WORKSHOP OUTPUTS: TASK & FINISH GROUPDeveloping a Digital Futures Prospectus for HS2 Midlands

Date: Monday 25th April 2016Time: 14.00 – 17.00Venue: HS2 Ltd HQ, Two Snow Hill, Birmingham. B4 6GA

Agenda

16:00 Who does what – role and responsibilities

14:10 Aims and purpose of T& F group2

What needs to be  achieved and by when14:20  3

14:30 What does success look like  ‐ shape and prioritise outcomes4

14:00  Welcome and Introductions1

5

16:20 Measuring success  ‐ benchmarking 6

16:40 Governance and reporting  ‐ key milestones7

16:55 Wrap‐up and next steps 8

Purpose of Task & Finish Group  ‐ 25th April

Agree outline  framework of the Prospectus and emerging themes / developing work packages.

Define and prioritise outcomes .

Assign theme leaders and delivery teams from T& F group

Agree on next steps and input to enable presentation of an initial high level prospectus  by the end of May

Purpose of Digital Prospectus

Set out clear ambition and vision1

Act as an engagement tool to show the art of what is possible to support further work 

Start to identify current, emerging and future opportunities to embed smart city technologies as part of planned regeneration connected to HS2 Midlands

Set strategy and  identify enablers  under an agreed set of outcomes collaboration

Act as a magnet to attract investment to the region as a demonstrator for future city technologies

The Prospectus will set out a vision and strategy to inform and influence how HS2 investment can use existing and future technologies and digital systems in a sustainable and integrated approach to support local regeneration and deliver an economic, social and environmental legacy!

2

3

4

5

Prospectus development – 2 Phases Phase 1: Prospectus development – Final draft 6th June; decision boards 15th / 23rd June 2016

• Initial prospectus to set out the opportunities of HS2 investment to deliver benefits to people, citizens and communities through the application of technology and data: 15 – 20 page document (ambition, vision, strategy)

• It will be outcome driven across themes People, Business and Place• Target Audience: HS2 Strategic Board and potential investors / sponsors• Aim: Secure investment / seed funding from board to develop full business 

case and programme of activity as part of an HS2 digital investment plan• Phase 2: Digital Investment Plan• Aim: Provide a blueprint to influence planning; transferable  elsewhere• T&F group to be recognised as the expert body to support on digital 

matters covering pre‐; during and post HS2 construction 

Why be involved? • Opportunity to influence digital master planning and procurement

• Get your ideas and solutions into HS2• Branding and visibility in front of key influencers and decision makers 

• Collaborate around digital and data • Recognised as experts in driving innovation in development of HS2 opportunities and a key stakeholder in city regeneration and transformation

Timeline• Initial prospectus final draft produced 6th June• Presentation to HS2 Co‐ordination Board and WM HS2 Strategic board – 15th

& 23rd June

Shaping the outcomes  Aim of the breakout session• To have consensus on the top 3/5 outcomes that the group want to 

work on around the themes People; Business; PlaceAs a group think about the:• What are the top 3 challenges for each of the theme areas• Top 3 opportunities that HS2 can bring• Define outcomes / benefits  ‐ understand what these look like

– Discussion should generate quite a few– Group them together– Need to agree the top 3 / 5 to take forward and work on further

• Scope of further work will be focused on how technology, data and digital infrastructure can have an impact on accelerating / achieving outcomes

BREAKOUT GROUP: PEOPLE THEMELead: David Cuckow, Flexeye

CHALLENGES:

o Understanding the personas of the citizens and ‘people’ journey (tourists; old generation; next generation; workforce) – data related to skills, security, relevance to citizen,  challenges

o Creating awareness & upskilling using technologies & work related tasks  ‐

o Operational and common skillso People driven systems  ‐ how they connect with 

various infrastructure and projects – citizen engagement & social collaboration (social, physical systems)

o Infrastructure & smart citizen engagement o Connectivity of space + people + technologyo Creating virtual communitieso Work from home – Agile workingo Multi purpose infrastructure ‐ standards for digital 

connectivity

OPPORTUNITIES:

o Facilitating social engagement and collaboration ; purpose of infrastructure

o Standardising and accessibilityo Combined journey ticketingo Relevant employabilityo Skills and social equality through digital 

connectivity o Seamless  & intelligent  connectivity –

geographically agnostico Social connectivity of people and communities 

based on common purposeo Creating more social  physical space and 

collaboration and engagement physically and virtually (retail / business engagement)

o Using technology for a better health and living well in the community

o Working environments

BREAKOUT GROUP: BUSINESS THEMELead: Nathan Marsh – EY

CHALLENGES:

o E2e – end to end connectivity (not just prime route)  ‐ walk; car poor etc.

o Non digital/data traffic  volume – analysiso Ubiquitous connectivity on journeyo Just a train track – harness it all…o Premium pricing / platinum product?o Master planning for the future?o Cultural changes required (longer time)o Cyber security /IoT Riskso Low / no common outcomes: HS2 / BCC etc.

OPPORTUNITIES:

o Ports/ Airports / Freight: benefitso Talent attractiono Talent retentiono International connectivity for businesso Inward investment (local near 

interchange)o Opportunity to be associated with a 

national global asseto Innovation hub / centre of excellenceo Investment capital premiumo Productive time in‐journeyo Digital transport / journey quicker

BREAKOUT GROUP: PLACE THEMELEAD: Nicola Bryant & Annette King, Digital Birmingham

CHALLENGES:o Map what we are doing today / map what we knowo Where are we going 4G?o Place is for people and has to be accessibleo Policies – make it pleasurable to travel other ways not just 

drive (congestion)o Day in life – people who are here now and who are the clients 

of the futureo Avoid negative impacto Testing technology – emerging ‐ digital tools to forecast how 

place may behave and changeo Future visioning – next 3‐5 years technologyo Seamless connectivityo Security of data / systemso Integrate with different infrastructureo Train and office the same environment ‐ on the move 

productivityo Retail space – commercial / customer journeyo Shared revenue models and shared standardso Low carbon / Energy / Power / District Heatingo Fuel / Cheaper / Reduce poverty / power back into the grido Place needs to be reflective of people and adaptable

OPPORTUNITIES:o Way finding – local, regional and national info linking hubso Minimum standard for the environmento Passenger resilience / transit methodo Common platform communication linking all 

developments togethero Monitoring of movement of people and thingso Mapping of what is here with integration across placeso Datasets / sharing / physical interplay (with investment 

upfront)o Spare charging points etco Future‐proofing and flexible o Use cases future scenarios / check against future 

developmentso Content / Infrastructure / Co‐ordination

• Pipes e.g. Germany – common infrastructure always located on left side of road

o Making place exciting;, where people want to beo Accessibility / people want to be here / connectivity

PRIORITY OUTCOMESBUSINESS

1. Growth in employment, productivity, connectivity

2. Skills – clear pipeline – supply and demandi. Learn and work in 

region3. Profile – global hub for 

innovation, design, ….4. Open data – single, connected 

platform / networki. Connected City (WIP …)

PEOPLE

1. Quality of lives i. better experience, health, 

living,ii. Work life/balance

2. Creating choices – predicting capabilitiesi. Seamless connectivityii. Effective use of infrastructureiii. Dynamic demand –

responsive use of capacity3. Creating choices – improves quality 

of life, when and how to travel or not to travel

4. Create more employability and social inclusion

5. People driven systems  / Infrastructure use

6. Social capital enhanced

PLACE

1. Integrated  and design intuitive space –connectivity between place – local, regional, national

2. Space adaptable and smart – change ….. support use case

3. Seamless / safe / accessible / secure

4.  Leading place Demonstrator space ‐ use Curzon Street, UK Central as test beds, exemplars – Birmingham experiment how they interact and connect, how we educate people to use.

NEXT STEPS• Refine outcomes and agree measures of success• Produce skeleton framework for Prospectus • Establish working group / editorial team for those that 

can commit time to develop Prospectus– meeting arranged for 6th May

• Main T&F group to critique and provide feedback on draft Prospectus

• Test developing prospectus  and ideas with key stakeholder groups

• Final draft of the Prospectus will be brought to the next T&F group  ‐ provisional date 9th June