zusammenarbeit & kommunikation

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Security Die illegale Jagd nach sensiblen Daten ist zu einfach Zusammenarbeit & Kommunikation Chancen & Risiken der Schatten-IT Special Social Business Content Marketing – Erfolg durch intelligente Inhalte Social CRM – User & Kunden im Social Web September / Oktober 2013 Ausgabe #4-13 Deutschland Euro 12,00 ISSN: 1864-8398 www.dokmagazin.de Potenziale von SharePoint 2013 als Collaboration-Plattform

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Page 1: Zusammenarbeit & Kommunikation

SecurityDie illegale Jagd nach sensiblen Daten ist zu einfach

Zusammenarbeit & KommunikationChancen & Risiken der Schatten-IT

Special Social Business Content Marketing – Erfolg durch intelligente Inhalte Social CRM – User & Kunden im Social Web

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September / Oktober 2013 Ausgabe #4-13 Deutschland Euro 12,00 ISSN: 1864-8398 www.dokmagazin.de

Potenziale von SharePoint 2013 als Collaboration-Plattform

Page 2: Zusammenarbeit & Kommunikation

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Page 3: Zusammenarbeit & Kommunikation

Ein persönliches Editorial – eine Ausgabe für Flaneure

Diese „dickste“ aller bisherigen DOK. s entstand während des Sommers, bekanntlich die Jahreszeit der Müßiggänger und Flaneure (so war das einmal). Ich wünsche mir, dass Sie dieses Magazin fl anierend durchlesen, auch im Herbst, der ebenfalls inspirierend für Flaneure sein kann.

Wandelbar.Wir leben in extrem unruhig-intensiven Zeiten. Doch wie gehen wir mit den unglaublichen aktuellen Themen um? Sind wir bereit für diese Zeiten oder fallen wir zurück in die Mentalität einer Zeit, in der keiner seine Meinung sagte, geschweige denn auf die Straße ging? Die Zeiten sind wandelbar – sind WIR es auch? Erkennen wir den Wert des Wandels?Ein kleines Beispiel, um diese Fragen aufzulösen: In Folge eines äußerst schmerzhaften ‚Un-Falls’ landet ich fast bewegungsunfä-hig und begleitet von ernsthaften Ermahnungen, meinen Lebens-und Arbeitsrhythmus zu ändern, zu verlangsamen und dadurch zu intensivieren, in einem Café. Nach einiger Zeit klärte sich mein Blick – ich sah und erkannte den Namen: WANDELBAR.

Es bedarf keines weiteren Kommentars. Heute bin ich Stammgast in der Wandelbar.Apropos Kommentar – auch der DOK. Kommentar (ab S. 98) ist ein Bespiel für den WANDEL – vom Duell zur Podiumsdis-kussion. Lesen Sie die beiden Standpunkte der Diskutanten zum Thema: #Goodbye2.0 und #Hello2.0 – und freuen Sie sich mit uns auf den Showdown zu diesem Thema auf der DMS EXP0 am Di., 24.9. um 14.30 – eine Veranstaltung des DGI & DOK.live.

Flanierendes Lesen von technologischem Contentwünscht Ihnen

Birgit ReberChefredaktion DOK.magazinHerausgeberin

Dokmagazin.de, Facebook.com/dokmagazin, Google+

Editorial

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Page 4: Zusammenarbeit & Kommunikation

36 | GewinnfürUserundKunden:SocialCRM(-Lösungen)AndreasKöster,MelissaBohlsen,BIGSocialMediaGmbH

40 | WasweißIhrContent-Management-SystemüberIhreDokumente?ChristinaNiegel,TEMISDeutschlandGmbH

SharePoint

44 | PotenzialevonSharePointalsCollaboration-PlattformDr.JoachimHartmann,PROJECTCONSULTUnter-nehmensberatungDr.UlrichKampffmeyerGmbH

48 | AlleNormen„untereinemDach“mitSharePoint2013JonasFladung,IPIGmbH

56 | CollaborationmitEnterpriseSearchDr.UweCrenze,interfaceprojektsGmbH

64 | DieserAufwandlohntsich:SharePointfürdieDigitaleAkteDr.MichaelBark,evodionInformationTechnologiesGmbH

Praxis

68 | SEPA–Challenge&ChancefürdieKunden-kommunikationEberhardRohe,Retarus

71 | Das„SchweizerMesser“fürPDF-DokumenteUlrichIsermeyer,AdobeSystems

74 | SERVICEwirdgroßgeschriebenThomasSchneider,InovoOlutionGmbH

76 | DerAnfangvomEndedesPapiersHans-GünterBörgmann,IronMountain

Inhaltsverzeichnis

3 | Editorial

4 | Inhalt

4 | 5

Inhalt

Thema

6 | Zusammenarbeit&Kommunikation(inUnternehmen)–Chancen&RisikenderSchatten-ITAnjaWittenberger,TinoSchmidt,CommunardoSoftwareGmbH

10 | SocialCollaborationaufdenPunktgebracht:„Contenteverywhere“UlrichLeuthner,IBMundAnjaWittenberger,CommunardoSoftwareGmbH

16 | Vonwegen„veraltet“:das„neue“SocialIntranetAdamMertz,JiveSoftware

Cloud Computing

20 | OutputManagementinderPraxis–FokusEnergiewirtschaftThomasWürstl,kühn&weyhSoftwareGmbH

Mobility

24 | NextStep:SmartProcessApplicationsThomasS.Senger,Kofax

26 | DieDMSEXPOmachtmobilNicoleKörber,goodnews!GmbH

Special: Social business

30 | ErfolgreichesContent-Marketing–mitintelligenterenInhaltenProf.Dr.HeikoBeier,moresophyGmbH

Page 5: Zusammenarbeit & Kommunikation

79 | Wissen?AndieArbeit!KlausReichenberger,intelligentviewsGmbH

81 | InteraktiveDokumenterstellung–eineHerausforderungGregorMarboe,INFINICADivision

Technologie84 | ScanlösungalsSchrittmacherfürGeschäftsprozesse

JürgenNeitzel,InoTecGmbH

Trend86 | Gelebtes„Kulturerbe2.0“

JürgenNeitzel,ZeutschelGmbH

89 | UnternehmenswikisdernächstenGenerationAlexanderGesinn,gesinn.itGmbH&Co.KG,Dr.MichaelScherm,StragenionNetworks

Security95 | DieillegaleJagdnachsensiblenDatenist(noch)zueinfach

ChristophWitte,BrainloopAG

Kommentar98 | Hello2.0

MichaelDreusicke,PAUXTechnologiesGmbH

99 | Goodbye2.0Dr.UlrichKampffmeyer,PROJECTCONSULTUnternehmensberatungGmbH

102| Veranstaltungen

105| Inserentenverzeichnis / Vorschau

106 | Impressum

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SecurityDie illegale Jagd nach sensiblen Daten ist zu einfach

Zusammenarbeit & KommunikationChancen & Risiken der Schatten-IT

Special Social Business Content Marketing – Erfolg durch intelligente Inhalte Social CRM – User & Kunden im Social Web

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September / Oktober 2013 Ausgabe #4-13 Deutschland Euro 12,00 ISSN: 1864-8398 www.dokmagazin.de

Potenziale von SharePoint 2013 als Collaboration-Plattform

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Zusammenarbeit&KommunikationinUnternehmen–Chancen&RisikenderSchatten-IT

Viele Unternehmen stehen heute vor der Herausforderung,unter engen Zeitvorgaben qualitativ hochwertige ErgebnissefürihreKunden,teilweiseinparallel laufendenProjektenunterEinbezugvonKollegen,ExpertenundPartnernerzielenzumüs-sen. Dieser Herausforderung gegenüberstehend, entwickelnMitarbeiter in den Unternehmen ein immer besseres Gespürdafür,wieeffizientsieaktuellinArbeitsprozessentätigsindundwelche Verbesserungen zu einem schnelleren oder besserenErgebnisführen.UmzügigguteErgebnisseerzielenzukönnen,sind die Mitarbeiter u.a. auf unterstützende IT-Infrastrukturenangewiesen,dieihnenmoderneKommunikations-undKollabo-rationstechnologieneinfachzugänglichmachen.

NichtimmerstehendenMitarbeiternvonUnternehmensolchemodernenServicesinternzurVerfügung,diesieausihrembe-ruflichen oder privaten Wirken kennen. Genau an dieser StelleentstehtdasProblemvonShadow-IT.EigenständigeMitarbeiter,die für ihre Ergebnisse verantwortlich sind, suchen sich selbstschnelle Wege, die jedoch nicht immer sicherheits- und unter-nehmenskonform sind. Das folgende Beispiel zeigt eine typi-scheSituationimUnternehmenundistderAusgangspunktfürdieBeantwortungderFrage,obUnternehmenheutzutageeineSchatten-IThinnehmenmüssenodernicht.

VerteilteZusammenarbeit–einBeispiel

Anika Mai (Projektleitung) hat zur Besprechung in Berlin geladen. Die Kampagnenumsetzung befindet sich in der heißen Phase. Es sind noch wenige Tage bis zur Liveschaltung der neuen Website. Noch fehlen verschiedene Inhalte und Grafiken, letzte Designs sind final freizugeben. Auch die Arbeiten an der Broschüre, die in drei Tagen im Druck sein muss, sind noch nicht abgeschlossen.

Thema

Anja Wittenberger arbeitet als Enterprise 2.0-Consultant und Tino Schmidt als Abteilungsleiter IBM Portal Solutions bei der Commu-nardo Software GmbH in Dres-den. Communardo ist Spezialist für interne Kommunikationslösungen, Wissensmanagement und Social Collaboration. Das Unternehmen berät auf dem Weg zum vernetzten Unternehmen, unterstützt bei der Auswahl der richtigen Software, konzipiert und realisiert Enterprise 2.0-Lösungen, entwickelt maßge-schneiderte Apps für das Social Intranet und hilft bei Fragen zu Infrastruktur und Betrieb.

www.communardo.de

liveSpeaker

Page 7: Zusammenarbeit & Kommunikation

Zur Abstimmung des Projektstatus sind die Vertreter der internen Fachbereiche per Skype von Zürich, Hamburg und München zuge-schaltet. Auch die externe Agentur „FCA“ sitzt mit zwei Mitarbeitern am Tisch. Daniela Valo (freie Designerin) und André Venn (Leiter der Marketingabteilung) sind gerade auf einer Konferenz in San Francisco und schalten sich ebenfalls in die Skype-Session ein.

Anika Mai teilt ihren Bildschirm und zeigt allen Beteiligten in „Wun-derlist“ die noch off enen Aufgaben. Dann öff net sie aus der gemein-samen Dropbox den aktuellen Designentwurf und zeigt den Stand der Website. Der Texter der Agentur und ein Vertreter des Fachberei-ches stimmen parallel im Chat von Skype ein paar off ene Fragen ab und vereinbaren, heute synchron an den Inhalten per Google-Docs weiterzuarbeiten, um den gemeinsamen Fahrplan für die nächsten Tage abzustimmen. Zur Vorbereitung der Besprechung haben alle in der gemeinsamen Facebook-Gruppe Ihren Status, off ene Punk-te und Links zu Inhalten mitgeteilt. Einige Fragen konnten bereits direkt geklärt werden. Die Druckerei hat ihre Anforderungen an die Zulieferung auch schon im Newsfeed beschrieben. Anika Mai fasst die Vereinbarung zu den nächsten Schritten ebenfalls im Newsfeed kurz zusammen. Die Aufgaben auf „Wunderlist“ sind derweil durch alle gemeinsam gesammelt.

Die ersten in der Runde haben sich wie vereinbart zur Abarbeitung ihre Aufgaben selbst zugewiesen. Der Marketingleiter schaltet sich zu und ist auf dem aktuellen Stand, da er die Zusammenfassung in Facebook gerade gelesen hat. Ihm ist sehr wichtig, dass die Designs als erstes fertiggestellt werden, daher werden die Aufgaben gemein-sam im Team neu priorisiert. Gerade zeigt die Dropbox den Upload des aktuellen Entwurfes an. Die Abstimmung zum Design erfolgt über Likes bis zum Nachmittag über Facebook. Es gilt wie immer: Die zwei Varianten mit den meisten Likes kommen in die fi nale Ent-scheidungsrunde. André Venn bedankt sich für die schnelle Zusam-menarbeit, ist begeistert über die mobilen Nutzungsmöglichkeiten und wünscht allen ein gutes Gelingen.

UnternehmensrichtlinienundShadow-IT

An diesem Beispiel aus dem Geschäftsalltag eines Unterneh-mens wird deutlich, dass eine verteilte Zusammenarbeit mitderEinbindungexternerPartnerundeinerhohenKomplexitätinBezugaufInhalte,Kommunikation,Koordinationunddiebe-teiligten Personen sehr gut mit modernen Social Media-Werk-zeugenunterstütztwerdenkann.DieerreichteVernetzungvonInformationen,PersonenundAktivitätenermöglichtsowohldiesynchrone als auch die asynchrone Aufgabenbearbeitung miteinemhohenMaßanSelbstorganisation.

DochwoliegendieProblemeindiesemBeispiel?Durchdieso-fortigeVerfügbarkeitdergenanntenServicesunddieNotwen-digkeitzureffizientenOrganisationdereigenenArbeitsprozes-sestehtoftdieFrage„Wie unterstützt uns dieser Service?“ im

Inhalte gemeinsam bearbeiten mit Neutralformaten

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Page 8: Zusammenarbeit & Kommunikation

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Thema

Vordergrund. Aber Fragen wie „Wie werden meine Daten gesichert und wie können diese wieder hergestellt werden?“, „Wer hat Zugriff auf meine Daten und wer nicht?“, „Wie werden rechtliche Richtlinien an die Datenspeicherung (Archivierung, personenbezogene Daten) umgesetzt und berücksichtigt?“, „Wie kann das Unternehmen auf die Daten zugreifen oder anderen den Zugriff ermöglichen?“stellensich die Anwender in diesem Augenblick nicht. Die Unterneh-mens-IT jedochmusssichdiesenFragenstellen–Compliance-RichtlinienundDatenschutzsindhierunabdingbar.

In unserem Beispiel liegen alle projektbezogenen Daten zuInhalten, Personen und die gesamte Projektkommunikationaußerhalb der eigenen Unternehmensinfrastruktur [1]. Der ITbietetsichineinemsolchenSzenariokeineMöglichkeit,dieVer-antwortung für die Unternehmensdaten zu übernehmen unddieAnwenderbeiProblemen(z.B.Datenverlust)aktivzuunter-stützen. Auch unberechtigter Zugriff durch unbefugte Drittekann hier nicht ausgeschlossen werden, weshalb IT-Leiter zu-nehmenderkennenbzw.erkennenmüssen,dassdieserZustandnichthinnehmbarist.

DochwelcheToolsundLösungenunterstützendieMitarbeiteram besten und welche erfüllen alle Anforderungen an Daten-sicherheit und Datenschutz? Hierzu sind im ersten Schritt dieKernanwendungsfällezuidentifizieren,diedurchdieSchatten-IT-Anwendungen unterstützt werden. Darüber hinaus ist eineGesamtsichtüberdieOrganisationzuerarbeiten,umdiestrate-gischenZieleeinerEinführungfestzulegenundweitererelevan-teAnwendungsfällezuidentifizieren,diedieWertschöpfungdesgesamtenUnternehmenspositivbeeinflussen.

AbbildungvonAnwendungsfällenamBeispielvonIBMSocialCollaboration

Die oben beschriebene Szene kann sich mit dem Einsatz vonSocialBusinessAnwendungenvonIBMgenausoabspielenundbietetdenAnwenderneinweitaushöheresMaßanIntegrationindieArbeitsprozesse,SicherheitundUnterstützungdurchdieIT.SosinddieServiceswieChat,Desktop-Sharing,Webkonferen-zen, Aktivitäten, Nachrichtenströme, E-Mails oder Dokumentezusammengefasst in gemeinsamen digitalen Räumen in FormeinerCommunityuntereinerOberflächenutzbar.

NachdemnundiemöglichenSystemegeprüftwurdenundsichein System für einen Einsatz im Unternehmen qualifiziert hat,steht die IT vor zwei grundlegenden Herausforderungen. SiemussdasSystemtechnischeinführenundallenMitarbeiternzu-gänglichmachen.UndsiemussdieMitarbeitervomGrundundderNotwendigkeitfürdieseEinführungüberzeugen.

DabeikannsiesichdurchausauchandererAbteilungenwieUn-ternehmenskommunikation,HumanRessouresoderMarketing-abteilungbedienen.

ErfahreneAnwenderundVeränderungswilligezuBotschafternmachen

WirempfehlenbeiderEinführungeinesEnterprise2.0-Systemsein schrittweises Vorgehen, um die Mitarbeiter und die Füh-rungsebene langsam an die neuen technischen Möglichkeitenzugewöhnen.

Schritt 1:n IdentifizierungvonerfahrenenAnwendernundinternenPro-

motoren(Multiplikatoren-Rolle)n Open Space (Mitmach-Aktion) für erfahrene Anwender,

weniger technikaffine Veränderungswillige und am ThemainteressierteFachbereiche

n Erarbeitung des Status Quo zu Themen wie „Expertenver-netzung“, „Wissensaustausch“, „Informationsmanagement“,„Kommunikation“, „digitale Zusammenarbeit“ und „infor-mellesLernen“imUnternehmen

Schritt 2:n Aufzeigen der Möglichkeiten und Best Practices von Social

CollaborationimArbeitsalltag

Übersicht:EinsatzgebietevonSocialSoftware

Einsatzfeld Schatten-IT (mögliche Anwendungen)

IBM Social Collaboration

Dateiaustausch

gemeinsamesArbeitenanInhaltenBrainstorming

Abstimmungen,StatusaustauschE-Mail

BesprechungenChats,WebkonferenzengemeinsamerArbeitsraumTeamübersicht(Wer,Was,Kontakt)Aufgabenkoordination

Dropbox

Facebook,GoogleDocs

Etherpad,GoogleDocs

Skype,StreaminderFace-book-Gruppe/Google+getrenntoderintegriert(gmail)Skype,GoogleHangout

Facebook-Gruppe,+Google+Facebook,Google+

Wunderlist

IBMConnectionsundIBMConnectionsContentManager(Datei-Sharing)IBMDocsIBMConnections(Wiki-Seiten)IBMConnections(ActivityStream,Wiki-Seiten,Ideen-Blog,Foren)IBMConnections(ActivityStream,Blogs,Ideen-Blog)iNotesundConnectionsMail(Mailintegration)IBMSametime(mitIntegrationinIBMConnections)CommunitiesinIBMConnectionsProfilesinIBMConnections

IBMConnectionsAktivitäten(undErweiterungenwieProjExecvonTriloginIBMConnections)

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Schritt 3:n Entwicklung möglicher Einsatzszenarien anhand konkreter

Anwendungsfälle

ImErgebniswirdeingemeinsamesVerständniszumVorhabenund ein Bewusstsein für die Notwendigkeit sowie den Nutzender Veränderung erzeugt. Über BottomUp ist damit eine BasisfürdieEinführungeinerneuenSocialCollaboration-UmgebunggeschaffenundoperativkannmitderAusgestaltungbegonnenwerden.

NachderAuswahlderrelevantenAnwendungsfällewerdendiedazugehörigen Anwendergruppen ermittelt. Am Beispiel deskonkretenAnwendungsfalleswirdmitjederGruppeerarbeitet,wiemanzukünftigimneuenSocialIntranetzusammenarbeitenwillundsetztdiesdirektgemeinsaminderLösungum.Bereitsam nächsten Tag erfolgen Abstimmungen und der Austauschvon Dokumenten im gemeinsamen Arbeitsraum. BegleitendeAnwenderschulungen und Tutorials erleichtern das praxisnaheErlernen der neuen Arbeitsweisen und Werkzeuge. Dabei sindindividuelle Einführungsformate anzubieten, um auf den Rei-fegrad und die Erfahrungen der jeweiligen Anwendergruppereagierenzukönnen.JenachUnternehmensgrößeundAnwen-dervielfalt werden verschiedene Qualifizierungsformate benö-tigt,welchevonWBT(webbasedtraining)überLernspielebishinzuklassischenWerkzeugschulungenreichenkönnen.

Erfolgsgeschichten sind noch immer die wirksamste Art, vomNutzen der neuen Sache zu überzeugen. Deshalb ist von Be-ginn an die Berichterstattung zu neuen Blogs und HightlightsausCommunities,InterviewsvonbegeistertenMitarbeiternundFührungskräftensowiedieBereitstellungfundierterFallstudienalsProzesszuetablieren.

VerteilteZusammenarbeit–dieLösung

AndréVennhatseinenächsteKampagneinPlanung.EreröffneteineCommunityinIBMConnections.AnikaMailegtalsCommu-nity-ManagerinersteinitialeInhaltean,richtetdieWiki-SeitefürdasKickOffeinundlädtalleBeteiligtendazuein,ihrevorberei-tetenInhaltefürdieCommunitybereitzustellen.ImKickOffwirdüberSametimeallen BeteiligtendergemeinsameArbeitsraumvorgestelltundaufvorhandeneExperten-Communitiesverwie-sen, die in Windeseile im neuen Social Intranet des Unterneh-menentstandensindundvieleAnregungenfürdieKonzeptionderneuenKampagneliefern.

Nach vier Wochen, die Konzeptionsphase ist gerade in denletzten Zügen, schreibt zur Verwunderung des Teams der Vor-

standsvorsitzendedesUnternehmensindenNachrichtenstromderCommunity:„Esfreutmich,mitwelchemEngagementundIdeenreichtum Sie unsere neue Kampagne angehen. Das ersteMalseitmeinen15Jahrenhier imUnternehmenistesmirnunauchmöglich,dasProjektteamunddenEntstehungsprozesszuerleben.IchhabeimIdeation-BlogmeineStimmezudentollenIdeenmitabgegeben.DankefürdieseMöglichkeit.Und@avennladenSiemichdochzumnächstenSteuerkreismitein,dannkön-nenwirgerndasThemaderBudgetplanungdirektbesprechen.IhnenallengutesGelingen.“

Fazit

UnserBeispielunddieErfahrungenausunserenProjektenzei-gen,dassesheutenichtanderVerfügbarkeitgeeigneterTech-nologienscheitert,MitarbeiterndenWegindie„Schatten-IT“zuersparen.VielmehristdasBewusstseinzudenRisikenundPro-blemen von Shadow-IT und den möglichen Alternativen nochnicht weit verbreitet. Mitarbeiter suchen sich zunehmend ihreeigenenWege,umschnellundeffizientihreAufgabenzuerledi-gen.DurchdieschnelleVerfügbarkeitunddenweiterenAusbauderWeb2.0-DienstesindUnternehmengutberaten,eineStrate-gieimUmgangmitShadow-ITfürihreigenesUnternehmenzudefinieren und geeignete Maßnahmen umzusetzen. Die Mitar-beiterderUnternehmenwerdendieseinfordern. n

VernetzteInformationsweltistMottodernächstenKon-ferenz,zuderDNUG – The Enterprise Collaboration Professionals e. V.am12. und 13. November 2013nachFrankfurt/Maineinlädt.SocialBusiness-Plattformen,Ein-führungsszenarienunddieVerbindungmiteinschlägigenAnwendungen,mobilesArbeitenundzeitgemäßeKommuni-kationsinddieThemen2013.

http://dnug.de/conference

Anmerkung:[1]:Diesbeinhaltetauchdievers.FormenCloud-basierteroder-erwei-

terterUnternehmensinfrastrukturen,beidenenUnternehmenüberVerträgeServicesauslagernundnichtdereinzelneMitarbeiteramUnternehmenvorbeiNutzungsvereinbarungenmitWeb2.0-Toolseingeht.

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SocialCollaborationaufdenPunktgebracht:„Contenteverywhere“

SocialBusiness,ECM,ContentAnalytics,BigData,CloudComputing,Mobility,BYOD,Wissensaustausch

Das Thema Social Business beschäftigt derzeit viele Unterneh-men.IBMspieltimMarktganzvornmit.DabeirückenThemenwieSocialCollaborationundECMzusammenundfindenIhreSchnitt-mengen. DOK.magazin hat sich daher mit Ulrich Leuthner,ManagerECMMarketingweltweitbeiIBMundAnjaWittenberger,Enterprise 2.0 Consultant bei Communardo über die explodie-rendeThemenvielfalt,dieunterschiedlichenHerausforderungenfüramerikanischeunddeutscheUnternehmenunddienächstenTrendsunterhalten.

Herr Leuthner, die Flut an Themen rund um ECM drängen in den letzten Jahren mit großer Geschwindigkeit in den Markt. ECM, Social Collaboration, Cloud Computing, Mobile und Big Data oder Content Analytics – so richtig trennen kann man das nicht. Aus welchem Blickwinkel sollte man diesen Bereich idealerweise betrachten?

Ulrich Leuthner: Das ist eine wichtige Fragestellung, mit demwirunsauchaktuellbefassen,zumBeispielvorsechsWocheninChicagoaufeinemMeetingvonFührungskräftenausdemECM-Markt.Undesistsehrdeutlichgeworden,dassalledieseThemenzusammenspielen,seiesMobile,SocialoderauchCloudCom-puting.VomerstenAnsatzgehörensienichtunbedingtdirektindenECM-Bereich,sindaberdortnichtmehrwegzudenken,vorallemauchimZusammenhangmitBigData,ContentundBusi-nessAnalyticsundvordemHintergrund,dass80ProzentderIn-formationeninUnternehmenunstrukturiert,alsoContentsind.

Viele Führungskräfte beschäftigen sich sehr intensiv mit demTechnologieaspekt, wenn sie über Social Business nachden-ken.Allerdingsempfehle ich,sichauchmitdenFachbereichenzuberatenundSocialBusinessausdemLösungsaspektherauszubetrachten.DieeinzelnenFachbereichebringensich immer

Ulrich Leuthner, Manager welt-weit ECM Marketing bei IBM. IBM kann auf eine lange Erfolgs-geschichte zurückblicken: Vor über 100 Jahren gegründet, hat sich IBM immer wieder neu definiert und ist durch weit über Technologien hinausgehende Innovationen zu einer der stärksten Marken der Welt aufgestiegen. Jährlich investiert IBM rund sechs Millarden US-Dollar in Forschung und Entwick-lung und gehört mit einem Umsatz von 104,5 Milliarden US-Dollar im Jahr 2012 zu den weltweit größten Anbietern im Bereich Informations-technologie.

ibm.com/de

DOK.Expertenrunde

Halle 5 Stand 5C21IBM Partnerstand

Page 11: Zusammenarbeit & Kommunikation

stärkerinKaufentscheidungsprozesseeinunddeswegenstartenProjekteoftmalsausdemLösungsansatzherausundunterderFragestellung,welcherProzesswieunterstütztwerdensoll.DieTechnologielösung wird erst später behandelt, wenn Anforde-rungenundZieleausSichtdesFachbereichsklardefiniertsind.

Frau Wittenberger, diese Themenbereiche haben ja alle mit dem vernetzten Unternehmen zu tun. Die Zahl der Wissens-arbeiter steigt immer weiter an. Dynamik und Komplexität erhöhen sich weiter. Was verändert sich gerade in der Zusam-menarbeit der Menschen im Unternehmen?

Anja Wittenberger: Ein gemeinsamer Nenner all der genann-tenThemenist,dasswir inZukunftverstärktdezentralzusam-menarbeiten, an verschiedenen Orten und zu verschiedenenZeiten.DieFrage istnun:Wokann ich imTagesgeschäftdurchden Austausch von Wissen und die Vernetzung von Inhalten,Kommunikation,AktivitätenundPersonendazubeitragen,dieWertschöpfungdesUnternehmenszuerhöhenunddieZusam-menarbeitzuvereinfachen?

Es spielt eine wichtige Rolle, dass man diese Fragen sowohlTop-DownausderPerspektivedesCEOstrategischbetrachtet,alsauchBottom-UpInteressierteausdenFachbereichenindieEntwicklung der relevanten Anwendungsfälle involviert. DabeispieltdiePersonalabteilungeinewichtigeRolle,dasiezukünf-tig immer mehr als maßgeblicher Gestalter dieser vernetztenArbeitsweltgefordertwerdenwird.

NungehörenPersonalabteilungenvonHauseausnichtgeradeunbedingtzudentechnologischaffinstenFachbereichen.Den-nochmüssendiesesichZugangzudemkomplexenThemenum-feldverschaffen,dasiemehrundmehralsÜbersetzerundMulti-plikatorzudenanderenFachbereichen,zuFührungskräften,denMitarbeiternsowiedenBetriebs-undPersonalrätenfungieren.

Bleiben wir noch im Bereich HR: Herr Leuthner, können Sie einen klassischen Anwendungsfall skizzieren, wie der Einsatz solcher Technologien in Personalabteilungen aussehen kann und wie man eine Art Brücke schlagen kann zwischen dem technischen Thema und der alltäglichen Arbeitswelt der Mit-arbeiter?

Ulrich Leuthner:DiePersonalabteilungarbeitettraditionellnochsehr papierbezogen, besonders wenn sie keine Paketlösungenmit HR-Modulen einsetzt. Es gibt oftmals verschiedene Insel-lösungen,die inderRegelnichtgutverknüpft sindunddamitden Datenaustausch erschweren. Das große Potential im HR-BereichseheichganzklarinderPersonalentwicklung.DieMitar-beitermacheneineAusbildung,qualifizierensichfürbestimm-te Aufgaben oder Karrierewege, nehmen an Schulungen undTrainingsteil,entwickelnsichsobeständigweiterundwechselnauchhinundwiederdieAbteilung.Umzuüberprüfen,obdereingeschlagene Weg der Richtige ist, ob der Mitarbeiter seinPotentialvollausschöpftundobdieimMentoringundCoachinggestecktenZieleerreichtwerden,isteinregelmäßigerAbgleichdes Status Quo und dynamische Kommunikation mit den Mit-arbeiternerforderlich.MiteinerPersonalakteinPapierformistesdanichtmehrgetan,hiererfordertesSocialCollaborationohnelangeE-Mail-Ketten.

Anja Wittenberger arbeitet als Enterprise 2.0-Consultant bei der Communardo Software GmbH in Dresden. Communardo ist Spezialist für interne Kommuni-kationslösungen, Wissensmanage-ment und Social Collaboration. Das Unternehmen berät auf dem Weg zum vernetzten Unternehmen, unterstützt bei der Auswahl der richtigen Software, konzipiert und realisiert Enterprise 2.0-Lösungen, entwickelt maßgeschneiderte Apps für das Social Intranet und hilft bei Fragen zu Infrastruktur und Betrieb.

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Allerdings muss man ganz klar sehen, dass die Personalabtei-lungnuringanzseltenenFällenderwirklicheTreibervonSocialCollaboration ist, sie ist vielmehr Nutznießer. In der aktuellenWirtschaftslagedientSocialCollaborationeherdazu,denKun-denservicezuverbessernunddieWettbewerbsfähigkeitzuer-höhen, indem man sich dem Kunden öffnet, Themen direkt inden Markt gibt und damit die Kundenbeziehung verbessert.EssindalsoganzwirtschaftlicheZieleundThemendirektanderKundenfront,diedenEinsatzvonSocialBusinessinitiieren.

Gilt das speziell für die USA oder ist das weltweit so?

Ulrich Leuthner: Ich würde schon sagen, dass diese Intentionweltweit gilt, die Ausprägung ist möglicherweise länderspe-zifisch. In den USA ist man stärker auf die Kunden fokussiert.Deutsche Unternehmen sind aus meiner Erfahrung systemati-scheraufgestelltundeherbereit,indieMitarbeiterentwicklungzuinvestieren.AberdaszieltebenletztlichauchallesaufWett-bewerbsfähigkeitab,umbesserundschnellerzusein.

Frau Wittenberger, ist die Intention für Social Collaboration in Deutschland dann doch etwas anders?

Anja Wittenberger: DerTreibersindwieindenUSAdieFragen:Wie können wir unser Geschäft voranbringen, uns verbessern,unsereInnovationsfähigkeitstärken,Mitarbeiterentwickelnunddazubeitragen,dasswiralsUnternehmenattraktivgenugsind,umhochqualifizierteFachkräftezubegeisternundanunsbin-den?

Die unternehmerischen Intentionen sind die gleichen wie indenUSA,meineVermutungisteher,dassdieUnternehmenimdeutschsprachigenRaumeherdamitzukämpfenhaben,spiele-rischneueTechnologienundThemenauszuprobieren.Indeut-schenUnternehmenfragtmanimmerersteinmal,wasesbringtundmanwillesimmersystematischundstrukturiertangehen.BeiSocialCollaborationbrauchenwirjedochinersterLiniedieBereitschaftzumehrOffenheit,brauchtesdieBereitschaft,dassInformationen von Mitarbeitern frei eingesehen und genutztwerden können und sie über Hierarchiegrenzen hinweg kom-munizieren können. Erst kürzlich ergab eine Umfrage in deut-schenUnternehmen,dasswirunsdieseTransformation,diemitdem Einsatz dieser Technologien einhergehen muss, gar nichtzutrauen.50ProzentderbefragtenUnternehmensagen,dasssienochnichtreifgenugdafürsind,umgenaudieseVerände-

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Page 13: Zusammenarbeit & Kommunikation

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Zusätzlich verfügt der Scanner über einen Ultraschall-DetektorfürdieDoppelblatterkennung.Sowirdverhindert,dasswichtigeDokumentenichterfasstwerden.

ZudemkönnenvomBenutzerschnellundeinfachAuftragsschalt-flächen definiert werden, über die mit einem Tastendruck dieDokumente an die verschiedensten Ziele gleichzeitig versendetwerdenkönnen.Das21,3cmgroßeTouch-Displaysorgtdafür,dassdieDokumentevordemVersendennochgeprüftwerdenkönnen.NebendenDatenformatenPDFoderdurchsuchbaresPDFkönnenauchTIFFoderJPGalsFormatgewähltwerden.VieleautomatischeBildverbesserungsfunktionen sorgen dafür, dass der gescannteBeleginoptimalerQualitätgespeichertwird.

FürdenimageFORMULAScanFront330isteininneueswebbasier-tesSoftwareDevelopmentKit(SDK)erhältlich,dasEntwicklerndieeinfacheErstellungpersonalisierterundvernetzter„CaptureApps”ermöglicht. Bei der Schaffung neuer und optimierter Wege derIntegrationvonDateninbestehendeDokumentenmanagement-ProzessekönnenEntwicklerdieFähigkeitdesScanners,MetadatenimCSV-oderXML-FormatgemeinsammitderBilddateizuüber-mitteln,vollausschöpfen.

Der imageFORMULAScanFront330verfügtübereineReihe fort-schrittlicherSicherheitsfunktionenwiedensicherenZugriffaufdasGerät,dieEinschränkungdesZugangszubestimmtenFunktionenunddieVerschlüsselungvonDokumentenmitPasswortschutz.DasModell unterstützt jetzt ebenfalls den KommunikationsstandardLDAPüberSSL(LDAPS),derdieDatenstärkerverschlüsselt,diezwi-schendemLDAPKlientenunddemLDAPServerversendetwerden.www.canon.de

sichere Erfassung und Verarbeitung von Dokumenten angekün-digt. Als Scanner für die Ad-hoc-Nutzung und Erfassung vonTransaktionsdateningroßenAbteilungen, lokalenNiederlassun-gen und Kundendienstbüros ermöglicht das neue Modell mehrEffizienz bei der Verteilung und Verarbeitung von DokumentenundführtsozueinerhöherenProduktivitätundniedrigeren IT-Kosten.

Als Nachfolger der marktführenden imageFORMULA ScanFront300und300PModellebietetderScanFront330mehrerevielseitigeSende-Optionen,dieZeitsparenundbeimScannenfürerhöhtenKomfortsorgen.DazuzählenFunktionenwiedasScannenanNetz-werkordner,E-Mail,FTP,Fax,DruckenoderUSB-Speichermedien.Außerdem lassen sich Scanjobs einrichten, die das Scannen anmehrereEmpfängerineinemeinzigenArbeitsgangermöglichen.Zusätzlicherlaubtdieneue„E-Mail-me”FunktiondenAnwendern,Dokumenteschnellansichselbstzuscannenundzuversenden.Dieneue„Ad-hocFax”FunktionermöglichtdaseinfacheScannenaneineFaxnummer,diezumZeitpunktdesScanvorgangseinge-gebenwird.

Der produktive imageFORMULA ScanFront 330 erfasst bis zu30 Seiten pro Minute (60 Bilder pro Minute im Duplex-Modus)und verfügt über einen neu konstruierten Papiereinzugsmecha-nismus,derdieZuverlässigkeitderZuführungundTrennungvonSeitenbeimStapelscannengemischterDokumenteerhöht.Unter-stütztdurchdengeradenPapierwegkanndasGeräteineVielzahlverschiedener Dokumente scannen – von dünnen bis zu dickenKarten,PersonalausweisenundsogarDokumentenimA3-Format(imFolioModus)sowiebiszu1MeterlangenVorlagen.

CanonhatdenimageFORMULAScanFront330–einenrobusten,kompaktenundleichtbedienbarenDuplex-Netzwerkscannerfürdieschnelle,einfacheund

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Wer wie was – Watson weiß esAufderDMSEXPO2013zeigtdieIBMmitihrenGeschäfts-partnernintelligentesDokumentenmanagementaufBasisvonBigDataAnalyticsundWatson

DOK.Expertenrunde

rungenanzugehen.VondaherhabeichmanchmaldasGefühl,dassunsderMutzumAusprobierenundstetigenWandelfehlt.Wennmanesandererseitshinterfragt,hateswohlauchdamitzu tun, dass dieser Weg zur vernetzten Zusammenarbeit, umbestimmteProzesseagilerzumachenundfreiermitWissenum-zugehen, inDeutschland inderRegelnichtanBetriebsratundDatenschützern vorbei führt. Und diese gilt es erst einmal zuüberzeugenindemmansieernstnimmtundfrühzeitigaktivindieVeränderungsprojekteeinbezieht.

Ulrich Leuthner:Daskann ichbestätigen– indervonmirein-gangserwähntenKonferenzgingesauchumdasThemaCloudComputingund„Bringyourowndevice“(BYOD).DerCEOeinesgroßenUS-basiertenFertigungsunternehmenssagt,dasssiebeidiesemThemaersteineEinführung inDeutschlandanstreben.Denn wenn es dort klappt, dann funktioniert es auch in denUSA,weildierechtlichenAnforderungen inDeutschlandmeis-tens den Anforderungen im Rest der Welt Stand halten. DieseGründlichkeit und gute Vorbereitung wünsche ich mir manch-malauchindenUSA,womannichtseltensolcheTechnologiennach Prinzip „Launch and Learn“ einführt und dann beispiels-weise feststellt, dass kritische Geschäftsdaten auf den Smart-phonesderMitarbeiterliegen,diedurchausauchmalinfalscheHände geraten können. So etwas denkt man in Deutschlandalles gründlicher im Vorfeld durch. Das kann gut und schlechtsein,weilnatürlichdieAmerikanersehrvielschnellermitderEin-führungneuerTechnologiensind,diedannauch imPraxisein-satzschnellerreifen.Deutschlandreglementiertsichmanchmalzusehrundmussdannzuschauen,wiesichdieWeltringsherumimmerschnellerdreht,währendmanselbstaufderStelletritt.

Sind diese Unterschiede der beiden Länder auch ausschlag-gebend dafür, dass Themen wie Content Analytics oder Big Data eher in den USA vorangetrieben werden? Und befinden wir uns hier noch in der Hype-Phase, um mal mit den Hype Cycle von Gardner zu sprechen?

Ulrich Leuthner: Ich glaube nicht, dass das Thema Big Datairgendwo mehr getrieben wird als in Deutschland. Ich glaube,hier sehen wir ein klassisches „The world is flat“-Syndrom, wo-durch wir auch schon sehr stark im Praxiseinsatz sind und esüber die Hype-Phase hinaus geschafft haben. Der Grund liegtsicherlichdarin,dasseineMasseanDatenvorhandenistunddieUnternehmenuntermassivemDruckstehen,mitdieserInforma-tionsflutsinnvollumzugehen.Wennmansichplan-undziellosmit diesem Heuhaufen an Daten auseinandersetzen muss, umdiesprichwörtlicheNadeldarinzufinden,istmanverloren.DieseDatenvielfalt,dieseFülleanstrukturiertenundunstrukturiertenInformationenzwingtUnternehmendazu,zureagierenundbe-flügeltdamitBigDataundContentManagement.

Es wird komplexer, gleichzeitig mobiler und dynamischer. Wie sieht die Arbeitswelt in einigen Jahren aus?

Anja Wittenberger: BeidenganzenThemenisteswichtig,dasswir immer produktiver werden. „Content everywhere“ ist fürmicheinTrendthema,umUnterbrechungen imArbeitsflusszuverhindern,weilunsInformationenfehlen.UnddaspieltmeinerMeinungnachdieEntwicklungzurverteiltenZusammenarbeiteine wesentliche Rolle, die Unternehmen in die Lage versetzt,ihre Prozesse immer agiler und immer weniger funktionsori-entiert zu gestalten. Beim Thema Content Analytics sehe ichdieChancedarin,dasswirausdenunstrukturiertenDaten,denKommunikationsflüssen und den verschiedenen verknüpftenAktivitäten zukünftig viel besser Potenziale und Kompetenzenim Unternehmen identifizieren können. Dabei geht es sowohlum Mustererkennung als auch um die Fähigkeit als FührungverantwortungsbewusstmitdenAnalysedatenumzugehen.Fürdie erfolgreiche Transformation zum vernetzten UnternehmenwirdeineneueArtvonFührungindenUnternehmennotwendigsein,dieSelbstorganisationderMitarbeiterauchzulassenkann.

Ulrich Leuthner: Ich sehe im Moment nicht ein nächstes The-ma,sondernvielmehreineKombinationausMobile,Cloudund„Bringyourowndevice“-Themen.UnddieKombinationistjadasInteressante daran, denn damit kommen wir zum Prinzip des„Contenteverywhere“.Manhatzukünftigjederzeitjedesbelie-bige Dokument und jede Information überall verfügbar. Dieseklassische Trennung zwischen der Arbeit zu Hause und demArbeitsplatz im Büro wird ebenfalls aufgehoben. Es wird sichdahin entwickeln, dass insgesamt der Service am Kunden bes-serwird,dassdieMitarbeiterproduktiverundflexiblerarbeiten.Denn die neuen Mitarbeiter die mit Foren, Communities undBlogs aufgewachsen sind, kennen keine vordefinierten Rollenunddrückensichüberein„Like“aus.

Vielen Dank an Sie beide für dieses interessante und informa-tive Gespräch. Hat Spaß gemacht! n

Halle 5 Stand 5C21IBM Partnerstand

Page 15: Zusammenarbeit & Kommunikation

Promotion

KodakInfoInsighteignetsichbesondersfürOrganisationen,diemitvielenKundenzutunhaben,zumBeispielindenBereichenCustomer Response Management, digitaler Posteingang oderbei der Reklamationsabwicklung. Weitere Anwendungsfeldersind das Auslesen von Rechnungen und die Ausgabenverwal-tung.

KodakInfoInsightPlattformkannalsSaaS(SoftwareasaService)oderalsVor-Ort-InstallationdurchausgewählteKodakSoftwarePartnerbezogenwerden.KodakbietetmitProfessionalServicesundseinenPartnernSchulungen,technischeUnterstützungundBusiness-Supportan,damiteineproblemloseImplementierungder Plattform und optimaler Nutzen der Software-Investitiongewährleistetwird.

Weitere Informationen über die Kodak Info Insight-Plattformunterhttp://www.kodak.com/go/InfoInsightNews.

Kodak Information Management HedelfingerStr.60|70327Stuttgart

Tel.:+49(0)711/406-2535|Fax:+49(0)711/[email protected]|www.kodak.de/go/DI

DieimmergrößereDatenflutunddieunterschiedlichenFormenwie E-Mails, Posteingang, SMS oder Beiträge in Social MediastellenUnternehmenvorgroßeHerausforderungen.KlassischeDMS- und ECM-Lösungen setzen erst an der reinen Verteil-Logistikan,könnendieDatenabernichtanalysierenundauto-matischverbreiten.HierversprichtdieneueSoftware-PlattformInfoInsightvonKodakInformationManagementAbhilfe.

UnternehmenmüssenheuteinderLagesein,mitdenwachsen-denAnforderungen imKunden-ManagementSchritthaltenzukönnen.DastrifftbesondersaufneueFormenvonInteraktionenzu,diesichmitmobilenGerätenwieSmartphonesoderTabletsergeben, oder auch durch soziale Netzwerke. TypischerweisehandeltessichhierumunstrukturierteInformationen.Ohneeingeeignetes System führt ein derartiger Informationsaustauschzu ineffizienten Transaktionen und letztendlich zu unzufriede-nenKunden.

Die Software-Plattform Info Insight von Kodak ermöglicht esUnternehmen, praktisch jede Form von Informationen zu er-kennen und richtig zuzuordnen. Hier kommen selbstlernendeTechnologien zum Einsatz, die die Klassifizierung eingehenderNachrichtenautomatisiert.KodakInfoInsightliest,verstehtundverarbeitet eingehende und vorhandene Daten und schafft soeine Informations- und Wissenssammlung in Unternehmen.Sie beseitigt alle bisherigen Engpässe, indem sie überflüssigeProzesseentfernt,getrennteSystemeverbindetundAufgabenautomatisiert. Auf allgemeine Anfragen wird automatisch eineAntwortgeneriertundandierichtigePersoninderOrganisationweitergeleitet.SchlüsselinformationenwerdenindieGeschäfts-prozesse und Workflows von CRM- oder ERP-Anwendungeneingespeist. Standardisierte Konnektoren integrieren die Platt-formindiebestehende IT-Infrastruktur, in InformationsquellenundBack-End-Systeme.Geschäfts-undEntscheidungsprozesselassen sich so beschleunigen, was letztendlich auch zu einerSenkungderKostenbeiträgt.

Harvey Spencer, Präsident von Harvey Spencer Associates,einem Analystenhaus mit über 20 Jahren Erfahrung im Marktfür Datenerfassung und Archivierung, beschreibt die InfoInsightPlattformals„einenwesentlichenFortschrittbeiSoftware-lösungen für die Multichannel-Datenerfassung durch KodakInformation Management. Speziell bei sehr unstrukturiertenDaten können selbstoptimierende Technologien eingesetztwerden. Dies trägt zu einer erheblichen Senkung der Verwal-tungskostenbeiundbietetgleichzeitigeineVerbesserungvonProzessenunddemKundenservice.“

WieausunstrukturiertenDatenverwertbareInformationenwerden

Halle 5 Stand 5D17

Page 16: Zusammenarbeit & Kommunikation

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Thema

Vonwegen„veraltet“:das„neue“SocialIntranet

Informationslogistik,CRM,CMS,Apps,Collaboration-Tools,Repository,Sicherheit,Datenschutz,Compliance

„Veraltet“, „mit eingeschränkten Suchoptionen“, „ohne Möglich-keiten zur Zusammenarbeit“ – dies sind nur einige Stichwörter,dieaufvieletraditionelleInternet-Lösungenzutreffen.LauteinerForrester Research Studie verwendet etwa ein Drittel aller Mit-arbeiterdaseigeneIntranetselteneralseinmalimMonat.Damitist das klassische Intranet ein Relikt vergangener Tage, das dieBedürfnissemodernerWissensarbeiternichtmehrerfüllt.Ange-stellteerwartenheutezeitgemäßeAnwendungenfürdieinterneKommunikation, die ähnliche Funktionen bieten wie die privatgenutztenSocialNetworking-Lösungen.

EineAlternativezudenstatischen,traditionellenIntranet-SeitensindsogenannteSocial Intranet-Lösungen,dieklassischeIntra-net-Inhalte mit einer Vielzahl neuer Anwendungen kombinie-ren. Verglichen mit den alten Lösungen lassen sich Dokumenteund Daten schneller und einfacher finden, bearbeiten sowieteilen. Der größte Vorteil ist allerdings, dass sie Möglichkeitenzur Zusammenarbeit und Interaktion eröffnen, die weit überdie Funktionen von Micro Blogging-Apps, Wikis oder anderenpunktuellen Lösungen hinausgehen. Die Social Business-Platt-form von Jive erlaubt Anwendern beispielsweise, eine eigeneDiskussionsgruppe zu eröffnen, um neue Ideen zu entwickeln,interneEntscheidungsprozessevoranzutreibenoderBeiträgezukommentieren.ZudemkannjederMitarbeitereineigenesNut-zerprofil, Blogbeiträge, Status-Updates, Social Bookmarks oderMarkierungenanlegen.

Umsicherzustellen,dassdieSocialIntranet-LösungdieAnforde-rungenderMitarbeiteraneinzentralesRepositoryerfüllt,solltenUnternehmenAnwendungenverwenden,diesichnahtlosindiebestehende IT-Infrastruktur einbinden lassen. Dazu gehört vorallem die Integration von Customer Relationship-Management(CRM) oder Content Management-Systemen (CMS) sowie von

Adam Mertz, Director of Product Marketing bei Jive Software, ist Spezialist für Social Collaboration. Jive Software ist einer der führen-den Anbieter von Social Business Lösungen. Die Cloud-basierte Webplattform von Jive verbindet Kunden, Partner und Mitarbeiter, um Produktivität und Unterneh-menserfolg zu steigern.

www.jivesoftware.com

Page 17: Zusammenarbeit & Kommunikation

Desktop-Applikationen. Darüber hinaus muss die PlattformselbstverständlichauchdieSicherheits-,Datenschutz-undCom-pliance-RichtliniendesUnternehmenserfüllen.

VerbesserteunternehmensweiteCollaboration–einPraxisbeispiel

Wie können Social Collaboration-Tools die Zusammenarbeitinnerhalb eines Unternehmens in der Praxis verbessern? Ins-gesamt gibt es drei Formen der Zusammenarbeit, die SocialIntranet-Lösungenfördernsollten.Zumeinengewährleistensieden Informationsfluss von oben nach unten, etwa um Ankün-digungen der Geschäftsleitung oder der Human Ressources-Abteilungzukommunizieren.ZweitenslassensichgemeinsameProjektewieeinProdukt-LaunchoderVertragsabschlüsseteam-oderabteilungsübergreifendübereineSocialIntranet-Plattformabwickeln.WährendUnternehmenmeistüberWerkzeugeundProzesseverfügen,diezumindesteineneinfachenInformations-flusssowieTeamarbeitermöglichen,istdiedritteFormdeutlichschwieriger zu realisieren: die abteilungs- und unternehmens-übergreifende Zusammenarbeit, bei der Mitarbeiter mit An-sprechpartnernaußerhalbihreseigenenTeamsinteragieren.

ExpertenausverschiedenenTeamszurEntwicklungneuer,inno-vativer Ideen zusammenzubringen, war eine der Herausforde-rungenfürAlcatel-Lucent,einerderweltweitführendenAnbie-terfürTelekommunikations-undNetzwerkausrüstungmitüber77.000Mitarbeitern.Eineigenes,fürdieCommunityverantwort-liches Team betreute die Einführung des auf Jive basierendenSocial-Intranets „Engage“. Im April 2010 luden die CommunityManager einhundert Kollegen ein, das System zu testen.

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Page 18: Zusammenarbeit & Kommunikation

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Thema

Dank verbesserter Suchmechanismen konnten diese deutlichschnelleralszuvoraufInformationenundFachwissenzugreifenundbliebensostetsüberdasUnternehmensowieseineAusrich-tungaufdemLaufenden.EinweitererwichtigerPunktwar,dasssie mit „Engage“ ihre Ideen einfach erfassen und mit anderenteilen konnten. Als Alcatel-Lucent wenige Monate später eineausgereifteVersionderPlattformeinführte,hattensichbereitsmehrals10.000Userangemeldet.Heutenutzenüber75ProzentderAngestelltendieCommunity.„DieniedrigeHemmschwellefür eine offene Zusammenarbeit bringt uns viele neue Ideen“,kommentiertSold.

MessbareResultatedurchStudiebestätigt

DieVorteilederSocialBusinessPlattformzeigenauchdieErgeb-nisseeinerStudie,dievoneinerinternationalenUnternehmens-beratung durchgeführt wurde. Diese belegt, dass sich die Mit-arbeiterproduktivität bei Alcatel-Lucent durch die Communityum7,5Prozenterhöhte.AuchheutenutzendieAngestelltendasSocial Intranet regelmäßig. Momentan plant Alcatel-Lucent weitere Verbesserungen der Plattform und möchte diemobilenFunktionalitätenvonJiveeinführen.DamitkönnendieAngestelltendieCommunityjederzeitvoneinerVielzahlmobi-lerEndgeräteoderBetriebssystemenutzen.

Messbare Resultate sind demnach einer der wesentlichen Vor-teile, von denen Alcatel-Lucent seit der Einführung des Social

IntranetsvonJiveprofitiert.MitderAnwendungkönnenUnter-nehmenbiszu15Prozentproduktiverarbeiten.Dankdereffizi-enterenundeffektiverenZusammenarbeitundKommunikationmeldenvieleMitarbeiter,dasssiedeutlichzufriedenermitihrenArbeitsbedingungenundihrenAufgabenseien.EineStudievonJive[1]belegtzudem,dassdieverbesserteKommunikationdieMitarbeiterfluktuationumbiszueinViertelsenkenkann.

Fazit

Das Beispiel und die Studienergebnisse machen deutlich, dassUnternehmen mit der richtigen Technologie eine zentraleAnlaufstelle für Collaboration und Kommunikation schaffenkönnen.SiesorgendamitfüreineeffizientereZusammenarbeitsowiefüreinenbesserenZusammenhaltunterdenMitarbeitern.UmjedocheineintensiveNutzungvonSocialIntranet-Plattfor-menzugewährleisten,benötigenUnternehmeneinengagiertesProjektteam,dasdiePlattformbereitsimVorfeldmitrelevantenundaktuellen Informationenfüllt.Unverzichtbar istzudemdieUnterstützungdurchdieGeschäftsleitung:Nursowirdeinekon-tinuierlicheNutzungsichergestellt. n

Wissens-undIdeenaustauchüberdieSocialBusinessPlattform

Literaturangaben[1]AktuelleErgebnissederJiveSoftwareKunden-Studie,die2012von

einemderTopDreiBeratungsunternehmenweltweitdurchgeführtwurde.

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Anz

eige„Kostengünstig, effizient und genau nach Maß”

Hartmut Husemann über Managed Print Services von HP

Gibt es Branchen, für die diese Art des Dokumentenmanagements besonders wichtig ist?

Ja. Noch immer gibt es Industrien, deren Geschäftsabläufe sehr stark auf Papier basieren. Hierzu zählt insbesondere die Finanz- und Versi-cherungsbranche. Von den Vorteilen eines HP MPS-Vertrags können jedoch viele Branchen profitieren.

Können Sie Beispiele von Unternehmen nennen, die bereits erfolgreich mit HP MPS arbeiten?

Es gibt viele Unternehmen, die mit HP erfolgreich ein MPS-Projekt umgesetzt haben. Dazu gehören einige Großunternehmen aus dem Finanz- und Manufacturing- sowie aus dem Retail-Bereich. Aber auch Flächenorganisationen mit vielen Standorten und kleineren Ge-schäftsstellen, die autark entscheiden, haben mit HP MPS beeindru-ckende Einsparungen und Effizienzsteigerungen erzielt.

Wie steht es um die Zukunft des gedruckten Dokuments? Wird auf lange Sicht nicht mehr gedruckt und nur noch digital gearbeitet und archiviert?

Das Druckvolumen in unserer installierten Basis ist konstant. Aller-dings gibt es eine deutliche Tendenz in Richtung Digitalisierung von papierbasierten Prozessen. Diese Lösungen sind kundenspezifisch und werden noch nicht so häufig realisiert. Durch neue rechtliche Regularien müssen in der Finanz- und Versicherungsbranche zum Beispiel Beratungsprotokolle, etc. unterschrieben werden. Dadurch ist mit einem höheren Druckvolumen zu rechnen. Was wir jedoch bemerken ist, dass sich die Bedeutung der ausgedruckten Seiten verändert: Wurden Dokumente in der Vergangenheit noch zur Archi-vierung genutzt, so werden sie heute oft nur noch zur Kontrolle des Textes oder für Notizen ausgedruckt.

Wohin kann ich mich wenden, wenn ich mehr Informationen zum Programm haben möchte?

Kunden können sich unter der kostenfreien Telefonnummer 0800 266 0 266 gern beraten lassen oder können per E-Mail Material anfordern unter [email protected].

Was genau bedeutet Managed Print Services und welche Produkte umfasst das MPS-Angebot von HP?

Managed Print Services (MPS) steht für einen ganzheitlichen An-satz zum Thema Drucken, Kopieren und Dokumentenverarbeitung. Es bündelt die Infrastruktur und das Management der gesamten Druckumgebung eines Unternehmens – unabhängig von dessen Größe. Der Service von HP MPS beinhaltet die Analyse, die Optimie-rung und den Betrieb der Outputflotte sowie die Effizienzsteigerung bei dokumentenbasierenden Prozessen. Das HP Portfolio umfasst die komplette Produktpalette vom Arbeitsplatz- über Netzwerkdrucker bis hin zu Großformatdruckern.

Inwiefern werden MPS-Angebote individuell auf die Bedürfnisse eines Unternehmens zugeschnitten?

Wie oben beschrieben beinhaltet MPS die Analyse und Optimierung der vorhandenen Druckumgebung, aber auch die Verbesserung von dokumentenbasierten Geschäftsprozessen. All diese Punkte unter-scheiden sich stark von Kunde zu Kunde, von Industrie zu Industrie und bedürfen – trotz hoher Erfahrungswerte innerhalb der Industrien – einer ganz individuellen Betrachtung und Anpassung.

Welche Vorteile bietet diese Form des Dokumentenmanagements?

Einsparungen stehen im Vordergrund dieses Ansatzes. Es ist wichtig zu verstehen – sowohl für den Kunden, als auch für den Anbieter - dass diese Einsparungen auf zwei Ebenen greifen: direkt und indi-rekt. In Business Cases analysieren wir, wo ein Unternehmen direkte Kosten einsparen kann. Anschließend optimieren wir die Infrastruktur und das Management. Indirekte Einsparungen sind mit HP MPS auf prozessualer Ebene möglich. Diese ermitteln wir in der Regel gemein-sam mit dem Kunden. So sind straffere Arbeitsabläufe zum Beispiel dank der automatisierten Belieferung von Verbrauchsmaterialien und Wartungseinsätzen möglich. Beide Arten der Einsparungen werden sowohl monetär, als auch – was an Bedeutung deutlich zunimmt – in ökologischer Hinsicht bewertet.

Hartmut Husemann ist Sales Manager Managed Service der HP Printing & Personal Systems.

Hartmut HusemannhältaufderDMS-Expo

einenVortragzumThema:

„Vorteile und Nutzen von MPS-Lösungen“

Outputmanagement-ForumderDMS-Expo

amDonnerstag,den26.09.2013um14:30Uhr.

Page 20: Zusammenarbeit & Kommunikation

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CloudComputing

OutputManagementinderPraxis–FokusEnergiewirtschaft

CorporateOutputManagementSystem,Dokumenterstellung,Invoicing,CRM,Kundenkommunikation,Archivierung

www.kwsoft.de

Das Geschäftsfeld der Energie- und Wasserwirtschaft steht –vordemHintergrundderEnergiewende,derEU-PlänezurPrivati-sierungderWasserrechteundzunehmenderNaturkatastrophen– im Brennpunkt des gesellschaftlichen Interesses. Die Arbeitder Versorgungsunternehmen berührt die Lebensgrundlagender Menschen ganz unmittelbar und stellt deshalb besondereAnforderungenandieKundenkommunikation,diefürdieUnter-nehmenexistentielleBedeutunggewinnt.DazukommtnochdieLiberalisierung des Energiesektors, die einen verschärften Wett-bewerbsdruckunterdenMarktteilnehmernmitsichbrachte.

AlldieswirktsichunmittelbaraufdieoperativeEbeneaus:DieIT-Lösungenund-Dienstleister,diedienötigenProzessebereit-stellen,unterliegenerhöhtenQualitätsanforderungenundmüs-senihreProzess-undKosteneffizienzständigunterBeweisstel-len.WiesichdieseAnforderungenmithilfemaßgeschneiderterIT-LösungenzeitgemäßundaufhohemNiveaumeisternlassen,zeigtdasfolgendePraxisbeispiel.

SpezifischeIT-LösungenfürVersorgungsunter-nehmen

DieSIVAGisteinIT-LösungsanbieterfürUnternehmenderEner-gie- und Wasserwirtschaft. Das Software- und BeratungshaussetztdiespezifischenAnforderungenvonStadtwerken,Netzbe-treibern, Zweckverbänden, Regionalversorgern etc. in funktio-nierendeLösungenumundhathierfüreinemaßgeschneiderteIT-Branchen-Lösung entwickelt: „kVASy®“ deckt praktisch alleProzesse und Produkte eines Versorgungsunternehmens fürStrom,Wasser,WärmeoderGasab.

Thomas Würstl ist Marketing Manager bei der kühn & weyh Software GmbH in Freiburg. Das Unternehmen entwickelt, vertreibt und implementiert Softwarelösungen für die durchgängige Organisation von Dokumentenprozessen – von der Erstellung bis zur Optimierung und Ausgabe auf die unterschiedlichsten Kanäle. Der Fokus liegt auf unter-nehmensweiten Output-Management-Lösungen auf Basis M/OMS mit integrierter Dokumenterstellung durch M/TEXT CS.

Halle 5 Stand 5C41BITKOM ECM Solutions Park

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InderneuestenProduktversionistdasModul„Kundenkommu-nikation“enthalten,dasalleFacettenderKundenkorrespondenzabdeckt, automatisch die richtigen Dokumente erzeugt undkundenindividuellaufdiebevorzugtenKanäleausgibt.Dahintersteckt das nahtlos integrierte Corporate Output ManagementSystem des Freiburger Softwareherstellers kühn & weyh, dasmit M/TEXT CS und M/OMS die gesamte Prozesskette von derDokumenterstellungbiszumOutputManagementabdeckt.AlleLeistungsbereiche wie Rechnungswesen, Finanz- und Technik-Management sowie CRM basieren auf einer gemeinsamen Da-tenhaltung (Oracle) und sind an das hauseigene DMS/ArchivsowieandieAusgabekanälederkVASy®-Kommunikationange-bunden:E-Mail,Webportal,EDI,XMLetc.Mitdieserumfassen-den Branchenlösung können Anwender alle Prozesse der Ver-waltungundKundenkommunikationsteuernundkontrollieren,ohnesiejeverlassenzumüssen.

„ApplicationOrganizer“steuertalleArbeitsprozesse

DieLösungbasiertaufmodernen,mitmarktbewährtenSchnitt-stellenundStandardsausgestattetenSoftwareprodukten,dieineinemIntegrations-AnsatzzueinerkonsistentenEinheitverbun-denwurden.Übereinegrafische,einheitlicheArbeitsoberflächekönnenalleArbeitsprozessegestartet,bedientundkontrolliertwerden.Der„ApplicationOrganizer“isteinaufderOpen-Sour-ce-PlattformEclipsebasierendesFrameworkundbeinhaltet(alsPlug-ins) unterschiedliche Softwareprodukte, die im Sinne des„Best-of-breed-Ansatzes“ spezifische Fachaufgaben wahrneh-menwieArchivieren,Recherchieren,dokumentenbasiertKom-munizierenetc.

Dieses Zusammenspiel bleibt vom Anwender unbemerkt, niemuss er in eine andere Applikation bzw. in ein neues Fensterwechseln:WillereineArchivabfrageabsetzen,erscheintinsei-nemOrganizerderpassendeDialog,schreibtereinenBrief,stehtein moderner Editor mit dem je nach Arbeitskontext vorberei-tetenSchriftstückzurVerfügung,daserggf.ergänztunddannfreigibt.AufdieseWeiseversorgtM/TEXTCSdenAnwendermitpassendenDokumenten,diediesernurnochfertigstelltundwiehierz.B.fürdenE-MailVersandmitBeilagevorsieht(sieheBild1).

Die Anzeige des aktuellen Arbeitsvorrats eines Sachbearbei-ters istnachThemengeordnetundwirdinEchtzeitangezeigt.Rotsignalisiert,dassessichumzeitkritischeVorgängehandelt,diegründargestelltenProzessesindnochnichtzeitkritisch.

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MiteinemKlickwechseltderMitarbeiterindasSachgebiet.Hierfindet er unterhalb des Arbeitsvorrats die Vorgänge, die aufBearbeitungwarten(sieheBild2).

Ein Doppelklick startet den im System dafür hinterlegtenArbeitsprozessund führtdenSachbearbeiterdurchdienötigenSchritte.ImBeispiel„ÄnderungBankverbindung“sinddas:

01ImDialogdieimCRMhinterlegtenBankdatenändern02BestätigungsschreibenandenKundenprüfen03DasDokumentzumVersandalsBrief,FaxodersichereE-Mail

etc.freigeben.DerobligatorischeArchivierungsprozesswirdautomatischangestoßen.

WirdeinDokumentaufdasPortaldesKundengestellt,sowar-tet das System die erfolgreiche Rückmeldung des Webserversab und schickt erst dann dem Kunden selbsttätig eine SMS-Benachrichtigung. Hat der Mitarbeiter den Prozess erfolgreichbeendet, ist sein Arbeitsvorrat entsprechend gesunken (imBeispiel stehen noch 16 zeitkritische Vorgänge aus). Der rechteBalken zeigt, welche Vorgänge bereits abgearbeitet wurdenund sich in Druck- bzw. Output-Prozessen befinden. kVASy® 5koordiniertdieintegriertenSystemeundmeldetdenaktuellen

ProzessstatusandenAnwenderzurück.AusdemArbeitstagdesSachbearbeiters wird eine Aktivitätenhistorie erzeugt, die alleVorfälle wie Beschwerden, Änderungen etc. auflistet und mitdenzugehörigenDokumentenverknüpft.

DerGrundgedankederVisualisierungunddurchgängigenSteu-erungvonProzessenziehtsichdurchdiegesamteLösungundgibtdemAnwendereinMaximumanÜbersicht,SicherheitundEffizienz – er ermöglicht eine exzellente User Experience, eineumfassendpositiveNutzererfahrung,wiesievorallemimUm-feldmobilerAnwendungenangestrebtwird.

ErgänzendeServices:Cloud&OutputManagement

UnterdemMotto„AllesauseinerCloud“bietetdieSIVAGdiegesamteLösungauchineinersicherenBranchen-Cloudan.Dasbedeutet,dieAnwendungistinPrivateCloudsinstalliert,dieimfirmeneigenen Rechenzentrum verwaltet werden. Damit sindwichtigeFragenderSicherheitundHaftunggeklärt.Etwa50An-wender-UnternehmenbefindensichderzeitinderUmstellungs-phasevomHosting-KonzeptzumCloudService.DaswirktsichauchaufdasbisherigeLizenzmodellaus,dasabgelöstwirdvonneuenVerfahrenwieNutzungspauschalenodertransaktionsbe-zogenerAbrechnung.

WeiterhinbietetdieSIVihrenKundendasOutsourcingdesge-samten Output Managements an, so dass der Prozess für dieKunden bei der Erstellung elektronischer Dokumente endet.NachderenÜbergabeandieBranchencloudderSIVfindendortalleProzessederSortierung,AufbereitungfürdieverschiedenenAusgabemedien etc. statt. Im Falle physischer Dokumente istdas zusätzlich Porto- und Versand-Optimierung, AussteuerungmitBarcodeundDataMatrixetc.AnschließendgehtdasfertigePrintfile zum angeschlossenen Druckdienstleister. Kurz gesagt:MitkVASy®5verfügtdieEnergiewirtschaftinihrerherausgeho-benenPositionübereinewegweisende IT-LösungfürdieKun-denbetreuungundKundenakquise. n

CloudComputing

Bild2:ArbeitsprozessstartenBild1:BestätigungeinerÄnderung

Am21./22. Oktober 2013veranstaltetkühn & weyhwiederdenFreiburgerExpertentag.Anwendervorträgestellenun-ternehmensweiteDokument-undOutput-LösungenmitderProduktserieM/vor.ArbeitsgruppenundGesprächsrundenbietenErfahrungs-undGedankenaustauschunterDoku-mentenprofisundOutputManagern.MehrInfosunterhttp://www.kwsoft.de/news/veranstaltungen/expertentag-2013/

Page 23: Zusammenarbeit & Kommunikation

Promotion

EinheitlichesHandeln,InformationenundDokumenteganzheitlicheinfachnutzen

Auf Wissensarbeit entfällt in hochentwickelten Volkswirtschaf-tendergrößteAnteilallerTätigkeitsarten–mitsteigenderTen-denz.

Doch vorhandenes Wissen ist trotz moderner IT häufig nichtganzheitlich organisiert bzw. einfachnutzbar.HäufigmussderAnwender viele verschiedene Applikationen bedienen, um diesiloartig gespeicherten Informationen zu erschließen: nichtselten werden ERP-System, ECM-System, Filesystem, ReportingTools Webapplikationen und weitere Anwendungen parallelbenutzt.

Entscheidendistes,einenbarrierefreienZugangzudenrelevan-tenInformationenindenunterschiedlichstenInhaltsquellenzuschaffen und die richtigen Handlungsoptionen bereit zu stel-len,umAnwenderundGeschäftsprozesseumfassendrichtigzuunterstützen.

ACTIWARE liefert mit seiner Suite CONNECT entscheidende Antworten:

CONNECTermöglichtganzheitlichesArbeitenundumfassendeInformationsversorgung.DieAnwendungverbindetGeschäfts-anwendungen,Dokumentenspeicher,Datenbanken,BI-Quellen,Blogs,WikisundandereInformationsspeicher.DurchCONNECTentstehteineeinheitlicheInformationsbasisundgleichzeitigdieGrundlagefüreinheitlichesHandeln.DemAnwenderwerdenzuden richtigen Informationen auch die passenden Handlungs-optionen direkt zur aktuellen Aufgabe zur Verfügung gestellt.Zum Beispiel können automatisch alle zu einem Einkaufsvor-ganggehörendenDokumenteangezeigtunddavonausgehendneueDokumenteerstelltwerden.

Suchen & Finden, Informieren, Erstellen, Aufrufen & Sprin-gen und Ablegen sind dabei zentrale Funktionsgruppen. Mitihnen erhalten Wissens- und Sachbearbeiter universelle Mög-lichkeiteneinzelneSuchergebnisse,InformationenundAnwen-dungeneinfachzuverknüpfen,aufzurufenundAktionenauszu-lösen.

DerAnwendermussnichtmehreinen„ZoovonApplikationen“bedienen, um die benötigten Informationen und Handlungs-optionenzuerhalten,sondernbekommtdiesemiteinemKlickoderganzautomatischzurVerfügunggestellt.

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Für die risikoarme und effiziente Integration bietet ACTIWAREeine per Design konfigurierbare Business Logik, basierend aufTemplates.

HierzustehenApplicationTemplates–u.a.fürMicrosoftDyna-mics AX, NAV, SAP Business One, SAP ECC, eEvolution, Sage –zurVerfügung.DiesekönnenmitsogenanntenBranchenTemp-lates(vordefinierteStandardobjekteund-aktionenfürbestimm-te Branchen z.B. Produktion, Handel, soziale Einrichtungen)kombiniertwerden.

Der Nutzen der ACTIWARE Anwendungen wurde bereits mitmehrals60ERP-Systemenrealisiert.

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In den vergangenen Jahren haben die ProzessverantwortlichenDataCaptureundalledamitverbundenenProzessevorallemindenBereichenderFinanzsystemeunddortbeistandardisiertenPrüfungs-undFreigabe-Workflowsrealisiert.DabeisinddiePro-zessdefinitionensehrstarrundberuhenaufeinemfestenRegel-werk.DochdiestarreProzessautomationnachfestgeschriebenenRegelnisteinKonzeptderVergangenheit–vorallem,wennmanweitereFachabteilungenindenUnternehmenbetrachtet.

DenngeradediesestarrvorgegebenenAbläufesindderGrund,warum in vielen Organisationen eine Bestandsaufnahme derbislang von Papier auf Digital abgewickelten Prozesse undAufgaben häufig mit einer Enttäuschung endet. Nach wie vorarbeiten viele Kollegen in den Fachabteilungen einen großenTeilihrerZeitmitPapierakten.SielesenundbearbeitenPapier-dokumente, suchen ihre Informationen aus Papierlisten, ausDatenbankauswertungenoderausgedrucktenBusiness-Intelli-gence-Grafiken.InSchadensprozessenbenötigensieFotografi-enoderWetterkarten,diesiehäufigebenfallsnichtindendigi-talenArchivenfinden–etwaweil sie indieDokumenten-undFreigabeabläufe sowohl technisch wie auch organisatorischnichtzuintegrierensind.

DarüberhinaussinddieFachabteilungengezwungen,aufneu-en, bislang nicht genutzten Wegen Informationen entgegenzu nehmen und in die Prozesse zu leiten. An erster Stelle derTo-Do-ListenderIT-AbteilungenstehenhierDatensätze,dieausAnwendungenvonSmartphonesoderTabletPCindieNetzwer-kekommen.

Systemeum„smarteApplikationen“erweitern

Bisherhabenviele IT-VerantwortlichevordiesenProzessendieAugen verschlossen, sie vielleicht gar nicht wahrgenommenoder schlichtweg bei den Bestandsaufnahmen vergessen. DieProzessewurdenauchdeshalbnichterkannt,weilsietypischerWeisehochvariabelverlaufen–siesindnurloseodergarnichtstrukturiertundinkeinerWeisestandardisiertodergarbeschrie-

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Thomas S. Senger, Senior Vice President, EMEA Software & Solutions bei Kofax. Kofax® plc (LSE: KFX) ist ein führender An-bieter innovativer Softwarelösungen für Smart Capture und Prozessau-tomatisierung. Mit diesen Lösun-gen optimieren Unternehmen die Kommunikation mit ihren Kunden auf der geschäftskritischen „First Mile™“. Die „First Mile“ steht dabei für die daten- und informati-onsintensiven ersten Interaktionen, die Kunden mit einem Unterneh-men haben.

Mobility

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ben.DieSchwierigkeitenliegenunteranderemdarin,dassvieleverschiedene Abteilungen an einem Vorgang arbeiten. Wohl-möglich sind die Fachabteilungen technisch sehr unterschied-lichausgestattet,dieVerantwortlichkeitenfürProzesseundDa-tennichtabschließendgeklärt.HäufigisteinedritteErklärung,dassdieAnwendungenderFachbereicheeinfachnichtmitein-andervernetztsind.

EinevonForrester[1]ineinerStudievorgeschlagenetechnischeLösungsind„smarte“Applikationen–SmartProcessApplication(SPA).DasKonzeptvon„SmartIT“beruhtaufden„dreigroßenI“:n „Interconnected“n „Instrumented“n „Intelligence“

Die IT-Industrie definiert „Smart” mit „Smart is intelligent withthecontextandwiththepurpose”[2].AustechnischerSichtana-lysierendieIT-SystemedieDatenundstellensieineinenspezifi-schenKontext.Zielist,dassausdiesemKontextherausentwederdasIT-SystemselberodereineverantwortlichePersoneineEnt-scheidungüberdasweitereVorgehentreffenkann.

Ausblick

Die Forrester Studie nennt den Capture-Hersteller Kofax alseinendenMarktführerindiesemBereich.MitKofaxSPAerfassenUnternehmenallemöglichenInformationenundinunterschied-lichstenDatenformatenundstellensiedirektindieAnwendungdesdazugehörigenProzesses.Unddasauchdann,wennderPro-zessbereitsläuft.FürdieMitarbeiterwirddieerforderlicheZeit,dieInformationenzuverstehen,sieindenrichtigenZusammen-hangzustellenundaufsiezureagierendrastischreduziert. n

„Smarte“OptimierungvonDokumentenprozessen

Quellenhinweise[1]ForresterConsulting[2]http://www.silicon.de/41581117/intelligenzverstarker/

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MobileLösungengehörenindiesemJahrzudenECM-Anwendun-genmitdemhöchstenStellenwert.DaraufhabendieECM-Anbie-ter reagiertundpräsentierenaufderDMSEXPO ihreLösungen,dieeinestandortunabhängigeKommunikationermöglichen.HiereinÜberblick:

Die ELO Digital Office GmbH (Stand 5A11) präsentiert ihreEnterprise-Content-Management (ECM)-App „ELO for MobileDevices“, die nun auch für iOS und Android verfügbar ist. Mitder App können Nutzer einer ELO ECM-Suite wie ELOprofes-sional oder ELOenterprise direkt auf ihr Archiv zugreifen. DiemobileAnwendungistofflinefähig,besitztdasintegrierteModuliSearchundlässtdieTeilnahmeanWorkflowszu.SoisteineMit-arbeitimFirmenarchivauchmobilmöglich.SiestehtkostenlosimAppleAppStoreundGooglePlayStorezumDownloadbereit.

EbenfallsamELO-Standistdieid-netsolutionsGmbHvertreten.Sie zeigt die mobile Lösung docufied smartINVOICE App, mitder von unterwegs der Prozess „Eingangsrechnungsprüfung“begleitetwerdenkann.BeiderBeleganzeigelassensichAnnota-tionsein-undausblenden.Diepersönlichenbzw.Gruppenauf-gaben können für die spätere Verarbeitung „geparkt“ oder als„erledigt“markiertwerden.Sowirddie.NET-Anwendungdocu-fiedsmartINVOICEimUnternehmen„mobilisiert“.

DieSAPERIONAG(Stand5C41)stelltzweiNeuheitenvor.„file&share“ ist ein digitales Archiv für die langfristige sichere Spei-cherunginderCloud.DerZugriffistjederzeitüberdasInternetodereineAppmöglich.FürArchiveandererAnbietererlaubendie„SAPERIONECMConsolidationServices“dendirektenZugriffund die Nutzung der kompletten Funktionalität der SAPERIONECM-Suite.DieOriginaldatenbleibenerhalten,diefrühereSoft-warewirdnichtbenötigt.

DMSEXPO2013–MotorfürMobility

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Nicole Körber ist geschäftsfüh-rende Gesellschafterin der PR-Agentur good news! GmbH. Als Leitmesse für ECM informiert die DMS EXPO über alle Facetten des digitalen Informationsmanage-ments. Das Themenspektrum reicht von Dokumentenmanagement und Output-Management bis hin zu E-Post, De-Mail und Input-Manage-ment. Unter dem Claim „Where IT works“ bildet sie zusammen mit der parallel stattfindenden IT & Busi-ness, Fachmesse für IT-Solutions, und der CRM-expo, Leitmesse für Kundenbeziehungsmanagement, das gesamte Spektrum der Unterneh-menssoftware ab.

Mobility

www.where-it-works.de

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Die windream GmbH (Stand 5C11) wiederum zeigt eine Appli-kation zur mobilen Dokumentenverwaltung für SmartphonesundTablet-PCs.MitderwindreamMobileAppfür iOSundAn-droid lassen sich Dokumente, die auf einem windream-Servergespeichertsind,überdenVolltextrecherchieren,anzeigenundweiterverarbeiten. Zudem können Anwender Favoriten anle-gen,Dokumenteofflineverfügbarmachen,DokumenteaufdenServerhochladenoderauchaufAufgabenbzw.Prozessezugrei-fen,dieinwindreamBPMerstelltwurden.

DieINTENSIOGmbH(Stand5D51)verfolgteinenganzheitlichenAnsatzundbietetinihrerMittelstands-LösungNOVIPLANnichtnurECM,sondernauchBIundCRM.DieAppsfürSmartPhonesund Tablets, Web- und Remote-Clients machen Geschäftspro-zesse ortsunabhängig. Reports, Dashboards, KPIs oder Doku-mente wie Verträge, Rechnungen, Schriftverkehr – alle wichti-genInformationenstehenunterwegszurVerfügung.

AmVOI-PartnerstandistauchdieDMDokumentenManagementGmbH anzutreffen. Das Unternehmen zeigt lobomobile (Stand5D51), die es Nutzern erlaubt, sich über ihr MobileDevicemitdemlobodmsServerzuverbindenundsodurchden

Dokumentenbestand zu navigieren. Dokumente können auchgesuchtundperE-MailversendetundWorkflowaufgabenabge-arbeitetwerden.lobomobileunterstütztiOS,Android,Windows8 oder Windows RT. Eine verschlüsselte Ablage beim lokalenSpeichernbietetSchutzvorZugriffenUnbefugter.

OPTIMALSYSTEMS(Stand5D31)bietetseinenKundeneineAn-wendung (für iOS, Android und Windows 8/RT verfügbar), dieden gesamten Content der eigenen Software für EnterpriseContent Management (ECM) mobil verfügbar macht. Mit derAppkannderNutzerEntscheidungeninWorkflowstreffen,wiez.B. eine Rechnung freigeben, oder auf Dienstreisen an Unter-nehmens-Prozessenteilhaben,BestellungenauslösenundauchNotizfunktionen für Dokumente nutzen. Mobile Dokumenten-undDatenerfassungsowieZugriffaufdiesodigitalisiertenUn-ternehmensinformationenüberallundjederzeitüberSmartpho-nesundTablets:KofaxhatdiesenTrendfrühzeitigerkanntundindieEntwicklungvonmobilenApplikationeninvestiert.

AlslangjährigerKofaxPlatin-Partnerzeigtsoftgate(Stand5D66)den mobilen Erfassungsprozess inklusive mobiler RechercheüberdaswebbasierteDMSsoftgate-archiv.

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DieLIB-ITGmbH(Stand5D01)zeigtmitFILEROeinECMfürvieleAspektederUnternehmensorganisation:Dokumentenmanage-ment, E-Mail-Archivierung, Volltextsuche über alle Daten undDokumente,nahtloseIntegrationinMicrosoftOutlookundan-dereOffice-Produkteundvielesmehr.DerZugriffkannweltweitrundumdieUhrperBrowsererfolgen.SpezielleAppsfürweitereDeviceswerdenebenfallsinKürzezurVerfügungstehenunddieAnwendernochunabhängigermachen.

Am Stand der ALOSGmbH(Stand5D25) können sich Besucherunter anderem über die mobile Business App zum ECM-Sys-temDocuWare informieren.DocuWareMobilekannauf jedemiPhoneoderiPadinstalliertwerdenundermöglichtesNutzern,ortsunabhängigzujederZeitaufalleinDocuWarehinterlegtenDokumente zuzugreifen und diese zu bearbeiten. Der Aufbauder App ähnelt DocuWare und stellt die meisten bekanntenFunktionendesSystemszurVerfügung.

ImBITKOMECMSolutionsPark(Stand5C41)zeigtDocuWaredieScan-AppPaperScan.DerAnwenderhältseinSmartphoneüberdasPapier,dasGerätlöstautomatischaus,beschneidetdasBildunderzeugteinePDF-Datei.DankeinerhohenScanqualitätkön-nendieDokumentemitdemDocuWareIntelligentIndexingSer-viceautomatischkategorisiertundabgelegtwerden.PaperScanistimApple-StorefüriPhoneabVersion4skostenloserhältlich.DieAndroid-VersionfolgtzumJahreswechsel.

Mobile Zeiterfassung mit elektronischer Kundenfreigabe isteinbesonderesHighlightderwebbasierten IntegrationslösungVemas.NET von scholz.msconsulting GmbH (Stand 5D51). DerWorkflow für die Online-Signatur und die integrierte Rech-nungserstellung inklusive E-Mail-Versand der Projektrechnun-genalsPDF-AnhangsorgtfürdieschnelleZustellungundeineverbesserteLiquidität.Vemas.NETbildetalleGeschäftsprozesseineinerunternehmensweitenAnwendungfürdieBereicheVer-trieb,Projekte,Service,Seminare,AbrechnungundControllingab.

MiteMODATpräsentiertIT-EntwicklerDevacon(Stand5A67)einebranchenübergreifende Software für mobile Datenerfassung.NutzersteuernundverwaltenWorkflowsüberallund jederzeit– gänzlich unabhängig von Netzwerk- oder Wireless-Verbin-dungen.IndividuelleFormblatterstellungunddieIntegrationingängige Datenbank- und Back-End-Systeme garantieren eineneffizientenArbeitsablauf.

Dielevigosolutions(Stand5D39)zeigtmitdemjadicewebtoolkiteinwebbasiertesPortalzurDokumentenbetrachtungund-bear-

beitung.AlsPortallösungläuftderDokumentenbetrachterbeimBenutzer komplett im Browser und kommt damit ohne eineJava-Installation auf dem Client aus. Daher ist es nicht nur fürdenPC,sondernauchfürallemobilenEndgerätewieSmartpho-nesundTabletsgeeignet.

MitInfoInsightstelltDocumentImagingSpezialistKodak(Stand5D17) eine Software-Plattform für Cloud & Mobility vor. Integ-riert sind die derzeit führenden Technologien zur Erkennung,Extraktion und Verarbeitung schriftbasierter Geschäftsvorfälle.DamitsollenalleKanäle,mobileDevicesundInhalteübereinestrategischeLösungsplattformzusammengeführtwerden.

Died.velopAG(Stand5D11)zeigtmitd.3smartmobilevollstän-digesDokumentenmanagementfürunterwegs.Allezentral imUnternehmensarchivabgelegtenInformationenvonderE-MailbiszumAngebotstehen jederzeitaufdemiOS-oderAndroid-Smartphone und Tablet direkt zur Verfügung. Der Anwenderrecherchiert,bearbeitetAufgabenundnimmtanWorkflowsteil.SokannerauchdannfundierteEntscheidungentreffen,wennernichtimBüroist.

Ebenfalls am d.velop-Stand vertreten ist die d.velop ambiFOXGmbH mit dem Online-DMS FOXDOX. Es bietet – neben dersicherenAblagevonDokumentenineinemdeutschenRechen-zentrum–eineinfachesFindenundTeilenvonDokumentenmitechtem Dokumentenmanagement. Social Sharing in der Com-munitybeschränktsichdabeinichtaufPrivatpersonen,sondernist auch für eine serviceorientierte Kommunikation von Unter-nehmenmitKunden.

TheQualityGroup(Stand5E45)zeigtdieApp„LCMmobile“,mitdereinschneller,standortunabhängigerAbrufvonVertragsda-ten und Reports, die in der Product Suite LCM hinterlegt sind,auf dem iPhone und iPad möglich ist. Vertragsverantwortlicheund Entscheider haben somit stets Zugriff auf aktuelle Unter-nehmens- und Vertragsinformationen und können diese inMeetings oder Verhandlungen als fundierte und verlässlicheEntscheidungsgrundlageheranziehen.

DerBitKastenvonderOutputAG(Stand5D39)schließlichermög-lichtUnternehmen,GeschäftskorrespondenzüberallegängigenKommunikationswegedenEmpfängernzuzustellen.Diebishernötige Installation diverser Gateways wird damit überflüssig –derZugriffaufdieDokumenteerfolgtvonjedemEndgerätausperWeb-Browser.DieDokumentewerdensicher imBitKasten-PortaleingestelltundkönnendortvomEmpfängereinfachab-gerufenwerden. n

Mobility

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Promotion

docFORUMaufDMSEXPO2013

DiediesjährigeDMSEXPOhatihrenFokusaufdieEntstehungvon„Mehrwert“gerichtet.MehrwertistgenauderPunkt,dendieMit-gliederdesdocFORUMsbeiihremZusammenschlussfürsichundbesondersfürihreKundenerkannthaben.MehrwertbedeutetimdocFORUM eine ganzheitliche Dokumentenverarbeitung - vomInputzumOutput.

BesuchenSieunsinHalle 5amStand 5D39undüberzeugenSiesich vom docFORUM-Mehrwert! Lernen Sie auch unsere Mitaus-steller, die output ag aus Nürnberg und die regify-Gruppe ausLuxemburg,kennen.

IT-Teams in BukarestDasösterreichischeMitglieddesdocFORUMs,diexyzmoSoftwareGmbH, führender Anbieter von elektronischen Unterschrifts-lösungen,hateinEntwicklungszentruminBukaresteröffnet,dassie nicht nur selbst nutzen, sondern auch Partnern und DrittenzurVerfügungstellen.Eshandeltsichdabeinichtumeinexyzmo-Niederlassung,sondernumeinselbständigesUnternehmen.Die Amodin IT Solutions, die vollständig im österreichischenPrivatbesitz ist,baut lokaleTeamsalsErgänzung fürbestehendeIT-Teams für Endkunden, aber auch Softwarehäuser und Beraterauf.DiesesinBukarestansässigeTeamstehtdemEndkundenex-klusivundlängerfristigzurVerfügung.www.amodin.com

jadice liefert Unterstützung für IBM Content NavigatorMit dem IBM Content Navigator können Benutzer jederzeit undüberall von Desktopsystemen, Laptops, Tablets und anderenmobilen Endgeräten auf Unternehmensinhalte zugreifen, diesebearbeitenundverwalten.FürdieDokumentenbetrachtungund-bearbeitungwirdderjadiceviewerderlevigosolutionsintegriert.ÜbernahezujedenmodernenBrowserbzw.jedesmobileEndge-rätermöglichtderIBMContentNavigatordenZugriffaufmehre-reInhaltsquellen.UmdabeidiegleichartigeBearbeitung,z.B.mitAnnotationen, gewährleisten zu können, kommt das jadice webtoolkitzumEinsatz.Die Einsatzmöglichkeiten von jadice zusammen mit dem IBMContent Navigator werden auf dem IBM OnDemand Anwender-workshopvom25.-27.September2013inMainzvorgestellt.

SET-Team wächst weiterDasSET-TeamerhältUnterstützungdurcheinbekanntesGesichtderBranche:MitKlausArabinhatdieSETGmbHeinenerfahrenenKollegenfürsichgewinnenkönnen!In den vergangenen zehn Jahren war Klaus Arabin bei derCommerzbankinFrankfurtfürdaszentraleOutput-Managementverantwortlich.Davorwarer17JahreimtechnischenAußendienstderIBMalsServiceTechniker,SupportSpezialistundFührungskrafttätig.WeiterezehnJahrewarerselbstständigerBeraterimBereichServiceplanungundOutput-Managementerfolgreich.NunbringterseinlangjährigesKnowhowimOutput-ManagementfürdieSETimBereichderKundenbetreuungein.DerSchwerpunktseiner Tätigkeit wird in der Prozessanalyse im Output-Manage-mentBereichliegen.BeiInteresseaneinerAnalyseIhrerOutput-Management-ProzesseundderIdentifizierungnochschlummern-derPotentialekontaktierenSiedieSETGmbHunter+4951139780-51oderperE-Mailanmarketing@set-software.de.

Hohe Rendite durch NOVO Mail Wie lassensichklassischerPosteingangundelektronischeNach-richtensoerfassenundaufbereiten,dasssiefürdieBearbeitungin einer hohen Qualität und elektronisch zur Verfügung stehen?VordiesemProblemstanddieWüstenrot&WürttembergischebissiemitNOVOMailunddemjadiceserverdieE-MailsvollständiginihreVerarbeitungsprozesseintegrierenkonnte.SachbearbeiterkönnenjetztoptimalaufAnfragenreagierenundauchdieArchi-vierunginPDFundFarbebieteteinenerheblichenNutzenfürdieLesbarkeitundkurzeDurchlaufzeit.AuchderSiemens-BetriebskrankenkassekonntedieInovoOlutionbeiderDigitalisierungdesPosteingangskompetentzurSeiteste-hen. Ergebnis: Die Sachbearbeiter werden von administrativenErfassungstätigkeitenentlastet,dieAuskunftsfähigkeitgegenüberdenKundenisterhöhtunddierechtlichenVorgabenzurLangzeit-archivierungwerdeneingehalten.

icon suite auf IBM TechnologieDie Stuttgarter icon Systemhaus GmbH, führender Anbieter vonKorrespondenz- und Integrationslösungen, ist seit dem 1. April2013auchinderSchweizvertreten.DieseNiederlassungergänztdenbestehendenVerbundanPartnernundistdieneueVertriebs-repräsentanzvoniconinderSchweiz.DesWeiterenstrebtdieIBMDeutschlandeineintensivereZusam-menarbeitmit iconan,umsodenEinsatzder iconsuiteauf IBMTechnologieweitervoranzutreiben.VondereffizienterenGestal-tung der Dokumentenprozesse sollen nicht nur Versicherungenund Banken, sondern auch Unternehmen in weiteren Branchenprofitieren.

Weitere Termine 201324.-26.Sept.:DMSEXPO06.-07.Nov.:POSY-OutputForumMehrInformationenzumdocFORUMgibtesunterwww.doc-forum.de

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Special:SocialBusiness

Content-Marketing ist in aller Munde. Erst Trendthema aus denUSA,wirddieseFormdesMarketings,dievonInhalten(Bild,Text,Video) lebt,auch inDeutschlandzumwichtigenTeildesMarke-ting-Mix.Dabeikommteslängstnichtmehrnurdaraufan,seineInhaltezupflegenfürseineZielgruppenaufzubereiten,sondernauch darum, mithilfe des Einsatzes entsprechender Tools undStrategienkreativeund intelligenteContent-Lösungenzuschaf-fen.SemantischeContent-AnalysenbietendieBasisfürdieEnt-wicklungundUmsetzungeinererfolgreichenContent-Strategie.In Verbindung mit Content-Management-Systemen erreichenWerbungtreibende ihre Zielgruppen mit ihren Inhalten – unddasüberdengesamtenMarketing-Mixhinweg.

DieDefinitionenvonContent-Marketingsindfastgenausoviel-seitigwiedieInhalteselbst.WasistContent-Marketinggenau?ImWesentlichengehtesdarum,relevanteundqualitativhochwer-tigeInhaltezuproduzieren,welchedieBedürfnissederZielgrup-penmöglichstexakttreffen.SusanGuneliusbeschreibtContent-MarketinginihrerEinführung„ContentMarketingforDummies“als Disziplin, „that encompasses all forms of content that addvalue toconsumers, thereby directlyor indirectly promoting abusiness, brand, products, or services”[1]. Joe Pulizzi, Gründerdes Content Marketing Institute und einer der wichtigsten Ex-pertenfürContent-MarketingindenUSA,umreißtdasHauptzieldesContent-Marketingswiefolgt:“Contentmarketing’spurposeis to attract and retain customers by consistently creating andcurating relevant and valuable content with the intention ofchangingorenhancingconsumerbehavior”[2].EinegroßePor-tionKreativitäthilftsicherlich,umimContent-Marketingerfolg-reichzusein.Dochauchhiergilt:GuteAnalysenundeindurch-dachtesVorgehensicherndenErfolg.

ErfolgreichesContent-Marketing–mitintelligenterenInhalten

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Prof. Dr. Heiko Beier ist Gründer und Geschäftsführender Gesell-schafter der moresophy GmbH aus München und unterstützt als Ex- perte für semantische Technologien Verlage, E-Commerce Anbieter, Technische Redaktionen oder Her-steller technischer Produkte in der Konzeption und Umsetzung von Informationsarchitekturen, die sich gewinnbringend im Bereich Content Marketing, Content Curation und intelligenter Suche einsetzen lassen. Heiko Beier ist darüber hinaus als Professor für Internationale Medi-enkommunikation an der Hoch-schule für Angewandte Sprachen in München tätig.

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Content-Audit:GarantfürerfolgreichePlanung&StrategieimContent-Marketing

VorderUmsetzungkommtdiePlanung.DiesesollteimRahmeneiner Content-Strategie erarbeitet werden. Ein ideales Vorge-henzurEntwicklungeinerContent-StrategiebietetsichmitderDurchführungeinesContent-Audits.ContentAuditsempfehlensichunabhängigvonArtundUmfangdesContents.DieEvalu-ierungundderAufbauvonInformationsarchitekturenschaffendie Grundlage für die Konzeption z.B. redaktioneller Themen-weltenoderWeb-Portale,bietenaberauchdieGelegenheit,denStatusQuoseinerMaßnahmenundeinerstrategischenBusiness-AnalysekritischzuhinterfragenundeinenFahrplanfestzulegen.

In vier Schritten lassen sich Maßnahmen für ein erfolgreichesContent-Marketingableiten:

nContent-AnalysenDenerstenSchrittbildetdieStatusQuo-AnalysevorhandenenContents. Mittlerweise können selbst umfangreiche Content-Bestände (beliebiger Formate, aus unterschiedlichen Quellen,OnlinewieOffline,AktuellwieArchiv)einersystematischenAna-lyse unterzogen werden. Diese dient der Ermittlung der eige-nen thematischen Schwerpunkte und der damit verbundenenPrüfung, welche Botschaften über welche Themen kommuni-ziert werden können. Je nach Zielsetzung können hier bereitswesentliche Erkenntnisse über den „Marken-Fit“ der eigenenKommunikation und anhand von Analysen des Wettbewerbs-umfeldes erste Optimierungspotenziale abgeleitet werden.Neben der tiefen, semantischen Analyse sollten auch die

Bild1:InvierStufenzumErfolg–ContentAuditshelfen,denStatusQuoseinerInhalteschnellundflexibelzuanalysierenundMaßnahmenabzuleiten.(Quelle:moresophyGmbH)

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Analyseverfahren mit Modellcharakter, vollständig zu durch-laufen. Die Content-Analysen liefern die richtigen Ansätze fürdie thematischeAusrichtungdereigenenKommunikationundvorkonfigurierteAnwendungenermöglichenderRedaktion,dieAuswirkungendesDesignseinerdurchgängigen Informations-architekturschnellerfahrenundbewertenzukönnen.DergroßeVorteil ist,dassfürdenEinsatzdersemantischenTechnologienkeineaufwändigeIT-Infrastrukturnötigist.

Die Vielfalt der Inhalte und der Kanäle sowie der Medien(Unternehmens-Homepage, Produktseiten von Online-Shops,Kampagnen-Microsites) erfordert ein durchgängiges KonzeptundeinenMechanismuszurübergreifendenSteuerungderZiel-gruppenanspracheimgesamtenMarketing-Mix.Notwendigisteinekanal-übergreifendeinheitlicheKommunikation.FehlendeKonsistenz führt zu schwammiger Wahrnehmung der Positio-nierung und einem schwachen Branding, also Markenbild. VorallemabersteigendieAufwändebeiderredaktionellen„Bespie-lung“dieserKanäleimmensan.

An dieser Stelle leisten semantische Technologien wertvolleHilfe:SiebringennichtnurSystematikindiegesamteProdukt-kommunikation entlang der Wertschöpfungskette. Wer einklaresBildseinerZielgruppegezeichnethat,kannanschließenddamit beginnen, seinen Content zu systematisieren. Hier hel-fen modellbasierte Ansätze wie Informationsarchitekturen, dieThemen und Inhalte miteinander vernetzen. Diese Architektu-renlassensichinContent-ManagementSystemeals„Intelligenzim Hintergrund“ integrieren, um damit die Auslieferung vonInhalten auf der Seite zu optimieren und gezielt zu steuern.GleichzeitiglassensichauchAspekteausdemWissensmanage-ment in Content-Management Systeme integrieren, um ein sogenanntes„ContentRelationshipManagement“aufzubauen.

bestehenden Webauftritte im Hinblick auf Seitenstruktur,Navigation und Usability untersucht und bewertet werden.Aus Social Media können zusätzlich Sentiment-Analysen undAuswertungenderZielgruppenherangezogenwerden.

nDesign & KonzeptionAufbauend auf diesen Analysen sollte dann eine semantischeInformationsarchitekturkonzipiertundumgesetztwerden.Diesedefiniert den Themenmix der Kommunikation auf den einzel-nen Plattformen und steuert automatisiert Schwerpunkte undStrukturderInhalte.GleichzeitigermöglichtsiediedynamischeVerknüpfungvonInhaltenüberverschiedeneKanäleundPlatt-formen. Verteilte Daten und Inhalte werden auf diese Weisesinnhaft verknüpft und auf verschiedenen Medien einheitlichpräsentiert. Gleichzeitig liefert die Informationsarchitektur dieBasisfürguteSuchfilterundNavigationsstrukturen.

nBetriebFürdenproduktivenBetriebbedarfesderEinbindungderdyna-mischgeneriertenStruktur-undContent-ElementeindieBenut-zeroberflächen(GUI)derPortal-undRedaktionssysteme.

nOptimierungDie Themenstrukturen sollten laufend nachverfolgt und er-weitertwerden.DieRedaktionnutzthierfürdiebereits imers-tenSchrittbeschriebenenMethodenderContent-Analyseundmodifiziert die Informationsarchitektur in einem interaktivenAnsatz.AufdieseWeise isteine laufendeAnpassungderKom-munikationansichveränderndeNutzerinteressengegeben.

Vor einer tiefergehenden Integration in diverse Kommuni-kationskanäle und die sie unterstützenden Web-Anwendun-gen erlaubt das Audit, sämtliche Phasen eines semantischenContent-Marketings in einem Rapid Prototyping, also einem

Bild2:Informationsarchitekturenhelfen,z.B.integriertinCMS,

Contentintelligentauszuliefern(Quelle:moresophyGmbH)

Special:SocialBusiness

Page 33: Zusammenarbeit & Kommunikation

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Beim Thema Content geht es vor allem um zwei Dinge: Quali-tätundRelevanz.GooglebelohntrelevantenundhochwertigenContent und Webseitenbesucher belohnen den Portal- oderShopbetreiber mit Conversions in Form von Einkäufen, ausge-fülltenKontaktformularenoderNeuanmeldungen.Mitmodell-basiertenAnsätzenlassensichInhaltesystematisierenundauf-bereiten,umdieseinrelevantenKontextenbereitzustellenundauszuliefern.WieeingangserwähnthilftdieModellierungvonInformationsarchitekturen und Themenstrukturen, relevanteInhaltezuerkennenundimRahmensemantischerNetzemitdenpassendenThemenzuverknüpfen.NichtumsonstnenntderUS-Technologie Trend Analyst Gartner semantische TechnologiennebenBigDataindiesemJahralseinenderwichtigstenTrendsimdigitalenGeschäft.

Im Content-Marketing gibt es einige Anwendungsszenarien,u.a.inderRedaktionsunterstützung,wosemantischeTechnolo-gienerfolgreichzumEinsatzkommenunddiedortigenInhalte„schlauer machen“. Die contentXXL GmbH, bietet Services imBereich Content Relationship Management an und integriertdabei semantische Web Services und Aspekte des Wissens-managements. Über das Content Relationship Managementwerden einzelne Informationen (Objekte, wie Artikel, News,Produkte, Termine, Ankündigungen, Dokumente, Downloads,Kontakteuvm.)automatischüberKategorienoderauchmanuellverknüpft.DieMöglichkeit,Inhaltezukategorisierenunddirektzueinander inBeziehungzusetzten,erleichtertdiePflegeundAufnahmevonInformationengleichermaßen.

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Die zugrunde liegende Technologie der Topic Maps stammtaus dem Wissensmanagement. Die Darstellung von verwand-ten Inhalten oder zusätzlichen Navigationselementen, wie A-ZIndex oder Kategorienavigation, erfolgt somit automatisch.Das erleichtert die Pflege komplexer Portale erheblich, dieQualitätundAktualitätderInformationensteigt–beiniedrigenredaktionellenPflegekosten.

Zur Strukturierung von Content greift contentXXL auf daseigens entwickelte webAIDA-Modell zurück. Aufbauend aufdemMarketing-KonzeptAwareness-Interest-Action-Desirewirdfestgelegt, welche Inhalte in welchen Kanälen auffindbar seinmüssen,umdieZielgruppenoptimalzuerreichen.

In Kombination mit einer semantischen Content-ArchitekturwirdeineeffizienteContent-Pflegedadurchmöglich,dasssämt-liche Kategorien den passenden Content-Bausteinen zugeord-net werden. Jedes Inhalts- und Seitenobjekt wird automatischmitKeywordsundMetadatenangereichert.Diesinnvollstruktu-riertenInformationenstehenineinemKontextundwerdenbes-serundschnellergefunden.

Fazit:Content-MarketingbrauchtintelligenteKonzepte

Content-Marketing lebt von klugen Köpfen – und strategischdurchdachten intelligenten Konzepten. Eine kontinuierlicheQualitätssicherung gehört genauso dazu wie der Aufbau undEinsatz eines Toolsets zum effektiven Umgang mit seinen In-halten.Content istkeinbeiläufigesNebenprodukt imTagesge-schäft – sondern ein strategischer Wert im Unternehmen, dergepflegtseinwill. n

Quellenangaben:[1]SusanGunelius,ContentMarketingForDummies,

JohnWiley&Sons,2011,S.10ff.[2]http://contentmarketinginstitute.com/what-is-content-marketing/

Bild4:EffizienteContent-PflegemithilfeobjektorientierterInformati-onsarchitekturen(Quelle:contentXXL)

Bild3:webAIDAhilft,InhaltefürContent-Marketing-Maßnahmenzustrukturierenundaufzubereiten(Quelle:contentXXLGmbH)

Special:SocialBusiness

Dienstag, 24.09.2013,13:00Uhr,Fachforum5.3Panel-DiskussionBig Data Analytics,moderiertvonDr.Hartmann,PROJEKTCONSULTGmbH.Prof.Dr.HeikoBeier,Geschäftsführervonmoresophy,beleuchtetalsTeilnehmerinderDiskussionnichtnurdieMöglichkeitenvonBigDataAnalyticsundneueAnwendungen,sondernauchderenkulturelleundgesellschaftlicheFolgen.http://bit.ly/wITw-BigData|http://bit.ly/Bigdata-analytics

Page 35: Zusammenarbeit & Kommunikation

Promotion

QualitätsmanagementinderKundenkorrespondenz

BestehendankTEO–die„Gutschreib-Prüfung“inDOPiX

Wir alle wünschen uns bessere und verständlichere Texte in derKundenansprache.DochwerhatdieKapazität,diegesamteKor-respondenzzuüberwachen?WerkanntausendevonVorgängenundDokumentenkontrollieren?DOPiXliefertdieAntwort.DennDOPiX kann. Oder besser: TEO kann. Mit dem Text-Optimizer(TEO) bietet DOPiX seit Neuestem eine Gutschreib-Prüfung, diealsArbeitshilfefürjedenMitarbeiterkonzipiertistunddamitdemgesamten Qualitätsmanagement eine völlig neue Effizienz er-schließt. Wie das funktioniert? Ganz einfach: Der Text-Optimizerstelltsicher,dassdieRegelnfüreinenverständlichenundanspre-chendenTexteingehaltenwerden.

Verständliche Texte sind kein ZufallText-Verständlichkeit ist keine Geschmackssache, sondern seitJahrzehnten Gegenstand wissenschaftlicher Forschung. DieErgebnisse dieser Forschung sind die Basis für TEO. Zu langeSätze, zu viele Substantive, zu viel Fach-Chinesisch. TEO erkenntdie Schwächen automatisch und zeigt den Anwendern, wo derText lesefreundlicher formuliert werden sollte. Dabei arbeitetTEOnacheinemklarenWerte-System,dasaufdiejeweiligeBran-che,dasjeweiligeUnternehmenundsogaraufeinzelneBereicheeingestellt werden kann. Das heißt: TEO bietet Anwendern sovielStandardisierungwiemöglich–undsovielIndividualitätwienötig.SchließlichhatjedeBrancheihreeigenenGesetzeundjedeMarkeihreeigenenAnforderungen.DieseAnforderungenwerdenvor der Implementierungsphase strukturiert analysiert, aufge-nommenundanschließendumgesetzt.

Klare Kriterien und individueller ZuschnittSo entstehen nachvollziehbare Bewertungsmaßstäbe und damitmehr Objektivität für ein wirkungsvolles Qualitätsmanagement.WelcheFormulierungeneinUnternehmenverwendet,wieessei-ne Produkte bezeichnet, welche Schreibweisen es bevorzugt –TEOweißesundsorgtfürDurchgängigkeitaufKnopfdruck.Dochweitauswichtigernoch:die„Gutschreib-Prüfung“sorgtdafür,dassderVerfassermehrdennjedieLeser-Brilleaufhat.EinWechselderPerspektive,dersichauszahlt.

Einfachergonomisch:DasTEO-FensteraufderrechtenSeitezeigtdieAnalyse-ErgebnisseundgibtdenTextbeientsprechenderQualitätfrei.Ansichthier:einfachesTEO-Panel(Sachbearbeiter-Modus).

ImerweitertenTEO-PanelwerdendieErgebnisseaufeinerSkalafarbigangezeigt.DieserModusbieteteinedifferenziertereBewertungunderweiterteHilfenfürz.B.Qualitäts-ManagerundRevisoren.

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Page 36: Zusammenarbeit & Kommunikation

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Special:SocialBusiness

DieMehrheitderUnternehmeninDeutschlandistinzwischenimSocialWebaktiv,tutsichjedochschwermitderrichtigenUmset-zungderentsprechendenStrategien.Sosindhäufigdiebetrieb-lichenProzessenochnichtaufdenDialogmitdenKundenabge-stimmtoderUnternehmenfilternnichtdierelevantenBeiträgeüberihreProdukteundBrancheausderFülleanInformationenheraus.GanzimGegenteil:BislangverweisenauchgroßeUnter-nehmenaufihrenSocialMedia-PräsenzenaufstatischeWebsei-ten,aufdenennureineeinseitigeKommunikationmöglichist.

DochdieMachtdesvernetztenUserswächstweiterundzwingtUnternehmeninsbesondereimBereichdesKundenservice,sichdenneuenBedingungenanzupassen.DiezunehmendeBedeu-tung der digitalen Kommunikation macht eine Neustrukturie-rung und Beschleunigung der internen Kommunikationspro-zessenotwendig,dienahezusämtlicheUnternehmensbereichebetrifft.

NurgefilterteundstrukturierteDatenliefernunter-nehmensrelevanteInformationen

Die riesigen Datenmengen, die in den Social Media jeden Tagentstehen,sindkaumohneeinprofessionellesToolindenGriffzubekommen.AndieserStellegreiftdasSocialCustomerRela-tionshipManagement.ImFokusdesSocialCRMsteht,wieauchimklassischenCRM,derKundendialog.Jedochbietendieerfass-tenDatenvölligneueMöglichkeitenfürBereichewieMarketing,Public Relations, Vertrieb, Customer Care und Produktentwick-lung. So geben User online viele Informationen über Kaufver-halten,MarkenwissenundFreizeitgestaltungpreis,diewichtige

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Andreas Köster, Consultant bei der BIG Social Media GmbH, und Melissa Bohlsen, Marketing und Communications Managerin bei der BIG Social Media GmbH. Das Unternehmen wurde 2002 von Prof. Dr. Gentsch als Startup gegründet und ist seitdem im Bereich Business Intelligence, Web Intelligence und Social Media Management & Moni-toring tätig. Als Technologieführer im Bereich Social Media Monito-ring und Interaction betreut die BIG zahlreiche nationale und internatio-nale Kunden.

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Page 37: Zusammenarbeit & Kommunikation

ErkenntnissefürdasUnternehmenbergen.FüreinenoptimalenSocialCRM-ProzessfiltertzunächstdasMonitoringallerelevan-tenDatenundstrukturiertdiese.JenachZuständigkeitkönnendiese dann sortiert und aufbereitet werden, oder es wird derdirekte Dialog mit dem Kunden gesucht. Monitoring, AnalyseundInteraktionsindfesteBestandteiledesSocialCRM.

Die Verteilung der Daten erfolgt in alle relevanten Unterneh-mensbereiche und folgt festgelegten Prozessschritten. Profes-sionelleToolsbietennichtnurdieMöglichkeit,Datenpassivzuverwerten, sondern auch aktiv eigene Social Media-Kanäle zubespielen. Sie bieten etwa die Möglichkeit, über einen integ-riertenRedaktionsplanbeispielsweiseMarketing-InhalteimVor-feldzuplanen,zuerstellen,freizugebenundautomatischüberdefinierteKanälezuversenden.DieKommunikationkannsomitauchbeieinerVielzahlunterschiedlicherKanälezentralgesteu-ertwerden.

AufKommunikationderUserrichtigreagieren

FürUnternehmenergebensich reichhaltigeChancen,übereinSocial CRM-System die öffentliche Kommunikation der Userfür ihre Vorteile zu nutzen. Welcher Handytarif ist für michder Beste? Wo bleibt meine Bestellung? Wann kommt denndernächsteZugvonMünchennachFrankfurt?–diessindnureinigedertypischenFragen.NebenFragenzuProduktkaufoderRechnungenäußernsichKundenauchzuanderenThemen,wieetwa Ideen zur Produktverbesserung. Zudem profitiert auchdie Marktforschung erheblich von den neu erhobenen Daten.Deutlich schneller und kostengünstiger als mit klassischen

Bild1:VielfältigerNutzenvonSocialCRM

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Page 38: Zusammenarbeit & Kommunikation

Datenerhebungen können User-Beiträge analysiert und so dieZielgruppegenauererfasstwerden.DieKommunikationsowieProzessekönnensomitwesentlichstärkeramKundenausgerich-tetwerden.

DieUsernutzennichtnurdieihnenangebotenenKanäle,etwadie unternehmenseigene Facebook-Seite, sondern wählen dieihnenamnächstenliegendenzurKommunikation.DerbisherigeKundendialog kann dadurch, dass die Zielgruppe besser be-kanntistübervieleAnsätzeoptimiertwerden.Etwaindemdierichtigen Ansprechpartner mit dem passenden Hintergrund-wissen bei Fragen zur Verfügung stehen, oder UnternehmenauchaufdenvomKundengewähltenPlattformenindenDialogeinsteigen.

DurchdieOptimierungderKommunikationsprozessewirdes–dieseinwertvoller„Nebeneffekt“–leichter,aufRisikoquellenzureagieren.ZwarwerdenbereitsdurchdasMonitoringkritischeBeiträge im Netz identifiziert, doch erst durch das Social CRMwirdeinezeitnaheundpassgenaueAntwortentsprechenddergeplanten Prozesse ermöglicht. Es ist für einen Service-Agen-tenbeispielsweiseersichtlich,werderAutorist,wiehochseineReichweite ist und in welcher Tonlage er auf welchen Plattfor-men aktiv ist. Die Professionalisierung des Dialogs kann durchFAQ`s erreicht werden, auf die die Mitarbeiter zurückgreifenkönnen, oder auch durch thematische Zuständigkeiten, in de-nen der jeweilige Experte für das Thema antwortet. Für jedendenkbaren Vorfall kann im Social CRM ein Prozess hinterlegtwerden,(mitdefinierterZuständigkeitundVorgehen),umdurcheinezeitnaheundoptimierteReaktioneinermöglichenEskalati-

onvorzubeugen.DenndieDynamik,dieeinzelnePostsjenachReichweitedesAutorsoderderBrisanzeinesVorfallsentwickelnkönnen, sollte nicht unterschätzt werden – wie immer wiederauftretende„Shitstorms“zeigen.

AnonymeUserwerdenzubekanntenKunden

ÜberProfilerstellungkönnenanonymeUserzugreifbarenKun-denimCRMwerden.DazufolgendesBeispiel:einMann,aufge-wachseninEngland,Jahrgang1948,daszweiteMalverheiratet,machtgerneWinterferienindenAlpenundmagHunde–Weristhierbeschrieben:PrinzCharlesoderOzzyOsbourne?Beide!ObwohldieProfilegenauersind,alssieesindenmeistenklas-sischenCRM-Datenbankenvorzufindenwären,sindsieschlichtnicht differenzierbar. Werden jedoch die Facebook-Profilehinzugenommen, sind beide deutlich unterscheidbar. Das un-terschiedliche soziale Umfeld, verschiedene Fans, andere Inte-ressenundandereLikeserweiterndasProfilundmacheneineindividuelleKommunikationerstmöglich.

Dochdamitnichtgenug–KundenkommunizierennichtnuraufeinerPlattformundnichtimmermitgleichemUser-NamenoderPseudonym. Wie kann ein Unternehmen nun die Beschwerdevon „Mausi007“ auf Twitter, „Matze Müller“ auf Facebook unddieReklamationderBestellungdesrotenPulloversvon„Marti-naMüller“einemeinzigenKontaktzuordnen?DurchdieDaten-schutzrichtlinieninDeutschlandistdieErfassungundVerknüp-fung dieser Daten durch einige Hürden erschwert. Der Kunde

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Bild3:SocialMedia-ProfilemachenausDatensätzendifferenzierbarePersonen

Bild2:GleicheDatensätzeimCRM–Userkönnennichtunterschiedenwerden

Special:SocialBusiness

Page 39: Zusammenarbeit & Kommunikation

muss der Erfassung und Verwendung der Daten zustimmen –nurdanndarfeinAbgleichmitdereigenenDatenbankerfolgen.Somüsste„Mausi007“demVerkäuferdesrotenPullidenKlarna-men,oderetwaauch,dasssieMatzeMüller ist,mitteilen.DieswerdenUserjedochnurtun,wennsiederSocialMedia-PräsenzdesUnternehmensVertrauenschenken.DieskannetwadurcheinenkonstantenAuftrittundZuverlässigkeit inderKommuni-kation erreicht werden oder durch einen konkreten Vorteil fürdenKunden,wiebeispielsweiseindividuelleServiceleistungen.

Weitere Möglichkeiten, die User zur Datenfreigabe zu motivie-ren,sindGamification-AnsätzeundBonusprogramme.Egalwel-cheMöglichkeit genutztwird, immergilt: Je transparenterdasUnternehmen handelt und je genauer der Kunde versteht, fürwelche Zwecke seine Daten eingesetzt werden, desto eher ister bereit, diese preiszugeben. Da die Kommunikation in SocialMedia überwiegend öffentlich stattfindet, ist die Qualität undReaktionszeitfüralleanderenUsersichtbarundbeeinflusstdieReputationeinesUnternehmenserheblich.Nichtumsonstagier-tenimmermehrUnternehmennachdemGrundsatz„ServiceistdasneueMarketing!“

Fazit

Die technologische Lösung eines Social CRM bietet eine deut-licheundvorallemmessbareVerbesserungderErreichbarkeit,Zuverlässigkeit und Reaktionsgeschwindigkeit in der digitalenKundenkommunikation.DurchdenpermanentenAustauschmitUsernkönnenUnternehmenumfangreicheInformationenüberakuteKundenbedürfnissegewinnenundoptimalenServicebie-ten. Sollen personenbezogene Kundendaten gespeichert undausgewertet werden, liegen die eigentlichen Herausforderun-genwenigerindertechnischenUmsetzungalsvielmehrinderrichtigenStrategiedenKundenvonseinenindividuellenVortei-lendurchdiesesVorgehenzuüberzeugen. n

Dienstag,24.September2013,14.00UhrHalle3,Stand3B71

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Page 40: Zusammenarbeit & Kommunikation

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Special:SocialBusiness

Information ist heute digital in solchen Dimensionen verfügbar,dasstheoretischjederalleswissenkann.DassetztvieleUnterneh-merunterDruck.Istesmöglich,denÜberblickzubehalten,selbstwennmandieZeithätte,alleFachzeitschriften,Pressemitteilun-gen und Publikationen der Branche zu lesen – kann man alleserfassen,ordnen,sichmerkenundsichersein,nichtsverpasstzuhaben–TrendszumBeispiel?DerZugangzumehrInhalterfor-dertHilfsmittel.Aber:Wasistrelevant?FürUnternehmerAetwasvölliganderesalsfürUnternehmerB.Esistalsologisch,dassdiebestenErgebnisseeinerSchlagwortsuchenichtgleichdierele-vantestenErgebnissesind.

Und nicht nur die Suche nach neuer Information kann voneiner Standardsuchmaschine nur oberflächlich behandelt wer-den. Auch unternehmensintern gilt die alte Weisheit: „Falschabgelegtistwieweggeworfen.“NiemandkanneinenÜberblicküberalleDokumenteineinemUnternehmenhaben,wenndieseMengeständigwächst,sichverändertunddieInhalteundihreAufbereitung unterschiedlichsten Bedürfnissen genügen müs-sen.DamiteineSuchedenPoolanDokumentenwirklichdurch-dringenkann,müssenMetadatenunterstützendhelfen.IndenmeistenUnternehmenhabenMitarbeiterabernichtdieZeitfüreinemanuelleVerschlagwortungodersehenschlichtkeineNot-wendigkeit. Man wisse ja schließlich, wonach man wo suchenmuss,umzumErgebniszugelangen.Aberistdastatsächlichso?

SemantischeVerschlagwortung–Voraussetzungfür„intelligentereDaten“

Ein Szenario: Aufgrund vermehrt auftretender Reklamationeneines Produktes soll ein Projektleiter dem Vorgesetzten alle

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Christina Niegel ist Computerlin-guistin und bei TEMIS Deutsch-land GmbH verantwortlich für die Beratung von Kunden bei der Entwicklung semantischer Lösun-gen. TEMIS ist einer der führenden Anbieter auf dem Gebiet der auto-matischen Analyse großer Textmen-gen. Mit der Software-Plattform Luxid® werden bei Großunterneh-men unstrukturierte Textdaten in großem Stil semantisch annotiert und strukturiert.

Page 41: Zusammenarbeit & Kommunikation

relevantenFehlerberichteder letzten120TageausdemQuali-tätsmanagementzukommen lassen.DerProjektleiter lässtsichimCMSallevonAbteilungQualitätsmanagementeingestelltenDokumenteausgeben,derenDatumnichtälterals120Tageist.Diese Information ist in den Metadaten der Dokumente meis-tens enthalten. Weiter eingrenzen kann er die Menge dannmeistnurnochmitSchlagwörtern,diedasProblembezeichnen.WeitereBegriffeundSynonymemüssteererneut indieSucheeingebenundkannauchdannnichtsichersein,wirklichanallemöglichenBegriffegedachtzuhaben.DannmussdieErgebnis-mengeDokumentfürDokumentgesichtetwerden.Wäresiehin-gegensemantischangereichert,sokönntemanaufdenerstenBlickerkennen,dassinfastallenBerichtenzumProduktdieKom-ponente„Schloss“oderTeilkomponentendavon,wie„Zylinder“,„Schließanlage“oder„Schlüssel“erwähntwerden,einwichtiger

HinweisaufdieUrsachederReklamation.DieseInformationistsichtbar,weildieDokumentemiteinemdomänen-spezifischenThesaurus annotiert wurden, in diesem Falle bestehend auseinem Vokabular zu Eigenschaften, Technologien und Verfah-rensweisenderProduktion.

SemantischeTechnologiensindheuteinderLage,denAnwen-dersowohlbeiderErstellungvonsolchenMetadatenzuunter-stützen als auch Metadaten in vorhandenen Datenbeständennachträglichautomatischhinzuzufügen.Dennessindsemanti-sche Inhalte, die die Voraussetzung für eine verlässliche SuchemitTrefferninallenDokumentendesSystemsbilden–eswirdnichteinebessereSuchmaschinebenötigt,sondern„intelligen-tere“Daten.

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Page 42: Zusammenarbeit & Kommunikation

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DokumentinhalteüberindividuellerstellteAnnotatorenstrukturieren

Als heutiger Internetnutzer hinterfragt man meist gar nichtmehr,wieesfunktioniert,ineinemOnline-ShopganzgezieltundeffizientnurnachDigitalkamerasmitmindestens16Megapixelnsuchen zu können. Wie aber kommt diese Information in dieDaten?SiebrauchenStruktur.DaskannderMenschtun,indemer alle Produkteigenschaften im Katalog in dafür vorgeseheneFeldereinträgt.FürProjektanträge,Verträge,Forschungsberich-teusw.wirddasvermutlichniemandaufsichnehmenwollen.

UmrelevanteInhalteinDokumentenzuerkennen,müssenmitentsprechendenAnpassungenderExtraktionsregeln,mitWort-schätzen und Algorithmen sogenannte Annotatoren erstelltwerden:DassindlinguistischeModule,zugeschnittenaufdasIn-formationsbedürfnisdesAnwenders.NebenvielengenerischenModulen,dieEigennamenvonPersonen,Firmen,geografischeInformationen, Maßeinheiten, Datumsangaben, Institutionenu.v.m. erkennen, kommen solche Technologien auch häufigimPharma-BereichzumEinsatz,umz.B.Zusammenhänge vonWirkstoffenundSymptomenaufzuzeigen. Im juristischenKon-textkönnenrelevanteFallbeispieleaustausendenvonUrteilenextrahiert werden. Für unternehmensinterne Daten könnenEntitätenannotiertwerdenwieprojektbezogeneCodes,Markt-segmenteoderauchDetailsinVerträgen.

Hierzu ein Beispiel: Wie würde die Suche nach Verträgen aus-sehen, in denen mehr als 18 Prozent Rabatt gewährt wurde?DieSuchanfrageineinerStandardsuchmaschinemitdenSuch-

begriffen „mehr als 18 % Rabatt“ kann nicht funktionieren.DieMaschinewürdeDokumentezurückliefern, indenen„18%Rabatt“vorkommt,vermutlichaberauchalleanderen,indenen„% Rabatt“ steht. Denn den tatsächlichen Sinn von „mehr als“kanndieMaschinenichtinterpretierenundumsetzen.MiteinerSchlagwortsuche kann man nur zu einem möglichst präzisenErgebnismitmehrerenAnfragenkommen:„19%Rabatt“–„20%Rabatt“–„21%Rabatt“?BleibtdieFrage,obesauchRabattevon 18,5 Prozent oder 18,3 Prozent gegeben hat. Sobald vieleMenschen freitextliche Dokumente erstellen mit ihren jeweilseigenenWorten,fehltdenDokumenteneineeinheitlicheStruk-tur.WievieleSuchanfragenmüsstemanletztendlichstarten,umauch das Dokument in der Ergebnismenge zu haben, in demein„Nachlass:33%“erteiltwurde?Nun,wenndiesesDokumentübersemantischeMetadatenverfügt,kannbereitseineAnfrageausreichen,umdiegesamtegewünschte Informationzuerhal-ten.MitsemantischenDatenändertsichdannauchdieBenut-zeroberfläche–genauso, wie mansich imOnline-Shop allezuden persönlichen Kriterien passenden Produkte anzeigen lässt,kannmannunauchdiefirmeninternenDokumentefilternunddurchsuchen.

SemantischeAnreicherung–auchalsstandardisierteIntegration

Die Auffindbarkeit von Dokumenten, gerade von sehr großenMengen, die keinen einheitlichen Standards gerecht werden,auf die von mehreren Seiten zugegriffen wird und die unter-schiedlichsteInteressenbedienenmüssen–dieszuorganisieren

Bild:Analyseprozessvondereinfachen(sinnfreien)Wortkettezursemantischannotierten,interpretierbarenSinneinheit

Special:SocialBusiness

Page 43: Zusammenarbeit & Kommunikation

isteineAufgabefürdasWissensmanagementundunabhängigvom eingesetzten CMS in jeder Branche von Relevanz. Unter-nehmensinterne Daten müssen modelliert werden, damit einekompetenteundverlässlicheAntwortauf folgendeFragenge-geben werden kann: Was soll gefunden werden, in welchemKontext,wersuchtundwasistfürdiesePersonrelevant?

TEMIS hat sich darauf spezialisiert, neben der linguistischenGrundanalyse, die in Texten Wort- und Satzgrenzen zieht, dieSprache erkennt und Wortarten zuweist, auch für die meistenBranchen spezifische und relevante Entitäten erkennbar zumachen.DieSoftware-PlattformLuxid®ermöglichteineseman-tische Anreicherung bereits als standardisierte Integration inSharePoint,DocumentumAlfrescooderNuxeo.Darüberhinauskann Luxid® auch unkompliziert in vorhandene Systeme inte-griertwerden. n

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Manfred Pitz,Temis„WasweißIhrContent-Management-SystemüberIhreDokumente?SemantischeAnreicherungimindustriellenEinsatz“

Page 44: Zusammenarbeit & Kommunikation

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SharePoint

PotenzialevonSharePointalsCollaboration-Plattform

DieDOK.liveVorträge–Überblick&AusblickzuSharePoint2013

DasDOK.magazinveranstaltete2012erstmalsaufderDMSEXPOdasSharePointForum.DasenormeInteressedesFachpublikumszeigte, dass das Thema SharePoint zuvor auf dieser Veranstal-tungunterrepräsentiertwar.DabeiwarzumZeitpunktderMesseSharePoint2013erstangekündigt.IndenVorträgenwurdejedochbereitsdeutlich,dassSharePointvorallemstarkinRichtungSocialComputingausgebautwerdensollte.

Blickzurück:WaswurdevondenAnkündigungenfürSharePoint2013umgesetzt?

ZunächstzumMicrosoftAppStore:Bereits2012wurdeimAppStore neben Apps von Microsoft, z.B. für das Projektmanage-ment, eine freie App für die Kodak Capture Office Softwarebereitgestellt. Öffnet man den App Store für SharePoint, wer-den–StandAugust2013–insgesamt35verschiedeneApplika-tionen angeboten zu Preisen zwischen 0 und 165 Euro, wobeidas „obere“ Preissegment nur von wenigen Apps besetzt ist.DieangebotenenAppsdeckenvielfachThemenwieMeetings,Office-Integration und Erweiterungen, Workflow sowie Face-book-Integration.

DamitsindwirbereitsbeimThemadesDOK.magazinSharePointForumsaufderDMSExpo2013.ZuvornocheinBlickzurückaufdieweiterenAnkündigungenaus2012:

n Das Enterprise Social Network Yammer wird nach Aussagenvon Microsoft „zukünftig eine immer wichtigere Rolle in derunternehmensweiten Zusammenarbeit übernehmen undmuss zu diesem Zweck immer tiefer in bereits bestehendeArbeitsprozesse eingebunden werden“. In SharePoint 2013

www.PROJECT-CONSULT.com

Dr. Joachim Hartmann ist seit 2002 Projektleiter und Berater der PROJECT CONSULT Unter- nehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH. Er berät Unternehmen bei Strategie, Kon- zeption, Einführung, Ausbau, Migration und Dokumentation von EIM-Lösungen. Ein weiterer Schwerpunkt seiner Arbeit liegt auf SharePoint-Projekten. Die PRO-JECT CONSULT Unternehmens-beratung berät hersteller- und produktunabhängig zur Nutzung von Informationstechnologien wie Enterprise Information Manage-ment und Enterprise Content Management im deutschsprachigen Raum.

liveSpeaker

live

Page 45: Zusammenarbeit & Kommunikation

könnenYammer-FeedsundandereSocialFeaturesintegriertwerden. Die entsprechenden SharePoint-Features werdendann entfernt oder verborgen und durch Yammer-Featuresersetzt. Hierzu kann eine Yammer App genutzt werden, dievonYammerdirektangebotenwird.

n Mit SkyDrive Pro können Dokumente sowohl über Share-PointOnlineinderCloudalsauchaufdenSharePointServer2013-ServerndesUnternehmensaufbewahrtwerden.

n ImeDiscoveryCentergibteseineWebsitevorlage,dieeinPor-tal erstellt, über das auf Suchfälle zugegriffen werden kann.Quellen für die Inhalte können Exchange-Postfächer, Share-Point-WebsitesoderfreigegebeneDateiensein.

Blicknachvorne:dieDOK.liveVorträge

Unsere Vortragsthemen zeigen das Einsatzspektrum und diePotenzialevonSharePoint2013alsCollaboration-Plattform:

SharePoint 2013 & Governance Dr. Joachim Hartmann, PROJECT CONSULT GmbH

Zu Beginn gleich die offene Flanke von SharePoint: Bei vielenUnternehmen wird durch vorgegebene Regeln für Gover-nancedieNutzungvonWeb-FunktionalitätenunddieNutzungsozialerNetzwerkeerschwertoderunmöglichgemacht.IstdiesderGrund,warumSharePointindenmeistenUnternehmenalsBasistechnologieinstalliertist,aberhäufigeherInsellösungenzufindensind?

Potenziale von SharePoint 2013 als Collaboration-Plattform VorträgeFachforum5.1Mittwoch,25.September201313.30-14.00 Dr. Joachim Hartmann

PROJECTCONSULTGmbHBegrüßung SharePoint 2013 & Governance

14.00-14.30 KeynoteThomas Landgraf MicrosoftGmbH Die moderne Art der Zusammenarbeit mit SharePoint 2013 & Yammer

14.30-14.50 Florian Laumer, Martin Gubo HenrichsenAG Informationslogistik & Lösungen mit SharePoint

14.50-15.10 Josef Gemeri d.velopinternationalGmbH SharePoint als Standard für Unternehmensinformation

15.10-15.30 Dr. Uwe Crenze interfaceprojectsGmbH Enterprise Search TROTZ SharePoint

15.30-15.50 Andreas Knauer dataoneGmbH WCM – SharePoint als Redaktionssystem

15.50-16.10 Anja Wittenberger CommunardoSoftwareGmbH Social Collaboration integriert in Arbeitsalltag und Infrastruktur

16.10-16.30 Dr. Julian Bahrs IPIGmbH Wissensmanagement mit SharePoint

16.30-18.00 Podiumsdiskussion alleSpeaker Social Business mit SharePoint – in der Praxis realisierbar?

Moderation: Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECTCONSULTGmbH

liveHalle 5 Stand 5E31

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SharePoint 2013 & Yammer Thomas Landgraf, Microsoft Deutschland GmbH

Hier sind wir genau beim oben angesprochenen Thema: diemoderneArtderZusammenarbeitmitSharePoint2013undmitYammer.BesondershervorgehobenwerdendasSocialEnterpri-seunterEinbindungder„traditionellen“Arbeitsweise(z.B.Work-flow,Compliance),dieSynchronisierungunddasTeilenvonIn-haltenaufunterschiedlichenGerätenmitinternenundexternenNutzern sowie die Einfachheit der Nutzung. Weitere ThemensinddieProjektarbeitimTeam,dasneueAufgabenmanagementmit Outlook-Integration und die Entwicklung von Office AppsoderWebseiten.SchließlichwirdnochaufdieMöglichkeitenbeiderReduzierungvonAdministrationskostenundderUnterstüt-zung der rechtlichen Sicherheit und des Risikomanagementshingewiesen.

SharePoint 2013 & Informationslogistik Martin Gubo und Florian Laumer, HENRICHSEN AG

HENRICHSEN bietet eine ganze Reihe von Lösungen auf BasisvonSharePointan. InformationslogistikistfürHENRICHSENdieBereitstellungvonrelevantenInformationenfürdasWissensma-nagement am Arbeitsplatz. In dem Praxisvortrag wird gezeigt,warum eine erfolgreiche Informationslogistik auf Basis Share-Point2013keineHerausforderungmehrdarstellt.Mittelsinnova-tivenLösungenhierfürsolldasUnternehmennochwertschöp-fenderwirtschaftenkönnen.

SharePoint 2013 & der Standard für Unternehmensinforma-tionen, Josef Gemeri, d.velop International GmbH

d.velop InternationalbefasstsichmitderProduktlinieecspandseitJahrenmitderEntwicklungvonApplikationenaufderBasisvonSharePoint.ZielgerechtfürUnternehmen,diesichfürShare-Point als Informationsplattform entschieden haben, wird einGesamtüberblicküberdieSharePoint-Funktionalitätengegebenund gezeigt, mit welchen Lösungen SharePoint schneller undeffizienter benutzt werden kann. Für Unternehmen, die Share-PointnochnichtimEinsatzhaben,diesaberinBetrachtziehen,soll der Vortrag die wichtigsten Informationen hierfür bieten.Der Vortrag beinhaltet eine Live-Demo und verweist auf Refe-renzinstallationen.

SharePoint 2013 & Enterprise Search Dr. Uwe Crenze, interface projects GmbH

„Enterprise Search TROTZ SharePoint“ als Thema von einemSoftwarehouse mit langjähriger Erfahrung in der Realisierungkundenspezifischer Softwareprojekte und mit dem Produktinter:gatorAnbietereinerEnterprise-Search-Lösung.SharePointhat sich zu einer wichtigen Komponente für das Informations-managemententwickelt,gleichzeitighataberauchdieHetero-genität in der Systemlandschaft zugenommen. Infolgedessensind die Anforderungen an das Wiederauffinden von Inhaltenkomplexer geworden. Der Vortrag beleuchtet verschiedeneAspekte,diesichausdemEinsatzeinersystemübergreifendenSuchlösungergeben.

SharePoint 2013 & Web Content Management Andreas Knauer, dataone GmbH

DataOneisteinBeratungs-undEntwicklungshausunterande-remauchrundumSharePoint.DerVortrag„WCM–SharePoint2013alsRedaktionssystem“gehtvondeninderVersion2013we-sentlichgestärktenFunktionalitätenvonSharePointimBereichWebContentManagementaus.DiesistnichtzuletztauchdurchdenWegfallderteuren„ForInternetSites“-Lizenzen,dieanony-menZugriffaufeineSharePoint-Infrastrukturerlaubten,erreichtworden.DerVortragzeigt,welcheAnforderungenanWCMge-stelltwerdenundwieSharePoint2013dieseoptimalunterstützt.

SharePoint 2013 & Social Collaboration Anja Wittenberger, Communardo Software GmbH

Communardo als Spezialist für interne Kommunikationslösun-gen, Wissensmanagement und Social Collaboration berichtetüber „Unternehmensweite Adaption von Social Collaborationsteigern–IntegrationinArbeitsalltagundbestehendenAnwen-dungslandschaften“. Der Vortrag verdeutlicht die Herausforde-rungen,diesichbeiderIntegrationvonSocialCollaborationer-geben und zeigt, welche Integrationsszenarien die Einführungunterstützen–bezogenaufdiebestehendeAnwendungsland-schaftdesUnternehmens

SharePoint live

Blicknachvorne:dieDOK.liveVorträge (Fortsetzung)

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SharePoint 2013 & Wissensmanagement Dr. Julian Bahrs, IPI GmbH

StrategiekompetenzausdenBereichenIntranet,Collaboration,SocialMedia,Innovations-undWissensmanagementbeijedemSharePoint-ProjektbietetdieIPIalsLeistungan.ImVortrag„Wis-sensmanagementmitSharePoint“wirdeinAnwendungsfallzurInformationssammlung, Strukturierung, Vernetzung und Wis-sensreifung in Unternehmen vorgestellt. Es wird dabei auf einKonzeptaufBasisvonSharePointeingegangen,dasesermög-licht,Mitarbeiterwissenwiki-artigzuerfassenundsodasinternverfügbareKnow-howzudokumentierenundzuerweitern.

Den Abschluss des Forums bildet eine Podiumsdiskussion,moderiertvonDr.UlrichKampffmeyervonPROJECTCONSULT.BeteiligtsindalleSpeakerundProf.Dr.ArnoHitzges,LehrstuhlContentmanagementsysteme Hochschule der Medien, Stutt-gart. n

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SharePoint

AlleNormen„untereinemDach“mitSharePoint2013

ProzessorientierteManagementsysteme,ISO-Standards,Qualitätsmanagement,Metadaten,prozessorientierteWikis

In den letzten Jahren haben ISO-Zertifizierungen für vieleUnternehmen aus allen Bereichen der Wirtschaft erheblich anBedeutunggewonnen.AufGrunddessenstellensichimmermehrOrganisationen der Herausforderung, ein ManagementsystemeinzuführenundihreAblauf-undAufbauorganisationzustruktu-rierenundzuformalisieren.DieserArtikelzeigtauf,welcheHilfs-mittel SharePoint zum Aufbau eines Managementsystems zurVerfügung stellt und inwieweit SharePoint den AnforderungeneinesManagementsystemsbegegnenkann.

DaüberdieJahreimmerneueThemenundNormenundsomitauchspezialisierteManagementsystemehinzugekommensind,sindinvielenBranchenmehrerededizierteSoftwareapplikatio-nenmitentsprechendemFunktionsumfangimEinsatz.DieVer-wendungvoneinerVielzahlanEinzellösungenführtjedochzuSilos von Informationen innerhalb der Organisation, wodurchderGesamtüberblickleichtverlorengeht.Esistfolglichwichtigeinen ganzheitlichen Ansatz zu verfolgen, um ein schlankeresManagementzuermöglichen,aberauch,umeinerProblemver-lagerung, beispielsweise zwischen Arbeitssicherheit und Um-weltschutz,vorzubeugen.

SharePointalsIntegrationsplattformfüralleAnforderungen

Die Managementbeauftragten stehen auf Grund dessen meistvor der Herausforderung, einen Ordnungsrahmen zu schaffen,derdieTransparenzunddenZusammenhaltallerwesentlichenStrukturen und Abläufe gestaltet und gewährleistet. Nebender Berücksichtigung der Mitarbeiterbeteiligung und der kon-tinuierlichenVerbesserung istdafüreinenachvollziehbareund

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Jonas Fladung, M.Sc. in Wirtsch.-Inf., ist Microsoft SharePoint Consultant bei der IPI GmbH, einer Intranet-Agentur mit Fokus auf Unternehmenskommunikation & Business-Lösungen auf Basis von SharePoint. Er begleitet zahlreiche internationale Projekte in den Bereichen ECM und DMS und verfügt über Erfahrung in der Projektsteuerung, Konzeptionierung und Customizing. Primär befasst er sich mit der Automatisierung von Geschäftsprozessen mit SharePoint.

live

liveSpeaker

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nachhaltigeDokumentationunerlässlich.DieseAnforderungenkönnenallerdingsnichtalleManagementsystemeerfüllen.ZwarsinddiemeistenManagementsystem-LösungennachISO-Stan-dards konzipiert und enthalten bereits spezifische Formulare,WorkflowsundMetadaten,jedochwerdendieseSystemekaumvon den Mitarbeitern genutzt, da die Normelemente nicht diebetrieblichenGegebenheitenwiderspiegeln.

AndieserStellesetztSharePointalszentraleInformations-undKommunikations-Plattforman.SelbstverständlicherfordertdieVerwendungvonSharePointalsPlattformfüreinManagement-systemdieEntwicklungvonBestPracticesvonGrundauf,waseine Herausforderung sein kann. Allerdings ermöglicht Share-PointeinekostengünstigeundgleichzeitigwertvolleGrundlagezum Aufbau eines integrierten Managementsystems, dass andentatsächlichenbetrieblichenAbläufenausgerichtetist.

DerWegzumManagementsystem

HatsicheinUnternehmenzurAufgabegemacht,einprozessori-entiertesManagementsystemmitSharePointabzubilden,giltesdiebeidenwesentlichenZielederLösungvorAugenzuführen:

01IntegrationderverschiedenenthematischenAnforderungen

02AusrichtungderStrukturandieGeschäftsprozesse

DieDINENISO9001:2008bestätigtdieNotwendigkeitderPro-zessorientierungbeimAufbaueinesQualitätsmanagementsys-tems und schlägt noch sieben weitere Grundsätze vor, die alsessentielle Bestandteile eines Managementsystems gelten.

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SharePoint

Grundsätzlich kann die ISO 9001 daher als Basisanforderungs-katalog für branchenspezifische Regelwerke gesehen werden.Auf Grund dessen werden im Folgenden die wesentlichenGrundsätze aufgezeigt und daraus die Anforderungen an dieKernfunktionalitäteneinesManagementsystemsabgeleitet.

Der Weg zur Prozessorientierung beginnt bei der Darstellungder Wechselwirkung der Prozesse. Die Visualisierung der Ab-hängigkeiten fördert das interne Kunden-LieferantenverhältnisundsomitauchdasMiteinander.DasständigePrüfen,Korrigie-ren und Verbessern der Prozesse ist ebenfalls Teil des Wegesund kann durch Automatisierung gesteuert werden. Nicht nurdieErstellungeinerprozessorientiertenDokumentationisteineVoraussetzungdafür,sondernauchdieSchaffungundAufrecht-erhaltungdesinternenUmfelds.NebenderBeteiligungderUn-ternehmensführung ist die Einbeziehung der Mitarbeiter derprägendsteFaktor.

Leitet man von den aufgezeigten Grundsätzen des Qualitäts-managementsdiewesentlichstenSystemanforderungenaneinsoftware-gestütztesManagementsystemab,erhältmandiefol-gendeZusammenstellung:

n IntegrationundVereinheitlichungverschiedener Managementsystemen Geschäftsprozessmodellierungn GeschäftsprozessorientiertesWissensmanagementn NormkonformeDokumentenverwaltungn Personalisierungn Rechtemanagement

DasLeistungsspektrumvonSharePoint

Prozessorientiertes Wiki Aus der Projekterfahrung der IPI GmbH hat sich gezeigt, dassSharePointmitdemEnterpriseWikiTemplateeineperfekteBasisfür den Aufbau eines Managementsystems bietet. Dieses bautaufderSharePointPublishingInfrastrukturaufundstelltsomitdieVeröffentlichungsfunktionenzurVerfügung.DaSeiteneinesEnterpriseWikisüberdiePagelayoutsabgebildetwerden,kanndie individuelleErweiterungwiebeiPublishingseitenerfolgen.EineAnpassungderMasterpagesundPagelayoutsandiespezifi-schenAnforderungeneinesManagementsystemsistmithilfe

ZieleeinesintegriertenprozessorientiertenManagementsystems GrundsätzedesQualitätsmanagements

live

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Promotion

Postausgang:SmarteSoftwaremachtdenentscheidendenUnterschied

BeidertäglichenPostbearbeitunggehenwertvolleRessourcenheutelängstnichtmehrdadurchverloren,dassdieindenUnter-nehmeneingesetzteHardwarenichtleistungsfähiggenugoderdie Zahl der pro Stunde verarbeiteten Poststücke nicht großgenugwäre.EineweitereSteigerungistwenigereineFragederMachbarkeitalsvielmehrderSinnhaftigkeit.

Die Lösung für eine moderne effiziente Postbearbeitung liegtinderGleichzeitigkeit,derZusammenführungmehrererDruck-ströme.GeradeimPostausgangsindesvielekleineSchritte,dieeinDokumentgehenmuss,umvomBildschirmdesMitarbeitersüber den Drucker in den Umschlag und fertig frankiert in denPostausgang zu gelangen. Je weniger weit diese Schritte aus-einanderliegen,destoflüssigerkannderDokumentenstromsichbewegenunddestowenigerRessourcen,seiesZeit,Arbeitskraftoder Geld, gehen unterwegs verloren. Hier ist es nunmehr dieIntelligenzderSoftware,dieechtenMehrwertliefert.

Denn betrachtet man den Prozess in seinen Einzelschritten,vomAbholendesgedrucktenDokumentsvomDruckerbishinzumAufwandfürdasFalzenundKuvertieren,summiertsichdieArbeitszeitdesbeschäftigenMitarbeitersschnellaufKostenvonbis zu zehn Cent pro Brief. Bei einem entsprechenden Jahres-volumengehtesdannbereitsumsechsstelligeBeträge.

An dieser Stelle setzt die Production Intelligence Softwarevon Pitney Bowes an. Die Ausgangspost gelangt vom Mit-arbeiterdesktop in eine zentralisierte Produktionsumgebung,ohne dass die Mitarbeiter ihre Arbeitsprozesse dabei wesent-lich verändern müssen. Sie erstellen ihre Dokumente wie ge-wohnt an ihren Rechnern und geben sie vom Schreibtischaus über einen Druckertreiber zum Drucken, Kuvertieren undschließlich in den Versand. Dieser Druckertreiber ermöglichtes, in einem lückenlosen Ablauf Kuvertiersteuerzeichen auf-zubringen, Briefe zu bündeln, Druckstapel für zusätzlichePorto-Rabatte zu separieren und eine DV-Freimachung einzu-setzen.EinweiteresPlus:DieBündelungderDruckaufträgespartdieBetriebskostenfürmehrerelokaleDrucker.

NebendemlokalinstalliertenDruckertreiberbietetdieLösungauchdieMöglichkeit,dieDokumenteübereinesichereInternet-schnittstelleodereinspeziellesVerzeichnis(„HotFolder-Schnitt-stelle“) indiezentraleProduktioneinzustellen.Damitkanndiegesamte Kundenkommunikation dorthin verlagert werden.

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DieLösungwirdheutebereitsbeiverschiedenenPitneyBowesKundenimBereichdesöffentlichenDienstes,derprivatenBrief-dienstleisterundvonVersicherungeneingesetzt.

Für ein Versicherungsunternehmen ist es gerade diese Mög-lichkeit des Mischens unterschiedlicher Datenströme, die dieLösung attraktiv macht. Versicherungspolicen werden in derRegelaufeinemGroßrechnererzeugt,währenddievomKundeneingereichten – und anschließend durch die Versicherungsge-sellschaft archivierten – Dokumente als PDF vorliegen. Poten-zial, das hier zwischen den einzelnen Projektschritten bislangverlorenging,wirdnuneingespart–undderDokumentenstromfließtschneller!

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schlägtdieBrückezudenwachsenden

AnforderungenunsererKunden.Wirbietenmehr

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SalesDirectorDMTCentralEuropebeiPitneyBowes

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desSharePointDesignersoderdesVisualStudiosohneweiteresmöglich.Sokönnenbeispielsweisemanagementsystemspezifi-scheArtikelmitweiterenKategorien(Felder)versehenwerden,umdieInformationenzusätzlichmitMetadatenanzureichern.

Generischer Grundstock an MetadatenVerwalteteMetadatenundInhaltstypenhelfendabei,dieInhaltebesserzuverwaltenunddiegesuchtenInformationenschnellerzu finden. Auf Grund dessen wird für das Managementsystemein generischer Grundstock an Metadaten benötigt, der einehierarchische Klassifikation der Inhalte ermöglicht. Die Klassi-fikationder Inhalte istauchVoraussetzung fürdiedynamischeundautomatischeAggregationvonDokumentenaufdenWiki-Seiten.ZwingendzugehörigsindeindeutigeTaxonomienfürdieProzessstruktur, die Unternehmensstruktur und die Dokumen-tentypen.WeiterebenötigteSpaltenfürdieMetadatenderPro-zessseitenunddermitgeltendenDokumentekönnenwährendderEinführungmitdemRapidPrototypingVerfahrenunterneh-mensspezifisch umgesetzt werden. Dabei gilt es, mit Hilfe derMetadatenzuordnungmindestensdiefolgendenFragenbeant-wortenzukönnen:

n WelcheProzesselaufenab?n WiesinddieProzesseverknüpft?n WelcheStandorteundGeltungsbereichesindeinzubinden?n WelcheProzesselaufenwo?n WelcheRegelwerkesollenindieseProzesseintegriertwerden?n WersinddieProzessverantwortlichen?n WerunterstütztdieProzessverantwortlichen?

Um eine eindeutige Zuordnung der Inhalte zu Prozessen undGeltungsbereichen zu ermöglichen, muss das verwendetePage-Layout um weitere benutzerdefinierte Metadatenfeldererweitertwerden.

Dynamische Aggregation von InformationenDurch Platzierung von Inhaltsabfragewebparts, werden die zuder Prozessseite zugehörigen mitgeltenden Dokumente ange-zeigt.DieAbfragebzw.dieDarstellungderDokumenteändertsichaufderGrundlagederMetadatenderaktuellenSeite.Sinddie Spalten in entsprechenden Inhaltstypen gekapselt, ist diedynamische und automatische Aggregation von Inhalten übermehrere Websites einer Websitesammlung möglich. Um überdie Farm verteilte managementrelevante Inhalte zu aggregie-ren, wird das Content Search WebPart benötigt, dass in derEnterprise-LizensierungvonSharePoint2013enthaltenist.Die-ser WebPart gibt immer den von der Suche zuletzt indiziertenInhaltwieder.FürdieunverzüglicheDarstellungderaktuellstenVersionen der mitgeltenden Dokumente muss zwingend dasContentQueryWebPartgewähltwerden.

Transparente Geschäftsprozessvisualisierung und Naviga-tionZur Verdeutlichung des Zusammenwirkens der Einzelprozessebzw. zur Visualisierung der Prozesse, kann auf jeder Seite eineVisio-Webzeichnungpositioniertwerden.DieeinzelnenShapesder Webzeichnungen ermöglichen eine einfache VerknüpfungderProzessketteunddereinzelnenArbeitsschritte.DieseFormderNavigationkanndurchdieBereitstellungeinerMetadaten-

Prozess-Wiki-SeiteinSharePoint

SharePoint live

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navigation erweitert werden. Zusätzlich steht seit SharePoint2013dieManagedNavigationzurVerfügung,dieeineüberdieTaxonomiegesteuerteNavigationermöglicht.

MitarbeiterintegrationUm die Einbeziehung der Mitarbeiter in den kontinuierlichenVerbesserungsprozess zu gewährleisten, kann ergänzend imPage-Layout eine Pinnwand zur Ablage von Notizen platziertwerden. Darüber hinaus verfügt jede Wiki-Seite im StandardübereinControl,welchesdieBewertungderInhalteermöglicht.Mithilfe dieser Daten können die Wiki-Seiten die ErgebnisseeinerSuchanfragebeeinflussen.

Normkonforme DokumentenverwaltungGrundlagefürdienormkonformeVerwaltungvonDokumentenist die Verwendung von Dokumentenbibliotheken. Diese wer-den über managementsystemspezifische Inhaltstypen organi-siert,diewiederumeinezentraleVerwaltungvonVorgabedoku-

mentenermöglichen.DurchdieUnterstützungdergängigstenDokumentenformateisteineEinbindungvonAnweisungenundAufzeichnungen ohne weiteres möglich. Die Zuordnung dermitgeltendenDokumentezubestimmtenVerantwortungs-oderGeltungsbereichen wird über einen Auswahlmechanismus mitdementsprechendvorgegebenenGrundstockanMetadatener-möglicht.DieKennzeichnungspflichtvonDokumentenistsomitebenfallssichergestellt.

DurchdievielfältigenGruppierungs-,Filter-undSortierfunktio-nenvonSharePointwirddieHandhabungderProzessdokumen-tationenundderHandbücherfürdieAnwendervereinfacht,danichtrelevanteInformationenimVerborgenenbleiben.

Richtlinien und ÜberwachungDieAnbindungvonSharePointaneinActiveDirectoryermög-licht im Managementsystem ohne größeren Aufwand einebenutzerbezogeneVerteilungvonZugriffsrechten.

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Die Rechteverwaltung von SharePoint erlaubt es, zwischenverschiedenen Benutzergruppen und Benutzerrollen zu unter-scheiden und bei Befindlichkeiten den Zugriff auf bestimmtemitgeltendeDokumenteundWiki-SeitendurchUnterbrechungderRechtevererbungeinzuschränken.Sicherheitvorversehent-lichenÄnderungenwirdallerdingsebenfallsdurchdieVersions-kontrolle ermöglicht, die eine simple und lückenlose Nachver-folgbarkeitgewährleistet.

ZudembietetSharePointeineDatensatzverwaltungfürdieEin-haltung von Verhaltensmaßregeln, Gesetzen und Richtlinien.DieKonformitätsdetailseinesInhaltsgebenAufschlussüberdieangewandten Informationsverwaltungsrichtlinien sowie denaktuellenDatensatz-undHaltebereichsstatus.

Kontinuierliche VerbesserungFürdieVerwaltungundVerfolgungderprozessbezogenenAuf-gaben, Verbesserungsvorschläge und Maßnahmen steht seitSharePoint2013eineeigeneDienstanwendungzurVerfügung.Diese sorgt dafür, dass alle verteilten persönlichen AufgabenaggregiertaufderMySitedargestelltwerden.WirdfürdieAus-arbeitungderProzessederneueNewsfeedvonSharePointein-gesetzt,bestehtdieMöglichkeit,enthalteneEinträgeüberdenPunkt „Nachverfolgung“alsAufgabezudenpersönlichenAuf-gabenhinzuzufügen.

KernkomponentenimÜberblick

BetrachtetmanrückblickenddiezentralenElementedervorge-stelltenLösung,trittSharePointdenSystemanforderungenmitdenfolgendenKomponentenentgegen:

n WebsiteaufBasiseinesUnternehmenswikin Seitenbibliothek mit Seitenvorlagen für die Darstellung der

Prozessen DokumentenbibliothekfürdiemitgeltendenDokumenten ListenfürdieKorrektur-&Verbesserungsmaßnahmenn InhaltstypenundVorlagenn Taxonomien für Unternehmens- und Prozessstruktur sowie

Dokumententypenn Inhaltsabfrage-Webparts für die automatische dynamische

AggregationvonInhalten

ZurErfüllungvonspeziellenundindividuellenAnforderungen,kanndieLösungselbstverständlichnochumzusätzlicheunter-nehmensspezifischeAusprägungenergänztwerden.

Fazit

SharePointbietetdieidealePlattformzumAufbauundderlau-fenden Pflege eines prozessorientierten integrierten Manage-mentsystems und stellt dabei den unternehmensweiten Infor-mationsaustauschmithoherUsabilitysicher.BeiderUmsetzungeines Managementsystem-Projektes sollte allerdings beachtetwerden, dass die reine Bereitstellung der Software keinesfallsden gewünschten Erfolg garantiert. Zur erfolgreichen Einfüh-rung gehört auch der Einsatz von Maßnahmen, die sowohlunternehmenskulturelle als auch organisatorische Aspekte be-rücksichtigen. Nur durch einen beständigen Einklang der dreiDimensionenTechnik,OrganisationundMensch isteinenach-haltigeEinführungeinesManagementsystemsmöglich,dasalleNormenuntereinemDachvereint. n

SharePoint live

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Promotion

CustomerCommunicationSuite(CCS)derlegodoag

ErfolgreicheAngebotejetztdeutlichschneller

Deutliche Kostenreduzierung inklusiveDurchdieflexibleVersionierungderAngebotsdokumentewirdgleichzeitig eine hohe Transparenz und Sicherheit erzeugt.AuchdiekonsequenteBerücksichtigungderCompliance-Richt-linien gehört zu den Vorteilen der legodo-Lösung. Wird vomAnwender zudem ein vorkonfigurierter Angebotsprozess imCRM-Prozess implementiert, lassen sich dann Angebotsdoku-mente nach vordefinierten Elementen und Daten per Knopf-druckerzeugen.

„DerzentraleNutzenbestehtdarin,dassdiefüreinenerfolgrei-chenVertriebsprozesswichtigenReaktionszeitendeutlichredu-ziert und die Kosten pro Angebot spürbar gesenkt werden“,erläutertlegodo-VorstandMarcKochundergänzt:„Anspruchs-vollkannaucheinfachsein.“ErverweisthierbeiaufdieErfahrun-gen eines DAX-notierten Kundenunternehmens, dessen inter-nationalesVertriebsteammitHilfederCCSnurnocheinViertelder früheren Zeit benötigt. „Die enorme Aufwandsersparnisresultiertdaraus,dassDatennichtmanuellausvielfältigenPreis-listenundanderenInformationsquellenherangezogenundindi-viduell aufbereitet werden müssen, sondern automatisierteProzessegenutztwerden.“

Kostenlose Praxishilfe für erfolgreiche Angebote auf der CRM ExpoEinenumfangreichenLeitfadenzumerfolgreichenAngebotsmanagement bietet die legodo agInteressentenaufdemStand3F78inHalle3.Er informiert nicht nur über eine aktuelleStudie zum Thema, sondern beschreibtauch Best Practice-Lösungen und gibtkonkreteTippsfürerfolgreicheAngebote.

Die Erstellung von individuellen B2B-Angeboten im Ver-trieb erzeugt im Regelfall sehr komplexe Prozesse, weil um-fassende Daten recherchiert und verschiedene Bereiche des Unternehmens einbezogen werden müssen. Dieser Auf-wand wird mit der Customer Communication Suite (CCS) der legodo ag durch Automatisierung der Abläufe um mindes-tens 50 Prozent reduziert.

Zu den Besonderheiten der Customer Communication Suitegehört, dass unternehmensweit durchgängige Prozessegeschaffenwerden,diebeiderAngebotserstellungimBedarfs-fallaucheineMitwirkungverschiedenerStandorteeinbeziehen.MöglichwirddiesdurchdieintegrativeAusrichtungderlegodo-Suite,dieaufallefüreineAngebotserstellungrelevantenDatender CRM-, ERP- und weiteren Applikationen zugreift. Damitbesteht auch gleichzeitig die Voraussetzung für eine zentraleVerwaltung aller Inhalte wie Vorlagen, Texte und Bildmaterialgeschaffen,umsieautomatisiertundCI-gerechtmitdenindivi-duellenAngebotenzukombinieren.

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n Individuelle Gespräche: Gemeinschaftsstandmitec4undDemandGenHalle 3, Stand 3F78

nPodiumsdiskussion: Voraussetzungen der Integration von CRM-, ERP- und BPM-Systemen in die Dokumen-tenerstellung(AbdelmalikElGuesaoui,Produktmanagerlegodoag)Montag24.09.2013,15:30–16:30UhrOutput-Management-Forum; Stand 5E71 in der DMS EXPO Halle 5

nFormular- und Dokumententuning: Datenbeschaf-fungsstrategien im Vergleich(AbdelmalikElGuesaoui,Produktmanagerlegodoag)Dienstag25.09.2013,11:00–11:30UhrOutput-Management-Forum; Stand 5E71 in der DMS EXPO Halle 5

nAngebote maßgeschneidert – anspruchsvoll kann auch einfach sein(ManuelFink,Produktmanagerlegodoag)Mittwoch26.09.2013,10:15–10:45UhrFachforum 3.4 in der CRM-Expo Halle 3

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Halle 3 Stand 3F78

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SharePoint

CollaborationmitEnterpriseSearch

InformationManagement,Intranet,Semantik,Ontologie,Wissensmanagement

Suche istkein„Nicetohave”mehr.Sie istzueiner“Musthave”-Komponente für das Informationsmanagement geworden. Diesehnlichst gewünschte “Google-Suche” für das interne Netzist aber kein Selbstläufer. Für die erfolgreiche Ausgestaltungeiner Suchlösung darf man eines nicht vergessen: Suche ist nurder Weg, Finden ist das Ziel. Schnell finden, möglichst ohne zusuchen.Undwennsuchen,dannbittemiteinerSuchefürAlles.Suchen ist zudem ein facettenreicher Prozess. Angefangen vonderAdhoc-SuchebishinzumsystematischenRecherchieren,woweniger Suchstichwörter im Mittelpunkt stehen, sondern viel-mehrMetadaten.

SchlussendlichgehtesummehralsnurSuchen.Esgehtdarum,alles Wichtige direkt im Zugriff zu haben und Zusammenhän-ge zwischen Geschäftsdokumenten zu erkennen. Dazu wer-den Inhaltsanalysen benötigt, die idealerweise Bestandteil derSuch-Indexierung sind. Enterprise Search ist die prädestinierteTechnologie sowohl für die Erschließung von unstrukturierten(Dateien,E-Mailsetc.)alsauchstrukturiertenDaten(Datenban-ken, ERP, CRM etc.). Sie liefert einen zentralen und einfachenZugriffspunktaufalleInformationen,egalwosieabgelegtsind.Gerade diese Einfachheit senkt die Hemmschwelle der NutzerundbieteteinekomfortableAlternativefürdenZugriffaufInfor-mationeninkomplexenSystemen.

Systemübergreifendanalysieren,suchenundzugreifen

EineEnterpriseSearchbietetinmehrfacherHinsichtinteressanteLösungsansätzefürmoderneInformationsportale.InersterLinieistdiebeiderIndexierungstattfindendeHomogenisierungderInhalte hervorzuheben. Die Inhalte bleiben in den Systemen,

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Dr. Uwe Crenze ist seit 1993 geschäftsführender Gesellschaf-ter der in Dresden ansässigen interface:business Unternehmens-gruppe. Nach Berufsausbildung und Informatik-Studium promovierte er auf dem Gebiet der Simulation hoch-integrierter Schaltkreise. Im Unter-nehmensbereich interface:projects ist er insbesondere für die strate-gische Ausrichtung des eigenen Enterprise Search Produktes inter: gator verantwortlich.

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liveSpeaker

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in denen sie gepflegt werden. Es müssen keine zusätzlichenAdaptergeschaffenwerden,umInhalteineinzentralesReposi-toryzukopierenoderimPortalverfügbarzumachen.DiefürdieSuche sowieso notwendigen Konnektoren machen diesenSchritt überflüssig. Die Enterprise Search-Lösung wird sozusa-gennebenbeizumzentralenContentHub.BeimVergleichmitDokumenten- oder Records-Management-Lösungen ist des-halbnichtdieentscheidendeFrage,obSucheneffektiveristalsOrdnen.Entscheidendist,dasssystemübergreifendsuchenundInhalte aus verschiedenen Systemen homogen zugreifbar zumachen eine nutzerorientierte und systemübergreifende Sichtauf geschäftsprozess-relevante Informationen liefert, die einisoliertesSystemgarnichtbereitstellenkann.

Auf diesem Fundament können vielfältige Anwendungsszena-rienaufbauen:

n SemantischeAggregationGeschäftsprozess-relevanterInhalten VerschmelzungvonEnterpriseSearch,ContentAnalysis,Busi-

nessIntelligenceundBigData(besserBigContent)n ComplianceReportsn Such-IndexalsKnowledgeBaseu.v.m.

MitdemAnwachsenderSysteminhalteunddendamitsteigen-den Ressourcenanforderungen einer leistungsfähigen Suchekommt gelegentlich der Wunsch nach einer föderierten Sucheauf,umz.B.bereitsineinemArchivindexierteE-Mailsnichtneuindexierenzumüssen.DieserWunsch istnachvollziehbar,abermeist nicht zielführend, wenn das oben skizzierte Potenzialeiner systemübergreifenden Indexierung seine Wirkung ent-faltensoll. InbestimmtenSituationen lässtsicheine föderierteSuchenichtvermeidenundmanmussdiedamitverbundenenfunktionellenEinschränkungeninKaufnehmen(u.a.beiArchi-venaufBandspeichern).

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SemantischeSuche=innovativ?

InderWahrnehmungmancherAnwenderfehltesderSucheanInnovation. Sowohl die meisten Anbieter als auch die Kundensehen Suche in diesem Zusammenhang zu sehr als Technolo-gie,derenLeistungsfähigkeitansemantischenFunktionenfest-gemacht wird. Zwar ist Semantik zweifelsohne wichtig. Sie istaber hinsichtlich konkreter Anforderungen der Anwender sehrunscharfbesetzt.DieabstrakteForderungnachEinbindungvonThesauri, Taxonomien und Ontologien in die Suchlösung gehtmeisteinhermitderUnkenntnisüberdieBedeutungdieserBe-griffe.OftreduziertsichdersemantischeAnspruchaufSynonymeineinemThesaurus.Hinzukommtdie„semantischeLücke”zwi-schen der Alltagstauglichkeit semantischer Verfahren und derdurchdasMarketingvonHerstellerngewecktenErwartungshal-tung.

EsbedarfBeratungundkonzeptionellerDurchdringung,bevorBegriffsmodelle nachhaltig nutzbringend im Informationsma-nagementeingesetztwerdenkönnen.NichtnurdieAufstellungeineskontrolliertenVokabularsstellteineHerausforderungdar,sonderninsbesonderedessenVerzahnungmitdenInhaltenausdemGesamtkanonanInformationssystemen.

SemantikmussmehralsArbeitsaufgabeundnichtalsmystischeTechnologie verstanden werden. Das Chaos auf der MüllhaldeDateiserverlässtsichnichtdurchdieEinführungeinerOntologiebeseitigen.WohlaberkanneineTaxonomiehelfen,OrdnungzuschaffenunddamitderSuchewertvolleHinweiseaufnützlicheundgepflegteInhaltezugeben.Solangeallerdingskeineausrei-chendeQualitätderDatenundunstrukturiertenInhaltevorliegt,können auf statistischen Verfahren basierende semantischeFunktionenkeinequalitativzufriedenstellendenErgebnisselie-fern.InformationGovernanceFirst!

Collaboration&Suche

Collaboration ist der dominierende Begriff von Enterprise 2.0.Insbesonderedann,wennesdarumgeht,Informationssilosauf-zubrechen.Enterprise2.0-Lösungen–einschließlichSharePoint–laufenallerdingsGefahr,neue2.0-Siloszuschaffen.Collabora-tionohneEinbeziehungderbereitsvorhandenenInformations-systemehatnurbegrenztenWert.Taggen,Teilen,Kommentie-renundBewertennurinnerhalbkollaborativerWerkzeugereichtnicht aus. Die Mehrzahl der Informationsobjekte (Datensätze,E-Mails,Dateien)liegtaußerhalbihrerReichweite.

Kollaborative Funktionen verbessern die Suche nicht nur, son-dern erst deren tiefe Integration in die Suche ermöglicht einewirtschaftliche Realisierung kollaborativ-semantischer Recher-chelösungenfürGeschäftsprozesse.Esistleichtnachvollziehbar,dassTaggingKontextinformationenliefertunddirektenEinflussaufdieRelevanzvonDokumenteninBeziehungzueinemSuch-begriffhat.TrotzderinBehördenundUnternehmenvorhande-nenBerührungsängstebezüglichSocialTagging&SocialSearch,sollteTaggingbeikeinerSuchefehlen.

Weitet man den Blickwickel, wird die Dualität von Collaborati-on und Personalisierung deutlich. Eine auf einem Such-Indexbasierende Social Intranet-Startseite hat alle wichtigen Inhalteim Zugriff, die durch Personalisierung individuell gefiltert wer-denkönnen.QualifizierteinberechtigterNutzerundpotenziel-ler Wissensträger durch Tagging vorhandene Informationen,verbesserternichtnurdieSuche,sondernfülltaufdieseWeisedurchdieTagsInformationskanäle,denenandereNutzerfolgenkönnen.IngleicherWeiselassensichsoInfoAppserstellen,wiez. B. eine „Virtuelle Akte“, die alle Dokumente und andereArtefaktezueinemVorgangsystemübergreifendvereintunddieanderenNutzernfreigegebenwerdenkann.

SharePoint live

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InnovationsfaktorBenutzeroberfläche

EininallenLebenslagenadäquatesSuchergebnisgibtesnicht.Auch ein sehr ausgeklügeltes Ranking kann nicht immer grei-fen.SelbstNutzerprofilekönnennichtvollständigautomatischwechselndeKontexteimSuchverhalteneinesNutzerserahnen.EinemoderneSuchlösungmussdeshalbdemNutzer„Angebote”machen, bei deren Auswahl er implizit einen Kontext vorgibtunddamitdenSuchraumzielführendeingrenzt.DieBenutzer-freundlichkeit der Suchoberfläche ist ein entscheidender Fak-tor für die Akzeptanz einer Suchlösung. Dabei sind ActionableResults, adaptive Suche, dynamische Facetten, intelligenteSuch- bzw. Treffervorschläge und Kontextfunde nur einige,exemplarischeStichwörterfürmächtigeFunktionen,dieineinerergonomischen und intuitiven Benutzeroberfläche umgesetztwerdenmüssen.

Neben einer Suchseite mit einem Suchergebnis im „Google-Style“gibteszweckdienlicheErweiterungen,dieausderSucho-berfläche ein eigenständiges Informationssystem machen. DierelativneueBezeichnungInfoApps[1]stehthiersymbolischfürdie Abwendung von einer technologischen Betrachtungswei-seundderHinwendungzurUnterstützungderNutzer in ihrenGeschäftsprozessen. Ihre Anwendungsfelder reichen von Appsfür das Skill-Management über Fachapplikationen bis hin zuSuch-PortalenfürdasIntranet(sieheBild1).

EnterpriseSearchalsWissensmanagement-Werk-zeug

Es gibt nicht „DAS“ Wissensmanagement-Werkzeug. KundensindallerdingsständigaufderSuchedanach,wasnichtsel-

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[ Kontinuierliche Papieranlage, Sorter]

„Unglaublich schnell!“ [Bis zu 300 Blatt/min.]

„eine völlig neue Idee!“ [ Kompakter Produktionsscanner

mit den Funktionen einer Scanstraße]

Page 60: Zusammenarbeit & Kommunikation

SharePointForumStuttgart | 2013

KOMPLEXITÄT BEHERRSCHEN

23. – 24.09.2013Messe Stuttgart

TIPPS & TRICKS VON ANWENDERN FÜR ANWENDER

§§ Erfolgskonzepte bei der Einführung von SharePoint!§§ Was funktioniert und was nicht?§§ Podiumsdiskussion mit Experten§§ Hands-On Labs in den begleitenden Fachseminaren für IT-Führungskräfte

Beim SharePointForum kommen renommierte, mittelständische Anwender zu Wort und berichten von ihren individuellen Erfahrungen.

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1 Ticket = 2 Events

Sichern Sie sich jetzt Ihr EarlyBird Ticket bis zum 31. Juli 2013 und erhalten Sie zusätzlich Eintritt auf der IT & Business / DMS Expo. tenineinemkomplexenProjektendet.Wissensmanagementist

einkomplexesThemaunddiezuseinerUnterstützungdienen-denIT-Lösungennichtminder.BetrachtetmandieKundenanfor-derungnäher,ergibtsichfolgendesBild:

01Mehrals50ProzentwerdenimweitestenSinneSuchfunktio-nengewünscht.

02EinhoherAnteilentfälltebenfallsaufeinegeordneteAblagevonDokumenten.

03KollaborativeFunktionensindoftoptionaloderfüreinespä-tereAusbaustufevorgesehen.

Bild1:Intranet-StartseitederT-SystemsMultimediaSolutionsaufderBasisvoninter:gator

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JenachkonkreterGewichtungdieserFunktionskomplexeerge-ben sich unterschiedliche Lösungsansätze durch eine Kombi-nation aus mehreren Produkten. Dabei ist ein Suche-basiertesInformationsportal mit kollaborativen Funktionen und einemeingebundenen Dokumentenmanagementsystem in vielenFällendieerfolgversprechendeLösung.

SharePoint2013Searchvs.EnterpriseSearch

In Informationssysteme eingebettete Suchen dienen in ersterLinie der Suche nach Inhalten in diesen Systemen selbst. Glei-chesgiltfürSharePoint.DieSucheistsehrleistungsfähig,jedochist sie keine universelle Enterprise Search-Lösung, wie dies dievon Microsoft gekaufte FAST Search (ESP) war, von der nichtalleProdukteigenschaftenindieSharePoint-Sucheeingeflossensind.EineuniverselleEnterpriseSearch-Lösungbenötigtweiter-reichendeKomponentenundFunktionen:

n VerfügbarkeitaufmehrerenBetriebssystemenn Konverter und Dokumentvorschau für Nicht-Microsoft-

Dateiformaten KonnektorenzuNicht-Microsoft-Datenquellenn ProzessorenzumVerarbeitenspezifischerXML-Formaten Push-Schnittstellen SuchenachähnlichenDokumentenn Realisierbarkeit Datenquellen-übergreifender Suchapplikati-

onenundBereitstellungeineshomogenenSuchergebnisses(ineinemIndex)

Page 62: Zusammenarbeit & Kommunikation

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Bild2:PrinzipSuchindex-basierterInformationslösungen

Literaturhinweis[1]SueFeldman:InfoAppsforSearchers–http://www.infotoday.

com/OnlineSearcher/Articles/Searchers-Voice/InfoApps-for-Sear-chers-90555.shtml

SharePoint live

Einige dieser Funktionen lassen sich durch Zusatzprodukte er-gänzen.InsbesonderederletztePunktnatürlichnicht.AmEndemüssendieAnforderungenandieSuchlösungunddieGesamt-projektkostendenAusschlagfürdenrichtigenAnsatzgeben.

Fazit

EnterpriseSearchhateingroßesPotenzialfürdasInformations-undWissensmanagement.ModellhafteROI-Berechnungensindimmerfragwürdig,aberqualitativgibtesunbestrittengreifbareEffektewie:

n Zeitsparendurch„EineSuchefürAlles“,anstattinmehrerenSystemenzusuchen

n VermeidungvonDoppelarbeitundFehlerndurcheineunzu-reichendeInformationslage

n VerbesserteKommunikationdurchdieIdentifikationderrich-tigenAnsprechpartner

n Ermöglichung systemübergreifender und systematischerRecherchen

Neben technologischen Aspekten ist Information GovernanceeinwichtigerFaktorfürdieWirksamkeitsemantischerVerfahren.Auf einem solchen Fundament gehört die Zukunft modularenundmobilenInfoApps–systemübergreifende,Semantik-basierteEnterprise Mashups mit aktionsorientierten Benutzeroberflä-chen(sieheBild2). n

Page 63: Zusammenarbeit & Kommunikation

Promotion

sofortangezeigt“,erklärtVeerbeek. „DiesesMaßan Integration isteinenormer Vorteil von Perceptive Content. Die Mitarbeiterinnen undMitarbeiter in der Personalabteilung greifen auf alle Dokumente zu,ohnedieSAP-Bildschirmmaskezuverlassen.“

Die Möglichkeit, schnell auf Dokumente zugreifen zu können, hatunsereArbeitsergebnissespürbarverbessert,istsichClaudiaPost,einederHaupt-AnwenderinnenvonPerceptiveContent,sicher.

„Durch die Arbeit mit Perceptive Content werden wir innerhalb von10Jahrenetwa7,1Millionen€sparen“,schätztPost.

Aktuell ist Capgemini Nederland B.V. dabei, zusätzliche Workflow-prozesse und elektronische Formulare zu implementieren. Ziel ist es,Papierformulare vollständig abzuschaffen und stattdessen WorkflowsmitelektronischenFormulareneinzuführen.DieelektronischerfasstenDatenausdiesenFormularenwerdendannauchdazuverwendet,DateninFinanz-,HR-undanderenSystemenzuaktualisieren.

Beschleunigte Prozesse - unternehmensweitFürHansReede,ProjektleiterITICSNordeuropa,istPerceptiveContentauch als unternehmensweite Lösung geeignet, die alle Informationenaus einer einzigen Quelle liefert und in der jedes Dokument, jederDokumenten-Workflow und alle elektronischen Formulare gemanagtwerden.

Aufgrund der Benutzerfreundlichkeit, Skalierbarkeit und der breitenPaletteanFunktionalitätenerfülltPerceptiveContenthervorragenddieaktuellen Enterprise Content Management-Anforderungen von Cap-geminiNederlandundwirdauchinZukunftCapgeminidabeiunterstüt-zen,seineGeschäftszielezuerreichen.

Capgemini Niederlande B.V. SAP HR, Oracle FinancialsHerausforderungen>EineECM-Lösung,diesichnahtlosundohneProgrammierungmitSAP

HRundOracleFinancialsintegriert>Online-Zugriff auf die eigene Personalakte für Mitarbeiter in allen

Standorten>Eine ECM-Lösung, die gleichzeitig in der Personal- und der Finanz-

unddarüberhinausinvielenanderenAbteilungenverwendetwerdenkann

>Zeitliche Verzögerungen bei der Suche nach Verträgen, Stunden-zettelnoderanderenDokumentenvermeiden

Ergebnisse>Anwender können auf digitale Dokumente zugreifen, ohne ihre

Oracle-oderSAP-Bildschirmmaskezuverlassen>6.400MitarbeiterindenganzenNiederlandenhabenjederzeitZugriff

aufihrePersonalakte>Perceptive Content ist einfach erweiterbar und dies, ohne interne

Kräftezubinden>Finanz-undpersonalbezogeneDokumentesindmitnureinemMaus-

klickerreichbar.DasbeschleunigtProzessewiedenMonatsabschlussoderVersetzungenvonMitarbeiternundverringertdenPlatzbedarffürdieAufbewahrungvonPapierdokumenten

Lexmark Deutschland GmbHMax-Planck-Str.12|63128Dietzenbach,Germany

Tel.+496074488-0www.perceptivesoftware.com

Capgemini Nederland B.V. gehört zur Capgemini Group, einem weltweit führenden Dienstleister in den Bereichen Consulting, Technologie, Outsourcing und Beratungsdienstleistungen mit ins-gesamt 115.000 Mitarbeitern in 30 Ländern.

Als sich die Personalabteilung von Capgemini Nederland B.V. dafür entschied, eine elektronische HR-Lösung für die 6.400 Mitarbeiter einzuführen, die den Mitarbeitern über ein webbasiertes Portal Zugriff auf die elektronischen Personalakten ermöglicht, war es dem Leiter des Personalwesens und dem ITICS-Team klar, dass das nur mit einem Enterprise-Content-Management-System (ECM) möglich ist.

Während der Suche nach einer passenden Lösung kontaktierten dieniederländischen Manager die Personalabteilung von Capgemini inGroßbritannien,diebereitseinECM-SystemvonPerceptiveSoftwareimEinsatzhat.DiebritischenKollegenberichtetenvonihrenErfahrungenmitPerceptiveContent,welchesfürdieZentralisierungallerInhaltedesPersonalwesensundderGehaltsabrechnungfüralleAngestelltenvonCapgeminiinGroßbritanniengenutztwird.

Weitere wichtige Entscheidungskriterien waren die Einfachheit derLösung,sowohlwasdieintuitiveBedienungdurchdieEndbenutzeralsauchdieSystemadministrationangeht.EinECM-SystemkannnurdanneinenschnellenReturn-on-InvestmentundeinenlangfristigenNutzenbieten, wenn es flexibel in verschiedenen Unternehmensbereicheneinsetzbar istundauchvonNutzernmitwenigComputerkenntnissenintuitivzubedienenist.

AmEndesprachendieseArgumenteklarfürPerceptiveSoftware:wäh-rendderAnalyseüberzeugtevorallemdieBenutzerfreundlichkeitvonPerceptiveContent.EinweitererSchlüsselzumErfolgwardieeinfacheIntegration zwischen Perceptive Content und SAP HR und den OracleFinancials-Systemen.

„Im direkten Vergleich mit den Produkten der Wettbewerber könnenunsereKey-UserwesentlichmehrFunktionennutzenunddeshalbvielmehrerreichen“,erklärtVeerbeek. „DieKollegen inderPersonalabtei-lung können selbstständig neue elektronische Formulare und Work-flowserstellenoderbestehendeändern.NiemandbenötigthierfürdieUnterstützungdurchdieIToderdurchProgrammierer.DasistwirklicheingroßerVorteil.“

Gemeinsames ProjektmanagementSchließlich entschied sich Capgemini Nederland für Perceptive Soft-ware als den Hersteller, der die komplexen Projektanforderungen ambestenerfüllt.

Sicherer Zugriff auf PersonalaktenExistierende Personalakten wurden gescannt und in Perceptive Con-tentgespeichert.NeueInhaltewerdenbeiBedarfdezentralsowohlimHauptsitzvonCapgeminiNederlandinUtrechtoderineinerdersechsNiederlassungengescanntundinPerceptiveContentgeladen.

Früherwaressehraufwendig,malebenetwasineinemArbeitsvertragnachzuschauen.AllePapierunterlagenwurdeninAktenschränkenauf-bewahrt.UmeinenArbeitsvertragzufinden,musstendieMitarbeiterinderPersonalabteilungdieSchränkeundAktenordnerdurchsuchenunddurch Papier blättern, solange bis das Gewünschte gefunden wurde.Mit Perceptive Content ist die früher zeitaufwendige Suche nun ganzeinfachundschnell.

„Ein Beispiel: Ein Mitarbeiter in der Personalabteilung arbeitet in SAPund muss in einem bestimmten Arbeitsvertrag etwas nachschauen–derKollegefindetdenMitarbeiter imSystem,klicktaufdenPerceptiveContent-Button in der Windows-Taskleiste, und das Dokument wird

CapgeminiNederlandB.V.setztaufPerceptiveSoftwareimPersonalbereich

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SharePoint

DieserAufwandlohntsich:SharePointfürdieDigitaleAkte

SharePoint2013,Dokumentenlebenszyklus,strukturierterWorkflow,Archivierung,BaselII,Compliance,Risikomanagement

DasThemaDigitaleAkteumfassteineganzeReiheunterschied-licher Anforderungen: Auswahl und Implementierung einerpassenden technischen Lösung, die Gestaltung von Workflowssowierollen-undrechtebasierteZugriffeundAbläufe.AuchdieVerwaltungdesDokumentenlebenszykluseinschließlichderelek-tronischenArchivierungmüssenbeachtetwerden.VordemHin-tergrundalldieserAnforderungenhabensichdiverseLösungenaus dem Bereich der Dokumentenmanagement-Systeme (DMS)etabliert,diemehroderweniger indiebestehendeIT-undPro-zesslandschaftintegriertsind.OftistjedochdieOffice-Integrationdieser Lösungen unbefriedigend und letztendlich erhöhen siesogardieKomplexitätderUnternehmensprozesse.

Ein weiterer Schwachpunkt herkömmlicher Dokumentenma-nagement-Systeme: Während die E-Mail-basierte Kommuni-kation zunehmend relevanter wird, ignorieren klassische DMSdiesen Kommunikationskanal – und somit einen wichtigenDokumententyp, der genauso Bestandteil einer Digitalen Akteist wie Word-Dokumente, Präsentationen oder Excel-Tabellen.Im Gegensatz zu herkömmlichen DMS-Lösungen kann eineSharePoint-basierteDigitaleAkteüberOutlook-undExchange-Schnittstellen die E-Mail-Kommunikation effizient den AktenundVorgängenzuordnen.SolassensichetwaausgehendeMailsanhandderVertragsnummerimBetreffautomatischinderent-sprechendenAkteablegen,wodurchdieAnwendervon integ-rierten,transparentenProzessenundeinerbesserenÜbersicht-lichkeitprofitieren.

SharePointalsAlternativezudediziertenAnwendungen

Auch im Bereich der personen- und abteilungsübergreifendenZusammenarbeitwerdendieVorteileeinerSharePoint-basiertenDigitalen Akte evident, z.B. wenn Outlook-Kalender eingebun-den werden sollen: Terminvorlagen, Wiedervorlagen, Urlaubs-

www.evodion.de

Dr. Michael Bark, Geschäftsführer der evodion Information Techno-logies GmbH. Das Unternehmen ist Spezialist für die Bereiche Indivi-dualsoftwareentwicklung, dyna-mische Websites und Portale. Die Philosophie von evodion: qualitativ hochwertige und zukunftssichere Lösungen, die auf aktuellen techni-schen Standards oder Plattformen aufbauen. Dabei setzt evodion ar-chitektonisch auf Serviceorientierte Architekturen (SOA), JEE und Microsoft .NET, im Bereich der dynamischen Websites und Portale auf den Einsatz von Java-basierten CMS-Produkten.

Page 65: Zusammenarbeit & Kommunikation

undKrankenvertretungwerdenheuteausschließlichüberelek-tronische Kalender verwaltet. Eine entsprechende Integrationist also umso wichtiger für die reibungslose Vorgangsbearbei-tung.EineweitereSchwierigkeitstellthäufigdieAkzeptanzvondediziertenDMS-LösungenbeidenMitarbeiterndar.Nichtsel-ten sind bereits bei der Einführung große Hürden zu nehmenunddieMitarbeiterwerdenmithochkomplexenAnwendungenkonfrontiert.SharePointhingegenbietetwegenderhohenVer-breitungvonMSOfficeeinsehrbenutzerfreundliches–weilbe-kanntes–LookandFeel.BenutzeroberflächenundBedienungsind den Anwendern vertraut, Single-Sign-On vereinfacht dieAnmeldung und die browserbasierten Oberflächen lassen sichauchvomTabletausbedienenundortsungebundennutzen.

Im Gegensatz zur Papierakte kann eine elektronische Akte dieVorgangsbearbeitungdirektunterstützen.Hierbeikommteineweitere Stärke von SharePoint zum Tragen: Das System bietetsowohlstrukturierteWorkflowsalsauchAd-hoc-Workflowsout-of-the-box. Mit den Komponenten SharePoint Designer undInfoPath für Formular-Workflows lassen sich alle notwendigenProzessschritteabbildenwiez.B.dasÜberprüfen,GenehmigenundArchivierenvonDokumenten.EinBeispielfüreinenAd-hoc-WorkflowistetwadieWeiterleitungeinesDokumentsoderPro-zessschrittes in einen weiteren Postkorb zwecks Kenntnisnah-me/Mitzeichnung. Ab der Version SharePoint 2010 unterstütztdasSystemzudemdieEinhaltungvonCompliance-RichtlinieninnochgrößeremMaße.

DieDigitaleAkteimPersonalbereich

Modernes Arbeiten ist heute eng mit dem Einsatz von Web2.0,SocialMediaundCollaboration-Toolsverknüpft.Damit im-mer komplexere Prozesse mit vielen Informationsfacetten undBeteiligten effizient gestaltet werden können, ist eine engeZusammenarbeit auch bei verteilten Teams unverzichtbar. Umdies zu ermöglichen, bedarf es eines Informationsaustauschs,derüberalleKommunikationskanälehinwegfunktioniert.Eineherkömmliche,papierbasierteAktekanndieseAnsprüchenichtmehrerfüllen.EineAlternativeistdieEinführungdiverserdedi-zierterAnwendungen,wasjedocheinehöhereKomplexitätzurFolgehat.SharePointalsBasisfürDigitaleAktenhingegenerfülltalleAnforderungenanCompliance-gerechteKollaborationundermöglicht die Integration unterschiedlicher Anwendungen –vomDMSüberSuchapplikationenundDatenbankenbishinzuTeamkalendernundWikis.

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Wir sicherndie ZukunftIhres Wissens

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DOK 50x250_DOK-73x286-2009c2.qxd 27.12.12 11:02 Seite 1

Page 66: Zusammenarbeit & Kommunikation

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Geradezu prädestiniert ist eine Digitale Akte für das Personal-wesen. Hier spielen Datenschutz, Revisionssicherheit, Compli-ance,rollenbasierteZugriffeundAussonderungspflichtennachAblauf der Archivierungsfristen eine große Rolle. Im Personal-wesen werden zudem die Themen Fortbildung, Personalent-wicklung und Recruiting immer wichtiger. Auch hier könnenSharePoint-basierteelektronischeAktenihreStärkenindenBe-reichen Kollaboration, Social Media und Wissensmanagementausspielen. Typische Vorgänge wie Urlaubsanträge und Reise-kostenabrechnungenlassensichmiteinerSharePoint-basiertenLösung ebenso abdecken wie eine Informationsplattform fürMitarbeiterbzw.ein Intranet.EinehomogeneOberflächeübereineinzigesPortalbietetvieleVorteile:reduzierteSchulungsauf-wände,einheitlichesLookandFeel,intuitiveNutzungsowieeinegemeinsameBasisfüreineeinheitlicheundgleichzeitigglobaleIndizierungundSuchfunktionalität.

AnforderungenausBaselIIerfüllen:TransparenzundNachvollziehbarkeit

Ein weiterer Einsatzbereich verbirgt sich hinter der Richtlinie2006/48/EG, die Umsetzung der Basel II-Anforderungen ineuropäischesRecht.EineKomponentesinddieMindestanforde-rungenandasRisikomanagement(MaRisk).DieEinhaltungderMaRisk wird im Rahmen der Jahresabschlussprüfung geprüft,istalsoimhöchstenMaßeverbindlich.UmdenAnforderungenan ein professionelles Risikomanagement gerecht zu werden,müssen alle relevanten Informationen konsistent, aktuell und

umfassend dokumentiert sein. Gerade zeitkritische Prozessewie Zahlungsverkehr oder Kreditgewährung erfordern gemäßderVorschriftenTransparenzundNachvollziehbarkeit.DiesgiltinBezugaufeinzelneProzessinstanzenfürauskunftsberechtig-teMitarbeiterebensowiefürexternePrüferbzw.dieRevision.Digitale Akten auf Basis von SharePoint ermöglichen hier eineCompliance-konforme Dokumentation, beispielsweise in FormeinesRevisionshandbuchs.

DigitaleAktefürdasProjektmanagement

Während das zuvor beschriebene Szenario in erster Linie dieFinanzwirtschaft betrifft, ist das Thema Projektmanagementbranchenübergreifend relevant. Dabei geht es im Hinblick aufdieDigitaleAktenichtsosehrumdieKernaufgaben,diedurchetablierteToolswieetwaMSProjectabgedecktwerden,sonderneher um die Erfassung der allgemeinen projektbegleitendenKommunikation.DadieAnwendungvollständigüberdenWeb-browserbedientwird,könnenauchexternePartner,Außenstel-lenodermobileDevicessehrschnellundunkomplizierteinge-bundenwerden.DennhäufigsindmangelndeKommunikationund ineffektive Informationsverwaltung Gründe für Schwierig-keiteninProjekten.

Einedigitale,SharePoint-basierteProjektaktekannhierAbhilfeschaffen, indem sie Zugriff für Beteiligte ohne ProjektsoftwareermöglichtundRaumbietetfürIdeensammlungen,Demo-Ver-sionen, Wikis, etc. Dank Optionen wie dem Abonnieren neuerInhalte oder der Einbindung von Projektkalendern in OutlookträgteineDigitaleAktedazubei,dassProjektmanagementsichnichtaufeinisoliertes,dediziertesToolbeschränkenmuss.

Fazit

EinkleinerWermutstropfendarfjedochnichtverschwiegenwer-den.SharePointistzwareineleistungsfähigeInfrastrukturkom-ponente,abereineDigitaleAkteentwickeltsichnichtvonsichausundnichtohneAufwand.Auchwennvielebereitsvorhan-deneFunktionengenutztwerdenkönnen,istweitererAufwandfür die Bereitstellung der Dokumentbibliotheken, Workflows,Webparts etc. notwendig. Die mehr oder weniger individuelleFachlogik muss hinterlegt bzw. programmiert werden, ebensogiltes,dieRollen-undRechtestruktureneinzubeziehen.Bildlichgesprochen bekommt man also mit SharePoint kein schlüssel-fertiges Haus – die Größe, Zimmeraufteilung und Ausstattungsindnochvariabelundkönnenindividuellfestgelegtwerden.n

Bild:DigitalePersonalakteaufSharePoint-Basis

SharePoint

Page 67: Zusammenarbeit & Kommunikation

Where IT worksTrends, Themen, Lösungen unter einem Dach> ERP – Branchengrößen, Nischenanbieter und Systeme

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> CRM – Software als Teil einer ganzheitlichen Strategie,

die das Unternehmen konsequent auf den Kunden aus-

richtet auf der CRM-expo

> ECM – Lösungen für alle Ansprüche zur Steuerung digita-

ler Informationen: von kleinen O� ine-Einheiten bis zu kom-

plexen Cloud-Strukturen und Compliance-Projekten

> Output-Management – volle Kontrolle über die Eingangs-

und Ausgangskanäle im Unternehmen auf der DMS EXPO

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Indus trie 4.0 als übergreifende Themen des Messever-

bundes – und das alles mit einem Ticket.

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Page 68: Zusammenarbeit & Kommunikation

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Praxis

ImnächstenJahrkommenaufalleUnternehmen,BehördenundVereine umfassende Maßnahmen im Zahlungsverkehr zu. In33 europäischen Ländern werden die einheitliche SEPA-Über-weisung und SEPA-Lastschrift eingeführt und der grenzüber-schreitende Zahlungsverkehr harmonisiert. Kontonummer undBankleitzahl werden durch IBAN (International Bank AccountNumber)undBIC(Bank IdentifierCode)ersetzt.Allerdingsver-ändertdieSEPA-EinführungdiebestehendenKommunikations-prozesseimZahlungsverkehrzumTeildrastisch.

Finanzexperten empfehlen dringend, auf die neuen Anfor-derungen zu reagieren und Unternehmensprozesse entspre-chend umzustellen und zu testen. Denn eine verspätete Um-stellungziehtFolgekostenundZahlungsausfällenachsich,wasim schlimmsten Fall zu Liquiditätsproblemen führen kann. DerAufwanddafüristhöheralsbeiderEuro-Einführung,daenormeorganisatorischeundtechnischeAnpassungennotwendigsind.

AlleAbteilungenindenMigrationsprozessintegrieren

Alle Unternehmen müssen ab Februar 2014 ihren Massenzah-lungsverkehr ausschließlich über die SEPA-Instrumente ab-wickeln, was neben anderen Aufgaben die Verarbeitung vonXML-FormatenaufBasisdesISO-20022-StandardssowiedieAb-bildung umfangreicher Prozesse imRahmender Lastschriftab-wicklungbeinhaltet.DieIT-Abteilungmussdieneuenbetriebs-wirtschaftlichen Anforderungen umsetzen und die höherenAnforderungenanSpeicherplatzundPerformanceberücksich-tigen.AberumgänzlichSEPA-readyzusein,mussmansämtlicheAbteilungen, vom Management über die Rechtsabteilung bis

SEPA–Challenge&ChancefürdieKundenkommunikation

EuropäischerZahlungsverkehr,Kommunikationsprozesse,ISO-Standards,Migrationsprozess,Messaging-Technologien,Compliance-undDatenschutzrichtlinien

www.retarus.com

Eberhard Rohe, Account Director Business Development Banking, Retarus – weltweit tätiger Anbieter professioneller Managed Services für effiziente Geschäftsprozesse und reibungslose elektronische Kommunikation via Fax, E-Mail, SMS und EDI. Retarus Services sorgen bei Unternehmen aller Branchen und Größen für Busi-ness Continuity durch optimierte Geschäftsprozess-Kommunikation mit maximaler Sicherheit und höchster Performance.

Page 69: Zusammenarbeit & Kommunikation

zurBuchhaltung, indenMigrationsprozess integrieren.GeradeStammdaten müssen korrekt sein, damit sie für den Zahlungs-verkehr genutzt werden können. Sonst werden Zahlungsauf-forderungen zwar verschickt, verursachen im Anschluss abereinen immensenmanuellenAufwandbeiderBearbeitungvonRückläufern aufgrund unvollständiger oder fehlerhafter Kun-dendaten.

Ein sehr aufwendiger Teil des SEPA-Projekts liegt in der Last-schrift.Umdieseabbuchenzukönnen,istimVorfelddieErmäch-tigungüberein„SEPA-Mandat“notwendig.DasSEPARegelwerkschreibtzwingendvor,KundenvorabüberbevorstehendeSEPA-Abbuchungen zu informieren. Diese „Pre-Notification“ enthältPflichtinformationenwieMandats-Referenznummer,Gläubiger-ID,BetragundFälligkeitsdatum.SiestelltgroßeHerausforderun-genandieKommunikationderUnternehmen,daeineVielzahlvon Nachrichten unter Einhaltung vorgegebener Fristen undstrenger Datenschutzrichtlinien transaktionssicher zugestelltwerden.

UmstiegaufdigitaleKommunikationskanäle

Allerdings sind die wenigsten Unternehmen für die Herausfor-derunggerüstet.LauteinerStudievonibiresearchanderUni-versitätRegensburgvomJanuar2013nutztersteinDrittelderUnternehmendieSEPA-Überweisung.Vielesehennochkeinensofortigen Handlungsbedarf, einem knappen Drittel ist SEPAnoch nicht bewusst! Zahlreiche Unternehmen haben keineschriftlichvorliegendenEinzugsermächtigungenfürihrebeste-hendenLastschrifteinzüge.

Laut Bundesfinanzministerium haben nur die Banken die „Vor-bereitungenvollständigabgeschlossen“.Beivielenanderen ist„eine rechtzeitige Umstellung unwahrscheinlich“. Die Einfüh-rungdesneuenSEPA-Regelwerksdarfjedochnichtunterschätztwerden– insbesondere inUnternehmen,dievoneinergroßenAnzahlanKundenregelmäßigZahlungenperLastschrifteinzie-hen.GeradefürdieseUnternehmenistdieEinführungvonSEPAaberaucheineeinmaligeChancefüreinestrategischeNeuauf-stellungderEndkunden-Kommunikation,unddamitfürdieStei-gerungdesUnternehmenserfolgs.

Page 70: Zusammenarbeit & Kommunikation

DochwelcheMöglichkeitengibtesjetztnochfürUnternehmen,BehördenundVereine,dieverbleibendeZeitzunutzen?AlsaufMessaging-Technologien spezialisierter IT-Dienstleister emp-fehlen wir den raschen Umstieg auf digitale Kommunikations-kanäle.Egal,obviaCloud-Fax-Lösung,perE-Mail,überSMSoderauchperEDI, jederdigitaleKanal istpreiswerterundschnelleralsderAusdruckundVersandperBrief.BeiderUmstellungmussallerdingsgenaudaraufgeachtetwerden,wiedieSEPA-Kommu-nikationdieSoftware-Architekturbeeinflusstundwiedieseeffi-zientabgebildetwerdenkann.

ManagedServicesfürdieMigration

AktuellistRetarusdereinzigeeuropäischeAnbieter,derfürdieSEPA-Kommunikation eine medienübergreifende Lösung überalle elektronischen Kommunikationskanäle hinweg anbietet.Um die Richtlinien des SEPA-Regelwerks zu erfüllen, berät das„European SEPA Competence Team“ ([email protected]) überalle notwendigen Maßnahmen und den sinnvollen Einsatz desjeweiligen Kommunikationskanals. Auch spielt in Zeiten vonPrism der zuverlässige Schutz sämtlicher Kundendaten einewesentliche Rolle. Daher ist es unerlässlich, dass die Datenver-arbeitungund-speicherungunternehmensinterneCompliance-Richtlinien erfüllt und in Rechenzentren stattfindet, die denstrengeneuropäischenDatenschutzrichtlinienunterliegen. n

Praxis

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Fallbeispiel:

Störungsfreier Zahlungsverkehr bei LKW-Maut

ZudenUnternehmen,diefrühzeitigaufdasneueSEPA-Regelwerkvorbereitetsind,zähltdieLogPayFinancialServicesGmbH.Die100%igeTochterderDVBBankwickeltdieBuchungenderLKW-MautaufDeutschlandsAutobahnenfürvieleTransport-Unternehmenab–runddreiMillionenTransaktionenproJahr.

SobaldeineLastschriftzumEinzugderMautgebührfälligist,wirdüberdenRetarusDienst„E-MailforApplications“diePre-NotificationmitallenPflichtinformationenautoma-tischandasTransport-Unternehmengesendet.DieRetarusLösungermöglichtes,etwaigeFehlerrechtzeitigzuerken-nenundweitreichendeStörungenimZahlungsverkehrzuvermeiden.

Vorteile der Retarus Managed Services für die Migration:

n KeineWartungskostenfürHardwareoderSoftwaren HöchsteVerfügbarkeitundZustellsicherheit,flexible

Skalierbarkeitn TransparenzundNachvollziehbarkeit,Kontrollierbarkeit

durchReporting-Möglichkeitenn PerfekteIntegrationindieUnternehmens-ITn AlleKommunikationskanäle(E-Mail,Fax,SMS,EDI)aus

einerHandn EinhaltunggesetzlicherVorschriftenundCompliance-

Richtlinienn StetsdieaktuellsteTechnologiedurchkontinuierliche

WeiterentwicklungderServices

Weiterführende Links:[1]http://www.retarus.com/de/campaign/SEPA.php

http://www.ibi.dehttps://www.sepadeutschland.de

Page 71: Zusammenarbeit & Kommunikation

Dass man mit Adobe Acrobat seit jeher vielseitige PDF-Do-kumente aus allen Office-Applikationen erzeugen kann, weißnahezujeder.AuchderkostenloseAdobeReader,derAcrobatinallen Bereichen zuspielen kann, ist weltweit bekannt und wirdvonrund92ProzentallerComputeranwendereingesetzt.Dochauchdieanderen,wenigerbekanntenWerkzeugederSoftwaresindebensovielseitigwienützlichundbietenganzunterschied-liche Funktionen für verschiedene Anforderungen. Letztlichgehtesjedochimmerdarum,komplexeWorkflowszuvereinfa-chen,dieZusammenarbeitanProjektenzuoptimierenundins-gesamteinproduktiveresArbeitenzuermöglichen.

NebendemExportvonPDF-DokumenteninOffice-FormatewieWord,Excel,PowerPointundHTML,gehörendieFunktionenfürdieDokumentenzusammenstellungmitderPDF-SammelmappeoderdemnavigierbarenPDF-Portfoliozudenamhäufigstenge-nutztenWerkzeugeninAcrobatXI.SolassensichallerelevantenInformationen zu einem Projekt strukturiert in einer Datei zu-sammenfassenundbeiBedarfraschdurchsuchen.DiePortfolioskönnenübrigensauchnativeDokumentenformatesowieVideo-undAudiodateienenthalten.

PDF-Dateiennachträglichbearbeiten–oderauchnicht

Entgegen einer weit verbreiteten Meinung lassen sich PDF-Dateien durchaus nachträglich aufbereiten und editieren. MiteinerganzenReihevonText-undBildbearbeitungswerkzeugenkönnen Texte, Absätze, Bilder und Objekte ganz einfach aus-gewählt und bearbeitet werden. Das Layout passt sich hierbeiautomatischandieAbsatzformatierungan.

Das„SchweizerMesser“fürPDF-Dokumente

AdobeAcrobatXI,CloudService,DigitalRightsManagement,OCR-Texterkennung,Offline-Archivierung,ISOStandard

www.adobe.com/de/

Praxis

Ulrich Isermeyer, Senior Business Development Manager Acrobat und TCS, Adobe Systems. Adobe Systems ist ein US-amerikanisches Software-Unternehmen mit Sitz in San José (Kalifornien). 1982 gegründet, bietet Adobe Lösungen für Kreative, Entwickler, Behör-den und Unternehmen an. Zu den bekanntesten Produkten zählen Adobe Creative Suite, Photoshop, InDesign, Acrobat sowie die Tech-nologien Adobe Flash und PDF mit den kostenlosen Viewern Flash Player und Adobe Reader.

Page 72: Zusammenarbeit & Kommunikation

AlternativbietetdieDesktop-ApplikationFormsCentralinAcro-batXIProdieOption,FormulareentwederaufBasisprofessionel-lerVorlagenoderkomplettneuzuerstellenundonlineauchalsHTLMFormularzuverteilen.DasEinsammelnderFormulardatenerfolgt dann in Echtzeit über den Cloudservice FormsCentral.com.AuchdynamischePDF-Formulare,diemitdemAdobeLive-Cycle Generator ES als XML-Formular erzeugt wurden, könnenmitAcrobatXIunddemAdobeReaderXIverarbeitetwerden.

ProduktiverarbeitenimZusammenspielmitMicrosoftOffice

EinSchrittinRichtungmehrEffizienzbeidertäglichenArbeitistdieAutomatisierungvonRoutineaufgaben.AcrobatXIbietetdieMöglichkeit,vordefinierteautomatisierteAktionenzuerstellenundauchanderenKollegenzurVerfügungzustellen,umkom-plexe,wiederkehrendeAufgabenkonsistentundmiteinemKlickzuerledigen.SolässtsichbeispielsweisederkompletteWorkflowvom Scan eines Textes über die Scan-Optimierung und Kom-primierung sowie die OCR-Texterkennung bis hin zur Speiche-rungalsPDF/Aautomatisieren.DieOCR-TexterkennungläuftaufPixel-oderVektorbasisin27SprachenundermöglichtaucheinenachträglicheEditierungundVerbesserungderTexte.

Daneben bietet Adobe Acrobat XI Pro noch eine Reihe wei-terer wichtiger Funktionen, die im Zusammenspiel mit denOffice-ProgrammenvonMicrosoftdietäglicheBüroarbeitspür-bar vereinfachen: Der PDF Maker für Microsoft Outlook/LotusNotes ermöglichet die automatisierbare Generierung vonE-Mail-ArchiveninklusivenativerAttachmentsalsPortfoliounderhält neben den E-Mail-Adressen auch alle nativen Attach-ments. Dies ermöglicht ganz neue Möglichkeiten der NutzungvonProjektordnernfürNachweiseoderauchKommentare.

Auch der Reader XI verfügt über eine ganze Palette von Kom-mentierungswerkzeugen,mitderenHilfederAnwenderNotizenhinzufügen, Text markieren oder Anmerkungen an beliebigerStelle imPDF-Dokumentplatzierenkann.Textkorrekturenwer-denautomatischinWordübernommen.

MöchtemankeinenachträglichenÄnderungenerlauben,lassensichPDF-Dateienzuverlässigschützen:EntwederviaPasswort-Verschlüsselung, mit einem Zertifikat oder – im Falle individu-ell unterschiedlicher Nutzungsrechte – über das Digital RightsManagement. Kritische Inhalte können zudem mittels Schwär-zungdauerhaftundsicherverborgenwerden–dasgiltauchfürMetadaten.

AutomatischeFormularerstellungundAuswertung

DerofterheblicheZeitaufwandfürdieErstellung,denVersandunddieAuswertungvonFormularenkannmitAcrobatwesent-lichvereinfachtwerden.HiergibteszweiAlternativen:MitAcro-batXIkönnenNutzerFormulareerstellenoderausvorhandenenDokumenten oder gescannten Formularen umwandeln. Diesekönnen dann per E-Mail versendet oder auf einem internenServer gehostet und automatisch ausgewertet werden. Überden sogenannten Tracker kann man weitere Formularempfän-gerhinzufügen,denRücklaufstatusabrufenundErinnerungenan die Personen verschicken, die noch keine Rückmeldunggegeben haben. Acrobat sammelt Rückläufer aus FormularenautomatischundbereitetsieinFormvonTabellenauf.DieDatenlassensichzurweiterenAnalyse leicht ineineTabellenkalkula-tionoderDatenbankexportieren.AuchdasUnterzeichnenvonFormularenistinAcrobatXImittelsdigitalerUnterschriftprob-lemlosmöglich.

Praxis

Bild1:TextinPDF-Dateibearbeiten Bild2:Outlook–PDF-Archivierung

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PDFMaker:LösungenfürnahezualleAnforderungen

Der PDF Maker für Microsoft Word erlaubt die Erstellung vonPDFs mit Lesezeichen, Hyperlinks, erweiterten Tags für Barri-erefreiheit, Sicherheitseinstellungen, PDF/A 1 3-Archivierung,Anhang der Quelldatei sowie PDF-Kommentarimport in dieWord-Überprüfungswerkzeuge und enthält zudem eine PDF-Serienbrieffunktion. Mit dem PDF Maker für Microsoft Excelkönnen Kommentare exportiert und Größenanpassungen desArbeitsblattsvorgenommenwerden.AußerdemverfügterüberfolgendeMöglichkeiten:Lesezeichengenerierung,Tagging,An-hangderQuelldatei,HyperlinkssowiePDF/A13-Archivierung.

MitdemPDFMaker fürMicrosoftPowerPoint lassensichKom-mentare exportieren bzw. Sprecherkommentare als PDF-Kommentar wiedergeben. Er verfügt außerdem über eineLesezeichengenerierung,Multimedia-Übergänge,eineEbenen-generierung zum Ausblenden von Hintergründen, ermöglichtdie PDF/A 1 3-Archivierung und den Anhang der Quelldatei.Gleichesgilt fürdenPDFMaker fürMicrosoftVisio,derzudemunterschiedliche Ebenen/Layer sowie PDF-Objektdaten ausVisioShape-Datengeneriert.

Mit WEB-Capture können direkt aus Acrobat oder über denPDFMakerausMicrosoftIE,FirefoxundGoogleChromeherausOffline-Archivierungen von Webseiten mit CSS mit einstellba-rer Ebenentiefe, Generierung von Lesezeichen und Hyperlinksvorgenommenwerden.DasnachträglicheArchivierenvonWeb-seitenviaRechtsklickfunktioniertauchzueinemspäterenZeit-punkt.

Einsatzbereich:alleBranchen

Neben dem klassischen Bereich „Office“ enthält Acrobat zahl-reichenützlicheFunktionenfürweitereBranchen.DieDruckvor-stufeprofitiertvorallemvondenWerkzeugenfürFarbkorrektur,Anpassungen und Konvertierungen mit dem Preflight-Werk-zeugfürPDF-StandardsmitPDF/X.FürBauwesenoderEnginee-ringsinddieUmwandlungvon2D-Zeichnungen(DWG/DXF)inmaßgenaue PDF-Dokumente oder das Konvertieren von 3D-CAD-Modellen in 3D-PDF-Dokumente von großer Bedeutung.FunktionenwiedasmaßstabsgerechteMessen,dieEbenenoderdie Georeferenzierung bieten weitere Unterstützung bei dertäglichenArbeit.

Für jede Branche sind vor allem die Möglichkeiten der multi-medialenPräsentationen,mitVideos,Flash,Javascript,3D-PDF-oderPDF-PortfolioseineeinfacheMöglichkeit,dieseInhalteanKunden zu transportieren, ohne dass diese etwas installierenmüssen.DerAdobeReaderreichtaus.MitarbeiterinBehörden,die auch häufig mit Formularen arbeiten, profitieren von dereinfachen und normgerechten Aufbereitung als barrierefreiePDF-Dokumente.HierkommenauchSpezialfunktionenwiedieAktennummerierung, das musterbasierte Schwärzen oder derdynamischeStempelfürdasRechtswesenzumEinsatz.LastbutnotleastprofitierenalleBranchengleichermaßenvonderlang-fristigen und zukunftssicheren Dokumentenarchivierung nachdemISOStandardPDF/AinallenQualitätsstufen,diemitAcrobatXIproblemlosundautomatisierbarmöglichist. n

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Page 74: Zusammenarbeit & Kommunikation

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Praxis

Alltag in Unternehmen: Zur kosteneffizienten Kommunikati-onmit ihrenKundensetzenUnternehmenallerortsCallCenterein.HabenKundeneinAnliegenundrufendortan,erfolgtdieKommunikationnachstarrvorgegebenenStrukturen–sehrzumLeidwesen der Kunden, die sich eine individuelle Bearbeitungwünschen.DarüberhinausmöchtenvieleKundenihrAnliegennichtzufestgelegtenServicezeitenformulieren,sonderndann,wenn es zeitlich passt: Das kann morgens auf dem Weg zurArbeit,spätabendsoderamWochenendesein.AußerdemsolldieKommunikationschriftlicherfolgen,umzubelegen,waszuwelchemZeitpunktundmitwemkommuniziertwurde.

Laut aktuellen Untersuchungen reagieren ca. 80 Prozent derKundenbesonderssensibeldarauf,wieihrAnbieterbeiaktuel-lenAnfragenagiert:Erwartetwird,dassimMomentderKontakt-aufnahmeallerelevanten InformationenzurVerfügungstehenund die Anfrage individuell und fallabschließend bearbeitetwerdenkannkönnen.

E-MailsindefinierteGeschäftsprozesseüberführen

Die zentrale Frage lautet also: Wie können Unternehmen diepersönlichenAnsprechpartnerfürKunden,diezudemhäufiginFilialenarbeiten,indieLageversetzen,Kundenanfragen,dieperE-Mail eingehen, effizient entgegenzunehmen, individuell undfallabschließendzubearbeitenunddiegewünschtenInformati-onensicherzuversenden?

Eine Lösung sollte die Eingangsdokumente erfassen, aufberei-tenundinFormvonverarbeitbarenInformationenindefinierteGeschäftsprozesse überführen. Auf diese Weise können nachdemImportderentsprechendmarkiertenE-Mailsausindividu-

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Thomas Schneider, Geschäfts-führer, InovoOlution GmbH. Inovo-Olution ist ein Software- und Systemhaus mit höchster Spezialkompetenz und langjäh-riger Erfahrung im Bereich Input Management. Durch zusätzlich stark ausgeprägte Softskills und umfassendes Branchen-Know-how nutzen namhafte Unternehmen die Lösungen und Services zur Opti-mierung und Automatisierung ihrer Unternehmensprozesse.

Halle 5 Stand D39InovoOlution & docFORUM

Page 75: Zusammenarbeit & Kommunikation

ellen Postfächern diese anhand verschiedener Klassifikations-technikenautomatischausgewertetwerden.Diedabeigewon-nenen Informationen werden anschließend für nachgelagerteVerarbeitungsschrittegenutzt.

Die Klassifikation (Bsp. „Verlängerung Geldanlage“) erfolgt an-handderAuswertungdigitallesbarerInformationenwieE-MailBody, dem Parsen von angehängten Dokumenten aber auchmittels OCR von Image Dokumenten. Die gewünschten Inhal-te werden nach erfolgreicher Validierung extrahiert und derFolgeverarbeitung zugeführt. So können beispielsweise dieKontonummer oder eine Kundennummer automatisch ausge-lesenundgegenBestandssystemevalidiertwerden.Nurwenndas System eine E-Mail nicht eindeutig zuordnen kann, müs-senSachbearbeiternochmanuelleingreifen.DiegewonnenenInformationenkönnenjedochgenutztwerden,umdemAbsen-derautomatischundzeitnaheinequalifizierteRückmeldungperE-MailzurVerfügungzustellen.

DigitaleSignaturundVerschlüsselung–ErgänzungenfürsicheredigitaleKommunikation

Ergänzende Lösungen sorgen dafür, dass Dokumente wie bei-spielsweise Anträge, die bisher gedruckt und von Hand unter-schriebenwerdenmussten,nunmitHilfevonUnterschriftenpadsoder Tablet-PCs unterschrieben werden können. Die biometri-scheUnterschriftwirddirektindasDokumenteingebettetundmiteinerdigitalenSignaturgeschützt–esgiltdamitalspersön-lichunterschriebenund istgegenzukünftigeunbemerkteVer-änderungengeschützt.DasDokumentkannanschließendlokalgespeichert,viaE-MailversendetoderzueinemUnternehmens-serverhochgeladenwerden.

Darüber hinaus sollten die Dokumente sicher, verlässlich undnachvollziehbarvomVersenderandenEmpfängerübermitteltwerden.DasStichwortandieserStellelautet:Verschlüsselungs-technologie–undzwarsowohlfürdieTextnachrichtselbstalsauchfüretwaigeAnhänge.UmdenVorgangeinfachzugestal-ten,erfolgtdieVerschlüsselungautomatisch,wenndieDatenderE-Mailbeigefügtwerden,wasdenSenderentlastetundzugleichfüreinensicherenProzesssorgt.DerEmpfängeröffnetdiever-schlüsselteDateimitDoppelklick.DabeimüssenwederSendernoch Empfänger die Schlüssel selbst verwalten, aber dennochhabennursieZugangzumInhalteinerjeweiligenNachricht.

Fazit

BasierendaufdenLösungen,beispielsweisevon InovoOlution,sindUnternehmeninderLage,schriftlicheKundenkommunika-tionperE-Mail,Brief,FaxundSocialMediaaufeinerPlattform

entgegenzunehmen, zu bearbeiten und zu verteilen. WichtigeVoraussetzung für den produktiven Einsatz ist, dass alle Ein-gangskanäle und alle Dokumentenformate unterstützt sowieübereinenmodularenAufbauflexibelanverschiedensteAnfor-derungenangepasstwerdenkönnen.UnternehmensinddamitinderLage,eingehendeE-Mailseinfach,effizientundohneMe-dienbruch in die Kundenkommunikation und weitere SystemezuintegrierenunddenklassischenPosteingangperPapiereffizi-entmitdemdigitalenPosteingangperE-Mailzuverknüpfen.n

IntegrierteInput-,Signatur-undOutput-ManagementLösungenschaffendiebestenVoraussetzungen,umauchfürkünftigeEntwicklungenimBereichdereffizientenundindividuellenKundenkommunikationgerüstetzusein.InovoOlutionaufderDMSEXPObeimdocFORUM.

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Page 76: Zusammenarbeit & Kommunikation

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Praxis

Obwohl die meisten Firmendokumente heutzutage in digita-lerFormvorliegen,wirddennochmehrdenn jeausgedruckt–und die Deutschen sind Rekordmeister in dieser Disziplin: 244Kilo Papier verbraucht der Durchschnittsdeutsche im Jahr [1].HinzukommtdieTatsache,dasswichtigeFirmendokumenteinvielen Unternehmen nur in reiner Papierform vorliegen. Dieszeigt eine europaweite Studie, in der über die Hälfte (51 Pro-zent) der befragten Unternehmen angaben, den Großteil ihrerwichtigen Kundendaten in Papierform zu archivieren [2]. ZwaristdieRealisierungeinesBüros, indemausKosten-,Platz-undUmweltschutzgründenvollständigaufpapiergebundeneDoku-menteverzichtetundausschließlichaufEDV-gestützteSystemegesetztwird,theoretischmöglich.DochinderRealität istmanvompapierlosenArbeitennochweitentfernt.Untersuchungenhabenergeben,dassbislangnureinProzentdereuropäischenUnternehmen eine papierfreie Arbeitsumgebung geschaffenhaben[2].

Entscheidend für ein systematisches Vorgehen auf dem Wegzum „papierlosen Büro“ ist dabei nicht, ob Dokumente zumgroßenTeilpapierlosodernurmitteilweiserDigitalisierungver-waltetundarchiviertwerden.Diesspielt imEndeffektkeinesogroßeRolleund istallenfallsvomTypdesUnternehmensoderder Branche abhängig. Stattdessen sollte man sich mit demManagementderDokumenteüberderengesamtenLebenszyk-lusbefassen.DazugehörteineinterneAnalyse,dieaufzeigt,wiedas Unternehmen Informationen nutzt und auf welche Doku-mente regelmäßig zugegriffen wird. Außerdem sollten gerademittelständische Unternehmen ihre Mitarbeiter dazu anhalten,sich vorher genau zu überlegen, ob etwas unbedingt ausge-druckt werden muss. Eine solche „Paper-Policy“ ist auch bitternötig.DennnachSchätzungenderInternationalDataCorpora-tion(IDC)steigtdieMengederPapierdokumenteunddigitalenInformationeninUnternehmenjährlichum67Prozent[3].

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Hans-Günter Börgmann, Ge-schäftsführer Iron Mountain Deutschland. Iron Mountain bietet umfassende Lösungen rund um das Management von Informationen. Die Experten von Iron Mountain helfen Unternehmen, die geeigne-ten Lösungen für die sichere sowie rechtmäßige Aufbewahrung und schnelle Verfügbarkeit ihrer Doku-mente und Daten zu finden. Dabei profitieren Kunden sofort von planbaren Kosten und optimierten Prozessen sowie vom umfassenden Know-how des Dienstleisters.

Page 77: Zusammenarbeit & Kommunikation

Geschäftsunterlagendigitalisiertarchivieren

WerdenGeschäftsunterlagendigitalisiert,könnendievermeint-lich überflüssigen Originaldokumente ohne vorherige Prüfungnichteinfachvernichtetwerden.Laut§147Abs.2derAbgaben-verordnung(AO)müssenGeschäftsunterlagenwieetwaJahres-abschlüsse,InventareoderLageberichtezehnJahreaufbewahrtwerden. Empfangene und verschickte Geschäftsbriefe zumBeispiel können laut Gesetz nach sechs Jahren vernichtet wer-den. Um Strafen wegen Steuerhinterziehung zu entgehen, istmanmitzehnJahrenaberaufjedenFallaufdersicherenSeite.Dies istallerdingsmithohenLagerkostenverbunden. Eine Lö-sungzurSenkungderKostenistdiedigitaleAufbewahrungderDokumente.

DennochgibtesaucheineReihevonDokumenten,beideneneine Aufbewahrung in rein digitaler Form völlig ausreichendist. Mit Ausnahme der Jahresabschlüsse, der Eröffnungsbilanzund von für den Zoll relevanten Unterlagen (siehe dazu auchAO § 147 Absatz 4a) lässt die Abgabenverordnung eine reindigitale Speicherung für Geschäftsunterlagen zu, wenn dieseden Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entsprichtund diese zur Vorlage bei Finanzbehörden sofort in lesbarerFormzuVerfügunggestelltwerdenkönnen.

„Opt-Out“beiderDigitalisierunganwenden

Wenn die zur Wirtschaftsprüfung relevanten Kriterien geklärtsind,kannmitderDigitalisierungundsukzessivenVernichtungvon Papierdokumenten begonnen werden. Die Vorteile reindigitalerDokumenteliegenaufderHand:Leichteresundschnel-leres Auffinden als Papierdokumente, jederzeitige und orts-unabhängigeVerfügbarkeit–zumBeispiel,wenndieDatenaufeinemsicherenFTP-Serverlagern.

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Warum Compliance-gerechte Aufbewahrung?

n SteigendeGeldstrafenfürdieNicht-EinhaltungderAufbe-wahrungsfristen

n ZivilrechtlicheKonsequenzenwieSchadenersatzforderun-genodereinstweiligeVerfügungen

n StrafrechtlicheKonsequenzen,z.B.beiVerletzungderBuchführungspflichtnachStGB§283b

n SchädigungderMarkenreputationsowiedemRufdesUnternehmensbeiimmersensiblerwerdendenKunden

Go Paperless in 2013 & #WPFD

DieInitiativezumpapierlosenBüro:www.paperless2013.org.Dernächste#WPFDWorldPaperFreeDayistam24.Oktober2013!Facebookhttp://bit.ly/go-paperless-2013Google+http://bit.ly/Paperless_2013

DochdieStrategie„Digitalisierealles,vernichtediePapierdoku-mente“funktioniertnichtimmer,siekannsogarzusätzlicheKos-ten verursachen, da vielleicht Dokumente digitalisiert werden,diemöglicherweiseniemehrgebrauchtwerden.Hiersolltenachdem„Opt-Out“-Verfahrenvorgegangenwerden:Alleswasnichtgebrauchtwird,solltenichtindenDigitalisierungs-Prozessmit-einbezogen werden. Generell sollte im Dokumentenmanage-menteinHybridmodellzumEinsatzkommen,beidemsowohlPapierdokumente als auch digitale Daten berücksichtigt undeffektivverwaltetwerden.

KeineDigitalisierungohneIndexierungundValidierung

Damitdie indemgescanntenDokumententhaltenenSachver-haltespäter imelektronischenArchivsaubergeordnetwerdenkönnen und somit schnell auffindbar sind, empfiehlt sich un-bedingt eine Indexierung. Dabei sollten die Indexfelder vomUnternehmenwohlüberlegtwerden.EinenachträglicheÄnde-rungderIndexwertewäreausKostengründenfatal.AlsIndexfel-dersindaufjedenFallJahr,MonatundTag(yyyy.mm.dd),Abtei-lung,ProjektnameundTiteldesDokumentszuempfehlen.Eineindizierte pdf-Datei kann dann zum Beispiel folgendermaßenlauten: „2013.07.23_Produktmanagement_MarketingKampag-ne2013_ProjektplanEntwurf.pdf“.

Abschließend sollte eine Validierung der Daten durchgeführtwerden,dieanalysiert,obessichbeidemFeldumeineZahl,TextodereinDatumhandeltundobbeispielsweisedasFormatvonDatumsangabenundDatumsfeldernkorrektist.Gegebenenfallskönnen die Indexwerte auf Akten- und Dokumentenebene alsCSV-Dateiexportiertwerden,umdiesezumBeispielindasun-ternehmensinterneERP-Systemeinzubinden.

Scan-ServicesnurdurchseriöseDienstleister

Zentraler Vorgang bei der Digitalisierung ist das Scanning derUnterlagen. Dieser Service sollte von professionellen Dienst-leistern durchgeführt werden. So kommt zum Beispiel bei derIron Mountain GmbH seit kurzer Zeit das so genannte DMS-Capture-Verfahren zum Einsatz. DMS-Capture ist einfacher

durchzuführenalsindividuelleScan-Services,daessichhierbeium einen standardisierten Prozess handelt, wodurch etwaigeImplementierungskostenentfallen.EntscheidendeKriterienbeiDMS-Capture sind beispielsweise die maximale Auflösung derAusgabedateivon300dpi(dotsperinch).DieAusgabeformatebeschränkensichdabeiaufPDF,PDF/AoderTIF/G4-Bilddateien.

Wichtig ist auch, die Seriosität und die Sicherheitsanforderun-gendesScan-DienstleistersimAugezubehaltenundScanein-richtungen durch zahlreiche Sicherheitsmaßnahmen wie etwaAlarmanlagen, interneundexterneKamerasysteme,Feuermel-derundSprinkleranlagenzuschützen.Zudemsolltensienachden Normen ISO 9001 (Qualitätsmanagement) und ISO 27001(Informationssicherheitsmanagement)zertifiziertsein. n

Quellenangaben[1]http://www.wiwo.de/technologie/gadgets/ein-selbstversuch-der-

holprige-weg-zum-papierlosen-buero/8090636.html[2]„Europeanbigdataandinformationhandlingstudy“,IronMountain

undColemanParks,August2012.[3]http://www.cio.de/dynamicit/bestpractice/2281581/

Praxis

Page 79: Zusammenarbeit & Kommunikation

Der Bereich Wissensmanagement kreist seit Jahren um zweigroßeWahrheiten:(1)„NiemandwillseinWissenbeitragen,allewollennurvomgesammeltenWissenprofitieren.“(2)„EskommtaufdieMenschenan,nichtaufdieTechnik.“Dasistnichtfalsch,verstelltaberdenBlickfüreinenochvielunangenehmereWahr-heit:VieleWissensmanagement-Systemescheiternnämlichdar-an,dasssichnochnichteinmalgenügendMitarbeiterfinden,dievonihnenprofitierenwollen.DiegleicheGefahrdrohtjetztdengerade eingeführten Social-Enterprise-Plattformen, Communi-tiesoderSocialIntranets.

DasProblemfängtdortan,woüberhaupteineigenesSystem,speziell für das Wissensmanagement, speziell für den sozialenAustausch im Unternehmen, entwickelt wird. Denn dahinterstehtdieVorstellung:WenndieMitarbeitergeradenichtszutunhaben,dannkönnensieeinbisschenWissensarbeitodersozialeVernetzung betreiben. So sind viele Wissensmanagementsys-teme gescheitert und so werden auch viele Social-Enterprise-Initiativenscheitern.Denn:WissenmussindieTagesarbeitein-fließen – genau da wird es gebraucht, Wissensarbeit ist keineExtra-Tätigkeit.Dasbedeutet,dassauchdieUnterordnungderTechnik unter den human factor möglicherweise der falscheWeg ist. Wenn wir den Mitarbeiter da abholen wollen, „wo ersteht“,bedeutetdasheuteimmer:„indemtechnischenSystem,indemerarbeitet“.

UndgenauvondieserSeitekommenimMomentdievielverspre-chendstenInitiativen:ausdenoperativenSystemenheraus,diesichWissensmanagement-undSocial-Enterprise-FunktionenzuEigenmachen.DenndieseSystemebringenalleVoraussetzun-genmit:SiehabendenNutzer,seinenaktuellenArbeitskontextunddendamitverbundenenWissensbedarfinderHand.ZudemsetztsichimZugeagilerEntwicklungeineandereHerange-

Wissen?AndieArbeit!

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Praxis

Klaus Reichenberger ist einer der Gründer und Geschäftsführer der Firma intelligent views. Das Kern-produkt von intelligent views ist die semantische Datenbank K Infinity. Semantische Datenbanken bieten einen flexiblen und natürlichen Umgang mit den Informationen und unterstützen optimal agile Entwick-lungsprozesse. Zudem erlaubt die semantische Vernetzung die intelli-gente Harmonisierung heterogener Informationslandschaften.

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Praxis

hensweise an Software-Projekte durch: Das Ziel sind lebendeundlernendeSystemeundwenigereinestatischperfekteSoft-ware.

OperativeSystemeundihrWissensbedarf

So verlangen Nutzer von CRM-Software heute Funktionen, dieweit über die typische Kundenadress- und Terminverwaltunghinausgehen:vorallemVernetzungisthiergefragt–welchePro-jekteundsonstigenAktivitätenhabenwirmitdiesemKundenlaufen?WersinddazudieAnsprechpartner?AuchdieÜbertra-gungausähnlichenFällenisteingeschätztesFeature.DamitsindwirmittenimWissensmanagement-undSocial-Media-Gebiet.

Unabhängigdavon,welcheoperativenAnwendungenvonein-zelnen Wissensmanagement- oder Social-Media-Funktionenprofitierenkönnen–allengemeinsamist:DeraktuelleFall,dieaktuelle Aufgabe des Nutzers ist der Ausgangspunkt. Zu die-semAusgangspunktgiltesrelevanteKommentare,ErfahrungenandererNutzer,ähnlicheFälle,Richtlinienetc.zuermitteln.DaskönnenstrukturierteDatenoderunstrukturierteInformationausDokumentensein,oftgenügtaberauchderHinweisaufeinenEx-perten.EntsprechendistvorallemeineinhaltlicheInformations-Integration gefordert, weniger eine Integration von Applikatio-nen.Nutzerakzeptierenesheuteeher,zwischenverschiedenenAnwendungenwechselnzumüssen,abersiewollennicht jederAnwendungwiederneuerklärenmüssen,worumesgeht.

Techniken

Operative Systeme beantworten nicht nur zunehmend FragenundbietenInformationen,wiewirsieausWissensmanagement-Systemen kennen, sie bedienen sich auch der typischen Tech-niken aus Wissensmanagement und sozialer Vernetzung: Bei-spielsweisedasEinholenvonFeedbackunddieBewertungvonInformationendurchdenNutzer.Daskannexplizitoderimplizit– durch das Summieren von Bookmarks oder Klicks auf einemObjekt–geschehenundliefertanderenNutzernwichtigeHin-weisezurRelevanzderInformationsowieeinepersönlicheFär-bung,diedenDatenausklassischenoperativenAnwendungenmeistfehlt.AuchdiesozialeVernetzungkannexplizitüberdasAnlegenvonProfilenundverschiedeneFormenderKontaktauf-nahme in digitalen Communities entstehen oder auch implizitüberdieAuswertungvonInteraktionen.

Eine der Basistechniken ist daher die Möglichkeit, die Nutzer-interaktion effizient als Metadaten zusätzlich zur eigentlichenInformationzuspeichernundausdiesenMetadatenzulernen.EineweitereBasistechnikistdiethematischeVernetzung.Sieistbeispielsweise Voraussetzung für das Identifizieren ähnlicher

Fälle.Hiergehtesdarum,vonsehrspezifischenFormulierungenund Eigenschaften abstrahieren zu können, um den dahinter-liegendenKerngehaltanInformationzuerfassen.

Integration von Informationen aus verschiedenen Quellen,gekoppelt mit einer sozialen Intelligenz – das erfordert einenneuenUmgangmitderInformation.Hierbewährensichseman-tischeDatenbanken:SiebieteneinDatenmodell,dasformalge-nug ist, um operative Anwendungen darauf zu realisieren, dasdabeiabersonatürlich ist,dassesunscharfeundunstrukturierteDokumenteerschließenkann.SemantischeDatenmodellesindausdrucksmächtig genug, um Integration und Vernetzung zuleisten und zu jedem Objekt Metadaten zu speichern – einewichtigeVoraussetzungfürlernendeSysteme.

Fazit

In den operativen Prozessen und Systemen, in der täglichenArbeitwirdderWissensbedarfderMitarbeiterkonkret.Hierkön-nen die Techniken, die im Rahmen von Wissensmanagementund Social-Enterprise entwickelt wurden, produktiv eingesetztwerden. Auch die Softwaretechnologie muss, um die Brückezwischen Standardprozessen und Wissensarbeit zu schlagen,einehoheIntegrationsfähigkeitmitbringen.EinewichtigeBasisdafürsindflexibleundvernetzungsfähigeDatenmodelle–einerderGründefürdieAufmerksamkeit,diesemantischeDatenban-kenindenletztenJahrengenießen. n

Dienstag,24.09.,13.30Uhr,Halle5,Forumsbühne5.1Klaus Reichenberger:Duschenohnenasszuwerden–Wissensmanagementmacht‘smöglich

n Klaus Reichenberger,i-views:KnowledgeasaService–Vision,Spinnerei,alterHutoderzwingendeNotwendig-keit?ImFORUM 6:„NeueTechnologienfürWissensma-nagementundSocialMedia“am09. Oktoberum9.45Uhr

n Jonathan DennerundClaudia Baumer,i-views:MeineCommunityundich.Immerpersönlich,immerRelevantes,immerNeuesImFORUM 2:„WissensmanagementundSocialMediaimUnternehmen–innovativeMethodenundEinsatzbeispiele“am08. Oktoberum17.00Uhr

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Nichtselten istdieDokumenterstellung inUnternehmennochgeprägt durch äußerst ineffizientes Vorgehen. Etablierte undverbreiteteSoftware-LösungenerfordernoftmalskompliziertesSkriptenunderheblichetechnischeKenntnisse.Auchkommenselbstgebaute Word-Lösungen zum Einsatz – unter intensiverVerwendungvonMakrosundVBA-Skripting.DieFolge:schwie-rige Wartbarkeit, bei der in erster Linie Techniker die erforder-lichen Änderungen an Dokumentvorlagen durchführen. DieAufgabeundQualifikationderMitarbeiterindenFachbereichenaber besteht in der inhaltlichen Bearbeitung der Dokumen-te (und Vorlagen) – und nicht in der Überwindung der dabeiauftretenden technischen Hürden. Dieser Status quo hat teilshistorischeGründe:ZumeinenwarDocumentCompositioneinNebenschauplatzdesOutputManagement,zumanderenwirdoft nicht die richtige Software eingesetzt. Das Auslaufen desSupports(EOL)vonVBAmit2014stelltdazueinernsthaftesPro-blemzusätzlichzursuboptimalenUmsetzungdar.

DabeisinddieUrsachenfürweniganwenderfreundlicheLösun-gennichtnurimmangelndenUsability-BewusstseinderHerstel-lerzusuchen.DennimProzessderDokumenterstellungineinemUnternehmenistdieZahlderStakeholderaneinemDokumentbeachtlich. Im Falle einer Angebotserstellung für Großkunden,etwaimUtility-Bereich,sinddasbeispielsweisederFachbereichGroßkundenbetreuung, die Rechtsabteilung, Marketing, Com-munication,beiAbschlüssenvongeschäftsrelevanterGrößedieGeschäftsführung oder der Vorstand und natürlich der Kundeselbst. Corporate Design, Compliance, gesetzliche Vorgaben,standardisierteWordingsusw.stellendarüberhinausvielfältigeAnforderungenanDokumentewieauchandieSysteme,diedieseerstellen.

InteraktiveDokumenterstellung–eineHerausforderung

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Praxis

Gregor Marboe leitet die INFINICA Division mit dem Schwerpunkt auf Produktmanagement, Entwicklung und Professional Services bei der Qualysoft GmbH in Wien. Qualy-soft ist ein IT-Dienstleister, der mit gut 400 Mitarbeitern in 7 Ländern tätig ist, INFINICA ein Pionier für Document Composition und Distri-bution, dessen Kernkompetenzen Dokumenterstellung und -verteilung in vernetzten Workflows sind.

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Praxis

NeuerAnsatz,derverbindet

Setzt man diese Vorgaben konsequent um, müsste dies einer-seitszurNutzungvonstarkeinschränkendenSystemenmitper-sonalisierten Masken oder Bereichen bzw. der Erstellung einesweitgehendunveränderbarenAusgabeformatswiePDFführen.Dochdies lässtsich imGegenzugschwermitdenAnforderun-genderFachabteilungenvereinbaren,diedieBearbeitungdesDokuments durchführen und bekannte Wege mit Office-Soft-ware gehen möchten. Der psychologische Aspekt des kleineneigenen Hoheitsbereichs über das Dokument ist ebenso nichtzuvernachlässigen.EinewidersprüchlicheSituation,diebeidenoftmals eingesetzten Tool-Landschaften kaum zufriedenstel-lendgelöstwerdenkann.

Dennochkann manmit modernenAnsätzen und WerkzeugeneinenSchrittineineneueRichtunggehen.DieseSituationsbe-schreibungzusammenfassend,ergibtsicheinenochunscharfeAnwendung,diefolgendeAnforderungenberücksichtigt:

n Unterschiedlichste Stakeholder im Unternehmen in ihrereigentlichenAufgabezuunterstützen

n Aus den Rollen heraus entgegengesetzte Anforderungenharmonisiertabzudecken

n Jedem genau die Funktionen zur Verfügung zu stellen, diebenötigt werden und die sich ohne zusätzliche technischeUnterstützunganwendenlassen.

InteraktiveDokumenterstellungmitBausteinen

EinAnsatz,derdieAnforderungenharmonisiert,wirdals inter-aktiveDokumenterstellungbezeichnet.DiesewirdineinemSys-temumgesetzt,daswechselseitigesAufeinandereinwirkenvonAkteurenoderSystemen indenFokusrückt.UmverschiedeneStakeholder zu befriedigen, ist das System idealer Weise ver-teiltundbietetdurchdieMöglichkeit,Dokumentemodularzugestalten, präzise Zuordnungsmechanismen. Dabei darf jeder

Benutzergenaudasbearbeiten,wasfürseineRollevorgesehenist. Ausgangspunkt ist hierbei das in der Textverarbeitung seit30JahrenbekannteKonzeptderTextbausteine.DiesesbautmanaufeineEbenevollwertiger,jedenmöglichenInhaltabbildenderDokumentbausteineaus.DabeikönnendieeinzelnenBausteinewiederum in ihrer Schreibbarkeit verschiedenen Rollen zuge-ordnetwerden.

DatenausVorsystemen(DB,SAP,CRM,Host,etc.)geheneben-falls in die Bausteine ein. Auch stehen die Bausteine nicht fürsich, sondern sind Teil eines vollwertigen Document-Compos-tion-Systems:FolglichstehtdieganzeFunktionalitätdesSystemszurVerfügung.Diesbeziehtsich insbesondereaufdie Integra-tion in die Systemlandschaft und in dokumentbezogene Pro-zesse–einfundamentalerUnterschiedzuindividuellenOffice-Lösungen. Dokumentvorlagen, die individuellen Inhalt ver-wenden, greifen auch auf Bausteine zurück, um erstens dengenanntenAnforderungenzugenügenundzweitensdieWart-barkeitzuoptimieren.Corporate-Design-Vorgabenwerdenzen-tralsteuerbarhinterlegtundsindinallenBausteinenundDoku-mentvorlageneingepflegt.

UmvollständigsowohlaufdieSkillsdesBenutzersalsauchaufdieVorgabenderanderenStakeholdereinzugehen,lassensichder Funktionsumfang zur Bearbeitung bzw. die verfügbarenDokumentelemente pro Benutzergruppe individuell anpassenbzw.zuweisen.

Dokumente,diemehrkönnen

Das eigentliche Dokument wird in einer Anwendung erstellt,die dem Endbenutzer die Möglichkeit gibt, das Dokument zubearbeiten, ohne jedoch die restlichen Anforderungen des je-weiligen Kontexts zu ignorieren. Ein Gefühl wie in Office-Soft-wareistgegeben,anstattnurinBausteinlistenzuarbeitenoderständigeineVorschaugenerierenzumüssen.DerBenutzerdarfalle Schritte durchführen, die seinen Aufgaben entsprechen.

Page 83: Zusammenarbeit & Kommunikation

Dabei sieht er immer das volle Dokument auf dem Bildschirm.An definierten Punkten kann das Dokument um die zuvor er-stellten Bausteine erweitert werden, die vom Benutzer Einga-benerfordernoderVorbelegungbieten.SensibleBausteinewieRechtstexte werden durch den Benutzer schreibgeschützt insDokument übernommen – unabhängig davon, ob zusätzlicheEingabengemachtwerdenmüssenodernicht.

DarüberhinauskönnenEingabendesBenutzersauchdieLogikinBausteinenanstoßenoderandereBausteinenachladen.DieseInteraktionzwischendemDokumentunddemBenutzerunter-scheidetdasSystemzusätzlichvonderbisherigenunidirektiona-lenDokumenterstellung.AlsEingabeindiesemZusammenhangistnichtnurTextzuverstehen:AuchZahlen-bzw.DatumswerteoderdieAuswahlausVorbelegungen(z.B. inDropdowns)wer-denaufdieseWeiseeingetragen.DabeiistTypfürweitereVerar-beitungwieautomatischeFormatierungoftrelevant.JedeEin-gabe,diederBenutzermacht,istanschließendnachvollziehbarundistinEchtzeitimführendenSystemvorhanden.

InSachenLayoutgreiftderBenutzeraufvordefinierteFormat-vorlagen zu, die idealerweise an die einzelnen Inhaltsebenenangepasst sind und das Corporate Design abbilden. DadurchwirddieEinhaltungderVorgabenweitgehendsichergestellt,derBenutzerhat jedochdieMöglichkeit,dasDokument imvorge-sehenenRahmenzugestalten,ohnez.B.beliebigeSchriftartensetzenzukönnen.AuchhiergiltdieAnpassungdesFunktions-umfangsproBenutzergruppe.

Fazit

Mit INFINICA Composer wurde ein Produkt der interaktivenDokumenterstellung entwickelt, das es schafft, einen schwie-rigen Spagat zu meistern, und zwar durch Reduktion auf dasNötige, Eingehen auf das Gemeinsame entgegengesetzterBedürfnisseunddurchguteUsability. n

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Technologie

Hochleistungs-Dokumentenscanner,ECM-System,Workflow,LED-Technologie

ScanlösungalsSchrittmacherfürGeschäftsprozesse

http://www.inotec.eu

Jürgen Neitzel ist PR-Texter und Content Marketing Berater in Stutt-gart. InoTec optimiert die Geschäfts-prozesse seiner Kunden mit technisch präzisen und zuverlässigen Doku-mentenscannern. Die InoTec Scanner kommen überall dort zum Einsatz, wo große Mengen an Belegen pro-duktiv und sicher gescannt werden müssen. InoTec besitzt ein nationales und internationales Netz an Part-nern mit Branchen-Know-how und Projekterfahrung. Das Prinzip der Nachhaltigkeit gehört zum Selbstver-ständnis des Unternehmens.

Bestellungen, Verträge, Rechnungen, Kontoauszüge oder For-mulare,täglichverschickenundempfangendieDeutschenetwa66 Millionen Briefe alleine über die Deutsche Post. Die Verar-beitung dieser Briefpost ist die ewige Herausforderung für dieProzessverantwortlichenindenUnternehmen.SomitistfürdieProzessmanager ein Hochleistungs-Dokumentenscanner eineSchlüsselkomponente ihres Enterprise Content Management-Systems.DieProzesseverlangen,dassdieInformationenausderBriefpost schnell und zuverlässig in den virtuellen Postkörbender Workflow und Dokumentenmanagement-Systeme landen.Die Anwender erwarten ein „perfektes Dokument“, das sie indienachfolgendenKlassifizierungs-undIndexierungsaufgabenschicken.

„DerBedarfgehtzuScansystemen,diemehrereKriteriengleich-zeitig erfüllen: eine hohe Erfassungsgeschwindigkeit in besterImage-Qualität, ein nahezu unterbrechungsfreies Scannen, er-gonomische Bedienung und niedrige Gesamtbetriebskosten“,erläutert Peter Schnautz, Geschäftsführer der InoTec GmbH.Schon seit einigen Jahren spielen sich Prozessverantwort-licheundHerstelleraufderSuchenachderimmerperfekterenScanlösung die Bälle zu. Und aus einem einfachen Gerät zurDigitalisierungvonPapierhabenUnternehmenwieInoTecHigh-Tech-Maschinenentwickelt,diedieScanprozesseinimmerneueEffizienzhöhenführen.

Rechenleistungverzehnfacht

Auf der DMS Expo sehen die Anwender den SCAMAX 8x1 vonInoTec, laut Hersteller verarbeitet und digitalisiert er Farbdo-kumente mit 300 Blatt pro Minute in 300 dpi Auflösung. PeterSchnautz erklärt die Herausforderungen an seine Ingenieure:„Wirhabenunsüberlegt,wiewirauchbeisehrhohenGeschwin-digkeiten eine saubere Ablage der Dokumente sicher stellen.Undwiewirverhindern,dassdiegroßenDatenmengen,diebei300dpiinFarbeentstehen,dieGeschwindigkeitdrosseln.“

Halle 5 Stand 5C51

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Die eine Antwort sind modernste Elektronikkomponenten, diedafür sorgen, dass die riesigen Datenmengen unverzüglichverarbeitet werden. Die eingesetzten Prozessoren besitzen imVergleichzurvorherigenGenerationeinenLeistungsvorteilvon1:10. Heute bietet ein Prozessor also die gleiche Leistung wiezehnProzessorendesVorgängermodells.BeiderPapierführungist ebenfalls viel – in diesem Fall mechanisches – Ingenieurs-wissen gefragt. Ein metallischer Auffangarm passt sich auto-matischdemwachsendenDokumentenstapelanundführtdasPapierdabeigleichmäßig.ZusätzlichwerdenLuftpolsterdurchAbsaugenbeseitigt.

StörungsfreiesArbeiten

GroßesAugenmerklegenScanner-HerstelleraufeinensicherenPapiertransport auch bei schwierigen Belegen. Zudem erfolgtdie Belegumlenkung bei Hochleistungs-DokumentenscannernmiteinemgroßenRadius,umdasPapiersowenigwiemöglichzu beanspruchen. Neueste Entwicklungen im Glasbereich er-öffnenAlternativeninweiterenSegmentenderPapierführung.SomitverursachenHeftklammernamGerätkeineSchädenmehr.

Alle Komponenten rund um das Gerät werden für einen un-terbrechungsfreien Fluss der Arbeit weiterentwickelt. Bei demInoTecScannerarbeitendieAnwenderaneinemsogenannten„Doppelanlage“-Tisch. In diesen sind zwei Anlagefächer mit je1.000 Blatt Fassungsvermögen integriert. Während das GerätauseinemAnlagefachdieDokumenteabarbeitet,fülltderMit-arbeiter bereits das zweite Fach mit neuen Dokumenten. Hatder Scanner einen Stapel komplett digitalisiert und zum ECM-System geschickt, fährt er das leere Anlagefach automatischzurSeite.DasGerätpositioniertdasneugefüllteFachvordemPapiereinzugundverarbeitetdiedarinabgelegtenDokumentemitatemberaubenderGeschwindigkeit.

OptikundLicht

FürdieProzessverantwortlichenentscheidetdieQualitäteinesdigitalen Beleges über dessen produktive Weiterverarbeitung.„JedesbrillanteBilderfordertnebeneinerhochwertigenKameraaucheineausgezeichneteBeleuchtung“,erklärtPeterSchnautz.„DeshalbisteswichtigdasZusammenspielzwischenOptikundLichtzuoptimieren.WirhabenunsfürdieLED-Technologieent-schieden.“

Für Anwender und Umwelt ergibt sich daraus eine Reihe vonVorteilen.So führtderhoheWirkungsgradvonLEDszueinemniedrigeren Energiebedarf. Zudem verfügen LEDs über eine

hohe Lebenserwartung. Die Lebensdauer des LED-Beleuch-tungssystemsentsprichtannäherndderLebensdauerdesScan-ners. Belege lassen sich dank sehr guter Lichtverteilung undLichtintensität besser ausleuchten, was die Qualität besondersbeifarbechtenScanspositivbeeinflusst.UndschließlichentfälltdieAufwärmphasederBeleuchtung,wiesiebeiScannernohneLEDsüblichist.

ZentraleArbeitsschrittederImage-OptimierungundderImage-Bearbeitung werden mehr und mehr in die Scanner selbstverlagert. Dabei übernehmen eine Vielzahl von Image-Proces-sing-Technologien – bei InoTec zusammengefasst unter demOberbegriff‚PerfectDocumentTechnology’–wichtigeFunktio-nenwiedasGeraderückenderBelege,dieHelligkeits-undKon-trastbearbeitungoderdasEntfernenschwarzerRänder.Ebensodazu gehören die automatische Leerseitenerkennung und dasMultistreamingzurgleichzeitigenAusgabevonFarb-,Grau-undSchwarzweiß-Images. n

15. Kongress für Wissens­management und Social Media

8./9. Oktober 2013 | Congress Park Hanau

»Wissensmanagement und Social Media – Markterfolg im Innovationswettbewerb«

Leitthemen der KnowTech 2013:

� Wissensmanagement und Social Media im Unternehmen

� Innovativ zusammenarbeiten � Social Enterprise – ein Fall für Big Data? � Unternehmen und Organisationen im

Social Web: Innovativ und nah am Kunden

www.knowtech.net | @knowtech_net | #knt13

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DiedigitaleErschließungderkulturellenundwissenschaftlichenÜberlieferungisteinewichtigegesamtgesellschaftlicheAufgabe–unddabei leistetdieStaatsbibliothekzuBerlinwertvolleUn-terstützung.MitState-of-the-ArtScan-undAufnahmetechnolo-gienwerdengemeinfreieWerkedigitalaufbereitet,umfassendbibliothekarischerschlossenundimInternetfreizurVerfügunggestellt.EinBesuchimDigitalisierungszentrumdergrößtenwis-senschaftlichenBibliothekDeutschlands.

Andreas Mälck, Leiter der Abteilung Bestandserhaltung undDigitalisierungempfängtmichimHausunterdenLinden.DortbefindensichimsaniertenTeildesAltbaus,dieRäumlichkeitendesDigitalisierungszentrums,dasseitSeptember2010inBetriebist. Andreas Mälck nennt im Einleitungsgespräch drei Aspekte,diebeimParadigmenwechselvonderReprografiezurdigitalenReproduktioneineentscheidendeRollegespielthaben.

FürdieWissenschaftentstehtmehrNutzen.Tiefer,einfacherundingrößererBreitealsjezuvorwerdendieSammlungenderBib-liothekzugänglichgemacht.„EingebundeninmoderneOnline-ForschungsumgebungenkönnenaufdieseWeiseandereSamm-lungszusammenhänge erkannt und neue wissenschaftlicheFragestellungenerarbeitetwerden“,erläutertAndreasMälck.

Durch die gründliche Erschließung werden zudem einzelneWerkeleichterundumfassenderrecherchierbar.UndschließlichgewinntdieBibliothekdurchdieDigitalisierungErsatzmedieninhoherQualität,diesiedenBenutzernfürihreForschungenan-bietenkann.DasschontdieOriginale,einwichtigerBeitragzurBestandserhaltung.

Gelebtes„Kulturerbe2.0“

Digitalisierung,Bestandserhaltung,Scan-Technologien,Digitalisierung-on-Demand

Trend

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www.zeutschel.de

Jürgen Neitzel arbeitet als PR-Texter und Content Marketing-Berater in Stuttgart. Die Zeutschel GmbH lie-fert seit mehr als 50 Jahren Lösungen für das Dokumenten- und Archiv-management. Die Produktpalette umfasst Aufsichtsscanner für Kopier- und Digitalisierungsanwendungen, Capture-Software, Lieferdienst-Software und Software-Lösungen für den Aufbau digitaler Sammlungen sowie Mikrofilmsysteme. Sowohl die Entwicklung als auch die Fertigung inklusive Qualitätskontrolle finden am Firmensitz in Tübingen-Hirschau statt.

Halle 5 Stand 5B25

Page 87: Zusammenarbeit & Kommunikation

ZusammenarbeitmitRestauratoren

Eine christliche Schrift aus dem 18. Jahrhundert wird auf dieschwarze Oberfläche des Zeutschel Aufsichtsscanners gelegt.EineGlasplattedecktdieBuchseitenab.PräzisefährtderScan-kopfnachuntenundführtdabeidieLichtzeileüberdieVorlage.InSekundenschnellewerdendieSeitengescanntundsindsofortaufdemangeschlossenenMonitorsichtbar.

ImDigitalisierungszentrumwirdeinbreitesinhaltlichesundzeit-liches Spektrum bearbeitet: von preußischen Drucken des 17.JahrhundertsbiszuarabischenHandschriften,vonchinesischenRomanen der Mingzeit aus dem 16. Jahrhundert bis zu tibeti-schenBittgebeten.EntsprechendvielfältigundschwierigistdieBeschaffenheitderVorlagen.DochderQualitätsanspruchbleibtstetsderGleiche:„WirwollenBüchernureinmalimLebenscan-nenunddabeieinsehrgutesErgebniserzielen,dasdemOriginalsehrnahekommt“,soMälck.

Gescannt wird grundsätzlich in Farbe bei einer Auflösung von300dpi.SollenDetails indenVorlagen,zumBeispielbeiLand-karten, gut sichtbar sein, erhöht sich die Scan-Auflösung aufbiszu600dpi.NebeneinersehrgutenAbbildungsqualitätlegtman im Digitalisierungszentrum großen Wert auf eine hoheFarbtreueundeineschonendeBehandlungderVorlagen.NachihrervollständigenDigitalisierungerfolgtdie‚Anreicherung’derObjekte mit zahlreichen bibliographischen und technischenAngabensowiemitDatenzuihrerinhaltlichenStruktur.

Die Ausstattung des Digitalisierungszentrums wurde im Rah-meneinesumfangreichenAusschreibungsverfahrensermittelt.ZumEinsatzkommen13Scansysteme,darunterneunZeutschel

OS 12000 und OS 14000 Aufsichtsscanner für Formate bis A0,zweiScan-Roboter,einV-Scanner,einGrazerBuchtisch fürbe-sondershochwertigeMaterialiensowiezweiReader-ScannerzurDigitalisierung von Mikrofilmen. Für die Produktionssteuerungund Präsentation im Internet wird die Open Source-Workflow-SoftwareGOOBIgenutzt.

UnschätzbareWerte–vomBackupbisDigitalisierung-on-Demand

DieArbeitdesDigitalisierungszentrumsbasiertaufdreiSäulen.Der Bereich mit dem geringsten Umfang ist die Schutz- undSicherheitsdigitalisierungherausragenderSchätzeausdenSon-dersammlungenodervonbeschädigtenBändendesAllgemei-nenDruckschriftenbestandes.

DiezweiteSäule istdieDigitalisierungvonBenutzeraufträgen.DiebestelltendigitalenAbbildungenwerdenviaDownload,ent-wederalsJPEGoderalsMaster-TIFF,zurVerfügunggestellt.DerBenutzer zahlt dafür eine einmalige Gebühr. Wurden die Da-teien heruntergeladen, sind die Abbildungen über den Web-Bereich ‚Digitalisierte Sammlungen’ der Staatsbibliothek zuBerlinkurzeZeitspäterallgemeinzugänglich.

„Der Bedarf an individueller Auftragsdigitalisierung ist seit derEröffnung des Digitalisierungszentrums stetig gestiegen undliegt heute bei 20 Prozent am gesamten Arbeitsaufkommen“,erläutertAndreasMälck.Dermitüber70ProzentgrößteAnteilnimmtdieProjektdigitalisierungein,gefördertdurchDrittmitteldesBundes,derDeutschenForschungsgemeinschaftundzumBeispiel der EU. Momentan laufen nach Angaben von AndreasMälckzwischensiebenundzehnProjektegleichzeitig.

Bild:ImdeutschenSprach-raumerschieneneDruckedes18.JahrhundertssindindenDigitalenSammlun-genfreizugänglich

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Trend

ErnenntexemplarischzweiProjekte,diedenbesonderenNutzenderDigitalisierungsaktivitätenfürWissenschaftundGesellschaftverdeutlichen.Sogehörenzudenseltenenundbesonderswert-vollenBüchern,diederzeitindieDigitaleBibliothekaufgenom-menwerden,rund15.000im17.JahrhundertinPreußenherge-stellte Drucke. Ein Drittel dieser Bücher ist im Alleinbesitz derStaatsbibliothekzuBerlin,deshalbistderendetailgetreueWie-dergabeimInternetfürdieForschungvonunschätzbaremWert.

Die Staatsbibliothek zu Berlin koordiniert zudem ein internati-onalesDigitalisierungsprojektmitdemZiel,biszumJahr2014,demhundertstenJahrestagdesKriegsausbruchs,rund400.000herausragendeQuellendesAlltagslebensausderZeitdesErs-tenWeltkriegsimInternetfreizurVerfügungzustellen.Mitder‚EuropeanaCollections1914-1918’schaffen12BibliothekenausganzEuropaeindigitalesGedächtnis fürdenErstenWeltkrieg.Aus dem Bestand der Staatsbibliothek zu Berlin werden rund6.800Objektedigitalisiert.DaruntersindetwadieHälfteBüchermitTitelnwie‚KochbuchfürdenSchützengraben’und‚Gemüse-bauwährenddesKrieges’unddieandereHälfteSondermateria-lienwieFlugblätter,Musikalien,Handschriften,FotosundKarten.

‚Masterplan’fürDigitalisierungsprojekte

WiederzurückindenProduktionsräumen,herrschtzielstrebigeBetriebsamkeit.AnallenScannernwirdgearbeitet.BuchaufderBuchwippe platzieren, feinjustieren, Scan-Knopf drücken unddasErgebnisamMonitorüberprüfen–jederHandgriffgehthiernahtlosindennächstenüber.EineffizienterAblaufistfürAndreasMälck unabdingbar, um den eigenen hohen Ansprüchen auchgerechtzuwerden.Insgesamtsind24MitarbeiterimDigitalisie-rungszentrumbeschäftigt,20davonsindScan-Operatoren.

Aktuell befinden sich über 35.000 Werke mit über 6 MillionenAbbildungenindenDigitalenSammlungenderStaatsbibliothek

zuBerlin. „JenachArtderVorlagenbeträgtderDurchsatzproMonatetwa200.000Images“,soMälck.DieStaatsbibliothekzuBerlin erstellt momentan einen ‚Masterplan’ für die nächstenfünfbiszehnJahre.Dabeiwerdendie inhaltlichenSchwerpunkteder Digitalisierungsaktivitäten definiert. In die Überlegungeneingebunden sind sowohl bibliothekarische Bedürfnisse alsauchkulturelleundpolitischeHighlights.

IchverlassedasDigitalisierungszentrummitderErkenntnis,dassin Berlin und anderswo aktiv und kompetent am Aufbau des‚Kulturerbes 2.0’ gearbeitet wird. Bleibt zu hoffen, dass dieserEinsatz auch bald von der Politik gewürdigt wird. So geht dieDeutscheForschungsgemeinschaftvoneinemjährlichenBedarfvon zirka 30. Millionen Euro für die Digitalisierungsarbeit aus,gezahltwerdenabergerademal2,6MillionenEuro. n

Die Staatsbibliothek zu Berlin

DieStaatsbibliothekzuBerlin–PreußischerKulturbesitzer-wirbtundbewahrtseit1661HandschriftlichesundGedruck-tesausallenWissenschaftsgebieten,allenLändernundallenSprachen.

DerBibliotheksbestandumfasstmehrals25Millionenver-schiedeneMedien–vonBüchernundHandschriftenüberAutographeundKartenbishinzuZeitschriften,MikroformenundelektronischeRessourcen.UnterdenbesonderenSchät-zensind80%deskompositorischenNachlassesvonJ.S.Bach,diealsWeltkulturerbeanerkannte9.SinfonievonBeethoven,diegrößtehebräischeBibelaufPergamentsowiedieeinzigeMiniaturenhandschriftdesNibelungenliedes.

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Alexander Gesinn ist Geschäftsfüh-render Gesellschafter der gesinn.it GmbH & Co. KG, einem Spezi-alisten für semantische Unterneh-menslösungen. Zuvor war er als IT-Produktmanager, Leiter der Soft-wareentwicklung, Prozessmanager und Chief Information Officer für verschiedene IT-Unternehmen tätig.

https://gesinn.it/

UnternehmenswikiswerdeninzwischenvonzahlreichenFirmenin unterschiedlichen Funktionen genutzt. Sie werden häufigzumAufbaueinerFirmenenzyklopädienachArtderWikipediaverwendet, dienen unter anderem aber auch als Dokumenta-tionsplattformen fürdieQualitätssicherung,als InstrumentzurDokumentation von Entwicklungsprojekten, als KnowledgeBase für Supportaufgaben, als Austauschplattform für die Mit-arbeiteroderalsleichtzuadministrierendesIntranet-Portal.

Sowohl kommerzielle Systeme wie etwa Confluence als auchverschiedene nicht-kommerzielle und unter der Open-Source-Lizenz GPL laufende Systeme haben Eingang in die IT- undFachabteilungen der Firmen gefunden. Unter den nicht-kom-merziellen Systemen hat sich die Software der Wikipedia,MediaWiki,mitAbstandvorDokuWikiundanderenOpen-Source-Wikisetabliert.AufgrundderInteraktivitätundderMöglichkeiteinerbreitenMitarbeiterbeteiligungwerdendieseWikisderers-ten Generation in der Regel unter dem Gattungsnamen „Web2.0“ subsumiert und bei Anwendung im Unternehmen zu den„Enterprise-2.0-Lösungen“gezählt.

Wikis2.0–keineLösung„füralleFälle“

Während Unternehmenswikis 2.0 durchaus wirkungsvolleWerkzeuge für verschiedene betriebliche Szenarien darstellen,könnenandereAnforderungenmitihnenallerdingswenigergutabgebildetwerden.

Im Qualitätsmanagement etwa stellen sie dank der Revisions-historie zwar bereits einen wichtigen Schritt zum zuverlässigenQualitätsmanagement-Tool dar, wie andere textbasierte

UnternehmenswikisdernächstenGeneration

IndustrialisierungderInformationsarbeitmitsemantischenUnternehmenswikis

Trend

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Systemekämpfen aber auch siemitderAktualität und Konsis-tenz der Daten im System. Die Erwartungshaltung, die häufigmit dem System verknüpft wird, ist, dass die Nutzer von derMöglichkeit Gebrauch machen, Inkonsistenzen und falscheDaten gleich selbst auszubessern, wenn sie ihnen auffallen.DiePraxishatgezeigt,dassdiesnurseltenderFall ist.Über90Prozent der Nutzer von Unternehmenswikis sind reine Kon-sumenten, das heißt, sie lesen, während sie weder schreibennoch editieren. [1] Wenn zum Beispiel eine an einem ProzessbeteiligteRolleumbenanntwird,mussdiesesowohlimProzessalsauchderRACI-MatrixunddemQualitätsmanagementhand-buchgeändertwerden. Immerwiederkommtes imUnterneh-mensalltagvor,dasseinigedieserÄnderungenschlichtwegver-gessenwerden.

Im Prozessmanagement sind Wikis 2.0 nur bedingt einsetzbar.Prozesse werden im Unternehmensalltag meist grafisch, etwain Ablaufdiagrammen, dokumentiert. Wikis sind dagegen eher

fürdieschnelleundeffizienteErstellungvontextlichenInhaltengemacht. Freilich gibt es inzwischen für einige Wiki-SystemeAdd-ons, mit denen sich Ablaufdiagramme in Wiki-Seiten ein-bettenlassen,ohneeineexterneAnwendungöffnenzumüssen.Die damit erarbeiteten Ablaufbeschreibungen sind jedoch imPrinzip reineGrafiken.DiesekönnenmitHilfevonKategorisie-rungswerkzeugenverschlagwortetwerden,sindaberinhaltlichnicht analysierbar. Beinhaltet eine grafische Prozessbeschrei-bungetwaDatenwiedieKostenproProzessschritt,sokönnendiesenichtautomatischineinerzusammenfassendenÜbersichtaggregiertoderstatistischausgewertetwerden.

BeimEinsatzimService-Bereichkommtesvorallemdaraufan,dassdieMitarbeiterschnelldierichtigenInformationenfinden.Wichtigist,dasssiesichnichterstdurcheinenWustvonSucher-gebnissenwühlenmüssen,bevordasSystemihnendiepassen-deAntwortliefert.InWikis2.0könnendieNutzerArtikeltitelundKategorien durchsuchen oder eine Volltextsuche durchführen.InhalteselbstkönneninArtikelundUnterartikelaufgeteilt,mitKategorien versehen und durch Überschriften gegliedert wer-den.AberauchmitdiesenStrukturierungs-undSuchoptionengilt:JemehrInhaltesichimSystembefinden,destoschwierigerwirdes,relevanteInhalteschnellzufinden.

ImProjektmanagementwerdenWikisdafürgeschätzt,dassdieProjektbeteiligten in ihnen Inhalte schnell und unkompliziertgemeinsamerarbeiten,verbessernundkommentierenkönnen.So werden sie etwa als Dokumentationsplattform für Projekt-beschreibungen, Projekterfahrungen und Vorgehensbeschrei-bungen verwendet. Die Projektplanung selbst wird jedoch inder Regel in separaten Anwendungen wie MS Project durch-geführt, die entsprechende Darstellungs- und Auswertungs-möglichkeitenbesitzen.GeradedieVerbindungzwischenInhal-tenunddendamitverbundenenDaten–vomgeleistetenZeit-und Kostenaufwand bis hin zu der Errechnung notwendigerAusführungszeiträume und möglicher Fertigstellungsdaten –istaufgrunddieserTrennungderSystemejedochnichtmöglich.

Der Umgang mit Listen und Bestandsverzeichnissen aller Artist inWikis2.0ebenfallsEinschränkungenunterworfen.HäufigwirdzumBeispieldasFirmentelefonbuchimWikiveröffentlicht.DieseInhaltemüssenjedochunabhängigvonanderenInhaltenim System gepflegt werden und können allenfalls durch LinksoderkomplizierteInklusionsmechanismenmitdiesenverknüpftwerden. In der Praxis bedeutet dies, dass die Aktualität derNamen und Nummern damit nicht gewährleistet ist. HeiratetzumBeispieleineMitarbeiterinundnimmtdenFamiliennamenihresMannesan,somussihrNameanverschiedenenStellenimSystemmanuellaktualisiertwerden.

Dr. Michael Scherm ist Gründer des Stragenion Networks, das sich mit technologiegestützter Strategieent-wicklung für Unternehmen beschäf-tigt. Zuvor arbeitete er zehn Jahre bei einer internationalen Manage-ment-Beratungsfirma und war als geschäftsführender Gesellschafter bei einer Software-Firma tätig.

www.stragenion.com

Trend

Page 91: Zusammenarbeit & Kommunikation

SemanticMediaWiki:MetadatenknüpfensemantischesNetz

Semantic MediaWiki bildet unter dem Schlagwort „Enterprise3.0“dieBasisfüreineneueGenerationvonUnternehmenswikis.BeiSemanticMediaWikihandeltessichumdiedurchSemantikerweiterte Version von MediaWiki. Während „Wikis 2.0“ Texteund andere Inhalte weder verstehen noch auswerten können,reichernsemantischeWikisdieInhaltezusätzlichmitsogenann-tensemantischenAnnotationenan.DieseMetadatenwachsenzueinem„semantischenNetz“zusammenundermöglichenesdem System, Informationen ohne weiteres Zutun des NutzersmiteinandersinnvollinVerbindungzusetzen,ausdemKontextherausselbständigdierichtigenSchlüssezuziehenundObjekteautomatischmitzusätzlichenInhaltenanzureichern.DieInhaltedes Wikis können somit automatisiert und strukturiert ausge-wertetwerden.

Die Anreicherung der Inhalte mit semantischen Annotationenkann manuell geschehen, indem einem Begriff im Wiki-Textein sogenanntes „Tag“, also eine Markierung, beigefügt wird.Manuelles Tagging ist jedoch mühsam und fehleranfällig.Deshalb arbeiten semantische Wikis häufig mit Eingabeformu-laren. Inhalte, die der Nutzer in ein Eingabefeld geschriebenhat,werdendannautomatischmitdenimSystemhinterlegtenMetadaten angereichert, ohne dass der Nutzer davon irgend-etwasspürtundinseinemArbeitsflussgestörtwird.

Semantische Wikis schließen vorhandene Lücken in Wikisys-temen„2.0“undermöglichendurchdieVernetzungderDatenund Metadaten völlig neue Anwendungsszenarien für Unter-nehmenswikis. InunsererBetrachtungdertechnischenUmset-zungbeziehenwirunsaufSemanticMediaWiki.DieAbbildun-genzeigenKonfigurationenvonSemanticMediaWiki,wiesieindensemantic:.appsdergesinn.itGmbH&Co.KGzufindensind.

VielfältigeMöglichkeitenfürUnternehmenswikis

Im Qualitäts- und Prozessmanagement bietet die semantischeTechnologievoralleminzweierleiHinsichtChancen:Zumeinen,indem sie die automatische Erstellung von Prozessdiagram-mendirekt imSystemermöglicht,wastraditionelleWikisnichterlauben;zumanderen,indemsiediefüreinerfolgreichesQua-litätsmanagement notwendige Richtigkeit und Konsistenz derDatenherstellt.ImVergleichzurtraditionellenProzessdarstellunggeht der Nutzer mit Semantic MediaWiki genau den

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umgekehrtenWeg:AnstattdenProzessgrafischaufzuzeichnenunddannbegleitendzubeschreiben,gibterNamen,Beschrei-bung, Beziehungen zu anderen Prozessschritten und weitereDatenineinFormularein.DieSoftwarezeichnetdannvollauto-matischdasentsprechendeFlowchart.

MusseinneuerProzessschritthinzugefügtwerden,sowirddie-sereinfachperFormularbeschriebenunddieSoftwaregleichtvollautomatischalleGrafikenan.DieArtundAnzahlderDaten,die in die einzelnen Eingabefelder geschrieben werden, umeinenProzessschrittzudefinieren,istfreidefinierbar.Sokönnenbeliebige quantitative Daten genauso wie qualitative Informa-tioneneinemProzessschritthinzugefügtwerden,wieetwadievoraussichtlichenKostendesProzessschrittes,geplanteAusfüh-rungszeiträume und Risikobewertungen. Als weitere Folge dersoerzeugtenauswertbarenProzessdatenkanndasSystemunteranderem auch Prozessschritte zu einem Gesamtprozess kon-solidieren sowie automatisch Länge, Kosten und andere Mess-größenfürdenGesamtprozessberechnen.DieErgebnissekön-neninvielerleiForm,wieTabellen,Diagrammenundkomplexe-renManagement-Cockpitsangezeigtwerden.

NebenderNachvollziehbarkeitvonProzessenistdieKonsistenzderInhalteimQualitätsmanagementeinzentralesErfolgskrite-rium. Semantic MediaWiki kann dank der hinterlegten Metain-formationen und Datenfunktionen Daten und Informationenähnlich wie ein Datenbankprogramm behandeln. Wird eineInformation,wieetwaeinName,aneinerStelleimSystemgeän-dert,wirderauchüberallsonstimSystemaktualisiert.ImFallderoben zitierten Mitarbeiterin, die geheiratet hat, bedeutet dies,

dass ihr Name nur an einer Stelle umgeändert werden muss,diedannaberüberall imSystemautomatischmit ihremneuenNamenaufgeführtist.

AuchbeiderEingabeneuerDatenfördertSemanticMedia-Wikidie Konsistenz und Aktualität der Daten im System. Denn dasSystem stellt bei der Eingabe Vorschläge für Inhalte zur Verfü-gung, die an anderer Stelle bereits eingetragen wurden. GibteinMitarbeiteretwadenAnfangoderBestandteileinesFirmen-namens ein, so bekommt er automatisch eine Auswahl vonFirmennamen, die seine Eingabe enthalten, in einem Drop-down-MenüzurVerfügunggestellt.ErmussdannnurnochdenrichtigenVorschlagauswählen.Damitistsichergestellt,dassderEintrag inderselbenForminsSystemgeschriebenwird,wieerbereits vorhanden ist – ohne Rechtschreibfehler oder abwei-chendeNotationen.

Auch der Service-Bereich profitiert von den Optionen, dieSemanticMediaWikibietet.FürdasschnelleAuffindenderrich-tigenInformationenstelltdiesemantischeSuche,dieinhaltlicheZusammenhänge eigenständig knüpft und relevante Such-ergebnisse aus dem Zusammenhang heraus erkennt, denmomentanmodernstenStandderTechnikdar.

Darüber hinaus können Nutzer auch ohne großes Fachwis-sen eigene Abfragen definieren und in Wiki-Seiten einbetten,semantischeAttributebrowsenoderkomfortabelviaDrilldowndieDatenstrukturenerkunden.SolassensichzumBeispielohnegroßen Aufwand automatisierte Indexseiten zu bestimmtenThemen, Statistiken und Übersichts-Cockpits erstellen. Bezie-

Bild1:Prozessdarstellung Bild2:Prozesseingabeformular

Page 93: Zusammenarbeit & Kommunikation

hungen zwischen verschiedenen Themen können grafischangezeigt werden und den Service-Mitarbeitern helfen, beimBrowsenvonInformationenintuitivzudenrichtigenSachgebie-ten zu navigieren. Automatisch generierte Themenvorschläge,die sich aus dem Zusammenhang ergeben, erfüllen eine ähn-licheFunktion.

Im Projektmanagement bietet Semantic MediaWiki die Mög-lichkeit, Projektkontrollinstrumente und Projektinhalte nahtlosmiteinander zu verknüpfen. Gantt Charts und andere Über-sichtsdiagrammelassensichmitHilfeentsprechenderErweite-rungen direkt im System abbilden. Da sie dieselbe Datenbasisbenutzen wie alle anderen in Semantic MediaWiki umgesetz-tenAnwendungen,stehendieModule,mitdenenzumBeispielProjektfortschritt, Projektaufwand und Projektabhängigkeitenanalysiertundverwaltetwerden,direktmitdenProjektinhaltenin Zusammenhang. Andere im Wiki gepflegten Management-systemesindnahtlosintegrierbar.

SokannetwadieUrlaubsplanungohnegroßenAufwandflexi-bel mit dem Projektplan verknüpft werden, der wiederum ausden Projektinhalten gespeist wird. Eine gemeinschaftlich er-arbeitete inhaltliche Gliederung verwandelt sich zum Beispielautomatisch in einen Projektplan, der gleichzeitig die Verfüg-barkeit der für die einzelnen Gliederungspunkte zuständigenMitarbeiter anzeigt und bei Verfügbarkeitsproblemen Alarmschlägt.ProjektergebnissekönnendemProjektplandirektbei-gefügtwerden,egal,obsieimWikierarbeitetoderinexternenAnwendungenerstelltwordensind.

Bild3:Vorschlagsfunktion Bild4:Abfrage

VölligneueAnwendungsszenariensinddenkbar

Neben den Anwendungsmöglichkeiten im Qualitäts-, Prozess-,Service- und Projektmanagement eröffnet Semantic Media-WikiPerspektivenfürAnwendungen,diemittraditionellenWikisnurschwervorstellbarerscheinen.SowürdekaumjemandaufdieIdeekommen,einWikizurIntegrationvonDatenausunter-schiedlichenSystemenwieCRMundERPzuverwenden.

Doch genau dafür ist Semantic MediaWiki in Verbindung mitOpenSource-DatenintegrationstoolswiePentahogutgeeignet.Denn einerseits ermöglichen ETL (Extract-Load-Transform)-ProzesseinVerbindungmitdenDatenbankfunktionalitätenvonSemantic MediaWiki den Umgang mit Datenformaten und dieKonsolidierung von Daten. Andererseits bietet das System inseiner Eigenschaft als Wiki große Flexibilität in Bezug auf diePräsentation und Weiterverarbeitung der Daten. KennzahlenkönnenzumBeispieldirektimSystemvondenentsprechendenMitarbeitern kommentiert und verbessert sowie in umfassen-den Geschäftsberichten weiterverarbeitet werden. UmgekehrtkönnenWikiseitenEingabemaskenfürDatenenthalten,diedannautomatischindieUrsprungssystemezurückgeschriebenwerden.

AuchdasBestandsmanagementscheintnichtunbedingteinge-eigneterAnwendungsbereichfüreinWikizusein,gibtesdochERP-Systeme,diegenau fürdieseFunktiongeschaffenwordensind. Legt man Wert auf die Bestandsverwaltung an sich undbenötigtnichtdenvollenFunktionsumfangeinestraditionellenERPSystems,könntemanmiteinemSemanticMediaWikiso-

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gareinebessereWahlgetroffenhaben.DiesdürftenichtnurausKostengründenderFallsein,sondernvorallemauchaufgrundderinteraktivenAspektevonSemanticMediaWiki.Sokannetwaeine Stadtverwaltung Straßenlaternen, Bushaltestellen oderParkbänke mit QR-Codes kennzeichnen und via Semantic Me-diaWikiverwalten.StelleinPassantfest,dassetwaeineLaternenichtfunktioniert,eineBankverschmutztodereinBusverspätetist,sokannerdenQR-CodemitseinemHandyeinscannenundseineKommentareviaWebsiteandieStadtverwaltungschicken.

Die Verwaltung kann sich nun mit Semantic MediaWiki eineDatenbasisaufbauenundzumBeispielanalysieren,obVerspä-tungenanbestimmtenHaltestellenhäufigervorkommenalsananderen. Analog können in einer Stadt Touristenattraktionenverzeichnet werden; via QR-Code und Facebook-Link könnenTouristenihreErfahrungenihrenFreundenundVerwandtenmit-teilen,während imWikiautomatischeine inhaltlichundquan-titativ auswertbare Datenbank für den internen Gebrauch derStadtaufgebautwird.

Fazit

SemanticMediaWikikannsomitnichtnurChancenfürEinsatz-gebiete, die bisher so nicht für Wikis denkbar waren, sondernechten Mehrwert auch im Vergleich zu traditionellen Fachan-wendungenbieten.WieschondasursprünglicheMediaWikialsPlattform der Wikipedia verkörpert Semantic MediaWiki einePionierfunktion in Bezug auf technologische Aspekte genausowie in Bezug auf die damit zusammenhängenden Möglichkei-ten, Arbeitsweisen und Arbeitsprozesse zu vereinfachen, zurationalisierenundzuverbessern.FührendeOrganisationenundUnternehmen wie etwa die NASA und SAP haben die VorteilevonsemantischenWikisbereitserkannt.ImmermehrsetztsichdieseErkenntnisauchimMittelstanddurch. n

Bild5:Hydrantenverzeichnis]

Quellennachweis:[1]Nielsen,Jakob(2006):„90-9-1“RuleforParticipationInequality:

Lurkersvs.ContributorsinInternetCommunities(JakobNielsen‘sAlertbox).URLhttp://www.useit.com/alertbox/participation_in-equality.html.–Aktualisierungsdatum:2011-07-11–Überprüfungs-datum2011-12-22.

Links zum Thema:[1]https://www.semantic-mediawiki.org/[2]http://www.semantic-apps.com[3]http://www.gesinn.it[4]http://de.wikipedia.org/wiki/Semantic_MediaWiki[5]https://www.semantic-mediawiki.org/wiki/In_the_press[6]http://de.slideshare.net/AyeltKomus/komus-sbpmv10finalforpresen

tationpublic

Trend

Page 95: Zusammenarbeit & Kommunikation

Christoph Witte arbeitet als Pub- lizist, Sprecher und Berater. 2009 gründete er mit Wittcomm eine Agentur für IT/Publishing/Kommu-nikation. Brainloop ist der führende Lösungsanbieter für die bereichs-übergreifende Zusammenarbeit an vertraulichen Informationen und Dokumenten im Unternehmen so- wie mit externen Partnern. Mit der Brainloop Security Platform bietet das Unternehmen eine webbasierte Lösung, die mit ihrer Logik die revisionssichere Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben sowie Compliance Policies unterstützt.

www.brainloop.de

Nicht nur Nachrichtendienste stehlen Unternehmensdaten.Konkurrententunesauch.DiegrößteGefahr istallerdingsdermenschliche Faktor. Durch Unwissenheit und UnachtsamkeitentstehendiemeistenSicherheitslücken.BesondersverletzlichsindDatenund Informationen,wennsieaufunterschiedlichenEndgerätenverarbeitetundweiterumdieWeltgeschicktwer-den.DeshalbgiltesnichtnurdieInfrastruktur,sonderndieInfor-mationselbstzuschützen.

WennReinhardVespervonumgebautenFernseherninMoskauerHotelzimmern spricht, die per Video- und AudioüberwachungGästeausspionieren,odervorHandy-Aufladestationenaufchi-nesischen Flughäfen warnt, klingt das zunächst einmal über-trieben. Schließlich arbeitet der Mann beim VerfassungsschutzNordrhein-Westfalen, Abteilung Spionageabwehr. Allerdingswird das Ganze schon wahrscheinlicher, als Vesper in seinemVortragaufeinerKonferenzimMaidiesesJahresausdemArti-kel5desGesetzesderrussischenFöderationüberdieAufgabenderAuslandsaufklärungzitiert:„FörderungderwirtschaftlichenEntwicklung und des wissenschaftlich-technischen Fortschrittsdes Landes durch Beschaffung von wirtschaftlichen und wis-senschaftlich-technischenInformationendurchdieOrganederAuslandsaufklärung.“LautVerfassungsschutzverfügendierus-sischenDiensteüber„mehrere100000Mitarbeiter“.Dochauchdie Chinesen sind in Sachen Spionage sehr aktiv. Dem Verfas-sungsschutzzufolgearbeiten indendreieinschlägigenBehör-den,unteranderemdemMinisteriumfürStaatssicherheit,mehrals1MillionenBeschäftigte.

NachrichtendienstesindnichtdasgrößteProblem

Allerdings wissen wir spätestens seit Edward Snowden, demfreienMitarbeiterderamerikanischenNationalSecurityAgency(NSA),dassnichtnurRussenundChinesendenDatenverkehran-dererLänderundUnternehmenausspähen,sondernzumindestauchamerikanischeundbritischeGeheimdienste.DieAbhörpro-grammePRISMundTemporabelegendassehreindrücklich.

DieillegaleJagdnachsensiblenDatenist(noch)zueinfach

Cyber-Kriminalität,Cyber-Spionage,Shielding,revisionssichereProtokollierung,sichereZugangsberechtigung,Prism

Security

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Security

AnderewestlicheNachrichtendiensteversuchenwahrscheinlichebenfalls, den internationalenDatenverkehr auszuspionieren –undseiesauchnurimNamenderTerrorabwehr.

Doch anderen einschlägigen Studien zufolge sind die Nach-richtendienste anderer Länder nur eine von verschiedenenBedrohungen, die es auf persönliche und sensible Unterneh-mensdaten abgesehen haben. Zum Beispiel geht die Studie„Industriespionage2012,AktuelleRisikenfürdiedeutscheWirt-schaftdurchCyberwar“,davonaus,dass indenmeistenFällen(58Prozent)eigeneMitarbeiterfürdenInformationsabflussver-antwortlichsind–seiesversehentlichoderabsichtlich.NochvordenGeheimdienstenfremderLänder,diein14ProzentderFälleinvolviertsind,saugenkonkurrierendeUnternehmen(24,6Pro-zent) Informationenab.KundenundLieferanten (21,2Prozent)sind ebenfalls für Datenverluste verantwortlich. Dabei, so dieAutorenderStudievonCorporateTrust,istmit18,3ProzentamhäufigstenderVertriebOpfervonSpionageattacken,zu16Pro-zentForschungundEntwicklungsowiein14,2ProzentderFällederBereichMergers&Akquisitions.AufdemviertenPlatzfolgtübrigensbereitsdieinterneIT.In12,7ProzentderFällewerdenhierInformationenabgezogen.DerSchaden,dendieUnterneh-men durch Spionage erleiden, ist durchaus beträchtlich. Wäh-rend nur 17,1 Prozent der ausgekundschafteten Unternehmenkeine finanzielle Auswirkung nachweisen konnten, beziffern45,2ProzentderbetroffenenFirmendenSchadenauf10.000bis100.000Euro,18,2ProzentverlorenbiszueineMillionenund9,2ProzenterlittenSchädenvonmehralseinerMillionEuro.

Cyber-Spionageinfast55ProzentderdeutschenUnternehmen

Insgesamt, so die Studie, die unter anderem von Brainloop,einem Anbieter für die sichere Zusammenarbeit in der Cloud,begleitet wurde, waren im vergangenen Jahr 21,4 Prozent derUnternehmen in Deutschland nachweislich von Industriespio-nagebetroffen.Vondenknapp7000Unternehmen,diefürdierepräsentative Studie befragt wurden, hegten außerdem 33,2ProzentderFirmeneinenSpionageverdacht,densieabernichteindeutigbelegenkonnten.Dasheißt,dasssich54,6ProzentderUnternehmenimJahr2012mitCyber-Spionageauseinanderset-zenmussten.Dendadurch insgesamtentstandenen jährlichen

Schaden beziffert Corporate Trust auf 4,2 Milliarden Euro. Dasistgemessenander2007durchgeführtenVorgängerstudieeinAnstiegvon50Prozent.

Allerdings könnten sich die Unternehmen durchaus besserschützen. So halten die Autoren die Sicherheitsvorkehrungender Unternehmen für unzureichend, wenn es um Schutz vorCyber-Spionage geht. „Zwar schützen 90 Prozent der Unter-nehmenihreEndgeräteundNetzwerkedurchPasswortegegenAngriffevonaußen,jedochverschlüsselnnur18,9ProzentihrenE-Mailverkehr“,berichtetChristianSchaaf,GeschäftsführerCor-porateTrust.„Undnur18,6Prozentverbietenes,USB-Sticksundportable Festplatten oder CD-Brenner an den PC anzuschlie-ßen“,führterweiteraus.

DatenmengeaußerhalbderUnternehmensgrenzenwächstenorm

Fast alle Studien zu Cyberkriminalität und Cyberspionage zei-gen, dass Daten und Informationen am verwundbarsten sind,wenn sie die geschützte Infrastruktur des eigenen Unterneh-mens verlassen. Mobile Geräte und neue, digitale Formen derZusammenarbeitüberUnternehmens-undLandesgrenzenhin-wegerhöhendieMengederDatenenorm,dieaußerhalbdiesesgeschütztenUnternehmens-Parametersgespeichertwerden.

DeshalbsindSchutzmechanismenwieShielding,daszurVerfü-gungstellensichererDatenräume,dierevisionssichereProtokol-lierungvonManipulationen,dasKopierenundDownloadenvonDatenundDokumentensowie leichtzuhandhabende,sichereZugangsberechtigungen so wichtig geworden wie der Schutzdes eigenen Netzwerks. Der Münchener Anbieter BrainloopstelltzumBeispielseinenKundenaufeinerwebbasiertenPlatt-formsichereDatenräumefürdenAustauschsensiblerInforma-tionenaufdediziertenServerninsicherheitszertifiziertendeut-schen Rechenzentren zur Verfügung. „Die Brainloop Plattformwurde in der Vergangenheit von Kunden häufig für spezielleAnwendungsszenarienwieinderVorstands-undAufsichtsrats-kommunikationoderimRahmenvonFirmenübernahmenoderDue-Diligence-Prüfungen eingesetzt. Heute sind Unterneh-mendeutlichsensibilisierterundbietenunsereLösungauchalsunternehmensweitePlattformzumAustauschvonvertraulichen

EigeneMitarbeitersindin58ProzentderFällefürdenInformationsabflussverantwortlich

BeiknappderHälfteallerbetroffenenUnternehmenliegtderSchadenzwischen10.000und100.000Euro

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Informationen an“, beschreibt Bernhard Wöbker, CEO bei derBrainloopAGdieEntwicklung.DasbestätigtauchAndreasEbert,Konzernsicherheit RWE: „Ausschlaggebend für die Wahl vonBrainloop war die Tatsache, dass unsere Daten in Deutschlandvorgehaltenwerden.DurchdieSpeicherunginvollverschlüssel-terFormundinDeutschlandlassensichAnforderungenzurVer-traulichkeit sicher abbilden. In jüngster Vergangenheit nimmtdas Interesse an solchen Lösungen bei Fachbereichen undEntscheidungsträgern, ausgelöst durch Diskussionen zu Wirt-schaftsspionageunddemUSPatriotAct,deutlichzu.“

SchutzverfahrenfürTransportundWeiterverarbeitung

Wenn sensible Daten zwischen verschiedenen Personen überUnternehmens-undLandesgrenzenhinwegausgetauschtwer-den, müssen sie mit speziellen Verfahren bei Transport undWeiterverarbeitunggeschütztwerden.EinsolcherInformations-schutzbeinhaltetunteranderem:n Zwei-Faktor-Authentifizierung,zumBeispielübereinBenut-

zer-PasswortundeineSMS-Tan.n Verschlüsselung: vertrauliche Dokumente werden auf dem

Server verschlüsselt abgelegt und jede DatenübertragungundE-Mail-Versandautomatischverschlüsselt.

n Shielding:IT-AbteilungundIT-ProviderdürfenkeinenZugriffauf die Daten erlangen. Das muss durch konsequente Tren-nungvonAnwendungs-undSystemadministrationsicherge-stelltsein.

n DigitalRightsManagement–dieZugriffsverwaltung,Berech-tigungskonzepte und revisionssichere Protokollierung vonAktionenanDokumenten.

n Wasserzeichen und eindeutige Dokumenten IDs, um Miss-brauchnachzuweisen.

n Ablageinsicheren,ISO-zertifiziertenRechenzentren,aufdiekeinZugriffvonSeitenausländischerGeheimdienstebesteht.

PrivatkundenorientierteSpeicherservicesinderCloudwieDrop-boxoderauchSkyDriveweisendieseSicherheitsfeatures,wennüberhaupt,nurteilweiseauf.Absolut zentral bei dieser Art der Datensicherung ist die Ein-fachheit der Bedienung. Nur wenn solche Systeme ohne zu-sätzliche Schulung über das eigene Endgerät sowie nahtlos inden favorisierten E-Mail-Client eingebunden sind und besten-

falls noch aus der vorherrschenden Enterprise-Applikation wieMicrosoft Office heraus bedient werden können, stoßen siebeiNutzernaufkeinenWiderstand.Nurdannwerdensieauchgenutzt.UndgenaudiemöglichstflächendeckendeNutzungistes, die neben den technischen Features für die Sicherheit vonInformationen sorgt. „Bis vor einigen Jahren gingen SicherheitundvorallemVerschlüsselungimmerzuLastendesBenutzers.ErbüßteBequemlichkeitundGeschwindigkeitein,“beschreibtDr. Holger Mühlbauer, Geschäftsführer TeleTrusT – Bundes-verband IT-Sicherheit e.V., die Nachteile für den Endanwender.„AberbeiderheutigenIntelligenzundeinfachenBedienbarkeiteinzelnerLösungensowiederzurVerfügungstehendenBand-breitegibteskeineLimitierungenmehr.“

Fazit

TrotzdervielfältigenBedrohungendurchCyber-Spionagekön-nensichUnternehmenheutesehrvielbesserschützenalsdasim Allgemeinen der Fall ist. Gerade in Sachen unternehmens-übergreifendemInformationsaustauschlässtsichvielerreichen.Zum einen ist in diesem Bereich mehr Aufmerksamkeit undSensibilitätgefragt,zumanderenbieteneinfachzubedienendeLösungen, viele Möglichkeiten Informationen zu schützen.Unternehmen sollten die jetzige Diskussion nutzen, umManagementundMitarbeiterfürdieGefahrenderCyber-Spio-nagezusensibilisierensowieSicherheitslösungenzuevaluieren,sonst bleibt der Impuls ungenutzt, den der Snowden-Skandalgesetzthat. n

21,4ProzentderbefragtenUnternehmenwarenvonCyber-Spionagebetroffen

33,2ProzentderUnternehmenkonnteneinenSpionageverdachtnichtnachweisen

Quellen:„CyberkriminalitätunddieBedeutungvonSicherheitspräventionfürinnovativeUnternehmen”VortraganlässlichderIBMSolutionsConnectvonRheinhardVesper,InnenministeriumNordrhein-Westfalen,Abtei-lungVerfassungsschutz,ReferatSpionageabwehr(http://www-05.ibm.com/de/events/solutionsconnect/pdfs/IBMSolCon2013ReinhardVesperNRW13062013.pdf)

Studien:Industriespionage2012:AktuelleRisikenfürdieDeutscheWirtschaftdurchCyberwar(http://www.brainloop.de/index.php?id=1706)M-Trends2013:AttacktheSecurityGap(https://www.mandiant.com/resources/m-trends/)

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Hello2.0

Kommentar

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EinnotwendigesBugfixzurPodiumsdiskussionaufderDMSEXPO

DasDOK.magazinlässteinaltesRitualwiederaufleben:DieDOK.ExpertenrundewirdalsDOK.Duellausgetragen–heutenenntmandiesesFormat:Podiumsdiskussion.Dieser‚Showdown’zumkontroversenThemaderbeidenfolgendenKommentarewirdaufderDMSEXPOalsGemeinschaftsveranstaltungvonDGI&DOK.livestattfinden.DieHistoriedieses „Duells”,welchesseinenUrsprungaufderDMSEXPO2012 hatte, kann ausführlich im Blog von Dr. Kampffmeyer http://bit.ly/GoodBye20 und auf der Facebook-Seite von Herrn Dreusickehttp://bit.ly/Dreusickenachgelesenwerden(#goodbye2null,#hello2nullund#goodbye2zero).Lohntsich.

Kommunikation ist für die Menschheit von fundamentalerBedeutung:Weresgarnichtkann,wirdnichtlangeüberleben.Wer es besonders gut kann, der hat in unserer Gesellschaftbeste Entfaltungsmöglichkeiten. Genau in diesem Bereich hates inden letzten 10Jahreneine Entwicklung gegeben,die fürunsMenschenneuistundvölligandereMöglichkeitendesAus-tauschs bietet. Die Rede ist von der Bewegung des „Web 2.0“,einem Begriff, der manchmal zu Missverständnissen führt: BeiComputer-Veteranen erstaunlicherweise noch häufiger als beiInternet-Neulingen.

DasMissverständnishatseineWurzeldarin,dass„2.0“andieinder Software-Entwicklung übliche Versions-Terminologie erin-nert,wonachdieZahlenhinterdemPunktkleinereReparaturenvon Programmierfehlern oder das Hinzufügen weiterer Funk-tionalität beschreiben, während die „Vorkommastelle“ häufigeine grundlegende Neuausrichtung repräsentiert, wie andereAnforderungenandieHardwareodereinenvollständigneuenQuellcode. Dieser impliziten Logik folgend wäre „Web 3.0“ dieverbesserteVersionvon„Web2.0“.Abertrifftdastatsächlichzu?

Web1.0ZuBeginndesInternets,wasrückwirkendals„Web1.0“bezeich-net werden kann, waren die meisten Websites statisch: IhreInhaltestandenfest,warenfürjedenBetrachterdieselbenundkonnten vom Leser nicht verändert werden. Die Interaktions-möglichkeitdesLeserswardaraufbeschränkt,durchAnklickenvonHyperlinksseineNavigationzubestimmen.

Web2.0Grundlegend neu war am Web 2.0, dem „Mitmach-Web“, dassLeserdenInhaltvonWebsitessowohlverändernundkommen-tierenkönnen,dasssiealsobeispielsweisediealsWebsitever-öffentlichteBedienungsanleitungeinesRadioweckersbear-

www.paux.de

Michael Dreusicke, Geschäftsführer der PAUX Technologies GmbH. Das Berliner Unternehmen entwickelt Technologien für semantisch ange- reichertes Content Management, Social Media Integration und E- Learning-Lösungen für Verlage, Behörden und Unternehmen. Kunden sind z.B. das Deutsche Zentrum für Luft- und Raumfahrt, die DekaBank, das Juristische Repetitorium Hemmer sowie das Bundesministerium für Bildung und Forschung.

Page 99: Zusammenarbeit & Kommunikation

Goodbye2.0

DieletztenzehnJahrehatunsdieMetapher„2.0“inunterschied-lichsten Formen begleitet. Im Jahr 2003 wurde von Eric Knorrerstmals der Begriff des „Web 2.0“ benutzt um die neue Auf-bruchsstimmungmit InteraktionundKollaborationimInternetzubeschreiben.DaleDoughertyundCraigClinemachtendannmitderO’Reilly-Web-2.0-KonferenzimOktober2004„Web2.0“zum programmatischen Leitbild der Branche. Der Begriff desWeb1.0wurdeerstspätervonTimO‘Reillyin2005künstlichhin-zudefiniert.

Von Anfang an ging es bei Web 2.0 um einen Wandel im Nut-zungsverhalten und in der Wahrnehmung des Internets alsoffenem Raum, der alles Wissen der Welt bereithält und zumuneingeschränktenMitmacheneinlädt.Technischeund funkti-onaleElementegabesschonvorherunderstdieKombinationderTechnikmitderneuenVisionderEinbeziehungderAnwen-der in das Geschehen im Web führte zum durchschlagendenErfolgvonWeb2.0.GroßevirtuelleCommunitiesfördertendie-seIdeen.„2.0“standinFolgefür„neu“,„innovativ“,„interaktiv“,„offen“und„nochnichtfertig“,undwurdesoattraktiv,dassderAusdruck auch für andere Begriffsbildungen marketingmäßigmissbrauchtwurde.

NaheandenIdeenvon„Web2.0“warnoch„Enterprise2.0“,dasdieUmsetzungderKonzeptedesWeb2.0imUnternehmenfor-derte.Anderewie„Ehefrau2.0“,„Büro2.0“,„Handy2.0“,„Identi-tät2.0“oder„Government2.0“versuchten lediglich,diePopu-larität von „2.0“ aufzugreifen, ohne jedoch die ursprünglichenKonzepte und Ideen zu übernehmen. Dies führte sehr schnellzurAbnutzungvon„2.0“,dajedesUnternehmenundjederSpaß-vogel meinten, hiermit irgendetwas garnieren zu müssen. DasursprünglicheKonzepthinterWeb2.0gerietdabeiinVergessen-heit.DiewarderersteAbschied.Mitdiesem„Goodbye2.0“büß-tedasWeb2.0seinepositiveBegriffsbesetzungein.

www.project-consult.com

Dr. Ulrich Kampffmeyer ist Gründer und Geschäftsführer der PROJECT CONSULT Unterneh-mensberatung GmbH, Hamburg, eine der führenden produkt- und herstellerunabhängigen Beratungsge-sellschaften für Enterprise Content Management, Business Process Management, Knowledge Manage-ment, Records Management, Collaboration, Archivierung, Enterprise 2.0 und Information Management.

EinprovokativesInceptumzurPodiumsdiskussionaufderDMSEXPO

AlsModerator,umnichtzusagenSekundant,wirdProf.Dr.HeikoBeier,GeschäftsführerdermoresophyGmbH,diebeidenDuellantenprofessionell„imGriffhaben“–umeineenergiegeladeneundhochinteressante,wennnichtgarspektakuläreDiskussionaufdieBühnezubringen.HiernundieSteilvorlagenderbeidenDiskutanten, inGestaltvonzweikurzenKommentarenzumThema„Web2.0“,nochgetrenntvoneinanderplatziert.BildenSiesichIhreMeinungvorabundlassenSiesichüberraschenvomLiveAct:Siekönnenkostenfreidabeisein:kostenfreieEintrittskartenhabenwirunterhttp://bit.ly/DMSEXPO13mitdemGutschein-Code B73UK42TfürSiereserviert!

Page 100: Zusammenarbeit & Kommunikation

Kommentar

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beitenkönnen,umeinefehlerhafteBeschreibungzukorrigieren.Technisch möglich und ergonomisch sinnvoll wurde dies z.B.durch Entwicklungen wie AJAX (Asynchronous JavaScript andXML), wodurch kleinste Teile einer Website an sich editierbarwerden,ohnedassdiegesamteSeiteneugeladenwerdenmuss.SomachtFeedbackSpaß.

DieseÖffnungfürdenInputdesLesers,seiesdurchErgänzungdes Texts selbst, sei es durch das Hochladen von Fotos oderVideosoderauchdurchöffentlicheKommentare,ausdersichoftDiskussionen entwickeln, dieses Zulassen der Mitwirkung desLesersmachtdaseigentlicheWesendesWeb2.0aus.

Dabei sind weder Web 2.0 noch AJAX neue Programmier-sprachenoderähnliches,sondernzartezehnJahrejunge,neueParadigmen, neue Grundideen und Verfahren, wie sich exis-tierende Technologien verwenden lassen, um im Ergebnis zueiner neuen Art von Informations- und Unterhaltungsdienstenzukommen.Neuistdaranz.B.,dassderContentdieserAngebo-tenichtmehrvomBetreiber,sondernoftannäherndvollständigvon den Nutzern erstellt wird (vgl. Youtube, Wikipedia, Face-book).Siemacheninsofernwirklichmit.

Web3.0Während das Web 2.0 die Möglichkeiten für die Einbezie-hung des Lesers verbessert hat, steht beim Web 3.0, dem sog.„Semantic Web“, die bessere Einbeziehung der Maschinen imVordergrund. Die Grundlagen hierfür wurden bereits in denfrühen1960erJahrenentwickelt,sindalsodeutlichälteralsdasersteAufkommendesWeb2.0.

Werden Informationen diesen Grundsätzen entsprechend mitZusatzinformationen(Metadaten)angereichertundinbestimm-ter Weise miteinander verknüpft (typisierte Links), verbessertsichdadurchdieMaschinenlesbarkeit.DadurchkönnenMaschi-nen den Inhalt besser „verstehen“ und bei der Zusammenstel-lungvondynamischemContentjenachNutzerundNutzungs-situationbehilflichsein.

DasVerhältnisvonWeb2.0zuWeb3.0WährendalsoWeb2.0imVerhältniszuWeb1.0tatsächlicheineWeiterentwicklung ist, bei der die Möglichkeit der Teilhabe er-

gänztwurde,zeigtsichbeigenaueremHinsehen,dassdasWeb3.0nichtetwaeineFolgephasedesWeb2.0ist,sondernessichvielmehr um zwei völlig unterschiedliche Ansätze handelt, dieauch inZukunftparallelnebeneinanderherexistierenwerden.DasWeb3.0hatalsodasWeb2.0nichtetwaabgelöst,sondernbeideKonstruktionsprinzipienentwickelnsichunabhängigvon-einanderweiter.

DatenschutzalsAspektvonWeb2.0EnthüllungenwiejüngstdurchEduardSnowdenhabendasThe-ma Datenschutz und Privatsphäre ins öffentliche Bewusstseingebracht.Fraglichistjedoch,obdiegesteigerteMitwirkungderInternetnutzerdasGefahrenpotenzial fürdenDatenschutz tat-sächlichverstärkthat.

SchließlichbetrifftdasDatenschutzanliegendieprivatenE-Mailsdes Web 1.0 noch eher als die ohnehin überwiegend öffent-lichenKommentaredesWeb2.0.UnddieMöglichkeit,ingroßenDatenmengen bestimmte Informationen zu finden, wird erstdurchTechnologiendesWeb3.0möglich.InsofernistundbleibtDatenschutz ein umfassendes Thema, das den Einzelnen nichtimspeziellenWeb-2.0-FallderMitwirkungaufWebsites,sonderninjederKommunikationssituationvonWeb2.0überWeb3.0biszuWeb4.0schützenmuss.

ErgebnisDie Befreiung des Lesers aus seiner Rolle als reiner Betrachter,hin zu aktiver Mitgestaltung und Teilhabe, hat gerade erst be-gonnen.SiezufördernundinweiterenBereicheneinzurichten,halte ich füreinederwichtigstengesellschaftlichenAufgaben.NursolassensichProzessewirklichtransparentmachenundderöffentliche Meinungsbildungsprozess unterstützen. Der TitelunsererVeranstaltungmussdaherlauten:„Hello2.0“.

Hintergrundinfos gibt es unter http://www.dokmagazin.de/kommentar-content-management-2-0-bis-4-0-2. n

Hello2.0

Page 101: Zusammenarbeit & Kommunikation

Die Zeit ist reif für dieses Thema!

PodiumsdiskussionamDienstag,24.09.2013

14.30 SchlagabtauschzumThemaGoodbye 2.0zwischenMichael Dreusicke,PAUXTechnologiesGmbH

und Dr. Ulrich Kampffmeyer, PROJECTCONSULTGmbH Moderation: Prof. Dr. Heiko Beier, moresophyGmbH

ThemaaufTwitter:#Goodbye2null

goodbye 2.0

Fachforum 5.1

&

Über die Jahre hatten sich auch die Technologie und Funktio-nalität,diedieBasisfürdasWeb2.0bildeten,weiterentwickelt.Nicht mehr die Webseite im Browser war der Schwerpunkt,sondern die mobile Nutzung des Webs. Sie veränderte auchdie Nutzungsmodelle, förderte aber zugleich die Grundideen,sichalsAnwender jederzeitundan jedemOrtam interaktivenWebbeteiligenzukönnen.VieleJüngerdesWeb2.0hattensichinzwischen auf den Weg zur nächsten Vision gemacht – demsemantischen Web oder auch Web 3.0. Tim Berners-Lee, einerder Väter des Internets, hatte selbst diese Analogie bestätigt.NichtmehrnurdieInformationselbst,sondernihrKontext,dieBeziehungenunddieMetainformationenüberdie Informationgewannen an Bedeutung. Zugleich rückte die Interaktion deran der Kommunikation Beteiligten wieder mehr in den Hinter-grund.SiehtmanWeb3.0alsFolgephasevonWeb2.0an,habenwirhierdenzweitenAbschied:Goodbye2.0.

Einen dritten Abschied erleben wir gerade durch die Offen-legungenvonWhistleblowerSnowden.Genaugenommenmussman von „Bewusstmachung“ sprechen, denn irgendwie hat-ten sich alle gedacht, dass die Freiheit und Offenheit nur sehroberflächlichist.DasWeb2.0hatmitderAusforschungundderManipulationseineUnschuldverloren.Kommuniziertemanfrü-herunbeschwert,soüberlegtmanheute,welcheAuswirkungendieseinmalhabenkönnte.UnddiesnichtnurimMitmach-Web,sondernüberallwoesumKommunikationundInformationsnut-zunggeht.WirmüssenunshiervonderVision„2.0“verabschie-den,weileineandereZahlenkombination, „1984“, immermehrin den Vordergrund rückt. Ernüchterung, aber keine Panik, istangesagt.DasRadlässtsichnichtzurückdrehen.VondenMög-lichkeiten der modernen Kommunikation kann man sich nichtverabschieden.WirsindlängstdieJunkiesdesInformationszeit-alters. Wir können nicht zu den idealistischen AufbruchtagendesWeb2.0zurück.VielfachwerdendieAuswirkungendesWeb2.0jetzterstdeutlichundsiesindnichtimmerpositiv.MitWeb2.0habensichauchneueWirtschaftsmächteetabliert,dieeben-so wie Staaten Information zur Beherrschung benutzen. AuchdiessindGründe,sichvondenidealistischenVorstellungendesWeb2.0zuverabschieden–Goodbye2.0.

Manwirdzukünftigvielleichtmit„Web2.0“einederPhasenderfrühenInformationsgesellschaftbezeichnen.EinePhase, indermaneuphorischderKommunikation,InteraktionundKollabora-tiongehuldigthat,bevordieneuenGrenzenundRestriktioneneineskommerzialisierten,kontrolliertenInternetsdeutlichwur-den. n

Goodbye2.0

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Veranstaltungen

8.JahreskonferenzderRiskManagementAssociatione.V.23.bis24.September2013,Frankfurt/Main

UnterdemRahmenthemaErfolgreichesChancen-undRisiko-managementinvolatilenMärktengebenExpertenausWirt-schaftundWissenschaftihrKnow-howsowieihreErkenntnisseundMethodenimUmgangmitderEuro-undStaatsschulden-kriseweiter.http://jako2013.rma-ev.org

docFORUMaufDMSEXPO201324.bis26.September2013,Stuttgart

DieMitgliedsfirmendesdocFORUMszeigendurchgängigeDokumentenprozesse–vomInputbiszumOutput–liveundzumAnfassen.(Halle5,Stand5D39).www.doc-forum.de

IOMSUMMIT201325.bis26.September2013,Köln

AlsAnwenderkonferenzfürIntranet,Enterprise2.0undWis-sensmanagementstehtderIOMSUMMITunterdemMottoSocial.Collaborative.Innovative.www.iom-summit.de

qSkillsSecuritySummit20137.Oktober2013,Nürnberg

UnterdemMotto:„DerBlicknachvorne:Gefahrenerkennen,Risikenminimieren,Chancennutzen“stehendieThemenfelderIT-SicherheitundGesetze,RisikomanagementundAwarenesssowieSimulationsansätzeundSzenarienimMittelpunktderdiesjährigenVeranstaltung.www.qskills-security-summit.de

12.AnnualConferencedesInstituteofElectronicBusinesse.V.4.September2013,Berlin

ZumKernthemaDigitalstrategien&DigitaleRoadmaptreffensichTeilnehmerausWirtschaftundWissenschaftzumAus-tauschundNetworking–diesesJahrinKooperationmitiDeersConsulting.www.ieb.net/ac-2013

CloudComputing&VirtualisierungTechnologyConference201310.September2013,Darmstadt12.September2013,Hamburg24.September2013,Düsseldorf2.Oktober2013München

DasThemaderKonferenz:diewichtigstenTrends,TechnologienundAnbieterausderCloud-Computing-undVirtualisierungs-Welt.www.cloudcomputing-conference.de

DSAG-Jahreskongress201317.bis19.September2013,Nürnberg

MobileAnwendungen,Cloud,In-MemoryundCo.:ZieldesJahreskongressesist,dieAuswirkungendieserTechnologienaufdieGeschäftsprozessederUnternehmennäherzubeleuchten.http://kongress.dsag.de/

SocialBusinessCollaboration201323.bis24.September2013,Berlin

AufdieserKonferenzderwe.CONECTwerdenaktuelleFallstudi-enundBusinessCasesgezeigt,Best-PracticeAnwendungsbei-spielefürintegrierteKommunikation&Collaborationpräsen-tiertunddiverseStrategiendiskutiert.http://collaboration2013.we-conect.com

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WorldPublishingExpo20137.bis9.Oktober2013,Berlin

DieWorldPublishingExpoBerlin(IFRAExpo&Conference)istdieführendeMessefüralleaktuellenTechnologienundServicesfürdasPublizierenvonNachrichten–aufTablet-Com-putern,Mobiltelefonen,ingedruckterFormundonline.http://expo.wan-ifra.org/

KnowTech20138.bis9.Oktober2013,Hanau

DieKnowTechbieteteinePlattformzumAustauschzwischenAnwendernundAnbietern,WissenschaftundPolitikundstehtheuerunterdemMottoWissensmanagementundSocialMedia–MarkterfolgimInnovationswettbewerb.www.knowtech.net

IBMSPSSDataundTextMiningTage20138.Oktober2013,Frankfurt/Main9.Oktober2013,Düsseldorf10.Oktober2013,München22.Oktober2013,Hamburg23.Oktober2013,Berlin

AufdieserkostenlosenVeranstaltungerhaltenSieausführlicheInformationenüberdieVorteileunddasNutzenpotenzialvonSmarterAnalytics.www-05.ibm.com/de/events/data_textminingtage/

KühnundWeyhExpertentag201321.bis22.Oktober2013,Freiburg

AufdemFreiburgerExpertentagfürDokumentenprofisundOutputManagerstellenAnwendervorträgeunternehmens-weiteDokument-undOutput-LösungenmitderProduktserieM/vor.www.kwsoft.de/news/veranstaltungen/expertentag-2013/

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IndiesemJahrstehtderFachtagvonPROJECTCONSULTunterdemMottoInformationGovernanceimZeitaltervonVirtualisie-rung,Cloud,MobileundApps.AnwenderderLösungsanbieterComarch,Ironmountain,Hen-richsen,qumramu.a.berichten,wiesieRecordsManagementinihrenSystemenundInformationGovernanceimZeitaltervonVirtualisierung,Cloud,MobileundAppsumsetzen.http://bit.ly/rmft2013

Page 104: Zusammenarbeit & Kommunikation

Veranstaltungen

BITKOMTrendkongress13.November2013,Berlin

GlobalPlayerundStart-ups,PolitikundWissenschaftdiskutie-reninBerlindiedigitalenTrendsvonübermorgen.www.bitkom-trendkongress.de

iicoontour20134.November2013,Berlin6.November2013,Hamburg8.November2013,Köln11.November2013,München

DieVeranstaltungsreihebietetvorallemErkenntnissezurich-tungsweisendenEntwicklungenindigitalenGeschäftsprozes-sen,UserExperience,Mobileundvielemmehr.www.iico.de/ontour

Page 105: Zusammenarbeit & Kommunikation

DOK.magazin 5.2013 erscheint am 29. Oktober 2013Redaktionsschluss:30.September2013;Anzeigenschluss:8.Oktober2013

Themenbereiche: CrossMedia / Redaktionssysteme / Terminologiemanagement -Multichannel,-PIMFaktorSmart Content / Intelligent contentWissensmanagement -Suchmaschinen/SemantischeSuche -Innovationsmanagement/Collaboration -Contextualisierung -dasInternetderDingeRecords Management / Compliance -RecordsManagementmitSharePoint -IdentityManagement -RecordsManagementmitECM&BPMEnterprise Social Network -FileSharing -Tools -ShareingOHNECloudCIM – Customer Information ManagementMobile BI mit Apps

Die Jahresendausgabe vom 04. Dezember 2013schautganzgenauhin!MiteinemBlickzurückaufAnfang2013–undeinemBlicknachvornmitPerspektiven&Ausblickauf2014:

WelcheTrend-Themenhabensichdurchgesetzt?/etabliert?WieerfolgtedieUmsetzungindiePraxis?WelcheProjektewurdenrealisiert?

U1 HenrichsenAG

U2 PlustekTechnologyGmbH

3 ICONSystemhausGmbH

5 H&SHeiligundSchubertSoftwareAG

7 SealSystemsAG

12 WorldPublishingExpo

13 CANONDeutschlandGmbH

15 KodakGmbH

17 ACTIWAREGmbH

19 HEWLETT-PACKARDGmbH

21 KERNAG,Sprachendienste

23 ACTIWAREGmbH

25 FRANKENRASTERGmbH

27 WIBU-SYSTEMSAG

29 docFORUM

31 H&SHeiligundSchubertSoftwareAG

33 ALOSGmbH

35 ICONSystemhausGmbH

37 GovernikusGmbH&Co.KG

39 GRAUDATAAG

41 Kühn&WeyhSoftwareGmbH

43 BrainloopAG

45 DOK.live

47 ZeutschelGmbH

49 IPIGmbH

51 PitneyBowesDeutschlandGmbH

53 ELODigitalOfficeGmbH

55 legodoag

57 IronMountainDeutschlandGmbH

59 InoTecGmbHOrganisationssysteme

60 SharePointForumStuttgart,HochschulederMedien

61 DMDokumentenManagementGmbH

63 LexmarkDeutschlandGmbH/PerceptiveSoftware

65 ULSHÖFERGmbH+Co.KG

67 DMSEXPO/MesseStuttgart

69 interfaceprojectsGmbH

73 FormwareGmbH

75 DocuWareAG

77 PDFToolsAG

83 IntraFindSoftwareAG

85 Bitkom/Knowtech

91 H&SHeiligundSchubertSoftwareAG

103 tekomJahrestagung2013

104 socialmediamagazin

107 DOK.magazin

108 KodakGmbH

Inserentenverzeichnis/Vorschau

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VerlagMarketingProjekt2000GmbHHochstraße386453Dasingfon 0820596233fax 08205962345www.dokmagazin.dewww.facebook.com/dokmagazingoogle+

Herausgeberin und [email protected]

Redaktion [email protected]

AbonnementMarketingProjekt2000GmbHHochstraß[email protected]

Vertrieb & [email protected]

Redaktionelle MitarbeitAnjaWittenberger,TinoSchmidt,UlrichLeuther,AdamMertz,ThomasWürstl,ThomasS.Senger,NocileKörber,Prod.Dr.HeikoBeier,AndreasKöster,MelissaBohlsen,ChristinaNiegel,Dr.JoachimHartmann,JonasFladung,Dr.UweCrenze,Dr.MichaelBark,EberhardRohde,UlrichIsermeyer,ThomasSchneider,Hans-GünterBörgmann,KlausReichenberger,GregorMarboe,JürgenNeitzel,AlexanderGesinn,Dr.MichaelSchwerm,ChristophWitte,Dr.UlrichKampffmeyer,MichaelDreusicke

BildnachweiseRolandKarl(Titel)

ProduktionGrafikatelierPeterGöbelKantinestraß[email protected]

DruckKesslerDruck+MedienGmbH&Co.KGMichael-Schäffer-Straße186399Bobingenwww.kesslerdruck.de

[email protected] 0820596233mobil 01728205995

AnzeigenpreiseEsgiltAnzeigenpreislisteNr.5,gültigabNovember2012.

VerkaufspreiseJahresaboInland(6Ausgaben)60,-EURinkl.VersandundMehrwertsteuerJahresaboSchweizundÖsterreich65,-EURinkl.Versandzzgl.MehrwertsteuerJahresaborestlicheWelt55,20EURzzgl.Versandzzgl.Mehrwertsteuer

DisclaimerDie in dieser Ausgabe veröffentlichten Beiträge sind urheber-rechtlich geschützt und liegen in der Verantwortung des be-treffendenAutors.DieHaftungfürdieRichtigkeitderVeröffent-lichung kann trotz Prüfung durch die Redaktion und vomHerausgeber nicht übernommen werden. Alle Angaben erfol-gennachbestemWissen,jedochohneGewähr.Nachdruck,auchauszugsweise,nurmitGenehmigungdesVerlagesgestattet.

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