[Geef de tekst op][Geef de tekst op][Geef de tekst op]

Digitale CommunicatieCharlotte GoordenKaat Lefevere

Analyse van een collaborative writing tool: Slack

So yeah we tried SlackVooraleer we tot een analyse van de tool komen, is het nodig om de idee achter de naam Slack te begrijpen.

Slack (Oxford Dictionary 2014):1. Not taut or held tightly in position; loose:2. Having or showing laziness or negligence:3. Slow or sluggish:

Wij interpreteren slack dus als los, informeel in vergelijking met bijvoorbeeld e-mail. Vanwaar die e-mail? Omdat de ontwikkeling van de Slack tool duidelijk in relatie staat met het belangrijkste communicatiemiddel binnen de bedrijfswereld: de e-mail. In het volgende deeltje gaan we dieper op deze relatie in.

E-mail werd ooit in het leven geroepen ter bevordering van de communicatie op bijvoorbeeld de werkvloer (Fisher et al.; 2006). Nu lijkt echter dat e-mail ook voor andere doeleinden wordt ingezet; nl. persoonlijke communicatie, het managen van taken en agendas, uitwisseling van media enzovoort. Het is niet verwonderlijk dat men de laatste jaren te kampen heeft met e-mail overload.

Naast de overload van e-mails, wordt er in die mail bovendien nog eens te veel informatie verwerkt (Soucek & Moser, 2010). E-mail laten toe zeer uitgebreid en gedetailleerd te antwoorden, bijlagen toe te voegen, opmaak te verzorgen enzovoort. Hierdoor besteden we enerzijds veel tijd aan het opstellen van een mail, maar ook aan het lezen en verwerken van de informatie.

We maken de vergelijking met e-mail omdat Slack zich voornamelijk richt op het bedrijfsleven. Meer specifiek op bedrijven die communicatie op n plaats centraliseren. Enkele voorbeelden zijn: eBay, Sony, Yelp, Airbnb, Dow Jones, The Times of London, Buzzfeed, HBO en NBCUniversal.E-mail is handig voor one to one communicatie, maar wanneer je met meerdere mensen moet communiceren wordt dit snel onoverzichtelijk. Daarom is Slack een zeer handige tool voor interne communicatie, waar anders (onoverzichtelijk) via 101 kanalen gecommuniceerd wordt.

Vergelijkbare apps die veel gebruikt worden in het bedrijfsleven zijn: Trello, Yammer, Hipchat. Extras die Slack kan aanbieden zijn onder meer de integratie van Google Drive en Dropbox.

Toch moeten we aanhalen dat het zeker niet de intentie van Slack is om de email te vervangen. "Ik denk niet dat e-mail snel zal verdwijnen. Maar e-mail is een manier om te communiceren met n andere persoon. Het is geen goed systeem om te gebruiken voor interne communicatie. Daarom willen we de mogelijkheid nog voorzien om e-mails te integreren in Slack." (Butterfield 2013)

De populariteit bij Slack is enorm gestegen sinds de oprichting van de app in augustus 2013. Een weergave van de snelle groei is te zien op Figuur 1. Met zijn 125000 actieve gebruikers (in 2013) is het dan ook de snelst groeiende bedrijfsapp. Slack is zelfs in die mate geliefd bij bedrijven dat deze het in hun profielschets aangeven als bedrijfsvoordeel. 29 % van de totale gebruikers gebruikt de betalende versie.

Figuur 1: De stijging van Slack-gebruikers op enkele maanden tijd

DemonstratieWe kunnen stellen dat de populariteit van Slack in de eerste plaats toe te schrijven is aan zijn gebruiksvriendelijkheid. Registreren doe je op twee minuten, waarna Slack je voor meerdere mogelijkheden tot een rondleiding uitnodigt. Zeer opvallend en aangenaam is bijvoorbeeld het filmpje dat de oprichters maakten. In nog geen drie minuten worden de key values van Slack uiteengezet. Wat is het? Waarvoor staan ze? Waarvoor kan je het gebruiken?

Aanvullend vindt je op Slack een uitgeschreven tour; handleiding. Aan de hand van screenshots met uitleg wordt een beeld gegeven van wat je allemaal kan doen met de tool. Om een beter beeld te geven over de tool, volgen we Slack in de idee van screenshots.

Figuur 2: Een voorbeeld van een channel binnen Slack

Wanneer je aan Slack begint maak je een groep aan, in dit geval: Digitale Communicatie. Op Figuur 2 is een voorbeeld van een channel binnen de groep Digitale Communicatie te zien. Zowel per groep als per channel kan je contacten toevoegen. We kunnen stellen dat elke channel voor een afzonderlijk project, plan of idee staat. In dit geval heb je de groep Digitale Communicatie, die bestaat uit de channels #evaluatie-slack, #general, #papers, #random, #wordpress.

Naast de vershillende channels biedt Slack je de mogelijkheid direct messages naar personen binnen de groep te sturen, en ook een private conversation aan te gaan.

Figuur 3: Slack stuurt je notificaties

Je kan bij je instellingen aangeven dat je bij een nieuw bericht telkens een melding krijgt op je bureaublad. Zo voorkom je dat je bepaalde zaken mist (zoals bij email kan gebeuren). Het pop-up venster verschijnt subtiel en geluidloos en stoort niet (Figuur 3). Slack laat je vrij in de manier waarop je die notificaties wil ontvangen. Dat kan namelijk zowel via mail, bureaublad en smartphone.

Figuur 4: Slack integreert externe tools

Met Slack kan je externe tools zoals Dropbox, Google Hangtous, Google Drive en veel meer integreren in je gesprekken. Slack updatet regelmatig de integratiemogelijkheden en kijkt naar de nieuwste apps en toepassingen die populair zijn (Figuur 4).

Figuur 5: De integratie van Dropbox op Slack

Figuur 6: De zoekfunctie op Slack

De geavanceerde zoekfunctie van Slack laat toe op termen of personen te zoeken over alle gesprekken heen. Herinner je je niet meer wanneer je het met wie over een vergadering hebt gehad? Gewoon even opzoeken. In tegenstelling tot andere zoekfuncties kan je hier dus ook zoeken in verborgen informatie, en niet enkel op je huidige pagina (Figuur 6).

Figuur 7: Emoticons op Slack

In je gesprekken kan je optioneel ook emoticons verwerken, zoals Figuur 7 aangeeft. Deze maken de gesprekken luchtiger en is er ruimte voor wat humor. Dit is niet echt een meerwaarde van Slack, maar het verwijst weer naar het speelse en losse imago.

Kort samengevat kunnen we stellen dat Slack een collaborative writing tool is, gericht op het bedrijfsleven. Wat biedt Slack je aan:

Communicatie gegroepeerd via channel i.e. onderwerp

Het versturen van berichten zowel in groep als priv

Het delen van bestanden, afbeeldingen en videos

Integratie van andere sociale media zoals Twitter, Dropbox,

Een uitgebreide zoekfunctie, waarmee je binnen 1 maar ook tussen verschillende platforms kan zoeken naar informatie.

Meldingen van berichten worden weergegeven op de desktop

Een feedback-functie waarmee je rechtstreeks contact kan opnemen met Slack in geval van problemen

De usability ervaringen van medestudenten

PRO

CONTRA

Gemakkelijk in gebruik: vb. filmpje en handleiding

Geen agenda om deadlines te plannen

mooie lay out + visueel

geen to do list

leuk met # en @

Mails kan je niet forwarden naar Slackt (wordt aan gewerkt

ook beschikbaar via Slack app op smartphone, tablet

iedereen moet er voor open staan doel niet bereiken

Integratie andere apps zoals Trello, Google Drive, Dropbox,

als iemand je vermeld in een gesprek is dat niet altijd duidelijk. Je verliest snel de relevante delen in het gesprek

geen mogelijkheid tot maken van profiel focus weg van het doel

Heel light, helder, beetje zoals een chat functie maar met meer tools. Lay out is aantrekkelijk en ziet er ook hip uit, in tegenstelling tot bijv. droge wiggo. Ook de inleidende rondleiding is leuk gedaan, toont alles tools en comments van gebruikers.

BibliografieBedrijven vallen massaal voor Slack. (2013, Augustus 14). De Morgen. Opgeroepen op 8/ 12/ 2014 http://www.demorgen.be/nieuws/bedrijven-vallen-massaal-voor-slack-rip-e-mail-a1989993/

Eugene, K. (2013, Augustus 14) This Chart Shows Why Slack Is Called One Of The Most Viral Enterprise Apps Ever. Business Insider. Opgeroepen op 8/12/2014 http://www.businessinsider.com/slack-viral-chart-2014-8

Fisher, D., Brush, A. J., Gleave, E., & Smith, M. A. (2006, November). Revisiting Whittaker & Sidner's email overload ten years later. InProceedings of the 2006 20th anniversary conference on Computer supported cooperative work(pp. 309-312). ACM.

Soucek, R., & Moser, K. (2010). Coping with information overload in email communication: Evaluation of a training intervention.Computers in Human Behavior,26(6), 1458-1466.

4