1

Образовательный блок 3

Управление временем

Управление временем – один из самых значимых навыков для успешного

руководителя. Когда существует слишком большое количество задач и

направлений деятельности, становится очень важным распределять свои

ресурсы адекватно.

Система управления временем состоит из ряда слагаемых:

▪ Грамотное целеполагание.

▪ Адекватное планирование, расстановка приоритетов.

▪ Оптимальное делегирование полномочий.

▪ Отдельные технологии контроля над использованием времени,

оптимизации расхода временного ресурса.

Целеполагание как основа управления временем

Управление временем представляет собой не только технический навык. В

его основе лежит умение осознавать собственные ценности, ставить цели и

расставлять приоритеты. Для визуализации системы собственных ценностей

можно использовать схему «Жизненный круг». Каждую из спиц круга

разделите на несколько примерно одинаковых частей и оцените выбранные

сферы жизни по десятибалльной шкале, начиная от центра в нулевой точке.

Полученные точки соедините по порядку между собой. В результате

получится «колесо» вашей жизни.

2

Шаг 1. На каждой из осей этого колеса сделайте следующие пометки: на сколько

пунктов вы удовлетворены тем, что у вас имеется, насколько вы реализовали

себя в выбранном направлении. Оцените различные сферы вашей жизни по

субъективной шкале от 0 до 10 баллов, где 0 – означает полную

неудовлетворенность, а 10 – полную удовлетворенность. Будьте честны по

отношению к себе.

Шаг 2. Соедините все пометки плавной линией, после чего посмотрите, какая

фигура у вас получилась.

Шаг 3. Заштрихуйте ваше сегодняшнее «колесо» и нарисуйте, как оно должно

будет выглядеть по прошествии года, через 5-10 лет.

Шаг 4. Закончите предложение «Глядя на колесо моей жизни, я считаю, что мне

стоит...».

Технология SMART

Для того чтобы цели были поставлены наиболее эффективно рекомендуется

пользоваться технологией SMART. Она задает критерии качества задачам, которых

нужно придерживаться при целеполагании. Название технологии - это аббревиатура,

составленная из первых букв английских слов, характеризующих соответствующие

критерии качества целей: S M A R T

S __ specific – Цель должна быть конкретной: каждая цель должна быть описана как

четкий, конкретный результат

3

M __ measurable – Цель должна быть измеримой при помощи реальных индикаторов и

стандартных процедур измерения

A __ achievable – Цель должна быть реальной, в принципе достижимой

R __ relevant – Цель должна быть неслучайной, обоснованной, доказанной,

необходимой

T __ time related – Цель должна быть четко определена во времени с привязкой к

конкретным срокам (и контрольным точкам ее достижения)

Система целеполагания по Франклину

Целеполагание по Франклину предполагает, что любую задачу, стоящую перед

человеком, можно разделить на подзадачи, а те, в свою очередь, – на более мелкие

подзадачи.

Рис 1. Пирамида Франклина

1) Сначала «укладывается основание пирамиды», оно служит опорой

для остальных этажей, – здесь человек определяет свои жизненные

ценности.

2) Следующий этап – построение второго этажа пирамиды. Исходя из

ранее составленного списка, человек должен определить, каких целей

он хочет добиться.

4

3) Третий этаж пирамиды опирается на второй. Составляется

генеральный план: что необходимо предпринять, чтобы достичь

поставленной цели.

4) Четвертый этаж пирамиды – долгосрочный (рассчитываемый на

несколько лет) промежуточный план, в котором указаны конкретные

цели и конкретные сроки.

5) Пятый этаж – краткосрочный план (срок составляет интервал от

нескольких недель до нескольких месяцев). Глядя на краткосрочный

план, человек задаёт себе вопрос: «Что я могу сделать в ближайшие

недели или месяцы, чтобы достичь той или иной цели?»

6) Шестой этаж пирамиды – план на день. Составляется на основе

краткосрочного плана: малые задачи решаются целиком за один день, а

более крупные разбиваются на подзадачи.

Планы не следует считать постоянными и незыблемыми – наоборот,

их рекомендуется регулярно пересматривать. В рамках системы

Франклина планирование времени перестает быть обычным

составлением перечня текущих дел. Данная система предусматривает

постановку долго - и краткосрочных целей и детализацию действий для

их достижения с учетом временного фактора. При этом конкретные

краткосрочные цели обязательно согласуются с долгосрочными. Такая

система позволяет человеку в любой момент чётко понимать, в каком

направлении и с какой скоростью он движется, и какой конкретной

цели ему необходимо достичь.

Матрица приоритетов Эйзенхауэра

Данная технология считается одной из самых простых и эффективных в тайм

- менеджменте. Согласно этой модели, все поставленные задачи нужно

распределять на категории в соответствии с критериями важности и

срочности.

5

Срочные/важные задачи

Несвоевременное решение этих вопросов приведет к существенному ущербу

и серьезным проблемам. За эту категорию задач нужно приниматься

немедленно и держать на постоянном личном контроле их выполнение.

Несрочные/важные задачи

Это задачи, которые можно отложить. Однако «ловушка» в том, что эти

задачи рано с течением времени превращаются в срочные. Поэтому очень

важно обеспечить плановое решение данного типа задач, не упускать их из

вида. Руководителю задачи этого типа целесообразно полностью или

частично делегировать.

Срочные/неважные дела

Эмоциональное давление срочности задачи может заставить выполнять ее,

тратя ценный временной ресурс на неважную работу. Если задача

действительно не слишком важна, она обязательно должна быть

делегирована, так как для ее выполнения каких-либо особых ресурсов не

требуется.

6

Несрочные/неважные задачи

Часто руководитель берется за эти дела автоматически, просто разбирая

бумаги на собственном рабочем столе. В эту же категорию попадают задачи,

актуальность которых давно утеряна, и выполняются они по привычке, «на

автомате». Важно вовремя распознать такие задачи и полностью исключить

их из планирования.

Методы и технологии управления временем

На настоящий момент в теории управления разработано достаточно много

эффективных техник и методик, позволяющих оптимизировать процесс

управления. Все эти технологии объединяются в рамках такого раздела науки

управления, как тайм-менеджмент (time management).

Тайм-менеджмент – это система методов, позволяющих организовать

эффективное использование времени, и за счет этого повышать

результативность деятельности.

Техника хронометрирования

Хронометрирование (хронометраж) – метод изучения затрат времени и

управления им. Метод основан на фиксации продолжительности всех

выполняемых действий. Хронометрирование позволяет достигнуть

следующих результатов:

▪ Определять моменты потерь времени, разобраться с их причинами

▪ Повышать коэффициент полезного использования времени

▪ Выработать способность оценивать в часах и минутах любую

предстоящую работу, причём с высокой точностью

▪ Позволяет сравнить эффективности различных способов выполнения

одной и той же работы, после чего ориентироваться на способы,

оказавшиеся более эффективными.

▪ Осуществлять более точное планирование

Система хронометрирования Александра Любищева

Принцип работы системы А. Любищева достаточно прост. Хронометраж

использования времени следует вести, прежде всего, для того, чтобы

выработать в себе чувство времени. Так, течение шести (или более) недель

нужно решить задачу простого хронометрирования всех действий. В этот

7

период ничего для изменения привычек, связанных с использованием

времени предпринимать не следует. В ходе хронометрирования постепенно

нарастает чувство дискомфорта, явное ощущение неэффективного расхода

времени.

С каждым днем чувство времени становится более выраженным. Через

определённое время можно научиться делить время на «медленное» и

«быстрое», выделять моменты, в которых время объективно «ускоряется».

Когда подобные ощущения уже достаточно развиты, дальше можно просто

нарабатывать опыт, то есть учиться воздействовать на время с целью

«замедления».

Цель работы по системе Любищева – научиться максимум времени

находиться в его «медленном» состоянии и целенаправленно «тормозить»

его, когда время начинает «ускоряться». В «медленном» времени

достаточное количество дел и событий начинает происходить за малый

интервал времени объективного, а значит, можно успеть сделать гораздо

больше. В конечном счете, становится вполне достижимым ежедневно

проживать 2, а то и три «обычных» дня. Именно это и делал сам А.

Любищев. Так делает и большинство тех, кто уже освоил технологию

хронометрирования, и пользуется ей для эффективного управления

собственным временем.

Составление реестра времени

Регулярное хронометрирование в наибольшей степени доступно

определенному типу личности: упорядоченному, прагматичному,

сосредоточенному. Существенно отличается от данной технологии другая,

так называемая «составление реестра времени».

Реестр времени следует вести согласно определенной форме в течение

нескольких дней. После этого делаются выводы об эффективности

использования данного временного ресурса.

Вести реестр времени удобнее всего в виде таблицы, например, вот такого

вида:

Время Дело Запланировано Прервано Срочно Люди

9.00-9.30 Просмотр почты +

9.30-10.00 Составление отчета + +

10.00 -10.15 Чай - - Иванов И.И.

10.15.11.30 Подготовка презентации - + + Петров С.С.

В эту таблицу необходимо заранее внести все запланированные дела, а затем

дополнять ее в течение всего дня. Особенно важно вносить записи в колонки

8

«Время» и «Занятия», а также, по возможности, делать отметки в колонках

«Запланировано», «Прервано» и «Срочно». При необходимости следует

отмечать людей, с которыми было проведено время.

Методика «баланс времени»

Еще один вариант анализа затраченного времени – техника, которую

называют «баланс времени» (по аналогии с бухгалтерским балансом). Этот

метод представляет собой составление определённого рода балансового

отчета. В нём подсчитывается остаток времени на момент истечения

обычной типичной недели вашей жизни.

Например:

Количество часов в неделе 168

Сон -52 116

Еда -16 100

Дорога -20 80

Учеба -36 44

Вынужденное ожидание -4 40

Общение -15 25

Творчество -4 21

Спорт -4 17…

Десять «золотых правил» Л. Зайверта

Лотар Зайверт предложил систему из 10 основных правил, выполнение

которых позволит значительно повысить эффективность управления

временем.

Правило первое. Формируйте отдельные рабочие блоки, в которые будет

включено выполнение крупных или близких по типу заданий. Для того, кто

часто без необходимости прерывает свою работу, или в том случае, если

мешают посторонние, на выполнение важного задания потребуется

существенно больше времени, чем если бы человек был сосредоточен только

лишь на выполнении работы. Перерывы потребуют дополнительных усилий

и временных затрат для того, чтобы в очередной раз «погрузиться» в работу.

Правило второе. Специально уединяйтесь и устанавливайте себе

неприемные часы. Чтобы выполнять очень важные задания нужно иметь

возможность работать без помех и отвлекающих факторов извне.

9

Недопустимо, чтобы дверь вашего рабочего кабинета была постоянно

открыта для любого посетителя. Лучше, если «приемные» и «неприемные»

часы будут определены заранее.

Правило третье. Во время переговоров нужно устанавливать регламент, а

также определять требуемые затраты времени на выполнение задания. Не

позволяйте деловым встречам превращаться в затянувшееся общение ни о

чем. Заранее устанавливайте четкое время начала и окончания встречи,

старайтесь максимально соблюдать регламент, не отходя от обсуждения

основных тем в частности.

Правило четвертое. Устанавливайте приоритеты при выполнении любых

видов работ. Помните, что никто не в состоянии справиться буквально со

всеми делами, которые мы хотели бы сделать. Достаточно распространенная

проблема ответственного человека - стремление выполнить слишком много

дел сразу. Чтобы действительно получить возможность справиться с чередой

заданий, деловых встреч, договоренностей, следует четко установить

приоритеты для них, ориентируясь при этом на достижение целей и

выполнение дел, которые действительно являются важными

Правило пятое. Старайтесь выполнять действительно важные дела.

Помните, что согласно принципу Парето, лишь 20% дел имеют ключевое

значение. Стремитесь к тому, чтобы именно им посвящалось основное время

вашей работы.

Правило шестое. Как можно более полно используйте делегирование,

обозначив его как оплачиваемую услугу. Руководитель, который на самом

деле дорожит своим временем, не должен сам выполнять все дела и задания.

Те из них, которые могли бы взять на себя другие сотрудники, стоит

выполнить именно им. А так как делегирование полномочий непременно

повлечет за собой существенную экономию времени, зачастую выгоднее и

дешевле воспользоваться платными услугами, прибегнув к помощи агентств

различной направленности, консультационных фирм, оказывающих нужные

вам услуги.

Правило седьмое. Большие объёмные задания делайте по частям (такая

тактика обычно называется «тактикой нарезания салями»). Цели и проекты

делите на небольшие части, и выполняйте их в течение длительного времени,

по возможности каждый день отводя на данную работу около двух часов.

Когда будет достигнута первая промежуточная цель, появятся определенные

результаты, они начнут стимулировать выполнение последующих шагов.

10

Правило восьмое. Устанавливайте сами себе срок выполнения дел

категории «А». Заметки о запланированных А-делах, а также, записи о

нужных деловых встречах, совещаниях, следует снабдить дополнительными

сведениями: датами, фактами и цифрами.

Правило девятое. Основные задачи старайтесь выполнить утром – это дает

ощущение успешности работы. Секрет успеха большого числа бизнесменов в

том, что они с утра дома или на рабочем месте, но ещё до начала рабочего

дня, выполняют одно из важных для них дел или, по крайней мере, начинают

его выполнять.

Правило десятое. Осознанно старайтесь учесть в своём рабочем плане

колебание работоспособности. Почти все из нас на себе ощущают, что

производительность в течение рабочего дня изменяется. Она в определённое

время достигает пика, а потом резко снижается. И происходит это вне

зависимости от того, «сова» данный человек, или «жаворонок». Следует

планировать выполнение самых важных дел на тот период, когда

работоспособность на самом высоком уровне. Рутинные работы, не имеющие

особого значения, нужно выполнять во время послеобеденного перерыва.

При планировании задач на день нужно помнить, что самые важные дела

лучше выполнять в начале рабочего дня. В период, когда работоспособность

наибольшая, целесообразно проводить совещания и собеседования с

сотрудниками, встречи с клиентами. Когда начнётся спад

работоспособности, можно будет перейти к консультациям и звонкам по

телефону.

Матрица принятия решений.

Матрицу изобрел Стюарт Пью (Stuart Pugh), она также называется методом

Пью. В России её чаще знают как балльно-весовая методика, или так

называемый метод оценки альтернатив. Обычно данная матрица

используется для выбора определённого технического решения, или же

продукта. Она незаменима, если требуется выбрать поставщика или отобрать

кандидата на вакансию. Ее можно использовать и при решении бытовых

проблем: где и что именно купить, куда поехать в отпуск. Сфера применения

матрицы весьма широка.

Первый шаг.

Составьте список возможных альтернатив, в данном случае кандидатов на

должность.

11

Лотар Зайверт предложил систему из 10 основных правил, выполнение

которых позволит значительно повысить эффективность управления

временем.

Правило первое. Формируйте рабочие блоки, в которые вы будете включать

выполнение крупных или сходных по характеру заданий. Тому, кто

постоянно прерывает свою работу или кому мешают посторонние, для

выполнения задания нужно значительно больше времени, чем

сосредоточившемуся исключительно на выполнении работы такого же

объема. Перерывы требуют дополнительных затрат времени и усилий для

очередного «разбега» и «погружения» в работу.

Правило второе. Намеренно уединяйтесь и устанавливайте неприемные

часы. Для выполнения чрезвычайно важных заданий необходимо иметь

возможность работать спокойно, без каких-либо помех извне. Недопустимо,

чтобы двери вашего рабочего кабинета были открыты всегда и для всех.

Лучше, если «приемные» и «неприемные» часы будут определены заранее.

Правило третье. При проведении переговоров устанавливайте регламент, а

также определяйте необходимые затраты времени для выполнения

определенных заданий. Не позволяйте деловым встречам превращаться в

затянувшееся общение ни о чем. Заранее устанавливайте четкое время начала

и окончания встречи, старайтесь максимально соблюдать регламент, не

отходя от обсуждения основных тем в частности.

Правило четвертое. Придерживайтесь принципа установления приоритетов

при выполнении всех видов работ. Никто не в состоянии справиться со всеми

делами, которые необходимо или хотелось бы сделать. Широко

распространенной проблемой является стремление сделать сразу слишком

много дел. Единственная возможность справиться с потоком заданий,

деловых встреч, договоренностей – это четко и однозначно установить для

них приоритеты, ориентируясь на достижение собственных целей и

выполнение действительно важных дел.

Правило пятое. По возможности выполняйте только действительно важные

дела. Помните, что согласно принципу Парето, лишь 20% дел имеют

12

ключевое значение. Стремитесь к тому, чтобы именно им посвящать

основное время своей работы.

Правило шестое. В полной мере используйте делегирование как

оплачиваемую услугу. Ни один руководитель, дорожащий своим временем,

не должен делать все сам. Те задания, выполнение которых могли бы взять

на себя другие, непременно должны выполнять именно они. Поскольку

делегирование полномочий влечет за собой значительную экономию

времени, иногда выгоднее и дешевле пользоваться платными услугами вне

своей фирмы, прибегая к помощи различных агентств, консультационных

фирм и организаций, оказывающих различные услуги.

Правило седьмое. Крупные задания выполняйте небольшими частями

(тактика «нарезания салями»). Цели и проекты следует делить на небольшие

порции и выполнять их в течение достаточно длительного времени, каждый

день отводя на эту работу примерно по два часа. По достижении первой

промежуточной цели выявятся и определенные результаты, которые будут

стимулировать на выполнение последующих шагов.

Правило восьмое. Устанавливайте для самого себя сроки выполнения дел

категории «А». Записи о планируемых собственных А-делах точно так же,

как и записи о деловых встречах, совещаниях и так далее нужно дополнить

конкретными сведениями, то есть цифрами, датами и фактами.

Правило девятое. Главные задачи выполняйте рано утром – это дает

ощущение успеха. Секрет успеха многих предпринимателей заключается в

том, что они еще ранним утром дома или на рабочем месте непосредственно

перед началом рабочего дня успевают выполнить то или иное важное для них

дело или, по крайней мере, начать его.

Правило десятое. Сознательно учитывайте в рабочих планах колебания

уровня работоспособности. Большинство из нас на себе ощущает, что

производительность труда в течение рабочего дня меняется, она то достигает

пика, то резко снижается. Происходит это независимо от того, является ли

человек «жаворонком» или «совой». В любом случае следует планировать

выполнение наиболее важных работ на периоды повышения

работоспособности. Работы рутинного характера, не имеющие большого

значения, следует выполнять в послеобеденное время. При планировании дел

на день следует помнить, что самые важные дела выполняются в начале

рабочего дня. В период наивысшей работоспособности целесообразно

проводить собеседования с сотрудниками, совещания и деловые встречи с

13

клиентами. Период спада работоспособности посвятите консультациям и

телефонным звонкам.

Матрица принятия решений.

Матрицу изобрел Стюарт Пью (Stuart Pugh), ее также называют методом

Пью. В России она более известна как бально-весовая методика или метод

оценки альтернатив. Чаще всего эта матрица используется для выбора

технического решения или продукта. Она незаменима при выборе

поставщика и отборе кандидата на вакантную должность. Но ее также можно

использовать и для решения бытовых вопросов: где и что купить, куда

поехать отдыхать. Сфера применения данной матрицы очень широка.

Первый шаг.

Составьте список возможных альтернатив, в данном случае кандидатов на

должность.

Второй шаг.

Составьте список критериев, на основании которых вы будете отбирать

наилучший вариант. Также определите вес каждого критерия. Вес критерия

имеет ключевое значение для получения наилучшего результата. Начните с

определения того, какой из критериев является самым важным, и придайте

ему максимальный вес. Затем решите, какой из критериев наименее важен и

придайте ему минимальный вес, можно даже меньше единицы. Распределите

вес остальных критериев между этими двумя цифрами.

Например, для продавца главное в работе – умение располагать к себе

клиента, то есть коммуникативные навыки. Им мы придаем наибольший вес

– 3. Внешний вид – вещь субъективная и поправимая, поэтому для нас это

критерий с наименьшим весом 1. Опыт работы и мотивация важнее знания

рынка, потому что мы можем легко поделиться знаниями рынка с новым

сотрудником, но опыт нарабатывается только со временем, а желание

работать в данной должности во многом зависит от базовых установок и

характера человека.

14

Третий шаг.

Заполните таблицу, оценивая каждую из альтернатив по пятибалльной

системе. Например, внешний вид Иванова мы оценили на 3, Петрова – на 5 и

Сидорова – на 4. И так далее.

Четвертый шаг.

В графу «Итог» вбейте формулу для подсчета: суммируйте набранные

каждой альтернативой оценки, умножая каждую оценку на вес критерия.

Например, для Иванова формула подсчета выглядит следующим образом:

3х1+4х3+5х1,5+5х2+4х2=40,5

Пятый шаг.

Проанализируйте итоговые цифры, сравните их с вашими субъективными

впечатлениями. Например, в нашем случае Иванов произвел наихудшее

первое впечатление, его внешний вид был хуже, чем у остальных кандидатов.

Но он прекрасно знает рынок, обладает большим опытом работы и хорошими

коммуникативными навыками. Если бы мы не использовали матрицу

принятия решения, мы, скорее всего, отвергли бы Иванова на основании

своих первых субъективных ощущений и допустили бы большую ошибку,

так как объективно он – самый сильный из трех кандидатов.

Основные преимущества данного способа принятия решения:

Мы минимизируем влияние субъективных факторов на наше решение, оно

становится более объективным.

15

Математическая обоснованность нашего решения и наглядность этого

обоснования помогают убедить других в правильности принятого нами

решения.

Мы также точно знаем, что является вторым наилучшим вариантом и может

прибегнуть к нему в случае сбоя с наилучшей альтернативой.