Components of a w­2 Form 

Most employed people are probably familiar with the w­2 form. It’s an information return 

form used by employers to report to the IRS for the purpose of income taxes. The w­2 form 

reports wages, tips, and other compensation paid to an employee. It also reports the employee’s 

income and social security taxes which have been withheld. This wage information is reported to 

the employee, and to the Social Security Administration, who then shares the information with 

the Internal Revenue Service.   

The lettered boxes on the form contain basic information about the employee and the 

employer. They read as follows:  

Box a. Employee's social security number 

Box b. Employer identification number (EIN) 

Box c. Employer's name, address, and ZIP code 

Box d. Control number 

Boxes e and f. Employee's name and address 

Box d can be left blank. It may be used to identify individual w2 forms.  

The rest of the form is comprised of a list of numbered boxes. These convey earning information 

and read as follows: 

Box 1—Wages, tips, other compensation.  

Box 2—Federal income tax withheld. 

Box 3—Social security wages. 

Box 4—Social security tax withheld. 

Box 5—Medicare wages and tips. 

Box 6—Medicare tax withheld 

Box 7—Social security tips. 

Box 8—Allocated tips (not applicable to Forms  

W­2AS, W­2CM, W­2GU, or W­2VI). 

Box 9. Do not enter an amount in box 9. 

Box 10—Dependent care benefits (not applicable to  

Forms W­2AS, W­2CM, W­2GU, or W­2VI).  

Box 11—Nonqualified plans. 

Box 12—Codes.  

Box 13—Checkboxes 

Box 14—Other.  

The codes for Box 12 can be found on the IRS website. They describe a variety of other forms of 

income the employee may have received such as nontaxable sick pay and adoption benefits. Do 

not enter more than four items in Box 12. The checkboxes in Box 13 apply to statutory 

employees (such as certain types of drivers), active recipients of retirement plans, and third­party 

sick pay.  

Common errors on the w2 form include making entries using ink that is too light, or 

making entries that are too small or too large. Make sure to use black ink and 12­point Courier 

font, if possible. Also, make sure not to add dollar signs to the money­amount boxes. They have 

been removed from Copy A and are not required. Do not omit decimal points and cents from 

entries. Most importantly, do not incorrectly format the employee’s name in box e. There are 

stringent penalties for employers who fail to complete the w2 form by the filing deadline, 

January 31st of each year, so it’s very important to complete the form in a timely and accurate 

manner.