26865571 proposal distribusi barang
TRANSCRIPT
Sistem Informasi Distribusi Barang 1
DAFTAR ISI
A..PENDAHULUAN ................................................................ 2
B..GAMBARAN SISTEM .........................................................4
C. JADWAL PENGERJAAN ....................................................8
D. HARGA PENAWARAN .......................................................9
E..TENTANG KAMI ...............................................................10
F. .CONTOH SCREENSHOOT ..............................................11
Sistem Informasi Distribusi Barang 2
A. PENDAHULUAN
1. Sistem Informasi Distribusi Barang
Saat ini tidak ada sistem transaksi yang tidak membutuhkan teknologi
informasi dalam mendukung seluruh proses bisnisnya. Penggunaan teknologi
informasi khususnya komputer untuk transaksi dan pembuatan laporan
bertujuan untuk mempercepat dan mempermudah seluruh kegiatan bisnis.
Sistem Informasi Distribusi Barang adalah salahsatu sistem yang
dikembangkan untuk mencatat segala transaksi dan keluar masuknya barang,
menentukan harga barang dari berbagai pembelian, serta mencetak berbagai
laporan transaksi penjualan, pembelian, stok barang, dan laporan rugi laba.
Penggunaan sistem informasi pada perusahaan distributor, akan sangat
membantu perusahaan dalam setiap transaksi penjualan dan pembelian,
karena informasi stok barang yang sebenarnya pada gudang akan dapat
diketahui dengan cepat karena setiap permintaan barang yang keluar atau
masuk juga tercatat dengan baik pada sistem database. Proses stock opname
dapat dilakukan pada akhir minggu atau akhir bulan untuk mencocokkan antara
data yang sebenarnya di gudang dengan data yang ada di komputer dari hasil
transaksi.
Sebuah perusahaan distribusi pasti juga tidak lepas dari urusan hutang
piutang dan perhitungan laba rugi. Oleh karena itu diperlukan sebuah sistem
informasi yang terintegrasi antara sistem pencatatan transaksi jual beli dengan
sistem keuangan yang mencatat berbagai transaksi dengan berbagai sistem
pembayaran. Bagian finance akan merekap dan membuat laporan setiap
hutang yang jatuh tempo ataupun piutang yang harus dibayarkan sesuai
dengan transaksi yang tercatat. Pada akhir periode, pihak manajemen akan
dengan mudah membuat laporan rugi laba yang mendukung fungsi manajemen
dalam mengambil keputusan berikutnya.
2. Open Source Vs Proprietary
Pembuatan sebuah sistem informasi harus juga mempertimbangkan
platform yang digunakan. Hal ini akan berpengaruh pada 3 hal yaitu biaya
pembuatan dan instlasi program, perfomansi atau kehandalan sistem, dan
Sistem Informasi Distribusi Barang 3
kemampuan sistem informasi tersebut untuk dapat dikembangkan secara
berkelanjutan.
Penggunaan platform berbasis open source (software kode terbuka)
atau ”gratis”, akan menekan biaya pembuatan program dan pembelian
perangkat lunak pendukung terkait dengan implementasi program aplikasi.
Sebuah sistem informasi akan membutuhkan sistem operasi (operating system)
untuk menjalankan komputer, membutuhkan database management system
untuk mengelola data, dan bahasa pemrograman untuk membuat program
aplikasi. Jika komponen-komponen perangkat lunak merupakan perangkat
lunak berbasis proprietary (software kode tertutup) atau berbayar, maka akan
menambah beban biaya pengadaan sistem informasi. Sedangkan penggunaan
perangkat lunak ”bajakan” saat ini akan sangat membahayakan perusahaan
terkait dengan penerapan undang-undang hak cipta yang memberikan
ancaman hukuman kurungan dan denda yang sangat besar. Lihat kasus
hukum:
• http://www.detikinet.com/read/2009/02/24/153814/1089790/399/polisi
-belum-lirik-pengguna-software-bajakan-rumahan
• http://www.detikinet.com/read/2008/12/24/170935/1059178/399/2-
perusahaan-konstruksi-kena-razia-software-bajakan
Razia penggunaan perangkat lunak bajakan pada berbagai perusahaan
digerakkan oleh vendor software internasional dibawah kerjasama dengan BSA
(Bussiness Software Alliance) yang bertugas melakukan razia bersama polisi
pada berbagai perusahaan. Sehingga penggunaan perangkat lunak berbasis
open source selain dapat menekan biaya instalasi dan pembuatan program,
juga menimbulkan perasaan aman bagi perusahaan dari berbagai tuntutan hak
cipta.
Penggunaan perangkat lunak open source juga menjamin perfomansi
sistem secara keseluruhan, karena perangkat lunak berbasis open source
dikembangkan secara bersama-sama oleh para pakar dari berbagai lembaga
dan perusahaan internasional yang konsentrasi pada pengembangan open
source. Sehingga dijamin keamanan dan keberlanjutan pengembangan
sistemnya.
Sistem Informasi Distribusi Barang 4
B. GAMBARAN SISTEM
Sistem informasi ini telah kami buat dan dikembangkan dibeberapa
perusahaan. Namun setiap perusahaan pasti memiliki beberapa perbedaan
aturan dan proses bisnisnya. Oleh karena itu kami siap menyesuaikan sistem
informasi ini sesuai dengan kebutuhan pada perusahaan anda.
Berikut ini gambaran modul-modul yang terhubung pada sistem
informasi ini secara umum yang terdiri dari Front Office untuk pembelian dan
penjualan, Warehouse atau gudang, Back Office untuk finance dan Accounting,
serta Executive Information System yang kami tawarkan untuk pengembangan
berikutnya.
DATABASE Server System
FRONT OFFICE Purchase & Sales
BACK OFFICE Finance & Accounting
WAREHOUSE Etalase & Gudang
EXECUTIVE Information System
NEXT PROJECT
Sistem Informasi Distribusi Barang 5
Komponen Sistem Informasi Dstribusi
No Modul Deskripsi
1 Server Database
Kehandalan sebuah sistem informasi akan sangat ditentukan oleh kualitas hardware dan software yang digunakan. Oleh karena itu pembuatan Server Database yang digunakan pada sistem informasi ini harus benar-benar baik untuk mendapatkan perfomansi akses database yang cepat dan aman. Penentuan merek dan jenis server serta sistem operasi server harus mendukung sistem pengamanan komputer terutama pada pengembangan sistem backup dan mirroring.
Sistem Server database terdiri dari 2 server yaitu Server Utama dan Server Mirror untuk menjamin reliabilitas dan keamanan database. Server Mirror berfungsi untuk mem-backup seluruh data sekaligus sebagai server cadangan apabila server utama terjadi kerusakan dan gagal beroperasi (Disaster Recovery System). Kedua server ini diletakkan pada tempat terpisah (ruangan terpisah) untuk menghindari kerusakan apabila terjadi kebakaran atau kondisi darurat lainnya. Sistem software yang kami sarankan untuk Sistem Server Database yaitu: a. Sistem Operasi
Sistem Operasi berbasis Open Source baik untuk mesin 32 bit maupun 64 bit sudah terbukti handal dengan menggunakan salahsatu distro Linux seperti CentOs (http://www.centos.org/). CentOs-5 dapat mendukung arsitektur mesin x86 and x86_64 (AMD64 dan Intel EMT64).
b. Relational Database Management System (RDBMS) PostgreSQL (Versi Terbaru 8.3.6 http://www.postgresql.org/) sebuah open database dengan kemampuan pengelolaan database yang handal dengan keamanan dan kecepatan akses untuk database skala besar.
Server Utama
Server Mirror
Sistem Informasi Distribusi Barang 6
No Modul Deskripsi
c. Database Replication Database replikasi dibutuhkan untuk mengantisipasi gangguan sistem database dari berbagai kemungkinan seperti bencana alam, kebakaran, maupun kegagalan sistem perangkat keras lainnya. Slony-I http://slony.info/ sebuah sistem replikasi database yang berbasis open sourcei dapat diintegrasikan dengan sistem database untuk membuat replikasi database (disaster recovery). Antisipasi kegagalan sistem juga dapat diantisipasi dengan menggunakan sistem Fail Over http://linux-vserver.org/Fail-over pada perangkat server (master-slave), sehingga server mirror (slave) dapat secara otomatis berfungsi menggantikan server utama (master) jika terjadi kegagalan sistem akibat berbagai hal.
2 Front Office
Front office melayani transaksi pembelian dari supplier atau vendor dan penjualan kepada pelanggan. Setiap pengguna atau kasir harus memiliki user_id dan password untuk menjamin keamanan dan hak akses. Berikut beberapa item menu yang ada pada program aplikasi ini. a. Pembelian
i. Pesanan Pembelian ii. Daftar Pesanan Pembelian iii. Faktur Pembelian iv. Pembayaran Hutang v. Daftar Harga Supplier
b. Penjualan i. Pesanan Penjualan ii. Daftar Pesanan Penjualan iii. Faktur Penjualan iv. Tukar Tambah v. Simulasi Penjualan
c. Kasir i. Laporan Penjualan ii. Pembayaran Piutang iii. Pembayaran Tukar Tambah iv. Laporan Harian, Bulanan, atau Periodik
Seluruh sistem dapat mendukung penggunaan Barcode Reader maupun RFID (Radio Frequecy Idenfication).
3 Warehouse Bagian yang sangat penting selain transaksi penjualan dan pembelian adalah proses sirkulasi barang yang keluar dan masuk gudang maupun etalase. Penyimpanan barang pada beberapa gudang dapat diatasi dengan program ini.
a. Transaksi Gudang i. Penerimaan Barang
Sistem Informasi Distribusi Barang 7
No Modul Deskripsi
ii. Pengiriman Barang iii. Retur Pembelian iv. Retur Penjualan v. Mutasi Stock
b. Laporan Stock i. Cetak Kartu Stock ii. Laporan Stock Akhir
4 Back Office
Seluruh aktifitas keuangan dan pelapornnya diproses oleh bagian keuangan dan accounting.
a. Finansial i. Laporan Hutang Vendor ii. Hutang Per Jatuh Tempo iii. Laporan Piutang Pelanggan iv. Piutang Per Jatuh Tempo
b. Accounting i. Entry Daftar Akun ii. Entry Kas/Bank Masuk iii. Entry Kas/Bank Keluar iv. Entry Jurnal v. Opname vi. Laporan Jurnal Harian vii. Laporan Buku Kas / Bank viii. Laporan Buku Biaya ix. Laporan Buku Besar x. Laba / Rugi xi. Neraca
5 Executive Information System
Sistem Informasi Eksekutif ini adalah modul pengembangan yang digunakan lebih lanjut oleh pihak manajemen dalam pengambilan keputusan (Decision Support System). Modul ini dapat berisi laporan berupa:
a. Laporan Peramalan (forecasting) Kebutuhan Stock b. Laporan Insentive Sales untuk penghitungan prestasi
penjualan (bonus penjulan). c. Laporan dan program treatment untuk pelanggan
dengan memberikan pelayanan khusus bagi pelanggan potensial.
d. Laporan dan program untuk mencari supplier terbaik dengan berbagai kriteria yang ditentkan oleh pihak manajemen.
e. Laporan pemasaran untuk menganalisis potensi pemasaran berdasarkan produk, wilayah dan demografi penduduk dari wilayah pemasaran dan kompetitor.
Sistem Informasi Distribusi Barang 8
C. JADWAL PENGERJAAN
Sistem informasi yang kami tawarkan telah tersedia dan telah digunakan
pada sebuah perusahaan penjualan komputer di Jawa Timur. Penyelesaian
pekerjaan ini tetap membutuhkan waktu untuk menyesuaikan dengan
kebutuhan sistem yang digunakan. Untuk seluruh proses penyesuaian
dibutuhkan waktu 8 minggu.
Minggu No Kegiatan
1 2 3 4 5 6 7 8
1 Analisa Kebutuhan
2 Desain Ulang
3 Pembuatan Program
4 Uji Coba & Perbaikan
5 Implementasi
6 Serah Terima
Sistem Informasi Distribusi Barang 9
D. HARGA PENAWARAN
Sistem Informasi tersebut diatas kami tawarkan dengan harga
Rp.35.000.000,- (Tiga Puluh Lima Juta Rupiah) yang meliputi pembuatan
program, instalasi, dan pelatihan untuk operator dalam masa implementasi.
Masa garansi diberikan selama 6 (enam) bulan untuk maintenance
database dan program aplikasi setiap client. Lebih dari masa garansi tersebut
dapat dibuat kontrak baru untuk maintenance dan penambahan modul dengan
harga penawaran yang dapat disepakati bersama.
Berikut sistem pembayaran yang kami tawarkan dalam 3 termin,
No Termin Pembayaran % Rupiah
1 Pembayaran I Penandatanganan Kontrak
30% Rp. 10.500.000,-
2 Pembayaran II Implementasi dan Serah Terima Program
40% Rp. 14.000.000,-
3 Pembayaran III 2 Bulan Pasca Implementasi
30% Rp. 10.500.000,-
TOTAL 100% Rp. 35.000.000,-
Sistem Informasi Distribusi Barang 10
E. TENTANG KAMI
Pimpinan Proyek
Nama : Hengki Suhartoyo, S.Kom
Alamat Kantor : Laboratorium Teknik Informatika
Fakultas Teknik – Universitas Dr. Soetomo Surabaya
Telp. 031-5944744 HP. 031-71904276, 081703311567
Proyek Sebelumnya
1. Integrated Hotel Information System pada Hotel Cendana Surabaya, tahun 2008/2009
2. Sistem Informasi Penjualan dan Akutansi pada Mitra Data Benua (Distributor Komputer & ISP) Jombang, 2008/2009
3. Implementasi RFID (Radio Frequency Identifying) untuk Absensi dan Security pada PT. PINDAD PERSERO MALANG tahun 2007
4. Pembangunan Sistem Informasi Kesehatan pada PT. Dinamika Teknologi Indonesia untuk PT. PLN tahun 2007
5. Pembangunan Sistem Informasi Property pada PT. Dinamika Teknologi Indonesia untuk OMA Property dan beberapa pengembang di JATIM tahun 2007.
6. Pembangunan Hospital Information System pada SILOAM HOSPITAL SURABAYA, tahun 2005 s/d 2007
7. Pembangunan Sistem Informasi Pendidikan untuk MAN dan MTSN di Jawa Timur pada Kanwil DEPAG JATIM tahun 2006.
8. Pembangunan Sistem Informasi Akademik pada UNIVERSITAS DR. SOETOMO SURABAYA, tahun 2004 s/d 2005.
Sistem Informasi Distribusi Barang 11
F. CONTOH SCREENSHOOT
Tampilan Login di Awal Program Form Entry Master Gudang
Tampilan Utama Program
GO
Sistem Informasi Distribusi Barang 13
Look up Table untuk memudahkan pencarian data
Form Entry Penjualan