wss-consulting · После согласования заявка отправляется...

WSS-CONSULTING

ЗАЯВКИ

Автоматизация согласования заявок

IT-консалтинг и системная интеграция

2

ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССА «ЗАЯВКИ»... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3

ОПИСАНИЕ ОСНОВНОГО ФУНКЦИОНАЛА... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4

ЗАЯВКА НА ПОИСК НОВОГО СОТРУДНИКА... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5

ЗАЯВКА НА КАНЦТОВАРЫ.... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . .6

ЗАЯВКА НА ВНЕШНЕЕ ОБУЧЕНИЕ... . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7

ЗАЯВКА НА ЗАКАЗ ПЕЧАТЕЙ... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8

ЗАЯВКА НА ЗАКАЗ КУРЬЕРА... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9

ЗАЯВКА НА КОФЕ-БРЕЙК... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10

ЗАЯВКА НА ТРАНСПОРТ... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12

ЗАЯВКА НА ПРОПУСК... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13

ЗАЯВКА НА ПЕРЕВОД... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14

ЗАЯВКА НА СИМ-КАРТУ... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15

ЗАЯВКА АХО (ОБЩАЯ).. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16

ЗАЯВКА НА ОРГАНИЗАЦИЮ/ПЕРЕМЕЩЕНИЕ РАБОЧЕГО МЕСТА... . . .17

ЗАЯВКА НА ЗАКАЗ ВИЗИТОК, БЛАНКОВ, СУВЕНИРНОЙ ПРОДУКЦИИ....18

ЗАЯВКА НА ПРИЕМ ПРЕДСТАВИТЕЛЕЙ СТОРОННИХ ОРГАНИЗАЦИЙ...19

СОДЕРЖАНИЕ

3

Процесс позволяет автоматизировать:

• процесс согласования административно-хозяйственных заявок;

• оформление/заполнение сопутствующих документов;

• сбор и хранение отчетных документов.

ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССА «ЗАЯВКИ»

4

ОПИСАНИЕ ФУНКЦИОНАЛА ПРОЦЕССА «ЗАЯВКИ»

Данный функционал представляет собой набор универсальных и наиболее используемых решений по заявочным процессам, которые были реализованы для заказчиков в WSS Docs.

Блок заявок включает в себя следующий перечень процессов:

1. Заявка на поиск нового сотрудника;

2. Заявка на канцтовары;

3. Заявка на внешнее обучение;

4. Заявка на заказ печатей;

5. Заявка на заказ курьера;

6. Заявка на кофе-брейк;

7. Заявка на транспорт;

8. Заявка на пропуск;

9. Заявка на перевод;

10. Заявка на сим-карту;

11. Заявка АХО (общая);

12. Заявка на организацию/перемещение рабочего места;

13. Заявка на заказ визиток, бланков, сувенирной продукции;

14. Заявка на прием представителей сторонних организаций

Все вышеуказанные заявки имеют единый маршрут:

ПОДГОТОВКА

СОГЛАСОВАНИЕ

ИСПОЛНЕНИЕ

ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ

Рисунок 1. Схема маршрута заявок в СЭД

5

Руководитель ИТ департамента создаёт в системе заявку на поиск нового сотрудника, заполняет информацию о вакансии, прикрепляет, при необходимости, файлы описания вакансии и отправляет на согласование.

Ведущий специалист департамента по подбору персонала и Заместитель директора департамента по подбору персонала согласуют заявку.

Начальник отдела по обеспечению персоналом принимает заявку в работу, осуществляя постановку поручений непосредственному исполнителю заявки — Специалисту по снабжению персоналом.

После исполнения, сотрудник отдела по подбору персонала исполняет заявку, оповещая Руководителя ИТ департамента и Заинтересованных


• процесс согласования подбора нового сотрудника;

• оформление/заполнение сопутствующих документов («Заявка на подбор сотрудника», «Служебное задание»);


Описание формы карточки и логики процесса

Форма карточки Заявки на поиск нового сотрудника содержит поля описания вакансии, а именно – отдел, в который осуществляется подбор сотрудника, а также должность, условия работы и комментарий.

Рисунок 2. Карточка заявки на поиск нового сотрудника

ЗАЯВКА НА ПОИСК НОВОГО СОТРУДНИКА

6

Инициатор создаёт в системе заявку на выдачу канцтоваров, указывая в перечне необходимое количество единиц по каждой категории. Далее он, при необходимости, прикрепляет дополнительные файлы и отправляет заявку на исполнение. Исполнитель проверяет указанные в заявке данные. Далее, он подготавливает и прикрепляет необходимые сопроводительные документы и оповещает Ответственного за выдачу о необходимости выдачи канцтоваров в указанном объеме. Специалист по хозяйственным вопросам осуществляет выдачу необходимого количества канцтоваров и переводит заявку на Оперативное хранение, оповещая Инициатора об успешном выполнении заявки.


• процесс согласования Заявки на канцтовары;

• оформление/заполнение сопутствующих документов;



Форма карточки Заявки на канцтовары содержит табличную часть, в которой указывается перечень необходимых для заказа канцтоваров. Артикул и цена за единицу выбранного товара подтягиваются автоматически. При указании необходимого количества товара, происходит автоматический подсчет суммы как в рамках позиции, так и в рамках текущей заявки.

Рисунок 3. Карточка заявки на канцтовары

ЗАЯВКА НА КАНЦТОВАРЫ

7

Инициатор создает в системе заявку на внешнее обучение сотруд-ника, заполняет необходимые поля и отправляет на согласование. Согласующие проверяют указанные данные, согласуют и передают заявку для организации обучения. Сотрудник, входящий в группу ис-полнителей, принимает заявку в работу. После исполнения, Исполни-тель переводит заявку на Оперативное хранение, оповещая Инициа-тора об успешном выполнении заявки.

Процесс позволяет автоматизировать:• процесс согласования заявки на внешнее обучение;• сбор и хранение отчетных документов.


Форма карточки Заявки на внешнее обучение содержит поля для указания типа обучения («Плановое» или «Внеплановое»), формы об-учения, темы, обоснования, дат начала и окончания обучения, стои-мости и информации о обучающей организации.В случае командирования, заполняются дополнительные поля, такие как страна командирования, город и адрес.

Рисунок 4. Карточка заявки на внешнее обучение

ЗАЯВКА НА ВНЕШНЕЕ ОБУЧЕНИЕ

8

Инициатор создает в системе заявку на заказ печатей, прикрепляет оттиск печати, заполняет поля и отправляет на согласование. Со-гласующие проверяют указанные данные заявки, согласуют заявку и передают на исполнение. Сотрудник, входящий в группу исполните-лей, принимает заявку в работу. После исполнения, Исполнитель пе-реводит заявку на Оперативное хранение, оповещая Инициатора об успешном выполнении заявки.

Процесс позволяет автоматизировать:• процесс согласования заявки на заказ печатей;• оформление/заполнение сопутствующих документов;• сбор и хранение отчетных документов.


Форма карточки Заявки на заказ печатей содержит поля для указания юридического лица, наименования печати, основания введения, а также необходимого количества печатей.

Рисунок 5. Карточка заявки на заказ печатей

ЗАЯВКА НА ЗАКАЗ ПЕЧАТЕЙ

9

Заявка на заказ курьера может быть инициирована любым сотрудни-ком компании. Сотрудник создаёт карточку, указывает адрес и кон-тактные данные адресата курьерской доставки. После чего заявка от-правляется на согласование. Административный менеджер согласует заявку и принимает ее в работу: назначает курьера и указывает его контакты. В карточке присутствует возможность указания контактов курьера внешней курьерской службы, и также предусмотрено исполь-зование внутренней службы. После исполнения заявки администра-тивный менеджер указывает фактическую дату доставки и списывает заявку в архив.

Процесс позволяет автоматизировать:• процесс согласования заказа курьера;• оформление/заполнение сопутствующих документов («Заявка на доставку корреспонденции»)• сбор и хранение отчетных документов.


Форма карточки Заявки на заказ курьера содержит набор полей, опи-сывающих название компании, в которую предполагается отправить посылку курьером, ФИО и контактные данные курьера и получателя, адрес доставки, а также комментарий к заказу.

Рисунок 6. Карточка заявки на заказ курьера

ЗАЯВКА НА ЗАКАЗ КУРЬЕРА

10

Процесс позволяет автоматизировать:• процесс согласования Заявки на кофе-брейк;• оформление/заполнение сопутствующих документов;• сбор и хранение отчетных документов.


Форма карточки Заявки на кофе-брейк содержит поля, указывающие дату совещания, переговорную комнату, место проведения, количест-во участников, а также время перерыва и цель проведения совеща-ния.Заявка предусматривает возможность указания типа встречи («Вну-тренняя встреча» или «Встреча с присутствием сторонних организа-ций»).В табличной части Заявки указывается время перерыва и ФИО участ-ников со стороны Компании. В случае выбора типа встречи «Встреча с присутствием сторонних организаций», появляется дополнительная таблица с перечнем приглашенных лиц и представляемых ими орга-низаций.

ЗАЯВКА НА КОФЕ-БРЕЙК

11

Рисунок 7. Карточка заявки на кофе-брейк

Инициатор создает в системе заявку на кофе-брейк, заполняет необходимые поля. Согласующие проверяют указанные данные и согласуют заявку. Исполнитель оповещается о необходимости исполнения заявки и, после успешного исполнения, переводит в Оперативное хранение, оповещая Инициатора об успешном вы-полнении заявки.

12

Инициатор создает в системе заявку на заказ транспорта, заполня-ет необходимые поля и отправляет на согласование. Согласующий проверяет указанные данные заявки, утверждает маршрут, согласует заявку и передает на исполнение. Сотрудник, входящий в группу ис-полнителей, принимает заявку в работу. После исполнения, Исполни-тель указывает фактическую дату доставки и переводит заявку в Опе-ративное хранение, оповещая Инициатора об успешном выполнении

Процесс позволяет автоматизировать:• процесс согласования заявки транспорт;• оформление/заполнение сопутствующих документов;• сбор и хранение отчетных документов.


Форма карточки Заявки на транспорт содержит поля для указания цели поездки, количества пассажиров, типа и вида используемого транспорта, а также времени подачи и маршрута. В случае, если осу-ществляется перевозка груза, то необходимо указать параметры гру-за, такие как наименование, габариты и вес груза, способ упаковки, а также плановую дату погрузки.

Рисунок 8. Карточка заявки на транспорт

ЗАЯВКА НА ТРАНСПОРТ

13

Секретарь создает в системе заявку на пропуск, указывает тип пропу-ска, данные посетителя, время пребывания и отправляет на согласо-вание. Директор по корпоративным коммуникациям проверяет ука-занные данные заявки, согласует заявку и передает её на оформление пропуска Специалисту отдела безопасности. Специалист отдела без-опасности исполняет заявку.

Процесс позволяет автоматизировать:• процесс согласования заявки на выдачу пропуска;• оформление/заполнение сопутствующих документов;• сбор и хранение отчетных документов.


Форма карточки Заявки на пропуск содержит поля для указания по-сещаемого сотрудника, а также информацию о держателе пропуска, такую как ФИО получателя, тип («Временный» или «Разовый») и срока действия пропуска. Также, необходимо указать паспортные данные гостя, представляе-мую организацию, должность и цель посещения. В случае, если посетитель не является гражданином РФ, указывается тип визы, срок ее действия, даты начала и окончания пребывания.Если пребывающему требуется пропуск на автомобиль, то дополни-тельно необходимо указать номер и марку автомобиля.

Рисунок 9. Карточка заявки на пропуск

ЗАЯВКА НА ПРОПУСК

14

Инициатор создает в системе заявку на перевод, заполняет поля, при-крепляет файл с необходимыми для перевода материалами и отправ-ляет на согласование. Согласующий проверяет указанные данные за-явки, утверждает даты, согласует заявку и передает на исполнение. Сотрудник, входящий в группу исполнителей, принимает заявку в работу. После исполнения, Исполнитель прикрепляет переведенные файлы и переводит заявку на Оперативное хранение, оповещая Ини-циатора об успешном выполнении заявки.

Процесс позволяет автоматизировать:• процесс согласования Заявки на перевод;• оформление/заполнение сопутствующих документов («Заявка на перевод»);• сбор и хранение отчетных документов.


Форма карточки Заявки на перевод содержит поля для указания типа («письменно», «устно») и тематики перевода, исходного языка и языка перевода, а также планового срока исполнения заявки.

Рисунок 10. Карточка заявки на перевод

ЗАЯВКА НА ПЕРЕВОД

15

Сотрудник создает в системе заявку на выдачу сим-карты, указывает лимит, обоснование выдачи, а также необходимость подключение дополнительных услуг. После чего сотрудник отправляет заявку на согласование. После согласования заявка отправляется специалисту отдела поддержки инфраструктуры на исполнение. По результатам го-товности сим карты оповещается сотрудник, инициировавший заявку.

Процесс позволяет автоматизировать:• процесс согласования заявки на сим-карты;• оформление/заполнение сопутствующих документов («Заявка на выдачу сим-карты»)• сбор и хранение отчетных документов


Форма карточки Заявки на сим-карту содержит поля для указания вну-треннего заказчика и обоснования выдачи, формата («Микро», «Нано», «Стандартная»), месячного лимита по сим-карте. Предусмотрена воз-можность указания вида заявки (выдача, замена сим-карты). При не-обходимости, указывается вид связи (ЗГС или обычная) и возможность выбора дополнительных услуг.

Рисунок 11. Карточка заявки на сим-карту

ЗАЯВКА НА СИМ-КАРТУ

16

Инициатор создает в системе заявку АХО, заполняет поля, прикре-пляет файл и отправляет на согласование. Согласующий проверяет указанные данные, утверждает даты, согласует заявку и передает на исполнение. Сотрудник, входящий в группу исполнителей, принимает заявку в работу. После получения отметки об исполнении, Инициатор подтверждает исполнение и переводит заявку на Оперативное хра-нение.

Процесс позволяет автоматизировать:• процесс согласования заявки АХО;• оформление/заполнение сопутствующих документов;• сбор и хранение отчетных документов.


Форма карточки содержит поля для указания внутреннего заказчика, причины обращения и желаемого срока исполнения заявки.

Рисунок 12. Карточка заявки на АХО

ЗАЯВКА АХО (ОБЩАЯ)

17

Инициатор создает в системе заявку на организацию/перемещение рабочего места, заполняет поля и отправляет на согласование. Со-гласующий проверяет указанные данные заявки, согласуют заявку и передают на исполнение. После исполнения, Исполнитель переводит заявку в Оперативное хранение.

Процесс позволяет автоматизировать:• процесс согласования заявки на перемещение/организацию рабочего места;• оформление/заполнение сопутствующих документов;• сбор и хранение отчетных документов.


Форма карточки Заявки на организацию рабочего места содержит поля для указания типа заявки (организация нового или перемеще-ние существующего рабочего места), номеров нового и старого (в случае перемещения) рабочего места. В примечании возможно ука-зать пожелания при организации рабочего места.

Рисунок 13. Карточка заявки на организацию/перемещение рабочего места

ЗАЯВКА НА ОРГАНИЗАЦИЮ/ПЕРЕМЕЩЕНИЕ РАБОЧЕГО МЕСТА

18

Инициатор создает в системе заявку на заказ продукции, прикрепляет файл и отправляет на согласование. Согласующий проверяет указан-ные данные, согласует заявку и передает на исполнение. Сотрудник, входящий в группу исполнителей, принимает заявку в работу. После исполнения, исполнитель переводит заявку на Оперативное хране-ние, оповещая Инициатора об успешном выполнении заявки.

Процесс позволяет автоматизировать:• процесс согласования заявки на заказ визиток, бланков, суве-нирной продукции;• оформление/заполнение сопутствующих документов;• сбор и хранение отчетных документов.


Форма карточки Заявки на заказ визиток, бланков, сувенирной продук-ции содержит поля для указания необходимого типа (визитки, бланки, сувенирная продукция) и количества, а также примечаний при заказе продукции.

Рисунок 14. Карточка заявки на заказ визиток, бланков, сувенирной продукции

ЗАЯВКА НА ЗАКАЗ ВИЗИТОК, БЛАНКОВ, СУВЕНИРНОЙ ПРОДУКЦИИ

19

Процесс позволяет автоматизировать:• процесс согласования приема представителей сторонних ор-ганизаций;• сбор и хранение отчетных документов.


Форма карточки Заявки на прием представителей сторонних органи-заций содержит поля, в которых указывается краткая информация о прибывающей организации, цели пребывания, а также уровене прие-ма («Стандартный» или «VIP»). Также, заявка предусматривает возмож-ность указания размещения, экскурсионной потребности и других ме-роприятий.В табличной части Заявки указываются сотрудники пребывающей организации, их телефоны и сроки пребывания. При необходимости, указываются детали организации трансфера, переговоров, питания и

Рисунок 15. Карточка заявки на прием представителей сторонних организаций

ЗАЯВКА НА ПРИЕМ ПРЕДСТАВИТЕЛЕЙ СТОРОННИХ ОРГАНИЗАЦИЙ

20

Инициатор создаёт в системе Заявку на прием представителей сто-ронних организаций, заполняет необходимые поля и отправляет на согласование. Согласующие проверяют указанные данные и согласу-ют заявку. Сотрудник, входящий в группу исполнителей, принимает заявку в работу и, после успешного исполнения, переводит на Опера-тивное хранение, оповещая Инициатора об успешном выполнении

Рисунок 16. Табличная часть заявки на прием представителей сторонних органи-

wss-consulting · После согласования заявка отправляется...

Documents