APWA 2016 PWX 8/28/2016

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LRRB Update

August 2016

Statewide System Preservation Guide

• Brief Project Overview• Final Products & Tools• Lessons Learned• Success Stories

Today’s Talking Points

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Interact with Presentation

• To interact with the presentation:

• Send text to: 22333• Message: LRRB 

• Only one word answers are allowed.

Interact with Presentation

When a question is provided, type in your response by typing in a word or the corresponding number/letter for a multiple choice question

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Our Panel

Otter Tail

StearnsAnoka

Freeborn

Dakota

Anoka County Freeborn County Otter Tail County

Panelist Doug Fischer Sue Miller Wayne JohnsonRick West

Population 330,844 31,255 57,303

County Seat Anoka Albert Lea Fergus Falls

Total Miles 416 634 1070

Paved Miles 416 406 1070

Gravel Miles 0 228 0

Annual Budget $59.2M $14.3M $40.6M

Staff

Office (Technical)Maintenance

3868

422

1130

… why do we need system preservation?

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Project Partners

• LRRB

• MnDOT

• SRF Consulting GroupBraun Intertec

Richardson‐Ricther

Study Sponsorship & Participation

Pilot Counties

Otter Tail

StearnsAnoka

Freeborn

Dakota

What is an “LRRB”?• R&D for MN Cities and Counties

• Legislatively funded (1959)Up to 1/2% of State Aid allocation…currently at $3M/yr

• Governed by appointed local engineers:▫ County (4) ▫ City (2)▫ MnDOT (2)▫ U of M (1)

• Typical categories of research:

▫ construction, maintenance/operations, environmental compatibility, administration, and implementation

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LRRB

• In addition to funding research, the LRRB also supports:

▫ Local Technical Assistance Program (LTAP)

▫ MnDOT Library

▫ MnROAD

System Preservation

• It all started with the idea of unpaving roads.

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Identify Needs

Develop Strategies

Implement

Engage and Educate  Elected Officials/Public

Study Purpose

Resource Guide

Identifying Gap

Preservation

Strategies

Pilot County Case Studies

Statewide Guide

Interactive Manual

Process

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Resource Guide

• Falling Weight Deflectometer (FWD) Data

• Pavement Condition Data

• Pavement (or Asset) Management System

• Traffic Data and Forecasting

• MnDOT Needs Database/Spreadsheets

• Geographical Information Systems (GIS)

• Minnesota Crash Mapping Analysis Tool (MnCMAT)

• Transportation Plans

• NCHRP Report 688: Determining Highway Maintenance Costs

• NCHRP Report 743: Communicating the Value of Preservation – A Playbook

Benefits

Users& Links

Resource Guide

Sketch ToolPreservation

Strategies

Pilot County Case Studies

Statewide Guide

InteraMan

BriefDescription

Whento use

Steps to Implementation

Cost

GAP Analysis

Measures County Maintenance Practice vs Industry  “typical”

Example:

Industry:  Seal Coat every 10 years 

County has 300 miles; therefore should sealcoat 30 mi/yr

County currently seal coats 20 mi/year….”gap” is 10 miles

10 x $17,500/mi = $175,000/yr

Do for all maintenance (Crack seal, overlay, etc.)

Resource Guide

Sketch ToolPreservation

Strategies

Pilot County Case Studies

Statewide Guide

Interactive Manual

‐ Sketch Tool

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GAP Analysis

Resource Guide

Sketch ToolPreservation

Strategies

Pilot County Case Studies

Statewide Guide

Interactive Manual

‐ Sketch Tool

Otter Tail County Annual Roadway Need ‐ $15.2 million/yr.

Current Expenditure (2011)$3.4 million/yr.

Year 1 Funding Gap$11.8 million/yr.

Note: This GAP Analysis is for pavement preservation and does not include reconstruction.

Otter Tail County (GAP Analysis)

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Strategies

1. Interjurisdictional Transfers

2. Tiered Classification of County Roads

3. Unpaved Low Volume Roads

4. Transportation Plan

5. Performance Measures/Standards

6. Project Prioritization

7. Revenue Enhancements

8. New Maintenance Techniques

9. Decision Making Tools for Resource AllocationResource Guide

Sketch ToolPreservation

Strategies

Pilot County Case Studies

Statewide Guide

Interactive Manual

• Matches the management of roadways with the intended function and to the jurisdiction best suited to maintain the highway. 

Strategy: Interjurisdictional Transfers

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Strategy: Tiered Classification of County Roads• Establish a hierarchy within the roadway system• Different levels of maintenance standards for each level

Measure Tier 1

Gold

Tier 2

Silver

Tier 3

Bronze

Application of 1st Seal Coat 

after a major repair (years)0 ‐ 4 0 ‐ 6 0 ‐ 8

PCI that triggers Major Overlay 65 50 35

Overall Average PCI > 80 > 75 > 70

Strategy: Unpaved Low Volume Roads

• What to consider when deciding to revert paved surfaces?

• How to obtain public and political buy‐in?

• What are the available surface treatment/stabilization options?

• What are best practices?

• How have unpaved surfaces been successful in various areas?

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Strategy: Transportation Plan

• Identifies the long‐term transportation needs and their relationship to other planning factors in a coordinated fashion while respecting the community’s values

• Establishes a framework to implement system’s preservation strategies. 

• Maintaining the condition of the roadway network at a desired or agreed upon level.

• Promotes Transparency

• Realistic Public Expectations

Strategy: Preservation Performance Measures 

PERFORMANCE MEASURE Example

Keep a Pavement Quality Index (PQI) of:• Fair or better on 95% of the system• Good or better on 75 percent of system. 

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Strategy: Project Prioritization

• Microsoft Excel, easy to use and customize

• User defines attributes (type and amount) to rank/prioritize

• Multi‐layer sorting/ranking

• Report tables and GIS mapping

• New revenue will allow counties to expand and accelerate preservation initiatives:

Strategy: Revenue Enhancements

• Wheelage tax

• Local Sales tax

• Gravel tax

• Bonding

• Special Assessments

• Negotiated Developer Fees

• Cooperative Cost Sharing

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Strategy: New Maintenance Techniques

the Strategies – who did what

System Preservation Strategies Anoka Stearns Freeborn Otter Tail Dakota

Jurisdictional Transfers • $ $ P

Tiered Classification of County Roads  • •Unpaved Low Volume Roads

Transportation Plans P $ $ P

Preservation Performance Measures • $ P

Project Prioritization • • • • •Revenue Enhancements • • • •New Maintenance Techniques P

Decision Making Tools • • • • •New – Public Outreach •

• = Selected Strategy P = Previously Implemented  $ = New Implementation

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Final Products

Final Products & Tools…

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• Easy to Use• Step by Step Process• Each Step Supported by▫ Research▫ Best Practices▫ Pilot Case Studies▫ Tools

Interactive Manual

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Step 1: Setting the Stage

Step 2: Defining Your Need

Step 3: Selecting Strategies

Step 4: Outreach

Step 5: Lessons Learned

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Success Stories…

• Minnesota County Engineers Association (MCEA) Conference (2012)• Local Road Research Board (LRRB) (2013, 2014, and 2015)• Transportation Research Board (TRB) 2013• National Minnesota State Conference (2014)• Center for Transportation Association of County Engineers (2014)• Minnesota Local Transportation Assistance Program Conference (2014)• APA Studies (CTS) Conference (2015)• Minnesota Transportation Conference (2015)• Transportation Engineering and Road Research Alliance (TERRA) Pavement Conference (2015)• American Planning Association of MN Conference (2015)• Association of Minnesota Counties Annual Meeting (2015)• APA Upper Midwest Planning Conference (2015)

Sharing Our Success

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Anoka County

County Engineer Doug Fischer

“The study has sparked meaningful conversations regarding the county’s system preservation needs.” 

• Evaluate system annually and more in depth during long range Transportation/ Comprehensive Plan

• Manage lane miles as our 2 lane congested routes turn into 4 lane highways 

Anoka County

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• A plan for the County’s 2040 Transportation Plan Update

• Continued coordination and collaborate with local agencies are needed

Anoka County

Freeborn County

“We now have agreed upon baseline data to make long term investment decisions.”

County Engineer Sue Miller

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Freeborn County

• Establish a hierarchy within the roadway system

• Implement different levels of maintenance standards/schedules for each level

Freeborn County

Measure Tier 1

Gold

Tier 2

Silver

Tier 3

Bronze

Application of 1st Seal Coat  after a 

major repair (years)0 ‐ 4 0 ‐ 6 0 ‐ 8

PCI that triggers Major Overlay 65 50 35

Overall Average PCI(Current PCI)

> 80(82)

> 75(80)

> 70(77)

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Freeborn County

• Projected 2026 PQI with No Tax

Freeborn County

• Projected 2026 PQI with Tax

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LEVY  $0.7M6%

GAS TAX  $3M28%

WHEELAGE TAX $0.3M3%

SALES TAX  $2M18%

UNFUNDED  $4.9M45%

LEVY  $0.7M

GAS TAX  $3M

WHEELAGE TAX $0.3M

SALES TAX  $2M

UNFUNDED  $4.9M

Freeborn CountyPavement Needs 2016‐2025

Freeborn County

• 2015 ‐ 2026 CIP with No Tax

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Freeborn County

• 2015 ‐ 2026 CIP with Tax

Freeborn County• CSAH 49: 2 mile segment between other CSAHs• Surfaced in 1989, 2015 ADT = 95 

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Freeborn County• CSAH 49: 2 mile segment between other CSAHs• Surfaced in 1989, 2015 ADT = 95 

Otter Tail County

“The Transportation Plan helped the County Memorialize it’s Policies and Procedures.” 

Commissioner Lee Rogness

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Otter Tail County

Transportation Plan: System Preservation Elements

• Jurisdictional Transfers• Tiered Classification of County Roads• Performance Measures• Project Prioritization• Revenue Enhancements▫ Local Sales Tax▫ Wheelage Tax▫ Bonding

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Extensive Public Engagement Process:

• Open Houses (14) • 8 System Preservation • 6 Transportation Plan

• Focus Group Sessions (3 mtgs)• Consultations with Other Interests (cities, major businesses, townships, MnDOT D‐4, WCI, etc.)

• Project Management Team (8 mtgs)• Project Steering Committee (5 mtgs)• County Board Sessions (2 mtgs)• Study Website• Public Hearing (1 mtg)

Otter Tail County

Dakota County

“The study helped confirm the County’s process and methodologies for prioritizing projects.”

County Engineer Mark Krebsbach

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Stearns County

“Investment decisions and project priorities are now better understood by the public and elected leaders.”

County Engineer Jodi Teich

Questions and Answers

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Next StepsNext Steps…

• Finalizing Edits to Manual (June)

• Pilot County/Technical Advisory Committee Meeting (late June)

• Launching Products (July)• Study Complete (end of July)

• Outreach and Education (ongoing)

Launching Products (Schedule)

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FindingNew Champions

• Begin the Discussion with Elected Leaders• Engage the Public• Select a Strategy or Two• Plan for it in your…▫ Capital Improvement Program

▫ Comprehensive Plan

▫ Transportation Plan• Learn from Others

• Ask the Highway Doctor (or Pilot Counties)

What Can I do to become a Champion?

the Highway Doctor (a.k.a. Doug Fischer, 

Anoka County Engineer)

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Next StepsLevel of Effort…

Level of EffortAction Item Range

Base Analysis: State of the County Highway System Report

Customized County System Preservation Program

• Jurisdictional Transfer Plan

• Classification of County Highways by tiers, with different standards and schedules 

• Transportation Plan

• Performance Measures and Standards

• Project Prioritization and Programming

• Revenue Enhancements

• New Maintenance Standards

Public Engagement                                                                                      ‐

Implementation Program

Tracking Preservation Program Progress

• Staff Resources• Number of Meetings• Data Availability• Public Engagement Activities 

Variables