09- requisitos previos
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Requisitos previos
En contratación administrativa
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¿Qué son los requisitos previos?
• Dibuje un cetáceo
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En materia de contratación
pública se presentan una serie
de supuestos, que deben ser
cumplidos por un único sujeto: la
administración pública, más
específicamente la
administración licitante
interesada.
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Los requisitos sirven para poner
de manifiesta la voluntad
administrativa de abrir un
concurso y encauzarlo de modo
adecuado.
.
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• Desde su acto inicial, la decisión
que adopta el órgano
competente debe contar con
una motivación del concurso,
donde quede en evidencia las
razones por las cuales la
administración determina hacer
la apertura
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¿Cuáles son los requisitos previos?
Según la LCA y RLCA estos
requisitos son:
• Publicidad del programa de
adquisiciones
• Previsión presupuestaria
• Previsión de verificación
• Decisión inicial
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Publicidad del plan de
adquisiciones
• Este requisito surge de la
obligación de planificación que
ostenta la Administración Pública,
que encontramos en distintas
normas que regulan el accionar
administrativo.
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Publicidad del plan de
adquisiciones
• La Publicidad de este plan puede
utilizar diversos medios de
divulgación.
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Previsión presupuestaria
• Este punto corresponde a
establecer que se cuenta con
el presupuesto institucional
necesario para la
contratación del bien o
servicio.
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• Según las disposiciones
jurídicas al respecto existen
casos de excepción:
– Con permiso de la CGR
– Ejecución en varios períodos
presupuestarios
– Cuando la ejecución es en otro
periodo presupuestario
Se adjudica cuando se
Tiene certeza de poseer los recursos
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Previsión de verificación
Consiste en establecer por
parte de la institución que se
cuenta con todas las
condiciones necesarias para
la utilización y fiscalización
del bien o servicio a contratar.
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Previsión de verificación
• Estas condiciones pueden
estar constituidas por
recurso humano, espacio
físico, terrenos, instalaciones
eléctricas, maquinaría
especializada, etc...
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Previsión de verificación
Si no se tienen en el momento
se debe hacer referencia de
que se contarán en el
momento de la ejecución de la
contratación.
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Decisión inicial
• Es el acto que une todos los
elementos anteriores y a su vez
añade otros que solicita la LCA y
el RLCA, dando paso al inicio de
la contratación.
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Presupuesto
Verificación
Publicación en
Plan
Cronograma
Justificación
Descripción del
objeto
Controles
Responsable
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Procedimientos de
contratación administrativa
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Responsable Actividad Factores a Considerar
•Definición de las necesidades
de Bienes y Servicios
•Formulación del POA y
Presupuesto
Aprobación del Plan Operativo
Anual y el Presupuesto
En esta primera etapa
todas las unidades o
centros de costo
definen las
necesidades de bienes
y servicios.
Muchas veces los
requerimientos
financieros para la
compra de todos los B y
S, sobrepasan lo
presupuestado,
convirtiéndose en un
faltante si no se hace una
adecuada estimación
financiera.
Centros de
Costo
Unidad
Presupuestaria
Autoridades
Superiores
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2
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Responsable Actividad Factores a Considerar
Realizar las Solicitudes de Compra
De todos los B y S requeridos.
Agrupación de Solicitudes Compra
proyección de compra de B y S
formulación del Plan de
Aprovisionamiento
Se requiere por
ejemplo, que se
mantengan
actualizadas las
especificaciones
técnicas de los B y S a
adquirir para evitar
problemas en la
compra.
El Plan de
Aprovisionamiento
contiene todas las
necesidades de B y S
de los Centros de
Costos. Durante el año
se realizan
modificaciones al
mismo.
Aprobacíón del Plan de
Aprovisionamiento
Publicación del Plan en la Gaceta
Centros de
Costo
Encargado de
Compras
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5
3
Autoridades
Superiores
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Responsable Actividad Factores a Considerar
Estudio de las S.C. contra las
existencias.
Actualización de las
especificaciones técnicas de los
bienes y servicios
Existen materiales y
equipos sin rotación en
las Bodegas y que han
sido solicitados por los
usuarios.
La definición de las
especificaciones
técnicas (calidad) del
bien o servicio es
responsabilidad
exclusiva de la unidad
solicitante, la cual
conoce con exactitud
sus necesidad y con que
materiales, equipos,
herramientas o servicios
se satisface.
Se conforma el expediente con
las solicitudes agrupadas y la
documentación remitida por los
usuarios.
Encargado de
Compras
Encargado
de Compras
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7
6
Encargado
de Compras
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Determinación del procedimiento
• Parámetros:
– Monto (CGR)/Estimación contractual
– Agrupaciones
– Planeamiento
– Bien o servicio a contratar
– Excepciones legales para procesos
• Modificación del proceso al resultarinfructuoso
• Exceso en límite económico / 10%*
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Responsable Actividad Factores a Considerar
Asignación del número trámite
de compra de acuerdo al monto.
Remiten al encargado de
compras la Decisión Incial de
todas las S.C.
Definición de Fecha y hora de
Apertura.
Apertura del concurso
Usuarios
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Muchas veces las
especificaciones técnicas
de los bienes o servicios
que han definido los
usuarios no son suficientes
para dar inicio al trámite de
compra, o incluso se
pierde mucho tiempo
esperando que los
usuarios suministren todas
la información requerida en
la Decisión incial para
tramitar la compra. Cuando
se tramita la compra de un
bien cuya descripción no
es comprensible o
suficiente, los proveedores
no cotizan y se tiene que
declarar desierto el
trámite.
Encargado
de Compras
Encargado
de Compras
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Informe administrativo de
recomendación con base
en los criterios Presupuestarios,
legales y técnicos.
Responsable Actividad Factores a Considerar
Estudio técnico de las ofertas por
parte de las unidades
solicitantes (CC)
Estudio Legal
Asesoría Legal
y Centros de
Costos
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Encargado
de Compras
Adjudicación por parte del
Funcionario competente
Ver contenido del cartel
art.52 RLCA
Uno de los problemas es el
tiempo de duración para
realizar el estudio técnico
ya que se les da un plazo,
el cual no lo cumplen.
Otro problema se presenta
cuando la estimación
presupuestario estaba mal
hecha, en cuyo caso si las
unidades solicitantes no
tienen disponible recursos,
se tiene que declara
desierto el trámite de
compra.
Encargado
de Compras
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Responsable Actividad Factores a Considerar
Comunicación del Acuerdo
de Adjudicación
Formalización y RefrendoAsesoría Legal
Contraloría
General de la
República
REFRENDO
Compra Directa:
No requieren refrendo.
Licitaciónes:
Depende del monto.
Considerar el tema de las
nulidad y los procesos de
resolución de pago que
implica un procedimiento
administrativo para
determinar responsables
Las cláusulas penales se
deben o no incluir en el
pliego de condiciones.
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Encargado
de Compras
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Fraccionamiento(art. 37 LCA y 13 RLCA)
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Supuestos
• Evasión de un procedimiento más
complejo
• Se cuenta con el presupuesto
• Se planifica el objeto de compra
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Excepciones
• Compras urgentes
• Adquisición de bienes y servicios
distintos entre si
• Procesos diferentes para proyectos
• Falta de disponibilidad presupuestaria
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Tipos de contratación
• Licitación Pública• Licitación Abreviada• Contratación Directa• Remate• Contratación Vía Excepción• Subasta
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¿Qué necesitamos contratar?
• Comprar bienes
• Contratar servicios
• Vender un equipo o productos