3.2 sistema de informaciÓn actuales 3.2.1 registro...

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3.2 SISTEMA DE INFORMACIÓN ACTUALES

3.2.1 REGISTRO ACADÉMICO

El Sistema de Registro de Administración Académica de la Universidad registra el

control y la actualización de los expedientes académicos de todos los estudiantes.

El sistema de registro académico se encuentra desarrollado en FoxPro for

Windows, como gestor de base de datos, fundamentándose por su potencia, y

portabilidad, utilizando así poco espacio en memoria aproximadamente 280 K de

memoria, además de tener un sistema de programación multiusuario para uso de

área local, el Sistema de Registro de Administración Académica, cuenta con

inscripción de asignaturas, cambios de grupos, retiro de asignaturas, registro de

notas por alumnos, listados de alumnos por materia, etc.

Actualmente en los procesos que los alumnos realizan para poder ingresar e

inscribirse, es necesarios realizar cambio que mejoren los mecanismos ya que el

alumno realiza muchos procesos demasiado largos y repetitivos, lo que provoca

perdidas de tiempo, tanto para el alumno como para el personal de Administración

Académica, pero para hacer modificaciones en los procesos es necesarios saber

como se están efectuando actualmente, para ello se describen los procesos a

seguir cuando los alumnos ingresan a la universidad.

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DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS

Es importante destacar que una vez que se ha recabado, integrado y analizado la

información, se procederá a la graficación de los procedimientos a través de

diagramas los cuales cada uno tiene su respectiva descripción para poder mostrar

cómo se realiza el proceso actualmente.

Los diagramas de flujo son la representación simbólica o pictórica de un

procedimiento administrativo. Los diagramas de flujo conocidos también como

fluxogramas expresan gráficamente las distintas operaciones que componen un

procedimiento o parte de éste, estableciendo su secuencia cronológica.

La American National Standard Institute (ANSI) ha desarrollado una simbología

para que sea empleada en los diagramas orientados al procesamiento electrónico

de datos (EDP) con el propósito de representar los flujos de información, de la cual

se han adoptado ampliamente algunos símbolos para la elaboración de los

diagramas de flujo dentro del trabajo de diagramación administrativa.

El formato del diagrama de flujo utilizado es horizontal, en él el flujo o la secuencia

de las operaciones va de izquierda a derecha.

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SÍMBOLOS DE LA NORMA ANSI UTILIZADOS EN LOS FLUJOGRAMAS

SIMBOLO

REPRESENTA

TERMINAL. Indica el inicio o la ter0minación del flujo,

puede ser acción o lugar, además se usa para indicar

una unidad administrativa o persona que recibe o

proporciona información.

PROCESO. Representa la realización de una

operación o actividad relativas a un procedimiento.

DOCUMENTO. Representa cualquier tipo de

documento que entre, se utilice, se genere o salga del

procedimiento.

OPERACIÓN CON TECLADO. Representa una

operación en que se utiliza una perforadora o

verificadora de tarjeta.

DIRECCIÓN DE FLUJO O LINEA DE UNION. Conecta

los símbolos señalando el orden en que se deben

realizar las distintas operaciones.

100

3.2.1.1 DIAGRAMA DE FLUJO ACTUAL: INGRESO DE ALUMNOS DE NUEVO

INGRESO

ALUMNO NUEVO INGRESO COLECTURIA ADMINISTRACIÓN ACADEMICA

INICIO

SOLICITA ASESORIA

CANCELA

SOLICITA HOJA DE INSCRIPCION Y ENTREGA FORMULARIO

EMITE CARNET

FIN

3.2.1.2 NOMBRE DEL PROCESO ACTUAL: DESCRIPCIÓN INGRESO DE ALUMNOS DE NUEVO INGRESO

* Tiempos recabados en la investigación preliminar la cual contempló visitas, chequeos, toma de tiempos de cada

uno de los procesos detallados en el cap. III

PASO DESCRIPCION UNIDAD RESPONSABLE PERSONA RESPONSABLE PARTICIPANTE DURAC.

ACTUAL

1. Solicita ayuda e información en la Unidad de Nuevo Ingreso sobre tramites a seguir

Unidad Nuevo Ingreso Coordinadora de Unidad Nuevo Ingreso

Alumno y Personal Unidad Nuevo Ingreso

5 min.

2. Cancela aranceles en colecturía Colecturía Coordinador de Cobros

Alumnos y Personal de colecturía

10 min.

3. Solicita a Unidad de Nuevo Ingreso la información para admisión a la Universidad

Unidad Nuevo Ingreso Unidad Nuevo Ingreso

Alumno y Personal de Nuevo Ingreso

3 min.

4. Llenado de los formularios por parte del estudiante

Alumno Alumno Alumno 40 min.

5. Chequear formularios por parte de Unidad de Nuevo Ingreso

Unidad Nuevo Ingreso Coordinador de Unidad Nuevo Ingreso

Unidad Nuevo Ingreso

5 min.

6. Emisión de Numero de Carnet y Comprobante de Admisión

Unidad Nuevo Ingreso Coordinadora de Unidad Nuevo Ingreso

Unidad Nuevo Ingreso

2 min.

* Total 1 h 5 min.

102

3.2.1.3 DIAGRAMA DE FLUJO ACTUAL: INSCRIPCIÓN DE ASIGNATURAS

DE NUEVO INGRESO

ALUMNO NUEVO INGRESO COLECTURIA ADMINISTRACIÓN ACADEMICA

INICIO

INFORMACIÓN DE ARANCEL Y FORMA DE PAGO

CANCELA ARANCELES

PRESENTA RECIBOS CANCELADOS

LLENA FORMULARIOS INSCRIPCION

REVISIÓN DE FORMULARIOS DE INSCRIPCION

DIGITACION AL SISTEMA Y EMISIÓN DE CONSTANCIAS

EMISIÓN DEL CARNET

FIN

3.2.1.4 NOMBRE DEL PROCESO ACTUAL: DESCRIPCIÓN INSCRIPCIÓN DE NUEVO INGRESO

PASO DESCRIPCIÓN UNIDAD RESPONSABLE PERSONA

RESPONSABLE PARTICIPANTE

DURAC.

ACTUAL

1 Información sobre aranceles y forma de pago Unidad Nuevo Ingreso Coordinadora de

Nuevo Ingreso Alumno y personal U. Nuevo Ingreso 2 min.

2 Cancelación de aranceles (matricula, 1° cuota, inscripción.) Colecturía Coordinador de

Cobros Alumnos y personal de colecturía 10 min.

3 Presentar recibos cancelados y obtener papelería de inscripción Unidad de Inscripción

Coordinador de Unidad de Inscripción

Alumno y personal de Unidad de Inscripción

3 min.

4 Llenado de formularios de inscripción Alumno Alumno Alumno 10 min.

5 Revisión de formularios de inscripción Unidad de Asesoría

Coordinador de Unidad de Asesoría

Alumno y personal Unidad de Asesoría 10 min.

6 Digitación al sistema de registro académico y emisión de constancia

Unidad de Sistemas Administración Académica

Coordinador de Unidad Sistemas Administración Académica.

Alumno y personal de Unidad de Sistemas Administ. Académica

5 min.

7 Emisión del Carnet de estudiante Unidad de Sistemas Administración Académica

Asistente de Inscripción

Alumno y personal de Inscripción 10 min.

* Total 50 min.

104

3.3.1.5 DIAGRAMA DE FLUJO ACTUAL: INSCRIPCIÓN DE ASIGNATURAS

DE INGRESO POR EQUIVALENCIAS

ALUMNO DECANATO COLECTURIA ADMINISTRACIÓN ACADEMICA

INICIO

SOLICITA ASESORIA CON NOTAS CERTIFICADAS

CANCELA EQUIVALENCIAS Y ARANCELES DE INSCRIPCION

EMISIÓN DE EQUIVALENCIA DE NOTAS

LLENADO DE FORMULARIO DE ADMISION

CHEQUEO DE FORMULARIOS

LLENADO DE FORMULARIO INSCRIPCION

REVISIÓN DE FORMULARIO INSCRIPCION


EMISIÓN DEL CARNET

FIN

3.2.1.6 NOMBRE DEL PROCESO ACTUAL: DESCRIPCIÓN INSCRIPCIÓN DE ASIGNATURAS DE INGRESO POR EQUIVALENCIAS

PASO DESCRIPCION UNIDAD RESPONSABLE

PERSONA RESPONSABLE

PARTICIPANTE DURAC. ACTUAL

1 Presenta notas certificadas al Decano Decanato Alumno

Coordinador de equivalencias y alumno

20 min.

2 Cancelación de equivalencia de notas y derechos de inscripción Colecturía Alumno Coordinador de

cobros y alumno 10 min.

3 Emisión de equivalencia de notas Decanato Coordinador de equivalencias

Coordinador de equivalencias de notas

20 min.

4 Llenado de formularios de admisión Alumno Alumno Alumno 40 min.

5

Chequeo de formulario por parte de unidad de nuevo ingreso

Unidad de Nuevo Ingreso

Coordinador de Nuevo Ingreso

Alumno y personal de Unidad de Nuevo Ingreso

5 min.

6 Llenado de formulario de inscripción Alumno Alumno Alumno 10 min.

7 Revisión de formularios de inscripción

Unidad de Asesoría

Coordinador de Unidad de Asesoría

Alumno y personal de la Unidad de Asesoría

10 min.



Coordinador de Unidad de Sist. Administración Académica

Alumno y personal de Unidad de Sist.Administración Académica

5 min.

9 Emisión del carnet de estudiante Administración Académica


Alumno y personal de Inscripción

10 min.

* Total 2 h. 10 min.

106

3.2.1.7 DIAGRAMA DE FLUJO ACTUAL: INSCRIPCIÓN DE ANTIGUO

INGRESO

ALUMNO CONTABILIDAD COLECTURIA ADMINISTRACIÓN ACADEMICA

INICIO

SOLICITA SOLVENCIA ULTIMO CILO DE ESTUDIO

PRESENTA RECIBOS CANCELADOS

SOLICITA FORMULARIO INSCRIPCION

LLENA FORMULARIO INSCRIPCION

REVISIÓN DE FORMULARIOS DE INSCRIPCION


EMISIÓN DEL CARNET

FIN

3.2.1.8 NOMBRE DEL PROCESO ACTUAL: DESCRIPCIÓN INSCRIPCIÓN DE ASIGNATURAS DE ANTIGUO

INGRESO

PASO DESCRIPCIÓN UNIDAD

RESPONSABLE

PERSONA

RESPONSABLE PARTICIPANTE

DURAC.

ACTUAL

1 Solicitar solvencia de último ciclo de estudio Contabilidad Coordinador de

Contabilidad Alumno y personal de contabilidad 15 min.

2

Presentar recibos cancelados y obtener papelería de inscripción Unidad de Inscripción

Coordinador Unidad de Inscripción


3 min.

3 Llenado de formularios de inscripción Alumno Alumno Alumno 10 min.

4 Revisión de formularios de inscripción Unidad de Asesoría

Coordinador de Unidad de asesoría

Alumno y personal de Unidad de asesoría

5 min.



Coordinar de Unidad de sistema Administración Académica

Coordinar de Unidad de sistemas Administración Académica

10 min.

6 Emisión del carnet de estudiante Administración Académica



* Total 50 min.

108

3.2.1.9 DIAGRAMA DE FLUJO ACTUAL: EGRESO DE PROFESORADO


INICIO

PAGO DE GASTOS DE GRADUACION

REVISIÓN DE EXPEDIENTE

SOLICITA CARTA DE EGRESADO

FIN

INSCRIPCIÓN DE ANTEPROYECTO DE TRABAJO DE GRADUACION

3.2.1.10 NOMBRE DEL PROCESO ACTUAL: DESCRIPCIÓN EGRESO DE PROFESORADO


RESPONSABLE PERSONA

RESPONSABLE PARTICIPANTE DURAC. ACTUAL

1 Pago de gastos de Graduación Colecturía

Coordinador de cobros

Egresado y personal de Colecturía

5 min.

2 Revisión de Expediente Administración Académica

Coordinador de Administración Académica

Egresado y personal de Administ. Academ.

1 mes

3 Solicitar carta de egresado Administración Académica



3 meses

4 Inscripción de Anteproyecto Decanato Decano Egresado y Decano

1 mes

* Total

5 meses

110

3.2.1.11 DIAGRAMA DE FLUJO ACTUAL: EGRESO DE

LICENCIATURA / INGENIERÍA


INICIO

PAGO CARTA DE EGRESO



FIN

INSCRIPCIÓN DE ANTEPROYECTO DE TRABAJO DE GRADUACION

3.2.1.12 NOMBRE DEL PROCESO ACTUAL: DESCRIPCION EGRESO DE LICENCIATURA / INGENIERÍA


RESPONSABLE PERSONA


1 Pago de Carta de Egreso Colecturía Coordinador de

cobros


5 min.

2 Revisión de Expediente Administración

Académica



1 mes




3 meses

4 Inscripción de Anteproyecto de Trabajo de Graduación Decanato Decano Egresado y

Decano

1 mes

* Total 5 meses

112

3.2.1.13 DIAGRAMA DE FLUJO ACTUAL: EGRESO DE LICENCIATURA EN

CIENCIAS JURÍDICAS


INICIO

PAGO DE CARTA DE EGRESO



FIN

SOLICITA FECHA PARA EXAMEN ORAL Y ESCRITO

3.2.1.14 NOMBRE DEL PROCESO ACTUAL: DESCRIPCIÓN EGRESADO DE LICENCIATURA EN CIENCIAS

JURÍDICAS

PASO

DESCRIPCIÓN

UNIDAD RESPONSABLE

PERSONA RESPONSABLE

PARTICIPANTE

DURAC. ACTUAL

1 Pago de carta de Egreso Colecturía

Coordinador de cobros


5 min.

2 Revisión de Expediente Administración Académica



1 mes




3 meses

4 Solicitar fecha para Examen oral y escrito Decanato Decano Egresado y

Decano

1 mes

* Total 5 meses

114

3.2.1.15 DIAGRAMA DE FLUJO ACTUAL: REINGRESO PARA ESTUDIANTE

GRADUADO QUE DESEA ESTUDIAR NUEVA CARRERA

ALUMNO COLECTURIA ADMINISTRACIÓN ACADEMICA

INICIO

SOLICITA REINGRESO

ASESORIA EQUIVALENCIAS DE MATERIAS GANADAS

PRESENTA CERTIFICACIÓN GLOBAL DE NOTAS Y SOLICITUD LLENA

CANCELA ESTUDIO DE EQUIVALENCIA DE MATERIAS GANADAS Y ARANCELES DE INSCRIPCION

FIN

PROCESO DE INSCRIPCIÓN DE ANTIGUO INGRESO

3.2.1.16 NOMBRE DEL PROCESO ACTUAL: DESCRIPCIÓN REINGRESO PARA ESTUDIANTE GRADUADO QUE

DESEE ESTUDIAR NUEVA CARRERA

PASO

DESCRIPCIÓN UNIDAD

RESPONSABLE PERSONA

RESPONSABLE


1 Solicitud de reingreso Unidad de Administración Académica

Coordinador Reingreso de Administ. Academ.

Alumno y personal Administración Académica

2 min.

2 Asesoría equivalen materias ganadas

Unidad de Administración Académica

Coordinador Reingreso de Administ. Academ.

Alumno y personal de Administración Académica

30 min.

3 Presentar certificación global de notas y solicitud llena

Unidad de Administración Académica

Coordinador unidad de Admin. Académica

Alumno y personal Administración Académica

30 min.

4 Cancelación de Aranceles Colecturía Coordinador de Cobros

Alumno y personal de Colecturía 10 min.

5 Proceso Inscripción de Antiguo Ingreso

Administración Académica

Coordinador de antiguo ingreso


* Total 2 horas

116

3.2.1.17 DIAGRAMA DE FLUJO ACTUAL: REINGRESO PARA ESTUDIANTE

INACTIVO

ALUMNO COLECTURIA ADMINISTRACION ACADEMICA

INICIO

PRESENTA SOLVENCIA FINANCIERA / BIBLIOTECA

SOLICITA REINGRESO

SOLICITA ASESORIA PARA INSCRIPCION

PAGO ARANCELES DE INSCRIPCION

PROCESO INSCRIPCIÓN ANTIGUO INGRESO

FIN

3.2.1.18 NOMBRE DEL PROCESO ACTUAL: DESCRIPCIÓN REINGRESO PARA ESTUDIANTE INACTIVO


RESPONSABLE PERSONA


1

Presentar solvencias Financiera, Biblioteca

Admin. Financiera Biblioteca

Coordinador Administración Financiera, Biblioteca

Alumno y personal de Financiera Biblioteca

30 min.

2 Solicitar reingreso Unidad Administración

Académica

Coordinador Reingreso Administ. Académica


5 min.

3 Cancelación de Aranceles Colecturía Coordinador de Cobros

Alumno y personal de Colecturía 10 min.

4 Proceso de Inscripción de Antiguo ingreso

Unidad de Administ. Académica

Coordinador de Antiguo Ingreso

Alumno y personal de Inscripción 50 min

* Total 1h 35 m.

118

3.2.1.19 DIAGRAMA DE FLUJO ACTUAL: CAMBIO DE CARRERA

ALUMNO ADMINISTRACION ACADEMICA

INICIO

SOLICITA CAMBIO DE CARRERA

PRESENTA SOLICITUD LLENA Y SOLVENCIAS

RESOLUCION

PROCESO INSCRIPCIÓN

FIN

3.2.1.20 NOMBRE DEL PROCESO ACTUAL: DESCRIPCIÓN CAMBIO DE CARRERA

PASO

DESCRIPCIÓN

UNIDAD RESPONSABLE

PERSONA RESPONSABLE

PARTICIPANTE

DURAC. ACTUAL

1 Solicitud cambio de carrera Unidad de Admin. Académica Administración

Académica

Alumno y personal de admin. Académica

2 min.

2 Presentar solicitud y solvencias Alumno Alumno Alumno

30 min. 3 Resolución Administración Académica Coordinador de

Admin. AcadémicaPersonal de Admin. Académica

5 min.

4 Proceso de Inscripción Unidad de Inscripción

Coordinador de Unidad de Inscripción


50 min

* Total 1h 25 m.

120

3.2.1.21 DIAGRAMA DE FLUJO ACTUAL: RETIRO DE MATERIA

ALUMNO ADMINISTRACION ACADEMICA

INICIO

SOLICITA RETIRO DE MATERIA

PRESENTA SOLICITUD

RESOLUCION

FIN

3.2.1.22 NOMBRE DEL PROCESO ACTUAL: DESCRIPCIÓN RETIRO DE MATERIA


RESPONSABLE PERSONA


1 Solicita retiro de materia Administración Académica



2 min.

2 Presenta solicitud Administración Académica



5 min.

3 Retiro de materia Administración Académica

Administración Académica

Alumno y personal Admin. Académica 5 min.

* Total 12 min.

122

3.2.1.23 DIAGRAMA DE FLUJO ACTUAL: TERCERA MATRICULA

ALUMNO SECRETARIO GENERAL ADMINISTRACIONACADEMICA

INICIO

SOLICITA TERCERA MATRICULA

RESOLUCION

PROCESO INSCRIPCIÓN

FIN

3.2.1.24 NOMBRE DEL PROCESO ACTUAL: DESCRIPCIÓN TERCERA MATRICULA

PASO

DESCRIPCIÓN UNIDAD RESPONSABLE PERSONA

RESPONSABLE


1 Solicitud de Tercera Matricula

Unidad de Administración Académica Secretario General Alumno y

secretario General 2 min.

2 Resolución Administración Académica Consejo Directivo Consejo Directivo 15 días

3 Proceso de Inscripción Unidad de Administración Académica

Coordinador de Admin. Académica

Alumno y personal de Admin. Acad. 50 min.

* Total 15 d 50 min.

124

3.2.1.25 DIAGRAMA DE FLUJO ACTUAL: TRASLADO DE SEDE

ALUMNO ADMINISTRACIÓN ACADEMICA

INICIO

SOLICITA TRASLADO DE SEDE

PRESENTA SOLICITUD

RESOLUCION

FIN

3.2.1.26 NOMBRE DEL PROCESO ACTUAL: DESCRIPCIÓN TRASLADO DE SEDE

PASO

DESCRIPCIÓN UNIDAD RESPONSABLE PERSONA

RESPONSABLE


1 Solicitud de Traslado Unidad Administración Académica


Alumno y personal de Admin. Acad.

2 min.

2 Presentar solicitud y solvencias Unidad Administración Académica


Alumno y personal de Admin. Acad.

30 min.

3 Resolución Unidad Administración Académica


Personal de Admin. Académica

10 min.

* Total 45 min.

126

3.2.1.27 ESTADO DEL SISTEMA DE REGISTRO ACADÉMICO ACTUAL

3.2 sistema de informaciÓn actuales 3.2.1 registro...

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