Обучение Проектному управлению Правительственной...
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
Курс
Проектное управлениеProject Management
Докладчик: Чулков Михаил Сергеевич
Знакомство
• Реализовано более 100 проектов для предприятий в следующих отраслях:
– Финансы (банки)
– Газ/Нефть
– Энергетика
– Торговля
– Промышленность
– Телекоммуникации и связь
• В Министерстве экономического развития, промышленной политики и торговли Оренбургской области нами завершен пилотный проект состоящий из 2х частей методической и технической частей, в приложении политика в области качества проектной деятельности по инвестициям и инновациям министерства.
Миссия:
Цель:
помогаем снижать
организационные риски
инвестиционной деятельности в
регионе, содействуем
инфраструктурному развитию
территорий
постановка проектного управления в
организации
Как раньше уже не будет
Преобразования:– Ориентация на оказание услуг населению, а не
содержание учреждений
– 3 возможных типа учреждений• Казенные
• Бюджетные
• Автономные
– Изменения затрагивают все государственные и муниципальные учреждения и органы власти. Никто не будет работать по старому!!!
Цель курса
• Привести к единой системе координат представление о проектном управлении у членов правительственной комиссии
• Показать что необходимо требовать и контролировать в работе проектной группы
• Рассмотреть круг вопросов которые необходимо предусмотреть для успешной реализации проекта
Этапы курса
Установочный тренинг для правительственной комиссии
Установочный тренинг для проектной группы
Серия мозговых штурмов по разработке устава проекта
Практика работы в информационной системе управления проектами MS Project
Структура курса
Планирование:
ИнтеграцииСодержания
СроковБюджета
ПерсоналаКоммуникаций
РисковПоставокКачества
Правительственнаякомиссия
Проектная группа
Ознакомление и постановка задач
Методика
Предлагаемый пример по реализации 83-ФЗ
Предлагаемый пример по реализации 83-ФЗ
Пример из других проектов
Пример из других проектов
Разработка раздела устава
Определение проекта
• Проект Projectus (лат) – заброшенный вперед.
• PMI (PMBOK) Проект – это временное предприятие, предназначенное для создания уникальных продуктов, услуг или результатов.
• P2M Проект - это активность по созданию ценного конечного продукта для выполнения определенной миссии; – при успешном завершении проекта формируется инновация или отличие
в существующем продукте либо новый продукт или услуга; – проект характеризуется временной природой с определенными датами
начала и окончания; – на проект влияют факторы неопределенности.
• Проект – это комплекс мероприятий, с обязательным присутствием неопределенности и уникальности, которые направлены на получение конкретного значимого результата, имеющего ценность для реализации стратегии Оренбургской области.
Примеры
Проект
Формирование бюджета Оренбургской области
Создание инвестиционных зон;
Строительство кирпичного завода
Не проект
Выдача лицензии на лом черных металлов
Работа в межведомственных
комиссиях
Мониторинг показателей МО
Типы проектов
Туман Кино
ПоискПокраска
забора
Проект
ПроцессыИ
ни
ци
аци
я /
Пл
ани
ро
ван
ие Устав
Спецификации
Ответственность
Команда
Планирование
Расписание
Бюджет
Риски
Персонал
Исп
ол
нен
ие
/ М
он
ито
ри
нг
Отчеты о состоянии
Изменения
Качество
Прогнозы
Закр
ыти
е Обучение
Передача результатов
Передача документов
Освобождение ресурсов
Извлечение уроков
Описание проекта
• (PMBOK) Цель (Objective) То, на что направленыработы, стратегическая позиция, которуюследует занять, задача, которую следует решить,результат, которого следует достичь, продукт,который следует произвести или услуга, которуюследует оказать.
Цель
• К 01.01.2012 Государственные (муниципальные)учреждения работают в штатном режиме согласнотребованиям Федерального закона № 83-ФЗ
Показатели проекта
• Источник финансирования: Областной бюджет
• Руководитель проекта: Калугин Антон Владимирович
• Приоритет проекта: Установить приоритет наивысший
• Направленность - Внешний
• Новизна - Новый
• Масштаб - Крупный
Сроки
Ожидаемые сроки реализации:
–начало: 25.08.2010
–завершение: 01.01.2012
25.08.2010 01.01.201201.01.2011
Описание проекта
Описание содержания проекта (Project Scope Statement)
Определение содержания проекта, в том числе основные результатыпоставки, цели, допущения, ограничения проекта и содержание работы,которое обеспечивает документированную основу для принятия решений попроекту в будущем и для подтверждения или разработки одинаковогопредставления о содержании проекта у участников проекта. Определениесодержания проекта – что должно быть выполнено.
«Есть Программа Правительства РФ по повышению эффективности бюджетных расходов на период
до 2012 года, утвержденная Распоряжением Правительства РФ от 30.06.2010 № 1101-р. Одно из ее
направлений - Повышение эффективности предоставления государственных (муниципальных) услуг
По данному направлению на федеральном уровне предполагается решить 3 взаимосвязанные задачи:
•совершенствование правового статуса государственных (муниципальных) учреждений;
•внедрение новых форм оказания и финансового обеспечения государственных (муниципальных) услуг;
•повышение открытости деятельности учреждений, оказывающих государственные (муниципальные)
услуги, для потребителей этих услуг.
Соответствующие задачи будут решать путем реализации Федерального закона от 08.05.2010 № 83-
ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с
совершенствованием правового положения государственных (муниципальных) учреждений»……
Описание проекта
Границы проекта (Рамки (scope)) – это сумма всех
составляющих проекта, которые должны стать результатом работы надним, а также все предоставляемые услуги, имеющие отношениек проекту. Рамки проекта определяют, что должно быть сделано дляреализации единого видения. Они являются результатом компромиссамежду сформулированными целями и условиями реальности и отражаютприоритезацию заказчиком имеющихся требований к создаваемомурешению.
Границы проекта
В границах проекта:
Первостепенно:
• Доработка более 20 законов и правовых актов
• Обучение
– Органы исполнительной власти Оренбургской области – 20
– Городские округа и муниципальные районы – 44
– Государственные учреждения – 350
– Муниципальные учреждения - 5700
Обязательно:
• Перевод всех учреждений в рекомендуемые правительством формы
Желательно:
• Собрать статистику временных затрат учреждений на реализацию 83-ФЗ
Границы проекта
В проект НЕ входит:
–Подготовка отчетности дляправительства РФ
–Обучение методикам ведениябухгалтерского учета (в новойформе) в учреждениях
Расстановка приоритетов по проекту
Тройное ограничение (Triple Constraint) Схема оценки
конкурирующих требований. Тройное ограничение часто изображается в видетреугольника, одна из сторон или один из углов которого представляют собойодин из параметров, которым управляет команда проекта.
Обоснование приоритета Приоритет
СрокиНе можем влиять на требования
законаНаивысший
Ресурсы Низкий
Содержание Зависит качество жизни в области Средний
Условия успеха
Успех
Подготовлена нормативная
правовая база
Изменения поняты и приняты
работниками государственных (муниципальных)
учрежденийМинимизированы риски (барьеры) в
вышестоящих органах
государственной власти и местного самоуправления, УФК, УФНС и д.р.
Руководитель учреждения проявляет
инициативу
Планирование содержания
План управления содержанием проекта (Project Scope Management Plan)Документ, описывающий, как будет определяться, разрабатываться и проверяться содержание проекта и как будет создаваться и определяться иерархическая структура работ, а также дающий указания по управлению содержанием проекта. Этот план содержится или является вспомогательным планом в плане управления проектом.
Основные этапы (вехи)
Разработаны нормативные правовые акты 01.01.2011
Обучены работники органов государственной власти, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных
учреждений01.03.2011
Создана информационная система 01.11.2010
Проведена разъяснительная работа в обществе 01.01.2012
Проведены организационные мероприятия 01.01.2012
ИСРИд. Task Name Длительность Начало Окончание
0 Реализация №83-ФЗ 180 дней Вт 12.10.10 Пн 20.06.11
1 Разработка нормативных правовых актов 60 дней Вт 12.10.10 Пн 03.01.11
2 Обучение работников органов государственной власти, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных учреждений78 дней Пн 03.01.11 Чт 21.04.11
3 Разработка отраслевых курсов 10 дней Вт 04.01.11 Пн 17.01.11
4 Разработка курса для здравоохранения 10 дней Вт 04.01.11 Пн 17.01.11
5 Подготовка презентаций 9 дней Вт 04.01.11 Пт 14.01.11
6 Печать раздаточного материала 1 день Пн 17.01.11 Пн 17.01.11
7 Курс для учреждений здравоохранения готов 0 дней Пн 17.01.11 Пн 17.01.11
8 Разработка курса для образования 10 дней Вт 04.01.11 Пн 17.01.11
9 Разработка курса для соц свферы 10 дней Вт 04.01.11 Пн 17.01.11
10 Разработка курса для спорта, туризма и молодежи 10 дней Вт 04.01.11 Пн 17.01.11
11 Курсы разработаны 0 дней Пн 17.01.11 Пн 17.01.11
12 Подготовка плана обучения по методическим центрам4 дней Пн 03.01.11 Пт 07.01.11
13 План обучения Орск 4 дней Вт 04.01.11 Пт 07.01.11
14 Согласование помещений 1 день Вт 04.01.11 Вт 04.01.11
15 График обучения предприятий здравоохранения 3 дней Ср 05.01.11 Пт 07.01.11
16 График обучения предприятий образования 3 дней Вт 04.01.11 Чт 06.01.11
17 График обучения предприятий соц свферы 3 дней Вт 04.01.11 Чт 06.01.11
18 График обучения предприятий спорта, туризма и молодежи 3 дней Вт 04.01.11 Чт 06.01.11
19 Графики утверждены 0 дней Пт 07.01.11 Пт 07.01.11
20 План обучения Бузулук 3 дней Пн 03.01.11 Чт 06.01.11
26 План обучения Оренбург 3 дней Пн 03.01.11 Чт 06.01.11
32 Планы подготовлены 0 дней Пт 07.01.11 Пт 07.01.11
33 Проведение семинаров 68 дней Вт 18.01.11 Чт 21.04.11
34 Орск 58 дней Вт 18.01.11 Чт 07.04.11
37 Бузулук 42 дней Вт 18.01.11 Ср 16.03.11
38 Оренбург 68 дней Вт 18.01.11 Чт 21.04.11
39 Семинары проведены 0 дней Чт 07.04.11 Чт 07.04.11
45 Создание информационной системы 80 дней Вт 12.10.10 Пн 31.01.11
46 Проведение разъяснительной работы в обществе120 дней Вт 12.10.10 Пн 28.03.11
47 Проведение организационных мероприятий 120 дней Вт 04.01.11 Пн 20.06.11
48 Контроль проекта 160 дней Вт 12.10.10 Пн 23.05.11
49 Проект завершен 0 дней Пн 20.06.11 Пн 20.06.11
17.01
17.01
07.01
07.01
07.04
20.06
В Ч П П В С С В Ч П06 Сен '10 29 Ноя '10 21 Фев '11 16 Май '11 08 Авг '11
Организационная структура
Организационная структура (Organizational Breakdown Structure, OBS) Иерархически организованное изображение организации проекта, устроенное таким образом, чтобы соотносить пакеты работ с исполняющими организационными единицами.
Организационная структура проекта
Спонсор
Куратор проекта
Куратор от министерства
Куратор от министерства
Куратор от министерства
Куратор от министерства
Куратор от министерства
Куратор от министерства
Куратор от министерства
Куратор от министерства
Правительственная комиссия
Участник проектной
группы
Рабочая группа
Руководительпроекта
Участник проектной
группы
Участник проектной
группы
Участник проектной
группы
Участник проектной
группы
Участник проектной
группы
Участник проектной
группы
Участник проектной
группы
Участник проектной
группы
Участник проектной
группы
Руководитель рабочей группы министерства
Юрист
Экономист
Министерство
20 рабочих групп Органов исполнительной власти
области
Руководитель учреждения
Исполнитель
Государственное учреждение
350 учреждений
Руководитель рабочей группы администрации
МО
44 рабочих группы городских округов и муниципальных районов + 600 поселений
Руководитель рабочей группы органа местного самоуправления
Исполнитель
Образование
Консультант методического
центра
Методический центр г. Орска
3-и методических центра
Консультант методического
центра
Руководитель учреждения
Исполнитель
Муниципальныеучреждение
Более 5700 учреждений
Около 12 500 чел.
Участники проекта
Команда управления проектом (ProjectManagement Team) Члены команды проекта, непосредственно занятые в управлении его операциями. В небольших проектах команда управления проектом может включать практически всех членов команды проекта.
План управления обеспечением проекта персоналом (Staffing Management Plan) Документ определяющий и документирующий роли в проекте, ответственности и отчетности, а также описывающий обеспечение проекта персоналом.
Роли и функции участников проекта
Роль участника Полномочия Зона ответственности
Руководитель рабочей
группы администрации
МО
информировать о начале реформирования (кто
сообщит о начале работ )
- контролировать процесс перехода (кто будет собирать
информацию и отчитываться о переходе данного
учреждения)
- принимать (чек лист) состав и правильность
проведенных мероприятий
Отвечает за переход всех учреждений
МО
Исполнитель рабочей
группы администрации
МО
- обучать порядку перехода (кто расскажет, что нужно
сделать для перехода)
- отвечать на вопросы руководства учреждений (кто
будет отвечать на вопросы и консультировать)
- принимать (чек лист) состав и правильность
проведенных мероприятий
Отвечает за часть учреждений МО или
конкретный круг вопросов связанных с
переходом в МО
Исполнитель (работник
учреждения)-проводит работы по переводу учреждения
Отвечает за работу по переводу своего
учреждения
Консультант - вносит предложения на изменения в проекте.
Предоставление достоверной
информации участникам проекта в
рамках своих должностных
обязанностей.
Пользователь
(работник учреждения)- вносит предложения -
Состав команды и занятость в проекте
Ф.И.О. Должность Роль Занятость в проекте
Правительственная комиссия (полный состав)
Рогожкин Валерий Анатольевич
Первый вице-губернатор –
первый заместитель
председателя Правительства
Оренбургской области
Спонсор Частичная
Левинсон Наталья Лазаревна
Вице-губернатор –
заместитель председателя
Правительства Оренбургской
области по финансово-
экономической политике
Спонсор Частичная
Мошкова Татьяна Геннадьевна Министр финансов
Оренбургской областиКуратор проекта Частичная
Домников Сергей Юрьевич
Министр строительства,
жилищно-коммунального и
дорожного хозяйства
Куратор от министерства
строительства, жилищно-
коммунального и дорожного
хозяйства
Частичная
Матрица ответственности
Рабочая группа МО
(Руководитель рабочей группы МО)
Методический центр Бузулук
(Руководитель методического центра)
Проектная группа
(Менеджер проекта)
Обучение всех работников учреждений
Обучение работников
учреждений Запад
Обучение руководителей
учреждений МО
Обучение исполнителей
учреждений МО
Обучение рабочих групп МО Запад
Обучение участников рабочей
группы МО
Планирование коммуникаций
План управления коммуникациями (Communication Management Plan) Документ, описывающий: требования и ожидания от коммуникаций для проекта; как и в каком виде будет происходить обмен информацией; когда и где будут иметь место коммуникации; а также кто несет ответственность за обеспечение каждого типа коммуникаций.
План коммуникаций. Участники проекта
Ф.И.О. Телефон e-mail
Калугин Антон Владимирович 287634 [email protected]
Галитдинов Ринат Анисович 384766 [email protected]
Комаров Александр Сергеевич 784228 [email protected]
Ларина Татьяна Михайловна 823779 [email protected]
Мединская Наталья Симоновна 347572 [email protected]
План коммуникаций. Совещания
Тип совещания Цель Участники Частота
Организационное
совещание
Отчет о текущем
состоянии проекта
-Правительственная комиссия
- Менеджер проекта
- Представители проектной группы
Ежеквартально
Организационное
совещание
Рассмотрение
организационных
вопросов по проекту,
контроль выполнения
плана проекта
- Куратор
- Менеджер проектаЕжемесячно
Совещание проектной
группы
Рассмотрение
технических вопросов
по проекту, контроль
выполнения плана
проекта
- Менеджер проекта
- Проектная группаЕженедельно
План коммуникаций. Отчетность
Тип отчета Содержание Способ передачи Автор Получатели Частота
В конце
каждого
этапа
Отчет о
проделанной
работе на этапе
проекта
- Устно и на
бумажном
носителе, на
организационном
совещании по
окончании этапа
проекта
Менеджер
проекта
Спонсоры,
Кураторы
проекта
По факту
окончания
этапа
Текущий
MS Project
сравнение
фактического
плана с базовым
Руководитель
рабочей
группы
Менеджер
проекта
Еженедель
но
Рабочий
Отчет о
проделанной
работе по
поставленной
задаче
- устно
Исполнитель
специалист
рабочей
группы
Руководител
ь рабочей
группы
По запросу
Планирование рисков
План управления рисками (Risk ManagementPlan) и реестр рисковДокумент, описывающий, как будет организовано управление рисками
проекта и как оно будет выполняться в рамках проекта. Этот план содержится или является вспомогательным планом в плане управления проектом. Информация, содержащаяся в плане управления рисками, различается в зависимости от области приложения и размера проекта. Совместно с планом разрабатывается реестр рисков, которыйсодержит список рисков проекта, результаты анализа рисков и реагирование на риск.
Определение, оценка риска и планируемая реакция
№ Наименование рискаНа что
влияет?
Степень
влияния на
проект (1-
10)
Вероятность
наступления
Планируемая реакция
Ответстве
нныйСтратегия Действие
Организационные
NNОтсутствие мотивации
участников проектаСрок 3
Ослабление
Избегание
Руководителю
подумать о
мотивировании на
проект.
Куратор
Социальные
1 Протестные выступления
Срок
Бюджет
Имидж
3 50%
Юридические
1Изменение
законодательства
Срок
Бюджет
Содержание
6 20%
Технические
1
Много ошибок после передачи
исполнителю (не качественная
разработка и проверка)
Бюджет
Сроки
Имидж
7 70%
Провести полный список
проверочных листов после
каждого этапа
Менеджер проекта
Руководитель рабочей группы
Оценка стоимости
• Сумма складывается из затрат на:– управление проектом;– реализацию содержания проекта;– привлечение подрядных организаций;– затрат рабочего времени работников.
Стоимость (Cost) Денежное выражение, или цена, операций проекта* или элементов, включающее цену (в денежном выражении) ресурсов, необходимых для выполнения и завершения операции или элемента или для изготовления элемента. Конкретная стоимость может быть составлена из стоимости элементов, включая прямые трудозатраты, другие прямые затраты, косвенные трудозатраты, другие непрямые затраты и цену закупки. (Однако в методологии управления освоенным объемом в некоторых случаях термин "стоимость" может означать только рабочие часы без преобразования в денежное выражение.)
Изменения в проекте
Шаг процесса Документ Ответственный
Формирование запроса на
изменениеЗапрос на изменение Члены проектной группы
Получение запроса на изменение Запрос на изменение Менеджер проекта
Регистрация в «Журнале изменений
проекта»Запрос на изменение Менеджер проекта
Анализ и согласование изменений Запрос на изменениеМенеджер проекта,
Куратор проекта
Согласование с участниками
проектной группы, членами
рабочих групп, с подрядчиками
Протокол совещанияМенеджер проекта,
Проектная группа
Обновление плана проекта План проекта Менеджер проекта
Поставки и качество
План управления качеством (QualityManagement Plan) План управления качеством описывает, каким образом команда управления проектом будет претворять политику исполняющей организации в области качества.
План управления поставками (ProcurementManagement Plan) Документ, описывающий управление процессами поставки, начиная от разработки документации по поставкам и до закрытия контракта.
Стоимость ошибки
Этап планирования
• Стоимость 1 ед.
Этап реализации
• Стоимость 10 ед.
Этап эксплуатации
• Стоимость 100-1000 ед.
Пример отчета по проекту
ФИО ответственного
Название ответственной организации
Название задачи
Срок оставшийся до влияния на конечную дату
проекта
Иванов И.И. Министерство … Проведениесеминара по обучению 83 ФЗ
3 дня
Петров В.К. Администрация г. …
Принятиеизменений в нормативном акте №477
0 дней
Васечкина И.В. Методический центр …
Подготовка отчета о этапе перехода учреждений здравоохранения
10 дней
Отчет по портфелю инвестиционных проектов, реализуемых на территории Оренбургской области с участием государственного
куратора на ______________
Налоговые платежи в консолидированный бюджет области в течении 10 лет сначала реализации проекта, млн.руб.
Ко
ли
чест
во н
овы
х р
або
чих
ме
ст п
ри
пл
ани
руе
мо
й
мо
щн
ост
и, ч
ел.
Нет просроченных задач
Имеются просроченные задачи
Просрочены задачи на критическом пути
КурсПроектное управление
Докладчик: Чулков Михаил Сергеевич(3532) [email protected]
ВопросыProject Management