· web viewthink about the documents involved in the process. please decide what your standard...

Projectinitiatiedocument (PID)Implementatie studentmobiliteit

Auteur: Westerik, J.B.H. (Hans, ICTS)Datum: 11-01-2016Versie: <0.5>Status: <Concept>

Projectinitiatiedocument

DocumenthistorieBrondocumentenVersie Datum Auteur(s) Titel0.1 13/11/2015 H. Westerik PID implementatie studentmobiliteit

VersiehistorieVersie Datum Auteur(s) Opmerkingen0.2 02/12/2015 H.Westerik Eerste reacties Inge Broekman verwerkt.0.3 11/12/2015 H.Westerik Bespreking met Inge Broekman dd 4/12 verwerkt en commentaar André Brands

(week 50) verwerkt.0.4 18/12/2015 H.Westerik Stuur-, projecten werkgroep samenstelling verder ingevuld.0.5 11/01/2016 H.Westerik Stuur-, projecten werkgroep samenstelling verder ingevuld.

INHOUDSOPGAVE

1 Projectdefinitie 61.1 Achtergrond project 6

1.2 Projectdoelstellingen 61.3 Voorlopige namen 6

1.4 Resultaten 61.5 Randvoorwaarden & beperkingen 7

1.6 Projectrisico’s 71.7 Voorstel besluitvorming 8

2 Scope 92.1 Mobility Online 9

2.2 MO-KS 102.3 Architectuur in hoofdlijnen 10

3 Aanpak 11

4 Projectorganisatie/kwaliteitswaarborging 124.1 Overzicht projectorganisatie 124.2 Stuurgroep 12

4.3 Projectgroep implementatie Mobility Online 124.4 Werkgroep inkoop Mobility Online 12

4.5 Werkgroep Invoering Mobility Online sec 134.6 Werkgroep veilig stellen data Mobility Online 13

4.7 Werkgroep MO-KS 134.8 Personele capaciteit per fase 13

Bestandsnaam: document.doc Auteur:Westerik, J.B.H. (Hans, ICTS) 2/36

Versie: 0.5 Datum opgeslagen:

Project: X (9999.99) ICTS projectdocumentatie


4.8.1 Stuurgroep 13

4.8.2 Projectgroep implementatie Mobility Online 134.8.3 Werkgroep inkoop Mobility Onlie 13

4.8.4 Werkgroep invoering Mobility Online sec 144.8.5 Werkgroep veilig stellen data Mobility Online 14

4.8.6 Werkgroep MO-KS 14

5 Eindresultaat en deelresultaten 155.1 Planning totaal 155.2 Deelresultaten 16

5.3 Projectvoorbereiding 175.3.1 Opstellen PID ‘implementatie Mobility Online’ (week 47 t/m 51) 17

5.3.2 Vaststellen PID ‘implementatie Mobility Online’ (week 51 t/m 2) 175.3.3 Kick off meeting (week 2) 17

5.4 Inkoop 185.4.1 Inkoop Mobility Online (week 50 t/m 4) 18

5.4.2 Inhuren/reserveren consultants (week 50 t/m 4) 185.4.3 Afstemmen met andere gebruikers Mobility Online (week 50 t/m 4) 18

5.5 Implementatie Mobility Online 185.5.1 Afspraken over beschikbaarheid (week 51 t/m 1) 18

5.5.2 Architectuur Mobility Online UT (week 1 t/m 8) 185.5.3 Afstemmen processen met Fontys (week 2 t/m 3, 10 t/m 11 en 19 t/m 20) 18

5.5.4 Kennismaking Mobility Online (week 2 t/m 4) 195.5.5 Beschrijven processen (stages en afstudeeropdrachten) (week 2 t/m7) 19

5.5.6 Inrichten testomgeving (stages en afstudeeropdrachten) (week 8 t/m 13) 195.5.7 Opleiding key-users (week 12 t/m 15) 19

5.5.8 Testen (week 14 t/m 19) 195.5.9 Functioneel en applicatiebeheer (week 6 t/m 11) 19

5.5.10 Analyse maatwerk (overzichten/interfaces) (week 8 t/m 14) 205.5.11 Realisatie maatwerk (week 13 t/m 17) 20

5.5.12 Opleiding en voorlichting (week 18 t/m 20) 205.5.13 Inrichten productieomgeving (week 18 t/m 20) 20

5.5.14 Speling (week 21 t/m 22) 205.5.15 Go live (stages en afstudeeropdrachten) (week 23) 20

5.5.16 Beschrijven processen (rest outgoing) (week 17 t/m 24) 205.5.17 Inrichten testomgeving (rest outgoing) (week 25 t/m 27) 21





5.5.18 Aanvullende opleiding key-users (week 27 t/m 28) 21

5.5.19 Testen (week 28 t/m 37) 215.5.20 Analyse maatwerk (overzichten/interfaces) (week 28 t/m 36) 21

5.5.21 Realisatie maatwerk (week 37 t/m 41) 215.5.22 Opleiding en voorlichting (week 39 t/m 41) 21

5.5.23 Inrichten productieomgeving (week 38 t/m 39) 215.5.24 Speling (week 40 t/m 42) 22

5.5.25 Go live (rest outgoing) (week 43) 225.5.26 Nazorg (week 44 t/m 9) 22

5.5.27 Afbouw en opruimen SMS en deel RIO (week 49 t/m loop van 2017) 225.5.28 Implementatieplan volgende fase (week 43 t/m 51) 22

5.6 MO-BU 225.6.1 Architectuur MO-BU (week 9 t/m 12) 22

5.6.2 Ontwerp MO-BU (week 13 t/m 18) 225.6.3 Realisatie MO-BU (week 19 t/m 24) 23

5.6.4 Testen (week 24 t/m 27) 235.6.5 Go live MO-BU (week 28) 23

5.6.6 B.O. universes en overzichten (week 28 t/m 36) 235.6.7 Controle MO-BU rest outgoing (week 37 t/m 39) 23

5.6.8 Aanvullende realisatie imv rest outgoing (week 40 t/m 44) 235.6.9 Go live MO-BU (week 45) 23

5.6.10 Aanvullende BO universe en overzichten (week 46 t/m 52) 235.7 Werkgroep MO-KS 24

5.7.1 Projectstartarchitectuur MO-KS (week 1 t/m 5) 245.7.2 Afbakening deelprojecten (week 5 t/m 7) 24

5.7.3 Ontwerp/analyse fase 1 (week 8 t/m 13) 245.7.4 Realisatie fase 1 (week 14 t/m 23) 24

5.7.5 Testen (week 24 t/m 34) 245.7.6 Go live MO-KS (week 35) 24

5.7.7 Implementatieplan volgende fase (week 36 t/m 41) 25

6 Overzicht kosten en baten 256.1 Totaaloverzicht kosten en baten 256.2 Toelichting kostenposten 26

6.2.1 Eenmalige uitgaven (projectkosten) 266.2.2 Structurele kosten (op te nemen in meerjarenbegroting) 26





6.2.3 Gevolgen voor exploitatie (uren) 26

6.3 Benefits 266.3.1 Toelichting financiële baten 26

6.3.2 Kwalitatieve voordelen 266.4 Financiering 27

7 Overige aspecten 277.1 Uit het verslag van de stuurgroep (4/8/2015) 27

7.2 Relatie met andere projecten / afdelingen/ diensten binnen of buiten de UT 287.3 Acceptatiecriteria 28

7.3.1 Vaststellen van de kwaliteit 287.3.2 Aspecten kwaliteit 28

7.4 Rapportage en verantwoording 297.4.1 Voortgangsrapportage 29

7.4.2 Goedkeuring projectuitgaven 297.5 Administratieve gegevens 29

Bijlage: My Mobility Online (van SOP) 30

Bijlage: Implementatie plan (SAAS) (van SOP) 31

Bijlage: contouren knowledge database 34





1 Projectdefinitie

1.1 Achtergrond projectDe stuurgroep ‘IT onderwijsprojecten’ heeft begin augustus 2015 het eindrapport studentmobiliteit besproken. Het advies uit dit rapport is overgenomen, we kunnen aan de slag met een project dat is onder te verdelen in een viertal deelprojecten:

Inkoop Mobility Online Implementatie Mobility Online; Maatregelen veilig stellen data; Knowledge database.

Zie de paragraaf over ‘Randvoorwaarden en beperkingen’ moet een toelichting over de duur tussen bespreking rapport door de stuurgroep en het opstellen van dit PID.

1.2 ProjectdoelstellingenInkoop Mobility Online, de contractuele onderhandelingen afronden. Hier horen ook aspecten bij als levering van consultants en controle van de ‘Cloud voorwaarden’;

Implementatie Mobility Online, implementatie van het pakket sec; Maatregelen veilig stellen data, het is de bedoeling om de UT-data regelmatig over te halen

naar de Campus. Aan de ene kant als continuïteitsmaatregel, aan de andere kant voor eventuele interne UT-interfaces;

Knowledge database, hiermee wordt een kennisdatabase bedoeld over buitenlandse en binnenlandse instellingen. Het gaat hierbij om zowel universiteiten als bedrijven. Geen van de onderzochte pakketten bevat functionaliteit hiervoor. Daarom is maatwerk nodig.

1.3 Voorlopige namenDe laatste twee projectdoelstellingen resulteren in submodules van Mobility Online. De definitieve namen hiervan zijn nog niet vastgesteld. In dit document wordt verder gewerkt met de werknamen:

MO-BU; MO-KS.

MO-BU staat voor Mobility Online back-up en MO-KS staat voor Mobility Online Knowledge System. Door deze naamgeving wordt benadrukt dat het om onderdelen van Mobility Online gaat. De ervaring heeft geleerd dat met afzonderlijke namen het risico aanwezig is van een beeldvorming met (te) veel maatkwerk/systemen.

1.4 ResultatenIn het hoofdstuk ‘Eindresultaten en deelresultaten’ tref je een uitgebreide opsomming aan van opleveringen van deelresultaten en de bijbehorende planning. In hoofdlijnen is de planning:

Resulaten Planning,

weeknr

Datum

Inkoop Mobility Online afgerond, 4 29/01/2016

Go live Mobility Online outgoing stages/afstudeerders 23 10/06/2016

Go live bijbehorende MO-BU 28 15/07/2016





Go live Mobility Online outgoing exchange studenten 43 28/10/2016

Go live bijbehorende MO-BU 45 11/11/2016

Go live fase 1 MO-KS 35 02/09/2016

1.5 Randvoorwaarden & beperkingenWe hebben de consultant maar een paar dagen bij de UT. Het is zaak om vooraf het project en zijn werkzaamheden goed voor te bereiden. We moeten tijdig duidelijkheid hebben over in te richten processen en te converteren gegevens. Waar mogelijk vooraf afstemmen met SOP. Verder is het belangrijk dat de functioneel beheerder en een of enkele key-users beschikbaar zijn voor dit project op dagen dat de consultant hier is.

Dit project kan ingrijpen op het werk van velen. Het is daarom zaak om regelmatig af te stemmen met vertegenwoordigers van gebruikers van andere onderwijsinformatiesystemen. Bijvoorbeeld het teamleidersoverleg BOZ. Waar nodig kunnen collegae betrokken worden bij dit project.

Er is een paar maanden gaan zitten tussen de besluitvorming van genoemde stuurgroep en het opstellen van dit PID. Dit komt doordat de stuurgroep aan de opstart van het project een aantal voorwaarden had gesteld waaraan eerst moest worden voldaan:

UT-breed draagvlak voor een UT-brede implementatie van Mobility Online; Financiering voor implementatie en beheer (laatste zijn structurele kosten).

Mede op basis van referentiebezoeken is vastgesteld dat een succesvolle implementatie alleen mogelijk is indien aan de onderstaande voorwaarden wordt voldaan:

Er zal een proceseigenaar moet komen, deze zal een faciliterende regie moeten kunnen voeren over inrichting van processen en keuzes bij pakket setup. Directeur CES kan deze rol gaat vervullen. Gebruikmakend van advies van gebruikersvertegenwoordigers;

Standaardisatie van (workflow)processen is belangrijk, het aantal uitzonderingen zal geminimaliseerd moeten worden. Het gebruik van het pakket wordt anders, voor de eindgebruikers, nodeloos complex en de voordelen van het pakket worden teniet gedaan;

Een UT-breed gebruik van ‘Mobility Online’ is voorwaarde voor succes. We moeten voorkomen dat studenten in het ene geval wel en in het andere geval niet via Mobility Online moeten werken. Ook zal bij ‘deelgebruik’ het probleem van managementinformatie niet opgelost kunnen worden.

Tenslotte is het van belang om voldoende middelen en tijd vrij te maken voor (een fasegewijze) implementatie. Ervaringen elders leert dat je anders het risico loopt dat de voordelen van het pakket bij lange na niet worden benut.

Tenslotte is aangegeven in genoemd adviesrapport dat Mobility Online fasegewijs zal worden geïmplementeerd. Te starten met ‘outgoing’.

1.6 Projectrisico’s Een cruciale rol binnen de implementatie van Mobility Online is weggelegd voor de

functioneel beheerder van CES. Probleem is dat nog niet bekend is wie deze functie gaat vervullen, de vacature moet nog worden vervuld. Het is niet verstandig om tijdelijk een andere functioneel beheerder van CES op dit project te zetten. Ten eerste is het de vraag of





de noodzakelijke drive en prioriteit aanwezig is. Ten tweede komt er halverwege een overdracht moment waarbij de nieuwe functioneel beheerder in een rijdende trein moet springen. En dat valt niet mee;

Er is in het voortraject extra aandacht geschonken aan het UT-breed gebruik van Mobility Online. Maar er zijn op voorhand eenheden te benoemen die, op basis van hun huidige positie en werkwijze, extra aandacht in deze vragen: ITC, Technische geneeskunde en Atlas;

Reeds met de analyse is aangegeven dat er veel werken projectgroepen zich bezig houden met studentmobiliteit. Hier komt bij dat ze vanuit verschillende gremia worden aangestuurd. Dit probleem is nooit weggenomen en kan bij deze implementatie mogelijk lastig uitpakken. Om twee voorbeelden te noemen van projecten: het onderzoek van Renco Bakker heeft geresulteerd in een eindrapport? Verder is er een onderzoek naar integratie tussen UT en ITC onder aansturing van Riekele Bijleveld;

Beschikbaarheid en continuïteit leverancier: De leverancier van Mobility Online heeft relatief weinig personeel. Verder is in het ‘Eindrapport studentmobiliteit’ te lezen de leverancier SOP niet of nauwelijks over financiële buffers beschikt. (Overigens geldt dit ook voor de leverancier van Move On).

Geen/weinig uitzonderingen en UT-breed gebruik: les uit de referentiebezoeken was dat het belangrijk is om het aantal uitzonderingen zoveel mogelijk te beperken. Anders wordt het systeem als snel te complex voor de gebruiker. Verder is UT-breed gebruik van het systeem van belang, aan de ene kant om het systeem optimaal te benutten (denk bv aan kengetallen), maar ook om verwarring voor eindgebruikers te voorkomen;

Willen missen bestaande systemen: Met de implementatie van Mobility Online kunnen bestaande systemen worden vervangen. Dat zal wennen worden voor sommige gebruikers;

Beschikbaarheid UT-ers: Om de planning te kunnen halen is met name bij de implementatie van Mobility Online het belangrijk dat alle betrokken partijen voldoende tijd vrij kunnen maken voor dit project. Meteen na de jaarwisseling is het de bedoeling om echt van start te gaan. Het risico is aanwezig dat de gevraagde beschikbaarheid niet altijd geleverd kan worden.

1.7 Voorstel besluitvormingDe stuurgroep IT onderwijsprojecten, stelt dit PID ‘Implementatie Mobility Online’ vast.

Het project zal worden uitgevoerd op basis van: De projectdoelstelling: Inkoop Mobility Online, Implementatie Mobility Online, maatregelen

veilig stellen data en realisatie eerste opzet MO-KS; Projectorganisatie: waarbij de directeur CES opdrachtgever is, geadviseerd door de

stuurgroep IT onderwijssysteem, een projectgroep en 4 werkgroepen (inkoop, implementatie Mobility Online, Veilig stellen data en MO-KS);

Budget van éénmalig XXk€, vanaf 2016 een structureel budget van XX k€ en vanaf 2017 nog eens XX k€ extra structureel (maakt vanaf 2017 dus XX k€);

Planning: Een livegang van Mobility Online ‘outgoing’ in 2016 (in twee blokken, eerst stages en afstudeeropdrachten en later exchange studenten), een MO-BU vlak voor de zomervakantie live (met indien nodig een aanpassing later ivm gefaseerde invoer Mobility Online) en een MO-KS waarvan een eerste versie eind augustus beschikbaar komt;

Met een volgende deelproject zal in 2017 ‘Incoming mobility’ worden geïmplementeerd.





2 Scope

2.1 Mobility OnlineMobility Online zal fasegewijs worden geïmplementeerd, te beginnen met ‘outgoing’. Zie onderstaand schema uit het ‘eindrapport studentmobiliteit’. Na ‘outgoing’ zullen vervolgprojecten worden gedefinieerd voor achtereenvolgens: incoming en overigens functionaliteit.





Bovenstaand schema is afgeleid/overgenomen uit ‘Studentmobiliteit eindrapport’. Links de huidige systemen, rechts de nieuwe situatie. Voor de volledigheid moet opgemerkt dat er in de huidige situatie meer systemen zijn. Zo wordt door CES/IO gebruikt gemaakt van een ‘Mobility tool uit Brussel’ en een Excel sheet.

De implementatie zal fasegewijs worden uitgevoerd, te starten met outgoing. Later incoming, en rest.





2.2 MO-KSHet MO-KS zal vanuit een ‘totaal-architectuur’ stap voor stap ontwikkeld worden. Er is wel een eerste verkenning over het MO-KS opgesteld. Maar er is eerst nadere analyse nodig.

2.3 Architectuur in hoofdlijnen

Toelichting: De gebruiker logt in met het student- of medewerkersnummer. Als een student inlogged worden de bijbehorende ‘studie- en NAW-gegevens’ opgehaald uit OSIRIS. Voor medewerkers worden o.a. NAW-gegevens opgehaald uit het HR-systeem. Let op, er zijn situaties waarbij ook medewerkers een Erasmus-beurs kunnen aanvragen via Mobilty Online.

De gegevens uit Mobility Online worden periodiek overgehaald naar de MO-BU. De MO-BU zal ook de bron zijn voor interne interfaces en rapportages (met Business Objects). Tenslotte zal vanuit de MO-BU het MO-KS worden gevuld.




Interfaces UT systemen

MO-KS Ranking en algemene informatie

SSOs-/m-nr inloggen

MO-BU (on premise)

Mobility Online OSIRIS


Het MO-KS is een kennissysteem waarbij waar mogelijk gegevens worden opgehaald uit andere systemen. Denk hierbij aan studieresultaten uit OSRIS, landelijke databanken en ‘ons eigen’ Mobility Online.

Processen waarvoor Mobility Online gebruikt gaat worden (uit de informatieanalyse van december 2012), zoals eerder aangegeven richten we ons in eerste instantie op de uitgaande mobiliteit:

Proces In/uit

Informatie/voorlichting internationale studenten In

Aanmelden internationale student (bachelor en master) In

Aanmelden internationale exchange student In

Aanvraag huisvesting internationale student In

Aanvraag visum internationale student In

Aanvraag beurs internationale student In

Registreren stage of afstudeeropdracht UT student Uit

Registreren exchange voor UT student Uit

Registreren beurs UT student t.b.v. exchange Uit

Registeren PhD studenten voor TGS In

Beheren van contracten met partnerinstellingen t.b.v. exchange In/Uit

Financiële afhandeling collegegelden, beurs, visumaanvraag In/Uit

Zoals uit het schema aan het begin van dit hoofdstuk is af te lezen is, zullen de systemen SMS en file-maker worden vervangen met de eerste implementatiefase. Dit geldt ook voor RIOO scholarship outgoing. Ook is in dat schema te zien dat nieuwe functionaliteit in gebruik wordt genomen.

3 AanpakMet de implementatie proberen we zo veel mogelijk aan te sluiten op de adviezen en tips die zijn opgedaan in het voortraject:

Waar mogelijk key-users betrekken; Fasegewijze implementatie: niet alles in één keer live brengen. Daarom beginnen we met

Outgoing mobility. Ook MO-KS gefaseerd ontwikkelen; Standaardisatie processen/workflow, waar mogelijk; Geen migratie van data, geen conversie dus; Live gang per collegejaar;

4 Projectorganisatie/kwaliteitswaarborging

4.1 Overzicht projectorganisatie




Stuurgroep


4.2 StuurgroepDe stuurgroep bestaat uit: Hans Oeloff (voorzitter), Erik van den Bosch, Jan Evers, Jolanda van Laar, Martin de Nobel, Joyce Pasman en Hans Punt. De stuurgroep vergadert maandelijks.De directeur CES is opdrachtgever van de projectgroep en hij zal samen met de stuurgroep de voortgangsrapportages bespreken waar nodig het project bijsturen.

4.3 Projectgroep implementatie Mobility OnlineDe projectgroep is vergelijkbaar met de projectgroep die het eindrapport Studentmobiliteit heeft opgesteld: Inge Broekman (voorzitter), Jelle Ferwerda, Inge van Haare, Timo van Limbeek, André Brands en Hans Westerik (projectleider). Let op: voorzitters van de werkgroepen schuiven aan waar van toepassing.

De projectgroep vergadert in de opstartfase maandelijks en later tweewekelijks. Besproken wordt de voortgang van de verschillende werkgroepen. Vanuit de projectgroep wordt tevens de voorlichting en communicatie van het project aangestuurd.

4.4 Werkgroep inkoop Mobility OnlineDeze werkgroep zal de inkoop van Mobility Online afronden. Er is een offerte van SOP (zie bijlage bij ‘Studentmobiliteit eindrapport’. Deze offerte is uitgangspunt bij de verdere inkoop.

Deze werkgroep vergadert naar eigen inzicht. Belangrijk is dat de inkoop, inclusief inhuur consultancy, is afgerond voordat de implementatie een testomgeving kan inrichten. Zie het volgende hoofdstuk voor de uit te voeren activiteiten van deze werkgroep.

Deelnemers aan deze werkgroep zijn: René Belt (FB/INK), Henri Hondorp, Hans Bezemer en Hans Westerik (voorzitter).

4.5 Werkgroep Invoering Mobility Online secDeze werkgroep heeft tot taak om de Mobility Online te implementeren. Er wordt wekelijks vergadert. Zie het volgende hoofdstuk voor de uit te voeren activiteiten van deze werkgroep.

Deze werkgroep bestaat uit: Dorien van de Belt, (voorzitter), André Brands, Inge Broekman, Simon Engelberts, Betty Folkers, Inge van Haare of Laura Klaver, Leonie ten Have, Belinda Jaarsma, Timo van Limbeek, Ellen Oosterzee, Daphne Spaan (deels) en Hans Westerik (secretaris).

Eventueel schuift in de loop van het project een applicatiebeheerder aan.




Projectgroep

Inkoop Mobility Online

Implementatie Mobility Online

Veilig stellen data M.O.

MO-KS


4.6 Werkgroep veilig stellen data Mobility OnlineVoor het veilig stellen van de data Mobility Online is deze werkgroep verantwoordelijk. Er wordt naar eigen inzicht vergaderd, ze kan pas starten nadat de testomgeving MO is ingericht. Zie het volgende hoofdstuk voor de uit te voeren activiteiten van deze werkgroep.

De werkgroep bestaat uit: André Brands, CES-IM-collega en een nader aan te wijzen ontwikkelaar.

Indien nodig kan ook een CES-IM collega betrokken worden, bijvoorbeeld Timo of de dames die verantwoordelijk zijn voor de OW-informatievoorziening

4.7 Werkgroep MO-KSEen ontbrekende functionaliteit is een kennissysteem over relaties, hiermee bedoelen we bedrijven en universiteiten uit zowel binnen als buitenland. Deze werkgroep vergadert wekelijks over de voortgang. Zie het volgende hoofdstuk voor de uit te voeren activiteiten van deze werkgroep.

Jelle Ferwerda (voorzitter), Simon Engelberts, Timo van Limbeek, André Brands, Marloes Castaneda-Schlie.

4.8 Personele capaciteit per fase

4.8.1 Stuurgroep Rol Toelichting Aantal uren 2016

Lid stuurgroep 12 * 3 uur 36

Secretaris stuurgroep 12 * 2 uur extra 24 extra

De stuurgroep is er ook voor andere projecten. De bovenstaande uren horen dus niet exclusief bij dit project.

4.8.2 Projectgroep implementatie Mobility OnlineRol Toelichting Aantal uren 2016

Lid projectgroep 25 * 3 uur 75

Voorzitter projectgroep 25 * 1 uur extra 25 extra

Secretaris projectgroep 25 * 2 uur 50 extra

4.8.3 Werkgroep inkoop Mobility OnlieRol Toelichting Aantal uren 2016

Lid werkgroep Totaal ca 20 uur 20

4.8.4 Werkgroep invoering Mobility Online secRol Toelichting Aantal uren 2016

Deelnemer werkgroep 50 * 2 uur 100

Voorzitter werkgroep 50 * 1 uur extra 50 extra





Functioneel beheerder 50 * 10 uur extra 500 extra

Key-user 200 uur extra 200 uur extra

Secretaris werkgroep 50 * 2 uur extra 100 extra

4.8.5 Werkgroep veilig stellen data Mobility OnlineRol Toelichting Aantal uren 2016

Lid werkgroep Totaal ca 60 uur 60

Ontwikkelaar Totaal ca 120 uur 120

4.8.6 Werkgroep MO-KSRol Toelichting Aantal uren 2016

Deelnemer werkgroep 50 * 2 uur 100

Voorzitter werkgroep 50 * 1 uur extra 50 extra

Secretaris werkgroep 50 * 2 uur extra 100 extra

Ontwikkelaar Totaal ca 120 uur 120 extra





5 Eindresultaat en deelresultaten

5.1 Planning totaal





5.2 DeelresultatenDeelresultaat Opleverweek

Projectvoorbereiding

Een PID, beschikbaarheid projectdeelnemers, budget. 2015-51

Goedgekeurd PID en bijbehorend budget 2

Kick off meeting 2

Inkoop

Gecontroleerd en getekend contact met Mobility Online. 4

Contract over levering en inzet consultancy 4

Contactadressen en referentiemateriaal ‘implementatie Mobility Online’ 4

Implementatie Mobility Online

Afspraken met projectdeelnemers over gewenste inzet en beschikbaarheid

1

Totaaloverzicht van Mobility Online, beschrijving van gewenste eindsituatie (ideaalbeeld over x jaar).

8

Referentiemateriaal van Fontys en contacten 3, 11 en 20

Werkgroepleden die kennis hebben gemaakt met Mobility Online 4

Procesbeschrijving outgoing ‘stages en afstudeeropdrachten’ 7

Een ingerichte testomgeving van Mobility Online 13

Opgeleide key-users. 15

Testverslag 19

Een document waarin de taken voor functioneel beheer en applicatiebeheer zijn beschreven.

11

Specificaties voor maatwerkoverzichten en interfaces 14

Gerealiseerde maatwerksystemen (overzichten en interfaces) 17

Opleidings- en voorlichtingsmateriaal en opgeleide en voorgelichte UT-gebruikers en waar nodig partnerinstellingen.

20

Productieomgeving Mobility Online, klaar voor gebruik 20

Mobility Online in productie, voor in dit geval ‘stages en afstudeeropdrachten’

23

Procesbeschrijving outgoing voor m.n. uitgaande exchange studenten. 24

Een ingerichte testomgeving van Mobility Online 27

Opgeleide key-users. 28





Testverslag 37

Specificaties voor maatwerkoverzichten en interfaces 36

Gerealiseerde maatwerksystemen (overzichten en interfaces) 41

Opleidings- en voorlichtingsmateriaal en opgeleide en voorgelichte UT-gebruikers en waar nodig partnerinstellingen.

41

Productieomgeving Mobility Online, klaar voor gebruik 39

Mobility Online in productie, voor in dit geval m.n. ‘outgoing exchange studenten’.

43

Nazorg, opvang problemen die zich voordoen in de eerste periode na de live gang

2017-09

Archief van SMS- RIO-data en opgeruimd systeem SMS/deel RIO. 49 – begin 2017

Implementatieplan voor de volgende fase implementatie Mobility Online. 51

MO-BU

Totaalvisie van de MO-BU. 12

Ontwerp van de MO-BU 18

Gerealiseerde MO-BU 24

Testverslag van de MO-BU 27

MO-BU in productie. 28

Universes en eerste B.O.-overzichten bij de MO-BU. 36

Ontwerp van benodigde aanvullende functionaliteit voor de MO-BU 39

Gerealiseerde MO-BU 44

MO-BU in productie. 45

Ontwerp van benodigde aanvullende functionaliteit voor de MO-BU 52

MO-KS

Totaalvisie van het MO-KS. 9

Een notitie met een aanduiding van faseringen waarmee het MO-KS gerealiseerd zal worden

11

Ontwerp van fase 1 van het MO-KS 17

Gerealiseerde MO-KS fase 1. 26

Testverslag. 34

MO-KS fase 1 in productie. 35

Implementatieplan voor de volgende fase van het MO-KS. 41





5.3 Projectvoorbereiding

5.3.1 Opstellen PID ‘implementatie Mobility Online’ (week 47 t/m 51)Het PID wordt opgesteld, hierbij horen ook afspraken over budgetten, beschikbaarheid van personeel etc. Bijvoorbeeld voor de maandelijkse rapportages aan de stuurgroep zal gebruik worden gemaakt van de standaard highlight rapportags.

Aanspreekpunt voor deze activiteit: Hans Westerik Projectresultaat: Een PID, beschikbaarheid projectdeelnemers, budget.

5.3.2 Vaststellen PID ‘implementatie Mobility Online’ (week 51 t/m 2)De stuurgroep zal het PID bespreken, eventuele wijziging worden verwerkt. Dit moet uiteindelijk leiden tot een definitief vastgesteld Project Initiatie Document (PID).

Aanspreekpunt voor deze activiteit: Voorzitter stuurgroep Projectresultaat: Goedgekeurd PID en bijbehorend budget.

5.3.3 Kick off meeting (week 2)Een bijeenkomst met betrokken projectdeelnemers als officieel startpunt van het project.

Aanspreekpunt voor deze activiteit: Hans WesterikProjectresultaat: Presentatie project en officieel startpunt

5.4 Inkoop

5.4.1 Inkoop Mobility Online (week 50 t/m 4)Met deze activiteit zal de ‘aanschaf’ van Mobility Online worden afgehandeld. Hierbij hoort ook een beoordeling van het ‘cloud-contract’. Denk hierbij aan standaard aspecten die daarbij komen kijken als beveiliging, exit-mogelijkheden, aansprakelijkheid, bescherming tegen inhuren onderaannemers etc.

Aanspreekpunt voor deze activiteit: Hans WesterikProjectresultaat: Gecontroleerd en getekend contact met Mobility Online.

5.4.2 Inhuren/reserveren consultants (week 50 t/m 4)Met de implementatie van Mobility Online hebben we consultancy capaciteit nodig van SOP. Er zullen afspraken moeten worden gemaakt over beschikbaarheid, kwaliteit en tarieven.

Aanspreekpunt voor deze activiteit: Hans WesterikProjectresultaat: Contract over levering en inzet consultancy

5.4.3 Afstemmen met andere gebruikers Mobility Online (week 50 t/m 4)We gaan contact zoeken met bestaande gebruikers van Mobility Online. Deze kunnen gebruikt worden bij vragen over ervaringen met het pakket. Bijvoorbeeld als er keuzes moeten worden gemaakt over de inrichting. Of problemen waar we benieuwd zijn naar oplossingen die elders zijn toegepast.

Aanspreekpunt voor deze activiteit: Inge Broekman





Projectresultaat: Contactadressen en referentiemateriaal ‘implementatie Mobility Online’

5.5 Implementatie Mobility Online

5.5.1 Afspraken over beschikbaarheid (week 51 t/m 1)Afstemming met betrokken werkgroepleden over de gevraagde tijd en beschikbaarheid.

Aanspreekpunt voor deze activiteit: Hans Westerik Projectresultaat: Afspraken met projectdeelnemers over gewenste inzet en beschikbaarheid

5.5.2 Architectuur Mobility Online UT (week 1 t/m 8)Een totaaloverzicht van Mobility Online zoals dat uiteindelijk geïmplementeerd moet worden binnen de Universiteit Twente. Het einddoel waar we uiteindelijk naar toe werken. Hierbij moet duidelijk worden welke koppelingen er zijn/komen met andere systemen.

Aanspreekpunt voor deze activiteit: André Brands Projectresultaat: Totaaloverzicht van Mobility Online, beschrijving van gewenste eindsituatie (ideaalbeeld over x jaar).

5.5.3 Afstemmen processen met Fontys (week 2 t/m 3, 10 t/m 11 en 19 t/m 20)Fontys was ons referentieadres voor Mobility Online. We kunnen veel leren van de werkwijze, inrichting en keuzes die daar gemaakt zijn. Meerdere keren tijdens het implementatieproject zal contact worden gezocht.

Aanspreekpunt voor deze activiteit: Inge Broekman Projectresultaat: Referentiemateriaal van Fontys en contacten

5.5.4 Kennismaking Mobility Online (week 2 t/m 4)Fontys gebruikt Mobility Online al een tijdje en heeft voor de gebruikers een cursus ontwikkeld. We hebben de toezegging van Milou Kauffmann van Fontys dat ze in de loop van januari naar de UT wil komen om voor de deelnemers van de werkgroep ‘implementatie’ deze cursus te geven. Dit is een mooie mogelijkheid om kennis te maken met het systeem.

Aanspreekpunt voor deze activiteit: Inge Broekman Projectresultaat: Werkgroepleden die kennis hebben gemaakt met Mobility Online

5.5.5 Beschrijven processen (stages en afstudeeropdrachten) (week 2 t/m7)Een beschrijving van de processen zoals die gaan gaan gelden voor stages en afstudeeropdrachten. De huidige ‘SMS-processen’ kunnen hierbij als uitgangspunt worden gehanteerd. Net als beschrijvingen die we eventueel van Fontys ontvangen. Het is belangrijk om te komen tot UT-standaards.

Aanspreekpunt voor deze activiteit: Key-users en CES-functioneel beheerder Projectresultaat: Procesbeschrijving outgoing ‘stages en afstudeeropdrachten’

5.5.6 Inrichten testomgeving (stages en afstudeeropdrachten) (week 8 t/m 13)De testomgeving van Mobilitty Online zal worden ingericht aan de hand van onze procesbeschrijvingen. Normaliter zal dit door de consultant van SOP worden uitgevoerd.

Aanspreekpunt voor deze activiteit: Consultant M.O. en functioneel beheerder CES





Projectresultaat: Een ingerichte testomgeving van Mobility Online

5.5.7 Opleiding key-users (week 12 t/m 15)Opleiding van de key-users zodat ze vroegtijdig met het systeem aan de slag kunnen.

Aanspreekpunt voor deze activiteit: Consultant M.O. en functioneel beheerder CESProjectresultaat: Opgeleide key-users.

5.5.8 Testen (week 14 t/m 19)Tijdens deze activiteit vindt het daadwerkelijk testen plaats.

Aanspreekpunt voor deze activiteit: Key-users en CES-functioneel beheerderProjectresultaat: Testverslag

5.5.9 Functioneel en applicatiebeheer (week 6 t/m 11)Mobility Online is een nieuw systeem dat in beheer wordt genomen. Er zal een document worden uitgewerkt waarin de taken van de functioneel beheerder en de applicatiebeheerder worden uitgewerkt.

Aanspreekpunt voor deze activiteit: Functioneel beheerder CES en Hans Westerik Projectresultaat: Een document waarin de taken voor functioneel beheer en applicatiebeheer zijn beschreven.

5.5.10 Analyse maatwerk (overzichten/interfaces) (week 8 t/m 14)Het benodigde maatwerk zal tijdens deze activiteit worden uitgeschreven. Denk aan maatwerkoverzichten of interfaces met bestaande systemen. Bijvoorbeeld TAP voor het inloggen, OSIRIS voor het ophalen van NAW-gegevens of gegevens over de opleiding en REIS voor ‘verzekeringsgegevens’.

Aanspreekpunt voor deze activiteit: André BrandsProjectresultaat: Specificaties voor maatwerkoverzichten en interfaces

5.5.11 Realisatie maatwerk (week 13 t/m 17)Tijdens deze activiteit vindt de realisatie van het eerder genoemde maatwerk plaats.

Aanspreekpunt voor deze activiteit: André BrandsProjectresultaat: Gerealiseerde maatwerksystemen (overzichten en interfaces)

5.5.12 Opleiding en voorlichting (week 18 t/m 20)Voordat we live kunnen gaan met het systeem is het zaak dat er voldoende aandacht wordt besteed aan opleiding en voorlichting.

Aanspreekpunt voor deze activiteit: Inge Broekman Projectresultaat: Opleidings- en voorlichtingsmateriaal en opgeleide en voorgelichte UT-gebruikers en waar nodig partner instellingen.





5.5.13 Inrichten productieomgeving (week 18 t/m 20)In de testomgeving is het systeem ingericht, mede op basis van onze procesbeschrijvingen. Op basis van de testresultaten komen we uiteindelijk tot een definitieve inrichting die in de productieomgeving zal worden vastgelegd.

Aanspreekpunt voor deze activiteit: Consultant M.O. en functioneel beheerder CESProjectresultaat: Productieomgeving Mobility Online, klaar voor gebruik

5.5.14 Speling (week 21 t/m 22)Ruimte binnen de planning om tegenvallers op te vangen.

5.5.15 Go live (stages en afstudeeropdrachten) (week 23)Na een laatste controle wordt de productieomgeving definitief vrij gegeven voor gebruik.

Aanspreekpunt voor deze activiteit: Consultant M.O. en functioneel beheerder CES Projectresultaat: Mobility Online in productie, voor in dit geval ‘stages en afstudeeropdrachten’

5.5.16 Beschrijven processen (rest outgoing) (week 17 t/m 24)Een beschrijving van de processen zoals die gaan gaan gelden voor de rest van outgoing. Met name exchange studenten.De huidige ‘SMS-processen’ kunnen hierbij als uitgangspunt worden gehanteerd. Net als beschrijvingen die we eventueel van Fontys ontvangen. Het is belangrijk om te komen tot UT-standaards.

Aanspreekpunt voor deze activiteit: Key-users en CES-functioneel beheerderProjectresultaat: Procesbeschrijving outgoing voor m.n. uitgaande exchange studenten.

5.5.17 Inrichten testomgeving (rest outgoing) (week 25 t/m 27)De testomgeving van Mobilitty Online zal worden ingericht aan de hand van onze procesbeschrijvingen. Normaliter zal dit door de consultant van SOP worden uitgevoerd.

Aanspreekpunt voor deze activiteit: Consultant M.O. en functioneel beheerder CES Projectresultaat: Een ingerichte testomgeving van Mobility Online

5.5.18 Aanvullende opleiding key-users (week 27 t/m 28)Indien nodig zal er een aanvullende opleiding van key-users plaatsvinden.

Aanspreekpunt voor deze activiteit: Inge BroekmanProjectresultaat: Opgeleide key-users.

5.5.19 Testen (week 28 t/m 37)Tijdens deze activiteit vindt het daadwerkelijk testen plaats.

Aanspreekpunt voor deze activiteit: Key-users en CES-functioneel beheerderProjectresultaat: Testverslag

5.5.20 Analyse maatwerk (overzichten/interfaces) (week 28 t/m 36)Het benodigde maatwerk zal tijdens deze activiteit nogmaals worden onderzocht. Is er met de ‘rest outgoing’ aanvullend maatwerk nodig? Dit wordt bij deze activiteit uitgeschreven.





Aanspreekpunt voor deze activiteit: André Brands Projectresultaat: Specificaties voor maatwerkoverzichten en interfaces

5.5.21 Realisatie maatwerk (week 37 t/m 41)Tijdens deze activiteit vindt, indien van toepassing, de realisatie van het eerder genoemde maatwerk plaats.

Aanspreekpunt voor deze activiteit: André Brands Projectresultaat: Gerealiseerde maatwerksystemen (overzichten en interfaces)

5.5.22 Opleiding en voorlichting (week 39 t/m 41)Voordat we live kunnen gaan met de ‘rest outgoing’ is met name voor uitgaande exchange studenten opleiding en voorlichting van belang.

Aanspreekpunt voor deze activiteit: Inge Broekman Projectresultaat: Opleidings- en voorlichtingsmateriaal en opgeleide en voorgelichte UT-gebruikers en waar nodig partner instellingen.

5.5.23 Inrichten productieomgeving (week 38 t/m 39)In de testomgeving is het systeem ingericht, mede op basis van onze procesbeschrijvingen. Op basis van de testresultaten komen we uiteindelijk tot een definitieve inrichting die in de productieomgeving zal worden vastgelegd.

Aanspreekpunt voor deze activiteit: Consultant M.O. en functioneel beheerder CESProjectresultaat: Productieomgeving Mobility Online, klaar voor gebruik

5.5.24 Speling (week 40 t/m 42)Ruimte binnen de planning om tegenvallers op te vangen.

5.5.25 Go live (rest outgoing) (week 43)Na een laatste controle wordt de productieomgeving definitief vrij gegeven voor gebruik.

Aanspreekpunt voor deze activiteit: Consultant M.O. en functioneel beheerder CESProjectresultaat: Mobility Online in productie, voor in dit geval m.n. ‘outgoing exchange studenten’.

5.5.26 Nazorg (week 44 t/m 9)Aanspreekpunt voor deze activiteit: Consultant M.O. en functioneel beheerder CESProjectresultaat: Nazorg, opvang problemen die zich voordoen in de eerste periode na de live gang.

5.5.27 Afbouw en opruimen SMS en deel RIO (week 49 t/m loop van 2017)Vanaf het moment van livegang van Mobility Online worden waar mogelijk ‘nieuwe outgoing’-mutaties vastgelegd in Mobility Online. SMS zal, zo als dat zo mooi heet, doodbloeden. Na afronding van de laatste outgoing mobilities kan SMS worden gearchiveerd en opgeruimd. Het is hierbij nadrukkelijk de bedoeling om waar mogelijk de te archiveren gegevens op te slaan in de MO-BU. Zie verderop.

Aanspreekpunt voor deze activiteit: André Brands Projectresultaat: Archief van SMS- RIO-data en opgeruimd systeem SMS/deel RIO.





5.5.28 Implementatieplan volgende fase (week 43 t/m 51)Voor de volgende fase van de implementatie van Mobility Online zal een implementatieplan worden opgesteld. Het gaat dan normaliter over ‘Incoming’.

Aanspreekpunt voor deze activiteit: Hans Westerik Projectresultaat: Implementatieplan voor de volgende fase implementatie Mobility Online.

5.6 MO-BU

5.6.1 Architectuur MO-BU (week 9 t/m 12)Een totaaloverzicht van de MO-BU zoals deze uiteindelijk geïmplementeerd moet worden binnen de Universiteit Twente. Het einddoel waar we uiteindelijk naar toe werken. De database zal worden gebruikt als rapportagemiddel. Maar heeft ook als doel om de data van de UT veilig te stellen.

Aanspreekpunt voor deze activiteit: André Brands Projectresultaat: Totaalvisie van de MO-BU.

5.6.2 Ontwerp MO-BU (week 13 t/m 18)Het gewenste datamodel en interfaces met m.n. Mobility Online worden beschreven. Hierbij rekening houdend met mogelijk te archiveren gegevens vanuit SMS en RIO.

Aanspreekpunt voor deze activiteit: André BrandsProjectresultaat: Ontwerp van de MO-BU

5.6.3 Realisatie MO-BU (week 19 t/m 24)Realisatie van eerder genoemde database

Aanspreekpunt voor deze activiteit: André BrandsProjectresultaat: Gerealiseerde MO-BU

5.6.4 Testen (week 24 t/m 27)Tijdens deze activiteit vindt het testen plaats van de MO-BU.

Aanspreekpunt voor deze activiteit: Leden werkgroep Projectresultaat: Testverslag van de MO-BU

5.6.5 Go live MO-BU (week 28)Na een laatste controle wordt de productieomgeving definitief vrij gegeven voor gebruik.

Aanspreekpunt voor deze activiteit: André Brands/Functioneel beheerder CESProjectresultaat: MO-BU in productie.

5.6.6 B.O. universes en overzichten (week 28 t/m 36)Bij de MO-BU wordt een universe gemaakt zodat rapportages met Business Objects mogelijk zijn. Tevens zullen enkele standaard B.O.-overzichten worden aangemaakt.

Aanspreekpunt voor deze activiteit: André Brands Projectresultaat: Universes en eerste B.O.-overzichten bij de MO-BU.





5.6.7 Controle MO-BU rest outgoing (week 37 t/m 39)Met de implementatie van ‘outgoing overig’ zal worden gecontroleerd of aanpassing van de MO-BU nodig is. Waar nodig zal dat worden beschreven in een ontwerp.

Aanspreekpunt voor deze activiteit: BO-gebruiker CESProjectresultaat: Ontwerp van benodigde aanvullende functionaliteit voor de MO-BU

5.6.8 Aanvullende realisatie imv rest outgoing (week 40 t/m 44)Realisatie van de hierboven genoemde extra functionaliteit.

Aanspreekpunt voor deze activiteit: André Brands Projectresultaat: Gerealiseerde MO-BU

5.6.9 Go live MO-BU (week 45)Na een laatste controle wordt de productieomgeving definitief vrij gegeven voor gebruik.

Aanspreekpunt voor deze activiteit: André Brands Projectresultaat: MO-BU in productie.

5.6.10 Aanvullende BO universe en overzichten (week 46 t/m 52)Als de MO-BU daadwerkelijk moet worden aangepast ligt het voor de hand dat ook de universe moeten worden uitgebreid. En daarbij horend aanvullende standaardoverzichten.

Aanspreekpunt voor deze activiteit: André Brands Projectresultaat: Ontwerp van benodigde aanvullende functionaliteit voor de MO-BU

5.7 Werkgroep MO-KS

5.7.1 Projectstartarchitectuur MO-KS (week 1 t/m 5)Een totaaloverzicht van het MO-KS zoals deze uiteindelijk geïmplementeerd moet worden binnen de Universiteit Twente. Het einddoel waar we uiteindelijk naar toe werken. Hierbij moet duidelijk worden welke koppelingen er zijn/komen met andere systemen. Uitgangspunt hierbij zal zijn dat wat met Mobility Online kan we niet gaan opnemen in het MO-KS.

Aanspreekpunt voor deze activiteit: André BrandsProjectresultaat: Totaalvisie van het MO-KS.

5.7.2 Afbakening deelprojecten (week 5 t/m 7)Zoals in de ‘verkenning MO-KS’ is aangegeven is het de bedoeling om dit systeem vanuit een totaalvisie in stappen te realiseren. Daarom zullen de verschillende faseringen van deze realisatie worden beschreven.

Aanspreekpunt voor deze activiteit: André Brands Projectresultaat: Een notitie met een aanduiding van faseringen waarmee het MO-KS gerealiseerd zal worden.

5.7.3 Ontwerp/analyse fase 1 (week 8 t/m 13)Het ontwerpproces van fase 1 van het MO-KS vindt tijdens deze activiteit plaats.





Aanspreekpunt voor deze activiteit: André Brands Projectresultaat: Ontwerp van fase 1 van het MO-KS.

5.7.4 Realisatie fase 1 (week 14 t/m 23)Op basis van bovenstaand ontwerp vindt realisatie plaats.

Aanspreekpunt voor deze activiteit: Ontwikkelaar ICTS Projectresultaat: Gerealiseerhet MO-KS fase 1.

5.7.5 Testen (week 24 t/m 34)Tijdens deze activiteit vindt het testen plaats van de MO-BU.

Aanspreekpunt voor deze activiteit: Gebruikers werkgroep Projectresultaat: Testverslag.

5.7.6 Go live MO-KS (week 35)Na een laatste controle wordt de productieomgeving definitief vrij gegeven voor gebruik.

Aanspreekpunt voor deze activiteit: Voorzitter werkgroep Projectresultaat: MO-KS fase 1 in productie.

5.7.7 Implementatieplan volgende fase (week 36 t/m 41)Voor de volgende fase van het MO-KS zal een implementatieplan worden opgesteld.

Aanspreekpunt voor deze activiteit: Hans Westerik Projectresultaat: Implementatieplan voor de volgende fase van het MO-KS.

6 Overzicht kosten en batenIn het contract met SOP is, zoals gebruikelijk, opgenomen dat niet gecommuniceerd mag worden over het contract. Vandaar dat dit hoofdstuk in deze versie achterwege is gelaten.

7 Overige aspecten

7.1 Uit het verslag van de stuurgroep (4/8/2015)Opmerkingen vanuit de stuurgroep bij het rapport ‘Studentmobiliteit, eindrapport’:

.. Geadviseerd wordt om geen data vanuit de huidige systemen te migreren. Dit geldt

voor de mobiliteitsgegevens uit bijv. RIO en SMS, brondata (zoals bedrijven) kunnen waar mogelijk wel gemigreerd worden;

…. Er zijn wat twijfels bij de financiële positie van de leveranciers. Hiervoor kunnen bij

aanschaf echter maatregelen getroffen worden, bijv. een escrow. Het bedrijfsrisico voor de UT is echter niet heel groot.

De schattingen voor fte functioneel beheer en applicatiebeheer zijn aan de lage kant. Voor functioneel beheer bijstellen naar 0,5 fte structureel (onder andere i.v.m. de blijvende uitdaging rondom uniformering van processen).





Besluiten: Er wordt gekozen voor Mobility Online. Voordat we echter het besluit nemen om Mobility Online daadwerkelijk aan te schaffen

en in te voeren, moeten de noodzakelijke randvoorwaarden echter eerst ingevuld worden (proceseigenaar, beheer en budget)…….

Geen van de onderzochte pakketten bevatten functionaliteit voor een MO-KS. Hoewel dit een sterke link heeft met de implementatie van Mobility Online, wordt besloten om de ontwikkeling van de knowledgedatabase als een apart project op te pakken. De prioriteit van dit project is zeer hoog in het kader van Vision 2020 en de huidige problemen in het aanmelden toelatingsproces.

…. André zal in overleg met Inkoop een verlening van de offerte van SOP aanvragen tot

eind 2015. Daarnaast zal André de leveranciers en de projectgroep informeren over de voorgenomen keuze en dat we werken aan intern bestuurlijk commitment.

7.2 Relatie met andere projecten / afdelingen/ diensten binnen of buiten de UTEr is voor zowel Mobility Online als de ‘knowlegde database’ een relatie met de strategie van de Universiteit Twente: vision2020. In deze visie wordt aangegeven dat studentmobiliteit steeds belangrijker wordt en zal worden gestimuleerd.

Verder is er voor beide systemen een relatie met OSIRIS. Dit systeem is bron voor gegevens over student en onderwijs.

Nadere analyse moet uitwijzen welke koppelingen er zijn met systemen buiten de UT. Het is bijvoorbeeld denkbaar dat ‘ranking gegevens’ van andere instellingen automatisch vanuit een ander systeem worden binnengehaald tbv het MO-KS.

7.3 Acceptatiecriteria

7.3.1 Vaststellen van de kwaliteitDe ‘eigenaar’ van het systeem (directeur CES is de houder) is verantwoordelijk voor de vaststelling of het systeem kwalittatief van voldoende niveau is. Namens de houder zal functioneel beheer CES in nauwe samenwerking met key-users deze kwaliteitsbewaking verzorgen.

Voortgangsverslagen en eindrapportage zullen via de projectgroep beschikbaar worden gesteld aan de stuurgroep. De uiteindelijke besluitvorming vindt daar plaats.

7.3.2 Aspecten kwaliteitBij de vaststelling van de kwaliteit komen meerdere aspecten aan de orde:

Inhoudelijk, doet het systeem functioneel wat het zou moeten doen; Operational Audit: voldoet het systeem aan de benodigde audit trail? Technische kwaliteit, is het cloud-systeem aan te sluiten op de UT-systemen en is de

performance voldoende?: Security en wet bescherming persoonsgegevens komen ook aan de orde met het

inkooptraject;





7.4 Rapportage en verantwoording

7.4.1 VoortgangsrapportageWe maken zoveel mogelijk gebruik van standaard procedures die bij projectmatig werken worden gebruikt. Maandelijks zal er een highlightrapportage worden opgesteld met specifieke aandacht voor knelpunten en risico’s, afwijkingen van projectplan (kwantitatief / kwalitatief). De standaard template zal hierbij worden gebruikt. Waar van toepassing zullen aanvullende documenten of demo’s worden ingepland voor de stuurgroep.

7.4.2 Goedkeuring projectuitgavenEr zal een apart OFI-nummer binnen CES worden geopend voor de out-of-pocket uitgaven. De projectleider zal de te betalen inkoopfacturen goedkeuren. De stuurgroep wordt door middel van de genoemde highlight rapportages op de hoogte gehouden van de budgetuitputting.

7.5 Administratieve gegevensOFI-nummer(s): 74070170 Project Implementatie Mobility Online. TAS-nummer: 114-OC80702930 ICTS activiteitnummer: 293Budget beschikbaar gesteld in document xxx d.d. xx-xx-xxxxProjectarchief: op P:\Projects\IT-Projectenportfolio\<houder>\<project>\Gedeelde werkruimte: <Edugroepen / P-schijf>

Bijlage: My Mobility Online (van SOP)OBILITY-ONLINE All Mobility-Online universities receive an independent and customized version of the system. To ensure an efficient system adjustment, it is recommended to discuss internally the following main customization steps.

1. My master data You receive the system with its whole functionality. Yet, to be able to really start working with it, it has to be fed with your own data. Therefore, during the implementation you will be asked to provide your SOP project manager with the following information: employees at your university involved in international relations management functions of your employees, e.g. departmental coordinator, head of international office, etc. your partner institutions your agreements your university structure: your faculties any study fields offered at each faculty

2. My internal processes To optimize the workflow and pipeline organizational tool, please map your processes for us. For starters, pick one of the exchange programs you manage and try to describe it step by step paying attention to who does what and when. Your processes can be mirrored in Mobility-Online forming individual interactive to-do lists.

3. My layout





Gather information on your standard design: logos, colours, fonts. Your SOP project manager will adjust it all accordingly. Besides, you might want to discuss the first online application form that you need to create (field types and exact questions to be asked).

4. My document templates Think about the documents involved in the process. Please decide what your standard Learning Agreement template should look like.

5. My e-mail templates Finally, think which e-mails you normally send to your applicants and partners. These could be, e.g. an e-mail informing about the nomination or allocation or asking your applicants to submit some missing documents or confirming their application. Your SOP project manager will use the contents you have provided to create the respective e-mail templates for you, which can then be incorporated into your pipeline as a single e-mail sending step or used in your serial e-mails mailbox in Mobility-Online. Please note that all the settings and contents of online forms, workflow and pipeline steps, document and e-mail templates etc. are editable and can be changed in the future by your designated Mobility-Online administrators.





Bijlage: Implementatie plan (SAAS) (van SOP)

Description Please note that the expected project time amounts to 2-5 days of pure working time on the part of SOP. The working time required from your side for the implementation of the first exchange programme can be estimated at 4-10 days. The length of the implementation period varies depending on various factors such as: the time capacity in the international office, complexity of workflows to be implemented, the number of people involved in the project, etc. After the receipt of an order for the implementation of Mobility-Online at your university we usually suggest undertaking the following steps.

1. Order confirmation and project definition Having received your order, we shall send you the Delivery and Service Contract as well as Agreement on Data Protection (if required), all documents shall be provided in two copies each. Additionally, a so called Use-Case form is sent, whose completion enables us to activate your access to your own version of Mobility-Online. a) Your project manager/s shall be responsible for filling in the Use-Case form – with SOP’s complimentary support, when required – and returning it to SOP Hilmbauer & Mauberger GmbH & Co KG. The Use-Case serves also the purpose of specification and scheduling of the key dates for the project (training, go-live date) with respect to the implementation of your prioritized exchange program. b) The provided agreements shall be signed by a responsible authority at your institution, with one copy of each to be returned to SOP Hilmbauer & Mauberger GmbH & Co KG.

Moreover, please note that the sending of the abovementioned documents shall be regarded as our order confirmation.

2. Database setup After receiving the completed Use-Case by SOP, your personalized database is created on SOP’s server and your access to your Mobility-Online can be immediately activated (=setup). After the setup has been finished, you receive an e-mail with access data to your database.

3. Previous data import Should you wish to import your previous master data such as bilateral agreements, data about your partner institutions, etc. into the new system, SOP would be happy to provide you with all necessary Excel templates including all essential descriptions and instructions. These Excel templates can either be completed manually or by exporting data from your previous mobility system.





a) After the receipt of the completed data files, we shall check the data and import it for you into the system. b) Afterwards, you can view and check all the imported data in the system after you have logged in to your Mobility-Online.

The import of data from an existing database is possible on request.

4. User and administrator training The next step of the project is the proper training in accordance with the user certification standards (please see the fact sheet Training & Certification). The main objective of the training is sharing the key software operation knowledge about Mobility-Online on two levels: a) basic usage of the software b) management of data and general system settings

Both learning units last app. 4 hours each. The training is normally conducted on two consecutive days for all the employees whom you have designated.

5. Definition of processes What is also discussed in the course of the training are individual management processes related to the selected exchange programme and mobility directions (incoming/outgoing). What is more, with the details about Mobility-Online usage explained during the training, one can proceed with defining a schedule for further implementation tasks.

6. Implementation and adjustment of the business processes Based on the process specifications provided and confirmed by the client for the exchange program in question (incoming/outgoing), SOP helps perform all required adjustments to tailor the software according to the client’s needs. With our support, the following logic, layout and text elements are adjusted: online application letter and e-mail templates workflow for applicants application pipeline for the International Office any further necessary adjustments

The joint implementation and customisation of the first exchange program creates an opportunity for your newly trained Mobility-Online administrators to put the knowledge and skills acquired during the training into practice under the guidance of SOP’s experts. Not only do we provide you with all essential help documents but our project coordinators are always ready to offer their active support in case of any questions or initial difficulties.





7. Project development During the implementation process you are kept updated about the project progress. The whole process is divided into single tasks whose completion is regularly reported to you by SOP. The steps are marked as done after performing function tests by your users and the respective confirmation from your side. In other words, you have a transparent overview of the current stage of the project as well as the possibility to supervise the correct fulfilment of the project objectives.

8. Go Live Once all required tasks have been completed and approved, the first exchange program is activated and ready-to-use online. After that point, further exchange programs can be adjusted in the system. At this stage, you are also encouraged to seek advice and help of our project coordinator within the agreed service level support as well as use the tutoring materials provided by SOP to refresh your knowledge of the system. Mobility-Online administrators at your university have the right to introduce changes to any personalised management tools (e.g. create new online forms, change workflow steps, edit document templates, etc.), so after the implementation period, any elements can still be changed by the university if there is a need.





Bijlage: contouren knowledge database

onderwerp Eerste contouren knowledge database besproken 12/06/2015

AanleidingTijdens de projectbespreking ‘studentmobiliteit’ van 11/6 j.l. is afgesproken dat Jelle en Hans voorwerk zullen doen voor het onderwerp ‘knowledge database’. Dit onderwerp komt de volgende projectgroepvergadering op de agenda.

Deze notitie bevat dit voorwerk dat door Jelle en Hans is gedaan. Tevens is commentaar van Dorien op een conceptnotitie verwerkt

Doelstellingen Inzicht en ondersteuning bieden bij het beoordelen van ‘incoming students’. Voeden van Elegability test Verder zou dit systeem ook ondersteuning moeten kunnen geven bij de samenwerkingsverbanden

met zowel universiteiten als bedrijven. Aanpassen van toelatingsbeleid Prioritering werving studenten Automatisch vullen van aanmeldformulieren

Meteen al mee te nemen? En ook graag inzicht en ondersteuning bij het organiseren van de stages en andere externe opdrachten van ‘outgoing students’. Informatie over voorgaande stages kan helpen bij het zoeken naar een geschikte plek.

Gegevens over: Universiteiten/bedrijven; Contacten en contracten; Resultaten van studenten uit het verleden en ook afwijzingen van studenten; Scores universiteiten internationaal (ranking); Academische samenwerking (onderzoek).

ImplementatieVanuit een totaalvisie, maar stap voor stap ontwikkelen en implementeren.Bij de implementatie, waar mogelijk, gebruik maken van bestaande systemen. We starten hoe dan ook met gegevens uit OSIRIS. Het is denkbaar dat later gegevens uit het CRM-systeem (MS-Dynamics) en/of Converis (onderzoek informatiesysteem) ook gekoppeld worden.

Deels worden gegevens opgehaald uit de drie genoemde bronsystemen. En deels worden ze binnen het MO-KS vastgelegd.

Uitgangspunt is eenvoudig beginnen.

Aanduiding universiteiten Om data vanuit verschillende systemen aan elkaar te kunnen koppelen is een unieke standaard

aanduiding van universiteiten noodzakelijk. Het heeft er alle schijn van dat deze unieke aanduiding niet in OSIRIS beschikbaar is. Een steekproef met een universiteit uit Sao Paulo leerde dat er bijvoorbeeld drie verschillende namen

in het systeem staan;





Een dergelijke tabel is wel beschikbaar, maar dan alleen voor de ERASMUS-universiteiten (Europa). Deze tabel wordt gebruikt door o.a. Move On?

Voorkeur zou een naamgeving zijn in twee talen: ‘Naam in moedertaal’ en ‘Engelstalige naam’; Eventueel een gangbare afkorting.

Er is nog geen oplossing voor naamswijzigingen van een universiteit. Binnen Nederland hebben we bijvoorbeeld de afgelopen jaren al wat naamswijzigingen gehad. Bv THT naar UT, KHT naar KUB, KUN naar RU, RUL naar UL, THE naar TU/e, THD naar TUD. Hoe ga je met dergelijke naamswijzigingen om? Registratie onder oude naam of onder nieuwe naam? Of een code met een ingangsdatum bij een naam?

Ideaalbeeld: de gebruiker kiest voor een land en krijgt daarbinnen via een LOV (list of values) een keuze van bekende universiteiten binnen dit land.

Aanduiding studieresultatenOm te kunnen vergelijken en evalueren is er een standaardisering nodig van studieresultaten. Dit kan aan de hand van drie rubrieken: MIN score, MAX score en behaalde score.

Aanduiding bedrijvenNet als bij universiteiten zou je ook het liefst een standaardaanduiding voor bedrijven willen hebben. Hans zal navraag doen bij Arjen Grinwis of in het kader van implementatie MS Dynamics iets dergelijks in de planning zit.

Navraag bij Arjen Grinwis leerde:Er wordt géén standaard aanduiding van bedrijfsnamen gebruikt;Om een voorbeeld te noemen: de bedrijven bij alumni is onbetrouwbaar;KvK heeft alleen voor Nederlandse bedrijven een dergelijke service en dan heb je het al over 7.000.000 bedrijven! Wereldwijd kom je op een veelvoud;Binnen de UT worden verschillende aanduidingen van zowel universiteiten als bedrijven gebruikt;Het ontdubbelen lijkt hoe dan ook handwerk;Als er al een standaardnaamgevingen van universiteiten zou kunnen zijn zou CSA deze moeten kennen;Een project dat in de planning staat is een koppeling tussen OSIRIS en het CRM-systeem (MS Dynamics). Hiermee zou de effectiviteit van de werving beoordeeld kunnen worden. Dan krijgt men ook van doen met een standaard identificatie van een instelling.

Voorstel: een lijst laten groeien. Alles wat er reeds in staat, kan de student uit kiezen. Nieuwe bedrijven worden (b.v.) door de betreffende coördinator gecheckt op spelling.

De informatie die nu in SMS staat, zou ik in ieder geval overnemen. Misschien moeten we de optie mee geven om twee of drie velden te hebben per bedrijf: moederbedijf, bedrijf waar gewerkt wordt en afdeling; dit laatste is ook vaak relevant. Dit zou m.i. toch met een boomstructuur opgezet kunnen worden?

Dezelfde hoeveelheid velden is bij een grote groep academische instellingen ook relevant, nl. die in India: overkoepelende universiteit, college en faculteit/school/department. In dit specifieke geval is dan het ‘college’ b.v. een stuk informatie wat nu meestal wordt gemist.

Daarnaast per instelling (bedrijf, universiteit) een dynamische lijst met contact personen; daarmee bedoel ik dat niet alle bedrijven dezelfde hoeveelheid contactpersonen hoeven te hebben. Van zo’n contactpersoon zou je willen weten: titel, naam, functie, afdeling, email-adres, website, plus een opmerkingenveld waarin je b.v. aantekeningen kunt maken dat deze persoon wel of niet benaderd mag worden (b.v.).

AgreementsWaar worden agreements met universiteiten en bedrijven opgeslagen? En hoe zijn te raadplegen?Ideaalbeeld:





Specifieke kenmerken uit een agreement opnemen in dit systeem (bv aantal uitwisselingsplaatsen, met aanduiding hoeveel daarvan zijn toegewezen);

Contracten zelf digitaal opslaan en online raadpleegbaar via OSIRIS of t.z.t. kownledge database; Ook hier speelt het koppelen van de ranking aan de juiste universiteit en/of bedrijf. Standaard

aanduiding dus.

Institutionele agreements komen in de nabije toekomst in DECOS te staan. Inge Broekman, Erik van Dijk en Jelle Ferwerda zijn bezig om eea te formaliseren. Een koppeling van de instellingen database is ook hier welkom.

Academische samenwerking Welke samenwerking is er op het vlak van onderzoek? Zijn gegevens af te leiden uit Converis

(Research Informatie System; RIS)? Actie Hans: navraag bij Floris Aanstoot. Ook hier speelt het koppelen van de ranking aan de juiste universiteit en/of bedrijf. Standaard

aanduiding dus.

Ranking Deze gegevens zijn te downloaden c.q. aan te schaffen? (Vaak wel, per geval bekijken. BV QS:

http://www.iu.qs.com/product/201415-qs-world-university-rankings-result-tables-excel-format/) Is automatisch vullen van deze gegevens mogelijk? Of handmatig vastleggen? Ook hier speelt het koppelen van de ranking aan de juiste universiteit en/of bedrijf. Standaard

aanduiding dus.

MO-BUDit zou een database kunnen zijn met geanonimiseerde gegevens over studieresultaten per:

Land; Instelling; Opleiding; Standaard cijfers ‘thuisland’ (opleidings CGPA?) ; Cijfers UT (CGPA & Afstudeercijfer).

Meteen al mee te nemen? Ook zou je graag lijsten willen uitdraaien van stage-verleners, met b.v. informatie vanuit welke opleiding/vakgoep er studenten geweest zijn en wanneer, verslag-titels, beoordelingen, keywords van opdrachten, evaluaties van studenten, …

Beoordeling buitenlandse aanmelders Het systeem moet kunnen helpen bij de beoordeling van internationale studenten die zich aanmelden

voor een studie bij de UT; Eventueel moet een voorlopige, ‘niet geverifieerde beoordeling’ kunnen worden vastgelegd. Al dan

niet geautomatiseerd. Het systeem geeft dan dus een voorlopig advies; Op basis van gegevens die we hebben over studenten uit het verleden van dezelfde instelling met

dezelfde opleiding; Tevens op basis van de ranking gegevens (bij onbekende instellingen kun je alleen hier van uit gaan); De database kan worden opgebouwd op basis van de historie van OSIRIS; Soms is er Europese wetgeving waarbij een student standaard toegelaten moet kunnen worden. Het systeem kan helpen bij het prioriteren van te beoordelen studenten. Altijd eerst de kansrijke

studenten beoordelen. Het systeem kan worden ingezet om de toelaatbaarheidstest van de UT te voeden met voorkennis





Het systeem kan worden gebruikt voor toelaatbaarheids advies & geautomatiseerd afwijzen van ongeschikte studenten

Het systeem kan gebruikt worden bij beurs-beoordelingenHet systeem moet jaarlijks geevalueerd worden om toelaatbaarheidsnivo’s van de UT up to dat te houden




· web viewthink about the documents involved in the process. please decide what your standard...

Documents