukturierter Daten – unterstüt-zen.

RPA-Software zeichnet sich wei-terhin durch intuitive Konfigura-tionsmöglichkeiten der Ablauf-sequenzen aus. Die Hersteller legen großen Wert auf grafische Oberflächen. So soll die Erstellung und Modellierung von Robotern auch Fachanwendern ermög-licht werden. Um Wildwuchs und ineffizient modellierte Prozesse zu vermeiden, bedarf es eines or-ganisatorischen Rahmens sowie entsprechender Schulungsmaß-nahmen. Ausreichende fachliche Kompetenzen und ein fundiertes

Verständnis für Prozesse sowie die involvierten Daten sind unab-dingbar.

Ebenso notwendig ist die Einbin-dung der IT in RPA-Projekte. Auch die Roboter benötigen – wie der menschliche Mitarbeiter – einen Zugang zu den verwendeten Sys-temen. Deshalb bekommen die Bots meist eigene Benutzer-IDs, Passwörter und spezielle Zugriffs-rechte. Die Integration in die vor-handene Architektur sowie Ver-antwortlichkeiten, Rollen und Rechte sollten deshalb entspre-chend festgelegt werden.

Einsatzmöglichkeiten von Soft-warerobotern

Generell können RPA-Lösungen in sämtlichen Unternehmensberei-chen gewinnbringende Ergebnis-se liefern. Durch die verringerte Komplexität in der Implementie-rungsphase, in der im Vergleich zu anderen Automatisierungslösun-gen keine technischen Schnittstel-len geschaffen werden müssen, lassen sich die Systeme flexibel einsetzen und sind in kurzer Zeit einsatzbereit.

So können die Bots kleinere Auf-gaben vollständig übernehmen oder Teil eines übergreifenden Arbeitsworkflows sein. Abbildung 1 verdeutlicht die vielfältigen Ein-satzmöglichkeiten.

BARC Guide Digital Finance & Controlling18

19BARC Guide Digital Finance & Controlling

„Der erste Schritt zum erfolgreichen Einsatz

von RPA-Software ist die Auswahl eines

automatisierbaren Prozesses.“

Automatisierung von Ge-schäftsprozessen mittels RPA-Technologie

Der erste Schritt zum erfolgrei-chen Einsatz von RPA-Software ist die Auswahl eines automatisier-baren Prozesses.

Nicht jeder Prozess ist allerdings für die robotergestützte Auto-matisierung geeignet. Komplexe,

personenübergreifende Prozes-se sind zum Beispiel nur schwer umzusetzen. Prozesse sollten be-stimmte Kriterien erfüllen. Abbil-dung 2 zeigt auf welche Merkmale in welcher Ausprägung einen ge-eigneten Prozess beschreiben.

RPA-Lösungen können eine sinn-volle Unterstützung bei der Auto-matisierung von repetitiven, stan-dardisierten (Teil)-Prozessen und

Routineaufgaben mit hoher Stabi-lität bieten. Der Einsatz beschränkt sich bislang auf die vollständig re-gelbasierte Automatisierung. Ge-nerell gilt: Die Anwendungsfälle müssen sorgfältig ausgewählt und auf ihre Eignung für RPA-Software geprüft werden.

RPA ist ...

• keine Lösung, um End-to-End Prozesse vollständig abzubil-den.

• keine „One-Size-Fits-All-Techno-logie“: Geeignete Anwendungs-fälle müssen sorgfältig geprüft werden.

• kein Allheilmittel: Ineffiziente oder fehlerhafte Prozesse blei-ben auch mit Automatisierung ineffizient und fehlerhaft.

• keine geeignete Lösung für Pro-zesse, die komplexe Entschei-dungen erfordern und eine hohe Variantenzahl aufweisen.

Vorteile der Prozessautomati-sierung durch RPA

Die allgemeinen Vorteile von Pro-zessautomatisierung liegen auf der Hand. Zu Kosten- und Zeit-ersparnis reihen sich verbesserte Compliance sowie die Steigerung von Prozessqualität und Sicher-heit. Personalressourcen werden entlastet und können verstärkt für wertschöpfende Tätigkeiten ein-gesetzt werden. Zusätzlich wer-den Produktivität und Datenqua-lität verbessert, da menschliche Fehler vermieden werden.

19BARC Guide Digital Finance & Controlling

RPA

Formulare ausfüllen und lesen

Daten in Datenbanken lesen und schreiben

E-Mails und Anhänge öffnen

Dateien kopieren, löschen und verschieben

Daten aus dem Web und Oberflächen lesen

Zugangsdaten für Anwendungen eingeben

Kalkulationen durchführen

Inhalte aus Dateien kopieren, löschen und einfügen

Daten nach bestimmten Regeln validieren

Daten aus verschiedenen strukturierten Quellen extrahieren

Daten mehrerer Quellen zusammenführen

Altsysteme ohne Schnittstelle anbinden

Abbildung 1: Anwendungsbeispiele von RPA-Softwarerobotern

Merkmal Ausprägung

Prozessvolumen Hoch

Grad der Standardisierung Hoch

Anteil regelbasierter Entscheidungen Hoch

Stabilität Hoch

Reife Hoch

Anzahl der Varianten Gering

Komplexität Gering

Abbildung 2: Eigenschaften von Prozessen, die sich für die Automatisierung mittels RPA-Lösungen eignen

BARC Guide Digital Finance & Controlling20

Expertenbeitrag

Neben den beschriebenen Bene-fits haben speziell RPA-Lösungen außerdem den Vorteil der schnitt-stellenlosen Einbindung von di-versen Fachanwendungen. Es bedarf somit keiner Veränderung bestehender Systeme, Anwen-dungen oder Infrastruktur.

Softwareroboter können weiter-hin als direkte Unterstützung für Mitarbeiter konfiguriert werden. Dafür nutzt man die geführte Au-tomatisierung, um die Bots direkt auf dem Desktop der Mitarbeiter zu implementieren. Auf Anwei-sung des Mitarbeiters überneh-men sie geeignete, zeitaufwendige Teilaufgaben und können somit als eine Art Personal Assistent fungieren. So können die Bots bei-spielsweise hilfreiche Tipps und zusätzliche Informationen liefern wie z. B. den aktuellen Wechsel-kurs immer dann, wenn der Mitar-beiter an einer bestimmten Stelle im Prozess angelangt ist.

Ein Fokus der Hersteller von RPA Software liegt außerdem auf der Usability. Die Ablaufsequenzen sollen mittels einer intuitiven, grafischen Oberfläche auch durch Fachbereichsmitarbeiter erstellt werden können. Dadurch sind die Geschäftsbereiche weniger abhängig von der IT und können eigenständig kleinere Tätigkeiten automatisieren.

Wie bereits beschrieben ist dafür dennoch Schulung und Training notwendig. Ebenso wird eine ent-sprechende organisatorische Re-gelung benötigt, um einen klaren Rahmen für die Erstellung und Nutzung von Robotern vorzuge-ben.

Hohes Automatisierungspoten-tial in den Finanzprozessen

Für die robotergestützte Automa-tisierung eignen sich besonders standardisierte, repetitive und komplett regelbasierte Prozesse mit einem hohen Anteil an einfa-cher und manueller Tätigkeit.

Gerade im Finanz- und Control-ling-Bereich von Unternehmen sind solche Prozesse kein Einzel-fall. Aufgrund der Vielzahl der Aufgaben, der vielen gesetzlichen und vertraglichen Verpflichtungen sowie der enormen Datenmengen müssen die Mitarbeiter besser un-terstützt werden.

Häufig werden Mitarbeiter mit eintönigen, manuellen Tätig-keiten stark ausgelastet und haben somit nur wenig Zeit für anspruchsvolle und höherwerti-ge Aufgaben. RPA-Lösungen kön-nen hier eine enorme Entlastung schaffen. So können sich die Mit-arbeiter wieder stärker auf wert-schöpfende Tätigkeiten konzent-rieren. In der Finanzorganisation können die Softwareroboter zum Beispiel die (Teil-)Verarbeitung von Buchungsbelegen über-nehmen. Ebenso können sie den Rechnungstellungsprozess und den Monatsabschluss unter-stützen. Zusätzlicher Benefit des Bots: inkorrekte Eingaben werden vermieden und die Output-Quali-tät gesteigert.

Aktuelle Entwicklungen zeigen außerdem eine Veränderung der Rollenbilder in der Finanzorga-nisation. Neue Kenntnisse und Fähigkeiten werden immer wich-tiger. Um diesen Erwartungen standhalten zu können, müssen Mitarbeiter von zeitintensiven aber wenig wertschöpfenden Tä-tigkeiten befreit werden.

In vielen Unternehmen werden Finanzprozesse außerdem noch zum Teil durch Altsysteme ge-speist. In solchen Situationen kön-nen RPA-Lösungen mit ihrem ein-zigartigen Vorteil punkten. Über die Oberflächen können Software-roboter auch mit Altsystemen kommunizieren und den Mitar-beitern aufwendige Datenüber-tragungen abnehmen.

Process Mining kann bei der Auswahl geeigneter Prozesse unterstützen

Ein wesentlicher Schritt für erfolg-reiche Automatisierung mittels RPA-Technologie, ist die Auswahl von geeigneten Prozessen. Des-halb bringen viele Werkzeuge im Standard bereits sogenannte Pro-cess Discovery Module mit. Diese Module unterstützen bei der Iden-tifizierung und Priorisierung von Prozessen, die die oben genann-ten Eigenschaften aufweisen. Für die Beschreibung potenzieller Pro-zesse gehen die Lösungen unter-

21BARC Guide Digital Finance & Controlling

schiedlich vor. Eine Variante ist die Visualisierung des Prozesses mit-tels Recorder. Ähnlich wie bei der Erstellung der Ablaufsequenzen schneidet das Werkzeug die nöti-gen Prozessschritte während der Durchführung mit.

Ein weiterer Ansatz ist die manuel-le Erfassung von Rahmenparame-tern wie Durchlaufzeit und Anzahl der Prozessschritte. Daraus wird im Anschluss ein Score errechnet, der die Eignung und Priorität des Prozesses beschreibt.

Umfassende Ergebnisse aus Pro-zess Analysen liefern Process-Mi-ning-Werkzeuge. Im Gegensatz zu den Process-Discovery-Kom-ponenten analysieren Process Mining Lösungen die Ereignispro-tokolle der operativen Systeme. So ermitteln sie die tatsächlich durchgeführten Geschäftsprozes-se mit sämtlichen Varianten und Ausnahmen. Durch diese Ana-lysen können Geschäftsprozesse mit hohem Optimierungspoten-tial identifiziert werden. Beide Systeme können enorme Wech-selwirkungen erzeugen. Des-halb kommen immer häufiger in Unternehmen sowohl Process - Mining- als auch RPA-Lösungen in Kombination zum Einsatz. Mit-tels Process Mining werden ent-sprechende Prozesse ermittelt bei deren Optimierung RPA-Lösungen unterstützen können. Mit dieser Herangehensweise wird eine gute Voraussetzung geschaffen, um aus RPA-Investi-tionen langfristig und dauerhaft einen hohen Wert zu erzielen

„Think big - start small - scale fast“ lautet die Devise im RPA-Umfeld. Um erste RPA-Initiativen erfolg-reich umzusetzen, empfehlen wir, mit einfachen Prozessen die nur wenige einfache Arbeitsschritte umfassen, zu starten.

Gleichzeitig sollte jedoch die Ska-lierung der Roboter auf einen erweiterten Einsatz eingeplant werden. Zu kleinteiliges Silo-Den-ken erschwert eine geschäfts-bereichsübergreifende Nutzung bereits definierter Ablaufsequen-zen. Viele Werkzeuge bieten eine sehr gute Skalierbarkeit, sodass Startszenarien schnell und flexibel ausgebaut werden können.

Damit RPA möglichst umfassend in der Organisation installiert werden kann, sind eine strate-gische Verankerung und eine gesamtheitliche Betrachtung erforderlich. Dafür eignen sich besonders abteilungsübergrei-fende Teams. So können Informa-tionen gebündelt und eine über-greifende Einführung von RPA über Geschäftseinheiten hinweg gefördert werden. Insbesondere die IT-Abteilung sollte dabei nicht außer Acht gelassen werden. Für die Softwareauswahl und -imple-mentierung sowie deren Veranke-rung in der Gesamtarchitektur ist Expertenwissen gefragt.

Um erste Tätigkeiten in eine Ab-laufsequenz zu überführen, muss zunächst ein geeigneter Prozess oder eine einfache Desktop-automatisierung ausgewählt werden. Oft empfiehlt es sich, Ge-schäftsprozesse zunächst auf Ihre Effizienz und Effektivität zu prüfen und eine Optimierung vorzuneh-men. Denn ein bereits mangel-

hafter Prozess bleibt mangelhaft, wenn er eins zu eins automatisiert wird. Es ist hilfreich, Prozesse zu-nächst zu dokumentieren und eine Priorisierung vorzunehmen. Viele RPA-Werkzeuge unterstüt-zen dabei mit eingebauten Modu-len, die Prozesse aufzeichnen und visualisieren sowie deren Eignung anhand bestimmter Parameter wie Arbeitsschritte, Durchlauf-zeit etc. prüfen. Immer häufiger werden dafür auch Process-Mi-ning-Werkzeuge eingesetzt, die eine umfangreiche Analyse der tatsächlich durchgeführten Ge-schäftsprozesse vornehmen.

Mit RPA zu schnell sichtbaren Ergebnissen

Viele Unternehmen haben die Vorteile von RPA-Lösungen bereits erkannt. Dies hat zu einem enor-men Marktwachstum in den letz-ten Jahren geführt. Die meisten Digitalisierungsstrategien sehen den Einsatz von RPA-Werkzeugen vor. Vor allem um schnelle Erfolge innerhalb der langwierigen digi-talen Transformation von Orga-nisationen zu erzielen, eignet sich RPA-Software besonders.

Aufgrund der schnellen Einsatz-bereitschaft durch eine schnitt-stellenlose Kommunikation und intuitive Bedienbarkeit kann RPA in kurzer Zeit zu sichtbaren Ergeb-nissen führen. Dennoch sollte die Einführung nicht überstürzt ange-gangen werden. Eine strategische Einbettung von RPA in der Organi-sation und die Abgrenzung gegen-über anderen Systemgattungen sowie die genaue Prüfung der zu automatisierenden Prozesse ver-hindern unnötige Investitionen und Misserfolge.

BARC Guide Digital Finance & Controlling22

Expertenbeitrag – Autoren: Niklas Multerer, Julia Förth

Effizientes Datenmanagement im Controlling und der Finanzabteilung

Im Finanz- und Controlling-Be-reich kommen alle für die Unter-nehmenssteuerung relevanten Daten zusammen. Die Daten stammen dabei nicht mehr nur aus den operativen Systemen ver-schiedener Unternehmensberei-che wie bspw. dem Einkauf, dem Vertrieb, der Produktion oder dem Personalbereich. Datenquel-len liegen auch verstärkt außer-halb des Unternehmens z. B. in Form von Social Media oder Open Data, um in Zeiten der Digitalisie-rung ein möglichst umfassendes Informationsangebot zu schaffen.Je heterogener die Daten und je geringer der Grad des automati-sierten Datenflusses, desto zeit-aufwendiger und fehleranfälliger gestalten sich jedoch die Prozes-se der Datenzusammenführung. Ein effizientes Datenmanagement optimiert den Informationszyklus über interne und externe Quel-len hinweg und ermöglicht eine schnelle und verlässliche Informa-tionsversorgung.

Was ist Datenmanagement und wie kann es Ihnen helfen?

Ziel des Datenmanagement ist es, die verschiedensten Unterneh-mensprozesse möglichst opti-mal mit der Bereitstellung von Daten zu unterstützen. Dazu gehören Themen wie Daten- und Systemarchitektur, Datenschutz, Datensicherheit und Datenquali-tät.Datenmanagement ist in der Re-gel Aufgabe der Unternehmens-IT, allerdings ist die enge Zusam-

menarbeit mit den Fachbereichen notwendig, um dabei erfolgreich zu sein. Anfänglich mag Daten-management als Mehraufwand erscheinen. Mittel- und langfristig spart es jedoch Zeit und vermei-det Probleme, die durch vernach-lässigtes Datenmanagement ent-stehen.

Controlling und Finanzwesen sind auf eine gute und verläss-liche Daten- und Systemarchi-tektur angewiesen

Die Herausforderung im Control-ling- und Finanzbereich liegt vor allem in der Zusammenführung und Bereitstellung der benö-tigten Daten. Der Umfang des Datenmanagementprozesses ist dabei abhängig von der Größe des Unternehmens und dessen Systemlandschaft. Im Finanz-bereich sind unterschiedliche Datenquellen vor allem für die Erstellung des Unternehmensab-schlusses ein Thema.In großen Konzernen mit mehre-ren Tochtergesellschaften kann die Zusammenführung und Ver-rechnung relevanter Finanzdaten nach entsprechenden regulatori-schen Vorschriften schnell kom-

plex werden. In diesem Fall lohnt sich die Investition in professio-nelle Konsolidierungssoftware. Diese kann häufig nicht nur eine Management-Konsolidierung, sondern auch eine legale Konso-lidierung nach unterschiedlichen Rechnungslegungsvorschriften im Standard abdecken.

Eine Hauptaufgabe des Control-lings ist es, geschäftsrelevante Un-ternehmensdaten im Rahmen des Berichtswesens, Dashboarding und der Analyse aufzubereiten. Diese müssen dann dem Manage-ment und weiteren Informations-empfängern übermittelt werden. Die zentrale Herausforderung besteht dabei in der Sammlung, Aufbereitung und Zusammenfüh-rung aller relevanten Daten aus entsprechenden Datenquellen. Dafür müssen die Daten aus den bestehenden Systemen gelesen und in ein zentrales System ge-laden werden.

Die Lösung dafür kann je nach Komplexität und Unternehmens-größe sehr unterschiedlich ausse-hen. In vielen Unternehmen sind immer noch fehleranfällige Excel-basierte Lösungen im Einsatz. In

BARC Guide Digital Finance & Controlling22

23BARC Guide Digital Finance & Controlling

„Wie stark wurde in Ihrem Unternehmen bei

der Anschaffung von Systemen auf die

Sicherheit einer Lösung geachtet?“

größeren Szenarien empfiehlt sich jedoch die Nutzung professionel-ler Datenmanagement-Software.Diese Überlegungen helfen Ihnen beim Aufbau einer einheitlichen Datenquelle:

• Legen Sie fest, welche Daten be-nötigt werden.

• Stellen Sie fest, wo sich diese Daten befinden.

• Definieren Sie, welche Daten Sie wo und wie zusammenführen.

• Automatisieren Sie den Prozess so weit wie möglich.

Alle relevanten Daten sind so für den Fachanwender zentralisiert abrufbar und liegen in homoge-nisierter Form vor. Dies spart viel Zeit, die Sie üblicherweise mit der manuellen Datenaufbereitung verbringen und ist weniger feh-leranfällig. Je größer die System-landschaft und je heterogener die Daten, desto stärker machen sich diese Vorteile bemerkbar. Zudem wirkt sich der einmal definierte und anschließend standardisier-te und automatisierte Prozess positiv auf Datensicherheit und -qualität aus.

Wie sicher sind Ihre Daten?

Wie stark wurde in Ihrem Unter-nehmen bei der Anschaffung von Systemen auf die Sicherheit einer Lösung geachtet? Und wie sicher sind Ihre Daten, wenn sie gezielt für die Geschäftsleitung aufbe-reitet und zur Verfügung gestellt werden?

Datenschutz- und Datensicher-heitsmaßnahmen werden vor allem dann geschwächt, wenn Daten die geschlossenen Systeme verlassen. Häufig werden sie aus operativen und dispositiven Syste-men exportiert, per E-Mail verteilt oder auf ungeschützte Laufwerke abgelegt.

Je länger die Daten in geschlosse-nen Systemen bleiben, desto grö-ßer der Sicherheitsfaktor. Durch Sicherheitsmechanismen, Benut-zerverwaltungsfunktionen, Rech-te- und Rollenkonzepte können Datenschutz und Zugriffsmöglich-keiten auf sensible Daten verwal-tet werden. Verlassen Daten die Systeme, geht dieser Schutz und die Kontrolle über sie verloren. Professionelle BI-, Analytics- und Datenmanagement-Tools bieten umfangreiche Möglichkeiten, um Datenschutz- und Sicherheitskon-zepte umzusetzen.

In vier Schritten zur besseren Datenqualität

Datenqualität ist oft ein eher läs-tiges, jedoch sehr wichtiges The-ma. Dies bestätigt in diesem Jahr erneut der BARC BI Trendmonitor. Dabei landet Datenqualität nach den Bewertungen der Befragten zum dritten Mal in Folge auf Platz eins.Auswertungen aus dem Control-ling- oder Finanzbereich sind nur so hochwertig und verlässlich wie die ihnen zugrunde liegenden Daten. Daher empfehlen wir, sich

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1.Überblick über die benötigten Daten verschaffen:

Definieren Sie, welche Daten Sie brauchen. Nicht alle Daten sind relevant. Dateneingabe bzw. -erfassung, Datenpflege und Qualitätskontrollen er-fordern Aufwand und Zeit. Daher sollte der Mehrauf-wand durch die Bearbeitung möglicherweise überflüssiger Daten dem zu erwartenden Mehrwert für das Geschäft gegenübergestellt werden.

2.Verantwortlichkeiten festlegen:

Wer gibt die Daten ein? Wer kümmert sich um die Zusam-menführung der Daten? Wer führt regelmäßige Datenqua-litätschecks durch und berei-nigt die Fehler? Legen Sie Ver-antwortlichkeiten fest. Häufig sind sogar Personen aus den Fachabteilungen hierfür am ehesten geeignet. Sie kennen die jeweiligen Prozesse und Herausforderungen, küm-mern sich um die Datenquali-tät und sind Ansprechpartner für Fachanwender und Unter-nehmens-IT.

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Expertenbeitrag

aktiv um eine hohe Datenqualität zu kümmern. Hier ein paar Hilfe-stellungen, wie Sie dazu beitragen können.

Mit diesen Systemen unterstüt-zen Sie Ihren Datenmanage-ment-Prozess

Die verschiedenen Prozesse im Datenmanagement können durch spezielle Datenmanagement-systeme unterstützt werden. Die Auswahl eines solchen Systems gestaltet sich jedoch nicht so einfach. BARC betrachtet aktu-ell mehr als 250 Datenmanage-ment-Werkzeuge, die sich ver-schiedenen Kategorien zuordnen lassen.

Datenintegration: Werkzeuge zur Entwicklung, Dokumentation und Steuerung von Prozessen für Datensuche, -verständnis, -extrak-tion, -veränderung, -transport und -integration zwischen Anwendun-gen und Softwaresystemen.

Datenqualität: Werkzeuge für die Überprüfung von Daten (Data Profiling), Datenbereinigung (Data Cleansing), Datenanreiche-rung (Data Enrichment) sowie die laufende Überwachung und das Management der Datenqualität (u. a. Monitoring).

Stammdatenmanagement: Spe-zialwerkzeuge zur Verwaltung von Stammdaten entlang ihres Lebenszyklus mit dem Ziel, konsis-tente Daten über Systemgrenzen hinweg bereitzustellen.

Streaming: Werkzeuge für die Verarbeitung und Auswertung von Datenströmen in Near-/Realtime.

Data Governance & Metadaten-management: Werkzeuge zur Verwaltung der Daten samt Hin-tergrundinformationen wie Da-teneigenschaften, Datenkatego-rien und Verantwortlichkeiten zur Unterstützung datengetriebe-ner Unternehmensprozesse.

Aller Anfang ist einfachDatenmanagement ist kein The-ma, das von heute auf morgen funktioniert. Es ist ein kontinuier-licher Prozess. Starten Sie dort, wo bei Ihnen der Schuh am meisten drückt und entwickeln Sie Ihr Da-tenmanagement sukzessive wei- ter. Durch kontinuierliche Verbes-serungen an Prozessen und Archi-tektur werden Erfolge Schritt für Schritt spürbar.

3.Implementieren eines Datenqualitätsprozesses:

Definieren Sie Qualitätskrite-rien und etablieren Sie eine regelmäßige Datenqualitäts-prüfung. Legen Sie den Um-gang mit fehlerhaften Daten fest. Hilfreich zur Sicherung der Datenqualität sind außer-dem die Archivierung alter Daten, eine möglichst hohe Automatisierung des Daten-flusses, regelmäßige Schu-lungen der Mitarbeiter und Regelungen für die Datenein-gabe wie das First Time Right oder das Vier-Augen-Prinzip.

4. Beziehen Sie die Unternehmens-IT mit ein:

Datenqualität ist auch für an-dere Fachbereiche ein wichti-ges Thema. Daher ist es sinn-voll, die Unternehmens-IT miteinzubeziehen. Ihr ist es möglich, ein ganzheitliches Datenqualitätsmanagement zu etablieren. Umfassendes Datenqualitätsmanagement sollte außerdem Themen wie Data Cataloging, Stamm-datenmanagement und Data Governance nicht vernachläs-sigen.

Kurzprofil

Ob in der Cloud oder On-Premise – die Controlling-Software von Corporate Plan-ning ist schnell ver-fügbar und erfordert keine IT-Kenntnisse. Corporate Planner erlaubt aktuell über 4.000 Unternehmen, ihre Unternehmens-planung, aussagekräf-tige Analysen und das monatliche Reporting mit geringem Res-sourceneinsatz und in hoher Geschwindigkeit durchzuführen.

Referenzen

• BASF

• Hellmann Worldwide Logistics

• Julius Meinl Coffee Group

• MLP

• Ringmetall

• STRÖER

Wichtige Partner

• Controller Institut

• Internationaler Cont-roller Verein e.V.

• International Group of Controlling

• BDO Deutschland

• DATEV

• Qlik

Seit über 30 Jahren bietet die CP Corporate Planning AG anwender-freundliche und flexible Software für die Unternehmenssteuerung im Mittelstand. Der innovative Self-Service-Ansatz für Planung, Analyse und Reporting überzeugt mit in-tuitiver Bedienung und modernen analytischen Visualisierungen.

Die Lösungen von Corporate Planning für die operative Planung, integrier-te Finanz- und Erfolgsplanung sowie Konsolidierung (zertifiziert nach IDW PS 880, IDW RS FAIT 1 und IDW RS FAIT 4) laufen auf einer einheitlichen technologischen Plattform. Über 100 Schnittstellen zu Vorsystemen erlau-ben Anwendern, jederzeit alle für die Unternehmenssteuerung relevanten Daten einzubeziehen. Ändern sich Werte in einem der Vorsysteme, be-rücksichtigen die Integrationen die-se automatisch. Corporate Planner ist leicht verständlich, mit geringem Schulungsaufwand zu bedienen und unabhängig von Größe und Branche ganz einfach in Organisationen einzu-setzen.

Höchste Transparenz Um das volle Automatisierungspoten-zial in der Unternehmenssteuerung zu nutzen, basiert die Software auf dem Prinzip des „Single Point of Truth“. Jede Information ist nur ein-mal vorhanden und kann von jedem

Sachbezug auf ihren Ursprung zu-rückverfolgt und abgerufen werden. Die einheitliche Datenbasis sorgt für Transparenz und ermöglicht Real-time-Reporting, automatisierte Pla-nungsansätze für das Forecasting und aussagekräftige Ad-hoc-Analysen.

Flexibel Planen und ReportenMehr als 300 betriebswirtschaftliche Funktionen unterstützen Anwender bei der Unternehmensplanung. Neben Bottom-Up- und Top-Down-Planungs-ansätzen stehen Simulations- und Sze-narienberechnungen, automatische Forecastings und Ziel-Wert-Berech-nungen sowie Predictive-Planning-Ansätze zur Verfügung. Eine Vielzahl standardisierter Analysefunktionen ermöglicht es, jederzeit und zu jeder Frage aussagekräftige Antworten zu liefern. Ursache-Wirkungsketten las-sen sich transparent nachverfolgen. Mit dem automatisierten Versand klassischer Reports, schnell erfassba-ren Informationen via Dashboard und einer excelbasierten Live-Anbindung der Daten steigert Corporate Planner die Verfügbarkeit entscheidungsrele-vanter Informationen.

AnsprechpartnerinCMCO | Chief Marketingand Communications OfficerSimone Doerfner+49 40 431 333-820simone.doerfner@cp.ag

Corporate Planning: Unternehmensporträt

Firmenprofil

Case Study

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Julius Meinl: Planung, Reporting und Analyse für komplexe KonzernstrukturenWie bewertet man den Erfolg von 19 Vertriebsgesellschaften, die in rund 54 Ländern agieren? Die Julius Meinl Coffee Group hat mit Corporate Planning eine Lösung entwickelt.

Die Julius Meinl Coffee Group produziert und vertreibt Kaf-fee und Tee, vornehmlich für die Gastronomie aber auch für den Einzelhandel. Der jährliche Um-satz beläuft sich auf rund 180 Mio Euro. Inklusivleistungen wie die Bereitstellung und Wartung von Kaffeemaschinen ermöglichen Gastronomen, das perfekte Kaf-fee-Erlebnis zu bieten.

Komplexe internationale Kon-zernstrukturen zentral steuernDie Gesellschaften der Julius Meinl Coffee Group beinhalten, neben einem Vertriebsbereich für das Inland, Produktionen und Export-sparten. Darüber hinaus sind alle Gesellschaften durch Lieferungen und Leistungen eng miteinander verflochten. Für die Ergebnisbe-wertung mit Blick auf die reine Vertriebsleistung der Julius Meinl Coffee Group benötigt das Ma-nagement Segmentberichte, die zu Business Units zusammenge-fasst werden und sich von der Le-galstruktur unterscheiden.

Die Vision: Reporting und Planung ohne Excel Obwohl der Konzern größtenteils SAP einsetzt, spielte Excel eine

große Rolle im Reporting. Ste-fan Mantler, Leitung Kon-zerncontrolling der Julius Meinl Coffee Group, erläutert: “Das Reporting mit

Excel stößt ab einer gewissen Größe an seine Grenzen. Mit der Ablösung ermöglichen wir eine effizientere Planung und Berich-terstellung und setzen gleichzeitig globale Standards.“ Die Lösung mit Corporate Planning basiert auf einem DataWarehouse als Single-Point-of-Truth und erfor-dert wegen des Zugriffs auf die lokalen ERP-Systeme eine exakte Pflege.

Transparenz steigern Währungseffekte eliminiert der Corporate Planner durch die auto-matische Umrechnung der ört-lichen in die Reporting-Währung. Die Lösung gleicht mehrere Kon-tenpläne zu einem einzigen Kon-zernkontenplan ab und ordnet die Kostenstellen Profit Centern zu. Zusatzbuchungen wie IFRS-Anpassungsbuchungen, Mark-up Eliminierungen und die Netto-Darstellung von Intercompany-Aufwendungen und –Erträgen sor-gen für aussagekräftige Berichte. Geplant ist die Einführung von CP-Dashboards mit Analytics von

Qlik, um Daten visualisiert und über Storyboards zu entdecken.Finanzplanung inklusiveDie integrierte Finanzplanung um-fasst OPEX, CAPEX, die Planung der Forderungen mit Altersstruk-tur und DSO Berechnung sowie sonstiges Working Capital. In der Lösung erfolgen auch die Detail-planung und die Konsolidierung. Individuell anpassbare Masken er-leichtern die vier Planungszyklen im Jahr.

Erfolg und Motivation steigernMit Corporate Planner gelang der Julius Meinl Coffee Group eine konzernweite Standardisie-rung und Harmonisierung. Wich-tiger als die Beschleunigung von Arbeitsschritten sind die exakten Einblicke in die Gesellschaften und die Transparenz über lokale Entwicklungen. Die Planung und das Reporting für Business Units machen Leistung messbar und steigern die Identifikation der lo-kalen Entscheidungsträger mit der Konzernstrategie.

Stefan Mantler, Leitung K o n z e r n c o n t r o l l i n g der Julius Meinl Coffee Group

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BARC Events 2020

Weiterbildung und neue Impulse für Ihr Business

Entscheidungsträger und führende Köpfe der IT-Branche kommen auf BARC Events zusammen. BARC-Seminare in Kleingruppen, Online-Webinare oder Konferenzen mit jährlich mehr als 1.000 Teilnehmern bieten allesamt Inspiration und Interaktivität. Durch einen Austausch mit Peers und den Überblick über Trends und Marktentwicklungen profitiert Ihre Arbeit.

Weitere Informationen und Anmeldung unter: www.barc.de/events

DATA festival

BI & Analytics Agenda

München

Zürich

14. - 16. September

19. - 20. Oktober

The Future of SAP Data & Analytics Online 17. Juni

TDWI (CH)

Big Data & AI World mit BARC

15. BI & Analytics Tagung

Zürich

Frankfurt

Wien

Digital Finance & Controlling Online Online 27. - 28. Mai

02. - 03. November

04. - 05. November

24. November

Data University Frankfurt Dezember