Intranet Imperial Tobacco

О компании, назначение и цели портала ..................................................................................... 2

Архитектура системы .................................................................................................................... 3

Общее описание web-части портала ............................................................................................ 3

Дистанционное обучение .............................................................................................................. 5

Электронные курсы ................................................................................................................... 5

Вебинары .................................................................................................................................... 5

Тестирование .................................................................................................................................. 8

Тренинги (мероприятия/очное обучение) ................................................................................... 9

Оценка персонала (аттестация) .................................................................................................. 11

Годовая процедура оценки ..................................................................................................... 11

Полугодовая процедура оценки ............................................................................................. 17

Подбор персонала ........................................................................................................................ 19

ИПР ............................................................................................................................................... 20

HR-проекты .................................................................................................................................. 22

Результаты .................................................................................................................................... 29

О компании, назначение и цели портала ООО Империал тобакко продажа и маркетинг» работает в России с 1999 года. На

сегодняшний день это 925 сотрудников на всей территории России от Калининграда до

Сахалина. Все сотрудники имеют доступ к компьютеру. ITG является 4-ой крупнейшей

табачной компанией как в России, так и в мире. Организация имеет устоявшиеся традиции

и стандарты, которые необходимо учитывать при внедрении новых технологий, поэтому

критичными моментами при выборе определенного решения являются его гибкость и

функциональность.

С целью повышения эффективности работы компании перед HR-отделом была поставлена

задача внедрения информационной обучающей системы, которая была бы призвана

автоматизировать и упростить часть бизнес-процессов компании, дополнительно сделав

их более прозрачными для мониторинга и анализа. Для удовлетворения этих потребностей

в компании был внедрен HR-портал, предоставляющий решения следующих задач:

1. Автоматизация и информатизация процесса аттестации персонала (годовые и

полугодовые процедуры оценки)

2. Мониторинг, учет и популяризация очных мероприятий (тренингов),

автоматизация процесса согласования их участников

3. Повышение уровня обучения персонала за счет дополнения очного обучения

дистанционным в виде электронных курсов и вебинаров

4. Измерение уровня знаний и эффективности обучения с помощью организации

тестирований

5. Осуществление обратной связи с сотрудниками компании, реализующейся

посредством социальных сервисов и опросов

6. Автоматизация и управление процессами подбора персонала

7. Получение аналитической информации руководителями по своим подчиненным

8. Повышение уровня информативности и мотивации персонала, трансляция

культурных корпоративных ценностей, что особенно актуально для компании,

представленной во многих регионах и имеющей широкое территориальное

покрытие

Архитектура системы

Текущая архитектура HR-портала, схематично представлена на рисунке выше. И

представляет из себя консолидированную структуру на базе системы WebTutor, поднятой

на сервере MS ISS c внешним хранилищем данных (СУБД MS SQL). Под

консолидированностью в данном контексте подразумевается существование единого

центрального сервера для всех регионов, представленных в компании. Периодично

происходит репликация данных по сотрудникам компании и их активностям в хранилище

данных, откуда затем информация попадает на портал. Авторизация пользователей на

портале осуществляется через Active Directory. Дополнительно подняты два отдельных

сервиса – E-staff и Виртуальный Класс интегрированных с системой. Взаимодействие

пользователей с web-частью портала происходит через браузер по протоколу http. У

администраторов есть дополнительные инструменты в виде специальных приложений

для администрирования сервисов. Отправка уведомлений происходит через почтовый

SMTP сервер.

Общее описание web-части портала С точки зрения web-части HR-портал представляет из себя сайт, состоящий из набора

страниц, некоторые из которых связаны между собой иерархически и предоставляющий

для пользователей необходимы набор интерактивных сервисов. Традиционно, главная

страница является своего рода визитной карточкой портала:

Internet Information Server (IIS)

Авторизация – Active

Directory

Ситема

WebTutor

Информационные сервера компании

Импорт данных из прочих информационных систем

Администратор

(работа через специальное приложение по администрированию, http(s))

Почтовый сервер

Отправка уведомлений (SMTP)

Excel Импорт/экспорт объектов,

отчетов и прочей информации

Сервер СУБД

Хранилище данных (MS SQL)

Master-system

Boss-кадровик, выгрузка данных о сотрудниках и структуре компании

Пользователь

(работа через браузер по протоколу http)

Сервер виртуального класса

Проведение вебинаров

Система учета подбора персонала

E-staff, работа через специальное приложение

С точки зрения структуры страницы можно выделить три зоны – «шапку», центр и

«подвал». В свою очередь центральная зона также подразделяется на три части – левую,

основную и правую.

«Шапка» - содержит ниспадающее многоуровневое оглавление, баннер перехода на

домашнюю страницу портала, блок с личными данными пользователя и ленту

фотографий компании, появляющихся случайным образом и в случайном порядке.

Появляется на каждой странице и несет в основном навигационные и

презентативные функции

«Подвал» - содержит интерактивную панельку с общепринятыми ценностями

компании, счетчик и возможность смены языка. Отображается на всех страницах

портала и выполняет мотивационно-информационную функцию.

Центр

o Левая область – несет двоякую функцию, на домашней странице содержит

информационно-социальный контент, на прочих разделах портала является

дополнительным навигационным инструментом

o Основная область – содержит в себе основное содержимое текущего раздела

портала

o Правая область - появляется только на домашней странице, содержит

информацию и ссылки на социальные сервисы

Дистанционное обучение

Электронные курсы

Дистанционные электронные курсы в рамках используемой в компании модели обучения

являются дополняющими к очным тренингам. Часть их них, как показано на рис. выше

открытые - доступны для самоназначения – и носят в образовательно-справочный

характер. На ряду с ними практикуются образовательные программы, в рамках которых

присутствует обязательное прохождение того или иного курса, в этом случае последний

назначается автоматически, либо одним из тренеров компании. Тематика курсов –

навыковые и обучающие работе с электронными системами компании.

Вебинары

Иногда возникают ситуации ограниченности тренерского ресурса и необходимости

обучения большого числа сотрудников, находящихся в различных уголках нашей

необъятной Родины, в очень сжатые сроки. В подобных случаях на помощь приходит

сервис вебинаров – «Виртуальный класс». На текущий момент на нашем портале

реализованы следующие сервисы, касающиеся вебинаров, и призванные упростить и

автоматизировать работу с ними:

1. Создание вебинаров «на лету» из веб. части портала, доступная определенной

группе пользователей, с необходимым минимальным набором параметров,

занимающее по времени не более минуты. Уведомления всем участникам

рассылаются автоматически, как следствие, возможность использовать сервис

вебинаров здесь и сейчас, в момент появления подобной необходимости. Не надо

искать администраторов системы, писать запрос, за счет автоматизации также

минимизируется человеческий фактор ошибок. Да, этот шаблон менее

функционален, чем работа с мероприятиями через приложение по

администрированию, но его достаточно в 99% случаев, возникающих в процессе

работы в нашей компании.

2. Мониторинг списка актуальных вебинаров и возможность подачи заявки для

интересующихся или случайно пропущенных сотрудников

3. Управление текущими вебинарами из карточки вебинара – содержит необходимый

функционал для тренеров и организаторов – перенос даты, изменение состава

участников, возможность разослать ссылку для скачивания записи всем

участникам, утверждение заявок на вступление в состав, вход в вебинар (для

активных мероприятий)

4. Проведение вебинара – стандартное использование модуля «Виртуальный класс»

Тестирование

В компании широко применяется инструмент тестирования как механизм измерения

уровня знаний, результаты попадают в индивидуальный план развития сотрудников и

служат одной из отправных точек при проведении аттестаций и аналитики эффективности

обучения.

Тренинги (мероприятия/очное обучение)

Каждый сотрудник компании может увидеть на портале список анонсируемых актуальных

тренингов, представленных в удобном виде, получить более подробную информацию о

любом из них (см. рис. ниже), при желании подать заявку, которая будет проходить

согласование в установленном порядке. Предусмотрена возможность обратной связи,

либо связавшись с курирующим тренинг тренером, либо подав заявку в отдел HR на

организацию нового тренинга, не представленного в списке, которая в свою очередь будет

проходить свой отдельный процесс согласования. Остановимся чуть более подробно на

карточке тренинга:

Карточка содержит основную характеристики тренинга, сервис подачи заявки (поведение

зависит от статуса тренинга), дополнительную информацию и материалы для учащихся. У

пользователя являющегося тренером для данного мероприятия дополнительно доступны

сервисы управления тренингом – изменение статуса мероприятия, изменения статуса

регистрации, изменение дат, возможность объединить тренинги, возможность посмотреть

статус регистрации по каждому из участников. Ниже для примера приведены два

скриншота, демонстрирующие сервис объединения тренингов, на первом происходит

выбор тренинга-акцептора, на втором выбор параметров объединения.

Аналогично тестированию результаты мероприятий попадают в ИПР (Индивидуальный

план развития) сотрудника.

Оценка персонала (аттестация) Наиболее широко в компании используются две процедуры оценки – полугодовая и

годовая аттестации сотрудников.

Годовая процедура оценки

1. Роли и этапы. Электронные формы оценки полностью соответствует принятым и

используемым ранее в компании бумажным формам. В рамках процедуры оценки

предусмотрены четыре роли – оцениваемый, руководитель оценки, руководитель

руководителя оценки (арбитр), куратор процедуры оценки (админ). И несколько

этапов с нетривиальными взаимосвязями. Суть хождения форм следующая –

сотрудник заполняет формы, затем происходит итеративный процесс согласования

форм с руководителем, получившийся результат идет арбитру, который должен

окончательно согласовать форму, если он с чем-то не согласен, то он пишет

комментарий и отправляет формы на доработку. На каждом из этапов у каждой из

ролей настроена своя видимость форм и свои права на редактирование.

2. Годовая оценка состоит из следующего набора форм

o Общая оценка – общая оценка сотрудника руководителем, пересмотр

условий

o Старые цели – обзор выполнение старых целей (поставленных в

предыдущей оценке). Происходит изначальное автозаполнение целей на

основе информации из предыдущей процедуры, сотруднику необходимо

внести корректировки, если таковые случились за отчетный период.

o Новые цели – постановка новых целей, форма очень похожа на форму

старых цели

o Оценка компетенций – в зависимости от должности сотрудника

подтягивается свой профиль компетенций, по которому и происходит

оценка. У каждого индикатора (оценка происходит по индикаторам

компетенций) есть описание – подсказка о том чему соответствует тот или

иной уровень

o План развития – постановка плана развития на следующий период, выбор

способа достижения цели. После утверждения форм арбитром

автоматически назначаются курсы и подаются заявки на тренинги,

если таковые были выбраны как способы развития.

3. Отчетность – существует в виде как для руководителя (по своим подчиненным),

так и для кураторов (администраторов) оценки в двух видах с возможностью

экспорта отчета в excel

o По прогрессу прохождения

o По результатам

Полугодовая процедура оценки

По сути очень схожа с годовой процедурой оценки – аналогичные этапы, аналогичные

роли пользователей. Данные по старым целям подтягиваются также из предыдущей

оценки. Основное отличие – в наборе форм. Полугодовая оценка содержит две основные

формы:

1. Корректировка целей

2. Оценка KPI сотрудника (производится как руководителем так и наблюдателем

(N+1 руководителем))

3. Аналогично годовой оценке существуют отчеты по мониторингу процесса

заполнения и по обсчету результатов оценивания KPI, сгруппированных по

категориям

Подбор персонала С точки зрения пользователей на портале имеются следующие сервисы, связанные с

подбором персонала:

1. подача заявки на открытие новой вакансии

2. возможность закрепиться за внутренней вакансией в качестве кандидата на нее

(карьерное развитие)

3. просмотр и анализ своих вакансий и процесса подбора кандидатов по ним

Для реализации этого функционала система WebTutor обменивается информацией с E-

staff, в которой работают специалисты подбора

ИПР ИПР – индивидуальный план развития. Это консолидированный отчет по определенному

сотруднику содержащий данные по разнообразным областям его деятельности:

обучение

аттестация

реальные результаты производства

HR-проекты На ряду с образовательной и административной функцией HR-портал реализует и

социальную составляющую, представленную реализацией следующих проектов:

1. Happy Birthday – список ближайших именинников на портале и автоматическая

отправка поздравительных открыток, на рис. ниже приведен вариант для леди.

Кроме, того у пользователей есть возможность самим сконструировать открытку и

поздравить человека в свободном стиле, выбрав нужную рамку, фон, формат

текста.

2. Thank you! – возможность отправить благодарственную открытку одного из

стандартных типов своим коллегам в одной из номинаций. Процесс создания

занимает считанные секунды. По итогам периода подводятся итоги и

награждаются победители.

Создание открытки – пользователь выбирает адресатов, номинацию, пишет

сопроводительный текст. Слева отображаются последние оспасибившиеся

Получение открытки – пользователю и его руководителю приходит

уведомление о поступлении «спасиба», содержимое которого можно

посмотреть по ссылке

Мои «спасибо» - каждый пользователь может посмотреть все открытки,

которые ему присылались

Статистика по «спасибо» - собирается статистика по сервису, по итогам

отчетного периода делаются выводы .

3. Bridge Builders – проект реализующий обратную связь с руководством компании

через представителей отделов

4. Above & Beyond – (общераспространенное название «Банк Идей») это сервис,

направленный на улучшение работы компании посредством подачи иновационных

идей ее сотрудниками. После утверждения идеи менеджерами сервиса она

попадает на этап голосования, где любой сотрудник или эксперт категории может

дать ей свою оценку. Навигация осуществляется через иерархическое дерево

категорий, расположенное слева. По результатам отчетного периода выбирается

несколько лучших идей, авторов которых ждут приятные бонусы.

5. Организационные чарты – это раздел предоставляющий посмотреть

иерархические диаграммы различных срезов компании, по региональному или

функциональному признаку

6. Футбол – предоставление информационного сервиса по поддержке чемпионата по

футболу среди команд всей компании. У пользователей есть доступ к

интерактивным сеткам чемпионатов, в каждом из которых есть матчи, в которые в

свою очередь можно провалиться по ссылке и почитать подробности,

официальные комментарии команд, общее обсуждение матча. По каждому игроку

ведется отдельная статистика доступная при переходе по гиперссылке с ФИО.

Результаты 1. Скорость проведения процедур оценки увеличилась с десятки раз

2. Процедура автоматическая и не требует дополнительных ресурсов

3. Легко работать с данными для анализа

4. Более валидная оценка

5. Качество контроля увеличилось также в разы

6. Абсолютная прозрачность процессов

7. Улучшение качества работы и продаж

8. Бизнес очень активно пользуется системой делает новые запросы на улучшение

работы и остальных процессов.

Хочется отметить командную работу и нацеленность на результат,

продемонстрированные в этом проекте, благодаря чему у сотрудников и руководителей

появился удобный набор инструментов, не только автоматизирующий и практически

полностью покрывающий HR-потребности, но и предоставляющий информационный и

социальный сервис для пользователей портала.

Мы считаем, что залогом успеха проекта стали умение четко понимать потребности

бизнеса, налаженная проектная деятельность в компании, а также высокая мотивация и

самоотдача проектной команды разработчиков.