1. diagnostico-situacional-del-almacen-general-de-reactivos-quimicos-.pdf
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CATEDRA : SEGURIDAD INDUSTRIAL
CATEDRATICO : ING. ANDRES CORCINO ROJAS QUINTO
ALUMNOS :
ALEJO POMA, Leonel
PEREIRA HUERTA, Favio
TRAVEZAÑO COLQUI, Abigail
VALENZUELA CASIMIRO EMANUEL
DIAGNOSTICO SITUACIONAL DEL ALMACEN
GENERAL DE REACTIVOS QUIMICOS DE LA
UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CENTRO DEL
PERÚ
2015
PRÓLOGO
El presente proyecto tiene como objetivo implementar un sistema de seguridad en función
de conseguir información objetiva, fiable y comparable que contribuya a que las
autoridades de dicho departamento tengan una visión real de la problemática que enfrenta
el Almacén de Reactivos Químicos de la Universidad Nacional del Centro del Perú, y el de
proponer metodologías y herramientas que permitan prevenir y controlar los posibles
riesgos que existen.
La ejecución de este proyecto contó con una participación protagónica del Jefe General de
Laboratorios de la Universidad Nacional del Centro del Perú, Dr. Andrés Corcino Rojas
Quinto, desde la formulación del proyecto pasando los programas operativos, así como la
ejecución de las acciones. Este proceso refleja dos partes del trabajo. La primera de
identificación de necesidades y debilidades en los países. La segunda consistente en la
formulación y ejecución de acciones que apunten a la búsqueda de soluciones.
Para ello el proyecto realizará un Diagnostico Situacional del Almacén de Reactivos
Químicos, para que estos puedan ser objeto de futuras intervenciones con el fin de
fortalecerlos, más allá de los resultados que actualmente ofrecen.
Conforme a ello, los resultados que se presentan a continuación dan cuenta de una mirada
desde la situación encontrada en el lugar implicado, su quehacer y las conclusiones o
recomendaciones pertinentes.
INTRODUCCIÓN
En mayor o menor medida, las universidades suelen utilizar productos químicos para el
desarrollo de su actividad educativa. En todo caso, las condiciones en las que estos
productos son almacenados en las instalaciones de la universidad y la forma en que se
manipulan dichos productos en los almacenamientos son clave para evitar accidentes.
En función del tipo de almacenamiento de que se trate, la instalación deberá cumplir
determinadas condiciones técnicas destinadas a evitar siniestros y reducir las
consecuencias ante cualquier incidente. Periódicamente se deben realizar controles y
revisiones de las instalaciones para comprobar que los elementos más importantes de la
misma se encuentran en buen estado y funcionan adecuadamente y, si fuese necesario,
tomar medidas para corregir las posibles deficiencias. Por otro lado, los encargados realizan
diversas operaciones en los almacenamientos de productos químicos (carga y descarga,
trasvases, desplazamientos, mantenimiento, limpieza, etc.), las cuales pueden suponer
situaciones peligrosas (contacto con los productos, derrames, incompatibilidades en el
almacenamiento, trabajos en espacios confinados, etc.), por lo que requerirán una
adecuada formación y la adopción de las precauciones necesarias para evitar que un error
humano pueda desencadenar un accidente. Además, los almacenamientos deben disponer
de un plan para prever cualquier emergencia que pueda producirse en la instalación, con-
siderando la forma precisa de controlarla por el personal del establecimiento y la posible
actuación de los servicios externos.
Considerando los diversos aspectos que se tienen que tener en cuenta para un
almacenamiento seguro de productos químicos, este documento tiene por objeto el de
realizar un Diagnóstico Situacional del Almacenamiento de Reactivos Químicos de la
Universidad Nacional del Centro del Perú.
JUSTIFICACION
El Jefe General De Laboratorios De La Universidad Nacional Del Centro Del Perú consiente
de la problemática que enfrenta el Almacén De Reactivos Químicos, ha venido trabajando
intensamente mediante la ejecución de una serie de actividades que tienen como objetivo
fortalecer las debilidades que esta área presenta.
Se planteó la necesidad de realizar un diagnóstico que permitiera conocer la situación actual
del almacén, con el objetivo de determinar los aspectos en los que se deben reforzar,
partiendo de la necesidad de la distribución en las distintas facultades de la universidad con
fines educativos.
Bajo esta mirada, el almacén juega un papel fundamental, en la medida que corresponde a
este el almacenamiento adecuado en la distribución de los reactivos químicos en perfecto
estado. Para lograr este objetivo, el almacén debe contar con determinados requisitos
mínimos indispensables que le permitan cumplir, no solo con las exigencias normativas, sino
también con los parámetros que en el orden nacional se establecen para llevar a cabo un
adecuado almacenamiento.
Es importante anotar que este sería el primer diagnóstico y que los resultados serán un
insumo importante para el diseño y desarrollo de estrategias de fortalecimiento de los
mismos, así como para determinar las necesidades de capacitación de los encargados, las
necesidades de tecnología para realizar el inventario y la seguridad del mismo.
Como punto de partida, este diagnóstico debe constituirse una herramienta importante
para considerar el almacenamiento de los reactivos. Corresponde los responsables evaluar
los resultados, analizar las condiciones tecnológicas y normativas (legales y de control de
calidad).
OBJETIVOS
Optimizar los procesos académicos, administrativos y de servicios a terceros
realizados en el Almacén General de Reactivos Químicos de la UNCP.
Identificar y ordenar los innecesarios organizando los ambientes y áreas de
almacenamiento. Establecer un control visual y generar un plan de mejora continua. Corregir los errores eficientemente.
MISION
Favorecer en la formación de estudiantes en el campo de la docencia de la química y su saber disciplinar, mediante el fortalecimiento de actividades prácticas de investigación y docencia que apunten a la construcción de conocimiento científico y contribuya al desarrollo científico de Huancayo y del País, como también Proveer de productos y materiales químicos a todas las facultades de la Universidad Nacional del centro del Perú con una mejora continua en cuanto a la calidad, disponibilidad, seguridad, control y cuidado del ambiente y de esta manera complementar la logística del Almacén General de Reactivos Químicos de la UNCP.
VISION
Nuestra visión es mejorar constantemente nuestra actividad mediante un trabajo continuo.
Permanecer a la vanguardia en el desarrollo, mejora en el control, cuidado y prevención en
los reactivos químicos como también en su entorno basándonos en las leyes y normas que
rigen en nuestro país, dándole al estudiante facilidades en su formación como profesional
para ser competentes y colaborar con el desarrollo del País. Alcanzar los objetivos
dependerá de la excelencia del trabajo aportado por el personal administrativo, académico
y los estudiantes universitarios.
MUESTRA DEL ALMACEN GENERAL
RECOLECCIÓN DE DATOS
Se aplicaron las herramientas metodológicas de diagnóstico, que previa aplicación y análisis
proporcionaron la matriz FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades Y Amenazas), de
utilidad para la toma de decisiones en cuanto al fortalecimiento de la capacidad
institucional.
De esta forma se visitó el Almacén De Reactivos Químicos De La UNCP, donde se
encontraron varias deficiencias. En la siguiente tabla se mostrara el acta de resultados del
primer requerimiento elaborado por la SUNAT:
Tabla N°1
Inspección física del domicilio legal y/o establecimientos anexos donde se realizan las
actividades con los Bienes Fiscalizados inscritos en el Registro Para El Control De Bienes
Fiscalizados.
¿Existe establecimiento? SI No
SUSTENTO: Se verificó la estructura física del establecimiento ubicado en Av. Mariscal Castilla Km 5 Mz A Lote 1 Urb. Ciudad Universitaria.
X
¿El usuario realiza actividades fiscalizadas en el establecimiento declarado en el registro?
SI No
SUSTENTO: Realiza actividades de almacenamiento, compra local y consumo de insumos químicos controlados.
X
¿La actividad económica que realiza el usuario guarda relación con la declarada en el RUC?
SI No
SUSTENTO: Se dedica a realizar actividades de educación superior lo cual guarda relación con lo declarado en la ficha RUC.
X
Así mismo SUNAT realizó la verificación documentaria del establecimiento:
TABLA N°2
Documentación domiciliaria SI NO Observaciones
Original de Licencia Municipal de Funcionamiento del Domicilio Legal y/o Establecimientos Anexo, cuando corresponda; de ser el caso Declaración Jurado de permanencia en el giro presentada a la Municipalidad.
X El usuario no cuenta con licencia de funcionamiento sin embargo indico que la entidad cuenta con un documento de autorización emitido por la ANR.
Original de fotocopia simple del Certificado de Inspección Técnica de Seguridad en Defensa Civil-ITSDC o ITSE-CENEPRED vigente y correspondiente a las actividades fiscalizadas registradas.
X No cuenta con algún documento que garantice el cumplimento de las condiciones de seguridad.
Origina del contrato de arrendamiento o de la ficha registral de propiedad del inmueble, o del documento adjuntado a su solicitud de inscripción, que acredite la posesión o propiedad del mismo, del ser el caso los recibos de pago de arrendamiento.
X En el momento de la verificación el usuario no contaba con el documento físico, que acredite la propiedad del inmueble.
Documento expedido por la autoridad competente de corresponder (MINEM, OSINERGMIN, etc)
X No corresponde.
PERSONAL
En la actualidad prestan su servicio al almacén dos funcionarios, de los cuales uno es un
profesional químico y el otro colabora en la parte administrativa del laboratorio.
Tabla N”3. Profesionales Químicos del Almacén
Cargo Inicio funciones
desde
Tipo de documento
N° documento
Apellidos y Nombres
Responsable del establecimiento
- DNI 19817308 ROJAS QUINTO, Andrés Corcino
Es importante destacar que el Responsable del Almacén indicó que viene tramitando la
actualización de la información en el registro respecto al responsable técnico del
establecimiento.
INSTALACIONES
El almacén no cuenta con los siguientes documentos legales:
Licencia de Funcionamiento
Certificado de Inspección Técnica de Seguridad y Defensa Civil
Documento que acredite la propiedad del inmueble.
En la inspección se pudo apreciar que el establecimiento se encuentra en precarias
condiciones:
No cuenta con sistemas de ventilación como campanas de extracción o
ventanas
El almacén se encuentra ubicado en sótano
No existe buena iluminación
No tiene sistemas de refrigeración para reactivos biológicos
No cuenta con indumentaria de protección personal
Los estantes donde se guardan los reactivos químicos están en mal estado
Falta orden en los reactivos, no existen etiquetas para diferenciarlos
No cuenta con un extintor para casos de emergencia, ya que en este almacén
se encuentran reactivos inflamables
No existe señalizaciones de seguridad
No cuenta con un plan de contingencias para casos de derrames, fugas,
incendios, robos u otros.
SISTEMAS COMPUTARIZADOS
El área no dispone de los procedimientos para el manejo de la información generada. El
inventario se realiza de manera manual, con una ficha donde se contabilizan uno a uno los
reactivos.
INSUMOS QUÍMICOS
Según el último inventario realizado en el mes de setiembre el almacén cuenta con los
siguientes bienes fiscalizados registrados:
Óxido de magnesio, de manganeso, plomo y de zinc.
Pectina
Pentanoato de calcio
Pepsina
Peptona
Permanganato de potasio
Perborato de sodio
Perclorato de potasio
Peróxido de hidrógeno
Peróxido de sodio
Persulfato de amonio y potasio
Piridoxina
Pirita
Plata
Platino
Plomo metálico
Purpurato de amonio
Quinalizarina
Reactivo de biuret, nessler,eber, venedict, viuret, ditizona, etilendiamina y
para grupo sanguíneo
Readycultcoliform
Resorcinol
Rolamina
Rojo fenol
Rojo congó
Rojo de metilo
Sacarosa
Safranina
Salicilato de sodio
Silica gel
ALMACENAMIENTO
Se verificó que se cuenta con un almacén principal de un área aproximada de 10m x 20 m,
donde 4m de los cuales se usa para los IQBF. Se cuenta con personal temporal que se
encarga del almacén, Liliana Martha Navarro Esteban.
No se tiene hojas de seguridad, así mismo no cuenta con un plan de contingencia en caso
de derrame, fugas, robos u otros.
No se cuenta con el registro diario de consumo.
PRODUCCIÓN, CONSUMO Y/O MANIPULACIÓN
El área de producción, consumo y/o manipulación se encuentra ubicado
dentro de la universidad que corresponde al área de laboratorio de cada
facultad.
Cada facultad considerada como área de consumo, cuenta con un área de
almacenamiento temporal que tiene un responsable.
Cuenta con equipos SOCKLET, decantadores y con instrumentos de
laboratorio.
Los responsables de los reactivos químicos son los encargados de cada
facultad.
PROCESO DE ADJUDICACIÓN DE LAS EMPRESAS PROVEEDORAS DE LOS REACTVOS
QUÍMICOS
La adquisición de los reactivos y materiales de laboratorio comienza por la solicitud de cada
facultad y sede mediante el sistema SIGA por el cual mandan las listas de los productos que
necesitaran esto se hace en base a los manuales de laboratorio. Seguidamente estos se
envían a la Oficina de Adquisiciones y Almacenamiento donde realizarán el pedido, las
empresas proveedoras entraran a un concurso de precios, se realiza un cuadro comparativo
donde se analiza la presentación, calidad y precio de cada uno esta actividad es realizada
por el Jefe General de Laboratorios, se da la buena pro y se solicita transporte para el envío
de los productos.
Seguidamente los reactivos y materiales llegarán al almacén donde se verifique que lleguen
en buen estado y en las condiciones en las que se realizó el contrato, por último se realiza
la distribución a las diferentes facultades y sedes.
CONVOCATORIA
Se realiza el aviso público anunciando el inicio de la licitación para la adquisición de
reactivos químicos a las distintas empresas proveedoras, donde se especifican los
datos más esenciales para permitir la libre participación de los interesados, así
como, el plazo o fecha para adquirir las bases e inscribirse en el concurso. Este
proceso es realizado por el Área de Abastecimiento de la Universidad Nacional del
Centro del Perú.
En la licitación se da una breve descripción de los productos que se concursa, los
mismos que se encuentran en las bases.
Se indica la cantidad y las unidades en las que se compraran los reactivos químicos
y materiales de laboratorio.
En la misma se detalla el día, hora y lugar de la junta de aclaraciones. Se señala el
lugar, día y hora en la que se recibirán las propuestas. Y por último se detalla
específicamente los lugares donde se llevaran a cabo cada etapa.
JUNTA DE ACLARACIONES
Todo el proceso de compra gira en torno a esta. Nos sirve para tener aclaradas las
dudas y especificaciones en el momento adecuado. Desafortunadamente, esta
etapa generalmente es pasada por alto porque consideran que no es trascendental,
ya que se puede tener fácil acceso a las actas vía internet.
INTEGRACIÓN DE PROPUESTAS
En esta etapa se completan todos los requisitos que han sido solicitados en la
convocatoria, se cuidan todos los aspectos requeridos y formalidades solicitadas. Es
necesario establecer lineamientos para la correcta integración de los documentos
que se solicitan, para evitar que se descalifique a la empresa en la etapa de la
revisión de propuestas técnicas y así asegurar la participación en la etapa
económica.
PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS
Se hace entrega de los requisitos solicitados dentro de la convocatoria y con las
formalidades especificadas en las mismas. Pueden ser físicas, electrónicas o ambas.
Generalmente en nuestro caso se hace de manera electrónica lo que facilita la
comunicación con el proveedor.
EVALUACIÓN CUALITATIVA DE PROPOSICIONES
Es un análisis técnico y económico de cada proposición conforme a los criterios de
evaluación que se encuentran dentro de la convocatoria o bases de la Licitación
Pública.
Se tiene que cumplir los requisitos solicitados, donde intervienen los aspectos
legales y administrativos. Así mismo se hace un estudio donde se establecen los
precios convenientes para el producto.
Esta etapa es realizada por el Responsable del Almacén de Reactivos Químicos, el
Ingeniero Andrés Rojas Quinto y su Secretaria, los cuales se encargan de revisar las
diversas propuestas tomando en cuenta la calidad del producto, la presentación, la
garantía y el precio.
FALLO
Una vez que se realizó la evaluación de las propuestas, el contrato se adjudica al
licitante cuya oferta haya resultado solvente, porque cumple con los requisitos
legales, técnicos y económicos establecidos en la convocatoria y por lo tanto
garantiza el cumplimiento de las obligaciones respectivas.
A continuación se presenta un ejemplo de una orden de compra realizada por la empresa
BACAME MEDICA S.A.C.:
2.3.1.9.1.99 – OTROS MATERIALES DIVERSOS DE ENSEÑANZA
CONTROL PREVIO
DEPENDENCIA: 0.0017-JEFATURA GENERAL DE LABORATORIOS Fte.Fto: 09-RECURSOS DIRECTAMENTE RECAUDADOS
REFERENCIA: BACABE MEDICA S.A.C. TELEFONO/e-mail: Teléfono:01-4236278/964936839 R.U.C. N°: 20131906405 DIRECCIÓN: CANTA NRO. 993 LIMA- LIMA- LA VICTORIA
Emitir el comprobante de pago a nombre de la UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CENTRO DEL PERÚ Entregar los siguientes bienes a: ALMACÉN CENTRAL DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CENTRO DEL PERÚ
ITEM CANTIDAD UNIDAD DESCRIPCIÓN PRECIO UNITARIO TOTAL UNITARIO
1 16 Unidad CLORURO DE HIERRO (III) ANHIDRO x 500G (LOBA CHEMIE-INDIA)
44.70 715.20
3 12 Unidad CLORURO DE MAGNESIO (II) ANHIDRO x 250G (LOBA CHEMIE-INDIA)
40.00 480.00
5 10 Unidad CLORURO DE NIQUEL (II) ANHIDRO 98% x 250G (LOBA CHEMIE-INDIA)
167.00 1670.00
8 20 Unidad CLORURO DE POTASIO P.A. 99.5% x 250G (LOBA CHEMIE-INDIA)
90.00 1800.00
9 10 Unidad CLORURO DE SODIO P.A. 9% x 500G (LOBA CHEMIE-INDIA) 32.00 320.00
10 12 Unidad CLORURO DE ZINC P.A. 98% x 250G (LOBA CHEMIE-INDIA) 60.00 720.00
12 16 Unidad COBRE EN LÁMINAS APROX. 0.1mm DE ESPESOR x 250G (LOBA CHEMIE-INDIA)
200.00 3200.00
GARANTÍA: 12 MESES SOLICITUD DE COTIZACIÓN N° 0150-2015-OAA CERTIFICACIÓN DE CRÉDITO PRESUPUESTADO N°0134
8905.20
PLAZO DE ENTREGA: 25 DÍAS CALENDARIO DESPUÉS DE RECIBIR LA ORDEN DE COMPRA En caso de incumplimiento: Se aplicará el Art. 138° y/o 237° del D.S: N°184-2008-EF, D.S. N°184-2008-EF, D.S. n°138-2012-EF Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, y en el que corresponda por analogía.
LEGISLACION
Para el almacenamiento de reactivos químicos no basamos en leyes y normas técnicas:
Ley de Control de Insumos y Productos Fiscalizados (IQF) 29037
Según el Artículo 4 los insumos químicos y productos fiscalizados son:
Acetona
Acetato de Etilo
Ácido Sulfúrico
Ácido Clorhídrico y/o Muriático
Ácido Nítrico
Amoníaco
Anhídrido Acético
Benceno
Carbonato de Sodio
Carbonato de Potasio
Cloruro de Amonio
Éter Etílico
Hexano
Hidróxido de Calcio
Hipoclorito de Sodio
Kerosene
Metil Etil Cetona
Permanganato de Potasio
Sulfato de Sodio
Tolueno
Metil Isobutil Cetona
Xileno
Óxido de Calcio
Piperonal
Safrol
Isosafrol
Acido Antranílico
El reglamento deberá indicar las diferentes denominaciones que se utilizan en el ámbito
nacional o internacional para referirse a cualquiera de estos productos que figuran en el
Sistema Armonizado de' Designación y Codificación de Mercancías (SA) de la Organización
Mundial de Aduanas (OMA). Mediante Decreto Supremo se podrán incorporar nuevos
insumos químicos, productos o mezclas constituidas sobre la base de los insumos
señalados, o retirar alguno de los consignados en la lista antes indicada, requiriéndose un
informe técnico del Comité de Coordinación Interinstitucional e informe favorable del
Ministerio de la Producción y del Ministerio del Interior. El citado decreto supremo será
refrendado por los titulares de ambos Ministerios.
NTP ISO IEC 17025:2006
Es una normativa internacional desarrollada por ISO (International Organization for
Standardization) en la que se establecen los requisitos que deben cumplir los laboratorios
de ensayo y calibración. Se trata de una norma de Calidad, la cual tiene su base en la serie
de normas de Calidad ISO 9000. Aunque esta norma tiene muchos aspectos en común con
la norma ISO 9001, se distingue de la anterior en que aporta como principal objetivo la
acreditación de la competencia de las entidades de Ensayo y calibración, por las entidades
regionales correspondientes.
Esta norma es aplicada por los laboratorios de ensayo y calibración con el objetivo de
demostrar que son técnicamente competentes y de que son capaces de producir
resultados técnicamente válidos.
Estructura:
1. Objeto y campo de aplicación
2. Normas para consulta
3. Definiciones
4. Requisitos de gestión
I. Organización
II. Sistema de gestión de la calidad
III. Control de documentos
IV. Revisión de solicitudes, ofertas y contratos
V. Subcontratación de ensayos y calibraciones
VI. Compra de servicios y suministros
VII. Servicio al cliente
VIII. Reclamaciones
IX. Control de trabajos de ensayo y/o calibración no conformes
X. Mejora
XI. Acciones correctivas
XII. Acciones preventivas
XIII. Control de los Registros
XIV. Auditorías internas
XV. Revisiones por la dirección
5. Requisitos técnicos: La toma de muestra, la validación de métodos, la verificación
de la trazabilidad y el cálculo de la incertidumbre de la medida en el caso de los
laboratorios de ensayo, el contemplar la posibilidad de incluir interpretaciones y
opiniones en los informes de ensayo.
I. Generalidades
II. Personal
III. Instalaciones y condiciones ambientales
IV. Métodos de ensayo y calibración y validación de métodos
V. Equipos
VI. Trazabilidad de las medidas
VII. Muestreo
VIII. Manipulación de objetos de ensayo y calibración
IX. Aseguramiento de la calidad de los resultados de ensayos y calibraciones
X. Informe de los resultados
Manual de Sustancias Químicas usadas en el Procesamiento de Drogas Ilícitas -Proyecto
PRADICAN (Programa Antidrogas Ilícitas en la Comunidad Andina)
Sirve para apoyar a los países de la Comunidad Andina en su lucha contra las drogas
ilícitas. Asi como: Fortalecer los Observatorios Nacionales de drogas, promover la
coordinación entre las organizaciones comunitarias y de la Sociedad civil que trabajan en
desarrollo alternativo, integral y sostenible/incluido el preventivo, promover e incentivar
la vinculación del sector privado en las diferentes etapas de producción y comercialización
de desarrollo alternativo integral y sostenible/preventivo, fortalecer los mecanismos de
control y fiscalización de sustancias químicas y precursores e implementar un programa
integral de capacitación en la materia y contar con Laboratorios Forenses fortalecidos y
con personal capacitado.
SIGA (Sistema Integrado de Gestión Administrativa)
El SIGA (Sistema Integrado de Gestión Administrativa) es un sistema informático que
simplifica los procesos administrativos siguiendo las normas establecidas por los Órganos
Rectores de los Sistemas Administrativos del Estado.
El SIGA es una aplicación en la cual se ve plasmada toda la normatividad relacionada a las
contrataciones y adquisiciones del estado, en cada una de las interfaces y opciones que
tiene este sistema se puede apreciar todo el proceso logístico que va desde la generación
de los pedidos, el proceso de selección y posteriormente se generan ya sean los contratos,
las órdenes de compra o de servicio. El SIGA es un sistema que trabaja mediante
interfaces con el SIAF, el MEF (Ministerio de Economía y Finanzas) es quien proporciona
esta plataforma a las unidades ejecutoras que cumplan ciertos requerimientos técnicos,
luego de cumplir los requisitos esta implementación se hace de forma gratuita lo cual
supone una gran ventaja para las unidades ejecutoras ya que un sistema similar en el
sector privado tendría un alto costo para la unidad ejecutora. Cabe destacar que este
sistema brinda diferentes tipos de acceso de acuerdo a las funciones que realiza cada
usuario dentro de la entidad. La ofician general de Laboratorios también posee este tipo
de sistema aquí hay un ejemplo de los códigos que poseen algunos reactivos cuando se
hace una orden de compra:
CODIGO DESCRIPCION
050500070069 Sulfato de Cobre pentahidratado
090600040200 Levadura Seca
351000010309 Carbon Activado Granulado
351000020012 1-Butanol
351000020026 1-Propanol
351000020045 2,6-Diclorofenolindofenol,Sal Sodica
Dihidratado
351000020068 2-Propanol
351000020022 Bicarbonato de Amonio
351000020223 Bicarbonato de Potasio
351000020226 Bicarbonato de Sodio
351000020237 Bisulfito de Sodio
351000020315 Carbonato de Amonio
351000020371 Cloruro de Estroncio 6 H20
351000020395 Cloruro de Sodio
351000020400 Cloruro de Zinc
351000020417 Cromato de Potasio
351000020479 Difenilamina
351000020804 Nitrato de Plata
351000020870 Oxalato de Plata
351000020908 Peptona
351000020915 Presulfato de Amonio
351000021103 Sucrosa
351000021108 Sulfato de Alumnio
351000021112 Sulfato de Amonio
351000021181 Tetracloruro de Carbono
351000021404 EDTA(Ácido Etilendiamino
Tetracetico)
351000021983 Glucosa
351000022022 Bromuro de Sodio
351000022026 Ninhidrina
351000022104 Cianuro de Sodio
351000022127 Molibdato de Amonio
351000022180 Fosfato de Sodio Dibasico Anhidro
351000022255 Diclorometano
351000022377 Oxalato de Amonio
351000022461 Tiosulfato de Sodio
351000022468 Bicarbonato de Sodio
351000022505 Sulfato de Manganeso
351000023169 Yoduro de Sodio
351000023200 Aceite de Inmersion
351000023202 Nitrato de Cadmio
351000023205 Cloruro de Cobalto Hexahidratado
351000023221 Tartrato de Antimonio Potasico
351000023229 Pepsina
351000023257 Acido Picrico
351000023294 Cloruro de Calcio Dihidratado
351000023309 Cloruro de Amonio
351000023312 Cloruro de Hierro Hexahidratado
351000023321 Permanaganato de Potasio
351000023353 Dicromato de Potasio
351000023444 Nigrosina
351000023510 Resorcinol
351000023544 Balsamo de Canada
351000023612 Acido Acetico Glacial
351000023638 Acido Sulfosalicilico
351000023665 Acetato de Plomo
351000023691 Yoduro de Potasio
351000023770 Bicromato de Potasio
351000023806 Yodo Metalico
351000023866 Oxalato de Potasio
351000023873 Sulfato de Magnesio Anhidro
351000023879 Sulfato de Cobre Anhidro
351000023939 Sulfato de Potasio
351000023958 Acido Oxalico
351000023962 Citrato Trisodico
351000023964 Citrato de Sodio
351000024065 Cloruro de Calcio Anhidro
351000024076 Oxalato de Amonio Mono hidratado
351000024090 Acetato de Amonio
351000024140 Acido Tartarico
350000024144 Cianuro de Potasio
351000024199 Reactivo de Fehling A
351000024200 Reactivo de Fehling B
351000024209 Acido Ascorbico
351000024210 Sacarosa
351000024230 Tatrato de Sodio y Potasio
351000024360 Nitrato de Cobalto
351000024388 Cloruro de Bario Dihidratado
351000024417 Cloruro de Cobre(II)
351000024434 Carbonato de Calcio
351000024161 Fluoruro de Amonio
351000024464 Cloroformo
351000024482 Nitrato de Magnesio Hexahidratado
351000024488 Formaldehido
351000024494 Nitrato de Cobre
351000024497 Silicagel
TRANSPORTE
No realiza actividad de transporte y/o servicio de transporte a bienes fiscalizados.
Si bien no se realiza la actividad de transporte es necesario de esta actividad para el traslado
de los reactivos químicos de la ciudad de Lima al Almacén Central de la UNCP ubicado en la
ciudad de Huancayo. Ha habido muchos problemas con esta área debido a la burocracia
que se maneja, los pedidos de transporte al área administrativa se tienen que hacer un año
antes lo que resulta muy perjudicial para compras que se realizan en el transcurso de este.
El proceso para la solicitud de transporte resulta ser muy engorroso, a veces tarda varios
días lo que implica la devolución de los productos a los proveedores ya que la SUNAT no
permite que estos estén almacenados más de 25 días, lo cual conlleva a la perdida de los
reactivos químicos.
DISTRIBUCIÓN
Una de las funciones que realiza el almacén es el de distribuir los insumos necesarios a los
distintos áreas de la universidad.
ALM
AC
EN C
ENTR
AL
LAB. DE LA FACULTAD DE AGRONOMÍA Resp. Flor de Maria Peña Rivera
LAB.DE LA FACULTAD DE CIENCIAS DE LA SALUD
Resp. Oriol Jimenez Galván
LAB. DE INDUSTRIAS ALIMENTARIAS Resp. Andrés Taipe Cárdenas
LAB. DE FACULTAD DE FORESTALES Resp. Hernan Baltazar Castañeda
LAB. DE LA FACULTAD DE PEDAGOGÍA Resp. Anibal Cárdenas Ayala
LAB. DE LA FACULTAD DE METALURGIA Y MINERALES
Resp. Hector Gilbonte Zárate
LAB. DE LA FACULTAD DE ING. DE MINAS Resp. Eliseo Castro León
LAB. DE LA FACULTAD DE ING. QUÍMICAResp. Hernan Ávila Pomalaya, Hugo
Rodriguez
LAB. DE LA FACULTAD DE ZOOTECNIA Resp. Rodolfo Orihuela Calderón
LAB. DE LA SEDE JUNIN
LAB. DE LA SEDE SATIPO
LAB. SEDE TARMA
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Y POSICIÓN JERÁRQUICA PROPUESTA PARA LA UNIDAD
Para el Almacén General de Reactivos Químicos de la UNCP se propone una estructura organizacional de tipo vertical formada por el Jefe de Unidad, Especialista en Sustancias Químicas, Chofer y Ayudantes. Este organigrama presenta líneas de jerarquía directa entre el Jefe de Unidad y los cargos de Chofer y Ayudante, con el cargo de Especialista de Sustancias Químicas como personal de apoyo (Staff) al Jefe de Unidad. El Almacén General de Reactivos Químicos de la UNCP se ubicara dentro de la estructura organizativa de la Gerencia General del almacén de la UNCP como Unidad Staff de apoyo directo al cargo de Gerente General del almacén de la UNCP.
Organigrama de la Unidad de Planeación y Control de Sustancias Químicas.
De igual forma se elaboró el manual de organización para el Almacén General de
Reactivos Químicos de la UNCP en el cual se describe la misión, visión, valores, políticas
de calidad, objetivos, así como las atribuciones, marco jurídico, estructura organizativa,
objetivo y funciones de la unidad.
El desarrollo de este Manual de Organización, del organigrama y de las descripciones de
cargo, permite definir de manera clara los objetivos y funciones de la unidad, así mismo
establece las bases para la realización y documentación de las prácticas operativas y
procedimientos llevados a cabo en la Unidad de Planeación y Control de Sustancias
Químicas. Igualmente sirven como instrumento informativo de consulta general, para
divulgar las funciones y objetivos, y definir al personal que labora en la unidad cuáles son
sus tareas y actividades necesarias para el cabal cumplimiento de los objetivos y
funciones de la unidad, cumpliendo con la normativa y contribuyendo así al logro de los
objetivos.
ANALISIS FODA PARA DETERMINAR LAS ESTRATEGIAS A SEGUIR EN LA UNIDAD Fue necesaria la aplicación de la matriz FODA como una herramienta para determinar las estrategias a seguir para la implementación de medidas correctivas y acciones que permitan mejorar el funcionamiento de la unidad.
Factores Internos. Fortalezas
Trato directo con los proveedores.
Buena relación con los proveedores.
La unidad maneja directamente el traslado de las sustancias.
Responsable con conocimiento de las condiciones de operación de los distintos reactivos químicos.
Capacidad de adaptación al cambio.
Capacidad para trabajar en equipo y bajo presión.
Debilidades
Falta de personal para el traslado de sustancias químicas.
Falta de datos históricos confiables sobre los niveles de consumo y niveles de stock lo que no permite hacer pronósticos en las demandas de consumo.
Flota de vehículos para el traslado de sustancias químicas es insuficiente.
Incertidumbre en la información sobre el consumo y las dosis de sustancias químicas aplicadas en las distintas sedes.
Falta de medios adecuados para la carga y descarga de las sustancias.
Falta de un sistema de información para el manejo de la data asociada a la gestión de inventario de sustancias químicas.
Retrasos en la generación de solicitudes de sustancias químicas. Factores Externos Oportunidades
Realización de cursos para el manejo y traslado de sustancias químicas.
Programar visitas para constatar la capacidad y condiciones de almacenamiento.
Realizar convenios con los proveedores para realizar visitas técnicas e intercambiar información sobre el manejo y almacenamiento de las sustancias.
Adiestramiento del personal en el manejo del Software administrativo.
Mejoramiento de los procesos y métodos de trabajo.
Diseño de una base de datos para registrar los consumos históricos de las sustancias.
Fomentar las buenas relaciones con los proveedores de bienes materiales y servicios de la unidad.
Amenazas
Retrasos en el recojo de los reactivos comprados en la ciudad de Lima por falta de transporte, lo que implica una perdida ya que se tiene que devolver a los proveedores.
Falta de información confiable por parte de la Gerencia de Operaciones sobre los niveles de Stock y consumo de las sustancias.
Incumplimiento o cumplimiento parcial en la entrega de las sustancias por parte de los proveedores.
Cumplimiento de la vida útil de la flota para el traslado de las sustancias.
Se deben cubrir grandes distancias para el abastecimiento.
Condiciones de almacenamiento deficientes en los almacenes de sustancias químicas.
Retrasos en procesos administrativos y logísticos para generar nuevas Órdenes de Compra.
Estrategias de la Matriz FODA. Estrategias Fortalezas-Oportunidades (FO)
Desarrollar programas de entrenamiento a los empleados de la unidad en el manejo y normativas para el manejo y traslado de sustancias químicas.
Establecer recomendaciones tendientes a mejorar las condiciones de almacenamiento y manejo de las sustancias.
Realizar convenios con los proveedores para el intercambio de información sobre el correcto manejo y almacenamiento de sustancias químicas.
Desarrollar un plan de mejora continua de los procesos llevados a cabo por la unidad.
Estrategias Debilidades-Oportunidades (DO)
Establecer los lineamientos para el diseño de una base de datos para el registro de la información concerniente a la administración de inventarios.
Realizar estudios tendientes a mejorar los métodos y medios para la carga, descarga y manejo de las sustancias químicas.
Realizar un estudio de tiempos con la finalidad de obtener el tamaño óptimo de la flota de vehículos y el personal necesarios para el traslado de sustancias químicas.
Consolidar formatos para la recolección de los datos concernientes al consumo y dosis de sustancias químicas aplicadas en las sedes.
Velar por la correcta dotación y uso de los equipos para el manejo de las sustancias químicas.
Estrategias Fortalezas-Amenazas (FA)
Verificar el estatus en la tramitación del permiso necesario para el traslado de las sustancias químicas.
Optimizar los procesos administrativos llevados a cabo por la unidad, con la finalidad de agilizar las gestiones.
Fomentar y mantener las buenas relaciones con los proveedores.
Diseñar cronogramas para el abastecimiento de las sedes más distantes.
Optimizar los procesos administrativos para la creación de solicitudes para la compra de sustancias químicas.
Diseñar planes de mantenimiento para los vehículos que realizan el traslado de sustancias y velar por el cumplimiento de estos planes.
Estrategias Debilidades-Amenazas (DA)
Estandarizar un formato para la recolección y manejo de los niveles de stock y consumos de las diferentes sedes, con la finalidad de facilitar el manejo de la información para la programación de los traslados y despachos de las sustancias.
Coordinar el desarrollo de una aplicación para el manejo de los datos históricos de los consumos en las diferentes sedes.
Optimizar las condiciones del almacén de sustancias químicas, con la finalidad de mejorar el uso del espacio físico y las condiciones de almacenamiento del producto, mejorando así la vida útil de las sustancias que allí se resguardan.
Matriz FODA Unidad de Planeación y Control de Sustancias Químicas
ALMACEN GENERAL DE REACTIVOS QUÍMICOS DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CENTRO DEL
PERÚ
FORTALEZAS
Trato directo con los proveedores.
Buena relación con los proveedores.
La unidad maneja directamente el traslado de las sustancias.
Responsable con conocimiento de las condiciones de operación de los distintos reactivos químicos.
Capacidad de adaptación al cambio.
Capacidad para trabajar en equipo y bajo presión.
DEBILIDADES
Falta de personal para el traslado de sustancias químicas.
Falta de datos históricos confiables sobre los niveles de consumo y niveles de stock lo que no permite hacer pronósticos en las demandas de consumo.
Flota de vehículos para el traslado de sustancias químicas es insuficiente.
Incertidumbre en la información sobre el consumo y las dosis de sustancias químicas aplicadas en las distintas sedes.
Falta de medios adecuados para la carga y descarga de las sustancias.
Falta de un sistema de información para el manejo de la data asociada a la gestión de inventario de sustancias químicas.
Retrasos en la generación de solicitudes de sustancias químicas.
OPORTUNIDADES
Realización de cursos para el manejo y traslado de sustancias químicas.
Programar visitas para constatar la capacidad y condiciones de almacenamiento.
Realizar convenios con los proveedores para realizar visitas técnicas e intercambiar información sobre el manejo y almacenamiento de las sustancias.
Adiestramiento del personal en el manejo del Software administrativo.
Mejoramiento de los procesos y métodos de trabajo.
Diseño de una base de datos para registrar los consumos históricos de las sustancias.
Fomentar las buenas relaciones con los proveedores de bienes materiales y servicios de la unidad.
ESTRATEGIAS FORTALEZAS-OPORTUNIDADES (FO)
Desarrollar programas de entrenamiento a los empleados de la unidad en el manejo y normativas para el manejo y traslado de sustancias químicas.
Establecer recomendaciones tendientes a mejorar las condiciones de almacenamiento y manejo de las sustancias.
Realizar convenios con los proveedores para el intercambio de información sobre el correcto manejo y almacenamiento de sustancias químicas.
Desarrollar un plan de mejora continua de los procesos llevados a cabo por la unidad.
ESTRATEGIAS DEBILIDADES-OPORTUNIDADES (DO)
Establecer los lineamientos para el diseño de una base de datos para el registro de la información concerniente a la administración de inventarios.
Realizar estudios tendientes a mejorar los métodos y medios para la carga, descarga y manejo de las sustancias químicas.
Realizar un estudio de tiempos con la finalidad de obtener el tamaño óptimo de la flota de vehículos y el personal necesarios para el traslado de sustancias químicas.
Consolidar formatos para la recolección de los datos concernientes al consumo y cantidad de sustancias químicas.
Velar por la correcta dotación y uso de los equipos para el manejo de las sustancias químicas.
AMENAZAS
Retrasos en el recojo de los reactivos comprados en la ciudad de Lima por falta de transporte, lo que implica una perdida ya que se tiene que devolver a los proveedores.
Falta de información confiable por parte de la Gerencia de Operaciones sobre los niveles de Stock y consumo de las sustancias.
Incumplimiento o cumplimiento parcial en la entrega de las sustancias por parte de los proveedores.
Cumplimiento de la vida útil de la flota para el traslado de las sustancias.
Se deben cubrir grandes distancias para el abastecimiento.
Condiciones de almacenamiento deficientes en los almacenes de sustancias químicas.
Retrasos en procesos administrativos y logísticos para generar nuevas Órdenes de Compra.
ESTRATEGIAS FORTALEZAS-AMENAZAS (FA)
Verificar el estatus en la tramitación del permiso necesario para el traslado de las sustancias químicas.
Optimizar los procesos administrativos llevados a cabo por la unidad, con la finalidad de agilizar las gestiones.
Fomentar y mantener las buenas relaciones con los proveedores.
Diseñar cronogramas para el abastecimiento de las sedes más distantes.
Optimizar los procesos administrativos para la creación de solicitudes para la compra de sustancias químicas.
Diseñar planes de mantenimiento para los vehículos que realizan el traslado de sustancias y velar por el cumplimiento de estos planes.
ESTRATEGIAS DEBILIDADES-AMENAZAS (DA)
Estandarizar un formato para la recolección y manejo de los niveles de stock y consumos de las diferentes sedes, con la finalidad de facilitar el manejo de la información para la programación de los traslados y despachos de las sustancias.
Coordinar el desarrollo de una aplicación para el manejo de los datos históricos de los consumos en las diferentes sedes.
Optimizar las condiciones del almacén de sustancias químicas, con la finalidad de mejorar el uso del espacio físico y las condiciones de almacenamiento del producto, mejorando así la vida útil de las sustancias que allí se resguardan.
MAPA DE PROCESOS DE LA UNIDAD DE PLANEACIÓN Y CONTROL DE MATERIALES El mapa de procesos permite identificar de manera clara y precisa los procesos claves, los procesos de dirección y apoyo; estableciendo las relaciones existentes entre ellos. Igualmente se puede visualizar de forma notoria los insumos y requisitos del proceso estudiado. Para el Almacén General de Reactivos Químicos de la UNCP se realizó el mapa de procesos que muestra la interacción y relaciones existentes entre los procesos claves llevados a cabo por la unidad y los procesos que sirven de dirección y apoyo. Además se realizó la matriz de caracterización de los procesos productivos o procesos claves realizados por la Unidad donde se puede observar los insumos y requerimientos así como los proveedores, recursos y clientes que intervienen en los procesos. A través del mapa de procesos del Almacén General de Reactivos Químicos de la UNCP se determinó cuáles son los procesos llevados a cabo por la Unidad y definir cuáles son los requisitos y recursos necesarios para el cabal cumplimiento de estos y precisar cuáles son los clientes y proveedores que intervienen en los procesos. El mapa de procesos nos sirve como una herramienta de apoyo que permite ver a simple vista cuales son los procesos que intervienen en el cumplimiento del objetivo fundamental de la unidad y como estos procesos interactúan con los diversos factores de la organización. Asimismo la matriz de caracterización de procesos evidencia como estos se relacionan con los clientes y proveedores tanto internos como externos, con el fin de cumplir con el objetivo de la unidad, contribuyendo a su vez con el cumplimiento de las metas y objetivos de la hidrológica.
Mapa de Procesos Unidad de Planeación y Control de Sustancias Químicas
INDICADORES DE CONTROL DE GESTIÓN DE LA UNIDAD DE PLANEACIÓN Y CONTROL DE SUSTANCIAS QUÍMICAS
La realización de estos indicadores cuenta con el apoyo del personal perteneciente a la Unidad, convencidos de la importancia de contar con un medio que permitirá mejorar, ejecutar y definir las variables básicas que deben controlarse, estableciendo límites y tratando de orientarlos a su valor óptimo, con el fin de brindar información sobre la productividad, eficiencia y eficacia de la gestión de la Unidad. Cabe destacar que al implementar estos indicadores se contará con un medio de control interno de sus operaciones lo que permitirá conocer la situación real de sus operaciones, permitiendo detectar y corregir de manera oportuna posibles desviaciones en las metas y objetivos establecidos. El contar con estos indicadores contribuye con el mejoramiento continuo, ya que la medición del desempeño es una herramienta esencial para esto. Asimismo el medir el desempeño de la gestión posibilita a la unidad focalizarse en sus prioridades e identificar cuáles son las áreas o procesos que presentan bajo desempeño. Estos indicadores están basados en los procesos claves o procesos productivos de la Unidad de Planeación y Control de Sustancias Químicas, los mismos son realizados empleando Hojas de Cálculo de tal manera que faciliten las tareas disminuyendo el número de procedimientos, evite la repetición de trabajos, se reduzcan los tiempos de carga y respuesta, se aumenten el grado de confiabilidad de los resultados y la calidad de los reportes, entre otros aspectos con el objetivo de mostrar la información suministrada por los diferentes indicadores. Los indicadores contribuyen como un medio de información y de apoyo al momento de la toma de decisiones y la formulación de las metas deseadas por la unidad basándonos en normas y registros históricos del desempeño de la gestión. Lo primordial que se espera conseguir con la propuesta de estos indicadores es mejorar el desempeño de los trabajos y de la Unidad, que se realizan mediante el seguimiento de los recursos utilizados tanto de mano de obra y de recursos, a través de los resultados obtenidos con la aplicación de esta herramienta, de forma tal que permitan al personal responsables tomar las decisiones adecuadas, para darle solución a situaciones imprevista que se presente. A continuación se muestran los indicadores propuestos.
Indicadores propuestos para la Unidad de Planeación y Control de Sustancias Químicas
NOMBRE OBJETIVO
Porcentaje de abastecimiento Medir el porcentaje de abastecimiento de sustancias químicas a las facultades y sedes en relación con el consumo.
Días de duración del inventario Medir la duración total del stock de sustancias químicas en las sedes y facultades, a fin de contar con información confiable para realizar la programación de suministro de sustancias químicas.
Porcentaje de consumo de la orden de compra
Conocer la cantidad total de sustancia o servicios consumidos de la orden de compra, con el fin de iniciar oportunamente las gestiones pertinentes para la creación de una nueva orden de compra o servicio.
Porcentaje de cumplimiento del proveedor de sustancias químicas
Medir el porcentaje de entrega de sustancias químicas o servicios por parte de los proveedores.
ANEXOS
Fotos de las instalaciones del Almacén General de Reactivos Químicos de la UNCP:
CONCLUSIONES
Por medio de las herramientas de análisis utilizadas se pudo establecer los siguientes
aspectos en cuanto a la prestación de servicios que ofrece el Almacén General de Reactivos
Químicos de la Universidad Nacional del Centro del Perú:
Después de la verificación se puede concluir que es necesario reubicar el
almacén o implementar un sistema de ventilación que permita el trabajo con
las garantías de seguridad que establece la normativa.
Es necesario implementar los protocolos de seguridad correspondientes.
Implementar un plan de contingencias para casos de derrames, incendios,
fugas, robos u otros.
Se concluyó también que es necesario implementar un sistema de seguridad
y salud ocupacional.