x5 retail group [edi, ecr awards 2010]
TRANSCRIPT
май 2010 г.
Андрей Мигальex. ИТ директор розничной сети «Патэрсон»/
now Руководитель проекта
Управление стратегических проектов
Дирекция Корпоративных Сервисов
Х5 Retail Group N.V.
Проект по внедрению EDI в сети “Патэрсон”
Thursday, May 13, 2010
Цель проекта: Автоматизация и стандартизация документооборота в процессе «заказ-поставка» между розничной сетью и поставщиками
Контроль качества выполнения заказа поставщиками на ранних стадиях (до осуществления поставки)
Возможность доказуемости факта получения/неполучения заказа поставщиком для решения спорных вопросов возникших в результате непоставки/недопоставки
Минимизация трудозатрат и повышение качества приемки поставок на рампе, увеличение пропускной способность рамп
Повышение показателей доступности товара на полках
Предоставление актуальной и своевременной информации поставщику о принятой поставке, а также указание причин неприемки продукции для повышения качества обмена первичной документацией и т.д.
Предоставление возможности оперативного контроля исполнения условий договоров поставки товара
Thursday, May 13, 2010
Этапы реализации проекта:• сентябрь 2007 г. – розничная сеть «Патэрсон» начала отправлять заказы
(ORDERS) с помощью EDI.
• январь 2008 г. – внедрение документа INVOIC (эл. накладная). Поставщики сети начали отправлять INVOIC, как аналог расходной накладной.
• январь 2008 г. - впервые на территории РФ запущен проект роумингового соединения с альтернативным провайдером. Через платформу EXITE предаются заказы (ORDERS) клиентам Корус Консалтинга (ECOD).
• июль 2008 г. – поставщики ECOD начинают передавать в розничную сеть «Патэрсон» документ INVOIC.
• август 2009 г. – внедрены следующие документы:• RECADV «Уведомление о получении» - электронная копия приходной накладной.
• COMDIS «Коммерческая дискуссия» - перечень несоответствий по количествам, ценам, ставкам НДС.
Thursday, May 13, 2010
Схема обмена EDI-документами в сети “Патэрсон”:
Поставщики
ORDERS
RECADV*
INVOIC
COMDIS*
Розничная сетьУведомление о получении
Коммерческий диспут
Счет на оплату
Заказ на поставку продукции
Количество поставщиков, работавших с розничной сетью «Патэрсон» на 01.12.2009 г., через EDI-провайдеров – 857 компаний
83% поставщиков работали по EDI*
94% заказов отправлялось при помощи EDI*
* - данные по г.Москва
Thursday, May 13, 2010
Схема документооборота:
роуминговые соединения
1C:Сеть
ECOD
CISLink
Поставщики ECOD
Поставщик 1 Поставщик 2 Поставщик 2
Поставщики 1C
Поставщик N
Поставщики CISLink
Thursday, May 13, 2010
Инновационные решения EXITE
• Доработка набора полей в сообщении по требованию сети «Патэрсон»:• расширение поля «наименование товара» до 70 символов (против стандартных 35)
• добавление поля «номер ГТД» в электронных накладных для товаров импортного производства
• внедрение статус-сообщений (заказы, успешно доставленные и прочтенные поставщиками обображаются в журнале заказов в базах данных магазинов «Патэрсон»)
• Оперативное внедрение новых типов сообщений: • ORDERS – 4 недели• INVOIC – 4 недели• RECADV – 2 недели• COMDIS – 2 недели
• Первый в России успешный проект по взаимодействию с другими провайдерами. EXITE первый предоставил возможность роуминга для других провайдеров EDI услуг с розничной сетью «Патэрсон» (позднее также с БИЛЛА) для обмена EDI-сообщениями с поставщиками, которые являются клиентами других EDI-провайдеров.
• Первое на территории РФ успешное внедрение документа «Коммерческая Дискуссия» (COMDIS)
Thursday, May 13, 2010
Выгоды от внедрения ORDERS:• контроль статуса заказа (отправлен, прочитан, не прочитан).
• факт получения заказа поставщиком может быть официально подтвержден EDI-провайдером и использоваться как доказательная база при урегулировании споров с поставщиком
• уменьшение ошибок и ускорение всех последующих процессов цепи поставки
• повышение бизнес-дисциплины между контрагентами
• снижение затрат (уменьшение времени персонала на отправку заказа, экономия на эксплуатации оргтехники, снижение затрат на телефонную связь, расходные материалы)
В результате:
• потеря заказов – 0%
• уменьшение кол-ва ошибок ручного ввода на 70%
• экономия на расходных материалах, оргтехнике, средствах связи – 20%
Thursday, May 13, 2010
Выгоды от внедрения INVOIC*:• планирование процесса приемки и оптимизация процесса приемки
• увеличение скорости работы операторов-приемщиков , уменьшение количества сотрудников на приемке
• приемщику не требуется вводить данные с накладной, уменьшение количества ошибок при приемке
• повышение уровня контроля поставки
• уменьшение количества рекламаций
* Особенности:• документ INVOIC использовался в сети «Патэрсон» вместо DESADV (уведомление о отгрузке) т.к. для выстроенных бизнес-процессов в сети важно получать документ с ценами и ГТД
• приемка товара на рампе физически невозможна без наличия в БД магазинов «Патэрсон» ответного EDI документа INVOIC от поставщика
В результате:
• уменьшение количества рекламаций на 60%
• уменьшение кол-ва ошибок ручного ввода на 90% (в т.ч. отпала необходимость вручную вводить ГТД)
• сокращение очередей на рампе на 70% за счет повышения скорости приемки
• сокращение времени приемки в среднем в 2-3 раза
Thursday, May 13, 2010
Выгоды от внедрения COMDIS*:• ускорение процесса согласования заказа и отгрузки товара
• корректировка документов сразу в учетной системе, уменьшение ошибок связанных с человеческим фактором
• уменьшения количества бумажных документов
• своевременная корректировка первичных бухгалтерских документов
*Особенности:• документ COMDIS использовался в сети «Патэрсон» как ответный документ на
INVOIC
• во избежание неприемки товара на рампе, в случаях некорректного INVOIC (неправильная цена, неправильное кол-во, не тот ассортимент), поставщику отправляется документ COMDIS, в котором указывается причина предстоящей неприемки товара
• получив COMDIS поставщик уверен, что его товар будет принят на рампе
В результате:
• экономия на транспортных затратах поставщика
• уменьшение ошибок в бухгалтерских документах на 10%
Thursday, May 13, 2010
Выгоды от внедрения RECADV:• актуальная информация о приемке товара
• контроль за доставкой товара
• актуальность и соответствие счета с фактически принятым товаром
• своевременная корректировка первичных бухгалтерских документов
• уменьшение ошибок в бухгалтерских документах
В результате:
• еще до возвращения машины на склад поставщик имеет актуальную информацию о принятом товаре
• уменьшение ошибок в бухгалтерских документах на 10%
• эффективный контроль платежей за поставленный товар с учетом условий договоров поставки
• сокращение времени на обработку первичных бухгалтерских документов на 20%
Thursday, May 13, 2010
Выгоды от внедрения EDI в сети «Патэрсон»
С помощью использования EDI удалось изменить следующие показатели:
• уровень исполнения заказов поставщиками вырос с 78% до 89%
• оборачиваемость складских запасов сократилась с 28 до 23 дней
• показатель OOS (out of stock) сократился с 23% до 15%
• сокращение времени приемки товара в 2-3 раза
• сокращение времени отправки заказа в 1,5 раза
• появление возможности урегулировать споры о непоставках и недопоставках между поставщиками и ритейлером
• уменьшение ошибок в бухгалтерских документах, отпала необходимость вручную вводить ГТД в счет-фактуру
Thursday, May 13, 2010
Благодарю за внимание!
Андрей Мигальex. ИТ директор
розничной сети «Патэрсон»/now - Руководитель проекта
Управление стратегических проектовДирекция Корпораивных Сервисов
Х5 Retail Group
Thursday, May 13, 2010