warehouse management introduction

AHMParts Centre

Parts Warehouse Training

PARTS

WAREHOUSE management training

AHMParts Centre


IntroductionIntroductionIntroductionPARTS

WAREHOUSE

AHMParts Centre


NAMA : YUDHA SAMBUDHIPANGGILAN : YUDHA

BERGABUNG DENGAN PT ASTRA HONDA MOTOR ( AHM PARTS CENTRE )SEJAK TAHUN 2000 AKHIR.

WAREHOUSE SUB DEPT HEAD

AHMParts Centre


WAREHOUSE ?!?!+:/-,x

AHMParts Centre


WAREHOUSETempat penerimaan, penyimpanan dan

pengeluaran barang (parts,file,material,kimia, farmasi, dll) dalam waktu tertentu secara teratur

dan teridentifikasi.

System yang digunakan harus mampu untuk mengontrol barang /item yang bervariasi dan

banyak.

Saat pemasukan,penyimpanan dan pengeluarannya harus FIFO, tercatat dan

terdokumentasi

definisi

AHMParts Centre


TUJUAN

Dalam proses tersebut tidak boleh terjadi perubahan / penurunan secara KUALITAS maupun KUANTITAS terhadap barang yang diterima,disimpan dan dikirim dengan waktu yang CEPAT,TEPAT ,BENAR

Kebutuhan / Kepuasan PELANGGAN dapat terlayani dengan baik

AHMParts Centre


PEMILAHAN

PROSES PARTS WAREHOUSE

PENERIMAAN

PENYIMPANAN

PENGEPAKAN

PENGIRIMAN

1. Mempertahankan/menjaga kualitas HGP & HVL secara FUNGSI & BENTUK (dimensi,Visual) yang dijamin produsen untuk konsumen.

2. Memberikan pelayanan kekonsumen yang CEPAT,TEPAT & BENAR.

PEMASOK

MD/DLR

PENGAMBILAN

AHMParts Centre


KUALITASAdalah kesesuaian nilai mutu yang dibandingkan dengan standardisasi yang berlaku.

UMUM

KHUSUS Parts tidak boleh berubah bentuk secara dimensi atau visual

Parts tidak boleh berubah fungsi atau penurunan masa pakai

Kemasan tidak boleh rusak dan kotor

Parts harus sesuai dengan dokumen atau identitasnya . ( Desc,P/N label,SJ,RS,PiS,PaS,S/L,PO dll)

AHMParts Centre


KUANTITASJumlah parts secara aktual tidak boleh lebih atau kurang dari data atau dokumen yang ada. Bandingkan parts dengan ;

Surat Jalan

Label Dus

Receiving Slip

Picking Slip

Packing Sheet

Shipping List

AHMParts Centre


PELANGGAN (CUSTOMER)

Adalah orang atau bagian yang menerima proses selanjutnya.( next process )

PENERIMAAN

PENYIMPANAN

PENGAMBILAN

PEMILAHAN

PENGEMASAN

PENGIRIMANAN

PEMBELI/PEMAKAI

AHMParts Centre


5 P I L A R

PARTSWAREHOUSE

LUAS AREA(SPACE)

METODE PENANGANANMATERIAL

STRUKTURORGANISASI

MORAL

AHMParts Centre


PILAR 1

CHECK INAREA

SHIPPINGAREA

STORAGEAREA

RECEIVINGAREA*

SORTING, CHECK OUT& PACKING

AREA

OFFICE

LUASAREA

(SPACE)

LAYOUT

AHMParts Centre


LUAS AREA (SPACE)

Luas area yang dibutuhkan mempertimbangkan :

Stock Level

Volume Penjualan

Volume barang datang/diterima Parts Warehouse

Volume barang keluar/kirim ke Main Dealer atau Dealer

Jumlah Man PowerJumlah Equipment / Tools

Lead timeService Rate out

AHMParts Centre


LAYOUT

PRINSIP TATA RUANG

1. Jarak yang ditempuh dalam melaksanakan kegiatan harus sependek mungkin.

2. Prinsip penyimpanan berdasarkan volume ruang.

3. Hindari terjadinya persimpangan arus barang.

4. Kondisi ruang harus memenuhi/mengikuti perkem bangan kebutuhan.

AHMParts Centre


LAYOUTTata area/susunan ruang berdasarkan Flow Process

Dalam merancang layout harus diperhatikan :

1. Layout harus mencerminkan :- Ruang cukup luas, terang, dan mempunyai sirkulasi udara yang baik

- Pembagian area proses kerja yang jelas (Receiving, Check in, Storage, Sorting, Check & Pack, Shipping)

- Aliran proses kerja yang berurutan

- Memiliki batasan yang jelas yg boleh/tidak/sementara menyimpan parts

2. Kondisi tempat kerja yang bersih, rapih, aman dan nyaman

3. Waktu penyerahan/delivery time : cepat,tepat & benar

- Penyimpanan/pengambilan parts yang mudah, cepat dan benar

AHMParts Centre


Receiving Area

Check In AreaArea atau lokasi ini fungsinya untuk proses pengecekan parts maupun kemasan dari supplier /subcont secara kualitas dan kuantitas sebelum parts diproses masuk kedalam storage area.

Area atau Lokasi ini berfungsi untuk penerimaan :

1.Parts dari supplier / subcont yang belum/sudah dikemas2.Material Kemasan3.Parts claimyang disesuaikan dengan dokumennya.

AHMParts Centre


Storage Area

Area atau lokasi untuk penyimpanan parts yang sudah melalui pengecekan dan siap jual

AHMParts Centre


disesuaikan /dipertimbangkan dengan: Jenis order ( Hotline/Urgent / FixJenis order ( Hotline/Urgent / Fix / reguler)

Part number

Fungsi Parts

Ukuran Barang dan ukuran kemasanUkuran Barang dan ukuran kemasan (Dimensi besar /kecil; beban berat/ringan)

Volume / kubikasi dan jumlah barang Volume / kubikasi dan jumlah barang (Susunan tumpukan box yang akan disimpan )

Pergerakan barang / fast & slow movingPergerakan barang / fast & slow moving (frequensi pengambilan barang: sering terjual & jarang terjual)

Sistim lokasi & kontrol.Sistim lokasi & kontrol.(seperti lokasi tetap/bin box dan lokasi bebas / rak)

PENYIMPANAN

AHMParts Centre


Posisi Penyimpanan.

Untuk menghindari kesalahan, atau ketidak akuratan dalam pengambilan parts, maka posisi penyimpanan parts sebaiknya diletakan sebatas mata hingga pinggang.

Hal ini diperuntukan bagi parts yang sering terjual ( fast moving ).

Sedikit / tdk sama sekali terjual

Sering / banyak terjual

Jarang terjual

AHMParts Centre


Sorting, Checking & Packing Area

Area atau lokasi ini fungsinya untuk proses pengecekan & pemilahan parts secara kualitas dan kuantitas sesuai PMD/DLR sebelum parts diproses packing.

AHMParts Centre


Shipping Area

Office

Area atau lokasi ini berfungsi untuk :1. Penempatan parts yang telah memiliki dokumen (Nomor karton, Nomor PackingSheet, kode dealer) yang siap untuk dikirim ke Main Dealer/Dealer.

2. Muat barang ke truk ekspedisi yang ditunjuk PMD.

Tempat atau ruang untuk :

1. Proses administrasi dari penerimaan hingga pengiriman parts ke Main Dealer / Dealer

2. Penyimpanan dokumen/file jangka waktu tertentu

AHMParts Centre


KONTROL

PILAR 2

PENGIRIMAN

PENYIMPANAN

PENERIMAANMETODE

KOMPUTERISASI / MANUAL

DOKUMEN

KUALITAS

KEAMANAN/PENYELAMATAN

AHMParts Centre


METODE Adalah langkah-langkah/cara pelaksanaan

proses kerja dari awal sampai akhir, untuk mencapai hasil kerja yang optimal (produktivitas = QCDSM). Dalam pencapaian tersebut dapat dilakukan baik secara komputerisasi maupun secara manual.

AHMParts Centre


ALIRAN PROSES

Adalah urutan / aliran proses kerja dari awal sampai akhir, untuk mencapai hasil kerja yang optimal (produktivitas = QCDSM).

Dalam pencapaian tersebut dapat dilakukan baik secara komputerisasi maupun secara. manual

AHMParts Centre


KONTROLAdalah kondisi aktual dibandingkan dengan standarisasi yang berlaku.

Pelaksanaannya secara periodik.

Dalam pencapaian yang optimal, dapat dilakukan baik secara komputerisasi maupun manual.

AHMParts Centre


KUALITAS

Bagaimana kita mempertahankan kualitas parts, baik jumlah maupun fisik (dimensi/visual) sesuai standard yang berlaku

Contoh : material kemasan, standarisasi jumlah parts dalam dus, proses pengecekan barang, standarisasi penempatan dus di atas pallet,dll.

Adalah kesesuaian nilai mutu yang dibandingkan dengan standardisasi yang berlaku.

AHMParts Centre


PengirimanAdalah bagaimana kita dapat mengirimkan parts ke proses berikutnya dengan cepat, tepat, dan benar.

AHMParts Centre


PILAR 3

SDM

JOB DESC

STRUKTURORGANISASI

KEAHLIANPENGETAHUAN

POTENSI

KOMPETENSI

MOTIVASI

AHMParts Centre


AHMParts Centre


JOB DESC

Uraian pekerjaan berdasarkan klasifikasi jabatan, mencakup ;

WewenangTanggung jawab

Tugas PokokInterelasiLain lain

AHMParts Centre


AHMParts Centre


PALLET

CARRIAGE

HANDLIFT

KEAHLIAN

PENANGANANMATERIAL

PILAR 4PERALATAN &

MESIN

FORKLIFT

TROLLEY

ORANG

PENGALAMAN

PENGETAHUAN

PROSEDUR

LEMBARPENGECEKAN

LEMBARKERJA

INSTRUKSIKERJA

SOP

AHMParts Centre


HOTLINE ORDERLeadtime Report 2003PICKING STANDARD OPERATION PROCEDURESYAIFUL A YUDHA .S

DIKETAHUIDIBUAT

1. CHECK PICKING SLIP

Picking Slip di check pada komputer secara periodik setiap 30 menit

2. PRINT PICKING SLIP

Print Picking slip dengan memperhatikan :- Warna dari kertas picking slip sesuai dengan urutan hari dan jenis order- Hasil cetak dipisahkan per lokasi / area

Contoh SOP

AHMParts Centre


Con

toh

In

str

uksi K

erj

a

N o . D o k u m e n : I K / P W A H / 0 0 0 1R e v i s i : 0 0T a n g g a l E f e k t i f : 2 8 - 0 5 - 2 0 0 3

1 / 1

1 B u k a a p l i k a s i O r a c l e

2 E n t r y U s e r n a m e d a n P a s s w o r d

3 P i l i h M e n u M I L D

4 P i l i h m e n u S P

5 P i l i h m e n u : P e n e r i m a a n B a r a n g > M e n u B a r c o d e > P i c k i n g S l i p

6 I s i b u l a n d a n t a h u n s e s u a i f o r m a t ( M M / Y Y Y Y )

7 K l i k k o l o m " C h e c k P i s " p a d a s t a t u s " H T L " , " U R G " a t a u " N o n H T L - U R G "

8 L i h a t j u m l a h d a t a " j m l d a t a " d a n s i a p k a n k e r t a s p i c k i n g s l i p p a d a p r i n t e r d e n g a n k e t e n t u a n :a . H o t l i n e O r d e r ( H T L ) : W a r n a M e r a hb . U r g e n t O r d e r ( U R G ) : W a r n a C o k l a tc . F i x d a n R e g u l e r ( N o n H T L - U R G ) : O r a n g e - K u n i n g - H i j a u ( s e s u a i u r u t a n h a r i )

9 K l i k k o l o m " P r i n t P i s " s e t i a p j e n i s u n t u k m e n c e t a k p i c k i n g s l i p

1 0 T u n g g u s a m p a i p r i n t e r b e k e r j a ( p i c k i n g s l i p t e r c e t a k )

1 1 P e n g e c e k a n P i c k i n g S l i p d i l a k u k a n :a . U n t u k H o t l i n e d a n U r g e n t o r d e r d i l a k u k a n s e t i a p 3 0 m e n i tb . U n t u k F i x d a n R e g u l e r o r d e r d i l a k u k a n s e t i a p 6 0 m e n i t

S y a i f u l A / N u r b u d i j a n t o Y u d h a S a m b u d h i S u d i b a g u s D . R

I N S T R U K S I K E R J A C E T A K P I C K I N G S L I P

D i b u a t D i p e r i k s a D i s e t u j u i

AHMParts Centre


PILAR 5

MORAL

Dedikasi

jujur Disiplin

Tanggungjawab

Loyalitas

Inisiatif

AHMParts Centre


CONTOH MORAL

Disiplin

Penggunaan APD sesuai kebijakan/peraturan perusahaan tercantum pada papan informasi ; sebelum masuk lokasi kerja.

topi

sepatu ID Card

AHMParts Centre


MORAL

Disiplin

Penggunaan APD tidak sesuai dan tidak standar atau melakukan tindakan yang tidak dianjurkan.

Topi terbalik

Sepatu di injak

Duduk di atas dus

CONTOH

AHMParts Centre


CONTOH

MORAL

Dedikasi

Disiplin

Tanggungjawab

LoyalitasP 5 M – adalah pertemuan 5 menit Dilaksanakan setiap pagi sebelum pekerjaan dimulaiSalah satu media komunikasi bersifat wajib antar pimpinan kerja & bawahan (section head,inspector dengan operator).Berisi hasil kerja,himbauan,larangan,petunjuk pelaksanaan tugas/pekerjaan secara singkat dan padat.

AHMParts Centre


CONTOHMORAL

Dedikasi

Disiplin

Tanggungjawab

LoyalitasP 15 M – adalah pertemuan 15 menit Dilaksanakan setiap hari setelah istirahat kedua.(jam 15.00)Salah satu media komunikasi dua arah bersifat wajib antara pimpinan kerja & bawahan ( section head dengan inspector)Berisi laporan hasil kerja dari masing2 inspector, usulan, himbauan,petunjuk dan rencana selanjutnya.

AHMParts Centre


CONTOHMORAL

Sign Board sebagai sarana pesan, anjuran & pengaturan dalam pelaksanaan dilapangan.

Disiplin

AHMParts Centre


TERIMA KASIH

ATAS PERHATIANNYA

AHMParts Centre


Pilar 5MORAL

Tanggungjawab

Struktur organisasi pekerjaan berdasarkan klasifikasi jabatan, menggambarkan ;

Wewenang, Tanggung jawab, Tugas Pokok

Informasi pada papan struktur organisasi ; Cuti, Ijin, Sakit, Alpha

warehouse management introduction

Documents