www.ranas-akki.nl outsourcing en acceptatie management case lnv meet & greet transition experts...

www.ranas-akki.nl

Outsourcing en Acceptatie ManagementCase LNV

Meet & Greet

Transition Experts

25 april 2012

Joost Pigmans

www.ranas-akki.nl 2

Inhoud

Even voorstellen Acceptatie Management versus Testen Outsourcing model Acceptatie Management & Outsourcing Toetsinstrumenten voor Acceptatie Management Hoe richt je Acceptatie Management in? Case LNV Outsourcing Kantoorautomatisering Toegevoegde waarde voor Contract Management Samengevat

www.ranas-akki.nl

Even voorstellen

3

www.ranas-akki.nl

Acceptatie Management vs Testen

Accepteren betreft het verstrekken van inzicht in de kwaliteit (verwachtingen, eisen, betrouwbaarheid) van de oplossing en tijdige oplevering van leverancier

…door toepassing requirements & acceptatiecriteria, inspecties, audits, tests…

(Testen is dus één van de middelen om tot acceptatie te komen!) …waardoor het management tijdig gecalculeerde

beslissingen kan nemen

4

Accepteren is de eigen verantwoordelijkheid van klant Testen betreft harde (technische) deliverables en kan door leverancier

www.ranas-akki.nl

Outsourcing model

5

Algemeen Uitbesteding Beleid

Uitbesteding strategie per domein

RFI-RFP

Contractering

Transitie & migratie

Exploitatie

Beëindiging

Besturing & Regie

Programm

a managem

ent

Bemensing

Comm

unicatie

Acceptatie managem

ent

Architectuur

www.ranas-akki.nl

Acceptatie Management & Outsourcing

6

PvERFI / RFP

PvERFI / RFP ContractContract Acceptatie

CriteriaAcceptatie

Criteria

“GO”Eerste

Migratie

“GO”Eerste

Migratie

ContractueleAcceptatie


AcceptatieMigratie-eenheden


Functionele, meetbare criteriaOp basis van eisen en contractFunctionele, meetbare criteriaOp basis van eisen en contract

Drie formele toetsmomentenDrie formele toetsmomentenAlgemeen Acceptatie Protocol (AAP)

Algemeen Acceptatie Protocol (AAP)

7www.ranas-akki.nl

Toetsinstrumenten voor Acceptatie Management

Inspecties: bijv. van HLD

Validaties: bijv. van technische tests leverancier

Audits: bijv. op organisatie en inrichting

Tests: zoals FAT, IAT, PAT, GAT van applicaties

7

8www.ranas-akki.nl

Hoe richt je Acceptatie Management in?

Werkwijze en kaders reeds in RFP opnemen In contracteringsfase Algemeen Acceptatie Protocol (AAP)

uitwerken Na contract ondertekening:

Detail Acceptatie Criteria uitwerken PvA Test & Acceptatie Rapportage op voortgang PvA en op verloop Acceptatie

Criteria Toetsingsverslagen en Vrijgave adviezen

Contract acceptatie en project acceptaties (decharges)

8

www.ranas-akki.nl

Case LNV outsourcing Kantoorautomatiseringaan Capgemini

9

10www.ranas-akki.nl

Scope Outsourcing LNV

9000 werkplekken, 1200 applicaties (700 gepackaged) Inclusief: WAN/LAN, Printing, Telefonie, smartphones, etc. Meerdere werkplekdiensten: Thin Client, Laptop, desktop, thuiswerkplek,

VIP-werkplek, ontwikkelwerkplek, etc. Meer dan 150 locaties Single Point of Contact: Service Desk E-Portal voor standaard diensten en aanvragen

Migratie naar nieuwe (Thin Client) infrastructuur (incl. datacenter) Overgang beheer huidige werkplekken (incl. personeel) Beheer toekomstige werkplekken

10

11www.ranas-akki.nl 11

Op basis van het Algemeen Acceptatie Protocol (AAP) uit het Contract

Detaillering AAP naar 800 criteria, ieder criterium: Alle uit PvE, aanbod Capgemini en contract gedestilleerd Met eis, norm en wijze van toetsing Geprioriteerd op basis van bedrijfsrisico’s LNV Toegekend aan deliverable en mijlpaal

Afgestemd met en goedgekeurd door Capgemini Ook stuurmiddel van de leverancier!(vooraf weerstand, daarna adoptie)

PvERFI / RFP


CriteriaAcceptatie

Criteria

“GO”Eerste

Migratie

“GO”Eerste

Migratie






Algemeen Acceptatie Protocol (AAP)

Programma en Acceptatie

Migratie en Acceptatie

Dienst-verlening en Acceptatie

HRM

Architectuur en Techniek

Leveranciers Management

Delivery & Relatie

Management

Transitie & Migratie

Inventarisatie

Contractuele Acceptatie

Migratie en Site Specifieke Acceptatie

Validatie

Design

‘Ist’-Dienst-verlening

Programma Discharge

Overige Migraties

‘Soll’-Dienst-verlening

Inte

rop

erab

ilit

eit

Gee

n n

oem

ensw

aard

ige

vers

tori

nge

n

Dienst-verlening en Acceptatie

Beveiliging en Acceptatie (Fysiek en Logisch)


Stuurinstrument voor programma- en contractmanagement en voor

leverancier

Stuurinstrument voor programma- en contractmanagement en voor

leverancier


Doel: toetsen of Capgemini gereed is om succesvol te migreren en beheer over te nemen LNV-DICTU samen met dienst LNV-PD als launching customer

Toets op: Infrastructuur (productieomgeving, werkplekconcepten, interoperabiliteit) Eerste 120 applicaties

Metingen (en extrapolatie): Capgemini haalt mijlpaal niet Oktober 2009 “Notitie vertraging Capgemini” Leidt tot uitstel van de Eerste Migratie, van 28 nov. 2009 naar 3 april 2010. Beide

partijen draagt eigen extra kosten.

PvERFI / RFP


CriteriaAcceptatie

Criteria

“GO”Eerste

Migratie

“GO”Eerste

Migratie






PvERFI / RFP


CriteriaAcceptatie

Criteria

“GO”Eerste

Migratie

“GO”Eerste

Migratie





Doel: bepalen of het contract met Capgemini voor de overige migraties, en het beheer van de huidige (IST) en toekomstige (SOLL) Werkplekken, gecontinueerd moet worden

Toets op: Acceptatie van de Eerste Migratie (is de Eerste Migratie ook geslaagd?) Uitvoering IST-dienstverlening Klaar voor SOLL-dienstverlening


Toets per migratie-eenheid op: Applicaties PAT-OK? First-launch Bestel- en migratiegegevens (All-in-One) klaar Fysieke migratie Nazorg

PvERFI / RFP


CriteriaAcceptatie

Criteria

“GO”Eerste

Migratie

“GO”Eerste

Migratie





17www.ranas-akki.nl

Organisatie en governance

17

Omvang team Test & Acceptatie: 4 – 6 fte (20% van VKA-team) 1 fte management 3 fte acceptatie analyse & testing 1 fte kwaliteitsmanagement 1 fte infrastructureel-technisch specialist

Inzet van functioneel en technisch beheerders van LNV als testers

Test & Acceptatie legt verantwoording af aan: Klant (informatiemanagers van de LNV-diensten) Board (programmamanager, contractmanagement, Kwaliteit Management) Formele escalatie: opdrachtgever

18www.ranas-akki.nl

Succesfactoren bij LNV

18

Stress getrokken naar periode waarin je je dat kunt veroorloven Opdrachtgever kan gecalculeerde risico’s nemen Maximale alignment met de leverancier

PvERFI / RFP


CriteriaAcceptatie

CriteriaToets-

Moment #1Toets-

Moment #1 Toets-

Moment #2 Toets-

Moment #2Toets-

Moment #ZToets-

Moment #Z

19www.ranas-akki.nl

Toegevoegde waarde voor Contract Management

SMART tool voor beoordelen prestaties leverancier (en vv) Emoties in contract onderhandelingen veel minder Constante, gestandaardiseerde oplevering vanuit

programma van Vrijgave Adviezen, decharges, etc. Van veelal ‘technische discussies’ naar ‘functionele

discussies’ Dus: een meer evenwichtig acceptatie mechanisme (voor

beide partijen) i.p.v. “afrekenmechanisme”.

19

20www.ranas-akki.nl

Samengevat

Acceptatie Management (AM) is veel meer dan testen Start zo vroeg mogelijk met AM (in RFP-fase) Bepaal domeinen en aspecten van AM (o.b.v. PvE, Offerte, contract, ed) Pak AM projectmatig aan Gebruik AM ook als management ‘tool’, SAMEN met leverancier SMART tool voor Contract Management

Daardoor: Vanaf start managen van de verwachtingen en beheersing van de risico’s Borg je vooraf dat de outsourcing niet uit de hand loopt

20


Contact?

Joost PigmansRanas-Akki Sourcing & Interim Management

E: [email protected]: 06-577 89 109

Artikel

Acceptatie ManagementKritische succesfactor bij uitbesteding door Ministerie EL&I

Basile Lemaire & Joost Pigmans

Te downloaden op www.ranas-akki.nl

22www.ranas-akki.nl

Mantenga las ranas en la carretilla

22

www.ranas-akki.nl outsourcing en acceptatie management case lnv meet & greet transition experts...

Documents

migratieeenheid op

en het beheer

eerste migratie ook

gat van applicaties

capgemini voor

dus n van

van hld validaties

interoperabiliteit eerste