Установка и настройка quick sales

Установка и настройка Quick Sales

[email protected], 8-800-250-65-58 Стр. 2 из 60

СССооодддеееррржжжаааннниииеее Содержание ................................................................................................ 2

Аннотация ................................................................................................... 3

Установка ................................................................................................... 4

1. Требования к сети ............................................................................................ 4

2. Серверная часть ............................................................................................... 4 FireBird ........................................................................................................................................... 4 Quick Sales Server ............................................................................................................................ 4 Менеджер лицензий ......................................................................................................................... 4 Получение лицензионного ключа ...................................................................................................... 4

3. Клиентская часть .............................................................................................. 5

4. Файл настроек QS.INI ....................................................................................... 5

5. Безопасность .................................................................................................... 5

Настройка ................................................................................................... 6

1. Меню «Сервис» ................................................................................................ 6

2. Общие настройки .............................................................................................. 7 Шаблоны Excel ................................................................................................................................ 7 Пакеты ............................................................................................................................................ 9 Интеграция 1С ............................................................................................................................... 10 Разное .......................................................................................................................................... 10

3. Настройка справочников ................................................................................. 13 Справочник «Продукты»/Общие замечания ..................................................................................... 15 Справочник «Продукты»/Ввод новой группы ................................................................................... 15 Справочник «Продукты»/Изменение группы .................................................................................... 16 Справочник «Продукты»/Удаление группы ...................................................................................... 16 Справочник «Продукты»/Ввод нового продукта ............................................................................... 17 Справочник «Продукты»/Изменение продукта ................................................................................. 17 Справочник «Продукты»/Удаление продукта ................................................................................... 18 Справочник «Продукты»/Поиск продукта ........................................................................................ 18 Справочник «Пакеты» .................................................................................................................... 19 Справочник Страны/Регионы .......................................................................................................... 19 Справочник Районы/Регионы .......................................................................................................... 19 Справочник Сегменты .................................................................................................................... 20 Справочник Источники ................................................................................................................... 21 Справочник Причины ..................................................................................................................... 22 Справочник Тип работы/Отказ ........................................................................................................ 23 Справочник Типы заметок .............................................................................................................. 23 Справочник Этапы сделок .............................................................................................................. 24 Справочник Категории контактных лиц ........................................................................................... 25 Справочник Статусы клиентов ........................................................................................................ 25 Импорт справочников/Общие замечания ......................................................................................... 25 Импорт справочников/Импорт любого справочника, кроме «Продукты» ............................................ 28 Импорт справочников/Импорт справочника «Продукты» .................................................................. 29

4. Настройка пользователей и прав ..................................................................... 31 Работа с отделами.......................................................................................................................... 33 Работа с пользователями ................................................................................................................ 34 Работа с правами пользователей .................................................................................................... 34 Работа с правами пользователей / Дерево прав ............................................................................... 36

5. Личные настройки .......................................................................................... 39

6. Дополнительные поля компании ...................................................................... 40 Добавление поля ........................................................................................................................... 41 Изменение поля ............................................................................................................................. 42 Удаление поля ............................................................................................................................... 43

7. Интеграция с 1С ............................................................................................. 43 Синхронизация продуктов .............................................................................................................. 46 Синхронизация клиентов Quick Sales и контрагентов конфигурации «1С:Предприятие» ..................... 51

8. Импорт базы Quick Sales .................................................................................. 52

9. Импорт компаний и контактов .......................................................................... 57

mailto:[email protected]



АААннннннооотттааацццииияяя

В этом документе описаны правила установки и настройки системы Quick

Sales 2.

Раздел «Установка» предназначен для системного администратора

(программиста), который имеет специальную техническую подготовку и может

выполнить установку компьютерной программы.

Раздел «Настройки» предназначен для специалиста, который четко сознает

задачи и условия использования Quick Sales в компании, а также понимает, какими

правами доступа к функциям системы следует наделять каждого сотрудника. Таким

специалистом в компании может быть либо администратор, который устанавливал

систему, либо менеджер среднего звена (руководитель отдела продаж или маркетолог).

Менеджер должен (как минимум) иметь квалификацию опытного компьютерного

пользователя.

В документе для простоты изложения везде использован термин

«Администратор».




УУУссстттааанннооовввкккааа

В этом разделе описывается, как установить систему Quick Sales для

работы в Вашей компании.

1. Требования к сети

В сети должен быть установлен протокол TCP/IP. В качестве сервера должна быть

использована Windows 2000/2003/2008. Клиентская машина может быть любая –

Windows XP/Vista/7.

На Windows 2000/2003/2008 устанавливать нужно все с правами Администратора.

2. Серверная часть

FireBird

Установите СУБД FireBird. Из папки FireBird запустите программу установки.

Следуя инструкциям, установите FireBird.

Устанавливайте FireBird как системную службу (service).

Quick Sales Server

Установите Quick Sales Server на тот же компьютер, где установлен FireBird.

Из папки Quick Sales Server запустите qs_server.exe. Следуя инструкциям,

установите программу. Желательно, чтобы сервер был выделен и на нем не работали.

Откройте доступ к папке QS. После установки на сервере будет создана папка QS

Server. В ней есть папка QS. Сделайте общий доступ на чтение к папке QS.

Доступ нужно устанавливать именно на чтение, а не на запись. Изменения в этой папке

не требуются.

Менеджер лицензий

Из папки LM запустите lm_setup.exe. Следуя инструкциям, установите программу.

Внимание! Менеджер Лицензий нужно устанавливать на том компьютере, на

котором он будет потом работать постоянно, т.к. он привязывается к аппаратной

конфигурации компьютера!

Получение лицензионного ключа

Запустите менеджер лицензий (Пуск – Программы - ES Менеджер Лицензий -

ES Менеджер Лицензий).

Выберите в меню «Сервис» п. «Запросить лицензионный ключ…», укажите

название компании и продукт и нажмите кнопку «Создать письмо».

Отправьте письмо и дождитесь получения лицензионного ключа.

Сохраните ключ на диск.

В меню менеджера лицензий выберите в меню «Сервис» п. «Добавить

лицензионный ключ» и укажите путь к этому файлу.




Закройте менеджер лицензий. Используйте его тогда, когда вам нужно

контролировать количество использованных и оставшихся лицензий.

3. Клиентская часть

Никаких дополнительных программ на компьютеры пользователей устанавливать

не требуется. Достаточно создать ярлык для запуска программы.

Создайте ярлык Quick Sales с сервера из папки общего доступа QS на рабочий

стол. Эту процедуру нужно повторить для каждого клиентского места.

4. Файл настроек QS.INI

Для корректного запуска системы нужно, чтобы INI-файл был корректно

настроен. В этом файле указываются параметры подключения к базе данных и

менеджеру лицензий.

При установке Quick Sales этот файл настраивается автоматически. Ниже даны

ключевые параметры этого файла:

В разделе [DataBase] описывается подключение в базе данных.

[DataBase]

DatabaseName=<имя сервера>:<путь к файлу qs.fdb>

Имя сервера должно быть написано английскими буквами и может содержать

цифры. Имя сервера не должно содержать русские буквы или только цифры.

Путь к файлу базы данных (qs.fdb) должен быть локальный, а не сетевой.

Не допускается использование виртуальных дисков, созданных с помощью

команды subst. Файл базы данных должен быть на том же компьютере, где

установлен FireBird.

В разделе [LM] описываются параметры подключения к менеджеру лицензий.

Параметр Host равен имени компьютера в локальной сети или его IP-адресу.

[LM]

Host=<Имя компьютера или IP-адрес>

Пример полностью настроенного файла qs.ini:

[DataBase]

DatabaseName=Server:c:\QS Server\qs.fdb

[LM]

Host=Server

5. Безопасность

Настройте ежедневную архивацию файла базы данных qs.fdb.

Установите на сервер источник бесперебойного питания.


http://www.crmpartner.ru/faq/setup/2/#11



НННааассстттрррооойййкккааа

В этом разделе описаны все настройки, которые необходимо выполнить

Администратору, чтобы подготовить систему Quick Sales к работе.

Работа по настройке состоит из следующих шагов:

выполнить общие настройки системы (настройка SMTP-сервера, основная и

дополнительная валюта, правила набора номера, курс доллара и т.д.),

настроить справочники системы (продукты, источники, регионы, статусы

клиентов и т. д.),

сформировать список подразделений компании, ее сотрудников,

назначить сотрудникам права доступа.

Для начала проведения настроек необходимо войти в систему под именем

«Администратор» с пустым паролем.

Необходимо хорошо понимать, что:

Эффективность и удобство работы пользователей с Quick Sales в значительной

степени зависят от того, насколько продуманно была проведена настройка

системы, насколько целесообразно установлены права доступа пользователей.

В процессе функционирования системы Администратор (менеджер) должен

внимательно отслеживать реальную работу пользователей в Quick Sales. Система

организована так, что по результатам анализа и, исходя из пожеланий пользователей,

Администратор всегда может внести изменения в общие настройки, в данные

справочников или изменить права доступа пользователей. Задача Администратора

обеспечить настройку Quick Sales именно для работы в Вашей компании.

1. Меню «Сервис»

Все настройки системы выполняются в пункте «Сервис» главного меню системы.

Меню имеет несколько подпунктов:




Первый пункт меню «Личные настройки» доступен всем пользователям. Каждый

пользователь в любой момент может изменить свои личные настройки. Описание

работы с личными настройками приведено в разделе «Настройка», п.5. «Личные

настройки» данного документа.

Остальные пункты меню «Сервис» доступны только Администратору системы.

2. Общие настройки

Вызов: Меню «Сервис»/п. меню «Общие настройки…»

При обращении к пункту меню «Общие настройки» вызывается следующее окно:

Как видно из рисунка, в окне имеется четыре закладки:

«Шаблоны Excel»,

«Пакеты»,

«Интеграция 1С»,

«Разное».

Администратор до работы пользователей в системе обязательно должен настроить

параметры, указанные на этих закладках.

Рекомендации по работе с каждой закладкой даны в следующих пунктах.

Шаблоны Excel

Вызов: Меню «Сервис»/п. меню «Общие настройки…»/Закладка «Шаблоны Excel»

В Quick Sales предоставляется возможность печати платежных документов. Для

этого вместе с системой (в формате MS Excel) поставляются четыре шаблона:

счет,

счет-фактура,

товарная накладная,

приходно-кассовый ордер.

Для настройки системы на работу с этими шаблонами предназначается закладка

«Шаблоны Excel», которая делится на 2 другие: «Пути к шаблонам» и

«Идентификаторы клиента».




Закладка «Пути к шаблонам» используется для указания расположения файлов-

шаблонов:

При установке системы Quick Sales поставляется два вида готовых шаблонов -

шаблоны платежных документов с налогами и без налогов. Шаблоны находятся в

папках «Шаблоны» и «Шаблоны без налогов» в том каталоге, куда установили систему

Quick Sales. Если необходимо, шаблоны можно перенести в другой каталог. В этом

случае:

Действия Администратора: Администратору нужно указать на закладке «Пути к

Шаблонам» путь к каталогу, где хранятся шаблоны.

На закладке «Идентификаторы клиента» перечислены все идентификаторы,

которые используются при формировании платежных документов по шаблонам.

Пути к шаблонам

документов

Указать путь к шаблону




Небольшие пояснения. Когда пользователь выбирает «Создать документ по

шаблону» (пункт меню «Клиенты»/«Работы»/ или - Кнопка

), система открывает файл-шаблон в формате MS Excel и замещает

идентификаторы значениями.

Замещение происходит по следующему принципу:

Если идентификатор соответствует полю Quick Sales - значение для

идентификатора берется из соответствующего поля базы данных системы Quick

Sales.

Если это специальное значение – например, итоговая сумма прописью для

идентификатора [ITOGO_TEXT], то значение идентификатора формируется

непосредственно из данных, которые получаются в отчете.

Помимо 4 поставляемых шаблонов, Администратор может создавать в Excel

собственные шаблоны и дать возможность пользователям печатать в системе Quick

Sales по нему документы. Для вставки идентификатора в создаваемый в Excel шаблон

надо щелкнуть на нем правой кнопкой и выбрать пункт меню «Скопировать в буфер».

Пакеты

Вызов: Меню «Сервис»/п. меню «Общие настройки»/Закладка «Пакеты…»

Закладка предназначена для настройки системы рассылки информационных

материалов клиентам по электронной почте:

Действия Администратора: Администратор должен обладать информацией о

настройках почтового сервера своей компании и в соответствии с ней заполнить

поля закладки «Пакеты».

Пояснения по назначению полей закладки:

«Сервер» - имя почтового сервера или его IP-адрес.

«Порт» - порт почтового сервера для отправки почты по протоколу SMTP. Как

правило, все почтовые сервера по умолчанию имеют значение порта, равное

25. Если у Вашего почтового сервера другой порт, введите его значение.

Флажок «Использовать авторизацию» - установите его, если на Вашем

почтовом сервере при отсылке почты требуется авторизация.




«Имя пользователя», «Пароль» и «Метод авторизации» - данные для

авторизации на Вашем почтовом сервере. Эти поля становятся доступными для

ввода, если Вы установили флажок «Использовать авторизацию».

«Тема» и «Сообщение» - тема и текст для рассылки тестовых писем.

Интеграция 1С

Вызов: Меню «Сервис»/п. меню «Общие настройки»/Закладка «Интеграция 1С…»

Система Quick Sales может быть интегрирована с программой «1C».

Действия Администратора: Для обеспечения интеграции Администратор на

закладке «Интеграция 1С» должен указать путь к базе данных «1C»:

В случае использования клиент-серверного варианта работы 1С:Предприятия

8.1(2) в это поле необходимо ввести строку подключения.

Например: Srvr="ServerBD";Ref="BDBuh";

Примечание. При любом варианте работы «1С:Предприятия» 8.1(2) необходимо

наличие в базе хотя бы одного зарегистрированного пользователя с правом «Внешнее

подключение».

Разное

Вызов: Меню «Сервис»/п. меню «Общие настройки…»/Закладка «Разное»

На этой закладке выполняются следующие действия:

настройка основной и дополнительной валюты,

выбор основной валюты справочника «Продукты»,

указание признаков продукта,

указание курса валюты,

настройка правил набора номера.

Закладка выглядит так:




Действия Администратора: Администратор должен ввести значения согласно

названию полей или оставить предлагаемые системой значения по умолчанию.

Пояснения по назначению полей:

Группа «Признаки продукта». На закладке имеется 2 поля для назначения

признаков продукта. По умолчанию, это «Учебная» (подразумевается демо-версия

программного продукта) и «Upgrade» (обновленная версия). Признаки продукта могут

быть любыми другими и использоваться по Вашему усмотрению.

Например, Вы ввели признак «Опт» и «Розница».

Указывается, в какой из валют

будут исчисляться цены продуктов

Курс основной

валюты по отношению к дополнительной

Названия основной

и дополнительной валюты

Настраиваемые

признаки продукта

Принять

изменения и закрыть окно

Правила набора

номеров, принимаемые по умолчанию




Тогда в карточке клиента на закладке «Продукты и Услуги» появятся именно эти

признаки:

Группа «Фиксированный курс». Курс используется для пересчета стоимости

продаваемых продуктов из одной валюты в другую. Курс, введенный в общих

настройках, распространяется на всю систему в целом и пользователям не доступен для

изменения. Важно, чтобы Администратор вовремя реагировал на колебания курса и

корректировал его значение.

Группа «Набор телефонного номера». Значения полей группы «Набор

телефонного номера» используются при наборе телефонного номера с помощью факс-

модема компьютера. В эти поля необходимо ввести код Вашей страны (для России это

«+7») и код Вашего города. Наличие этих кодов обязательно даже в случае набора

местного номера, т.к. они требуются для номеронабирателя Windows.

Если код страны и/или код города не указаны в поле номера телефона в карточке

компании или контактного лица, то при наборе они будут добавлены. Если же Вы

указали в поле номера другие значения кода страны и города, то при наборе будут

использоваться введенные Вами коды.

Символ окончания телефонного номера позволяет отделить номер телефона от

комментария к нему. При наборе номера будут набраны цифры, следующие до этого

символа.

Поясним все это на примере. Для контактного лица компании на закладке

«Клиенты/Контакты» ввели номер телефона: «23-92-18, домашний телефон».




При наборе с помощью факс-модема компьютера автоматически будут добавлены

коды страны и города и убран комментарий к номеру, начиная с символа окончания

телефонного номера. В результате будет набираться такой номер телефона:

+7(495)23-92-18.

3. Настройка справочников

Вызов: Меню «Сервис»/п. меню «Справочники…»

Пункт «Справочники» предназначен для настройки справочников Quick Sales.

В Quick Sales существует 11 справочников:

«Продукты»,

«Пакеты»,

«Страны/Регионы»,

«Сегменты»,

«Источники»,

«Причины»,

«Тип работы/Отказ»,

«Типы заметок»,

«Этапы сделок»,

«Группы контактных лиц»,

«Статусы клиентов».

Справочники позволяют сформировать значения всех раскрывающихся списков в

системе. Например, когда пользователь раскрывает список «Продукты» и выбирает

товар «Quick Sales ( 3 м)», то «Quick Sales ( 3 м)» является элементом справочника

«Продукты».

Состав справочников определен разработчиками системы. Добавить новый

справочник в систему Администратор не может.

Задача Администратора - просмотреть содержимое всех справочников и, исходя




из специфики работы компании, ввести изменения или дополнения в данные, которые

хранятся в справочниках.

Все справочники в системе настроены по умолчанию. Многие справочники, такие

как «Страны/Регионы», «Сегменты», вероятно, не потребуют изменения. Другие же,

например, «Продукты», должны быть обязательно настроены в соответствии с

профилем работы Вашей компании.

Справочники должны быть настроены до работы пользователей в системе.

Для настройки справочников действуйте согласно схеме.

Во всех справочниках используются одинаковые кнопки для работы с

элементами:

- добавить новый элемент (клавиша «Insert»),

- удалить (клавиша «Delete»),

- изменить (двойной щелчок мыши на нужном элементе).




Далее перечислены все справочники системы с описанием их назначения.

Справочник «Продукты»/Общие замечания

Вызов: Меню «Сервис»/п. меню «Справочники…»/Справочник «Продукты»

Справочник «Продукты» - это очень важный справочник. Он должен содержать

список всех реализуемых Вашей компанией товаров и услуг. Именно продукты,

перечисленные в этом справочнике, будут предлагаться пользователям для выбора при

проведении продажи.

Действия Администратора:

Администратор должен ввести полный список продуктов компании и задать их

цену.

При изменении цены на продукт корректировка цены должна быть выполнена

Администратором именно в этом справочнике.

Справочник выглядит так:

Будьте внимательны при изменении групп и продуктов, т.к. все сделанные

изменения в справочнике принимаются немедленно. Отменить их нельзя!

Далее рассмотрим работы с продуктами и с группами продуктов.

Справочник «Продукты»/Ввод новой группы

Вызов: Меню «Сервис»/п. меню «Справочники…»/Справочник «Продукты»/

Кнопка

Для добавления новой группы/подгруппы нажмите кнопку . В открывшемся

окошке введите название группы/подгруппы:

Группы/ подгруппы продуктов

Продукты выделенной

группы/подгруппы

Добавить группу/

подгруппу

Изменить группу/

подгруппу

Удалить группу/

подгруппу

Развернуть/свернуть ветку групп

Поиск продукта

Кнопки для работы с

продуктами




Если кнопка была нажата на корневой группе «Продукты», то новая группа будет

группой первого уровня. При нажатии кнопки на группах другого уровня, в справочник

будут вводиться вложенные группы следующего уровня. Число вложенных групп

(подгрупп) практически неограниченно. При этом у любой подгруппы могут быть свои

продукты.

Группы/подгруппы упорядочиваются по алфавиту при следующем открытии

справочника.

Справочник «Продукты»/Изменение группы


Кнопка

Для редактирования группы любого уровня выберите ее и нажмите кнопку .

Второй путь – просто 2 раза щелкните мышкой на группу/подгруппу. Откроется окно, в

котором можно задать новое имя группы/подгруппы.

Справочник «Продукты»/Удаление группы


Кнопка

Для удаления группы выберите ее и нажмите кнопку или клавишу «Delete».

При этом, если у группы есть вложенные подгруппы, то удалять верхнюю группу можно

только после удаления всех его подгрупп, начиная с самой младшей. Если

группа/подгруппа не содержит продуктов, то она удалится сразу после подтверждения.

Иначе окно подтверждения будет другим:

Система Quick Sales не позволяет удалять продукты «в никуда». Разрешается

только перенести их в другую группу. Можно, например, завести специальную группу

«_не использовать», куда будут помещаться ненужные продукты. Нажмите в окне

подтверждения «Да» для переноса продуктов в другую группу, «Нет» - для отмены

удаления. После нажатия «Да» раскроется окно, в котором необходимо выбрать

группу:




После выбора группы нажмите «OK». Все продукты ненужной Вам группы будут

помещены сюда, а группа будет удалена. Восстановить удаленную группу невозможно.

Справочник «Продукты»/Ввод нового продукта


Кнопка

Для добавления нового продукта выделите группу, которой будет принадлежать

продукт, и нажмите кнопку . Откроется окно:

В окне необходимо выполнить следующее:

ввести название продукта,

указать его цену в валюте, используемой для продуктов (см. раздел

«Настройки», п. 1.«Общие настройки», п.п. «Разное»),

указать код 1С, если планируется использовать систему Quick Sales совместно с

«1С:Предприятие»,

отметить флажок , если новый продукт является услугой,

ввести комментарий к продукту (если нужно),

нажать «OK» для добавления нового продукта в справочник.

Справочник «Продукты»/Изменение продукта


Кнопка

Для изменения продукта достаточно дважды щелкнуть мышкой на нем или нажать

кнопку «Изменить» . Откроется окно, аналогичное окну добавления нового

продукта. Внесите изменения и нажмите «OK».




Справочник «Продукты»/Удаление продукта


Кнопка

Для удаления продукта выберите его и нажмите кнопку . Если удаляемый

продукт еще не участвовал в сделках с клиентами, то появится окно подтверждения.

Нажмите «Да» для удаления продукта, «Нет» - для отмены.

Если продукт участвовал в сделках (был продан или запланирован к продаже), то

система не позволит удалить такой продукт. В этом случае Вы получите сообщение:

Такие продукты можно только перенести в другую группу (например, «_не

использовать»). Перемещение продукта осуществляется путем «захвата» его левой

кнопкой мыши и перетаскиванием на нужную группу слева.

Справочник «Продукты»/Поиск продукта


Кнопка

Если групп или продуктов очень много и Вы затрудняетесь найти нужный продукт,

воспользуйтесь кнопкой . После ее нажатия раскрывается окно, где

все продукты представлены в едином алфавитном списке:

В строке «Фильтр» Вы можете вводить часть названия продукта для его быстрого

поиска.

Выберите нужный продукт и нажмите «OK». В результате в окне справочника

«Продукты» будет выделен искомый продукт.




Справочник «Пакеты»

Вызов: Меню «Сервис»/п. меню «Справочники…»/Справочник «Пакеты»

Справочник предназначен для формирования информационных материалов,

рассылаемых клиентам по электронной почте. Это могут быть различные прайс-листы,

описания товаров, шаблоны договоров, демонстрационные версии программ и др.

Работать со справочников «Пакеты» Администратору предстоит не только в

момент установки системы, но и всякий раз, когда надо сформировать новые пакеты

для отсылки.


Как видно из рисунка, справочник имеет 3 уровня:

«Группа» – названия типов информационных материалов, например,

«демоверсии»,

«Название» – имя информационного материала,

«Файлы» – ссылки на файлы информационных материалов (программы,

документы и прочее), отсылаемые вместе с письмом. Один материал может

состоять из нескольких файлов, например, многотомные архивы.

Действия Администратора: Сформируйте список рассылаемых материалов с

помощью кнопок «Добавить» , «Удалить» и нажмите «OK».

При указании пути к файлам материалов вместо имени файла можно использовать

маску. Символ «*» в имени файла заменяет любое количество произвольных символов.

Символ «?» заменяет только один произвольный символ.

При использовании маски пользователям системы будут видны только названия

файлов, которые будут найдены по маске.

Справочник Страны/Регионы

Двухуровневый справочник содержит перечень стран и регионов в стране.

Элементы справочника используются при указании местоположения клиентов.





Действия Администратора: изменить информацию можно, используя кнопки

«Добавить» , «Удалить» на панели инструментов.

Справочник Сегменты

Вызов: Меню «Сервис»/п. меню «Справочники…»/Справочник «Сегменты»

Справочник содержит перечень сегментов рынка. Он используется при указании

области деятельности, в которой работает клиент.

Справочник имеет 2 уровня:

«Сегмент» – содержит название области производственной деятельности,

«Сегмент2» – детализует первый уровень.





Действия Администратора: Изменить информацию можно, используя клавиши

«Добавить» , «Удалить» на панели инструментов.

Справочник Источники

Вызов: Меню «Сервис»/п. меню «Справочники…»/Справочник «Источники»

Справочник содержит список информационных источников, из которых клиент мог

узнать о Вашей компании (реклама в СМИ, Интернете; выставки; конференции и т.д.).

Данный справочник позволяет выявлять наиболее эффективные рекламные

мероприятия.

Справочник имеет 2 уровня:

«Источник» – сферы деятельности, благодаря которым распространяется

информация,

«Источник2» – конкретные мероприятия/события в данной сфере.





Действия Администратора: Сформируйте или дополните список источников в

соответствии с деятельностью Вашей компании (используйте клавиши «Добавить»

, «Удалить» на панели инструментов).

Справочник Причины

Вызов: Меню «Сервис»/п. меню «Справочники…»/Справочник «Причины»

Справочник содержит список причин, благодаря которым могли возникнуть новые

сделки с клиентами.

При заключении новой сделки пользователь системы будет указывать причину ее

возникновения с помощью списка, сформированного из элементов этого справочника.

Справочник во многом похож на справочник «Источники» и выглядит так:

Действия Администратора: Сформируйте или дополните список причин в

соответствии с деятельностью Вашей компании (используйте клавиши «Добавить»

, «Удалить» на панели инструментов).




Справочник Тип работы/Отказ

Вызов: Меню «Сервис»/п. меню «Справочники…»/Справочник «Тип работы/Отказ»

В справочнике находятся:

типы сделок с клиентами (например, «продажа», «партнерство» и др.),

перечень возможных причин отказа клиента от сделки.

Тип сделки указывается сотрудником при добавлении новой работы с клиентом. А

причина отказа – в случае завершения сделки неудачей. При этом причины отказа

зависят от типа сделки.


Действия Администратора: Можно изменить или дополнить справочник, используя

для этого клавиши «Добавить» , «Удалить» на панели инструментов.

Справочник Типы заметок

Вызов: Меню «Сервис»/п. меню «Справочники…»/Справочник «Тип заметок»

Справочник содержит перечень возможных типов заметок в системе. Он

используется пользователями для ведения истории работ с клиентом и для

планирования своей деятельности.





Действия Администратора: Измените или дополните справочник, исходя из

особенностей работы вашей компании (используйте клавиши «Добавить» ,

«Удалить» на панели инструментов).

Справочник Этапы сделок

Вызов: Меню «Сервис»/п. меню «Справочники…»/Справочник «Этапы сделок»

Справочник содержит перечень возможных этапов работы с клиентом и

используется пользователями для дробления работы на более мелкие этапы.


Как правило, работа (сделка) состоит из 3-х основных этапов:

«Инициирование интереса» у клиента,

«Демонстрация» продаваемого продукта,

«Заключение сделки».

Действия Администратора: Измените или дополните справочник, исходя из

особенностей работы вашей компании (используйте клавиши «Добавить» ,

«Удалить» на панели инструментов).




Справочник Категории контактных лиц

Вызов: Меню «Сервис»/п. меню «Справочники…»/Справочник «Группы

контактных лиц»

Справочник предназначен для возможности включения контактных лиц компании

в какие-либо категории. Например, «важные лица», «первые», «вторые» (лица) и др.

Действия Администратора: Сформируйте категории контактных лиц, которые

подходят для Вашей компании (используйте клавиши «Добавить» , «Удалить»

на панели инструментов).

Справочник Статусы клиентов

Вызов: Меню «Сервис»/п. меню «Справочники…»/Справочник «Статусы клиентов»

Справочник содержит перечень статусов клиентов. Используется пользователями

для отметки о статусе компании (клиента), позволяя вести более полную информацию

по клиентам, производить быструю сортировку нужных клиентов и т.п. По умолчанию в

справочнике сформировано 5 статусов по возрастанию важности:

Действия Администратора: Вы можете изменить или дополнить справочник

(используйте для этого клавиши «Добавить» , «Удалить» на панели

инструментов).

Импорт справочников/Общие замечания

Вызов: Меню «Сервис»/п. меню «Справочники…»/Кнопка

Импорт предназначен для добавления элементов из текстового файла в

справочник системы.




В Quick Sales допускается импорт справочников. Процесс импорта справочников

происходит одинаково, за исключением справочника «Продукты». Поэтому процессы

импорта основных справочников и справочника «Продукты» будут рассмотрены

отдельно.

Для начала процесса импорта любого справочника руководствуйтесь схемой:

Замечание. Перед началом импорта необходимо подготовить текстовый файл

(«txt») соответствующего формата.

Для всех справочников структура такого файла одинакова:

первая строка файла содержит названия информационных полей, разделенные

табуляцией (клавиша «Tab»),

остальные строки содержат значения этих полей, также разделенные

табуляцией.

Названия полей даются исключительно для Вашего удобства и могут быть

произвольными. Но лучше, если они будут называться так же, как и в справочнике, в

который импортируется файл. Первым полем должно быть название 1-го уровня,

дальше 2-го и т.д. При этом если на каком-то уровне содержится несколько значений

(подуровней), то значение верхнего уровня должно быть продублировано.




Импорт основных справочников. Для лучшего понимания структуры файла

рассмотрите показанный ниже пример файла для справочника «Источники», имеющего

2 уровня.

Источник Источник2 1-ая строка: содержит

название полей

Реклама Реклама в газетах

Реклама Реклама в Интернете

Остальные строки файла

содержат значения полей

Реклама Реклама на телевидении

Реклама Баннеры

Реклама Рекламные щиты

При считывании этого файла система будет помещать значения поля «Источник2»

в одну группу «Реклама». Если таковая группа уже была в справочнике, то новые

элементы будут в нее добавлены, иначе будет создана новая группа. Повторяющиеся

значения в справочник не импортируются.

Импорт справочника «Продукты». При импорте этого справочника

необходимо учесть следующее:

в первой строке файла расположить сначала название самой верхней группы

продуктов (например, «Группа»). Далее – названия вложенных групп по

убыванию уровня вложения (например, «Подгруппа1», «Подгруппа2» и т.д.).

Число таких групп неограниченно.

После перечисления всех групп/подгрупп следует наименование продукта

(«Наименование») и поле его стоимости («Прайс»).

К необязательным полям относятся поле комментария («Комментарий») и поле

признака услуги («Услуга»). При этом значения поля «Комментарий», в

отличие от остальных полей, могут быть пустыми.

Если в файл введено поле «Услуга», то должны быть обязательно проставлены

признаки услуги. Символ «+» означает, что продукт является услугой, символ

«-» - продукт является товаром.

Если в каком-то уровне содержится несколько значений (подуровней), то

значение верхнего уровня должно быть продублировано.

Для лучшего понимания структуры файла рассмотрите показанный ниже пример

файла для 2-х уровней продуктов, который можно использовать в качестве шаблона.

1-ый уровень 2-ой уровень Специальные поля для справочника «Продукты»

Группа Подгруппа1 Наименование Прайс Комментарий Услуга

Группа1 Подгруппа1.1 Продукт1 130 Комментарий1 +

Группа1 Подгруппа1.2 Продукт2 50 Комментарий2 -


Группа2 Подгруппа2.1 Продукт4 553 Комментарий4 +






В этом примере «Группа1» содержит две подгруппы – «Подгруппа1.1» и

«Подгруппа1.2», «Группа2» - одну подгруппу («Подгруппа2.1»). «Подгруппа1.1»

содержит 1 продукт («Продукт1»), который является услугой. Во второй подгруппе

находятся 2 продукта – «Продукт2» и «Продукт3». «Подгруппа2.1» содержит 3

продукта, первый из которых является услугой.

Действия Администратора: Администратор должен подготовить текстовый файл

строго в соответствии с описанной структурой и, действуя по приведенной выше

схеме, импортировать файл в нужный справочник.

Импорт справочников/Импорт любого справочника, кроме «Продукты»

Вызов: Меню «Сервис»/п. меню «Справочники…»/Любой справочник, кроме

справочника «Продукты»/Кнопка

Действия Администратора для выполнения импорта любого справочника, кроме

справочника «Продукты».

1. Выбрать нужный справочник в окне настройки справочников и нажать кнопку

«Импорт справочника» . Откроется окно импорта:

2. Указать путь к подготовленному текстовому файлу кнопкой «Обзор» и нажать

«Дальше».

3. Откроется окно. Выбрать из раскрывающихся списков поля файла, которые должны

соответствовать полям справочника системы:




4. Нажать «Дальше». Откроется окно:

5. Система готова к импорту. Нажать «Импорт» для начала процесса импорта. Если

указанный файл корректен, то импорт пройдет успешно, о чем сообщит система:

После окончания импорта новые элементы появятся в справочнике. При

следующем его открытии они будут отсортированы по алфавиту.

Импорт справочников/Импорт справочника «Продукты»

Вызов: Меню «Сервис»/п. меню «Справочники…»/Справочник

«Продукты»/Кнопка

Рассмотрим действия Администратора для выполнения импорта справочника

«Продукты».

1. Выбрать справочник «Продукты» в окне настройки справочников и нажать кнопку

«Импорт справочника» . Откроется окно импорта:




2. Указать в окне путь к подготовленному текстовому файлу кнопкой «Обзор», а списке

«В справочник» выбрать «Продукт».

3. Нажать «Далее». Откроется окно, где необходимо выбрать из раскрывающихся

списков поля файла, которые должны соответствовать полям справочника системы:

В поле «Категория (начало)» указывается самая верхняя группа продуктов, а в

поле «Категория (конец)» – самая нижняя подгруппа. Назначение остальных полей

понятно из их названия:




В окне можно нажать кнопку «Авто», чтобы система сама сопоставила поля. Такое

сопоставление возможно, если поля в файле называются так же, как и поля системы.

Кнопкой «Очистить» можно удалить все сделанные сопоставления.

4. Нажать «Далее». Откроется окно:

5. Система готова к импорту. Нажать «Импорт» для начала процесса импорта. Если

указанный файл корректен, то импорт пройдет успешно, о чем сообщит система:

После окончания импорта новые элементы появятся в справочнике «Продукты».

При следующем его открытии группы/подгруппы и продукты будут отсортированы по

алфавиту.

4. Настройка пользователей и прав

Вызов: Меню «Сервис»/п. меню «Пользователи…»

Пункт предназначен для настройки списка пользователей и прав пользователей.

Для настройки списка пользователей и их прав выберите пункт в

главном меню «Сервис». В результате откроется такое окно:




Работа в окне может происходить в двух режимах:

режим «Пользователи»,

режим «Права».

Ввод новых пользователей, изменение существующих пользователей и их прав

осуществляется в режиме «Пользователи».

В режиме «Права» (нажата кнопка ) выполняется только просмотр прав

пользователей системы. Окно при этом выглядит так:




Все пользователи в системе делятся по принадлежности к отделам. Права для

текущего пользователя представлены в виде дерева с несколькими корневыми ветвями.

Для работы с отделами, пользователями и правами предназначены кнопки окна:

Далее будет отдельно рассмотрены работы с отделами, с пользователями и

правами пользователей.

Работа с отделами

Перед вводом пользователей в систему необходимо сначала сформировать список

подразделений (любых структурных единиц Вашей компании – отделов, секторов,

групп), которые будут работать с Quick Sales.

Замечание. Далее для простоты будет использоваться термин «Отдел».

Деление на отделы (группы) позволяет Администратору эффективно работать с

большим числом пользователей. Ясно, что права отдела «Администрация» и «Отдела

продаж» могут различаться. А внутри отдела права, скорее всего, будут одинаковыми.

Поэтому всем пользователям одного отдела можно назначить одинаковые права.

Действия Администратора: Администратор должен описать все подразделения

(отделы, сектора, группы) компании, которые будут использовать систему Quick

Sales.

Для добавления отдела нажмите кнопку «Новый отдел» . Откроется окно, в

котором нужно ввести название отдела:

Кнопкой «Изменить название отдела» можно скорректировать название.




Для удаления выбранного отдела используйте кнопку «Удалить отдел» . При

этом, если в удаляемом отделе имеются пользователи, удалить его будет нельзя.

Сначала необходимо удалить все записи пользователей в этом отделе.

Работа с пользователями

Все работы с пользователями осуществляются в рамках выделенного отдела.

Действия Администратора: Администратор должен ввести всех пользователей в

список.

Для добавления нового пользователя необходимо нажать кнопку «Новый

пользователь» . В открывшемся окне введите фамилию сотрудника, его электронный

адрес (можно изменить в «Личных настройках») и нажмите «OK»:

Если в компании существуют сотрудники с одинаковыми фамилиями, лучше

вносить фамилию и начальные буквы имени, отчества (например, «ИвановАВ») или

использовать другую конструкцию.

Кнопкой «Изменить данные пользователя» Вы всегда можете изменить

введенное имя и e-mail адрес пользователя.

Удалить выбранного пользователя можно с помощью кнопки «Удалить

пользователя» . Пользователь будет удален только после подтверждения.

Назначение пароля новому пользователю или изменение существующего пароля

осуществляется кнопкой «Назначить пароль пользователю» . В открывшемся окне

введите новый пароль и нажмите «OK». Для удаления пароля ничего не вводите в окне,

а просто нажмите «OK».

Если необходимо перевести пользователя в другой отдел, нажмите кнопку

«Изменить отдел у пользователя» . В открывшемся окне выберите новый отдел и

нажмите «OK»:

Работа с правами пользователей




Права доступа назначаются пользователям в дереве прав путем установки или

сброса флажков.

В дереве имеется несколько корневых веток . Каждую ветку можно полностью

развернуть или свернуть кнопкой . В выбранной ветке можно установить все флажки

кнопкой «Назначить все права» или сбросить с помощью кнопки «Снять все права»

.

Действие кнопок «Запомнить права пользователя» и «Установить новые

права» аналогично кнопкам «Копировать» и «Вставить» в любом текстовом

редакторе. Эти кнопки удобно использовать при назначении пользователям

одинаковых прав. При этом копируются и заменяются права не по одной ветке, а по

всему дереву прав сразу.

Для понимания назначения тех или иных прав следует ознакомиться с деревом

прав, расположенным ниже. В нем приведены все права с поясняющими

комментариями.

Действия Администратора: Администратор должен описать права каждого

пользователя.

Рекомендация. Чтобы хорошо подготовиться к заданию прав пользователей

распечатайте дерево, приведенное ниже, и расставьте галочки так, как Вы будете

ставить их при задании прав в системе.




Работа с правами пользователей / Дерево прав

Модуль Клиенты – разрешает пользователю доступ к модулю «Клиенты».

Компании – раздел определяет права доступа к информации в верхних

закладках карточки компании, за исключением контактных лиц.

Свои

Добавлять – разрешает создавать новые компании.

Изменять – разрешает редактировать информацию о своих

компаниях.

Удалять – разрешает удалять свои компании.

Общие группы – разрешает добавлять свои компании в общие

группы.

Своего отдела

Видеть – разрешает видеть компании сотрудников своего отдела.

Изменять – разрешает редактировать информацию о компаниях

сотрудников своего отдела.

Удалять – разрешает удалять компании сотрудников своего отдела.

Общие группы – разрешает добавлять в общие группы компании


Чужого отдела

Видеть – разрешает видеть компании сотрудников чужого отдела.

Изменять – разрешает редактировать информацию о компаниях

сотрудников чужого отдела.

Удалять – разрешает удалять компании сотрудников чужого отдела.

Общие группы – разрешает добавлять в общие группы компании


Изменять куратора – разрешает изменять куратора компании.

Детали (контактные лица, история, планы, сделки, договора, рассылки)

– раздел определяет права доступа к детальной информации в нижних

закладках карточки компании, а также к контактным лицам.

Свои

Добавлять – разрешает добавлять детальную информацию.

Изменять – разрешает редактировать свою детальную информацию о

компаниях.

Изменять работы – разрешает редактировать свои сделки.

Изменять контактные лица – разрешает редактировать свои

контактные лица.

Удалять – разрешает удалять свою детальную информацию.

Своего отдела

Видеть – разрешает видеть детальную информацию сотрудников

своего отдела.

Видеть по своим клиентам – разрешает видеть детальную

информацию сотрудников своего отдела, но только в том случае, если

куратором данного клиента является текущий пользователь.

Изменять – разрешает редактировать детальную информацию


Изменять работы – разрешает редактировать сделки сотрудников


Изменять контактные лица – разрешает редактировать контактные

лица сотрудников своего отдела.

Удалять – разрешает удалять детальную информацию сотрудников


Чужого отдела

Видеть – разрешает видеть детальную информацию сотрудников

чужого отдела.




Видеть по своим клиентам - разрешает видеть детальную

информацию сотрудников чужого отдела, но только в том случае,

если куратором данного клиента является текущий пользователь.

Изменять – разрешает редактировать детальную информацию


Изменять работы – разрешает редактировать сделки сотрудников


Изменять контактные лица – разрешает редактировать контактные

лица сотрудников чужого отдела.

Удалять – разрешает удалять детальную информацию сотрудников


Использование шаблонов в сделке – разрешает пользователю

использовать в сделках шаблоны для печати документов.

Редактировать общие группы – разрешает создавать, изменять и удалять

общие группы.

Редактировать личные группы – разрешает создавать, изменять и удалять

личные группы.

Регистрация продукта – позволяет отмечать продукт, проданный через

дилера или продукт, подлежащий дальнейшему сопровождению.

Ввод истории «задним числом» – позволяет вводить прошедшие даты.

Планировать другим – позволяет планировать мероприятия другим

пользователям.

Объединение карточек – разрешает доступ к пункту «Объединение

компаний» кнопки «Сервис» .

Импорт компаний и клиентов – разрешает доступ к пункту «Импорт

компаний и контактов…» главного меню «Сервис».

Дополнительные поля компании – разрешает доступ к пункту

«Дополнительные поля компании…» главного меню «Сервис».

Групповые операции – разрешает доступ к пункту «Групповые операции»

меню кнопки «Сервис» .

Рассылка – разрешает доступ к пункту «Рассылка…» кнопки меню «Сервис»

.

Экспорт – позволяет производить экспорт в модуле «Клиенты».

Изменение дат регистрации компании и начала/окончания работы –

разрешает пользователю изменять дату регистрации компании и даты начала

и окончания сделки.

Модуль Календарь – разрешает доступ к модулю «Календарь».

Экспорт – позволяет производить экспорт в модуле «Календарь».

Модуль Работы – разрешает доступ к модулю «Работы».

Экспорт – позволяет производить экспорт в модуле «Работы».

Модуль Пакеты – разрешает доступ к модулю «Пакеты».

Экспорт – позволяет производить экспорт в модуле «Пакеты».

Модуль База знаний – разрешает доступ к модулю «База знаний».

Изменение – позволяет изменять информацию в модуле «База знаний».

Экспорт – позволяет производить экспорт в модуле «База знаний».

Модуль Отчеты – разрешает доступ к модулю «Отчеты».

Экспорт – разрешает экспорт в модуле «Отчеты».

Модуль Воронка – разрешает доступ к модулю «Воронка».

Сервис – раздел определяет права доступа к пунктам главного меню «Сервис».

Личные – разрешает пользователям изменять свои личные настройки.

Справочники – разрешает доступ к настройкам справочников.

Общие – разрешает доступ к общим настройкам.




Пользователи, права – разрешает доступ к настройке пользователей и их

прав доступа.

Импорт базы QS – разрешает пользователю выполнять импорт базы Quick

Sales в текущую базу.

Интеграция 1С – разрешает доступ к интеграции с 1С, запускать и закрывать

«1С:Предприятие». Если у пользователя нет доступа к этой опции, то все

пункты ниже ему недоступны.

Синхронизация продуктов – разрешает доступ к синхронизации продуктов

в Quick Sales и номенклатуре в конфигурации «1С:Предприятие».

Синхронизация клиентов – разрешает доступ к синхронизации клиентов в

Quick Sales и контрагентов в конфигурации «1С:Предприятие».

Документы 1С в работе – раздел определяет права доступа к импорту

документов и оплат в сделках с клиентами.

Импорт документов

Свои – разрешает импортировать документы только в своих сделках.

Своего отдела – разрешает импортировать документы в своих

сделках и сделках своего отдела.

Чужие – разрешает импортировать документы во всех не своих

сделках.

Импорт оплат

Свои – разрешает получение оплат только в своих сделках.

Своего отдела – разрешает получение оплат в своих сделках и

сделках своего отдела.

Чужие – разрешает получение оплат во всех чужих сделках.

Синхронизация с Outlook – раздел определяет права доступа к синхронизации

контактов и планов с Microsoft Outlook.

Синхронизация контактов – разрешает синхронизацию контактных лиц с

Outlook.

Синхронизация планов – разрешает синхронизацию запланированных

мероприятий с Outlook.




Рекомендации по назначению прав пользователям

Для обычного пользователя целесообразно закрыть доступ к следующим пунктам

главного меню «Сервис»:

«Общие настройки…»,

«Справочники…»,

«Пользователи…»,

«Импорт базы QS…»,

«Дополнительные поля компании…»,

«Импорт компаний и контактов…».

Также рекомендуются следующие ограничения:

запрет на изменение куратора,

запрет на удаление/изменение данных клиентов (в том числе его деталей)

своего и чужого отдела,

запрет на изменение общих групп,

запрет «планирования другим»,

запрет на изменение дат регистрации компании и начала/окончания сделки,

запрет групповых операций, но можно разрешить специальным отделам или

опытным пользователям.

5. Личные настройки

Вызов: Меню «Сервис»/п. меню «Личные настройки…»

Каждый пользователь самостоятельно может настроить:

личный пароль на вход в систему,

личный электронный адрес,

флажок оповещения невыполненных планов,

флажок оповещения дней рождений контактных лиц.

Личные настройки пользователь может изменить в любой момент своей работы в

Quick Sales. Настройки начинают действовать сразу же после их ввода или изменения.

Порядок работы с настройками:

1. Для задания (или изменения) личных настроек следует войти в систему под своим

именем.

2. В меню «Сервис» выбрать пункт «Личные настройки…», появится окно:

Фамилия пользователя

Электронный адрес пользователя

Пароль пользователя

Отобразить

пароль

Включить/выключить

автоматическую проверку оповещений

Интервал автоматической

проверки оповещений

Включить/выключить

проверку дней рождений контактов при входе в систему




В этом окне Вы можете:

В поле «Пароль» - задать или изменить свой пароль. Пароль отображается в

скрытом виде символами «*». Чтобы сделать его видимым, установите флажок

. При входе в систему пароль необходимо набирать в том же

регистре и языке, что и при назначении пароля.

Замечание. За Администратором сохраняется право изменить Ваш пароль.

В поле «E-mail» - указать свой электронный адрес, который будет

использоваться как обратный при рассылке различных электронных

материалов.

Установить флажок для того, чтобы автоматически

получать оповещения о невыполненных планах через указанный промежуток

времени. Подробнее о назначении оповещений см. в разделе «Модуль

Клиенты/Кнопки», п. 6. «Клиенты/Сервис», п.п. «Проверить оповещения». Для

отключения автоматических оповещений необходимо сбросить флажок.

Установить флажок для того, чтобы при входе в систему

автоматически получать список Ваших контактных лиц, у которых сегодня день

рождения. Подробнее см. в разделе «Общие правила работы», п. 1. «Запуск

Quick Sales», п.п. «Сообщения при входе в систему». Для отключения

автоматического информирования о днях рождениях контактов необходимо

сбросить флажок.

Для принятия изменений и закрытия окна нажать кнопку «OK».

Действия Администратора: Администратор по своему усмотрению может

установить личные настройки каждого пользователя, либо он может предложить

пользователям самостоятельно ввести свои настройки сразу после того, как они

приступят к работе в системе.

6. Дополнительные поля компании

Вызов: Меню «Сервис»/п. меню «Дополнительные поля компании…»

Каждый клиент (компания) в системе Quick Sales описывается фиксированным

набором информационных полей, таких как «Название», «Адрес», «Телефон» и т.п. В

системе предусмотрена возможность ввода дополнительных текстовых полей. Такие

поля отображаются на закладке «Доп. поля» карточки компании. По умолчанию в

системе дополнительных полей нет, поэтому закладка пуста:




Действия Администратора: Администратор при необходимости может добавить на

закладку «Доп. поля» карточки компании необходимые для работы Вашей

компании текстовые поля.

Число дополнительных полей в системе может быть произвольным. Длина поля не

может превышать 255 символов.

Для настройки дополнительных полей сразу для всех компаний выберите пункт

«Дополнительные поля компании…» главного меню «Сервис». Откроется окно:

Рассмотрим работу с каждой из кнопок окна отдельно.

Добавление поля

Вызов: Меню «Сервис»/п. меню «Дополнительные поля компании…»/Кнопка

Для добавления нового поля нажмите кнопку . Откроется окно:

Список дополнительных полей

Добавить новое дополнительное

поле

Изменить дополнительное

поле

Удалить дополнительное

поле

Переместить поле вверх/вниз




В окне введите название поля и его длину до 255 символов. Длину в дальнейшем

изменить будет нельзя.

Нажмите «OK». Новое поле будет расположено в окне:

Замечание. На закладке «Доп. поля» карточки клиента новые поля будут

отображаться в том порядке, в котором они добавлялись в систему. Поэтому для

изменения порядка расположения полей используйте кнопки «На позицию вверх» и

«На позицию вниз» .

Изменение поля


Название поля можно изменить двойным щелчком мыши на поле или нажатием

кнопки . Откроется окно:

Введите новое название поля и нажмите «OK».

В окне редактирования изменять длину поля нельзя!




Удаление поля


Удалить поле можно с помощью кнопки «Удалить» . Откроется окно

подтверждения. Нажмите «Да» для удаления поля, «Нет» - для отмены.

Внимание! Дополнительное поле удаляется вне зависимости от того, содержит оно

какую-либо информацию в базе данных клиентов или нет.

7. Интеграция с 1С

Вызов: Меню «Сервис»/п. меню «Интеграция 1С…»

Пользователям Quick Sales, использующим для формирования учетных документов

(счет, накладная, счет-фактура и др.) систему 1С, предоставляется возможность

существенно минимизировать и автоматизировать свои действия.

Интеграция систем Quick Sales и 1С позволяет автоматически формировать и

осуществлять загрузку учетных документов (счет, накладная, счет-фактура и другие

документы) в системе 1С, а также вносить информацию о денежных поступлениях в

Quick Sales и новых документах, созданных в 1С, минуя интерфейс связи Quick Sales и

«1С:Предприятие».

В комплект поставки Quick Sales включено несколько наборов обработок для

интеграции со следующими конфигурациями «1С:Предприятие»:

Конфигурация «Бухгалтерия», редакция 4.4.

Конфигурация «Бухгалтерия», редакция 4.5.

Конфигурация «Торговля+Склад», редакция 9.2.

Комплексная конфигурация (Бухгалтерия + Торговля + Склад + Зарплата +

Кадры), редакция 4.4.

Комплексная конфигурация (Бухгалтерия + Торговля + Склад + Зарплата +

Кадры), редакция 4.5.

Конфигурация «Бухгалтерия предприятия», редакция 1.6

Конфигурация «Управление торговлей», редакция 10.3

Конфигурация «Управление производственным предприятием», редакция 1.2

Конфигурация «Бухгалтерия предприятия», редакция 2.0

Конфигурация «Управление торговлей», редакция 11.0

Конфигурация «Управление производственным предприятием», редакция 1.3

Обработки:

ИмпортНоменклатуры.ert – операция импорта номенклатуры в Quick Sales

ЭкспортНоменклатуры.ert – операция экспорта номенклатуры из Quick Sales

ИмпортКА.ert – операция импорта контрагентов в Quick Sales

ЭкспортКА.ert – операция экспорта контрагентов из Quick Sales

Документы.ert – работа с документами

ИмпортДокументов.ert – импорт документов

Платежи.ert – импорт платежей

QS81.epf – все операции для платформы «1С:Предприятие» 8.1

QS82.epf - все операции для платформы «1С:Предприятие» 8.2

Utilities.epf – вспомогательные операции для платформы «1С:Предприятие» 8.2

Если Вы используете одну из конфигураций платформы «1С:Предприятие» 7.7,

для организации взаимодействия систем Quick Sales и 1С Вам нужно добавить в

глобальный модуль конфигурации 1С две переменные: глОбменДанными и

глФлагОбменДанными.




Сделать это можно следующим образом:

1. Открыть «1С:Предприятие» в режиме конфигуратора той конфигурации, с которой

планируется использовать интеграцию с Quick Sales.

2. Выбрать пункт меню «Конфигурация», п.п. «Открыть конфигурацию»

3. Открыть глобальный модуль, меню «Действия», п. «Глобальный модуль» (или

правой клавишей мыши по корню дерева конфигурации и выбрать пункт меню

«Глобальный модуль»).




4. Добавить запись:

Перем глОбменДанными Экспорт;

Перем глФлагОбменДанными Экспорт;

и поместить обработки в папку «ExtForms» используемой базы данных 1С из

входящих в комплект поставки Quick Sales.

Внимание! Если же вы используете другую конфигурацию, то можете изменить

внешние обработки под свою конфигурацию с помощью специалиста, владеющего

встроенным языком 1С.

5. Во время выполнения обращения к конфигурации «1С:Предприятие» выводится

форма, сообщающая, что в данный момент делает Quick Sales, например, загрузка

«1С:Предприятия».

Чтобы воспользоваться интеграцией Quick Sales c «1С:Предприятие», необходимо

запускать 1С, используя Quick Sales. 1С загрузится автоматически при

выполнении любой из операций интеграции. Также имеется возможность запустить 1С

непосредственно из пункта меню – Настройки, Интеграция 1С, Запустить 1С.

Синхронизация продуктов

Вызов: Меню «Сервис»/п. меню «Интеграция 1С…»/п. меню «Синхронизация

продуктов»

Если Вы уже используете 1С и приобрели Quick Sales, планируя пользоваться

Quick Sales с интеграцией с «1С:Предприятие», Вы можете полностью импортировать

справочник «номенклатуры» из 1С со всей структурой.

Если Вы использовали Quick Sales и хотите использовать 1С с самого начала, т. е.

у Вас еще нет данных по клиентам Quick Sales в конфигурации «1С:Предприятие», Вы

можете экспортировать продукты из Quick Sales в справочник «номенклатуры»

конфигурации «1С:Предприятие».

Если Вы использовали и Quick Sales, и «1С:Предприятие» и хотите пользоваться

интеграцией, если у Вас есть данные по клиентам в Quick Sales и в «1С:Предприятие»,

необходимо выполнить следующее:

При первом запуске с использованием интеграции выбрать пункт меню

«Настройки», п. п. «Синхронизация продуктов» – откроется форма «Синхронизация

продуктов».

Перед тем как использовать синхронизацию справочников с конфигурациями на

платформе «1С:Предприятие» 8.1 и 8.2 необходимо заполнить основные значения для

подстановки в базе 1С.

Сделать это можно следующим образом:

1. Открыть «1С:Предприятие» в режиме предприятия той конфигурации, с которой

планируется использовать интеграцию с Quick Sales.




2. Выбрать пункт меню «Сервис», п.п. «Управление пользователями и доступом»,

п.п. «Список пользователей».

3. Выбрать пользователя, под которым будет происходить синхронизация

справочников.




4. Таблица «Настройки», группа «Основные значения для подстановки в документы

и справочники»

Список используемых при синхронизации значений:

Основная организация

Основная единица по классификатору

Основная ставка НДС

Основная валюта взаиморасчетов

Основной вид номенклатуры

Основной склад




Импорт номенклатуры из 1С

Рекомендуется выполнять этот пункт первым шагом в следующих случаях:

если удобнее принять структуру справочника номенклатуры 1С в справочник

продуктов в Quick Sales,

если новый продукт чаще будет добавляться в конфигурации

«1С:Предприятие»,

если важны дополнительные свойства номенклатуры, такие как: оптовая цена,

скидка, НДС и др. – которые определяются и используются в основном в 1С,

если в ходе деятельности добавились новые продукты в конфигурации

«1С:Предприятие».

Внимание! Создание или связь продуктов не будет осуществлена, если какой-

нибудь элемент справочника (продукт) существует в нескольких экземплярах в

одном из справочников (их соотношение по наименованию не один к одному).

Экспорт номенклатуры в 1С

Этот пункт рекомендуется выполнять:

если желательнее принять структуру справочника «продуктов» Quick Sales,

если новой продукт будет добавляться в Quick Sales,

если в ходе деятельности добавились новые продукты в Quick Sales.

Внимание! Создание или связь продуктов не будет осуществлена, если какой-

нибудь элемент справочника (продукт) существует в нескольких экземплярах в

одном из справочников (их соотношение по наименованию не один к одному).

«Ручное» связывание продуктов




если имеется сложившаяся структура справочника продуктов Quick Sales и

справочника номенклатуры конфигурации «1С:Предприятие»,

если структура справочника продуктов Quick Sales и справочника

номенклатуры конфигурации «1С:Предприятие» должна (или может) быть

различна (своя специфика отчетов и т. д.),

если имеется наработанная база номенклатуры в конфигурации

«1С:Предприятие» и продуктов в справочнике Quick Sales.

Внимание! Можно разрешить ситуацию, когда не была автоматически

осуществлена связь элементов справочников, явно указав их связь.

При импорте номенклатуры из 1С в Quick Sales может возникнуть ситуация, что в

Quick Sales будут отсутствовать группы продуктов, существующие в 1С. В этом случае

Вы может разрешить возникшую коллизию с помощью следующего диалога:

Если пользователь выбирает режим «Создать продукты в новой группе», то в

Quick Sales будет создана группа, по наименованию и положению в структуре

аналогичная 1С, и в эту, вновь созданную группу, будут перенесены все

соответствующие продукты, находящиеся в группе продуктов в 1С. Такой диалог будет

возникать перед пользователем каждый раз, когда будет обнаружена группа,

отсутствующая в Quick Sales.

Если установить флажок «Применять действие для всех новых групп», то этот

диалог больше не будет появляться, но все новые группы будут создаваться в Quick

Sales аналогично структуре 1С, и все продукты будут разноситься по ним

соответственно.

В случае, если требуется создавать продукты в уже существующей группе, уже

находящейся в Quick Sales, необходимо выбрать режим «Создать продукты в

существующей группе» в открывшемся диалоге.

По кнопке пользователь выбирает требуемую группу и нажимает кнопку ОК.

После этого все продукты, входившие в существующую группу в 1С (но отсутствующую

в Quick Sales), будут перенесены в указанную пользователем группу. В данном режиме

перед пользователем всегда будет появляться данный диалог, как только в 1С будет

обнаружена новая группа, отсутствующая в Quick Sales.

Если пользователь выбирает режим «Пропустить продукты этой группы», то все

продукты, входящие в существующую группу в 1С (но отсутствующую в Quick Sales),

будут пропущены, но при обнаружении другой подобной новой группы диалог

откроется вновь.




Если установить флажок «Применять действие для всех новых групп», то этот

диалог больше не будет появляться, и все новые группы и продукты в этих группах не

будут создаваться в Quick Sales. Во всех же остальных существующих группах как в 1С,

так и в Quick Sales продукты будут добавляться согласно принятому регламенту.

Синхронизация клиентов Quick Sales и контрагентов конфигурации «1С:Предприятие»

При первом запуске с использованием интеграции необходимо выбрать пункт

меню «Настройки», п.п. «Синхронизация клиентов (контрагентов)». На экране появится

форма «Синхронизация клиентов (контрагентов)»:

Здесь имеется возможность импортировать контрагентов из конфигурации

«1С:Предприятие» или добавить контрагента в конфигурацию, а также связать клиента

из Quick Sales и контрагента.

Предполагается, что содержание записи контрагента в 1С более полное и более

функциональное: использование реквизитов контрагента для выставления счета, ИНН,

банковские счета и др.

Если у Вас уже имеются контрагенты в конфигурации «1С:Предприятие», можно

произвести импорт, в ходе которого автоматически по наименованию произойдет связь

элементов справочника клиентов из Quick Sales и контрагентов. Также недостающие

элементы будут добавлены из конфигурации «1С:Предприятие» и связаны.

Создание и связывание элементов справочников Клиенты и Контрагенты из

конфигурации «1С:Предприятие» возможно «на лету». При создании нового документа

по работе клиента открывается такое же окно как при синхронизации клиентов. В

верхней части окна отображается клиент, которого необходимо связать или создать в

конфигурации «1С:Предприятие». В нижней же части все контрагенты 1С связанные и




несвязанные. Выполнив операцию связывания или создания, продолжается создание

документа.

Внимание! В Quick Sales справочник клиентов одноуровневый и отображение

контрагентов из конфигурации 1С также одноуровневое.

8. Импорт базы Quick Sales

Вызов: Меню «Сервис»/п. меню «Импорт базы QS…»

Данный пункт позволяет объединить имеющуюся базу данных с другой базой

Quick Sales. Такая операция может потребоваться, например, при слиянии 2-х

отделов/компаний, ранее работавших с разными базами. При импорте справочники

системы синхронизируются, а данные импортируемой базы добавляются к имеющимся.

Внимание! Импорт вызывает существенные изменения в текущей базе системы.

Отменить их невозможно! Поэтому перед началом импорта сделайте резервную

копию базы данных!

Рассмотрим Ваши действия для выполнения импорта базы Quick Sales:

1. Выбрать пункт «Импорт базы QS…» главного меню «Сервис». Откроется окно:

2. Указать путь к импортируемой базе кнопкой .

Файл базы данных системы Quick Sales 2 называется «qs.gdb». Импортируемая

база должна быть той же версии, что и исходная.

3. Нажать «Далее». Откроется окно, в котором необходимо установить связи между

дополнительными полями двух баз. Если таковых в базах не было, то список полей

будет пуст:




4. Установить связи между дополнительными полями, если они есть.

Если в окне имеются дополнительные поля, то следует установить связи, иначе

система не позволит перейти на следующий этап процесса импорта. Установка связей

необходима для того, чтобы указать, в какие поля исходной базы добавлять данные

полей импортируемой базы данных.

Для установления связей выделите сначала поле из одной базы, затем поле из

второй базы и нажмите кнопку «Установить связь» . Другой вариант – перетащите

мышкой поле импортируемой базы на нужное поле исходной базы. Связанные поля

отмечаются значком .

Для разрыва связи достаточно выделить одно поле и нажать кнопку «Разорвать

связь» . Несвязанные поля отмечаются значком .

Если поля двух баз имеют одинаковое название, то можно установить связи

автоматически. Для этого выберите пункт в меню кнопки «Установить связь»:

Чтобы снять все связи полей, выберите пункт в меню кнопки «Разорвать связь»:

5. После установления связей нажать «Далее». Откроется окно, в котором необходимо

установить связи между элементами всех справочников, по аналогии с предыдущим

пунктом:




Для связи групп/элементов всех справочников последовательно выбирайте

справочники в списке «Справочник» и устанавливайте связи кнопкой «Установить

связь» .

Другой вариант – перетаскивайте мышкой элементы/группы справочника

импортируемой базы на нужное поле справочника исходной базы.

Если связывание выбранных элементов/групп возможно, то они будут связаны.

Связанные элементы отмечаются значком , а связанные группы значком . При

этом у связанных элементов и групп справочника-приемника в скобках выводится

название элемента справочника-источника.

Если количество элементов в связанной группе справочника-источника больше,

чем в справочнике-приемнике, или названия элементов в группе разные, то элемент

будет добавлен в группу (отмечается значком и название выводится в скобках).

Аналогичное добавление происходит и для групп. Группа, которая добавляется в

справочник, отмечается значком , и название группы тоже выводится в скобках.




В справочнике «Продукты» связывать группы/подгруппы нельзя. Можно только

добавлять группы и подгруппы неограниченной вложенности.

При попытке связать группы или подгруппы возникнет такое сообщение:

Если Вы нажмете «Да», то в группу справочника-приемника будут добавлены все

элементы и подгруппы группы справочника-источника. Если выбрать «Нет», то группа

будет добавлена как вложенная.

Если все группы и элементы двух справочников имеют одинаковые названия, то

можно установить связи автоматически. Для этого выберите пункт «Установить связи

автоматически» в меню кнопки «Установить связь».

Для разрыва связи используйте кнопку «Разорвать связь» . Чтобы снять все

связи, выберите пункт «Очистить все связи» в меню кнопки «Разорвать связь».

Замечание. Элементы справочников имеют разные условия связи:

В одноуровневых справочниках можно связывать элемент с элементом, а также

несколько элементов справочника-источника с одним элементом приемника.




В двухуровневых справочниках можно связывать группы и элементы

приемника с группами и элементами источника. При этом в рамках связанных

групп можно связывать элемент с элементом, несколько элементов

справочника-источника с одним элементом приемника.

В справочниках «Рассылка» и «Пользователи» группы не связываются. Можно

связывать элемент с элементом, несколько элементов справочника-источника с

одним элементом приемника. При этом можно добавлять новые группы, но

нельзя создавать более одного уровня групп.

В справочнике «Продукты» нельзя связывать группы, но можно добавлять

группы и подгруппы неограниченной вложенности. Элемент можно связывать с

элементом, а несколько элементов справочника-источника с одним элементом

приемника.

6. После установления связей всех справочников нажмите «Далее». Если какие-то

элементы не связаны, появится предупреждающее окно:

Необходимо установить связи и снова нажать «Далее».

7. Если все связи установлены, откроется окно, в котором необходимо нажать кнопку

«Импорт» для начала импорта. Процесс выполнения импорта будет отображаться в

этом же окне:

8. После окончания процесса закройте окно. Новые данные можно просмотреть в

текущей базе.




9. Импорт компаний и контактов

Вызов: Меню «Сервис»/п. меню «Импорт компаний и контактов…»

Данный пункт позволяет добавить новые компании и контактные лица из

текстового файла в базу данных системы.

Текстовый файл должен быть особого формата:

первая строка файла содержит названия информационных полей компаний и

контактных лиц, разделенные табуляцией (клавиша «Tab»),

остальные строки содержат значения этих полей, также разделенные

табуляцией.

Подробнее структура файла рассмотрена в разделе «Настройки», п. 2. «Настройка

справочников», п.п. «Импорт справочников/Общие замечания».

Действия для выполнения импорта контактов и клиентов.

1. Выбрать пункт «Импорт компаний и контактов…» в главном меню «Сервис».

Откроется окно:

2. Указать путь к текстовому файлу кнопкой «Обзор» и количество контактных лиц,

которое Вы собираетесь импортировать.

3. Нажать кнопку «Далее». Откроется окно:




4. Установить связи между полями системы и файла с помощью раскрывающихся

списков.

Установление связей необходимо, чтобы указать системе, из какого поля файла в

какое поле системы копировать данные.

Если в файле поля называются так же, как и в системе, то связи можно

установить автоматически (кнопка «Авто»).

Если в предыдущем окне было указано число импортируемых контактов, отличное

от 0, то в окне появятся поля системы «Контакт1», «Контакт2», «Телефон2»,

«Телефон1» и т.д. (все информационные поля контактов). Число перечислений

(«Контакт1», «Контакт2» и т.д.) равно количеству указанных контактов.

В первой строке текстового файла должны быть перечислены аналогичные

названия полей контактов, а под ними – значения этих полей.

Таким образом, контакты располагаются не в столбцах файла (как, например,

компании), а в строках.

Замечание. В базе в поле «Дата регистрации» (компании или контактного лица)

будет текущая дата, если:

связь с полем не установлена или

связь установлена, но поле в файле имеет пустое значение.

5. После установки связей полей нажать кнопку «Далее». Откроется окно:




В этом окне установите связи между элементами справочников файла и системы.

Такая операция необходима, потому что в системе есть поля, которые представлены не

значениями, а элементами справочников (например, «Куратор компании»).

Для установки связей последовательно выбирайте справочники в списке

«Справочник» и устанавливайте связи с помощью раскрывающихся списков. В списке

«Справочник» отображаются только те справочники, которые представляют значения

полей, связанных на предыдущем шаге.

Замечание. Если не установлены связи между значениями справочников

«Куратор компании»/«Куратор контакта» файла и системы или установлены не все, то

куратором будет установлен текущий пользователь. Если не установлены связи между

значениями остальных справочников файла и системы или установлены не все, то

значением соответствующего поля будет «_не указано».

6. После установки связей элементов справочников нажать кнопку «Далее». Откроется

окно:




7. Нажать кнопку «Импорт» для начала процесса.

Во время импорта система будет отображать номер обрабатываемой записи:

После успешного окончания импорта появится сообщение:

Импорт завершен. Новые данные можно просмотреть в базе.


Установка и настройка quick sales

Business